73
hteva drugačne, postopke varovanja, hranjenja in zaščite, toda če hočemo ali ne, burno morali zagristi v 7,a nekatere precej kislo jabolko, da ne bomo Ponovili napake iz preteklosti.
Opozorila bi na dejstvo, da bo mogoč. H čez nekaj let prišlo do poplave analogr i zapisov, čemur seveda sledi, da bodo arhivi tisli, ki sc fldo morali Pr lagoditi delu z novimi vrstami arh valij. Razumljivo je, da ic treba do takrat vsaj poskusiti, če ne že rešiti nekaterih vprašanj, ki se bodo pojavila. Gre predvsem za poenotenje standardov, metod zt iranja in hranjenja, dostop do upora' >c ild.
Na podlagi dosedanjih izkušenj pri delu z ana-'ognimi zapisi bi izpostavila nekaj ključnih problemov:
1.	Prvi velik problem je rok predaje tovrstnega gradiva in s tem povezano vprašanje, po kolikem Času od nastanka zapisa bo uporabnikom omopo-i^cno dobiti v uporabo takšno gradivo. Ena izmed možnosti je, da se pri uporabi takšnega gradiva držimo že uveljavljenih rokov, ki so splošno priznani v svetu, seveda pa se ta zaščita ne more prenašati "a tisto gradivo, ki je bilo že ob svojem nastanku namenjeno javnosti ali pa ji je bilo dostopno. Vprašanje, ki se ob lem pojavlja, pa je, kdaj sprejeti to gradivo in ga dati v uporabo z ozirom na to, da je tr jnosl analognih zapisov relativne kratka.
2.	Zaščita osebnih podatkov je pri tej vrsli gradiva zelo otežena, je pa pomembna. Vsekakor zavzema nm stališče, da za morebitno zlorabo osebnih Podatkov oflMvaija uporabnik, ne pa institucija, ki mu je dala ¿radivo v uporabo. V primeru zbrabc zapade uporabnik kazenskim določbam Zakona o Varstvu osebnih podatkov {Uradni list Republike
' »venije, št. 8/90) in sam odgovarja za morebitno
zlorabo,
3- Za uspešno izvajanje te dejavnosti bo v bodoče tr^ha poskrbeli za ustrezno izobrazbo arhivskih strokovnih delavcev, ki bodo poleg arhivistike obdali tudi tehnologijo dela {montaža, presnemavanje ... ) v študiju. Mislim, da bi bilo vredne raz-mishii o tem, da bi vsaj majhen del le^a -. ključih v Program za strokovni izpil po Pravilniku o pripravništvu in opravljanju strokovnih izpitov za de-'avee v arhivih,
4• Dosedanje izkušnje nam kažejo, da je za vzpostavitev takšnih in podobnih študijev ircba zagoto-vi1' tako tehniko, ki bo omogočala delo na različic chnologijah analogno zapisan ih info nacij. . 5' Zaradi specifičnosti nosilca analognih zapisov 'reba poskrbeti za redno presnemavanje, pri tem ■;c je vedno treba držati načela, da se obstoječi ?c l]ei informacij zamenjajo z relativno trajnejšimi boljšimi. To je trenutno edini način, d se ohra-
'nformacije in ustvarijo pogoji za nj'hovo us-Pcsn in trajnejše arhiviranje,
6- Rešiti bo treba problem v zvezi z razmer m ma^l;r kopija kopiia več generacij. Pri tem oa v ^«Kakor prihajale do zapletov, saj je v dolo Pnm^rih, ko a\ :or - lastnik m san določil ali gre c"o ali druge, zelc težko ali velikokrat eelo r.c-"^EoČe določiti ali gre za master ali za njeno kopi-
Drugi problem, ki se mu ne da izogniti, je ] ;a kopiranja oz, tako imenovani »copy right«.
Gre za probiem, ki ga bo treba točno opredeliti s predpisi, se pravi, kdo kako in na kakšen način je dovo'jeno kopiranje določenih analognih zapisov,
8, Problem zlorabljanja analognih zapisov master kopij je potrebno reš sistemsko, s tem da sc za vsako arhivsko master kopi,o določi čas trajanja, natančna vsel na in tehnika nasnemavanja, vse to pa mora dolo :iti allor oziroma predajnik.
Navedeni predlog in problemi so trenutno na jaktualnejši in zahtevajo čim hitrejšo rešitev oziroma zakonske določbe, ki bodo toenc predpisovale način dela z analognimi zapisi, Skrajr čas je, da nova zakonodaja to uredi, sai ic obstoječa zelo ohlapna, poleg tega pa se nanaša predvsem na profesionalne nstitueije, amatersk. analogni zapisi pa so neupravi'-cno zapotav'jeni. Nov zakon naj bo splošen, s podzakonskimi aki i pa naj se urejajo razmerja na posameznih področjijV, Skrajru čas je, da uporabnikom omogočimo dostop do tega gradi1 a, z novo zakonodajo pa poenotimo sistematizacijo in postopke dela na področiu cclc Slovenije, s tem pa olajšamo delo uporabnikom, predvsem pa strokovnim delavcem v arhivih. Potrebna je hitra rcjitev problema in čim hitrejša izdelava nove zakonodaje, saj se nam kaj lahko zgodi, da bode tako uporabni ki kakortudi arhivi osta'i brez te vrste gradiva in to predvsem zaradi njegove kratke obstojnost i.
OPOMBE
], To jc veda, ki sc ukvarja s problemi razvoja produktov (naprav) in konceptov lidtfj) uporabnosti informacije in njihove konkretne uporabe na rc Jienif. področjih človekovega delovanja. Glej: Peter Zorkoczy, Informacijska tehnologija, LjubUana 1987, str. 19. — 2, International Council on Archives; Dictionary of Archival Terd mi no-logy: English and Franeh with equivalents in Dcutch German, Italian Russian and Spnnish by Peter Walnc, F'.li Evans anc1 F.J. Himly, Muflieh. New York, London Paris, ]584, sir. 226. — 3. UNESTO, Rccommandation pour la sauvegarde el la conservation des images en mo-uvemcnt, adoptee par la (■nferenee generale cn sa virgt ct uniemc session, Belgrade, 27. Octcbrc 19S0, str, 16, — 4, Med klasične nosilec informacij prištevamo papirus, pergament, papir ,,, — 5. Glej: Uradni li-,1 S RS, št, 1/81, 42/86, 8'90. — 6, Miroslav Novak, Soaobna informacijska tehnologija in arhivi. Sodobni Arhivi 91, Maribor 1991, str, N. — 7, Ivan Ncmanič, Dejavnost arhiva SR Slovenije na področju valorizacije in vaistva avdiovizucl-nega gradiva. Sodobni Arhivi 89, Maribor 1989, str. 73. — 8. Glej Archivum XXVI,
1'poraba arhivskega gradiva
Marko Po k'n Se k
Prescnctlj, c spremembe družbenih razmer in proces demokrat; racije družbenega življenja zahtevajo tudi od arhivskih delavcev nove načine razmišljanja ,n delovnaja tudi na področju uporabe arhivskega gradiva. Predvsem jc danes jasno, da uporaba tega gradiva ne sme in tudi ne more b.ti
74
več v službi katerekoli državne in politične oblasti. Tjdi arhivi smo bili namreč v preteklosti ujetniki enopartijskega sistema in pri posredovanju »problematičnega« gradiva in postavitvah različnih razstav nismo imeli vedno prostih rok. Ker pa so se tud uporabniki zavedali možnih okvirov svojega delovanja, je naše arhivsko življenje teklo pravzaprav mirno n urejeno. Z uvedbo večstrankarskega sistema so se stvari nenadoma spiemenile. Poleg večje neodvisnosti arhivov so se pojavi:i tudi uporabniki z različnimi in eelo nasprotn mi interesi pa tudi nekdaj prevladujoči državni enopartijski interes se je razcepil na večstrankarske, pa ne samo razecpil, ampak tudi razvrednotil glede na povečano avtonomijo posameznika. Seveda jc obstoj vseh teh interesov v demokratični družbi popolnoma razumljiv in logičen, jc pa problem očitno v načinu in sredstvih njihovega uveljavljanja ozirmia, koliko je uveljavitev nekega interesa v nasprotju z drugih
Arhivi so sicer že od nckdai kol končni upravlia-lee arhivskega gradiva pomemben formalni in neformalni razsodnik njegove uporabe, zaradi navedenih sprememb pa jc njihova vloga postala šc zahtevnejša in odgovornejša.
Glede same dostopnosti lahko arhivsko gradivo na podlagi pravilnikov o izročitvi in uporabi razdelimo na zaupno in ostalo arhivsko gradivo. Po določbah o zaupnem gradivu mora zaupnost arhivskega gradiva oziroma tajnost zaupnih podatkov, ki jih označi izročilelj, arhiv varovali 30 oziroma 50 Icl od nastanka gradiva. Vendar je pravilnik o izročitvi pomanjkljiv v tem, da od zroeitclia ne zahteva nobene obrazložitve, ker označitev Lradiva za zaupnega naibrž ni stvar svobodne presoje, temveč temelji na nekih predpisih oziroma družbeno priznanih diskretnostih. Obrazložitev t arhivu namreč v primerih, ko uporabniku zaradi zaupnosti dokumenta ne more ustreči, omogočala strokovno utemeljeno odklonitev. Sploh pa se v zvezi s tem postavlja vprašanje ali jc pametno, (a o zaupnosti odloča izročilelj, ki ne samo, da svoio prijlojnost v praksi večkrat zanemarja, ampak bi jo v določenih .jrimerih lahko celo zlorabil za neuteme jeno večletno zaporo določenega arhivskega gradiva. Ali nc bi bilo bolj umestno, da b' o zaupnosti odločal nek do, ki bi zagotavljal več strokovnosti, nadzora .n nepristranskosti? Pa tudi nasploh bi morali izroči-lelji ob izročitvi izgub iti vse pristojnosti n pravice do arhivskega gradiva in se izenačiti z drugimi uporabnik .
Ostalo arhivsko gradivo naj bi bilo po pravilniku o uporabi pa tudi po zakonu o naravni in kulturni dediščin ob enakih pogojih splošno dostopno za uporabo. Ker pa smo ji vsi arhivsl< delavci, eni več, drugi manj, edini, daje treba zaradi preprečevanja določenih negativnih posledie v zasebnem in javnem življenju izjemoma omejil' uporabo tudi tega arhivskega grac v;l se izvedba te določbe pravilnika v praksi zelo Takomplieit j. Arhivski delav ci sami namreč nikakor nc morejo piedvidcli in obvladovati vseh posledie, ki j uporaba določenega gradiva lahko povzroči v c tako zapletenih družbenih in zascbn.h odnosih Pa tudi preveliko breme odgovornosti in oblasti bi jim nalo:lili. če bi
morali sami tehtati med načeli, recimo pravičnosti m sprave, rcsniee in miru, osebnega in javnega interesa ud. Zalo b1 notale bili le omejitve uzakonjene oziroma sprejeli vsaj neki objekt, im i kriteriji, na podlagi katerih bi lahko sprejemali svu<c odločitve.
Pri oblikovaniu kriterijev oziroma predpisov pa b riornl i izhajati iz načela, da omejitev nikakor nc bi smeli vezali na pravne in fizične osebe ter na njihov družben, status, temveč samo na interese, ki I h te izrazijo ob prijavi teme za uporabo arhivskega gradiva.
Določbo, da ic gradivo splošno dostopno za uporabnike, bi lahko najbolj upoštevali takrat, kadar nekdo uporablja gradivo zaradi njegove arhivske vrednosti, to se pravi takrat, ko gre za dobrobit znanosti oziroma kulture.
Do določenih odklonitev oziroma omejitev pa bi lahko prišlo, ko sc arhivsko gradivo upodablja v splošne informativne in druge namene, ko sc pravzaprav nc uporablja zaradi svojih arhivskih lastnosti m ko prav zaradi tega v lakih primerih določbe arhivske zakonodaje izgubijo svoj smoter in pomen.
T :mel|it razmislek pa je potreben glede predpisov, ki veljajo za gradivo, dokler jc to šc dokumentarno, zlasti tistih, ki omejujejo njegovo dostopnost. Menim, daje arhivsko gradivo kategorija svoje vrste (suis generis) in zalo ti predpisi z. izročitvijo gradi/a arhivu prenehajo veljali, razen če zakonodajalce v teh predpisih tega izrecno nc določi oziroma leh določb nc sprejme v arhivske pravne predpise.
Kakor žclcznica nc odgovarja zalo, če izda vozno karto osebi, ki sc iz Novega mesla odpravi krasi v Ljub'iano, tako tudi arhiv nima nobene odgovorn soti, če uporabnik s pomočjo izdanega arhivskega gradiva krši avtorsko pravico ali poslovno in uradno tajnost. Tudi za zbirke osebnih podatkov po prevzemu v arhiv ne bodo več veljale do^ebe zakona o varstvu osebnih podatkov, ampak samo šc arhi- iki predpisi. Vsaka dopolnitev, izbris ali popravek torej nc pt deta več v pošlev. Prav tako sc p zakonu pooblaščeni koristniki podatkov izena Čijo z vsem drugimi uporabniki arhivskega gradiva. Hi pa opozorit na določbo iz tega zakona, ki govori o posredovnaju osebnih podatkov za statistične, znanstvene, raziskovalne, izobraževalne in dru gc temu podobne .amcnc, na način in v obliki, ki ne omogc -.a identifikacije posameznikov, in za kali ro sc mi zdi, da bi jo lahko zelo koristno npo^i' bljali t idi v naši arhivski praksi
Seveda jw jc popolnoma jasno, da morajo arhivi upošte ali nedopuslnosl uporabe gradiva, ki izvira iz višjih pravnih predpisov oz. iz. mednarodnih koflf ncij in listin (na primer: splošne dcklaracijc o človekovih pravicah).
V zvezi s to problematiko pa lahko na splošno ugotovimo, da jc dok amen ta rno gradivo, katerega nedostopnost oz.roma tajnost zagotavljajo določen' pr< Jpisi, šc tako živo m aktualno, da sploh še m zri i za arhivsko gradivo.
Marsikateri od naštetih težav pa bi se lahko izognili, če bi izrazite podaljšali roke za izročitev ar-
'skega grai va oziroma, da že izročeno gradivo zapremo za dabše časovno obdobje. V prvem p;
7 i)
mcru sc poveča možnost izgube gradiva na terenu, v drugem pa sc morajo uporabniki pač sprijaznili s tem, da bo gradivo dostopno šele čez leta.
Na koncu pa še nekaj o zahtevi o n cz I o rabi arhivskega gradiva, ki gotovo ni sporna. Sporno pa ■!ci kaj je zloraba in kaj ne, kajti na podlagi uporabe 'stega gradiva lahko pridejo različni uporabi ki do različnih ugotovitev, kdo pa je bližji resnici in ali je kdo zlorabil arhivsko gradivo, naj ugotovijo kritiki ■n picdvscm čas. Mi pa zlasti glejmo, da bomo vsakogar, ki ima znanje in voljo uporabljali arhivsko gradivo, v arhivih dobrodošlo spMcli.
Uporaba arhivskega gradiva v arhivski čitalnici
Gašper šinid
V Arhivu Republike Slovenije smo pripravili
II	ov osnutek Poslovnika čitalnice v skladu s Pravil-
III	kom o pogojih za uporabo arhivskega gradiva (Ur, list S RS, št, 34/81) kije osnova lega prispevka, Vsebinsko sem ga razdelil na naslednje dele;
I,	naloge dežurnega delavca v čitalnic, in nicgovo ravnanje z arhivskim gradivom,
II,	določila, ki zadevajo uporabo arhivskega gru-uiva in uporabnike,
"I- r« producirán j« arhivskega gradiva.
1.
Znano je, daje čitalnica Arhiva Republike Slo-yenije odprla od ponedeh'ka do četrtka od 8.00 do
I5-» ure, v pcleL pa od 8.00 do I 5.00 ure. V tem casu nadzorujeta uporabo dežurna delaven in sicer ^rv¡ od 8.00 do 12 00 ure in drugi od 11.45 do y ^0. V vmesnem času si dclavca posrcdu^la in-'crinacijc o uporabnikih. Dopoldansko oziroma Popoldansko dežurstvo poteka v ledeiiskin Uirnu-sili,
H ž urni d daveč opravlja v času svojega dežur-51 va sledeče;
~ sprejema naročila uporabnikov n jim nudi ' -»kovno pomoč, pokaže jim pripomočke za uporabo arhivskega gradiva;
H pc potrebi napoti uporabnika k strokovnemu delavcu, zadolženemu za arhivsko gradivo, ki ga
¿anmia;
~ daje arhivsko gradivo uporabnikom; - obvešča in nadzira uporabnike, da sc pri upo-rj 11 arhivskega gradiva ravnajo po Pravilniku o Poliojih za uporabo arhivskega gradiva in po tem
Poslovniku;
opozarja uporabnike na morebitne omejitve za ^Porabe arhivskega gradiva (če je to gradivo oznako za zaupno, če gre za depozite, če gre za avlor-s*c Pravice ali zaradi neurejenosti gradiva);
"" Po uporabi gradivo pregleda in ga po potrebi chnično uredi;
7 Brejem^ naročila uporabnikov za rcproducir-
;iJC arhivskega gradiva.
Gradivo ki ga bo uporabnik potreboval nasled nji dan ali v krajšem časovnem obdobju (do "7 dni), pospravi v priročno skladišče. V nasprotnem princ ru gradivo še isti dan obvezno vrne na ustrezno lokacijo v skladišče. Ko sc delovni čas čitalnice izteče in sejo zapre za uporabnike, ne sme bili v njej nobenega arhivskega gradiva.
Dežurni delavce v čitalnici mora vodili evidenco uporabnikov arhivskega gradiva, evidenco raziskovalnih tem (maličn list uporabnika), evidenco izposojenega arhivskega gradiva (naročilnico), evi-dcnco obiskov uporabnikov (knjigo obiskov), poleg lega pa še evidenco za uporabnike izdelanih repro dukc;j arhivskega gradiva (fotokopij, negativov niikrolllmov). Uporabnik izpolni naročilnico v treh izvodil., od katerih en izvod ostane eilaniški službi, drugi izvod sc izroči referentu za materialno varstvo, tretji pa se priloži izposoj ;ncmu gradivu.
II.
Uporabnik sme arhivsko gradivo uporabljali samo v čitalnici. Zunaj arhivske stavbe pa je uporaba mogoča le v okviru mcdnrhivskc izposoje. Vsak obiskovalec arhiva in čitalnice se mora iden-lillci.ali - predložili mora dokument s sliko (osebno izkaznico, polni list, vozniško dovohenje) in sc evidentirali pri varnostniku kjer mora odložili tudi odvečno garderobo in vso prtljago. Ob prihodu v čitalnico uporabnik najprej izpolni matični list, kjer mora izpolnili naslednje rubrike; leto obiska ime in priimek, naslov stalnega bivališča, državljanstvo. poklic, zaposlitev, našteli vse raziskovalne teme {ki sc v roku enega leta lahko zamenjajo) in namen raziskovanja z, datumom in podpisom. Uporabnik ima na delovni mizi v čitalnici lahko le liste potrebščine, ki jih nujno potrebuje (papir in pisalo, izjemoma naj bi bila dovoljena ¡ud: uporaba računalnika oz. diktafona). Kol pisale jc najbolj zažcljcn navaden svinčnik. Uporabnik mora naročili arhivsko gradivo naimani en dan prej in lahko dovi naslednii dan, neglede na obliko, 5 tehničnih enot arhivskega gradiva, s tem da kot tehnično enoto upoštevamo fasiekel, ar^vsko škatlo, knjigo, mapo ali npr. kos za listino. Uporabnik sme imeli na mizi le eno tehnično enoto. Ko Ic-lo rarišče, sc ta odnese v priročno skladišče in sc prinese nova enota.
Če uporabnik naroči arhivsko gradivo, ki jc deponirano zunaj sedeža arhiva, ga bo dobil v uporabo v treh drch odroma cc |e gradivo v skladišču zuna Ljubljane, v sedmih dneh. V primeru, da uporabnik naroči ncurc eno gradivo, mora vodja č: ah ee od pristojnega arhivisla posredovali infor-nvijrv kdaj bo določeno gradivo možno uporabljali, Cc pa je arhiv.;ko gradivo poškodovano in obstali nevarnost večjih poškodbah celo uničenja, jc treba grtdivo najprej konservirali ali reslavnralii vodja čitalnice pa mora posredoval' mnenje pristojnega i;onservaloria oz. reslavralorja, kdaj bo gradivo dostopno v originalu ali kopiji.
Kadar so že izdelane kopije arhivskega gradiva se praviloma dajejo v uporabo le, saj s tem zaščitimo ongi ale Uporabiiajo se lahko fotokopije mikrofilmski posiulki, fotografije, ozahli, diapczilivi negativ , računa I nišk zapisi, itd. Uporaba arhiv-