REPOZITORIJ UNIVERZE V LJUBLJANI Navodila za delo bibliotekarjev članic Univerze v Ljubljani Ana Božič Ranfl, Mojca Kotar, Kristina Pritekelj, Barbara Šatej Ljubljana, 2023 RUL PRELOM.indd 1 26. 10. 2023 09:47:48 REPOZITORIJ UNIVERZE V LJUBLJANI Navodila za delo bibliotekarjev članic Univerze v Ljubljani Knjižna zbirka Bibliotheca practica = Dejavna knjižnica, št. 1 Uredniški odbor zbirke Seta Knop, Mojca Kotar, Ana Mehle, Kristina Pritekelj, Katarina Švab in Mojca Žaberl Avtorice Ana Božič Ranfl, Mojca Kotar (UL, Univerzitetna služba za knjižnično dejavnost), Kristina Pritekelj, Barbara Šatej (UL FF) Pobuda Pričujoča navodila za delo v Repozitoriju Univerze v Ljubljani so nastala na pobudo bibliotekarjev Osrednje humanistične knjižnice Filozofske fakultete Univerze v Ljubljani. Strokovni pregled Janez Brezovnik (UM FERI), Polona Gorkič (UL PF), Petra Jager (UL ALUO), Tjaša Jug (UL FF) in Milena Vukić (UL FF) Pomoč glede LaTeX-a Maja Klavžar (UL FMF) Lektor Rok Janežič Tehnično urejanje in prelom Žiga Valetič Založila Založba Univerze v Ljubljani Za založbo Gregor Majdič, rektor Univerze v Ljubljani Izdala Znanstvena založba Filozofske fakultete Univerze v Ljubljani Za izdajatelja Mojca Schlamberger Brezar, dekanja Filozofske fakultete Tisk Birografika Bori, d. o. o. Tiskana izdaja Prva izdaja, Ljubljana, 2023 Naklada 100 izvodov Cena Publikacija je brezplačna. E-izdaja Prva e-izdaja. Publikacija je v digitalni obliki prosto dostopna na https://ebooks.uni-lj.si/ZalozbaUL. DOI 10.4312/9789612971908 Nevtralnost izrazov Izrazi, ki se v teh navodilih nanašajo na osebe in so zapisani v moški slovnični obliki, so uporabljeni kot nevtralni za vse spole. © Univerza v Ljubljani, 2023 To delo je objavljeno pod pogoji licence Creative Commons Priznanje avtorstva 4.0 Mednarodna (CC BY 4.0). Kataložna zapisa o publikaciji (CIP) pripravili v Narodni in univerzitetni knjižnici v Ljubljani. Tiskana knjiga COBISS.SI-ID=167899651 ISBN 978-961-297-191-5 E-knjiga COBISS.SI-ID=167831299 ISBN 978-961-297-190-8 (PDF) RUL PRELOM.indd 2 26. 10. 2023 09:47:48 Avtorice se za podporo in sodelovanje pri pripravi publikacije zahvaljujejo bibliotekarkam Univerze v Ljubljani Filozofske fakultete: Priscili Gulič Pirnat, Ani Mehle, Anki Polajnar, Maji Vavtar in Mojci Žaberl. RUL PRELOM.indd 3 26. 10. 2023 09:47:48 RUL PRELOM.indd 4 26. 10. 2023 09:47:48 Kazalo 1 ZAKAJ SHRANJEVATI DATOTEKE PUBLIKACIJ V RUL? ........ 7 2 TABELARNI PREGLED AKTIVNOSTI V ZAPISU RUL .......... 10 3 VPIS PODATKOV V dCOBISS ZARADI NJIHOVEGA PRENOSA V ZAPIS RUL ....................................................... 15 4 PRIJAVA V RUL .................................................................... 26 5 UVOZ ZAPISA COBISS S PODATKI IZ dCOBISS-A V RUL ... 27 6 PREGLED NASTALEGA ZAPISA RUL ................................... 28 6.1 Zavihek Osnovno .................................................................. 28 6.1.1 Urejanje matematičnih in drugih posebnih znakov v LaTeX-u ............................................................................... 36 6.2 Zavihek Dodatno .................................................................. 37 6.2.1 Licence .................................................................................. 42 6.3 Zavihek Projekti ................................................................... 45 6.4 Zavihek Osebe ...................................................................... 48 6.5 Zavihek Datoteke ................................................................. 51 6.5.1 Ročno dodajanje datoteke publikacije PDF v zapis RUL ....... 52 6.5.2 Shranitev datoteke publikacije PDF v zapis RUL ob uvozu zapisa COBISS ....................................................................... 61 6.5.3 Shranitev URL-ja pristajalne strani publikacije v zapis RUL ob uvozu zapisa COBISS ........................................................ 62 RUL PRELOM.indd 5 26. 10. 2023 09:47:48 6.5.4 Ročno dodajanje URL-ja pristajalne strani publikacije v zapis RUL ............................................................................ 63 6.6 Zavihek Izjave ...................................................................... 64 6.7 Zavihek Identifikatorji .......................................................... 65 6.7.1 Prenos podatkov iz RUL-a v METADAT .................................. 67 6.7.2 Prenos podatkov iz RUL-a v dCOBISS in iz njega ................... 71 6.8 Zavihek Zbirka ...................................................................... 72 6.9 Zavihek Hierarhija ................................................................ 72 6.10 Zavihek Nadgradiva ............................................................. 72 6.11 Zavihek Dostop .................................................................... 73 6.12 Zavihek Uvoz ........................................................................ 73 7 PAKETNI UVOZ V RUL ......................................................... 74 8 PREGLED ZAPISA RUL NA SPLETNEM VMESNIKU RUL ... 78 9 POVEZAVA MED ZAPISOMA COBISS IN RUL ZA ISTO PUBLIKACIJO ....................................................................... 81 10 RUL V ŠTEVILKAH ............................................................... 84 11 POMOČ ZA DELO V RUL ...................................................... 89 12 LITERATURA ........................................................................ 90 13 PRILOGI ................................................................................ 91 13.1 Primer izjave z utemeljitvijo vpisa licence Creative Commons v zapis RUL, kadar ta ni navedena v objavljeni publikaciji ......................................................... 91 13.2 Predloga izjave založnika kot imetnika avtorskih pravic o neizključnem prenosu nekaterih avtorskih pravic na UL ... 93 RUL PRELOM.indd 6 26. 10. 2023 09:47:48 1 ZAKAJ SHRANJEVATI DATOTEKE PUBLIKACIJ V RUL? Znanost prehaja v odprto znanost,1 ki vključuje tudi odprti dostop do publikacij2 prek repozitorijev. Shranjevanje publikacij3 v institucionalne repozitorije, kot je Repozitorij Univerze v Ljubljani (RUL), in takojšen odprti dostop prek repozitorijev določajo: • Obzorje Evropa (okvirni program Evropske unije za raziskave in ino-vacije za obdobje 2021–2027) v zahtevah glede odprte znanosti;4 • Resolucija o znanstvenoraziskovalni in inovacijski strategiji Slove- nije 2030 (ReZrIS30), predvsem poglavje 6.2. Odprta znanost za iz-boljšanje kakovosti, učinkovitosti in odzivnosti raziskav; • Zakon o znanstvenoraziskovalni in inovacijski dejavnosti (ZZrID), ki v 41. členu govori o odprtem dostopu »do vseh recenziranih znanstvenih objav in raziskovalnih podatkov ter drugih rezultatov razi- skav«; • Uredba o izvajanju znanstvenoraziskovalnega dela v skladu z na- čeli odprte znanosti, ki v 2. in 3. členu določa zahteve ter izvedbo odprtega dostopa do znanstvenih publikacij; 1 UL – Odprta znanost, Odprta knjižnica – Odprta znanost, NUK Mrežnik – Odprta znanost. 2 Izraz publikacije se nanaša na članke, monografije, poglavja v monografijah in prispevke v zbornikih ter druge vrste recenziranih publikacij. 3 Določila se nanašajo na odprtodostopne objavljene publikacije (angl. Version of Record – VoR) ali recenzirane rokopise (Author Accepted Manuscript – AAM). 4 Horizon Europe Programme Guide, poglavje 14. Dissemination and exploitation of research results, točka 5 Implement open science practices, in poglavje 16. Open science. RUL PRELOM.indd 7 26. 10. 2023 09:47:48 8 | Repozitorij Univerze v Ljubljani • Pravilnik o pogojih za izvajanje knjižnične javne službe, ki v členu 45(3) določa, da visokošolska knjižnica »[d]o zaključnih del visoko- šolskega študija in objav zaposlenih na visokošolskem zavodu v ele- ktronski obliki praviloma zagotavlja odprti dostop«; • Strategija Univerze v Ljubljani 2022–2027, v kateri je glede Vizije UL 31. 12. 2027 v poglavju 7.2 predvideno, da »raziskovalno delo in širjenje rezultatov raziskovanja v znanosti in umetnosti poteka po načelih odprte znanosti«. Kazalec uspešnosti RP2-K6 s postopnim povečevanjem deleža določa, da naj bo leta 2027 v RUL-u shranje- nih 90 % publikacij s tipologijo 1 in 2 ter letnico izdaje 2026. Odprti dostop do publikacij prek repozitorijev poveča vidnost in odmevnost publikacij ter možnosti sodelovanja raziskovalcev, zato je kori-sten tudi za publikacije iz nesofinanciranih raziskav. S shranjevanjem publikacij, raziskovalnih podatkov in drugih rezultatov raziskav v RUL prispevamo k večji odprtosti ter odmevnosti izobraže-valne in raziskovalne dejavnosti UL. Pri tem uvozimo zapise COBISS s podatki iz dCOBISS-a in shranimo datoteke publikacij PDF v RUL. Z nekaj dodatnega dela po izdelavi zapisa COBISS torej dosežemo odprto dostopnost celotnih vsebin intelektualne produkcije UL. RUL je institucionalni repozitorij. Najpomembnejša vidika izdelave zapisov za publikacije v RUL sta: • zapis RUL mora poleg podatkov vsebovati datoteko publikacije PDF, • datoteka mora vsebovati ustrezno različico publikacije, ki je glede na avtorske pravice lahko shranjena v institucionalnem repozitoriju. V RUL-u hranimo in dajemo na voljo javnosti: • pisna zaključna dela študija; • publikacije zaposlenih na UL s tipologijami 1 in 2 (vedno shranimo recenzirane različice publikacij); • publikacije, ki jih izdajajo članice UL (članki iz revij, monografije, učbeniki …); RUL PRELOM.indd 8 26. 10. 2023 09:47:48 1 Zakaj shranjevati datoteke publikacij v RUL? | 9 • raziskovalne podatke in druge vrste rezultatov raziskav v digitalni obliki (programska oprema, ki nastane v raziskavah, multimedijska gradiva, videoposnetki ...). V RUL-u ne hranimo publikacij, ki zaradi avtorskih pravic ne smejo biti shranjene v RUL-u, če ni pridobljeno soglasje imetnika avtorskih pravic, npr. tipologije 1.22, 1.23, 1.26, 2.16, 2.17, 2.18, 2.19, 2.22, 2.23, 2.24, 2.26, 2.27, 2.28, 2.29, 2.33. Pisna zaključna dela študija v RUL pošljeta študijska informacijska sistema VIS in STUDIS, druge vrste publikacij shranimo bibliotekarji (načeloma sproti ob izidu, za nazaj le po potrebi). V RUL shranimo članke ali monografije, tudi če so odprtodostopni na spletnem mestu založnika. Tako določajo pravne podlage shranjevanja v repozitorije, navedene na začetku tega poglavja (evropska in sloven-ska zakonodaja ter strategija UL). Zapisi za publikacije so zaradi vodenja bibliografij raziskovalcev vneseni v sistem COBISS, vendar vsebujejo samo bibliografske podatke, ne pa tudi datoteke publikacije PDF. V zapisu RUL mora biti poleg biblio-grafskih (in drugih) podatkov shranjena tudi datoteka avtorskopravno ustrezne različice publikacije PDF. Del podatkov v zapisu RUL je enak kot v zapisu COBISS, del, ki se nanaša na financiranje raziskave, opisane v publikaciji, in odprtost publikacije, pa je enak podatkom v dCOBISS-u. IZUM je v COBISS-u vzpostavil aplikacijo Digitalni repozitorij COBISS (dCOBISS), v katero vpišemo podatke o financiranju in odprtosti publikacije. Odsvetuje se shranjevanje datotek recenziranih rokopisov publikacij (angl. Author Accepted Manuscript – AAM). Aplikacija dCOBISS namreč ni (institucionalni) repozitorij, zato bi lahko večina založnikov shranjevanje recenziranih rokopisov v dCOBISS razumela kot kršitev avtorskih pravic. RUL PRELOM.indd 9 26. 10. 2023 09:47:48 2 TABELARNI PREGLED AKTIVNOSTI V ZAPISU RUL V tabeli je naveden pregled aktivnosti bibliotekarja v zapisu RUL. Podrobnejši opis aktivnosti po zavihkih sledi v naslednjih poglavjih. Pregled aktivnosti v tabeli je pripravljen za najpogostejši primer, ko zapis RUL nastane z uvozom zapisa COBISS za publikacijo s pripadajočimi podatki iz dCOBISS-a. Smiselno jo lahko uporabimo tudi za pregled zapisa RUL, izdelanega z ročnim vnosom podatkov, ki ne vsebuje COBISS-ID-ja. Zavihek Podatek Aktivnost bibliotekarja Osnovno ID Nastane samodejno NR ID Nastane samodejno, ne spreminjamo PID Nastane samodejno Povezava gradiva Nastane samodejno Naslov Preverimo pravilnost glede na publikacijo Podnaslov Preverimo pravilnost glede na publikacijo Izvleček Preverimo pravilnost glede na publikacijo ali vpišemo Naslov v Preverimo pravilnost glede na sekundarnem jeziku publikacijo Podnaslov v Preverimo pravilnost glede na sekundarnem jeziku publikacijo Izvleček v Preverimo pravilnost glede na sekundarnem jeziku publikacijo ali vpišemo Jezik Preverimo pravilnost glede na publikacijo RUL PRELOM.indd 10 26. 10. 2023 09:47:48 2 Tabelarni pregled aktivnosti v zapisu RUL | 11 Zavihek Podatek Aktivnost bibliotekarja Osnovno Sekundarni jezik Preverimo pravilnost in izberemo slovenski jezik, kadar bodo ključne besede tujejezične publikacije tudi v slovenskem jeziku Organizacije Preverimo pravilnost navedbe članic UL Vrsta gradiva Preverimo pravilnost kode Tipologija dela Preverimo pravilnost tipologije Status publikacije Izberemo Objavljeno Različica publikacije Izberemo ustrezno Datum pošiljanja v Ne izpolnimo recenzijo Datum sprejetja (npr. Ne izpolnimo članka) Datum objave Izbrišemo oz. ne izpolnimo Je recenzirano Označimo glede na vrsto publikacije Vrsta embarga Izberemo ustrezno Embargo do Vpišemo datum poteka embarga Dovoli zahtevke za Označimo v zapisih za raziskovalne dostop podatke, ki ne smejo biti javno dostopni prek RUL-a Gradivo zaklenjeno Ne označimo Gradivo potrjeno Preverimo, ali je označeno Datum vstavljanja Nastane samodejno Datum spremembe Nastane samodejno Datum objave zapisa Nastane samodejno Dnevnik sprememb Nastane samodejno Obvesti o objavi Ne označimo RUL PRELOM.indd 11 26. 10. 2023 09:47:48 12 | Repozitorij Univerze v Ljubljani Zavihek Podatek Aktivnost bibliotekarja Dodatno Ključne besede Preverimo ustreznost glede na publikacijo Ključne besede v Preverimo ustreznost glede na sekundarnem jeziku publikacijo Opombe Vpišemo po potrebi Založnik Preverimo pravilnost glede na monografijo Izvor Ne izpolnimo Povezave Ne izpolnimo Pokrivanje Ne izpolnimo Avtorske pravice Vpišemo po potrebi Leto izida Preverimo pravilnost glede na publikacijo Kraj izida Preverimo pravilnost glede na monografijo Obseg oz. število Preverimo pravilnost glede na strani publikacijo Nivo številčenja 1 Preverimo pravilnost glede na (št. zvezka) publikacijo Nivo številčenja 2 Preverimo pravilnost glede na (letnik) publikacijo Kronologija Preverimo pravilnost glede na publikacijo Metode zbiranja Izberemo ustrezno metodo, kadar je podatkov zapis RUL za raziskovalne podatke Številka patenta Ne izpolnimo (v RUL ne vnašamo patentov) Datum veljavnosti Ne izpolnimo (v RUL ne vnašamo patenta patentov) Licence Izberemo ustrezno licenco Vrsta stroška objave Izpolnimo glede na odločitev članice UL Skupaj stroški objave Izračuna se iz vnesenih stroškov objave več plačnikov odprtega dostopa do publikacije RUL PRELOM.indd 12 26. 10. 2023 09:47:48 2 Tabelarni pregled aktivnosti v zapisu RUL | 13 Zavihek Podatek Aktivnost bibliotekarja Projekti Preverimo pravilnost glede na publikacijo Navedemo vse projekte v enakem vrstnem redu, kot so navedeni v publikaciji Osebe Preverimo pravilnost glede na publikacijo Osebe navedemo v enakem vrstnem redu, kot so navedene v publikaciji Datoteke Dodamo datoteko publikacije PDF Preverimo URL pristajalne strani publikacije oz. ga dodamo Izjave Po potrebi dodamo izjavo, ki jo ustvarimo v Wordu in shranimo kot PDF V izjavi navedemo informacije, na podlagi katerih smo sprejeli odločitve pri izdelavi zapisa RUL, npr. za izbiro licence Creative Commons na zavihku Dodatno Ta datoteka ni javno vidna Identifikatorji Pregledamo in dodamo predvsem COBISS-ID ter DOI METADAT Zapis RUL za publikacijo, za katero zapis COBISS še ni izdelan, lahko pošljemo v METADAT kot osnovo za katalogizacijo v sistemu COBISS dCOBISS Podatke o financiranju raziskave in odprtosti publikacije lahko pošljemo v dCOBISS ali uvozimo iz dCOBISS-a (na zavihku Identifikatorji mora biti pred tem vpisan COBISS-ID) Zbirka Zapis RUL za publikacijo povežemo z zapisi RUL za raziskovalne podatke, obravnavane v publikaciji RUL PRELOM.indd 13 26. 10. 2023 09:47:48 14 | Repozitorij Univerze v Ljubljani Zavihek Podatek Aktivnost bibliotekarja Hierarhija Ne urejamo Nadgradiva Preverimo pravilnost glede na publikacijo Dostop Izpolnimo v zapisu RUL za raziskovalne podatke, ki ne smejo biti javno dostopni prek RUL-a Uvoz Ne izpolnimo RUL PRELOM.indd 14 26. 10. 2023 09:47:48 Naslov poglavja | 15 3 VPIS PODATKOV V dCOBISS ZARADI NJIHOVEGA PRENOSA V ZAPIS RUL »Digitalni repozitorij dCOBISS je /…/ aplikacija IZUM-a, namenjena hranjenju in upravljanju digitalnih vsebin« (Petek, 2020). Med drugim omogoča vnos podatkov o publikacijah v odprtem dostopu (npr. podatki o odprtosti, projektih, financerjih, stroških objave odprtodostopnih publikacij …). Pri izdelavi zapisa RUL publikacijo najprej katalogiziramo v COBISS-u ter v dCOBISS vpišemo podatke o odprtosti publikacije in financiranju.5 Nato s pomočjo COBISS-ID-ja kreiramo zapis v RUL-u. Po katalogizaciji publikacije v COBISS-u njen ID dodamo v dCOBISS. Prenos ID-ja je možen iz COBISS3 in COBISS Lib (delovno ime COBISS4). 5 Navodila so povzeta po Digitalni repozitorij COBISS (dCOBISS) Osnovna navodila, 2022. O shranjevanju in dodajanju vsebin v dCOBISS ter o vnosu stroškov za odprtodostopne publikacije lahko več preberemo v elektronskih oz. si ogledamo v videopublikacijah, ki jih je pripravil in izdal IZUM, saj je v pričujočih navodilih poudarek na shranjevanju publikacij v RUL. RUL PRELOM.indd 15 26. 10. 2023 09:47:48 16 | Repozitorij Univerze v Ljubljani V COBISS3 poiščemo zapis COBISS z njegovim ID-jem v Katalogizacija / Bibliografski zapis: Ko se zapis naloži na delovno področje, z desnim klikom miške izbere-mo Dodaj digitalno vsebino v dCOBISS: RUL PRELOM.indd 16 26. 10. 2023 09:47:48 3 Vpis podatkov v dCOBISS zaradi njihovega prenosa v zapis RUL | 17 V COBISS Lib (COBISS4) poiščemo zapis COBISS z njegovim ID-jem v Zaloga / Bibliografski zapis: Najdeni zapis označimo in v vrstici pod seznamom kliknemo na Dodaj digitalno vsebino v dCOBISS: RUL PRELOM.indd 17 26. 10. 2023 09:47:48 18 | Repozitorij Univerze v Ljubljani Ne glede na to, ali zapis prenesemo iz COBISS3 ali COBISS Lib (COBISS4), se iskani zapis odpre v dCOBISS-u. Kliknemo na gumb Ustvari objavo: V obrazcu izpolnimo polja o odprtem dostopu ( Verzija objave, Licenca objave, Datum objave, Embargo – s spustnih seznamov izberemo ustrezne podatke): V dCOBISS vpišemo samo tiste projekte in financerje, ki so navedeni v objavljeni publikaciji. Če avtor za vpis sporoči več projektov in financerjev, kot jih je navedenih v objavljeni publikaciji, mu predlagamo, da založnika prosi za dopolnitev v publikaciji. Po dopolnitvi jih vpišemo v dCOBISS. RUL PRELOM.indd 18 26. 10. 2023 09:47:48 3 Vpis podatkov v dCOBISS zaradi njihovega prenosa v zapis RUL | 19 Najprej vnesemo podatke o projektih. Kliknemo na Projekti, iz katerih je bila objava financirana in v okence vpišemo iskalni podatek, npr. številko projekta ali ime projekta. Pod okencem se ponudi ena ali več možnosti (odvisno, kako iščemo). Kliknemo na ustrezen projekt, in ko je dodan, se v zelenem izpiše opomba, da smo projekt uspešno dodali: RUL PRELOM.indd 19 26. 10. 2023 09:47:48 20 | Repozitorij Univerze v Ljubljani Če ugotovimo, da smo dodali napačen projekt, ga lahko odstranimo s klikom na križec (x) v stolpcu Odstrani: Če na ponujenih seznamih ni ustreznega projekta, ga dodamo sami. Na zavihku Repozitorij (na vrhu strani) izberemo Projekti / Kreiraj nov projekt: RUL PRELOM.indd 20 26. 10. 2023 09:47:48 3 Vpis podatkov v dCOBISS zaradi njihovega prenosa v zapis RUL | 21 Odpre se nova stran Dodaj projekt. Polja, označena z zvezdico, obvezno izpolnimo: Ime projekta, Organizacija šifranta projekta in Šifra projekta. Če jih ne izpolnimo, se podatki o projektu ne bodo shranili. Če imamo podatke o akronimu in trajanju projekta, ju tudi vpišemo: Nato kliknemo na gumb Shrani. Odpre se novo okno s shranjenimi podatki o projektu. Dodati moramo še financerja. Kliknemo na gumb Uredi projekt (desno zgoraj): RUL PRELOM.indd 21 26. 10. 2023 09:47:48 22 | Repozitorij Univerze v Ljubljani Kliknemo na polje Financerji, ki sodelujejo pri projektu. Na spustnem seznamu izberemo ustreznega financerja in ta podatek s klikom na gumb Dodaj shranimo. Izpiše se obvestilo Financiranje je bilo uspešno shranjeno. Če na spustnem seznamu ustreznega financerja ne najdemo, ga mo- ramo dodati sami. Na zavihku Repozitorij (na vrhu strani) izberemo Financerji: Odpre se stran Financerji. Še enkrat preverimo, ali je iskani financer na seznamu. Če ga ni, ga moramo dodati. Kliknemo na gumb Dodaj financerja: RUL PRELOM.indd 22 26. 10. 2023 09:47:48 3 Vpis podatkov v dCOBISS zaradi njihovega prenosa v zapis RUL | 23 Vpišemo ime financerja. Če poznamo njegov akronim, ga dodamo in nato podatke shranimo: Dodani financer je sedaj shranjen v šifrantu financerjev. Med projekti spet poiščemo prej dodani projekt (npr. Repozitorij / Projekti), ki ga izberemo (kliknemo nanj). Nato kliknemo na gumb Uredi projekt (desno zgoraj), ki nas prestavi v zapis projekta. Tu kliknemo na polje Financerji, ki sodelujejo pri projektu. Na spustnem seznamu po-iščemo financerja, ki smo ga pravkar dodali, in kliknemo na gumb Dodaj. Izpiše se obvestilo Financiranje je bilo uspešno shranjeno: RUL PRELOM.indd 23 26. 10. 2023 09:47:48 24 | Repozitorij Univerze v Ljubljani Če želimo zapis preveriti, kliknemo na gumb Ogled projekta (desno zgoraj) in lahko vidimo, da je sedaj izpolnjen tudi segment Financerji, ki sodelujejo pri projektu: Segmenta Repozitoriji načeloma ne izpolnjujemo. Če na tem mestu označimo RUL, bo v RUL-u čez noč nastalo novo Opravilo, ki bi ga lahko pregledali in potrdili za javno objavo šele naslednji dan. Če želimo zapis RUL izdelati takoj po končanem izpolnjevanju dCOBISS-a, segmenta Repozitoriji torej ne izpolnimo: RUL PRELOM.indd 24 26. 10. 2023 09:47:48 3 Vpis podatkov v dCOBISS zaradi njihovega prenosa v zapis RUL | 25 Za potrebe spremljanja financiranja in odprtosti publikacij je priporo- čljivo v dCOBISS vnesti tudi podatke o stroških objave (vrsta stroška in plačnik/financer), vrsti revije (naročniška/hibridna, odprtodostopna) in uporabi vavčerjev za brezplačno objavo odprtodostopnih člankov. Vnos teh podatkov je priporočljiv ne glede na to, ali bo publikacija shranjena v RUL-u ali ne. Podrobnejša navodila o vnosu navedenih podatkov najdemo v navodilih Digitalni repozitorij COBISS (dCOBISS) Osnovna navodila , 2022. Podatki o stroških objave, vpisani v dCOBISS, se ne prenesejo v zapis RUL, ki ga izdelamo z uvozom zapisa COBISS s podatki iz dCOBISS-a. Podatki se v dCOBISS-u shranjujejo samodejno, zato ga lahko zapustimo. RUL PRELOM.indd 25 26. 10. 2023 09:47:48 26 | Repozitorij Univerze v Ljubljani 4 PRIJAVA V RUL Na spletni strani RUL kliknemo na gumb Prijava: Izberemo Prijava z uporabniškim računom RUL ter se prijavimo z uporabniškim imenom in geslom. Če uporabniškega imena in gesla še ni- mamo, za oboje zaprosimo na repozitorij@uni-lj.si. Nato kliknemo na Skrbniški del. RUL PRELOM.indd 26 26. 10. 2023 09:47:49 Naslov poglavja | 27 5 UVOZ ZAPISA COBISS S PODATKI IZ dCOBISS-A V RUL Pred uvozom zapisa COBISS na spletnem (zavihek Iskanje) ali skrbni- škem vmesniku RUL ( Gradiva) preverimo, ali zapis RUL za publikacijo, ki jo želimo shraniti, že obstaja. V tem primeru ga pregledamo in po potrebi dodatno uredimo. Če zapis RUL za publikacijo še ne obstaja, ga izdelamo z uvozom zapisa COBISS v RUL s pomočjo COBISS-ID-ja, pri čemer je priporočljivo, da: • so zapisi COBISS čim bolj popolni, npr. vnesemo izvleček, vpišemo ključne besede iz publikacije; če gre za tujejezično publikacijo, vpi- šemo tudi ključne besede v slovenščini; vpišemo DOI …; • izpolnimo podatke o financiranju raziskave in odprtosti publikacije v dCOBISS-u. Z upoštevanjem teh priporočil bosta po uvozu zapisa COBISS s podatki iz dCOBISS-a v RUL-u poleg dodatnega vnosa manjšega števila podatkov potrebna le še skrben pregled uvoženih podatkov in shranitev datoteke ustrezne različice publikacije PDF. V meniju skrbniškega vmesnika na levi strani kliknemo na Uvoz gradiv. Odpre se stran Urejanje gradiva - Uvozniki, kjer kliknemo povezavo SRU/SRW. Na spustnem seznamu za uvoz je v polju SRU/SRW strežnik privzeto na-stavljena vrednost Vzajemna baza COBISS (API). V polje COBISS ID vpi- šemo ustrezni COBISS-ID publikacije in kliknemo Išči. Spodaj se izpiše zapis s podatki o publikaciji. Če gre za publikacijo, ki jo želimo uvoziti, kliknemo povezavo Uvozi: RUL PRELOM.indd 27 26. 10. 2023 09:47:49 28 | Repozitorij Univerze v Ljubljani Odpre se spodnje okno. Pazimo, da je tu kot organizacija izbrana članica UL, na kateri je zaposlen bibliotekar, ki izdeluje zapis RUL. V rubriki Izberite druge možnosti uvoza sta kot privzeti vrednosti potrjena takoj- šnja javna dostopnost zapisa, ki ga bomo uvozili, in preimenovanje datotek. Obe privzeti vrednosti pustimo potrjeni. Kliknemo gumb Uvozi: RUL PRELOM.indd 28 26. 10. 2023 09:47:49 5 Uvoz zapisa COBISS s podatki iz dCOBISS-a v RUL | 29 Po uvozu vidimo zapis RUL za publikacijo: RUL PRELOM.indd 29 26. 10. 2023 09:47:49 30 | Repozitorij Univerze v Ljubljani 6 PREGLED NASTALEGA ZAPISA RUL Vira podatkov za izdelavo zapisa RUL sta objavljena publikacija in njena pristajalna stran,6 tudi v primeru, če v RUL shranimo recenzirani rokopis. Na vseh zavihkih zapisa RUL natančno pregledamo, ali so se podatki iz COBISS-a s podatki iz dCOBISS-a prenesli pravilno in v celoti. Če opazimo nepravilnosti ali pomanjkljivosti, podatke dopolnimo, pri čemer upoštevamo pravopisna pravila posameznega jezika. V zapis RUL ročno shranimo datoteko publikacije PDF oz. preverimo ustreznost datoteke PDF, ki se je ob uvozu iz COBISS-a morebiti prenesla s povezave URL iz podpolja 856u zapisa COBISS. Treba pa je vnesti še nekatere podatke na posameznih zavihkih. Spremembe na vsakem zavihku posebej potrdimo z gumbom Shrani. 6.1 Zavihek Osnovno Na zavihku Osnovno preverimo iz COBISS-a uvožene podatke za naslov, podnaslov, izvleček, jezik, sekundarni jezik in tipologijo. Z uvozom iz COBISS-a se v zapis RUL prepiše tudi podatek za različico 6 Pristajalna stran (angl. landing page) je založnikova spletna stran s podatki o posamezni publikaciji in s povezavo za dostop do datoteke s celotnim besedilom te publikacije. Če za posamezno publikacijo, ki je sestavni del (članek, poglavje, objavljeno predavanje), samostojna pristajalna stran ne obstaja, pri izdelavi zapisa RUL upoštevamo založnikovo spletno stran, s katere je dostopna datoteka tega sestavnega dela, to je npr. spletna stran ustrezne številke revije ali monografije. RUL PRELOM.indd 30 26. 10. 2023 09:47:49 6 Pregled nastalega zapisa RUL | 31 publikacije, če je naveden v dCOBISS-u. Če se podatek za različico publikacije ni uvozil, to polje izpolnimo sami. Ker je sprva v zapisu RUL kot organizacija določena samo ena članica UL, v skladu s podatki v publikaciji določimo še morebitne dodatne članice UL. V zapisu RUL izpolnimo tudi polja za vrsto gradiva, status publikacije, recenziranost in po potrebi tudi podatke za embargo. PID: Trajni identifikator (angl. Persistent Identifier) vrste Handle je zapisu RUL avtomatsko dodeljen kmalu po njegovem nastanku. Naslov, Podnaslov, Naslov v sekundarnem jeziku in Podnaslov v sek. jeziku: Preverimo ustreznost iz COBISS-a uvoženih podatkov glede na objavljeno publikacijo. Izvleček in Izvleček v sek. jeziku: Natančno preverimo, ali se je besedilo izvlečka pravilno preneslo iz zapisa COBISS oz. smo ga pravilno preko-pirali iz objavljene publikacije, in odpravimo morebitne napake. Struk-turo izvlečka ohranimo, kot je navedena v objavljeni publikaciji (npr. ohranimo odstavke), izbrišemo pa prazne vrstice med odstavki. Jezik: Primarni jezik je jezik, v katerem je napisana glavnina publikacije. Sekundarni jezik: To je dodatni jezik, v katerem imajo nekatere publikacije naslov, podnaslov, izvleček in/ali ključne besede. Pri tujejezičnih publikacijah v enem jeziku, za katere vpišemo tudi slovenske ključne besede, kot sekundarni jezik izberemo slovenščino. Če podatkov v sekundarnem jeziku ni, izberemo Ni določen. Pri publikacijah, ki imajo naslov, izvleček in/ali ključne besede tudi v tretjem jeziku, ali pa ključne besede v tretjem jeziku vsebuje zapis COBISS, podatke v tretjem jeziku vnesemo v Opombe na zavihku Dodatno. V primeru neskladja podatkov za ostale (neprimarne) jezike (v nekaterih ni naslova, podnaslova, izvlečka ali ključnih besed) kot sekundarni jezik določimo jezik, ki ima v publikaciji navedenih več podatkov, pri čemer damo prednost naslovu in izvlečku. Včasih se kljub upoštevanju naslova in izvlečka ter vrstnega reda jezikov v publikaciji težko odločimo, kateri jezik bi določili kot RUL PRELOM.indd 31 26. 10. 2023 09:47:49 32 | Repozitorij Univerze v Ljubljani sekundarni jezik in katerega bi vnesli v Opombe na zavihku Dodatno. Pri pisnih zaključnih delih študija UL v takih primerih damo prednost slovenščini. Več o vnašanju podatkov v tretjem, četrtem itd. jeziku v poglavju Zavihek Dodatno pri polju Opombe. Organizacije: V zapisu RUL je mogoče za publikacijo določiti več članic UL. Pri tem označimo vse članice UL, ki so navedene pri avtorjih posamezne publikacije, in sicer v enakem vrstnem redu, kot so navedene v publikaciji. Kot »organizacije« so v RUL-u navedene samo članice UL in UL v celoti. Kadar je članica UL založnica revije, monografije ali zbornika, v zapisih RUL za sestavne dele kot organizacijo vedno navedemo tudi članico UL založnico, in sicer kot zadnjo med navedenimi organi-zacijami. Kadar je eden od avtorjev članka s članice UL in je ta članica UL tudi založnica, jo kot organizacijo navedemo na ustreznem mestu glede na vrstni red avtorjev s članic UL. Če med soavtorji publikacije ni nihče s članice UL založnice in je (so) avtor(-ji) npr. z druge članice UL, določimo naslednji vrstni red organizacij: druga članica UL, članica UL založnica. Dodajanje organizacij in njihov vrstni red uredimo s puščicami (levo-desno, gor-dol). V zapisih RUL za pisno zaključno delo študija posameznega študenta pa je (so) kot organizacija(-e) določena(-e) samo članica(-e) UL, na kateri (katerih) je bil študijski program izveden, ne glede na članico(-e) UL, s katere (katerih) prihajata mentor in somentor. Vrsta gradiva: Podatek vnesemo, če je v šifrantu ustrezna kategorija navedena, sicer pustimo Neznano. Za vse tipologije člankov izberemo Članek v reviji. Pri poglavjih iz monografij izberemo Neznano. Tipologija dela: Podatek o tipologiji se v zapis RUL prenese ob uvozu iz COBISS-a. Če zapis RUL izdelamo ročno, ga moramo naknadno dopol-niti s tipologijo iz zapisa COBISS. Status publikacije: V RUL v skladu s prvim poglavjem teh Navodil shra-njujemo samo objavljene publikacije in recenzirane rokopise, sprejete v objavo, zato na tem mestu iz šifranta izberemo Objavljeno. RUL PRELOM.indd 32 26. 10. 2023 09:47:49 6 Pregled nastalega zapisa RUL | 33 Različica publikacije: Podatek se mora ujemati z različico publikacije, katere datoteka PDF bo shranjena na zavihku Datoteke. V RUL shranju-jemo recenzirane različice, zato s spustnega seznama izberemo Objavljena publikacija ali Recenzirani rokopis. Datum pošiljanja v recenzijo, Datum sprejetja (npr. članka) in Datum objave: Ti podatki za zapis RUL niso pomembni, zato jih po prenosu iz COBISS-a izbrišemo oz. jih ne vnašamo. Je recenzirano: V publikaciji preverimo, ali je besedilo recenzirano ali ne, in vnesemo ustrezen podatek. Če gre za sestavni del, v katerem podatek o recenziranju ni naveden, moramo to preveriti v njegovem nadgradivu (reviji, monografiji) ali na spletnih straneh založnika. Vrsta embarga: Podatek izpolnimo glede na morebitno določilo glede embarga. Če je publikacija odprtodostopna, izberemo Takojšnja javna objava. Če publikacija ni odprtodostopna in zato v RUL shranimo od avtorja pridobljeni recenzirani rokopis, v Sherpi Romeo7 oz. na spletni strani založnika preverimo morebitno določilo založnika po embargu na odprto dostopnost recenziranega rokopisa v institucionalnih repozi-torijih. V polju Vrsta embarga izberemo Odlog javne objave do. Redki so primeri, da založnik dovoli dostopnost objavljene publikacije brez licence Creative Commons v institucionalnem repozitoriju ob upoštevanju embarga. 7 https://www.sherpa.ac.uk/romeo/. RUL PRELOM.indd 33 26. 10. 2023 09:47:49 34 | Repozitorij Univerze v Ljubljani Embargo do: Polje izpolnimo v primeru shranitve recenziranega rokopisa v RUL. Vpišemo datum poteka embarga. Kot začetek embarga upoštevamo najkasnejši datum objave, naveden v članku. Informacije o dolžini embarga poiščemo v Sherpi Romeo (npr. https://www.sher- pa.ac.uk/id/publication/35037) oz. na spletni strani založnika: V zapis RUL datum poteka embarga vpišemo v polje Embargo do: Datum poteka embarga je v zapisu RUL na spletnem vmesniku RUL viden pri datoteki publikacije PDF: RUL PRELOM.indd 34 26. 10. 2023 09:47:49 6 Pregled nastalega zapisa RUL | 35 Program financiranja raziskav in inovacij Obzorje Evropa ter Uredba o izvajanju znanstvenoraziskovalnega dela v skladu z načeli odprte znanosti določata takojšen odprti dostop do publikacij brez embarga, kar je že del pogodb o sofinanciranju iz Obzorja Evropa, ARRS/ARIS8 pa bo moral določilo vključiti v razpise za projekte (in nato v pogodbe). Vendar pa določilo o takojšnji odprtosti publikacij v pogodbi o sofinanciranju ni ustrezna pravna podlaga za nični embargo v RUL-u. Če so materialne avtorske pravice na publikaciji upravljane z licenco Creative Commons, je dovoljena takojšnja dostopnost datoteke objavljene publikacije PDF prek RUL-a. Če je objavljena publikacija naročniška in so vse materialne avtorske pravice prenesene na založnika, moramo rav-nati tako, kot dovoli založnik. Če je v pogodbi o sofinanciranju zahtevana takojšnja odprtost publikacij, založnik pa zahteva embargo 12 mese-cev (razvidno npr. iz Sherpe Romeo), moramo datum poteka embarga ob shranitvi recenziranega rokopisa vpisati v zapis RUL, razen če nam avtor(-ji) predloži(-jo) dokazilo, da je založnik dovolil takojšnjo odprto dostopnost recenziranega rokopisa prek RUL-a, tj. brez embarga (npr. podpisano izjavo založnika ali založnikovo e-pošto). Dokazilo shranimo na zavihek Izjave v zapisu RUL za to publikacijo. Dovoli zahtevke za dostop: Tega polja ne izpolnjujemo. Gradivo zaklenjeno: Tega polja ne izpolnjujemo. Gradivo potrjeno: Če je zapis RUL potrjen, je viden na spletnem vmesniku RUL. Če ga ne potrdimo, ker želimo npr. preveriti še kak podatek, to storimo za krajši čas (največ nekaj dni). Datum vstavljanja, Datum spremembe in Datum objave zapisa: Ti da-tumi se generirajo avtomatsko. 8 Pravna naslednica Javne agencije za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije (ARRS) je od 11. 5. 2023 Javna agencija za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije (ARIS). RUL PRELOM.indd 35 26. 10. 2023 09:47:49 36 | Repozitorij Univerze v Ljubljani 6.1.1 Urejanje matematičnih in drugih posebnih znakov v LaTeX-u Če publikacija vsebuje matematične in/ali druge posebne znake v naslovih, podnaslovih, izvlečkih ali ključnih besedah, jih v zapis RUL zapišemo v LaTeX-u. Niz v LaTeX-u začnemo in končamo z znakom $. Enakovredno lahko na- mesto znaka $ na začetku niza zapišemo znaka \( in na koncu znaka \). Znotraj niza LaTeX je uvodni znak za nadpisano ^. Uvodni znak za podpisano je _. Niz nad-/podpisanih znakov zapišemo v zavitih oklepajih {}, pri čemer uvodni znak za nad-/podpisano zapišemo pred začetnim zavitim okle-pajem {. Pri postavljanju znaka $ oz. znakov \( in \) upoštevamo razlike med strokovnimi področji glede pokončnega ali ležečega pisanja matematičnih in drugih posebnih znakov. LaTeX z uporabo LaTeX z uporabo Izpis na spletnem znaka $ znakov \( in \) vmesniku RUL En nadpisan 10$^2$ 10\(^2\) 102 znak $p=\pi r^2$ \(p=\pi r^2\) p = πr 2 Niz nadpisanih 10$^{600}$ 10\(^{600}\) 10600 znakov $y=e^{-(ax) ^2}$ \(y=e^{-(ax) ^2}\) y = e–(ax) 2 En podpisan H$_2$O H\(_2\)O H2O znak $m_2$ \(m_2\) m 2 Niz podpisanih C$_4$H$_{10}$ C\(_4\)H\(_{10}\) C4H10 znakov $X_{\min}$ \(X_{\min}\) X min Matematični niz $P_m \Box P_n$ \(P_m \Box P_n\) Pm ‮ Pn Tabela najpogostejših matematičnih in drugih posebnih znakov je objavljena v navodilih IZUM-a.9 9 COMARC/B Format za bibliografske podatke, Dodatek E: Matematični in drugi posebni znaki v naslovih. RUL PRELOM.indd 36 26. 10. 2023 09:47:49 6 Pregled nastalega zapisa RUL | 37 6.2 Zavihek Dodatno Z uvozom iz COBISS-a se s podatki izpolni večina polj zavihka Doda- tno. V določenih primerih je treba v zapisu RUL po uvozu vpisati ključ- ne besede. Ker zapis COBISS še nima samostojnega polja za podatek o številki članka,10 ga v zapis RUL vnesemo ročno. Prav tako je treba ročno vnesti podatek o licenci, če za publikacijo ni izpolnjeno ustrezno polje v dCOBISS-u. Ključne besede, Ključne besede v sek. jeziku: Preverimo navedbo ključ- nih besed. Zapis RUL mora vsebovati vse ključne besede iz publikacije, lahko pa vnesemo tudi dodatne. V primeru tujejezične publikacije je priporočljiv tudi vpis slovenskih ključnih besed (gl. Sekundarni jezik v poglavju Zavihek Osnovno). Iz COBISS-a se ne prenesejo vse predme-tne oznake, ustrezno se prenesejo samo ključne besede iz polj 610. Predmetne oznake iz polj 607 se prenesejo v polje Pokrivanje, od koder jih moramo prenesti v polje Ključne besede, v polju Pokrivanje pa jih izbrišemo. Ključne besede iz polj 600–606, 608 in 609 pa moramo ročno prekopirati iz zapisa COBISS. Ključne besede v določenem jeziku zapišemo z malimi začetnicami in po pravopisnih pravilih jezika, ločimo jih z vejico, brez pike na koncu. Povezava Popravi spremeni prvo črko vsake besede v malo črko. Opombe: Nekatere publikacije imajo naslov, podnaslov, izvleček in/ali ključne besede tudi v tretjem jeziku. Podatke v tretjem jeziku vnesemo v polje Opombe. Z velikimi tiskanimi črkami vnesemo tudi ustrezne uvajalne fraze v tem jeziku (prepišemo jih s publikacije; če tam ustrezni izrazi niso navedeni, jih poiščemo v slovarju; podnaslov od naslova ločimo z nestičnim dvopičjem). Med posameznimi enotami vsebine (naslov s podnaslovom, izvleček, ključne besede) navedemo nestično 10 Številka članka je podatek, s katerim so članki označeni v elektronskih znanstvenih revijah, ki ne uporabljajo zveznega štetja strani zaporednih člankov posamezne številke revije ali letnika. Številka članka je lahko navedena v datoteki objavljenega članka ali samo na pristajalni strani članka. Štetje strani članka s številko članka se najpogosteje začne z 1. RUL PRELOM.indd 37 26. 10. 2023 09:47:49 38 | Repozitorij Univerze v Ljubljani poševnico. Vsebino navedemo brez vmesnih praznih vrstic oz. odstav- kov. Podatka, za kateri tretji jezik gre, ne navedemo. Primer polja za opombe v zapisu RUL-ID 128616 s podatki v tretjem jeziku: TITOLO: Considerazioni etiche nella ricerca di servizio sociale / SOMMARIO: Le considerazioni sull’etica nella ricerca si concentra- no spesso sui passi necessari per evitare le frodi o per proteggere gli esseri umani. Pur essenziali, questi aspetti rappresentano solo una parte delle attenzioni necessarie alla ricerca etica, e un’ec-cessiva concentrazione su di essi può nascondere altri snodi al- trettanto significativi. I dilemmi etici sono infatti insiti lungo tutto il processo di ricerca, dalla scelta su come e cosa studiare fino all’ analisi e alla diffusione dei risultati. Questi aspetti sono partico-larmente importanti per i ricercatori di servizio sociale dai quali ci si attende che, per la disciplina professionale, per il loro codice etico e per i temi di ricerca, abbiano una sensibilità specifica verso i soggetti vulnerabili, le questioni di giustizia sociale, i conflitti di interesse e il rispetto della dignità e la privacy delle persone. Basa-to su tre workshop tenuti dal 2014 al 2017 durante le Conferenze Europee sulla Ricerca nel Servizio Sociale (ECSWR), l’articolo esa- mina la natura dei dilemmi etici insiti nella pratica della ricerca. In particolare, considera le sfide legate al principio etico della ‘non maleficenza’ e al ruolo del ricercatore. Utilizzando due esempi il-lustrativi, l’articolo presenta alcune raccomandazioni e risorse per sviluppare la consapevolezza etica e l’integrità della ricerca, al di là della conformità alla normativa. / PAROLE CHIAVE: dilemmi etici, non-maleficenza, ricerca di servizio sociale, giustizia sociale, ad-vocacy RUL PRELOM.indd 38 26. 10. 2023 09:47:49 6 Pregled nastalega zapisa RUL | 39 Primer polja za opombe v zapisu RUL-ID 138012 s podatki v tretjem jeziku brez naslova, z izvlečkom in ključnimi besedami: ABSTRACT: The paper focuses on lexical markedness in transla- tions from Slovene poetry to the Czech language. The analysed lexemes are from three Slovene poets, who were translated by František Benhart. Based on the results of examination of the Slo- vene and the Czech lexical units, the author presents the use of poetry in translatological research, as well as for solving problems of lexicographical processing and stylistic classification of lexemes. / KEY WORDS: Slovenian literature, Slovenian poetry, translation into Czech, lexicography, lexeme, markedness Če publikacija namesto izvlečka v tretjem jeziku vsebuje dolg povzetek, v polje Opombe vpišemo podatek o straneh dolgega povzetka. Ko v polje Opombe vnesemo podatke za več jezikov (npr. še za četrti jezik), njihove sklope med seboj ločimo z nestično podvojeno poševnico //. Sklope različnih jezikov vnesemo v istem vrstnem redu, kot so v publikaciji. Vnesemo podatke, ki so navedeni v publikaciji, lahko pa tudi dodatne ključne besede, npr. slovenske ključne besede, ki jih doda bibliotekar, čeprav niso navedene v publikaciji. Primer polja za opombe v zapisu RUL-ID 138409 s podatki v tretjem in četrtem jeziku ter z dolgim povzetkom: TÍTULO: Los esquemas fraseológicos con valores afirmativos y ne- gativos en ruso y español / RESUMEN: pag. 95–103 // НАЗВАНИЕ: Синтаксические фразеологизмы со значением утверждения и отрицания в русском и испанском языках / РЕЗЮМЕ: п. 104–113 RUL PRELOM.indd 39 26. 10. 2023 09:47:49 40 | Repozitorij Univerze v Ljubljani Založnik: V zapisih RUL za monografije se podatek o založniku prenese v to polje. Pri člankih in drugih sestavnih delih je podatek o založniku naveden na zavihku Nadgradiva, zato ga v tem polju na zavihku Dodatno ne navedemo. Izvor, Povezave, Pokrivanje: Teh polj ne izpolnjujemo. Predmetne oznake se iz polja 607 zapisa COBISS prenesejo v polje Pokrivanje, od koder jih prenesemo v polje Ključne besede, v polju Pokrivanje pa jih izbriše-mo. Avtorske pravice: V to polje vnašamo pojasnila glede avtorskih pravic, če so v publikaciji navedene napačno ali nejasno, npr. glede pomanjkljivosti pri navedbi licence Creative Commons, glede posebej prido-bljenih dovoljenj za objavo v RUL-u ipd. Vnesemo npr. pojasnilo o tem, da licenca Creative Commons ni navedena na predvidenem mestu, temveč drugje (tj. ne v objavljeni publikaciji, ki je shranjena v zapisu RUL, temveč na pristajalni strani publikacije, v nadrejeni publikaciji, na založnikovih spletnih straneh ipd.). V polju Avtorske pravice navedene informacije moramo obširneje dokumentirati še v izjavi, ki jo shranimo na zavihku Izjave in ni javno vidna (več o tem v poglavju Zavihek Izjave). Primer je razviden v zapisu RUL-ID 122029 (v datoteki članka je naveden samo © Založnik, na pristajalni strani članka pa © Avtorji in licenca Creative Commons). Zapisi RUL za članke naj na zavihku Dodatno vsebujejo tudi podatke za polja Leto izida, Obseg oz. število strani, Nivo številčenja 1 (št. zvezka), Nivo številčenja 2 (letnik) in Kronologija. Pri izdelavi zapisa RUL za članek, ki ima tudi lastno številko in je objavljen v tujejezični reviji, le-to navajamo z okrajšanim generičnim izrazom » art. « in navedbo številke, in sicer kot zadnji podatek v polju Nivo številčenja 1 (št. zvezka). Pri člankih z lastno številko so strani praviloma oštevilčene od 1 dalje (npr. str. 1–21) – obseg strani za takšne članke navajamo tako, da zapišemo številko zadnje strani članka in dodamo okrajšavo str., npr. 21 str. RUL PRELOM.indd 40 26. 10. 2023 09:47:49 6 Pregled nastalega zapisa RUL | 41 Primer je razviden v zapisu RUL-ID 148018: Zavihek Dodatno: Spletni vmesnik RUL: Metode zbiranja podatkov: Polje izpolnimo, kadar zapis RUL izdelamo za sklop raziskovalnih podatkov. Licence: Navodila glede vnosa podatkov o licencah Creative Commons so navedena v poglavju Licence. Vrsta stroška objave: Vnos podatka v zapis RUL ni obvezen, odločitev o tem sprejme članica UL. Kadar pa vrsto stroška vnesemo, ga izberemo s spustnega seznama. Skupaj stroški objave: Podatek se sistemsko izračuna na podlagi vnesenih podatkov o stroških (kliknemo na povezavo Dodaj strošek objave). Dodaj strošek objave: Vpišemo strošek odprtega objavljanja, kot ga je plačala članica UL. Podatki o stroških objave, ki so vpisani v dCOBISS, se ne prenesejo v zapis RUL. RUL PRELOM.indd 41 26. 10. 2023 09:47:49 42 | Repozitorij Univerze v Ljubljani 6.2.1 Licence Kadar v RUL shranimo odprtodostopno objavljeno publikacijo, za ka- tero velja ena od licenc (npr. Creative Commons Priznanje avtorstva 4.0, CC BY 4.0), v zapisu RUL v šifrantu izberemo ustrezno licenco, in sicer ne glede na to, ali je v publikaciji navedeno, da so pravice (©) zadržali avtorji ali pa so jih prenesli na založnika (kombinacija © Za-ložnik in licenca je manj pogosta, saj ni ustrezna s stališča financerjev raziskovalne dejavnosti). Nekateri založniki zahtevajo navedbo licence pri objavi recenziranega rokopisa v institucionalnem repozitoriju (npr. CC BY-NC-ND, podatek o tem pridobimo v Sherpi Romeo oz. na zalo- žnikovih spletnih straneh). Tudi v tem primeru licenco Creative Commons navedemo v zapisu RUL, z ikono pa jo vnesemo tudi v datoteko recenziranega rokopisa (v primeru datoteke PDF uporabimo ustrezno programsko opremo, npr. Adobe Acrobat Professional;11 gl. poglavje Ročno dodajanje datoteke publikacije PDF v zapis RUL, sklop Datoteka recenziranega rokopisa PDF) . Za vnos licence Creative Commons v zapis RUL ob polju Licenca kliknemo povezavo Dodaj licenco. V oknu, ki se odpre, izberemo ustrezno licenco. Od novembra 2013 se uporablja različica licence Creative Commons 4.0 Mednarodna (angl. Creative Commons 4.0 International). Prejšnje različice licenc do vključno 3.0 se po letu 2013 ne uporabljajo več.12 Če je navedena kratica Creative Commons Priznanje avtorstva (CC BY) brez različice, to npr. pri publikaciji z letnico izdaje 2023 pomeni Creative Commons Priznanje avtorstva 4.0 Mednarodna. Datuma začetka licenciranja ne vnašamo. Prav tako ne izpolnjujemo polj Vezano na in Vezano na (angleško). 11 Licenca Adobe Acrobat Professional je plačljiva. Zanjo zaprosimo računalniški center članice UL. 12 https://en.wikipedia.org/wiki/Creative_Commons_license, več o licencah v slovenskem jeziku gl. na https://creativecommons.org/licenses/?lang=sl. RUL PRELOM.indd 42 26. 10. 2023 09:47:49 6 Pregled nastalega zapisa RUL | 43 Urejanje podatkov o licenci Creative Commons zaključimo s klikom na gumb Dodaj in nato še s klikom na gumb Shrani na dnu zavihka Dodatno: A) Podatek o licenci Creative Commons naveden v objavljeni publikaciji Podatek o licenci Creative Commons običajno najdemo v objavljenem članku (to datoteko tudi shranimo v RUL). Licenca je lahko na začetni ali zadnji strani, za izvlečkom, pred seznamom literature, ob robu strani itd. Navedena je lahko: • z ikono, • s kratico, • z nazivom licence, • s povezavo URL do opisa različice licence, • s hiperpovezavo za besedilom ali ikono licence ipd. RUL PRELOM.indd 43 26. 10. 2023 09:47:49 44 | Repozitorij Univerze v Ljubljani Primeri navedbe licenc Creative Commons: • z ikono ob robu strani: RUL-ID 141871, • z ikono na vrhu strani: RUL-ID 140519, • z nazivom licence in povezavo na prvi strani levo v podatkih: RUL-ID 124022, • s kraticami na prvi strani spodaj: RUL-ID 124023, • z ikono, nazivom licence in povezavo na zadnji strani: RUL-ID 122112, • z nazivom licence in povezavo na koncu članka pred seznamom literature: RUL-ID 122095, • s kratico in povezavo na koncu članka: RUL-ID 122097, • s kraticami in povezavo na koncu izvlečka: RUL-ID 122099, • s kraticami na koncu članka pred pojasnilom o avtorjih in seznamom literature: RUL-ID 122100, • z nazivom licence in kraticami na koncu članka: RUL-ID 118708. B) Podatek o licenci Creative Commons naveden drugje kot v objavljeni publikaciji V nekaterih primerih je licenca Creative Commons (npr. CC BY 4.0) navedena samo na pristajalni strani članka, na spletnem mestu revije ali kje drugje pri založniku, npr. v navodilih avtorjem ipd., ali pa je licenca razvidna samo iz zapisa za revijo v Directory of Open Access Journals – DOAJ.13 Takrat v RUL shranimo objavljeno publikacijo in licenco vnesemo na zavihku Dodatno v polju Licence ter na zavihku Dodatno v polje Avtorske pravice vpišemo javno vidno pojasnilo, kje je licenca navedena. Na zavihku Izjave moramo shraniti datoteko izjave PDF z obširnejši-mi pojasnili (datoteka izjave ni javno vidna). Primer javnega pojasnila v polju Avtorske pravice je razviden v zapisu RUL-ID 144593, pripadajoča izjava pa v prilogi v poglavju 13.1. 13 https://doaj.org/. RUL PRELOM.indd 44 26. 10. 2023 09:47:49 6 Pregled nastalega zapisa RUL | 45 C) Podatek o licenci Creative Commons za objavljeno publikacijo ni nikjer naveden, podatki o možnostih shranitve recenziranega rokopisa v institucionalni repozitorij so dostopni na spletu Če v publikaciji licenca Creative Commons ni navedena in podatka, da bi za to publikacijo licenca veljala, ne najdemo nikjer drugje, sklepamo, da je publikacija naročniška. Praviloma je v teh primerih v publikaciji navedeno, da so avtorske pravice prešle na založnika (© Založnik). Takrat objavljene publikacije v RUL ne smemo shraniti, zato na založnikovih spletnih straneh oz. v zapisu za revijo v Sherpi Romeo preverimo, ali lahko shranimo recenzirani rokopis. Pri shranjevanju ravnamo v skladu z založnikovimi dovoljenji (tj. upoštevamo embargo, licenco za recenzirani rokopis in zahtevo po posebnem pojasnilu, ki ga je treba navesti v recenziranem rokopisu). Zgoraj navedena navodila za vpisovanje podatkov o licencah Creative Commons za članke smiselno uporabljamo tudi v zapisih RUL za druge vrste publikacij. 6.3 Zavihek Projekti V zapis RUL na zavihek Projekti vpišemo vse financerje in projekte, ki so navedeni v publikaciji. Še posebej skrbno popišemo slovenske pro-grame in projekte ter raziskovalne projekte, ki jih sofinancira Evropska komisija (npr. projekte Obzorja Evropa). Če avtor za vpis sporoči več projektov in financerjev, kot jih je navedenih v objavljeni publikaciji, mu predlagamo, da založnika prosi za dopolnitev v publikaciji. Po dopolnitvi jih vpišemo v RUL. Če projekte in financerje vnesemo v dCOBISS, se ti podatki z uvozom iz COBISS-a prenesejo v zapis RUL. Če so bili podatki o projektih v dCOBISS vneseni po izdelavi zapisa RUL, jih lahko v zapis RUL uvozimo naknadno na zavihku Identifikatorji (vrstica dCOBISS). Za vnos podatkov v dCOBISS gl. poglavje Vpis podatkov v dCOBISS zaradi njihovega prenosa v zapis RUL. RUL PRELOM.indd 45 26. 10. 2023 09:47:49 46 | Repozitorij Univerze v Ljubljani Pri projektih/programih ARRS/ARIS se iz dCOBISS-a v RUL uvoženi po- datki deloma razlikujejo od podatkov, ki jih v zapisu RUL pridobimo iz baze projektov/programov ARRS/ARIS, dostopnih na zavihku Projekti. Iz dCOBISS-a uvoženo letnico, ki se izpisuje na koncu oznake za številko projekta/programa ARRS/ARIS, v zapisu RUL izbrišemo. Vrstni red projektov v zapisu RUL uskladimo z vrstnim redom njihove navedbe v publikaciji (urejamo jih lahko s povezavo Premakni). Podatke o financerjih in projektih lahko tudi najprej vpišemo v zapis RUL in nato pošljemo v dCOBISS, kar izvedemo na zavihku Identifikatorji (vrstica dCOBISS). Pogoj za pošiljanje podatkov iz zapisa RUL v dCOBISS je navedba COBISS-ID-ja na zavihku Identifikatorji. Zapisi, posre-dovani iz RUL-a v dCOBISS, se shranijo v dCOBISS na poseben zavihek Objave v obdelavi. Na zavihku Projekti torej vnesemo oz. preverimo podatke o vseh v publikaciji navedenih virih financiranja raziskave, opisane v publikaciji. Podatkov o splošnem financiranju delovanja neke ustanove ne vpišemo. Ravno tako ne navedemo vira financiranja stroškov odprtodostopne objave. Podatkov o financerjih oz. projektih, ki so na zavihku Projekti navedeni v šifrantu financerjev (spustni seznam pri prvem polju) oz. v bazah projektov (povezava Iskanje po bazi projektov), ne vpisujemo ročno, temveč jih prevzamemo: RUL PRELOM.indd 46 26. 10. 2023 09:47:49 6 Pregled nastalega zapisa RUL | 47 Če financer v šifrantu ni naveden, pri polju Financer izberemo Drugi in financerja kot prvi podatek vpišemo v polje Program financiranja. Ime posameznega financerja prepišemo iz objavljene publikacije, pri čemer po potrebi preuredimo vrstni red enot in podenot, da si sledijo hierarhično od nadrejene do podrejene enote (npr. univerza, fakulteta, oddelek ali država, ministrstvo). Če v šifrantih projekt ni naveden, podatke o njem prepišemo iz publikacije. Kadar je med viri financiranja navedeno financiranje ARRS/ARIS za mladega raziskovalca, iz šifranta v polju Financer izberemo ARRS/ARIS, v polje Program financiranja vpišemo »Mladi raziskovalci«14 oz. »Young researchers«15 v primeru tujejezičnih publikacij. V polje Številka projekta vpišemo v objavljeni publikaciji navedeno številko pogodbe mladega raziskovalca, ne vpišemo pa navedene šifre mladega raziskovalca ali njegovega imena in priimka. Polj Naslov projekta in Akronim projekta ne izpolnimo. Vsota deležev vnesenih projektov mora biti 100 %. Kadar je v publikaciji navedenih več projektov, vpišemo enake deleže za vse navedene projekte (npr. 50 + 50 za dva projekta, 33 + 33 + 34 za tri projekte). 14 https://www.arrs.si/sl/mr. 15 https://www.arrs.si/en/mr. RUL PRELOM.indd 47 26. 10. 2023 09:47:49 48 | Repozitorij Univerze v Ljubljani 6.4 Zavihek Osebe Na zavihku Osebe preverimo iz COBISS-a uvožene podatke o avtorjih publikacije. Vrstni red oseb urejamo s kliki na modre puščice (gor–dol) – spremem-be vrstnega reda so takoj upoštevane: Povezava Uredi vlogo se nanaša na vlogo, ki jo ima posamezna oseba pri obravnavani publikaciji. Urejanje podatkov na povezavah Uredi vlogo spremeni samo podatke v zapisu RUL za obravnavano publikacijo. Povezava Uredi osebo vodi k urejanju »zapisa RUL za osebo«. RUL namreč poleg zapisov RUL za publikacije in raziskovalne podatke ter druge rezultate raziskav (na kratko zapisi RUL) vsebuje tudi »zapise RUL za osebe«. Zapisi RUL za publikacije so primerljivi zapisom COBISS, »zapisi RUL za osebe« pa zapisom CONOR. V zapisu RUL za publikacijo so na zavihku Osebe za vsako osebo navedeni nekateri podatki iz njej pripadajočega »zapisa RUL za osebo« ( OsebaID, ConorID, Priimek in Ime). Urejanje podatkov na povezavi Uredi osebo spremeni podatke v vseh zapisih RUL za publikacije, ki vsebujejo »zapis RUL za osebo« z njeno identifikacijsko številko ( OsebaID). Zato moramo biti pri urejanju podatkov po kliku na Uredi osebo, tj. pri urejanju »zapisa RUL za osebo«, zelo pozorni. Po uvozu zapisa COBISS v RUL se spremeni »zapis RUL za osebo« z istim CONOR-ID-jem, kot ga vsebuje trenutno uvoženi zapis COBISS. V vseh RUL PRELOM.indd 48 26. 10. 2023 09:47:49 6 Pregled nastalega zapisa RUL | 49 zapisih RUL za publikacije, ki vsebujejo isti CONOR-ID, se bo ime osebe izpisovalo, kot je bilo trenutno uvoženo. Priporočljiva je dopolnitev zapisov za osebe že v bazi CONOR (npr. z manjkajočimi variantnimi imeni ipd.), da se v RUL uvozijo posodobljeni podatki. Dodajanje oseb je upoštevano takoj. Gumb Shrani na zavihku Osebe se nanaša samo na Dodatne nastavitve v spodnjem delu zavihka. Kadar je avtorjev posamezne publikacije veliko in zato v zapisu RUL na zavihku Osebe ne navedemo vseh, vnesemo prvega avtorja in dopi-snega avtorja16 (oz. vse dopisne avtorje) ter vse avtorje z UL, in sicer v vrstnem redu, kot so navedeni v publikaciji. V primeru tako okleščene navedbe avtorjev na zavihku Osebe s kljukico potrdimo kvadratek Več avtorjev: □ Pri delu je sodelovalo več oseb, kot jih je navedenih (et al.). Vnos kljukice moramo shraniti s klikom na gumb Shrani. Izvedba takega primera je razvidna iz zapisa RUL-ID 127157: 16 Dopisni avtor (angl. corresponding author) je kontaktna oseba, ki v imenu vseh soavtorjev sodeluje z založnikom pri objavi članka. Dopisni avtor ureja tudi vse v zvezi s kritjem stroškov objave članka (plačilo, koriščenje popusta, uporaba vavčerja za brezplačno objavo). Posamezen članek ima lahko več dopisnih avtorjev. Več na https://odprtaknjiznica.splet.arnes.si/odprta-znanost/slovarcek/. RUL PRELOM.indd 49 26. 10. 2023 09:47:49 50 | Repozitorij Univerze v Ljubljani Po dodajanju nove osebe seznam oseb ponovno prikličemo s klikom na zavihek Osebe ali gumb Nazaj. Kadar se v zapis RUL iz COBISS-a uvozijo osebe s sekundarnim avtor- stvom, jih izbrišemo, razen urednikov, ki jih ohranimo. Pri monografijah navedemo vse avtorje in urednike. Pri zbornikih navedemo samo urednike. Osebo s seznama na zavihku Osebe izbrišemo tako, da na začetku ustrezne vrstice obkljukamo kvadratek in kliknemo na gumb Briši, nato še potrdimo. Včasih pri pregledu zapisa RUL za publikacijo ugotovimo, da kateri od avtorjev ni naveden na zavihku Osebe, in hkrati ugotovimo, da v RUL-u še nima »zapisa RUL za osebo«. Takrat je treba izdelati nov »zapis RUL za osebo«. To storimo v meniju skrbniškega vmesnika na levi strani zaslona, kjer kliknemo na Osebe. Nato ponovno preverimo, da osebe ni na seznamu oseb RUL: RUL PRELOM.indd 50 26. 10. 2023 09:47:49 6 Pregled nastalega zapisa RUL | 51 Kliknemo gumb Dodaj. V bazi CONOR poiščemo zapis za to osebo, in če obstaja, prepišemo podatke v nov »zapis RUL za osebo«: Če zapisa za osebo ni v CONOR-ju, v nov »zapis RUL za osebo« prepiše-mo podatke s publikacije. 6.5 Zavihek Datoteke Če je v zapisu COBISS v podpolju 856u vpisan URL do pristajalne strani publikacije,17 se datoteka PDF ne prenese in jo je treba v RUL shraniti ročno. Če je v zapisu COBISS v podpolju 856u vpisan URL do datoteke publikacije PDF, bo z uvozom zapisa COBISS v RUL uvožena tudi datoteka publikacije PDF, ki bo shranjena na strežnik RUL. Na zavihku Datoteke preverimo prenos predstavitvene datoteke publikacije PDF in izvornega URL-ja oz. ju dodamo. Kot predstavitvena datoteka mora biti v RUL shranjena datoteka ustrezne različice publikacije (objavljene publikacije ali recenziranega rokopisa). Kot izvorni URL mora biti vnesen URL pristajalne strani publikacije (tj. članka, poglavja, monografije …). Datoteka mora biti na zavihku Datoteke razvrščena pred URL-jem. V zapisih za publikacije, katerih izvorno mesto hranjenja je RUL (to so pisna zaključna dela študija), podatka 17 Pristajalna stran (angl. landing page) je založnikova spletna stran s podatki o posamezni publikaciji in s povezavo do datoteke s celotnim besedilom te publikacije. RUL PRELOM.indd 51 26. 10. 2023 09:47:49 52 | Repozitorij Univerze v Ljubljani za izvorni URL na zavihku Datoteke ne navedemo. Po dodajanju nove datoteke ali URL-ja in kliku na gumb Shrani seznam ponovno prikliče-mo s klikom na zavihek Datoteke ali gumb Nazaj. Zapisa RUL za poglavje v monografiji ali objavljeno predavanje v zborniku ne izdelamo, če nimamo datoteke samo s tem poglavjem oz. obja- vljenim predavanjem, temveč imamo le datoteko celotne monografije oz. zbornika. Zapis RUL lahko izdelamo, če na legalen način pridobimo/ izdelamo datoteko, ki vsebuje samo poglavje oz. objavljeno predava- nje. Legalno jo pridobimo, kadar založnik kot imetnik avtorskih pravic pošlje avtorju ali bibliotekarju datoteko PDF s poglavjem. Zapis RUL legalno izdelamo, kadar so avtorske pravice na monografiji upravljane z licenco Creative Commons, zato lahko sami z Adobe Acrobat Professional iz datoteke monografije PDF izdelamo datoteko poglavja PDF. Izvorni URL je URL pristajalne strani publikacije pri založniku in ne URL digitalnih knjižnic ter repozitorijev, kjer je publikacija lahko tudi shranjena. URL-je do takih sekundarnih spletnih mest ali morebitno povezavo URL za DOI izbrišemo z zavihka Datoteke (obkljukamo kvadratek na začetku ustrezne vrstice in kliknemo gumb Briši, nato še potrdimo). V zapisu RUL pustimo (oz. vnesemo, če se iz COBISS-a ni prenesel) samo izvorni URL, tj. URL pristajalne strani publikacije pri založniku. Če za posamezno publikacijo, ki je sestavni del (članek, poglavje, objavljeno predavanje), samostojna pristajalna stran ne obstaja, pri izdelavi zapisa RUL kot izvorni URL vpišemo založnikovo spletno stran, s katere je dostopna datoteka tega sestavnega dela (npr. spletna stran številke revije ali monografije). 6.5.1 Ročno dodajanje datoteke publikacije PDF v zapis RUL Za shranitev datoteke v zapis RUL moramo najprej pridobiti datoteko publikacije PDF, ki je ustrezna za shranitev v RUL, tj. objavljeno publikacijo ali recenzirani rokopis. RUL PRELOM.indd 52 26. 10. 2023 09:47:49 6 Pregled nastalega zapisa RUL | 53 Pri uvažanju zapisov COBISS brez URL-ja do datoteke publikacije PDF jo dodamo ročno. Če se je ob uvozu iz COBISS-a v zapis RUL prenesel URL pristajalne strani publikacije, sta po ročni shranitvi datoteke in ureditvi vrstnega reda (najprej datoteka, nato URL – gl. sklop Vrstni red na za- vihku Datoteke v tem poglavju) na zavihku Datoteke dve vrstici: Prikaz na spletnem vmesniku RUL: A) Datoteka objavljene publikacije PDF V primeru odprtodostopne publikacije v RUL shranimo datoteko obja- vljene publikacije PDF (angl. Version of Record – VoR), ki jo pridobimo s spletne strani založnika. Nekateri založniki pri prevzemanju datotek člankov PDF z njihovih spletnih strani vanje vtisnejo vodni tisk s podatki o prevzemu. Vodni tisk je lahko na eni ali vseh straneh, ob stranskem robu ali na dnu strani itd. Nekateri založniki ob prevzemu datoteko članka PDF dopolnijo z uvodno stranjo (redkeje z zaključno), na kateri je lahko samo (zača-sen) oglas, pogosteje pa so tu navedene dodatne informacije o članku, njegovih ogledih, citiranosti itd. Kadar gre za članek z licenco Creative Commons, vodni tisk oz. uvodno ali zaključno stran iz datoteke publikacije PDF izločimo z ustrezno programsko opremo (npr. Adobe Acrobat Professional). Predstrani ali dodatne strani ne izločimo, če je vsebinsko povezana s člankom. RUL PRELOM.indd 53 26. 10. 2023 09:47:50 54 | Repozitorij Univerze v Ljubljani V nadaljevanju je navedenih nekaj primerov zapisov, pri katerih so bili za shranitev v RUL iz datoteke publikacije PDF, pridobljene s pristajalne strani članka, izločeni uvodna stran in vodni tisk ali njegov del: • RUL-ID 145392 – izločena uvodna stran; • RUL-ID 145387 – izločena zaključna stran in vodni tisk ob desnem robu vseh strani; • RUL-ID 144325 – izločen vodni tisk ob levem robu prve strani; • RUL-ID 145316 – izločen vodni tisk na dnu vseh strani; • RUL-ID 146023 – izločen vodni tisk ob desnem robu vseh neprvih strani; • RUL-ID 141870 – izločen del vodnega tiska, ohranjen v vodnem tisku navedeni podatek o licenci Creative Commons; • RUL-ID 144751 – izločena uvodna stran in del vodnega tiska, ohranjen v vodnem tisku navedeni podatek o licenci Creative Commons. Pri shranitvi datoteke članka PDF iz revije iScience v zapis RUL-ID 134893 pa prve strani datoteke PDF, ki smo jo pridobili s pristajalne strani članka, nismo izločili. Prva stran te datoteke PDF sicer ni upo- števana pri številčenju strani članka, vendar je vsebinsko povezana s člankom. Na tej strani so poleg formalnih podatkov o članku, ki se na naslednji strani ponovijo, tudi vsebine (slike, besedilo), ki drugje v članku niso navedene. B) Datoteka recenziranega rokopisa PDF Če publikacija ni odprtodostopna, preverimo, ali smemo v RUL shraniti recenzirani rokopis (angl. Author Accepted Manuscript – AAM) oz. ka-kšne pogoje za shranitev publikacije v institucionalni repozitorij določa njen založnik. Pogoje preverimo na založnikovih spletnih straneh, za članke iz revij tudi v zapisih za revije v Sherpi Romeo. Če ugotovimo, da smemo v RUL shraniti recenzirani rokopis, ustrezno datoteko publikacije pridobimo od avtorja (DOC, ki ga bomo pretvorili v PDF, ali PDF). Na začetek datoteke recenziranega rokopisa PDF v jeziku RUL PRELOM.indd 54 26. 10. 2023 09:47:50 6 Pregled nastalega zapisa RUL | 55 publikacije ali v angleščini dopišemo pojasnilo, da gre za recenzirani rokopis, in pod tem pojasnilom navedemo osnovne podatke o publikaciji. V Sherpi Romeo oz. na spletnih straneh založnika preverimo tudi, ali zadostuje vpis splošnega pojasnila (naslov revije, številčenje, DOI), ali naj splošnemu pojasnilu dopišemo licenco Creative Commons18 in ali založnik zahteva posebno pojasnilo. Primeri: 1) RUL-ID 135923 – splošno pojasnilo: 2) RUL-ID 114958 – splošno pojasnilo s podatkom o licenci Creative Commons (zahteva založnika Elsevier): 3) RUL-ID 124691 – posebno pojasnilo (zahteva založnika Springer Nature): 18 Ikone licenc Creative Commons lahko pridobimo s spletne strani https://creative- commons.org/about/downloads/. RUL PRELOM.indd 55 26. 10. 2023 09:47:50 56 | Repozitorij Univerze v Ljubljani 4) RUL-ID 124700 – posebno pojasnilo (zahteva založnika Taylor & Francis): C) Podatki o možnostih shranitve recenziranega rokopisa v institucionalni repozitorij na spletu niso dostopni V nekaterih primerih za revijo v Sherpi Romeo ni zapisa, na spletnih straneh revije ali kje drugje na založnikovih spletnih straneh pa ni mo-goče najti podatkov o možnosti shranitve recenziranega rokopisa v institucionalni repozitorij. V takih primerih je treba pri založniku (oz. imetniku avtorskih pravic) osebno preveriti, ali dovoli shranitev in dostopnost objavljene publikacije prek institucionalnega repozitorija. Če založnik tega ne odobri, nanj naslovimo prošnjo za dovoljenje shranitve recenziranega rokopisa v RUL. Obenem je treba založnika vpra- šati tudi o morebitnem embargu objave datoteke publikacije v RUL-u (za projekte Obzorja Evropa je zahtevana takojšnja odprta dostopnost publikacij, ravno tako bo veljalo za ARRS/ARIS-ove projekte, ko bo v razpise in pogodbe o sofinanciranju vključil določila Uredbe o izvajanju znanstvenoraziskovalnega dela v skladu z načeli odprte znanosti). Ko-munikacijo z založnikom naj prednostno opravi avtor publikacije. V primeru pridobitve dovoljenja zapis RUL izdelamo skladno z založnikovimi pogoji. Če v RUL shranimo recenzirani rokopis, moramo dato- teko predhodno opremiti s splošnim uvodnim pojasnilom oz. skladno z založnikovimi zahtevami. Pridobljeno založnikovo dovoljenje (npr. RUL PRELOM.indd 56 26. 10. 2023 09:47:50 6 Pregled nastalega zapisa RUL | 57 izjavo o prenosu nekaterih avtorskih pravic – gl. prilogo v poglavju 13.2) je treba shraniti v zapis RUL na zavihku Izjave (kot datoteko PDF) in v zapis RUL vnesti tudi ustrezno javno vidno pojasnilo v polje Avtorske pravice na zavihku Dodatno (gl. RUL-ID 125521). Če dovoljenja od založnika ne pridobimo, zapisa RUL ne izdelamo. D) Postopek shranjevanja datoteke publikacije PDF v zapis RUL Datoteko objavljene publikacije PDF oz. datoteko recenziranega rokopisa PDF shranimo na trdi disk, nato jo shranimo v zapis RUL. Po končanem uvozu na strežnik RUL-a lahko datoteko izbrišemo s trdega diska. Datoteke ne moremo dodati v RUL neposredno iz elektronske pošte ali s spletne strani založnika. Za shranitev datoteke publikacije PDF v RUL kliknemo na zavihek Datoteke in nato gumb Dodaj datoteko: RUL PRELOM.indd 57 26. 10. 2023 09:47:50 58 | Repozitorij Univerze v Ljubljani V obrazcu kliknemo gumb Naloži novo datoteko: Odpre se okno, v katerem poiščemo datoteko publikacije PDF na trdem disku: RUL PRELOM.indd 58 26. 10. 2023 09:47:50 6 Pregled nastalega zapisa RUL | 59 Po potrditvi izbrane datoteke publikacije PDF repozitorijska programska oprema datoteko naloži na strežnik RUL-a. Polja obrazca za dodajanje datoteke, ki se ne izpolnijo sistemsko, pustimo prazna. Datoteke publikacije PDF v RUL shranimo nezaščitene, tj. brez kljukice pri Po prenosu zaščiti PDF. Če je datoteka v RUL-u že shranjena kot zaščitena, za- ščito odstranimo naknadno: kliknemo na gumb Uredi in nato na gumb Odstrani zaščito. Za polje Namen je privzeta vrednost Predstavitvena datoteka, kar je za datoteko publikacije PDF ustrezna namembnost: RUL PRELOM.indd 59 26. 10. 2023 09:47:50 60 | Repozitorij Univerze v Ljubljani Ko je datoteka naložena, kliknemo gumb Shrani. S klikom na zavihek Datoteke ali gumb Nazaj vidimo navedeno datoteko, ki smo jo prenesli: E) Vrstni red na zavihku Datoteke Zapis RUL mora vsebovati datoteko publikacije PDF, zato naj bo na zavihku Datoteke najprej vrstica z datoteko ( .pdf Predstavitvena datoteka), sledi naj vrstica s pristajalno stranjo ( URL Izvorni URL). Tako se bosta v tem vrstnem redu ta podatka izpisovala tudi v zapisu na spletnem vmesniku RUL. Če v zapis RUL shranimo več datotek, naj bodo vse razvrščene pred izvornim URL-jem, prva med njimi pa naj bo .pdf Predstavitvena datoteka, sledijo naj druge datoteke (npr. priloge). Če navedemo več URL-jev, naj bo kot prvi med njimi naveden URL Izvorni URL. Vrstni red datotek spremenimo s klikom na gumb Spremeni vrstni red: RUL PRELOM.indd 60 26. 10. 2023 09:47:50 6 Pregled nastalega zapisa RUL | 61 Po kliku na gumb Spremeni vrstni red se gumb spremeni v Shrani vrstni red, posamezne vrstice je mogoče z miško premikati navzgor ali nav-zdol. Preurejeni seznam shranimo s klikom na gumb Shrani vrstni red: 6.5.2 Shranitev datoteke publikacije PDF v zapis RUL ob uvozu zapisa COBISS Manj pogost primer je, da je v zapisu COBISS v podpolju 856u vpisan URL do datoteke publikacije PDF. Pred uvozom takega zapisa COBISS v RUL preverimo, ali avtorske pravice na publikaciji dopuščajo shranitev datoteke objavljene publikacije PDF v institucionalni repozitorij. Z uvozom takega zapisa COBISS v RUL se uvozi tudi datoteka publikacije PDF. Npr. v zapis RUL-ID 138205 se je po uvozu COBISS-ID 44150275 prenesla datoteka publikacije PDF s povezave URL https://centerslo.si/wp- -content/uploads/2019/10/Obdobja-38_Dukanovic_Kovacevic.pdf, ki je vpisana v podpolju 856u. Na zavihku Datoteke se za uvoženo datoteko publikacije PDF izpisujeta še podatka za Tip in Namen. Njuni privzeti vrednosti sta .pdf in Predstavitvena datoteka, kar je ustrezno za datoteko publikacije PDF: RUL PRELOM.indd 61 26. 10. 2023 09:47:50 62 | Repozitorij Univerze v Ljubljani Prikaz na spletnem vmesniku RUL: 6.5.3 Shranitev URL-ja pristajalne strani publikacije v zapis RUL ob uvozu zapisa COBISS Če je v zapisu COBISS v podpolju 856u vpisan URL pristajalne strani publikacije, se z uvozom tega zapisa COBISS v RUL na zavihek Datoteke prepiše URL. Npr. v zapis RUL-ID 124808 se je po uvozu COBISS-ID 26607875 prenesel URL pristajalne strani publikacije https://www.tandfonline.com/doi/full/ 10.1080/09552367.2020.1780736, ki je vpisan v podpolju 856u. Na zavihku Datoteke se za URL izpisujeta še podatka za Tip in Namen. Njuni privzeti vrednosti pri dodajanju URL-ja sta URL in Izvorni URL, kar je za pristajalno stran publikacije ustrezno: Prikaz na spletnem vmesniku RUL: RUL PRELOM.indd 62 26. 10. 2023 09:47:50 6 Pregled nastalega zapisa RUL | 63 6.5.4 Ročno dodajanje URL-ja pristajalne strani publikacije v zapis RUL Manj pogost primer je uvoz zapisov COBISS, ki vsebujejo samo URL do datoteke PDF ali sploh ne vsebujejo nobenega URL-ja. V tem primeru ročno vpišemo URL pristajalne strani publikacije kot izvorni URL. Na spletu poiščemo pristajalno stran obravnavane publikacije in skopiramo njen URL. V zapisu RUL na zavihku Datoteke kliknemo na gumb Dodaj URL in nato v polje Zunanji URL vnesemo URL pristajalne strani publikacije. Privzete vrednosti Izvorni URL pri polju Namen ne spreminjamo, saj je za pristajalno stran publikacije to ustrezen podatek. Polja, ki se ne izpolnijo sistemsko, pustimo prazna. Vneseni URL potrdimo s klikom na gumb Shrani: RUL PRELOM.indd 63 26. 10. 2023 09:47:50 64 | Repozitorij Univerze v Ljubljani Če je bila na zavihku Datoteke že predhodno shranjena datoteka publikacije PDF, sta sedaj na tem zavihku navedeni dve vrstici, v prvi je predstavitvena datoteka, v drugi izvorni URL: Prikaz na spletnem vmesniku RUL: 6.6 Zavihek Izjave Izjavo dodamo, kadar z njo pojasnimo razloge za vnos podatkov in datoteke publikacije PDF v RUL, če ti niso povsem razvidni iz v RUL shranjene datoteke publikacije PDF: • kadar na zavihku Dodatno v polje Avtorske pravice vnesemo pojasnilo o tem, da npr. licenca ni navedena na predvidenem mestu, temveč drugje (tj. ne v datoteki objavljene publikacije PDF, ki je shranjena v zapisu RUL, temveč npr. na pristajalni strani publikacije, v nadrejeni publikaciji, na založnikovih spletnih straneh ipd.), shranimo datoteko z izjavo, v kateri pridobljene informacije obširneje dokumentiramo (npr. s slikami zaslona);19 • kot izjavo shranimo dovoljenje založnika za objavo v RUL-u, kadar smo zanj posebej zaprosili;20 • pri starejših pisnih zaključnih delih študija, ki smo jih ročno shranili v RUL, shranimo izjavo avtorja s soglasjem za shranitev in dostopnost prek RUL-a. 19 Za primer izjave z utemeljitvijo vpisa licence v zapis RUL, čeprav v objavljeni publikaciji ni navedena, gl. prilogo v poglavju 13.1. 20 Za predlogo izjave za neizključni prenos avtorskih pravic gl. prilogo v poglavju 13.2. RUL PRELOM.indd 64 26. 10. 2023 09:47:50 6 Pregled nastalega zapisa RUL | 65 Datoteke na zavihku Izjave shranimo v formatu PDF. Podatki s tega zavihka niso javno vidni, dostopni so samo na skrbniškem vmesniku. Izjave določene članice UL vidijo samo skrbniki RUL-a s te članice UL in glavni skrbniki RUL-a. 6.7 Zavihek Identifikatorji Najpomembnejša podatka na zavihku Identifikatorji sta COBISS-ID in DOI. Ob uvozu zapisa COBISS se v zapis RUL vedno vpiše COBISS-ID, DOI pa, če je bil vpisan v zapisu COBISS. Na zavihku Identifikatorji lahko izvajamo tudi prenos podatkov v METADAT ter v dCOBISS in iz njega. Tudi zapisi RUL, na podlagi katerih so bili prek METADAT-a izdelani zapisi COBISS (gl. poglavje Prenos podatkov iz RUL-a v META- DAT), imajo na zavihku Identifikatorji naveden COBISS-ID. Kadar zapis RUL ni nastal z uvozom zapisa COBISS oz. nismo uporabili METADAT-a, COBISS-ID v zapis RUL vpišemo ročno. Na zavihku Identifikatorji so prikazani tudi drugi identifikatorji (DOI, ISSN in ISBN ter UDK, čeprav ni identifikator): Če sestavnemu delu publikacije lasten DOI ni bil dodeljen, pri izdelavi zapisa RUL kot podatek za DOI vpišemo DOI nadrejene publikacije. RUL PRELOM.indd 65 26. 10. 2023 09:47:50 66 | Repozitorij Univerze v Ljubljani Večina zunanjih identifikatorjev se v zapis RUL prenese ob uvozu, lahko pa posamezen identifikator vpišemo tudi ročno prek gumba Dodaj. S spustnega seznama izberemo tip identifikatorja in njegovo vrednost vpišemo v polje Vrednost: Zapis RUL za publikacijo ali sklop raziskovalnih podatkov dobi identifikator PID tipa Handle, naveden na zavihku Osnovno. PID se ustvari tudi za vsako datoteko, shranjeno na zavihku Datoteke. Na zavihku Identifikatorji lahko preverimo tudi status zapisa v drugih bazah ali informacijskih sistemih, s katerimi je RUL povezan. Tako je na tem mestu mogoč prenos podatkov v METADAT ter v dCOBISS in iz njega: RUL PRELOM.indd 66 26. 10. 2023 09:47:50 6 Pregled nastalega zapisa RUL | 67 6.7.1 Prenos podatkov iz RUL-a v METADAT V METADAT pošljemo zapise za pisna zaključna dela študija, ki jih v RUL posredujeta študijska informacijska sistema VIS in STUDIS. Za to potrebujemo pooblastilo CAT_METADAT, za katero zaprosimo IZUM. Pošiljanje v METADAT je mogoče le, če zapis RUL še ne vsebuje COBISS-ID-ja. V meniju skrbniškega vmesnika na levi strani zaslona kliknemo na Gradiva. V iskalniku poiščemo pisno zaključno delo študija, ki ga želimo poslati v METADAT za katalogizacijo v COBISS-u, in kliknemo povezavo Uredi: Nahajamo se na zavihku Osnovno. Nato zapis RUL, ki je nastal s podatki iz VIS-a in STUDIS-a, uredimo, kot je bilo predstavljeno predvsem na zavihkih Osnovno in Dodatno. A) Pošiljanje podatkov iz RUL-a v METADAT Kliknemo na zavihek Identifikatorji. V vrstici METADAT kliknemo povezavo Več.... V polje COBISS-ID predloge lahko vpišemo ID že obstoječega zapisa v vzajemni bazi COBISS, ki je glede dodatnih podatkov ustrezen kot predloga za izdelavo zapisa COBISS. Če COBISS-ID predloge vpišemo, bo v RUL PRELOM.indd 67 26. 10. 2023 09:47:50 68 | Repozitorij Univerze v Ljubljani METADAT poslan zapis RUL, združen z nekaterimi polji iz zapisa predloge. Lahko tudi obkljukamo polji Ohrani polje 702 iz predloge in Pošlji brez odstavkov. Kadar obkljukamo polje Ohrani polje 702 iz predloge, bodo v zapisu v METADAT upoštevani podatki o mentorju in somentorju iz predloge. Če obkljukamo polje Pošlji brez odstavkov, bo besedilo, ki je v zapisu RUL navedeno v polju Izvleček (oz. polju Izvleček v sek. jeziku), v polju 330a zapisa v METADAT-u združeno v en sam odstavek. Če polja ne obkljukamo, bodo znaki za novo vrstico v METADAT-u samodejno zame- njani z enim ali več znaki »%« in jih moramo v COBISS-u ročno izbrisati: V tem oknu je na voljo tudi ogled zapisa COMARC, ki bo poslan v METADAT. Po kliku na gumb Pošlji v METADAT se izpiše opomba o uspešnem prenosu in podatki o stanju zapisa v METADAT-u. RUL PRELOM.indd 68 26. 10. 2023 09:47:50 6 Pregled nastalega zapisa RUL | 69 B) Prevzem podatkov iz METADAT-a in shranitev zapisa COBISS Zapis, za katerega smo podatke poslali iz RUL-a, v COBISS-u poiščemo v Katalogizacija / Bibliografski zapis / Vmesnik za katalogizacijo / Iskanje / METADAT. Zapis prevzamemo in katalogiziramo v skladu z navodili katalogizacije COBISS: Pomagamo si lahko z IZUM-ovimi navodili Postopki pri delu z zapisi iz baze podatkov METADAT. RUL PRELOM.indd 69 26. 10. 2023 09:47:50 70 | Repozitorij Univerze v Ljubljani C) Sprejem podatkov iz zapisa COBISS v zapis RUL Ko je zapis v COBISS-u shranjen, se ponovno prijavimo v RUL in ustrezni zapis RUL poiščemo v meniju skrbniškega vmesnika v Gradivih. Kliknemo na zavihek Identifikatorji. V vrstici METADAT kliknemo na povezavo Več... in nato na gumb Preveri status v METADAT, s čimer se COBISS-ID iz zapisa COBISS prenese na zavihek Identifikatorji v zapisu RUL (COBISS-ID-ja ni treba ročno vpisati; prenesejo se tudi nekateri drugi podatki iz zapisa COBISS na druge zavihke zapisa RUL): V seznamu Gradiva ima ta zapis zdaj naveden tudi modri znak za COBISS . RUL PRELOM.indd 70 26. 10. 2023 09:47:50 6 Pregled nastalega zapisa RUL | 71 6.7.2 Prenos podatkov iz RUL-a v dCOBISS in iz njega Če zapis RUL izdelamo z uvozom zapisa COBISS s podatki iz dCOBISS-a, se podatki iz dCOBISS-a uvozijo že ob izdelavi zapisa RUL (tj. podatki o financiranju raziskave in odprtosti publikacije). Podatke lahko iz dCOBISS-a prenesemo tudi, ko je zapis RUL že izdelan. Na tem zavihku je podatke mogoče poslati v dCOBISS. Prenos podatkov v dCOBISS ali iz njega je možen, če je na zavihku Identifikatorji vnesen COBISS-ID. V vrstici dCOBISS s klikom na povezavo Več… vstopimo na podzavihek za pošiljanje podatkov v dCOBISS in uva- žanje podatkov iz njega: • gumb Pošlji v dCOBISS: če zapis RUL izdelamo z uvozom zapisa iz COBISS-a, ki še nima podatkov v dCOBISS-u, podatke o financiranju raziskave in odprtosti publikacije vpišemo v zapis RUL in lahko po- šljemo v dCOBISS; • gumb Uvozi iz dCOBISS-a: če je bil dCOBISS s podatki dopolnjen šele po izdelavi zapisa RUL, lahko podatke iz dCOBISS-a v zapis RUL uvozimo naknadno. RUL PRELOM.indd 71 26. 10. 2023 09:47:50 72 | Repozitorij Univerze v Ljubljani 6.8 Zavihek Zbirka Zbirk zapisov RUL ne gradimo, razen zaradi povezovanja zapisov RUL za publikacije z zapisi RUL za raziskovalne podatke, obravnavane v publikacijah. Takrat v zapisu RUL za publikacijo na zavihku Zbirka navedemo zapise RUL za njene raziskovalne podatke in hkrati v vsakem zapisu RUL za raziskovalne podatke navedemo zapis RUL za publikacijo(-e). 6.9 Zavihek Hierarhija Podatkov na tem zavihku ne izpolnjujemo. 6.10 Zavihek Nadgradiva Na zavihku Nadgradiva smo pri sestavnih delih (članki, poglavja, objavljena predavanja) pozorni na prenos podatkov o nadrejeni reviji, monografiji oz. zborniku. Iz COBISS-a uvožene podatke o založniku revije je pogosto treba posodobiti. Podatki o nadgradivu za revijo ali monografijo se v zapisu RUL za članek ali poglavje ob vsakem uvozu zapisa COBISS za drug članek ali poglavje iz istega nadgradiva posodobijo s podatki iz zapisa COBISS za to nadgradivo. Zato je priporočljivo posodobiti podatke v zapisih COBISS za revije, v katerih pogosto objavljajo avtorji s članic UL, da ne bo treba podatkov vsakokrat popravljati na zavihku Nadgradiva v zapisih RUL. Na spletnem vmesniku RUL po nadgradivu (tj. reviji ali monografiji) ni mogoče iskati, na skrbniškem vmesniku RUL pa je omogočeno iskanje po ISSN-ju pri članku (tj. po ISSN-ju revije, ki je nadgradivo). RUL PRELOM.indd 72 26. 10. 2023 09:47:50 6 Pregled nastalega zapisa RUL | 73 6.11 Zavihek Dostop Zavihek Dostop se načeloma uporablja pri zapisih RUL za raziskovalne podatke. Če so raziskovalni podatki omejeno dostopni, na zavihku Dostop določimo, kdo ima pravico dostopati do določenega zapisa RUL z raziskovalnimi podatki. 6.12 Zavihek Uvoz Zavihek Uvoz vsebuje seznam načinov uvoza zapisov: RUL PRELOM.indd 73 26. 10. 2023 09:47:50 74 | Repozitorij Univerze v Ljubljani 7 PAKETNI UVOZ V RUL Kadar bi radi v RUL shranili zapise in datoteke več publikacij (npr. vsa poglavja iz posameznega zbornika ali več člankov iz iste revije ali starej- ša pisna zaključna dela študija), uporabimo funkcijo Paketni uvoz. V Excelovi tabeli oblikujemo seznam z dvema stolpcema: • COBISS-ID, • delujoč URL do datoteke publikacije PDF. Za lažje delo in v izogib morebitnim napakam je priporočljivo izpolniti še stolpca za leto izdaje in za prvega avtorja. Po prijavi v RUL (gl. poglavje Prijava v RUL) v meniju skrbniškega vmesnika na levi strani zaslona kliknemo na Uvoz gradiv. Odpre se stran Urejanje gradiva - Uvozniki, kjer izberemo Paketni uvoz: RUL PRELOM.indd 74 26. 10. 2023 09:47:51 7 Paketni izvoz v RUL | 75 Odpre se spodnje okno. Izpolnimo polja SRU/SRW strežnik, Organizacija, Vrsta embarga in po potrebi tudi Embargo do. Pri podatku za organizacijo izberemo članico UL, na kateri smo zaposleni. Obkljukamo tudi polji Po uvozu potrdi gradiva in Prenesi datoteko iz URL. V okno Seznam za uvoz prekopiramo stolpca COBISS-ID in URL datoteke iz Excelove ta-bele. Nato kliknemo na gumb Pripravi za uvoz: RUL PRELOM.indd 75 26. 10. 2023 09:47:51 76 | Repozitorij Univerze v Ljubljani S tem nastaja en seznam COBISS-ID-jev vseh članic UL, pripravljenih za uvoz, na katerem pregledamo svoj del. Če je vse v redu, s klikom na Sproži uvoz pričnemo z uvažanjem podatkov iz navedenih zapisov COBISS in pripadajočih datotek z navedenih URL-jev: Na seznamu so COBISS-ID-ji različnih članic UL, tako se ob sprožitvi pake-tnega uvoza uvozijo podatki za celoten seznam ne glede na članico UL. Seznam se ne osvežuje sproti z izvajanjem uvoza, zato z občasnimi kliki na gumb Osveži seznam preverimo, ali so publikacije že uvožene: RUL PRELOM.indd 76 26. 10. 2023 09:47:51 7 Paketni izvoz v RUL | 77 Po končanem uvozu pregledamo, ali so v stolpcu Komentar morda navedene napake. V RUL uspešno prenesene publikacije s klikom na gumb Počisti seznam izbrišemo s seznama uvoženih publikacij (izbrisali bomo COBISS-ID-je vseh članic UL s statusom uvožen). V meniju skrbniškega vmesnika na levi strani kliknemo na Gradiva, pregledamo vse paketno uvožene zapise ter popravimo in dopolnimo manjkajoče podatke, kot je opisano v teh navodilih. RUL PRELOM.indd 77 26. 10. 2023 09:47:51 78 | Repozitorij Univerze v Ljubljani 8 PREGLED ZAPISA RUL NA SPLETNEM VMESNIKU RUL Po uvozu zapisa COBISS v RUL ter pregledu in dopolnitvah zapisa RUL na skrbniškem vmesniku RUL pregledamo zapis na spletnem vmesniku RUL (podatke in povezave URL). Na zavihku Osnovno kliknemo povezavo URL v polju Povezava gradiva: V nadaljevanju je prikazan zapis RUL-ID 127436: RUL PRELOM.indd 78 26. 10. 2023 09:47:51 8 Pregled zapisa RUL na spletnem vmesniku RUL | 79 RUL PRELOM.indd 79 26. 10. 2023 09:47:51 80 | Repozitorij Univerze v Ljubljani RUL PRELOM.indd 80 26. 10. 2023 09:47:51 Naslov poglavja | 81 9 POVEZAVA MED ZAPISOMA COBISS IN RUL ZA ISTO PUBLIKACIJO Zapis COBISS in zapis RUL za isto publikacijo sta povezana prek COBISS-ID-ja in RUL-ID-ja: • zapis RUL vsebuje COBISS-ID na zavihku Identifikatorji; • zapis COBISS vsebuje RUL-ID v povezavi RUL URL v sistemskem podpolju 856u (ni vidno v katalogizacijskem okolju COBISS), ta povezava RUL URL je hiperpovezava za besedilom Repozitorij Univer- ze v Ljubljani – RUL v COBISS+. A) COBISS-ID v zapisu RUL Večina zapisov RUL podatek za COBISS-ID vsebuje že zato, ker so izdelani z uvozom zapisa COBISS. Izjema so le pisna zaključna dela študija, saj je pri njih zapis RUL izdelan s prenosom iz VIS-a oz. STUDIS-a, zapis COBISS pa se izdela šele kasneje. RUL PRELOM.indd 81 26. 10. 2023 09:47:51 82 | Repozitorij Univerze v Ljubljani Kadar zapis RUL na zavihku Identifikatorji vsebuje COBISS-ID, je v seznamu Gradiva na levi strani pred naslovom publikacije naveden modri znak za COBISS : B) RUL-ID v zapisu COBISS Ko v zapis RUL na zavihku Identifikatorji vpišemo COBISS-ID, se povezava RUL URL, ki vsebuje RUL-ID, čez noč avtomatsko prenese v sistem- sko podpolje 856u zapisa COBISS in je v COBISS+ na voljo kot hiperpovezava za besedilom Repozitorij Univerze v Ljubljani – RUL. C) Vzpostavitev povezave med zapisoma COBISS in RUL Kadar zapisa COBISS in RUL za publikacijo nista povezana, ju povežemo z vnosom COBISS-ID-ja v zapis RUL na zavihek Identifikatorji. Podpolja 856u v zapisu COBISS ne izpolnimo s povezavo RUL URL, ker se bo čez RUL PRELOM.indd 82 26. 10. 2023 09:47:51 9 Povezava med zapisoma COBISS in RUL za isto publikacijo | 83 noč avtomatsko prenesla v sistemsko podpolje 856u. V zapisu COBISS je avtomatsko dodana povezava RUL URL vidna v COBISS+, ne pa tudi v katalogizacijskem okolju COBISS. COBISS-ID v zapis RUL vnesemo na zavihku Identifikatorji. Kliknemo na gumb Dodaj: Odpre se spodnje okno. Na spustnem seznamu v polju Tip identifikatorja izberemo COBISS-ID, vnesemo ustrezno vrednost in shranimo: COBISS-ID se pokaže med identifikatorji: RUL PRELOM.indd 83 26. 10. 2023 09:47:51 84 | Repozitorij Univerze v Ljubljani 10 RUL V ŠTEVILKAH V vsakem zapisu RUL sta na spletnem vmesniku RUL na voljo števili ogledov zapisa in prenosov datotek iz zapisa: Na spletnem vmesniku RUL lahko za posamezno članico UL na zavihku V številkah pridobimo različne podatke o številu zapisov RUL za publikacije (in druge digitalne objekte) ter uporabi zapisov RUL in datotek. RUL PRELOM.indd 84 26. 10. 2023 09:47:51 10 RUL v številkah | 85 Na podzavihku Po članicah UL pridobimo podatke za posamezne članice UL o številu vseh (od vzpostavitve RUL-a do dne vpogleda) in novih (v zadnjih 30 dneh) zapisov RUL za diplomska, magistrska in doktorska dela ter ostale digitalne objekte (publikacije zaposlenih na UL, publikacije, ki jih izdajajo članice UL, raziskovalne podatke in druge vrste rezultatov raziskav): RUL PRELOM.indd 85 26. 10. 2023 09:47:51 86 | Repozitorij Univerze v Ljubljani Na podzavihku Letna poročila v vrstici nižje izberemo Koledarsko leto in nastavimo želeno leto, s čimer pridobimo podatke za posamezne članice UL o številu zapisov RUL za nove publikacije in druge digitalne objekte v določenem letu ter številu zapisov RUL za publikacije in objekte na dan 31. 12. v določenem letu: RUL PRELOM.indd 86 26. 10. 2023 09:47:51 10 RUL v številkah | 87 Na podzavihku Letna poročila v vrstici nižje izberemo Letni promet in nastavimo želeno leto, s čimer pridobimo podatke za posamezne članice UL o številu ogledov njenih zapisov RUL ter prenosov datotek iz njenih zapisov RUL v določenem letu: RUL PRELOM.indd 87 26. 10. 2023 09:47:51 88 | Repozitorij Univerze v Ljubljani Svoje aktivnosti lahko preverimo s klikom na Orodja na levi strani skrbniškega vmesnika: S klikom na povezavo Moje skrbniške akcije odpremo spodnje okno, v katerem lahko preverimo svoje aktivnosti v posameznem koledarskem letu: RUL PRELOM.indd 88 26. 10. 2023 09:47:51 Naslov poglavja | 89 11 POMOČ ZA DELO V RUL Za pomoč so v RUL-u na levi strani skrbniškega vmesnika Navodila, v katerih so navedena splošna pojasnila pojmov, funkcionalnosti in po-stopkov: Tudi pri urejanju zapisa RUL je pomoč z definicijami pojmov in razlago posameznih polj dostopna na vsakem zavihku oz. koraku pod obkroženim vprašajem v vogalu desno zgoraj, v nekaterih primerih pa tudi poleg polja. Bibliotekarji lahko vprašanja glede shranjevanja publikacij v RUL pošlje-jo na naslov repozitorij@uni-lj.si. RUL PRELOM.indd 89 26. 10. 2023 09:47:51 90 | Repozitorij Univerze v Ljubljani 12 LITERATURA • Digitalni repozitorij COBISS (dCOBISS): osnovna navodila. (2022). IZUM. https://www.cobiss.net/doc/dcobiss/basic_instruction_dCOBISS-sl.pdf • Postopki pri delu z zapisi iz baze podatkov METADAT. (Nov. 2021). IZUM. https://home.izum.si/izum/e-prirocniki/1_COBISS3_Katalogizacija/ C.4.pdf • Petek, M. (16. 11. 2020). Digitalni repozitorij COBISS – dCOBISS. Blog COBISS. https://blog.cobiss.si/2020/11/16/dcobiss/ • Navodila in pomoč pri posameznih funkcionalnostih skrbniškega vmesnika Repozitorija Univerze v Ljubljani. https://repozitorij.uni-lj. si/prijava.php?lang=slv&mode= • Uporaba dCOBISS za potrebe analitike odprtega dostopa: osnovna navodila. (2021). IZUM. https://www.cobiss.net/doc/dcobiss/Upo- raba_dCOBISS_za_potrebe_analitike_odprtega_dostopa_SI.pdf RUL PRELOM.indd 90 26. 10. 2023 09:47:51 Naslov poglavja | 91 13 PRILOGI 13.1 Primer izjave z utemeljitvijo vpisa licence Creative Commons v zapis RUL, kadar ta ni navedena v objavljeni publikaciji Besedilo v nadaljevanju je primer izjave, ki jo bibliotekar pripravi v Wor-dovi datoteki, pretvori v PDF in shrani na zavihek Izjave: Uradni zaznamek Spodnje pojasnilo je samo za interno rabo skrbnikov RUL. [Ime in priimek bibliotekarja, datum] Licenca Creative Commons v zapisu RUL-ID 144593 za članek Storybo- ards as an engineering tool for extraction of functional requirements / Čok, Vanja; Vlah, Daria; Vukašinović, Nikola (2022) PROBLEMATIKA: V datoteki objavljenega članka, shranjeni v RUL, licenca CC ni navedena. Na pristajalni strani tega članka je navedena licenca CC BY-NC-ND 4.0: https://www.cambridge.org/core/journals/proceedings-of-the-design- -society/article/storyboards-as-an-engineering-tool-for-extraction-of- -functional-requirements/29697F459A77C6CE9567054451602308 RUL PRELOM.indd 91 26. 10. 2023 09:47:51 92 | Repozitorij Univerze v Ljubljani REŠITEV V ZAPISU RUL: V zapis RUL-ID 144593 za ta članek smo: • shranili objavljeni članek, • vpisali podatek o licenci CC BY-NC-ND 4.0, • zapisali pojasnilo o mestu založnikove navedbe licence CC BY-NC-ND 4.0 v polje Avtorske pravice na zavihku Dodatno: RUL PRELOM.indd 92 26. 10. 2023 09:47:52 13 Prilogi | 93 13.2 Predloga izjave založnika kot imetnika avtorskih pravic o neizključnem prenosu nekaterih avtorskih pravic na UL Besedilo v nadaljevanju je predloga izjave v slovenskem in angleškem jeziku, ki jo na zahtevo avtorja (ali bibliotekarja v avtorjevem imenu) izda založnik kot imetnik avtorskih pravic na določeni publikaciji: Naziv založnika Naslov založnika IZJAVA Naziv založnika na Univerzo v Ljubljani neodplačno, neizključno, pro-storsko in časovno neomejeno prenese pravico reproduciranja, vključ- no s pravico shranitve v elektronski obliki, ter pravico dajanja spodaj navedene publikacije na voljo javnosti na svetovnem spletu prek Repozitorija Univerze v Ljubljani (https://repozitorij.uni-lj.si): Priimek in ime avtorja(-ev), naslov publikacije Objavljeno v reviji: naslov revije, leto, letnik, številka, strani Ali Izdano kot monografija: leto izdaje Različica publikacije: □ objavljena publikacija □ recenzirani rokopis Kraj in datum: _________________________________ Podpis odgovorne osebe založnika: ________________ RUL PRELOM.indd 93 26. 10. 2023 09:47:52 94 | Repozitorij Univerze v Ljubljani Name of Publisher Address of Publisher DECLARATION Name of Publisher transfers to the University of Ljubljana – free of charge, non-exclusively, geographically and time-wise unlimited – the right of reproduction, together with the right of saving the publication in the electronic form, as well as the right of making the publication listed below available to the public on the world wide web via the Re-pository of the University of Ljubljana (https://repozitorij.uni-lj.si): Surname and name of author(s), title of the publication Published in journal: title of journal, year, volume, number, pages Or Published as a monograph: year of publication Version of publication: □ Version of Record □ Author Accepted Manuscript Place and date: _______________________________________ Signature of responsible person at Publisher: _______________ RUL PRELOM.indd 94 26. 10. 2023 09:47:52 RUL PRELOM.indd 95 26. 10. 2023 09:47:52 RUL PRELOM.indd 96 26. 10. 2023 09:47:52 Document Outline ZAKAJ SHRANJEVATI DATOTEKE PUBLIKACIJ V RUL? TABELARNI PREGLED AKTIVNOSTI V ZAPISU RUL VPIS PODATKOV V dCOBISS ZARADI NJIHOVEGA PRENOSA V ZAPIS RUL PRIJAVA V RUL UVOZ ZAPISA COBISS S PODATKI IZ dCOBISS-A V RUL PREGLED NASTALEGA ZAPISA RUL 6.1 Zavihek Osnovno 6.1.1 Urejanje matematičnih in drugih posebnih znakov v LaTeX-u 6.2 Zavihek Dodatno 6.2.1 Licence A) Podatek o licenci Creative Commons naveden v objavljeni publikaciji B) Podatek o licenci Creative Commons naveden drugje kot v objavljeni publikaciji C) Podatek o licenci Creative Commons za objavljeno publikacijo ni nikjer naveden, podatki o možnostih shranitve recenziranega rokopisa v institucionalni repozitorij so dostopni na spletu 6.3 Zavihek Projekti 6.4 Zavihek Osebe 6.5 Zavihek Datoteke 6.5.1 Ročno dodajanje datoteke publikacije PDF v zapis RUL A) Datoteka objavljene publikacije PDF B) Datoteka recenziranega rokopisa PDF C) Podatki o možnostih shranitve recenziranega rokopisa v institucionalni repozitorij na spletu niso dostopni D) Postopek shranjevanja datoteke publikacije PDF v zapis RUL E) Vrstni red na zavihku Datoteke 6.5.2 Shranitev datoteke publikacije PDF v zapis RUL ob uvozu zapisa COBISS 6.5.3 Shranitev URL-ja pristajalne strani publikacije v zapis RUL ob uvozu zapisa COBISS 6.5.4 Ročno dodajanje URL-ja pristajalne strani publikacije v zapis RUL 6.6 Zavihek Izjave 6.7 Zavihek Identifikatorji 6.7.1 Prenos podatkov iz RUL-a v METADAT A) Pošiljanje podatkov iz RUL-a v METADAT B) Prevzem podatkov iz METADAT-a in shranitev zapisa COBISS C) Sprejem podatkov iz zapisa COBISS v zapis RUL 6.7.2 Prenos podatkov iz RUL-a v dCOBISS in iz njega 6.8 Zavihek Zbirka 6.9 Zavihek Hierarhija 6.10 Zavihek Nadgradiva 6.11 Zavihek Dostop 6.12 Zavihek Uvoz PAKETNI UVOZ V RUL PREGLED ZAPISA RUL NA SPLETNEM VMESNIKU RUL A) COBISS-ID v zapisu RUL POVEZAVA MED ZAPISOMA COBISS IN RUL ZA ISTO PUBLIKACIJO B) RUL-ID v zapisu COBISS C) Vzpostavitev povezave med zapisoma COBISS in RUL RUL V ŠTEVILKAH POMOČ ZA DELO V RUL LITERATURA PRILOGI 13.1 Primer izjave z utemeljitvijo vpisa licence Creative Commons v zapis RUL, kadar ta ni navedena v objavljeni publikaciji 13.2 Primer izjave založnika kot imetnika avtorskih pravic o neizključnem prenosu nekaterih avtorskih pravic na UL