Hramba dokumentarnega in arhivskega gradiva v stalni zbirki na upravnih enotah na območju Zgodovinskega arhiva Celje

slovenski

2024

letnik 7, številka 2

arhivsko gradivo   dokumentarno gradivo   hibridno gradivo   informacijski sistem upravljanja z dokumenti   stalna zbirka dokumentarnega gradiva   upravna enota

Narodna in univerzitetna knjižnica
(Obvezni izvod spletne publikacije)

Vsak posamezen upravni organ ima lahko le eno stalno zbirko dokumentarnega gradiva. Stalna zbirka mora biti ločena od tekoče zbirke. V njej mora biti dokumentarno gradivo zavarovano pred poškodbami, uničenjem in izgubo, prav tako mora biti onemogočena njegova neupravičena sprememba ali uporaba. Do približno leta 2003 so upravne enote hranile v depojih dokumentarno in arhivsko gradivo samo v fizični obliki. S sprejetjem Zakona o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (Ur. l. RS, št. 57/2000) ter Uredbe o pisarniškem poslovanju in o dolžnostih upravnih organov do dokumentarnega gradiva (Uradni list RS, št. 91/2001) pa sta se tudi na upravnih enotah v Republiki Sloveniji začela postopno uvajanje in uporaba informacijske tehnologije na področju upravnega poslovanja, s tem pa so začele tudi nastajati nove oblike zapisov in hrambe le-teh v informacijskih sistemih za upravljanje z dokumenti. Na podlagi opravljene analize stanja upravnega poslovanja na upravnih enotah v Celju, Krškem, Brežicah in Šentjurju pri Celju bo avtorica v prispevku predstavila, kdaj se je poleg hrambe fizičnih oblik zapisov začelo hraniti v stalni zbirki dokumentarnega gradiva tudi digitizirano ali izvorno digitalno gradivo in v katerih oblikah zapisov je le-to shranjeno. V stalni zbirki se gradivo hrani do izteka rokov hrambe ali do izročitve arhivskega gradiva pristojnemu arhivu.

27.11.2025