Archive der Zukunft: Überlegungen und Strategien
Elisabeth SCHÖGGL-ERNST, Dr.
Steiermärkisches Landesarchiv, Graz, Leiterin des Referats Justiz- und Finanzarchive e-mail: elisabeth.schoeggl-ernst@stmk.gv.at
Archives in the Future: Considerations and Strategies ABSTRACT
This article shows some possible ways and strategies for archives to survive in the world of knowledge management in competition with other institutions and technicians. Archives have to keep close to administration and improve special services to guarantee added value of knowledge.
Gli archivi nel futuro: considerazioni e strategie SINTESI
L'articolo indica alcune possibili vie strategie per la sopravvivenza degli archivi nel mondo della gestione della conoscenza in competizione con altre istituzioni e tecnici. Gli archivi debbono tenersi vicini all'amministrazi-ne e sviluppare speciali servizi per garantire valore aggiunto della conoscenza.
Arhivi v prihodnosti: razmisleki in startegije IZV^LEČEK
Članek prikazuje nekaj možnih načinov in strategij za preživetje arhivov v svetu upravljanja z znanjem v konkurenci z drugimi institucijami in tehniki. Arhivi morajo ostati povezani z upravo in izboljševati posebne storitve za zagotavljanje dodane vrednosti znanja.
Archive der Zukunft: Überlegungen und Strategien ABRISS
Der Beitrag zeigt die Möglichkeiten und Strategien für die Archive, um in der Welt des Wissens-Managements im Wettbewerb mit anderen Institutionen und Technikern zu überleben. Archive müssen mit der Verwaltung eng zusammen arbeiten und besondere Dienste verbessern, um Mehrwert des Wissens zu garantieren.
Archive als Gedächtnisinstitutionen
Archive werden gemeinsam mit Bibliotheken und Museen als eine der drei klassischen Gedächtnisinstitutionen bezeichnet, die das kulturelle Erbe einer Gesellschaft überliefern und vermitteln. Alle drei Einrichtungen sammeln Informationen, wobei die Bestandsbildung der Archive aus gesetzlichen Bestimmungen und Verordnungen erwächst. Diese veranlassen in der Regel die Archivträger dazu, jene nicht mehr für die laufenden Geschäfte benötigten Unterlagen an das Archiv abzugeben. Dabei handelt es sich meist um Unikate, deren Authentizität eine essentielle Rolle spielt. Bibliotheken sammeln aktiv ebenso wie Archive zweidimensionale Unterlagen, die allerdings keine Unikate darstellen, sondern meist in vielfacher Auflage entstanden sind. Museen betreiben wie Bibliotheken aktive Sammlungspolitik, allerdings handelt es bei diesen vorwiegend um dreidimensionale Objekte. Wir wissen, dass sich diese drei Wissensinstitutionen in ihrer Sammlungspolitik immer wieder bewusst oder zufällig überschneiden. So können wir etwa Nachlässe und Bildersammlungen in allen drei Institutionen finden, ebenso wie Bibliotheksgut in Archiven und Museen oder dreidimensionale Objekte in Bibliotheken und Archiven1.
1. Michael Hochedlinger, „Verdrossen und einsam"? Der Archivar im Spannungsfeld zwischen historischer Wissenschaft und„benützerservice", „Scrinium", 61/62(2007/2008), pp. 83-105.
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Archive bilden unter diesen drei Einrichtungen die kleinste Einheit. Ihre Aufgaben sind am wenigsten im Bewusstsein der Bevölkerung verankert. Wir wissen längst, dass die Besucherfrequenz und der Bekanntheitsgrad der Archive verglichen mit Bibliotheken und Museen verschwindend klein ist. Umso mehr müssen wir die nationalen und internationalen Entscheidungsträger davon überzeugen, dass Archive eine wichtige Rolle für die Gewährleistung der Rechtssicherheit und der Rechte der Einzelnen spielen. Ebenso stehen Archive für Transparenz in der Verwaltung. Archivarinnen und Archivare werden von den Archiverhaltern aufgrund ihres geschichtswissenschaftlichen Wissens mit quellenorientierten Projekten betraut, wenn es um die Aufarbeitung von speziellen Fragestellungen von gesellschaftspolitischer Relevanz geht. Die Archivträger bedienen sich ihrer Archive auch, wenn Fachgutachten im historisch-rechtlichen Bereich erstellt oder Gemeindewappen entworfen werden müssen. Die Archive treten hier als Dienstleister für die Entscheidungsträger auf. Solche Dienstleistungen zeigen meist positive Auswirkungen, indem sie das Image des Archivs bei den politisch Verantwortlichen steigern. Die Bedeutung der Archive wurde besonders durch die Provenienzforschungen der letzten Jahre, durch die enge Zusammenarbeit mit dem Restitutionsfonds in Entschädigungsfragen sowie durch die Bereitstellung der Quellen für die Aufarbeitung der Zwangsarbeit während der NS-Zeit stärker in das Bewusstsein der politischen Entscheidungsträger gerückt. Diese Aufmerksamkeit gilt es zu erhalten und zu vertiefen2.
Die politischen Verantwortungsträger wissen sehr wohl um die Bedeutung der Archive und den rechtssichernden Wert ihrer Quellen. Diktaturen in unterschiedlichen Epochen verhinderten den freien Zugang zum Archivgut, um ihre Macht abzusichern, und versuchten gleichzeitig, die objektive Bestandsbildung der Archive zu manipulieren.
Archiv und Archivgut kann zur Stiftung kollektiver und individueller Identität beitragen. So wissen wir, dass Archive immer wieder bewusste Ziele von Zerstörungen in kriegerischen Auseinandersetzungen darstellen, um die kollektive Erinnerung eines Volkes zu vernichten. Im Umkehrschluss dazu dienen Archive zur Identitätsstiftung. Wir können dies in kleinerem Rahmen beobachten, wenn Kommunalpolitiker ihre Geschichte aufarbeiten lassen, um die Zusammengehörigkeit ihrer Bewohner zu verstärken und eine kulturelle Identität zu schaffen, und sich dabei der Quellen der Archive bedienen. Dies gilt ebenso bis hin zur Ebene der Familie. So kann die Ahnenforschung die individuelle Identität stärken, Familien in eine Tradition setzen und Bande zu weiteren - oft bis dato unbekannten - Verwandten knüpfen. Dass daraus zusätzlich wirtschaftlicher Nutzen gezogen werden kann, beweisen die boomenden Historikerkanzleien und genealogischen Firmen3.
Die Stellung der Archive in der Informationsgesellschaft
„Wissen ist Macht. Ein Vorsprung an Informationen ist ein Machtfaktor", wie es Hartmut Weber kürzlich ausgeführt hat.4 Ein gleichberechtigter Zugang zu Informationen aus Archiven ist Teil eines modernen Rechtsstaates und in der Gesetzgebung verankert. Der freie Zugang zum Archivgut soll so weit angestrebt werden, als persönliche Rechte dadurch nicht beeinträchtigt werden. Dieser freie Zugang wird in der nationalen Gesetzgebung umgesetzt, eine einheitliche Lösung konnte zumindest im föderalistischen Österreich bislang noch nicht erreicht werden.
Informationen sollen heute so rasch als möglich und in leicht fassbarer Form den Bürger erreichen. Während die Vermittlung der Inhalte den Bibliotheken gleichförmig und in recht einfacher Form möglich ist, sind die Informationen aus Archivalien nicht so leicht zugänglich zu machen. Die unterschiedlich hierarchisch aufgebauten Bestände setzten beim Benützer ein Basiswissen voraus, das den Inhalt der einzelnen Quellen erst erschließt. Ist dieses Grundwissen nicht vorhanden, muss der Archivar mit seinen speziellen Kenntnissen dazu beratend zur Seite stehen. Dies erfordert allerdings vom Benützer einen Besuch des Archivs. Die Archivalien erschließen sich dem ungeübten Bürger erst mit einer gewissen Unterstützung durch fachkundiges Wissen.
2.	Hubert Schopf, Die Landesarchive als Dienstleister für ihre Verwaltungen, „Scrinium", 61/62(2007/2008), pp. 106111.
3.	Hartmut Weber, Wissen bereitstellen, Erinnerung ermöglichen, Identität stiften In Beruf(ung) Archivar. Festschrift für Lorenz Mikoletzky.(= MÖStA 55, 2011, Teil I), pp. 33-43. Walter Schuster, zwischen Monopol und K^onkurrenz. Die Archive und das kulturelle erbe In Beruf(ung) Archivar. Festschrift für lorenz Mikoletzky, MÖStA 55, 2011, Teil I, pp. 4550.
4.	Hartmut Weber, op. cit., p. 34.
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Verbesserung der Serviceleistungen durch Vertiefung der Erschließung
Wollen wir mit unseren mächtigen Partnern als Wissensinstitution mithalten, müssen wir unsere Serviceleistungen auf diesem Gebiet verbessern. Dies erfordert eine verstärkte Erschließungsarbeit bis in die Tiefe. Die standardisierte Beschreibung von Beständen allein ist nicht ausreichend, um die Fragestellungen der Benützer zu befriedigen. Denn diese sind meist auf der Suche nach Detailinformationen, die erst durch eine Tiefenerschließung der Bestände vermittelt werden können.
Die verstärkte Hinwendung zur Bestandserschließung erfordert einen höheren Personaleinsatz. Öffentliche Archive müssen aber in diesen Tagen ebenso wie andere Institutionen die Sparmaßnahmen der Regierung umsetzen. Dies führt auch zur Personalreduktion. Eine Reihe von Archiven haben versucht, die Tiefenerschließung ihrer Bestände mangels Personals mit Digitalisierungsprojekten zu kompensieren. Ganze Bestände wurden digitalisiert und ins Netz gestellt. Damit stehen diese Informationen jedermann zur Verfügung. Zweifelsohne bedeutet dies eine wesentliche Erleichterung für den versierten Archivbenützer, der sich damit den Weg ins Archiv und damit auch Kosten erspart. Meist fehlen allerdings die Kontextinformationen zu den Digitalisaten, die für eine wissenschaftliche Auswertung oft unumgänglich sind. Was aber noch stärker zum Tragen kommt, ist die Tatsache, dass diese digitalisierten Quellen wiederum nur von Menschen mit einem spezifischen Hintergrundwissen genutzt werden können. Abgesehen von grundlegenden Kenntnissen, wie die der Lesefertigkeit von Kurrentschriften, werden diese Informationen nur von jener Gruppe verwendet, die solche Quellen in ihren Kontext einbetten können und grundsätzlich den Quellenwert kennen. Menschen ohne Archiverfahrung und vor allem ohne entsprechende fachliche Anleitung werden diese Materialien nicht oder nur eingeschränkt nutzen können bzw. bei einfachen Recherchen im Internet gar nicht darauf stoßen.
Eine fachgerechte und qualitätvolle Erschließung ermöglicht einen direkteren Zugang zu den Quellen. Dies sollte ein Ziel der Archive im Kampf um die Wahrung der Position innerhalb der Wissensinstitutionen sein. Eine solche qualitätvolle Tiefenerschließung kann in Zeiten der sinkenden Personalstände nur durch den Einsatz von besser qualifiziertem Personal durchgeführt werden. Hier liegt es an den Archiven, ihre Archivträger zu überzeugen, in die Ausbildung des Personals zu investieren. Die ersten Schritte dazu wurden in Österreich bereits getan, indem nicht nur die wissenschaftlichen Archivare eine Ausbildung erhalten, sondern auch die Mitarbeiter des höheren Dienstes spezifische Kenntnisse vermittelt bekommen. Dies erfolgt durch Kurse, die vom Verband der österreichischen Archivarinnen und Archivare durchgeführt werden und großen Anklang gefunden haben.
Auf der Ebene der Bestandsbetreuung wurde ebenfalls in die Ausbildung investiert. Seit wenigen Jahren wird die Lehre des Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistenten angeboten. Interessierte Jugendliche, die diese Lehre absolvieren, erhalten bereits in jungen Jahren Grundkenntnisse der Archivarbeit, die durch die Praxisarbeit in einem Archiv, das als Ausbildungsstätte dient, komplettiert wird. Mit dem Ende der Lehrzeit, stehen den Archiven spezifisch ausgebildete Bestandsbetreuer zur Verfügung. Unsere Erfahrungen mit Absolventen dieser Lehre sind äußert positiv. Die jungen Mitarbeiter sind motiviert und übernehmen nicht selten höher qualifizierte Aufgaben. Bis zur Einführung dieser neuen Lehre stammten die Mitarbeiter dieser Ebene aus anderen Berufen und mussten für ihren Arbeitsbereich im Archiv allein von der Kollegenschaft eingeschult werden.
Es ist eine Binsenweisheit, dass man mit gut ausgebildetem Personal die Quantität der Erschließung erhöhen kann. Wichtiger als die Quantität wiegt aber die Qualität der Erschließung, die punktgenaue Trefferquoten erzielen lässt. Die Erfahrung zeigt, dass vorgegebene Erschließungsrichtlinien zu gleichförmigen und besseren Ergebnissen führen. Dazu zählen mitunter auch fixe Schlagwort- und Thesauruskataloge, die nur von einem kleinen Personenkreis erweitert werden dürfen. Dennoch wird man den Faktor der Subjektivität bei den Erschließungen nie vermeiden können, da die Abstrahierfähigkeit der Personen unterschiedlich ausgeprägt ist.
Klassische Archive versus digitale Archive
Neben Archiven spricht heute eine Reihe von anderen Institutionen, die elektronische Daten verwalten, von Langzeitarchivierung. Gerade in der digitalen Welt sind es nicht mehr die Archive, die Konzepte zur Langzeitarchivierung vorlegen, sondern Bibliotheken oder die Weltraumforschung, die Standards entwickelt haben. Die Archivwelt selbst hat sich dabei eher in den Hintergrund drängen
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lassen. Firmen bieten der Verwaltung die Übernahme der Langzeitarchivierung an. Dienstleistungsfirmen sind entstanden, die zusätzlich archivische Tätigkeiten am freien Markt feilbieten, wie wir es aus der Schweiz und auch schon in Österreich kennen. Werden klassische Archive nun obsolet oder in einen Randbereich der historischen papierenen Archive gedrängt? Dieses Szenario würde den Archiven den langsamen Tod bringen, denn es wäre mit der sukzessiven Reduktion von Personal- und Finanzressourcen verbunden. Archive würden von den lebenden, elektronischen Beständen abgekoppelt werden und nur mehr historisches Material verwalten, während die Übernahme neuer Bestände von anderen Institutionen übernommen werden würde, denen die finanziellen Ressourcen dazu bereit gestellt werden müssten.
Eine Entwicklung in diese Richtung macht sich heute schon bemerkbar, wenn von entfernteren Institutionen im Rahmen der Verwaltung die Überlieferung abbricht, da inzwischen die Umstellung auf den elektronischen Akt erfolgt ist. Das Archiv wurde davon nicht informiert oder gar in die Konzeption eingebunden. Eine Nachfrage nach der Übernahme der elektronischen Akten ins Archivinformationssystem brachte die Antwort, dass eine Firma, die auf IT-Anwendungen spezialisiert ist und den elektronischen Workflow entwickelt hat, die digitale Langzeitarchivierung übernommen hat. Über Erschließung oder gar Bewertung hat man sich dabei keine Gedanken gemacht, da derzeit alle Daten gespeichert werden.
Archive erhalten zunehmende Konkurrenz in ihrem ureigensten Feld der Archivierung nicht nur von anderen Gedächtnisinstitutionen, sondern auch von IT-Anbietern. Ist die Existenz der Archive wirklich gefährdet? Übernehmen diese Stellen wirklich unsere Kernaufgaben?
Solch negativen Zukunftsperspektiven können wir selbst entgegenwirken, um sie zu vermeiden. Wir müssen in der Langzeitarchivierung von speziellen Internetdomänen, die mittlerweile von Bibliotheken übernommen wurde, keine Konkurrenz sehen. Es handelt sich hier zu einem größeren Teil um eine Dokumentation von Wissen, das in Jahrzehnten zuvor in gedruckten Journalen und Büchern ihren Niederschlag gefunden hätte und darum auch von Bibliotheken übernommen worden wäre. Um aber die Kontinuität der Archivierung von Verwaltungsunterlagen zu sichern und nicht in andere Verantwortung gleiten zu lassen, müssen wir die Nähe zur Verwaltung und zu Institutionen mit archivwürdigem Schriftgut suchen und aktiv den Kontakt aufbauen. Man mag hier einwenden, dass es Archivgesetzgebungen und Verordnungen zur Übergabe von solchen Unterlagen gibt und daher die Kommunikation zwischen Archiven und solchen aktenbildenden Stellen sowieso vorhanden sein muss. Die Erfahrung zeigt aber immer wieder, dass Papier geduldig ist und Verordnungen nicht immer bei den maßgeblichen Stellen bekannt sind und daher auch nicht eingehalten werden. Wenn außerdem eine Archivierung ihrer elektronischen Unterlagen gewährleistet wird, nur eben nicht vom zuständigen Archiv, sondern von einer Firma, sehen so manche Stellen ihren Archivierungsauftrag erfüllt. Die Aufgabe der Archive muss in solchen Fällen eine Sensibilisierung dieser Institutionen für unsere Anforderungen der Rechtssicherung, der objektiven und dauerhaften Verwahrung dieser Unterlagen, ihrer Bewertung, Erschließung und der Gewährung des Zugangs zu diesen Informationen durch den Bürger sein.
Für die Verwaltung wurden in Zusammenarbeit mit dem zuständigen Archiv Bewertungsrichtlinien und Fristenpläne geschaffen, die beim elektronischen Akt schon zu einem viel früheren Zeitpunkt von Bedeutung sind. Da Archivare Verwaltungsentwicklungen und -brüche bekannt sind, wurden ihre Erfahrungen meist auch bei der Konzeption der Materiengruppen der elektronischen Verwaltung geschätzt. Wir müssen aber erkennen, dass das Verwaltungspersonal zu wenig geschult ist, um die Verwaltungsverfahren den entsprechenden Materiengruppen zuzuweisen. Mitarbeiter aus der Verwaltung klagen vermehrt darüber, dass Akten seit der Einführung des elektronischen Akts nicht mehr auffindbar sind. Abhilfe wird dadurch geschaffen, dass sich jeder sein Ablagesystem selbst zurechtlegt oder nur „kundige" Personen das richtige Suchwort finden können. Um diesem Wildwuchs und Missstand entgegen zu wirken, müssen Archive sich einbinden und ihr Knowhow im Bereich der Beschlagwortung und Erschließung anbieten. Dies kann in Form von Schulungen der Verwaltungsbeamten durch Archivare geschehen, wie sie bereits an manchen Orten durchgeführt werden. Solche Workshops schaffen zusätzlich Verständnis füreinander, geben Einblick in die Arbeit der Archive, die in einer Verwaltung oft nicht wirklich bekannt ist, und festigen zugleich die Stellung und Anerkennung der Archive.
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Die Zuweisung der Verwaltungshandlungen zu vorgegebenen Materienbegriffen durch Verwaltungsbeamte ist ein Vorgang, den wir in seinen Grundzügen schon seit Beginn der Verwaltungsgeschichte kennen. Dass dabei unterschiedliche Begrifflichkeiten verwendet wurden, weiß jeder gewissenhafte Forscher. Mit der Überführung der elektronischen Akten in ein Archivinformationssystem beginnt aber erst die Erschließungstätigkeit der Archivare, die die Bestände der Verwaltung für andere Fragestellungen der Forschung und Bürgerinteressen aufbereitet und zur Verfügung stellen. Diese Erschließung von Informationen für eine breitere Öffentlichkeit setzt ein bestimmtes Wissen und eine objektive Betrachtung der Quellen voraus. Das Schriftgut mutiert zum Archivgut, dessen Inhalt als Serviceleistung der Archive entsprechend aufbereitet und dadurch vielfältig les- und verwendbar gemacht wird. Die Unterlagen erhalten durch die gewissenhafte Arbeit der Archive einen Mehrwert für die Gesellschaft. Denn, wie Hartmut Weber für Deutschland ermittelt hat, fündieren über 50 Prozent der Gesamtwertschöpfung auf dem Faktor Wissen, das vernetzt zu neuem Wissen umgewandelt werden kann. Dieses neue Wissen kann und wird kommerziell genutzt. Die Rolle, die Wissen aus Archiven dabei spielt, darf nicht unterschätzt werden. Abgesehen vom Nachweis rechtlicher Ansprüche und Befähigungen sowie der kulturpolitischen Relevanz schafft dieser Wissenstransfer Mehrwert, den sich unterschiedliche Institutionen, wie Universitäten und Firmen zunutze machen.
Dieser Pool an Informationen, den Archive bieten, wird von manchen Nutzern zwar angezapft, aber die Institution Archiv beizeiten zuwenig gewürdigt. So betrachten Universitäten Archive und Archivare immer noch als hilfswissenschaftliche Diener der hohen Wissenschaft, die aber an den Universitäten betrieben wird. Archivare gelten als Aufbereiter und Zuträger von Rohdaten, die an den Universitäten veredelt werden. Bisweilen wird Archivwissenschaft als Disziplin betrachtet, die jeder auch lehren kann, der einmal ein Archiv besucht und darin geforscht hat. Wir können zudem eine boomende Forschungsrichtung beobachten, die sich „Kulturwissenschaften" nennt. Vertreter dieser Richtung blicken mit Missachtung auf die Archive, in denen „altmodische", positivistische geschichtswissenschaftliche Methoden betrieben werden, während die moderne Forschung sich nicht mit Primärquellen herumschlägt, sondern leicht fassbares, bereist erforschtes Wissen kombiniert und neue Theorien schafft, aber auch Theorien miteinander vergleicht. Diese Richtung hat sich bereits einen Markt erobert, obwohl die Methode als problematisch erachtet wird, da eine Überprüfung der Grundlagen beiseite gelassen wird. Dieser Trend bewirkt aber auch, dass immer weniger Geschichtestudenten Archive aufsuchen, sich das teilweise mühsame Forschen ersparen, da sie ihre Forschungen auf sekundäres Wissen stützen können.
Bewertung als Kernkompetenz und wirtschaftlicher Faktor
Dass Bewertung eine Kernkompetenz der Archive ist, betrachten wir als selbstverständlich. Wenn aber gesetzliche Regelungen feh en, die eine Anbietungspflicht von Verwaltungsunterlagen an die Archive enthalten - in Österreich können erst vier von neun Bundesländern ein Archivgesetz vorweisen - oder diese Bestimmungen nicht eingehalten werden, kommt auch diese Kompetenz nicht ins Spiel.
Wir können auch ein nonchalantes Umgehen mit Bewertung beobachten. Denn, solange der Speicherplatz für elektronische Daten immer günstiger wird, kümmern sich die Stellen nicht um Skar-tierrichtlinien und eine Bewertung ihres Materials, sondern speichern der Einfachheit halber alle Daten. Erst wenn zuviel teurer Speicherplatz besetzt wird, besinnt man sich der Datenreduktion und dann hoffentlich auch der Archive, bevor Daten gelöscht werden. Die Gefahr besteht, dass in der Folge nur die rechtlichen Aufbewahrungsfristen eingehalten werden, die historische und gesellschaftspolitische Sicht, die der Archivar bei seiner Bewertung ins Spiel bringt, aber ignoriert wird, da eine Abteilung solche Entscheidungen nicht treffen kann. Der Archivar geht mit einer objektiven Sichtweise an dieses Material heran, überprüft den seinen Primär- und Sekundärwert und schafft mit einer quantitativen Reduktion eine qualitative Verdichtung an relevanten Informationen.
Das Wissen um die Kernkompetenz der Bewertung darf nicht nur innerhalb der eigenen Zunft weiter tradiert, sondern muss an die Öffentlichkeit getragen werden mit dem Ziel, unsere Stärken bekannt zu machen und die Wichtigkeit dieser Kompetenz in einer Zeit der Informationsflut zu besetzen und zu vertreten. Auch mit der Bewertungstätigkeit des Archivars ist ein bedeutender Mehrwert verbunden. Er wandelt eine Fülle von Informationen in komprimiertes und qualitativ hochwertiges Wissen um, das gezielt angesteuert werden kann. Neben der inhaltlichen Bedeutung hat Bewertung
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auch einen wirtschaftlichen Aspekt, nämlicher den gezielten Umgang mit Ressourcen. In den traditionellen Archiven mussten und müssen Archivare die Bewertung auch unter dem Gesichtspunkt der zur Verfügung stehenden Depotflächen durchführen. In den digitalen Archiven müssen der zur Verfügung stehende Speicherplatz und die Kosten dafür kalkuliert werden und in die Bewertungstätigkeit einfließen.
Das Österreichische Staatsarchiv hat mit seiner Lösung der digitalen Langzeitarchivierung, die gemeinsam mit der Firma Siemens umgesetzt wird, vom Archivträger für die Archivierung der elektronischen Daten der Bundesdienststellen eine Lösung und auch eine mittelfristige Finanzierung gefün-den. Die Länder hinken hier noch hinten nach. Die Umsetzung des Bundes scheint jedoch die Budgets der Landesregierungen zu übersteigen. Deshalb werden wohl andere Lösungen gefunden werden müssen. Archivnahe IT-Firmen haben sich dieses ^emas auch schon angenommen und bieten eigene Lösungen für eine digitale Langzeitarchivierung der Daten an. Diese Frage muss auf der Ebene der Landesregierungen entschieden werden, die auch die Mittel dafür zur Verfügung stellen wird. Die Archivare müssen sich in diese Diskussionen der Entscheidungsfindung einbinden und dürfen dieses Feld nicht den IT-Verantwortlichen überlassen.
Bewusstsein schaffen
Archive können ein breiteres Bewusstsein für die Wichtigkeit ihrer Aufgaben und Ziele nur durch Öffentlichkeitsarbeit nach innen und außen erreichen. Auch in Zeiten der Sparmaßnahmen muss Budget für die Öffentlichkeitsarbeit erkämpft werden, um Archive nicht zu marginalisieren. Mit Öffentlichkeitsarbeit nach innen sollen nicht nur die politisch Verantwortlichen aufmerksam gemacht werden, sondern auch alle anderen Verwaltungsstellen die Aufgaben der Archive kennen lernen und durch Workshops die Zusammenarbeit gefördert werden.
Ebenso wichtig wie die interne Öffentlichkeitsarbeit ist jene, die nach außen wirkt. Wir kennen alle möglichen Maßnahmen der externen Öffentlichkeitsarbeit, die je nach vorhandenem Budget und Personalressourcen sowie dem politischen Auftrag eingesetzt werden und die politischen Entscheidungsträgern die Gelegenheit eines öffentlichen Podiums bieten. Unter all diesen Möglichkeiten zählt die Archivpädagogik zu besonders wichtigen Maßnahmen, da sie unter den Kindern und Jugendlichen das Wissen um die Existenz der Archive und deren Aufgaben vergrößert und ein gewisses Verständnis, wenn nicht sogar Selbstverständnis im Umgang mit diesen Institutionen unter der Generation schafft, die einmal zu Nutzern und Entscheidungsträgern heranwachsen.
Literature
Christian KEITEL, Archivwissenschaft zwischen Marginalisierung und Neubeginn, "Archivar" 64(2011), Heft 1, pp. 33-37.
Michael HOCHEDLINGER, „ Verdrossen und einsam"? Der Archivar im Spannungsfeld zwischen historischer Wissenschaft und„Benützerservice", „Scrinium", 61/62(2007/2008), pp. 83-105.
Interview mit dem Leiter des Historischen Archivs d^es Erzbistums K^öln Ulrich Melbach zum Berufsbild des Archivars, "Archivar" 64(2011), Heft 1, pp. 38-47.
Hubert SCHOPF, Die Landesarchive als Dienstleister für ihre Verwaltungen. „Scrinium", 61/62(2007/2008), pp. 106-111.
Walter SCHUSTER, Zwischen Monopol und Konkurrenz. Die Archive und das kulturelle Erbe In Beruf(ung) Archivar. Festschrift für Lorenz Mikol^et^ky, MÖStA 55, 2011, Teil I, pp. 45-50.
Hartmut WEBER, Wissen bereitstellen, Erinnerung ermöglichen, Identität stiften In Beruf(ung) Archivar. Festschrift für LorenzMikoletz^ky, MÖStA 55, 2011, Teil I, pp. 33-43.
SUMMA^RY
As we know archives have to compete with other cultural institutions like museums and libraries. Compared with these institutions archives are the smaller ones and are the less known by the people. But our aims and tasks were well known by politicians since we helped to create legal certainty and we took part in researches
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concerning questions of restitutions and compulsory labor. The technical development initialized a change of medium. In the world of digital data archives have a lot of competitors in storing the information such as technicians, companies, associations and libraries. So archives have to develop strategies to keep the competence of knowledge management. We have to convince our governments and archive holders that long-term preservation needs a special knowledge. The topic of appraisal should not be handled by subordinated officials in each administration office by themselves without regulations and without the view to the future needs of the society. The information we keep in our archives cannot be made accessible to the users so easily. The user has to know something about the history of administration and the hierarchy of documents to find the information he wants. So he needs the help of archivists. To improve our situation we have to offer better services such as much more detailed descriptions and to increase the quality of description. This can only be done with the help of qualified staff. With more detailed description we create knowledge that can be combined and can create added value.
Original scientific article Submitting date: 12.09.2011 Acceptance date: 16.09.2011