ATLANTI • 25 • 2015 • n. 2
Arhivsko pravo in ureditev varovanja dokumentarnega ter
arhivskega gradiva
Jelka MELIK, Ph.D.
Senior counsellor archivist; Senior research Associate; assistant professor, Ministry of culture, Archive of the Republic of Slovenia, Zvezdarska 1, 1000 Ljubljana, Slovenia e-mail: jelka.melik@gov.si
Mateja JERAJ, Ph.D.
Senior counsellor archivist, Ministry of culture, Archive of the Republic of Slovenia, Zvezdarska 1, 1000 Ljubljana, Slovenia e-mail: mateja.jeraj@gov.si
Archival Law and Regulation of Preservation of Current and Archival Records
ABStRACT
The archival law is part of administrative law. It consists of rules and principles in the respective legal system required for the organization of the archives and of their rights and duties. Archival law is also a science that deals with the archival legal norms. Archival law develops specific rules on archives, and provides legal and natural persons who are obliged to cooperate with archives and turn them over the archival records, prescribes their duties and develops professional guides of archival science, which are legally required, but also provides penalties for their violation. The archival law is a part of the legal order of a country. Therefore, its definition varies from one country to another. Nevertheless, in the EU countries there is a strong tendency for uniform solutions of some archival issues and for upgrading archival law. One of these is undoubtedly the preservation of current and archival records by both, the creators of archival records and the public archives. Equally important is the preservation of current and archival records produced in electronic form. In addition to the legal regulation, it is necessary to emphasize the importance of sanctions and the effectiveness of legal norms. The law should be indeed effective, which means that it works and is implemented in the life of society. At this point one should not overlook the fact that the law becomes stronger and firmer, when the number of those who perceive its rules as appropriate, reasonable and necessary gets bigger.
Key words: archival records/archives, records, legal norms, archival law, preservation
La legislazione archivistica ed il regolamento di conservaione della documentazione corrente e
d'archivio
SINTESI
La legislazione archivistica fa parte del diritto amministrativo. Si compone di regole e principi nel rispettivo sistema legale necessario per l'organizzazione degli archivi e dei loro diritti e doveri. La legislazione archivistica e anche una scienza che si occupa delle norme legali riguardanti l'archivio. La legislazione archivistica sviluppa norme specifiche sugli archivi e fornisce persone fisiche e giuridiche che sono obbligate a cooperare con gli archivi ed a girare loro la documentazione d'archivio, prescrive i loro doveri e sviluppa guide professionali previste dalla legge prevedendo anche sanzioni per la loro violazione. La legislazione archivistica e parte dell'acquisizione comunitaria di un paese. Pertanto, la sua definizione varia da un paese a altro. Tuttavia, nei paesi dell'UE c'e una forte tendenza verso soluzioni uniformi di alcuni problemi di archiviazione e per l'aggiornamento della legge archivistica. Uno di questi e senza dubbio la conservazione dei documenti correnti e dell'archivio storico assieme, e dei creatori del materiale archivistico e degli archivi pubblici. Altrettanto importante e la conservazio-ne dei documenti correnti prodotti in forma elettronica. Oltre alla regolazione legale e necessario sottolineare l'importanza delle sanzioni e dell'efficacia delle norme giuridiche. La legge dovrebbe essere davvero efficace, il che significa che funziona e viene implementata nella vita della societa. A questo punto non dovremmo trascu-rare il fatto che la legge diventa piu forte e piu solida quando il numero di coloro che percepiscono le regole come opportuno, ragionevole e necessario diventa piu grande.
Parole chiave: documenti archivistici/archivi, documenti, norme legislative, legislazione archivistica, conserva-zione
121
ATLANTI • 25 • 2015 • n. 2
Jelka MELIK - Mateja JERAJ: Arhivsko pravo in ureditev varovanja dokumentarnega ter arhivskega gradiva,
121-127
Arhivsko pravo in ureditev varovanja dokumentarnega ter arhivskega gradiva
IZVLEČEK
Arhivsko pravo je del upravnega prava. Sestavljajo ga pravila in načela, ki so po vsakokratnem pravnem redu obvezna za organizacijo arhivov in njihove pravice ter dolžnosti. Prav tako je arhivsko pravo tudi veda, ki arhivske pravne norme obravnava. Arhivsko pravo razvija posebna pravila o arhivih, določa pravne oz. fizične osebe, ki so dolžne z arhivi sodelovati in jim predajati arhivsko gradivo, predpisuje njihove dolžnosti in oblikuje strokovna vodila arhivistike, ki so pravno obvezna, predvideva pa tudi sankcije za njihovo kršitev. Arhivsko pravo je del pravnega reda neke države. Zato se od države do države razlikujejo njegove opredelitve. Kljub temu je v državah EU močno prisotna težnja po enotnih rešitvah nekaterih arhivskih vprašanj oziroma po nadgradnji arhivskega prava. Eno teh področij je prav gotovo materialno varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva tako pri ustvarjalcih arhivskega gradiva kot pri javnih arhivih. Prav tako pomembno je varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva, ki nastaja v elektronski obliki. Poleg pravne regulative je potrebno poudariti tudi pomembnost sankcij in učinkovitost pravnih norm. Pravo mora biti namreč učinkovito, kar pomeni, da deluje oziroma se uresničuje v življenju družbe. Pri tem ne gre pozabiti dejstva, da je pravo toliko močnejše in trdnejše, kolikor večje je število tistih, ki dojemajo njegova pravila kot primerna, razumna in potrebna.
Ključne besede: arhivsko gradivo, dokumentarno gradivo, pravne norme, arhivsko pravo, materialno varstvo
1	Uvod
Arhivsko pravo je del upravnega prava. Sestavljajo ga pravila in načela, ki so po vsakokratnem pravnem redu obvezna za organizacijo arhivov in njihove pravice ter dolžnosti. Prav tako je arhivsko pravo tudi veda, ki arhivske pravne norme obravnava. Arhivsko pravo razvija posebna pravila o arhivih, določa pravne oz. fizične osebe, ki so dolžne z arhivi sodelovati in jim predajati arhivsko gradivo, predpisuje njihove dolžnosti in oblikuje strokovna vodila arhivistike, ki so pravno obvezna, predvideva pa tudi sankcije za njihovo kršitev.
Arhivsko pravo je del pravnega reda neke države. Zato se od države do države razlikujejo njegove opredelitve. Kljub temu je v državah EU močno prisotna težnja po enotnih rešitvah nekaterih arhivskih vprašanj oziroma po nadgradnji arhivskega prava. Eno teh področij je prav gotovo materialno varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva tako pri ustvarjalcih arhivskega gradiva kot pri javnih arhivih. Prav tako pomembno je varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva, ki nastaja v elektronski obliki. Poleg pravne regulative je treba poudariti tudi pomembnost sankcij in učinkovitost pravnih norm. Pravo mora biti namreč učinkovito, kar pomeni, da deluje oziroma se uresničuje v življenju družbe. Pri tem ne gre pozabiti dejstva, da je pravo toliko močnejše in trdnejše, kolikor večje je število tistih, ki dojemajo njegova pravila kot primerna, razumna in potrebna.
2	Veljavna slovenska zakonska ureditev
Poglejmo sedanjo slovensko ureditev, ki zadeva materialno varstvo arhivskega gradiva. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (2006), ki je stopil v veljavo 2006, je bil v letu 2014 z Zakonom o spremembah in dopolnitvah Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (2014) deloma spremenjen. Neuradno prečiščeno besedilo veljavnega Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih, ki ga bomo navajali v tem prispevku, torej obsega Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih - ZVDAGA (2006) in Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih - ZVDAGA-A (2014). Že prvi členi zakona, ki podajajo temeljna načela, pravzaprav ščitijo samo tva-rino. To je v prvi vrsti načelo ohranjanja dokumentarnega gradiva oziroma uporabnosti njegove vsebine (ZVDAGA, člen 3), ki pravi, da hramba dokumentarnega gradiva pomeni ohranjanje izvirnega dokumentarnega gradiva ali uporabnosti vsebine tega gradiva in pojasnjuje, da je hrambi izvirnega dokumentarnega gradiva zato enaka hramba zajetega gradiva, če zagotavlja zajetemu gradivu vse učinke izvirnega gradiva (uporabnost vsebine gradiva). Drugo pomembno načelo je načelo trajnosti, ki zahteva, da mora hramba dokumentarnega gradiva zagotavljati trajnost tega gradiva oziroma trajnost reprodukcije njegove vsebine (ZVDAGA, člen 4). O ustrezni hrambi arhivskega gradiva govori 36. člen, ki ima podnaslov: hramba arhivskega gradiva. Drugi odstavek določa, da se arhivsko gradivo v fizični obliki trajno in strokovno neoporečno hrani v ustreznih prostorih in opremi, v ustreznih kli-
122
ATLANTI • 25 • 2015 • n. 2
Jelka MELIK - Mateja JERAJ: Arhivsko pravo in ureditev varovanja dokumentarnega ter arhivskega gradiva,
121-127
matskih pogojih, zavarovano pred vlomom, požarom, vodo, biološkimi, kemičnimi, fizikalnimi in drugimi škodljivimi vplivi (materialno varstvo). Za gradivo v digitalni obliki pa je dovoljena samo dolgoročna hramba zajetega gradiva v skladu z notranjimi pravili (pravila, ki jih kot svoj interni pravni akt sprejme oseba glede izvajanja zajema in dolgoročne hrambe svojega dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki ter spremljevalnih storitev). V zadnjem odstavku istega člena je še pojasnjeno, da Vlada Republike Slovenije predpiše podrobnejše pogoje hrambe arhivskega gradiva. Tretje načelo, ki ga je treba še posebej poudariti, pa je načelo varstva kulturnega spomenika (ZVDAGA, člen 7). Arhivsko gradivo je namreč kulturni spomenik in mora biti tudi varovano kot takšen spomenik.
V prvem odstavku 39. člena arhivskega zakona (ZVDAGA, 2006, 2014) je pod naslovom "dolžnosti javnopravnih oseb" določeno, da morajo javnopravne osebe skrbeti za ohranjanje, materialno varnost, celovitost in urejenost dokumentarnega gradiva, ki ga prejemajo ali nastaja pri njihovem delu, dokler ni iz tega gradiva odbrano arhivsko gradivo. Posredno tudi v osmi točki tega člena preberemo:
"Uslužbenci javnopravnih oseb, ki upravljajo z dokumentarnim gradivom in delavci ponudnikov storitev, ki opravljajo dela zajema, in hrambe gradiva v digitalni obliki ter spremljevalnih storitev, morajo imeti najmanj srednjo izobrazbo in opravljen preizkus strokovne usposobljenosti pri pristojnem arhivu. Opravljen preizkus strokovne usposobljenosti velja na celotnem območju Republike Slovenije'. (ZVDAGA, člen 39).
O materialnem varstvu govori le še 63. člen ZVDAGA, ki vsebuje predpise o uporabi javnega arhivskega gradiva. V drugem odstavku je zapisano, da se lahko arhivsko gradivo izposoja za razstavne in podobne namene samo na podlagi pisne pogodbe in v primeru, da je zagotovljeno ustrezno materialno varstvo gradiva. Nekoliko se varstva arhivskega gradiva dotika tudi 69. člen, ki nalaga uporabniku arhivskega gradiva dolžnost, da mora z arhivskim gradivom, ki ga je dobil v uporabo, ravnati s skrbnostjo dobrega gospodarja (ZVDAGA, 2006, 2014).
Vse te določbe bi morale biti seveda sankcionirane, sicer bi se težko nadejali njihovega uspeha. Kazenske določbe na koncu Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivov predvidevajo plačilo globe za kršitev dolžnosti iz 39. člena in 69. člena (ZVDAGA, 2006, 2014).
Veljavni kazenski zakonik (2008, 2009, 2011) je veliko strožji. Arhivsko gradivo ščiti kar v dveh členih. V drugem odstavku 219. člena je zagrožena kazen zapora do osmih let za tistega, ki protipravno poškoduje ali uniči stvar, ki je kulturni spomenik. Kdor uniči arhivsko gradivo ali le to napravi neuporabno, se po tretjem odstavku 259. člena kaznuje z zaporom od treh mesecev do treh let. Z istim členom (drugi odstavek) je zavarovano tudi uničenje in poškodovanje uradne listine, knjige ali spisa, če to stori uradna oseba (Kazenski zakonik, 2008, 2009, 2011).
3 Veljavni podzakonski akti
Najpomembnejši veljavni podzakonski akt s področja arhivskega prava je Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (2006), ki je razveljavila Pravilnik o materialnem varstvu arhivskega in dokumentarnega gradiva (1999). Uredba ima nekaj podrobnejših določb, ki zadevajo materialno varstvo gradiva, a je danes v fazi spreminjanja. Pod naslovom Materialno varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva (Uredba, členi 39-54) s svojimi predpisi zavezuje tako arhive, javnopravne osebe, ki so dolžne oddajati arhivsko gradivo v javne arhive, kot tudi imetnike zasebnega arhivskega gradiva. Zagotavljati morajo pogoje za materialno varstvo arhivskega in dokumentarnega gradiva, da se pri hrambi, urejanju, popisovanju, uporabi, prevozu in razstavljanju gradivo ne poškoduje, uniči ali kako drugače izgubi (Uredba, 2006).
Uredba določa, da materialno varstvo obsega:
-	določitev pogojev za ustreznost prostorov in opreme za hrambo gradiva,
-	določitev potrebnih ukrepov za zavarovanje gradiva pred tatvino, vlomom, obrabo, prahom, ognjem, vodo, neustrezno temperaturo in vlago, vdorom ultravijoličnih žarkov ter drugimi škodljivimi biološkimi, kemičnimi in fizikalnimi vplivi (Uredba, 2006).
Za hrambo tajnih podatkov pa uredba napotuje na določbe predpisov o varovanju tajnih podatkov (Uredba, 2006).
123
ATLANTI • 25 • 2015 • n. 2
Jelka MELIK - Mateja JERAJ: Arhivsko pravo in ureditev varovanja dokumentarnega ter arhivskega gradiva,
121-127
Uredba zahteva, da se mora gradivo, ki obsega več kot trideset tekočih metrov hraniti v arhivskih skladiščih z uporabo primerne opreme, gradivo zunaj arhivskih skladišč se hrani v zaklenjenih kovinskih omarah na mestu, varnem pred požarom in izlivom vode (Uredba, 2006).
Nadalje predpisuje, da morajo biti arhivska skladišča v prostorih, ki so ločena od drugih prostorov, varna pred vdorom vode, požarom, vlomom, strelo in potresom, primerno oddaljena od plinskih, vodovodnih, kanalizacijskih napeljav, kurišč, dimovodov, glavnih vodov centralne kurjave in podobnih nevarnih napeljav in sistemov. Skladišča naj bi bila grajena tako, da bi zagotavljala pravilne mikro-klimatske pogoje za hrambo gradiva in ustrezno hidro in toplotno izolirana ter opremljena z ustrezno električno napeljavo ter svetili, ki so zavarovana pred škodljivimi sevanji. Uredba predpisuje še kovinsko opremo, ustrezne gasilne aparate in sisteme, higrometre in termometre, naprave za javljanje požara, vloma in izliva vode, zaščito pred vdorom ultravijoličnih žarkov, ter ustrezno tehnično opremo za vse zvrsti in formate gradiva. Uredba se sklicuje še na pogoje, ki jih določajo standard SIST EN ISO 11799 (2005) in drugi ustrezni mednarodno priznani standardi (Uredba 2006).
Prav tako uredba svetuje, naj bo namestitev gradiva v arhivskih skladiščih racionalna, gradivo lahko dostopno, omogočeno kroženje zraka in enostavno čiščenje. Prav tako predpisuje uredba ukrepe za zavarovanje gradiva v arhivskih skladiščih, ki so zlasti: vzdrževanje arhivskih skladišč in arhivske opreme, izklapljanje električnega toka, kadar ni nikogar v skladiščih, razkuževanje gradiva pred njegovim uskladiščenjem, osušitev vlažnega gradiva pred prevzemom in preselitvijo, vzdrževanje gradiva in prostorov v snažnem stanju, razpraševanje vsega gradiva vsaj enkrat na leto, stalno pregledovanje skladišč in gradiva ter odpravljanje okoliščin, ki bi lahko povzročile poškodbe gradiva, redno prezračevanje arhivskih skladišč zato, da v njih ni škodljivih plinov, zagotavljanje ustrezne temperature in vlage v arhivskih skladiščih, obvezno stalno merjenje temperature in vlage ter vodenje evidence o temperaturi in zračni vlagi v vsakem arhivskem skladišču posebej. V arhivskih skladiščih ter pri obdelavi in uporabi gradiva se ne uporabljajo odprti ogenj in kakršne koli snovi ali naprave, ki bi utegnile gradivo poškodovati ali kako drugače uničiti, v bližini arhivskih skladišč se ne smejo hraniti gorljive snovi. Uredba ima določbe o pripravi na trajno hrambo, določbe o hrambi, urejanju in uporabi gradiva, o papirju, sredstvih za zapisovanje vsebine, embalaži, o varovanju nosilcev zapisov (npr. film, fotografija, magnetofonski trak, gramofonska plošča, magnetni trak ali disketa, optični disk), o prenosu in prevozu arhivskega gradiva, o ravnanju s poškodovanim arhivskim gradivom, o razstavah arhivskega gradiva, varnostnem mikrofilmanju in pretvorbi zapisov v digitalno obliko (Uredba, 2006).
4 Nadzor nad izvajanjem predpisanih ukrepov za ohranjanje pisne dediščine
Veljavni Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (2006, 2014) ima tudi dokaj obsežno, sedmo poglavje, ki vsebuje predpise o inšpekcijskem nadzoru nad izvajanjem zakona. Nekatere določbe zadevajo tudi materialno varovanje obeh vrst gradiva.
Inšpekcijski nadzor nad izvajanjem določb zakona in na njegovi podlagi izdanih podzakonskih predpisov izvaja inšpektorat, pristojen za področje varstva arhivskega gradiva (ZVDAGA, člen 75)1. Pooblaščena oseba za opravljanje inšpekcijskega nadzora po tem zakonu je inšpektor ali inšpektorica za področje arhivske dejavnosti, ki mora imeti poleg izpolnjenih splošnih pogojev iz zakona, ki ureja inšpekcijski nadzor, opravljen tudi strokovni izpit iz arhivistike in imeti najmanj deset let delovnih izkušenj v arhivu. Inšpektor je zavezan molčečnosti in mora biti ustrezno varnostno preverjen (ZVDAGA, člen 76). Njegova pooblastila so poleg pooblastil iz predpisov, ki urejajo inšpekcijsko nadzorstvo, tudi: pregledovati objekte, prostore in opremo, v katerih se hrani dokumentarno in arhivsko gradivo; nadzirati izpolnjevanje obveznosti varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva javnopravnih oseb iz 39. člena tega zakona in zasebnih arhivov, zahtevati pisna pojasnila in izjave od odgovornih oseb zavezancev v zvezi s predmetom nadzorstva in pregledovati in zahtevati vpogled v dokumentacijo, ki se nanaša na ravnanje z arhivskim gradivom in dokumentarnim gradivom (ZVDAGA, člen 77). Inšpekcijsko nadzorstvo obsega poleg splošnih ukrepov tudi posebne ukrepe, ki zadevajo materialno varovanje oziroma vzdrževanje dokumentarnega in arhivskega gradiva: Kadar inšpektor ugotovi, da obstaja neposredna nevarnost poškodovanja ali je že nastala škoda na dokumentarnem ali arhivskem gradivu, odredi rok, v katerem se mora taka nevarnost odpraviti, oziroma odredi ukrepe za odpravo oziroma zmanjšanje škode. Kadar inšpektor ugotovi, da zaradi nepravilnega ravnanja oziroma rabe ali zaradi opustitve
1. V sedanji državni oziroma upravni ureditvi je to inšpektorat za kulturo in medije, ki je v sestavi Ministrstva za kulturo Republike Slovenije.
124
ATLANTI • 25 • 2015 • n. 2
Jelka MELIK - Mateja JERAJ: Arhivsko pravo in ureditev varovanja dokumentarnega ter arhivskega gradiva,
121-127
dolžnega ravnanja z dokumentarnim ali arhivskim gradivom pri javnopravnih osebah obstaja nevarnost njegovega poškodovanja, lahko tako ravnanje ali uporabo prepove in odredi potrebne ukrepe za zagotovitev varstva. Inšpektor ima možnost z odločbo tudi začasno odvzeti posest in arhivsko ali dokumentarno gradivo prepustiti v začasno hrambo pristojnemu arhivu oziroma, kadar pristojni arhiv ni sposoben prevzeti dokumentarnega ali arhivskega gradiva, drugemu javnemu arhivu. Če se ugotovi, da je zasebno arhivsko gradivo v nevarnosti, da bo uničeno ali poškodovano, lahko inšpektor z odločbo določi pogoje hrambe, konzerviranja oziroma restavriranja zasebnega arhivskega gradiva, lahko pa tudi obveznost izročitve zasebnega arhivskega gradiva pristojnemu arhivu za določen čas, do prenehanja nevarnosti (ZVDAGA, člen 78).
Nadzor nad zakonitostjo dela arhivov izvaja ministrstvo, pristojno za arhive, na podlagi ZVDAGA in izvršilnih predpisov. Danes je to Ministrstvo za kulturo, v katerega sestavi je inšpektorat za kulturo in medije.
Del nadzora pa opravlja državni arhiv, in sicer tisti del, ki zadeva notranja pravila, ki smo jih podrobneje obrazložili v začetku prispevka. Državni arhiv na zahtevo pregleda predložena notranja pravila in o njihovi skladnosti z zakonom in na njegovi podlagi izdanimi podzakonskimi predpisi in enotnimi tehnološkimi zahtevami ter pravili stroke izda odločbo, s katero pravila bodisi potrdi bodisi ne potrdi (ZVDAGA, člen 81).
5	Učinkovitost pravne reglementacije
Že na začetku našega prispevka smo poudarili, da pravna pravila sama ne zagotavljajo ustrezne zaščite varovane tvarine. Zelo pomembne so sankcije, ki jih je mogoče uporabiti zoper kršitelje pravil. Zgoraj smo podali kratek pregled le-teh in se prepričali, da kazenska zakonodaja ni neobčutljiva za neprecenljivo vrednost arhivskega gradiva, ki poleg zagotavljanja narodove samobitnosti ščiti tudi pravice tako pravnih kot fizičnih oseb, omogoča trensparentnost poslovanja javne uprave, nudi stroki vpogled v preteklo dejavnost in omogoča vsakovrstne zgodovinske in druge raziskave. Pravo pa mora biti tudi učinkovito, kar pomeni, da deluje oziroma se uresničuje v življenju družbe. Pomembno je, da se odgovornost, ki jo opredeljujejo pravne norme tudi učinkovito udejanji v vsakdanjem življenju ali z drugimi besedami: brez potrebne pravne zavesti zavezancev na eni strani in ustrezne odzivnosti pristojnih državnih organov na drugi, ostajajo pravne določbe mrtve črke na papirju. Prav na področju varstva arhivskega gradiva je veliko primerov neučinkovitih pravnih pravil, kjer se odgovornost ne udejanja v vsakdanjem življenju, posledica pa so številni izgubljeni in uničeni dokumenti. Pri tem je zanimivo usmeriti pogled na inšpekcijski nadzor, to je nadzor nad izvajanjem oziroma spoštovanjem zakonov in drugih predpisov, kakor ga opredeljuje Zakon o inšpekcijskem nadzoru (2007, 2014). Ta zakon ureja organizacijo, položaj in pooblastila ter ukrepe inšpektorjev in temelje postopka inšpekcijskega nadzora. Zakon smiselno dopolnjuje Zakon o splošnem upravnem postopku (2006). Nadzor, ki ga opravljajo inšpektorji, ima dvojni pomen. Na eni strani je to upravni nadzor, nadzor državne uprave nad veljavnimi predpisi, in na drugi strani informator, ki upravo seznanja z učinki teh predpisov. Izvajalci arhivske javne službe ne nastopajo le v vlogi arhivske stroke v službi javnega interesa, temveč tudi kot zavezanci v postopku, kadar gre za nadzor nad izvajanjem določb o materialnem varstvu arhivskega gradiva. Sodelovanje s pristojnim inšpektoratom je vse pogostejše, a kljub temu lahko ugotovimo, da so določbe o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva v Sloveniji v dokajšnji meri neučinkovite. Kljub nadzoru država nima posluha za arhivsko problematiko in javni arhivi nimajo niti ustreznih prostorov za shranjevanje pisnega in drugega gradiva, še v manjši meri pa primernih stavb. Dovolj žalostno je, da nimamo niti ene arhivske stavbe v državi, ki bi bila zgrajena namensko za potrebe arhiva. V Evropi je to povsem edinstven primer in prav nobenih izgledov ni, da bi se zadeve v bližnji bodočnosti uredile. Posledično tudi ustvarjalci arhivskega gradiva ne vidijo razloga, da bi izboljšali svoje depoje, jih primerno povečali in ustrezno vzdrževali. Gre za pravi "začarani krog". Izvajalci javne arhivske službe pristojnih v državi niso uspeli prepričati o potrebnosti finančnih sredstev, pomenu svoje dejavnosti in o škodi, ki nastaja ob vsem tem.
6	EU in njen vpliv na ureditev javne arhivske službe
Odločitev o tesnejšem sodelovanju arhivov evropskih držav zaznamuje Resolucija Sveta in kulturnih ministrov glede arhivov (1991), sprejeta na srečanju Sveta 14. novembra 1991, ki je poudarila potrebo po večji medsebojni povezanosti glede skrbi za arhivsko gradivo med državami članicami in
125
ATLANTI • 25 • 2015 • n. 2
Jelka MELIK - Mateja JERAJ: Arhivsko pravo in ureditev varovanja dokumentarnega ter arhivskega gradiva,
121-127
institucijami Evropske unije (EU), saj je arhivsko gradivo skupna evropska dediščina in nepogrešljiv instrument za pisanje ne le zgodovine posameznih narodov, ampak celotne evropske celine, njegova dostopnost javnosti pa pomembna podpora demokraciji. Od takrat dalje so stekle številne akcije in sodelovanja arhivskih strokovnjakov iz držav članic EU. EU je sprejela tudi vrsto pravnih aktov o arhivskem gradivu in arhivih. Žal so to predvsem neobvezujoče resolucije ali priporočila (kot na primer Resolucija Sveta 25. junija 2002 o zaščiti jutrišnjega spomina - zaščiti digitalnih vsebin za prihodnje generacije, Resolucija Sveta 6. maja 2003 o arhivih držav članic). Obvezujoči del evropskega prava pa zgolj deloma ali posredno posega na arhivsko področje.
Vsekakor je vredno omembe posebno poročilo o arhivih v razširjeni EU (European Commission, 2005), ki je bilo izdelano pred desetimi leti, leta 2005 torej. Poročilo poudarja, da je treba posvetiti posebno skrb materialnemu varovanju arhivskega gradiva. Ohranjanje arhivov je temeljna naloga vseh arhivskih institucij, a kljub temu, da sta ohranjanje in restavracija dokumentov ena prvih nalog evropskih arhivov, bi bilo treba predvsem koordinirati postopke ohranitve arhivov, ki so bili poškodovani v naravnih nesrečah ali jim grozi uničenje. Primerni pogoji shranjevanja in varnost arhivov so temeljni pogoj za njihovo ohranitev. Obstaja ogromno primerov, kjer so bili dokumenti kljub restavraciji hranjeni v neprimernih pogojih, zaradi česar so ponovno postali neuporabni, in sicer zaradi t. i. mikrobiološke zastrupitve.
Prav zato so študije klimatskih sprememb, posebej še učinek "mikroklimatskih" pogojev v skladiščnih mestih - kvaliteta zraka, onesnaženje zraka (oksidi in žveplo), temperatura, relativna vlažnost, škatle, ovitki - zelo pomembne.
Kljub velikemu številu navodil in priporočil na tem področju v več državah samo nekdanji britanski standard BS 5454 (2002) in sedaj veljavni PD 5454 (2012) ter ISO 11799 (2005) popolnoma izpolnjujejo pogoje za shranjevanje in razstave arhivov. Tudi zato bi razširjanje primernih mednarodnih standardov pripomoglo k ustvarjanju osnove za izboljšanje stavb, namenjenih arhivom v razširjeni EU in s tem pripomoglo tudi k predpogoju za ohranjanje in varnost arhivov in arhivskih dejavnosti.
Očitno je, da so primerni pogoji za shranjevanje, varnost arhivov in ohranjanje le-teh tesno povezani in pogojeni s primernimi arhivskimi zgradbami, prav zato je poseben del tega poročila namenjen le-temu.
Večjega odmeva in posledic to poročilo v Sloveniji ni imelo. Učinek na arhivskem področju bi imeli le obvezujoči pravni akti.
7 Zaključek
Materialno varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva je prav gotovo ena prvih in najpomembnejših nalog slovenskih javnih arhivov, ki pa se je žal zavedajo le arhivi in arhivisti. Širšega razumevanja in zavedanja ni. Kljub pomankljivim in nenatančnim obstoječim pravnim določbam o vzdrževanju arhivskega in dokumentarnega gradiva bi bil velik uspeh že upoštevanje le teh.
Viri in Literatura
BS 5454 Recommendations for the Storage and Exhibition of Archival Documents.
European Commission (2005). Report on archives in the enlarged European Union. Increased archival cooperation in Europe: action plan. Luxembourg: Office for official Publications of the European Communities.
ISO 11799:2003. Information and documentation - Document storage requirements for archive and library materials.
Javornik, Tamara (2007). Inšpekcijski nadzor in arhivska javna služba - različna pooblastila, enaki cilji. V: 23. zborovanje Arhivskega društva Slovenije, Velenje, str. 27-31.
Kazenski zakonik. Uradni list Republike Slovenije, št. 55 in 66 (2008), 39 (2009), 91 (2011).
Matic, Dragan (2007). Arhivski depoji - odraz stanja mentalitete v arhivski javni službi. V: 23. zborovanje Arhivskega društva Slovenije, Velenje, str. 20-26.
126
ATLANTI • 25 • 2015 • n. 2
Jelka MELIK - Mateja JERAJ: Arhivsko pravo in ureditev varovanja dokumentarnega ter arhivskega gradiva,
121-127
Melik, Jelka (2011). Osnove prava in pravne države za arhiviste. Ljubljana: Arhiv Republike Slovenije. PD 5454:2012 - Guide for the Storage and Exhibition of Archival Materials.
Pravilnik o materialnem varstvu arhivskega in dokumentarnega gradiva. Uradni list Republike Slovenije, št. 59.
Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva. Uradni list Republike Slovenije, št. 86.
Zakon o inšpekcijskem nadzoru - ZIN. Uradni list Republike Slovenije, št. 43 (uradno prečiščeno besedilo) in 40.
Zakon o splošnem upravnem postopku (uradnoprečiščeno besedilo) - ZUP-UPB2. Uradni list Republike Slovenije, št. 24.
Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih - ZVDA-GA-A. Uradni list Republike Slovenije, št. 51.
Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih - ZVDAGA. Uradni list Republike Slovenije, št. 30.
Žontar, Jože (2001). Pravno urejanje varstva arhivskega gradiva na Slovenskem v preteklosti. V: Predpisi s področja arhivske dejavnosti v Sloveniji, str. 11-25. Ljubljana: Arhiv Republike Slovenije.
Žontar, Jože (2003). Arhivska veda v 20. stoletju. Ljubljana: Arhiv Republike Slovenije.
Žontar, Jože (2007). Pravno urejanje varstva arhivskega gradiva za slovensko ozemlje do zadnje spremembe zakona. V: Arhivski predpisi v Republiki Sloveniji, str. 5-28. Ljubljana: Arhiv Republike Slovenije.
SUMMARY
The archival law is part of administrative law. It consists of rules and principles in the respective legal system required for the organization of the archives and of their rights and duties. Archival law is also a science that deals with the archival legal norms. Archival law develops specific rules on archives, and provides legal and natural persons who are obliged to cooperate with archives and turn them over the archival records, prescribes their duties and develops professional guides of archival science, which are legally required, but also provides penalties for their violation. The archival law is part of the national law. Therefore, its definition varies from one country to another. Nevertheless, in the EU countries there is a strong tendency for harmonize and align solutions of some archival issues and for upgrading archival law. One of these is undoubtedly the preservation of current and archival records by both, the creators of archival records and the public archives. Equally important is the preservation of current and archival records produced in electronic form. In addition to the legal regulation, it is necessary to emphasize the importance of sanctions and the effectiveness of legal norms. The law should be indeed effective, which means that it works and is implemented in the life of society. At this point, we should not overlook the fact that the law becomes stronger and firmer, when the number of those who perceive its rules as appropriate, reasonable and necessary gets bigger. The authors discuss legal resources that contain provisions relating to the preservation of archives in Slovenia. The most important is the fundamental archival act - the Protection of Documents and Archives and Archival Institutions Act, which came into force in 2006 and was partially revised in 2014 by the Amendment on the Protection of Documents and Archives and Archival Institutions Act. Archival records are also protected by the current Penal Code. Two articles provide a penalty of even several years in prison for damage and destruction of archival records. About the preservation of archives, there are determinations also in the Regulation on the Protection of Documents and Archives. Unfortunately, the implementation of the Regulation is minimal. Preservation of documents and archival records is certainly one of the first and most important tasks of Slovenian public archives, of which unfortunately only archives and archivists are aware. There are no-wider understanding nor awareness. Despite deficient and inaccurate existing of legal provisions on maintenance of archives and records, it would already be a great success taking these into account.
Typology: 1.04 Professional Article Submitting date: 11.03.2015 Acceptance date: 09.04.2015
127