ARIMVI XV]1 19°4
Članki in razprave
39
Vsebinsko razvrščanje gradiva gospodarskih pudjet j na podlagi poslovnih in procesn-h funkc j
VLADIMIR ZUMER
Prispevek k n krogli hi i/j na posvetovanju Arhivskega društva Slovenije, Kiulcnu 10, do 12, 11, 19l>4:
Prispevek ima namen opozorili na nekalera stična podiočja arhivistike .n (eonjc organizacija (organizacijske vede), k! so bila 'Jo sed;?j Srhi; vistik. manj poznana in skoraj niso bila proučevana, postajajo pa vse boli potrebna ne samo kot izhodišča za valorizacijo doknmentiirnega giatliva s področja gospodarstva, ampak tnd, kot osnova za sistematično vsebinski" rti/vrst a nje arhivskegit gradiva gnspoilarskili in družili arhivskih fondov p: i popisovanja oziroma pn stroKovn; obdelavi, Pri tem mislino predvsem na členitev poslovanja nodjet j na tako imenovane poslovne in procesne funkcije
Pomembno stično področje arhivistike in teo rije organizacije so vsekakor sistemi poslovanja z ilnkniucntiiniiin gradn*om, pn čemer jc arhivistika predvsem zainteresirana za tako imenovani "sistem prvotne ureditve dukniucntar-negu g rn d i vn", v katerem so pomembni zlasl' prvotni sistem razvrščanj;: oz roma klasifikacija gradiva ter obstoječe evidcnec o gradivu. Arhivsko gradivo se Vilki: i/.irn n strokovno obdeluje po provcnicnčnem načelu v okviru arhivskih fondov in zbiik praviloma na podlagi iircdnvc, nastale pri ustvarjalci! gradiva, p, i tem pa morajo bili arhivski fondi iu zbirke razčlenjeni ¡ki vsc-bi.ii, funkcijah oziroma nalogah ustvarjalcev, kol tioloča Pravilnik o strokovni obticlavi in izdelavi pripomočkov za raziskave arhivskega gradiva i/ let.: mV Tudi če se za fond pri strokovn obdelavi izbere nova ureditev, se za si.itcm razčlenitve fonda ter za sistem razvrščanja in klasifi-kaeije arhivskih enot običajno uporabne ž.( obstoječi načini, ki v bistvu pomcni«o le dc polr.itcv ali medillkaeijc prvotnih sistemov ureditve.
Posebej za arhivske temle s področja gospodarstva, deloma pa tnd: družbenih di*ia"nosti; jc v arhivski strokovni litcratun poi\, irjc~ie. da sistem ureditve dokumentarnega in iiruvskega gradiva temelji na organizacijski strukturi: "Zalo jc pn njih za poznavanje sestave dokumentarnega gradiva posebnega pomena poznavanje njihove notranje organizacije. Spicmei., c notranje organizacije pa seveda vplivajo tudi na sestavo gradiva. Zalo jc pri podjetjih za poznavanje prvotne ureditve gradiva Hslvercga
2. in 3. ¿kn Pravilnika » Minkovni nbdetovi .ti /tleh vi pri potimčknv 7,i inmknvc aihivskcj» gladiva (IJi.l. S RS, Si.
11/88).
pomena poznavanje ergani/.aeijc podielja..", trdili: oba slovenska arhivska učbenika, ko obravnaval?. strokovno obdelavo fondov gospo darskega izvora
Krešimir Ncmctli je v Priročniku i/ arhivistike- v poglavju Gospodarski arhivi leta 1077 predlagal, da se za sistem razvrščanja ozi roma kla.-i Ikacije arhivskega gradiva gospodarska fondov lahko uporab organizacijska struktura, če jc jasno izražena, siccr pa je najbolje, "da se plan razvršeama ra/dela po funkcijah podjetji), lo jc po vrstah njegove dejavnos;i.'^
Za osnovno razvrščanje graujva s področju gosnod.irslva do začetka 19. stoletja predlaga le dve skupin korespondenca in računovodski spis., nato pa naj bi b;!a osnovna členitev po vrstah služb sledeča: 1. dokumentacija o nsla-noMlV! gospodarske organizacije, 2 doknmcn-tacja organov upravljanja iti uprave same, 3. dokumeniacua o nepremičninah, 4 proizvodna sredstva, 5. materialno knjigovodstvo, 6, finančna služba, 7. raeunovodostvo, 8. korespondenca, 9. pravna služba, 10. komercialni sektor, II. personalna služba in 12. šludijsko-analilična
služba".5
Za r odobne gospodarske organizacije je Krešimir Nciuelh predlagal tudi klasifikacijski sistem za razvrščanje dokumentarne a gradiva na primeru trgovsko- industrijskega podjetja1 "0. Ustano"ilev ^dokumentacija e ustanov, t vi)
1.	Upravljanje (doknmcnlaeiia uprave)
2.	Tovarna in stroji (eoktimenlac ja o nepre mičmnah)
3.	Uslnibcne', in delavci (pcrso.ialna dokumentacija)
4.	Oclo podjetja (dokumcntaeijr. o proizvodnjij
5.	Poslovni odnosi (korespondenca) 6 Računovodstvo
7.	Odnos z oblastjo in organizacijam'
8.	Javna dela
9.	Karle, naerli plani, fotografije filmi plošče magnclogramsk: trakovi".6
Predloge Krcšimirja Nemclha za razvrščanje oziroma klasifikacijo gospodarskih fondov cil -
Stihij Vilfan jn Joic Žfinlar Arhivistiki, Ljubljana 1973 sir.
•46-47 in Jolc iinniai, Arhivistika, DDL Univcr/um, ljubljena l9K4.sn.78-79.
KrtSimii Nemcih, l*rivrsrJni arhivi, J*riruimk ¡7 pihivislikc, Savcz arhivskih radnika Ju gosi a vi Zagreb 1971 sir. 140-(49.
4 Opmnb," 3, sir. I<2.
Opiihiba 3. sir. Hi.
6 Opr.mha 3. sir. 148.
2fc
Članki in razprave
ARHIVI XVII 1994
ramo v celoti- ker so cm od rcdKih v arhivsk, strokovni literaturi sploh in ker za osnovo klasifikacije uporabljajo organizacijsko strukturo in poslovne funkcije. Vprašanje je, koliko so praktično uporabiti. Klinb temu, da avtor trdi da klasifikacije tcmcljiio na organizacijski 'trukmri oziroma na funkcijah podjetja, uporablja se druge elemente /a razvrščanje, predvsem vrste dokumentarnega gradiva in zndeve.
S sistemi razvrščanja dokumentarnega gradiva v gospodarskih in drugih pcdjeliih, zlasti z vscbtrsk n načinom, so se v zadnni petnajstih k lili ukvarjali v glavnem le na Višji upravni šoli v LiuHj;m: 7. namenom, da se i/boljša in posodobi pisaniisko poslovanje oziroma dokumentarni podsistem v okviri? informacijskih sistemov gospodarskih podjciu in sisteme bolj ali mani uspešno uvajali v praksi gc.ipodarskri pod)cti Opaziti |e, da ^rganizRcijsI i teorija šele v sedanjem časti posveča nekoliko večjo pozornost projektiran in dokumentarcih pods*stemov, kar |c povezano z razvojem informacijske oziroma računalniške tehnologije.7
I'omenih 11 cjsi spi model za razvrščanje oziroma klasifikaciji» ili>knnicntarni'£a grudi-vii gospodarskih (Vr^nilj/wcij je rnzvil Mariiii Ltirhur z Vi.šic upn.vnc šole v L)iibljaiu leta 19fS(J,R ki so ga prevzela in prilagodila številna gospodarska pa tudi negospodarska podjetja. Avtor je predlagal naslednje glavne skupine razvrščanja:1'
0.	Organznci n OZ D
1.	DcloWi« razmerja (kadrovske in socialne zadeve, rckrcaeijn)
2 Planiranje, 'nvcstic ¡e in razvoj 3. Proizvodnji, in storitve 4 Komer talno poslovanje
5.	Skladiščenje n transport
6.	Upravljanje, vzdrževanje ir, zavarovanje premoženja
7.	Računovodstvo m knjlgovo.^tvo fi. ljudska obranita in samozaščita 9. Zadeve izven glavnih skupin
Teoretično sc je z načini razvrščanja gradiva v gospodarstvu v tem obdobja ukvarjalo več avtorjev. Milia Brejc jc podrobno obdelal način n postopek uvajanja vsebinskega načina razvrščanja dokumentarnega gradiva v gospodarskih podjetjih, opirajoč sc na spoznanja orgiriza-eijske teorur, Poudarja predvsem potrebo po proucitv o1 .'oječega dokumentarnega gradiva,
Miha Hrcjj, Informac jska ichi.ologija in iloki.mcnlarni pod-
sisicm, Soitobni arhivi 90, XII. posvclovjnjc, Maribor ¡990,
sir. 17-2f -Miha Drejc, Urejanje dokumentarnega gradiv? s
programskim pakclom ATP 1, Sodobni arhivi 'Rii Vlit. josvelovanje, Maribor I9?6, sir. 4V45. M.idin l.o'bar, Klasifikacijski načrt in abecedni rcijislcr gesel
li klasifikacijskemu iiairrn, ynjrljarm 1980. 3. osnuick 10. 12. 1980, razmnoženo gradivu ViSjt upravne iole v l.juhljani. l'olcy opombe 8 glej linli Vera Klnvora Ni.irln. L.irha., h.sar-11 i ^ k o pnilovanii; |, |)|)IJ IJnivcr/nm, l.jiioljnna ¡983, sli. 14.
pomembnejših informacijskih tokov in delovnih postopkov v podjcliili kot osnovo za sistem vsebinskega razvrščanji1.10
Vzporedno je zanimii tudi kompleksni teoretični pr '¡cktrii pristop k ureditvi arhiva v organizaciji združenega dela Und vika Jcriiča leta 1981, ki za klasilika'ujski ključ razvrščanja predlaga tri elemente:11 1 organizacijske enote OZD
2.	poslovne iimkeije - razuelanc
3.	vrste dokumentarnega gradiva
Predlaga razvrščanje po naslednjih poslovnih fnnkei/ih. samoupravno odločanje poslovna, načrtovalna, organizac-pka, informacij<ka, razisko valna, razvojna, investicijska funkciji;, funke i ia tehnološke in operativne priprave proizvodnje, osnovna proizvodnja, pomožna pro /vodna, "/poredna proizvodnja - storitve, vzdrževanje, konlrola - kakovost - kvaliteta, nabavna, prodana, uvozna, izvozna funkcija, mednarodna kooperacija, transportna, finančna, računovodska, kadrovska, in varstvena lu/ikciia.
Omenjen' sistemi oziroma klasifikaci|e za razvrščanj dokumentarnega gradiva za področje gospodarstva so'jiii po letu 1981 trni' teoretična nodlaga za pripravo tipskih naviidil za iidbi-ranjc urhivske^a gradiva iz ihiknin<:nlarnc[;ii gradiva ^nspudarskili ni ilmgili organizacij^1 pa ml j osnova za posamična navodila za odbiranje, kar motamo smatrati za neposredni doprinos organizacijske teorije arhiv:stiki na področj i valorizacije dokumentarnega gradiva. Torej področja, ki ga [je arHvistika po letu 1981 šele začela proučevati v skhrdn z. no "o metodologijo odbiranja arhivskega gradiva, 1
Zadnja vcr/ija seznama arhivskega gradiva tipskih navod'1 za odbiranje gradiva na področju gospodarstva v Priročniku za strokovno usposablja nje delavcev, k' delajo z doku men ta mi m grad'vom iz. Icla 1984 jna naslednje struKturne enote, ki večinoma temeljijo na poslovnih funkc,ij;-h M
) Splošno o organizaciji
Miha flrcjc, Vsebinski na Hn razvrščanja gradiva v ^iispi. darslvn, Sod.ibni arhivi '83, V. posvetovanje, Maiibor 1983, sir. 41-49. Miha llrcjc, Vsebinski nafin ra/vrSiania dnku-mcr.larncga gr.ld.va v gospodarskih urbanizacijah. Organizacija in kadri 9-ICffi*. Scada llailiiitchmcdiigirj, Oilabiranje arhivske nradje i klasi fikacioni sisicm, .Smlobiii arhivi SO, Maribo. 198<. sir. i5-M).
11	l.udvik Jcrcii, 1'rojekini pris'op k nrcililvi arhiva v organizaciji 7i I nt/enega dela, Sodobni arhivi 'SI, 111, po s vel o vanje, Maribor 1981, sir. 98 129.
12	Vhidrmir Žnmcr, Odbiranje arhivskega gradiva i/ poslovne iln-kumcnlacijc v delovnih organi/acijjh s pmlroCja ¿jospndarMva, Sodobni arhiv,' '8:. III pr.svcln vanje, Mrribor 1981, sir. 130142. Priročnik » slrokovno 11 spi i sabljanje delavcev. ki ilelajn v. ilokrmcnlarniiii gradiv......t.jnbljniia 1984. sir. 112.1 M.
13	59. in fi5. člen Zakima o naruvni in krilnimi iluiulcii! (|]r.l. SliS.il l/KI).
1 PrirrCnik za slrokovno iisp<ir.iih'j;iiijc delavcev, ki ilelajn / i In k.....dimnim |Si voin, I .ji hlf ai, a I!i84, sir. 112-114.
ARHIVI XVII 1914
'''lank1 m rizpra /c
41
2.	Samoupravni i;i dnigi splošni akti
3.	Samoupravni ak in pogodbe, ki ili 07,D sklene /. drugimi organizacijami in skupnostmi
4.	Volitve, referendumi n imenovanja
5.	Samouprav» organi B»jeg«eijc, poslovodni organi, strokovni in drug organi upravljanja (zap-si iki Fej z gradivom}
6.	Statistika
7.	Planiranje in a na I i /.c
8.	Delovna razmerja
9.	Investicije, razvoi in tehnologija 1 d. I; in :ni eno poslovanje
1 I .Komerciali1 o poslovanje 1?.. Vzdrževanje in zavarovanje premoženja 13.Družbenopolitične orgunizacijc in društva v O/D
14.1iifomiaeijsko-dokuiiicnta ijska dejavnost
Podobno naslonitev na poslovne 1'iiiikeiic so že od leta 1968 uporabljali v splošnem delu enotnega klasifikacijskega načrta za razvrščanje dokumentarnega gradiva vseli družbenih piavnili oseb v Makedoniji (enoten '".leni p.^aniLkcga poslovanja) ter vzporedno tudi v tako imenovanih List;di kak-gnrij ¡trldvskegu gradivu tnijne vrednosti", ki ic tudi veljala za vse ustvarjalce gradiva ne glede na vrsto dejavnosti. '5 Lista ie imela sedem glavnih skupin
01-organizacija	in nizvoj,
02-sanioiipravljanit,
03-splošne	in pravne zadeve.
04-mcdseboin;	odnosi delavcev v združenem delu,
05-fin.in	eno poslovnanje, 0(i-na rodna obramba in 07-civilna zaščita.
Poslovne funkcije pmljctcj
Štefan Ivanko v svoji knjig Raziskovanje in projektiranje organizacije, OOP Delo - TOZD Gospodarski vestni k, Ljubljana 1980, loči oziroma klasificira za gospodarska podiclja 22 značilnih poslovnih funkcij, za katere so značilna večja ali manjša sorodna ali istovrstna opravila. if-
1'iiiiierjaj: Toilnr T.ilcski, Ulvrili vanje icgistr.Hur.i koic si varaj» mhivskip yiadn i oiiabiiaiije arhivske giailc iz rugi-si wl n Mrk ng iiial ciinln n Makeilnniji, Ailiivisl XIX 7.v.lr fl 'in,<i, iI 1969, Mr. (<5■ 7.1 in Ivan Alcksov, Odbiranje na
ailiiv.skala ^iji diI rejiiMi.il liriki......aleiial. Aihivi 81.
Marihoi 1981,Mr. 114-189 lf' Okj: Slcf.in Iv.i.iko, Ra/iskovan je in prcjcklirnnjc oij;ain-racije, OilP litin TOZH Cinspiiilarski vcslnik Ljubljana 1080 382 Mrani Slef.iii tvanku, R.viskovajijc in projckli-ranjc organizacije Mixteripa organi/ac ja. lakullcla 73 oijia-iii/acijske vcite. Kranj 1992 Slefali Ivanko Oiis oigarv-7 n c i j s k i h leorij, Visnkd ekonomsko ■ kumeicialna inla Maribor, M.nilmr 1982. 278 jliani France El tiCai, Vprašanja smlnhiie organizacije, Časopisni zavod 1'radiii .isl SR Slovenije, Ljubljana 1971. .1-58 sliani. Oba aviorja navdala in
1	Raziskovalna fonkciia - O
2.	Razvojna funkc ija ■ O
3.	Investi jijska fu.ikcna - O
4 funkcija tehnološke priprave proiz vodme - O 5. Funkcija operativne priprave pro i ■ vod nji' - O 6 Nabavna funkciia - O
7.	Osnovna proizvodni a - O
8.	Pomožna proizvodnja - O
9.	Vzporedna proizvodnja - O
10.	Vzdrževanj c delovnih sredstev - O
11	Funkciia tehničnega nadzora - O
12	Prodajna funkcija - O 13, Kadrovska funkcija - 1 14 Finančna funke ija - I
15. Računovodska .uikeija - I Ki.Splošna funkcija - 1 17 Varstvena funkcija -1 18.Organizacijska funkcija U
19.bif'ormacijska	funkciia - U
20.	Načrtovalna funke na - U
2	L Pošlo/odna funkcija - U
22 Sumoitpravno odločanje - U
0	- osnovne lunkci c za proizvodna podjntja
1	- mirastniktume funkcije U - upravljalne funkcije
Infraslniklurrie in npravlialne funkcije, kol tudi del osnovni: funken, je značilnih seveda tudi /a neproizvodna podjetja, ža, vsako proizvodno podjetje pa so značilne svoiske osnovne funkcija.
Ivanko poslovni n funkciiam nadiobno opredeljuje vsebino in j h nato členi 11* pojircrčjn poslovanja, prvnt poslovanja ter na delovne postopke
Prodajno poslovno funkcijo nn primer
razclcnj-ijc na naslednja prvine poslovanja.
-	raziskava tržišča,
-	oblikovanje in uresmčevanje politike izdelkov ter poli*ike cen, prodaje io distiibucije
-	nstvarianic in usmerja nje ekonomsl: propagande.
-	por.pcscvarje pnKliiie,
-	načrtovanje prodaje,
-	pronče vanje .11 -zbira prodajnih noti in
prevozov,
-	prevzemanje i',i uskladiščen j c izdelkov,
-	prodaji in nizpečava izdelkov na domačem trž'ščn,
-	izvoz,
-	komcrt'iilno reševanje rcklamacu kupcev in potrošnikov,
-	načrtovanje iri analiz-ranje stroškov prodaje
-	obveščanic o prodan in izvozu,
-	organiziranje zunanjega transporta,
-	usklajevanje prodaje s proizvodnje .n dru^itm pošlo/nim! Cnyij»mi| v podjetju,
-	organiziranje prodaje i;d
cilirala ohsc/n» hi;o in domain lileialiiro s , jditi'ja leorijc
01 gani/.icije (vii 0111.1 s ptxlri'îja 1 rgani;'; cijskih ved.
2fc
Članki in razprave
arhivi xvii 1994
Proccsnc funkcijc
Pri členiivi poslovanja poajotja moramo ločit' pojmi poslovnin in procesnih funkcij, s katerimi o/načujemo faze dela, opravil an delovnega procesa v podjeijih
v	,	+
S. Ivanko za potrebe anali/c podjetji, opredeljuje proccsnc funkcije kot imanentni del delovnega procesa v smisiu opravil;:, ki je potrebno /a uspešno opravljanje delovnih nalog na vseh ravneh delovnih mest v podjetju. V proccsu opravi'anja dela oziroma poslovanja nastopajo naslednje funkcijc.
-	evidentiranje,
-	obveščanje,
-	kontroliranj,
-	analiziranje,
-	odločanje,
-	načrtovanje, usklajevanje,
-	organiziranje ni i/vaj a nje
Pri tem proccsnc funkcije kot jih navaja S. Ivanko pomenijo:
evidentiranje zajema vse dejavnosti, ki sc nanašajo na zajemanie po:.lcvnn'i dogodkov v podjetju,
,ihveSč;nije je posredovanje podatkov n informacij na vse ravni delovnih mest,
-	k» n t ru lira nje je ptimenanje akti /nrsti gbde na vnapre* postavljena merila, standaiie aii predpise,
analiziranje je razčlci jevanje neke cclotc na njene prvine, primerjanje teh prvin časovno in prostorsko ter sklepanje o vzrokih odstopani od meril, standardov planov, ciljev itd., nilhičanjc zajema vse aki'vnost\ ki se nanašajo na nonovne interveneije, s katerimi povratno delujemo na dogajanja v procesu, kot iuci" tiste, k; sc nanašajo na otlikovamc bodoccga procesa,
načrtovanje je zagotavP injc potrebnih prv n, da sc neka odločitev Jahk. izvrši, usklajevanje je kombiniranje in usmerjanje posameznih naporov v skupu organizirani napor, ki omogoča doseganje skupni1 ciljcv, organiziranje je tista stopnja vodstvenega procesa, katere aktivnosti sc nanašajo na skanje jn oblikovanje najustreznejših orga-pizicijiŠiil] postopkov, ki na enostaven 111 razumen način prikazujejo možne postopke za izvrševanje delovnih nafog,
izvajanje obsega konkretno izvrševanje nalog na vseh ravneh delovnih mest v podjetju.
Sklep
Lahko trdimo, da sc vsi predlagam model i za si si c matično vsebmsko ra7vrsčanj<* v gospo-darslvu naslanjajo oziroma uporabi j njo za osnevo:
-	organizacijsko stnikturno podjetja,
-	členitev na poslovne funkcije, BjcttjnS razčlenjene tudi na področja nosiovanj;*, prvii.c poslovanja in delovne postopke,
-	vrste dokumentarnega gradiva (včasih tudi oblike) ter lud» - zajeve, ki so sicer značilne za razvrščanje v državnih upravnih organih,
-	oziroma kombinacijo teh načinov.
V praks: so sc r/k;:/ah za ustreznejše tisti sistemi za razvrščanje, kjer glavne skupiiic in podsknpire tcmeiiiio na poslovnih funkcijah in mihc/i nadaljnji členitvi in nc na organizacijski str.ikturi, ki se pogosto spreminja.
ZUSAMMENFASSUNG
INIIALTSGUEDl-RUNG DES ARGIlIVGLTTiS DER WlRlSCllAiTSUNTf-RNElIMUNGf-N AUFGRUND DFR GESCHÄFTS- UND PR0ZFDI'UNK.T10MliN
VLADIMIR ZUMER
Di: Gliederung def Aichivgmcs nach c'cir Inhal! isi eine der Gniiidwcibcn der Ghedci nng auch bei dci ]rachbcjrDciiung dci Aichifbcständc der Wirisehafts-imlernclirnnngcn. Dci B^itiag siclli einige Mnsiei syslcmalischcr Gliederung dai, die auf den Geschäfts- und l'ro/cßfunktioncn vor Unlerneliinnngcn griinden nnd von Arcliivislen (Kic:,imn Ncmelli) umt Theoretikern dci Organisaticinskiintlen (Stefan Ivankn. Martin Lorbar, Mihn liiejc, Ludvik Jcifit und andere) cntwiekell winden. Die Gesell,Jfbfnnklicncn. du von Thcorelikern auf die ll;reiche der Geschäftsführung, dci Gcschänsfuhrungsclemcnlc nnd Aibeilsvcifahren gcglicdcit weiden, Winnen in Slowenien ab I9S0 auch zur Grundlage atlei bisherigen Rcsirebungcn tiinsiehltich der Regelung der KäinztcigcschJflsfiihiiing und der Compulcrinf imiaiionsysicmc in den Wirtschafls-nnlci-nehmnngen nach dem Vnbild der Slaalsverwa Illing
Diese Gliederung-weisen, auf di> Organ isationpsnukim und die Art™ tief Arehivynies der Wiiiscliafis-unierr.ehiDiingen anlehnend. Hellen die Grundlage flir eine syslemaiischc Gliederung des Arcliivgntes auch in den Aicbiven voi. In der Praxis wiesen .¿ich diejenigen Gliedcrangjsy^lenic als rnlspicchciidei aus die auf den Getehafisfunktionen nnd ihicr weiteren A.ifgliedcmri? beiuhen nnd nichl auf der sich häufig ändernden Organisalunssliuklui der Unlcmchmnngen.