Str» )kcivnh KAZl'KAVK
Poizkus opredelitve celovitejšega
pristopa pri nadaljnji informatizaciji upravnih enot v sloveniji
Mirko Vintar, Anamarija Leben Univerza v Ljubljani, Visoka upravna iola, Kardeljeva pl. 5. 1000 Ljubljana E-pošta: Mirko.Vmtar@unt-lj.si, Anamarija.Leben@uni-lj,st
POVZETEK
Proces informatizacije celotne javne uprave, ki v Sloveniji teče v zadnjih nekaj letih, je dosegel stopnjo, ko je zgolj uvajanje nove informacijske in telekomunikacijske tehnologije komaj dovolj. Če želimo to tehnologijo tudi v največji meri izkoristiti za učinkovitejše in kakovostnejše delovanje uprave, se je potrebno na tej stopnji posvetiti predvsem organizacijskim in procesnim vidikom informatizacije. Članek tako predstavlja izhodišča in cilje nadaljnje informatizacije upravnih enot, v nadaljevanju pa so opisani temeljni funkcijski moduli, ki naj bi jih celovita rešitev informatizacije zajemala.
ABSTRACT"
Informatization of public administration, which has been taking place in Slovenia in the last few years, has reached the /eve/, when only introduction of new information and communication technology is barely enough. Ai this stage, we shou/d focus on the organisational aspects of this process, if we want to take all advantages of this new technology for making public administration more efficient and its services of higher quality. In this article, main objectives and some starting-points of further informatization of public administration are presented and basic functional modules of integrated information system described.
1. Uvod
V zadnjem letu ali dveh Je postalo bolj ali manj očitno, da je potrebno nadaljnjo informatizacijo celotne državne uprave, in v njenem okviru še posebej novo nastalih upravnih enot, v marsičem postaviti na nove temelje. Do tega spoznanja so prišli tudi v Centru Vlade za informatiko, kjer so letos pripravili dokument z naslovom "Strategija uvajanja Informacijske infrastrukture v državne organe Republike Slovenije v obdobju do leta 2000". Dokument je usmerjen predvsem na področje vzpostavljanja potrebne informacijske infrastrukture za poslovanje državnih organov, zato se v predloženem prispevku s temi vprašanji ne bomo ukvarjali. Skušali se bomo osredotočiti na organizacijske ter procesne vidike informatizacije, ki postajajo na doseženi stopnji vse pomembnejši, in ki sami po sebi zahtevajo temeljito prenovo poslovanja, če hočemo sodobno tehnologijo zadovoljivo izkoristiti. To vprašanje je še posebej prisotno pri nadaljnji informatizaciji upravnih enot, ki smo jim posvetili osrednjo pozornost. Razlogov je več.
Z reorganizacijo celotne državne uprave, ki se je začela leta 1992, in še posebno lokalne samouprave, ki je bila izpeljana, vsaj na politični in teritorialni ravni, v
letu ¡994, je prišlo do bistvenih sprememb v notranji organiziranosti ministrstev in prerazporeditev pristojnosti posameznih organizacijskih enot.
Spremembe so še posebej izrazite na lokalni ravni, kjer smo dobili nove upravne enote (Uti). Globoke spremembe pa vsaj doslej niso bile spremljane ali podprte z resnejšimi analizami in raziskavami, ki bi pripeljale do prenovljenega poslovanja vsaj v tistem delu delovanja upravnih enot, ki je bil z omenjenimi reorganizacijami najbolj prizadet. Upravne enote so v organizacijskem, funkcionalnem in informacijskem pogledu "nedonošenčki", ki jim bo potrebno posvetiti še veliko pozornosti, če želimo, da bi se reforme, ki jih izvajamo, nekoč odrazile tudi v dvigu kakovosti delovanja uprave, zniževanju stroškov, skrajševanju in poenostavitvi upravnih postopkov itd.
Razvoj informacijske in telekomunikacijske tehnologije je dosegel raven, ki omogoča radikalno spreminjanje že desetletja utečenih delovnih procesov in postopkov v upravi. 'To velja še posebno za upravne enote, ki se glede na naravo delovnih procesov bistveno razlikujejo od ministrstev oziroma drugih državnih ali
i * »ii/n iul nfor m ati ka
1996 ■ šlevilka 3 -ielnik IV
Strokovne kaítiuve
paradržavnih organov. V upravnih enotah ¡e pretežni del poslovanja osredotočen na izvajanje bolj ali manj formaliziranih postopkov, ki se izvajajo kot po "tekočem traku". V tem pogledu primerjave z industrijsko proizvodnjo in izkušnjami, pridobljenimi pri optimizaciji industrijskih delovnih procesov, niso povsem odveč.
Storitve, ki jih upravne enote Opravljajo za občane, so še posebno v tehnološkem pogledu podobne storitvam, ki jih opravljajo banke, zavarovalnice, pokojninski zavodi itd. Že slovito Bangemannovo poročilo opozarja, da bodo vse tovrstne storitvene dejavnosti - pri tem je uprava eksplicitno omenjena - v naslednji fazi informatizacije družbe doživele drastične spremembe. Kolikor nam je znano, so bile doslej najbolj temeljite analize in študije opravljene v bančništvu in kažejo na to, da bo potrebno večino sedanjih storitev na bančnih okencih v kratkem nadomestiti s storitvami na daljavo, poslovalnice oziroma oddelke, ki so opravljali tovrstni servis, pa preprosto zapreti, saj zanje ne bo več dela. Vse banke bodo v kratkem zanesljivo prisiljene začeti s tovrstno prenovo poslovanja, sicer ne bodo preživele.
Uprava se bo zaradi svoje specifičnosti morda nekaj dlje upirala tovrstnim spremembam, slej kot prej pa bo morala iti po isti poti ter prilagoditi svoje poslovanje novim tehnološkim možnostim ter potrebam občanov. Poslovanje je mogoče prenoviti in optimizirati (tudi stroškovno) le na osnovi temeljite analize zakonskih pristojnosti, iz njih izhajajočih upravnih nalog ter procesov in postopkov, v okviru katerih se te naloge opravljajo. Le na tej osnovi je mogoče izoblikovati predloge sprememb in izboljšav, ki naj bi vodile k poenostavitvi upravno-administrativnega poslovanja in infor-mati/ariji tudi tistih področij, ki so bila doslej skoraj povsem zanemarjena, so pa za uspešnost delovanja UF morda najbolj pomembna, to je izvajanje in upravljanje postopkov, preko katerih pravzaprav uprava "kroji" usodo posameznikom in organizacijam.
V nadaljevanju bomo skušali nekoliko podrobneje predstaviti izhodišča in cilje, na katerih naj bi temeljila nadaljnja informatizacija državne uprave in še posebej upravnih enot.
2. Izhodišča in cilji nadaljnje informatizacije upravnih enot
Naglo uvajanje elektronskih dokumentov v poslovanje državnih organov še dodatno potrjuje ugotovitev, da potrebujemo celovit koncept informatizacije upravno-administrativnega poslovanja UE, sicer uporaba elektronskih dokumentov in aktov ni mogoča ali pa bi lahko bila celo zelo Škodljiva za kontinuiteto delovanja državne uprave. Uprava si pri vodenju in vzdrževanju dokumentarnega gradiva ne more privoščiti eksperimentiranja. Upravni akti so dokumentarno gradivo, ki ga je potrebno hraniti desetletja ali celo trajno. Ena od
1996-Številka 3-letnik IV
temeljnih zahtev pri vodenju upravnih aktov je celovitost in zanesljivost hranjenja najmanj za čas, ki je z zakoni določen za posamezne vrste dokumentarnega gradiva. Neorganizirano uvajanje in uporaba elektronskih dokumentov bi lahko to temeljno načelo povsem porušila (Lorbar, 1996).
Uvajanje elektronskih dokumentov v upravno-ad-ministrativno poslovanje državne uprave je sistemsko še povsem nedorečeno in neproučeno. Elektronski dokument mora po definiciji (Vintar, 1994) nadomestiti papirnati dokument skozi celoten življenjski cikel njegove uporabe, od sprejema oziroma kreiranja dokumenta, obdelave in uporabe skozi vse delovne faze procesa, kateremu dokument služi kot vir informacij, vse do zaključka procesa in arhiviranja dokumenta. Največkrat dokumenti, ki jih danes kreiramo z računalniki, prejmemo po elektronski pošti ali po faksu, še niso v funkciji "pravega elektronskega dokumenta", saj se le hranijo v elektronski formi, medtem ko za uporabo v okviru delovnih procesov praviloma izdelamo in uporabljamo papirnati ekvivalent. To velja tudi za večino dosedanjih rešitev v upravi, kjer se elektronski dokumenti uporabljajo bolj kot arhivski medij, ki nadomešča klasično arhiviranje dokumentov na papirju, največkrat pa zaradi neizdelanih sistemskih rešitev elektronsko arhiviranje dokumentov predstavlja le vzporedno rešitev klasičnemu arhivu, ki ga v tem trenutku ni mogoče opustiti še praktično nikjer v upravi.
Pri upravno-administrativnem poslovanju je še boij kot uvajanje elektronskih dokumentov pomembno sistemsko razmišljati o uvajanju "elektronskih zadev", ki bodo pri izvajanju upravnih nalog oziroma postopkov nadomestile klasične kartonske mape s pripadajočimi dokumenti, kj danes predstavljajo informacijsko osnovo za strokovno delo referentov. To pomeni, da bo imel v bodoče strokovni delavec celotno zadevo z vsemi pripadajočimi dokumenti pred seboj na ekranu in bo vse delo opravil s pomočjo računalnika.
Tehnologija za uvajanje "elektronskih dokumentov" in "elektronskih zadev" v upravno-administrativno poslovanje je na trgu že nekaj let, je pa še vedno zelo draga. Uporabne rešitve zahtevajo zelo zmogljive ske-nerje na vhodu, večje in kvalitetnejše monitorje na vseh delovnih mestih ler zelo zmogljivo arhitekturo v okolju odjemalec-strežnik, kar nam ceno povprečne konfiguracije dvigne v oblake.
Zato sodimo, da je uvajanje elektronskih dokumentov in zadev v poslovanje državne uprave Še vedno neracionalno, če hkrati ne razmišljamo o naslednjem koraku, ki predstavlja tehnološko nadgradnjo doslej opisanim rešitvam, to je o uvedbi računalniške podpore vodenju postopkov, v angleščini popularno poimenovane wnrkflow management.
Računalniško vodenje industrijskih procesov je v rabi že desetletja. Pri upravnem poslovanju pa gre za
i jpombnd NFOR M &T IKA J ^
SntOKOVNB KAZl'RAVK
relativno nov koncept, ki ga zasledimo v strokovni literaturi šele nekaj let, v praksi pa je skoraj že povsem nepoznan. Ideja je postala uresničljiva šele nekaj let nazaj, ko je razvoj avtomatizacije pisarn in pisarniških aktivnosti dosegel razvojno stopnjo, na kateri je bilo mogoče začeti razmiSljati o integraciji množice bolj ali manj nepovezanih orodij in rešitev, za izvajanje različnih pisarniških aktivnosti, v enoten sistem. Pri tem ne gre zgolj za integracijo že obstoječega, pač pa za nadgradnjo le-tega s sistemom, ki omogoča nadzor in izvajanje postopkov v skladu z vnaprej določenimi pravili, Sistem pozna vsa pravila za izvedbo določenega postopka, potrebne aktivnosti in tudi predpisane rezultate postopka ter lahko na la način vodi strokovnega delavca pri njegovem delu, hkrati pa omogoča tudi popoln nadzor nad opravljenim delom, kar je pomembno s stališča menedžmenta in optimizacije dela v upravnem poslovanj«.
Vpeljava računalniškega vodenja postopkov (RVP) v upravno poslovanje je še posebej zanimiva zato, ker vemo, da je upravno poslovanje na lokalni ravni izrazito postopkovno naravnano.
Na osnovi predstavljenih tehnoloških razvojnih tendenc in značilnosti up ravno-administrativnega poslovanja ter zaradi obsežnosti in pomembnosti obravnavanega področja smo skušali opredeliti temeljna načela in cilje nadaljnje informatizacije upravnih enot v naslednjih točkah:
1.	Prenova poslovanja upravnih enot (UE)
Nadaljnji razvoj informatizacije upravno-admini strativnega poslovanja UE mora temeljiti na postopni in temeljiti prenovi poslovanja. Prenova mora biti osredotočena na odpravljanje neskladnosti in nera-cionalnosti v poslovanju in izvajanju upravnih postopkov, ki izvirajo iz preteklosti, ter iskanje organizacijskih rešitev, ki bodo omogočale sprotno uvajanje modemih tehnoloških rešitev ter optimalno zadovoljevanje potreb občanov.
2.	Izboljšanje kakovosti storitev
Poslovanje upravnih enot je potrebno razvijati v smeri zagotavljanja čim kakovostnejšega servisa lokalni skupnosti in njenim posameznikom. Sodobna informacijska in telekomunikacijska tehnologija omogoča oblikovanje povsem novega koncepta delovanja lokalne uprave, s katerim se storitve državne uprave čim bolj približajo njenim uporabnikom. V Veliki Britaniji so razvili koncept tako imenovanega "one stop shop" poslovanja lokalne uprave, v Nemčiji pa podoben koncept, ki so ga poimenovali "Durgeramt"; Gre za idejo, da se vse storitve lokalne uprave združijo na enem mestu, torej da državljan na enem mestu, z enim samim postankom opravi vse uradne zadeve. Na ta način se zelo zmanjša izguba časa za uradne opravke, namesto oblastvene vloge postane uprava občanom partner
in svetovalec. Menimo, da bi eden od ciljev nadaljnje informatizacije naših UF. moral iti v smeri spreminjanja vloge uprave in njenega odnosa do državljanov, kot je to primer v razvitejših državah zahodne Evrope.
3.	Rešitev za naslednje tisočletje
Izhajati je potrebno iz predpostavk, da bodo rešitve, ki jih danes razvijamo, zasnovane tako, da bodo izpolnjevale temeljne zahteve učinkovitega in prenovljenega opravno-administrativnega poslovanja UE vsaj pet let. To pa pomeni, da mora biti vsaka rešitev dovolj premišljena in dovolj modularna, da bo omogočala enostavno vključevanje novih orodij in rešitev v podporo strokovnemu delu v posameznih oddelkih UE, računalniško vodenje postopkov, delo z elektronskimi dokumenti itd.
4.	Računalniško vodenje postopkov
Lahko pričakujemo, da bo učinkovitost delovanja uprave postala v bližnji prihodnosti tudi prvovrstno politično vprašanje. Najnovejše izkušnje na področju informatizacije različnih področij poslovanja kažejo, da je računalniško izvajanje in vodenje postopkov (workflow management) eden od inštrumentov povečevanja učinkovitosti in nadzora nad opravljenim delom. Zaradi izrazite postopkovne naravnanosti poslovanja IJF. je potrebno graditi bodoče rešitve v smeri zagotavljanja informacijske podpore izvajanju in upravljanju postopkov in ne zgolj dokumentov, ki so le njihova posledica.
5.	Uvajanje "elektronskih aktov"
Elektronski dokumenti in akti so novost, ki se ji ni mogoče izogniti v bodočem poslovanju UE. Sistematična uporaba elektronskih dokumentov in aktov bi lahko bistveno prispevala k skrajševanju poslovnih ciklov v upravi, to je potrebnega časa za reševanje zadev, Vendar si v upravi tudi na tem področju ni mogoče privoščiti eksperimentiranja. Poleg tega nam mora biti jasno, da bodo upravne enote, zaradi intenzivnih stikov z občani, še dolgo morale poslovati tudi s klasičnimi, to je papirnatimi dokumenti. Pri nadaljnjem razvoju in informatizaciji upravno-administra-tivnega poslovanja je potrebno izhajati iz neizogibnega dejstva, da bo potrebno poslovati v nekem hibridnem sistemu, ki bo dopuščal in omogočal koeksisten-co papirnatih in elektronskih aktov.
6.	Integracija rešitev
V okviru informatizacije upravno-administra-tivnega poslovanja nastopajo skoraj vsa orodja in rešitve, ki so bile doslej razvite na področju ¿avtomatizacije pisarn. Potrebujemo rešitev, ki bo omogočila popolno integracijo vseh pomembnejših orodij, uporabniških rešitev, podatkovnih baz ter telekomunikacijskih sredstev v enovit sistem.
7.	Integracija telekomunikacij
Telefaks in elektronska pošta bosta tudi v UE v
«f*»»'»'«informatika
1996-Številka3-letnik [V
Strokovne razj'kavk
bližnji prihodnosti predstavljala pomembno vhod-no-ižhodno komunikacijsko pot, ki mora biti sistemsko integrirana v enovito rešitev upravno-admini-strativnega poslovanja.
8. Kontinuiteta v poslovanju
Uprava je kompleksen sistem, ki mora zagotavljati kontinuiteto v poslovanju na najdaljši možni rok. Velik del dokumentarnega gradiva, ki nastaja kot rezultat poslovanja UE, sodi v kategorijo arhivskega ali trajnega gradiva, ki ga je potrebno hranili za naslednje generacije. To vprašanje dobiva osrednjo vlogo z začetki uvajanja elektronskih dokumentov in aktov, ki začenjajo nadomeščati klasične dokumente v poslovanju in pri arhiviranju. Vsaka rešitev, ki jo bomo sprejeli kot osnovo nadaljnjega razvoja informatizacije upravnih enot, mora zato zagotavljati popolno kontinuiteto glede vzdrževanja pisarniških evidenc in vzdrževanja vsega dokumentarnega arhiva v skladu z Zakonom o naravni in kulturni dediščini.
3. Poizkus opredelitve temeljnih
funkcionalnih modulov enovite rešitve informatizacije poslovanja upravnih enot
Naše analize kažejo, v tem prepričanju pa nas utrjujejo tudi izkušnje iz tujine, da ima velika večina upravnih postopkov skupne podatkovne osnove (denimo podatki o fizični ali pravni osebi, na katero sc zadeva nanaša), celo vrsto skupnih evidenc, aktivnosti in dokumentov ter skupne komunikacijske poti. Zaradi neenotnega pristopa se pri sedanjem načinu poslovanja mnoge aktivnosti podvajajo, isti podatki se zajemajo, shranjujejo in ažurirajo večkrat, dokumenti, ki se stalno ponav-
Sjrokovn informacijski sistemi -i
Ijajo (denimo odločbe), niso standardizirani in pripravljeni za večkratno uporabo itd.
Prenova poslovanja, ki naj odpravi naštete pomanjkljivosti, mora stremeti k zniževanju stroškov poslovanja ob sočasnem dvigovanju kakovosti storitev državne uprave in skrajševanju časov potrebnih za reševanje zadev. Prepričani smo, da je vse tu možno doseči s prenovo poslovanja ob smotrni uporabi rešitev, ki nam jih omogoča najsodobnješa tehnologija. Na ta način bi postopoma prišli do enovite Informacijske podpore upravno-administrativnemu poslovanju UE, kot to nakazuje slika i.
3.1 Podrobnejši opis karakteristik temeljnih funkcionalnih sklopov
V	skladu z izhodišči in cilji, opredeljenimi v prejšnjem poglavju, bomo v nadaljevanju predstavili glavne funkcionalne sklope, ki naj bi jih vsebovala enovita informacijska rešitev za upravne enote. Ti sklopi so:
Računalniško vodenje postopkov
V	naslednji razvojni fazi informatizacije upravnih enot je potrebno opraviti kakovostni preskok v pogledu uporabe informacijske tehnologije pri poslovanju UE, Namesto računalniškega spremljanja evidenc pisarniškega poslovanja, ki so pravzaprav posledica in zrcalna slika upravnih postopkov, ki se izvajajo v UE, je polreb-no informacijsko podpreti in v čim večji meri avtomatizirati postopke same. Računalniško vodenje postopkov (vvorkflow management) je nedvomno najpomembnejši naslednji razvojni korak pri informatizaciji UE zlasti zato, ker je poslovanje UE izrazito postopkovno orientirano in pogojeno. Od informatizacije upravljanja postopkov lahko pričakujemo večjo učinkovitost upravnih delavcev, hitrejše reševanje zadev, preglednost in boljši nadzor nad posamezniki in oddelki ter s tem tudi višjo raven storitev uprave do uporabnikov, to je občanov.
T
občani
T
Ûpravno-adminiÂrativiia podpora poslovanju
t
rep. »pravni org. po()jc,ja
I
A podatki
dokumenti
^ ,__L
r
postopki
Slika 1. Model enovite rešitve informatizacije UE
Upravljanje z dokumenti
Upravljanje z dokumenti, njihovo evidentiranje, klasificiranje, transport, sestavljanje, arhiviranje itd. so aktivnosti, ki so sestavni del vodenja upravnih postopkov ter reševanja zadev in ne nekaj samostojnega, avtonomnega, izoliranega od strokovnega dela. Zato je tudi vodenje pisarniških evidenc potrebno razumeti v sklopu in kot sestavni del izvajanja upravnih postopkov. Vodenje pisarniških evidenc mora biti zasnovano enotno za vse organizacijske enote UF in za vse vrste zadev oziroma postopkov. V okviru vodenja pisarniških
1996-Sieviika 3-Jetnik (v
iipombimlnformatika jj
STltnliOVNK ISAZI'ltAVK
evidenc je potrebno zajeti tudi vse podatke, ki so potrebni pri nadaljnjem reševanju posameznih zadev vse do njihove rešitve.
Upravljanje elektronskih dokumentov
Uvajanje elektronskih dokumentov in aktov v poslovanje UE je neizogiben proces. Vsa k, t rešitev mora biti grajena na teh predpostavkah. Upravljanje z elektronskimi dokumenti sodi širše sicer v upravljanje z dokumenti nasploh, Vendar ga posebej izpostavljamo, ker ocenjujemo, da v prvi fazi izgradnje enovite rešitve ni brezpogojno potreben. Glede na trenutno izredno visoke stroške potrebne strojne in programske opreme, ki jo potrebujemo za "imaging" in delo z elektronskimi akti, in tudi zaradi cele vrste danes Še vedno nerešenih sistemskih Vprašanj, povezanih z obravnavo in arhiviranjem elektronskih aktov, menimo, da mora biti razvoj na tem področju postopen.
Integriranje rešitev
Celovita informacijska rešitev mora vsebovati tudi funk-
cijo povezovanja različnih računalniških rešitev v celovit informacijski sistem. Pri tem je potrebno upoštevati tako specifične rešitve, razvite za posamezna strokovna področja delovanja upravnih enot, kot tudi standardna orodja (urejevalniki besedil, preglednice, orodja za poslovno grafiko itd,}, ki jih v upravnih enotah uporabljajo pri vsakodnevnem delu. Zagotoviti je potrebno tudi prenos podatkov med posameznimi rešitvami, kjer je to potrebno, ne smemo pa pozabiti na vzpostavljanje skupnih baz podatkov. Drug vidik pa predstavlja integracija rešitev za interno in eksterno komuniciranje (elektronska poŠta, fax). Vse te rešitve morajo biti uporabniku dostopne z njegove "elektronske delovne mize".
Oblikovanje standardnih dokumentov
Zaradi izredne množice dokumentov, ki imajo vsebino sestavljeno iz standardnih delov besedil, je potrebno proces sestavljanja izhodnih dokumentov standardizirati in avtomatizirati.
V tabeli 1 so podrobneje prikazane karakteristike in sestavine posameznih opisanih funkcionalnih sklopov.
34
1.	Računalniško vodenje postopkov
Opredelitev tipov postopkov (opisi postopkov, spreminjanje)
Vodenje postopka (začetek postopka, vodenje postopka, spreminjanje, zaključek postopka)
Nadzor nad izvajanjem delovnih faz (opis, izbor, spreminjanje, brisanje)
Nadzor nad izvajanjem aktivnosti v okviru faz (izbor, spreminjanje, brisanje, preskok)
Upravljanje časa (postavljanje rokov, opominjanje, nadzor po postopkih, sodelavcih, oddelkih)
Upravljanje virov (dodeljevale nalog, nadzor nad izvrševanjem)
Opisi delovnega okolja (vodstveni delavci, strokovni delavci)
Upravna in druge statistike
2.	Upravljanje dokumentov
Upravljanje dokumentov (evidentiranje, vsebinsko razvrščanje, spreminjanje, brisanje)
Upravljanje zadev (odpiranje zadeve, ažuriranje, dodajanje dokumentov in prilog, brisanje, zapiranje zadev)
Poizvedovanja (o zadevah, dokumentih, prilogah)
Vzdrževanje klasifikacijskega načrta in šifrantov
Varovanje in zaščita podatkov
Arhiviranje meta baze o dokumentih
3.	Upravljanje elektronskih dokumentov (imaging)
-	evidentiranje, skeniranje ali OCR papirnatih dokumentov
-	evidentiranje faxov
-	evidentiranje elektronske pošte
■	arhiviranje elektronskih dokumentov
4.	Integriranje rešitev
Povezave s standardnimi orodji • urejevalniki besedil
-	preglednice
■	orodja za poslovno grafiko
Povezave s specializiranimi rešitvami posameznih strokovnih področij
-	skupne baze podatkov
-	prenos podatkov in dokumentov med rešitvami Interno in eksterno komuniciranje
-	elektonska pošta
-	fax
Oblikovanje standardnih dokumentov
-	oblikovanje baze standardnih tekstov (kreiranje, spreminjanje, brisanje)
Tabela 1: Podrobnejši opis karakteristik posameznih funkcionalnih sklopov
i ifxmih id NFOR M AT IKA	1996 - Številka 3 ■ letnik IV
Strokovni; iiazhiavk
3.2 Predstavitev glavnih modulov celovite informacijske rešitve
Celovita informacijska rešitev za podporo upravno-ad-ministrativnemu poslovanju naj bi glede na prej opisane funkcijske sklope vsebovala module, kot jih prikazuje slika 2.
---*
Nadzorni moM
v___/
Slika 2: Predstavitev glavnih modulov celovite rešitve upravno-administrativnega poslovanja
Naloge glavnih prikazanih modulov so naslednje:
1.	Nadzorni modu!
Omogoča prijave in odjave iz sistema, nivojsko zaščito glede na sistem gesel ter administracijo sistema z delovno statistiko.
2.	Modul za računalniško vodenje postopkov
Se sestoji iz treh ključnih komponent; modula za opis postopkov, modula za opis delovnega okolja ter nadzornega modula, ki krmili izvajanje postopkov ter upravlja s časom in viri.
3.	Modul za upravljanje z dokumenti Omogoča evidentiranje zadev in dokumentov ne glede na njihovo obliko ali medij, na katerem so shranjeni, ažuriranje ter najrazličnejša poizvedovanja.
4.	Modul za arhiviranje elektronskih dokumentov Omogoča skeniranje, arhiviranje in ponovno pregledovanje digitaliziranih dokumentov.
5.	Mndnl za sestavljanje standardnih dokumentov Omogoča enostavno sestavljanje tipičnih dokumentov iz pripravljenih vzorcev standardnih sestavnih delov dokumenta.
4. Zaključek
Na koncu bi Želeli poudariti, da je po našem mnenju najpomembnejši korak pri nadaljnji informatizaciji upravnih enot temeljita prenova procesov, ki pa pri vseh prizadetih zahteva velik premik pri razmišljanju o načinu delovanja javne uprave nasploh in vloge posameznika pri tem. Uvajanje informacijske in telekomunikacijske tehnologije v tem procesu sicer igra pomembno vlogo, ne sme pa biti samo sebi namen. Opisani model celovite rešitve informatizacije upravnih enot podaja po eni strani možnost za dosego učinkovitejšega delovanja posamezne upravne enote in povezovanja funkcij znotraj nje, po drugi strani pa je osnova za izgradnjo integriranega informacijskega sistema vseh upravnih enot. Ker pri tem stroški seveda niso zanemarljivi, ocenjujemo, da je opisani model tudi dobra osnova za poglobljeno stroškovno analizo, ki bi prav gotovo pripomogla k bolj organiziranemu uvajanju novih tehnologij za podporo upravno-administrativnemu delovanju upravnih enot v Sloveniji.
Literatura
11) Europe and the global information society - Recommendations to the European council, Commision of the European Council, 1994
|2] BPR in the Public Sector, CCTA The Government Centre for Information Systems, HMSO, London, 1994, ISBN 0-11-330651-2 f31 Dutton W„ Taylor J.. Bellamy Ch.. Raab Ch.t Peltu M.: "Eletron-ic Service Delivery: Themes and Issues in the Public Sector", Policy Research Paper No. 28, Brunei University, Uxbririge: PICT, Economic and Social Research Council, 1994 |4| HutlonG,: "8PFf-ovcrcornmg Impediments to Change in the Public Sector", New Technology, Work and Employment, Voi. 10 No. 2, pg. 147-150, 1995; ISSN 0268-1072 S3.00 15] Moukhtarzadeh, N.: Document Image Processing, Computerwoche Vedag GmbH, Muenchen, 1993 |6| Lorbar M.: "Elektronska pošta je potreba - in igrača", Uporabna informatika, letnik IV št. 1, str. , 1996; ISSN 1318-1882
[7]	Predlog strategije Vlade R Slovenije na področju nacionalne in formacijske infrastrukture. Ministrstvo za znanost tn tehnologijo, Ljubljana, 1996
[8)	Rei nermann, H.: "The Next Decade, Challenges and Perspectives for Information Systems in Public Administration", Uporabna informatika, letnik III St. 1, str. 8-11, 1995; ISSN 1318-1882
[9J Vintar M, (1994) "Elektronski dokumenti kot temeljni gradnik poslovanja v prihodnosti", Uporabna Informatika, letnik II št. 3, str. 10-13, 1994; ISSN 1318-1882 110] White T. L. Fischer L: NeivTbote for New Time s: The Workflow
Paradigm, Future Strategies Inc., Alameda, California, 1994 j 111 "Workflow Tackles The Productivity Paradox". Datamation, Vol 41 No. 15, pg. 70-78, 1995
♦
AMrko Vmtar je po končanem študiju na fakulteti za strojništvo ^ Ljubljani stčel svojo poklicno pot rta. Inštitutu Jožef Štefan v ljubljeni. Delal je kot programer, sistemski analitik in nato konzultant pri uvajanju informacijske tehnologije v gospodarstvu in javni upravi. Od leta 1977 predava predmeta Informatika ter Informacijski sistemi na Visoki upravni šoli v Ljubljani, kjer je tudi vodja Organizacijsko-informacijske katedre. Je aktiven član mednarodnih strokovnih organizacij,	^
A/iamarija Leben je diplomirala na Fakulteti za organizacijske vede v Kranju s področja oblikovanja podatkovnih modelov. Svojo poklicno pot je začela kot programerka in kasneje nadaljevala kot sistemski analitik na področju oblikovanja m izgradnje celovitih informacijskih rešitev Od leta 1995 je redno zaposlena kot asistentka pn predmetih Informatika ter Informacijski sistemi na Visoki upravni šoli v Ljubljani,
1996 Številka 3 - letnik IV
i ifjon ji>i ml N FOR M AT IK A