363 Letnik 42 (2019), št. 2 O DEL U ARHIV O V IN ZBOR O V ANJIH ON THE A CTIVITIES OF THE AR CHIVES AND THE C ONFERENCES Izmenjava izkušenj in dobrih praks na področju arhivske zunanje službe – delovni obisk Arhiva Republike Slovenije v osrednjem državnem arhivu Češke republike v Pragi Sporazum o sodelovanju na področju arhivistike Na podlagi Sporazuma o sodelovanju na področju arhivistike med Ar hi v om R epublik e Slo v enije in sek cijo ar hi v sk e upr a v e Ministrstv a za notr anje zade v e Češk e r epublik e, ki je bil podpisan v letu 1995, pot ek a obojestr ansk a izmenja v a ar hi v skih str ok o vnjak o v , delo vnih izk ušenj, str ok o vne lit er atur e in obja v ljenih znanstv enoinf ormati vnih pripomočk o v . Gr e pr ed v sem za izmenja v o str ok o vnih izk ušenj v zv ezi z or g anizacijo in delom v ar hi vih, izk ušenj na podr očju str ok o v - ne obdela v e ar hi v sk eg a gr adi v a, k onserv acije in r esta vr acije ar hi v sk eg a gr adi v a t er inf ormatiz acije. P odpisn ik a spor azuma sta se tudi za v ezala, da bosta or g a - nizir ala izmenja v o v obsegu do 28 dni letno, pod pogojema, da str an, ki pošilja ar hi v sk e str ok o vnjak e, krije potne str ošk e, gostit elj pa krije str ošk e bi v anja. Iz - menja v a t eče int enzi vno že vrst o let za r azlična podr očja, od e videntir anja, k on - serv acije in r esta vr acije ar hi v sk eg a gr adi v a do hr ambe filmsk eg a ar hi v a. Osrednji državni arhiv Češke republike v Pragi (arhiv avtorjev). 364 O delu arhivov in zborovanjih || On the Activities of the Archives and the Conferences V mese cu mar cu 2019 smo prvič izv edli izmenja v o na podr očju dela z ustv arjalci ar hi v sk eg a gr adi v a in hr ambe elektr onsk eg a ar hi v sk eg a gr adi v a. Iz - menja v e smo se udeležili štirje sodela v ci Sekt orja za v arstv o ar hi v sk eg a gr adi v a upr a v e po letu 1945 in sode la v ec Sekt orja za elektr onsk e ar hi v e in r ačunalnišk o podpor o. V osr ednjem drža vnem ar hi vu Češk e r epublik e v Pr agi so nam pripr a - vili tridne vni delo vni pr ogr am, ki je bil oblik o v an na podlagi vnapr ej posr edo - v anih vpr ašanj, ki so pokri v ala podr očja ar hi v sk e zak onodaje, or g anizir anosti ar hi v sk e službe, sodelo v anja z ustv arjalci, popiso v anja , pr e vzemanja in hr am - be ar hi v sk eg a gr adi v a t er dost opanja do ar hi v sk eg a gr adi v a. Prvi dan so nam v obliki pr eda v anj in pr ojek cij pr edsta vili ar hi v sk o zak onodajo, delo z ustv arjal - ci ar hi v sk eg a gr adi v a pr ek zunanje službe, odbir anje in popiso v anje t er način delo v anja e-upr a v e Češk e r epublik e. Drugi dan smo si pog ledali inf ormacijsk e r ešitv e, ki jih upor abljajo za pr e vzemanje elektr onsk eg a ar hi v sk eg a gr adi v a in oblik o v anje spr ejemnih inf ormacijskih pak et o v , obenem so gostit elji opozorili na pr oblematik o, s k at er o se sr ečujejo. T r etji in obenem zadnji dan je bil name - njen og ledu pr aktičnih primer o v dela z ustv arjalci. V ta namen smo obisk ali Mi - nistrstv o za pr a v osodje Češk e r epublik e in Za v od za v arstv o k ulturne dediščine mesta Pr ag a. Izmenjava arhivskih strokovnjakov na področju zunanje službe Češki državni arhiv je urad državne uprave in tudi osrednji državni arhiv, ki ga neposredno nadzira Ministrstvo za notranje zadeve Češke republike. Sedež nacionalnega arhiva je v Pragi. Delo v anje češk eg a drža vneg a ar hi v a ur ejajo pr a vni pr edpisi s podr očja ar hi vir anja in drugi pr edpisi, ki se nanašajo na deja vnost drža vneg a ar hi v a. T emeljni, kr o vni ar hi v ski zak on je iz leta 2004 (A ct on ar chi ving and r ecor ds management , A ct . No. 499/ 2004 Coll. (2017). Zak on ima 103 člene in ur eja od - bir anje, r egistr acijo, klasifik acijo, v arstv o ar hi v sk eg a gr adi v a, pr a vice in dolžno - sti lastnik o v ar hi v sk eg a gr adi v a, upor abo ar hi v sk eg a gr adi v a, obdela v o osebnih podatk o v za ar hi v sk e namene, sist em ar hi v o v , pr a vice in ob v eznosti ustano vit e - lje v ar hi v o v , v odenje e viden c in k azensk e določbe. P oleg zak ona se na deja vnost drža vneg a ar hi v a nanašajo tudi: R egulation t o pr o vide A ct on ar chi ving and r e - cor d managem ent (645/20 04 Coll. (2012), R egulation on r ecor d management (259/2012 Coll (2014), Official Journal of Ministry of int erior 57/2017 – Nati - onal standar d f or electr onic r ecor d management s y st em, Offical Journal of Mi - nistry of int erior 65/2012 – Model guidelines of digital ar chi v e management in drugi pr edpisi. Drža vni ar hi v ima 160 zaposlenih, ki so stacionir ani v 11 oddelkih in di - r ekt or atu ar hi v a: • Oddele k pr ed let om 1949; • Oddele k za samoupr a v o in drža vno upr a v o od 18 49 do 1918; • Oddele k za dr ža vno upr a v o od 1918 do 1945; • Oddele k za dr ža vno upr a v o od 1945 do 1992; • Oddele k za pr edar hi v sk o oskr bo, gr adi v o upr a v e po letu 1992 in elek - tr onsk e dok ument e; • Oddele k za or g ane izv en drž a vne upr a v e in ar hi v sk e zbir k e; • Oddele k za r azisk o v al ne st oritv e in upor abo zapiso v; • Oddele k za f ot o-, f ono- in ki nodok ument e in odno se z ja vnostmi; • Oddele k za ohr anjanje zapiso v; • Ek onomsk oupr a vni oddelek; • Dir ekt or at (se sta v ljajo g a k adr o v ski uslužbenci, od v etnik, notr anji r e vizor in pomočnik). Glede na namen obisk a smo se osr edot očili na oddelek za gr adi v o upr a - v e po letu 1992 in elektr onsk e dok ument e. V oddelk u je 31 zaposlenih, med 365 Letnik 42 (2019), št. 2 njimi 15 ar hi vist o v , ki skr bijo za ustv arjalce ar hi v sk eg a gr adi v a. K er ar hi visti nimajo določeneg a znanja s podr očja IT so med njimi tudi ar hi visti met odiki, ki imajo poleg klasičneg a ar hi vističneg a znanja tudi znanja s podr očja upr a v ljanja e-gr adi v a. Naloge met odik o v so pos v et o v anja na podr očju IT , pripr a v a pr edlo - go v in mnenj v zv ezi z e-gr adi v om t er k oor dinacija dela med ar hi visti, met odi - ki in ustv arjalci. Z ustv arjalcem ar hi v sk eg a gr adi v a, ki pripr a v lja e-gr adi v o za pr edajo, sode lujeta hkr ati ar hi vist in met odik. S sk upnimi močmi prispe v ata k uspešnemu pr e vzemu e-ar hi v sk eg a gr adi v a. V sak ar hi vist skr bi za 10 do 30 ustv arjalce v . Slednje je od vis no od v elik osti ustv arjalca, npr . za ministrstv a sta v po vpr ečju zadolžena po d v a ar hi vista. Ustv arjalci, pri k at erih nastaja ar hi v sk o gr adi v o, so na v edeni v Zak onu o ar hi vir anju in pisarnišk em poslo v anju (A ct on ar chi ving and r ecor ds manage - ment , Section 3 (1), A ct . No . 499/2004 Coll. (2017 ) . Gr adi v o tistih ustv arjalce v , ki delujejo na r a vni celotne drža v e, pr e vzema Češki drža vni ar hi v . Ob nejasni prist ojnosti odloči Ministrstv o za notr anje zade v e. Pri v ečini ustv arjalce v ar hi v - sk eg a gr adi v a še v edno pr e v laduje gr adi v o v fizični (papirni) obliki. Sodelo v anje z ustv arjalci pot ek a na r azličnih ni v ojih. Med njimi bi na prv em mestu v eljalo opozoriti na post opek vr ednot enja dok umentarneg a gr a - di v a. Izbor ar hi v sk eg a gr adi v a lahk o pot ek a znotr aj ali zunaj (v elja pr ed v sem za pr a vne osebe zasebneg a pr a v a in dar o v ano ar hi v sk o gr adi v o) v alorizacijsk eg a post opk a. Ustv arjalec ar hi v sk eg a gr adi v a ( ja vnopr a vna oseba) mor a prist ojne - mu ar hi vu poslati pr edlog za vr ednot enja dok umentarneg a gr adi v a, ki nastaja pri njenem poslo v anju. V pr edlogu je zajet o gr adi v o, ki so mu v skladu s podr oč - no zak onodajo r oki hr ambe že pot ekli in ni v eč potr ebno za t ek oče poslo v anje ustv arjalca. Prist ojni ar hi vist pr eg leda pr edlog. Na podlagi t eg a ar hi v izda t . i. »pr ot ok ol o odbir anju«, s k at erim določi seznam ar hi v sk eg a gr adi v a in seznam gr adi v a za izločit e v . Obisk Zavoda za kulturno dediščino mesta Prage (arhiv avtorjev). 366 O delu arhivov in zborovanjih || On the Activities of the Archives and the Conferences Ob pr enehanju ja vnopr a vne osebe se mor ajo zade v e, nastale pri njenem poslo v anju, ustr ezno ločiti. Načrt loče v anja zade v se v odobrit e v pošlje prist oj - nemu ar hi vu. Če naslednik ja vnopr a vne osebe ni znan, mor a omenjeni načrt v ar hi v poslati likvidacijski upr a vit elj ali ustano vit elj ja vnopr a vne osebe. R ešene zade v e, k at erih r oki hr ambe so že pot ekli, se v ključijo v post opek vr ednot enja dok umentarneg a gr adi v a. R ešene zade v e, k at erih r oki hr ambe še niso pot ekli, pa se mor ajo do izt ek a r ok o v hr aniti pri naslednik u ja vnopr a vne osebe ozir o - ma ustano vit elju. Naslednik ja vnopr a vne osebe mor a pr e vzeti ner ešene zade v e. Ustv arjalec ali imetnik ar hi v sk eg a gr adi v a ima pr a vico do br ezplačnih inf orma - cij in s v et o v anja g lede v arstv a ar hi v sk eg a gr adi v a. Češ ki državni arhiv podaja smernice in s v etuje g lede v arstv a dok umentarneg a in ar hi v sk eg a gr adi v a v di - gitalni obliki t er digitalizacije ar hi v sk eg a gr adi v a v ana logni obliki. Izdaja tudi za v ezujoča mnenja o v log ah ja vnopr a vnih oseb za izdaj o do v oljenja za shr anje - v anje ar hi v sk eg a gr adi v a v digitalni obliki. Ar hi vi opr a v ljajo inšpek cijski nadzor nad celotnim pisarniškim poslo v an - jem. Delo inšpek cij podr obneje določa Zak on o inšpek cijsk em nadzoru iz leta 2012 (A ct on inspection (Inspection Code), A ct No. 255/2012 Coll.). Ar hi v ski zak on določa g lobe za kršitv e pisarnišk eg a poslo v anja. S v et o v anje ja vnopr a vnim osebam v zv ezi s pisarniš kim poslo v anjem pr edsta v lja g la vno nalogo ar hi vist o v , ki opr a v ljajo zunanjo službo. Z na v edenim se na splošno zagota v lja v ečja ur ejenost dok umentarneg a in ar hi v sk eg a gr adi v a. Dolžnosti ustv arjalce v ar hi v sk eg a gr adi v a do prist ojneg a ar hi v a so v ezane na izpolnje v anje določb o pisarnišk em poslo v anju in izr očanju ar hi v sk eg a gr adi v a. T e se v prime rja vi med pr a vnimi osebami zasebneg a pr a v a (t er fizičnimi ose - bami) in ja vnopr a vnimi ose bami nanašajo zlasti na slednje. Ja vnopr a vne osebe mor ajo upor abljati inf ormacijsk e sist eme za upr a v ljan je dok ument o v (ISUD), pr a vne osebe zasebneg a pr a v a pa lahk o upor abljajo vpisnik e v fizični obliki. P odr očje ISUD ur eja Nacionalni standar d za elektr onsk e dok umentne sist eme ( National standar d f or electr onic r ecor d management s y st ems, Official Journal of Ministry of int erior 57/2017). Izmenjava strokovnih izkušenj med slovenskimi in češkimi arhivisti (arhiv avtorjev). 367 Letnik 42 (2019), št. 2 Izobr aže v anja za ustv arjalce ar hi v sk eg a gr adi v a se prir ejajo na podlagi po vpr aše v anj ustv arjalce v . Gla vni t emi sta odbir anje in izr očanje ar hi v sk eg a gr adi v a t er izločanje dok umentarneg a gr adi v a, ki so mu pot ekli r oki hr ambe. Študijski program arhivistik a na Češkem poteka na več univerzah. Vanj so vklju čeni tu di predmeti, ki se nanašajo na ar hi v sk o gr adi v o v elektr onski ob - liki, pog la vitna pozornost je še v edno namenjena pr edm et om paleogr afija, ma - t erialno v arstv o ipd. Za popiso v anje ar hi v sk eg a gr adi v a upor abljajo standar d E AD (Encoded Ar chi v al Description). Za zajemanje normati vnih v sebin upor abljajo splošna pr a vila iz leta 2015 (Basic rules f or ar chi v al description 2nd edition (2015). Na v odila in pr a vila za popiso v anje je ustv arila str ok o vna sk upina Ministrstv a za notr anje zade v e na podlagi E AD . K er imajo v eč r azličnih sist emo v za popiso v a - nje in posledič no v eč r azličnih f ormat o v , pripr a v ljajo no v standar d za popiso v a - nje ar hi v sk eg a gr adi v a. K o spr ejmejo no v a pr a vila, jih implementir ajo v pr ak so z no vimi met odami, ki jih upor abljajo za ar hi v sk e f onde in zbir k e. Ar hi vist , ki je izv edel v alorizacijo gr adi v a pri ustv arjalcu, običajno nat o tudi popiše gr adi v o v ar hi vu. Dost op do popiso v pot ek a pr ek portala http://badat elna.eu/ , kjer je mo - žno isk anje, og led sk enogr amo v t er nar očanje gr adi v a v k ošarico. V bazi podat - k o v se lahk o išče po v seh f ondih in zbir k ah čeških ar hi v o v . Za v sak f ond so na - v edeni ime f onda, ime ar hi v a, v k at er em se gr adi v o hr ani, kr aj izv or a gr adi v a, časo vni obseg, k oličina gr adi v a, ur ejenost , dost opnost , ime ustv arjalca gr adi v a, kr atk a v sebina in pripomočki za upor abo. T r enutno upor abljajo stari sist em iz leta 200 0. Ministrstv o za notr anje zade v e, v k at er eg a se sta vi je Ar hi v , bo pripr a - vilo no v modul za ar hi v ski portal, ki bo omogočal tudi dost op do gr adi v a. R egi - onalni ar hi vi bodo imeli s v ojo hr ambo digitalizat o v , enak o v elja tudi za spletne r azsta v e. V Češk em drža vnem ar hi vu bo enotno hr anjeno samo izv orno ar hi - v sk o digitalno gr adi v o. No vi portal (P ortal2) bo omogo čal dost op do r azličnih ar hi v skih sist emo v . T r enutno že delujejo moduli opis, v alorizacija, zajem. Na Češk em je r azisk o v alcem dost opno v se gr adi v o, ki je star ejše od 30 let , izjema je le določeno ar hi v sk o gr adi v o, ki v sebuje osebne podatk e še ži v eče ose - be. Do njih se lahk o dost opa le na podlagi pisneg a sog la sja t e osebe. Ar hi v pisno ob v esti dotično osebo, iz ar hi v sk eg a gr adi v a, o v logi za dost op do inf ormacij iz gr adi v a. Če je tr eba ob v estiti v saj 30 oseb, se inf ormacija obja vi na ur adni og las - ni deski prist ojneg a ar hi v a. Prit ožba se lahk o v loži v 30 dneh, pri t em pa je tr eba določiti osebne podatk e, ki se jih ne sme r azkriti. Če prit ožbe ni, se šteje , da je oseba pri v olila. Dost op do občutlji vih osebnih podatk o v je možen le na podlagi pisneg a sog lasja. Ustv arjalc i ar hi v sk eg a gr adi v a lahk o br ez omejit e v dost opajo do gr adi v a, ki so g a že pr edali ar hi vu. Omejen dost op je tudi do statističnih po - datk o v , ki so bili pridobljeni z demogr af skimi in statističnimi r azisk o v anji, in če ti v sebujejo osebne podatk e. Ar hi v na zaht e v o str ank e v r azumnem času pripr a - vi t o gr adi v o za upor abo ta k o, da se osebni podatki anonimizir ajo. V pripr a vi je no v standar d za popiso v anje ar hi v sk eg a gr adi v a, ki bo omogočil samodejno anonimizacijo. V češki ja vnosti obstaja v elik a zaskr bljenost g lede hr anjenja k a - kršnih k oli osebnih podatk o v . Od leta 2014 na Češk em deluje Drža vni digitalni ar hi v . Pri gr adnji e-ar hi - v a so imeli zelo slabe izk ušnje z v elikimi ponudniki, ki so se medsebojno one - mogočali in so zadrže v ali izv edbe. Zat o so se odločili za odprt ok odno r ešit e v Ar chi v ematica ( https://www .ar chi v ematica.or g/en ). Gr e za sist em, ki po v e - zuje r azlična (znana) or odj a. Delo z elektr onskim gr adi v om je opr edeljeno v nacionalnem elektr onsk em standar du (National standar d f or electr onic filing s y st ems, 2017 ). P ak et e SIP pr e vzemajo pr ek portala ( http://portal.nasr .cz ). Pri pr e vzemu gr adi v a najpr ej pr ejmejo t estni SIP , g a a vt omatsk o pr eg ledajo in v a - lorizir ajo t er pošljejo izr očit elju nadaljnja na v odila za dok ončni SIP . Zdaj imajo za t o de lo usposobljenih že 300 ar hi vist o v . Mimogr ede, na tak način so dobili v pr eg led že čez 700.000 pak et o v SIP . 368 O delu arhivov in zborovanjih || On the Activities of the Archives and the Conferences Dost op do e-gr adi v a še ne deluje (k ot on-line dost op), v endar g a načrtu - jejo do k onca 2019. Za ar hi vir anje spletnih str ani upor abljajo f ormat W AR C in or odje za žet e v Heritrix. P ortal je dost open na naslo vu https://www .w ebar chi v . cz/en/ , gr adi v o pa zbir ajo že od leta 2001! Ob v laduje g a njiho v a centr alna knji - žnica, ki z ustv arjalci podpiše ustr ezne pogodbe. Gr adi v o iz r azličnih dok umentnih sist emo v pr e vzemajo k ot pak et e SIARD2. K ot zanimi v ost smo izv edeli, da upor abljajo š vicarsk o or odje SIARD Suit e in ne E- ARK DBPTK. Načeloma naj bi bili or odji medsebojno zamenlji vi, v endar pa » ni enak o «. Sprejem na Ministrstvu za pravosodje Češke republike (arhiv avtorjev). Sprejem na Ministrstvu za pravosodje Češke republike (arhiv avtorjev). 369 Letnik 42 (2019), št. 2 Na k oncu smo jim pr edsta vili še s v oj prist op v ar hi vir anju podatk o vnih zbir k. T ema jih zelo zanima, saj r ešujemo podobne pr obleme. Je pa je dinami - k a pr e vzemanja pri njih v ečja, saj na tak način pr e vzemajo gr adi v o iz r azličnih ISUD . Zat o sta si slaba d v a meseca pozneje med obisk om K onf er ence o ohr an - janju pr ost orskih podatk o v v Ljubljani češk a udeleženca v Ar hi vu R S og ledala or odje za prik az dbDIPview . Pridobljene izkušnje in ugotovitve Obisk osr ednjeg a drža vneg a ar hi v a Češk e r epublik e v Pr agi nas je na v du - šil in nam obenem nasta vil og ledalo, še posebej na podr očju pr e vzemanja e-ar - hi v sk eg a gr adi v a. Ni zanemar lji v podat ek, da so pr e vzeli že čez 700.000 pak et o v SIP! V sek ak or se sr ečujejo s št e vilnimi t eža v ami, v endar r ešitv e iščejo na pod - lagi k onkr etnih izk ušenj pr e vzemanja e-ar hi v sk eg a gr adi v a. Izk ušnje pa jim na - r ek ujejo, da so v isk anju odgo v or o v in dobrih pr ak s zelo pr oakti vni. V ta namen se zg ledujejo po nemških sosedih in švicarskih modelih, veliko zanimanja pa so pok azali za slo v ensk o pr ak so na podr očju pr e vzemanja podatk o vnih zbir k in nudenja dost opa z or odjem dbDIPview . Plodno sodelo v anje kljub zaključenemu obisk u še v ed no pot ek a in v zimskih mesecih se v Pr ago pono vno odpr a v ljata d v a sodela v ca Sekt orja za elektr onsk e ar hi v e in r ačunalnišk o podpor o. Alenk a Starman Alič Maja P o v alej Jasmina K ogo v šek Boris Domajnk o Jernej Križaj Mednarodna znanstvena konferenca Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci, 3.–5. april 2019 Mednar odna znanstv ena k onf er enca Tehnični in vsebinski problemi klasič- nega in elektronskega arhiviranja se je tudi v letu 2019 od vijala v Hot elu R adin v R adencih. Mednar odna k onf er enca v sak o let o združuje str ok o vnjak e s podr očja ar hi vistik e, dok umentalistik e, upr a v ljanja gr adi v a in v se, ki se tak o ali drug ače ukv arjajo z ar hi vistik o in upr a v ljanjem dok umentarneg a in ar hi v sk eg a gr adi v a in želijo slediti no v ostim na t em znanstv enem in str ok o vnem podr očju. K onf e - r enca prinaša no v osti na podr očju t eor etičnih osno v ar hi v sk e znanosti in do - k umentalistik e, str ok o vnih post opk o v , r azisk o v anja, standar do v , smernic, dobr e pr ak se, pr ojekt o v in pr ogr amo v . V tr eh dneh so se pr edsta vili str ok o vnjaki in znanstv eniki iz št e vilnih drža v (Slo v enije, Hrv ašk e, Bosne in Her cego vine, Sr - bije, Mak edon ije, R omunije, P oljsk e, K oso v a in Združen ih drža v Amerik e), ki so prispe v ali tudi člank e za obja v o v zbornik u k onf er ence. Mednar odna k onf er en - ca je pot ek ala med 3. in 5. 4. 2019. V u v od nem de lu k onf er ence so prisotne pozdr a vili dir ekt or P okr ajinsk e - g a ar hi v a Maribor Iv an F r as, dir ekt orica hot elo v Zdr a vilišča R adenci V esna Ma - učec in pr edst a vnik gener al neg a pokr o vit elja k onf er ence, podjetja Mikr ogr afija d. o. o., Boštjan Gaber c. V letu 2019 je bila g la vna pozornost namenjena t emam s podr očja zbir a - nja, obdela v e in v ar o v anja osebnih in drugih občutlji vih podatk o v pri ustv arjal - cih in v ar hi vih. Prvi dan k onf er ence se je začel s pr eda v anjem mag. Matjaža Dr e v a, dr -