INFONOMIKA DELA NA DOMU - ZA KNJIŽNIČARJA /.INFORMATIKA Marko Nemec-Pečjak, Centralna tehniška knjižnica Univerze v Ljubljani UDK 025.5:331.103 Povzetek Napredek informacijsko-komunikacijske tehnologije (IKT) omogoča nove oblike dela na domu - še posebno delo na daljavo. Za knjižničarja / informatika je pomembna celovita presoja dobrih in slabih strani takega načina dela - za delodajalca pa je odločujoča ekonomika nove oblike dela - še posebno ekonomika IKT, ki jo informacijska in organizacijska stroka pozna pod pojmom infonomika. V prispevku so osvetljeni odnosi - tako za presojo delodajalca kot za razmišljanje delojemalca. Za analizo vrednosti so upoštevana sorazmerja istovrstnih stroškov realne in navidezne oziroma domače pisarne. Ključne besede: navidezna pisarna, delo na domu, delo na daljavo, infonomika, komunikacije, računalništvo, psihologija, domača pisarna, navidezno delovno okoljem,extranet UDC 025.5:331.103 Summary Progress in information-communication technology (IT) has made new ways of working at home possible, above all teleworking. It is very important for a (reference) librarian to consider (dis)advantages of such working - but economics is of cruical importance to an employer, especially economics of IT which is professionally called "infonomics". The paper deals with given relations between employers (to support decision making) and employees (to think about). The value analysis takes into consideration proportion of expences of the same kind for the real an virtual home office. Key words: virtual office, working at home, teleworking, communications, computer science, psychology, office at home, virtual working environment, extranet NEMEC-PEČJAK,Marko: "Infonomics" of working at home - for a (reference) librarian. Knjižnica, Ljubljana, 41(1997)2/3, 375-385 375 1 Osnovni pogoji V pričujočem razmišljanju se bom omejil na tiste vrste dela na domu, ki temeljijo na podlagi navidezne pisarne in dela na daljavo. Torej je opredelitev pogojena z informacijsko-komunikacijskim pomenom navideznega delovnega okolja. Zamisel navidezne (virtualne) knjižnice je že dolgo poznana. Za delo na daljavo se ponujajo z napredkom informacijsko-komunikacijske tehnologije (IKT) iz dneva v dan boljše možnosti. Najnovejša razmišljanja v tej smeri temeljijo na zamisli Extraneta kot tretje razvojne stopnje Interneta. Tako za delojamalca (knjižničarja / informatika) kot za delodajalca ( npr. javni zavod ali drugo obliko organiziranosti knjižnice) in tudi za investitorja (na ravni države ali občine) je pomembna celovita presoja dobrih in slabih strani novih oblik dela - v tem primeru dela na domu. Če se torej odločimo za delo na domu, mora delodajalec organizirati delo na način navidezne pisarne in navidezne knjižnice. Prav tako pa mora imeti delojemalec poleg še tako skromne "stvarne" domače pisarne čimboljšo informacijsko-komuni-kacijsko opremo in ustrezna znanja za delovni proces v tako spremenjenih delovnih pogojih. 2 Psihološki in sociološki pogoji Izkušnje kažejo, da tudi pri ljudeh, ki so se zavestno odločili za delo na domu, prej ali slej izbijejo na dan občutki osamljenosti in slabša plat tovrstnega dela. (Se bolj se to kaže pri tistih, ki so prisiljeni v to obliko dela, če niso dobili običajne zaposlitve.) V kolikor pri delu na domu ni (samo)discipliniranosti, se pridružijo še težave pri izpolnjevanju delovnih nalog - predvsem v rokih, kakovosti in inovativnosti (samo)organiziranja delovnih procesov. Dolgoletno delo na domu zahteva tudi posebno učinkovito (samo)izobraževanje, posebno še, če delodajalec nima posluha za načrtno izobraževanje zaposlenih in za načrtovanje kariere posameznikov - tudi tistih, ki delajo na domu. Zato delo na domu v čisti obliki (razen za izrazito podjetniško navdahnjene posameznike - najbolje s statusom samostojnega podjetnika) zaradi psiholoških in socioloških razlogov ni vedno ustrezno. Zelo pa so priporočljive sestavljene oblike, kot so na primer: - 4 dni v tednu delo na domu, 1 dan v knjižnici (s tem nadomeščamo predvsem pomanjkanje osebnih komunikacij s sodelavci); - 3 dni v tednu delo na domu, 2 dni v knjižnici (s tem so poleg zgornjega lahko zagotovljeni pogoji za izobraževanje ob delu v knjižnici - ali pa delo za dva delodajalca); - 2 dni v tednu delo na domu, 3 dni v knjižnici ( možno je že učinkovito združevati delo na "stvarnih" in "navideznih" procesih in s stvarnimi gradivi); - 1 dan v tednu delo na domu, 4 dnevi v knjižnici (to omogoča kompenzacijo slabih strani dela v ustanovi in omogoča zmanjšanje takoimenovanih privatnih izhodov med rednim delom). Če bi upoštevali še kombinacijo dela na domu z različnimi oblikami delovnega časa (polni, polovični, dvotretjinski) in delom za več delodajalcev, dobimo še zanimivejše rešitve. Žal obstoječa zakonodaja pri nas ne podpira atipičnih oblik zaposlovanja. Zato je največ tovrstnega zaposlovanja v ZDA (pogojeno je z visoko stopnjo konkurečnosti) in v Italiji (tu je pogojeno z udobnim izigravanjem predpisov in davčnimi utajami s strani delodajalcev!) ter Švici. Psihološke in sociološke prvine so posebno pomembne pri odločitvi posameznika za delo na domu. Pri mladih je potrebno pred delom na domu spoznati in se v določenem času priučiti delovnim procesom v knjižnici -torej razrešiti problem delovnih izkušenj in utrditve delovnih navad. Pri starejših pa so ravno izkušnje in delovne navade ena od ovir za odločitev za samostojno delo na domu. Ne smemo pozabiti, da se v poslovanju in osebno vedno odločamo po občutkih - primerjave gospodarnosti in kakršne koli številčne analize so vedno le pomožno sredstvo za lažjo odločitev. Tudi pri tovrstem delu lahko pride do zlorab delitve na moškim in ženskam "primerno" delo. 3 Procesi, primerni za delo na domu V povprečju ima knjižnica, ki opravlja knjižničarsko in informacijsko dejavnost, strateške enote, ki so prikazane v tabeli 1. Pod pojmom strateške enote razumemo zaokrožene procese, ki pa jih lahko opravlja posameznik v manjših knjižnicah ali ustrezno velika organizacijska enota v večjih knjižnicah. Za vsak proces v prikazani tabeli lahko razmejimo, kaj se mora odvijati v stvarni in kaj lahko v navidezni knjižnici. Za vzorec razčlenimo le proces "izposoja gradiva na dom". Stvarno gradivo pogojuje delo v stvarni knjižnici. Z določeno mero avtomatizacije (naročanje uporabnika od doma, avtomatizirana priprava pošiljk, vračanje knjig preko nabiralnika-trezorja) je tudi pri tem procesu mogoče preiti na poslovanje, značilno za navidezno knjižnico. Če pa je gradivo v obliki računalniško podprte kopije, takoj zadostimo pogojem za poslovanje navidezne knjižnice. Zato bi težko našli procese, ki jih ne bi vsaj postopoma lahko izvajali v navidezni knjižnici in izkoristili prednosti dela na domu. Tabela 1 strateška enota 1 oskrba(nabava)gradiv Funkcija in procesi izposoja gradiv informacijski center nabava monografij, serijskih publikacij, standardov in ostalih gradiv.... priprava bibliografskih podatkov, bibliografij... priprava gradiv za knjižničarsko dejavnost izposoja (čitalniška in na dom) medknjižnična izposoja sprotna dostava kopij gradiv (iz vseh vrst gradiv, izrazito članki, standardi...) storitve, povpraševanje po informacijah (INDOK, SIC, standardoteka...) izobraževanje, seminarji, konference organizacija in izvedba izobraževanj, posvetovanj... 5 skupne storitve tajništvo in kadri, finance in računovodstvo, računalniška podpora, ostali skupni posli... Knjižnice, ki bodo krepile informacijske storitve in temu namenjeno izobraževanje, bodo imele v prihodnosti seveda večji delež dela na domu. Vendar je možno isto napovedovati tudi zgolj za izposojo. Za razvoj v to smer je potrebna določena mera konkurenčnosti storitev in drugačnih oblik zaposlovanja. Za primerjavo navajam državno pošto in zasebna podjetja za hitro poštno dostavo. V veliko vzpodbudo bo (je) tudi podpora stanovske organiziranosti knjižničarjev in informatikov za nove oblike dela (npr. izobraževanje in izmenjava izkušenj knjižničarjev / informatikov, ki delajo na domu). 4 Gospodarnost dela na domu Neposredne koristi dela na domu vsekakor niso tako številne, kot so posredne - pa naj jih merimo za zaposlenega, za delodajalca ali celo za lokalno skupnost (npr. doma zaposleni razbremenjujejo prometne konice v mestu!). Tako so izmerljivi prihranki v povprečju izkazani le pri naslednjih postavkah, prikazanih v tabeli 2. Za delodajalca v povprečju veljajajo naslednji prihranki: - pisarniški prostor zmanjšan na tretjino sedanjega (namesto pisarniškega delovnega mesta, zadostuje le stol, del konferenčne mize in največ 1 m2 omare); - prevoz na delo in z dela, - prehrana na delu, - telefonski stroški (delno), - nekateri drugi materialni stroški Pri sedanji stopnji razvoja IKT pa so lahko za delodajalca zaradi dela na domu višji komunikacijski stroški. Za računalniško opremo predpostavimo, da je doma in v ustanovi istovrstna, kar je tudi pogoj za transparentost delovnih procesov in zagotavljanje kakovosti poslovanja ustanove. Ocena prihranka stroškov je v skupnem iznosu okoli 12%. Za delojemalca pa veljajajo še dodatni prihranki: - ni izgube časa zaradi prihoda na delo in odhoda z dela, - delo si organiziramo v dnevnem času, ko smo zanj najbolj razpoloženi (zgodaj zjutraj ali pozno zvečer, ob sobotah namesto ob sredah itd.) - vsaj delna racionalizacija materialnih stroškov (od učinkovitejše rabe pisarniškega materiala do prihrankov za delovno obleko). Ker je delovni odnos v tem primeru običajno opredeljen s posamično pogodbo, lahko nevešč delojemalec nevede pristane na stroške, ki mu jih delodajalec ne pokriva: - nepokriti stroški občasnih prihodov / odhodov v ustanovo, - nepokrita odškodnina za uporabo domačih prostorov, - nepokriti dodatni komunikacijski stroški - nepokriti dodatni telefonski stroški. Na koncu je izmerljiva ocena prihranka stroškov kljub temu - vsaj 18 %, kar gotovo ni zanemarljiva številka. 5 Gospodarnost uporabe informacijsko-komunikacijske tehnologije (IKT) Razmerje med ceno računalniške in komunikacijske opreme je pomembna prvina za drugačne oblike dela. Letni obratovalni stroški za računalniško opremo (z vključeno amortizacijo) so posebno za informacijsko dejavnost sorazmerno visoki in se gibljejo v povprečju v Sloveniji: - od 100.000 SIT za podporo knjižničarske dejavnosti - do 500.000 SIT za knjižničarsko / informacijsko dejavnost. Pri najbolj grobih ocenah moramo prišteti še komunikacijske stroške (telefonskih in računalniških omrežij) v približno enaki višini. Tako so skupni stroški delovnega mesta z visoko podporo IKT v povprečju že: - od 200.000 SIT za podporo knjižničarske dejavnosti - do 1.000.000 SIT za knjižničarsko / informacijsko dejavnost. To pomeni kar 5 do 20 % celotnih letnih stroškov delovnega mesta in visoko presega povprečje podpore za delovna mesta tako v gospodarstvu kot negospodarstvu. Načeloma so komunikacijski stroški za knjižnico s prehodom na delo na domu povečajo. Z globalizacijo omrežij (posebno še s pričakovano uvedbo množičnih satelitskih Extranet komunikacij) stroški komunikacijske opreme in komunikacij po delovnem mestu postajajo skoraj neodvisni od kraja izvajanja dela v krajevnem in svetovnem merilu. Če je tisk omogočil množicam enakopravnost dostopa do pisane besede, je Internet omogočil enakopravnost dostopa do sprotnih informacij. Satelitsko podprti Extraneti pa bodo omogočili enakopravnost komunikacij osebam, ki bodo v tak sistem vključene - neglede na njihov družbeni položaj in državo bivanja ali delovanja. Infonomika, skovanka iz "ekonomika informatike" potrjuje stvarne vizije. Če že govorimo o informacijski dobi in o vedno bolj prevladujočih informacijskih procesih - bomo že kmalu bolj uporabljali oznako "komunikacijska doba", saj bo IKT omogočila vedno večji razmah medosebnih komunikacij. Informacijska doba je usmerjena v informacijske storitve (npr. ponuditi študijsko gradivo za ciljno skupino študentov določene smeri v specializirani knjižnici). Nove oblike dela "komunikacijske dobe" pa bodo pomenile nes-luten razmah komunikacijskih "personalističnih" storitev (npr. nuditi posamezniku (ne)študentu pri poljubno izbranem interdisciplinarnem študiju njegovemu predznanju in izkušnjam prilagojeno gradivo za izpopolnjevanje in doseganje načrtovane delovne kariere med daljšim popotovanjem ali med začasno preselitvijo zaradi zaposlitve). 6 Gospodarnost navidezne knjižnice Če se od napovedi povrnemo v stvarnost sedanje stopnje razvoja IKT v slovenski informacijski in komunikacijski prostor ter v stvarno stanje in stroške slovenskih knjižnic, je za zaključke potrebno opredeliti vsaj 3 knjižnične vzorce. Zaradi neljubih primerjav z dejanskimi ustanovami sem izbral za vzorec poenostavljene primere: - majhno knjižnico (5 zaposlenih, 400 m uporabne površine) T - knjižnico na ravni pokrajine (20 zaposlenih, 4.000 m uporabne površine) - knjižnico na ravni države (170 zaposlenih, 40.000 m uporabne površine). V tabeli 3 so prikazane primerjave med "klasično" in "navidezno" (virtualno) knjižnico. Z usmeritvijo dela zaposlenih na vsaj delno delo na domu in temu ustrezno zmanjšanje potrebnih pisarniških prostorov dosežemo naslednje prihranke pri letnih obratovalnih stroških: 2 - mala knjižnica (od 5 zaposlenih 1 na domu, 390 m ) letni prihranek vsaj 2%; 2 - srednja knjižnica (od 20 zaposlenih 6 na domu, 3940 m ) prihranek vsaj 3%; 2 - velika knjižnica (od 170 zaposlenih 70 na domu, 39.000 m ) prihranek vsaj 4%. V tabeli 4 so prikazane primerjave med "klasično" in "navidezno" (virtualno) knjižnico pri izgradnji - to je pri investicijskih stroških: 2 - mala knjižnica (od 5 zaposlenih 1 na domu, 390 m ) prihranek vsaj 3%; 2 - srednja knjižnica (od 20 zaposlenih 6 na domu, 3940 m ) prihranek vsaj 2%; - velika knjižnica (od 170 zaposlenih 70 na domu, 39.000 m2) prihranek vsaj 3%. Seveda pa zgovornost številk tudi v pohlevni različici ne more preglasiti molka strokovnosti, ki danes običajno pokleka pred odločujočimi, ki krojijo naš razvoj - kljub slovenskemu sorazmerno dobremu poznavanju vseh možnosti novih oblik dela in temu primerne uporabe IKT. Zato je delo na domu še vedno predvsem nov izziv. Literatura in viri 1. Bredin, A. The virtual office survival handbook: what telecommuters and entrepreneurs need to succeed in today's nontraditional workplace, New York: J.Wiley&Sons,Inc„ 1996 2. Shaw, L. Telecomunicate ! : go to work without leaving home, New York: J. Wiley & Sons, Inc., 1996 3. Brabec, B. Homemade money: telecomunicate ! : how to select, start arid multply , the profits of a business at home, Cincinnati(Oh): Betterway books, 1994 < 4. Attard, J. The home office and small business a book..., New York: Henry Holt, 1993 5. Zimmerman, N. Home office design: everything you need to know about planning, organizing, and furnishing your work space. New York: J.WiIey&Sons,Inc., 1996 6. Dobrin, T. "Formalne in dejanske možnosti fleksibilnega zaposlovanja". Podjetje in delo = ISSN 0353-6521, 21(1995)2 :171-182 7. Gričar, J. "Teledelo". Organizacija in kadri = ISSN 0350-1531 23(1990)3/4 : 202212 8. (Virtual Office) URL = http://www.dgl.com/tbm/tbm9602.html stanje: julij 1997 9. (Extranet) URL = http://whatis.com/Extranet.htm stanje: julij 1997 10. Voght S. "Knight-Ridder Information - Who are We ?". predavanje: Informacijski maraton, Trg poslovnih informacij v Sloveniji, Ljubljana, 18.junij 1997 11. Nemec-Pečjak, M. "Delo na domu - za knjižničarja". Informatika, list 4, 20.09.97 K" on on 3 A u ra "a _o "aj -j .S ra y "ra 6 a> -ČT "3 TJ W > < g 2 Ch rvl < J UJ co < H ¿a* ■5 s IN S S? in o? R g nO i S« CM a? tr> ^ a? o o —t as R 100% I as R as sC -10% i a? (N H a? C CN -100% I p O O C 8 100% J I X B.o 1 -* ° 2 * 1 ^ A S 3« O a* i—< i« co a« Tf s? ro a? iN 3« m r-« D cr^ D tv Q g a? r— as m a? m a? CN as n -•9 tf^ CT¡ S vretii ost vSlT vO m m S m m s r-l K ci r i S i—« in £ m S o s r-" 00 m 8 CN O r-i 8 O S ^ i O 9 V -T-^ CT* T) r-' ¿ r< N CTJ N C a 01 > 0 Cl OJ V) 1 •g E 2 Q c/i \ c HI ¡J c u 73 o C T3 m m o C 5 o< > 0 B, n E 01 "g E Z Q B X C ,o JJ J: •o struktura S? S S? in vO i« r-t S? m fc 8« m s? CN 3? CN a? S ! s« a? 1 S S S as m g as CN a« CN a? t vredi ost v S iT in vC O T S i—t t< CD CN S fl") s R in K m S m o o o s (S ON CT* CN a\ i* C7> Q ' O i S S NO « ON n t-< ^ M ti so ■t CN o o m o >c M K B m K n O cn — s 8 O 1 1/1 delo v pisarni delodajalca 0 1 C T3 O o C •n o S 1 o "8 > E OJ Vi 'e r 1>N (J ot n . u. x E .-< + v C ■a \ v. 3 CN O ■a o C •o o a CN E ON C »N Hi \-> E «3 C ÍÍJ \ J2 ns t C 01 u "S £ u u 1 1 >vi O h. I VI 5 j ZJ m i II > U w I in ° CX < U -J < D. m C CL + ra >0 ra a J2 01 TJ »Ifl s 7/J J3 ai 73 N .S o TI ra C N O > Si Cl _3 •c m C ra n 2 X. a, o. TJ •a J3 "QJ T) C OH k. O O kH a M§ E P3 '5. m E e (X 0 ra s 3 1 «J k« E OJ > a o ra M ■ 2 S 3 E o M, 2 C H ^ t/l 2 £ 0J £ Krt O £ 2 _E S S ra e | s < i ^ Z S 'C S a Jj t/l ? % J u a D ra < £ i i "S TJ N g _o u T3 ra C N 0 > 1 l-l a _0 v T3 ra C ■C T3 O \ ra •a o ■C Oj Vi ra C a» 2 & N 3 0) ■a ra C ra C S ■C K o. 3 "g 4. 73 C a u O r O u a E S a. nj E 0J u a o ra -C u ra •S 3 E □ m O tñ ^ 0) a I!2i »cr u fO E o ■a KA O • O 2 o a. 0J c ra E _ u a o Ü ra '5 3 E o ra "g * C O 0 C u •r¡ vi C 1 ra -3 o •a * U 1 ó 1 i- R a. c 1 t- R J2 U u. R B 1 a. | o. v X, 3 X, >vt O .J 3 ■a E c o >n -a J r > 2 X ra C i g C >N C X, C X, < u 2 ■N 2 < 2 £ < 2 5? s? 5? S? -S - 5? vP CM m cm o m (Ti o n _ ^ _ O ' o"- O tO co O T-l fN O t-N t-l O m vo >£> O \o O S o ON o t—i O O tO o IT) ^ — O tO m (N o 00 (N \D O m m CN o 00 m cn o r^ ts O o •—1 CO 00 o CT\ IT) o K 't oi m VO oo ON (N r-l iN i—i cn cn 3 O o ts M | J2 >IA 00 Cv CN g S >t/i t< m in 6 o CT\ m T3 C S "K C 00 s tO O o\ cn O C ra .S + n •r ta .S n K/i 0J K« 7 S > C > r- n O CD E O aj T3 g o. Cl c/i rtj O D C/i 03 O C "ra C/i »G N O hj N + O -s? >9 vO 0 -p sO • o ^ o^ o O m o t—« (N t^. o tv o CD sD ?—t LO O m o o O O O a o CN o o O O O o (N O a\ o ON O —« K o «41 NO oo o NO o O O (N o t^ cn O i—i CN o K o CD O o i—* On CN iN m rH T CO IT) in CN M £N OJ v. «M (N >t/5 o g >[/} m in uS E o o O u. (/i iN m >o O O o o to C IT) 's 'C ai w tv C «n O CN "ro 'C Q.i > C 2 > G ni O a (0 U) IZ o D. E K S O a «3 '■!> O g 3 w > ra ui 03 N o O >o N o M CL. Q ON ■—■ M O 2 ON 7 C^ (N > CN ON > 0O 5 CN LO C5 D5 \ 0) < v aj m < IS C 2 2 C ra 2 »VI tU < U 2 ic/i «3 u, < U 2 O bc h N C ^ 1 >N O. O ao 3 a a o Qj 2 3 B ca "a; 2 t/i N U « N u M 00 s o iN i—i O m O hr C cu C t* CLO 3 a ta N > o ji 0 ■c rfl 01 > .s LU > < o? i CQ < H - 3 .S E & 2, >N T3 tS-3 3 »LT1 £ ■J3 »5 ¡§ t re S fi > o a fR ON M > O a