7 Peter Pavel Klasinc1 ARCHIVAL SCIENCES BETWEEN USERS AND APPRAISAL Allow me to dedicate my introductory thoughts to the 31st conference “International Archival Day” to Dr Charles Kecskemeti and Dr Michel Duchein, who left us in 2021. They played a decisive role in the foundation and operation of the Centre for Professional and Technical Issues in Archives, which subsequently renamed itself the International Insti- tute of Archival Sciences and is now known as the International Institute of Archival Sci- ence Trieste/Italy – Maribor/Slovenia. They were co-creators of the publication Sodobni arhivi (1979–2003) and Atlanti: The International Journal of Contemporary Archival Theory and Practice (1990), issue no. 31 of which we are compiling this year. Their legacy is also evident in both topics of this year’s conference: the first, about users of archives, has been dealt with several times since 1985. This year we approached it in a slightly different way, in part due to covid-19, the pandemic that has enveloped the world. The second topic focuses on the issues of appraisal, prompted mostly by the ever increa- sing amount of archival material and records preserved on new data carriers. My view of archive users reaches half a century into the past to when archival sources were consulted by few - mainly historians, architects, art historians, and a handful of researchers from other scholarly disciplines. The rare other users were those looking for data to claim or prove their rights (in relation to educational and professional qualifica- tions, building permits, length of service, etc.). Today, the figures elicit incomparably more enthusiasm, as the number of people in- vestigating the past in various fields has increased considerably. The majority are still historians, but there are many researchers from other knowledge domains, as well. We archivists are relied upon to help in the research and offer advice on how to obtain in- formation on archival fonds and data from them. Since the researchers’ needs increase every year, so does the scope of research areas, and archivists – or “archival consultants,” as we are also called – have to make increasingly greater efforts. I have nothing but the deepest respect for archivists with years of experience, for their job requires of them extensive and often highly specialised knowledge. Much of that knowledge is today defined as archiving and ancillary sciences of history, which en- compass fields such as diplomatics, genealogy, chronology, palaeography, sphragistics, vexillology, historical topography, and the like. Users nowadays, particularly the younger generations, access materials preserved in archives via the internet. Many years ago, archives approached microfilming projects and later the digitisation of, mainly, archival finding aids, guides, lists of archival material, various inventories and even certain individual categories of archival material, all with the purpose of ensuring accessibility, use, as well as security, of the material. These activities proved especial- ly valuable during the corona crisis: archivists, while being able to provide in this way access to previously processed data, also digitised selected material upon request and forwarded it to users electronically. 1 Peter Pavel Klasinc, PhD, Archival Councillor, Director of the International Institute for Archival Science of Trieste and Maribor, Head of all study programmes offered by the Archival Studies Department at AMEU ECM ARCHIVAL SCIENCES BETWEEN USERS AND APPRAISAL PETER PAVEL KLASINC 8 Such practices will in future lead to the development of processes of online access to all archival material, from sources originally created in digital form to those which have been professionally digitised later. Clearly, archival material will never be digitised in full; but it should be equally clear that under no circumstances will original archival material be destroyed after digitisation. While archivists should be careful not to let information science take over the fields of ar- chival sciences, archival theories and practices, they should also avail themselves of pro- per IT training and consider the recommendations put forward by information scientists. The entire spectrum of information technology should, today as well as in the future, work to the benefit of archival sciences and, therewith, archival theory and practice. With regard to the second topic - appraisal - I have been personally aware since the mid-1960s that the issue of selecting archival material from records represents the cen- tral tasks of an archivist - especially with materials of which a competent archive took custody without prior selection, it is a multilevel activity. Creators should therefore be made aware of the necessity of the process of selecting archival material from a body of records. As archivists we are also required to appraise creators - which is a daunting task that bears on the final decision regarding which archival material from an individual creator will actually be acquired by a competent archive. To do that we can rely on the levels of appraisal related to the territory, importance and legal validity of the source. But not infrequently, the issues of appraisal and selection of archival material from records fail to be properly addressed, especially if the material is originally in digital form. Records creators should also keep in mind the issues related to the forms and conditions in which original digital materials are required to be preserved for 30 years after their creation. Such archival material should be transferred to competent archives in forms and ways prescribed by the law. In fact, the originators of these sources must be aware of their responsibilities and preserve the selected archival material in digital form in such technical versions and forms that will - even in circumstances of emergency main- tenance, migration and the like - allow its immediate use upon submission to the com- petent archive. The articles published in the 31st issue of Atlanti come from various milieus and present new knowledge, experience and, most of all, good practices. They will be accessible to the broadest professional public, and, as study literature, to students of archival scien- ces in Slovenia and around the world. No typology. ARCHIVAL SCIENCES BETWEEN USERS AND APPRAISAL PETER PAVEL KLASINC 9 Peter Pavel Klasinc1 L’ARCHIVISTICA TRA FRUIZIONE E VALORIZZAZIONE Dedico questo mio intervento introduttivo alla XXXI edizione della Giornata archivistica internazionale a Charles Kecskeméti e Michel Duchein, che nel 2021 ci hanno lasciati. En- trambi ebbero un ruolo decisivo in fase di istituzione e successiva attività del Centro sui problemi tecnici e professionali negli archivi, in seguito rinominato Istituto Internazio- nale per la Scienza Archivistica e oggi noto come Istituto Internazionale per la Scienza Archivistica di Trieste e Maribor. A loro va inoltre la paternità della rivista specialistica Sodobni arhivi (1979-2003), cui seguì nel 1990 il lancio di Atlanti – Rivista internazionale di teoria e pratica archivistica moderna, di cui quest’anno è in preparazione il numero 31. Il loro lascito traspare anche dai due filoni tematici della conferenza di quest’anno. Il primo riguarda l’utenza degli archivi, un tema già più volte trattato dal 1985 a oggi ma che quest’anno viene affrontato in modo un po’ diverso, anche alla luce della pandemia di Covid-19 che ha colpito il mondo intero. Il secondo tema è incentrato sulla questione della valorizzazione, a maggior ragione in un momento storico che vede una mole sempre più ingente di materiale archivistico e documentario conservato sui supporti di nuova generazione. Tornando all’utenza degli archivi, il mio punto di vista in merito rimanda a mezzo secolo fa. All’epoca in pochi usufruivano delle fonti archivistiche, per lo più storici, architetti, storici dell’arte e qualche ricercatore di altre discipline, cui si affiancavano pochi altri sparuti frequentatori in cerca di dati che consentissero loro di comprovare o rivendicare determinati diritti (in materia di istruzione e formazione, permessi di costruzione, an- zianità lavorativa e quant’altro). Al giorno d’oggi guardiamo agli utenti degli archivi con grande entusiasmo, perché il nu- mero delle persone che si danno all’indagine del passato nei più svariati campi è notevol- mente aumentato e pur trattandosi ancora in gran parte di storici, si rilevano anche molti ricercatori di altri ambiti disciplinari. Il ruolo di archivista impone di assistere gli utenti nelle loro ricerche, consigliandoli su come reperire informazioni sui fondi archivistici ed estrapolarne dati spendibili. Considerato tuttavia che le richieste dell’utenza sono di anno in anno sempre maggiori e i confini degli ambiti di ricerca sempre più ampi, gli archivisti – nella veste parallela di “consulenti” – sono chiamati a uno sforzo non indifferente. Nutro pertanto un profondo rispetto per gli archivisti che vantano anni di onorato ser- vizio alle spalle, perché ciò presuppone il possesso di vaste conoscenze, spesso anche molto specifiche. Si tratta di saperi oggi in parte confluiti nelle scienze archivistiche o ausiliarie della storia, il cui novero include diplomatica, genealogia, cronologia, paleo- grafia, sfragistica, vessillologia, topografia storica e altre discipline affini. Gli utenti di oggi, specialmente i più giovani, accedono al materiale archivistico raccolto negli archivi direttamente da internet. Ormai già da molti anni gli archivi hanno infatti aderito a progetti di microfilmatura e poi di digitalizzazione, soprattutto per quanto riguarda mezzi di corredo, guide, elenchi di materiale archivistico, inventari di vario genere e persino specifiche categorie di ma- teriale archivistico, il tutto allo scopo di garantire non solo l’accessibilità al materiale ar- 1 Peter Pavel Klasinc, Ph.D., prof. ass., consigliere archivistico, Direttore dell’Istituto Internazionale di Sci-enze Archivistiche di Trieste e Maribor, Direttore del dipartimento di Archivistica presso AMEU ECM – Alma Mater Europaea, Centro Europeo di Maribor L’ARCHIVISTICA TRA FRUIZIONE E VALORIZZAZIONE PETER PAVEL KLASINC 10 chivistico e la sua successiva fruizione, ma anche la salvaguardia dello stesso. Entrambe le iniziative si sono rivelate preziose, soprattutto in tempi di crisi emergenziale dovuta al coronavirus, perché gli archivisti hanno messo gli utenti nelle condizioni di accedere al materiale archivistico già digitalizzato e si sono anche adoperati per digitalizzare do- cumenti su richiesta, facendoli pervenire ai diretti interessati in via telematica. In futuro questo modus operandi porterà allo sviluppo di procedure di accesso telema- tico al materiale archivistico prodotto in formato digitale oppure digitalizzato in un se- condo momento a cura dei singoli archivi. È chiaro che non saremo mai in grado di rendere disponibile in formato digitale la tota- lità del patrimonio archivistico, ma altrettanto chiaro dev’essere un altro punto, ovvero che i documenti originali non andranno in nessun caso distrutti una volta digitalizzati. Gli archivisti devono prestare maggiore attenzione affinché gli esperti di informatica non prendano il sopravvento nel campo della scienza archivistica, della teoria e della pratica archivistica, fermo restando che dovranno comunque dotarsi di competenze di- gitali e attenersi alle raccomandazioni degli informatici. Tanto nel presente quanto a maggior ragione in futuro, l’intero spettro dei processi con- nessi alle tecnologie dell’informazione dovrà lavorare a vantaggio delle scienze archi- vistiche e, dunque, della teoria e pratica archivistica. Quanto al tema della valorizzazione, personalmente sono ben consapevole sin dagli anni Sessanta del secolo scorso che la più importante in assoluto di tutte le mansioni di un archivista consiste nella selezione delle fonti documentarie a scopo di conservazione permanente in archivio, un’operazione che si svolge a più livelli soprattutto nel caso dei documenti accolti negli archivi competenti senza previa cernita. Per questo è nostro dovere segnalare ai soggetti produttori l’assoluta necessità di mettere in atto processi di selezione del materiale archivistico a partire dalle fonti documentarie a disposizione. Noi archivisti ci occupiamo in tal senso anche di valorizzare i soggetti produttori stessi, compito peraltro non facile perché comporta decidere in ultima istanza quali materiali archivistici di un dato produttore saranno di fatto accolti dall’archivio competente. A tal fine possiamo tenere conto dei livelli di valorizzazione che rimandano al territorio, alla valenza e alla validità giuridica del soggetto produttore. C’è da dire comunque che non ci si occupa abbastanza spesso né con la dovuta attenzione dei processi di valorizza- zione e selezione del materiale documentario a scopo di conservazione permanente in archivio, a maggior ragione quando si tratta di materiale prodotto in formato digitale. Va poi da sé che i soggetti produttori debbano essere consapevoli anche delle criticità legate alle modalità e condizioni in cui i materiali in formato digitale vanno conservati per i 30 anni successivi alla loro creazione. Materiali archivistici di questo tipo dovrebbero essere affidati agli archivi competenti nelle forme e modalità previste a norma di legge. I soggetti produt- tori devono prendere consapevolezza delle proprie responsabilità e custodire il materiale archivistico in formato digitale opportunamente selezionato mediante procedure tecniche e in formati tali da renderlo immediatamente fruibile – al di là delle necessarie operazioni di manutenzione, di eventuali migrazioni ecc. – una volta acquisito dall’archivio competente. I contributi pubblicati nel numero 31 di Atlanti provengono da diverse realtà e in quanto tali sono rappresentativi delle più recenti conoscenze, esperienze e, soprattutto, buone pratiche rilevate nel settore. L’intento è di renderli disponibili al pubblico di speciali- sti nel senso più ampio del termine nonché agli studenti di archivistica, che in Slovenia come nel resto del mondo potranno avvalersene come materiale di studio. No typology. L’ARCHIVISTICA TRA FRUIZIONE E VALORIZZAZIONE PETER PAVEL KLASINC 11 Peter Pavel Klasinc1 ARHIVSKA ZNANOST MED UPORABNIKI IN VALORIZACIJO Uvodne misli k 31. konferenci Mednarodni arhivski dan posvečam dr. Charlesu Kecske- metiju in dr. Michelu Ducheinu, ki sta se leta 2021 poslovila od nas. Imela sta odločujočo vlogo pri ustanavljanju in delovanju Centra za strokovna in tehnična vprašanja v arhivih, ki se je kasneje preimenoval v Mednarodni inštitut arhivskih znanosti, danes Mednaro- dni inštitut arhivskih znanosti Trst/Italija, Maribor/Slovenija. Bila sta kreatorja publika- cije Sodobni arhivi (1979-2003) in v letu 1990 ustanovljene Revije za sodobno arhivsko teorijo in prakso Atlanti, katere 31. številko ustvarjamo letos. Njuna izročila zasledimo tudi v obeh temah letošnje konference. Prvo temo o uporab- nikih v arhivih smo od leta 1985 naprej večkrat obravnavali. Letos smo se te teme lotili nekoliko drugače, tudi zaradi Covida-19, torej pandemije, ki je zajela cel svet. Druga tema je posvečena vprašanjem valorizacije – vrednotenja, predvsem zaradi ved- no večjih količin arhivskega in dokumentarnega gradiva na novih nosilcih informacij. Moj pogled na uporabnike v arhivih sega kar pol stoletja nazaj. Takrat je arhivske vire koristilo le malo uporabnikov. V glavnem so bili zgodovinarji, arhitekti, umetnostni zgodovinarji in nekateri drugi raziskovalci iz različnih področij. Nekaj je bilo tudi upo- rabnikov, ki so potrebovali podatke za dokazovanje svojih pravic (izobrazba, gradbena dovoljenja, delovna doba in drugo). Na uporabnike gledamo danes z velikim navdušenjem, saj se je število tistih, ki razisku- jejo preteklost na različnih področjih zelo povečalo. V večini so to še vedno zgodovi- narji, vendar je veliko tudi raziskovalcev iz mnogih drugih strok. Dejstvo je, da moramo arhivisti uporabnikom pri njihovih raziskavah pomagati in jim svetovati, kako pridobiti informacije o arhivskih fondih in podatke iz le-teh. Glede na to, da so zahteve razisko- valcev, uporabnikov iz leta v leto večje, obširnejša pa so tudi raziskovalna področja, se morajo arhivisti, ki jih imenujemo »svetovalci«, zelo potruditi. Globoko spoštujem arhiviste, ki že vrsto let opravljajo to dejavnost, saj za to potrebu- jejo obširna in pogosto zelo specialna znanja. Del teh znanj danes opredeljujemo kot arhivske pomožne vede ali zgodovinske pomožne vede in obsegajo področja, kot so di- plomatika, genealogija, kronologija, paleografija, sfragistika, veksilologija, historična topografija in podobno. Danes uporabniki, predvsem mlajši, dostopajo do arhivskega gradiva, ki ga hranijo ar- hivi, preko interneta. V arhivih so že pred mnogimi leti pristopili k projektom mikrofilmanja in kasneje digitali- zaciji predvsem arhivskih informativnih pomagal, vodnikov, seznamov arhivskega gradiva, raznih inventarjev in celo nekaterih posameznih kategorij arhivskega gradiva, vse z name- nom, da zagotovijo dostopnost, uporabo pa tudi varnost gradiva. Te aktivnosti so arhivis- tom koristile predvsem v času korona krize. V arhivih so v tem času uporabnikom omogo- čali dostop do sedaj že digitaliziranega arhivskega gradiva. Pomagali pa so tudi tako, da so izbrano gradivo na željo uporabnika digitalizirali in jim ga posredovali preko interneta. Tovrstna praksa v bodočnosti vodi k razvoju formiranja procesov internetnega dostopa- nja do arhivskega gradiva, ki je že nastalo v digitalni obliki oziroma do tistega arhivske- ga gradiva, ki so ga v profesionalnih arhivih že digitalizirali. 1 Izr. prof. dr. Peter Pavel Klasinc, arhivski svetnik, Direktor Mednarodnega inštituta arhivskih znanosti Trst – Maribor, Predstojnik vseh študijskih programov študijske smeri Arhivistika na AMEU ECM ARHIVSKA ZNANOST MED UPORABNIKI IN VALORIZACIJO PETER PAVEL KLASINC 12 Jasno je, da celotnega arhivskega gradiva ne bomo nikoli digitalizirali, prav tako nam mora biti popolnoma jasno, da originalnega arhivskega gradiva po izvedeni digitaliza- ciji v nobenem primeru ne bomo uničevali. Arhivisti moramo posvečati večjo pozornost temu, da informatiki ne bi prevzeli iniciati- ve na področju arhivske znanosti, arhivske teorije in prakse, morajo pa pravilno usposo- bljeni arhivisti upoštevati njihova priporočila. Celoten spekter procesov informacijskih tehnologij mora danes in tudi v bodoče delova- ti v korist arhivskih znanosti torej arhivske teorije in prakse. Glede vprašanj o valorizaciji se osebno že od sredine 60. let prejšnjega stoletja zave- dam, da je problematika odbiranja arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva naj- pomembnejša dejavnost arhivistov. Ta se odvija na več nivojih predvsem pri gradivu, ki so ga pristojni arhivi sprejeli v svoje prostore brez predhodno izvedenega odbiranja. Zato moramo ustvarjalce opozarjati na nujnost procesov odbiranja arhivskega gradiva iz dokumentarnega. Arhivisti se med drugim na tem področju ukvarjajo tudi z vredno- tenjem ustvarjalcev, kar ni lahka naloga, saj gre za končno odločitev o tem, katero ar- hivsko gradivo posameznega ustvarjalca bo dejansko prevzel pristojni arhiv. Pri tem lahko upoštevamo nivoje vrednotenja, ki so povezani s teritorijem, po- membnostjo in pravno veljavnostjo ustvarjalca. S vprašanji vrednotenja in odbiranja ar- hivskega gradiva iz dokumentarnega se arhivisti prav pogosto ne ukvarjajo v zadostni meri, predvsem, če gre za gradivo, ki je nastalo v elektronski obliki. Ustvarjalci se morajo seveda tudi zavedati problemov v zvezi z oblikami in pogoji s ka- terimi se mora gradivo, nastalo v digitalni obliki, hraniti 30 let od njegovega nastanka. To arhivsko gradivo morajo ustvarjalci predati v pristojne arhive v oblikah in načinih, ki jih predpisuje zakon. Dejstvo je, da se morajo ustvarjalci zavedati svoje odgovornosti in hraniti odbrano arhivsko gradivo v digitalni obliki v takšnih tehničnih izvedbah in obli- kah, da bo, kljub nujnemu vzdrževanju, migracijam in podobnim, ob predaji v pristojni arhiv v funkciji takojšnje uporabe. Prispevki, ki jih objavljamo v 31. številki Atlanti 2021, prihajajo iz mnogih sredin ter predstavljajo nova znanja, izkušnje, predvsem pa dobre prakse. Dosegljivi bodo najširši strokovni javnosti in kot študijsko gradivo študentom arhivistike doma in po svetu. No typology. ARHIVSKA ZNANOST MED UPORABNIKI IN VALORIZACIJO PETER PAVEL KLASINC