ARHIVI XXII vm_Članki in razprave _ _	_ _73
UDK 930.251 01(497,4}
Arhivsko gradivo in n egovi ustvarjalci
JANE7KOPAČ
A. Uvod
Vsaka arhivska iisti»nova mora vloži1 i kar največ strokovnega truda v pridobivanje kakovostnega arh vskega gradiva K takemu ravnanji J(> poleg kroničnega p o manj Lan. a skladiščil' ti Prostorov silijo številne pomembne naloge, ki '■'mogočajo normalno poslovanje države pa ttidi dcj.itvo, da s: arhiv ie s kakovostnim arhivskim gradivom, ki ga vunijc in posreduje v raziskave, ust*.arj;[ svoj dru/beni pomen
Slovenska arhivisOku ima kakovostno izdelano teorijo valorizacije ustvarjalcev dokumentarnega in arhivskega gradiva ter teorijo valorizacije arhivskega gradiva.1 Klinb temu pa sc 'Uoramo v arhivih ves čas zavedali, da s svojimi strokovnimi odločitvami določamo sedanje, zlasti P» prihodnje zgodovinske raziskave. Področja Znanstvenega proučevanja preteklosti ,->c skozi čas spreminjajo. Bila so obdobja, v katerih so sc Zgodovinarji posvečali velikim družbenim spremembam, pa (udi obdobja, v katerih je bilo L^rcti če vanje bolj usmerjeno k vsakdanjemu življenju, kar je zahtevalo drugačne vrste zgodovinskih virov. Tr('.:ti smemo, da ni strokovnjaka na svctu. ki bi znal in upal napovedati, katera bodo Področja proučevanja zgodovinske znanosti čez n več let yi na lajiaein determinirati vsebine arhivskega grudiva Če pa sc v arhivistiki odlo-J-irjio; da so nekateri ustvarjalci nepomembni, bodisi z,« kraj, v katerem delujejo, hodi li širše. Poleni gradiva o njih v arhivu ne bo,- ustvarjalci pa izgubljeni za prihodnja proučevanja, pa čeprav Jr tulažfmo, da sc bo pesredro gradivo o r.jih niulo kje drugje. Enako je tudi z dokumenti ali Sipinam' dokumentov, za kalere sc v arhivski valorizaciji odločimo, da nimajo značaja kultur-ll^ga spomenika. To ne pomeni, naj pnd pre-"ZeniiaijCm arhivskega gradiva v arhiv ne valoriziramo ustvarjalcev in njihovega gradiva, '"■pik da moramo bili pri teh obentljiv:h opravi lil, zelo previdni in natančni. Nikakor n do-pu.stno sprejemati prehitrih odločitev, k; bi jih c"pnričevah s liorizontaino in vertikalno prepletenostjo neposrednili in po;rcdnib dokumentov, C hi sc laka prepletenost pojavila, pa ta otežuje Proučevanje, v takih primeril; povezano z obisk.
Vladimir'žuincr: Valorivaoja dokumentarnega gradiva /a dovinn, /nanml 111 ffljttflil Ljubljana 1995, sc/n.mi literatuii: jt naveden v opimiMi; Marija Kns Teorija in praksa vred-niHtnja doktulKnlamcga graili« s podpičja jtospodarstvp, Ajliivl glasilu atStsKtgn društva Slovenije, lein.K .i X Ljubljani 1997, str ijl-Kil.
ra/.ličnih arhivskiii ustanov Slasti lokalno zgodovinopisje si tega nc želi.
Velika nevarnost prehitrih in zalo lahko ludi slabo premišljenih valorizaeijjkili opredelitev do ustvarjalcev in njihovega arhivskega gradiva je tudi tedaj, kadar se srečujemo s preveliko količino informacij. V takih primerih se kaj radi zanašamo, da se bo gradijo o dejavnosti tega ali onega ustvarjalca že nekje oluanilo, vendar pa se pogosto nc ohrani nikjer. To do neke mere dokazuje ohranjenost arhivskega gradiva o večletnem delovanju samoupravn-h mleicsnih sknpnosti, zlasi. tLuh, k go skrbele za gospo darsku dejavnosti.
B, Valorizacij n ustvurjulccv arhivskega grntliv»
Kijuh krilerijem za valorizacijo ustvarjalcev arhivskega gradiva2 in izkušnjam iz osemdesetih ;el, se stvarne in geografsko pristojna arhivska ustanova srečuje s protislovjem v določilih X.. 9. in i4, člena zakona o arhivskem gradivu in arhi rili.Prva dva člena določata pristojnosti Arhiva Republike Slovenije in regionalnih slovenskih arhivov ler moiebi.nih arhivov lokalnih sknpnosu. Po določilih prvega odstavka S. člena 'Arhiv l?;piiblike Slovenije varuje javno urin vsko grudivo državnih organov, i/vajalrev javnih pooblastil oziroma javnih služb, ki jih zagotavlja država. Banke Slovenije ler državnih in javnih skladov, agencij in drugih pravnih oseb. ki j;h tisianovi država oziroma, ki delujejo za območje eclolne države." .Skoraj enako se glasi prvi odstavek 9. člena - la opredeljuje javno arhivsko gradivo, ki ga morajo varovati slovenski regionalni arhivi na območjih njihovega geografskega delovanja. Podano je Še, da regionaha ariiivi varujejo tudi arhivsko gradivo "organizacijskih enol državnih organov", kar pomeni pristojnost za varovanje arhivskega gradiva eenlraP/oano organiziranih državni n organov, ki * svojimi službami in organi delujejo na območjih regionalnih arhivov. Take službe in organe imatjo n. pr. davčna uprava in inšpekcije. Razumi|r o je,j da 9. člen ne vsebuje določila o viVro vanju arhivskega gradiva Banke Slovenije, Posplošeno <i. in 9. člen določala, da so arhivske ustan -ve v Uepnbliki Sloveniji pristojne za va rova nje arhivskega gradiva juvnnpnivmli oseh
Viailmiirtumer: ti d.. Mi. 102-107. -1 ZaLim o arhivske ni gradivu in arhivih. Ur. I. RS, št 2(1-
I Ml)/1,1? popi a vek Ur. 1. RS. št. .12/97.
74
Članki m razprave
A Ril IVI XXII 1999
Valorizacija ustvarjalcev v tem primeru pomeni, da so valorizirane vse javnopravne osebe v Slo-'Enijij zato jc odveč 14. elen zakona, ki povzroča le zmedo in nejasnosti, Gbde na določila 8. in 9. člena ic povsem nepotrebno, da "minister izda seznam pnivnih «seb ter njihovih organizacijskih enot, /.a katere so pristojni Arhiv Rcpublfkc Slovenije, posamezn' rcgionaln. nrbi . i in arhivi lokalnih skupnosti, kadar so ti usta-iBvlicni.j Določilo 14, člena b: bilo skladno z. K in ll členom le v primeru, če pojem "pravna oseba", ki je uporabljen v tem členu, zajemal tudi n. pr, delniške uru/.be, družbe z omejeno odgovornostjo in podobne lastniške asociacije ter nstanovc in društva, ki jih področna zakonodaja označuji kot "pravne osebe zasebnega prava".4 To bi pomenilo poseganje v določanje ustvarjalec" zasebnega arhivskega gradiva. Varovanje in nastanek zasebnega arhivskega gradiva pa zakon ureja na drugačen način, kakor varovanje lavnega arhivskega gradiva, zato nc more biti drugače, kot ua izraz, "pravne osebe" v omc njenem členu označuje samo javnopravne osebe.
Kljub opisanemu neskladju menim, da bi v praksi moralo bili izpolnjeno določilo 14 člena. IJslvarjalecv s podrtim javnopravnega delovnima jc toliko, da nad njimi skoraj ni pregleda, zato bi izpolnitev 14. člena, s katerim bi seznam določal vse ustvarjalce, pn katerih naslaja javno arhivsko gradivo, nrbivom omogočil picglcdnost, .'.islema-liko nad ustvarjal ;i In povezave za nazaj (n pr. pri Solati itd.) Sprotno izpolnjevanje določila !4. člena pa bi pomenilo tndi redno obvcščanic arhivov z razpušcenimi m nove nastalimi ustvarjalci (n. pr. ob upraviih reformah, uprav nih spremembah, razpustitvah m ustanovitvah skladov, usianov, šol itd.), k ir ni b:lo zelo dobro Ni čudno, da Vladimir Žumer men da jc določilo 14 člena iluzorno in nerealno, saj seznam vseh javnopravnih oseb v Slovemii "J z velikimi težavami vodi le Urad Vlade RS za statistiko v tako imenovanem registru organizacij ,.". Ni pa dovoij natančna nji gova formulacij;"., naj bi arhivi ",. po pravilniku o odbiranju in izročanji! javnega arhivskega grad;va vod n le seznam ... s pripatlajočo predpisano dokumentacijo ... tistih izbranih (pomembnejših) javnopravnih oseb, od katerih so ah bodo dejansko prevzemali arhivsko gradivo...". Ro mojem mnenjn je kiilerij pomembnosu ustvarjalca zelo relativen, preveč splošen in subjektiven, da bi ga imeli za edinega pri valorizacij javnopravnih oseb. Ti rez valorizacije pa tudi ni mogoče določiti javnopravnih oseb, cxl katerih bo arhiv prevzemal arhivsko gradivo, sol jc zapihano v drugem debi stavka. Kljub Žiimrovcm inntjii,
daje izvedba 14 člena on strogem npostevainju določila h', in 9. člena zakola nerealna, jc nujne, da minister za kulturo izcia valoriziran seznam javnopravnih oseb, od katerih bodo arbivi pre vzemali arhivsko gradivo, sicer bosta neskiadje med arhivi in zmeda pri valorizaciji ustvarjalcev popolna
Za pridobi «uije kakovostnega arhivskega gradiva od ustvarjalcev jc poleg zahteve, da mora za dokumentarno gradivo javnopravne ose bc skrbeli oseba z dokončano srednjo izobrazbo^ zelo pomembno določilo drugega odstavka 21 člena arhivskega zakona, le da bi ga morali arbivi bolj uporabljali. 7™ihtcva, da morajo jav nopravne osebe za izvajanje nalog pridobivanja arb.vskega gradiva ". določili enega od delavcev na vodilnem položaju, ki jc odgovoren za izvajanje leh obveznosti" med drugim pomeni tud\ da mora imenovani vodilni delavec poskrbeli, da ima javnopravna oseba primerne pogoje za vzpostavitev kakovostne zbirke doku mentarnega gradiva (nsklajcno z določili materialnega varstva gradiva), da ima delavec, ki skrbi za dokMmcntarno gradivo, primerne delovne razmere (ne najslabšo klet ali prostor na podstreh., da prostor, kjer se hrani stalna zbirka dokumentarnega gradiva, ne postane ropctarmca, kar se često dogaja, itd.), in da delavcu, ki dcia z dokumentarno! gradivom, organizacijsko poma ga pri vzpostavitvi sistema urejanja dokumentarnega gradiva (prevzame vodenje izdelave organizacijskega predpisa s shemo urcdhvc in roki hranjenja, ki jc dobra podlaga za izdeiavo pi.;nega na vod I ¿a za odbiranje arhivskega gradiva) in pri vzdržcvaiijn urejenosti tega gradiva To zlasti pomeni, da omogoči osebi, ki ima ua skrb' stalno zbrko dokumentarnega gradiva, da v pri neriT., k<^ prevzema dokumentarno gradivo iz tekoče zbirke in je neurejeno, nc popisano 'n tehnično nezadovoljivo opremljeno, tla lo gradivo lahko zavrne, z zahtevo, da ga v tekoči zbirKi (v pisarnah) primerno pripravijo za nadaljnje hranjenje v sialni zbirki dokrmentai nega gradiva. Ta dejstva so zelo pomembna za sprotno delo v stalni zbirki (n. pr. dvigrnjc in vračanje spisov m s tem vzdrževanje urcicncsti gradiva, odgovornost za prevzeto gradivo itd.),
4 Zaknn ll ustannvali, u'. I. RS. ši. rtl-27SK/95, Zakon n dmšivih. Ur. 1. RS, nI. H\-2W)m
Vlailiuiir Ž.....lt Novi arhivski pod/ilkciaski akti, Zbnrnik
rcfl-ratnv /j 1H. Zli.....vanju Ailnvskcga (i [rušiva Slutcnije v
l*iistiijni, HiMiijna l(JW, sir, 75.
i. in 4. cKlslavck /akutvi n Arlnvskcin prelivu in arhivih, Ur. 1. RS, i]. 2(1-114(W7, I*avi1nik n sir« kovni aspcisohljcnosii de la vre v javnii]irtivnih cisoli, ki delajo / dokumentarnim ^ra clivoui. Ur. 1. RS, šl. W-2KI3My; Nckaieri usivarjalci si pomagajo mili i. osebami, ki rtiintijij predpisane i/obra/bc, kar jc seveda linije, kal da delaven, ki dcia z diikuiiicnlarniin gradivom nmiajn. Ilijavi pa se vprašanji., ali naj komisija ya ptcisklis slrakovuc iispc^sahljeniisti kandidala / ncpriiiicrnn i/cilna/tai 'v.Iktnni "rviiri.an sem da tu ne tii bila dohni rešili: v. ZhKii manjše javnopravne nsebc, n. pi. šale, pa .ipra-vila v stalni /liirki clnkunicnlarncga gradiva ki miihinir;ijn s tajniškimi, kar je seveda luili linije k.il nič. vendar izkušnje ka/cjii, il.l in ui ilnbr.l rešilev. saj liijnitc velika raje upravljajo dela v svnji pisarni knl v |irnslorili slatnii /blrkc- diikunicn-taine^a gladiva,
ARHIVI XXII EB
Članki in razprave
75
'dasti pa za izvedbo kakovostnega in tudi relativno b'irega odbiranja arhivskega iz dokumentarnega gradiva na podlagi pisnih navodil pristojnega arhiva. O leni. daje lo določilo novost v slovenski arhivski zakonodaji in da je zelo pomembno, se strinja tudi Vladimir Žumcr v žc omenjenem referatu na posvetovanju v Postojni.
Na .seminarjih za delavce, ki delajo z dokumentarnim gradivom, udclcžcnci kar pogosto opozarjajo, da bi bilo treba zgoraj opiianc zahteve pr.merno pojasnili n ihovim nadrejenim v cbliki funkcionalnega sprotnega izobraževana. Menim, da jc treba resno razmisliti o teli pobn-dal in tudi tako izboljšali kakovostno odbiranja arlrvskcga iz dokumentarnega grr.diva kol pripravo za prevzem arhivskega gradiva v pristojni arhiv.
1'ripruvii za odliininjc arhivskega trudiva 'Z dokumentni negii gradiv;)
Pravno podlago za pridobitev javnega arh.v-kega gradiva v pristojno arhivsko ustanovo 'el(,ča '24. člen zakona, postopek p/ipravc od-biranjf.. odbiranje in izročitev arhivskega gradiva P*t ie opredeljen v pravilniku o odbiranju ir 1 iročanju javnega arhivskega gradiva arl.ivu.7 H k ikovoslnejšeniu odbiranju arhivskega gradiva Pri nsivarjaleih pa svoj delež prfcpcva liitl■ -Zvcdba pravilnika o strokovni usposobljenosti delavcev javnopravnih oseb. ki delajo z doku mcmarium gradivom,*
a) Organizacijski predpis y hranjenju tu razvrščanju ilnkumciitunicga gradiva
Ni si mogoče zamisliti kakovostnega odbi-riinia arhivskega iz dokumenlarncga gradi vu brez "'Cjencga pisarniškega poslovanja, ki ga navadno konkn, izira organizacijski predpis o hranjenju in, razvrščanju dokumentarnega gradiv," jirvnoprav nc r.sebc. Na ta način nastane osnovna evidenca ° dokiinienlarncm gradivu, lc-lo pa mora jav "ppravna oseba po 4. členu pravilnika o odiranju in izročanju javnega arhivskega gradiva posredovati pristojni arhivsk, usianovi. Organi-zfleijsk. predpis, zlasti pa kiasilïkacuski načn odlaganja dokumentarnega gradiva kot njegov sestavni del. mora gradivo spremljati vse od zaecika pn do konca, to jc od prihoda k Us,varjaleu oziroma nastanka, prek lekoče zbirk--, v'cs tiis njegovega hranjenja v stalni zhinkij do prevzema arhivskega gradiva v pristojni arhiv oziroma uničenja dokumentarnega gradiva, ki so (nii polekli roki hranjenja. Zato je temelj za ■zdelavo nisnega navodila, ki ga mora pripraviti Postojni arl.iv za odbiranje arhivskega gradiva.
1'nvilnik d inlbinniju in i/rnianjn jjvncj;:! iiihivskc^u ¿ir;-iliv:i 'irl.ivu, Ur. I. US, ï(. VJ-2KMWJ.
l'ravilnik il Mriikiiviii nspnbUcni)?* vecv, ki ilchju t, dn-«uScmipini i:r:nlivi)in. Ur. i K,S Si. fSJuflil
hkrati pa zagotavi[.i tudi izpolnitev temeljnega arhivisticnega načela prvotne ureditve v arhiv prevzetega gradiva.
Pisarniško poslovanje z vsebinskim načrtom razvrščanja dokumentarnega gradiva ima naj daljšo tradiciic na področju uprave. Želeti jc. da se predpisi o ravnanju z dokumentarnim gradivom ne bi preveč pogosto spreminjali, zlasti z zamenjam klasifikacijskih /nakov in prerazporedil vami klasifikacijskih sknpm za razvrščanje. kar se na žalost navadno dogaja po obsežnejših upravnih reformah. Hvalevredna jc zato 52. loeka navodila za izvajanje uredbe o pisarniškem poslovanju in o dolžnostih upravnih organov do dokumentarnega gradiva, k dovoljuje lake spremembe lc v najbolj nujnih primerih.9 Take spremembe naredijo vciiko nc všečnosti pri odbiranju arhivskega gradiva, zlasli kadar ga odbiramo za daljše obdobje ali ga skušamo povezati z vsebinskimi sklopi žc pre vzelega gradiva islega ustvarjalca fn.pr. uprav nega organa, občine ud.).
V Slavci-iji za celotno področje iavne uprave, za organe lokalne skupnosti in teoretično tudi za javne zavode in javna podjetja od konca lcla 1994 velja nova utrdbi: o pisarniškem poslovanju in doižnostih upravnih organov do dokumenlarncga gradiva, ki jo konkretizira navodilo o izvajanju uredbe o pisarniškem poslovanju in dolžnostih upravnih organov do dokumentarnega gradiva.11 V [Sj členu uredbe je določeno, da se cvidcnca dokumentarnega in arhivskega gradiva pri javnopravnih ustvarjalcih vodi po vsebinskem načelu, "...načrt klasifikacijskih znakov pa določi minister ali predstojr ik upravnega organa.. " 40 in 51. točka navodila za izvajanje uredbe ponujala tudi možiiosl, da upravni organi sami za svoje področje dela jzdelain svoje lastne, po drobne jšc načne "...klasifikacijskih znakov..." (46. loeka) oz. "...načrt signiraih /nakov..." (^1. točka) na podlagi akla o notranji organizaciji in sislcmizaeijc delovnih mest.
Na podlagi navedenih predpisov o pisarniškem poslovanin jc bilo doslej, kot jc meru znano, napravljenih nekai poskusov klasifi-kaciskdi znakov. Lcla 199^ jc bil pri M'n'slrstvu za notranje zadeve izdelan "osnutek z naslovom "Okvirni naerl klasilikr.ciiskih znakov", namenjen državm upravi v ccloti. Lcla 1t>97 pri so pri Vladni službi z;i lokalno samoupravo skr.puj z.
Glej llpl>llll)l) št. 11.
' Uilidba I) pisiimiskun pilsli>vunjn in rli1?nn\li upr.ivnili lir-gunnv il'> <ii>kiinicnL;imcj.';i gmdivii, U*. 1. RS, #1. 17 IWW4, |)i>pi nvuk si, X?-2yK7/'J-l.
" Niivi dihi d i 'v ujmi ju mirili», i> pis:inii sku ni pnstiiviinjii iil n dnl/niiiLih iipr.ivu ili nrgiii >v ■ I ■ ■ iliikiiiiit:iii;iriu:£;i {Hiiiliva, l1-
I. RS 41- l'j.f<Vy.S, Martin Lml>;ir: KiivJhuia 1. /¡ipisi Pis;ir niskii |)iisliiv;injc, Ljubljana IU'>7 ■ kiiniaitur k uredbi <1 ]iis;ir lir.kciii piAlnviiriiii ¡11 n;ivi)diln /a i/.vcilliii uredbe n |ii\ar-jfJiSein poslov» »ju in ilnl/ni^li upiuvniti nrpiliiv 1I11 dnkll*
BpgnrcB gRuTrSii.
H2
	Članki in ra/.prave
ARHIVI XXII 1999
Arhivom Republike -Slovenije in Mednarodnim institutom arhivskih znanosti pri Pok/ajinskeni arhivu Mai ibor pripravili besedilo, ki nosi naslov "Klasifikacijski načrt z roki hrame: i ¡a dokumentarnega gradiva lokalnih skupnosti". Na žalost mi ni znano, kako sla besedili zaživeli v vsakdanjem življenju. Na vsak način pa hi ju bilo treba na podlagi morebitnih pripomb nsivarjalccv dodela,: in formalizirati v Uradnem listu Rc publike Slovenije. K izdelavi predpisov o hranjen u dokumentarnega gradiva je na podlagi 51. točke uredbe o ;zvajaniu navodi.a o pisarniškem poslovanju pristopilo tudi še nekaj republiških upravnih organov in upravnih enot (npr Davčna uprava Rcpablikc Slovenije, upravni enoti Jesenice in Kranj).
Pregied omenjen i li osnutkov klasifikacijskih načrtov za shranjevanje dokumentarnega in arhivskega gradiva navaja na misel, da bi bilo treba nekatere vsebinske sklope (skupine) opredeliti tudi z. opisom kategorij gradiva, ki tako skupino seslavljajo Na ta način bi se izognili ''ileinam pn razvrščanju dokumentov v vse Mnske skupine, s katerimi se srečujejo tako v sprejemnih pisarnah, kot ludi delavci, k: majo na skr^i tekoče in stalne zbirke dokumentarnega gradiva. Olajšano ho tudi odbiranje arhivskega gradiva, saj pogosto ni potrebno kot arhivsko gradivo opredelili ali kot nepomembno /avreči cclc klasiHkacijskc skupine oziroma pod;.kupj ic. Raz.umlrvo pa je, da je konkretizacija po vrstah gradiva znotraj vsebinskih sklopov laže izvedljiva, pri klasifikacijskih načrtih posameznih npravnih organov in služb ter npr. upravnih Vrni Zlasli za upravne enote jc nujna potrebno, da pristojno ministrstvo zanje čim hilrejc izdela načrt shranjevanja spisov, ker se v nasprotne»? ne hc mogoče izognili zmedi pri pripravi navodil za odbiranje njihovega arhivskega gradiva in neenotnosti prevzetega odbranega gradiv*.
Čeprav uredba o pi: arni.>kcm poslovanju in o dolžnostih upravnih organov do dokumentarnega gradiva na podlagi Ircijcga odstavka 1. člena velja tudi za javne zavode in javna podjcia, pa lo področje javnega delovanja države močno pogreba organizacijske predpise za hranj ;nje n razvrščanje dokumentarnega in arhivskega gradiva. Izkušnji s seminarjev za delavec, ki delajo z dokumentarnim gradivom, n pr. s področja šolstva, kažejo, da si lake interno predpise želijo, saj področna zakonodaja določa le vrsto doknmcnlacijc in včasih še njihove roke hranjeni«. Zaradi pomembnosti šolske doku mcntaeijc bi sc Ministrstvo za šolstvo moralo potruditi in ym šole, od o.snovn.h do visokih, pripravili predpise o hranjenji! dokumentacije, skupaj s klasifikacijskim načnom za razvrščanje dokumentov Glede na to. da področni šolski predpisi, zlasti za osnovno šolstvo, kar dobro opredeljujejo strokovno dokumcnUiuj) (slabše je za srednje šolstvo, zelo slabo p." za v-soko), sem prepričan, da je izdelava organi Laeijskcga pred
Ris* za šolstvo mogoča in razmeroma hitro v.vedljiva. Nujno potrehno pa je dokumentacijo n, pr, .šol (vclia tudi za druge javne zavode) razdelili na upravno, finančno računovodsko in strokovno dokumentacijo. Prva dva sklop;; npre dcijnj^jo splošni predpisi, trelji sklop pa področna zakonodaja.
Najslabše je za organizac jske predpise skupai s klasifikacijskim' načini razvrščani;! dokumentarnega in arhivskega gradiva poskrbljeno pri javnih podjetjih. Menim pa, da bi bilo na icm področju mogoče naplaviti veliko več za ohra njenost in kakovostno odbiranje arhivskega gradiva, sai jc teh HBjetij v primerjavi s številom nokdanjil. delovnih organizacij veliko manj. Zalo bi sc morale pristojne arhivske ustanove z, njimi ukvarjati zelo intenzivno, tudi pri pripravi predpisov o hranjenju ivihovcga dokumentarnega gradiva. K vsakemu javnemu podjetju pa jc Ireba prstop'ii samostojno, proučili prednici poslovanja in na osnovi organizacijske sheme izdelati predpis o hranjenjii in razvrščanja njegovega dokumentarnega in arhivskega gradiva.
b) Roki hrcnj"iija dokiiiiunUirujgg gradiva
Lna od pomembnih /anlcv za kakovostne odbiranje arhivskega gradiva in njegov prečiščen dotok v pristojni arhiv jc tudi da organizacijski predpis za hranjenje in razvrščanje dokumentarnega gradiva pri razvrstili dokumentov vsebuje roke hranjenja dokumentarnega gradiva. Po določilu 54 člena uredbe o pisarniškem poslovanju je za javnopravne osebe za določitev rokov hranjenja pristojen ..minister ali predstojnik upravnega organa v skladu s predpisi in na podlagi izkustvenih predvidevanj, koliko časa jc posamezno dokumentarno gradivo pomembno za delo upravnega organa", i žalosl to vprašanje ni razdelano v navodilu za izvedbo uredbe, lc-lo sc z. roki hranjenja le tehnično ukvarja v točkah od 78. do 81 Z določili, zapisanimi v 3. členn pravlruka o strokovni usposobljenosti delavcev javnopravnih oseb, ki delajo / dokumentarnim gradivom, pa so ti:di arhivskim ustanovam naložene naloge, da ustvarjalcem pomagajo z znanji ki z; t.cvajo določitev rokov hranjenja dokumentarnega gradiva. Priznati jc treba, da so prav rok. hranjeija eden poglavitnih motivov za udeležbo na seminarjih za strokovno usposabljanje delavcev, ki skrbijo /a dokumentarno gradivo. Ti dclavci so na seminarjih pogosto razočarani nad informacijami na to temo.
V poglavju o rokih hranjenja dokumentarnega gradiva je treba opozonii tudi na terminološko nerodnost. Ta jc zaposlenim v arhivih razumljiva, skoraj popolnoma pa jc ne razumljiva predstavnikom usCvaijalccv dokumentarnega in ar hivskega gradiva. Ne poznajo namreč razlike med arhivskim gradivon in gradivom, ki ga jc potrebno Hranili tr.-jno. Šele nekoliko podrob nejša razlaga o arhivskem gtadivu kot z.godo
ARHIVI XXI1-I9TO
Člank, in ra^ravc
77
Ruskem viru in kulturnem spomeniku ter gladi mi, ki ima samo tako ime nova no "operativno •rajno vrednost", pojasni razliko med obema ča soVnhiii opredelitvama, čeprav sc zelo pogosto medsebojno pokrvata V prihodnje bi bilo gotovo koristno ta dva pojma bolj diferencirati.
Med omenjenimi osm:tki klasifikacijskih načrtov roke hranjenja opredeljuje ic tisti, ki ga ie novembra 1997 skupaj z Arhivom Republike SlovenipC in Mednarodnim inštitutom arhivskih znanosti pr Pokrajinskem arhivu Maribor pri pravili Vladna služba za lokalno samoupravo, vsebuje jih tudi osnutek klasilikaeijskcga načrta, W ga je marca 1999 pripravila Upravna enota Jc;.enicc in je povzet po osnii.kn, ki je izdelan za lokalne skupnosti.
Poglavje o rokih hranjenja je v verigi opravil varovanja doku men lamela m arhivskega gradiva najslabše obdelano. Arhivske ustanove sc izgo-Vi rjap, da za to področje niso pristojne (razen za določitev arhivskega gradiva), ininistn ali predstojnici upravnih organov, k jihl k določil iii rokov hranjenja zavezuje 54. člen uredbe o Pisarniškem poslovanju, pa se verjetno zavedajo Pomembnosti teli odločitev in tega člena uredbe |)c izpolnjujejo. Zlasti izkustveni kriterij dolo c;*nja rokov hranjenja je zelo odbijajoč, ker zaradi nepoznavanja zakonodaje ki delno določa hranjenja, izkustveno določen rok hranjenjri thko povzroči nepopravi[ivo poslovno ali kako drugo škodo
K manjšim prostorskim zahtevam za stalne zbirke dokumentarnega gradiva bi veliko P'ipomogla tudi bolj življenjska zakonodaja Sl< de pravne \*cljavc mikrofilmanja in skeniranja dokumentarnega radiva, ki ima jasno ^e'oč;n ruk hranjenja in ne bo nikoli imelo znač.ija arhivskega gradiva, ki hi ga bilo mogoče P(> rcproduciranju uničiti. Za ustvarjalce doku ■Jicniarncga gradiva je skoraj nepomemben t:ioi člen uredbe o pisarniškem poslovanju, k t to vrstno reprodneiranjc dokumentov dovoljuje, a z zadnjim odstavkom pravzaprav spet povsem 'm^JUjc Ods.avck sc namreč glasi: "Izvirniki dokumentarnega gradiva, ki so posneli na Irkrofi J m. optično magnetne in laserske diske ^r druga sredstva, sc smejo urne li, če to -ovoijujcjo posebni picdpisi." Posebni prcdp:si P o lakih možnostih, zlasti o možnem uničenji" ^ > reproducinnoga originalnega pgElivff na-vadrp) nič ne določajo. Delno vprašanje mod rncg;i rcproduciranja doki imen ta rnega gradi v a n nje zakon o splošnem upravnem postopk i j z leta 19S6, ki to problematiko obravnava v 159. in 1^4. členu. Pa tudi pri njem drugi del 164. člena dopušča možnost dokazovanja razlikovanja rcprodueirancga dokumenta od originalnega. Res pa je, da ima (a zakon Miroko področje delovanja, rf>P od uprave pa do ustanov, ki [fojc defi "pravljajc na podlagi javnih pooblastil.12 So-
Zakiiu spliisuciu upravnem pii>liipkn, Ur. I SFRJ Si. 47-690/K6.
dobno reprodueiraiije dokumentarnega gradiva dopuščajo še nekateri predpisi, nič pa ne opredeljujejo. kaj se na i zgodi z originalnim dokumentarnim gradivom, ki je bilo posnelo in nima značirja arhivskega gradiva. Zelo slnbo hi bilo. če bi glede na to razlagali, da je dovoljeno vse. kar ni prepovedano, kar se lahko dogodi pri tolmačenje] besedila zakona o računovodstvu, ki velj;. od avgusta leta 1999 dalje.13
c) Nckatcr predpisi, ki vsebujejo roke hrtmjvii t dokumentarnega gradiva
Kot ugotavljamo, imamo v Sloveniji precej predpisov, k; določijo roke h mnenja za posamezne vr;tc dokumentarnega gradiva. Najlažji pregled nad r im- ponuja publikacija z. naslonom Register pravnih predpisov Repjiblikc Slovem c, ki ga je januarja 1999 objavila založba Uradni j:si Rcpuh'ike Slovenije in zajema vse v Republiki Sloveniji do konca leta 199fc veljavne pravne predpise, t adi tiste, ki so nastali še pred slovensko osamosvojitvijo.14 Povsem enako je zasnovan register, ki ga izdaja Gospodarska zbo/nica Slovenija, s to razliko, da i znaj a vsako četrtletje in spremlja tudi najaktualnejše veljavne predpise. Nekoliko ohš.rnejši pregled zakonskih predpisov, ki doloe.'io oke hranjenja, n.ijdemo tudi v študiji Vladi in rja Zumra: A ¡hi vira nje dokumentarnega in arhivskega gnklivl državnih upravnih organov in organov lokalnih skupne sli.15
V nadaljevanju navajam nekaj slovenskih predpisov, k. določajo minimalne roke hranjenja dokumentarnega gradiva.
- Pravilnik o odbiranju in izroeaniu javnega arhivskega gradiva, Ur. I RS. št. 59 2814W9; (V prilogi k pravilniku je objavljen seznani dnkumen ta rnega gradiva, za katerega sc šteje. d;i je praviloma vedno arlii 'sko gradivo.)
Uredba o pisarniškem poslovanju in o dolinosti'i upravnih organov do dokimien t a rnega gradiva. Ur 1. RS. št. ~>2 2596/94. (V 53. členu je določeno dokumentarno gradivo, ki gaje treba hraniti trajno.)
Ouviilj ilusiMiivna ¡c piiirerjava mcit 2J.iknuw /aknna u računu svtlsivu i/. Icia l'JKy (Ur. 1 SFRJ, il. 12-11in K), iteniiiu /Ani i a <i računuvndsivu i/ Icla llJ!W (Ur. 1. RS Ji. 2311131/99) Zaknn i/. lata IWJ ilnvnljujc, da sc liranijn "... knjigi i vi hI ske lislinc... v i/.vimiku ali prenesene na cne^a i/med nnsilecv pmlalknv avlniiialskc in uiiknililmski.' nlulc-lave." S i c 111 iUiIik Muhi je dopuščena *|i)7mtii hranjerju knji-gimulskh lisur na nepapimi pudingi. Zaman laku ilmuljenje isecuiii v 3(1. t len vi /n kuna n računuvndsivu i/ lela W)9, ki rcpniduurznjL na moderne medije ue prepoveduje in ustvarjalce pušča v velikih ilvmuNi, ali smeji i iiriginaliui kllji-yiivndskii iliikuiucuiaeijii pu rcpmiluciranjii uničiti. Register pravnih preilpisnv Republike Slovenije, l.jlihljaiia 19'J'J.
Vlailimii ?.iimcr. ArliiWr;mje diikuiiieiitaiuet*a in „rtiivskeisi tr.uliva ilr/nvnih upravnih iirjsmuv in organov luknlnih skupnosti. Ljubljana IlJlJ7 rnkn|iis.
H2
	Članki in ra/.prave
ARHIVI XXII 1999
Pra/tlrik o izvrševanin zakona o osebnih izkaznicah. Ur. C SLSj št. 16 897/81. Ur. 1. RS.Š1.43--872/98
Zakon o varstvu osebnih podal kov. Ur. 1. RS, Si. 59-2^92/99 (10. člen) Pravilnik o zb"rrk;j|i podatkov. Ur, I. RS, šl. 26 157^/96 (Pnivilnik določa hrambo to vrslmh podatkov, nc določa pa rokov hranjenja )
-	Zakon o gradil vi objcklov, lir. 1. SRS. šl. 341605/84, Zakon o spremembah in dopolnil vali zakonu o gradnji objektov, Ur. 1. RS, št. 593393/96
-	Zakon o račiniovodslvu. Ur. 1. RS, šl. 231032/99 00. člen)
Zakon o davčnem poslopku, Ur. 1 RS, šl. 18 1062/06(27 čle»)
-	Zakon o davčni službi. Ur. 1. RS, št. 18 1003/96 (53. člen)
Pravilnik o načinu u> vodenju davčnih cvi-dene. Ur. I. RS. št 33 2118/96 (16. člen) Odredba o poslovi.h knjigah inj drugih davčnih evidencah. Ur. 1. RS. šl. 77-4113/96 (Roke hranjenja jc treh;1 povzeli po 16. členu pravilnika o načinu in vodenjn davčnih evidenc.)
-	Zakon o cvidcneah na področju dela, Ur. I. SFRI. št. 17-306/90 '8., 13.. 40. in 46. elen; Zakon jc natne , -n vsem pravu j m osebam, k» zaposlujejo, in Zavodu Republike Slovcnij : za zaposlovanje)
Pravib.uk o vsebini in načinu vodenja evidenc s področju zaposlovanja, Ur, 1. RS, šl. 17-877/yy ¿len; Pravilnik jc nainenjcn Za vodu Republike Slovenije za zaposlovanj t.) Pravilnik o cvidcneah ii> prijavah s področja varstva pri delu. Ur. 1. SRS. šl_ I 1/84, spremembe in dopolnilvc: Ur. I. SRS. šl. 18900/8*7. šl. 35 -18('9/88; Nrvodilo o cvidcncah in poročilih K področja varslvn pri delci] Ur. 1. SRS, št. 32-1S30/80 (V nobenem i/med pra: vi lirikov, pa tudi v navodilu niso navedeni roki hranjenja.)
-	Zakon o malični evidenci zavarovancev in uživalcev pravic iz. pokojninskega in inva-I dskega zavarovanja. Ur 1. RS, si. 452164/95 (55. in ^8. člen; Zakon je namenjen Zavodu z;i pokojninsko t mvnhJsko zavarovanje Republike Slovenije.)
-	Zakon o evidencah nn področni zdravslva. Ur, I.SFRJ šl. 22 393//8 '
-	Pravilnik o dokumentaciji v vrle,h. Ur. I. RS. šl 41 2338/97(10. člen)
Pravilnik o doKiimcnlacin v osnovni šoli, Ur. I. RS. šl. 2l>-1838/96 (: I. čicn) Pravilnik o spremembi piaviInika o uokiiircnlnciji v osnovni Šoli, lir. 1. RS, šl II ^IS/99 Pravilnik o dokumentaciji v 9 letni osnov», šoli. Ur. I. RS. št. O4-3096/99 (16. člen) Pravilnik o pedagoški dolnunenlaciji in cvi dcncah v usmerjene m izobraževaniu. Ur. 1. SR.N. št, 5-26C)/H 1, spremembe in dopolnilvc
Ur. L. šl 10-542/88, šl. 6 318/90. št. 81-2957/9^ in št. 7-1/95
-	Navodilo o hmijeiijii matnrilelnc dokunicn lacijc. Ur. I. RS. šl. 3-204/97 (1. in V. točka)
-	Zakon o visokem šoisivtt. Ur. 1. RS, šl. 672465/93)
-	Pravilnik o dokumentaciji v glasbeni i i šol Ur. I. RS. si 24-223P? ¡(3, člen J
Vladimir Žnmcr v omenjeni študiji v. naslovom Ariiivininjc dokiimcnlarnega in nrluv-skega gradiva državnih upmvn.h organov : n organov lokalnih skupnosn navaja še nekalere predpise, ki določajo zaslarnlne roke ali uoločajo druge pogoje, zaradi kalcrili je treba gradivo hranili določeno dobo, kol na primer
-	Zakon o obligacijskih, razmerjih. Ur. 1 SFRJ. šl. 29-462/78
-	Kazenski zakor-k Republike Slovenije. Ur. 1. RS, št 63-2167/04
-	Zakon o splošnem upravnem poslopku, Ur. 1 SFRJ. Šl 47-690/86
Zakon o delovnih razmerjih, Ur. I. RS, Šl. 14696/90
Ciirinski zakon, Ur. I. RS, šl. 1-3/9S Pregled dela zakonodaje, ki določa roke hranjenja jc trebil sistematično dopolnjevali, s proučevanjem 'zakonodaja za nazaf în lud s sprolnim spremljanj eni zakonskih predpisov v Uradnem listu Republike Slovenec.
ZUSAMMENFASSUNG
ARC111VGUT UND ARCMlVGUTlilLDNER
Arehivisehe Instilunouen erlangen liedeuiung und Ansehen durch Aufbewahrung und Verinitllung von bedeutendem Arelnvgut Aus diesem Gründl-, kniiiin im R.ihmei) der archivisehei) Tätigkeiten zunächst der Selcklioi) der Archivgulhiklner und der facliktunpelenlcn Aussnmlcnmg des Arciuvguis nußcrordnitiiche tfc-dcatung zu. hu Beitrag wird auf Unvollkunimcnheilcn und Unkl.iiheiien der iKStelicuden Arclüvgcsei/.gebung in be/.ug auf die Selektion der Arcnivguthilditcr hingewiesen, was in den folgenden Jahren uroßc Verwirrung in der slowenischen arehivischei) Praxi' herbeiführen kiinute. Pur eine laehko in pc teilte Aussonderung von Areluv^ut die nach Möglichkeit von Rcgislralurbildiieru selhsl unter Anweisung des zuständigen Archivs mrgeiuinnneii werden solllc, isi c n Organi salin nspl an (System der Geschäftsführung) der Ali läge voi) Registratur- und damit auch von Arcliivgul und /war muh l.xhibil bis zur .standigen Sammlung des Rcgisltaliirguts, von außerordentlicher Bedeutung. Der Organisalionsplan sollte auch Hcstand'cil einer inlenicn Ordnung zur Maudb.ihdug des Regislrniurgats des Regislratuignlhilduers sein. Eür eine optimale Ordnung vini Rcgislralurgut sind auch die Aullicwahrmigslnsieii einzelner Teile des Rcgistrakirguics' von außtr-ordccllicher Hcdcul'iug. Leider ist ii) Slowenien keine sysleinalische Übersieht liher zahhcichc Vorschriften
ARHIVI XXII 1399
Članki m razprave
79
vorhanden, die unmittelbar oder mittelbar die Auf' t'cwahrungsfnstco festsetzen. Am linde des Heitrags wird versucht. eine erste, uiivolisliiiiilige Übersicht üher 'he zur Zeil in Slowenien geltenden Vorschriften über die ^urbcwalmmi'.Nfristeii /u gehen. In diesem Zusammen-¡wg st jeducli mnnxlhigbar, die einschlägige Gesetzgebung inj vcrfulgcii.
SUMMARY
Akein VAL Kl-CORDS ANW TU' Iii CREATORS
Ttie significance and reputations nf anrli iv;il institutions arc based on keeping am) transferring «¡ualily arclii-v'il malen als. Thus, the appraisal of creators and Hie ^ua ty selection of archival records form amongst '"■icuniciliary records arc very important prophases. Tile •iriiele draws attciitiim to Hie ambiguity and vagueness ol' •his currcnt archival legislature willi regard to lit creators appraisal, which might cause a greai deal of cone-
s'or in Slovene archival practice. Hie organisational plan (i.e. the system of document management in office*) ¡'or shelving documentary and thus also areliival materials upon transfer frmn the reception office to tin: permanent collcction (if documentary materials is of great iiupoi lanee fur the ijualitalivc selection of archival records, winch, if possible- should be carried out by die creators ant' of course, according to the instructions of compt lent archives. Tlie organisational plan should also be a p.->rt of the n Itroal regulation hook on handling creators' dccu nicrlary rccordr The deadlines for keeping parts of materials arc ol'llie utmost importance m keeping ilocuineii lary records properly arranged. Unfortunately, a systematic survey of numerous regulations pertaining directly or indirectly to record-keeping deadlines is not available ill Slovenia, hi order to illustrate the point, llic last part of the article consists of an ineompleic survey of the regulations in effect at the moment concerning the deadlines of record-keeping. Keeping track of the legis latino passed in this field is also essential for the proper maintenance ol records.
častniki einige letalske uiiote. fotografi rain pred večjim hatigeriem na ajdovskem letališču, najverjetneje pozimi med letoma 1916 in 1917. 'Med nehom hi temijo ', zIo:.mka iyokmjmsK'^u niti it/ v Novi Gorici, norruiber I99K