Les archives a la rencontre des usagers
Äl^izata KOUDA, Msc.
Conservateur d'archives/Juriste, Directrice des archives et de la documentation/Ministere de la jeunesse, de la
formation et de l'insertion professionnelles, Burkina Faso e-mail : koudaliz@yahoo.fr
Archives to Meet Users ABSTRACT
Increasingly solicited as custodians of information, the library, archival and record management specialists cannot stick themselves to only storing archives anymore. They must be involved in the whole process of archives creation to ensure their sharing. Beyond conservation, documents must be valued through tailored dissemination, according to needs and contexts of users and occasional customers. The latter include the segment of the population with low education level and those who do not have archives department in their area. One of the tailored tools for communicating to them will be the iconographic archives exhibition. Exposing such archives allows number of peoples to come across unedited, unpublished photographic format documents. Indeed this method of exhibiting images and photographs combined with written documents has proved to be very efficient; especially for illiterates and peoples with low education level.
Key words: archives, communication, exhibition, appraisal, general public, customers
Gli archivi incontrano gli utenti SINTESI
Sempre piu sollecitati in qualita di custodi dell'informazione, biblioteche, archivi e specialisti della gestione documentale non possono piu attenersi soltanto a conservare archivi. Essi devono essere coinvolti nell'intero processo della creazione degli archivi per assicurarne la condivisione. Oltre ad essere conservati, i documenti devono essere valorizzati attraverso una disseminazione mirata, in accordo ai bisogni ed al contesto degli utenti e degli utilizzatori occasionali. Questi ultimi includono il segmento di popolazione con basso livello di istruzio-ne, e coloro che non hanno un dipartimento archivistico nella propria area. Uno degli strumenti ad hoc per la comunicazione sono le mostre di archivi iconografici. Esporre tali archivi permette ad una quantita di persone di fruire di documenti fotografici inediti e non pubblicati. E davvero questo metodo di mostrare immagini combinato con documenti scritti si e rivelato molto efficace, specialmente per gli illeterati e le persone con basso livello di istruzione.
Parole chiave: archivi, comunicazione, mostre, valorizzazione, pubblico generico, utenti
Približevanje arhivov uporabnikom IZV^LEČEK
Kot skrbniki informacij, se knjižničarji, arhivisti in strokovnjaki za upravljanje z zapisi ne bodo smeli ukvarjati samo z ohranjanjem arhivskega gradiva. Vključiti jih je potrebno v celoten proces ustvarjanja arhivskega gradiva da bi zagotovili njihovo uporabo. Polegf ohranjanja, je potrebno dokumente vrednotiti skozi prilagojeno distribucijo, glede na potrebe in konteks uporabnikov in priložnostnih strank. Slednje vključujejo tisti segment prebivalstva z nizko izobrazbo in tistei, ki na svojem področju bivanja nimajo arhivov ali arhivskih oddelkov. Eno od prilagojenih orodij za komuniciranje bo razstava ikonografskega arhivskega gradiva. Razstavljanje tega arhivskega gradiva bo številnim uporabnikom omogočila vpogled v neredigirane, neobjavljene dokumente fotografskega formata. Dejansko se je ta metoda razstavljanja slik in fotografij v kombinaciji s spisovnim arhivskim gradivom izkazala za zelo učinkovito, zlasti za nepismene in ljudi z nizko izobrazbo.
Ključne besede: arhiv, komunikacija, razstava, valorizacija, splošna javnost, uporabniki
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Les archives a la rencontre des usagers RESUME
De plus en plus sollicite, en tant que "gardien" de I'information, I'archiviste ne saurait se cantonner a la conservation des archives. Il se doit d'intervenir tout au long de la chaine de production des archives pour en assurer la diffusion. Au-dela de la conservation, les documents doivent etre valorises a travers une diffusion adaptee aux besoins et realites des usagers non habituels des services d'archives. Ces usagers peuvent etre la frange la moins lettree de la population et les residents de localites ne beneficiant pas de services d'archives. L'un des outils de cette communication ciblee est l'exposition d'archives iconographiques. L'exposition de telles archives permet de faire decouvrir a de nombreuse personnes des documents inedits qui les touchent particulierement au regard du format visuel. En effet, l'exposition de photographies et images accompagnant les discours et autres textes s'avere plus pertinente pour des populations avec des niveaux d'instruction relativement bas.
Mots cles: Archives, communication, exposition, valorisation, grand public, usagers
La gestion des archives a longtemps ete pergue comme une activite desuete consistant a classer, trier et conserver des papiers anciens pour le compte d'historiens, chercheurs et autres instruits ou erudits. Victime de ces stereotypes, la science archivistique tente de se montrer au grand jour sous d'autres facettes plus modernes et ouvertes.
De plus en plus d'archivistes tentent de briser les cliches et les idees precongues en mettant l'accent sur la communication. Une communication sur la place incontournable des archives aussi bien dans la gestion administrative publique et privee que dans la connaissance culturelle. Mais egalement une communication visant a toucher un large public autre que celui des centres "traditionnels" d'archives.
Au-dela des imperatives liees au traitement, a la conservation perenne des archives, l'archiviste ne peut plus releguer au second plan la communication, la diffusion des contenus des documents cles qu'il a en sa possession. Ces archives peuvent interesser de nombreux utilisateurs au niveau d'instruction et au centre d'interet differents. Cependant, en depit de leur interet, ces utilisateurs, pour des raisons diverses, peuvent ne pas connaitre les services d'archives adequat ou hesiter a y acceder.
Dans cette optique, il est primordial de trouver les voies et moyens d'interesser ou d'aller vers les "usagerS". En effet, il ne suffit pas de conserver des documents ayant une valeur il importe tout autant de les faire connaitre, de les mettre en valeur et de les rendre accessibles a des utilisateurs eventuels (Couture et al. 1999, 22). Cette mise en valeur peut se faire a travers une exposition dont la thematique et le contenu seront choisis en tenant compte de la diversite du public pouvant venir a cette vitrine archivistique. Nous avons tente de relever ce challenge a travers deux (o2) expositions archivistiques realisees dans des regions qui ne sont pas assez dotees en services d'archives et qui sont eloignees de la capitale du Burkina, Ouagadougou.
Pour mieux cerner les fondements, la portee et les repercussions de ces deux (02) expositions d'archives, il sera question dans un premier temps du role de l'archiviste et d'une revue du cadre juridique applicable a la diffusion des archives, objets de ces expositions. Suivront les objectifs et le deroulement de l'organisation concrete des expositions. La derniere partie aura trait aux legons tirees et aux repercussions de ces expositions iconographiques et documentaires.
1 Role de I'archiviste
L'archiviste, professionnel de l'information est garant des archives qui sont, aux termes de l'arti-cle 01 de la loi burkinabe n. 061/98/AN du 22 decembre 1998 portant sur les archives nationales, "l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support materiel, produits ou regus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou prive, dans l'exercice de leur activite"
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Garant de la memoire institutionnelle et humaine, I'archiviste reuvre en amont et en aval de la chaine archivistique a travers la sensibilisation et la formation des producteurs et utilisateurs, l'audit de la gestion des archives, l'elaboration des outils de traitement, de gestion et d'aide a la recherche, la coll lecte, le classement, le traitement, la destruction, la conservation, la valorisation et la communication au public.
Les deux dernieres dimensions que sont la valorisation et la communication justifient les autres. En effet, la conservation des archives ne saurait avoir de sens si elle n'a pas pour finalite de les rendre accessibles et les communiquer dans le respect des obligations legales et reglementaires. Les archives sont destinees a etre utilisees pour des besoins divers tels la recherche, la preuve en droit, la reference pour les besoins d'elaboration d'actes administratifs la decouverte de la culture ou son enrichissement et la decouverte de l'evolution des administrations, leurs acquis et eventuels insuffisances.
Ces differentes decouvertes peuvent se faire en visitant les services de documentation et d'archi-ves ou au detour d'une exposition.
2 Cadre juridique des expositions
L'un des enjeux importants des expositions iconographiques et documentaires est de mettre en reuvre les droits des usagers en matiere de libre acces a ['information. Cependant, cela ne devrait pas conduire a une violation de droits fondamentaux tels le droit au respect de la vie privee, le droit a l'image et le droit d'auteur. Il faut veiller a un equilibre entre le droit a l'information des usagers et les droits des sujets et auteurs des reuvres exposees.
Ce besoin d'equilibre est en partie affiche dans la Declaration Universelle des Droits de l'Hom-me a son article 27:
"Toute personne a le droit de prendre part librement a la vie culturelle de la communaute, de jouir des arts et de participer au progres scientifique et aux bienfaits qui en resultent.
Chacun a droit a la protection des interets moraux et materiels decoulant de toute production scientifique, litteraire ou artistique dont il est l'auteur".
En matiere de droit d'auteur, au Burkina Faso, la loi n. 032-99/AN du 22 decembre 1999 por-tant protection de la propriete litteraire et artistique, protege les reuvres de l'esprit qui sont des creations intellectuelles originales dans le domaine litteraire et artistique telles que:
-	les livres, brochures, programmes d'ordinateurs et autres ecrits litteraires, artistiques et scien-tifiques;
-	les reuvres audiovisuelles;
-	les reuvres de dessin, de peinture, de sculpture, de gravure, de lithographie et de tapisserie;
-	les reuvres photographiques.
La loi ci-dessus citee prevoit un certain nombre de droits moraux pour les auteurs d'reuvres protegees:
-	le droit de divulguer son reuvre, de determiner le procede et les conditions de cette divulgation;
-	le droit de revendiquer la paternite de son reuvre;
-	le droit au respect de son reuvre;
-	le droit de retrait ou de repentir.
De fa^on generale, bon nombre de legislations et d'instruments internationaux tentent d'appor-ter des adaptations necessaires aux exigences de la societe de l'information, la reproduction d'articles, d'extraits d'reuvres est largement admise des lors que le but de la reproduction n'est pas lucratif et repond aux besoins d'information, d'etudes, de recherche universitaire ou privee. Toute fois precision est couramment faite de la non atteinte a l'exploitation normale de l'reuvre ni aux interets legitimes de l'auteur.
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Au Burkina Faso, relativement a la problematique du respect de la vie privee et du droit a l'ima-ge des personnes, sujets des reuvres photographiques, il faut se referer a des textes juridiques tels que la Constitution, le Code penal, la loi n.010-2004/AN du 22 avril 2004, le code de l'information, le code de la publicite.
La Constitution de 1991 precise en ces termes: "La demeure, le domicile, la vie privee et fami-liale, le secret de la correspondance de toute personne sont inviolables. Il ne peut y etre porte atteinte que selon les formes et dans les cas prevus par la loi" (article 6).
Il est ainsi reconnu a tout individu un droit exclusif sur son image. Tout individu est des lors seul maitre de son image et des eventuels usages qui pourraient fait de cette image. La consequence immediate de ce droit est que toute personne doit, en principe, donner explicitement son accord avant toute prise de photographie ou toute realisation de son portrait. Il est, toutefois, admis, en general, que le silence face a une prise de vue, non cachee, vaut consentement tacite.
L'autorisation doit etre obtenue aussi bien pour la realisation de l'image que pour les differentes utilisations qui devront en etre faite.
Il est a noter que des assouplissements au formalisme du consentement existent. Ainsi, le con-sentement est repute avoir ete donne pour des photographies realisees dans des lieux publics avec pour sujet des personnes publiques agissant comme telles. Par contre, un assentiment explicite est necessaire dans le cas d'un endroit prive. Selon le code penal fran^ais, il y a atteinte a l'intimite de la vie privee en captant, enregistrant sans le consentement de leur auteur, des paroles prononcees a titre prive ou confidentiel; en fixant, enregistrant l'image d'une personne se trouvant dans un lieu prive. Il precise cependant que lorsque les actes ont ete poses "au vu et au su des interesses sans qu'ils s'y soient opposes, alors qu'ils etaient en mesure de le faire, le consentement de ceux-ci est presume".
Nonobstant ces dispositions, on ne saurait se prevaloir du lieu ou la photographie a ete realisee pour l'utiliser a des finalites detournees portant atteinte a la dignite humaine.
Ces differentes dispositions ont ete prises en compte pour permettre de concilier droit des auteurs et sujets d'archives iconographiques et droit d'information des populations a travers l'organisation de deux(02) expositions iconographiques et documentaires.
3	Objectifs des expositions et public cible
Les deux expositions iconographiques et documentaires organisees par le Service de la media-theque et de la documentation de la Direction de la communication de la Presidence du Faso se sont deroulees hors de la capitale. Il etait question de permettre une diffusion plus large des archives qui etaient conservees par ledit Service. Ces archives etaient, entre autre, constituees de photographies re-tra^ant la realisation de grands chantiers de developpement et d'archives sur support papier contenant des discours de portee historique. Ce type de documents generalement detenu quasi exclusivement par la Direction de la Communication n'etait pas accessible en raison de la situation geographique de la dite direction. En effet, situe en plein creur de la Presidence de la republique, l'espace de lecture sem-blait impossible d'acces. La rumeur d'une lourde presence securitaire militaire dissuadait grand nom-bre de potentiels usagers. En outre, les personnes ne residant pas a Ouagadougou, la capitale du Burkina, etaient beaucoup plus confrontees a la difficulte d'acceder a ses archives d'une grande richesse.
Fort de ce constat et dans le but de communiquer sur la mise en reuvre du programme presiden-tiel, il a ete decide de l'organisation d'exposition des archives ci-dessus mentionnees et de documentation au profit des populations des localites eloignees de la capitale. Ces expositions se sont tenues au cours d'activites de portee nationale telle la commemoration de la journee internationale des droits de la femme et celle de la journee nationale du paysan respectivement a Banfora dans la region des Cascades et a Fada N'Gourma dans la region de l'Est.
4	Organisation des expositions
De fa^on pratique l'organisation des differentes expositions s'est deroulee selon les etapes suivan-
tes:
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•	Lister les evenements et les lieux pouvant abriter une exposition grand public en dehors de la capitale. Le choix s'est porte sur la commemoration de la journee internationale des droits de la femme et la journee nationale du paysan;
•	Determiner une thematique d'exposition. Cette thematique permet de faire une exposition centree sur des archives et de la documentation en lien avec les axes choisis. A titre illustratif, l'exposition qui a lieu au cours de la journee nationale du paysan portait sur les realisations hydroagricoles et la mecanisation des activites;
•	Delimiter, examiner et choisir les sources litterales et visuelles. Pour se faire une exploitation des archives et de la documentation du service a ete faite concomitamment a des recherches au sein de structures partenaires potentielles detentrices de documents en lien avec la thematique. Au regard du public cible qui contient des personnes d'ages, de sensibilite et de niveau d'instruction differents, un accent a ete mis sur des archives ayant une signification et une attraction visuelle;
•	Effectuer des copies des documents originaux en fonction de leur etat ou de leur caractere precieux pour eviter les degradations et pertes. Cependant l'exposition ne saurait se faire exclusivement avec des copies;
•	Rediger et multiplier les differentes legendes qui doivent accompagner les archives textuelles et iconographiques;
•	Faire le plan concret de l'exposition en veillant au respect du fil conducteur.
•	Au maximum a la veille de la manifestation, proceder a l'installation: encadrement, montage des photos et des autres documents iconographiques, assemblage et mise en relief des archives textuelles, mise en lumiere, decoration, determination de zone de securite a ne pas fran-chir s'il y a lieu. Au cas ou des documents originaux sont exposes, veiller a le faire dans les conditions de conservation idoines;
•	Inauguration, exposition proprement dite.
Ces differentes etapes ont ete precedees d'une phase de plaidoyer pour recevoir l'adhesion des superieurs hierarchiques qui devront prendre en charge le cout financier de l'exposition et en porter l'encrage institutionnel. Aussi, ces expositions auraient ete amoindries dans leur portee sans la campa-gne mediatique qui les a accompagnees1.
Il est cependant a noter que l'organisation de ces expositions archivistiques, comme toute reuvre humaine, a connu des difficultes voire des insuffisances.
5	Legons tirees
Ces expositions nous ont permis de nous conforter dans notre conviction que pour attirer un maximum d'usagers, les services d'archives doivent cerner leurs besoins reels d'information en fonction de leur niveau d'instruction.
Dans la pratique, nous avons pu tirer un certain nombre de lemons pour une amelioration des prochaines editions. Il s'agit notamment de:
•	la necessite de communiquer au prealable avec la population beneficiaire de l'exposition par l'intermediaire de canaux tels les feuillets et les journaux locaux;
•	la prise de mesure de sauvegarde pour les archives composees d'une piece unique;
•	le renforcement de la securite pour reduire les risques de degradation, perte et vol.
Nonobstant ces difficultes, ces expositions iconographiques et documentaires ont eu des repercussions positives tant au niveau de l'environnement interne du service organisateur qu'externe.
6	Repercussions
Les deux expositions au-dela de la satisfaction des populations des localites ou elles ont eu lieu ont permis un certain nombre de retombees au niveau professionnel en matiere de:
1. Voir a la page 10 l'annexe en lien avec la couverture mediatique de la premiere exposition : reportage televisuel de la Televisuel nationale du Burkina et article de presse du quotidien d'Etat "Sidwaya".
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Visibilite du service
Ces deux expositions ont permis de mieux faire connaitre le service de la mediatheque et de la documentation au sein de la Presidence du Faso et au-dela. De par la mediatisation de cette activite archivistique et en raison de l'implication d'autres structures administrative, le service a connu une frequentation accrue. Il a egalement ete sollicite par d'autres administrations publiques pour partager son experience.
Sensibilisation des superieurs hierarchiques
La visibilite accrue du service et l'amelioration de la communication sur les realisations des programmes de societes a travers ces expositions ont contribue a rendre plus sensibles les superieures hierarchiques aux questions de gestion perenne des archives sous toutes leurs formes. Cette sensibilisa-tion a permis au service d'etre davantage dote en ressources materielles pour une gestion professionnel-le des archives et la mise en place d'un centre de documentation.
Motivation du personnel
La valorisation des actions de traitement et de diffusion des archives suivie de la prise en compte des besoins en materiel technique ont fortement contribue a une motivation accrue des professionnels de l'information documentaire travaillant au sein du service de la mediatheque et de la documentation de la Direction de la Communication de la Presidence du Faso.
Il est primordial pour une pleine sensibilisation des producteurs et des beneficiaires d'archives que les archivistes au-dela de la maitrise de la conservation perenne et securisee du patrimoine archivi-stique prennent a bras le corps la problematique de la valorisation et de la communication des archives. L'un de nos grands defis est de passer de l'image de l'archiviste vivant en vase ferme dans un batiment "museal" et seul maitre de "ses" documents a celle de l'archiviste, professionnel et manager de l'information au profit du public. Nos services d'archives doivent aller a la rencontre de leurs usagers^
Bibiographie
Association des archivistes franfais. (2005). Qu'est-ce qu'un archiviste ? [En ligne] Disponible sur: "http://www. archivistes.org/Qu-est-ce-qu-un-archiviste". (Consulte le 20 fevrier 2016).
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Loi n. 045-2009/AN du 10 novembre 2009 portant reglementation des services et des transactions electroni-ques au Burkina Faso. Promulguee par le Decret n.2009-824/PRES du 04 decembre 2009. JO n.01 du 07 janvier 2010; page 5430 a 5449.
Loi n. 061/98/AN du 22 decembre 1998 sur les archives, article 5 alinea 1. Journal officiel n.04 du 28 janvier 1999; page 207 a 260. Loi promulguee par le Decret n.99-9/PRES du 20 janvier 1999.
Loi n.10-2004/AN du 20 avril 2004 portant protection des donnees a caractere personnel. Promulguee par le Decret n.2004-224/PRES du 09 juin 2004. JO n. 26 du 24 juin 2004 ; page 830 a 836.
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SUMMA^RY
Archives management has long been considered an old fashioned activity consisting in sorting, classifying and storing old papers and documents on behalf of historians, researchers and other scientists and erudite. Being the main victim of these stereotypes, archival science is trying to reach out to get known for its modern and open facets. More and more archivists are trying to get beyond the stereotypic ideas by stressing on information. Information on the inescapable role of archiving in the public administration management as well as in the private. With this said, it is important to find ways to get people and especially « users » interested, by approaching them. Indeed, it is as critical to archive documents with more or less value, as to make them known and hi-
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ghlight them by making them accessible to potential users (Couture and al. 1999, 2). Such highlighting can be done through exhibitions, which topics would be chosen according to the diversity and the type of visitors awaited to the archives' exhibition. The Department of media library and documentation, part of the Communication department of the Office of the President of Republic, has tried to win this challenge through two (2) archival exhibitions in regions of the country quite far from Ouagadougou the Capital town, where archiving infrastructures were not enough developed. The challenge was to extend the accessibility of archives that were kept by the Department in question. The archives consisted of photographs inter alia, relating to past big development projects, documents and historic speeches. These types of documents, generally kept only by the Department of Communication of the Presidency Office, were quite inaccessible to people because of the geographical location of the Department. In fact, the Department is located within the Presidency of the Republic where the heavy military security system dissuades most of potential users. In addition, people who were not living in Ouagadougou could hardly access to these enriching archives. With this in mind, and for better communicating on the implementation of the presidential programs, it was decided the organization of archives' exhibitions for populations living in regions far from Ouagadougou. These exhibitions stood during national events like the Women rights' International Day, the Farmer's National Day respectively in Banfora in the Cascades Region and in Fada N'Gourma in East Region. As to the event organization in itself, different stages occurred before the exhibition itself took place. These stages concerned topics determination, logistics, and stands decoration, highlighting and insuring security. However, before these stages, a period of advocating allowed to obtain approval from higher authorities, in charge of the financing of the exhibitions and insuring the institutional recording. Another first stage was the advertising campaigns that have been critical to the success of the fairs and exhibitions. The archives exhibition has been an opportunity for a great number of people to discover unpublished materials, touching them particularly because of the format: allying photographs to written speeches and texts was pertinent choice, as most of people are still illiterate. As a result, archivist are convinced that for bringing more customers to themselves, their departments should be able to understand and identify the real needs of information of customers according to their education level. The organization of the exhibitions has nevertheless come across obstacles and challenging difficulties. Therefore, lessons were learned and would participate in improving future editions. Improvements will occur in:
•	The need to make beneficiary population participate by having them and the stakeholders informed through media (meetings, newspapers and TV);
•	Insuring conservative measures for unique pieces
•	Reinforcing security to avoid the loss of documents due to over-usage and theft.
Notwithstanding these difficulties, the iconographic and documentary exhibition have had positive impacts in terms of raising the profile of the Department, sensitizing supervisors, and motivating the workers within the Department itself, as well as outside. Both exhibitions, through the advertisements and the public enthusiasm, have allowed the documentation and media centre of the Presidency of the republic to be more valued and better known, within the department and well beyond. The increased visibility of the documentation and media library, and the improvement of communication on the implementation of presidents' agendas and programs for society, have raised awareness of supervisors on the sustainable management of all types of archives. In addition, by valuing the process of information treatment to bring them to achievable data, the real needs for technical equipment to work more efficiently were unveiled and taken into account, highly motivating by the way, all the professionals working in information treatment in the Department.
Typology: 1.02 Review Article Submitting date: 30.01.2016 Acceptance date: 20.02.2016
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ANNEXES
Premiere exposition iconographique et documentaire realisee, du 06 au 08 mars 2014, a Banfora a l'occasion de la commemoration de la journee internationale des droits de la femme. Phase preparatoire : Disposition des archives
iconographes et de la documentation
Usagers de tranches d'age diverses attendant leur tour de passage pour visiter l'exposition. Banfora, le 08 mars 2014
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Couverture mediatique de la premiere exposition: reportage televisuel de la Televisuel nationale du Burkina et article de
presse du quotidien d'Etat «Sidwaya»
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Deuxieme exposition realisee en avril 2014 a l'occasion de la commemoration de la journee nationale du paysan, a Fada N'Gourma dans la region de l'Est du Burkina. Vues interieure et exterieure de l'exposition qui s'est tenue dans un habitat
traditionnel
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Une partie de la documentation disponible lors des expositions