Strokovni članek
PSIHOLOGIJA IN ARHIVISTIKA: OSEBNE ZNAČILNOSTI UPORABNIKOV ARHIVSKIH VIROV IN REŠITVE, KI JIH PRINAŠA NOV IZZIV - DIGITALIZACIJA ARHIVOV
ALEKSANDER LAVRENČIČ RTV Slovenija Kolodvorska 2 SI-1550 Ljubljana
POVZETEK:
Psihologija in arhivistika: Osebne značilnosti uporabnikov arhivskih virov in rešitve, ki jih prinaša nov izziv - digitalizacija arhivov
Arhivistika je veda o arhivskem gradivu in dejavnosti v zvezi z njim. Arhivska metoda se vse pogosteje uporablja tudi v »psihologiji«. Arhivski materiali so lahko shranjeni v različni kodi: pisni, grafični, fotografski, avdiovizuelni itd.. Delo v arhivu je tudi delo z ljudmi, zlasti z uporabniki. Pri tem se manifestirajo njihove različne osebne značilnosti. Pojavljajo se lahko različni komunikacijski problemi. Zato je ena od pomembnih veščin tudi razreševanje konfliktov med zaposlenimi in uporabniki. Le ti so ponavadi nezadostno seznanjeni s »kako in kaj« v arhivih; poleg tega so njihove percepcije pogosto stereotipne, kar je lahko bližnjica do različnih konfliktov. Zato je potrebna tudi ustrezna promocija arhivov in arhivskega dela. Nove tehnične rešitve ponujajo možnost oblikovanja t.i. digitalnih arhivov, za kar je potrebno posebno dodatno znanje. Digitalno shranjevanje zapisov in njihova predstavitev na spletu bo omogočila iskanje po arhivu vskomur, ki ima dostop do medmrežnih povezav. Poseben problem v zvezi z arhivi je možnost zlorabe shranjenih informacij. Ta problem se pojavlja tudi v Sloveniji. Zato je še posebej pomembna etika arhivskega dela.
Ključne besede: psihologija, arhivistika, uporabniki, osebne značilnosti, konflikti, digitalizacija in znanje, zloraba informacij, etika arhivskega dela
ABSTRACT:
Psychology and archive science: personal characteristics of the users of the archive resources and solutions, coming with the new challenges - digitalization of archives
Archive science is a science about archive materials and connected activities. Archive method is more and more frequently used also in »psychology«. Archive materials could be saved in different codes: in the written one, graphic, photo, audiovisual etc. Work in the archive is also the work with people, above all with users (customers). Different personal characteristics could be manifested during the communication and different communication problems could appear. That's why one of the important skills is also the regulation of the conflicts between the users and employees in archive. Users are usually unsatisfactory informed about »how and what« could be done in the archive. Their perceptions could be the stereotypic ones, what is again the shortcut to the conflicts. Adequate promotion of archive work is needed. New technological solutions offer the possibilities for the formation of digital archives. This process demands special additional knowledge. Digital saving and presentation will enable everybody, being on world-wide-web, to look for target information. Special problem connecting archives is the possibility of their abuse. This problem exists also in Slovenia. That's why the ethics of archive work is specially needed.
Key words: psychology, archive science, users, personal characteristics, conflicts, digitalisation and knowledge, abuse of information, ethics of archive work
"V arhivske prostore, ki so namenjeni javnosti, prihajajo posamezniki in skupine ljudi z najrazličnejšimi interesi, pričakovanji, posamezniki različnih geografskih širin, različne starostne strukture, spola in izobrazbe."1 S tem stavkom začne mag. Slavica Tovšak predstavitev referata na zborovanju Arhivskega društva Slovenije na Ptuju leta 2001. Nato razloži arhivistom nekaj pojmov iz psihologije (definicije osebnosti, osebnostne strukture...), jaz pa bi vam rad na kratko predstavil arhivistiko kot vedo in arhiv Televizije Slovenija, kjer sem zaposlen.
Arhivistika je veda o arhivskem gradivu in dejavnosti v zvezi z njim. Možnosti za razvoj arhivistike so nastale v 19. stoletju, ko so začeli zaradi potreb znanosti in kulture ločevati starejše dele dokumentarnega gradiva kot arhivsko gradivo. Z razvojem zgodovine in drugih družbenih ved, ki uporabljajo arhivsko gradivo, se je spoznanje o dokumentarnem gradivu, ki ima lastnosti arhivskega gradiva, zelo razširilo. Po drugi svetovni vojni se je arhivistika dokončno izoblikovala kot veda.
Dokumentarno gradivo so vsi izvirni ali reproducirani pisani, risani, tiskani, fotografirani, filmani, fonografirani, magnetno, optično ali kako drugače nastali dokumenti oziroma zapisi, ki so bili prejeti ali so nastali pri poslovanju in delu ustanov ter posameznikov. Arhivsko gradivo je odbrani, praviloma manjši del dokumentarnega gradiva pravne ali fizične osebe, ki ima trajni pomen za zgodovino, druge znanosti ali kulturo.
Začetek našega arhiva sega v leto 1958, ko je začela z rednim programom slovenska televizija (takrat TV Ljubljana). Ob tehnični in programski bazi televizije je bila takrat ustanovljena tudi služba, ki se danes imenuje Oddelek za arhiviranje in dokumentacijo TV Slovenija, ki od vsega začetka zbira in ureja gradiva, ki so produkt programskih snovanj televizije. Najstarejši nosilec slike, ki ga hranimo je film. Filmski fond slovenske televizije obsega 18 000 000 m pretežno 16 mm filma (za približno 1 600 000 minut programa). Produkcija programov na filmskem traku se je v zadnjih letih zelo zmanjšala, filmski trak so nadomestili novi nosilci slike - magnetoskopski trakovi (18 000) in video kasete (okrog 60 000 kaset formata Betacam). Naš arhiv hrani tudi okrog 110 000 tekstov oddaj in 300 000 posnetkov v fotografski zbirki.
1 Slavica Tovšak, Pestrost osebnostnih struktur arhivskih uporabnikov, Zbornik 20. zborovanja Arhivskega društva Slovenije, Arhivi in uporabniki, Ptuj 2001, str. 60 - 65.
3
Poudariti moram, da obstaja med televizijskimi arhivi, ki hranijo predvsem avdiovizualno gradivo in med klasičnimi arhivi, kakršen je tudi Pokrajinski arhiv Maribor, v katerem je bila izvedena raziskava, med uporabniki velika razlika v načinu in obsegu dela. Televizijski arhivi so veliko bolj izkoriščani v produkciji programa kot pa namenjeni zunanjim naročnikom, njihovi uporabniki so predvsem zaposleni na matični televizijski postaji. Informacije o gradivu, kot tudi samo gradivo morajo biti dostopne veliko hitreje, zato so pritiski na zaposlene v televizijskih arhivih večji. Navadni klasični arhivi, kjer hranijo predvsem arhivsko gradivo na papirju ne izvajajo naročil v nekaj minutah, temveč navadno naslednji dan.2
Ob opisu osebnosti, kakršne navaja v članku Tovšakova sem bil posebej pozoren na opis oseb, pri katerih je motivacija po uveljavljanju zelo močna in lahko pričakujemo, da bo pri njih do dokajšnje mere razvita poteza dominantnosti. Druga vrsta problematičnih oseb so "harične osebnosti", ki jih prepoznamo po cinični zajedljivosti. Pri takšnih osebah, ki jih med zaposlenimi na televizijskih postajah (ambicioznost) ni malo lahko hitro pride do konfliktne situacije. Konflikt se lahko, zlasti pri določenem tipu osebnosti, ki je nagnjena k dominantnosti ali radikalnosti, zaključi z grožnjo o iskanju pravice v medijih, pikrimi pripombami, zahtevo po razgovoru z vodilno osebo zavoda.
Pri reševanju konfliktov je treba upoštevati načelo odprte komunikacije o dejanskih problemih, načelo odprtega izražanja stališč in čustev, umirjeni pripravljenosti za poslušanje ter realni pripravi operativnega načrta za razreševanje vzrokov nastalega konflikta. Žal časovne stiska in zasedenost z drugimi naročili onemogočata mirno reševanje konfliktov, oziroma ustvarjata ugodno klimo za nastajanje in širjenje konfliktov. Ugodno klimo za nastanek konfliktov predstavlja tudi skupna pisarna za 14 zaposlenih delavcev.
Seveda med uporabniki arhivov ne najdemo le problematičnih oseb. Veliko več je tistih, zaradi katerih lahko rečem: "Rad imam moje delo." Lažje razpravljanje s čustveno stabilnimi osebami, ki jih že na zunaj odlikuje mirni nastop, vljudnost,
Branko Bubenik, Razvoj organizacijske strukture TV arhiva, Sodobni arhivi 2001, str. 60 - 67.
obvladanost, uravnoteženost, razumevanje za probleme arhivske stroke, kot pa s čustveno labilno osebo, ki jo hitro prepoznamo že po prvih spregovorjenih besedah. Njeno vedenje vselej spremlja preobčutljivost na nasprotnikovo besedo, tesnobnost, napetost, razdražljivost, zahtevo po rešitvi problema, zaradi katerega so prišli v najkrajšem možnem času.
Medtem ko lahko rečemo, da ljudje sorazmerno dobro poznajo arhivom sorodne ustanove kot so knjižnice in muzeji, tega za arhive ne moremo trditi. Iz tega nepoznavanja izhajajo stereotipne predstave o birokratskih postopkih zaradi katerih prihajajo nekatere osebe v arhive že čustveno negativno motivirane. S predstavitvijo arhivom širši javnosti bi se moral ukvarjati že arhivski delavec arhivist - pedagog, ki bi predstavil arhive že učencem osnovnih šol. Raziskave, ki nam omogočajo, da spoznamo naše sogovornike in uporabnike naših storitev pa naj bi vplivale na izboljšanje kvalitete našega dela in dvignile ugled ustanov, ki jim pripadamo.
Ob hitrem razvoju arhivske vede v zadnjem desetletju prejšnjega stoletja so verjetno mnogi razmišljali o »bumu«, ki ga lahko pričakujemo v novem tisočletju. Nove tehnične možnosti so arhivom ponudile priložnost, da pridejo sami do uporabnikov. Toda ali smo pripravljeni na usoden polet v širno nebo iz varnega gnezda, obdanega z debelimi zidovi, in ali se mora res premakniti gora, da se spremeni tudi način razmišljanja ljudi, tako arhivistov, kot tistih, ki z arhivi upravljajo o njih odločajo. Ta dualizem je prisoten tudi v poročilu interdisciplinarne arhivske skupine EBU o digitalnih arhivih, ki opisuje sodobne trende v razvoju televizijskih arhivov.3 V digitalni svet novega tisočletja ne prinašamo samo analogne dediščine stoletja, ki ga bodo zgodovinarji ocenili šele s primerne časovne razdalje, temveč kot slepega potnika tudi podedovani miselni sistem.
Televizijski arhiv že dolgo ni več končna postaja, kjer končajo na policah že predvajane oddaje in čakajo na morebitne ponovitve. Tradicionalno je bilo arhivsko delo obravnavano kot pomožna operacija pri začetnem iskanju zahtevanega gradiva do ponovne končne odložitve dokončane oddaje v arhiv. Digitalizacija arhivov omogoča vključitev uporabnikov v arhivske vsebine in sodelovanje arhiva v procesu
3 Archives in Digital Broadcasting, the Report of the Interdisciplinary Archive Group of the European Broadcasting Union, Geneva 2003.
produkcije oddaj, uporabnikom arhivov pa se ni treba več fizično premikati, namesto njih se na svetovnem spletu giblje dokumentarno in arhivsko gradivo, ki prestopa meje v sekundah in brez tveganja, da bi se pri tej operaciji poškodovalo ali uničilo.
Sedanji proces uporabe arhivskega gradiva poteka bistveno počasneje, predvsem pa arhivskemu gradivu ob izposoji stalno grozi nevarnost uničenja. Uporabniki gradivo, ki ga želijo uporabiti v oddaji ali prispevku, naročijo v arhivu, kjer se nato opravi izbor in zahtevano gradivo pripravi, uporabnik gradivo prevzame, ga uporabi in po uporabi vrne v arhiv. Med posameznimi postopki mine veliko časa, obstaja veliko možnosti, da bo uporabnik z gradivom nezadovoljen, ker se ni točno ujemalo z njegovimi predstavami, še več možnosti pa obstaja, da bi se gradivo poškodovalo ali uničilo, najmanjšo takšno možnost pa je treba takoj odpraviti. Digitalizacija arhiva omogoča programskih delavcem takojšni dostop in predizbor gradiva, ki ga potem pošljejo na produkcijske strežnike za nadaljnjo obdelavo. Tako odpadejo že zgoraj opisane možnosti konfliktov ob nesporazumu, neprimerno se skrajša čas za uporabo gradiva, predvsem pa odpade možnost uničenja gradiva, ki sodi med kulturno dediščino.
Digitalno shranjevanje zapisov in njihova predstavitev na spletu bo omogočila iskanje po arhivu vsakemu posamezniku, ki ima dostop do medmrežnih povezav. Dostop do gradiva bo po ureditvi ustreznih avtorskih pravic, ki bodo morale biti jasno precizirane tudi v zakonodaji, omogočen na treh nivojih:
-	splošni nivo s posnetki v nizki resoluciji, dostopen za vse uporabnike,
-	profesionalni, tržno naravnani plačljivi nivo,
-	poseben akademski nivo, namenjen znanstvenim raziskavam in pedagoškim dejavnostim
Arhivi v digitalno dobo vstopajo iz analogne, zato v začetku digitalizacije nastopajo težave zaradi hibridnih arhivov z digitalnim in starim analognim gradivom. Žal večine gradiva sploh ne bo možno presneti na digitalne nosilce in s tem zagotoviti multimedijske predstavitve in dostopa do oddaj uporabnikom na spletu. Vsak arhiv bo tudi ob že dokončani digitalizaciji vesel novih pridobitev na analognih nosilcih, katere pa bo potrebno presneti na nove, digitalne nosilce. Takrat se bo pojavil problem neustrezne tehnologije in izgube znanja za ravnanje z nekdanjimi zapisi, zato je potrebno nujno ohraniti vso tehnološko opremo za ravnanje z nosilci zapisov slike in
zvoka, kakor tudi vzdrževati nivo doseženega znanja, katerega bo potrebno prenesti na nove generacije. Brez prenosa znanja na naslednje generacije bomo našim dedičem zapustili samo kose strojno neberljivega arhivskega gradiva.
Digitalizacija arhivov prinaša televizijskim in radijskim arhivom tudi rešitev problema, ki nastaja zaradi njihove dvojne funkcije: opravljanja materialnega varstva kulturne dediščine in na drugi strani pogosto ponovno uporabo arhivskega gradiva. To dvojno funkcijo še dodatno zapleta "paradoks televizijskih arhivov": trakove na kolutih je potrebno zaradi preprečevanja kvarjenja kvalitete preventivno prevrteti vsaj enkrat na leto, toda vsaka uporaba, tudi preventivna, zapis na traku poškoduje. Pri prenosu zapisa z analognega na digitalni nosilec pa dejansko arhiviramo vsebino in ne nosilca, digitalni nosilci tako niso več izpostavljeni tveganju izgube kakovosti ali uničenja. Ne ukvarjamo se več s problemov večnega nosilca, temveč pridobimo datoteko, ki se po potrebni stalno prilagaja novim mednarodnim standardom. Toda pojavi se vprašanje, kaj storiti z originalnim nosilcem? Recimo, da imate doma na steni lepo sliko in ste napravili njeno digitalno kopijo. Ali boste zdaj sliko vrgli v smeti? Jasno, da ne. Toda ob predvidenem zaključku projekta digitalizacije in umiku zastarele tehnične opreme iz uporabe, bi morali ustanoviti muzej/arhiv, ki bi poleg opreme in običajnih muzejskih eksponatov kot glavno muzealijo negoval in ohranil ZNANJE o ravnanju s tehnično opremo in njenim vzdrževanjem. Poleg tega znanja bi kasnejšim generacijam predstavil tudi nekdanje delo v televizijskem mediju, vključno z znanjem o ročnem arhiviranju.
Čisto na koncu bi omenil še močno čustvo, ki je prisotno v slovenski javnosti - strah pred arhivi, oziroma pred zlorabo informacij, ki se tako ali drugače znajdejo v arhivih. Kodeks etike, sprejet leta 1996 na svetovnem kongresu v Pekingu, arhivistom postavlja visoke standarde za ravnanje v arhivskem poklicu.4 Arhivisti morajo varovati celovitost arhivskega gradiva in tako zagotoviti, da ostane zanesljiva priča preteklosti. Avtentičnost gradiva morajo zavarovati med arhivsko obdelavo, varovanjem in uporabo. Zagotoviti morajo neprekinjeno dostopnost in razumljivost arhivskega gradiva ter beležiti svoje postopke z arhivskim gradivom in jih biti sposobni zagovarjati. Prizadevati si morajo za čim večjo dostopnost arhivskega
4 Kodeks etike (iz angleščine prevedla Marija Vera - Erjavec), Arhivi, Glasilo arhivskega društva in arhivov Slovenije, Letnik XX, št. 1 - 2, str. 14 - 16.
gradiva in omogočiti nepristranske storitve vsem uporabnikom. Spoštovati morajo omejitve pri dostopnosti gradiva. Upravičiti morajo zaupanje, ki jim je bilo dano, v splošno korist in se izogibati, da bi izrabili položaj za nepošteno okoriščanje sebe ali drugih. Ne smejo zbirati izvirnih dokumentov ali se udeleževati trgovine z njimi v lastno korist. Arhivisti smejo uporabljati gradivo svoje ustanove za osebno raziskovanje in objavljanje, če to delajo pod istimi pogoji kot drugi uporabniki istega gradiva. Ne smejo odkriti ali uporabiti podatkov, ki so jih pridobili pri delu z gradivom, katerega dostopnost je omejena. Njihovo zasebno zanimanje za raziskovanje in objavljanje ne sme ovirati izvajanja poklicnih dolžnosti, ki so njihova delovna obveznost. Prizadevati si morajo za poklicno popolnost s sistematičnim in stalnim izpopolnjevanjem arhivskega in drugih znanj ter za razširjanje svojih raziskav in izkušenj. Prizadevati si morajo za varovanje in uporabo svetovne dokumentarne dediščine tako, da sodelujejo s svojimi stanovskim sodelavci in s pripadniki drugih sorodnih poklicev na osnovi medsebojnega spoštovanja in razumevanja. Arhivisti ne smejo dopustiti strokovno nepodkovanim nearhivistom, da se vmešavajo v njihovo delo in obveznosti.
Vendar strokovno delo arhivistov ne more preprečiti zlorab iz katerih nastajajo udbovske afere, hobotnice in izsiljevanja, kot smo tudi prisiljeni da dopustimo nestrokovnjakom, omenjenim v zadnjem stavku prejšnjega odstavka, da škodijo našemu delu, kar sodi v Republiki Slovenije med že tako imenovane "nacionalne športe". Del narodove kulturne dediščine pa je tudi izsiljevanje z informaciji, saj imamo pa Slovenci, če dobro pomislimo, že v prvem slovenskem romanu, Jurčičevem Desetem bratu, literarnega junaka, ki se je preživljal s prodajo pisem kot virom informacij.