On Zveza bibliotekarskih društev Slovenije Narodna in univerzitetna knjižnica 63/3 ISSN 0023-2424 Ljubljana, oktober 2019 ARHIVI, KNJIŽNICE, MUZEJI KNJIŽNICA Revija za področje bibliotekarstva in informacijske znanosti LIBRARY Journal of Library and Information Science Slovenian Library Association National and University Library VSEBINA CONTENTS UVODNIK - EDITORIAL Alenka Šauperl 10 Arhivi, knjižnice, muzeji ČLANKI - CONTRIBUTIONS Ana Vukadin, Mirna Wilier 13 Pravilnik za opis i pristup gradi u knjižnicama, arhivima i muzejima: novi hrvatski kataložni pravilnik Pravilnik za opis in dostop do gradiva v knjižnicah, arhivih in muzejih: novi hrvaški katalogizacijski pravilnik Rules for description and access to resources in libraries, archives and museums: the new Croatian cataloguing code Gordon Dunsire 43 Collaborating communities revisited Sodelujoče skupnosti: pogled na desetletje 2008-2018 Veronika Mikulin Mervič 59 Normativna kontrola imen oseb, družin in korporativnih teles v knjižnicah in arhivih Name authority control of persons, families and corporate bodies in libraries and archives Branka Kerec Prekoršek, Zdenka Semlič Rajh, Miha Špiček, Alenka Šauperl 79 Fotografije v arhivih, knjižnicah in muzejih Photographic collections in archives, libraries and museums 5 105 Aida Škoro Babic, Branka Kerec Prekoršek, Miha Špiček, Alenka Šauperl Občutljivi osebni podatki v gradivu arhivov, knjižnic in muzejev ter v podatkih o njem Sensitive personal data in the fonds and records of archives, libraries and museums 131 Goran Zlodi, Dajana Batinic Importance of digitization and integration ofpaper-based documentation in museums: a preliminary report Pomen digitalizacije in integracije papirne muzejske dokumentacije: predhodna objava NAVODILA AVTORJEM - GUIDELINES FOR AUTHORS 157 Navodila za prispevke v slovenščini 161 Guidelines for contributions in English 6 UVODNIK EDITORIAL ■ i • • i •• v • •••1 Arhivi, knjižnice, muzeji1 Vzajemno sodelovanje arhivov, knjižnic in muzejev je v Sloveniji razmeroma skromno. Ko se na hrvaških seminarjih »Arhivi, knjižnice, muzeji« (AKM) srečujemo tudi arhivisti, knjižničarji in kustosi iz slovenskih arhivov, knjižnic in muzejev, si včasih mislimo (morda si celo rečemo), da bi bilo tako srečanje potrebno organizirati tudi pri nas. V čast dr. Mirne Willer, začetnice hrvaških seminarjev AKM, pa smo se v letu njene upokojitve odločili za to tematsko številko. Začnimo s poimenovanjem skupnosti arhivov, knjižnic in muzejev. V pričujoči tematski številki dajemo prednost AKM, ker ustanove postavlja v nepristranski abecedni red in nadaljuje tradicijo že udomačenega hrvaškega poimenovanja. Drugi dajejo prednost kratici KAM, ker jo je lažje izgovoriti in ker sledi angleški LAM (libraries, archives, museums). Osebno bi se odločila za MAK, ker imam rada cvetje in se sprašujem, zakaj muzeji ne bi mogli biti omenjeni na prvem mestu. V Sloveniji skupnost AKM ni zelo velika. V glavnem so to javne službe in zaposleni strokovnjaki so običajno obremenjeni s preštevilnimi obveznostmi. Zato je skoraj razumljivo, da je medsebojnega sodelovanja zelo malo. Čeprav je tudi na Hrvaškem organizacija ustanov AKM podobna kot pri nas, so zmogli v skupnem projektu sodelovati in izdelati skupna nacionalna pravila za popis gradiva. Ta projekt in pravilnik nam predstavljata pomembni sodelavki tega projekta, dr. Ana Vukadin in dr. Mirna Willer. Hrvaški pravilnik dokazuje, da si je mogoče z medsebojnim sodelovanjem delo tudi olajšati. Če že ne neposredno, pa vsaj tako, da postanejo naše zbirke bolj povezljive in omogočajo večji izkoristek oziroma boljšo uporabniško izkušnjo. Zavedanje o možnosti vzajemnega sodelovanja je v mednarodni strokovni skupnosti staro že dvajset let. Zadnjih deset let sodelovanja na tem področju nam opisuje Gordon Dunsire, predsednik RDA Steering Committee, odbora, ki vodi razvoj novega mednarodnega katalogizacijskega standarda in pravilnika Resource Description and Access (RDA). 1 Tematsko številko sta pripravili gostujoči urednici dr. Alenka Šauperl in dr. Zdenka Semlič-Rajh. 9 Alenka Šauperl Če je mogoče sodelovanje na mednarodni ravni, je morda mogoče najti tudi način za sodelovanje na nacionalni ravni pri nas. Da ga v praksi še ni, nam predstavi Veronika Mikulin Mervič. Pri pregledu normativne kontrole imen oseb in korporativnih teles v arhivu in knjižnici istega geografskega območja je namreč ugotovila, da ujemanja ni prav veliko. Kako bi bilo sodelovanje mogoče, pa pokažemo v dveh prispevkih skupin izkušenih arhivistk, bibliotekark in muzejskega dokumentalista. V enem prispevku ugotavljamo razmeroma velike podobnosti v opisu fotografij v treh slovenskih sistemih in treh skupinah mednarodnih strokovnih standardov (Branka Kerec Prekoršek, Zdenka Semlič Rajh, Miha Špiček in Alenka Šauperl), v drugem pa odpiramo vprašanje občutljivih osebnih podatkov, ki je v okoljih AKM različno obravnavano (Aida Škoro Babic, Branka Kerec Prekoršek, Miha Špiček in Alenka Šauperl). Dr. Goran Zlodi in Dajana Batinic nam predstavljata zasnovo raziskave vloge in pomena stare muzejske dokumentacije ter njenega vključevanja v sodobne muzejske informacijske sisteme. Žal nam tega problema ni uspelo nasloviti tudi z vidika arhivov in knjižnic. Stare evidence so same po sebi tudi kulturni spomenik in bi zaradi tega mogle biti tako arhivsko, kot knjižnično in muzejsko gradivo. Ker pa so se v mnogih ustanovah AKM že lotevali različnih podvigov prenosa popisov iz enega v drug sistem, bi si tudi tu nedvomno mogli izmenjati koristne izkušnje. To torej postaja ena od iztočnic za prihodnje sodelovanje. Naj bodo prihodnji šopki MAK-a še lepši, večji in boljši! Alenka Šauperl 10 Knjižnica, 2019, 63(3), 9-10 ČLANKI CONTRIBUTIONS Pravilnik za opis i pristup gradi u knjižnicama, arhivima i muzejima: novi hrvatski kataložni pravilnik Pravilnik za opis in dostop do gradiva v knjižnicah, arhivih in muzejih: novi hrvaški katalogizacijski pravilnik Rules for description and access to resources in libraries, archives and museums: the new Croatian cataloguing code Ana Vukadin, Mirna Willer Oddano: 2. 12. 2018 - Sprejeto: 1. 3. 2019 1.02 Pregledni znanstveni članek 1.02 Review article UDK: 025.3(497.5) Sažetak Svrha: Prikazujemo rad na projektu Izrada, objavljivanje i održavanje nacionalnogpravilnika za katalogizaciju čiji je cilj usuglasiti katalogizaciju u knjižnicama, arhivima i muzejima u jedinstveni standard sadržaja - Pravilnik za opis i pristup gradi u knjižnicama, arhivima i muzejima. Projekt je započeo 2013. kad su predstavnici triju baštinskih ustanova i akademske zajednice potpisali Sporazum o suradnji na izradi nacionalnog pravilnika za katalogizaciju. Ministarstvo kulture Republike Hrvatske financijski podr-žava projekt od 2014., a njegov se završetak predvida objavljivanjem prve standardne verzije Pravilnika. Metodologija/pristup: Opisuju se konceptualni modeli IFLA LRM (Library Reference Model), CIDOC CRM (Conceptual Reference Model) i ICA RiC (Records in Contexts) te njihova utemeljenost u tehnologiji povezanih otvorenih podataka (linked open data) i standardu semantičkog weba RDF (Resource Description Framework), s aspekta njihove primjene u izradi Pravilnika. Slijedi opis svrhe i ciljeva, uporabe, načela i strukture Pravilnika, s posebnim osvrtom na jedinicu opisa, te prikaz rješenja do kojih se došlo primjenom navedenih modela, ali i drugih medunarodnih standarda. Analiza/rezultati: Rad na projektu je pokazao da je moguca suradnja baštinskih ustanova i akademske zajednice na izradi Pravilnika. Prepoznati su zajednički elementi opisa nužni za identifikaciju, kao i oni specifični koji ovise o vrsti grade i funkcijama u koje 13 Ana Vukadin, Mirna Wilier je grada stavljena unutar pojedine vrste ustanova ili zbirki. Postignuta je terminološka uskladenost nazivlja uz odredeno osuvremenjivanje. Ograničenja istraživanja: Pravilnik je još uvijek u izradi. Nedostaju dijelovi teksta koje je usvojio Stručni odbor projekta, a koji se odnose na identifikaciju i opis agenta, mjesta i vremenskog raspona, te odnosi izmedu pojedinih entiteta, dodaci i pojmovnik. Izvornost/primjenjivost istraživanja: Predstavljena je metodologija izrade skupa pravila za heterogenu informacijsku sredinu, koja je utemeljena na medunarodno prihvače-nim načelima, modelima, standardima i preporukama pojedinih struka, kao i na su-vremenim tehnologijama semantičkog weba. Pravilnik kao ontologija HR-KAM domene može poslužiti kao pravilnik za katalogizaciju, upute za inventarizaciju, dokumenta-ciju itd.; data-model za izradu ili osuvremenjivanje informacijskog sustava odnosno baze podataka; ontologija za objavljivanje, razmjenu (interoperabilnost) i integraciju (ponovno korištenje) podataka te pomoč pri pretraživanju (različitih izvora podataka). Ključne riječi: kataložna pravila za baštinsku gradu, Pravilnik za opis i pristup gradi u knjižnicama, arhivima i muzejima, IFLA LRM (Library Reference Model), CIDOC-CRM (Conceptual Reference Model), RiC (Records in Contexts), RDF (Resource Description Framework) Izvleček Namen: Prikazujemo delo na projektu za izdelavo, objavljanje in vzdrževanje nacionalnega pravilnika za katalogizacijo, katerega cilj je uskladiti katalogizacijo v knjižnicah, arhivih in muzejih v enotni standard z naslovom Pravilnik za opis i pristup gradi u knjižnicama, arhivima i muzejima (Pravilnik za opis in dostop do gradiva v knjižnicah, arhivih in muzejih). Projekt je zaživel leta 2013, ko so predstavniki treh dediščinskih ustanov in akademske skupnosti podpisali sporazum o sodelovanju pri izdelavi nacionalnega pravilnika za katalogizacijo. Ministrstvo za kulturo Republike Hrvaške projekt finančno podpira od leta 2014. Na koncu projekta bo objavljena prva standardna izdaja pravilnika. Metodologija/pristop: Z vidika njihove uporabe pri izdelavi pravilnika opisujemo konceptualne modele IFLA LRM (Library Reference Model), CIDOC CRM (Conceptual Reference Model) in ICA RiC (Records in Contexts) ter njihovo utemeljenost v tehnologiji povezanih odprtih podatkov (linked open data) in standardu semantičnega spleta RDF (Resource Description Framework). Sledi opis namena in ciljev, uporabe, načel in strukture pravilnika. Posebno pozornost posvetimo enoti opisa in prikazu rešitev, do katerih smo prišli z uporabo navedenih modelov in drugih mednarodnih standardov. Rezultati: Pri delu na projektu za pravilnik se je izkazalo, da je sodelovanje med dediščinskimi ustanovami in akademsko skupnostjo mogoče. Prepoznali smo tako tiste skupne elemente opisa, ki so nujni za identifikacijo, kot tudi druge, ki so specifični z vidika vrste gradiva ali funkcij, ki jih ima gradivo v posamezni ustanovi ali zbirki. Terminologija je bila usklajena in posodobljena. Omejitve raziskave: Pravilnik je še vedno v pripravi. Manjka besedilo, ki ga je sprejel Strokovni odbor projekta, in se nanaša na identifikacijo in opis agenta, kraja in časovnega razpona ter odnosov med entitetami. Manjkajo priloge in glosar. 14 Knjižnica, 2019, 63(3), 13-41 Pravilnik za opis i pristup gradi u knjižnicama, arhivima i muzejima: novi hrvatski kataložni pravilnik Izvirnost/uporabnost raziskave: Predstavljena je metodologija izdelave skupine pravil za heterogeno informacijsko okolje, ki je utemeljena na mednarodno sprejetih načelih, modelih, standardih in priporočilih posameznih strok ter tudi na sodobnih tehnologijah semantičnega spleta. Pravilnik more kot ontologija HR-KAM domene služiti kot pravilnik za katalogizacijo, kot navodila za inventarizacijo, dokumentacijo itd. Uporaben je kot podatkovni model za izdelavo ali posodobitev informacijskega sistema ali kot ontologija za objavljanje ter izmenjavo (interoperabilnost) in integracijo (ponovna raba) podatkov. Uporaben je tudi pri iskanju (retrieval) v različnih virih podatkov. Ključne besede: katalogizacijska pravila, dediščinsko gradivo, Pravilnik za opis i pristup gradi u knjižnicama, arhivima i muzejima, IFLA LRM (Library Reference Model), CIDOC-CRM (Conceptual Reference Model), RiC (Records in Contexts), RDF (Resource Description Framework) Abstract Purpose: In this article we present the on-going project Production, Publishing and Maintenance of the National Cataloguing Rules aimed at harmonizing cataloguing practices in the Croatian libraries, archives and museums within a common content standard - Rules for Description and Access to Resources in Libraries, Archives and Museums. The project started in 2013 when the representatives of the three heritage communities and the academic community signed the Agreement of collaboration on the design of national cataloguing rules. Ministry of Culture of the Republic of Croatia has been financially supporting the project since 2014. The project is scheduled to end 2019 with the publication of the first standard version of the Rules. Methodology/approach: The article describes the conceptual models IFLA LRM (Library Reference Model), CIDOC CRM (Conceptual Reference Model) and ICA RiC (Records in Contexts), their grounding in the linked data technology and the Semantic Web standards (LOD: linked open data and RDF: Resource Description Framework), and their application in the development of the Rules. It provides the description of the purpose and goals, use, principles and structure of the Rules, focusing on the unit of description (resource), and discussing the solutions derived from the application of the mentioned models and other international standards. Results: The project has demonstrated the feasibility of successful collaboration between heritage institutions and the academic community on the development of unified cataloguing rules. The common data elements mandatory for the identification of resources have been recognized and combined with those specific to the type of the resource and its function within a particular institution or collection. The cataloguing terminology has been updated and harmonized. Research limitations: The Rules are still in the process of development. The parts of the text that have been adopted by the Programme Committee of the project, but not yet integrated into the Rules, regard the identification and description of the agent, place and time-span, the relationships between entities, the appendices and the glossary. Originality/practical implications: The article presents the methodology used in the development of cataloguing rules for heterogeneous information environment and based Knjižnica, 2019, 63(3), 13-41 15 Ana Vukadin, Mirna Wilier on the internationally adopted principles, models, standards and guidelines for various types of resources, as well as on new technologies of the Semantic Web. The Rules, being the ontology of the HR-KAM domain, can be used as a cataloguing code, a set of guidelines for registration and documentation of cultural heritage collections, a datamodel for the design or updating of information systems or databases, an ontology for data publishing, exchange (interoperability) and integration (re-use), and a searching tool for different data sources. Keywords: cataloguing rules for heritage resources, Rules for Description and Access to Resources in Libraries, Archives and Museums, IFLA LRM (Library Reference Model), CIDOC-CRM (Conceptual Reference Model), RiC (Records in Contexts), RDF (Resource Description Framework) 1 Uvod Hrvatska je baštinska zajednica u okviru godišnjih seminara Arhivi, knjižnice, muzeji: mogucnosti suradnje u okruženju globalne informacijske infrastrukture (AKM) godinama promovirala medusobnu suradnju i razmjenu iskustava AKM zajednica na više područja - od istraživanja teorijskih utemeljenja triju znanstvenih grana unutar polja informacijskih znanosti, preko analiza konceptualnih modela, medunarodnih AKM standarda za organizaciju informacija i njihovih mapiranja te suvremenih tehnologija i potreba korisnika, do praktičnih rješenja u izgradnji informacijskih sustava i službi te prikaza projekata. Kako se u knjižničarskoj zajednici još od kraja 1990-ih počelo raspravljati o potrebi za doradom Pravilnika ipriručnika za izradbu abecednih kataloga Eve Verona, Barbaric i Willer su u dva svoja rada prikazana na 13. i 15. AKM seminaru, održanom 2009. odnosno 2011., temeljito analizirale aktualna medunarodna knjižnična načela, standarde, modele i novoobjavljene kataložne pravilnike (REICAT i RDA) te tehnologiju semantičkog weba kao kontekst za novi pravilnik. U prvom radu pod naslovom Kakav nacionalni kataložnipravilnik trebamo? (Barbaric i Willer, 2010), autorice donose četiri moguca scenarija smjera razvoja hrvatskog kata-ložnog pravilnika: 1. neznatne promjene Pravilnika E. Verona odnosno održava-nje statusa quo; 2. korištenje prvog standardnog izdanja ujednačenoga ISBD-a (2014), čime se drugi dio Pravilnika stavlja izvan uporabe; 3. temeljita preradba Pravilnika ili, možda, izrada potpuno novoga, što bi bio „najzahtjevniji [scenarij] jer traži donošenje strateških odluka (temeljita preradba ili novi pravilnik, utemeljenost ili ne buduceg pravilnika na IFLA-inom konceptualnom modelu), okupljanje skupine kataložnih stručnjaka, rješavanje kako financiranja projekta tako i cijelog niza praktičnih pitanja poput odvajanja radnog vremena stručnjaka za rad na pravilniku unutar ustanova u kojima su zaposleni i sl."; i 4. prihvacanje RDA i njegovu implementaciju za nacionalne potrebe, s komentarom: „[n]a to se može gledati dvojako kao na liniju manjeg otpora odnosno olako odustajanje od 16 Knjižnica, 2019, 63(3), 13-41 Pravilnik za opis i pristup gradi u knjižnicama, arhivima i muzejima: novi hrvatski kataložni pravilnik nacionalne kataložne tradicije ili kao na praktično i racionalno rješenje donese-no u skladu s odlukom večine zemalja". Autorice zaključuju da je po njihovu mi-šljenu „daleko najkvalitetnije rješenje ono navedeno pod točkom 3, no veliko je pitanje ima li trenutačno hrvatska knjižničarska zajednica snage i vizije provesti ga" (Barbarič i Willer, 2010, str. 131). U prvom dijelu drugog rada pod naslovom Prema novom hrvatskom kataložnom pravilniku kao standardu sadržaja podataka (Willer i Barbarič, 2012), autorice analiziraju korpus hrvatske kataložne literature, večinom izvornih radova i prijevoda medunarodnih dokumenata,1 „radi doprinosa budučim naporima u donošenju odluke o smjeru razvoja nacionalno-ga kataložnog pravilnika", te zaključuju: „[n]aše je polazište da je pripremni dio istraživanja u večoj mjeri več kvalitetno odraden, što bi trebalo pozitivno utjecati na uspješnost i brzinu realizacije idučih dionica u razvoju hrvatskoga kataložnog pravilnika" (Willer i Barbarič, 2012, str. 2-3). Drugi dio rada prikazuje potenci-jalni kataložni pravilnik kao standard sadržaja podataka s aspekta tehnološkog okruženja, tj. pravila za predstavljanje bibliografskih podataka kao povezanih otvorenih podataka za semantički web. Na idučem, 16. seminaru, održanom 2012., učinjen je daljnji korak - iznesena je zamisao o mogučoj suradnji na izradi zajedničkih kataložnih pravila svih triju baštinskih ustanova. U istraživanju pod naslovom Prema zajedničkim pravili-ma za izbor i oblik pristupnica za imena u AKM zajednici, autorice su analizirale konceptualne modele knjižnične i muzejske zajednice - FRAD (Functional Requirements for Authority Data) i CIDOC CRM (Conceptual Reference Model), Medunarodnu normu arhivističkog normiranog zapisa za pravne i fizičke osobe te obitelji ISAAR(CPF) (2006), Pravilnik ipriručnikza izradbu abecednih kataloga Eve Verona te koncepte i standarde semantičkog weba kao tehnološke podloge za takva pravila (Willer, Barbarič i Katič, 2013).2 Premda je u predavanju rasprav-ljena samo tema pristupnica, ono je potaknulo plodnu raspravu u okviru koje se potvrdila potreba za sveobuhvatnim pravilnikom na čijoj bi izradi sudjelovale sve tri zajednice. Iduče je godine, 2013., pokrenut Projekt Izrada, objavljivanje i održavanje nacionalnogpravilnika za katalogizaciju s ciljem usuglašavanja katalogizacije grade u arhivima, knjižnicama i muzejima (Projekt..., 2014). Projekt je formalno započeo potpisivanjem Sporazuma o suradnji na izradi nacionalnog pravilnika za katalogizaciju, a potpisnici su, kao ravnopravni strateški partneri, tri središnje institucije - Nacionalna i sveučilišna knjižnica u Zagrebu (glavni 1 Na mrežnoj stranici projekta http://nkp.nsk.hr/ objavljena je analizirana bibliografija radova od 2010. do 2012., a koja je naknadno osuvremenjena do 2014.; početkom 2019. bila je objavljena njena nova osuvremenjena verzija. 2 U pripremi i izlaganju predavanja sudjelovala je i Vlatka Lemic iz Hrvatskog državnog arhiva, Zagreb. Knjižnica, 2019, 63(3), 13-41 17 Ana Vukadin, Mirna Wilier nositelj projekta), Hrvatski državni arhiv i Muzejski dokumentacijski centar, zatim Hrvatsko knjižničarsko društvo, koje je u to vrijeme več bilo pokrenulo aktivnosti vezane uz reviziju kataložnih pravila E. Verona, te najzad i akademska zajednica, tj. onaj njezin dio koji se bavi organizacijom informacija u baštinskom sektoru - Odsjek za informacijske i komunikacijske znanosti Filozofskog fakulteta Sveučilišta u Zagrebu, Odjel za informacijske znanosti Sveučilišta u Zadru i Odsjek za informacijske znanosti Filozofskog fakulteta Sveučilišta J. J. Stro-ssmayera u Osijeku. Potpisivanjem Aneksa 2014., projektu se pridružuju Muzej za umjetnost i obrt i Hrvatski prirodoslovni muzej, kako bi se rad na pravilniku upotpunio stručnjacima iz šireg muzejskog djelokruga. Projekt financijski po-država Ministarstvo kulture od 2014., a njegov se završetak predvida objavljiva-njem standardne verzije Pravilnika za opis ipristup gradi u knjižnicama, arhivima i muzejima tijekom 2020.3 Pravilnik se razvija kao online platforma, a predvidena je i izrada web portala koji če, uz pristup Pravilniku, sadržavati arhivu, edukacij-ske materijale, novosti vezane uz razvoj Pravilnika i opčenito katalogizaciju itd. U nastavku rada prvo če se dati kratak osvrt na konceptualne modele triju ba-štinskih zajednica - IFLA LRM (Library Reference Model), CIDOC CRM i ICA RiC (Records in Contexts) - te njihovu utemeljenost u načelima i standardima tehnologije za objavljivanje povezanih otvorenih podataka (linked open data), načelima semantičkog weba i standarda RDF (Resource Description Framework), s aspekta njihove primjene u izradi kataložnog pravilnika. U glavnom dijelu rada prikazat če se predmet, svrha i ciljevi, uporaba, opča načela te struktura Pravilnika za opis i pristup gradi u knjižnicama, arhivima i muzejima. Završni dio rada donijet če stanje i aktivnosti na izradi Pravilnika predvidene za 2019. godinu. 2 Konceptualni modeli i njihova utemeljenost u tehnologiji semantičkog weba IFLA-in konceptualni model FRBR (Functional Requirements for Bibliographic Records) i referentni model muzejske zajednice CIDOC CRM razvijali su se uspo-redo krajem 1990-ih godina na osnovi dviju različitih metodologija modeliranja podataka. FRBR je razvijen na metodologiji modeliranja relacijskih baza podataka, tj. modeliranjem entitet-odnos, dok je CIDOC CRM temeljen na metodologiji 3 Opis Projekta - opseg, svrha i upotreba pravilnika, te ciljevi i načela izrade (tekst kojih je napisan 2014., a značajno doraden u samom Pravilniku nakon objave novih modela i daljnjih saznanja), kao i organizacija i upravljačka struktura s odgovarajucom dokumentacijom, objavljeni su na mrežnoj stranici projekta http://nkp.nsk.hr/. 18 Knjižnica, 2019, 63(3), 13-41 Pravilnik za opis i pristup gradi u knjižnicama, arhivima i muzejima: novi hrvatski kataložni pravilnik objektno orijentiranog modeliranja podataka. FRBR je definirao entitete kao „ključne predmete zanimanja korisnika bibliografskih zapisa" za koje su definirani atributi, tj. svojstva koja „služe korisnicima za oblikovanje upita i tumačenje odgovora pri traganju za podacima o odredenom entitetu", te odnosi koji „služe kao sredstvo za prikaz veza izmedu entiteta, koje pomaže korisniku 'navigati' univerzumom predstavljenom u bibliografijama, katalozima ili bibliografskim bazama podataka". Na primjer, za entitet djelo (work), tj. „odredenu intelektual-nu ili umjetničku kreaciju", definirani su atributi kao što su naslov djela, oblik djela, datum djela, predvideni završetak itd., i odnosi, npr. djelo „je realizirano kroz" (is realized through) izraz, djelo „jest kreirala" (is created by) osoba (person), djelo „nastavlja se kao" (has a successor) djelo (Uvjeti ..., 2004). Time je omoguceno detaljno mapiranje, odnosno pridruživanje postojece prakse opisa bibliografskog univerzuma, a u odnosu na atribute pojedinih entiteta učinjeno je pridruživanje elementima podataka tadašnjih izdanja standarda ISBD, GARE, GSARE i poljima kodiranih podataka iz formata UNIMARC za bibliografske podatke. 2.1 CIDOC CRM CIDOC CRM organizira i opisuje univerzum „znanja o muzejima" - to je formalna ontologija kojoj je primarna uloga omoguciti „integraciju, medijaciju i razmje-nu heterogenih informacija kulturne baštine", s ciljem pružanja „semantičkih definicija i pojašnjenja potrebnih za transformaciju raspršenih, lokalnih informacijskih izvora u jedinstveni globalni izvor" (CIDOC ..., 2015). Karakteristika je objektno orijentiranog modela da se podaci strukturiraju hijerarhijski, što znači da se entiteti definiraju kao klase i potklase, a odnosi kao svojstva koja takoder mogu imati svoja pod-svojstva.4 Model, medutim, nije striktno hijerarhijski jer potklase kao i pod-svojstva mogu nasljedivati osobine jedne ili više pripadajucih natklasa, odnosno nad-svojstava. Na primjer, klasa na najvišoj hijerarhijskoj ra-zini je E1 CRM entitet (CRMEntity) definiran kao „klasa svih stvari u univerzumu o kojem govori CIDOC Conceptual Reference Model", a na nižoj hijerarhijskoj razini su potklase E2 Vremenski entitet (Temporal Entity), EH Trajni primjerak (Persistent Item) itd. Slika 1 prikazuje hijerarhijsku strukturu klasa i pripadaju-cih potklasa definiranih na sedam razina. 4 Model ne definira atribute entiteta kao FRBR, nego se oni iskazuju kroz odnose, tj. svojstva -properties. Knjižnica, 2019, 63(3), 13-41 19 Ana Vukadin, Mirna Wilier Slika 1: CIDOC CRM, hijerarhijska struktura klasa ipotklasa definiranih u modelu (izvor: CIDOC 2015, str. 14) Na Slici 2 prikazan je primjer odnosa izmedu klasa, tj. svojstva (properties) koja su hijerarhijski strukturirana na isti način kao same klase, na primjer, P1 identificira / is identified by (identificira / identifies) je nad-svojstvo odnosa P48 ima preferirani identifikator / has preferred identifier (je preferirani identifikator / is preferred identifier of). CIDOC CRM Property Hierarchy: Proper Property Name Entity - Domain Entity - Range Ei is identified by (identifies) Ei CRM Entity E41 Appellation P48 - has preferred identifier (is preferred identifier of) EJ. CRM Entity E42 Identifier P78 - is identified by (identifies) E52 Time-Span E49 Time Appellation P87 - is identified by (identifies) E53 Place E44 Place Appellation P102 - has title (is title of) E71 Man-Made Thing E35 Title Pili - is identified by (identifies) E39 Actor E82 Actor Appellation P149 - is identified by (identifies) E28 Conceptual Object E75 Conceptual Object Appellation P2 has type (is type of) El CRM Entity E55 Type PI37 - exemplifies (is exemplified by) Ei CRM Entity E55 Type P3 has note El CRM Entity E62 String P79 - beginning is qualified by E52 Time-Span E62 String P80 - end is qualified by E52 Time-Span E62 String P4 has time-span (is time-span of) E2 Temporal Entity E52 Time-Span P5 consists of (forms part of) E3 Condition State E3 Condition State P7 took place at (witnessed) E4 Period E53 Place P8 took place on or within (witnessed) E4 Period E18 Physical Thing P10 falls within (contains) E92 Spacetime Volume E92 Spacetime Volume PlOi falls within (contains) E92 Spacetime Volume E92 Spacetime Volume P9 ...... .consists of (forms part of) E4 Period E4 Period P12 occurred in the presence of (was present at) E5 Event E77 Persistent Item Pili - added (was added by) E79 Part Addition E18 Physical Thing M 4 35 Ot250 ► - QMiajjii * Slika 2: CIDOC CRM, hijerarhijska struktura svojstava i pod-svojstava definiranih u modelu (izvor: CIDOC 2015, str. 35) 20 Knjižnica, 2019, 63(3), 13-41 Pravilnik za opis i pristup gradi u knjižnicama, arhivima i muzejima: novi hrvatski kataložni pravilnik _ Kako je CRM objektno orijentirani semantički model, njegova sintaksa ili strojno čitljiv format u kojem se iskazuje je prvenstveno shema RDF (Resource Description Framework), standard semantičkog weba (W3C ..., 2014). RDF-ova sintaksa je triplet (triple) koju čine subjekt - predikat - objekt, pri čemu su sve tri sastavnice jedinstveni, strojno čitljiv identifikator resursa - IRI (Internationalized Resource Identifier), kako bi stroj mogao povezivati iste klase ili entitete u graf povezanih podataka i obavljati zaključivanje (machine reasoning). Objekt može biti i literal, tj. podatak koji je kao rezultat strojnog zaključivanja namijenjen ljudima.5 U se-mantičkom smislu, svaki predikat tripleta, odnosno svojstvo (property) u odre-denoj ontologiji treba imati definiranu klasu od koje polazi odnos, tj. domenu (domain) i klasu prema kojoj je usmjeren taj odnos, tj. doseg (range). U primjeru za odnos P1 identificira definirana je domena E1 CRM entitet i doseg E41 Ime (Appellation), dok se odnos u obrnutom smjeru čita kao P1 identificira, pri čemu je domena E41 Ime, a doseg E1 CRM entitet.6 Bliska suradnja stručnjaka dviju zajednica na harmonizaciji modela7 dovela je do definicije FRBR modela kao objektno orijentiranog (Definition of FRBRoo, 2015), čime su u model bibliografskog univerzuma unesene odredene karakteristike muzejskog modela. Osim mogucnosti hijerarhijskog strukturiranja entiteta (kao klasa - potklasa), omoguceno je i iskazivanje odredenih implicitnih koncepata, kao npr. dogadaja u vremenu i prostoru, što nije karakteristično za opisivanje bibliografskih entiteta. Upravo je ta suradnja, kao i tehnologija semantičkog weba, 5 Prema sintaksi RDF-a i subjekt i objekt mogu biti iskazani osim IRI-jem i kao „blank node", tj. lokalni identifikator. 6 U hrvatskom prijevodu IFLA LRM-a dogovoreno je da se u ovakvim slučajevima ne koristi pasiv (je identificiran od), več aktiv glagola, pa se oba glagolska oblika prevode istim izrazom jer padež imenice (entiteta) odreduje tko što identificira: - (koga ili što - akuzativ) E1 CRM entitet P1 identificira / is identified by (tko ili što - nominativ) E41 Ime - (tko ili što - nominativ) E41 Ime P1 identificira / identifies (koga ili što - akuzativ) E1 CRM entitet. Prilikom objavljivanja skupova elemenata nekog modela itd. u standardu RDF, kako bi se izbjegle nejasnoče u situacijama u kojima se koristi ista oznaka (label) za različite elemente (u ovom slučaju u hrvatskom prijevodu elementa), a u kojima se dokumentacija na engleskom jeziku oslanja na kontekst definirane domene i dosega, oznakama pojedinih elemenata dodaje se razlikovno obilježje u vidu te domene i dosega: - E1 CRM entitet P1 identificira (CRM entitet) (Ime) E41 Ime - E41 Ime P1 identificira (Ime) (CRM entitet) E1 CRM entitet. Napomena: nominativ i akuzativ obiju navedenih imenica u hrvatskom jeziku imaju isti oblik, ali npr. oznaka odnosa transformacije djela u djelo u IFLA LRM-u, LRM-R22 DJELO 'je transformacija (is a transformation of)' DJELO, bila bi u hrvatskom prijevodu LRM-R22 'je transformacija (djelo) (djela)'. Više o tomu vidjeti poglavlje Multilingual environment u Willer, M. i G. Dunsire. (2013, str. 182-192), i infrastrukturu za podršku objavljivanja skupova elemenata, Open Metadata Registry (B.g.), http://metadataregistry.org/. 7 Više o tome vidjeti na: IFLA. BCM Review Group. Working Group on FRBR/CRM Dialogue (2018). Knjižnica, 2019, 63(3), 13-41 21 Ana Vukadin, Mirna Wilier značajno utjecala na definiranje i strukturiranje novog IFLA-inog modela IFLA Library Reference Model (IFLA LRM), koji zamjenjuje prethodna tri: FRBR, FRAD (Functional Requirements for Authority Data) i FRSAD (Functional Requirements for Subject Authority Data). 2.2 IFLA LRM IFLA Library Reference Model: A Conceptual Model for Bibliographic Information usvojen je u kolovozu 2017., a izradili su ga Pat Riva (Kanada), Patrick LeBœuf (Francuska) i Maja Žumer (Slovenija), članovi Uredničkog odbora za objedinja-vanje Grupe za pregled FRBR-a (Riva, Le Bœuf i Žumer, 2017). Model IFLA LRM razvijen je metodologijom entitet-odnos, kao i prethodna tri, ali je proširen hi-jerarhijskim modeliranjem „je" (isA). U tom smislu, model definira, kao i CIDOC CRM, najviši pojam u hijerarhiji entiteta, LRM-E1 Res (Res) - „bilo koji entitet u univerzumu o kojem je riječ", dok su njih osam na drugoj, a dva na trecoj hijerar-hijskoj razini (Slika 3).8 Ovakvo modeliranje entiteta omogucuje jednostavnost i sažetost prikaza „bibliografskog univerzuma o kojem je riječ", tj. omogucuje da se ono što je zajedničko svim entitetima iskazuje na najvišoj hijerarhijskoj razini i to vrijedi za sve entitete na drugoj i iducim razinama, a ono što je specifično za pojedini entitet na nižoj razini iskazuje se na toj razini i vrijedi samo za taj entitet. Takav se način modeliranja primjenjuje kako za entitete tako i za njihove atribute i odnose. Na primjer, atribut entiteta res LRM-E1-A2 Napomena (Note) valjan je za sve entitete definirane u modelu, ali atribut LRM-E7-A1 Struka / Zanimanje (Profession / Occupation) entiteta LRM-E7 Osoba (Person), valjan je samo za taj i niti jedan drugi entitet. Nadalje, odnos izmedu entiteta res, LRM-R1 RES 'je povezan s (is associated with)' RES iskazan je na prvoj, najopcenitijoj razini, dok je odnos npr. LRM-R2 DJELO 'je realizirano kroz (is realized through)' IZRAZ, kao i svi ostali odnosi u modelu, iskazan na drugoj razini i valjan je samo za taj odnos izmedu entiteta. Drugi važan razlog uvodenja entiteta na najvišoj razini je da se time omogucuje mapiranje odnosno pridruživanje skupova elemenata, a time i interoperabilnost s modelima drugih zajednica odnosno domena, ali prvenstveno pridruživanje ili uskladivanje (alignment) skupova elemenata s primjenama modela unutar knjižnične zajednice, kao što su skupovi elemenata ISBD-a ili pojedina nacionalna kataložna pravila. 8 Ovdje se koristi prijevod IFLA LRM-a na hrvatski koji je u postupku redakcije. Prevoditeljice su Mirna Willer i Ana Barbarič, a stručnu redakciju radi Tinka Katic. Prijevod če objaviti Hrvatsko knjižničarsko društvo 2019. 22 Knjižnica, 2019, 63(3), 13-41 Pravilnik za opis i pristup gradi u knjižnicama, arhivima i muzejima: novi hrvatski kataložni pravilnik IFLA LRM (2017-12) Table 4.1 Entity Hierarchy Top Level Second Level Third Level LRM-E1 Res -- LRM-E2 Work -- LRM-E3 Expression - LRM-E4 Manifestation -- LRM-E5 Item -- LRM-E6 Agent -- -- LRM-E7 Person - - LRM-E8 Collective Agent - LRM-E9 Nomen -- LRM-E10 Place -- LRM-Ell Time-span H « _19 of 101 ► H J Slika 3: IFLA LRM, hijerarhijska struktura entiteta kao klasa i potklasa definiranih u modelu (Riva idr., 2017, str. 19) Naime, premda model definira 11 entiteta, 37 atributa entiteta i 36 odnosa izmedu entiteta, i premda su oni iskazani na opci, apstraktan način, model omogucuje da se u njihovoj primjeni definiraju pojedinosti na dosljedan i razumljiv način dodatnim profinjenjem (refinement) ili granuliranjem. Na primjer, ako bi u odre-denoj primjeni bilo potrebno iskazati entitete kao što su obitelj, skupina koja koristi zajednički pseudonim, korporativno tijelo, dogadaj, moguce je dodatno granulirati entitet LRM-E8 Kolektivni agent (Collective Agent) i definirati ih na četvrtoj razini, vodeci računa o opcim načelima modeliranja unutar IFLA LRM-a. Za entitet LRM-E4 Pojavni oblik (Manifestation) model definira šest atributa: LRM-E4-A1 Kategorija nositelja (Category of carrier), LRM-E4-A2 Opseg (Extent), LRM-E4-A3 Ciljana publika (Intended audience), LRM-E4-A4 Podatak o pojavnom obliku (Manifestation statement), LRM-E4-A5 Uvjeti pristupa (Access conditions) i LRM-E4-A6 Prava korištenja (Use rights). Očito da prema važecem standardu ISBD navedeni atributi nisu dovoljni za opis grade, tj. ne obuhvacaju sve elemente podataka koje ISBD propisuje, stoga ce biti potrebno da pojedina primjena dalje profini odredeni atribut, posebno LRM-E4-A4 Podatak o pojavnom obliku.9 9 Vidjeti nacrt uskladivanja skupova elemenata ISBD i IFLA LRM: Alignment of the ISBD element set with the IFLA LRM element set (IFLA ..., 2017a). Izvor više nije dostupan, tj. povučen je nakon rasprave u kolovozu 2018., ali je dostupan izvještaj, Report of the task group for the analysis of the alignment and impact of IFLA LRM on ISBD (IFLA ..., 2017b). Ta ce dokumentacija poslužiti ISBD Review Group u radu na reviziji ISBD-a koja je započela 2018., vidjeti: IFLA ISBD Review Group. Complete revision of IFLA's International Standard Bibliographic Description (IFLA ..., 2018). Knjižnica, 2019, 63(3), 13-41 23 Ana Vukadin, Mirna Wilier Taj je atribut, naime, definiran vrlo opcenito kao „Podatak koji se pojavljuje u primjerima pojavnog oblika i koji se smatra značajnim za korisnike kako bi ra-zumjeli na koji način izvor predstavlja samog sebe", uz napomenu o obuhvatu: „Atribut podatak o pojavnom obliku podatak je koji se uobičajeno preuzima s jednog ili više izvora, a nalazi se na primjercima pojavnog oblika. Pravila preu-zimanja propisana su svakom primjenom". Primjeri uključuju sve od pojedinih elemenata podataka opisa do pojedinačnih skupina ISBD-a, a u konačnici mogli bi uključiti i sve skupine koje udovoljavaju definiciji atributa, tj. one koje sadrže podatke preuzete s predloška. Isto tako, ako je definicija, tj. semantika odnosa suviše opcenita za pojedinu primjenu, odnos se može profiniti ili granulirati na niže razine, pri čemu je potrebno voditi računa da bude obuhvatna za semantike svih niže definiranih odnosa. Na primjer, definicija odnosa LRM-R22 DJELO 'je transformacija (is a transformation of)' DJELO je: Ovaj odnos označuje da je novo djelo nastalo zbog promjene opsega ili ured-ničke politike (kao kod serijskih publikacija ili agregirajucih djela), žanra ili književnog oblika (dramatizacija ili promjena književnog oblika u prozu), publike kojoj je djelo namijenjeno (preradba za djecu) ili stila (parafraza, imitacija, parodija) prethodnog djela. Odnos transformacije u odredenoj se primjeni može profiniti na četiri odnosa trece razine na kojima se svaki pojedini primjer odnosa definira zasebno, npr. promjena opsega ili uredivačke politike, promjena žanra ili književnog oblika itd., a dodatno i na četvrtu razinu kao bi se izrazili složeni odnosi npr. kod pro-mjene naslova serijskih jedinica grade kao što su nastavak, nadomještanje, pre-uzimanje, ili pak vrsta promjene žanra ili književnog oblika nekog djela, kao što je preradba u specifični žanr ili književni oblik.10 Objašnjenje objavljeno uz naslov da je dokument „[d]efinicija konceptualnog re-ferentnog modela kao okvira za analizu neadministrativnih metapodataka koji se odnose na knjižnične izvore" upucuje da se model ne bavi podacima koji se često pohranjuju u informacijskim sustavima, a vezani su uz poslovanje ili druge vrste usluga koje daju knjižnice, npr. podaci o autorima čija se grada posuduje, a potrebni su za njihovo ostvarivanje autorskog prava. Ovoj kategoriji pripadaju i slučajevi priveza, primjeraka (items) koji su agregirani u cjelinu nakon objavlji-vanja, a koji su nastali kroz životni ciklus tih primjeraka iz najrazličitijih razloga. Osim priveza spojenih u takozvane „umjetne" zbirke („artificial" collections) 10 Više o detaljnom opisu modela IFLA LRM vidjeti u Willer (2018). 24 Knjižnica, 2019, 63(3), 13-41 Pravilnik za opis i pristup gradi u knjižnicama, arhivima i muzejima: novi hrvatski kataložni pravilnik česte u staroj i rijetkoj gradi, primjeri za to su i zbirke npr. sitnog tiska ili bilo koje druge vrste grade skupljane prema temi, mediju ili kojem drugom kriteriju, česte u baštinskim ustanovama. Za rješavanje takvih problema opisa može se pribjeci proširenju modela IFLA LRM u okviru njegova definiranja kao objektno orijenti-ranog u daljnjoj harmonizaciji s CIDOC CRM-om11 ili pak novom, konceptualnom modelu arhivističke zajednice Records in contexts (RiC). 2.3 RiC Unatoč tomu što je Records in contexts: a conceptual model for archival description12 (Records in contexts, 2016) objavljen kao nacrt 2016. i još nije objavljena standardna verzija, njegova utemeljenost u teorijskim spoznajama, postojecim normama i praksama ukazuje na to da je model stabilan i može se razmatrati njegova primjena - u našem slučaju na kataložna pravila za opis i pristup gradi u knjižnicama, arhivima i muzejima.13 Model obuhvaca podatke koji se tradicionalno pohranjuju u obavijesnim pomagalima prema medunarodnim normama ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF i ISDIAH (2009),14 koristi metodologiju relacijskog modeliranja definiranjem entiteta, svojstava (atributa) entiteta i njihovih odnosa na semantičkoj razini skupova elemenata, a na sintaktičkoj tehnologiju seman-tičkog weba (RDF). U odnosu na načela arhivističkog opisa, model polazi od koncepta provenijencije i njezina dva aspekta - poštivanja fonda (Respect des fonds) i poštivanja izvornog reda (Respect for original order), koji su medutim doživjeli značajne kritike kako u teorijskom tako i u praktičnim smislu. Oba se načela vide kao retrospektivna, ona se tiču arhiviranja, a u suvremenim uvjetima u kojima arhivi trebaju reorganizirati svoje usluge, potrebno je gledati i stvaranje i korištenje zapisa - fokus treba biti na neposrednoj, odnosno trenutačnoj potrebi osobe ili skupine osoba. Time fondovi i njihov interni red nisu statični, nego su u stanju nastajanja (state of becoming) (Records in contexts, 2016, str. 4-6). U tak-vom videnju „arhivističkog univerzuma", model promovira odmak od „jedinica 11 U okviru daljnje suradnje na harmonizaciji modela IFLA LRM i CIDOC CRM, tj. prema definiranju IFLA LRM-a kao objektno orijentiranog, raspravlja se o uvodenju u IFLA LRMoo klase/entiteta modela PRESSoo Z7 Storage Unit, „unique combinations of instances of E18 Physical Thing that are bound together, or otherwise physically united, for the sake of preservation, and are communicated to library users as single, indivisible units"; vidjeti PRESSoo (2016) i raspravu na temu priveza (bound-withs) u: Riva, P. (2018). 12 Detaljan prikaz modela RiC koji su članovi ICA skupine eksperata za arhivistički opis pripremili za predstavljanje na Kongresu ICA-e u Seoulu 2016., vidjeti u: International council on archives experts group for archival description (2016). 13 Za značajne primjedbe na model vidjeti: InterPARES Trust. Comments on „Records in Context" (InterPARES ..., 2016). 14 ISAD(G): opca norma za opis arhivskoga gradiva (2001), ISAAR(CPF): zapis za pravne i fizičke osobe te obitelji (2006), ISDF: opis funkcija i ISDIAH: opis ustanova s arhivskim gradivom (2009). Knjižnica, 2019, 63(3), 13-41 25 Ana Vukadin, Mirna Wilier opisa" (unit of description) ISAD(G)-a, koji podrazumijeva da se pojedinačni zapisi (records) i agregacije zapisa (aggregates of records) mogu svaki opisati na isti način i, implicitno, da su oni iste stvari (the same kind of things). Nasuprot tomu, RiC pojedinačne zapise i agregacije zapisa tretira kao različite vrste stvari (distinct kind of things), i premda oni mogu dijeliti ista svojstva, način na koji se trebaju opisati nije isti. Time što se s njima postupa kao s različitim vrstama stvari, stvorenima u različito vrijeme i u različite svrhe, opis postaje „nedvojben i jasan". Višerazinski opis ISAD(G)-a, koji se temelji na hijerarhijskom obliku, ustupa tako mjesto višedimenzionalnom opisu koji karakterizira oblik grafa ili mreže (Records in contexts, 2016, str. 9-11). RiC definira 14 entiteta, 69 svojstava (properties) tih entiteta i 792 odnosa (relations) izmedu entiteta, pri čemu su neka svojstva i odnosi definirani kao svojstveni samo odredenim skupinama entiteta, dok su za večinu entiteta definirana specifična svojstva i odnosi. Temeljni entiteti modela su RiC-E1 Zapis (Record), RiC-E2 Sastavnica (Record Component) i RiC-E3 Skup zapisa (Record Set), te entitet RiC-E4 Agent (Agent), koji je definiran na ovoj najopčenitijoj razini bez dalj-njeg razlaganja kao u IFLA LRM-u. Tako je RiC-E3 Skup zapisa, koji nas zanima radi rješenja modeliranja opisa zbirki, definiran kao „Jedan ili više Zapisa koje je intelektualno skupio odredenog Datuma, neki Agent, bez obzira gdje se Zapisi nalaze i bez obzira na zajednička svojstva i odnose koji mogu postajati medu njima." U Napomeni o opsegu entiteta dalje stoji: „U odredenom kontekstu, neki Agent (administrator, upravitelj zapisima, arhivist, krajnji korisnik itd.) odabire članove Zapisa u Skup zapisa na osnovi zajedničkog jednog ili više svojstava, ili zajedničkog jednog ili više Odnosa. Grupiranje Zapisa ima jednu ili više svr-ha koje su karakteristične za kontekst Agenta." Odnosi izmedu RiC-E1 Zapisa i RiC-E3 Skupa zapisa su odnosi asocijacije i odnos članstva, izmedu RiC-E3 Sku-pa zapisa i RiC-E3 Skupa zapisa su odnosi asocijacije, članstva, prethodnika i nastavljača, a odnosi izmedu RiC-E3 Skupa zapisa i RiC-E4 Agenta su odnosi nositelja prava, ima predmet (hassubject), asocijacije, imatelja, upravljanja, vla-sništva, akumulacije, sredivanja, sakupljanja, stvaranja itd. Definicija odnosa, njih 792, ukazuje na vrlo razraden i time specijalizirani model - večina je odnosa iskazana u sadašnjem i prošlom vremenu, dok su svi odnosi zasebno iskazani u oba smjera, od entiteta domene do entiteta dosega i obrnuto. Koncept Skupa zapisa, kao i odnosi koji govore o životnom ciklusu Zapisa i samog Skupa zapisa, ne samo da su značajni za modeliranje opisa arhivskoga gradiva u njihovom dinamičnom kontekstu (event-aware modelling), nego omogučuju primjenu i na modeliranje opisa knjižnične i muzejske grade. 26 Knjižnica, 2019, 63(3), 13-41 Pravilnik za opis i pristup gradi u knjižnicama, arhivima i muzejima: novi hrvatski kataložni pravilnik 3 Pravilnik za opis i pristup gradi u knjižnicama, arhivima i muzejima: svrha, cilj, načela i struktura U nastavku teksta prikazat če se koncepcija novog Pravilnika, koja je uvelike odredena opisanim modelima i primjenjuje mnoga njihova rješenja u nastojanju da organizaciju informacija u baštinskim ustanovama uskladi i prilagodi novom tehnološkom okruženju. Upravo nove mogučnosti pretraživanja, razmjene i po-vezivanja podataka pridonose medusobnom zbližavanju baštinskih zajednica, koje prepoznaju zajedničke ciljeve i rade na uskladivanju standarda kako bi uz što manje troškove povečale dostupnost svojih podataka kroz skupne kataloge, portale, web servise i druge mrežne usluge. Iz toga proizlaze dva temeljna zahtje-va kojima mora udovoljiti novi Pravilnik. Prvi je zahtjev prilagodba kataložnih pravila tehnologiji povezanih otvorenih podataka (linked open data), pri čemu se ne smije izgubiti iz vida i mogučnost funkcioniranja u drugim tehnološkim okru-ženjima. Drugi zahtjev nalaže da se predmet opisa jednoznačno identificira bez obzira na to tko ga je, kada i gdje opisao, ali i da se pritom očuva specifičan kontekst u kojemu taj predmet sagledava odredena zajednica ili ustanova, odnosno njezini korisnici. Naime, s novim tehnološkim uvjetima javlja se i nova funkcija kataloga: on se prvenstveno promatra kao posrednik u pridruživanju podataka koji potječu iz različitih baštinskih zajednica, a opisuju entitete - objekte, osobe, organizacije, mjesta, dogadaje itd. - koji su im svima zajednički (Lagoze, 2000). Jedan od ključnih uvjeta funkcioniranja takvog kataloga jest mogučnost jed-noznačne identifikacije jedinice grade i drugih entiteta koji su s njom povezani, bez obzira na mjesto i kontekst čuvanja. Poznato je da se u arhivima, knjižnicama i muzejima često prikuplja, obraduje i pohranjuje ista vrsta grade, npr. plakati, fotografije, zemljovidi, videosnimke itd. (Semlič Rajh, Šauperl, Knez i Kerec, 2014). Medutim, kontekst ustanove u kojoj je grada smještena, uključujuči uobičajene radne procese i standarde, ali i temeljno obrazovanje stručnjaka koji opisuje gradu (npr. je li povjesničar umjetnosti ili arhivist), može dovesti do zna-čajnih odstupanja u shvačanju i opisu iste jedinice grade (Štefanac, 2013). Opisi se ponekad mogu razlikovati u mjeri da otežavaju identifikaciju i pronalaženje grade ili integraciju podataka o gradi u zajedničkim servisima, agregatorima i sl. Stoga je osnovna zadača Pravilnika definirana na sljedeči način: (1) utvrditi skup zajedničkih entiteta koji su predmet interesa svih baštinskih zajednica i (2) utvrditi pravila za opis i pristup koja če u največoj mogučoj mjeri biti orijen-tirana na vrstu grade, a ne ustanovu u kojoj se grada nalazi. Pritom je odlučeno da če Pravilnik, uz deskriptivnu katalogizaciju, obuhvatiti i neke aspekte sadržajne katalogizacije. Pravilnik se neče baviti pravilima izra-de predmetnih sustava, tezaurusa, klasifikacija i drugih nadziranih rječnika, ali če uključivati odredbe koje se tiču njihove primjene: objasnit če npr. osnove Knjižnica, 2019, 63(3), 13-41 27 Ana Vukadin, Mirna Wilier sadržajne analize jedinice grade i definirati elemente opisa vezane uz tematiku jedinice grade, poput predmetne oznake, sažetka ili žanra. Nekoliko je razloga za uključivanje osnova sadržajne obrade u Pravilnik. Prvo, dok su u knjižnicama deskriptivna i sadržajna obrada tradicionalno razdvojeni radni procesi, u stan-dardima drugih baštinskih zajednica oni su u mnogo vecoj mjeri integrirani. Pravilnik namijenjen arhivima, a posebice muzejima, koji bi izostavio opis teme ili ikonografije s pravom bi se mogao smatrati nepotpunim. Drugo, spomenuti konceptualni modeli, uključujuci IFLA LRM, takoder integriraju deskriptivni i sadržajni pristup, odnosno ukazuju na trend cjelovitog pristupa u suvremenoj organizaciji informacija. 3.1 Entiteti U radu na Pravilniku konceptualni modeli podataka ponajprije su se koristili u prepoznavanju entiteta koji su predmet zanimanja sviju baštinskih zajednica. Takvi su entiteti, kako je ranije pokazano, u modelima uvijek definirani na višem stupnju hijerarhije, čime se stvara temelj za usporedbu, pridruživanje i „spora-zumijevanje" s drugim zajednicama i domenama. Analizom modela IFLA LRM, CIDOC CRM i RiC utvrdena su četiri osnovna entiteta koji se identificiraju i opisu-ju u katalozima i drugim informacijskim sustavima: jedinicagrade, agent, mjesto i vremenski raspon.15 Ovi zajednički entiteti nazvani su u Pravilniku jedinicama opisa, buduci da svaki od njih predstavlja logički fokus opisnih podataka. Jedi-nica opisa može se, u kontekstu modela, shvatiti kao potklasa vršnog entiteta kao što su LRM-E1 Res ili E1 CRM Entitet, ili pak opceg entiteta koji uključuje sve ideje, pojmove, materijalne objekte, dogadaje itd., kao što je RiC-E14 Koncept/ Stvar (Concept/Thing). Valja napomenuti i da se izdvojeni entiteti nužno ne po-dudaraju u potpunosti opsegom i nazivom u svim modelima. Primjerice, LRM-E6 Agent u modelu IFLA LRM odgovara entitetu E39 Akter (Actor) u CIDOC CRM-u. IFLA LRM ne poznaje jedinicu grade, nego kao entitete definira njezine aspekte: LRM-E2 Djelo, LRM-E3 Izraz, LRM-E4 Pojavni oblik i LRM-E5 Primjerak. Ni RiC, kao što je rečeno, ne poznaje koncept jedinice grade, nego kao entitete izdvaja različite vrste jedinice grade s obzirom na razinu opisa: RiC-E1 Zapis, RiC-E2 Sastavnicu i RiC-E3 Skup zapisa. U Pravilniku je to riješeno primjenom načela funkcionalne granularnosti, prema kojemu je svaku jedinicu grade moguce opisati u onom aspektu koji se smatra značajnim za korisnika. Detaljnije ce o tome biti riječi u nastavku teksta. 15 Ime ili naziv je takoder entitet koji se u nekom obliku susrece u svim modelima. Medutim, njegovo je postojanje u Pravilniku implicitno sadržano u samim pravilima o odabiru i načinu navodenja pojedinih podataka (npr. varijantnog naslova djela ili usvojenog oblika imena osobe). 28 Knjižnica, 2019, 63(3), 13-41 Pravilnik za opis i pristup gradi u knjižnicama, arhivima i muzejima: novi hrvatski kataložni pravilnik _ Jedinica grade definirana je, dakle, kao materijalni ili nematerijalni objekt na-stao djelovanjem čovjeka ili prirode, koji ima društveni, povijesni, znanstveni, kulturni i/ili umjetnički značaj, što ga čini predmetom prikupljanja, pohrane, obrade, komuniciranja i zaštite u arhivima, knjižnicama i muzejima. Agent je osoba ili skupina osoba odgovornih za djelovanje koje ima ili je imalo učinak na jedinicu grade. Takvo djelovanje podrazumijeva klasični koncept autorstva, ali i druge aktivnosti poput prikupljanja (zbirke), izdavanja (npr. knjige ili časopisa), proizvodnje (npr. uporabnog predmeta), transformacije (npr. romana u film), izvedbe (glazbenog djela), determinacije (prirodnog objekta), vlasništva nad materijalnim ili intelektualnim aspektom jedinice grade itd. Podvrste agenta su osoba i kolektivni agent s daljnjim podvrstama korporativno tijelo, skupina/grupa i obitelj. Mjesto je upravno-teritorijalno (društveno-geografsko) ili prirodno (fi-zičko-geografsko) područje na Zemlji ili izvan nje. Vremenski raspon je odsječak u vremenu koji ima odredeni početak, tijek i kraj. 3.1.1 Aspekt i razina opisa jedinice grade Najveci dio Pravilnika bavi se odredbama za opis i pristup jedinici grade. Jedinica grade (resource) jedan je od osnovnih pojmova svakog pravilnika za kata-logizaciju, ali i pojam koji je u bibliografskoj teoriji vec desetljecima prepoznat kao proturječan. Dovoljno se prisjetiti brojnih teorijskih prijepora i dvojbi o tome je li primarni zadatak kataloga opisati „literarnu jedinicu" (apstraktno djelo) ili „bibliografsku jedinicu" („izdanje u ruci") (Lubetzky, 2001; Verona, 1959), odnosno pokušaja klasifikacije sadržajnih i materijalnih aspekata sadržanih u jedinici grade (Leazer i Smiraglia, 1999; Wilson, 1978). IFLA LRM to razrješava uvodenjem četiriju ravnopravnih i medusobno isključivih entiteta - djelo, izraz, pojavni oblik i primjerak - koji se mogu zasebno opisivati i medusobno povezi-vati. Medutim, proširenjem predmeta opisa na sve vrste kulturnih i prirodnih objekata situacija se ponovo usložnjava. Koliko god predstavljali dobrodošlo rješenje u bibliografskoj domeni, entiteti IFLA LRM-a nisu u jednakoj mjeri ko-risni i primjenjivi na gradu kod koje se idejni koncept ili sadržaj ne mogu jasno odvojiti od materijalnog nositelja. Vecina muzeja, primjerice, prikuplja, čuva i izlaže gradu upravo zbog unikatnog jedinstva sadržaja i oblika. Prema I. Maro-evicu (Maroevic, 1998), svaki predmet kulturne baštine odreden je trima glavnim svojstvima: materijalom, oblikom i značenjem. Njihov udio u vrijednosti i interpretaciji predmeta nije uvijek podjednak. Maroevic tumači da je kod vecine knjižnične grade najvažnije značenje (sadržaj), koje se može odvojiti od oblika i materijala (npr. knjiga se može mikrofilmirati, analogna snimka digitalizirati itd.), dok su kod arhivskog gradiva bitni značenje (sadržaj) i materijal, a važnost muzejskih predmeta sastoji se u jedinstvu svih triju svojstava. Premda treba naglasiti da i CIDOC CRM razdvaja entitete vezane uz konceptualni i materijalni Knjižnica, 2019, 63(3), 13-41 29 Ana Vukadin, Mirna Wilier aspekt grade (npr. E19 Physical Object, E28 Conceptual Object itd.), model dje-lo-izraz-pojavni oblik-primjerak svakako je bliži praksi knjižnične nego arhivske i muzejske zajednice. Upravo zbog toga, za razliku od npr. pristupa primijenjenog u revidiranom iz-danju RDA (Resource Description and Access), hrvatski Pravilnik ne preuzima doslovno strukturu i nazivlje modela IFLA LRM. Umjesto toga, Pravilnik definira jedinicu grade kao bilo koji objekt od povijesnog, znanstvenog, kulturnog itd. značaja, a potom ističe da svaka jedinica grade može imati različite aspekte, od kojih se neki odnose na materijalna svojstva (npr. dimenzije ili masa), a drugi na intelektualni ili umjetnički sadržaj (npr. tema) ili način na koji je sadržaj iskazan (npr. jezik teksta, boja slike ili tonalitet skladbe). Pravilnik definira aspekte u skladu s modelom IFLA LRM (djelo, izraz, pojavni oblik i primjerak), navodeci primjere za svaki aspekt i ističuci da opis jedinice grade mora sadržavati opis barem jednog aspekta. Takoder objašnjava koje promjene nalažu izradu novog opisa za djelo (npr. adaptacija, proširenje, nastavak itd. postojeceg djela), izraz (npr. prijevod teksta, promjena tonaliteta skladbe) itd. Pravilnik nadalje utvrduje da osim aspekta jedinice grade, pojedina ustanova ili katalogizator treba odlučiti na kojoj ce razini identificirati i opisati jedinicu grade koja se sastoji od više sadržajnih i/ili fizičkih dijelova (npr. samo zbirku ili i pojedinačne komade u zbirci, samo glazbeni album kao cjelinu ili i pojedine skladbe na albumu itd.). S obzirom na razinu opisa, jedinica grade može biti zbirna, skupna, pojedinačna ili sastavnica. Ova podjela odgovara entitetima modela RiC, s time da je entitet RiC-E3 Skup zapisa dodatno razložen na zbirnu i skupnu jedinicu grade. Zbirnim jedinicama grade smatraju se različite vrste zbirki. Skupne jedinice grade sastoje se od više istovrsnih i/ili raznovrsnih fizičkih i/ili sadržajnih dijelova koji su zamišljeni i oblikovani ili proizvedeni kao cjelina. U sadržajnom smislu to su višedijelna djela, kompilacije, proširenja, neomedena grada itd., dok u fizičkom smislu obuhvacaju grupe predmeta (garniture, servise, parove itd.) ili izdanja koja se sastoje od više istih ili različitih materijalnih nositelja (npr. svezaka ili CD-a). Skupnim jedinicama grade pripa-daju i arhivski fondovi, serije i predmetne cjeline. Pojedinačne jedinice grade su najmanje sadržajno ili fizički samostalne cjeline, a sastavnice njihovi sadržajno ili fizički nesamostalni dijelovi. Za potonje se najčešce ne izraduje opis, premda je i to moguce ako se smatra korisnim zbog njihove jedinstvenosti ili značaja (npr. uvez, pečat, ex libris, vodeni znak i dr.). Pravilnik takoder preporučuje kada opisati jedinicu grade zbirno, skupno i pojedinačno. Medutim, konačna odluka ovisi o procjeni katalogizatora. Svaki aspekt jedinice grade (djelo, izraz, pojavni oblik i primjerak) može razinom biti zbirni, skupni, pojedinačni ili sastavnica. Takoder, svaka jedinica grade, bez 30 Knjižnica, 2019, 63(3), 13-41 Pravilnik za opis i pristup gradi u knjižnicama, arhivima i muzejima: novi hrvatski kataložni pravilnik obzira na kojoj razini, može se opisati kao djelo, izraz i pojavni oblik. Moguce kombinacije prikazane su u primjeru u Tablici 1. Tablica 1: Moguce kombinacije aspekta i razine opisa jedinice grade na primjeru djela J. R. R. Tolkiena Djelo Izraz Pojavni oblik Primjerak Zbirna jedinica grade romani i pripovijesti J. R. R. Tolkiena antologija romana i pripovijesti J. R. R. Tolkiena listovi i svesci s rukopisnim verzijama romana i pripovijesti J. R. R. Tolkiena listovi i svesci s rukopisnim verzijama romana i pripovijesti J. R. R. Tolkiena pohranjeni u J.R.R. Tolkien Collection u Reynor Memorial Libraries, Sveučilište Marquette u Milwaukeeju Skupna jedinica grade roman J.R.R. Tolkiena The Lord of the Rings (izvorno sastavljen od tri dijela: The Fellowship of the Ring, Two Towers i The Return of the King) roman J.R.R. Tolkiena The Lord of the Rings na engleskom jeziku; roman J. R. R. Tolkiena Gospodar prstenova na hrvatskom jeziku u prijevodu Zlatka Crnkoviča izdanje romana J. R. R. Tolkiena Gospodar prstenova na hrvatskom jeziku u 3 sveska (Zagreb : Algoritam, 1995.-1996.) izdanje romana J. R. R. Tolkiena Gospodar prstenova na hrvatskom jeziku u 3 sveska (Zagreb : Algoritam, 1995.-1996.), koje se nalazi u fundusu Hrvatskog centra za dječju knjigu Pojedinačna jedinica grade The Fellowship of the Ring, prvi dio romana J. R. R. Tolkiena The Lord of the Rings Prstenova družina, prvi dio romana J. R. R. Tolkiena Gospodar prstenova na hrvatskom jeziku u prijevodu Zlatka Crnkoviča izdanje romana J. R. R. Tolkiena The Lord of the Rings na engleskom jeziku u jednom svesku (London : Harper Collins, 1993.); izdanje Prstenove družine J. R. R. Tolkiena u jednom svesku (Zagreb : Algoritam, 1995.) primjerak izdanja Prstenove družine (Zagreb : Algoritam, 1995.) koji se čuva u Hrvatskom centru za dječju knjigu pod signaturom Z HC O TOLK g 1 Sastavnica prvi odlomak prvog poglavlja The Fellowship of the Ring J. R. R. Tolkiena prvi odlomak prvog poglavlja Prstenove družine J.R.R. Tolkiena na hrvatskom jeziku u prijevodu Zlatka Crnkoviča 42. stranica sveska Prstenove družine (Zagreb : Algoritam, 1995.) 42. stranica sveska Prstenove družine (Zagreb : Algoritam, 1995.) koji se čuva u Hrvatskom centru za dječju knjigu pod signaturom Z HC O TOLK g 1 Knjižnica, 2019, 63(3), 13-41 31 Ana Vukadin, Mirna Wilier Upravo odluka o tome koji če se aspekt jedinice grade identificirati i opisati i na kojoj razini - što ovisi o potrebama korisnika, naravi grade, vrsti i veličini ustanove ili zbirke i drugim uvjetima - čini temelj organizacijskog sustava kako ga postavlja Pravilnik. Za razliku od Pravilnika E. Verona, gdje je temelj organizacijskog sustava bilo autorstvo - tj. utvrdivanje koji če autor biti odabran kao odrednica glavne kataložne jedinice, što je bio glavni mehanizam organizacije abecednog autorskog kataloga - ovdje je fokus na utvrdivanju aspekta i razine jedinice grade. O njima ovisi kojim če se skupom elemenata jedinica grade opisati i koji če se odnosi uspostaviti prema drugim jedinicama opisa - agentima, mjestima i vremenskim rasponima. To je u skladu sa suvremenom tehnološkom sredinom koja omogučuje da se opisu pristupi putem više pristupnica (za razliku od koncepta jedinstvene odrednice) i da se podaci, umjesto okupljanja u zapisu pod jedinstvenom odrednicom, medusobno povezuju u grafove i mreže u okru-ženju semantičkog weba. 3.2 Elementi opisa Svaka jedinica opisa opisuje se pomocu njoj svojstvenih kategorija podataka koje se nazivaju elementima opisa ili podatkovnim elementima. Za jedinicu grade to su npr. naslov, dimenzije, materijal, boja itd., za osobu datum rodenja, zanimanje ili područje djelovanja, za mjesto geoprostorni podaci itd. U Pravilniku E. Verona, kao i u Medunarodnom standardnom bibliografskom opisu (International standard bibliographic description, ISBD), elementi opisa jedinice grade organizirani su u vece sadržajne cjeline - skupine. Medutim, struktura prema skupinama ISBD-a u novom je Pravilniku odbačena iz nekoliko razloga. Prvo, pravilnik čiji doseg nadilazi knjižničnu zajednicu morao je obuhvatiti i elemente opisa izvan bibliografskog standarda. Uz ISBD, kao izvori za Pravilnik poslužili su standardi Categories for the description of works of art (2016), Cataloging cultural objects (2006), Spectrum (2017), Medunarodna norma za opis arhivskoga gradiva (General international standard archival description, ISAD(G) (2001)), Medunarodna norma arhivističkog normiranog zapisa za pravne i fizičke osobe te obitelji (International standard archival authority record for corporate bodies, persons and families, ISAAR(CPF)) i Medunarodna norma za opis ustanova s arhivskim gradivom (International standard for describing institutions with archival holdings, (ISDIAH, 2009)). Rječnikom informacijskih sustava, moglo bi se reci da Pravilnik predstavlja svojevrstan aplikacijski profil koji je složen iz navedenih standarda. Bibliografski opis nadopunjen je elementima koji se koriste za zbirni opis, kao i opis muzealiziranih kulturnih i prirodnih objekata. Ovaj segment rada na Pravilniku zahtijevao je znatne napore u analizi, usporedbi i pridruživanju značenja elemenata iz različitih standarda. 32 Knjižnica, 2019, 63(3), 13-41 Pravilnik za opis i pristup gradi u knjižnicama, arhivima i muzejima: novi hrvatski kataložni pravilnik Drugi razlog napuštanja skupina ISBD-a kao glavnog kriterija organizacije sadr-žaja u Pravilniku jest več ranije spomenuti fokus na podatke, a ne cjeline poda-taka poput zapisa ili skupina. Temeljnu jedinicu više ne predstavlja zapis, nego se podaci o jedinicama grade i drugim entitetima mogu organizirati u različite oblike zapisa, uključujuči i one koji nisu pohranjeni u bazama podataka nego se generiraju i prikazuju korisniku u realnom vremenu. U knjižničnim je katalo-zima, primjerice, uobičajeno organizirati podatke u bibliografske i autorizirane zapise, pri čemu prvi okupljaju deskriptivne podatke o jedinici grade, a potonji služe nadzoru nad različitim oblicima imena i naziva jedinice grade i drugih entiteta koji su s njom povezani. Moguče je, medutim, zamisliti i da se podaci o jedinici grade, umjesto u bibliografskom zapisu, relacijski organiziraju u više samostalnih zapisa od kojih svaki predstavlja jedan aspekt jedinice grade prema modelu IFLA LRM. Moguče je takoder zamisliti da se opis osobe sastoji od više zasebnih, medusobno povezanih zapisa koji predstavljaju različite identitete pod kojima se ta osoba javlja u svom javnom djelovanju (npr. pravo ime i pseudonim). Moguče je, najzad, zamisliti i tehnološki manje sofisticirano okruženje gdje su svi podaci o jedinici grade, osobi odgovornoj za njezin nastanak, različitim iden-titetima ili oblicima imena te osobe itd., okupljeni u jednom jedinom zapisu. U Pravilniku je način okupljanja podataka največim dijelom ostavljen na izbor po-jedinim zajednicama ili ustanovama u skladu sa specifičnim potrebama, tehnološkim mogučnostima ili naprosto tradicijom. U prikazu bibliografskih podataka tako se i dalje preporučuju sintaksa i interpunkcijski obrasci ISBD-a, ali oni nisu obvezujuči za sve i ne čine dio glavnog teksta Pravilnika nego če biti navedeni kao jedan od dodataka Pravilniku. Uostalom, mnogi online katalozi u prikazima u korisničkom sučelju več dulje vrijeme ne slijede sintaksu ISBD-a, nego prikaz zapisa „prema ISBD-u" eventualno nude kao mogučnost uz druge vrste prikaza. Koji je kriterij, dakle, primijenjen u organizaciji Pravilnika? Elementi su i dalje organizirani u poglavlja koja obuhvačaju logičke cjeline opisa (npr. Identifikacija jedinice grade, Materijalni opis jedinice grade, Tematika jedinice grade, Identifikacija i opis agenta itd.), buduči da je to načelo prisutno u svim standardima na kojima se temelji Pravilnik. U Spectrumu se, primjerice, takve cjeline nazivaju „informacijskim skupinama" (information groups) i definirane su kao „skupovi povezanih informacijskih jedinica", koji opisuju odredeni aspekt nekog predmeta, kao i druge entitete povezane s predmetom (Spectrum 5.0, 2017). ISAD(G) pak takve cjeline naziva „područjima", npr. Područje identifikacije ili Područje sadržaja i ustroja (ISAD(G), 2001). Medutim, u Pravilniku poglavlja ne slijede doslovno skupine ISBD-a, Spectruma, ISAD(G)-a ili kojeg drugog standarda, nego su organizirana na analogan način. Elementi se u poglavljima redaju redoslijedom koji donekle prati uobičajeni proces opisa (npr. preuzimanje podataka navedenih na gradi, identifikacija vrste Knjižnica, 2019, 63(3), 13-41 33 Ana Vukadin, Mirna Wilier grade, odredivanje naslova itd.). No redoslijed elemenata u poglavljima ni na koji način ne uvjetuje redoslijed postupaka opisa ili prikaza podataka u odredenom informacijskom sustavu, buduci da je to stvar izbora i mogucnosti pojedine ustanove ili zajednice. Ne treba isticati da je moguca i drugačija logika svrstavanja elemenata u odredena poglavlja, no raznolikost mogucih gledišta tipično je svoj-stvo svakog postupka klasifikacije. Postojeca organizacija, nadamo se, trebala bi udovoljiti vecini logičkih i pragmatičnih zahtjeva opisa grade. Usto, zahvaljujuci dostupnosti Pravilnika u online izdanju, elementi opisa i pripadajuce odredbe mogu se organizirati prema više kriterija. Premda je gore opisani pristup oda-bran kao primaran i ponuden katalogizatoru u obliku glavnog izbornika, elementi se mogu filtrirati i prikazivati i prema entitetima modela IFLA LRM koji im služe kao domena ili doseg, prema svojstvima poput obveznosti ili ponovljivosti, kao i prema vrstama grade na koje se odnose. Moguce je, primjerice, izdvojiti samo elemente i odredbe koje se tiču pojavnog oblika, glazbe, digitalnih medija, neomedene grade, prirodnih objekata, zbirne grade itd. 3.3 Kontekstualnost Fokus na podacima kao samostalnim informacijskim jedinicama koje se prema potrebi kombiniraju u zapise olakšava pronalaženje, preuzimanje, povezivanje i integraciju podataka u različitim sustavima i u skladu je s postulatima seman-tičkog weba. Gledište prema kojemu se svaki podatak shvača kao samostalna pristupnica više je uobičajeno u arhivima i muzejima nego u knjižnicama, gdje je katalogizacija tradicionalno usko vezana uz transkripciju podataka i njihovu medusobnu ovisnost unutar sintaktičkog iskaza kakav predstavljaju skupine ISBD-a. Stoga ne iznenaduje da „razbijanje" takvih iskaza u samostalne podatke nije u knjižničarskoj zajednici ostalo poštedeno kritika. U svojoj kritici RDA, primjerice, A. Petrucciani naziva takav pristup vježbom u formalizaciji konceptualnog modela, a ne istinskim profesionalnim alatom za organizaciju i predstavljanje kulturnih pojava: [...] kad se od koncepata koji su odredeni kontekstom, kao što je skupina 4 opisa prema načelima ISBD-a, rade popisi elemenata ili čak „ontologije", postoji opasnost da se posve izgubi razlika izmeâu riječi i stvari, odnosno „mjesta izdavanja" u smislu transkripcije jezičnog izraza u izvoru podataka i „mjesta izdavanja" u smislu lokaliteta koji uistinu postoji i može se danas identificirati na Zemlji. [...] Ukupnost informacija koje čine bibliografski opis nije „skup podataka", več, barem u svojim najvažnijim elementima, „diskurzivna" struktura, ukratko tekst, pa makar krajnje strukturiran. A u svakom tekstu značenja su meduovisna i vezana uz kontekst. (Petrucciani, 2016, str. 131) 34 Knjižnica, 2019, 63(3), 13-41 Pravilnik za opis i pristup gradi u knjižnicama, arhivima i muzejima: novi hrvatski kataložni pravilnik Kontekst podataka o kojemu govori Petrucciani moguce je, medutim, očuvati na više načina i kad se svaki podatak promatra samostalno. Prvo, premda podaci mogu biti pohranjeni zasebno, u prikazu ih je moguce povezivati u smislene nizove prema unaprijed utvrdenoj sintaksi. Cilj takve sintakse nije tek prezenta-cija nego upravo kontekstualizacija podataka. No, druge zajednice možda žele kontekstualizirati podatke na drugačiji način. Nadalje, činjenica je da u Pravilniku i u praksi treba, kako upozorava Petrucciani, jasno razlikovati podatke koji se doslovno preuzimaju s jedinice grade (poput izraza Vu Varasdinu kojim je na knjizi označeno mjesto izdanja) i podatke koji se bilježe iz drugih izvora ili imaju funkciju nadziranih pristupnica (poput nadzirane pristupnice Varaždin, koja ujedno služi i kao poveznica na sve podatke u kojima se spominje grad Varaždin). Prvi primjer rezultat je primjene načela reprezentativnosti, odnosno zahtjeva da se jedinica grade primarno opiše onako kako se sama prikazuje, što povecava točnost opisa i olakšava identifikaciju. Drugi primjer proizlazi iz zahtjeva za stvaranjem sindetske strukture kataloga koja ce omoguciti navigaciju, istraživanje i otkrivanje novih informacija. Razlika izmedu transkripcije i bilježenja informacija, naglašena u RDA, u hrvatskom je Pravilniku iskazana još eksplicitnije - tako što je vecina podataka koji se tran-skribiraju (glavni stvarni naslov, podatak o odgovornosti, brojčani i kronološki podaci o neomedenoj gradi, mjesto izdavanja, godina izdavanja itd.) izdvojena u zasebno poglavlje pod nazivom Stvarni prikaz jedinice grade. Stvarni prikaz označuje podatke koji se nalaze na jedinici grade i kojima se ona identificira ili opisuje samu sebe. Izraz je skovan po uzoru na sintagmu „načelo prikaza" (principle of representation), koja predstavlja jedno od osnovnih kataložnih načela knjižnične zajednice (IFLA Cataloguing Section ..., 2016). Stvarni prikaz takoder se podudara s atributom Podatak o pojavnom obliku (Manifestation statement) u modelu IFLA LRM. Signature na muzejskim predmetima takoder se mogu smatrati stvarnim prikazom. Ovi podaci imaju ključnu ulogu u identifikaciji odrede-nog pojavnog oblika (izdanja), ali ne služe samo za identifikaciju nego pokrivaju različite aspekte jedinice grade, od nastanka do odnosa s drugim entitetima. Možda bi bilo najprikladnije ustvrditi da služe kao jamstvo (warrant) za točnost podataka koji ce se u opisu zabilježiti u obliku nadziranih pristupnica ili iden-tifikatora i služiti kao poveznica s drugim podacima unutar i izvan kataloga, ispunjavajuci posredničku ulogu koju Lagoze (2000) smatra glavnom zadacom današnjih kataloga. U arhivima, a osobito u muzejima, takvi su podaci često rezultat istraživanja drugih izvora (stručne i referentne literature, komparativne grade itd.), dok se knjižnice primarno oslanjaju na samu jedinicu grade kao jamstvo točnosti podataka. Za razliku od odredbi ISBD-a, koje često predstavljaju kombinaciju transkripcije i bilježenja, odredbe novog Pravilnika nalažu da se, uz nekoliko iznimaka, načelo Knjižnica, 2019, 63(3), 13-41 35 Ana Vukadin, Mirna Wilier transkripcije strogo slijedi, što znači da se npr. tipografske pogreške neče isprav-ljati niti če se u uglatoj zagradi dodavati podaci preuzeti izvan jedinice grade. Potrebni ispravci i dopune preuzete iz drugih izvora iskazat če se u napomenama ili elementima koji služe kao usvojene nadzirane pristupnice. Na primjer, ispra-van oblik naslova navest če se kao varijantni i/ili usvojeni naslov. Podatak o odgovornosti koji je utvrden izvan jedinice grade bit če naveden kao odnos izmedu djela i agenta (osobe, obitelji ili korporativnog tijela). Može se, dakle, ustvrditi da su apsolutno stvoreni preduvjeti za jasno razlikovanje riječi i stvari ili, točnije rečeno, različitih oblika riječi koje označuju iste stvari, ali s različitim ciljevima. Kontekst je moguče očuvati i zahvaljujuči tome što elementi opisa u Pravilniku imaju različite stupnjeve granulacije. Spomenuti „fokus na podacima" ne isklju-čuje da se, primjerice, čitava skupina ISBD-a promatra kao jedan jedini element podataka (Podatak o izdavanju,proizvodnji i raspačavanju) koji je pak sastavljen od pod-elemenata (Naziv izdavača, Mjesto izdavanja, Usporedno mjesto izdava-nja itd.). Koja razina granularnosti če se odabrati u opisu, ovisi o specifičnim uvjetima poput vrste ustanove, vrste grade, veličine fonda ili dinamike priljeva grade. U svakom slučaju, element Podatak o izdavanju, proizvodnji i raspačavanju dopušta da se na „gruboj" razini granulacije iskaže transkribirani podatak koji se zbog specifičnog konteksta ne želi ili ne može (npr. kod jezično povezanih izraza) „razlomiti" u pojedine pod-elemente. Govoreči o kontekstu, medutim, ne možemo se ograničiti samo na značenje po-dataka unutar odredene sintakse. Odredbe Pravilnika, kako je rečeno, usmje-rene su na jednoznačnu identifikaciju jedinice grade bez obzira na to gdje je pohranjena i opisana, no pritom se ne smije izgubiti iz vida specifičan kontekst unutar kojega svaka ustanova prikuplja, čuva, obraduje i komunicira ili daje na korištenje svoju gradu. Stoga Pravilnik propisuje koji su elementi opisa obvezni (kad su primjenjivi i/ili dostupni) kako bi se ista vrsta grade jednako opisivala u svim vrstama ustanova, dok drugi elementi nisu obvezni i mogu se uključiti u opis ovisno o odredenom kontekstu. Na primjer, kopija istog arhitektonskog crteža može se zateči u arhivu, umjetničkom muzeju i knjižnici. U arhivu če se opis vjerojatno usredotočiti na povezivanje crteža (komada) s cjelinama po-put dosjea i fonda kojima crtež izvorno pripada. Identificirat če se spisi unutar i izvan arhiva s kojima je crtež izvorno bio povezan, poput npr. gradevinske dozvole, te kontekstualizirati njegov nastanak u sklopu djelatnosti odredenog stvaratelja (npr. gradevnog poduzeča, tvrtke koja je naručila i financirala projekt itd.). Umjetnički muzej bit če možda - uz vrijeme i mjesto nastanka - primarno zainteresiran za sadržaj i formalne aspekte crteža (npr. tehniku) kako bi ga se pripisalo odredenom arhitektu ili dokazao utjecaj drugih arhitektonskih ostva-renja u njegovu nastanku. U knjižnici če se crtež povezati s knjigama, člancima i drugom gradom u fundusu koja se bavi odredenim arhitektom, arhitektonskim 36 Knjižnica, 2019, 63(3), 13-41 Pravilnik za opis i pristup gradi u knjižnicama, arhivima i muzejima: novi hrvatski kataložni pravilnik razdobljem, lokalitetom itd. U nekom buducem zajedničkom sustavu ili servisu sve ove informacije mogu se povezati ili integrirati, a rezultat je opis jedinice grade koji objedinjuje različita motrišta i pruža korisniku cjelovitu sliku jedinice grade kao povijesnog i umjetničkog dokumenta. Preduvjet za to je, medutim, da se u arhivu, knjižnici i muzeju ova jedinica grade jednoznačno identificira kako bi se mogla prepoznati kao „ista" bez obzira na različite elemente opisa u različitim ustanovama. To se prije svega postiže ujednačavanjem postupaka koji se odnose na identifikaciju: transkripciju podataka s jedinice grade, oblikovanje usvojenih naslova i drugih usvojenih imena, bilježenje dostupnih identifikatora (starih i novih inventarnih oznaka, urudžbenih brojeva spisa itd.). Pravilnik je, dakle, ponajprije usmjeren prema postizanju uvjeta za povezivanje i integraciju podataka iz različitih izvora. 4 Zaključak Završetak rada na Pravilniku i objava prve standardne verzije očekuje se tije-kom 2020. Potrebno je urediti i unijeti sadržaje koje je Stručni odbor projekta usvojio, a odnose se na identifikaciju i opis agenta, mjesta i vremenskog raspo-na te odnose izmedu pojedinih entiteta. Pravilnik če usto sadržavati dodatke i pojmovnik. Dodaci bi trebali uključivati preporučenu sintaksu i interpunkciju za prikaz prema ISBD-u, popis preporučenih referentnih izvora za odabir i oblikovanje usvojenih imena (enciklopedija, leksikona, baza podataka itd.), popis usvojenih naslova za hrvatska anonimna djela, popise kratica i sheme za trans-literaciju i transkripciju. Značajan dodatak bit če i tezaurus vrsta odgovornosti agenata prema jedinici grade, koji je izraden u suradnji svih triju zajednica na temelju tezaurusa Art & Architecture Thesaurus i nadziranih popisa u formatima UNIMARC i MARC21.16 Pravilnik če sadržavati i cjelovite primjere opisa za razli-čite vrste grade. U sklopu edukacijskih materijala svim če korisnicima Pravilnika biti dostupni dokumenti u kojima su elementi Pravilnika pridruženi elementima opisa nacionalnih i medunarodnih standarda ISBD (2014), ISAD(G) (2001), ISAAR(CPF) (2006), ISDIAH (2009), CDWA (Categories ..., 2016), Spectrum (2017) i Pravilnik o sadržaju i načinu vodenja muzejske dokumentacije o muzejskoj gradi (podzakonski akt koji utvrduje obvezne elemente opisa za gradu u muzejima Republike Hrvatske). Elementi Pravilnika takoder če biti pridruženi poljima i potpoljima 16 Uz UNIMARC, od 2006. u dijelu hrvatskih knjižnica, uključujuci integrirani sustav Nacionalne i sveučilišne knjižnicu u Zagrebu i knjižnica zagrebačkoga Sveučilišta, koristi se i format MARC21. Knjižnica, 2019, 63(3), 13-41 37 Ana Vukadin, Mirna Wilier formata UNIMARC i MARC21, što če omogučiti ujednačenu primjenu Pravilnika u aktualnom okruženju. S obzirom na zadane ciljeve - rješenja za ujednačenu identifikaciju i opis ba-štinske grade bez obzira na mjesto čuvanja, usuglašena terminologija (Vukadin, 2018) te prilagodba suvremenim tehnologijama organizacije podataka - metodologija izrade Pravilnika za opis ipristup gradi u knjižnicama, arhivima i muzejima čvrsto je utemeljena u konceptualnim modelima triju baštinskih zajednica, koji su i sami razvijani za interoperabilno okruženje semantičkog weba. Time je omo-gučeno da Pravilnik funkcionira kao skup uputa za praktičan rad na inventari-zaciji, dokumentaciji i katalogizaciji grade u knjižnicama, arhivima i muzejima, ali i kao model podataka za izradu ili osuvremenjivanje informacijskih sustava, ontologija za objavljivanje, razmjenu i integraciju podataka o baštinskoj gradi te pomoč pri pretraživanju različitih izvora podataka. Stoga buduči razvoj Pravilnika svakako uključuje identifikaciju i objavljivanje njegovih elemenata kao otvo-renih podataka u metapodatkovnom registru, kako bi se mogli koristiti u aplikacijama povezanih podataka. Predvidena je i izrada cjelovite ontologije koja če jasno pozicionirati elemente Pravilnika unutar logičke strukture konceptualnih modela. Na taj način nastoji se osigurati semantička interoperabilnost podataka koje stvaraju baštinske zajednice u Hrvatskoj s podacima iz drugih zajednica ili domena u širem okruženju, čime se pridonosi stvaranju zajedničkih globalnih mreža znanja. Navedeni izvori Barbarie, A. i Willer, M. (2010). Kakav nacionalni kataložni pravilnik trebamo?: preliminarno istraživanje. U M. Willer i S. Faletar Tanackovic (ur.), Arhivi, knjižnice, muzeji: mogucnosti suradnje u okruženju globalne informacijske infrastrukture 13 (str. 110-134). Zagreb: Hrvatsko knjižničarsko društvo. Cataloging cultural objects: a guide to describing cultural works and their images. (2006). Chicago: American Library Association. Dostupno 14. 11. 2018. na: http://cco.vrafounda-tion.org/index.php/toolkit/cco_pdf_version Categories for the description of works of art. (2016). Los Angeles: J. Paul Getty Trust. Dostupno 14. 11. 2018. na: http://www.getty.edu/research/publications/electronic_pu-blications/cdwa/ CIDOC Conceptual Reference Model (CRM) (version 6.2.1). (2015). B. k.: ICOM/CIDOC CRM Special Interest Group. Dostupno 5. 11. 2018. na: http://old.cidoc-crm.org/docs/cidoc_ crm_version_6.2.1.pdf Definition of FRBRoo: a conceptual model for bibliographic information in object-oriented formalism (version 2.4.). (2015). Haag: IFLA. Dostupno 5. 11. 2018. na: https://www.ifla. org/files/assets/cataloguing/FRBRoo/frbroo_v_2.4.pdf 38 Knjižnica, 2019, 63(3), 13-41 Pravilnik za opis i pristup gradi u knjižnicama, arhivima i muzejima: novi hrvatski kataložni pravilnik IFLA. BCM Review Group. (2018). Working group on FRBR/CRM dialogue [mrežna stranica]. Haag: IFLA. Dostupno 5. 11. 2018. na: https://www.ifla.org/node/928 IFLA Cataloguing Section and IFLA Meetings of Experts on an International Cataloguing Code. (2016). Statement of International Cataloguing Principles (ICP) (2016 edition with minor revisions, 2017). Haag: IFLA. Dostupno 15. 11. 2018. na: https://www.ifla.org/files/ assets/cataloguing/icp/icp_2016-en.pdf IFLA ISBD Review Group. (2017a). Alignment of the ISBD element set with the IFLA LRM element set by the Task group for the analysis of the alignment and impact of IFLA LRM to ISBD, for the IFLA ISBD Review Group; Approved by the ISBD Review Group; Approved by the FRBR Review Group. Final draft. Haag: IFLA. Dostupno 4. 9. 2018. na: https:// www.ifla.org/files/assets/cataloguing/isbd/OtherDocumentation/isbd-lrm_align-ment_v.1.3.1a.pdf. (Izvor više nije bio dostupan 5. studenoga 2018.) IFLA ISBD Review Group. (2017b). Report of the Task group for the analysis of the alignment and impact of IFLA LRM on ISBD. Haag: IFLA. Dostupno 5. 11. 2018. na: https://www.ifla. org/files/assets/cataloguing/isbd/OtherDocumentation/isbd-lrm_alignment_report.pdf IFLA ISBD Review Group. (2018, 30. 7.). Complete revision of IFLA's International standard bibliographic description to start in 2018 [mrežna stranica]. Haag: IFLA. Dostupno 5. 11. 2018. na: https://www.ifla.org/node/61873?og=54 International council on archives experts group for archival description. (2016). Records in contexts (RiC): an archival description draft standard. Seoul: ICA Congress. Dostupno 5. 11. 2018. na: https://www.ica.org/sites/default/files/session-7.8-ica-egad-ric-congre-ss2016.pdf InterPARES Trust. (2016). Comments on „Records in Context". Vancouver: InterPARES Trust. Dostupno 5. 11. 2018. na: https://interparestrustblog.files.wordpress.com/2016/12/ interparestrust_commentsonric_final2.pdf ISAAR(CPF): medunarodna norma arhivističkog normiranog zapisa za pravne i fizičke osobe te obitelji (Drugo izdanje). (2006). Zagreb: Medunarodno arhivsko vijece. Dostupno 14. 11. 2018. na: http://daz.hr/arhivske-norme-i-standardi/ ISAD(G): opca medunarodna norma za opis arhivskoga gradiva (Drugo izdanje). (2001). Zagreb: Medunarodno arhivsko vijece. Dostupno 14. 11. 2018. na: http://daz.hr/arhiv-ske-norme-i-standardi/ ISBD: medunarodni standardni bibliografski opis. (2014). Zagreb: Hrvatsko knjižničarsko društvo. ISDIAH: medunarodna norma za opis ustanova s arhivskim gradivom. (2009.) Zagreb: Hrvatski državni arhiv. Dostupno 14. 11. 2018. na: http://daz.hr/arhivske-norme-i-stan-dardi/ Lagoze, C. (2000). Business unusual: how „event-awareness" may breathe life into the catalog?. U Bicentennial conference on bibliographic control for the new millennium, Washington, Library of Congress, November 15.-17.2000. Washington, DC: Library of Congress, Cataloging Distrubtion Service. Dostupno 15. 11. 2018. na: http://www.loc.gov/catdir/ bibcontrol/lagoze_paper.html Leazer, G. H. i Smiraglia, R. P. (1999). Bibliographic families in the library catalog: a qualitative analysis and grounded theory. Library records and technical services, 43(4), 191-212. Knjižnica, 2019, 63(3), 13-41 39 Ana Vukadin, Mirna Wilier Lubetzky, S. (2001). Writings on the classical art of cataloging. Englewood: Libraries Unlimited. Maroevic, I. (1998). Fenomen kulturne baštine i definicija jedinice grade. U M. Willer i T. Katic (ur.), Arhivi, knjižnice, muzeji: mogucnosti suradnje u okruženju globalne informacijske infrastrukture: zbornik radova (str. 3-13). Zagreb: Hrvatsko bibliotekarsko društvo. Open metadata registry [mrežna stranica]. (B. g.). Dostupno 5. 11. 2018. na: http://meta-dataregistry.org/ Petrucciani, A. (2016). RDA: un'analisi critica alla luce della teoria e della pratica della catalogazione. JLIS.it, 7(2), 109-162. doi: 10.4403/jlis.it-11784 PRESSoo: extension of CIDOC CRM and FRBRoo for the modelling of bibliographic information pertaining to continuing resources (Version 1.2). (2016). Haag: IFLA. Dostupno 5. 11. 2018. na: https://www.ifla.org/files/assets/cataloguing/PRESSoo/pressoo_vL2.pdf Projekt Izrada, objavljivanje i održavanje nacionalnogpravilnika za katalogizaciju. (2014). Dostupno 5. 11. 2018. na: http://nkp.nsk.hr/ Records in contexts: a conceptual model for archival description (consultation draft v0.1). (2016). B. k.: International council on archives, Experts group on archival description. Dostupno 5. 11. 2018. na: https://www.ica.org/sites/default/files/RiC-CM-0.Lpdf Riva, P. (2018). The IFLA Library Reference Model: lectio magistralis in library science. Fiesole, Firenze: Casalini Libri. Dostupno 5. 11. 2018. na: https://www.torrossa.com/re-sources/an/4302108 Riva, P., Le Bœuf, P. i Žumer, M. (2017). IFLA Library Reference Model: a conceptual model for bibliographic information. Haag: IFLA. Dostupno 5. 11. 2018. na: https://www.ifla.org/ files/assets/cataloguing/frbr-lrm/ifla-lrm-august-2017_rev201712.pdf Semlič Rajh, Z., Šauperl, A., Knez, D. i Kerec, B. (2014). Plakati u arhivima, knjižnicama i muzejima: preporuke za uskladeni opis. U Arhivi, knjižnice, muzeji: mogucnosti suradnje u okruženju globalne informacijske infrastrukture 17 (str. 111-144). Zagreb: Hrvatsko arhivističko društvo. Dostupno 29. 9. 2019 na: https://hrcak.srce.hr/ojs/index.php/akm/ article/view/3565/2075 Spectrum 5.0. Appendix - Information requirements. Object information groups. (2017). London: Collections Trust. Dostupno 14. 11. 2018. na: https://collectionstrust.org.uk/spe-ctrum/information-requirements/object-information-groups/ Štefanac, T. (2013). The conceptualization of archival material held in museums: a pilot study. U M. Willer i M. Tomic (ur.), Summer school in the study of historical manuscripts: proceedings (str. 281-294). Zadar: Sveučilište u Zadru. Uvjeti za funkcionalnost bibliografskih zapisa: završni izvještaj. (2004). Zagreb: Hrvatsko knjižničarsko društvo. Verona, E. (1959). Literary unit versus bibliographical unit. Libri, 9(2), 79-104. Vukadin, A. (2018). Pravilnik za opis i pristup gradi u arhivima, knjižnicama i muzeji-ma: uskladivanje nazivlja. U M. Willer i I. Prgin (ur.), Seminar Arhivi, knjižnice, muzeji: mogucnosti suradnje u okruženju globalne informacijske infrastrukture 21 (str. 169-187). Zagreb: Hrvatsko knjižničarsko društvo. Willer, M. (2018). IFLA LRM - IFLA in knjižnični referentni model: novi konceptualni model knjižnične zajednice za bibliografske informacije. U M. Willer i I. Prgin (ur.), Seminar 40 Knjižnica, 2019, 63(3), 13-41 Pravilnik za opis i pristup gradi u knjižnicama, arhivima i muzejima: novi hrvatski kataložni pravilnik Arhivi, knjižnice, muzeji: mogucnosti suradnje u okruženju globalne informacijske infrastrukture 21 (str. 141-168). Zagreb: Hrvatsko knjižničarsko društvo. Willer, M. i Barbaric, A. (2012). Prema novom hrvatskom kataložnom pravilniku kao standardu sadržaja podataka. U D. Hasenay i M. Krtalic (ur.), Arhivi, knjižnice, muzeji: mogucnosti suradnje u okruženju globalne informacijske infrastrukture 15 (str. 1-31). Zagreb: Hrvatsko knjižničarsko društvo. Willer, M., Barbaric, A. i Katic, T. (2013). Prema zajedničkim pravilima za izbor i oblik pristupnica za imena u AKM zajednici. U N. Tomaševic i I. Despot (ur.), Seminar Arhivi, knjižnice, muzeji: mogucnosti suradnje u okruženju globalne informacijske infrastrukture 16 (str. 1-16). Zagreb: Hrvatsko knjižničarsko društvo. Willer, M. i Dunsire, G. (2013). Bibliographic information organization in the semantic web. Oxford: Chandos. Wilson, P. (1978). Two kinds of power: an essay on bibliographical control. Berkeley: University of California Press. W3C. (2014). Resource Description Framework (RDF). Dostupno 5. 11. 2018. na: https:// www.w3.org/RDF/ dr. Ana Vukadin Hrvatski zavod za knjižničarstvo, Nacionalna i sveučilišna knjižnica u Zagrebu, Hrvatske bratske zajednice 4, p.p. 550, HR-10000 Zagreb, Hrvatska e-pošta: avukadin@nsk.hr dr. Mirna Willer Odjel za informacijske znanosti Sveučilišta u Zadru (u miru), Ksaverska cesta 99, HR-10000 Zagreb, Hrvatska e-pošta: willer.mirna@gmail.com Knjižnica, 2019, 63(3), 13-41 41 Collaborating communities revisited Sodelujoče skupnosti: pogled na desetletje 2008-2018 Gordon Dunsire Oddano: 3. 11. 2018 - Sprejeto 9. 1. 2019 1.04 Strokovni članek 1.04 Professional article UDK 025.3RDA"2008/2018" Abstract Purpose: This article follows up "Collaborating communities: the RDA experience and its implications for common information environments", published in 2007 in the proceedings of the 11th seminar on Archives, Libraries, Museums held in Poreč, Croatia. That paper was written before the publication of RDA: Resource Description and Access, the successor to the Anglo-American Cataloguing Rules (AACR). The article outlines what has happened since, with a focus on the development of RDA in collaboration with related standards groups. Methodology/approach: This is a chronological review of the development of documents, which lead to the publication of RDA. Cooperation and harmonization of description of information objects among different concerned communities is also presented. Research limitations: The thorough review of RDA and related documents covers the period from 2008 to 2018. Originality/Practical implications: The strategic development of RDA is dependent on continuing collaboration with international communities, cultural heritage communities, and linked data communities. All of these communities have a strong interest in linked open data and the Semantic Web, and RDA has played a significant role in initiating and stimulating collaborative development of library and cultural heritage metadata in RDF format. Keywords: RDA, development, cataloguing rules 2008-2018 43 Gordon Dunsire Izvleček Namen: Leta 2007 smo na 11. seminarju Arhivi, knjižnice, muzeji v Poreču na Hrvaškem predstavili prispevek z naslovom »Collaborating communities: the RDA experience and its implications for common information environments« [Sodelujoče skupnosti: izkušnje RDA in njihov pomen za skupna informacijska okolja]. Takrat RDA: Resource Description and Access, naslednik Anglo-ameriških katalogizacijskih pravil (AACR), še ni bil objavljen. Zdaj prikazujemo dogodke po letu 2007. Osredotočamo pa se na razvoj RDA in sodelovanje s sorodnimi skupinami za standardizacijo. Metodologija/pristop: To je kronološki pregled razvoja dokumentov, ki so pripeljali k izdaji RDA. Predstavljeno je tudi sodelovanje in postopki usklajevanja opisa informacijskih objektov med različnimi vključenimi skupnostmi. Omejitve raziskave: Temeljiti pregled razvoja RDA in sorodnih dokumentov in ustanov zajema obdobje od 2008 do 2018. Izvirnost/uporabnost raziskave: Razvoj RDA je odvisen od sodelovanja mednarodne skupnosti, skupnosti, ki se ukvarjajo s kulturno dediščino in skupnosti, ki se ukvarja s povezanimi podatki (angl. linked data). Vse te skupnosti so zelo zainteresirane za odprte povezane podatke (angl. linked open data) in semantični splet. RDA je odigral pomembno vlogo pri zasnovi in vzpodbujanju skupnega razvoja knjižničnih metapo-datkov in metapodatkov za kulturno dediščino v format RDA. Ključne besede: RDA, razvoj, katalogizacijska pravila 2008-2018 1 Introduction This article follows up "Collaborating communities: the RDA experience and its implications for common information environments", published in 2007 in the proceedings of the 11th seminar on Archives, Libraries, Museums held in Poreč, Croatia. That paper was written before the publication of RDA. The article outlines what has happened since, with a focus on the development of RDA in collaboration with related standards groups. 2 RDA RDA: Resource Description and Access is the successor to the Anglo-American Cataloguing Rules (AACR). RDA was published as RDA Toolkit in 2009 in the form of a "hyperbook" consisting of instructions for determining the content of metadata for the resources found in library collections. The instructions were contained in chapters focused on groups of entities that were identified by the Functional Requirements for Bibliographic Records (FRBR) model developed 44 Knjižnica, 2019, 63(3), 43-58 Collaborating communities revisited by the International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA) in 1998 (IFLA Study Group ..., 2009). FRBR acknowledged that it did not cover all aspects of bibliographic metadata, and it was followed by Functional Requirements for Authority Data (FRAD) in 2009 (IFLA Working Group ..., 2013) and Functional Requirements for Subject Authority Data (FRSAD) in 2010 (Zeng, Zumer, & Salaba, 2010). RDA implemented parts of all three models as they became available, but inconsistencies and gaps between the models prevented full adoption. For example, the report of IFLA's Working Group on Aggregates, published in 2011 (Working Group on Aggregates, 2011), recommended that implementation be delayed until the models were consolidated. As a result, RDA retained the AACR approach to aggregate serial resources. 2.1 RDA governance The development of RDA was carried out by the Joint Steering Committee for Development of RDA (JSC), under the direction of the Committee of Principals for RDA (CoP). In 2014, the CoP announced an international consultation on the future strategy for the governance and development of RDA (RDA Strategy Consultation 2014, 2014). The outcome was the adoption of a new governance model, to be implemented between 2015 and 2019 (RDA Board, 2018). The first changes to be made were to rename the CoP as the RDA Board, and the JSC as the RDA Steering Committee (RSC). The RDA Board noted that "RDA is a continually evolving standard that aims to reflect the requirements of the description, cataloguing and metadata community. One of its original aims was to be applicable across cultures, sectors and perspectives" (RDA Board, n. d.). The governance model is international, with representation on the RDA Board and the RSC based on the five United Nations regions of Africa, Asia, Europe, Latin America and the Caribbean, North America, and Oceania (Dunsire, 2016). The RDA Board identified the strategic drivers for the development of RDA as being international communities, cultural heritage communities beyond libraries, and linked data communities. As well as the "functional requirements" models, other standards that influenced the development of RDA include International Standard Bibliographic Description (ISBD) (ISBD, 2011) and the International Cataloguing Principles (IFLA Cataloguing Section ..., 2017). The RSC has established light-weight communications protocols with relevant standards groups in order to support ongoing collaboration (RDA Steering Committee, 2018b). Knjižnica, 2019, 63(3), 43-58 45 Gordon Dunsire The impact of internationalization on the development of RDA was apparent at the 2015 meeting of the RSC in Edinburgh, Scotland (RDA Steering Committee, 2015). The new governance infrastructure was already underway, with the merger of the United Kingdom representation of the British Library and Chartered Institute of Library and Information Professionals as a preparation for absorption into the new Europe region. Over 50 observers from 18 countries attended public sessions of the RSC meeting. The local Cataloguing and Indexing Group in Scotland organized two very successful events: a seminar on Rare materials in RDA, and a "jane-athon" workshop on cataloguing in a pure RDA environment using the works of Robert Louis Stevenson. Since the 2015 meeting, all of the original community representation on JSC, which was limited to the Anglo-American community, has been replaced by representatives of the European RDA Interest Group (EURIG), the North American RDA Committee (NARDAC), and the Oceania RDA Committee (ORDAC). Infrastructure for the Latin America and the Caribbean region is currently being developed. While the RDA Board has completed its transition to the new governance model, the RSC expects it will take several years before a representation infrastructure for the Africa and Asia regions will be completed. 2.2 RDA Toolkit In 2016, the Co-Publishers of RDA announced their intention to review the RDA Toolkit in order to "adjust to changes to the online environment" (RDA Toolkit, 2016). The RDA Toolkit Restructure and Redesign (3R) Project is developing the Toolkit to be more responsive to online users' needs, including adaptive technologies, improved navigation, and simpler displays. The project also covers improvements to the flexibility of content management and production processes. The project has successfully implemented the Document Information Typing Architecture (DITA), an open standard XML data model for authoring and publishing. At the same time, RSC anticipated the imminent publication of the long-awaited consolidation of the IFLA Functional Requirements models, and took the decision at its meeting in Frankfurt, Germany in 2016 to implement the consolidated model as part of the 3R Project (RDA Steering Committee, 2016b). Normal development processes were suspended, and the content of RDA Toolkit was frozen in April 2017 to allow RSC to focus on the project. A beta version of the new Toolkit was released in June 2018, and the final version is now expected at the end of 2019. Mirroring the shift from "records" to "data" during the development of the Functional Requirements models, the new Toolkit addresses issues of data capture and re-use by metadata aggregators and managers, as well as individual 46 Knjižnica, 2019, 63(3), 43-58 Collaborating communities revisited professionals and paraprofessionals working in a traditional library cataloguing infrastructure. It is the policy of the RDA Board and the RSC to encourage full translations of the Toolkit and partial translations of RDA Reference, comprising the labels and definitions of RDA entities, elements, and controlled terminologies (RDA Steering Committee, 2016a). The complete Toolkit is translated into several languages, including Catalan, Finnish, French, German, and Spanish. The new governance structure includes a standing working group for translators, with a chair who is a member of RSC in the role of RDA Translations Team Liaison Officer. 2.3 RDA/ONIX Framework for Resource Categorization The RDA/ONIX Framework for Resource Categorization (ROF) (Joint Steering Committee for Revision of AACR, 2006) was used as the basis for the construction of controlled terminologies for RDA carrier types, content types, and media types. The JSC implemented the RDA/ONIX Framework Working Group in 2014, to continue to develop the use of the Framework in RDA. Following several requests from RDA user communities to accommodate additional categories, the Working Group produced a set of recommendations for extending and revising the Framework in RDA (JSC RDA/ONIX Framework Working Group, 2014). This was followed in 2015 by guidelines on proposing new categories (JSC RDA/ONIX Framework Working Group, 2015a), with a map from the existing RDA categories to the Framework (JSC RDA/ONIX Framework Working Group, 2015b). The Framework has been used recently in the 3R Project to determine a terminology for extension plans of works that are intended to change content over time, including series and serials. The terms are based on the ROF attributes for "extension mode" and "extension termination". This collaboration between the library and publishing communities remains a significant component of RDA. 3 Linked data communities The Data Model Meeting held in London, England in 2007 "examined the fit between RDA: Resource Description and Access and models used in other metadata communities" (British Library, 2007). All of the communities involved had an Knjižnica, 2019, 63(3), 43-58 47 Gordon Dunsire interest in linked open data for the Semantic Web, using Resource Description Framework (RDF). The meeting agreed that three actions should be undertaken: 1. development of an RDA element vocabulary 2. development of an RDA Dublin Core Application Profile based on FRBR and FRAD 3. disclosure of RDA value vocabularies using RDF. Action 3 was the first to be undertaken, using the National Science Digital Library (NSDL) metadata registry sandbox. This was developed over the next few years by Metadata Management Associates into the Open Metadata Registry (OMR), in collaboration with the RDA, IFLA, and Dublin Core communities. The first set of value vocabularies for RDA controlled terminologies was published in RDF in 2011 (Joint Steering Committee for Development of RDA, 2011). The final set of the original vocabularies was published in 2016. All new value vocabularies are published directly in RDF. Action 1 was completed in 2014 when the RDA element sets were published (RDA Steering Committee, 2014). Action 2 has been superseded. The new 3R RDA Toolkit is designed to be used with multiple application profiles. The project is developing a profile for what are deemed "core" elements in the original Toolkit. This will list the RDA entities and elements considered as a "minimum input standard" for an effective description of a resource for general applications, indicating repeatability for multiple values and the use of controlled terminologies. The Dublin Core Metadata Initiative (DCMI) organized a regional seminar in 2012 as a follow-up to the Data Models Meeting. The "Five years on" seminar was again held at the British Library, and was preceded by working meetings of DCMI's Bibliographic Metadata Task Group and the DCMI Vocabulary Management Community (Dublin Core Metadata Initiative, 2012). Linked data communities are supported by the RDA Registry (RDA Registry, 2017). The Registry was implemented in 2014 to improve the distribution of the RDF representations of the RDA element sets and value vocabularies. The element sets contain the label, description, and scope notes for every RDA element, grouped by RDA entity. The value vocabularies contain the label, description, and scope notes for every controlled term used by RDA. Together, these constitute RDA Reference, which has been translated in more than 15 languages. 48 Knjižnica, 2019, 63(3), 43-58 Collaborating communities revisited The RDA Registry uses the GitHub1 open distribution service: "a code hosting platform for version control and collaboration". RDA Reference and translations, along with additional tools such as machine-readable RDF maps, are published as the RDA Vocabularies project.2 Updates to the RDA data are published as separate releases, using a common version numbering system. A release can be downloaded as a single file; all previous releases are available if a roll-back is required by an application. The content is published under an open Creative Commons license that only requires attribution (as RDA). The publishers of RDA, with the agreement of the RDA Board and RSC, want to encourage the use of RDA in linked data applications across a wide range of communities, and no permission is required to use the content in commercial products. The RDA Vocabularies are available in RDF/XML format, so the data can also be used by XML applications. Indeed, the Toolkit production infrastructure developed in the 3R Project allows RDA Reference to be maintained once and re-used many times. For example, the RDA Reference data for an element is displayed in the Toolkit as part of an element reference section and a related elements section for the element, as part of the list of elements associated with an entity, and as a component of a graphic browser for navigating the new structure of the RDA instructions. The RDA Vocabularies contain an "unconstrained" version of the RDA element sets. These are not assigned to any entities, and are intended for use in linked data applications that do not conform to the IFLA bibliographic models. The unconstrained elements can be used to interoperate RDA metadata with metadata based on different models of entities and relationships from other communities. Data can be transformed via machine-actionable maps from the full RDA elements to elements from another schema, via the RDA unconstrained elements. The OMR provides vocabulary maintenance facilities for element sets and value vocabularies. The first activity in the development of the OMR for elements involved FRBR rather than RDA. The FRBR Namespace Project submitted its report in 2008, with several recommendations including the use of the NSDL registry (Dunsire, 2008). RDF representations of the FRBR element set and User task value vocabulary were published in the OMR in 2009, followed by element sets and value vocabularies from FRAD, FRSAD, and object-oriented FRBR (FRBRoo).3 The OMR is also used for elements and vocabularies taken from other IFLA 1 GitHub. Available at: https://github.com/. 2 RDARegistry/RDA-Vocabularies. Available at: https://github.com/RDARegistry/RDA-Vocabu- laries. 3 IFLA. The FRBR vocabularies. Available at: http://iflastandards.info/ns/fr/. Knjižnica, 2019, 63(3), 43-58 49 Gordon Dunsire standards, including ISBD,4 UNIMARC,5 and the Multilingual Dictionary of Cataloguing (MulDiCat).6 The IFLA namespaces have been translated into more than 18 languages. 3.1 IFLA LRM The IFLA Library Reference Model (LRM) was published in 2017 (Riva, Le Bœuf, & Zumer, 2017). The LRM is "a high-level conceptual reference model [that] covers bibliographic data as understood in a broad, general sense". It consolidates FRBR, FRAD, FRSAD, and the report of the Working Group on Aggregates. The RSC was able to monitor the progress and direction of the consolidation as a result of cross-membership of RSC members with the FRBR Review Group, and submitted a formal response to the world-wide review of a draft of the LRM in 2016. This allowed the RSC to take the decision to implement the LRM as part of the 3R Project. The LRM was influenced by work carried out to develop FRBRoo (Bekiari, Doerr, Le Bœuf, & Riva, 2015). The object-oriented version of FRBR was developed as an extension of the Conceptual Reference Model (CRM) maintained by the International Council for Museum's International Committee for Documentation (CIDOC).7 This successful collaboration between the library and museum communities is ongoing, and work has commenced on developing LRMoo, an object-oriented version of the LRM, to supersede FRBRoo. Compatibility with museum metadata offers significant support for the development of RDA for application in the wider cultural heritage communities. As noted above, the RDA treatment of aggregates was not developed until the consolidation of the report of the Working Group on Aggregates in the LRM. RSC set up an Aggregates Working Group to prepare for a significant change in the elements and instructions for aggregate resources in RDA. This group carried out preliminary analyses of the FRBRoo approach to aggregates (JSC Aggregates Working Group, 2015), and the report of the IFLA working group (RSC Aggregates Working Group, 2016). 4 IFLA. The ISBD vocabularies. Available at: http://iflastandards.info/ns/isbd/. 5 IFLA. The UNIMARC vocabularies. Available at: http://iflastandards.info/ns/unimarc/. 6 Open Metadata Registry. Multilingual dictionary of cataloguing terms and concepts (MulDiCat). Available at: http://metadataregistry.org/vocabulary/show/id/299.html. 7 CIDOC CRM. Available at: http://www.cidoc-crm.org/. 50 Knjižnica, 2019, 63(3), 43-58 Collaborating communities revisited The RSC Aggregates Working Group was then asked to extend its scope to analyse the treatment of serials in the LRM and in PRESSoo, an extension to the CRM for continuing resources developed by IFLA's PRESSoo Review Group (Le Bœuf, 2016). The RSC group has representatives from the ISSN Network and CONSER to assist with this work. 3.2 ISBD ISBD is a standard for the content of metadata describing a single bibliographic resource. It does not cover access to the resource, or the relationships between different resources. A special session during the 2011 annual meeting of the JSC in Glasgow, Scotland, was devoted to a meeting between the JSC and representatives of the ISBD Review Group and the ISSN Network to discuss harmonization of RDA, ISBD, and the ISSN manual. Following the meeting, the ISBD Review Group submitted a number of proposals for developing tools for functional interoperability between RDA and ISBD (RDA Steering Committee, n. d. a). As a result, the Review Group and the RSC developed and maintained an alignment of ISBD elements with RDA elements (Dunsire & IFLA Cataloguing Section's ISBD Review Group, 2015). The alignment is the basis of a set of machine-actionable RDF maps between the RDA and ISBD element sets (RDA Alignments, 2017). The maps allow metadata created using RDA Toolkit and the ISBD stipulations to interoperate at an "unconstrained" level which removes the differences between RDA and LRM's Work, Expression, Manifestation, and Item entities and ISBD's Resource entity. The ISBD Review Group also developed a comparison of mandatory ISBD elements with "core" RDA elements to serve as a tool for constructing interoperable records in ISBD and RDA (Gentili-Tedeschi, Leresche, McGarry, & Rodríguez, 2013). The ISBD/RDA alignment was also the basis of an alignment between REICAT, the Italian cataloguing rules, and ISBD and RDA (Forassiepi, 2013). The Review Group and RSC also developed a set of alignments (RDA Alignments, 2017) and maps (RDA Maps, 2017) between the ISBD value vocabularies for content forms and media types and ROF. An overview of actual and potential alignments from ISBD elements and value vocabularies to relevant IFLA and other standards was produced in 2013 (ISBD/ XML Study Group, 2013). ISBD is now undergoing a major review to bring it into line with the LRM (ISBD Editorial Group, 2018). Knjižnica, 2019, 63(3), 43-58 51 Gordon Dunsire 3.3 ISSN The ISSN Network is coordinated by the ISSN International Centre and maintains and assigns International Standard Serial Numbers. An ISSN is an 8-digit code used to identify journals and other periodical resources that are issued over time. Following the 2011 RSC meeting, the ISSN International Centre submitted proposals on developing the treatment of serials in RDA (RDA Steering Committee, n. d. b). A meeting was organized on the "Impact of the IFLA Library Reference Model on ISBD, RDA and Other Bibliographic Standards" in 2017 at Wroclaw University Library, Poland, following IFLA's World Library and Information Congress. The meeting was attended by members of the Bibliographic Conceptual Models Review Group (successor to the FRBR Review Group), the ISBD Review Group, the ISSN International Centre, the RSC, and the Permanent UNIMARC Committee. One outcome of the meeting was a joint discussion paper from the ISSN International Centre and the RSC on developing the treatment of serials and other resources that have content that changes through time (known as diachronic works in RDA) (RDA Steering Committee, 2018a). A paper describing the background to the meeting and the issues to be resolved in continuing collaboration was presented to the World Library and Information Congress in 2018 in Kuala Lumpur, Malaysia (Dunsire et al., 2018). 3.4 RIMMF and jane-athons A rare example of collaboration between applications developers and RDA is the development of RDA in Many Metadata Formats (RIMMF). RIMMF is "a visualization tool for catalogers ... a cataloging training tool ... a prototype (and a sandbox) for what a cataloging interface might look like in a system designed purely for RDA".8 The freely available software package was developed by The MARC of Quality, a small company that provides training, software, and database services, in consultation with the RDA Development Team responsible for the technical development of RDA. RIMMF has many features that demonstrate RDA as an implementation of the IFLA bibliographic models, including separation of the metadata for different 8 RIMMF3 home. Available at: http://www.marcofquality.com/wiki/rimmf3/doku.php. 52 Knjižnica, 2019, 63(3), 43-58 Collaborating communities revisited entities and the use of relationship elements to link the data into a complete description of a resource. RIMMF re-uses the RDA Vocabularies from GitHub, including the translations of RDA Reference which are the bases of multilingual displays of RDA metadata (Dunsire, Fritz, & Fritz, 2016). The RSC has used RIMMF as the basis of a series of "jane-athons". These are workshops for exploring the application of RDA beyond the constraints of the MARC 21 encoding format. Each workshop focuses on a topic of local interest. They have been held across the world, involving the practical collaboration of many cataloguers from many countries. The metadata created has been published in RIMMF format and RDF linked data format for the Semantic Web.9 3.5 MARC 21 and BIBFRAME The Bibliographic Framework Initiative (BIBFRAME) was started in 2012 by the Library of Congress. "A major focus of the initiative is to determine a transition path for the MARC 21 formats while preserving a robust data exchange that has supported resource sharing and cataloging cost savings in recent decades."10 BIBFRAME also uses linked data technologies, and states that "RDA is an important source of elements in the vocabulary for BIBFRAME".11 However, there has been no formal collaboration with the RSC, and the BIBFRAME data model is not based on the FRBR or LRM bibliographic resource entities Work, Expression, Manifestation, and Item. Instead, BIBFRAME uses the three entities Work, Instance, and Item. The BIBFRAME Work is roughly equivalent to a combination of LRM Work and Expression, while BIBFRAME Instance is equivalent to LRM Manifestation. The entity Item is the same in both models. Taniguchi (2017) concludes that conversion from the RDA to BIBFRAME models will be lossy. RDA Toolkit instructions are not dependent on any specific data encoding format, but an alignment with MARC 21 tags, indicators, and subfields has been included in the Toolkit since it was first published. The RSC is developing mappings from RDA elements to MARC 21 in collaboration with members of the MARC Advisory Committee. Members of the RSC participated in a seminar on the impact of RDA and the LRM on MARC 21 during the American Library Association annual meeting in 2018 (Dunsire, Hennelly, & Young, 2018). 9 R-balls. Available at: http://rballs.info/. 10 Bibliographic Framework Initiative. Available at: https://www.loc.gov/bibframe/. 11 BIBFRAME frequently asked questions. Available at: https://www.loc.gov/bibframe/faqs/. Knjižnica, 2019, 63(3), 43-58 53 Gordon Dunsire 4 Conclusion The RSC and JSC have been collaborating with a wide range of bodies that maintain related standards since before the publication of RDA. The consolidation of the LRM is stimulating the development of ISBD, ISSN, and RDA, and provides a common focus for continuing collaboration on harmonization. The strategic development of RDA is dependent on continuing collaboration with international communities, cultural heritage communities, and linked data communities. All of these communities have a strong interest in linked open data and the Semantic Web, and RDA has played a significant role in initiating and stimulating collaborative development of library and cultural heritage metadata in RDF format (Dunsire, 2014). Many challenges to the widespread application of linked open data remain. These include the need for identity management of the components of metadata "triples", and the lack of software that can use namespaces and maps to interop-erate data at global level (Dunsire & Willer, 2014). While collaboration between standards bodies is active, and increasing, the interaction between international bibliographic standards and major application developers remains poor, despite the open availability of RDF representations of many of the standards. The needs of common information environments require collaboration, not competition. RDF provides an "atomic" data format that is amenable to a global metadata infrastructure, but most community-based linked data models provide mechanisms for extension to other communities or mappings between community schemas. Universal bibliographic control remains a practical goal, but will not be achieved by imposing a particular view of the bibliographic universe on local communities. The collaborative effort that was applied in the past to agreeing on a single set of standards for bibliographic description and access authority control is now better focused on interoperability of data from a rich and diverse information ecosystem. References Bekiari, C., Doerr, M., Le Boeuf, P., & Riva, P. (Eds.). (2015). Definition of FRBRoo: a conceptual model for bibliographic information in object—oriented formalism (Version 2.4.) [Web page]. The Hague: IFLA. Retrieved 29. 9. 2019 from: https://www.ifla.org/publica-tions/node/11240 54 Knjižnica, 2019, 63(3), 43-58 Collaborating communities revisited British Library. (2007, 30 April - 1 May). Data model meeting. London: British Library. Retrieved 29. 9. 2019 from: https://www.bl.uk/bibliographic/pdfs/datamodel-agreed-outcomes.pdf Dublin Core Metadata Initiative [Web page]. (2012). DCMI-UKseminar: five years on. S.l.: DCMI Global Meetings & Conferences. Retrieved 29. 9. 2019 from: http://dcevents.dublin-core.org/index.php/BibData/fyo Dunsire, G. (2008, 25 July). Declaring FRBR entities and relationships in RDF. The Hague: IFLA. Retrieved 29. 9. 2019 from: https://www.ifla.org/files/assets/cataloguing/frbrrg/ namespace-report.pdf Dunsire, G. (2014). RDA and the semantic Web = RDA e il web semantico. Fiesole: Casalini Libri. Retrieved 29. 9. 2019 from: http://digital.casalini.it/9788876560132 Dunsire, G. (2016). Towards an internationalization of RDA management and development. JLIS.it, 7(2), 308-331. doi: 10.4403/jlis.it-11708 Dunsire, G., & IFLA Cataloguing Section's ISBD Review Group. (2015, 17 February). Alignment of the ISBD: International Standard Bibliographic Description element set with RDA: Resource Description & Access element set (Version 3.1). The Hague: IFLA. Retrieved 29. 9. 2019 from: https://www.ifla.org/files/assets/cataloguing/isbd/OtherDocumentation/ isbd2rda_alignment_v3_1.pdf Dunsire, G., & Willer, M. (2014). The local in the global: universal bibliographic control from the bottom up. Paper presented at IFLA World Library and Information Congress in Lyon. The Hague: IFLA. Retrieved 29. 9. 2019 from: http://library.ifla.org/817/1/086-dunsire-en.pdf Dunsire, G., Fritz, D., & Fritz, R. (2016). Instructions, interfaces, and interoperable data: the RIMMF experience with RDA. Paper presented at IFLA World Library and Information Congress in Columbus. The Hague: IFLA. Retrieved 29. 9. 2019 from: http://library.ifla. org/1324/1/093-dunsire-en.pdf Dunsire, G., Hennelly, J., & Young, T. (2018). RDA and MARC 21: the impact of the 3R Project [Presentation]. Retrieved 29. 9. 2019 from: https://www.slideshare.net/Gordon-Dunsire/m21-and-rda Dunsire, G., Oury, C., Fritz, D., Jones, E., Hawkins, L., & Reynolds, R. (2018). A model to link them all: IFLA LRM as a driver for harmonization of cataloguing standards related to serials and other continuing resources. Paper presented at IFLA World Library and Information Congress in Kuala Lumpur. The Hague: IFLA. Retrieved 29. 9. 2019 from: http:// library.ifla.org/2235/1/074-dunsire-en.pdf Forassiepi, S. (2013, 11 April). Alignment of the ISBD: International Standard Bibliographic Description element set with RDA: Resource Description & Access element set and REICAT: Regole italiane di catalogazione (Version 1.0). The Hague: IFLA. Retrieved 29. 9. 2019 from: http://www.ifla.org/files/assets/cataloguing/isbd/OtherDocumentation/isbd-rda-reicat_table.pdf Gentili-Tedeschi, M., Leresche, F., McGarry, D., & Rodriguez, E. (2013, 19 December). ISBD profile in RDA: constructing functionally interoperable core records (Version 1.0). The Hague: IFLA. Retrieved 29. 9. 2019 from: https://www.ifla.org/files/assets/catalogu-ing/isbd/0therDocumentation/isbd_profile_in_rda_ver_1.0.pdf Knjižnica, 2019, 63(3), 43-58 55 Gordon Dunsire IFLA Cataloguing Section, & IFLA Meetings of Experts on an International Cataloguing Code. (2017). Statement of International Cataloguing Principles (ICP) (2016 ed. with minor revisions). The Hague: IFLA. Retrieved 29. 9. 2019 from: https://www.ifla.org/files/assets/ cataloguing/icp/icp_2016-en.pdf IFLA Study Group on the Functional Requirements for Bibliographic Records. (2009). Functional requirements for bibliographic records: final report, September 1997 (As amended and corrected through February 2009). The Hague: IFLA. Retrieved 29. 9. 2019 from: https://www.ifla.org/files/assets/cataloguing/frbr/frbr_2008.pdf IFLA Working Group on Functional Requirements and Numbering of Authority Records (FRANAR). (2013). Functional requirements for authority data: final report, December 2008 (As amended and corrected through July 2013). The Hague: IFLA. Retrieved 29. 9. 2019 from: https://www.ifla.org/files/assets/cataloguing/frad/frad_2013.pdf ISBD Editorial Group. (2018, 9 August). Proposed work plan for ISBD revision 2018-2022. The Hague: IFLA. Retrieved 29. 9. 2019 from: https://www.ifla.org/files/assets/catalogu-ing/isbdrg/proposed_work_plan_for_isbd_revision_2018-2022.pdf ISBD: International standard bibliographic description (Consolidated ed.). (2011). The Hague: IFLA. Retrieved 29. 9. 2019 from: https://www.ifla.org/files/assets/cataloguing/ isbd/isbd-cons_20110321.pdf ISBD/XML Study Group. (2013, 25 July). Alignments between the namespaces of ISBD, other IFLA standards, and external standards (Version 1). The Hague: IFLA. Retrieved 29. 9. 2019 from: https://www.ifla.org/files/assets/cataloguing/isbdrg/namespace-align-ments_v1_20130725.pdf Joint Steering Committee for Development of RDA. (2011, 1 August). First RDA vocabularies published [Web page]. S.l.: RDA Steering Committee. Retrieved 29. 9. 2019 from: http:// www.rda-jsc.org/archivedsite/rdavoc.html Joint Steering Committee for Revision of AACR. (2006). RDA/ONIX framework for resource categorization. S.l.: RDA Steering Committee. Retrieved 29. 9. 2019 from: http://www.rda-jsc.org/archivedsite/docs/5chair10.pdf JSC Aggregates Working Group. (2015, 3 August). RDA and FRBRoo treatment of aggregates. S.l.: RDA Steering Committee. Retrieved 29. 9. 2019 from: http://www.rda-jsc.org/ sites/all/files/6JSC-AggregatesWG-1.pdf JSC RDA/ONIX Framework Working Group. (2014, 3 September). JSC recommendations for extension and revision of the Framework. S.l.: RDA Steering Committee. Retrieved 29. 9. 2019 from: http://www.rda-jsc.org/archivedsite/docs/6JSC-ROFWG-2.pdf JSC RDA/ONIX Framework Working Group. (2015a, 3 August). Guidelines for proposing new carrier and content categories and terms in RDA. S.l.: RDA Steering Committee. Retrieved 29. 9. 2019 from: http://www.rda-jsc.org/sites/all/files/6JSC-ROFWG-3.pdf JSC RDA/ONIX Framework Working Group. (2015b, 3 August). RDA carrier and content categories. S.l.: RDA Steering Committee. Retrieved 29. 9. 2019 from: http://www.rda-jsc. org/sites/all/files/6JSC-ROFWG-3-Categories.pdf Le Bœuf, P. (Ed.). (2016, August). Definition of PRESSoo: a conceptual model for bibliographic information pertaining to serials and other continuing resources (Version 1.3. 2016). The Hague: IFLA. Retrieved 29. 9. 2019 from: https://www.ifla.org/files/assets/ cataloguing/PRESSoo/pressoo_v1-3.pdf 56 Knjižnica, 2019, 63(3), 43-58 Collaborating communities revisited RDA Alignments [Web page]. (2017). S.l.: RDA Registry. Retrieved 30. 9. 2019 from: http:// www.rdaregistry.info/Aligns RDA Board. (N. d.). Governance model [Web page]. S.l.: RDA Steering Committee. Retrieved 30. 9. 2019 from: http://www.rda-rsc.org/node/437 RDA Board. (2018). RDA governance model (v0.6. 2014). S.l.: RDA Steering Committee. Retrieved 30. 9. 2019 from: http://www.rda-rsc.org/sites/all/files/RDA%20Governance%20 Model%20v0.6%20140518.docx RDA maps [Web page]. (2017). S.l.: RDA Registry. Retrieved 30. 9. 2019 from: http://www. rdaregistry.info/Maps RDA Registry [Web page]. (2017). S.l.: RDA Registry. Retrieved 30. 9. 2019 from: http:// www.rdaregistry.info/ RDA Steering Committee. (N. d. a). ISBD Review Group documents [Web page]. S.l.: RDA Steering Committee. Retrieved from: http://www.rda-rsc.org/isbd_summary RDA Steering Committee. (N. d. b). ISSN International Centre documents [Web page]. S.l.: RDA Steering Committee. Retrieved 30. 9. 2019 from: http://www.rda-rsc.org/issn_sum-mary RDA Steering Committee. (2014, 21 January). Publication of the RDA element vocabularies [Web page]. S.l.: RDA Steering Committee. Retrieved 30. 9. 2019 from: http://www.rda-rsc. org/content/publication-rda-element-vocabularies RDA Steering Committee. (2015, 8 December). Outcomes of the 2015 JSC Meeting. S.l.: RDA Steering Committee. Retrieved 30. 9. 2019 from: http://www.rda-rsc.org/sites/all/files/ RSC-0utcomes-2015.pdf RDA Steering Committee. (2016a, 28 January). Translation Policy for RDA and RDA Toolkit. S.l.: RDA Steering Committee. Retrieved 30. 9. 2019 from: http://www.rda-rsc.org/sites/ all/files/RSC-Policy-6.pdf RDA Steering Committee. (2016b, 4 December). Outcomes of the 2016 RSC Meeting. S.l.: RDA Steering Committee. Retrieved 30. 9. 2019 from: http://www.rda-rsc.org/sites/all/ files/RSC-0utcomes-2016.pdf RDA Steering Committee. (2018a, 16 June). Issues on IFLA-LRM alignment for serials and other continuing resources. S.l.: RDA Steering Committee. Retrieved 30. 9. 2019 from: http://www.rda-rsc.org/sites/all/files/RSC-Chair-20.pdf RDA Steering Committee. (2018b, 27 November). Protocols and liaisons between the RDA Steering Committee and other information standards groups [Web page]. S.l.: RDA Steering Committee. Retrieved 30. 9. 2019 from: http://www.rda-rsc.org/RSCprotocols RDA Strategy Consultation 2014 [Web page]. (2014, 22 September). S.l.: RDA Steering Committee. Retrieved 30. 9. 2019 from: http://www.rda-rsc.org/node/163 RDA Toolkit: kickoff announcement [Web page]. (2016, 10 December). Chicago: ALA. Retrieved 30. 9. 2019 from: https://www.rdatoolkit.org/3Rproject/announcement Riva, P., Le Bœuf, P., & Zumer, M. (2017). IFLA Library reference model: a conceptual model for bibliographic information. The Hague: IFLA. Retrieved 30. 9. 2019 from: https:// www.ifla.org/files/assets/cataloguing/frbr-lrm/ifla-lrm-august-2017_rev201712.pdf Knjižnica, 2019, 63(3), 43-58 57 Gordon Dunsire RSC Aggregates Working Group. (2016, 9 August). Discussion paper: RDA and WGA treatment of aggregates. S.l.: RDA Steering Committee. Retrieved 30. 9. 2019 from: http://www. rda-rsc.org/sites/all/files/RSC-AggregatesWG-1.pdf Taniguchi, S. (2017). Examining BIBFRAME 2.0 from the viewpoint of RDA metadata schema. Cataloging and classification quarterly, 55(6), 387-412. doi: 10.1080/01639374. 2017.1322161 Working Group on Aggregates. (2011). Final report of the Working Group on Aggregates: 2011. The Hague: IFLA. Retrieved 30. 9. 2019 from: https://www.ifla.org/files/assets/cata-loguing/frbrrg/AggregatesFinalReport.pdf Zeng, M. L., Zumer, M., & Salaba, A. (Eds.). (2010). Functional requirements for subject authority data. The Hague: IFLA. Retrieved 30. 9. 2019 from: http://www.ifla.org/files/ classification-and-indexing/functional-requirements-for-subject-authority-data/frsad-final-report.pdf Gordon Dunsire RDA Steering Committee, 11 Cobden Terrace, Edinburgh EH11 2BJ, Scotland E-mail: gordon@gordondunsire.com 58 Knjižnica, 2019, 63(3), 43-58 Normativna kontrola imen oseb, družin in korporativnih teles v knjižnicah in arhivih Name authority control of persons, families and corporate bodies in libraries and archives Veronika Mikulin Mervič Oddano: 30. 9. 2018 - Sprejeto: 29. 3. 2019 1.02 Pregledni znanstveni članek 1.02 Review article UDK 025.34:026/027 025.34:930.25 Izvleček Namen: Knjižničarska in arhivska stroka sta sodelovali pri izdelavi standardov za opis gradiva, ki jih pri ustvarjanju zapisov upoštevata, vendar pa na nacionalni ravni oblikujeta popise gradiva in ustvarjalcev oziroma avtorjev neodvisno druga od druge. Na tak način se napori popisovanja v veliko primerih podvajajo. Radi bi ugotovili, ali knjižnice in arhivi popisujejo osebna in korporativna imena na podoben način. Metodologija/pristop: Primerjali smo ustvarjalce z območja severne Primorske, ki jih pokrivata Goriška knjižnica Franceta Bevka ter Pokrajinski arhiv v Novi Gorici. Vzorec je obsegal 10 primerov osebnih imen ter 16 primerov korporativnih imen iz normativne baze imen CONOR ter arhivske podatkovne zbirke SIRAnet, ki so se pojavili v obeh ustanovah. Rezultati: Ugotovili smo, da se podatki v zapisih v glavnem pokrivajo, vsaka stroka pa daje poudarek različnim podatkom. Pri arhivskih normativnih zapisih je poudarek na kontekstu (historiatu ustvarjalca, njegovi administrativni strukturi, času delovanja), pri knjižničarskih normativnih zapisih pa na variantah imena. Omejitve raziskave: Vzorec je razmeroma majhen, saj se v arhivu in knjižnici normativna kontrola izvaja različno in je v normativnih datotekah le malo zapisov za iste osebe in korporativna telesa. Poleg tega normativna podatkovna baza CONOR leta 2017 še ni vsebovala veliko imen korporativnih teles. 59 Veronika Mikulin Mervič Izvirnost/uporabnost raziskave: Oblikovali smo predlog za spletni portal, ki bi združeval tako splošne podatke o osebi oziroma korporaciji kot tudi normativne zapise iz obeh normativnih baz. Vključene bi bile tudi povezave na sorodne osebe in korporacije ter lokacije arhivov in knjižnic, kjer se gradivo nahaja. Ključne besede: arhivi, knjižnice, normativna kontrola, imena, osebe, korporativna telesa Abstract Purpose: Library and archival communities collaborated on the construction of standards used for description of resources or records. On the national level, however, they prepare description of resources and creators or authors independently of each other. It is therefore possible that description is duplicated. The aim was to find out how similar descriptions of persons and corporate bodies are in archives and libraries. Methodology/approach: We compared creators of archival fonds from the North Littoral region of Slovenia, which is the domain of France Bevk Public Library and Regional Archives, both located in Nova Gorica. The sample comprised 10 personal names and 15 names of corporate bodies from the CONOR authority database in COBISS.SI (used by the Slovenian libraries) and archival database SIRAnet. Those were the only names, which appeared in both institutions. Results: Authority records for the same creator or author in both institutions are in most part the same. In archival authority records, context is emphasised (history of the creator, the administrative structure, time of existence), while in libraries, variant names are emphasized. Research limitations: The sample was rather small. Authority control is managed differently in archives and in libraries. Additionally, in 2017, when the research was performed, the CONOR database only held a few records for corporate bodies. Originality/practical implications: A public portal should be developed, which would combine data about persons and corporate bodies from different local databases. Other relevant persons and corporate bodies would also be linked to the records in this portal. The locations of archives and libraries, where records and materials about these persons and corporate bodies are stored would also be available in the portal. Keywords: archives, libraries, authority control, names, persons, corporate bodies 1 Uvod Knjižničarska in arhivska stroka sta sodelovali pri izdelovanju standardov za opis gradiva Splošnega mednarodnega standarda za arhivsko popisovanje (ISAD(G), 2000), Splošnega mednarodnega standardnega bibliografskega opisa (ISBD(G), 1997), Mednarodnega standarda za arhivski zapis o ustvarjalcih arhivskega gradiva: pravnih osebah, fizičnih osebah in družinah (ISAAR 60 Knjižnica, 2019, 63(3), 59-78 Normativna kontrola imen oseb, družin in korporativnih teles v knjižnicah in arhivih (CPF)2, 2004)1 ter smernicah za normativne in napotilne zapise (Guidelines ..., 2001). Semlič Rajh in Šauperl (2009) sta ugotovili, da stroki sicer upoštevata mednarodne standarde, vendar na nacionalni ravni oblikujeta opise gradiva in ustvarjalcev oziroma avtorjev neodvisno druga od druge in se napori opisovanja v veliko primerih podvajajo. Namen raziskave je bil predvsem ugotoviti, kako so oblikovani normativni zapisi v knjižnicah in arhivih v Sloveniji in ali obstaja možnost za skupno sodelovanje oziroma izmenjavo zapisov. Primerjali smo zapise iz Goriške knjižnice Franceta Bevka (GKFB) in Pokrajinskega arhiva v Novi Gorici (PANG). Ugotavljali smo podobnosti in razlike pri oblikovanju zapisov ter, ali se zapise ustvarja na dovolj podoben način, da bi lahko govorili o možnosti delovanja skupne normativne zbirke za knjižnice in arhive. V praksi bi to pripomoglo obema ustanovama, saj bi obogatilo podatke. 2 Pregled teoretičnih izhodišč in raziskav oziroma literature 2.1 Normativna kontrola Bibliotekarski terminološki slovar (Kanič, Leder, Ujčič, Vilar in Vodeb, 2011) navaja normativno kontrolo kot obvezne postopke, s katerimi se v katalogu in bibliografiji zagotovi nedvoumna identifikacija avtorjev, naslovov in vsebinskih oznak ter njihovo povezovanje s pripadajočimi bibliografskimi zapisi. Izraz je prišel v uporabo predvsem z uvedbo računalniške obdelave knjižničnega gradiva in združuje dva postopka (Dimec, 2002): - določanje enotno oblikovanih elementov, po katerih je katalog organiziran in po katerih po katalogu iščemo in - njihovo povezavo z vsemi alternativnimi oblikami teh elementov. 1 Pravilni prevod naslova standarda ISAAR (CPF)2 v slovenščino bi moral biti Mednarodni standard za arhivski normativni zapis o ustvarjalcih arhivskega gradiva: korporativnih telesih, osebah in družinah. Prevod Mednarodni standard za arhivski zapis o ustvarjalcih arhivskega gradiva: pravnih osebah, fizičnih osebah in družinah namreč ni ustrezen, ker v slovenščino ne moremo prevesti termina »corporate bodies« kot »pravna oseba«, saj zajema katero koli organizacijo ali skupino ljudi in/ali organizacij, ki ima svoje ime (Semlič Rajh in Šauperl, 2009). Za namene tega članka bomo uporabljali prevod Mednarodni standard za arhivski zapis o ustvarjalcih arhivskega gradiva: pravnih osebah, fizičnih osebah in družinah. Knjižnica, 2019, 63(3), 59-78 61 Veronika Mikulin Mervič 2.2 Praksa v Sloveniji 2.2.1 Knjižnice V Sloveniji imamo v sklopu COBISS.SI normativno zbirko podatkov imen avtorjev CONOR, ki vsebuje zapise za osebna imena avtorjev. Tudi korporativna imena se lahko že vnaša v zbirko, niso pa še vključena v normativno kontrolo (CONOR. SI, 2019). Normativno obliko imena avtorja se za vnos v kataložni zapis izbere iz normativne zbirke pod pogojem, da je ime že v njej. Na novo lahko v zbirko vnaša podatke o osebnih imenih le manjše število katalogizatorjev, s potrebnimi izkušnjami in z opravljenim ustreznim dodatnim izobraževanjem. Ti katalogizatorji kreirajo nove normativne zapise in ažurirajo že obstoječe. V normativni zapis se lahko poleg normativne oblike imena vnesejo še variantne oblike imena, jezik in nacionalnost avtorja, datum rojstva in smrti avtorja ter nekatere opombe. Omogočeno je tudi prevzemanje normativnih zapisov za avtorje iz zbirke Kongresne knjižnice, kar je še posebej priročno za ustvarjanje zapisov za tuje avtorje (Seljak idr., 2004). Vsebino in strukturo normativnega zapisa za ime določajo Pravilnik i priručnik za izradbu abecednih kataloga (Verona, 1986), priročnik Značka (Dimec in Kavčič, 2001), navodila in sklepi Komisije za katalogizacijo2 ter format COMARC/A (2018). 2.2.2 Arhivi SIRAnet je vzajemna podatkovna zbirka slovenskih regionalnih arhivov, med katere spadajo Pokrajinski arhiv Koper,3 Pokrajinski arhiv Maribor,4 Pokrajinski arhiv v Novi Gorici,5 Zgodovinski arhiv Celje,6 Zgodovinski arhiv Ljubljana7 in Zgodovinski arhiv na Ptuju.8 Vsak izmed arhivov v skupno podatkovno zbirko 2 Komisija za katalogizacijo deluje pri Narodni in univerzitetni knjižnici v Ljubljani. Njeni dokumenti so dostopni na spletni strani: http://www.nuk.uni-lj.si/nuk/komisija-za-katalogizacijo. 3 Povezava na spletno stran Pokrajinskega arhiva Koper: http://www.arhiv-koper.si/. 4 Povezava na spletno stran Pokrajinskega arhiva Maribor: http://www.pokarh-mb.si/si/index. html. 5 Povezava na spletno stran Pokrajinskega arhiva v Novi Gorici: http://www.pa-ng.si/. 6 Povezava na spletno stran Zgodovinskega arhiva Celje: https://www.zac.si/. 7 Povezava na spletno stran Zgodovinskega arhiva Ljubljana: https://www.zal-lj.si/. 8 Povezava na spletno stran Zgodovinskega arhiva Ptuj: http://www.arhiv-ptuj.si/. 62 Knjižnica, 2019, 63(3), 59-78 Normativna kontrola imen oseb, družin in korporativnih teles v knjižnicah in arhivih _ posreduje podatke na podlagi lastnega hranjenega arhivskega gradiva. V skupni zbirki pa se usklajuje in dopolnjuje normativno zbirko podatkov, ki zajema družine, fizične osebe, funkcije/aktivnosti, korporativna telesa, stvarna gesla, vsebinski tezaver in zemljepisna imena. Podatki iz vzajemne podatkovne zbirke SIRAnet se povezujejo tudi z drugimi spletnimi sistemi, med katerimi je tudi COBISS.SI (SIRAnet ..., 2016). Ker slovenska arhivska stroka še nima sprejetih podrobnih pravil opisovanja arhivskega gradiva in pravil oblikovanja normativnih zapisov, kot jih pozna knjižničarska stroka, se zapisi oseb in družin ter korporativnih teles v podatkovni zbirki SIRAnet med seboj zelo razlikujejo in se ne oblikujejo enotno. Z oblikovanjem normativnih zapisov se je podrobneje sicer ukvarjala Semlič Rajh (2016), ki je izoblikovala smernice za oblikovanje normativnih zapisov družin, oseb, korporativnih teles in zemljepisnih imen, vendar se stroka do navedenih smernic zaenkrat še ni opredelila. 2.3 Praksa v tujini Po svetu že obstaja veliko ustanov, ki se med seboj povezujejo pri izmenjavi skupnih ali podobnih podatkov. Reid in Simmons (2008) opisujeta nastanek spletnega kataloga ARC (Archival Research Catalog) ameriškega nacionalnega arhiva NARA (National Archives and Records Administration). Pri izgradnji kataloga so sodelovali strokovnjaki s področja arhivske in knjižničarske stroke. V katalogu so ločili popis arhivskega gradiva od opisa ustvarjalcev, in ustvarili ločeno normativno zbirko imen ustvarjalcev, ki pa je povezana s popisom arhivskega gradiva. To pa omogoča postavitev arhivskega gradiva, povezanega z določenim ustvarjalcem, v kontekst. Katalog vsebuje normativno ime, variante imena, povezave, biografije, historiat za osebe, družine in korporacije, ki so lahko ustvarjalci, sodelavci (ki so prispevali k nastanku gradiva), donatorji, del vsebine. To pripomore k boljšemu razumevanju nastanka fonda, hranjenja, uporabe. Pri ustvarjanju zbirke normativnih imen so si pomagali z zbirko normativnih imen Kongresne knjižnice (Library of Congress Name Authority). Zbirka vsebuje tudi različne hierarhične povezave med zapisi. Savoja in Vitali (2008) prikažeta prakso oblikovanja arhivskih podatkovnih zbirk in katalogov v Italiji. Že od izida prve izdaje ISAAR (CPF) leta 1996 se njegova praktična uporaba v italijanskih arhivih povečuje. Na podlagi standarda ISAAR (CPF)2 (2004) so se v Italiji razvile naslednje arhivske podatkovne zbirke: Knjižnica, 2019, 63(3), 59-78 63 Veronika Mikulin Mervič - Spletni vodnik po Državnem arhivu v Firencah (Guida on line dell'Archivio di Stato di Firenze), ki vsebuje informacije o arhivskih fondih in njihovih ustvarjalcih ter lastnikih skozi čas, in zajema dokumente iz državnega arhiva; - Združen informacijski sistem arhivskega nadzora (Sistema Informativo Uni-ficato Soprintendenze Archivistiche), ki vsebuje informacije o fondih, ki se hranijo v drugih, ne državnih arhivih; - Podatkovna zbirka zgodovinskih arhivov v Lombardiji (Archivi storici della Lombardia), ki vsebuje opise fondov, ki jih hrani državni arhiv in tudi nekateri drugi arhivi v Lombardiji. Te tri zbirke implementirajo ločene, toda povezane opise arhivskih fondov in ustvarjalcev. Tako se lahko uporabniki premikajo iz fonda, oziroma katerega od njegovih sestavnih delov do ustvarjalcev in obratno. Normativna kontrola imen, ki jo je začela uvajati knjižničarska stroka, se je izkazala kot dobra praksa tudi v arhivih, ne le za iskanje informacij temveč tudi pri opisovanju ustvarjalcev. Pri tem Savoja in Vitali (2008) opozarjata na težave, ki so se pojavile pri določanju oblike normativnih imen. Ker jih ustvarjajo različne ustanove, se le ti med seboj razlikujejo. To želijo rešiti z razvijanjem pravil in smernic, s katerimi bi določili normativno obliko zapisa. Težave so se pojavile tudi pri ustvarjanju povezav, predvsem pri oblikovanju različnih relacij. Ena izmed možnih rešitev je, da se opiše vse entitete, ne samo ustvarjalce. Pri takem načinu je potrebno opisati tudi naravo odnosa. Druga rešitev pri ustvarjanju povezav pa je ustvariti čim več normativnih zapisov, ki so potrebni glede na tip odnosa (Savoja in Vitali, 2008). Tudi Vitali (2004) predstavi nekaj primerov povezovanja po svetu: - Nacionalni register arhivov (National Register of Archives (Historical Manuscript Commision)) v Veliki Britaniji je baza podatkov z zapisi o rokopisih in fondih o zgodovini Velike Britanije (iz britanskih javnih in zasebnih ustanov). Tu nastopa kot točka dostopa le ustvarjalec fonda, ki ga dobimo tudi po različnih knjižnicah in drugih ustanovah. - Avstralski center za znanstveno in tehnološko dediščino (Australian Science and Technology Centre) omogoča dostop do baze podatkov Bright Sparcs, ki je podobna angleškemu Nacionalnemu registru arhivov, le da vključuje še več nearhivskega gradiva. Baza podatkov Bright Sparcs vsebuje biografije oseb, ki so pomembno vplivale na različna znanstvena področja. Biografije so povezane z opisi arhivskega gradiva ter različnimi bibliografskimi viri, ki so jih te osebe ustvarile oziroma so z njimi na različne načine povezane. - Katalog italijanskega Državnega arhiva v Firencah ponuja primer iskanja po arhivskih fondih v digitalnem okolju. Katalog predstavlja model ločenih in povezanih opisov arhivskega gradiva in ustvarjalcev. Iskanje lahko začnemo kjer koli, pri korporacijah, osebah ali družinah, ki so ustvarile arhivsko gradivo. Za lažje iskanje sledimo povezavam med entitetami. 64 Knjižnica, 2019, 63(3), 59-78 Normativna kontrola imen oseb, družin in korporativnih teles v knjižnicah in arhivih 2.4 Možni načini povezovanja Golub, Tudhope, Lei Zeng in Žumer (2014) so ugotavljali, kako združevati različne sisteme. Posvetili so se terminološkim registrom (angl. Terminology Registries), ki omogočajo dostop do sistemov organizacije znanja (angl. Knowlege Organization Systems). Ti registri zajemajo poleg drugih zbirk (tezavrov, zbirk predmetnih oznak, klasifikacij, taksonomij itd.) tudi normativne zbirke. Iskali so različne terminološke registre, ki združujejo zbirke slovarjev na določeno tematiko v eni zbirki. Na tak način lahko na primer, na enem mestu dostopamo do zbirk podobnih ustanov. Terminološki registri temeljijo na uporabi in povezavi metapodatkov. OCLC's Terminology Services je tak primer združevalnika različnih zbirk, saj omogoča dostop do slovarjev, kot so Library of Congress Subject Headings, MeSH, Faced Application of Subject Terminology. Ta način združevanja bi lahko uporabljali tudi arhivi in knjižnice ter druge podobne ustanove pri nas. Če se ne bi ustvarilo ene same normativne zbirke za te ustanove, bi se lahko na tak način združevalo različne normativne zbirke na enem mestu. Med že obstoječimi načini povezovanja ustanov na temo normativne kontrole je seveda najbolj razširjen VIAF (Virtual International Authority File). VIAF namreč povezuje normativne zapise iz nacionalnih knjižnic po vsem svetu. Je mednarodni servis, ki omogoča dostop do največje svetovne zbirke normativnih imen. Ustanovni člani so Kongresna knjižnica v Washingtonu, Nemška nacionalna knjižnica, Francoska nacionalna knjižnica in OCLC (Online Computer Library Center). Odkar se je pridružil še OCLC, se je zelo povečalo število sodelujočih držav. Septembra 2019 v projektu sodeluje 22 bibliografskih ustanov oziroma knjižnic (VIAF, 2019). Kot normativna zbirka imen je priročen za uporabo pri širši skupnosti knjižničarjev in podobnih strok. Združuje različna poimenovanja ustvarjalcev v različnih pisavah, zapisih, variantah. Omogoča izpisovanje normativnih oblik imen, kakršne so uporabniku kulturno in jezikovno najbliže, hkrati pa ima uporabnik vpogled do vseh oblik imen sodelujočih knjižnic oziroma držav. Cilj servisa VIAF je zmanjšanje stroškov za oblikovanje normativnih zapisov ter povečevanje uporabnosti ter spletne dostopnosti do normativnih zapisov, ki jih ustvarjajo knjižnice po vsem svetu (VIAF, 2019). Projektu VIAF je podoben prototip projekta SNAC (Social Network and Archival Context), ki je namenjen predvsem povezovanju arhivov, knjižnic in muzejev, ter gradiva, ki ga le ti hranijo. Za zdaj so v projekt vključene večinoma le ameriške institucije, želijo pa se širiti in sodelovati na mednarodni ravni. Namenjen Knjižnica, 2019, 63(3), 59-78 65 Veronika Mikulin Mervič je ustanovam, ki ga ustvarjajo, kot tudi ostalim raziskovalcem, profesorjem in vsem, ki bi jih objavljene vsebine zanimale. Na enem mestu tako dobimo opise ustvarjalcev gradiva, ki ga sodelujoče ustanove hranijo. Namesto, da bi vsaka ustanova ustvarjala svoje opise in bi se ti podvajali, je en dobro zasnovan opis dostopen vsem (SNAC, b. d.). Za razliko od VIAF-a daje SNAC možnost tudi povezave avtorjev in ustvarjalcev z gradivom in institucijami, ki ga hranijo. V povezavi s projektoma VIAF in SNAC, bi omenila še projekt PIAAF (Pilote d'interopérabilité pour les autorités archivistiques françaises), pri razvoju katerega so sodelovali Francoski nacionalni arhiv, Medresorska služba francoskih arhivov in Francoska nacionalna knjižnica. S projektom so želeli dokazati, da se z uporabo tehnologije semantičnega spleta da predstaviti in vizualno prikazati arhivske zapise med katerimi so tudi normativni zapisi (Clavaud, 2018). 3 Zasnova raziskave V raziskavi smo primerjali ustvarjalce z območja severne Primorske, ki jih pokrivata Domoznanski oddelek GKFB ter PANG. Knjižnice zajemajo v normativno zbirko samo avtorje gradiva, arhivi pa poleg ustvarjalcev gradiva tudi ostale osebe, korporativna telesa in družine, ki se pojavljajo v arhivskem gradivu. V raziskavi so zajeti samo ustvarjalci fondov in zbirk PANG, ki so se ujemali z avtorji gradiva iz domoznanskega oddelka v GKFB. Za raziskavo smo si postavili naslednja raziskovalna vprašanja: - Ali ustanovi popisujeta imena oseb in korporacij na podoben način? - Ali bi jima ustrezal skupni model oblikovanja normativnih zapisov? - Ali ustanovi upoštevata standarde? 3.1 Metodologija Za začetek smo v PANG dobili podatke o fondih in zbirkah v Excelovi datoteki. Nato je bilo potrebno osebna in korporativna imena, ki se pojavljajo v nazivih fondov PANG iskati v normativni podatkovni zbirki SIRAnet s pomočjo deskriptorjev. Osebna imena smo pregledovali z izbiro geslovnika fizična oseba, korporativna imena pa z geslovnikom korporativno telo. Za primerjavo so bila uporabljena samo tista osebna imena in imena korporativnih teles, ki jih je bilo mogoče najti v normativni zbirki podatkov znotraj SIRAnet. Po pridobljenih primerih iz PANG je bilo potrebno ugotoviti, kateri primeri se ujemajo z imeni oseb in korporacij na domoznanskem oddelku GKFB. 66 Knjižnica, 2019, 63(3), 59-78 Normativna kontrola imen oseb, družin in korporativnih teles v knjižnicah in arhivih Z iskanjem osebnih imen ni bilo težav, saj jih je mogoče dobiti v normativni zbirki CONOR.SI. Ob dobljenem imenu v CONOR.SI je bilo potrebno ime avtorja dodatno preveriti še v bibliografski zbirki podatkov, da dela iskanega avtorja hrani domoznanski oddelek GKFB. Iskanje korporativnih imen pa je predstavljalo večjo težavo, saj normativna baza za korporativna imena še ni bila dokončno vzpostavljena in je bilo potrebno imena iskati na različne načine, kar v bibliografski zbirki podatkov. Ime korporacije se je lahko nahajalo v različnih poljih in je bilo lahko zapisano na različne načine. Poleg tega so se imena korporacij skozi zgodovino spreminjala in dokler ne bo dokončno vzpostavljena normativna zbirka tudi za korporativna imena, je potrebno ugotoviti, kako se je posamezna korporacija imenovala prej in jo iskati na različnih mestih pod različnimi imeni. Ob pregledovanju korporativnih imen v bibliografski zbirki podatkov COBIB smo dobljene primere preverili tudi v normativni zbirki podatkov imen avtorjev CONOR, če so bili zapisi slučajno že ustvarjeni. Med dobljenimi 16 primeri kor-porativnih imen, kjer so se zapisi iz GKFB ujemali z zapisi iz PANG, so bili trije, kjer je bil zapis korporativnega imena že ustvarjen. Seznam, pridobljen v PANG, je vseboval 1183 fondov in zbirk, iz katerih smo po iskanju na osnovi deskriptorjev v podatkovni zbirki SIRAnet pridobili 21 osebnih imen in 75 korporativnih imen, ki so se pojavljala v seznamu kot ustvarjalci arhivskega gradiva. V GKFB sicer ob kreiranju novih zapisov osebnih imen avtorjev, ki spadajo na domoznanski oddelek, dodajajo interno oznako, vendar tega ne počnejo že od začetka. IZUM pa vsako leto vodi evidenco, koliko zapisov osebnih imen je bilo ustvarjenih v posamezni knjižnici. V zadnjem javno objavljenem statističnem pregledu normativnih zapisov je GKFB od priključitve k sistemu COBISS.SI leta 1992 do leta 2016 ustvarila 16.007 zapisov osebnih imen (Vidmar, 2016). Tega števila pa ne moremo enačiti s številom avtorjev na domoznanskem oddelku GKFB, saj so ustvarjeni zapisi zajemali tudi druge avtorje. Evidenca korporativnih imen se še ne vodi, ker je zaenkrat začel zapise korpora-tivnih imen ustvarjati le NUK in se bo to razširilo na ostale knjižnice šele postopoma od leta 2018 naprej (V. Velkavrh, osebna elektronska pošta, avgust 2017). Končno število zapisov, ki so bili uporabljeni v raziskavi, in ki so bili skupni PANG in domoznanskemu oddelku GKFB, pa je 10 primerov osebnih imen in 16 primerov korporativnih imen. Na tem vzorcu smo ugotavljali podobnosti in razlike pri ustvarjanju zapisov v arhivih in knjižnicah in s tem možnosti za medsebojno sodelovanje na tem Knjižnica, 2019, 63(3), 59-78 67 Veronika Mikulin Mervič področju. Najprej je bila narejena primerjava zapisov primerov iz GKFB in PANG, na koncu pa še primerjava vzorca z izbranim primerom dobrega zapisa osebnega in korporativnega imena iz obeh zbirk (SIRAnet in CONOR). 4 Rezultati 4.1 Osebna imena Iz pregledanih primerov zapisov osebnih imen v zbirki CONOR, so največkrat izpolnjena polja za osebno ime, variante osebnega imena, državo delovanja, jezik, v katerem je avtor objavljal in ID avtorja. Osebno ime je invertirano, torej naveden najprej priimek zatem ime, ločuje pa ju vejica. V nekaterih primerih je poleg imena in priimka avtorja še kvalifikator. V primeru izbranih zapisov je kvalifikator pri imenu predstavljala letnica rojstva in smrti. V zapisih iz knjižnice so bile poleg osebnega imena dodane še druge variante osebnega imena, če je bilo ugotovljeno, da je avtor objavljal pod različnimi imeni. Variante osebnega imena so zapisi osebnega imena, kjer se spremeni določena črka zapisa, ime in s tem avtor v osnovi še vedno ostane prepoznaven. V polju za variante imena pa so tudi navedeni psevdonimi, pod katerimi so avtorji objavljali svoja dela. Psevdonimi pa so popolnoma drugačna imena in če ne bi bili zbrani na enem mestu poleg normativne oblike imena, ne bi vedeli, da gre za isto osebo. Pri normativnem zapisu avtorjev je tudi podatek o državi, kjer je deloval in jeziku, v katerem je ustvarjal. V vzorcu gre vedno za Slovenijo in slovenščino s kratico svn, v polju za jezik. Samo v enem primeru, kjer je bilo navedenih jezikov več, je bil izbran jezik slovenski, s kratico slv. Vsak avtor ima določeno ID številko, ki ga identificira in loči od ostalih avtorjev. Poleg teh polj, ki so izpolnjena pri večini primerov, najdemo pri nekaterih še številko raziskovalca, če je avtor deloval kot raziskovalec. Z isto številko je avtor identificiran tudi v Informacijskem sistemu o raziskovalni dejavnosti v Sloveniji (SICRIS). Nekatera osebna imena imajo izpolnjeno tudi polje za opombe, kjer se lahko doda še kak podatek o avtorju. Med izbranimi primeri je bilo dvakrat izpolnjeno polje za opombe. Enkrat, kdaj je bila uporabljena, drugič pa poklic avtorja. Pri zapisih osebnih imen iz PANG so v glavnem izpolnjena polja za geslovnik, ime in popisovanje. V SIRAnet-u je v geslovniku posebno polje za fizično osebo. V normativni bazi knjižnic pa tako polje poimenujejo osebno ime. Tako vemo, da je fizična oseba. V polju samem pa je v SIRAnet-u in CONOR-ju priimek in ime 68 Knjižnica, 2019, 63(3), 59-78 Normativna kontrola imen oseb, družin in korporativnih teles v knjižnicah in arhivih osebe. V SIRAnet-u v nobenem primeru nismo zasledili kvalifikatorjev. V polju za popisovanje je pri različnih primerih različna količina podatkov o ustvarjalcu. V naših primerih sta tukaj v glavnem navedeni letnici rojstva in smrti, poklic in dejavnost ustvarjalca. Poleg teh polj dobimo pri določenih primerih izpolnjena še polja za povezave na vir, od koder so črpali informacije, področja delovanja, pravila in dogovore, ki so jih uporabili za oblikovanje zapisa, obdobje delovanja, jezik zapisa in pisavo. Pod področja delovanja so bila navedena zemljepisna imena s povezavami, pri pravilih druga izdaja ISAAR (CPF), pri jeziku zapisa slovenski jezik, pri pisavi pa tipkopis (UNICODE). Pri zapisih iz knjižnice lahko vidimo, da so bolj poudarjene variante imen avtorjev, torej identifikacija in združitev imen avtorja v en normativni zapis. Zapisi iz arhiva dajejo večji poudarek na podajanju informacij o delovanju ustvarjalca, poklicih, dejavnosti. Pri nekaterih, še posebej bolj enostavnih zapisih, kjer ni veliko podatkov, ugotovimo, da se ti dve ustanovi pri ustvarjanju zapisov za osebna imena ujemata, pri ostalih pa bi se lahko dopolnjevali s podatki. Tako bi lahko podatke o poklicih in letnicah v knjižnico pridobili iz arhiva, medtem ko bi se zapisi v arhivu dopolnili z variantami imen. Na tak način bi omogočili lažjo identifikacijo oseb, ker pride gradivo v knjižnico nekaj desetletij prej kot v arhiv. Variantna imena pa je mnogo lažje pridobiti v času avtorjevega delovanja kot za razmeroma dolgo obdobje v preteklosti. 4.2 Primer dobre prakse in primerjava z njim Q Baze podatkov | C^ iskanje ^Tj Rezultati Iskanja j ^ Zapis Info i^fe. Moja knjižnica Vzajemna baza podatkov: CONOR.SI - Normativna datoteka osebnih in korporativnih imen Izbrani zapis Uporabniški GARE zapis [1/1] Osebno ime Bevk, France Variante osebnega imena Bevk. France ; Bevk, Francesco; Sedmak, Pavle (psevdonim); Bevk, France ; Seljak, France (psevdonim); Jeram, Jože (psevdonim); Bevk. F.; Beuk, Francesco; Jermol. Jerko (psevdonim); Bežnik, Ivan (psevdonim); Seljak, Franc (psevdonim); Vano, Esar, 1890-1970 (psevdonim); Čemažar, Tone (psevdonim); Lesjak, Ivan, 1890-1970 (psevdonim); Jereb, Jernej; F.B., 1890-1970 ; Bevk, France; Bevk, Fr. Država svn (Slovenija) Jezik siv (slovenski) Opombe Psevdonim Esar Vano sta France Bevk in Narte Velikonja uporabljala izmenično ID 79971 SPREMENI ISKALNO ZAHTEVO zapis [1/1] t NA VRH I B aze Dodatkov | Iskanje { Rezultati iskanja | Zapis Informacije Moja knjižnica Izhod Slika 1: Primer zapisa osebnega imena iz baze CONOR (pridobljeno 8. 8. 2017 s spletne strani: http://cobiss5.izum.si/scripts/cobiss?id=0957294787562252) Knjižnica, 2019, 63(3), 59-78 69 Veronika Mikulin Mervič Kot dober primer osebnega imena iz normativne baze imen avtorjev CONOR smo izbrali zapis Franceta Bevka (Slika 1). Ta zapis ima izpolnjenih šest polj: polje za osebno ime, variante osebnega imena, državo, jezik, opombe in ID številko. V polju za osebno ime dobimo uveljavljen priimek in ime avtorja. V polju za variante imena imamo več variant, psevdonimov, kratic, ki so bile prepoznane, da jih je avtor uporabljal pri objavi svojih del. V polju za državo in ime sta navedena država Slovenija in slovenski jezik. Pri opombah dobimo razlago uporabe enega izmed prej navedenih psevdonimov avtorja. Na koncu pa je še identifikacijska številka avtorja 79971. Izbrani primeri osebnih imen so večinoma podobni temu primeru. Pri enem primeru so bila izpolnjena vsa navedena polja in je navajal več variant imena ter psevdonimov. Pri ostalih primerih pa imamo večinoma izpolnjena samo polja za ime, državo, jezik in ID. Polje za variante imena je tudi velikokrat izpolnjeno, le da večinoma dobimo le po eno varianto imena. Aškerc, Anton [1856-1912, pesnik, duhovnik, arhivist] (fizična oseba\) Osnovni podatki Geslovnik: fizična oseba Ime: Aškerc, Anton [1856-1912, pesnik, duhovnik, arhivist] Popisovanje: Slovenski pesnik, duhovnik, prevajalec, urednik in mestni arhivar v Ljubljani. Vir: Sneto 12.01.2015 s spletne strani http://sl.wikipedia.org/wiki/Anton_A%C5%A1kerc. Področje opisa Obdobje obstoja: 9.1.1856 - 10.6.1912 Historiat: Anton Aškerc je bil rojen 09.01.1856 v Globokem pri Rimskih Toplicah, umrl pa je v Ljubljani 10. 6. 1912. Rodil se kot prvi sin v kmečki družini v Globokem pri Rimskih Toplicah. Njihovo posestvo je bilo prodano in v tretjem letu se je Anton z družino preselil v Senožete nad Rimskimi Toplicami. Tu je začel hoditi v osnovno šolo. Ko je bil star 12 let, mu je umrla mati, na katero je bil zelo navezan. Leta 1877 je vstopil v mariborsko bogoslovje. Posvečen je bil konec 3. letnika (22. julija 1880). Po končanem šolanju je kot duhovnik služboval v številnih krajih na Štajerskem: v Podsredi, Šmarjah pri Jelšah, pri Sv. Lovrencu v Slovenskih goricah, v Vitanjah, v Sv. Marjeti, Mozirju, Škalah pri Velenju. Že kot bogoslovec v mariborskem bogoslovju je vse bolj dvomil o verskih dogmah, kasneje pa je kot duhovnik večkrat prišel navzkriž s svojim poklicem in predstojniki. Po začetnih lirskih pesmih (ljubezenskih, domovinskih in refleksivnih) je leta 1882 začel objavljati balade in romance in se nato povsem posvetil epski poeziji. Za Aškerčevo pesništvo sta značilni predvsem prvi zbirki »Balade in romance« ter »Lirske in epske poezije«. Zaradi sporov s cerkvenim redom se je leta 1898 predčasno upokojil, nato je bil do smrti mestni arhivar v Ljubljani in med leti 1900-1902 urednik »Ljubljanskega zvona«. Veliko je potoval po Bližnjem vzhodu in vzhodnoevropskih deželah. Zunanje povezave: http://sl.wikipedia.org/wiki/Anton A%C5%A1kerc Deskriptor(ji): Aškerc, Anton [1856-1912, pesnik, duhovnik, arhivist] (fizična oseba\) Področje kontrole zapisa Jezik zapisa: slovenski Pisava zapisa: tipkopis (UNICODE) Pravila in dogovori: ISAAR(CPF)2 Mednarodni standard za arhivski normativni zapis korporativnih teles, oseb in družin (2003) Slika 2: Primer zapisa osebnega imena iz podatkovne zbirke SIRAnet (pridobljeno 16. 8. 2017 s spletne strani: http://www.siranet.si/deskriptordetail.aspx?Id=58983) Primer zapisa osebnega imena iz podatkovne zbirke SIRAnet (Slika 2), ki smo ga izbrali kot primer dobrega zapisa, ima izpolnjena polja iz treh področij: osnovne podatke, področje opisa in področje kontrole zapisa. 70 Knjižnica, 2019, 63(3), 59-78 Normativna kontrola imen oseb, družin in korporativnih teles v knjižnicah in arhivih V področju osnovnih podatkov dobimo polja za geslovnik, ime, popisovanje in vir. Kot geslovnik navaja, gre za fizično osebo. Pri imenu dobimo navedeno ime Aškerc Anton s kvalifikatorjem v oglatem oklepaju, in sicer da je opravljal poklic duhovnika, pesnika in arhivista. Kvalifikator predstavlja tudi letnici rojstva in smrti. V polju za popisovanje dobimo poklice, s katerimi se je ukvarjal. Med osnovnimi podatki pa je tudi vir, od koder so črpali podatke pri ustvarjanju zapisa o tej osebi. V področju opisa dobimo datume rojstva in smrti (9. 1. 1856-10. 6. 1912), historiat s kratkim življenjepisom, s podatki o njegovem osebnem in poklicnem življenju. V tem področju dobimo tudi polje za zunanje povezave s povezavo na članek na Wikipediji ter deskriptorje z imenom in kvalifikatorji. V zadnjem področju, ki je področje kontrole zapisa, pa dobimo podatke o zapisu. Na tem mestu dobimo izpolnjena polja za jezik (slovenski), pisavo (tipkopis (UNICODE)) ter pravila in dogovore, ki so bili uporabljeni za ustvarjanje tega zapisa (ISAAR (CPF)2, 2004). V primerjavi z zapisi iz Pokrajinskega arhiva v Novi Gorici je ta primer kot zgled, ker je popolnejši in ima več izpolnjenih polj. Prej omenjeni zapisi iz PANG imajo večinoma izpolnjena samo polja za osnovne podatke iz prvega področja in so precej pomanjkljivi. Le pri treh primerih od desetih dobimo izpolnjena še dodatna polja iz drugih področij. Od dobljenih primerov se je samo en primer približal primeru dobre prakse. 4.3 Imena korporativnih teles Iz pregledanih primerov zapisov korporativnih imen lahko ugotovimo, da je prav tako kot pri osebnih imenih, pri zapisih iz knjižnice poudarek na različnih variantah imen. Pri zapisih iz arhiva pa je poudarek na obdobju in območju obstoja korporativnega telesa z letnicami in povezavami na zemljepisna imena. V glavnem se izbrano normativno ime v zapisu iz arhiva ujema z imenom iz knjižnice, izjemo predstavlja 5 primerov korporativnih imen. Pri imenih, ki še niso v normativni bazi CONOR, je to še težko reči. So se pa imena ujemala s tistimi, ki so bila najdena v bibliografski bazi. Zapise iz knjižnice smo v glavnem pridobili prek vzajemne bibliografsko-kata-ložne baze podatkov COBIB, trije zapisi pa so že bili vključeni tudi v normativno bazo imen avtorjev CONOR. Imena korporacij iz normativne baze podatkov imen avtorjev CONOR so bila prevzeta iz različnih polj kataložnega zapisa. Tako so se imena nahajala največkrat v naslovu, pri založbi ter predmetnih oznakah. Poleg Knjižnica, 2019, 63(3), 59-78 71 Veronika Mikulin Mervič teh pa tudi v polju za enotni naslov, avtorja, ostale avtorje, nekontrolirane predmetne oznake, povzetek, druge naslove in opombe. Zapisi korporativnih imen v CONOR-ju pa so pokrivali polja za ime korporacije, variante imena korporacije ter ID številko. V pregledanih primerih so imeli zapisi iz arhiva največkrat izpolnjena polja za ime in geslovnik, kjer je pri korporativnih imenih vedno navedeno »korporativ-no telo«. Poleg teh polj pa so imeli nekateri zapisi izpolnjena še polja za obdobje obstoja, kjer je bil naveden čas obstoja korporacije z letnicami, območje delovanja, kjer so bila navedena zemljepisna imena s povezavami ter polje za historiat z imenom in letnico začetka delovanja. 4.4 Primer dobre prakse in primerjava z njim Baze podatkov C^ Iskanje Rezultati iskanja | ^ Zapis Info | ¿¡jfr Moja knjižnica Vzajemna baza podatkov: CONOR.SI - Normativna datoteka osebnih in korporativnih imen izbrani zapis Uporabniški GARE @ 0 zapis [28/38] 0 0 Ime korporacije Univerza v Mariboru. Visoka šola za organizacijo dela Kranj Variante imena korporac. Univerza v Mariboru. Visoka šola za organizacijo dela (Kranj); Visoka šola za organizacijo dela v Kranju ; VŠOD (Kranj) Sorodna imena korporacij Višja šola za organizacijo dela (Kranj); Univerza v Mariboru. Fakulteta za organizacijske vede (Kranj) Država svn (Slovenija) Jezik siv (slovenski) ID 289589347 SPREMENI ISKALNO ZAHTEVO @ 0 zapis [28/38] 0 0 "t" NA VRH | Baze podatkov | Iskanje | Rezultati iskanja | Zapis | Informacije | Moja knjižnica | Izhod Slika 3: Primer zapisa korporativnega imena iz baze CONOR (pridobljeno 10. 8. 2017 s spletne strani: http://cobiss5.izum.si/scripts/cobiss?ukaz=DISS&id=0957294787562252&rec=28&sid=2&fmt=1) Primer zapisa za korporativno ime iz normativne baze CONOR (Slika 3) ima izpolnjenih šest polj, polje za ime korporacije, variante imena, sorodna imena, državo, jezik in identifikacijsko številko. V polju za ime dobimo nadrejeno ime korporacije (Univerza v Mariboru), ki mu sledi podrejeno ime (Visoka šola za organizacijo dela Kranj). Med seboj sta imeni ločeni s piko. V polju za variante imena imamo tri variante in sicer pri dveh primerih je kraj korporacije zapisan na različna načina, enkrat v oklepaju (Univerza v Mariboru. Visoka šola za organizacijo dela (Kranj)), drugič pa v sklanjani obliki (Visoka šola za organizacijo dela v Kranju). Tretja varianta imena pa je kratica imena s krajem v oklepaju (VŠOD (Kranj)). V polju za sorodna imena korporacij dobimo imeni dveh korporacij, ki sta v povezavi z glavno korporacijo (Višja šola 72 Knjižnica, 2019, 63(3), 59-78 Normativna kontrola imen oseb, družin in korporativnih teles v knjižnicah in arhivih za organizacijo dela (Kranj) in Univerza v Mariboru. Fakulteta za organizacijske vede (Kranj)). Temu sledi polje za državo in jezik, ki sta Slovenija in slovenski. Na koncu pa dobimo še identifikacijsko številko 289589347. Pri večini primerov, ki smo jih izbrali za primerjavo, še ni bil ustvarjen zapis v bazi CONOR. Za zdaj pripravljajo zapise za korporativna imena samo v NUK-u. Z naslednjim letom se bo to razširilo še na druge knjižnice (V. Velkavrh, osebna elektronska pošta, avgust 2017). Mestna občina Maribor (korporativno telo\) Osnovni podatki Geslovnik: korporativno telo Ime: Mestna občina Maribor Popisovanje: Avtonomno lokalno oblastvo na Štajerskem v času od 1850-1941. Področje opisa Obdobje obstoja: 1850 - 1941 Historiat: Občina Maribor (Marburg Stadt) je bila ustanovljena leta 1849 na podlagi provizoričnega zakona o občinah. Občina je zajemala katastrske občine mesto Maribor, Sv. Magdalena, Pred grajskimi vrati, Grajska pristava in Koroško predmestje, sodila pa je k okrajnemu glavarstvu Maribor, sodni okraj Maribor.Ob ustanovitvi je občina štela 4168 prebivalcev in obsegala 8,9 km2. Leta 1866 je Maribor dobil svoj občinski statut, s tem pa je bil izvzet iz pristojnosti mariborskega okrajnega urada. Tako je imel občinski urad oz. magistrat pristojnosti upravnega oblastva prve stopnje. Mestno občino je po letu 1918 najprej vodil vladni komisar z imenovanim sosvetom, kasneje pa izvoljeni župani z občinskim odborom kot organom mestne samouprave in mestnim svetom (magistratom) kot občinskim uradom. Vse do sprejema jugoslovanske občinske zakonodaje se je izvajal občinski statut iz leta 1871. Po letu 1929 mestno zastopstvo ni bilo več voljeno, ampak ga je imenoval ban in se je poslej imenoval mestni svet. Ponovem zakonu o mestnih občinah iz leta 1934 je bil Maribor edino mesto, ki si nimoglo priključiti okoliških občin in svojih novih predmestij. Tako je mestna občina Maribor leta 1939 obsegala katastrske občine Grajski marof (4847 prebivalcev), Grajska vrata (6997 prebivalcev), Koroška vrata (4528 prebivalcev), Maribor mesto (4297 prebivalcev) in Sveta Magdalena (12.462 prebivalcev). Skupaj je občina štela 33.131 prebivalcev in obsegala 7,06 km2. Občinaje sodila k okraju Maribor levi breg. Po okupaciji leta 1941 je Šef civilne uprave za Spodnjo Štajersko razpustil mestni svet in postavil političnega komisarja za mesto Maribor. VIRI: - Leskovec, Antoša (1991). Mestna občina Maribor. Inventarji 4, (295 str.). Maribor: Pokrajinski arhiv. - Občine Dravske banovine. Pregled izprememb, izvršenih s komasacijo občin v letih 19331937 ( 1937). Ljubljana: Županska zveza. - Pregled katastralnih in novo urejenih krajnih občin v kronovini Štajerski (Landesgesetz- und Regierungsblatt für das Kronland Steiermark, XXI/1850, 378). - Provizorični zakon o občinah« z dne 17. 3. 1849 (RGBl, 170/1849). - Splošni pregled Dravske banovine (1939). Glavni statistični podatki, upravna, sodna in cerkvena razdelitev ter imenik krajev po stanju 1. julija 1939. Ljubljana: Kraljeva banska uprava Dravske banovine. - Uredba o spojitvi občin v Dravski banovini (Službeni list kraljeve banske uprave Dravske banovine št. 73/1933 z dne 12. 9. 1933). - Zakon o občinah (Službeni list kraljeve banske uprave Dravske banovine št. 35/1933 z dne 14. 3. 1933). Avtor vsebine: Zdenka Se,lič Rajh, 2009 Območje delovanja: Mestna občina Maribor je leta 1939 obsegala območje katastrskih občin Grajski Marof, Grajska Vrata, Koroška Vrata, Maribor mesto in Sv. Magdalena. Občina je sodila k okraju Maribor levi breg. Deskriptor(ji): Maribor [Maribor] (zemljepisno ime\domicilonim\naselje) Področje kontrole zapisa Jezik zapisa: slovenski Pisava zapisa: tipkopis (UNICODE) Pravila in dogovori: ISAAR(CPF)2 Mednarodni standard za arhivski normativni zapis korporativnih teles, oseb in družin (2003) Slika 4: Primer zapisa korporativnega imena iz podatkovne zbirke SIRAnet (pridobljeno 2. 8. 2017 s spletne strani: http://www.siranet.si/deskriptordetail.aspx?!d=60124) Knjižnica, 2019, 63(3), 59-78 73 Veronika Mikulin Mervič Trije primeri, ki smo jih našli v bazi CONOR, niso tako popolni kot ta primer, ki smo ga izbrali za primerjavo. Pri dveh dobimo izpolnjeno polje za ime, variante imena ter ID številko, pri tretjem primeru pa samo ime in ID številko. Z ostalimi primeri, ki smo jih dobili v bibliografski bazi COBIB, pa ne moremo narediti dobre primerjave s tem primerom, saj tam dobimo le različne variante imena oziroma zapisov iz različnih bibliografskih zapisov. Primer dobrega zapisa za korporativno ime iz podatkovne zbirke SIRAnet (Slika 4) ima izpolnjena polja iz treh področij popisa, iz področja osnovnih podatkov, področja opisa in področja kontrole zapisa. V prvem področju osebnih podatkov ima izpolnjena tri polja, geslovnik, ime in popisovanje. Kot geslovnik dobimo korporativno telo, kot ime Mestna občina Maribor, pri popisovanju pa opis korporativnega telesa. V drugem področju opisa imamo izpolnjeno polje za obdobje obstoja, kjer dobimo letnici 1850 - 1941; v historiatu imamo podroben zgodovinski opis dogajanja z viri, ki so služili za opis ter navedbo avtorjem vsebine, v območju delovanja dobimo navedene kraje, ki jih je občina zajemala, v polju za deskriptorje pa povezavo na zemljepisno ime Maribor. V zadnjem področju kontrole zapisa dobimo jezik (slovenski) in pisavo (tipko-pis (UNICODE)) zapisa ter pravila in dogovore uporabljene za ustvarjanje zapisa (ISAAR (CPF)2, 2004). Zapisi iz Pokrajinskega arhiva v Novi Gorici so v primerjavi s tem zapisom precej okrnjeni in nepopolni. Pri večini dobimo izpolnjena samo polja iz prvega področja. Razen pri dveh primerih od 17 imamo namreč izpolnjeni samo polji za geslovnik in ime. Zgornjemu zapisu se še najbolj približuje dobljen zapis, ki ima izpolnjena polja za geslovnik, ime, obdobje obstoja, historiat in obdobje delovanja, vendar je tudi ta zapis še precej pomanjkljiv. 5 Razprava Iz primerov lahko ugotovimo, da je pri zapisih osebnih imen iz knjižnice večji poudarek na variantah imen avtorjev, torej identifikacija in združenje različnih oblik imena avtorja v en normativni zapis. Zapisi iz arhiva dajejo večji poudarek kontekstu in podajanju informacij o delovanju ustvarjalca, poklicih in dejavnosti. Pri nekaterih, še posebej bolj enostavnih zapisih, kjer ni veliko podatkov, 74 Knjižnica, 2019, 63(3), 59-78 Normativna kontrola imen oseb, družin in korporativnih teles v knjižnicah in arhivih ugotovimo, da se ti dve ustanovi pri ustvarjanju zapisov za osebna imena pokrivata, pri ostalih pa bi se lahko dopolnjevali s podatki. V zapisih korporativnih imen iz knjižnice je poudarek na različnih variantah imen. V zapisih iz arhiva pa je glavno korporativno ime, s poudarkom na obdobju in območju obstoja z letnicami in povezavami na zemljepisna imena. Pri imenih, ki še niso v normativni bazi CONOR je to še težko reči, so se pa imena ujemala s tistimi iz podatkovne zbirke SIRAnet. V primerjavi s predstavljenimi optimalnimi primeri tako iz normativne baze CONOR, kot tudi iz podatkovne zbirke SIRAnet, so zapisi osebnih imen iz baze CONOR, ki so bili vzeti za primerjavo, večinoma podobni optimalnemu primeru, le da vsebujejo manj variant in psevdonimov. Zapisi izbranih osebnih imen iz PANG imajo večinoma izpolnjena samo polja za osnovne podatke iz prvega področja in so precej pomanjkljivi, obstaja pa nekaj izjem. Izbrani zapisi kor-porativnih imen pa so v obeh primerih precej okrnjeni in nepopolni. Problem pri primerjavi predstavlja tudi to, da večina zapisov korporativnih imen v bazi CONOR še ni bila ustvarjena. 6 Zaključki Iz pregledanih primerov ugotavljamo, da se določene značilnosti ustvarjanja zapisov normativne kontrole imen pojavljajo tako v knjižnicah kot v arhivih. Vsaka stroka pa daje prednost različnim podatkom. V knjižnicah je bolj pomembno pod eno identifikacijsko številko zajeti čim več variant imena, ki jih je avtor uporabljal. Tako so namreč dela identificirana na podlagi imena avtorja in lažje povezljiva z osebo ali korporacijo, ki jih je ustvarila. V arhivih pa je bolj pomemben historiat oziroma zgodovinska dejstva okoli osebe ali korporacije. V arhiv pridejo dokumenti praviloma 30 let po nastanku in je za arhive in njihove uporabnike bolj pomembno zgodovinsko ozadje, umeščenost v čas in prostor. Vedno večji pomen se daje medsebojnemu povezovanju oseb, krajev, korporacij, ker tako dobimo več informacij o iskani zadevi in njenem ozadju. Skupna normativna baza podatkov bi arhivom in knjižnicam prihranila trud pri ustvarjanju in dopolnjevanju zapisov. Določene letnice, kraji, dogodki ter ostali podatki, ki manjkajo pri eni ustanovi, bi tako lahko dopolnila druga. Veliko podatkov bi bilo v knjižnicah mogoče izdelati preden gradivo prispe v arhive. Arhivisti bi se zato lahko posvetili drugim opravilom. Knjižnica, 2019, 63(3), 59-78 75 Veronika Mikulin Mervič Ker pa so možnosti za ustvarjanje skupne normativne podatkovne zbirke majhne in bi s seboj prinesle več ovir, smo se za zaključek odločili predstaviti idejo spletnega portala, ki bi bil namenjen knjižničarjem, arhivistom ter ostalim uporabnikom, ki jih zanimajo viri, ki jih hranijo knjižnice in arhivi oziroma tu zajete osebe in korporacije. Ideja spletnega portala je zasnovana na modelu SNAC, ki omogoča povezovanje ustanov in informacij, ki jih ponujajo. Na portalu lahko iščemo ustvarjalce med osebami, družinami in korporacijami. Ob izbiri ustvarjalca dobimo nekaj glavnih podatkov, biografske podatke, povezave na zbirke, sorodna imena, dobimo seznam ustanov, ki hranijo gradivo, iščemo na podlagi tematik oziroma oznak, ki opisujejo ustvarjalca. Portal spodbuja povezave in raziskovanje preko povezav. Pri vsakem primeru ustvarjalca imamo tudi povezavo na grafični prikaz povezav na sorodne ustvarjalce. Zamislili smo si portal, iz katerega bi dostopali do oseb in korporacij, pri katerih bi dobili fotografijo, nekaj osnovnih podatkov, povezave na gradivo, ki ga hranijo knjižnice in arhivi, povezave na sorodne osebe in korporacije, ki se nahajajo na portalu ter normativna zapisa iz CONOR-ja in SIRAnet-a. Pri povezavah na gradivo, ki ga hranijo knjižnice, bi dobili povezavo na bazo COBIB. Tako bi si lahko ogledali, katero gradivo je na voljo ter katere knjižnice to gradivo hranijo. Pri povezavi na arhive pa bi dobili povezavo na SIRAnet, da bi videli, katero gradivo hranijo kateri arhivi. Glavni del portala bi bil dostop do normativnih zapisov iz arhivov in knjižnic zbranih na enem mestu. Na tak način bi si arhivisti in knjižničarji lahko pomagali s podatki, ki jim manjkajo, ima pa jih druga ustanova in bi svoje zapise dopolnjevali. Zahvala Rada bi se zahvalila mentorici prof. dr. Alenki Šauperl iz Oddelka za bibliote-karstvo, informacijsko znanost in knjigarstvo, Filozofske fakultete, Univerze v Ljubljani ter somentorici doc. dr. Zdenki Semlič Rajh iz Pokrajinskega arhiva Maribor za pomoč pri pisanju magistrskega dela in za čas, ki sta si ga vzeli zame ter možnost, da se delo objavi tudi v obliki članka. 76 Knjižnica, 2019, 63(3), 59-78 Normativna kontrola imen oseb, družin in korporativnih teles v knjižnicah in arhivih Navedeni viri Clavaud, F. (2018). Semantizing and visualising archival metadata: the PIAAFFrench prototype online [spletna stran]. Pariz: ICA International Council on Archives. Pridobljeno 18. 3. 2019 s spletne strani: https://www.ica.org/en/semantizing-and-visualising-archi-val-metadata-the-piaaf-french-prototype-online COMARC/A Format za normativne podatke. (2018). Maribor: Institut informacijskih znanosti. Pridobljeno 1. 10. 2019 s spletne strani: https://izobrazevanje.izum.si/EntryForm-DesktopDefault.aspx?tabid=38&type=manual&manual=Comarc_A_svn CONOR.SI: normativna datoteka osebnih in korporativnih imen. (2019). Maribor: Institut informacijskih znanosti. Pridobljeno 1. 10. 2019 s spletne strani: https://plus.cobiss.si/ opac7/conor Dimec, Z. (2002). Normativna kontrola iz preteklosti v prihodnost: ali se sedanjost odloča za mednarodno sodelovanje?. Knjižnica, 46(3), 91-104. Dimec, Z. in Kavčič, I. (ur.). (2001). Značka: priročnik za določanje značnic pri katalogizaciji. Ljubljana: Narodna in univerzitetna knjižnica. Golub, K., Tudhope, D., Lei Zeng, M. in Žumer, M. (2014). Terminology registries for knowledge organization systems: functionality, use and attributes. Journal of the Association for Information Science and Technology, 65(9), 1901-1916. doi: 10.1002/asi.23090 Guidelines for authority records and references (2nd ed.). (2001). München: Saur. Pridobljeno 8. 10. 2016 s spletne strani: https://www.ifla.org/archive/VII/s13/garr/garr.pdf ISAAR (CPF): international standard archival authority record for corporated bodies, persons and families (2nd ed.). (2004). Pariz: ICA International Council on Archives. Pridobljeno 8. 10. 2016 s spletne strani: https://www.ica.org/sites/default/files/CBPS_Guide-lines_ISAAR_Second-edition_EN.pdf ISAD(G): general international standard archival description. (2000). Ottawa: International Council on Archives. Pridobljeno 30. 9. 2019 s spletne strani: https://www.ica.org/ sites/default/files/CBPS_2000_Guidelines_ISAD0/o28G0/o29_Second-edition_EN.pdf ISBD(G): splošni mednarodni standardni bibliografski opis (predelana izd.). (1997). Ljubljana: Narodna in univerzitetna knjižnica. Kanič, I., Leder, Z., Ujčič, M., Vilar, P. in Vodeb, G. (2011). Bibliotekarski terminološki slovar. Ljubljana: Zveza bibliotekarskih društev Slovenije. Pridobljeno 8. 10. 2016 s spletne strani: http://www.termania.net/slovarji/85/bibliotekarski-terminoloski-slovar Reid, L. J. E. in Simmons, C. J. (2008). Authority control at the national archives and records administration. Journal of archival organization, 5(1-2), 95-120. doi: 10.1300/ J201v05n01_06 Savoja, M. in Vitali, S. (2008). Authority control for creators in Italy: theory and practice. Journal of archival organization, 5(1-2), 121-147. Seljak, M., Brešar, T., Curk, L., Zalokar, M., Tominac, A., Popovič, G., ... Urbajs, A. (2004). Vzpostavitev normativne kontrole v knjižnični informacijski sistem COBISS.SI, Slovenija. Organizacija znanja, 9(2), 37-46. Knjižnica, 2019, 63(3), 59-78 77 Veronika Mikulin Mervič Semlič Rajh, Z. (2016). Smernice za gesljenje, klasificiranje in izdelavo tezavrov pri vsebinah arhivske vrednosti. Doktorska disertacija. Ljubljana: Filozofska fakulteta. Semlič Rajh, Z. in Šauperl, A. (2009). Arhivski in bibliografski opis gradiva in ustvarjalcev: Mednarodni standardi in nacionalna praksa. V Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja: zbornik referatov s področij arhivistike, dokumen-talistike in informatike (str. 61-92). Maribor: Pokrajinski arhiv Maribor. SIRAnet: Online queries with scopeQuery [podatkovna zbirka]. (2016). Koper: Pokrajinski muzej Koper. Pridobljeno 1. 10. 2019 s spletne strani: http://www.siranet.si/suchinfo. aspx SNAC: Social Networks and Archival Context. (B. d.). B. k.: SNAC. Pridobljeno 1. 10. 2019 s spletne strani: https://snaccooperative.org/ Verona, E. (1986). Pravilnik i priručnik za izradbu abecednih kataloga. Zagreb: Hrvatsko bibliotekarsko društvo. VIAF [spletna stran]. (2019). Dublin: OCLC. Pridobljeno 1. 10. 2019 s spletne strani: https:// www.oclc.org/en/viaf.html Vidmar, S. (2016). Analiza Goriškega območja. Nova Gorica: Goriška knjižnica Franceta Bevka. Pridobljeno 29. 6. 2017 s spletne strani: http://www.gkfb.si/?option=com_ ajax&module=extrawatch_agent&format=raw&task=ajax&action=download&env=Ext raWatchJoomlaEnv¶ms=6randD&file=images/dokumenti/Analiza-Gorikega-obmo-ja-.pdf Vitali, S. (2004). Authority control of creators and the second edition of ISAAR (CPF), International standard archival authority record for corporate bodies, persons and families. Cataloging and classification quaterly, 38(3-4), 185-199. doi: 10.1300/J104v38n03_15 Veronika Mikulin Mervič Občinska knjižnica »Sandro Pertini« Ronke, Androna Palmada 1, 34077 Ronke, Italija e-pošta: veronika.mikulin@gmail.com 78 Knjižnica, 2019, 63(3), 59-78 Fotografije v arhivih, knjižnicah in muzejih Photographic collections in archives, libraries and museums Branka Kerec Prekoršek, Zdenka Semlič Rajh, Miha Špiček, Alenka Šauperl Oddano: 11. 10. 2019 - Sprejeto: 18. 10. 2019 1.02 Pregledni znanstveni članek 1.02 Review article UDK 026/027:77 930.25:77 069:77 Izvleček Namen: V arhivih, knjižnicah in muzejih (AKM) fotografije navadno ne pomenijo poglavitne vrste gradiva, a jih zbirajo vse tri vrste ustanov. Ker vsaka od njih zaradi značilnosti svojega poslanstva deluje po svojih načelih in mednarodnih standardih, se opisi tovrstnega gradiva lahko razlikujejo, kar posledično lahko ovira uporabo. Zato smo proučili podobnosti in razlike v opisu, da bi lahko predlagali skupne smernice. Metodologija/pristop: Na enem samem primeru fotografije iz obdobja prve svetovne vojne, ki bi se lahko nahajala v AKM, je pa shranjena v zbirki Univerzitetne knjižnice Maribor, prikazujemo opis v sistemih COBISS (knjižnice), scopeArchiv (arhivi) in Ga-lis (muzeji) in v standardnih formatih ISBD(NBM) in COMARC (knjižnice), ISAD(G) in ISAAR(CPF) (arhivi) ter Spectrum 5.0 in Object ID (muzeji), ki jih omenjene ustanove uporabljajo. Rezultati: Za identifikacijo nujni podatki se v veliki meri ujemajo. Naslov fotografije prepišemo ali oblikujemo sami. Ime fotografa je v vseh treh sistemih mogoče nadzorovati. Sodobna krajevna imena so vpisana na standardni način. Staro poimenovanje lahko povzroča težave. Zapis časa ni nujno enoten niti v isti ustanovi. Motiva na fotografiji ni mogoče poenotiti, saj se lahko vsaka ustanova osredotoča na drugačen vidik. Lokacijski podatki pričajo o shrambi fotografije v ustanovi in so razmeroma skladni. Vprašanje o mestu digitalizirane različice pa je ostalo neodgovorjeno. Omejitve raziskave: Ustvarili smo hipotetični, idealni opis ene same fotografije v treh sistemih. 79 Branka Kerec Prekoršek, Zdenka Semlič Rajh, Miha Špiček, Alenka Šauperl Izvirnost/uporabnost raziskave: Opravili smo podrobno primerjavo opisa ene fotografije, ki bi lahko bila v vseh slovenskih AKM opisana v treh različnih sistemih enako. Opise so prispevali izkušeni praktiki iz AKM. Ključne besede: opis, fotografije, arhivi, knjižnice, muzeji Abstract Purpose: Photographs are not usually the main type of material in archives, libraries and museums (ALM), but are normally collected in all of them. Because of different missions, each of the institutions adheres to different standards of description. As a result, different descriptions of the same material may cause difficulties in retrieval. We studied differences and similarities in the descriptions with an aim to suggest common guidelines. Methodology/approach: We took only one photograph from the University Library Maribor representing a scene from World War I. and described it in the three systems: COBISS (library), scopeArchiv (archive) and Galis (museum). The systems use the standards ISBD(NBM) and COMARC (library), ISAD(g) and ISAAR(CPF) (archive), Spectrum 5.0 and Object ID (museum). Results: ALM use the same description elements, which are important for identification. Title is transcribed or constructed. The photographer's name is controlled. Contemporary place names are standardized, old names are problematic. Recording of time may not be unified in the same institution. The motif may remain different, because each institution may be interested in different details. The location data record the storage of the photo and are quite similar in ALM. The relationship between the original and digitized photo remains unsolved. Research limitations: We created a hypothetical, idealistic description of only one photograph in the three systems. Originality/practical implications: One particular photograph was described in three institutions, i.e. an archive, a library and a museum. The descriptions were created by experienced practitioners from these institutions. Keywords: description, photographs, archives, libraries, museums 1 Uvod Osnovna značilnost fotografij je njihova razširjenost in množičnost. Fotografije najdemo v fondih knjižnic, arhivov in muzejev, pa tudi v galerijah ter v društvenih in zasebnih zbirkah. Prisotne so tudi v domovih, društvih, podjetjih in organizacijah, povsod, kjer ljudje želijo obeležiti ali evidentirati nek dogodek, doživetje, motiv ali podobno. Glede na primarni namen zbiranja ali delovanja zbirk so kriteriji za vključitev fotografskega gradiva v fonde različni. Vsem pa je enotno vprašanje, kako in do kakšne mere fotografsko gradivo sistematično popisati. 80 Knjižnica, 2019, 63(3), 79-104 Fotografije v arhivih, knjižnicah in muzejih _ Osnovni namen popisa je dostopnost informacij o vsebini in lokaciji fotografskega gradiva najširši potencialni populaciji uporabnikov. Pri tem ni pomembno, ali gre za klasično fotografijo ali za digitalno (izvorno digitalno ali digitalizirano). Zaradi izrazite izpovedne moči so zlasti v digitalnem okolju vedno bolj v uporabi sistemi, ki omogočajo aktivno sodelovanje uporabnikov pri njihovem opisovanju. Pri tem mislimo na družbena omrežja kakršno je Flickr,1 ki je posebej namenjen fotografiji, pa tudi Facebook2 in Instagram,3 kjer ljudje prav tako zbirajo in javnosti dajejo na ogled svoje fotografije. Omeniti je treba tudi portale, kakršna je Kamra,4 ki so namenjeni predstavljanju digitalizirane kulturne dediščine splošnih knjižnic, in hkrati tudi vabijo prebivalce, da prispevajo svoje družinske fotografije v t. i. Album Slovenije5 (Malec, 2014, 2015). Arhivi podobnega portala, v katerega bi posamezniki lahko prispevali svoje fotografije, nimajo, lahko pa arhivske institucije združujejo opise v Arhivskem portalu Evrope.6 Portal, ki omogoča objavo fotografij slovenskim muzejem, je Museums.si,7 vendar je namenjen le uporabnikom programa Galis. Vseevropski portal, ki omogoča objavljanje fotografij vsem trem vrstam ustanov, pa je Europeana.8 Vendar pa nobeden od zadnjih dveh omenjenih ne omogoča objavljanja gradiva ali komentiranja posameznikom, temveč je to domena zgolj strokovnih dediščinskih ustanov. Digitalizacija v okviru ustanov, ki skrbijo za kulturno dediščino, pa ni sama sebi namen. Kulturno dediščino želimo ponuditi javnosti v obliki, ki je priljubljena. Ker so fotografije del širše kulturne dediščine, bi bilo smiselno, da bi bili njihovi opisi vsaj v okviru ustanov, ki se ukvarjajo s kulturno dediščino, čim bolj enotni oziroma takšni, da bi zadovoljili uporabnika ne glede na to, ali jih hrani knjižnica, arhiv ali muzej, pa tudi, ko je sama vsebina dostopna v digitalnem okolju. Za uporabnika je lokacija, kjer je fotografija shranjena, pravzaprav sekundarnega pomena. Mnogo bolj pomembno je, da uporabnikovo iskanje oziroma priklic zajame resnično vse potencialne lokacije hrambe. Zato smo na primeru opisa fotografij na temo prve svetovne vojne analizirali opisne podatke in ugotavljali, v kakšnem deležu so le-ti identični oziroma se 1 Flickr: https://www.flickr.com/. 2 Facebook: https://www.facebook.com/. 3 Instagram: https://www.instagram.com/. 4 Kamra: https://www.kamra.si/. 5 Album Slovenije: https://www.kamra.si/album-slovenije.html. 6 Arhivski portal Evrope: https://www.archivesportaleurope.net/sl/home nudi dostop do informacij o arhivskem gradivu iz različnih evropskih držav in vključuje podatke o arhivskih ustanovah po Evropi. Vanj svoje podatke posredujejo tudi nekateri slovenski arhivi. 7 Museums: http://museums.si/sl-si/. 8 Europeana: https://www.europeana.eu/portal/sl. Knjižnica, 2019, 63(3), 79-104 81 Branka Kerec Prekoršek, Zdenka Semlič Rajh, Miha Špiček, Alenka Šauperl razlikujejo, ali so neenotni oziroma celo pomanjkljivi. Zanima nas skladnost opisovanja fotografij v zbirkah knjižnic, arhivov in muzejev. Ugotoviti želimo, ali se opisovanje fotografij v fondih knjižnic, arhivov in muzejev med njimi razlikuje in v kolikšni meri. 1.1 Terminologija Fotografije so v institucijah shranjene v zbirkah, ki so običajno ločene od drugih vrst gradiva ali zbirk. Ponekod so samostojne zbirke tudi poimenovane kot foto-teke, lahko pa so le sestavni del drugih, širših zbirk. Nemalokrat so zbirke fotografij združene z razglednicami. Takšna praksa je pogojena s podobno fizično obliko. Razglednice (v začetku poimenovane oglednice) so se razvile okrog leta 1880 (Matko, 2017) iz dopisnic,9 ki so jim na hrbtno stran natisnili različne motive in vedute krajev. V obdobju med obema svetovnima vojnama pa je fotografija začela nadomeščati različne tiskarske tehnike in pojavile so se t. i. fotorazglednice, fotografije razvite na fotografski papir v formatu razglednic (Pungerčar, 2006). Spodaj so navedeni termini, ki jih uporabljamo v prispevku: - álbum: knjiga za vlaganje fotografij, znamk (SSKJ, 2014); - fotografíja: kar nastane na osnovi delovanja svetlobnih žarkov na snov, občutljivo za svetlobo, (SSKJ); fotografija (angl. photograph) je neprosojen odtis, izdelan s pomočjo delovanja svetlobe na občutljivi film (ISBD, 2017); - fototeka: sistematično urejena zbirka fotografij (SSKJ, 2014); - razglédnica: kartonček s sliko na eni strani za krajša sporočila po pošti (SSKJ, 2014). Fotografija je definirana na podlagi svoje fizične biti oziroma materije, načina, ki omogoči njen nastanek in njen obstoj. Opredeljuje jo torej fizični medij oziroma njegova izdelava. V naši raziskavi se sicer ukvarjamo s fotografijami na papirju, zato sta definiciji iz SSKJ in ISBD ustrezni. Vendar moramo opozoriti, da ne zajemata digitalnih fotografij, kar je zlasti za ISBD, ki je v izvirniku izšel leta 2011, nenavadno. Poimenovanje »album« je v primeru Albuma Slovenije morda uporabljeno metaforično, z namenom, da bi prebivalci takoj razumeli, čemu je namenjeno spletno mesto. Za razglednico pa je pomembnejša njena funkcija, saj jo definira njen namen oziroma dva: namenjena je sporočilom, posredovanim po pošti. To pa pomeni, da je fotografija lahko hkrati tudi razglednica, kadar je izdelana na fotografskem papirju, z rubrikami za vnašanje podatkov in je nastala z delovanjem svetlobe. Tak je tudi naš obravnavani primer. V prvi svetovni vojni so 9 Te so se pojavile leta 1869. 82 Knjižnica, 2019, 63(3), 79-104 Fotografije v arhivih, knjižnicah in muzejih imeli vojaki možnost pri fotografu naročiti fotografijo, ki je bila navadno portret ene ali več oseb in je bila izdelana v obliki dopisnice. Vojaki so take fotografije množično pošiljali svojcem in prijateljem, z njimi pa so naslovnika obveščali o svojem zdravju, počutju in na splošno o situaciji, v kateri so se znašli. Fotografija je skupaj z besedilom tvorila sporočilno celoto (Širok, 2013). 2 Pregled teoretičnih izhodišč Fotografije imajo izrazito večplastno izpovedno moč. Njihova značilnost je, da so zaznani elementi hkrati tudi že sama vsebina. Običajno fotografije ne vsebujejo drugih opisnih podatkov, s katerimi si pomagamo pri opisovanju drugega gradiva, ali pa so ti podatki izredno skopi. Mnogokrat ni znan niti podatek o fotografu ali čas nastanka. Vsebina same fotografije, torej videne realitete na njej, pa so mnogokrat edini vir, iz katerih se črpajo podatki za opis (Kerec, 2008). Pri opisovanju je tako potrebno vizualne podatke pretvoriti v besedilni opis. Ko gledamo neko fotografijo, videne realitete najprej zaznamo s pomočjo vizualnih receptorjev. Zaznave nato vgradimo v naš spomin, jih povežemo s tem, kar o neki določeni entiteti že vemo. Nato je potrebno videno, zaznano in prepoznano pretvoriti v besedilni opis (Kerec, 2008). Opise lahko glede na način opisovanja razdelimo na dva tipa. Prvi nastajajo v okviru institucij, ki so zadolžene za hrambo kulturne dediščine. Zanje je značilno, da pri opisovanju upoštevajo različne standarde opisovanja. Drugi tip opisov pa tvorijo posamezniki oziroma fizične osebe, ne glede na to, kakšen je njihov namen opisovanja in kako oziroma na kakšen način opisujejo. Ogled primerov na portalu Kamra in na portalu Flickr pokaže, da posamezniki ne sledijo nobenemu standardu. Opisi fotografij, ki jih ustvarijo, so običajno tudi bolj povedni oziroma v obliki krajše povedi. 3 Zasnova raziskave Na primeru opisa fotografije na temo prve svetovne vojne je bila na podlagi obstoječih predpisov narejena analiza opisnih podatkov. Ugotoviti želimo, ali nam smernice, pravilniki in standardi, ki jih pri opisovanju upoštevamo v arhivih, knjižnicah in muzejih, omogočajo skladno opisovanje, ali ne. Zanima nas ali se opisovanje fotografij v fondih knjižnic, arhivov in muzejev med njimi razlikuje, kje in v kolikšni meri. Knjižnica, 2019, 63(3), 79-104 83 Branka Kerec Prekoršek, Zdenka Semlič Rajh, Miha Špiček, Alenka Šauperl Smiselno bi bilo preveriti tudi, ali se opisovanje fotografij omenjenih institucij razlikuje v analognem in digitalnem okolju, a se zaradi preobsežnosti teme s slednjim v prispevku ne ukvarjamo. 3.1 Metodologija Za analizo so bile izbrane tri vrste institucij, ki hranijo fotografije v svojih fondih, to so ustanove, v katerih delujemo avtorji tega prispevka. Zaradi različnega osnovnega načela upravljanja s fotografskim gradivom je tudi sama analiza razdeljena na tri prakse, ki izhajajo iz primarnega poslanstva: knjižnični pristop, arhivski pristop in muzealski pristop. Knjižnični pristop prikazuje opis fotografije v skladu z veljavnim mednarodnim standardom ISBD(NBM) (1997) in formatom COMARC/B (2018). Ta sicer velja le v slovenskem sistemu COBISS, vendar temelji na mednarodnem formatu UNIMARC (2018). Arhivski pristop: opisovanje gradiva v slovenskih arhivih poteka na osnovi Mednarodnega standarda za arhivsko popisovanje ISAD(G)2, ki je bil sprejet leta 1996 (revidirana druga izdaja je izšla leta 2000) in Mednarodnega standarda za arhivski normativni zapis korporativnih teles, oseb in družin ISAAR (CPF) (revidirana druga izdaja je izšla 2004, prvič sprejet leta 1996), ki sta bila leta 2006 implementirana tudi v slovensko arhivsko zakonodajo in veljavne predpise. V svojem celotnem obsegu sta standarda implementirana tudi v programskem orodju scopeAr-hiv, ki ga slovenski javni arhivi uporabljajo za opisovanje arhivskega gradiva. Muzejski pristop prikazuje opis fotografije v muzejskem dokumentacijskem sistemu Galis, ki ga uporablja velika večina slovenskih muzejev in galerij. Temelji na angleškem standardu Spectrum 5.0 (2017) (od septembra 2017 je v veljavi različica Spectrum 5.0), ki ga upoštevajo v mnogih državah po svetu in je bil preveden v več jezikov. V Sloveniji je v obliki napotkov za delo v muzejih in galerijah delno preveden v Priročniku za dokumentacijo, ki ga je izdala Skupnost muzejev Slovenije (Sosič, 2017). Za prikaz primera opisa smo izbrali eno samo fotografijo - razglednico iz prve svetovne vojne iz zbirke Univerzitetne knjižnice Maribor (UKM), ki nam je bila na voljo v fizični obliki in je bila tudi digitalizirana (Sliki 1 in 2). Menimo, da gre za tipičen primerek fotografije, kakršne so vojaki pošiljali prijateljem in svojcem. Gradivo o prvi svetovni vojni je bilo v preteklem letu zaradi obeležitev 100-letni-ce njenega konca posebej iskano in mu je bilo posvečeno tudi več pozornosti. To je tudi razlog, da smo za analizo izbrali spodnjo fotografijo. 84 Knjižnica, 2019, 63(3), 79-104 Fotografije v arhivih, knjižnicah in muzejih Slika 1: Fotografija vojakov iz prve svetovne vojne (Zbirka drobnih tiskov, UKM) 4 3*2. j Slika 2: Zadnja stran fotografije vojakov iz prve svetovne vojne (Zbirka drobnih tiskov, UKM) Fotografija na Sliki 1 prikazuje avstrijske oficirje. Da gre za oficirje in ne vojake, sklepamo po oznakah na ovratnikih. Te pričajo tudi o tem, da je bila fotografija Knjižnica, 2019, 63(3), 79-104 85 Branka Kerec Prekoršek, Zdenka Semlič Rajh, Miha Špiček, Alenka Šauperl posneta v letih 1914 ali 1915. Kasneje so namreč te oznake odstranili, da oficirji niso bili tako prepoznavni. Kaže, da prvi oficir z leve uporablja telefon. Drugi sedi v kaverni, ki je bila v tistem času običajno zatočišče, narejeno v strelskih rovih. Tretji oficir uporablja periskop za opazovanje fronte iz zaklona. Gre za motiv z bojišča10 in nedvomno za zrežirano fotografijo. Hrbtna stran je oblikovana za razglednico, vendar ni bila uporabljena kot taka. Nanjo je bilo z roko napisano »Im Beobachtungsstand St. Pietro«, kar bi lahko prevedli »V opazovalnici v Šempetru«. Opisovalec jo je opremil še z dodatnimi, lokacijskimi podatki. Tu so lastniški žig UKM, signatura in inventarna številka. Nad žigom je zapisano »Vojaki Prva sv. vojna«, kot je fotografijo poimenoval opisovalec. Uvrščena je med druge fotografije in razglednice z vsebino Razni portreti, saj osebe na njej niso prepoznane - o tem oziroma o vsebinski postavitvi priča signatura (4Ž).11 Fotografijo je UKM pridobila leta 2016 z nakupom, kar priča vpis pod lastniškim žigom. Opozoriti velja, da v UKM popišemo sicer še nekaj več lokacijskih podatkov, največkrat vezanih na nabavo (npr. da smo fotografijo nabavili v Antikvariatu Glavan, številka računa in cena), a ti podatki uporabniku niso vidni. Za vzorec opisa je uporabljena ena sama fotografija, da bi poudarili skladnost in razlike njenega opisa v različnih ustanovah. Trudili smo se prikazati vse možnosti, ki jih nudijo standardi in sistemi za opis fotografij. Uporabljali smo tudi podatke, ki jih v praksi morda ne izkoriščamo, zato da bi pokazali najširše možnosti. Naša raziskovalna vprašanja se ne tičejo kakovosti dejanskih opisov v delujočih sistemih, temveč želimo na idealnem primeru pokazati ovire in možnosti za sodelovanje. 4 Rezultati 4.1 Knjižničarski pristop Fotografije so v knjižnicah shranjene v posebnih zbirkah, bodisi v fototekah ali kot del druge zbirke. Vsebinsko so večinoma domoznanske narave oziroma se nanašajo na kraje ali osebe, ki so povezane z geografsko lokacijo knjižnice, v katere fondu se nahajajo. 10 Dodatni opis fotografije sta prispevala Mirko Nidorfer, bibliotekar v Kadetnici Maribor, ter Simona Porš, kustosinja v Vojaškem muzeju v Mariboru. 11 Fotografije in razglednice v UKM se razvrščajo po interni klasifikaciji, prilagojeni vsebini gradiva (več o klasifikaciji gl. Filo (1973)). 86 Knjižnica, 2019, 63(3), 79-104 Fotografije v arhivih, knjižnicah in muzejih Za opisovanje fotografij upoštevamo mednarodni standard za bibliografski opis neknjižnega gradiva (ISBD(NBM), 1997), ki je eden izmed standardov, ki veljajo za opisovanje vseh vrst knjižničnega gradiva. Opisni podatki po standardu so razširjeni s tistimi, ki so zahtevani za izpolnitev formata COMARC/B, kot so npr. kodirani podatki za ustrezen uporabniški izpis v javno dostopnem katalogu COBISS+ ali za ustrezno izmenjavo podatkov med različnimi sistemi za izmenjavo bibliografskih podatkov. 4.1.1 Opis v knjižnicah COMARC/B format omogoča, da se lahko fotografije v slovenskem vzajemnem katalogu popišejo na tri načine, in sicer kot: - posamično fotografijo, - več fotografij, združenih v album - opisuje se eno enoto - album z več fotografijami, - več fotografij se združi in opiše skupaj v umetno tvorjeni zbirki. Načine opisovanja ter prednosti in slabosti, ki jih različni opisi prinašajo, je podrobneje predstavila Kerec (2004, 2014), kot tudi, v katerih primerih se za opis izbere eden izmed opisanih načinov. Za tokratno analizo je bil izbran način opisa za samostojno enoto, eno fotografijo iz zbirke UKM. V Preglednici 1 so prikazani podatki, s katerimi je mogoče opisati fotografijo (Slika 1) v knjižničnem katalogu. Preglednica 1: Zapis za fotografijo v formatu COMARC/B (2018)12 Polje Podpolje Vsebina 001 - Uvodnik zapisa a - Status zapisa n - nov zapis b - Vrsta zapisa k - dvodimenzionalno slikovno gradivo c - Bibliografski nivo m - monografska publikacija d - Hierarhični nivo 0 - ni hierarhičnega odnosa 7 - Pisava katalogizacije ba - latinica 100 - Splošni podatki o obdelavi b - Oznaka leta izida f - publikacija z negotovim letom izida c - Leto izida 1 1914 d - Leto izida 2 1915 12 Fotografija je obdelana v vzajemnem knjižničnem katalogu COBIB (ID=88733697), a bibliografski zapis v tabeli ni prepis iz njega. Knjižnica, 2019, 63(3), 79-104 87 Branka Kerec Prekoršek, Zdenka Semlič Rajh, Miha Špiček, Alenka Šauperl Polje Podpolje Vsebina e - Koda za namembnost k - odrasli, zahtevno (neleposlovje) h - Jezik katalogizacje slv - slovenski l - Pisava stvarnega naslova ba - latinica 101 - Jezik enote a - Jezik besedila slv - slovenski 102 - Država izida ali izdelave a - Država svn - Slovenija 116 - Slikovno gradivo a - Posebna oznaka gradiva d - fotomehanska reprodukcija b - Primarna podlaga i - papir d - Barva b - crno-belo g - Oznaka namena ae - razglednica 200 - Naslov in navedba odgovornosti Indikator 1 - Naslov je pomemben a - Stvarni naslov [Skupina vojakov v izvidnici] b - Splošna oznaka gradiva Slikovno gradivo 210 - Založništvo, distribucija itd. a - Kraj'izida, distribucije itd. [S. l. c - Ime založnika, distributerja itd. s. n. d - Leto izida, distribucije itd. 1914 ali 1915] 215 - Fizični opis a - Posebna oznaka gradiva in obseg 1 razglednica c - Druge fizične posebnosti c-b d - Mere 9 x 14 cm 316 - Opomba k izvodu a - Besedilo opombe Na hrbtni str. levo zgoraj ročni zapis: Im Beobachtungsstand St. Pietro a - Besedilo opombe Razglednica ni bila odposlana 330 - Povzetek ali izvleček a - Besedilo opombe Na razglednici skupina oficirjev na bojišču prve svetovne vojne 606 -1 a - Začetni element Svetovna vojna 1914-1918 x - Tematsko določilo Vojaki w - Oblikovno določilo Razglednice 6 - Podatki za povezovanje 01 609 - Oblikovna predmetna oznaka a - Začetni element Razglednice x - Tematsko določilo Vojaki 610 - Prosto oblikovane predmetne oznake z - Jezik predmetne oznake slv - slovenski a - Predmetna oznaka oficirji 88 Knjižnica, 2019, 63(3), 79-104 Fotografije v arhivih, knjižnicah in muzejih Polje Podpolje Vsebina 675 - Univerzalna decimalna klasifikacija a - Vrstilec 77.041.5:94(100)"1914/1918" b - Skupina 7 c - Vrstilec za iskanje 7 s - Statistika 77 v - Izdaja UDCMRF 2011 966 - a - Začetni element prva svetovna vojna 6 - Podatki za povezovanje 01 Uvodnik zapisa vsebuje podatke, potrebne za računalniško obdelavo zapisa v vzajemnem knjižničnem katalogu COBIB. Razen novega zapisa imamo lahko tudi druge statuse zapisa, vendar je uporaba oznak točno določena (COMARC/B, 2018). Podatek o vrsti zapisa je v sistemu COBISS uporabljen za razločevanje vrst gradiva, zato je zelo pomemben. Delno izhaja iz standardov ISBD, kjer splošna oznaka gradiva prikazuje različne vrste gradiva. Vendar pa se seznam kod, ki jih je mogoče uporabiti v formatu COMARC, ne ujema v celoti s tistimi v ISBD(NBM). Po standardu ISBD(NBM) (1997) bi za fotografijo uporabili npr. »slikovno gradivo«, medtem ko v formatu COMARC izberemo »k - dvodimenzionalno slikovno gradivo«. Bibliografski nivo je razmeroma nerodno poimenovanje, vendar označuje način opisovanja gradiva in izbor maske za vnos. Izbor možnosti v tem podpolju je zelo omejen in točno določen. Knjižnični katalog omogoča tudi hierarhične odnose oziroma povezave med opisovanimi enotami, vendar ne za vse gradivo. Tako je članek s hierarhičnim odnosom vezan na revijo, v kateri je objavljen. Uporabnik mora namreč najti informacijo, katero revijo si mora izposoditi, če želi prebrati članek. V primeru opisovanja fotografij bi lahko bila hierarhična povezava med posamezno fotografijo in albumom, v katerem je shranjena, vendar takšne prakse v katalogu ne zasledimo. V našem primeru pa je fotografija opisana neodvisno od drugih fotografij, torej brez hierarhične povezave. Zadnje podpolje v uvodniku zapisa vsebuje podatek o pisavi, v kateri je narejen kataložni zapis. To je pomembno pri mednarodni izmenjavi bibliografskih podatkov, za uporabnika našega kataloga pa nima pomena. Knjižnica, 2019, 63(3), 79-104 89 Branka Kerec Prekoršek, Zdenka Semlič Rajh, Miha Špiček, Alenka Šauperl Ker leto nastanka fotografije domnevamo na podlagi videnega, smo v polje vnesli razpon možne najzgodnejše in najkasnejše letnice, kar pa zahteva kodo za publikacija z negotovim letom izida. Sicer je celoten blok 1XX namenjen kodiranim podatkom, ki omogočajo razvrščanje za iskanje - npr. podatek za kodo namembnosti (100e), ki označuje vrsto bralcev, ki jim je publikacija namenjena,13 je sicer neobvezen, a izredno koristen, saj omogoča generiranje faset v COBISS+ in s tem razširja priklic zadetkov pri iskanju. V tem sklopu je potrebno s kodiranimi podatki opisati tudi tehnične značilnosti fotografije oziroma drugega slikovnega gradiva. Glavni opis (blok 2XX) obsega vsa območja ISBD, razen opomb in standardnih številk. Naslov je v vsakem zapisu obvezen podatek in ker ga je določil katalo-gizator, je naveden v oglatem oklepaju. Sledi mu splošna oznaka za slikovno gradivo - gre za priporočen izraz po ISBD, z njim pa označujemo vso neknjižno gradivo.14 Opišemo tudi tehnične značilnosti, pri čemer navajamo mere vedno v zaporedju višina x širina. V prosto oblikovanem besedilu v opombah smo popisali vse tiste podatke, ki opisujejo videz oziroma vsebino enote, in za katere menimo, da dopolnjujejo ali pojasnjujejo sam opis fotografije. Vsebino in fizične lastnosti opisne enote smo opredelili tudi s klasifikacijo: določili smo vrstilce UDK za portretno fotografijo15 iz prve svetovne vojne in dodali gesla, ki ravno tako opisujejo vsebino. Omeniti velja, da je za začetni element tematske predmetne oznake uporabljeno geslo za prvo svetovno vojno sprejet izraz po Splošnem slovenskem geslovniku (SSG) Svetovna vojna 1914-1918, h kateremu smo dodali še povezavo (s podpoljem 6) na nesprejet izraz prva svetovna vojna. Za slednje smo se odločili, ker smo ob iskanju po predmetni oznaki ugotovili, da obstaja v vzajemnem knjižničnem katalogu COBIB velik del bibliografskih zapisov, ki vsebujejo tudi nesprejet izraz.16 Zaradi večjega priklica pri iskanju smo dodali še prosto oblikovano predmetno oznako oficirji - predvidevamo, da lahko tudi po njej iščejo naši uporabniki. Da gre za posebno obliko gradiva v knjižnici, nam pove še dodatni predmetni niz, v katerem smo izhajali iz same oblike fizičnega medija, razglednice, ki jo natančneje opredeljuje tematsko določilo (polje 609). 13 Otroci različne starosti, strokovno ali leposlovno gradivo za odrasle. 14 Za monografske in serijske publikacije v tiskani obliki splošna oznaka gradiva ni obvezna. 15 Ločniškar-Fidler in Medic (2006) sta opozorili, da je določanje UDK vrstilca za razglednice 'zapleteno'. 16 Nesprejet izraz smo zasledili v 6.524 zapisih, sprejet pa v 3.065. Rezultat smo dobili na dan 10. 8. 2018 v iskalniku Cobiss3/Katalogizacija v pregledu pojmov po atributu predmetne oznake. 90 Knjižnica, 2019, 63(3), 79-104 Fotografije v arhivih, knjižnicah in muzejih Čeprav v Preglednici 1 lokacijski podatki niso prikazani, so ti strukturirani tako, kot jih vidimo na Sliki 1 nad žigom, dodamo pa jim le še osnovno lokacijo v knjižnici, to je Zbirka drobnih tiskov.17 Če imamo isto fotografijo tudi v digitalni obliki, lahko le-to tudi povežemo z bibliografskim zapisom.18 4.2 Arhivski pristop Arhivi pridobivajo fotografije na osnovi zakonodaje, z obveznim prevzemanjem arhivskega gradiva uprave, pravosodja, gospodarstva, šolstva, političnih strank, združenj itd., ali pa na osnovi odkupov, zamenjav duplikatov in triplikatov ali donacij posameznikov. Fotografija je lahko v arhivu sestavni del nekega točno določenega fonda,19 ki je nastal na osnovi provenience20 ali zbirke razglednic in fotografij, ki temelji na osnovi pertinence.21 V primeru, ko je fotografija nastala pri delovanju javno pravne osebe in prišla v arhiv na osnovi zakonskega predpisa, ki obvezuje ustvarjalca, da svoje arhivsko gradivo po preteku določene dobe odda v arhiv, je seveda ni mogoče obravnavati kot posamezni kos, temveč le v širšem kontekstu gradiva ustvarjalca. Isto velja v primeru, ko je fotografija sestavni del osebnega fonda. V obeh primerih je potrebno upoštevati princip provenience in prvotno ureditev.22 Gre za vprašanje, ki je izjemno kompleksno, zato ga v tem prispevku samo omenjamo, ga bo pa potrebno podrobneje raziskati in osvetliti ob kakšni drugi priložnosti. Drugače je s fotografijami, ki so prišle v arhiv kot posamezni kos in kjer ni mogoče ugotoviti njihove provenience. V takšnem primeru so fotografije uvrščene v ustrezno zbirko, ki pa je nastala na osnovi pertinence. Isto velja tudi za albume fotografij. 17 Celotna signatura je vidna takole: Zbirka drobnih tiskov RZ 4ž Vojaki Prve sv. vojne. 18 To storimo v delovnem okolju COBISS/3 z dodajanjem multimedijske vsebine in povezavo ustrezno poimenujemo. Uporabnik s tem dobi možnost, da si fotografijo v digitalizirani obliki ogleda neposredno z dostopom iz kataloga. 19 Pokrajinski arhiv Maribor hrani mnogo fotografij v fondih gospodarstva, predvsem v fondih nekdanjih mariborskih gigantov, kot so bili npr. Tovarna avtomobilov Maribor, Metalna, Hidro-montaža, TVT Boris Kidrič in mnogi drugi. 20 'Načelo provenience (načelo izvora) pomeni, da se arhivsko gradivo, ki je nastalo v času delovanja ene pravne osebe, družine ali posameznika obravnava kot celota' (Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (2017), čl. 56). 21 Načelo pertinence zagovarja delitev arhivskega gradiva glede na predmet ali vsebino, ne glede na njegovo provenienco. Gre za princip, ki ga sodobna arhivska stroka danes zavrača. 22 'Načelo prvotne ureditve zahteva, da se arhivsko gradivo ohranja s takim sistemom ureditve, kot mu ga je dala pravna, fizična oseba oziroma družina, pri kateri je nastalo arhivsko gradivo' (Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (2017), čl. 56). Knjižnica, 2019, 63(3), 79-104 91 Branka Kerec Prekoršek, Zdenka Semlič Rajh, Miha Špiček, Alenka Šauperl Za arhivsko stroko je bolj kot posamezen kos gradiva in njegova vsebina pomemben kontekst, v katerem se gradivo nahaja, le-ta omogoča uporabnikom pravilno interpretacijo ohranjenega gradiva v določenem prostoru in času. In prav v tem, torej umeščanju ohranjenega gradiva v širši kontekst, je bistvena razlika med arhivisti, knjižničarji in muzealci. Kontekst se odraža tudi v nivojskem popisovanju, ki omogoča strukturiranje vsebine ter istočasno umeščanje posameznega gradiva v ustrezen kontekst. Posamezni nivoji popisovanja imajo različno stopnjo podrobnosti. Najvišji nivo popisa predstavlja fond, ali izjemoma zbirka, nato pa mu sledijo serije, združeni dokumenti in dokumenti. Možni so tudi vmesni nivoji kot so podfondi ali podse-rije. Vsak od teh nivojev se v nadaljevanju deli na podnivoje glede na kompleksnost upravne ureditve in dejavnosti organizacije, posameznika ali družine, ki ustvarja arhivsko gradivo, in ureditve gradiva. Slika 3 prikazuje hierarhičen izpis gradiva po nivojih, po katerem lahko išče uporabnik. Onlin£ poizvedbe po podatkih v arhivskem gradivu jj ■ jJ_FAM-A2G0 hajvllje tf davne In avtonomne oblasti od 1918 do 1945 [TANJ (1919-1945) 9 S1_PAM-A529 Okisjne gosposke In okrajni komlsadotl 1749 do 1849 [PAM] (1749-1849) O 5I_PAM-A539 Okrajna glavaretva,<*rajnl uradi, srezi 1849 do 1945 [PAMJ (1849-1945) ..Z 1' 0095/002/002 nožne županske zadeve. zodeve občinskega sveto In občinskega odbora : gradivo Mestne občine MahOor 1850-1918 [1850-1919] ■i ¿i ST_PAM/0095/002/003 Oomovlnski spisi r gradivo Martine občino Maribor od 1850 do 1910 (1990-1910) *9SlJWVIH05/002/004S9tnlZEPlsnM občinskega Odiora/svera : gradivo Mestne občine Manbor od ifiliO do 1913 (1353-1913) -J -1 r-H.'r.|| 15/1102/OiM/OOl r--,.|r'| zapisniki občinskega odbora 1853 1861 : gradivo Meatne občine M.rrltmr od 1850 do 1919 (1853-1861) ^ 51^^/0005/002/004/991/00001 Zapisnik saje mestnaga otroškega odbora z dna 18. Iabruar|fi 1853 : gradivo Mostna ot-.lrv Maribor od 1850 do 1919(1853.92.18) SI_PAM/0005/OOyoa4/03i/00002 Zapisnik seje mestnega občinskega odbora z drve 9. ntzzembra 1353 : gradil Mestna občine rtanbor od iSSO do «19(1633.11.09) .J SI PAM/0005/002/004/991/00003 Vpisnik seje mestnega občlnskorja odbora z dne g. decembra 1053 : gradivo Mestne občine Maribor od 1850 do 1119 (1853.12.09) ./ 5i_PAM/OO05/OO2/OO4/391/COOD4 zapisnik sojo mestnega otčnk.jia . Ji- o z dna 24. Januarla 1854 : gradivo Meitrvj občine Maribor od 1859 rjo 1919 (1854.01.24) j 5l_PAM/goaS/90č/OOd/i3i/00995 Zapisnik vela mestnega občinskega odbora z dne it. Iebrw1a 1SS4 : gradiva Mestna obilne Maribor od 1850 do 1919(1854.92.1?) i 5l_PAM/OO05/OO2/OOd/9Ol/COOO6 Zapisnik seje mestnega občinskega odbom z dne 7. aprila 1954 i gradivo Mestne občine Maribor od 1850 do 1919 (1854 04.07) Slika 3: Primer nivojskega popisa (Vir: Podatkovna zbirka SIRAnet. Pridobljeno s spletne strani http://www.siranet.si/archivplansuche.aspx dne 1. 10. 2019) Vsekakor pa je potrebno pri takšnem večstopenjskem popisovanju upoštevati določena pravila in sicer: - popisovanje od splošnega k posameznemu, pri čemer sledimo namenu predstaviti kontekst in hierarhično strukturo fonda; - podatki, ki se nanašajo na kontekst in vsebino popisne enote, morajo ustrezati stopnji popisovanja; - podatke je potrebno povezovati, saj je tako mogoča natančna določitev položaja popisne enote v hierarhiji ter neponovljivost podatkov, kar pomeni, 92 Knjižnica, 2019, 63(3), 79-104 Fotografije v arhivih, knjižnicah in muzejih _ da na nižjih nivojih ne ponavljamo podatkov, ki smo jih zabeležili že v višjih nivojih. 4.2.1 Opis v arhivih Vsi slovenski arhivi za opisovanje arhivskega gradiva, torej tudi fotografij, uporabljajo spletno orodje scopeArchiv, in sicer trenutno še v dveh ločenih podatkovnih zbirkah: v podatkovni zbirki Arhiva Republike Slovenije in v podatkovni zbirki SIRAnet, ki združuje vse slovenske regionalne arhive.23 V Preglednici 2 lahko vidimo primer arhivskega zapisa posamezne fotografije, v našem primeru fotografije, ki jo hrani UKM. Preglednica 2: Zapis za posamezno fotografijo v programskem orodju scopeArchiv, modul Popisne enote (PE) Polje Podpolje Vsebina Elementi identifikacije Signatura PE24 SI PAM/0001 Prejšnja signatura PE25 N 2016/3314 Naslov PE26 Avstroogrski vojaki na opazovalni točki pri Šempetru : črno-bela fotografija 23 Vseslovenski projekt izgradnje slovenskega javnega elektronskega arhiva e-Arh.si, kot tudi Nacionalni program za kulturo 2014-2017 (Resolucija ..., 2013), sta predvidela združitev obeh podatkovnih zbirk v eno, ki naj bi zaživela konec leta 2019. 24 Glede na to, da fotografija ni popisana v podatkovni zbirki SIRAnet in nima uradne signature, tukaj navajamo samo primer oblikovanja signature. Glede na standard ISAD(G) je signatura sestavljena iz kode države po zadnji verziji ISO 3166 (2013) in sigle arhiva ter zaporedne številke fonda. Preostali deli signature, če le ti obstajajo, pa se razlikujejo glede na posamezne sisteme ureditve gradiva znotraj posameznih arhivov. To pomeni, da signature niso enotne. V podatkovni zbirki SIRAnet je signatura sestavljena tako, da odraža hierarhijo popisne enote, kar pomeni, da je iz signature možno razbrati, na katerem nivoju je gradivo popisano, npr. SI_PAM/0001/ 001/001/001/00001_00001 (primer signature z vsemi nivoji: fond, podfond, serija, podserija, združeni dokumenti in dokument). 25 Prejšnja signatura popisne enote se nanaša bodisi na prejšnjo signaturo, ki je bila popisni enoti dodeljena v arhivu in ni več veljavna ali pa na izvirno signaturo dokumenta, ki jo je le ta dobil pri ustvarjalcu. Ta je glede na dejstvo, da se v arhivu ureja gradivo po principu prvotne ureditve izjemno pomembna, saj je veliko večino gradiva uprave in sodstva mogoče najti le na osnovi prvotne signature (delovodne številke), ki jo je dodelil že ustvarjalec. 26 Standard načeloma zapoveduje, da je potrebno kot naslov PE izbrati izvirni naslov, kot ga nosi popisna enota. Glede na specifiko arhivskega gradiva v našem prostoru, je temu določilu težko slediti. Prav tako bi bilo uporabnikom oteženo poizvedovanje po podatkovnih zbirkah, saj uporabniki običajno poizvedujejo v slovenskem jeziku, zato v slovenski arhivski praksi velja, da je potrebno naslov popisne enote oblikovati vedno v slovenskem jeziku, tujejezični naslov pa zapišemo v polje drugi naslov. Oblikovanje naslova popisne enote je zaradi odsotnosti pravil neenotno, kot smo omenili že prej, in zato zelo subjektivno in odvisno od vidika posameznega popisovalca. Knjižnica, 2019, 63(3), 79-104 93 Branka Kerec Prekoršek, Zdenka Semlič Rajh, Miha Špiček, Alenka Šauperl Polje Podpolje Vsebina Drugi naslov PE Am Beobachtungsstand St. Pietro Čas nastanka PE Med 1914 in 1915 Čas nastanka opomba27 Fotografija ni datirana, a glede na tematiko in preostalo gradivo lahko predvidevamo, da je nastala med omenjenima letoma. Nivo popisa28 Dokument Elementi vsebine in ureditve Vsebina PE29 Na sliki so štirje vojaki v uniformah na bojišču prve svetovne vojne, od katerih eden sedi in trije stojijo. Dva izmed njih opravljata vojaško dolžnost, preostala dva pa sta opazovalca. Sistem ureditve Fotografije so razvrščene kronološko. Tehnična opremljenost Zadovoljiva Elementi dostopnosti in uporabe Zvrst arhivskega gradiva Fotografsko gradivo Količina PE 1 črno-bela fotografija, 14 x 9 cm30 Pisna podlaga Papir Jezik Nemški Pisava Latinica (rokopis) 27 Poleg časa nastanka popisne enote, kar pomeni datuma nastanka dokumenta, standard predvideva kot možni datum tudi čas zbiranja gradiva. Odsotnost datuma na posameznem dokumentu lahko sicer rešujemo z oznako »sine data«, vendar se temu izogibamo. Ker je to lahko za uporabnika zavajajoče, standard predvideva možnost uporabe datuma zbiranja gradiva (angl. accumulation date). Na razglednici, ki smo jo v našem primeru opisali, sicer nimamo navedenega datuma nastanka popisne enote, vendar na osnovi vsebine sklepamo, kdaj je nastala razglednica. Kar pomeni, da kot datum nastanka napišemo letnice zbiranja, v polju »čas nastanka opomba« pa dodamo dodatno pojasnilo. 28 Najvišji nivo popisa predstavlja fond, nato mu sledijo podfond, serije, podserije, združeni dokumenti in najnižji dokumenti. Nivoji so odvisni od kompleksnosti gradiva in ustvarjalca, kar pomeni, da ni nujno, da imajo vsi fondi enako zapleteno strukturo in vse nivoje. Omeniti velja, da je možno fondu neposredno podrejati vse preostale nivoje, razen nivoja »dokument«, ki se mora pred tem navezovati na nek drug, višji nivo. 29 Vsebina popisne enote po standardu ni opredeljena kot obvezni element. Zato je potrebno naslov popisne enote oblikovati tako, da je v njem že odražena vsebina, v polju vsebina pa samo še dodatno pojasnjujemo popisno enoto, če je to potrebno. 30 Zaradi odsotnosti pravil popisovanja je lahko navedba mer fotografije različna med posameznimi popisi. Tako se ponekod navaja širina x višina, ponekod pa obratno. 94 Knjižnica, 2019, 63(3), 79-104 Fotografije v arhivih, knjižnicah in muzejih Polje Podpolje Vsebina Področje normativne kontrole Deskriptorji St. Pietro, Šempeter, 1. svetovna vojna, vojak Predogled slike (V primeru, da je fotografija skenirana, lahko tukaj pripnemo digitalni posnetek.)31 Interni podatki Številka tehnične enote (TE)32 110 Ovoj številka SI_PAM/0001 : 110/2033 Področje kontrole zapisa34 Kreator zapisa Zdenka Semlič Rajh Status zapisa Zaključen (v delu) Nivo podrobnosti zapisa Podroben zapis (osnutek, revidiran) Jezik zapisa Slovenski Pisava zapisa Tipkopis (UNICODE) Pravila in dogovori ISAD(G) Iz opisa fotografije, ki prikazuje vojake iz 1. svetovne vojne je razvidno, da opis vsebuje vse obvezne elemente: signaturo PE, naslov, čas nastanka PE, obseg (količino) in nivo popisa. Poleg obveznih elementov pa opis vsebuje tudi druge elemente, ki so izbirni, in so po presoji opisovalca potrebni za ustrezen opis vsebine in konteksta gradiva. Tako so obveznim elementom dodani še elementi, kot so: vsebina popisne enote, 31 Na kratko velja omeniti, da se pri tem postavlja vprašanje, ali je takšna rešitev ustrezna, ali ne bi bilo bolje digitalnega posnetka popisati posebej in ga zgolj povezati s popisom originalne fotografije. Gre za vprašanje, ki v stroki še ni razrešeno in pri katerem so mnenja precej različna. Res je, da gre pri digitalizatu samo za drugo manifestacijo gradiva, tako, kot bi bila to npr. fotokopija, vendar se tukaj srečujemo z vprašanjem upoštevanja principa provenience. Obstaja namreč velika razlika med gradivom, ki je bilo digitalizirano že pri ustvarjalcu in je v digitalni obliki v arhiv prispelo kot sestavni del fonda in med gradivom, ki ga v izvirniku hrani arhiv in je bilo digitalizirano (običajno selektivno) v arhivu. (Več o tem Semlič Rajh, 2017). 32 Osnovna tehnična enota v arhivu je arhivska škatla. 33 Ker lahko vsaka posamezna tehnična enota vsebuje več ovojev, ki se v vsaki posamezni tehnični enoti začnejo z 1, je smiselno oznako za tehnične enote oblikovati tako, da najprej zapišemo signaturo fonda (npr. SI_PAM/0001), nato pa ločeno z dvopičjem zapišemo številko tehnične enote in ovoj znotraj le te (npr. 110/20). Signatura tehnične enote ni enaka signaturi popisne enote, razen v svojem prvem delu. Signatura PE označuje namreč pozicijo PE znotraj hierarhije opisa, signatura ovoja pa zgolj označuje pozicijo gradiva znotraj posamezne arhivske škatle. S tem lahko učinkovito preprečimo morebitno zamenjavo gradiva pri vračanju in ponovnem vlaganju v ustrezne tehnične enote. 34 Področje kontrole zapisa je interni podatek, in ni viden uporabniku. Knjižnica, 2019, 63(3), 79-104 95 Branka Kerec Prekoršek, Zdenka Semlič Rajh, Miha Špiček, Alenka Šauperl sistem ureditve, tehnična opremljenost, zvrst gradiva, pisna podlaga, jezik in pisava, podatki o tehnični enoti (ki so interne narave in niso vidni uporabnikom preko spleta). Dodani so tudi podatki področja kontrole zapisa (kreator zapisa, status zapisa, nivo podrobnosti, jezik in pisava zapisa, pravila in dogovori) ter deskriptorji. Tako kot opis drugega arhivskega gradiva, tudi opisovanje fotografij zahteva navedbo nabavnih podatkov: izročitelja, način pridobitve, datum in akcesijsko številko, kar sistem za opisovanje omogoča z elementom opisa »popisna enota -prevzem (povezava)«. Preko njega vzpostavimo povezavo med modulom za opis in modulom akcesija, v katerem so natančno popisani in zabeleženi vsi podatki, ki se nanašajo na pridobitev enote popisa, v našem primeru fotografije. Opozoriti je treba, da polje Interni podatki uporabniku niso vidni, a jih zaradi primerjave vseeno omenjamo. Morebitne opombe o konservatorsko-restavratorskih posegih vpišemo v element opisa »opombe o obdelavi«, podatke o npr. avtorju fotografije na razglednici in založniku pa vpišemo v deskriptorje, ki jih oblikujemo v modulu deskriptorji, saj gre za vsebine, ki morajo biti normirane (korporativna telesa, osebe itd., kraji, funkcije). V normiranih vsebinah natančneje opredelimo avtorje, fotografe, založnike, kraj nastanka, osebe na fotografijah itd., ter opredelimo njihovo povezavo s popisno enoto, v našem primeru s fotografijo. 4.3 Muzejski pristop V muzejih in galerijah hranijo veliko število fotografskega gradiva; negative, diapozitive in pozitive ter v zadnjih dobrih 10 letih nastale digitalne posnetke. Seveda ima fotografsko gradivo v različnih ustanovah glede na pomembnost in obliko različne vloge. Lahko ga obravnavajo kot muzejski predmet (fotografija v okvirju, fotografski album, umetniška fotografija in fotografsko gradivo iz začetnega obdobja fotografije) in je inventarizirano v inventarni knjigi predmetov ali pa so fotografije del fototeke (kot dopolnilna, sekundarna dokumentacija, fotografije s terenskih raziskav, fotografije muzejskih predmetov ali muzejskih dogodkov). Lahko se zgodi, da je tudi znotraj istega muzeja fotografija enkrat zaradi pomembnosti oziroma historične ali sporočilne vrednosti obravnavana kot predmet in inventarizirana v inventarni knjigi predmetov, drugič pa kot dokumentacija in inventarizirana v inventarni knjigi fototeke. V slovenskih muzejih in galerijah uporabljajo različne muzejske dokumentacijske sisteme za vodenje dokumentacije o muzejskih predmetih in slikovnem gradivu. Najbolj razširjen je program Galis (41 muzejev, 85 % delež), na drugem 96 Knjižnica, 2019, 63(3), 79-104 Fotografije v arhivih, knjižnicah in muzejih mestu je program Kronos (5 muzejev), po en muzej uporablja programa Linnaeus in ZOOT, v Narodnem muzeju pa vsak oddelek uporablja svoj program (Numiz, Situla, Fundus, Patina in Matrica) (podatek je iz 2017, hrani Služba za premično dediščino in muzeje).35 Pri izdelavi programov za dokumentacijo sta upoštevana mednarodna standarda Spectrum36 in Object ID.37 4.3.1 Opis v muzejih V Preglednici 3 so prikazani podatki, s katerimi je mogoče opisati fotografijo vojakov (Slika 1) v muzejskem programu Galis.38 Podatki so navedeni kot primer načina vnosa podatkov v Slovenskem etnografskem muzeju in se lahko razlikujejo od načina vnosa v katerem izmed drugih slovenskih muzejev. Modul fotote-ka ima dva zavihka, Osnovni podatki in Dodatno. V članku se bomo omejili le na zavihek Osnovni podatki. Preglednica 3: Zapis za fotografijo v programu Galis, zavihek Osnovni podatki Polje Podpolje Vsebina Foto številka Predpona D, F ali N F0000001 Vrsta posnetka Barvna ali črno-bela fotografija, negativ ali diapozitiv Črno-bela fotografija Avtor/ Fotograf Neznani avtor Klasifikacija Šifrant z etnološko klasifikacijo 1.17.5.: Kostumiranje in uniformiranje: narodna noša, uniforma Vrsta gradiva Izdelana ali pridobljena Pridobljena Kraj posnetka Šempeter pri Novi Gorici, Primorska, SI Datum posnetka (Pustimo prazno, če nimamo točnega datuma) Mere 10 x 14 cm Lastnik UKM Naročnik Miha Špiček Druga številka / oznaka N 2016/3314 Številka predmeta (Vpišemo, če gre za fotografijo muzealije SEM) Lokacija v depoju Zbirka fotografij UKM (hipotetični naslov) 35 Informacijo je posredovala Maja Hakl Saje iz Službe za premično dediščino in muzeje. 36 Spectrum: https://collectionstrust.org.uk/spectrum/spectrum-5/. 37 Object ID: http://archives.icom.museum/object-id/. 38 Galis: http://semantika.eu/sl-si/Produkti/Galis. Knjižnica, 2019, 63(3), 79-104 97 Branka Kerec Prekoršek, Zdenka Semlič Rajh, Miha Špiček, Alenka Šauperl Polje Podpolje Vsebina Povezava s posnetkom (Vpišemo številko negativa, če obstaja) Tip fototeke Splošno, muzealija ali razstava Splošno Opis Srebrno-želatinska fotografija, na zadnji strani ima napis »Am Beobachtungsstand St. Pietro« ter žig in signaturo UKM. Opis vsebine Avstroogrski vojaki na opazovalni točki pri Šempetru med letoma 1914 in 1915. Opombe / komentar (podatki o provenienci, objavah,...) Ključne besede 1. svetovna vojna, soška fronta, vojaki, uniforme Računalniško obdelal (podatek se generira avtomatsko) Datum obdelave (podatek se generira avtomatsko) Vsakemu zapisu v programu Galis pripnemo prikazno fotografijo. Glede na vrsto posnetka lahko izbiramo med 6 različnimi kategorijami: barvna ali črno-bela fotografija (F), barvni ali črno-beli negativ (N) in barvni ali črno-beli diapozitiv (D). Pri tem nam program avtomatsko določi predpono F, N ali D in dodeli novo zaporedno številko. Kadar avtor posnetka ni znan, v polju Avtor / fotograf iz šifranta izberemo neznan avtor, sicer pa ga v šifrant39 vnesemo v obliki Ime Priimek. Pri svojem delu uporabljamo etnološko klasifikacijo, ki je nadgradnja oziroma prilagoditev etnološke sistematike iz 70. let prejšnjega stoletja, ki je bila plod medinstitucionalnega sodelovanja (Hudelja in Sosič, 2014). Kraje vedno vpisujemo tronivojsko: kraj - pokrajina - kratica države (dvočrkovna po standardu ISO 3166). V primeru, ko točen kraj posnetka ni znan, lahko vpišemo le pokrajino ali državo. Za tak način opisa smo se odločili, ker so za ljudsko kulturo značilne pokrajinske specifike in nam le-ta omogoča iskanje določenega kulturnega elementa ali prvine iz točno določene pokrajine. Pri vnosu datuma našega izbranega posnetka, pri katerem sta znani le okvirni letnici 1914-1915 nastopi manjša težava, saj datuma posnetka v programu Ga-lis ne moremo vnesti v za to namenjeno polje, če imamo npr. samo letnico ali okvirno obdobje, saj program dopušča le vnos točno določenega datuma preko vgrajenega koledarja. To rešujemo tako, da vse druge oblike zapisa datuma vnašamo v polje Opis vsebine. 39 Šifrant tukaj dejansko pomeni normativno kontrolo imen. 98 Knjižnica, 2019, 63(3), 79-104 Fotografije v arhivih, knjižnicah in muzejih Specifika muzejskih fototek je, da poleg splošnih fotografij, ki jih pridobijo za muzej ali posnamejo na terenskih raziskavah, hranijo tudi fotografije lastnih razstav ter muzejskih predmetov. Glede na tip fotografije lahko preko spustnega menija izberemo, ali gre za splošno vsebino, fotografijo razstave ali fotografijo muzeali-je. V tem primeru vnesemo tudi inventarno številko predmeta, v polje Naročnik pa vpišemo ime kustosa, ki je fotografiranje naročil. Ne glede na tip fotografije, ki ga izberemo, pa so vse fotografije inventarizirane v skupni inventarni knjigi muzejske fototeke. V polje Lokacija v depoju vnesemo podatek, v kateri zbirki se nahaja izbrani posnetek, ne vnašamo pa točne mikrolokacije posnetka (predal, polica). Povezavo s posnetkom zabeležimo, če obstaja originalni negativ posnetka ali njegova kasnejša preslikava. V polje Opombe / komentar vnesemo podatke o provenienci (darovalcu ali prodajalcu), morebitni objavi, številko iz knjige nakupov, skratka različne podatke, ki jih ne moremo smiselno uvrstiti v nobeno drugo predvideno polje. Polji Računalniško obdelal in Datum obdelave se generirata avtomatsko glede na to, kdo je ustvarjalec zapisa in kdaj je bil zapis ustvarjen. 5 Razprava Ob primerjavi vseh treh opisov je treba upoštevati osnovni cilj uporabe oziroma namen institucije, posledično pa postopke dela. Ker knjižnica in arhiv spodbujata uporabnike k samostojnemu iskanju gradiva, smo v primeru opisovanja ločili med podatki, do katerih lahko dostopa uporabnik in tistimi, ki so le za notranjo evidenco in so uporabniku nevidni - slednje smo le omenili, kadar se nam je to zdelo smiselno. V primeru delovanja muzejev gre za opise, kjer uporabnik sam ne išče po opisih, temveč iskanje izvede kustos - s tega vidika lahko rečemo, da gre za interne opise, zato v primeru opisa v muzeju ni ločnice med delom opisa, ki je ali ni dostopen uporabnikom. Tudi tehnična podpora med institucijami ni enotna. Medtem ko so vse knjižnice vključene v vzajemni knjižnični katalog COBIB, poteka popisovanje gradiva v arhivih trenutno še v dveh ločenih podatkovnih zbirkah (zbirki Arhiva Republike Slovenije in SIRAnet), v muzejih pa še v več (Galis, Kronos, Linnaeus in ZOOT, Numiz itd.). Vsem treh institucijam je skupno, da se fotografije lahko pojavijo z različnim namenom, kar vpliva na tako njihovo nadaljnjo hrambo in opisovanje, kakor tudi na nivo opisovanja. V muzejih je lahko fotografija ali muzejski predmet ali dopolnilna dokumentacija. V arhivih je lahko v fondu ustvarjalca (provenienca), ali v zbirki fotografij in razglednic (pertinenca). Podobno je tudi v knjižnicah, le da so fotografije običajno sestavni del zbirk fotografij in razglednic ne glede na izvor. Knjižnica, 2019, 63(3), 79-104 99 Branka Kerec Prekoršek, Zdenka Semlič Rajh, Miha Špiček, Alenka Šauperl Lahko so sestavni del večjih zapuščinskih korpusov. Iz načina osnovne hrambe (samostojna hramba ali hramba v albumih) pa izhaja tudi način opisovanja. Primer opisa iste opisne enote - samostojne fotografije - v knjižnici, arhivu in muzeju kaže minimalne razlike. Za identifikacijo pomembni podatki so v vseh treh ustanovah enaki. 1. Naslov fotografije vsi prepišemo, če je to mogoče. Sicer ga oblikujemo na osnovi vsebine v slovenščini. Če bi bil naveden v tujem jeziku, bi ga v knjižnici prepisali in prevod v slovenščino morda dodali kot dodatni naslov. V arhivu in muzeju pa bi imela slovenska oblika naslova prednost in bi bil naslov v tujem jeziku (čeprav izvirni), obravnavan kot dodatni naslov. Nikoli pa naslov v izvirniku ne bi bil izpuščen. Bistveno je, da bi bilo v vsakem primeru mogoče iskati po obeh inačicah naslova. 2. Fotograf je naveden kot avtor, če je njegovo ime zapisano. Četudi ime ni zapisano, a je znano, bi ga zapisali v vseh treh ustanovah. Zapis avtorjevega imena je v vseh treh ustanovah normiran. Seveda se v vseh ustanovah lahko zgodi, da nekaterih variant imena ni mogoče med seboj povezati, ker so za starejša obdobja viri nepopolni ali jih celo ni več. 3. Kraj nastanka je zapisan, če je znan. Sicer so polja za vpis podatka prazna ali je zapisana oznaka »sine loco«. V arhivu in muzeju pri opisu kraja uporabljajo hierarhični opis, ki lahko vključuje kratico oziroma standardizirano oznako za državo. Vpisan je tudi podatek, ki je rezultat ocene. 4. Čas nastanka je zapisan, če je znan. Če ga je mogoče oceniti, je uporabljen ta podatek. Zanimivo pa je, da sistem Galis ne dovoljuje vnosa približnega časa nastanka. Kustosi se tej pomanjkljivosti izognejo tako, da ocenjeni čas nastanka vnesejo v vsebinski opis. Podobno premoščanje pomanjkljivosti sistema je nedvomno mogoče najti tudi v drugih okoljih. 5. Motiv na fotografiji je v vseh treh ustanovah rezultat opazovanja. Namen ustanove nujno usmeri opazovanje. V našem primeru bi bilo možno poudariti vojaško tehniko, oblačila, osebe ali situacijo. Ker je naš primer ustvarjen za pričujoči prispevek, ta razlika ni opazna. V vsakem primeru pa je opis podan kot vsebina fotografije. Izražen je z besedilom, posameznimi pojmi (predmetne oznake, deskriptorji, ključne besede) in kategorijami (vrstilec Univerzalne decimalne klasifikacije, oznaka iz etnološke klasifikacije po Hudelja in Sosič (2014) ali oznaka iz klasifikacije predmetov po Pravilniku o seznamih dediščine in varstvenih usmeritvah (2010)). 6. Fizični opis podaja tehnične značilnosti izdelave fotografije in njeno velikost. 7. Lokacijski podatki so za vsako ustanovo specifični, vendar imajo skupne značilnosti. Hierarhično si sledijo podatki o ustanovi in podrejenih lokacijah, ne pa nujno tudi do najpodrobnejše enote. Povsod je najpodrobnejša enota lahko posamezna fotografija, lahko pa tudi večja ali manjša skupina fotografij (album ali drugače oblikovana skupina). 100 Knjižnica, 2019, 63(3), 79-104 Fotografije v arhivih, knjižnicah in muzejih 8. Vse tri ustanove pa imajo možnost k opisu dodati še digitalizirano fotografijo. Pri tem se zastavita vsaj dve vprašanji. Eno smo naslovili v opombi 31 z omembo problema razlikovanja izvorno digitalnega in digitaliziranega gradiva. Ob tem si moramo ponovno zastaviti tudi že devetdeset let staro filozofsko vprašanje ali je slika predmeta isto kot predmet. Razpravo je leta 1929 sprožil surrealistični slikar René Magritte s sliko La Trahison des images. Na sliki je pipa, pod njo pa je v francoščini napisano »to ni pipa« (The treachery, 2019). Original je npr. izdelala oseba A leta 1919. Digitalizat je reprodukcija in ga je npr. leta 2019 izdelala oseba B. 6 Zaključki Želeli smo ugotoviti, kakšna je raven skladnosti oziroma razlik v opisu fotografij v arhivih, knjižnicah in muzejih. Videti je, da dosegamo razmeroma visoko raven skladnosti podatkov. Toda to nam še ne omogoča njihove izmenjave. Vredno pa je ta cilj zasledovati še naprej. Pri tem bi bilo mogoče uskladiti še nekaj podrobnosti. Predlagamo, da bi vse tri vrste ustanov dosledno vpisovale izvirni naslov in v slovenščino prevedeni naslov, če je izvirni v drugem jeziku. Kadar koli gre za prepis iz druge pisave, bi se bilo smiselno ravnati po istem transliteracijskem standardu. Če je treba naslov kreirati, ker ga na fotografiji ni, bi morda mogli upoštevati nekaj skupnih potez. Navedli bi lahko število oseb ali predmetov, njihovo vlogo ali dejavnost in okolje. Poenotenje zapisa imena fotografa bi v osnovi mogli urediti vsaj tako, da bi strukturirali ime v več elementov ali podelementov: osebno ime, priimek, dodatki. Ker je očitno, da so imena v vseh treh obravnavanih sistemih normirana, bi bilo smiselno sledili zamislim Veronike Mikulin Mervič (2019). Morda obstoji tudi možnost pridružitve slovenskih arhivov in muzejev v slovensko normativno zbirko CONOR40 ali mednarodno VIAF.41 Zapis imena kraja v hierarhični obliki, kot ga uporabljajo v muzeju (kraj - pokrajina - kratica države (dvočrkovna po standardu ISO 3166)) je koristen, če ni normativne kontrole krajevnih imen. To kontrolo bi lažje izvajali, če bi Geodetska uprava RS redno posodabljala Register zemljepisnih imen (2017). Obsežen nabor tujih zemljepisnih imen z ustreznimi hierarhičnimi povezavami je v Univerzalni 40 CONOR: https://plus.cobiss.si/opac7/conor?mode=simple. 41 VIAF: https://viaf.org/. Knjižnica, 2019, 63(3), 79-104 101 Branka Kerec Prekoršek, Zdenka Semlič Rajh, Miha Špiček, Alenka Šauperl decimalni klasifikaciji (UDC MRF 2011, 2014), toda ta seznam ni javno dostopen. Tuji seznami pa ne bodo rešili vprašanja sprememb poimenovanja domačih krajev v zgodovini. To moramo razrešiti sami. Pri tem bi kazalo slediti predlogom Semlič Rajh (2016). Čas nastanka bi kazalo dosledno vpisovati v standardizirani numerični obliki, saj bo le to v prihodnosti obogatilo možnost iskanja (Novak, 2007, str. 56-59). Vprašanje izražanja motiva na fotografiji je že dolgo predmet raziskav. Pri nas ga je naslovila Kerec (2008). Popolne enotnosti tu ni mogoče pričakovati, saj imajo institucije različen namen. Vendar bi morda bilo mogoče podati osnovne značilnosti po zgornjem vzorcu oblikovanja naslova (število oseb ali predmetov, njihova vloga ali dejavnost in okolje). To vprašanje je vredno temeljitejšega premisleka. Možnosti za nadaljnje sodelovanje so torej številne in odprte, čeprav finančno nepodprte. Tri razmeroma majhne strokovne skupnosti bi si vzajemno mogle pomagati, če bi le našli pravo pot za sodelovanje. Zahvala Za pomoč se zahvaljujemo Mirku Nidorferju, bibliotekarju v Kadetnici Maribor in Simoni Porš, kustosinji v Vojaškem muzeju v Mariboru ter Maji Hakl Saje iz Službe za premično dediščino in muzeje v Ljubljani. Navedeni viri COMARC/B format za bibliografske podatke. (2018). Maribor: Institut informacijskih znanosti. Pridobljeno 21. 10. 2018 s spletne strani: https://izobrazevanje.izum.si/EntryForm-DesktopDefault.aspx?tabid=38&type=manual&manual=1_Comarc_B_svn Filo, B. (1973). Drobni tiski v Visokošolski in študijski knjižnici v Mariboru. Knjižnica, 17(1-4), 81-90. Hudelja, M. in Sosič, B. (2014). Etnološko dokumentarno gradivo je osnova za raziskovalno delo in njegovo promocijo med uporabniki. Glasnik SED, 54(1-2), 6-7. ISAAR (CPF): international standard archival authority record for corporate bodies, persons and families (2nd ed.). (2004). Pariz: International Council on Archives. Pridobljeno 21. 9. 2019 s spletne strani: https://www.ica.org/en/isaar-cpf-international-standard-ar-chival-authority-record-corporate-bodies-persons-and-families-2nd ISAD(G): general international standard archival description (2nd ed.). (2000). Pariz: International Council on Archives. Pridobljeno 21. 9. 2019 s spletne strani: https://www.ica. org/en/isadg-general-international-standard-archival-description-second-edition 102 Knjižnica, 2019, 63(3), 79-104 Fotografije v arhivih, knjižnicah in muzejih ISBD: mednarodni standardni bibliografski opis (združena izd.). (2017). Ljubljana: Narodna in univerzitetna knjižnica. Pridobljeno 24. 9. 2018 s spletne strani: https://www.nuk. uni-lj.si/sites/default/files/dokumenti/2018/Komisija/isbd.pdf ISBD(NBM): mednarodni standardni bibliografski opis neknjižnega gradiva (predelana izd.). (1997). Ljubljana: Narodna in univerzitetna knjižnica ISO 3166-1:2013. Codes for the representation of names of countries and their subdivisions - Part 1: Country codes. (2013). Geneve: ISO. Kerec, B. (2004). Status fotografij kot knjižničnega gradiva in njihova katalogizacija v perspektivi slovenskih priročnikov, pravilnikov in standardov. Knjižnica, 48(3),135-155. Kerec, B. (2008). Bibliografski opis fotografij: oblikovanje naslova in vsebinskega opisa. Magistrsko delo. Ljubljana: Filozofska fakulteta. Kerec, B. (2014). Format COMARC za opis fotografij. Organizacija znanja, 19(2), 79-83. Ločniškar-Fidler, M. in Medic, M. (2006). Priporočila za bibliografsko obdelavo drobnega tiska in rokopisov. Knjižničarske novice, 16(9), 1-6. Malec, L. (2014). Album Slovenije: osebni spomini 20. stoletja. V N. Gostenčnik (ur.), Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja. Arhivi v globalni informacijski družbi: zbornik mednarodne konference (str. 61-76). Maribor: Pokrajinski arhiv Maribor. Pridobljeno 24. 10. 2018 s spletne strani: http://www.pokarh-mb.si/up-loaded/datoteke/radenci2014/07_malec_2014.pdf Malec, L. (2015). Album Slovenije: osebni spomini 20. stoletja: zasnova in vrednotenje uporabniškega vmesnika za samostojno dodajanje vsebin na portalu Kamra. Magistrsko delo. Ljubljana: Filozofska fakulteta. Matko, M. (2017). Secesijske razglednice Kočevja. Koprivnik: Zavod za ohranitev kulturne dediščine Nesseltal. Mikulin Mervič, V. (2019). Normativna kontrola imen oseb, družin in korporativnih teles v knjižnicah in arhivih. Knjižnica, 63(3), 59-78. Novak, M. (2007). Preslikave vsebin v arhivskih strokovnih postopkih. Maribor: Pokrajinski arhiv Maribor. Pravilnik o seznamih dediščine in varstvenih usmeritvah. (2010). Uradni list RS, št. 102/2010. Pungerčar, M. (2006). Kratek oris gospodarskih dejavnosti Bele krajine, Kočevske, osrednje Dolenjske in Posavja od sredine 19. do sredine 20. stoletja. V Pozdrav iz... Bele krajine, Kočevske, osrednje Dolenjske in Posavja (str. 11-14). Metlika: Belokranjski muzej. Registerzemljepisnih imen [podatkovna zbirka]. (2017). Ljubljana: Geodetska uprava RS. Pridobljeno 20. 10. 2019 s spletne strani: https://www.e-prostor.gov.si/zbirke-prostor-skih-podatkov/topografski-in-kartografski-podatki/register-zemljepisnih-imen/ Resolucija o nacionalnem programu za kulturo 2014-2017 (ReNPK14-17). (2013). Uradni list RS, št. 99/2013. Semlič Rajh, Z. (2016). Smernice za gesljenje, klasificiranje in izdelavo tezavrov pri vsebinah arhivske vrednosti. Doktorska disertacija. Ljubljana: Filozofska fakulteta. Semlič Rajh, Z. (2017). Izzivi popisovanja digitalnega in digitaliziranega arhivskega gradiva: analiza izvedenih popisov izvirnega e-arhivskega gradiva in digitalizatov v spletno Knjižnica, 2019, 63(3), 79-104 103 Branka Kerec Prekoršek, Zdenka Semlič Rajh, Miha Špiček, Alenka Šauperl dostopnih arhivskih podatkovnih zbirkah. V N. Gostenčnik (ur.), Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja. Digitalno in digitalizirano. Arhivsko gradivo včeraj, danes in jutri: zbornik mednarodne konference, Radenci, 5.-7. april 2017 (str. 87-96). Maribor: Pokrajinski arhiv Maribor. Pridobljeno 21. 9. 2019 s spletne strani: http:// www.pokarh-mb.si/uploaded/datoteke/Radenci/radenci_2017/13_semlic_rajh_2017.pdf Sosič, B. (ur.). (2017). Priročnik za dokumentacijo: napotki za delo v muzejih in galerijah. Ljubljana: Skupnost muzejev Slovenije. Pridobljeno 19. 9. 2019 s spletne strani: http:// www.sms-muzeji.si/C/Items/1032?cat=4 Spectrum5.0 [spletna stran]. (2017). B. k.: Collection Trust. Pridobljeno 19. 9. 2019 s spletne strani: https://collectionstrust.org.uk/spectrum/spectrum-5/ SSKJ: slovar slovenskega knjižnega jezika. (2014). Ljubljana: Založba ZRC. Pridobljeno 19. 9. 2019 s spletne strani: https://fran.si/130/sskj-slovar-slovenskega-knjiznega-jezika Širok, K. (2013). Družinska fotografija v prvi svetovni vojni: zgodbe družine Vuga v taborišču Bruk na Litvi. Foto antika, 30, 19-23. The threachery of images. (2019). V Wikipedija: prosta enciklopedija. Pridobljeno 16. 10. 2019 s spletne strani: https://en.wikipedia.org/wiki/The_Treachery_of_Images UDC MRF 2011 (3. elektronska izd.). (2014). Ljubljana: Narodna in univerzitetna knjižnica. Pridobljeno 19. 9. 2019 s spletne strani: http://udcmrf2011.nuk.uni-lj.si/Predstavitev.aspx UNIMARC bibliographic (3rd ed.). (2018). Haag: IFLA, UNIMARC Strategic Programme. Pridobljeno 24. 10. 2018 s spletne strani: https://www.ifla.org/publications/unimarc-bi-bliographic--3rd-edition--updates-2012-and-updates-2016 Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva. (2017). Uradni list RS, št. 42/2017. mag. Branka Kerec Prekoršek Univerzitetna knjižnica Maribor, Gospejna ulica 10, 2000 Maribor e-pošta: branka.kerec@um.si dr. Zdenka Semlič Rajh Pokrajinski arhiv Maribor, Glavni trg 7, 2000 Maribor e-pošta: zdenka.semlicrajh@gmail.com Miha Špiček Slovenski etnografski muzej, Metelkova ulica 2, 1000 Ljubljana e-pošta: miha.spicek@etno-muzej.si dr. Alenka Šauperl Oddelek za bibliotekarstvo, informacijsko znanost in knjigarstvo, Filozofska fakulteta, Univerza v Ljubljani, Aškerčeva cesta 2, 1000 Ljubljana e-pošta: alenka.sauperl@ff.uni-lj.si 104 Knjižnica, 2019, 63(3), 79-104 Občutljivi osebni podatki v gradivu arhivov, knjižnic in muzejev ter v podatkih o njem Sensitive personal data in the fonds and records of archives, libraries and museums Aida Škoro Babic, Branka Kerec Prekoršek, Miha Špiček, Alenka Šauperl Oddano: 19. 9. 2019 - Sprejeto: 26. 9. 2019 1.02 Pregledni znanstveni članek 1.02 Review article UDK 026/027:351.755(497.4) 930.25:351.755(497.4) 069:351.755(497.4) Izvleček Namen: Uredba o varstvu osebnih podatkov je maja 2018 povzročila predvsem ukvarjanje s podatki o uporabnikih arhivov, knjižnic in muzejev. V teh ustanovah pa razpolagamo z osebnimi podatki in z občutljivimi osebnimi podatki, ki pa se ne tičejo naših uporabnikov, temveč se nahajajo v gradivu. Ti podatki so v arhivih varovani z Zakonom o varovanju dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih, v knjižnicah in muzejih pa z Zakonom o varstvu podatkov, kar pomeni velik razkorak v dostopnosti podatkov javnosti. Zato je naš namen proučiti položaj ter opozoriti na težave in razlike. Metodologija/pristop: Proučili smo ravnanje s to vrsto podatkov v vseh treh vrstah ustanov v Sloveniji. Rezultati: Na primeru zapuščin smo predstavili problematiko predpisov in raznolikost praktičnih rešitev. Zaradi različnega namena arhivov, knjižnic in muzejev ter razlik v predpisih, ki jih zavezujejo, je dostopnost istovrstnega gradiva v njih različna. Omejitve raziskave: Opravili smo teoretični pregled in predstavili izkušnje. Izvirnost/uporabnost raziskave: Predstavljamo prvo primerjalno raziskavo o problematiki občutljivih osebnih podatkov v slovenskih arhivih, knjižnicah in muzejih. Ključne besede: osebni podatki, občutljivi osebni podatki, arhivi, knjižnice, muzeji, Slovenija 105 Aida Škoro Babic, Branka Kerec Prekoršek, Miha Špiček, Alenka Šauperl Abstract Purpose: In May 2018, the EU regulation on the protection of personal data caused concern with data about users of archives, libraries and museums. These institutions also hold personal data, which do not belong to the users, but come from archival fonds and library and museum collections. These data are protected by "Zakon o varovanju dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih" in archives. In libraries in museums, on the other hand, they are protected with a different regulation, "Zakon o varstvu podatkov". This means that access to personal data is different. We intend to study this situation and present differences and problems stemming from it. Methodology/approach: In the discussion among co-authors, we studied management of personal data in archives, libraries and museums in Slovenia. Results: We presented the problem of different approaches on the example of legacies. Archives, libraries and museums have different responsibilities in the society. They are bound by different legislation. This means that users have different possibilities of access to archival, library and museum materials, even if in many cases, this material may be of the same nature. Research limitations: A theoretical overview and presentation of practice in the archives, libraries and museums on the national level. Originality/practical implications: This is the first comparative presentation of problems concerning personal data in the fonds and records of Slovenian archives, libraries and museums. Keywords: personal data, sensitive personal data, archives, museums, libraries, Slovenia 1 Občutljivi osebni podatki Novak (2016) s sliko prikaže definicijo in položaj občutljivih osebnih podatkov v razmerju z osebnimi podatki ter podatki (Slika 1). Novak (2016) definicije povzema po primarnih virih. Po Slovarju slovenskega knjižnega jezika (Podatek, 2014) povzame definicijo podatka: »Dejstvo, ki o določeni stvari kaj pove ali se nanjo nanaša«. Za osebni podatek uporabi definicijo iz Zakona o varstvu osebnih podatkov (2007, člen 6) (v nadaljevanju ZVOP-1): »Katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen«. Občutljivi osebni podatek pa je po istem členu tega zakona »podatek o rasnem, narodnem ali narodnostnem poreklu, političnem, verskem ali filozofskem prepričanju, članstvu v sindikatu, zdravstvenem stanju, spolnem življenju, vpisu ali izbrisu v ali iz kazenske evidence ali evidenc, ki se vodijo na podlagi zakona, ki ureja prekrške; občutljivi osebni podatki so tudi biometrične značilnosti, če je z njihovo uporabo mogoče določiti posameznika v zvezi s kakšno od prej navedenih okoliščin«. 106 Knjižnica, 2019, 63(3), 105-129 Občutljivi osebni podatki v gradivu arhivov, knjižnic in muzejev ter v podatkih o njem Slika 1: Model sistematizacije podatkov v arhivih (Novak, 2016, str. 57) Novak (2016, str. 58-59) tudi razloži, da se občutljivi osebni podatki v arhivih oziroma v arhivskem gradivu »pojavljajo na različnih ravneh oziroma v različnih kontekstih«: - v arhivskem gradivu, torej v izvirnem arhivskem dokumentu, - v meta-podatkovnem arhivskem informacijskem sistemu, npr. v metapodat-kih oziroma v zapisu o arhivskem dokumentu v informacijskem sistemu ali informativnem pomagalu, - v evidencah o uporabnikih in uporabnicah ter uporabi arhivskega gradiva (npr. kdo je uporabljal katerega od arhivskih dokumentov) ter - na področju vodenja arhivske ustanove (npr. podatki o osebju). Ta kategorizacija občutljivih osebnih podatkov pa velja tudi v knjižnicah in muzejih, čeprav najprej in največkrat pomislimo na občutljive podatke o uporabnikih in uporabnicah, in smo temu doslej verjetno posvetili tudi največ pozornosti. Zlasti je bilo o tem veliko govora ob uveljavitvi evropskih predpisov. Evropski parlament je sprejel zakonodajni sveženj, ki opredeljuje nov pravni okvir varstva in zaščite osebnih podatkov v Evropski uniji. V Uradnem listu Evropske unije 4. 5. 2016. sta bili objavljeni: - Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Uredba ..., 2016) (v nadaljevanju evropska uredba) in - Direktiva (EU) 2016/680 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov, ki jih pristojni organi obdelujejo za namene preprečevanja, preiskovanja, odkrivanja ali pregona kaznivih dejanj ali izvrševanja kazenskih sankcij, in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Okvirnega sklepa Sveta 2008/977/PNZ (Direktiva ..., 2016) (v nadaljevanju evropska direktiva). Knjižnica, 2019, 63(3), 105-129 107 Aida Škoro Babic, Branka Kerec Prekoršek, Miha Špiček, Alenka Šauperl To sta zelo pomembna akta, s katerima se je reformiral evropski zakonodajni okvir varstva osebnih podatkov. V arhivih, knjižnicah in muzejih smo takrat poskrbeli za ustrezno obdelavo osebnih podatkov obiskovalcev. V pričujoči razpravi pa se bomo, prav tako kot se je Miroslav Novak (2016) v svoji, osredotočili na prvi dve točki, na občutljive osebne podatke v arhivskem, knjižničnem in muzejskem gradivu oziroma predmetih ter na občutljive osebne podatke v zapisih o tem gradivu. V knjižnicah gre tu za občutljive osebne podatke v knjižničnem gradivu in v kataložnih zapisih. Občutljivi osebni podatki se navadno pojavijo v biografskih študijah, ki pa praviloma že v postopku izdaje pridobijo potrebna dovoljenja za objavo. Osebne zapuščine, ki prihajajo v knjižnice, pa ne gredo skozi take predhodne postopke, zato lahko vsebujejo tudi občutljive osebne podatke. Med rokopisi in osnutki besedil se med drugim utegnejo znajti dnevniki, pisma, zdravniški izvidi, različne odločbe in sklepi, diplome in izkaznice. Zato bi se lahko zgodilo, da bi si kdor koli te dokumente v knjižnici ogledal brez ovir, medtem ko jih arhiv ne bi dal v neovirano uporabo. Prav tako bi se utegnilo zgoditi, da bi knjižnično osebje med obdelavo tega gradiva v kataložni zapis vključilo katerega od občutljivih osebnih podatkov, npr. rojstni datum za razločevanje med soimenjaki, ali v vsebinski opis zapisalo podrobnosti o narodnostni pripadnosti, političnem ali verskem prepričanju (Slika 2). 600 610 (a)Thalmann (b)Ernst (?) 1886-1944 Biografije @siv-slovenski -(a ' nemški politiki (T)komunisti Slika 2: Odlomek iz kataložnega zapisa v COBISS+ med predmetnimi oznakami poleg osebnega imena navaja letnici rojstva in smrti ter narodnostno in politično pripadnost Muzeji v svojih inventarnih knjigah in drugih evidencah hranijo različne vrste osebnih podatkov in za različne namene; na primer osebne podatke o darovalcih ali prodajalcih predmetov, o osebah, ki so na fotografijah v muzejskih fototekah, o strankah v muzejskih dokumentacijah in knjižnicah ali pa za potrebe obveščanja o muzejskih dogodkih (adreme). Načeloma muzeji ne hranijo občutljivih osebnih podatkov, vendar se lahko kateri po naključju vseeno znajde v njihovih zbirkah podatkov. Tu imamo v mislih predvsem osebne zapuščine, ki jih muzeji občasno prevzemajo. Zapuščine vsebujejo najrazličnejše dokumente in zapise, v njih pa med drugim tudi omenjene občutljive osebne podatke. Obstaja pa med slovenskimi muzeji izjema, tj. Slovenski etnografski muzej (SEM), ki ima v 2. odstavku 3. člena sklepa o ustanovitvi (2003) zapisano, da muzej utemeljuje svoje poslanstvo med drugim tudi na podlagi zbirk s področij kulture slovenskih izseljencev, zamejcev, pripadnikov narodnih manjšin in drugih etnij v Sloveniji in zunaj evropske kulture (zbirke Afrike, Amerik, Azije, Oceanije in Avstralije). 108 Knjižnica, 2019, 63(3), 105-129 Občutljivi osebni podatki v gradivu arhivov, knjižnic in muzejev ter v podatkih o njem Če strogo sledimo definiciji občutljivih osebnih podatkov po 6. členu ZVOP-1, ki pravi, da so občutljivi osebni podatki tudi podatki o rasnem, narodnem ali narodnostnem poreklu, lahko ugotovimo, da SEM posredno ali neposredno hrani kar nekaj takšnih podatkov. Primer: v svoji fototeki hrani fotografije oseb, ki imajo pripisan podatek, da gre za Rome (narodnostno poreklo). Posneli so jih kustosi, ki so v skladu s poslanstvom muzeja načrtno proučevali romsko kulturo ali ljudsko glasbo in jih nekatere tudi objavili v strokovni literaturi. Ne nazadnje pa je bila romska tematika v muzeju v preteklosti že predstavljena tudi na več razstavah. Ravno tako lahko občutljive osebne podatke (rasno poreklo) najdemo v zbirkah predmetov in fotografij zunaj evropskih kultur, ki so sestavni del zbirk SEM. Ker pa so bili vsi omenjeni osebni podatki zbrani v skladu s poslanstvom muzeja, ki deluje v javnem interesu, lahko pravno podlago za upravičenost zbiranja in hrambe tovrstnih podatkov najdemo v 5. odstavku 6. člena evropske uredbe (Uredba ..., 2016), ki pravi, da je obdelava podatkov lahko zakonita, če je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu. 2 Pravne osnove uporabe gradiva in varovala podatkov v njem 2.1 Arhivi V slovenskih arhivih se arhivsko gradivo uporablja na podlagi Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (2006, 2014) (v nadaljevanju ZVDAGA). Javno arhivsko gradivo v arhivih in v lastni hrambi je na podlagi pisne zahteve za uporabo ali preko objave na svetovnem spletu dostopno vsakomur. Zahteva za uporabo mora vsebovati osebno ime oziroma naziv osebe in njeno uradno dodeljeno identifikacijsko oznako, namen uporabe gradiva ter druge podatke, potrebne za dostop do gradiva (63. člen ZVDAGA). Torej je gradivo načeloma javno in dostopno. Poznamo dve omejitvi te dostopnosti: 1. Gradivo, ki vsebuje tajne podatke po zakonu, ki ureja tajne podatke, ali davčne skrivnosti in katerih razkritje nepoklicani osebi bi lahko povzročilo škodljive posledice za varnost države in drugih oseb ali za njihove pravne interese, postane dostopno za uporabo praviloma 40 let po nastanku (prvi odstavek 65. člena ZVDAGA). 2. Javno arhivsko gradivo, ki vsebuje osebne podatke, ki se nanašajo na zdravstveno stanje, spolno življenje, žrtev kaznivih dejanj zoper spolno nedotakljivost, zakonsko zvezo, družino in otroke, storilca kaznivih dejanj in prekrškov, razen kaznivih dejanj in prekrškov oseb, zoper katere je bil voden postopek zaradi nasprotovanja nekdanjemu enopartijskemu režimu, versko prepričanje in etnično pripadnost postane dostopno za javno uporabo 75 let po nastanku Knjižnica, 2019, 63(3), 105-129 109 Aida Škoro Babic, Branka Kerec Prekoršek, Miha Špiček, Alenka Šauperl gradiva ali 10 let po smrti posameznika, na katerega se podatki nanašajo, če je datum smrti znan, če ni z drugimi predpisi drugače določeno (drugi odstavek 65. člena ZVDAGA). Pri primerjavi definicije osebnih podatkov, ki jih je v skladu z ZVOP-1 potrebno varovati in ki se ujema z evropsko uredbo in evropsko direktivo, z naborom podatkov, ki se varujejo v skladu z arhivskim področnim zakonom (ZVDAGA), ugotovimo, da se ne ujemata v celoti, saj ZVDAGA ne ščiti podatkov o rasnem, narodnem (državljanski pripadnosti), političnem ali filozofskem prepričanju ter o članstvu v sindikatu. Ti podatki so namreč zajeti v naboru občutljivih osebnih podatkov v evropski uredbi. Vendar je to arhivsko gradivo kljub vsemu uporabnikom dostopno na način, da se oddvojijo le posamezni dokumenti, ki vsebujejo z zakonom zaščitene podatke. Če pa dokumenti vsebujejo poleg z zakonom zaščitenih podatkov tudi podatke, do katerih je mogoče dostopati, se za uporabnika pripravi anonimizirana1 kopija (četrti odstavek 65. člena ZVDAGA). Vsekakor je mnogim raziskovalcem v interesu pregledati celovit dokument brez prekritih segmentov, zato lahko uporabniki vložijo zahtevo za izredni dostop, o katerem odloča arhivska komisija v upravnem postopku. Znanstvenoraziskovalni organizaciji, raziskovalcu ali novinarju arhivska komisija lahko odobri vpogled in uporabo arhivskega gradiva v celoti, brez prikrivanja z zakonom varovanih podatkov, če je izkazano, da ni mogoče opraviti ustrezne raziskave oziroma ocene gradiva ali pa če bi prikrivanje podatkov predstavljalo nesorazmeren napor ali strošek za posamezno arhivsko institucijo. Leta 2016 je bil dodatno sprejet Zakon o arhivskem gradivu, ki vsebuje osebne podatke o zdravljenju pacienta (2016) (v nadaljevanju ZAGOPP), ki vpliva na uporabo arhivskega gradiva zdravstvene dokumentacije. Zdravstvena dokumentacija je dostopna le pacientu, na katerega se nanaša oziroma osebam, ki imajo pravico do seznanitve z zdravstveno dokumentacijo pacienta po njegovi smrti, v skladu z določbami zakona, ki ureja pacientove pravice in zakona, ki ureja zdravstveno dejavnost (drugi odstavek 6. člena ZAGOPP). Arhivsko gradivo, ki se nahaja v javnih arhivih, je za namene znanstvenega raziskovanja 1 Anonimizirano kopijo arhivskega gradiva pripravi arhivist, da uporabniku omogoči uporabo arhivskega gradiva, ki vsebuje občutljive osebne podatke. Dokument, ki vsebuje občutljive podatke, je potrebno fotokopirati, počrniti podatek, ki bi ga radi zakrili (lahko se zakrije ime in priimek ali pa podatek o zdravstvenem stanju, kaznivem dejanju oziroma prekršku ...). Za tem je potrebno narediti drugo fotokopijo, da se prepreči, da bi prekriti podatki bili berljivi, ter jo izročiti uporabniku. Seveda si v arhivih pomagajo tudi s sodobno tehnologijo in iščejo rešitve najbolj učinkovitega načina anonimizacije. 110 Knjižnica, 2019, 63(3), 105-129 Občutljivi osebni podatki v gradivu arhivov, knjižnic in muzejev ter v podatkih o njem raziskovalcem, registriranim v evidenci izvajalcev raziskovalne in razvojne dejavnosti pri agenciji, pristojni za raziskovalno dejavnost, dostopno na podlagi pisnega soglasja pacienta, na katerega se gradivo nanaša, po smrti pacienta in če pisnega soglasja pacienta iz prejšnje alineje ni, na podlagi pisnega soglasja zakonitih dedičev pacienta do drugega dednega reda, razen če je pacient to izrecno pisno prepovedal ter če gre za zbirke podatkov, iz katerih ni mogoče razbrati identitete posameznega pacienta niti ob nesorazmerno velikih naporih, stroških ali porabi časa (tretji odstavek 6. člena ZAGOPP). Vendar je tudi za zdravstveno dokumentacijo mogoče pridobiti izredni dostop, če ni podano izrecno nasprotovanje pacienta oziroma njegovih zakonitih dedičev, in sicer po smrti pacienta, na podlagi obrazložene odločitve arhivske komisije v skladu z zakonom, ki ureja varstvo arhivskega gradiva, h kateri je izdano obrazloženo soglasje komisije, pristojne za medicinsko-etična vprašanja, v skladu z zakonom, ki ureja zdravstveno dejavnost. Komisiji lahko dostop omogočita le, če je utemeljen z vidika javnega interesa na področju napredka znanosti, ki prevladuje nad interesom za nedostopnost in če bi se lahko z dostopom dosegel predviden znanstveni cilj, ki ga ni mogoče doseči na drug način (četrti odstavek 6. člena ZAGOPP). Roki nedostopnosti ne veljajo za potrebe upravnih in pravnih postopkov, saj morajo arhivi po uradni dolžnosti posredovati podatke oziroma reprodukcije gradiva za dosego namena teh postopkov. 2.2 Knjižnice Knjižnice delujejo po Zakonu o knjižničarstvu (2001) (v nadaljevanju ZKnj-1), kjer seveda ne piše nič o občutljivih osebnih podatkih. Sprememba iz leta 2015 je določila obveznosti knjižnice do osebnih podatkov članov knjižnic, ne govori pa o osebnih podatkih v gradivu. ZKnj-1 v petem členu določa knjižnično gradivo, ki je kulturna dediščina. To so kodeksi, listine in drugo rokopisno gradivo ter knjižno, kartografsko, notno in podobno gradivo, nastalo pred letom 1800 ter arhivski izvodi vseh publikacij, ki imajo značaj Slovenike2 oziroma so kot Slovenika določeni s predpisi o obveznem izvodu. Evidenca tega gradiva pa je del registra dediščine iz zakona, ki ureja varstvo kulturne dediščine. Na podlagi Pravilnika o pogojih za izvajanje knjižnične dejavnosti kot javne službe (2003) so knjižnice, ki opravljajo knjižnično dejavnost kot javno službo, dolžne zagotavljati dostop javnosti do katalogov in gradiva. Izjema je le arhivsko knjižnično 2 Slovenika: gradivo v slovenskem jeziku, o Sloveniji in Slovencih, slovenskih avtorjev, slovenskih založb, pripadnikov italijanske in madžarske narodne skupnosti, romske skupnosti in drugih manjšinskih skupnosti v Sloveniji (ZKnj-1, člen 33). Knjižnica, 2019, 63(3), 105-129 111 Aida Škoro Babic, Branka Kerec Prekoršek, Miha Špiček, Alenka Šauperl gradivo (Slovenika),3 ki ga hrani nacionalna knjižnica, tj. Narodna in univerzitetna knjižnica, in Univerzitetna knjižnica Maribor kot druga depozitarna organizacija. Tudi drugi predpisi, ki veljajo za knjižnice, občutljivih osebnih podatkov v gradivu in metapodatkih ne omenjajo, zato se strokovno osebje knjižnic s tem ne ukvarja posebej. Knjižnice v Sloveniji so pri ravnanju z občutljivimi osebnimi podatki tako v gradivu kot v metapodatkih z vključenostjo v slovenski vzajemni katalog COBIB.SI vezane na zakonitosti in pravila, ki veljajo znotraj sistema COBISS.SI, posledično pa s sistemskimi in tehničnimi rešitvami, ki jih kot nacionalni knjižnični informacijski servis pripravi Institut informacijskih znanosti Maribor (IZUM). Pri ravnanju z osebnimi podatki uporabnikov so knjižnice v vlogi upravljavcev osebnih podatkov, medtem ko je IZUM v vlogi obdelovalca te zbirke podatkov.4 Slednji je za zbirke podatkov, ki vključujejo tudi občutljive osebne podatke v gradivu, pa tudi v metapodatkih, napovedal samostojno obravnavo v okviru svojih zakonskih pooblastil. Pri tem gre za podatke o avtorjih, ki se pojavljajo v zbirkah COBIB in normativni bazi osebnih in korporativnih imen CONOR, kot tudi podatki strokovnih sodelavcev knjižnic in podatki o udeležencih izobraževalnih dogodkov ter podatki o udeležencih raziskovalnih procesov oziroma tisti, ki jih IZUM obdeluje za potrebe sistema COBISS (Šoštarič, 2018). Knjižnica zadovolji minimalno stopnjo varovanja takšnih podatkov s pooblastilom o obdelavi in posledično varovanju osebnih podatkov,5 ne glede na to, v katerem delovnem procesu se strokovni knjižnični delavci z njimi srečujejo. Takšna zaveza je sicer spodbuda strokovnim sodelavcem za pazljivo ravnanje z osebnimi podatki na splošno, ne specificira pa ničesar za ravnanje z občutljivimi osebnimi podatki v gradivu in v kataložnih ter normativnih zapisih. 3 Arhivsko gradivo v knjižnici predstavljajo tisti izvodi publikacij, ki so namenjeni trajnemu hranjenju, ne pa izposoji - izjemoma je mogoče pod posebnimi pogoji uporabiti tudi te (npr. ko v javni knjižnični mreži v Republiki Sloveniji ni dostopen noben drug izvod iste publikacije), kot takšni pa se tudi ne smejo odpisati iz knjižničnega fonda oziroma se morajo v primeru fizičnega propada ali tehnološke zastarelosti nadomestiti oziroma migrirati vsebino na nadomestni medij (Zakon o obveznem izvodu publikacij, 2006, člen 19) (v nadaljevanju ZOIPub). Arhivsko gradivo v knjižnici je torej le manjši del knjižničnega gradiva (po ZOIPub), vendar to gradivo ne ustreza terminu arhivskega gradiva po 2. členu ZVDAGA. Arhivsko gradivo po ZVDAGA je tisto gradivo, ki je odbrano iz dokumentarnega gradiva in nastaja pri skoraj vseh institucijah (npr. tudi pri poslovanju knjižnice). 4 Natančnejša razmerja v ravnanju z osebnimi podatki so bila med upravljavci in obdelovalcem, torej med knjižnicami in IZUM-om, natančneje določene na podlagi evropske uredbe (EU) 2016 /579 v obliki medsebojne pogodbe o obdelavi osebnih podatkov, vendar pregled le-te pokaže, da se nanaša le na osebne podatke v zvezi z uporabniki - posledično pa le z aplikacijami Cobiss3, ki jih vključujejo, npr. Izposoja, Medknjižnična izposoja, Izpisi, Nabava idr. Med njimi torej ni aplikacije Cobiss3/Katalogizacija, pod katere zapadejo kataložni zapisi. 5 Na podlagi ZVOP-1, običajno pa tudi na podlagi internega pravilnika. 112 Knjižnica, 2019, 63(3), 105-129 Občutljivi osebni podatki v gradivu arhivov, knjižnic in muzejev ter v podatkih o njem 2.3 Muzeji Za razliko od arhivov in knjižnic muzeji nimajo svojega krovnega zakona. Njihovo delovanje ureja Zakon o kulturni dediščini (2008) (v nadaljevanju ZVKD-1). Kot javni zavodi so pri svojem delovanju in obdelavi osebnih podatkov seveda podvrženi ZVOP-1 in evropski uredbi. Muzeji, ki imajo za javnost odprte specialne knjižnice, so pri ravnanju z osebnimi podatki članov knjižnice zavezani k uporabi ZKnj-1. ZVDAGA pa ne ureja poslovanja muzejev. 39. člen ZVDAGA določa le dolžnosti javnopravnih oseb pri ravnanju z dokumentarnim gradivom. Obstaja pa določena izjema in sicer v primeru, da ima muzej vzpostavljen institut lastnega varstva arhivskega gradiva, ki omogoča, da muzej zaradi utemeljenih strokovnih in tehničnih razlogov sam zagotovi lastno varstvo arhivskega gradiva (62. člen ZVDAGA). Seveda mora za to predhodno izpolnjevati predpisane pogoje in pridobiti dovoljenje pristojnega ministra za kulturo. V tem primeru je muzej dolžan omogočiti dostop in uporabo arhivskega gradiva v skladu z ZVDAGA, torej pod enakimi pogoji, kot bi bili dostopni, če bi jih predali v hrambo Arhivu Republike Slovenije. Tako možnost lastnega varstva imajo vsi ustvarjalci arhivskega gradiva, tudi knjižnice. Medtem ko je SEM v postopku pridobivanja dovoljenja za lastno varstvo, med pisanjem tega prispevka nismo ugotovili, ali katera od knjižnic to dovoljenje ima. 2.4 Skladnost in razlike Arhivi, knjižnice in muzeji delujejo po različnih predpisih. Vsi pa so podvrženi tudi evropski uredbi o varstvu podatkov. Medtem ko v arhivih ZVDAGA strogo uravnava ravnanje z občutljivimi osebnimi podatki, v knjižnicah in muzejih upoštevamo le ZVOP-1. Sprva smo se ukvarjali le z uporabniki (člani knjižnice, obiskovalci muzeja in strankami v oddelku dokumentacije). Sčasoma pa smo se zavzeli za občutljive osebne podatke tudi v knjižničnem gradivu in kataložnih zapisih ter v muzejskih predmetih in gradivu ter v dokumentaciji o njih. Kateri pa so občutljivi osebni podatki? Ker smo ugotovili, da se predpisi ne ujemajo popolnoma, bo najbolje, da upoštevamo najstrožjega, to je ZVOP-1. 6. člen tega zakona pravi, da so občutljivi osebni podatki podatki o: - »o rasnem, narodnem ali narodnostnem poreklu, - političnem, verskem ali filozofskem prepričanju, - članstvu v sindikatu, - zdravstvenem stanju, - spolnem življenju, Knjižnica, 2019, 63(3), 105-129 113 Aida Škoro Babic, Branka Kerec Prekoršek, Miha Špiček, Alenka Šauperl - vpisu ali izbrisu v ali iz kazenske evidence ali evidenc, ki se vodijo na podlagi zakona, ki ureja prekrške in - biometrične značilnosti, če je z njihovo uporabo mogoče določiti posameznika v zvezi s kakšno od prej navedenih okoliščin.« Po ZVDAGA podatki o rasnem, narodnem (državljanski pripadnosti), političnem ali filozofskem prepričanju ter o članstvu v sindikatu niso občutljivi osebni podatki in torej niso posebej varovani. Uporaba arhivskega gradiva, ki vsebuje občutljive osebne podatke v skladu s 65. členom ZVDAGA, je v arhivu omejena. Arhivisti morajo gradivo, ki vsebuje take podatke, anonimizirati. Uporabnik pa ima možnost s posebno vlogo zaprositi arhivsko komisijo, naj mu dovoli uporabo nespremenjenega gradiva. Postopek pridobivanja pravice do uporabe takega gradiva torej zahteva nekaj napora in časa. Dogaja se tudi, da je gradivo zaradi zapletenega postopka in nedorečenih predpisov popolnoma nedostopno. Kakšen je potem smisel njegove hrambe? Smisel je nedvomno v pravni varnosti vseh nas. Čeprav je arhivsko gradivo tudi kulturna dediščina, je njegova pravna veljavnost na prvem mestu. Ne zgodi se redko, da je enako gradivo v arhivu, knjižnici in muzeju.6 V muzeju si je razmeroma enostavno ogledati razstavljene predmete. Za ogled gradiva, ki je shranjeno v muzejskih depojih in oddelkih dokumentacije, pa bi bilo potrebnega nekaj napora in časa. Medtem ko je gradivo v muzejski dokumentaciji dostopno za stranke, je za ogled gradiva v ingerenci določenega odgovornega kustosa. Na kustosa je potrebno nasloviti prošnjo za ogled. Ta pa zaradi slabše ohranjenosti in s tem ogroženosti obstoja predmeta lahko strokovno presodi, da ogled ni mogoč (Pravilnik o uporabi ..., 2016). Vendar formalnih ovir v zakonskih predpisih za to ni. Gradivo pa bi videli neokrnjeno, saj ga nismo dolžni anonimizirati po ZVDAGA. Kako pa bi bilo videti anonimizirano muzejsko gradivo? Kakšen bi bil smisel predstavitve neke osebe, če ne bi smeli predstaviti vse njene dejavnosti? Kakšen bi bil smisel predstavitve neke dejavnosti ali gibanja, če ne bi smeli predstaviti vidnih osebnosti, ki so se v njih udejstvovale? Mar bi se odločili, da gradiva ne damo na razpolago, če bi po ZVOP-1 presodili, da so v njem občutljivi osebni podatki? Knjižnice vse svoje napore usmerjajo v dostopnost gradiva, zato bi uporabniki do takega gradiva prišli brez ovir. Morda bi smeli gradivo uporabljati le v čitalnici, 6 Za primere glej prispevke Semlič Rajh in Šauperl (2013), Semlič Rajh, Šauperl in Knez (2013) in Semlič Rajh, Šauperl, Knez in Kerec (2014) ter zaključna dela Hlade Sanchez (2007) in Purkart (2010). 114 Knjižnica, 2019, 63(3), 105-129 Občutljivi osebni podatki v gradivu arhivov, knjižnic in muzejev ter v podatkih o njem toda vsebina bi bila neokrnjena. Kako pa bi bilo videti anonimizirano knjižnično gradivo na policah v prostem pristopu? Bi gradivo z občutljivimi osebnimi podatki znova zapirali v »bunkerje«? Kako dolgo bi ga hranili, preden bi ga izločili in odpisali? Izločanje in odpis v arhivih in muzejih izvedejo le izjemoma, saj je vse njihovo gradivo kulturna dediščina in kot taka neodtujljiva. Zapletu z anonimizacijo bi se muzeji in knjižnice pri ravnanju z osebnimi podatki (med katere sodijo tudi občutljivi osebni podatki) morda smeli izogniti ob upoštevanju evropske uredbe. Ta predvideva izjeme v primerih, ko gre za izvajanje nalog v javnem interesu, iz razlogov javnega interesa na področju javnega zdravja, za namene arhiviranja v javnem interesu, znanstveno ali zgodovinsko raziskovalne namene ali statistične namene. Vendar bi v takem primeru vseeno ostal problem različne dostopnosti enakega gradiva v arhivih ter knjižnicah in muzejih. Strogo gledano je dostopnost zagotovljena tudi v arhivih, vendar jo mora odobriti arhivska komisija. Kako uskladiti oba različna pristopa, ostaja za zdaj še nejasno. 3 Zapuščine v AKM 3.1 Arhivi Arhivsko gradivo je torej prosto dostopno s prej navedenimi omejitvami. Vendar prosta dostopnost kljub vsemu ne velja za vse gradivo. Arhivi pridobivajo tudi zasebno gradivo. Pridobivanje gradiva je rezultat posebnega procesa valoriza-cije.7 Zato se arhivi trudijo pridobiti zasebne zbirke gradiva posameznikov, ki so kakor koli zaznamovali slovenski nacionalni prostor. Te zbirke gradiva lahko vsebujejo osebne dokumente, pisma, dnevnike in druge zapise, ki so nastajali skozi življenje posameznika. Vse arhivsko gradivo, ki je v arhivih poimenovano z oznako osebni fondi in zbirke oziroma privata, torej gradivo, ki ga je arhivu predala fizična oseba, je prav tako dostopno po določilih, ki velja za javno arhivsko gradivo. Vendar osebni fondi vsebujejo raznoliko gradivo, med drugim osebne dokumente, dnevnike in pisma, ki pa so precej intimne narave. Zato ima izročitelj zasebnega gradiva možnost časovno omejiti, do kdaj naj bo to gradivo nedostopno, oziroma določiti, komu je lahko to gradivo dostopno. Po preteku 7 Valorizacija oziroma vrednotenje gradiva je poseben postopek ocene, v katerem se določi, kaj predstavlja arhivsko gradivo, oziroma katero gradivo ima takšen pomen, da ga je potrebno ohraniti za vekomaj. Knjižnica, 2019, 63(3), 105-129 115 Aida Škoro Babic, Branka Kerec Prekoršek, Miha Špiček, Alenka Šauperl _ lastnikove časovne omejitve, se gradivo daje v uporabo pod enakimi pogoji kot drugo javno arhivsko gradivo. 3.2 Knjižnice Tudi knjižnice prevzemajo zasebne zbirke in zapuščinske fonde. Med drugimi je Boris Pahor NUK-u poklonil še drugi del osebnega arhiva, ki obsega kar 5 tekočih metrov gradiva, večinoma korespondence z uglednimi domačimi in tujimi intelektualci (Nov dar ..., b. d.; Letno poročilo 2017, 2018). Zapuščine v knjižnicah so nacionalno izredno pomembne,8 še toliko bolj pa lokalno. Večinoma gre za osebne knjižnice filozofov, znanstvenikov, literarnih ustvarjalcev, bibliofilov in drugih, ki so s svojim znanstvenim, raziskovalnim in kulturnim delovanjem vplivali na družbeni razvoj. Osebne knjižnice posameznikov9 običajno knjižnica uvrsti v svoj fond kot corpus separatum, oziroma kot samostojno zbirko, v kolikor ima za to prostorske možnosti. Še večkrat je zapuščina inkorporirana v že obstoječi fond, pri čemer pride do fizične razdelitve celote glede na vrsto gradiva oziroma oddvojitve dela le-te. Celota zbirke s tem zapade pravilom ravnanja z njimi, kot ga zahteva vrsta gradiva, corpus separatum pa se ohranja le virtualno z zabeležkami, ki združujejo celoto.10 Tudi te zbirke praviloma vključujejo osebne dokumente, pisma, dnevnike in druge zapise, ki so nastajali skozi življenje posameznika, enako kot v arhivih. Lahko vsebujejo tudi predmete,11 ki jih sicer obravnavajo muzeji. Običajno gre pri postavitvah za številne kombinacije. Ob prevzemu zapuščin se s predhodnimi lastniki12 v pogodbi opredelijo morebitne posebnosti, tudi glede posebnih pogojev dajanja v uporabo zainteresirani javnosti, kjer bi se torej opredelili tudi posebni pogoji v zvezi z varovanjem občutljivih osebnih podatkov v gradivu. Če posebnosti v pogodbi niso izrecno opredeljene, veljajo splošni 8 Več o tem glej Kodrič Dačič (2015) in druge prispevke iz tematske številke revije Knjižnica (Vo-dopivec, 2015). 9 Lahko pa tudi institucije, kot je npr. zbirka Založbe Obzorja v Univerzitetni knjižnici Maribor (UKM). 10 Za primer glej Kerec in Stavbar (2015). 11 Kot je npr. doprsni kip Janka Glazerja v mavcu avtorja Milana Vojska, izdelan l. 1953 in drugi njegovi osebni predmeti v Glazerjevi knjižnici v UKM, ki je hkrati tudi spominska soba. Pri slednjih večkrat zasledimo, da postavitev preseže zgolj osebno zapuščino in se dopolni z drugim gradivom, ki tematsko dopolnjuje življenje in delo posameznikov (kot je npr. Kotnikova soba v Koroški osrednji knjižnici dr. Franca Sušnika v Ravnah na Koroškem). 12 Kar so lahko avtorji sami, lahko so njihovi dediči, lahko pa so to drugi subjekti, institucije ipd., ki se pojavijo bodisi v vlogi darovalca bodisi v vlogi prodajalca. 116 Knjižnica, 2019, 63(3), 105-129 Občutljivi osebni podatki v gradivu arhivov, knjižnic in muzejev ter v podatkih o njem _ pogoji izposoje kot za vse knjižnično gradivo. Te imajo knjižnice opredeljene v internih poslovnikih. Po teh pogojih pa je za posebne zbirke praviloma mogoč le ogled v čitalnici. Izposoja na dom je mogoča le izjemoma. Zaradi posebnosti, ki jih tovrstno gradivo prinaša, pa je pri popisovanju, zaradi zagotavljanja konsistentnosti, smotrno pripraviti tudi podrobnejša delovna navodila, v kolikor so potrebne prilagoditve v sistem ali je potrebna povečana skrb za varovanje podatkov. Skladno s tem se tudi pri popisovanju samega gradiva, ne glede na to, za kakšno vrsto gre, ustrezno označijo posebnosti in stopnja dostopnosti (ali nedostopnosti). Čeprav se pričakuje pojavljanje občutljivih osebnih podatkov praviloma v zapuščinskih fondih posameznikov, ki običajno vključujejo tudi razno osebno dokumentacijo, vključno s korespondenco in podobnim, je vendarle potrebno v tem sklopu omeniti tudi publikacije, ki so sicer že sestavni del rednih fondov, vendar so začasno ali trajno umaknjene iz uporabe. Gre za publikacije, ki so izdane in v redni knjigotrški mreži, vendar za njih veljajo trajne sodne prepovedi ali začasne prepovedi do zaključka sodnih razsodb. Sem sodijo tudi publikacije, ki jih založniki ali avtorji sami umaknejo iz knjigotrške mreže, pa tudi takšne, ki imajo že v osnovi oznako, da gre za tajno publikacijo. V vseh gre lahko za pojavljanje občutljivih osebnih podatkov, vsem pa je skupno, da se jih iz uporabe umakne na podlagi uradnega dokumenta oziroma imajo že v osnovi oznake tajnosti. 3.3 Muzeji Kot že omenjeno, v muzejih hranijo med drugim tudi osebne zapuščine, ki lahko vsebujejo tudi občutljive osebne podatke. Ob prevzemih zapuščin je sicer vedno narejen osnovni popis, ni pa nujno pregledana celotna vsebina gradiva in lahko se zgodi, da se pojavi kakšen občutljiv osebni podatek v zapiskih bolj osebne narave, npr. dnevnikih, spominih in osebni korespondenci ali pa v različnih dokumentih (dokumenti, ki se nanašajo na zdravstveno stanje posameznika, strankarske članske izkaznice ...). Ob sprejemu gradiva v muzej se z lastnikom sklene darilno ali prodajno pogodbo, ki med drugim vsebuje tudi določbe glede ravnanja z osebnimi podatki in morebitne omejitve. Nekateri lastniki želijo biti navedeni kot predhodni lastniki, določeni pa pač ne in v tem primeru je potrebno njihovo željo v skladu z Icomovim kodeksom muzejske etike (2005) upoštevati. Gradivo je v prostorih muzejskih dokumentacij načeloma prosto dostopno zainteresirani javnosti, če ni bilo s pogodbo določeno drugače (morebitna časovna omejitev nedostopnosti, omejitev glede na namen uporabe, omejitev glede osebnih podatkov). Knjižnica, 2019, 63(3), 105-129 117 Aida Škoro Babic, Branka Kerec Prekoršek, Miha Špiček, Alenka Šauperl 3.4 Skladnost in razlike Osebne zapuščine so v arhivih, knjižnicah in muzejih deležne posebne pozornosti. V nekaterih primerih se ustanove zavzamejo za pridobitev določene zapuščine in jih včasih tudi odkupijo, v drugih jih za prevzem prosijo darovalci. V vseh ustanovah ima tako gradivo poseben status, čeprav je praviloma vključeno v celotno zbirko gradiva in delovanje ustanove. Pri zapuščinah pride do težav, ko nekdo zaprosi za vpogled preden je gradivo v celoti in natančno pregledano. Šele po natančnem pregledu namreč tako arhi-visti kot kustosi in bibliotekarji ugotovijo, da gradivo vsebuje občutljive osebne podatke. Ker se v arhivih tega še najbolj zavedajo, imajo navado v element »hi-storiat« opisa po ISAD(G) (2011) zapisati opombo »gradivo lahko vsebuje občutljive osebne podatke«. Posledično tako gradivo v uporabo posreduje le odgovorni arhivist (skrbnik določenega fonda). V drugih primerih lahko gradivo v uporabo preda tudi osebje v arhivski čitalnici. Ker v muzejih niti čitalnice ni, gradivo v uporabo posreduje le odgovorni kustos. Ta ima sicer v okviru standarda Spectrum (Priročnik ..., 2009-2017) razmeroma proste roke za opis gradiva, sistem za dokumentacijo13 pa ne predvideva posebnosti glede omejevanja dostopa, saj izposoja ni običajna dejavnost muzeja. Čeprav sistem COBISS omogoča popisovanje določenih posebnosti v zvezi z zapuščinami, le-te niso obvezne in tudi ne zakonsko zavezujoče, običajno pa tudi ostajajo na nivoju lokacijskih podatkov v obliki opomb in dostopni le zaposle-nim.14 V zvezi s tem tudi ni prakse, da bi knjižnice posebej označevale tisto gradivo, v katerih se pojavljajo občutljivi osebni podatki, kot to označujejo arhivi. Knjižnice sicer lahko z različnimi načini ali roki izposoje vpogled v gradivo bolj ali manj omejijo, vendar je prepoznava občutljivih osebnih podatkov tako prepuščena posamezniku, ki izraža večji ali manjši interes in poznavanje tovrstne problematike kot tudi samega gradiva. Ni namreč nujno, da so popisovalci gradiva tudi tisti, ki samo vsebino dodobra poznajo. Vsekakor bi bile zato oznake o tem, da gradivo vsebuje občutljive osebne podatke, zlasti pri zapuščinskih fondih dobrodošle in predvsem zelo koristne, saj bi se tako povečalo tudi njihovo varovanje. A rešitev bi morala obstajati na sistemski ravni in postati zavezujoča, saj možnost izbire ne omogoča enakega varovanja občutljivih osebnih podatkov v slovenskem knjižničarstvu. 13 SEM uporablja sistem Galis. Več o njem na spletni strani: https://museums.si/sl-si/Storitve. 14 Izvzete so posebnosti antikvarnega gradiva, ki se popisujejo tudi na nivoju bibliografskih zapisov. 118 Knjižnica, 2019, 63(3), 105-129 Občutljivi osebni podatki v gradivu arhivov, knjižnic in muzejev ter v podatkih o njem 4 Informacije javnega značaja 4.1 Arhivi Na uporabo arhivskega gradiva v arhivih pa je posegel tudi Zakon o dostopu do informacij javnega značaja (2006) (v nadaljevanju ZDIJZ). Ta v drugem odstavku 4. člena sicer pravi, da arhivsko gradivo v javnih arhivih ni informacija javnega značaja in da se za dostop do gradiva uporabljajo zakonske določbe ZVDAGA, vendar se za ponovno uporabo arhivskega gradiva uporabljajo določbe ZDIJZ. Arhivi se tako soočajo s problematiko termina »uporaba gradiva«, predvsem z vidika, ker arhivsko gradivo, potem ko je predano v javni arhiv, ni namenjeno za uporabo izven arhiva, pač pa za uporabo v arhivski čitalnici, ne glede na to, če je ta fizična v zgradbi arhiva ali pa virtualna na svetovnem spletu. Arhivsko gradivo v arhivih je namenjeno uporabi, zato se tudi hrani. Predvsem pa ni prav, da se do arhivskega gradiva dostopa na podlagi različnih zakonov na različne načine, kjer se arhivi soočajo z vprašanjem neenakovrednega obravnavanja uporabnikov in s tem kršijo arhivski Kodeks etike (1997) saj morajo biti arhivi dostopni vsem na enak način. 4.2 Knj'ižnice Knjižnice so praviloma javne ustanove15 in kot takšne namenjene svojim uporabnikom skladno s svojim poslanstvom. Po ZKnj-1 so dolžne zagotavljati posameznikom in skupinam dostopnost in uporabo predvsem lastnega gradiva in z njim povezanih informacij (6. člen). Uporabniki pa imajo pravico do brezplačnih osnovnih storitev, kot sta, če omenimo le najpomembnejši, izposoja gradiva ter posredovanje informacij o gradivu in iz gradiva (8. člen). Navedene definicije so edine, ki se v ZKnj-1 nanašajo na dostopnost informacij iz gradiva, pri čemer členi ne specificirajo vrste teh informacij in torej tudi ne posegajo na nivo osebnih podatkov. Tudi v zvezi s knjižničnim gradivom, ki je kulturni spomenik (tako po ZVKD kot po ZKnj-1) - kar so tudi domoznanske zbirke16 in kamor se praviloma vključujejo tudi vse zapuščine - ne zasledimo ničesar v zvezi z osebnimi podatki. Smiselno velja tudi za to gradivo le splošni člen ZVKD, ki pravi, da ima »vsakdo pravico uporabljati dediščino kot vir informacij in znanja, uživati v njenih vrednotah in prispevati k njeni bogatitvi« (4. 15 To ne velja za zasebne knjižnice. 16 Glej Navodila za ugotavljanje lastnosti kulturnega spomenika (2012). Knjižnica, 2019, 63(3), 105-129 119 Aida Škoro Babic, Branka Kerec Prekoršek, Miha Špiček, Alenka Šauperl člen), in z omejitvijo v istem členu: »Pravica do dediščine je lahko omejena le v javno korist in s pravicami drugih«. Iz tega sledi, da v zvezi z občutljivimi osebnimi podatki, ki se utegnejo pojaviti v informacijah iz gradiva predvsem v zapuščinskih fondih, veljajo le pravila ZVOP-1. 4.3 Muzeji Muzeji so javne ustanove in imajo za javnost odprte oddelke knjižnic in dokumentacije. Gradivo v njih je načeloma prosto dostopno po ZDIJZ, saj izvira iz področja delovanja organa. Obstajajo pa izjeme: 67. člen ZVKD-1 pravi, da so podatki iz registra kulturne dediščine javni, razen podatki o lastnikih dediščine, podatki o legi arheoloških najdišč, kjer obstaja nevarnost nedovoljenega iskanja arheoloških ostalin, drugi podatki, katerih javna dostopnost bi lahko ogrozila obstoj dediščine, leto rojstva in leto smrti avtorja iz šestega odstavka 66. člena tega zakona ter datum rojstva nosilca nesnovne dediščine iz sedmega odstavka 66. člena tega zakona. Ker tudi muzeji posredujejo podatke za register kulturne dediščine (premična, nepremična in nesnovna), ki ga vodi Ministrstvo za kulturo, lahko sklepamo, da veljajo zgornje omejitve o dostopnosti informacij tudi za njih. Seveda pa se v muzejih glede objave osebnih podatkov ravnajo tudi po Icomovem kodeksu muzejske etike (2005) in osebni volji posameznih darovalcev ali prodajalcev gradiva. 4.4 Skladnost in razlike Varovanje arhivskega, knjižničnega in muzejskega gradiva veljavni predpisi delno varujejo in delno ovirajo. Arhivisti, knjižničarji in kustosi pa si v okviru neusklajenih predpisov pri odločitvah pomagajo predvsem z etičnimi kodeksi. Kaže, da imamo v arhivih s predpisi še največ težav, ali pa se jih najbolj zavedamo. V vsakem primeru pa je etično ravnanje v dobro ljudem osnova poklicne etike vseh treh poklicev. Najbrž je prav visoka etična drža doslej zagotavljala razmeroma visoko varnost in dostopnost podatkov. Šesti člen Kodeksa etike (1997) arhivistov pravi: »Arhivisti si morajo prizadevati za čim večjo dostopnost arhivskega gradiva in omogočiti nepristranske usluge vsem uporabnikom«. Tudi Icomov kodeks muzejske etike (2005, člen 2.22, str. 12) kustosom narekuje, naj: »muzej daje podatke o zbirkah na vpogled javnosti,« vendar »mora paziti, da ne razkrije občutljivih osebnih podatkov in drugih podatkov zaupne narave«. Nalaga pa jim tudi odgovornost, »da so zbirke in vsi 120 Knjižnica, 2019, 63(3), 105-129 Občutljivi osebni podatki v gradivu arhivov, knjižnic in muzejev ter v podatkih o njem pomembni podatki čim bolj dostopni,« pri čemer naj »upoštevajo omejitve zaradi zaupnosti in varnosti« (Icomov ..., 2005, str. 20). Že mnogo pred ZVOP-1 je Etični kodeks (1995) slovenskim knjižničarjem naročal, - »varuje-jo uporabnikovo zasebnost glede osebnih podatkov, iskanih gradiv in informacij« (7. člen), - »se zavzema-jo za prost pretok gradiv in informacij«, pri čemer pa nas je razrešil odgovornosti za posledice rabe knjižničnega gradiva ter naj - »nasprotuje-jo vsem poskusom uvajanja cenzure in drugih strokovno neutemeljenih omejitev pri pridobivanju in posredovanju informacij.« Zdaj pa se soočamo s prisilo uvajanja strokovno neutemeljenih omejitev pri posredovanju gradiva in informacij ne samo v arhivih, temveč tudi v knjižnicah in muzejih. Predpisi za varovanje osebnih podatkov so namenjeni predvsem posameznikom in organizacijam, ki z osebnimi podatki in tudi občutljivimi osebnimi podatki trgujejo ter jih uporabljajo v zasebno korist, ki praviloma hkrati pomeni oškodovanje posameznika. Arhivi, knjižnice in muzeji pa delujejo v posameznikovo in javno dobro, brez oškodovanja. Da bi tako tudi ostalo, si je vredno prizadevati na splošni ravni ter pri pridobivanju pravice do uporabe določenih osebnih podatkov in občutljivih osebnih podatkov. Zaradi splošnega zmanjševanja veljave etičnih načel je ta poziv nedvomno videti žalostno jalov. Vendar smo arhivi, knjižnice in muzeji preživeli že hujše družbene in politične pritiske, pa vseeno ohranili visoko etično zavest. 5 Zaključek Pregledali smo zakonske in druge predpise ter ugotovili razlike v obravnavi občutljivih osebnih podatkov v njih. Ugotovili smo tudi, da arhivi, knjižnice in muzeji ne delujejo vedno po istih zakonskih in drugih predpisih. Predvsem je razlika v njihovih krovnih zakonih, ki opredeljujejo njihovo poslanstvo. Tam je razvidna razlika med njimi, ne pa tudi njihova medsebojna povezljivost in povezanost. Obe skupini predpisov arhive, knjižnice in muzeje vsaj delno ovirajo pri izpolnjevanju osnovnih poslanstev in pri medsebojnem sodelovanju. Gradivo, ki se pojavlja v arhivih, muzejih in knjižnicah, ni redkost. Kot primer smo obravnavali zapuščine in osebne zbirke. Ker pa se vse tri vrste ustanov ravnajo po svojih krovnih predpisih ter skladno s svojim poslanstvom, medsebojna neusklajenost ovira uporabo tega gradiva. Ni dovolj jasno, kako naj ravnamo z občutljivimi osebnimi podatki v muzejih in knjižnicah. Ni jasno, kako uskladiti Knjižnica, 2019, 63(3), 105-129 121 Aida Škoro Babic, Branka Kerec Prekoršek, Miha Špiček, Alenka Šauperl različne predpise o ravnanju s takimi podatki v arhivih. To lahko povzroča težave tako arhivistom, bibliotekarjem in kustosom kot tudi drugim uporabnikom. K sreči je doslej visoka etična drža vseh udeležencev večinoma zagotavljala tudi visoko dostopnost in varnost gradiva. Med našo medsebojno razpravo pa smo soavtorice in soavtor ugotovili, da je bila naša medsebojna razprava izjemen izobraževalni projekt, ki nas je obogatil kot poznavalce svojega lastnega in sorodnega področja. Naj zato na koncu opozorimo še na tri terminološke in trojico strokovnih težav, ki bi zahtevale posebno pozornost pri prihodnjem sodelovanju ali povezljivosti arhivov, knjižnic in muzejev. 5.1 Arhivsko gradivo Arhivsko gradivo je po ZVDAGA: »dokumentarno gradivo, ki ima trajen pomen za zgodovino, druge znanosti in kulturo ali trajen pomen za pravni interes pravnih in fizičnih oseb; arhivsko gradivo je kulturni spomenik.« Dokumentarno gradivo pa »so vse vrste in oblike zapisov, ki so nastali ali bili prejeti pri poslovanju pravnih in fizičnih oseb.« Dokumentarno gradivo torej nastaja pri poslovanju vsakega arhiva, knjižnice, muzeja ali drugih pravnih oseb. Te pravne osebe so ustvarjalci dokumentarnega in arhivskega gradiva. Uprava ustvarjalca izdela poseben klasifikacijski načrt, po katerem se vsi nastali ali prejeti dopisi in drugi dokumenti (statut, pravilniki, zapisniki itd.) razvrščajo po vsebini in so jim določeni roki hrambe. Nekateri se hranijo krajši čas (npr. 10 let), drugi trajno. Klasifikacijski načrt praviloma obsega vse gradivo, ki nastane pri ustvarjalcu in je dobrodošel pripomoček pri pregledu gradiva in označitvi arhivskega gradiva. Praviloma v roku trideset let od nastanka dokumentarnega gradiva tisto gradivo, ki mora ostati shranjeno za vedno (trajno) ustvarjalec popisano in urejeno preda pristojnemu arhivu. To arhivsko gradivo ima pravno vrednost in tako fizične kot pravne osebe varuje pred prevaro ali pozabo. Denimo, da je nekdo v poplavi izgubil vsa dovoljenja o izgradnji hiše, ki so jo zgradili starši pred 50 leti. Čeprav ima neoverjeno fotokopijo gradbenega dovoljenja, je njegova vloga za subvencionirano obnovo nepopolna in ne bo sprejeta. V pristojnem arhivu mu bodo poiskali veljavni izvod gradbenega dovoljenja in mu izdali overjeno kopijo ter ga tako pravno zavarovali. V podobnih težavah smo lahko, če nimamo potrebne dokumentacije za upokojitev. Zato je izjemno pomembno, da ustvarjalci gradivo, ki bo postalo arhivsko, pravilno razvrščajo, shranjujejo in oddajajo v arhiv. Arhivsko gradivo knjižničarji uporabljamo v svojem žargonu, nimamo pa za ta izraz uradne definicije. Bibliotekarski terminološki slovar (Kanič, Leder, Ujčič, Vilar in Vodeb, 2011) navaja arhivsko zbirko (ali arhivski fond) kot »knjižnično 122 Knjižnica, 2019, 63(3), 105-129 Občutljivi osebni podatki v gradivu arhivov, knjižnic in muzejev ter v podatkih o njem gradivo, ki je namenjeno stalnemu hranjenju in se uporablja pod posebnimi pogoji.« ZOIPub pa opredeli arhivski izvod kot »tisti izvod publikacije v okviru obveznega izvoda, ki ga depozitarna organizacija po določbah tega zakona trajno hrani«. Ta izvod torej nima nobene zveze s pravno varnostjo, kakršno zagotavljajo arhivski izvodi različnih pogodb in drugih listin v arhivih. Vseeno pa je ta arhivski izvod po ZKnj-1 kulturna dediščina. V muzejih pojem »arhivsko« uporabljajo enako kot v arhivih. 5.2 Zbirka in fond V arhivih pojem »fond« pomeni vse gradivo enega ustvarjalca. Pojem »zbirka« pa ni vezan na ustvarjalca, temveč na vrsto gradiva, npr. plakati ali urbarji (Uredba o varstvu ..., 2017, prvi in drugi odstavek člena 57). V knjižnicah se ta dva pojma uporabljata kot sinonima za vse gradivo v knjižnici (Kanič idr., 2011). V muzeju pa se lahko uporabljata obe poimenovanji, čeprav močno prevladuje pojem muzejska zbirka, kot to vidimo v Priročniku za dokumentacijo (2009-2017). 5.3 Kulturna dediščina Vse gradivo v arhivu je kulturna dediščina. V arhivih nimajo samo listin, oziroma dokumentov na papirju, temveč tudi predmete (npr. pečati) in elektronsko gradivo. Celoten popis arhivskega gradiva je torej tudi popis kulturne dediščine. Knjižnično gradivo specialne knjižnice v arhivu ni predmet kulturne dediščine po ZVDAGA, temveč kvečjemu po ZKnj-1. Tudi vse muzejsko gradivo je kulturna dediščina. Vsak predmet je lahko muzejski predmet, tudi knjiga (Dular, 2002) ali kakšna listina. Predmeti so vpisani v inventarno knjigo muzejskih predmetov, ZVKD-1 pa predvideva tudi register kulturne dediščine, ki vključuje premično (predmeti), nepremično (stavbe, spomenike ipd.) in nesnovno (šege in navade, znanja) kulturno dediščino. Toda knjiga, ki je v specialni knjižnici muzeja, ni predmet kulturne dediščine po ZVKD-1, temveč kvečjemu po ZKnj-1. Po ZKnj-1 pa je kulturna dediščina knjižnično gradivo izpred leta 1800 in vsi arhivski izvodi. Vendar to gradivo ni registrirano v evidenci kulturne dediščine, temveč je morda popisano v knjižničnih katalogih. Za novejše gradivo popis ni problematičen. Popis starega gradiva pa je težaven in razmeroma redko izveden. Na to pomanjkljivost je opozorila že Kodrič Dačic (2018). Knjižnica, 2019, 63(3), 105-129 123 Aida Škoro Babic, Branka Kerec Prekoršek, Miha Špiček, Alenka Šauperl 5.4 Sledljivost, provenienca in celovitost Sledljivost in provenienca sta v določenem smislu lahko tudi sinonima. Ker pa bomo tu sledljivost obravnavali tudi v drugačnem pomenu, bomo pojma ločili in s tem do neke mere tvegali prisilno ločitev. 5.4.1 Sledljivost Omenili bomo tri vrste sledljivosti: sledljivost uporabe podatkov, sledljivost porekla gradiva in sledljivost porekla podatkov v zapisih o gradivu. Ker imamo tako v arhivih kot tudi v knjižnicah in muzejih obilo izkušenj z zbiranjem podatkov, ne bi smelo biti težko slediti uporabi osebnih podatkov v gradivu. V čitalnicah arhivov mora uporabnik podpisati zahtevek za uporabo arhivskega gradiva (Čitalnica arhiva, 2019). Ta čitalniška evidenca je potem tudi del obveznih poročil o uporabi. Od uporabnika pa se tudi pričakuje, da bo knjižnici v arhivu daroval izvod publikacije, ki je nastala na podlagi v arhivu pridobljenih podatkov. Tudi v knjižnicah in muzejih imamo tako pričakovanje. V nekaterih knjižničnih čitalnicah morajo uporabniki napisati zadolžnice, vendar po zaključeni storitvi zadolžnic ne shranjujemo. Tako kot v arhivu mora tudi v muzeju uporabnik izpolniti vpisni list in obrazec, s podpisom katerega se strinja s pogoji uporabe gradiva in obveže k predpisanemu citiranju in dostavi izvoda objavljenega dela. Da bi izboljšali raven etičnega ravnanja s podatki med uporabniki, pa bi bilo morda dobro na zadolžnico dodati izjavo, da bodo vse v gradivu pridobljene informacije uporabljene etično, brez oškodovanja in le v skupno dobro. Osnovo za ta nenavadni predlog vidimo v delu vedenjskega psihologa Dana Ariely-ja (2010). Ugotovil je namreč, da so udeleženci raziskav, ki so pred poskusom brali kakršno koli izjavo o etičnosti, v poskusih manj goljufali. Naša odgovornost pa je tudi zagotavljanje sledljivosti gradiva. V arhivu velja pravilo, da gradivo ostaja fizično združeno (npr. zapuščina). Vendar je včasih ločitev potrebna zaradi razlike v nosilcu informacij in posledično različnih zahtev za hrambo. V knjižnicah in muzejih se redkeje zgodi, da ostane neka zapuščina v celoti skupaj. Vendar pa ostanejo zaznamki, ki omogočajo združenje zapuščine na virtualen način. Sledljivost nastanka in razvoja metapodatkov pa se včasih zdi odveč. Sistemi za arhivske popise, knjižnične kataloge in muzejske dokumentacije sicer zagotavljajo evidentiranje oseb, ki so zapise ustvarile in vanje posegale. Vendar pa v 124 Knjižnica, 2019, 63(3), 105-129 Občutljivi osebni podatki v gradivu arhivov, knjižnic in muzejev ter v podatkih o njem knjižnicah ni običaj, da bi za posamezen normativni zapis naredili bibliografijo virov, iz katerih smo podatke za zapis pridobili, čeprav Smernice za normativne zapise in napotila (2004) tako polje predvidevajo. Kataložni zapis pa sploh ne predvideva podobnega elementa opisa. Kazalo bi se zgledovati po elementu »hi-storiat« standarda za opis arhivskega gradiva ISAD(G) (2011). V arhivih je sledljivost neločljivo povezana z načelom provenience, saj spoštovanje načela provenience zagotavlja verodostojnost gradiva. Arhivski fond je celota arhivskega gradiva, eno izvirno telo in kot tak je kompleks ene provenience. Že pri postopku valorizacije arhivisti sledijo znanstvenoraziskovalnemu pristopu in ugotavljajo pomen in značaj ustvarjalca, gradiva in nasploh interakcijo obeh v družbi. Na podlagi opravljene temeljite raziskave o pomenu ustvarjalca, načinu njegovega delovanja, razumevanju narave gradiva, se kreirajo metapodatki. Popis arhivskega gradiva se dela izključno na podlagi gradiva. Medtem ko se historiat ustvarjalca oblikuje na podlagi prej omenjene raziskave, ki vsekakor temelji na zakonodaji (veljavni v vsakem obdobju delovanja ustvarjalca, torej nekoč in trenutno veljavni), na podlagi objavljene literature in na podlagi različnih analiz uporabe gradiva, ki jih izvajajo arhivi. S popisom gradiva, ob upoštevanju spoštovanja načela provenience in prvotne ureditve, arhivisti pri urejanju gradiva ohranjajo kontekst nastanka gradiva. Gradivo s kontekstom ima pričevalno in dokazno vrednost, gradivo brez konteksta pa velja le za »arhivalijo«. Zato sta zelo pomembna elementa pri popisu arhivskega gradiva historiat fonda in historiat ustvarjalca. Izhajajoč iz obeh, se pri kreiranju metapodatkov ohranja kontekst nastanka gradiva. Historiati so produkt znanstvenoraziskovalne raziskave, ki vključuje vse potrebne metodološke pristope za končne ugotovitve. Vsak kreiran metapodatek mora imeti podlago za nastanek. Tudi v računalniških muzejskih informacijskih sistemih za vodenje dokumentacijskih postopkov se beležijo osebe, ki so ustvarile določen zapis, ravno tako pa se zabeležijo tudi vse nadaljnje spremembe v zapisu. Ko se kustosi raziskovalno ukvarjajo s predmeti, ki so jim zaupani v varstvo, pa nastajajo znanstvena dela in z njimi bibliografije. 5.4.2 Celovitost V arhivih je celovitost fonda eden od temeljev zagotavljanja pravne veljavnosti (glej zgoraj). V knjižnicah in muzejih ne gre za pravno veljavnost, vendar pa celovitost zasebne zbirke zagotavlja njeno veljavnost za raziskovanje. Zato bi se kazalo posebej potruditi in zagotoviti tudi ta podatek. Knjižnica, 2019, 63(3), 105-129 125 Aida Škoro Babic, Branka Kerec Prekoršek, Miha Špiček, Alenka Šauperl Kot rečeno, je tak podatek v knjižničnih katalogih običajno med podatki o zalogi, ki uporabnikom niso dostopni za iskanje. Četudi bi ta podatek vpisali med opombe, kjer bi bil za iskanje dostopen, ne bi bil uporaben. Teh podatkov namreč ni mogoče videti v enostavnih pregledih seznama zadetkov. Mnogo knjižnic se zato odloča tak podatek zapisati v polja vsebinskega opisa, kamor pa seveda ne sodi. Tudi v muzejih predstavlja celovitost pomemben vidik in če je le mogoče, hranijo gradivo v obliki, kot so ga dobili od posameznika in popisanega v bazi podatkov na tak način, da omogoča kasnejši popoln vpogled v posamezno zbirko. Ne samo fond oziroma zbirka, tudi podatki o njej bi morali biti celoviti. V arhivih in knjižnicah se v časovni stiski mnogokrat zadovoljimo z minimalnim opisom. Toda minimalni opis bolj ovira uporabo bolj kot vsi predpisi, zato bi bilo smotrno prizadevati si za čim popolnejše metapodatke o gradivu in predmetih. 5.4.3 Provenienca V arhivih in muzejih se provenienci ali poreklu posveča posebna pozornost. Točno vedo, od kod je gradivo prišlo in kod se je gibalo. V arhivih je provenien-ca skrbno opisana in je eden od temeljev zagotavljanja pravne veljavnosti (glej 5.4.1). V muzeju je provenienca pomemben podatek, ki ga je potrebno vpisati v inventarno knjigo. Ponujenim predmetom in gradivu, ki nimajo jasne provenience ali so brez podatkov, se v muzejih načeloma izogibamo, saj so predmeti šele skupaj s podatki nosilci celotne zgodbe in kot taki zanimivi za razstavljanje muzejskim obiskovalcem. Čeprav je v knjižnicah dobavitelj obvezni podatek za vpis v inventarno knjigo, to ni nujno dovolj. Gradivo namreč lahko dobavi nekdo, ki z njegovo vsebino nima nobene zveze. Le izjemoma, npr. izvodi z avtorjevim podpisom in stare knjige (npr. izpred leta 1800), ki jih opisujemo z mednarodnim standardom za bibliografski opis starejših monografskih publikacij (ISBD(A), 1997), lahko v opombah vsebujejo elemente historiata (Katic, 2007; ISBD(A), 1997). Kazalo bi to možnost dosledno uporabljati pri opisu zapuščin. Provenienco podatkov v normativnih zapisih pa je nujno treba beležiti v samem normativnem zapisu, kot to predvidevajo tudi smernice za normativne in napo-tilne zapise v knjižničnih katalogih. Normativni zapis bi morali obravnavati kot strokovni ali znanstveni članek. Za njegovo tvorbo je potrebna raziskava podobna tisti, ki jo arhivisti opravijo za pripravo historiata fonda in ustvarjalca ali kustosi za opis zgodovinskega predmeta. Če ima strokovni ali znanstveni članek bibliografijo, je uporaben pri nadaljnjem delu. Brez bibliografije nima nobene vrednosti, ni niti strokoven niti znanstven, temveč je kvečjemu mnenje posameznika. 126 Knjižnica, 2019, 63(3), 105-129 Občutljivi osebni podatki v gradivu arhivov, knjižnic in muzejev ter v podatkih o njem 6 Navedeni viri Ariely, D. (2010). Predvidljivo nerazumni: skrite sile, ki izoblikujejo naše odločitve (dopolnjena izd.). Ljubljana: Mladinska knjiga. Čitalnica arhiva [spletna stran]. (2019). Ljubljana: Arhiv Republike Slovenije. Pridobljeno 12. 9. 2019 s spletne strani: https://www.gov.si/drzavni-organi/organi-v-sestavi/arhiv/o--arhivu-republike-slovenije/sektor-za-informacije-in-dokumentacijo/citalnica-arhiva/ Direktiva (EU) 2016/680 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov, ki jih pristojni organi obdelujejo za namene preprečevanja, preiskovanja, odkrivanja ali pregona kaznivih dejanj ali izvrševanja kazenskih sankcij, in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Okvirnega sklepa Sveta 2008/977/PNZ. (2016, 4. maj). Uradni list Evropske unije, L 119/89, 89-131. Pridobljeno 12. 9. 2019 s spletne strani: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/ ALL/?uri=CELEX°/o3A32016L0680 Dular, A. (2002). Katera knjiga je muzejski predmet?. Argo, 45(1-2), 193-195. Etični kodeks slovenskih knjižničarjev [spletna stran]. (1995). Ljubljana: Zveza bibliotekarskih društev Slovenije. Pridobljeno 12. 9. 2019 s spletne strani: http://www.zbds-zveza. si/?q=node3/20 Hlade Sanchez, N. (2007). Organizacija zbirk razglednic v muzejih in knjižnicah mariborskega območja. Diplomsko delo. Ljubljana: Filozofska fakulteta. Icomov kodeks muzejske etike. (2005). Ljubljana: ICOM, Mednarodni muzejski svet, Slovenski odbor. Pridobljeno 27. 8. 2019 s spletne strani: http://www.icom-slovenia.si/file-admin/user_upload/dokumenti/eticni_kodeks/eticni_kodeks.pdf ISAD(G): general international standard archival description (2nd ed.). (2011). Pariz: International Council on Archives. Pridobljeno 12. 9. 2019 s spletne strani: https://www.ica. org/en/isadg-general-international-standard-archival-description-second-edition ISBD(A): mednarodni standardni bibliografski opis starejših (antikvarnih) monografskih publikacij. (1997). Ljubljana: Narodna in univerzitetna knjižnica. Kanič, I., Leder, Z., Ujčič, M., Vilar, P. in Vodeb, G. (2011). Bibliotekarski terminološki slovar. Ljubljana: Zveza bibliotekarskih društev Slovenije. Pridobljeno 1. 5. 2019 s spletne strani: http://www.termania.net/slovarji/85/bibliotekarski-terminoloski-slovar Katic, T. (2007). Stara knjiga: bibliografska organizacija informacija. Zagreb: Hrvatsko knjižničarsko društvo. Kerec, B. in Stavbar, V. (2015). Zapuščina Zabeo v Univerzitetni knjižnici Maribor. V N. Gostenčnik (ur.), Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja (str. 353-362). Maribor: Pokrajinski arhiv Maribor. Pridobljeno 10. 7. 2019 s spletne strani: http://www.pokarh-mb.si/uploaded/datoteke/Radenci/radenci2015/353-362_kerec_stav-bar_2015.pdf Kodeks etike [spletna stran]. (1997). Maribor: Pokrajinski arhiv Maribor. Pridobljeno 12. 9. 2019 s spletne strani: http://www.pokarh-mb.si/si/p/1/17/kodeks-etike.html Kodrič Dačič, E. (2015). Maistrova knjižnica: kaj je znanega o osebnih knjižnicah znamenitih Slovencev in kaj te govorijo o svojih tvorcih?. Knjižnica, 59(3), 121-137. Knjižnica, 2019, 63(3), 105-129 127 Aida Škoro Babic, Branka Kerec Prekoršek, Miha Špiček, Alenka Šauperl Kodrič Dačic, E. (2018). Pisna kulturna dediščina v slovenskih knjižnicah: izziv za knjižničarsko stroko in pristojno ministrstvo. Knjižnica, 62(3), 9-29. Letno poročilo 2017: gradivo za sejo strokovnega sveta. (2018). Ljubljana: Narodna in univerzitetna knjižnica. Pridobljeno 12. 9. 2019 s spletne strani: https://www.nuk.uni-lj.si/ sites/default/files/dokumenti/2018/NUK_porocilo_2017_20180219_NSKD.pdf Navodila za ugotavljanje lastnosti kulturnega spomenika. (2012). Ljubljana: Narodna in univerzitetna knjižnica. Pridobljeno 2. 9. 2019 s spletne strani: https://www.nuk.um4j. si/sites/default/files/dokumenti/2015/Navodila%20za%20ugotavljanje%20lastnosti%20 kulturnega%20spomenika.pdf Nov dar pisatelja Borisa Pahorja [spletna stran]. (B. d.). V Arhiv novic. Ljubljana: Narodna in univerzitetna knjižnica. Pridobljeno 8. 4. 2019 s spletne strani: https://www.nuk.uni--lj.si/node/578 Novak, M. (2016). Klasična in nova paradigma varovanja občutljivih podatkov v arhivih. Atlanti, 26(1), 55-63. Podatek. (2014). V SSKJ: slovar slovenskega knjižnega jezika. Ljubljana: Založba ZRC. Pridobljeno 12. 9. 2019 s spletne strani: https://fran.si/iskanje?FilteredDictionaryIds=133& View=1&Query=+podatek Pravilnik o pogojih za izvajanje knjižnične dejavnosti kot javne službe. (2003). Uradni list RS, št. 73/2003, 70/2008 in 80/2012. Pravilnik o uporabi muzejskega gradiva in prostorov. (2016). Ljubljana: Slovenski etnografski muzej. Pridobljeno 12. 9. 2019 s spletne strani: https://www.etno-muzej.si/files/ article/pravilnik_o_uporabi_mgp_1_1_2019.pdf Priročnik za dokumentacijo: napotki za delo v muzejih in galerijah [spletna stran]. (20092017). Ljubljana: Skupnost muzejev Slovenije. Pridobljeno 12. 9. 2019 s spletne strani: http://www.sms-muzeji.si/C/Items/1032?cat=4 Purkart, A. (2010). Organizacija zbirk plakatov v knjižnicah in muzejih. Diplomsko delo. Ljubljana: Filozofska fakulteta. Semlič Rajh, Z. in Šauperl, A. (2013). Razglednice v arhivih in knjižnicah: priporočila za enoten popis. Atlanti, 23(2), 107-125. Semlič Rajh, Z., Šauperl, A. in Knez, D. (2013). Obrada kulturne baštine s aspekta muzeja, arhiva i knjižnica. V N. Tomaševic in I. Despot (ur.), Seminar Arhivi, knjižnice, muzeji: mogucnosti suradnje u okruženju globalne informacijske infrastrukture 16 (str. 140-166). Zagreb: Hrvatsko knjižničarsko društvo. Semlič Rajh, Z., Šauperl, A., Knez, D. in Kerec, B. (2014). Plakati u arhivima, knjižnicama i muzejima: preporuke za uskladen opis. V A. Martek, D. Gavranovic in I. Despot (ur.), Seminar Arhivi, knjižnice, muzeji 17 (str. 111-144). Zagreb: Hrvatsko muzejsko društvo. Sklep o ustanovitvi javnega zavoda Slovenski etnografski muzej. (2003). Uradni list RS, št. 60/2003, 11/2009 in 66/2016. Smernice za normativne zapise in napotila (2. izd.). (2004). Ljubljana: Narodna in univerzitetna knjižnica. Šoštarič, D. (2018, 30. april). GDPR, COBISS in knjižnice [blog zapis]. V Blog COBISS: poti do znanja. Pridobljeno 10. 7. 2019 s spletne strani: https://blog.cobiss.si/2018/04/30/gdpr--cobiss-in-knjiznice 128 Knjižnica, 2019, 63(3), 105-129 Občutljivi osebni podatki v gradivu arhivov, knjižnic in muzejev ter v podatkih o njem Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov) (Besedilo velja za EGP). (2016, 4. maj). Uradni list Evropske unije, L 119, str. 1-88. Pridobljeno s spletne strani: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679#d ocument1 Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva. (2017). Uradni list RS, št. 42/2017. Vodopivec, I. (ur.). (2015). Osebne knjižnice: njihovi tvorci in usode. Knjižnica, 59(3). Zakon o arhivskem gradivu, ki vsebuje osebne podatke o zdravljenju pacienta. (2016). Uradni list RS, št. 85/2016. Zakon o dostopu do informacij javnega značaja. (2006). Uradni list RS, št. 51/2006, 117/2006, 23/2014, 50/2014, 19/2015, 102/2015 in 7/2018. Zakon o knjižničarstvu. (2001). Uradni list RS, št. 87/2001, 96/2002 in 92/2015. Zakon o kulturni dediščini. (2008). Uradni list RS, št. 16/2008, 123/2008, 8/2011, 90/2012, 111/2013, 32/2016 in 21/2018. Zakon o obveznem izvodu publikacij. (2006). Uradni list RS, št. 69/2006 in 86/2009. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih. (2006). Uradni list RS, št. 30/2006 in 51/2014. Zakon o varstvu osebnih podatkov. (2007). Uradni list RS, št. 94/2007. mag. Aida Škoro Babic Arhiv Republike Slovenije, Kongresni trg 1, 1000 Ljubljana e-pošta: aida.skoro@gmail.com mag. Branka Kerec Prekoršek Univerzitetna knjižnica Maribor, Gospejna ulica 10, 2000 Maribor e-pošta: branka.kerec@um.si Miha Špiček Slovenski etnografski muzej, Metelkova ulica 2, 1000 Ljubljana e-pošta: miha.spicek@etno-muzej.si dr. Alenka Šauperl Oddelek za bibliotekarstvo, informacijsko znanost in knjigarstvo, Filozofska fakulteta, Univerza v Ljubljani, Aškerčeva cesta 2, 1000 Ljubljana e-pošta: alenka.sauperl@ff.uni-lj.si Knjižnica, 2019, 63(3), 105-129 129 Importance of digitization and integration ofpaper-based documentation in museums: a preliminary report Pomen digitalizacije in integracije papirne muzejske dokumentacije: predhodna objava Goran Zlodi, Dajana Batinic Oddano: 21.7.2019 - Sprejeto: 13. 9. 2019 1.03 Kratki znanstveni clanek 1.03 Short scientific article UDK 069.4:004.9 Abstract Purpose: This paper aims to investigate the importance of museum documentation in paper form, which includes various types of documentation related to museum objects, and to explore its position and role in the context of comprehensive documentation of cultural heritage. The next objective is to understand the attitudes of the curators towards paper-based documentation and to provide insight into existing practices and the needs of the curator regarding paper-based documentation. The purpose of the research is to examine the adequate forms of its integration into the documentation system in terms of adherence to the principle of continuity of museum documentation and to explore the possibilities of speeding up and improving the process of computer-based registration and cataloguing of museum material through the digitization of paper-based documentation. Methodology/approach: This paper will provide a theoretical and legislative framework related to preserving the continuity of museum documentation. A blueprint for future empirical research, which will be conducted in two stages, will be presented. In the first phase, an exploratory qualitative research method (focus group) will be applied. In the second phase, a quantitative methodology (survey) will be implemented. The survey method will test research questions on a larger sample of curators so that the results can be generalised to the curator population in Croatia. 131 Goran Zlodi, Dajana Batinic Results: A relevant theoretical framework and literature review are provided, as well as examples of digitization and integration of paper-based documentation at the Zagreb City Museum. The plan of the empirical research is presented in detail. Research limitations: As the topic is under-researched, exploratory research will identify key thematic units and issues for quantitative research. Originality/practical implications: The originality of the paper is reflected in the fact that this is the first time that the role of paper-based documentation has been explored in detail. The applicability of the research is high because it can be replicated in other countries or in an international context. Thus, it can provide valuable guidance in determining priorities related to digitization of old documentation and its integration into museum information systems. This paper explores and elaborates on the benefits of digitizing old documentation to increase the level of computer-based cataloguing, that is, reduce documentation backlogs and establish the continuity of museum documentation. Keywords: museum documentation, paper-based documentation, digitization, information integration, documentation backlog, continuity of documentation Izvleček Namen: Raziskali bomo pomen muzejske dokumentacije v papirni obliki. Ta obsega različne vrste dokumentacije, ki se tiče muzejskih predmetov. Raziskali bomo tudi njen položaj in vlogo v kontekstu celovitega dokumentiranja kulturne dediščine. Naš drugi cilj je razumevanje odnosa kustosov do dokumentacije v papirni obliki ter vpogled v obstoječo prakso. Ugotoviti želimo potrebe kustosov do te dokumentacije. Pregledali bomo tudi ustrezne oblike njene integracije v celovite sisteme dokumentacije, in sicer v smislu spoštovanja načela kontinuitete muzejske dokumentacije. Raziskali bomo možnosti, da bi se dokumentacijo v papirni obliki z digitalizacijo vključilo v računalniške procese inventarizacije in katalogizacije muzejskega gradiva. Metodologija/pristop: Prikazali bomo teoretični in zakonski okvir, v katerem je opredeljeno varovanje kontinuitete muzejske dokumentacije. Prikazali bomo tudi načrt empirične raziskave, ki bo potekala v dveh delih. V prvem delu bomo izvedli fokusno skupino kot eksplorativno kvalitativno metodo. V drugem delu bomo izvedli anketo kot kvantitativno raziskovalno metodo. Z anketo bomo preverili raziskovalna vprašanja na večjem vzorcu kustosov na Hrvaškem. Rezultati: Zasnovali smo ustrezni teoretični okvir. Pregledali smo literaturo, primere digitalizacije in integracije dokumentacije v papirni obliki v Muzeju mesta Zagreba. Podrobno je opisan načrt empirične raziskave. Omejitve raziskave: Ker tema še ni dovolj raziskana, bomo z eksplorativno raziskavo identificirali ključne tematske enote in vprašanja za kvantitativno raziskavo. Izvirnost/uporabnost raziskave: Prvič se pristopa k podrobnemu raziskovanju dokumentacije v papirni obliki. Pričakujemo visoko uporabno vrednost rezultatov: raziskavo je mogoče ponoviti v drugih državah ali v mednarodnem okolju. Ponuditi je mogoče pomembne smernice pri določanju prioritet za digitalizacijo stare dokumentacijo in 132 Knjižnica, 2019, 63(3), 131-153 Importance of digitization and integration ofpaper-based documentation in museums: a preliminary report _ pri njeni integraciji v muzejske informacijske sisteme. Raziskali in nadgradili bomo tudi prednosti digitalizacije stare dokumentacije za povečanje stopnje računalniške in-ventarizacije oziroma za zmanjševanje zaostanka v dokumentiranju ter zagotavljanju kontinuitete muzejske dokumentacije. Ključne besede: muzejska dokumentacija, dokumentacija v papirni obliki, digitalizacija, integracija informacij, kontinuiteta dokumentacije 1 Introduction This article aims to investigate the importance of paper-based museum documentation. In the context of this article, paper-based museum documentation covers a variety of manually-managed documentation forms that relate primarily to museum items and are recorded on paper (inventory books, entry registry, object registration cards and files, etc.), written on a machine or in handwriting (hereinafter referred to as paper-based documentation). The paper also explores its specific position and role in the broader context of museum documentation, which is a key form of knowledge about museum objects and collections. In this preliminary report, we will outline the plan and methodology of our further research aimed at understanding the attitudes of curators, senior curators and museum advisers1 (hereinafter referred to as curators) toward paper-based documentation of the museum objects. The purpose is to examine adequate mechanisms for following the principle of continuity of museum documentation and explore the possibilities of speeding up the process of computer-based registration and cataloguing of museum objects by digitization and integration of old paper-based documentation. There are several research issues that we want to examine. We are interested how curators use paper-based documentation of the museum objects - whether they use it for further documentation of objects, for research, for the preparation of exhibitions or publications, or other reasons. At the same time, we need to gain insight into their attitudes towards the information contained in the paper-based documentation, and what their standpoints and practices are regarding the transfer (rewriting), correcting, improving, and also referencing and citing sources of data from old documentation. We are curious to see if some curators 1 One of the primary professional titles in museums under the Museums Act (Zakon o muzejima) from 2018 is the curator, including the titles of senior curator and museum advisor, which are earned by advancement from the curator level. Knjižnica, 2019, 63(3), 131-153 133 Goran Zlodi, Dajana Batinic _ have experience with using digitized versions of paper-based documentation and, if they have, what are their experiences. Given the frequent changes and transformations of data, first from the various existing forms of documentation that differ in structure and content (different categories of data, different ways of recording the content of data), and then also in the transfer of documentation to a computing environment (influenced by the functionality of information systems, standards, but also local regulations and ultimately subjectivity of access to objects and documentation by the curators themselves), we want to find out what the curators' views and expectations are about the possibilities of recording and tracking information changes in metadata records of museum objects. 2 Theoretical, standardization and legislative framework and literature review When it comes to digitization in museums, most often it refers to the digitization of objects of heritage, but this is not enough in museums. Trilce Navarrete points out that digitization of heritage objects involves both the digitization of 'objects' and the digitization of its documentation (Navarrete Hernández, 2013). Furthermore, referring to the creation of metadata and the preservation of the context needed to understand and evaluate museum objects, Navarrete warns that one way of reaching that context is to digitize information either from previous forms of documentation (paper archive, object registration cards) or curator's personal knowledge (Navarrete Hernández, 2013). Jones (2018) points out that the key to effective contextualization is the correlation with the evidence, where the record of the thing is linked to the evidence used to create that record, and the evidence may include "[...] field books, correspondence, donor paperwork, research files, publications, online resources, audio-visual material, photographs or a wealth of other content, each item of which could represent the source for a single date or a lengthy narrative." In this research, we will focus on those documentation forms that are textual representations (such as object registration cards, inventory books) of the museum objects. 2.1 Theoretical framework The International Council of Museums (ICOM Statutes, 2010) defines a museum as ". a non-profit, permanent institution in the service of society and its development, open to the public, which acquires, conserves, researches, communicates and exhibits the tangible and intangible heritage of humanity and its 134 Knjižnica, 2019, 63(3), 131-153 Importance of digitization and integration ofpaper-based documentation in museums: a preliminary report environment for the purposes of education, study and enjoyment."2 All forms of museum activities, from safeguarding to research and communication, are accompanied by documentation, and as a starting point for further discussion we can cite Ivo Maroevic's (1993, p. 190) definition: Documenting cultural heritage is an organized process of recording information possessed and emitted by objects and units of heritage. This process is based on an agreement or regulated by established standard of quality and number of information categories about an object or the unit of heritage, which, although diverse in nature, scope and intensity, are transparently and systematically processed and archived in order to provide us with the most accurate idea of an object or a whole, from all the professional and scientific aspects of the time at which documentation is produced, so that we may better know, study, evaluate and preserve it for future generations. The PRC model (PRC = Preservation - Research - Communication) of museologi-cal preservation, research and communication functions, described in detail by Peter van Mensch in his dissertation (Mensch, 1992), is a valuable framework for further reflecting on the role of museum documentation. This model, as one of the methodological foundations of museology, is most useful in the context of a museum as an institution, which is, in carrying out practical activities for the protection, research and communication of museum material. The dynamics of these activities affect museum documentation as a dynamic system in which individual records are supplemented and corrected over time. This is especially emphasized in documenting the process and results of the research. Maroevic defines research as "an intellectual process in which mu-seology integrates with basic scientific disciplines" (basic scientific disciplines in the museum context are mostly archaeology, ethnology, history, art history, technical and natural sciences, etc.) and as "a fundamental function that advances the scientific value of collections and increases the redundancy of scientific information that results from this process". Maroevic continues by drawing attention to the concept of interpretation, emphasizing that research"... will not be immune to exploratory interpretative processes, which will result in a range of changeable cultural information" (Maroevic, 1993, p. 185). As each documentary representation (whether textual in the form of structured metadata or descriptions and interpretations recorded in unstructured free text, whether in the form of documentary photography or drawings) contains a component of the one who produced it (in terms of subjectivity but also the influence of social 2 Recent definition of a museum, accepted in 2007 at the General ICOM Conference in Vienna. Knjižnica, 2019, 63(3), 131-153 135 Goran Zlodi, Dajana Batinic and professional paradigms), it is especially important to provide mechanisms that will allow dynamic, continuous documentation also of those unmatched, parallel or even opposing views. In an ideal methodology for documenting cultural heritage, the principles of documentation (Maroevic, 1986) come to the fore. They must be respected if we want the documentation process to be systematically and effectively implemented, and to support this dynamic and continuity of museum documentation we can distinguish the following two principles: 1) Timeliness as a principle by which we record changes on the museum object or some other unit of the heritage, related to the course of chronological time, and 2) Continuity as a principle of secondary correction, which continually incorporates the present time in the process of documenting, in which the imperfections of the past can be eventually eliminated, and the ongoing processes recorded. It is especially important to look at the individual paper-based documentation instances as different sources of information. There are frequent situations where several different versions of paper-based documentation (which sometimes contain different information) relate to a single museum object. Therefore, it is crucial to provide mechanisms for making references to these specific instances of the old documentation, as the evidence that support certain metadata statements (e.g. attribution, provenance). Michael Buckland (1991) considers information as evidence, especially the material aspect of information, which in his three-fold view on information, referred to as "information-as-a-thing", encompassing different types of documents, data, and photographs. The concept of "evidence" according to Buckland (1991, p. 353) implies passivity, "Evidence, like information-as-thing, does not do anything actively. Human beings do things with it or to it. They examine it, describe it, and categorize it. They understand, misunderstand, interpret, summarize, or rebut it." The integration of all existing documentation on the museum objects will provide a reliable basis for their understanding and interpretation. The importance of this topic in museums and the broader cultural heritage domain is demonstrated by the theme of last year's CIDOC conference held in Heraklion also entitled "Provenance of Knowledge", which covered broad range relationships among objects and literature, documentation, archival holdings, field documentation, testimonials and intangible heritage. 2.2 Standards related to museum paper-based documentation SPECTRUM - the United Kingdom collection management standard is also increasingly accepted in other countries and is a key reference point for the 136 Knjižnica, 2019, 63(3), 131-153 Importance of digitization and integration ofpaper-based documentation in museums: a preliminary report _ documentation and management of museum collections. When it comes to overcoming documentary backlogs and the continuity of museum documentation, SPECTRUM provides defined workflows and procedures in several chapters. In versions 3.0 and 4.0, SPECTRUM defined the Retrospective Documentation Procedure. Retrospective documentation is implemented as a planned project that seeks to eliminate backlogs in the museum documentation system or improve the quality of information on collections. The retrospective documentation project should always be aligned with the organizational purpose of the museum, its policies and plans. Always need to be SMART: specific, measurable, achievable, realistic and timed (SPECTRUM 3.0, 2005; SPECTRUM 4.0, 2011). SPECTRUM in version 5.0, in one of the primary procedures - Inventory, defines a workflow if a significant number of items are not documented with the seven key information that the inventory process requires (Object Number, Object Name, Brief description - or picture, Current location of the object, Current owner -if not a museum, and Recorder's name), according to which it is necessary to adopt a plan for addressing the backlog of documentation as part of the following primary procedure -Documentation planning. This definition implies the improvement of the documentation systems and of the information contained in the systems, as a continuous process of improvement. Following the plan for improving the quality of the basic data, the workflow foresees the continuation of work on the documentation to achieve the quality level set as part of the inventory procedure. Documentation planning notes that improving documentation is not always retrospective in terms of recording the underlying categories of data, citing the Cataloguing process as an ongoing, open process that should be considered in the context of research before addressing documentation gaps (SPECTRUM 5.0, 2017). 2.3 Legal framework related to museum material and documentation In 1978, the Croatian museologist Antun Bauer defined the museum collection as a set of objects created according to a criterion, which is accompanied by documentation (Vujic, 2000). The existing Museums Act of the Republic of Croatia equates the value of museum material and museum documentation (Zakon o muzejima, 1998, 2015, 2018). The first Croatian Museums Act from 1998 states "Museum material and museum documentation shall be protected as cultural property and shall be subject to the regulations on the protection of cultural property" (Zakon o muzejima, 1998, Art. 7). The Museums Act of 2015 and the Museums Act of 2018 reiterate this article without any change, which indicates the importance and continuity of evaluating museum documentation as a cultural property. Knjižnica, 2019, 63(3), 131-153 137 Goran Zlodi, Dajana Batinic The Ordinance on the Content and Manner of Keeping the Museum Documentation of the Museum Material from 2002 (hereinafter referred to as the Ordinance) lays down two key procedures in the documentation process (Pravilnik o sadrzaju ..., 2002). These are cataloguing and inventorying3, which in the museum context have a specific relationship, i.e. "The inventory procedure is a process of recording and primary processing of a museum object on the basis on its physical characteristics observed from the object itself and data collected indirectly that uniquely identify the object in the museum holdings." (Article 9). Further, cataloguing is "[...] a permanent procedure of valuation of a museum object, it's processing, and the recording of the most complete information about the museum object. Cataloguing complements inventorying by adding information to that recorded during the inventory processing of a museum object." (Pravilnik o sadrzaju ..., 2002, Article 13) Thus, the continuity of documentation is embedded in the basic provisions that at the highest level define the procedures for documentation processing. However, Ordinance (except for the prescribed data category for the Person responsible for entering data) does not provide more precise mechanisms for ways of recording changes in data over time. It should be noted that the revision of the Ordinance is ongoing and that since 2014, there has been a continuous development of the Rules for Description and Access to Materials in Archives, Libraries and Museums (Pravilnik za opis ..., n. d.), which provides opportunities for development. Both documents incorporate mechanisms that would allow for continuity of documentation. 2.4 A review of the literature related to digitizing paper-based documentation Describing the Dutch experience with MusIP (Museum Inventory Project) of the early 2000s, where initially collected data showed backlogs in both analogue and digital documentation, Navarrete also mentioned the fast conversion of paper documents into digital form (scanning information cards and hiring external typing services). Navarrete points out that through newly available techniques (scanning), more and more old documentation was digitized (Navarrete Hernández, 2014). This experience tells us that digitizing paper-based documentation can accelerate computer-based documentation. 3 The inventory procedure (Inventarizacija in Croatian) is in the context of Ordinance more than an inventory control - it is more equivalent to the Acquisition and accessioning procedure in SPECTRUM, which involves a 'transfer of title' from the previous owner to the museum giving the museum proof of ownership. The inventory procedure also involves the assignation of a unique number (Inventory number) that links each object to the relevant documentation in the museum. 138 Knjižnica, 2019, 63(3), 131-153 Importance of digitization and integration ofpaper-based documentation in museums: a preliminary report _ Another important project we found in the literature review is the "Factory project" - a digitization project at the Victoria and Albert Museum in London. In 2007, they started to digitize and make available the entire Word and Image Department (which originated in the restructuring of V&A 2001), which brings together the former National Art Library and collections of Western graphics, drawings, paintings and photographs. Dodds and Ravilious (2009) report that new acquisitions are catalogued using the museum information system, but the vast majority of earlier acquisitions are still described only in a wide range of card indexes and printed catalogues. The indexes have been scanned, but the museum now has to complete the transfer of catalogue records to its online system. The authors describe how the museum hired Micromedia Company to scan the annual volumes and write down the primary records in a spreadsheet, noting the acquisition number, item type (for example graphics or drawing) and location. The spreadsheet data was then loaded into the museum information system. Thus, by 2006, approximately 600,000 inventory records were created for graphics, drawings, paintings and photographs, and the number of records available online doubled. Another interesting experience is that the Project employs two photographers, several volunteers, trainees and conservation students to help with specific tasks. Interesting experiences related to supplementing existing information are also provided, like "Among other things, we are capturing the full text of the original catalogue descriptions, maintaining the format and content as a historic record. We can then copy specific data to the appropriate fields in the current catalogue record, and update the information as necessary. Changes in attribution, for example, can then be seen over time." (Dodds & Ravilious, 2009, p. 15) The project is well described with reasoned decisions and priorities. However, it does not describe the mechanisms for referencing existing documentation or how sources were recorded on the event of data changes. It is crucial to protect and preserve the paper-based documentation itself, especially when it comes to inventory books that are intensively used by multiple experts. Referring to the poor physical condition of object registration cards for works of Italian art at the Glasgow Museums Resource Center, which deteriorates over time, affecting the contents of the object registration cards, Christie (2005) warns that care must be taken to ensure the durability of what is essentially the core of the history of the collection and that such paper-based documentation should not be ignored when digitizing. From informal communication with curators in Croatia, we currently know of only a few museums that have digitized parts of existing documentation. In the review of the professional and scientific literature, we have found only one Knjižnica, 2019, 63(3), 131-153 139 Goran Zlodi, Dajana Batinic _ example. Vesna Zoric describes the practice of using and integrating paper-based documentation. At the Ethnographic Museum in Zagreb, it began with the implementation of the museum collection management system M++ after the conversion of data from the Promus system in 2009. Zoric emphasizes the following (Zoric, 2015, p. 57), "The museum staff started off by scanning old catalogue cards used as data sources for decades and often damaged by frequent use. They recorded detailed description, dialectal names and drawings. Their scanning and the linking of their content to the object card will preserve valuable data, and filing protects them as originals." After reviewing the literature where we found papers that only marginally deal with this topic, and case studies presenting only partially the procedures, problems and solutions related to the topics of our research, we decided to have an exploratory study that would identify key thematic units and questions for the final stage of research to be conducted through the survey. 3 Experience with paper-based documentation digitization at the Zagreb City Museum To better illustrate the topics of our research, we relay the experiences of the Zagreb City Museum in using the paper-based documentation and its digitization and integration into the museum information system. 3.1 Documentation history at the Zagreb City Museum At the Zagreb City Museum, the process of documenting cultural heritage began even before the official opening of the Museum and has been ongoing for more than a hundred years. The first objects that arrived at the Zagreb City Museum are the result of a proclamation calling on citizens to donate items that testify to the city's historical and cultural development. In the founding phase from 1907 to 1926, items coming to the Museum were documented by recording the information in the book The Register of Objects of the Free and Royal Capital of Zagreb. Detailed information on the museum objects was entered into forms what results with the first professional catalogue called the Catalogue of Objects of the Museum of the Free and Royal Capital of Zagreb. The Register of Objects of the Free and Royal Capital of Zagreb is the first inventory book of museum objects in the Zagreb City Museum (Figure 1). 140 Knjižnica, 2019, 63(3), 131-153 Importance of digitization and integration ofpaper-based documentation in museums: a preliminary report Figure 1: The Register of Objects of the Free and Royal Capital of Zagreb Knjiznica, 2019, 63(3), 131-153 141 Goran Zlodi, Dajana Batinic The Museum's director and sole employee, Emilij Laszowski, inventoried the items as they arrived at the Museum during 1907 and 1908. The last entry in this book is ordinal number 251. From item 252, inventory of objects continues in the Catalogue of Objects of the Museum of the Free and Royal Capital of Zagreb. Each card in the catalogue contains a record about an item or group of items (Figure 2). The records were created according to the inventory principles of the time and to the same entry criteria as in the first inventory book. The catalogue has been preserved to a great extent (80%), and the last inventory item in that catalogue is numbered 1185 and was registered in 1926. In addition to this catalogue, we find two separate units that relate to the legacy of the Croatian revivalist Ljude-vit Gaj and the legacy of musician Franjo Kuhac. The catalogue of objects and catalogues of these two legacies are called the BHZ catalogue. Figure 2: Object registration card from the Ljudevit Gaj Collection The Museum Objects Inventory (Figure 3) is the first official Inventory Book started in 1943 (Kolveshi, 2007). In addition to the recent gifts and purchases, items that came to the Museum were re-inventoried from 1907 to 1926. The Inventory of museum objects is the first of six volumes of the Zagreb City Museum Inventory Book (Figure 4), which contains 9631 items or groups of items. 142 Knjižnica, 2019, 63(3), 131-153 Importance of digitization and integration ofpaper-based documentation in museums: a preliminary report Figure 3: Inventory of museum objects Figure 4: Six volumes of the Inventory Book of the Zagreb City Museum Knjiznica, 2019, 63(3), 131-153 143 Goran Zlodi, Dajana Batinic The detailed information generated by the processing of the holdings, which contribute to the importance and value of the item itself, is written on the object registration files (Figure 5). They preserved 4811 object cards, and the last object registration card was printed in 1998, after which the computerization period began. FNVENTARNI BROJ: 1 nuiv USTANOVE 1 » 1 Muzej grada Zagreba VRIJEME: 1729-NALAZI5TE: ZBtRKA: CEHALIA MATER UAL I TEHNIKA:"1 Je na platnu, oboatrano oelikano MJESTO IZVEDBE: Zagreb PREDMET {autor, neriv, opis, sten]«): ZASTAVA ZAGREBAČKOG GRADEČKOO CEHA ZLATARA, BRAVAflA, KAČAM, KOVAČA £trana:A: Sv.Nikola, patron ceha u biskupskoa ornal i ftroje dječice u drvenoj posudi te aablen L obrta (pokaznica, kaleži, mačavi, ključevi lokot, potkova 1 dva čeki£a). Iznad natpif na latinskom: VEXILVM CEHAE 1?29 AVaiFABROHVM. POLITOHVM. 3EBATOBVK,FABHOH1 Strana B: Raapece s apostolom Ihanom i Blazenom Djevicoai Marijora. U pozadini pejaal, veetul grada, vjerojatno Jeruaale». Zastava je U uskora jednostavnom, plosnatom matalnos poalai enom okvilu. To je najstari^a sačuvana zastava zagrebaekih cehova. Ceh Gradečkih obrtnika metaljske struke brinuo se aa oltar Blažene djovice Marije, koji ae je nalazio u sjevernoj apsidi orkv« sv. Marka, uz njega se je čuvala i ova zastav koja ee je nosila na procesi jama« stanje: srednje VELIČINA, TEZI NA: 8?, 5 X 93 < BROJ KOMADA: j 0 TEN IZ — Naroda« nervine, Zagreb — (1) Omaka ra n.iruilS« UT.X1/I1-5» MJESTO UPOTREBE: Zagreb KADA I KAKO JE DOSPIO U MUZEJ: I9II- Dar Miroslava Budickog, Zagreb, Mesnička ul.15 NABAVNA CIJENA: Hc.000 KATEGORIJA VRIJEDNOSTI: fl. INVENTARNI OMOT: JJ FOTO, DIA: LITERATURA:Dr, Franjo Buntok: Muzej grada Zagreba, (vodič), Zagreb, 1979« str.Vf-45. Katalog kulturno-historijske ialožbe grada Zagreba, Zagreb, 1925. Kat.br 9 etr.^k. Marija Šercer, Stari zagrebački ,str.3o,3l M Ji ¿41. BE Z 6k9 l Figure 5: Object registration cards of the Zagreb City Museum The high valuation of museum documentation in physical form at the Zagreb City Museum is evidenced by the fact that it is exhibited in the permanent exhibition, which also makes it an important visual communication medium in temporary exhibitions4. 3.2 Computerization of museum documentation at the Zagreb City Museum After reviewing and preparing data on museum objects for conversion, in 2006, a program for computer processing of museum documentation M++ was installed at the Museum. In developing the program, particular attention was paid to 4 Permanent exhibition, section 37: Life in Societies, inventory card 1005 of the Zagreb City Museum (from BHZ catalogue) is exhibited. At the exhibition of the Hundredth Anniversary of the Zagreb City Museum, 1907-2007 visitors were shown the history of the Museum's work through the exhibited old documentation, the first inventory book and object registration cards from the BHZ catalogue. 144 Knjižnica, 2019, 63(3), 131-153 Importance of digitization and integration ofpaper-based documentation in museums: a preliminary report _ complying with the Ordinance, CIDOC's International Museum Objects Guidelines (ICOM) (Grant, Nieuwenhuis, & Petersen, 1995), and later with the LIDO standard for data exchange (Coburn, Light, McKenna, Stein, & Vitzthum, 2010). When implementing the system, data on 9631 objects or groups of objects from the six volumes of the Inventory Book of the Zagreb City Museum were transferred to the M++ database. Rewritten, corrected, edited and supplemented data form part of the knowledge that has emerged over the past years of museum work. The results of the collection, processing, protection and research of museum objects were recorded, digitized and made available to users. 3.3 Digitization and integration of paper-based documentation at the Zagreb City Museum From the numerous and varied documentation that came from the expert processing and research of museum objects, we have singled out the documentation that we consider to be the most important and most commonly used in the Museum: 1. BHZ Catalogue (The Brethren of the Croatian Dragon Catalogue) 2. Inventory book of museum objects, six volumes 3. Object registration catalogue BHZ catalogue was created in the period from 1907 to 1926. Information about the items that are listed in this catalogue is categorized into five categories. The most comprehensive information on the objects is in the category "Name and description of the objects", which, in addition to the above, often contains information on provenance, interesting facts related to the objects, sometimes drawings or imprints. Inventory book of museum objects contains six volumes. The first volume of the Inventory Book was created between 1943 and 1963. The information entered to this volume was further segmented and information on method and date of acquisition has been added. As a new piece of information, the number of items and location of the item were entered. However, the other five volumes of the Inventory Book, which were produced between 1963 and 2006, have significantly more - 21 categories of data. Object data were recorded, except in the Inventory Book, also in the files of the Object Registration Catalogue. For the items entered in the first volume of the Inventory Book, the object registration cards have much more exhaustive data, while with the increase in the number of categories in the other volumes, the Knjiznica, 2019, 63(3), 131-153 145 Goran Zlodi, Dajana Batinic information entered in the Inventory Book and on the object registration card is slightly different. On individual files, we find additional information about the literature, the person and the date of the inventory. Figure 6: Document Integration in the Museum collection management system M++. In addition to the usual integration of digital image representations, digitized records of paper-based documentation was integrated - as exemplified by the flag of the Graduate Guild of Goldsmiths, Locksmiths, Swordsmen and Blacksmiths from 1729 (Inv. No. MGZ-235) Moving to computer-based inventory consisted of several steps. The first step was microfilming5 the six volumes of the Inventory Book, after which they were digitized. Those procedures protected books at two levels - physical and digital. In the next stage, digitized versions of each page of the book were produced, the segments of the image were separated for the individual objects, resulting in a digital representation of documentation for each museum object. In the end, each digital representation is integrated with the object record in the database. This provided access to the records without time limitation, directly, easily and quickly. The use of the inventory book before digitization was difficult because 5 Ordinance obliges the Museum to microfilm the documentation in Article 3 which reads as follows: "Museum documentation is handwritten or printed from a computer database. The data obtained shall be stored on permanent media and must be recorded on microfilm and stored in appropriate premises and conditions." 146 Knjižnica, 2019, 63(3), 131-153 Importance of digitization and integration ofpaper-based documentation in museums: a preliminary report of the dimensions and weight of the book. Only the person who took the book had access to the book, which meant it was unavailable to all other users, and ultimately, the manipulation resulted in various damage. Since 2007, thanks to the digitization of the Inventory Book and integration into the M++ computer system, records have become easily accessible to curators. In 2010, according to established standards, object records from the BHZ catalogue and the Object Registration Catalogue were digitized. They are placed on a shared internal network and accessible by experts within the Museum (Figure 6). 4 Research Design The aim of our research is to understand the attitudes of curators toward paper-based documentation of the museum objects. Its purpose is to examine adequate mechanisms of establishing continuity of museum documentation as a key form of knowledge about museum objects and collections and to explore the possibilities of using digitization of paper-based documentation to speed up the process of computer-based registration and cataloguing of museum collections. The target population of this research is professional museum staff, that is, curators, senior curators and museum advisers. We assume that due to the nature of the work, they are using the older documentation more often (for further professional processing which includes the inventorying and cataloguing of museum objects) than other museum staff. There are several research issues that we want to examine: a) how the curators use paper-based documentation of the museum objects; b) what are their attitudes towards the information contained in the paper-based documentation; c) what are their standpoints and practices regarding the indication of the source of data from the documentation; d) what are their attitudes towards the digital versions of paper-based documentation; e) what are their viewpoints and expectations about the needs and abilities to record and track changes in information in the metadata records of museum objects. Given the insufficient exploration of the research problems, we will conduct empirical research in which we apply both qualitative and quantitative methodology. Knjiznica, 2019, 63(3), 131-153 147 Goran Zlodi, Dajana Batinic 5 Methodology The empirical research will be conducted in two phases (stages). In the first phase, an exploratory qualitative research method (focus group) will be applied, while in the second phase, a quantitative methodology (survey) will be implemented. We conceive the research in this way since the topic is under-researched, so we need a clearer understanding of the field of our research interest. With the qualitative method, we want to gain a more in-depth insight into the research problems, and the results of these group discussions will help us to construct questions and answers offered in the questionnaire of the quantitative part of the research. Through the survey method, we will test research questions on a larger sample of curators, so that we can generalize their results to the entire curator population in the Republic of Croatia. 5.1 Focus groups In the first part of the research, we plan to hold two focus groups. For the participants, we will select curators, employees of larger and smaller Zagreb museums who have no experience at all in digitizing paper-based documentation and those who have had that experience. Zagreb was chosen because it operates a number of smaller and larger museums that digitized old documentation, as well as those that have not yet done so. Focus groups are planned to be held in February 2020 on a sample of 16 participants in two focus groups (Table 1). Both groups will be made up of eight curators of larger and smaller museums, with one group including the professional staff of those museums who have completed at least some paper-based documentation digitization, and in the other, those who have had no such experience before. We have defined the size of the museums by the number of employees, where larger museums are those with more than ten employees and smaller ones with fewer than ten employees. Although according to data from the Central Bureau of Statistics, in 2015 (Muzeji ..., 2016), the ratio of women to men of professional and museum staff is 70:30 in favor of women, in this part of the research we plan a balanced number of participants in the conversation by gender: eight women and eight men. The goal of focus groups is not a generalization of results, but getting to know us about an unexplored phenomenon. The research will be carried out at the premises of the Museum Documentation Center, which is located near most of Zagreb's museums. The talks will take about 60 minutes, and we will record them with a voice recorder, to support better note-taking. For these focus groups, a discussion protocol is developed with four basic guidelines-questions in order to achieve the research objective and to respond to the research problems. Taking into account the research concerns, we will eventually process the notes of the group discussions 148 Knjižnica, 2019, 63(3), 131-153 Importance of digitization and integration ofpaper-based documentation in museums: a preliminary report _ by thematic analysis. In preparing the exploratory research itself, we will focus on opening up new perspectives and gaining deeper insight into this hitherto under-researched area. Table 1: Planned sample for two focus groups FOCUS GROUP 1 curators of those museums that have prior experience in digitizing paper-based documentation of the museum objects FOCUS GROUP 2 curators of those museums that do not have prior experience in digitizing paper-based documentation of the museum objects Total Female 4 4 8 Male 4 4 8 Total 8 8 16 5.2 Survey In the second part of the research, we plan to build a questionnaire based on key results of thematic focus group analyses. The survey will be conducted online. It will be distributed via email addresses to museum staff throughout Croatia during March 2020. As we will strive to generalize the results to the entire curator population, we have based the planning of the sample for the survey on the already mentioned fact that the ratio of the number of women to men of the mentioned museum staff is 70:30 in favor of women. Therefore, a sample of 200 respondents is planned for the survey, of which 140 are women, and 60 are men (Table 2). Descriptive statistics and selected statistical tests will be used to process and analyze the data. Table 2: Planned sample for the survey in the museums in the Republic of Croatia Total number of curators Female 140 Male 60 Total 200 6 Discussion From the results of the research, we expect better insight into the attitudes and expectations of curators regarding paper-based documentation and the Knjiznica, 2019, 63(3), 131-153 149 Goran Zlodi, Dajana Batinic possibilities of its digitization and transfer to integrated information systems, which can result in improvements to the legislative framework, cataloguing rules, information systems and practices in museums and other heritage institutions. Considering the above case studies and literature examples, as well as data on the level of inventoried museum material in the Republic of Croatia, it is assumed that digitization of old documentation could help eliminate or at least reduce computer-based documentation backlog. Table 4 shows the data from 2006 (Franulic, 2006) and 2018 (data obtained on request from the Museum Documentation Center in Zagreb). For the indicated period, there is a progress in the number of museum objects (manual or computerized registration) of 1,113,931 museum objects and progress in the number of computer-based registered items of 2,388,821 items. Furthermore, from Table 3, according to the latest data from 2018, it can be calculated that if we subtract from the total number of manually or computer-based registered items (3,715,603) the number of computed inventories (2,880,143), we get 835,460 items for which there is old paper-based documentation, and which have not yet been computer-based registered. We assume that if museums digitize this segment of old documentation, the process of computer registration and cataloguing would be significantly accelerated. If digitized versions of paper-based documentation for individual objects were integrated with the metadata record in integrated information systems, then it would be much more accessible and easier to transfer the information contained in computer form. The planned research will examine the views of the curators on such use of paper-based documentation. Table 3: Information on museum objects in museums in the Republic of Croatia from 2016 and 2018 2006 2018 Difference (2018-2006) TOTAL NUMBER OF OBJECTS 5,653,717 5,977,845 324,128 NUMBER OF INVENTORIED OBJECTS (manually or computer-based): 2,601,672 3,715,603 1,113,931 Remains to be inventoried: 3,052,045 2,262,242 789,803 Computer-based inventoried: 491,322 2,880,143 2,388,821 Objects which have documentation, but not computer-based processed: 2,110,350 835,460 1,274,890 150 Knjižnica, 2019, 63(3), 131-153 Importance of digitization and integration ofpaper-based documentation in museums: a preliminary report _ 7 Conclusion The importance of museum paper-based documentation is recognized at several levels (as a key part in documenting collections and as an important source of information on acquisition and other provenance events, and as source for providing the broader context related to the museum objects), so its role and importance are indispensable in the context of comprehensive documentation of cultural heritage. With this research, an insight will be gained into the attitudes of the curators toward paper-based documentation, and it will enable the understanding and improvement of the curator's current practice regarding its use. The research will examine the adequate forms of its integration into the integral documentation system in terms of adherence to the principle of continuity of museum documentation and explore the possibilities of speeding up and improving the process of computer-based registration and cataloguing of museum material through the digitization of paper-based documentation. As paper-based documentation often oscillates in terms of content and structure, and the names of data categories differ in the practice of individual museum institutions, for different types of collections, and sometimes within the same institution in different types of old paper-based documentation, the research will also examine such features of paper-based documentation. Although in this research, we will focus on those documentation forms that are textual representations of museum objects (such as object registration cards, inventory books), we will also explore what other sources of information (such as documentation photographs or drawings) are considered by curators to be important for the documentation of museum objects. References Buckland, M. K. (1991). Information as thing. Journal of the American Society for Information Science, 42(5), 351-360. doi: 10.1002/(SICI)1097-4571(199106)42:5<351::AID-ASI5>3.0.CO;2-3 Christie, S. C. (2005). How improving documentation, as part of the remit of collections management, can increase intellectual access to museum collections for the purpose of academic research. Doctoral dissertation. St Andrews: University of St Andrews. Retrieved 19. 9. 2019 from: http://hdl.handle.net/10023/12907 Coburn, E., Light, R., McKenna, G., Stein, R., & Vitzthum, A. (2010). LIDO-light weight information describing objects version 1.0. Paris: International Committee of Museums. Retrieved 10. 10. 2019 from: http://www.lido-schema.org/schema/v1.0/lido-v1.0-speci-fication.pdf Knjiznica, 2019, 63(3), 131-153 151 Goran Zlodi, Dajana Batinic Dodds, D., & Ravilious, E. (2009). The Factory Project: digitization at the Victoria and Albert Museum. Art libraries journal, 34(2), 10-16. Franulic, M. (2006). Neki aspekti muzejske djelatnosti u Hrvatskoj: statistički pregled na temelju podataka iz Registra muzeja, galerija i zbirki RH, 2006. Informatica museologica, 37(1-4), 164-177. Grant, A., Nieuwenhuis, J., & Petersen, T. (Eds.). (1995). International guidelines for museum object information: the CIDOC information categories. Paris: International Committee for Documentation of the International Council of Museums. Retrieved 10. 10. 2019 from: http://network.icom.museum/fileadmin/user_upload/minisites/cidoc/DocStandards/ guidelines1995.pdf ICOM Statutes [Web page]. (2010, 20. August). Paris: International Committee of Museums. Retrieved 19. 9. 2019 from: http://archives.icom.museum/statutes.html#2 Jones, M. (2018). From catalogues to contextual networks: reconfiguring collection documentation in museums. Archives and records, 39(1), 4-20. doi: 10.1080/23257962. 2017.1407750 Kolveshi, Ž. (2007). Stota obljetnica Muzeja grada Zagreba, 1907-2007. Zagreb: Muzej grada Zagreba. Maroevic, I. (1986). Sadašnjost baštine. Zagreb: Društvo povjesničara umjetnosti SR Hrvatske. Maroevic, I. (1993). Uvod u muzeologiju. Zagreb: Zavod za informacijske studije. Mensch, P. van (1992). Towards a methodology of museology. Doctoral dissertation. Zagreb: University of Zagreb. Muzeji, galerije i zbirke u 2015. (2016). Priopcenje Državnog zavoda za statistiku Republike Hrvatske, 53(8.3.1). Zagreb: Državni zavod za statistiku Republike Hrvatske. Retrieved 19. 9. 2019 from: https://www.dzs.hr/Hrv_Eng/publication/2016/08-03-01_01_2016.htm Navarrete Hernández, T. (2013). Digital cultural heritage. In I. Rizzo, & A. Mignosa (Eds.). Handbook on the economics of cultural heritage (pp. 251-271). Cheltenham: Edward Elgar Publishing. Navarrete Hernández, T. (2014). A history of digitization: Dutch museums. Doctoral dissertation. Amsterdam: University of Amsterdam. Retrieved 19. 9. 2019 from: https://dare. uva.nl/search?identifier=0068ac90-659d-456b-9d5a-29fc6475baad Pravilnik o sadržaju i načinu vodenja muzejske dokumentacije o muzejskoj gradi. (2002). Narodne novine, (108). Pravilnik za opis i pristup gradi u arhivima, knjižnicama i muzejima [Web site]. (N. d.). Retrieved 19. 9. 2019 from: http://nkp.nsk.hr/ SPECTRUM: the UK museum documentation standard. Version 3.0. (2005). Cambridge: Museum Documentation Association. SPECTRUM: the UK museum documentation standard. Version 4.0. (2011). London: Museum Documentation Association. SPECTRUM: the UK museum documentation standard. Version 5.0. (2017). London: Collections Trust. 152 Knjižnica, 2019, 63(3), 131-153 Importance of digitization and integration ofpaper-based documentation in museums: a preliminary report _ Vujic, Ž. (2000). Nova tehnologija i pristup muzejskim zbirkama: iskustvo zagrebačkih umjetničkih muzeja i galerija. Informatica museologica, 31(1-2), 25-31. Retrieved 10. 10. 2109 from: https://hrcak.srce.hr/142908 Zakon o muzejima. (1998). Narodne novine, no. 142. Zakon o muzejima. (2015). Narodne novine, no. 110. Zakon o muzejima. (2018). Narodne novine, no. 61. Zoric, V. (2015). Stručna obrada grade i registracija zbirki Etnografskog muzeja u Zagrebu. Etnološka istraživanja, 20, 53-59. Retrieved 19. 9. 2019 from: https://hrcak.srce.hr/152942 dr. Goran Zlodi Faculty of Humanities and Social Sciences, University of Zagreb, Ivana Lucica 3, 10000 Zagreb, Croatia e-mail: gzlodi@ffzg.hr Dajana Batinic The Zagreb City Museum, Opatička 20, 10000 Zagreb, Croatia e-mail: dbatinic@mgz.hr Knjiznica, 2019, 63(3), 131-153 153 NAVODILA AVTORJEM GUIDELINES FOR AUTHORS yxr Navodila za prispevke v slovenščini 1 Temeljne usmeritve Revija objavlja znanstvene in strokovne prispevke v slovenskem ali angleškem jeziku, izjemoma pa tudi znanstvene prispevke v drugih jezikih (nemškem, francoskem, italijanskem, hrvaškem jeziku itd.). Druge prispevke, kot so krajši članki, ocene, poročila z znanstvenih in strokovnih posvetovanj, objave dokumentov, obvestil, razpisov Zveze bibliotekarskih društev Slovenije (ZBDS), njenih strokovnih teles ali področnih društev itd., pa objavlja le v slovenskem jeziku. Prispevke avtor/ji odda/jo v elektronski obliki na e-poštni naslov uredništva revije: revija.knjiznica@nuk.uni-lj.si. Vsak prispevek mora vsebovati kontaktne podatke avtorja/jev ter naziv in poštni naslov ustanove, kjer je/so zaposlen/i. Avtor/ji oddanega prispevka zagotavlja/jo, da je vsak prispevek izvirno delo, ki še ni bilo objavljeno oziroma ni v postopku za objavo v drugi publikaciji. Prav tako zagotavlja/jo, da so prispevki v celoti strokovno in znanstveno korektni. V primeru objave vse moralne avtorske pravice pripadajo avtorju/em objavljenega prispevka, materialne avtorske pravice pa avtor/ji za vselej, za vse primere, za neomejene naklade in za vse medije neizključno, časovno in prostorsko neomejeno prenese/jo na izdajatelja revije, tj. Zvezo bibliotekarskih društev Slovenije. V ta namen avtor/ji podpiše/jo Dovoljenje za objavo prispevka v reviji Knjižnica,1 ki ga v tiskani obliki pošlje/jo na naslov uredništva revije (Uredništvo Revije Knjižnica, Narodna in univerzitetna knjižnica, Turjaška 1, 1000 Ljubljana) ali v skenirani obliki po e-pošti na naslov revija.knjiznica@nuk.uni-lj.si. Če ima revija zagotovljena sredstva za izplačilo avtorskega honorarja, uredništvo pozove vsakega avtorja, da posreduje podatke za sklenitev avtorske pogodbe, ki je pogoj za izplačilo avtorskega honorarja. Ti podatki so: stalni naslov, številka tekočega računa, naziv in sedež banke, davčna številka in delež avtorstva za izplačilo višine honorarja. Avtor dovoljuje, da naročnik lahko uporabi osebne podatke za potrebe izvršitve izplačila in zahtevanega sporočanja podatkov o opravljenem delu po pogodbi. Višina izplačila je določena v letnem ceniku revije. Avtor/ji ob objavi prispevka dobi/jo en avtorski izvod številke. 1 Dovoljenje za objavo prispevka v reviji Knjižnica je dosegljivo na spletni strani revije: http://www. zbds-zveza.si/knjiznica/avtorji. Svetujemo tudi ogled predloge za pripravo prispevka. 157 Avtor/ji je/so dolžan/ni poskrbeti za jezikovno korektnost prispevkov (predvsem za terminologijo). Za lekturo ter jezikovni pregled prispevkov in prevodov poskrbi uredništvo. Znanstveni prispevki so recenzirani. Glede na recenzent-sko mnenje lahko uredništvo povabi avtorja/e, da prispevek ustrezno popravi/ jo oziroma dopolni/jo. Uredništvo si pridržuje pravico do zavrnitve vsebinsko neustreznih objav ter prispevkov z negativno recenzijo. Recenzent določi tudi tipologijo prispevka (predlaga/jo jo lahko tudi avtor/ji). Uredništvo prispelega gradiva ne vrača. 2 Tehnična navodila Naslov in podnaslov naj bosta napisana v slovenskem in angleškem jeziku. Besedilo naj bo napisano prvi osebi množine ali neosebno. Avtor/ji naj bo/do vedno naveden/i z imenom in priimkom. Če je avtorjev več, naj sami določijo vrstni red navajanja. Poleg imena avtorja je treba navesti tudi njegov morebitni akademski naziv. Z izvlečkom (največ 250 besed) morajo biti opremljeni vsi znanstveni in strokovni članki. Vsebujejo naj namen članka, zasnovo, metodologijo in pristop, analizo rezultatov, omejitve raziskave in uporabnost študije v praksi ter izvirnost oziroma vrednost raziskave. Prevod v angleški jezik mora ustrezati besedilu v slovenskem jeziku. Avtor/ji določi/jo do 5 (pet) ključnih besed. Prispevki lahko vsebujejo slikovno gradivo in grafične prikaze (fotografije, grafikone, zemljevide, skice, diagrame in podobno) ter preglednice (tabele), ki naj bodo oštevilčene in naslovljene z navedbami ustreznih virov (oziroma s soglasji izdajateljev). Avtorja/je prosimo, da slike čim večje ločljivosti priložijo posebej. Naslov preglednice mora biti napisan nad njo, naslov slike pa pod njo. Zahvala naj bo navedena na koncu prispevka. Poglavja in podpoglavja naj bodo številčena po standardu SIST ISO 2145 (tj. 1, 1.1, 1.1.1 itd.). Opombe naj bodo zapisane pod črto in oštevilčene z zaporednimi arabskimi številkami od začetka do konca besedila. Vsebujejo naj samo dodatno besedilo (avtorjeve komentarje), ne pa tudi bibliografskih referenc (citatov). 158 Citati naj bodo navedeni v oklepaju v besedilu prispevka po sistemu APA (tj. sistem Ameriškega psihološkega združenja). Primeri citiranja: Vprašanje družbenega statusa knjižničarjev je bilo obravnavano večkrat (Novak, 1980; Petek, 1982, 1990a, 1990b; Kovač, Benko in Mlinar, 1987; Mohorko idr., 1990). Med novejšimi študijami bi omenili študijo Urbanije (1993), zanimivo pa je tudi izhodišče, ki ga zagovarja Tomšičeva (1996, str. 4-5), ki piše: »Danes imajo knjižničarji več kompetenc.« V tujih študijah zasledimo podatke o nizkem statusu knjižničarjev (Line, 1979 cv: Mihalič, 1984). Zakonska problematika ni natančno opredeljena (Zakon, 1982), lahko pa zasledimo nekatera stališča v knjigi Osnove knjižničarstva (Banič, 1993). Podobno definira standard o kazalcih uspešnosti knjižnic (ISO 11620, 1998). Če je avtorjev več, naj bodo njihova imena ločena z vejico. Če je navedenih več virov, so ločeni s podpičjem. Podatki o citiranih virih naj bodo zapisani na koncu prispevka v poglavju Navedeni viri. PRIMERI NAVAJANJA VIROV: Knjiga Podbrežnik, I. in Bojnec, Š. (2015). Ugotavljanje kakovosti storitev v splošnih knjižnicah. Ljubljana: Zveza bibliotekarskih društev Slovenije. Toyne, J. in Usherwood, B. (2001). Checking the books: the value and impact of public library book reading: final report. Sheffield: University of Sheffield, Department of Information Studies, Centre for the Public Library and Information in Society. Poglavje v knjigi Grilc, U. (2007). Knjiga in razvoj: knjiga kot ena temeljnih razvojnih kategorij družbe. V A. Blatnik ... idr. (ur.), Zgubljeno v prodaji (str. 155-184). Ljubljana: UMco. Karun B. (2009). Predgovor. V P. Štoka (ur.), Smernice delovnih skupin za domoznanstvo osrednjih območnih knjižnic z analizo vprašalnika o stanju domoznanstva v slovenskih splošnih knjižnicah in UKMza leto 2007 (str. 5-7). Ljubljana: NUK. Članek v zborniku konference, simpozija ali kongresa Bon, M. (2011). Splošne knjižnice po knjižničnih območjih v letu 2010. V M. Ambrožič in D. Vovk (ur.), Knjižnica: odprt prostor za dialog in znanje: zbornik referatov (str. 171-196). Ljubljana: Zveza bibliotekarskih društev Slovenije. Semlič Rajh, Z. (2012). Arhivski zapisi in postopki sledenja v arhivskem informacijskem sistemu. V Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja: zbornik referatov z dopolnilnega izobraževanja (str. 541-548). Maribor: Pokrajinski arhiv. 159 Članek v reviji ali časopisu Ambrožič, M. (2015). Kakovost in vrednost knjižnice v očeh uporabnikov: študij uporabnikov Narodne in univerzitetne knjižnice. Knjižnica, 59(1-2), 95-125. Bartol, T., Budimir, G., Dekleva-Smrekar, D., Pušnik, M. in Južnič, P. (2014). Assessment of research fields in Scopus and Web of Science in the view of national research evaluation in Slovenia. Scientometrics, 98(2), 1491-1504. doi: 10.1007/s11192-013-1148-8 Kolšek, P. (2012, 4. avgust). Osebno s Slavkom Preglom: mož, ki je odpustil samega sebe. Delo, 54, str. 28. Diplomsko, magistrsko ali doktorsko delo Kunc, U. (2011). Strategija prehoda na internetni protokol IPv6. Magistrsko delo. Kranj: Fakulteta za organizacijske vede. Leskovec, M. (2005). Delo, izrazna oblika, pojavna oblika: kaj uporabniki res iščejo?. Diplomsko delo. Ljubljana: Filozofska fakulteta. Elektronski viri Narodna in univerzitetna knjižnica. (2005). Digitalna knjižnica Slovenije: dLib.si [podatkovna zbirka]. Ljubljana: Narodna in univerzitetna knjižnica. Pridobljeno 29. 8. 2018 s spletne strani: http://dlib.si Zveza bibliotekarskih društev Slovenije [spletno mesto]. (B. d.). Ljubljana: Zveza bibliotekarskih društev Slovenije. Pridobljeno 29. 8. 2018 s spletne strani: http://www.zbds--zveza.si Mestna knjižnica Ljubljana. (2018). Pravilniki [spletna stran]. Ljubljana: Mestna knjižnica Ljubljana. Pridobljeno 29. 8. 2018 s spletne strani: https://www.mklj.si/o-nas/pravilniki Uradni dokumenti in standardi ISO 9001:2015. Slovenski standard. Sistemi vodenja kakovosti - Zahteve. (2015). Ljubljana: Slovenski inštitut za standardizacijo. Podatkovni portal SI-STAT: demografsko in socialno področje. (B. l.). Ljubljana: Statistični urad RS. Pridobljeno 9. 12. 2015 s spletne strani: http://pxweb.stat.si/pxweb/Database/ Dem_soc/Dem_soc.asp Pravilnik o pogojih za izvajanje knjižnične dejavnosti kot javne službe. (2003). Uradni list RS, št. 73. Statistični podatki o knjižnicah. (2005). Ljubljana: Narodna in univerzitetna knjižnica, BibSiSt online. Pridobljeno 28. 7. 2014 s spletne strani: http://bibsist.nuk.uni-lj.si/stati-stika/index.php Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1). (2004). Uradni list RS, št. 86/2004, 67/2007, 94/2007-UPB1. 160 Guidelines for contributions in English 1 Aim and scope of international cooperation The aim of the international cooperation is to stimulate scientific communication on recent development in library and information science (LIS) and profession in South Eastern and Eastern European regions. The Editorial Board welcomes research articles covering various aspects of LIS. 2 General principles Papers should be submitted to the Editorial Board by e-mail revija.knjiznica@ nuk.uni-lj.si. The submitted papers should be original (scientific) contributions and should not be under consideration for publication elsewhere at the same time. In compliance with the guidelines, formal academic style and scientific article layout should be used. Authors are asked to submit the entire paper which is expected to be grammatically correct and without spelling or typing errors. According to peer reviews of submitted papers, the Editor reserves the right to decide whether a paper is acceptable for publication, and if necessary, to require changes in the content, length or writing style. If the author is not subscribed to the journal he/she will receive a copy of the journal issue upon its publication. Authors complete and sign a Permission for Publishing where they agree to transfer the economic rights to Zveza bibliotekarskih društev Slovenije (Slovenian Library Association) when and if the article is published in the journal.2 Paper version of the permission should be sent to the postal address Uredništvo Revije Knjižnica, Narodna in univerzitetna knjižnica (Library, journal of library and information science), Turjaška 1, 1000 Ljubljana, Slovenia, or scanned on e-mail revija.knjiznica@nuk.uni-lj.si or by fax +386 1 42 57 293. 2 See http://www.zbds-zveza.si/eng/journal_library/authors. 161 3 Technical recommendations Author/s. The title is followed by author s name and surname, institutional affiliation, address and e-mail address should also be submitted. If there are more authors, the corresponding author should be indicated. Abstract. The abstract should not exceed 250 words and is expected to be structured as follows: Purpose, Methodology/approach, Results, Research limitations, Originality/Practical implications. Keywords. The author/s suggest up to 5 keywords. Paragraphs and Headings. Headings levels should reflect the organization of the paper. The headings should be numbered by SIST ISO 2145, that is 1, 1.1, 1.1.1 etc. Footnotes. It is recommended to use footnotes only for additional explanations and not for citing or reference listing. Layout of tables and figures. All tables and figures should be headed by an Arabic numeral and a title which should be placed below the figures (and graphic presentations) and above the tables. All materials should have a note of acknowledgement (reference) to the original, if they are not original works of the paper's author. Figures should be submitted in a separate file in high resolution. Acknowledgements. The name of the person and the type of help should be stated at the end of the paper. Citing. Citing should conform to APA (American Psychological Association) citation style. Citations should be placed in the text using the author-date citation system. If you cite two or more works within the same parentheses, they should be separated by a semicolon. The citing in the text should be as follows: There were several studies on information retrieval (Smith, 1980; Johnson, 1982, 1990a, 1990b; Kovač, Benko, & Mlinar, 1987; Mohorko et al., 1990). Among recent studies the one by Urbanija (1993) should be mentioned, but the opinion of Leight (1996, pp. 4-5) is even more interesting: "The modern librarians have more competencies." Moreover, there were results published in older research (Line, 1979 as cited in Mihalič, 1984). The legal question was also raised (Act, 1982) and was described in a book The basic of librarianship (Banič, 1993). It is also stated in the international standard (ISO 11620, 1998). 162 Reference list. References and resources should be listed in the alphabetical order according to the APA style. For every in-text citation there should be a full citation in the reference list and vice versa. If the author cites more than 10 information sources which are used as primary research data (annual plans and reports, statistical data etc.) they should be listed in a separate section of resources. If the work has not been published yet it is recommended to use the phrase "in press". All the authors of the paper should be listed. The examples of references: THE EXAMPLES OF REFERENCES: Authored Book: Calhoun, K. S., & Cellentani, D. (2009). Online catalogs: what users and librarians want. Dublin, Ohio: OCLC. Case, D. O. (2012). Looking for information: a survey of research on information seeking, needs, and behavior (3rd ed.). Bingley, UK: Emerald. Chapter in an Edited Book: Hinze, A., McKay, D., Vanderschantz, N., Timpany, C., & Cunningham, S. J. (2012). Book selection behavior in the physical library: implications for ebook collections. In Proceedings of the 12th ACM/IEEE-CS joint conference on digital libraries (pp. 305-314). New York: ACM. Law, D. (2009). The changing roles and identities of library and information services staff. In G. Gordon, & C. Whitchurch (Eds.), Academic and professional identities in higher education: the challenges of a diversifying workforce (pp. 185-198). New York: Routledge. Journal Article: Florjanič, M. M., & Možina, K. (2015). Graphic arts technology students' attitude towards various media of e-books in Slovenia. Knjižnica, 59(1-2), 127-144. Glanzel, W., Debackere, K., Thijs, B., & Schubert, A. (2006). A concise review on the role of author self-citations in information science, bibliometrics and science policy. Sciento-metrics, 67(2), 263-277. doi: 10.1556/Scient.67.2006.2.8 Martindale, G., Willett, P., & Jones, R. (2015). Use and perceptions of e-books in Derbyshire libraries. Library review, 64(1-2), 2-20. Retrieved 5. 12. 2015 from: http://www. emeraldinsight.com/doi/abs/10.1108/LR-04-2014-0030?journalCode=lr Saunders, L., Kurbanoglu, S., Boustany, J., Dogan, G., Becker, P., Blumer, E., ... Todorova, T. Y. (2015). Information behaviors and information literacy skills of LIS students: an international perspective. Journal of education for library and information science, 56(Sup-plement 1), S80-S99. 163 Newspaper Article: Flood, A. (2012, 15 May). Pay us for library ebook loans, say authors. Guardian, 190. Retrieved 15. 8. 2012 from: http://www.guardian.co.uk/books/2012/may/14/pay-us-for-library-ebook-loans Graduate, MA and PhD works: Kuhlthau, C. C. (1983). The research process: case studies and interventions with high school seniors in advanced placement English classes using Kelly's theory of constructs. Doctoral dissertation. New Brunswick, NJ: Rutgers University. Electronic resource: Firment, E. (1997). Why you should fall to your knees and worship a librarian [Web log post]. Retrieved 5. 11. 2015 from: http://librarianavengers.org/worship-2 Narodna in univerzitetna knjižnica. (2005). Digitalna knjižnica Slovenije: dLib.si [Database]. Ljubljana: Narodna in univerzitetna knjižnica. Retrieved from: http://dlib.si Zveza bibliotekarskih društev Slovenije [Web site]. (B. d.). Ljubljana: Zveza bibliotekarskih društev Slovenije. Retrieved 29. 8. 2018 from: http://www.zbds-zveza.si Mestna knjižnica Ljubljana. (2018). Pravilniki [Web page]. Ljubljana: Mestna knjižnica Ljubljana. Retrieved 29. 8. 2018 from: https://www.mklj.si/o-nas/pravilniki Legal and other documents: Barišič, D., & Bobinac, I. (2015). Citatna analiza završnih radova studenata Filozofskog fakulteta u Osijeku: akademska godina 2013./2014.: pilot-projekt 2014./2015. Osijek: Filozofski fakultet. Unpublished document. German library statistics 2010. (2011). Koln: Hochschulbibliothekszentrum des Landes Nordrhein-Westfalen. Retrieved 4. 1. 2015 from: http://www.hbz-nrw.de/dokumenten-center/produkte/dbs/aktuell/auswertungen/gesamt/dbs_gesamt_engl_10.pdf ISO 5963:1985, Documentation - Methods for examining documents, determining their subjects, and selecting indexing terms. (1985). Geneva: ISO. 164