22 marec 2006 Projektna mreža Slovenije Povzetek Prispevek predstavlja zasnovo, metodologijo in vodenje projekta optimizacije vzdrževanja. Vzdrževanje proizvodnih sredstev je še vedno eno od najbolj zapostavljenih področij delovanja podjetij, čeprav se v zadnjem času položaj tudi v slovenskem prostoru spreminja na bolje. Na podlagi prepoznavanja širših vplivov vzdrževanja na poslovanje podjetja se marsikje odločajo za optimizacijo trenutnih strategij in metod vzdrževanja. Za uvajanje tovrstnih izboljšav je nujen celovit pristop, ki sistematično obravnava vse potrebne dejavnike in predlaga ustrezne spremembe. Ker je optimizacija vzdrževanja navadno zelo kompleksnega značaja, jo je smiselno zasnovati in izvajati projektno. Zaposleni podjetja NUMIP, d.o.o., so si v zadnjih letih na tem področju pridobili kar nekaj pomembnih izkušenj. Sveže izkušnje in uspehi so prikazani na konkretnem primeru svetovalnega projekta v podjetju Duropack Tespack, d.o.o. V nadaljevanju prispevka je obdelan pričakovan prihodnji razvoj storitev v optimizaciji vzdrževanja, in sicer je na kratko predstavljen eden najnovejših konceptov upravljanja vzdrževanja – VDM® (Value Driven Maintenance), torej koncept vzdrževanja po vrednosti. Ključne besede: projektno vodenje, optimizacija vzdrževanja, vrednostni dejavniki vzdrževanja, pozunanjenje vzdrževanja 1 Uvod Opravljanje dela, ki ima namen podaljšati obra- tovalno sposobnost delovnega sredstva ali vr- niti delovno sredstvo v stanje uporabnosti in s tem omogočiti njegovo razpoložljivost za opravljanje nal- oge, poenostavljeno imenujemo vzdrževanje. V Slo- varju slovenskega knjižnega jezika je pod pojmom vzdrževanje mogoče najti kar nekaj razlag, in sicer »delati, da se kaj ohranja v dobrem stanju; delati, da se kaj sploh ohranja; delati, da je kaj na razpo- lago; dajati komu, kar potrebuje za vzdrževanje« in vse do razlage »dajati, kar je potrebno, za obstoj, delovanje česa«. Vzdrževanje si je v preteklosti pridobilo sloves nu- jnega zla, saj je popravilo odpovedovanja delovnih sredstev pomenilo velike stroške. Ti imajo že po naravi negativen predznak, zato je vzdrževanje v ekonomskem pogledu predstavljalo le porabnika. Vloga vzdrževanja v sodobnem poslovanju postaja vse bolj pomembna. Razlogov je več. Eden najpomembnejših je vse bolj avtomatizirana in dražja proizvodna oprema. Z njo se povečuje delež fiksnih stroškov na račun variabilnih stroškov proizvodnje. Ob avtomatizaciji rastejo tudi ekonomske zahteve po povečanju produktivnosti, kar zahteva povečanje stopnje razpoložljivosti delovnih sredstev in zmanjševanja časa zastojev. S povečanjem zahtev po gospodarnosti poslovanja v proizvodnih sistemih se je povečala stopnja zahtevnosti pri izvajanju vzdrževalnega dela v času, ko sistem ne deluje. Okvare delovnih sredstev lahko povzročijo dolgotrajne zastoje, velik izpad proizvodnje in s tem dohodka ter neugodne posledice v okolju podjetja. Podjetja, ki se ne bodo zavedala pomembnosti te funkcije, se bodo znašla pred velikimi ovirami v svojem poslovanju. Merila za analizo uspešnosti proizvodnega sistema so predvsem razmerja med proizvodnimi stroški, stroški vzdrževanja in izgubo zaradi zastojev proizvodnje, povzročenih z nepričakovanimi odpovedmi. 2 Optimizacija vzdrževanja Vsaka organizacija je načrtovana in postavljena zato, da bi dosegla določene cilje. Primarni cilj službe vzdrževanja je zagotoviti proizvodnji možnost čim boljše razpoložljivosti delovnih sredstev ob čim nižjih stroških ter tako pripomoči k ustvarjanju čim večjega dohodka podjetja. Kako organizirati službo vzdrževanja, katere dejavnosti naj izvaja in kdaj, ko- liko ljudi naj bo v njej, kakšno strokovnost naj imajo, so samo nekatera vprašanja, s katerimi se srečuje vsak, ki načrtuje organiziranost vzdrževalne službe. Na to vprašanje obstaja le splošen odgovor, in sic- er, da moramo pri oblikovanju službe vzdrževanja upoštevati specifičnost vloge vzdrževanja v pod- jetju, vrsto delovnih sredstev, vrste proizvodnje, vrste vzdrževalnih del, velikost podjetja in podobno. Organizacija pomeni tudi način razdelitve in inte- gracije odgovornosti ter pristojnosti za odločanje in izvajanje posameznih del in nalog. Temeljni cilj optimizacije vzdrževanja z ekonomskega stališča je iskanje ravnotežja med razpoložljivostjo delovnih sredstev in stroški vzdrževanja, ki so povezani z zagotavljanjem razpoložljivosti. Da lahko zagotovimo to optimal- nost, potrebujemo dober informacijski sistem, kat- erega komponente so načrt stroškov, opredelitev, STROKOVNI PRISPEVEK Projektno zasnovana optimizacija vzdrževanja Ambrož Rožman, mag. Andrej Androjna NUMIP – inženiring, montaža, vzdrževanje in proizvodnja, d.o.o., Knezov štradon 92, 1000 Ljubljana e-pošta: ambroz.rozman@qtechna.si, andrej.androjna@numip.si S marec 2006 23 Projektna mreža Slovenije identifikacija in zbiranje stroškov vzdrževanja ter analiza uspešnosti vzdrževalne organizacijske enote s stališča stroškov. Cilji se dosegajo različno, odvisno od posebnosti delovnega sredstva, ki ga vzdržujemo. Te različne načine izvajanja vzdrževalne dejavnosti imenujemo strategije vzdrževanja ali modeli pristopa. 2.1 Projektno izvajanje optimizacije S projektnim načinom dela se lahko srečamo na različnih področjih dela. Je način za reševanje problemov, ko moramo v okviru projektnih nalog povezati tehniško-tehnološko, ekonomsko in tudi organizacijsko znanje. Zaradi kompleksnosti opti- mizacije vzdrževanja in potrebnega obvladovanja sprememb je projektni način dela zelo primeren za tovrstne dejavnosti. Uporabljen je bil tudi v konkret- nem primeru, opisanem v nadaljevanju. 3 Primer projekta optimizacije vzdrževanja Podjetje Numip v okviru svojih storitev med dru- gimi razvija programe optimizacije vzdrževanja za naročnike v elektroenergetiki in procesni industriji. Enega od razvojno-komercialnih projektov optimiza- cije procesa vzdrževanja je podjetje Numip v letu 2004 izvedlo v podjetju Duropack Tespack, d.o.o. Cilj projekta je bila optimizacija procesa vzdrževanja z ekonomsko analizo, ki je temeljila na primerjavi dejanskih stroškov trenutnega načina vzdrževanja v določenem časovnem obdobju in predvidenih stroškov predlaganega načina vzdrževanja delovnih sredstev. Optimizacija vzdrževanja se je nanašala pred- vsem na zniževanje števila odpovedi, znižanje more- bitnih nepotrebnih vzdrževalnih stroškov ter uvajanje novih preventivnih dejavnosti, ki povečujejo zanes- ljivost obratovanja delovnih sredstev in njihovo razpoložljivost. Posledično je bila v okviru projekta obdelana tudi organiziranost vzdrževanja. Skupen projekt je temeljil na podlagi poznavan- ja konceptov ali strategij vzdrževanja, referenčnega dela in dosedanjih izkušenj zaposlenih Numipa. Oba partnerja sta si v okviru projekta vzajemno dograjevala znanje in izkušnje. Uspehi projekta so bili doseženi tudi na podlagi sodelovanja pred- stavnikov Tespacka, predvsem pri obravnavi in analizi prepoznanih odpovedi ali okvar delovnih sredstev. Seveda ima ključni pomen tudi uvajanje rezultatov analiz in predlogov v ravnanje. 3.1 Zasnova in priprava zagona projekta Projekt je bil zasnovan na vhodnih podatkih ali zaht- evah naročnika, ki so bili predstavljeni na začetnih sestankih. Po uvodnem usklajevanju je bil pri izva- jalcu podan koncept optimizacije vzdrževanja, ka- terega nameni so bili predstaviti vsebino projekta, grobo določiti izvedbo, okvirno predvideti stroške, okvirne roke in projektno organizacijo. Po formalnem naročilu je bil v okviru zagona projekta v sodelovan- ju z naročnikom izdelan zagonski elaborat. V njem sta bila opredeljena tako vsebinski kot rokovni potek izvedbe projekta z glavnimi točkami, in sicer: ■ vhodna strategija projekta, ■ učinki projekta, ■ namenski in objektni cilji, ■ taktika izvedbe, ■ načrt projekta, ■ ciljna analiza, ■ analiza tveganj projekta, ■ projektna organizacija, ■ nadzor projekta. 3.2 Projektni cilji Z odobritvijo zagonskega elaborata so bili potrje- ni projektni cilji, ki so se delili na namenske in ob- jektne. Namenska cilja projekta sta bila: ■ 15-odstotno zmanjšanje števila zastojev delovnih sredstev v letu 2005 glede na leto prej, ■ reorganizacija službe vzdrževanja z namenom zmanjšanja stroškov dela vzdrževalcev. Objektni cilji, s katerimi bosta uresničena namenska cilja, so bili: ■ analiza trenutnih strategij in predlog nadaljnje strategije vzdrževanja, ■ priprava programov preventivnega vzdrževanja za delovna sredstva, ■ priprava urnika dela vzdrževalcev za dvo- in troizmensko delo. 3.3 Metodologija izvedbe V skladu s projektno strategijo in taktiko izvedbe je stekla izvedba projekta. Projekt je bil razdeljen na dve stopnji, ki sta omogočali postopnost in obv- ladljivost, poleg tega pa pravočasno sprejemanje ustreznih odločitev o nadaljnjih korakih. Prva stop- nja je zajemala ugotovitev trenutnega stanja v pod- jetju Tespack s poudarkom na trenutnih strategijah vzdrževanja, branžni primerjavi in analizi organ- iziranosti vzdrževalne službe. Analiza je pokazala, da je vzdrževanje potekalo večinoma korektivno, kar pomeni vzdrževanje po nastopu okvare ali zastoja, preventivno je bilo izvajano le mazanje delovnih sredstev. Analiza organiziranosti službe vzdrževanja je pokazala, da so zaradi večinoma enoizmenske- ga dela vzdrževalcev potrebne nadure pomenile dokaj pomemben strošek. Na podlagi sodobnih teoretičnih izhodišč in do- STROKOVNI PRISPEVEK 24 marec 2006 Projektna mreža Slovenije brih izkušenj v vzdrževanju smo popisali mogoče strategije, podali prednosti in slabosti posameznih strategij ter predlagali dolgoročno strategijo, us- trezno za konkretno okolje, ki jo je na nadzornem sestanku naročnik potrdil . Ker imajo delovna sred- stva kritično vlogo v procesu proizvodnje, so draga, kompleksna, in je pomemben tudi varnostni vidik, je bila sprejeta odločitev o prehodu na strategijo pre- ventivnega vzdrževanja. Druga stopnja je obsegala dejavnosti priprave programa preventivnega vzdrževanja za posamez- na delovna sredstva, ki ga prej ni bilo, ter pripravo urnika dela vzdrževalcev. Model priprave programa preventivnega vzdrževanja je prikazan na sliki 1. Priprava programov preventivnega vzdrževanja je zajemala naslednje dejavnosti: ■ Popis delovnih sredstev – splošni podatki o komponentah. Pripravili so t. i. strojne liste za vsako delovno sredstvo posebej, ki so opisovali glavne informacije, in sicer: naziv delovnega sredstva, glavne značilnosti, funkcije delovnih sredstev ali komponent in navedbo pripadajoče dokumentacije delovnega sredstva. ■ Popis historiata delovnega sredstva s poudarkom na okvarah – ker zastoji v preteklosti niso bili evidentirani, smo sklicali operativne sestanke z vzdrževalci in operaterji delovnih sredstev, katerih glavni namen sta bila prepoznavanje in popis okvar ali zastojev. ■ FMEA (Failure Mode and Effect Analysis – analiza okvar in njihovih posledic) – evidentirane odpovedi smo obravnavali z analizo FMEA, ki sistematično in preprosto izvedljivo podpira STROKOVNI PRISPEVEK Slika 1: Model priprave programov preventivnega vzdrževanja marec 2006 25 Projektna mreža Slovenije naslednje naloge: - prepoznavanje okvar, - iskanje morebitnih vzrokov za okvare, - ugotavljanje posledic prepoznanih okvar, - uvajanje preprečevalnih in nadzornih ukrepov, - vrednotenje prepoznanih okvar delovnega sredstva (merilo: verjetnost nastanka, vpliv napake, verjetnost odkritja), - določitev kritičnih okvar glede na pridobljene vrednosti, - določitev vzdrževalnih dejavnosti za preprečitev okvar, - določanje odgovornosti. ■ Pregled navodil za vzdrževanje proizvajalca opreme. ■ Priprava programov preventivnega vzdrževanja za posamezna delovna sredstva na podlagi navodil za vzdrževanje, izkušenj operaterjev in vzdrževalcev, dosedanjih vzdrževalnih in vzdrževalnih dejavnosti, ki jih dobimo iz analize FMEA. ■ Potrditev programov preventivnega vzdrževanja. Programi preventivnega vzdrževanja vsebujejo točen opis vzdrževalnih dejavnosti, podajajo na- vodila za izvedbo teh dejavnosti, periodiko izvajan- ja in odgovornosti za izvajanje. 3.4 Uspehi projekta Objektni cilji projekta so bili v celoti doseženi. Po- dana je bila dolgoročna strategija vzdrževanja, na podlagi sprejete strategije je bilo pripravljenih 31 pro- gramov preventivnega vzdrževanja. Za učinkovito iz- vajanje preventivnega in korektivnega vzdrževanja je bil pripravljen nov urnik dela vzdrževalcev, in sicer za delo v dveh ali treh izmenah. Na podlagi novega urnika se zmanjša potrebno število nadur vzdrževalcev in s tem strošek dela vzdrževalcev zniža za okrog 10 odstotkov. Analiza za leto 2005 je pokazala, da so se v povprečju zastoji delovnih sredstev glede na leto 2004 zmanjšali približno 15 odstotkov, hkrati pa lahko tudi z gotovostjo trdimo, da je občutno zmanjšanje zastojev v letu 2004 (ko je potekal projekt optimiza- cije) v primerjavi z letom 2003, in sicer za približno 35 odstotkov, v veliki meri mogoče pripisati dejstvu, da se je začelo z vsebino vzdrževanja in z delom vzdrževalcev podrobneje in bolj sistematično ukvar- jati. 4 Prihodnji razvoj optimizacije vzrževanja Podjetje NUMIP, d.o.o., nenehno spremlja razvoj storitev v optimizaciji vzdrževanja pri nas in v svetu. Ustrezne koncepte prenašamo v svoje delo ter jih prilagajamo za naročnike v elektroenergetiki in procesni industriji. Poleg že znanih in preverjenih konceptov trenutno znanje gradimo k vzdrževanju po vrednosti, ki je sodobno orodje tako za sve- tovalne projekte kot za projekte eksternalizacije vzdrževanja. Pričakujemo, da se bo vse več slov- enskih uporabnikov tovrstnih storitev v prihodnosti odločalo za tak pristop. 4.1 Vzdrževanje po vrednosti VDM® (Value Driven Maintenance), torej vzdrževanje po vrednosti, z izračunavanjem neto sedanje vrednosti omogoča vrednotenje različnih možnosti, izbiro ustreznih rešitev in oblikovanje opti- malne organizacije vzdrževanja. Gre namreč za to, da moramo pri dejavnostih opredeliti prednostne naloge in se osredotočati na dejavnike, ki so prevladujoči nosilci potencial- ne vrednosti. Pri tem nam koncept VDM® ponuja oceno vrednostnega potenciala štirih ključnih vred- nostnih dejavnikov vzdrževanja in možnost upravl- janja vzdrževanja z njihovo pomočjo (slika 2). Slika 2: Vrednostni dejavniki vzdrževanja Gre za nenehno iskanje ravnovesja med boljšo razpoložljivostjo in nižjimi stroški. Pri tem je nujno upoštevati naraščajoče zakonske zahteve glede varnosti in zdravja pri delu ter vplivov na okolje. Da pa je mogoče vse to uresničiti, je ključnega pomena uspešno upravljanje virov (tehnični strokovnjaki, nadomestni deli, znanje, zunanji izvajalci). V okviru vsakega od vrednostnih dejavnikov lahko vzdrževanje pripomore k ekonomski vrednosti podjetja. Kot podlaga za merjenje uspešnosti VDM- STROKOVNI PRISPEVEK 26 marec 2006 Projektna mreža Slovenije dejavnikov vzdrževanja se vpelje model VDM- kompetenc (slika 3). Pristojnosti za VZO se nahajajo na vrhu, spodaj vstopajo pristojnosti za razporejanje virov. Na levi in desni imamo pristojnosti za izkoriščenost sredstev in nadzor stroškov, ki tvorijo dve zanki izboljšav na podlagi Demingovega kroga PDCA (Plan-Do-Check-Act). Obe zanki izboljšav uporabljata nekatere skupne pristojnosti, in sicer vodenje razpoložljivosti, načrtovanje in pripravo ter izvajanje vzdrževanja. Ker vzdrževanje po vrednosti omogoča 4.2 Svetovalni projekti Pri nadaljnjem razvoju optimizacije vzdrževanja je pričakovati vse večjo potrebo po svetovalnih projektih, saj vse organizacije same ne bodo zmo- gle pravočasno pridobiti potrebnega znanja in razporediti virov za projekte optimizacije. Tako bodo na trgu nove možnosti za izvajanje svetovalnih projektov s strani podjetij, ki jim je management vzdrževanja ključna sposobnost, Slika 3: Model VDM kompetenc STROKOVNI PRISPEVEK premostitev razlik, ki se pri delu velikokrat pojavljajo med vzdrževalci in vodstvom, menimo, da ima ta koncept dobre možnosti za širšo praktično uporabo. Je sodoben in univerzalen koncept, ki bi ga bilo dobro preučiti v konkretnih okoljih, hkrati je eno od orodij, ki lahko pomagajo ovreči globoko zakoreninjeno dogmo, da je vzdrževanje izključno stroškovni center. S tem konceptom je mogoče praktično dokazati, da vzdrževanje pravzaprav lahko ustvarja ekonomsko vrednost v okviru celotnega poslovanja podjetja. Koncept je uporaben v različnih organizacijskih oblikah vzdrževanja ne glede na to, ali se izvaja znotraj podjetja ali je uporabljeno zunaj njega. Za zunanjega izvajalca je ključnega pomena, da je sposoben iz dejavnosti vzdrževanja izluščiti največjo mogočo dodano vrednost, zato bodo prvi uporabniki koncepta VDM® v Sloveniji morda ravno napredna podjetja, ki se usmerjajo v izvajanje zunanjega vzdrževanja. Vpeljava in uporaba tovrstnega koncepta je kompleksna, zato zahteva ustrezen projektni pristop. obenem pa so zelo usposobljena za izvajanje razvojnih in komercialnih projektov. 4.3 Optimizacija v okviru eksternalizacije vzdrževanja V prihodnje je pričakovati nove eksternalizac- ije vzdrževanja, ki so v zahodnem svetu že precej bolj pogoste. Tudi v teh primerih je optimizacija vzdrževanja nujna, saj brez te zunanji izvajalec vzdrževanja ne more dosegati pričakovanih ekonomskih učinkov. Tako se tudi v okviru projektov zunanjega vzdrževanja navadno izvajajo različni podprojekti z namenom optimizacije vzdrževanja. 5 Sklep Sodobni koncepti dramatično spreminjajo poslovne procese, kar se odraža tudi v vzdrževanju. Tradi- cionalne metode vzdrževanja ne morejo več za- dostiti vse bolj zapletenih vzdrževalnih procesov, marec 2006 27 Projektna mreža Slovenije tehnološko in tehnično prilagojenih zelo razvitim delovnim sredstvom. Ponovno je treba poudariti, da moramo vzdrževanje razvrstiti med enakovredne strateško pomembne poslovne naloge slehernega podjetja. Konkurenčna sposobnost in tržni deleži v danes zelo turbulentnem okolju so odvisni od sin- ergije vseh poslovnih dejavnikov, med katere poleg ljudi štejemo tudi optimalno vzdrževana delovna sredstva. Z uporabo dobrih izkušenj s TPM, RCM, ABC, večterminskim načrtovanjem, RCA, optimizacijo do- bavnih verig nadomestnih delov in storitev (vključno z zunanjimi izvajalci), vzdrževanjem po stanju in dru- gimi, nadgrajenimi s konceptom VDM®, lahko razvi- jemo visokoprofesionalno organizacijo vzdrževanja (t. i. optimalno organizacijo vzdrževanja), ki ustvarja vrednost v okviru celotnega poslovanja. Iz prispevka je razvidno, da načine projektnega vodenja lahko uspešno uporabimo tudi v procesih optimizacije vzdrževanja. Svoje ugotovitve smo utemeljili z izkušnjami, ki smo jih pridobili pri izva- janju razvojno-komercialnega projekta optimizacije vzdrževanja v podjetju Duropack Tespack, d.o.o. Uspehi projekta kažejo, da je odločitev o projekt- nem izvajanju optimizacije vzdrževanja pravilna. 6 Viri in literatura Haarman, Mark & Delahay, Guy (2004): VDM, value Driven Maintenace, New faith in maintenace, Mainnovation, Dordrecht. Hauc, Anton (2002): Projektni management, Ljubljana. Levitt, Joel (1997): The Handbook of Maintenance Management, Industrial Press Inc., New York. Marolt, Janez (1990): Organizacija vzdrževanja delovnih sredstev, Moderna organizacija, Kranj. Vižintin, Jože (1999): Tehnologija in strategija vzdrževanja, Center za tribologijo in tehnično diagnostiko, Ljubljana. Wilson, Alan (2003): Asset Maintenance Management, Industrial Press Inc., New York. Wiremann, Terry (2004): Benchmarking Best Practices in Maintenance Management, Industrial Press Inc., New York. STROKOVNI PRISPEVEK