Archives - Guardians of the Truth: Between Data Protection
and Use of Archives
Peter Pavel KLASINC, Ph.D., Assist. Prof.
Archival councillor, Head of the Archives and Records Management Studies Department at AMEU ECM, Director of the International Institute of Archival Science of the University of Maribor and of the International Institute of Archival Science Trieste/Italy - Maribor/Slovenia headquartered in Trieste e-mail: peter.klasinc@guest.arnes.si
Archives - Guardians of the Truth: Between Data Protection and Use of Archives
ABSTRACT
Archives have only recently been referred to as the guardians of memory, because they have been receiving and protecting archival records that, in principle, others deemed as constituting the memory of a nation and of a State. Their role has changed in recent times. Today, public archives and archivists must take over the role of active seekers of the truth, which means that, first, they must seek and find documents that reveal the truth and appraise them as archival records; then, they have to bring those records into the archives and have them arranged, described and carefully preserved. Social reality has changed, therefore the paradigm of archival science has changed, in turn. Archival material is actually a kind of proving material for interesting research and discussion, for specific facts or activities, for the foundations of the rule of law, to help citizens protect their rights and, last but not least, for the search for truth. Archives as guardians of the truth must protect confidential, sensitive, legal and other information contained in archival material, and carefully regulate the use of archives for scientific, academic, administrative, public, publishing, exhibition and other purposes.
Key words: archives, guardians of the truth, data protection, use of archives
1 Introduction
The interpretation of the new paradigm1 of archival science, developed by professors at the Department of Archives and Records Management at Alma Mater Europaea - European Centre (Maribor) during their preliminary discussions, is based on an assessment of the archives, which have been only recently referred to as the guardians of memory. The social role of archives has been changing in the last years. Until now, archives have received and protected those records that, in principle, others deemed as constituting the memory of a nation and a State. Archival records were protected as a cultural monument by means of individual (archival) acts (Melik in Jeraj, 204, pp. 51-58).
In the recent history of the development of archives, these have been differently defined and have also differently developed around the world. On the one hand, we can observe a significant development of archives as institutions of cultural, scientific and educational importance; on the other hand, though, archives have not yet defined their position in the environments where they operate, because their existence is often associated with related institutions such as museums, galleries, libraries, collections of documents, etc.
The new paradigm places archives in the position of acting as guardians of the truth. Archives and, of course, archivists are thus becoming active seekers of the truth, which basically means that, in a given working process, they have to search for documents that reveal the truth. These documents are
1. A new paradigm was first published in: Archives guardians of truth, in Maribor / Slovenia 12.3.2016 and published on the back cover of the Proceedings of peer-reviewed contributions entitled Archives in the Service of Man - Man in the Service of the Archives, issued by the 4. International Scientific Conference Alma Mater Europaea - European Center Maribor, Maribor, 2016. The new paradigm is the result of the work of the expert committee at the Archival Science and Records Management Studies Department at AMEU ECM, led by Assist. Prof. Dr. Jelka Melik.
Peter Pavel KLASINC: Archives - Guardians of the Truth: Between Data Protection and Use of Archives,
29-34
then classified as archival records - which does not conflict with the definitions of archival records provided by positive archival provisions - thus ensuring that they are taken over to the archive, where confidential, sensitive, legal and other information is protected. It is necessary to carefully regulate the use of archival records for scientific, academic, administrative, public, publishing, exhibition and other purposes. This new paradigm of archival science and the new role of archives as guardians of the truth will be able establish themselves where possible, that it to say, where social reality will come to a change.
According to this paradigm of archives as guardians of the truth, we can refer to archival records as evidence of the truth, too. The latter must appear in surveys and discussions, as well as it must be reflected in specific facts or activities related to the environments where archival records are produced - in other words, truth constitutes supporting evidence for the existence of the foundations of the rule of law. Truth primarily serves to help the citizens protect themselves and their rights.
The new paradigm does not affect the core of the functioning of the archives, which is still represented by institutions that in many countries offer great support to research, as well as to educational and cultural activities.
2 Between protection and use of archives2
Perhaps it is wise to remember that State archives have been formed in Europe since the end of the 18th century, yet until the end of the 19th century they were in principle not accessible to the general public. It is true that the French Revolution in 1794 brought along new positions on archival records, since these were supposed to be openly accessible to the wider public. According to the then-current definition, activities in the archives belonged to the nation and archival records were available to all citizens (see Riječnik arhivske terminologije, 1972)^. Therefore, the enforcement of the principle of public archives and user access to the archives is not new, because in history this has been the case for at least the last 220 years. It is true, though, that aspects related to the use of archival records, on the one hand, and aspects related to data protection in archival records, on the other hand, are currently changing (Melik, 2014).
Today, we are facing fundamental questions regarding data protection in archival records, which we are resolving in the framework of studies and scientific research work by looking for answers to questions about the respect of privacy, protection of sensitive data and legal protection. In recent times, all these issues have been closely linked to the protection of personal data and human rights4.
Specifically, I must point out that there is no boundary at all between data protection in archival records and the use of archival records themselves.
The use of archival records for scientific purposes is well positioned where there is good cooperation with scientific institutions. These studies are getting year by year more and more extensive and they represent a significant progress in taking archival records into account and in raising their significance.
Parallel to the scientific purposes of archival records, but from an opposite perspective, the question regarding the use of archives for administrative and legal purposes is also being raised. This issue
2.	About the topic Use of archival records see: Atlanti, no. 4/1994, 186 pp. Contributions on the theme Users and Technical Questions in Archives prepared by Hermann Rumschöttl, Gerald Gaenser, Daniele Neirinck, Josef Maršal, Peter Pavel Klasinc, Juhani Saarenheimo, Grazia Tato, Akos Koroknai, Michel Duchein, Martin Modrušan, Benjamin Haspel, Stojanov and Peter Dusek were presented; Atlanti, no. 6/1996, 137 pp. Contributions on the theme The Public in Archives were presented by Michel Duchein, Imre Ress, Juhani Saarenheimo, Galina Baranova, Peter Pavel Klasinc, Grazia Tato; Atlanti, no. 8/1998, 186 pp. Contributions on the theme Informatics and Users in Archives were presented by Hermann Rumschöttl, Trudy Huskamp Peterson, Grazia Tato, Benjamin Haspel, Rosine Cleyet-Michaud, Michail Larin, Rolf Hagstedt, Elisabeth Schöggl Ernst, Peter Pavel Klasinc, Ken Hall, Peter Horsman, Mahnus Hakon Olafson, Martin Modrušan; Atlanti, no.12/2002, 174 pp. Contributions on the theme Protection of Archival Records were presented by Walter Brunner, Peter Pavel Klasinc, Josef Hanus, Ugo Cova, Privalov in Michael Larin, Galina Baranova, Benjamin Haspel, Javier Aguado, Magdalena Marosz, Azem Kožar, Zlatko Vezjak in Peter Andresen.
3.	Among newer publications see also; Glossary at: www.iias-trieste-maribor.eu. and others alike, such as ICA etc.
4.	On the access to archival records and their use were writing: Hedbeli, 2005, Nataša Pirc Musar, 2006. As far as the European framework is concerned, see Zdenka Semlič Rajh, 2006, all in Tehnični in^. Maribor.
Peter Pavel KLASINC: Archives - Guardians of the Truth: Between Data Protection and Use of Archives,
29-34
finds a place in the theory and practice of archival work, because the amount of archival records held by archives around the world was mainly created in administrative, legal and similar institutions. Archives are thus sometimes considered to be a kind of extended arm ofthe Public Administration (see Hedbeli, 2005; Klasinc, 1983).
A very important aspect related to the use and protection of archival records for public purposes is represented, in recent times, by publications, transcripts and presentations of archival records in specific works. In this respect it might be necessary to draw attention to two areas: firstly, to the exhibition of archival records, which is related to issues regarding the exhibiting activities of archives and other institutions that, for such exhibitions, make use of archival material; secondly, to the public use of archival records at various conferences, symposia or publicly open meetings.
In preparing this paper I have realised over and over again that it is almost impossible to set boundaries between data protection, which involves privacy, sensitive data and legal interest, and the use of archival material, whether the latter is meant for scientific, administrative, public or similar purposes.
The fact is that the problem is dealt with separately in certain areas of archival theory and practice, but a good example of symbiosis of the two practices can be found in the way that mass digitisation - which involves the protection and use of archives - has been handled.
In the above picture we intend to show the place (a depot, an archival storage area) where archival records are stored^. Archival records are taken from it, digitized and transmitted via the Internet or other IT connections to the wider public. The public can be widely spreads, and can also respond to a great extent to the digitized format of archival records. Once the digitization process is completed, archival records are re-
turned to the peaceful depots of the archive's premises, where they are kept und^er ideal conditions and only rarely taken again from the depot after being digitized. Such exceptions must be precisely defined and should be rarely resorted to.
Peter Pavel KLASINC: Archives - Guardians of the Truth: Between Data Protection and Use of Archives,
29-34
I intend to leave aside the projects regarding the digitization of archival records with the creators, since digitization is about a special form of use, accessibility and preservation of archival records in digital form.
3 Different views and practices5
Certain views on the use of archival records in some national archives are based on definitions of the role of the archives themselves, where it is stated that archival material represents a "unique road to the past", and that archival records are intended for use by individuals and organisations. Some practices reveal specific priorities in the use of the archival material that has been recently used many times - for instance, research on family history or the use of family archival collections. Where there is greater publishing activity, archival records are given for use in issuing guides, inventories, archival sources, published documents from one or several different archival funds and collections. As far as studies of this type of archival practice are concerned, we run into the situation of being put in the position to provide public use on the one hand, while on the other hand we comply with the legal protection of personal data or with the protection of human rights and the like (Klasinc, 2015).
These relations between data protection and the use of archival records are generally regulated by legal norms, which mainly differ from country to country. For this reason, we need to understand the recommendations developed by the International Council on Archives, which are also to be found in the Code of Ethics for archivists, in the Universal Declaration on Archives and in the Principles for the use of archival records.
Some archival institutions are addressing the problems related to the use or protection of archival records in a context of interdependence with the purposes of scientific research, which in some countries serves as a means of democratization.
Although the use of archival material is regulated by specific legal acts, usual practice shows examples of uncontrolled access to archival records. This can occur when large volumes of archival records are given for use, especially when the user did not even mention his/her interest in them.
When it comes to the protection and use of archival records, we have to hold back from the practices in force in non-archival institutions, such as libraries, museums, galleries, etc., as well as private funds, extensive church archives, monastery archives and, perhaps, even notarial archives, which of course have a different status.
Preparations for exhibitions play an important role in the use of archival records, since they are estimated by archival experts as the most important and most popular way to present an archive and archival records, and as an interesting way for the general public to access certain types of archival material, too.
The scientific research purposes of the use of archival records are affecting education-related processes, since various historical researches could not be imagined without the use of records from different archival funds. Besides, archivists are often called for to determine the funds that would be suitable to deliver education.
Specific questions relating to the protection and use of archives incur in the process of conservation and restoration of archival records. An especially important role, of great responsibility, is the one played by conservators, as they are prolonging the life of archive records, which must be properly documented.
In general, as regards the introduction of the principles of data protection, on the one hand, and the use of archival records, on the other hand, we may well find that the cliches of confinement, restricted access to archives and archival institutions as the ones hiding or having to hide certain documents, are following one another in some environments.
The new paradigm "archives - guardians of the truth" can be relatively easily supported by im-
5. In 2001 the Archival society of Slovenia published a miscellany of the XX Arhival congress in Ptuj with the main topic being Archives and users. Authors of the published papers are the following: Jelka Melik, Emica Ogrizek, Slavica Tovšak, Katja Zupanič, Vesna Gotovina, Darinka Drnovšek, Suzana Čeh, Jedert Vodopivec and others.
Peter Pavel KLASINC: Archives - Guardians of the Truth: Between Data Protection and Use of Archives,
29-34
plementing optimal procedures for the use of archival records, especially if we accept the fact that archives are also a kind of extended arm of the administrative state institutions. Such change in the enforcement of archival records' use can be justified as a possibility for national economies to develop, because this way they could resort to archival records' data for a variety of changes or improvements to the functioning of the economy. Such material will even better serve the economic development when digitized and arranged so that those in charge of the development of the economy can smoothly and easily access to it and debate on it.
Archival documents that appear in publications of various kind are definitely authentic, but questions of authorship, selection and publication remain open. As far as my personal practices are concerned, I can say that the publishing of archival sources can be done only by the principle of "sine ira et studio." The archivist and the serious user decide on the publication or non-publication of a document. I, myself, was forbidden from doing research work in the Archives of the Archdiocese of Zagreb (Croatia) for reasons related to the publication of archival records.
We justify our giving archival records to exhibitions also by saying that through the exhibited material we are presenting the "charm of the first copies", thus widely opening the access to data from archival records. Once the catalogue to the exhibition is published, a certain document is presented to the public and, at that same time, also protected.
Archival science and history - as we know it in Europe, mainly - somewhere meet within these efforts regarding the protection and use of archival records. To conclude, I would like to mention two projects, Icarus or Monastery, the systems used to scan archival collections in the Slovenian regional archives - SIRAnet - and those used at the Archive of the Republic of Slovenia - ARSdatabase. Similar systems are known across Europe: ARCHIVES PORTAL EUROPE, E-ARK, ENARC and others.
4 Final thoughts
It can be concluded that the problems relating to data protection and the use of archival records are multifaceted and are to be dealt with by considering every level, both in large national archives and in smaller city archives that operate in different parts of the world. For a better positioning of the archives in the world, it may be necessary to agree on a more open access to archival documents.
The issue of privacy should be solved, but most of all an answer to the question of copyright and the right to copy archival records is needed. Possibly, these are themes for discussion on the part of contemporary archival theory and practice. However, it is still necessary to insist on the independence and total freedom of scientific research activities from hindrances. As a matter of fact, another question has been open for some years, that it to say, how these scientific research activities are supposed to be defined in the job descriptions of employed archivists (Toplak, Klasinc in SemličRajh, 2014; Delovno gradivo, 2015).
Another undefined situation is when an archivist becomes a researcher, too, since in comparison to other researchers attending the archive, he/she is in a higher position. Here is the reason why archivists engage in history studies more than they do in archival science's. With the implementation of digitization, archives can equalise the relationship between archivists and external researchers (Duran-ti, 2013, pp. 45-52; ^ožar, 2013, pp. 75-82).
Archives have to take care for the long-term preservation of archival records - without regard to whether the latter are produced on classic or modern media - and perform all activities on which depend the protection and use of the archival records that are preserved as a written cultural heritage of the country where a specific archive operates (Klasinc, 1992).
References
Duranti, L. (2013). Archival Science in the Cloud Environment: Continuity or Transformation. V: Atlanti, Special Edition: In honorem Charles Kecskemeti, Trieste, Maribor, 2013, pp. 45-52.
Hedbeli, Ž. (2005). Položaj, uloga i promjene u pismohrana i arhiva kao posljedica širenja elektroničke uprave. Magistarski rad. Zagreb.
Klasinc, P. P. (1983). Arhivi - javnost in uporabnost. V: sodobni arhivi 5 (1983), pp. 79-86. Maribor. Pokrajinski arhiv Maribor.
Peter Pavel KLASINC: Archives - Guardians of the Truth: Between Data Protection and Use of Archives,
29-34
Klasinc, P. P. (1992). Materialno varovanje klasičnih in novih nosilcev informacij v arhivih. Maribor: Pokrajinski arhiv.
Klasinc, P. P. (2015). Nekatere strokovne projekcije med arhivističnimi in informacijskimi problemi. V: Smart-doc by Media.doc 2015: zbornik, pp. 33-38.
Kožar, A. (2013). Arhivska etika kao barometar razvoja arhivistike. V: Atlanti, Special Edition: In honorem Charles K^ecskemeti, pp. 75-82.
Melik, J. (2014). Arhivisti in njihovo poslanstvo v sodobnem svetu. V: Hartman, Marko (ur.), et al., Smartdoc by Media.doc 2014: zbornik, pp. 66-72.
Melik, J., Jeraj, M. (2014). Arhivi: ujetniki oblasti. V: Atlanti, 2014, vol. 24, n. 2, pp. 51-58. Novak, M. (2015). Delovno gradivo za pripravo študija prve Bolonjske stopnje arhivistike. Tipkopis. Rječnik arhivske terminologije Jugoslavije (1972). Zagreb.
Toplak, L., Klasinc, P. P. in Semlič Rajh, Z. (2014). Izobraževanje arhivistov v Sloveniji. V: Atlanti, 2014, no. 2, pp. 225-235.
Archivi - custodi della verita: fra protezione dei dati ed
utilizzo degli archivi
Peter Pavel KLASINC, Ph.D., Assist. Prof.
consigliere archivistico, Capo del Dipartimento per le scienze archivistiche e la gestione documentale del AMEU ECM, Direttore dell'Istituto internazionale di scienza archivistica dell'Universita di Maribor e dell'Istituto in-ternazionale di scienza archivistica di Trieste/Italia e Maribor/Slovenia con sede a Trieste
e-mail: peter.klasinc@guest.arnes.si
Archivi - custodi della verita: fra protezione dei dati ed utilizzo degli archivi
SINTESI
Fino a non molto tempo fa definivamo gli archivi custodi della memoria, perche ricevevano e proteggevano documenti archivistici in relazione ai quali altri stabilivano che fossero costitutivi della memoria di una nazione e di uno Stato. Il loro ruolo e recentemente cambiato. Oggi, archivi pubblici ed archivisti devono subentrare nel ruolo di attivi ricercatori della verita, il che significa che essi debbono, anzitutto, individuare i documenti che rivelano la verita e valutarli come documenti archivistici. In secondo luogo, devono accogliere questi documenti nell'archivio, ordinarli, descriverli e conservarli con cura. Cosl, il paradigma della scienza archivistica e cambiato perche anche la realta sociale e cambiata. Il materiale archivistico e dunque una sorta di materiale proba-torio ai fini di interessanti ricerche e discussioni, di determinati fatti o attivita, nonche per fondare le basi di uno Stato di diritto, aiutare i cittadini a proteggere i propri diritti e ricercare la verita. Gli archivi come custodi della verita debbono proteggere informazioni confidenziali, sensibili, legali o di altro tipo contenute negli archivi e regolare con cura l'uso degli archivi per scopi scientifici, accademici, amministrativi, pubblici, editoriali, esposi-tivi e di altro tipo.
Parole chiave: archivi, custodi della verita, protezione dei dati, uso degli archivi
I	introduzlone
L'interpretazione del nuovo paradigma1 della scienza archivistica, sviluppato dai professori del Dipartimento di Gestione Archivistica e Documentale dell'Alma Mater Europaea - Centro di Maribor nell'ambito delle discussioni preliminari, si basa su una valutazione degli archivi, fino a poco tempo fa chiamati custodi della memoria. Il ruolo sociale degli archivi va cambiando negli ultimi anni. Fino ad ora, gli archivi ricevevano e custodivano quei documenti in relazione ai quali, in linea di principio, veniva stabilito da altri che fossero costitutivi della memoria di una nazione e di uno Stato. Tale materiale veniva tutelato come patrimonio culturale mediante specifiche disposizioni legislative (in materia archivistica) (Melik in Jeraj, 204, pp. 51-58).
Nella storia recente del loro sviluppo, gli archivi sono stati variamente definiti e si sono varia-mente sviluppati nelle diverse parti del mondo. Da un lato osserviamo un significativo sviluppo degli archivi come istituzioni di importanza culturale, scientifica, educativa; dall'altro lato, tuttavia, gli archivi non hanno ancora una posizione definita nei centri in cui operano, perche la loro esistenza e spesso associata ad istituzioni affini, quali musei, gallerie, biblioteche, raccolte documentali, ecc.
Il nuovo paradigma investe gli archivi della funzione di custodi della verita, da cui deriva che gli archivi stessi, unitamente agli archivisti che in essi operano, stiano diventando ricercatori attivi di verita: cio significa sostanzialmente che, nell'ambito delle loro attivita, devono cercare documenti che
1. La prima pubblicazione di un nuovo paradigma si rinviene in: Archives guardians of truth, in Maribor / Slovenia 12.03.2016, da una miscellanea di contributi intitolata Archives in the Service of Man - Man in the Service of the Archives, edita dal IV Convegno scientifico internazionale Alma Mater Europaea - European Center Maribor, Maribor, 2016.
II	nuovo paradigma e frutto del lavoro del comitato di esperti AMEU ECM, del Dipartimento di Archivistica e Gestione Documentale, presieduto da Ass. Prof. Dr. Jelka Melik.
Peter Pavel KLASINC: Archivi - custodi della verita: fra protezione dei dati ed utilizzo degli archivi,
35-40
rivelino la verita. Essi, quindi, classificano tali documenti come materiale archivistico - il che non con-fligge con le definizioni assegnate ai documenti archivistici dalla legislazione archivistica vigente - assi-curandosi che siano presi in carico da un archivio, dove vengono conservate informazioni confidenzia-li, sensibili, legali ecc. E necessario regolamentare l'utilizzo dei documenti archivistici per fini scientifici, accademici, amministrativi, pubblici, editoriali, espositivi e di altro tipo. Questo nuovo paradigma della scienza archivistica, unitamente al nuovo ruolo degli archivi quali custodi della verita, potra affermarsi laddove possibile, ovvero laddove si verifichi un cambiamento nella realta sociale.
Muovendo dal paradigma degli archivi quali custodi della verita, possiamo definire i documenti archivistici come prova di tale verita. Essa deve manifestarsi in convegni e dibattiti, cosi come rifletter-si anche in fatti specifici e nelle attivita svolte dai centri in cui viene a formarsi il materiale archivistico; essa avvalora l'esistenza stessa dei fondamenti dello Stato di diritto. In primo luogo, pero, la verita funge innanzitutto da ausilio ai cittadini, affinche possano proteggere se stessi ed i propri diritti.
Il nuovo paradigma non cambia i fondamenti del funzionamento degli archivi, i quali tuttora rappresentano istituzioni che, in molti Paesi, offrono supporto alla ricerca ed alle attivita educative e culturali.
2 Fra protezione ed utilizzo degli archivi2
E forse giusto ricordare che, sebbene in Europa gli Archivi di Stato si siano formati gia a partire dalla fine del XVIII secolo, essi sono rimasti inaccessibili al pubblico fino alla fine del XIX secolo. E vero che la Rivoluzione francese del 1794 porto una nuova concezione dei beni archivistici, per i quali si auspicava una maggiore accessibilita al piu vasto pubblico in relazione al loro utilizzo. Secondo la definizione allora invalsa (Riječnik arhivske terminologije, 1972)^^, l'attivita degli archivi apparteneva alla nazione, e la documentazione archivistica era accessibile a tutti i cittadini. L'applicazione del principio degli archivi come entita di carattere pubblico e dell'accesso agli archivi da parte dell'utenza non e dunque cosa nuova, perche nella storia cosi e stato almeno negli ultimi 220 anni. E pur vero, tuttavia, che negli ultimi tempi vanno cambiando, da un lato, gli aspetti legati all'utilizzo della documentazione archivistica e, dall'altro, gli aspetti inerenti la protezione dei dati contenuti nella documentazione archivistica (Melik, 2014).
Oggi siamo di fronte a questioni fondamentali inerenti la protezione dei dati nella documentazione archivistica, che stiamo risolvendo nell'ambito di studi e lavori di ricerca scientifica andando a rispondere a questioni legate a riservatezza, protezione dei documenti sensibili e tutela legale. Tutte queste problematiche, negli ultimi tempi, sono intimamente legate alla protezione dei dati personali ed alla protezione dei diritti umani4.
Nello specifico, devo puntualizzare che non esiste alcuna linea di confine tra la protezione dei dati contenuti nella documentazione archivistica e l'utilizzo della stessa.
L'utilizzo della documentazione archivistica a fini scientifici funziona laddove esiste una buona cooperazione con le istituzioni scientifiche. Tali studi sono di anno in anno piu ampi e rappresentano un progresso significativo rispetto all'utilizzo della documentazione archivistica e ala sua valorizzazio-ne.
Parallelamente agli usi scientifici della documentazione archivistica, anche se in una prospettiva
2.	Con riferimento al tema Uso della documentazione archivistica si veda anche: Atlanti, no. 4/1994, 186 pp. Users and Technical Questions in Archives. Authors Hermann Rumschöttl, Gerald Gaenser, Daniele Neirinck, Josef Maršal, Peter Pavel Klasinc, Juhani Saarenheimo, Grazia Tato, Akos Koroknai, Michel Duchein, Martin Modrušan, Benjamin Haspel, Stojanov and Peter Dusek were presented; Atlanti, no. 6/1996, 137 pp. The Public in Archives. Authors Michel Duchein, Imre Ress, Juhani Saarenheimo, Galina Baranova, Peter Pavel Klasinc, Grazia Tato; Atlanti, no. 8/1998, 186 pp. Informatics and Users in Archives. Authors Hermann Rumschöttl, Trudy Huskamp Peterson, Grazia Tato, Benjamin Haspel, Rosine Cleyet-Michaud, Michail Larin, Rolf Hagstedt, Elisabeth Schöggl Ernst, Peter Pavel Klasinc, Ken Hall, Peter Horsman, Mahnus Hakon Olafson, Martin Modrušan; Atlanti, no.12/2002, 174 pp. Protection of Archival Records. Authors Walter Brunner, Peter Pavel Klasinc, Josef Hanus, Ugo Cova, Privalov in Michael Larin, Galina Baranova, Benjamin Haspel, Javier Aguado, Magdalena Marosz, Azem Kožar, Zlatko Vezjak in Peter Andresen.
3.	Si veda anche; Glossario: www.iias-trieste-maribor.eu. e altri simili come ICA ecc.
4.	Riguardo all'accesso alla documentazione archivistica e all'uso della stessa si vedano anche i contributi di: Hedbeli, 2005, Nataša Pirc Musar, 2006. Per il quadro europeo si veda: Zdenka Semlič Rajh, 2006, in Tehnični in____Maribor.
Peter Pavel KLASINC: Archivi - custodi della verita: fra protezione dei dati ed utilizzo degli archivi,
35-40
diametralmente opposta rispetto ad essi, sorge la questione dell'utilizzo degli archivi a fini amministra-tivi e legali. Quest'ultima sta entrando nella teoria e nella pratica del lavoro archivistico, dal momento che la documentazione archivistica custodita negli archivi di tutto il mondo e stata prodotta anzitutto, e per la massima parte, da istituzioni giuridico-amministrative e simili. Per questo, talvolta, gli archivi sono considerati come una sorta di estensione della Pubblica Amministrazione (vedi Hedbeli, 2005; Kl^a^sinc, 1983).
Una posizione molto importante nell'uso e nella protezione della documentazione archivistica per fini pubblici e costituita, in tempi recenti, da stampe, edizioni varie, trascrizioni e presentazioni di materiale archivistico in pubblicazioni specifiche. Potrebbe essere necessario rivolgere la nostra atten-zione a due aree: le mostre documentarie che sono legate all'utilizzo degli atti d'archivio e, secondaria-mente, l'utilizzo pubblico della documentazione archivistica nelle varie conferenze, simposi o incontri pubblici.
In fase di stesura del presente contributo mi sono reso conto ancora ed ancora di come sia quasi impossibile porre confini fra la protezione dei dati, che implica riservatezza, dati sensibili ed interesse legale, e l'utilizzo del materiale archivistico, sia esso per fini scientifici, amministrativi, pubblici o simi-lari.
Il fatto e che tali problematiche sono trattate separatamente in alcuni segmenti della teoria e della pratica archivistiche, ma un buon esempio di simbiosi delle due pratiche e rappresentato dalla gestione della digitalizzazione di massa, che riguarda la protezione e l'uso degli archivi.
Il supporto grafico qui sopra illustra gli spazi (depositi, magazzini archivistici) in cui conserviamo i documenti archivistici. Da essi preleviamo il materiale archivistico da digitalizzare e trasferire, via internet o con altre modalita, ad un piu vasto pubblico che, ovunque sia^, puo usufruire a distanza della possibil^itä di consultare la documentazione archivistica. Dopo il completamento della digitalizzazione i documenti archivistici sono restituiti ai pacifici depositi delle sedi archivistiche, dove vengono tenuti in condizioni i^-ali e dai quali di rado sono nuovamente prelevati dopo la digitalizzazione, a salvaguardia della loro inte-
Peter Pavel KLASINC: Archivi - custodi della verita: fra protezione dei dati ed utilizzo degli archivi,
35-40
grita. Auspicando che rimangano casi rari, le eccezioni a taleprassi vanno comunque puntualmente definite.
Tralascio, in questa sede, i progetti di digitalizzazione dei documenti archivistici presso i rispet-tivi creatori, in quanto si tratta di una speciale forma di utilizzo, accessibilita e conservazione dei documenti archivistici in forma digitale.
3 Concezioni e prassi different!5
Determinate concezioni sull'uso dei documenti archivistici in alcuni archivi nazionali sono ba-sate su definizioni del ruolo degli archivi stessi, secondo cui il materiale archivistico rappresenta "una via unica nel passato" e i documenti archivistici sono ad uso di individui ed organizzazioni. Alcune prassi rivelano specifiche priorita nell'utilizzo dei documenti archivistici che sono recentemente stati usati in svariate occasioni per ricerche di storia familiare.
Laddove esiste un'intensa attivita editoriale, i documenti archivistici vengono concessi in uso per la pubblicazione di guide, inventari, fonti archivistiche, singoli documenti tratti da uno o piu fondi. Nell'ambito delle ricerche inerenti prassi di questo tipo veniamo posti nella situazione di fornire, da un lato, un pubblico utilizzo e, dall'altro, di prestare attenzione alla protezione legale dei dati personali o alla protezione dei diritti umani e simili (K^lasinc, 2015).
Queste relazioni fra la protezione dei dati e l'uso dei documenti archivistici sono generalmente regolate da norme legislative che possono differire nei diversi Paesi. Per tale ragione e bene compren-dere le raccomandazioni del Consiglio internazionale degli archivi, che ritroviamo nel Codice etico degli archivisti, nella Dichiarazione universale sugli archivi e nei Principi per l'utilizzo dei documenti archivistici.
Alcune istituzioni archivistiche stanno affrontando il problema dell'uso e della protezione dei documenti archivistici nell'ambito di un rapporto di interdipendenza con gli scopi di ricerca scientifi-ca, il che in taluni Paesi puo giovare a processi di democratizzazione.
Anche se l'uso del materiale archivistico e regolamentato, la prassi mostra esempi di accesso in-controllato ai documenti. Cio puo accadere quando una vasta mole di documenti archivistici e messa a disposizione per l'uso anche se l'utente non ha motivato la sua richiesta.
Quando si parla di protezione ed uso dei documenti archivistici, bisogna mantenere le distanze da determinate prassi in vigore in istituzioni non archivistiche, quali biblioteche, musei, gallerie, ecc., cosi come fondi privati, ricchi archivi ecclesiastici, archivi di monasteri, forse anche gli archivi notarili, che ovviamente godono di uno status differente.
Gli allestimenti per le mostre svolgono un ruolo importante nell'utilizzo dei documenti archivistici, essendo le mostre ritenute uno dei piü importanti e popolari mezzi di valorizzazione di un archi-vio e un interessante momento di apertura al pubblico nel senso piü generale.
Gli scopi di ricerca scientifica legati all'uso dei documenti archivistici si riflettono nei processi di educazione, perche svariate ricerche storiche non potrebbero essere concepite senza l'utilizzo di documenti tratti da fondi archivistici vari. Agli archivisti viene anche spesso richiesto di stabilire quali fondi potrebbero essere utilizzati per attivita di formazione.
Specifiche questioni relative alla protezione e all'uso degli archivi si presentano nell'ambito dei processi di conservazione e restauro dei documenti archivistici. Un ruolo particolarmente importante e di responsabilita e rivestito dai conservatori, in quanto preposti a prolungare la vita dei documenti archivistici che debbono essere documentati in modo acconcio.
In generale, riguardo l'introduzione dei principi di protezione dei dati da un lato e l'utilizzo dei documenti archivistici dall'altro, si osserva che in alcuni ambienti si susseguono gli stereotipi sulle li-mitazioni e l'inaccessibilita della documentazione archivistica, nonche sul fatto che le istituzioni archi-vistiche nascondano - o debbano nascondere - certi documenti.
5. Nel 2001 l'Associazione archivistica slovena ha pubblicato una miscellanea del XX Congresso archivistico di Ptuj, avente quale tema centrale Archivi e utenza. Autori dei contributi ivi pubblicati sono: Jelka Melik, Emica Ogrizek, Slavi-ca Tovšak, Katja Zupanič, Vesna Gotovina, Darinka Drnovšek, Suzana Čeh, Jedert Vodopivec e altri.
Peter Pavel KLASINC: Archivi - custodi della verita: fra protezione dei dati ed utilizzo degli archivi,
35-40
II nuovo paradigma "archivi - custodi della verita" puo abbastanza facilmente essere sostenuto con l'applicazione di procedure ottimali volte all'uso dei documenti archivistici, specialmente se accet-tiamo il fatto che gli archivi sono anche una sorta di prolungamento delle istituzioni amministrative statali. Tale cambiamento nella pratica di uso dei documenti archivistici puo essere motivato come possibilita di sviluppo per le economie nazionali, che potranno ricavare dalla documentazione archivi-stica informazioni utili in luce di interventi migliorativi del funzionamento delle economie stesse.
Tale materiale sara ancora piu utile allo sviluppo economico una volta digitalizzato, in modo che i responsabili dello sviluppo economico possano accedervi facilmente e discutere di esso.
La documentazione archivistica rinvenibile in singole pubblicazioni e definitivamente autentica, ma rimangono tuttora aperte questioni inerenti la paternita, la selezione, e il pubblico dominio di tali documenti. Sulla scorta delle mie pratiche personali, posso dire che pubblicare fonti archivistiche e possibile solo seguendo il principio "sine ira et studio". Sono l'archivista ed il serio utilizzatore a deci-dere se pubblicare o meno un documento. lo stesso ho ricevuto il divieto di fare ricerca negli Archivi dell'Arcidiocesi di Zagabria, in Croazia, a causa della pubblicazione di documenti archivistici.
La concessione di documenti archivistici a mostre di vario genere puo parimenti essere giustifi-cata in luce del fatto che tramite il materiale esposto noi presentiamo "il fascino dell'originale", ed in questo modo apriamo ampiamente l'accesso ai dati contenuti nei documenti archivistici. Con la pub-blicazione del catalogo della mostra, un documento viene presentato ed allo stesso tempo protetto.
In questi sforzi di proteggere ed utilizzare i documenti archivistici, la scienza archivistica e la storia si incontrano in qualche punto. Mi si conceda, a tal proposito, di menzionare due progetti spe-cifici, come Icarus o Monastery, nonche i sistemi di ricerca utilizzati negli archivi regionali sloveni (SIRAnet) e nell'Archivio di Stato della Repubblica di Slovenia (ARSdatabase). Sistemi analoghi noti in Europa sono ARCHIVES PORTAL, E-ARK, ENARC ed altri.
4 Considerazioni finali
Si puo concludere che i problemi relativi alla protezione dei dati ed all'utilizzo dei documenti archivistici sono molteplici e che vanno trattati a tutti i livelli, nei grandi archivi nazionali cosi come nei piu piccoli archivi cittadini che operano in differenti parti del mondo. Ai fini di un piu soddisfa-cente posizionamento degli archivi a livello mondiale, comunque, sarebbe necessario giungere ad un accordo in merito ad un piu ampio accesso alla documentazione archivistica.
Bisognera, inoltre, risolvere il problema della riservatezza, e in particolar modo affrontare la questione del diritto d'autore e del diritto di copia dei documenti archivistici: questi sono temi poten-zialmente oggetto di discussione da parte della teoria e pratica archivistica contemporanea. Cio nono-stante, rimane il bisogno di insistere sull'indipendenza e la non ostruzione delle attivita di ricerca scientifica, in quanto gia da molti anni sussiste il problema della definizione di queste attivita di ricer-ca scientifica nel mansionario degli archivisti incardinati (Toplak, Klasinc in SemličRajh, 2014; Delovno gradivo, 2015).
E la situazione in cui un archivista diventa un ricercatore rimane anch'essa indefinita in quanto, a paragone con altri ricercatori che frequentano l'archivio, questi si trova in qualche modo in posizione superiore. Questa e la ragione per la quale gli archivisti dedicano il loro lavoro piu alla ricerca storica che alla ricerca nel campo della scienza archivistica. La piena introduzione della digitalizzazione puo aiutare ad equiparare il rapporto fra archivista e ricercatore esterno (Duranti, 2013, pp. 45-52; Kožar, 2013, pp. 75-82).
Gli archivi devono aver cura della conservazione a lungo termine dei documenti, su qualsiasi supporto essi siano, e svolgere tutte le attivita da cui dipendono la protezione e l'utilizzo della docu-mentazione archivistica, da tutelare quale patrimonio culturale scritto del Paese in cui operano (Kla-sinc, 1992).
Peter Pavel KLASINC: Archivi - custodi della verita: fra protezione dei dati ed utilizzo degli archivi,
35-40
Fonti e letteratura
Duranti, L. (2013). Archival Science in the Cloud Environment: Continuity or Transformation. Atlanti, Special Edition: In honorem Charles Kecskemeti, Trieste, Maribor, 2013, pp. 45-52.
Hedbeli, Ž. (2005). Položaj, uloga i promjene u pismohrana i arhiva kao posljedica širenja elektroničke uprave. Magistarski rad. Zagreb.
Klasinc, P. P. (1983). Arhivi - javnost in uporabnost. Sodobni arhivi 5 (1983), pp. 79-86. Maribor. Pokrajinski arhiv Maribor.
Klasinc, P. P. (1992). Materialno varovanje klasičnih in novih nosilcev informacij v arhivih. Maribor: Pokrajinski arhiv.
Klasinc, P. P. (2015). Nekatere strokovne projekcije med arhivističnimi in informacijskimi problemi. Smartdoc by Media.doc 2015: zbornik, pp. 33-38.
Kožar, A. (2013). Arhivska etika kao barometar razvoja arhivistike. Atlanti, Special Edition: In honorem Charles K^ecskemeti, pp. 75-82.
Melik, J. (2014). Arhivisti in njihovo poslanstvo v sodobnem svetu. Hartman, Marko (ur.), et al., Smartdoc by Media.doc 2014: zbornik, pp. 66-72.
Melik, J., Jeraj, M. (2014). Arhivi: ujetniki oblasti. Atlanti, 2014, vol. 24, n. 2, pp. 51-58. Novak, M. (2015). Delovno gradivo za pripravo študija prve Bolonjske stopnje arhivistike. Tipkopis. Rječnik arhivske terminologije Jugoslavije (1972). Zagreb.
Toplak, L., Klasinc, P. P. in Semlič Rajh, Z. (2014). Izobraževanje arhivistov v Sloveniji. Atlanti, 2014, no. 2, pp. 225-235.
Arhivi - varuhi resnice: Med zaščito podatkov in uporabo
arhivskega gradiva
Peter Pavel KLASINC, doc. dr.
arhivski svetnik, Predstojnik Katedre za arhivistiko in dokumentologijo na AMEU ECM, Direktor Mednarodnega inštituta arhivskih znanosti Univerze v Mariboru in Mednarodnega inštituta arhivskih znanosti Trst/Itali-
ja-Maribor/Slovenija s sedežem v Trstu e-mail: peter.klasinc@guest.arnes.si
Arhivi - varuhi resnice: Med zaščito podatkov in uporabo arhivskega gradiva
IZVLEČEK
Arhive smo še pred nedavnim imenovali varuhe spomina, saj so sprejemali in varovali arhivsko gradivo, ki so mu načeloma drugi določali, da tvori spomin naroda in države. Njihova družbena vloga se je v zadnjem času spremenila. Danes morajo javni arhivi in seveda arhivisti prevzemati vlogo dejavnih iskalcev resnice, kar pomeni, da morajo najprej iskati in najti dokumente, ki razkrivajo resnico ter jih ovrednotiti kot arhivsko gradivo. Gradivo morajo nato prevzeti v arhiv, ga urediti, popisati in skrbno hraniti. Paradigma arhivistike se je torej spremenila, ker se je spremenila tudi družbena stvarnost. Arhivsko gradivo je torej nekakšen dokazni material za zanimive raziskave in razprave, za določena dejstva ali dejavnosti, za temelje pravne države, za pomoč državljanom pri zaščiti pravic in za iskanje resnice. Arhivi kot varuhi resnice morajo zaščititi zaupne, občutljive, pravne in druge podatke, ki se nahajajo v arhivskem gradivu ter premišljeno urediti njegovo uporabo za znanstvene, študijske, upravno-pravne, javne, publicistične, razstavne in druge namene.
Ključne besede: arhivi, varuhi resnice, zaščita podatkov, uporaba arhivskega gradiva
1 Uvod
Tolmačenje nove paradigme arhivistike1, ki jo razvijamo profesorji na Oddelku za arhivistiko in dokumentologijo na Alma mater Europea - Evropskem centru Maribor, v uvodnih razpravah sloni na oceni arhivov, ki so se še do nedavnega imenovali varuhi spomina. V zadnjem času se družbena vloga arhivov spreminja. Do sedaj so arhivi sprejemali in varovali tisto gradivo, ki so ga načeloma drugi opredeljevali kot arhivsko, ki je spomin naroda in države. S posameznimi (arhivskimi) zakoni je bilo arhivsko gradivo zaščiteno kot kulturni spomenik (Melik in Jeraj, 2014, str. 51-58).
V polpretekli zgodovini razvoja arhivov so bili arhivi različno opredeljeni in so sepo svetu tudi različno razvijali. Sledimo lahko, na eni strani, visokemu razvoju arhivov, kot institucij kulturnega, znanstvenega in izobraževalnega pomena ter na drugi strani arhivom, ki še nimajo izoblikovane svoje pozicije v sredinah kjer delujejo, saj je njihov obstoj mnogokrat povezan s sorodnimi ustanovami, kot so muzeji, galerije, knjižnice, zbirke dokumentov in podobno.
Nova paradigma postavlja arhive v funkcijo varuhov resnice. Tako arhivi in seveda z njimi v njih delujoči arhivisti postajajo dejavni iskalci resnice, kar v bistvu pomeni, da morajo v določenem procesu delovanja iskati dokumente, ki razkrivajo resnico. Te dokumente nato določijo kot arhivsko gradivo, kar ni v nasprotju z definicijami arhivskega gradiva v pozitivni arhivski zakonodaji, ter zagotovijo, da se to arhivsko gradivo prevzame v arhiv, kjer se zaščitijo zaupni, občutljivi, pravni in drugi podatki. Premišljeno je treba urediti uporabo arhivskega gradiva za znanstvene, študijske, upravno-pravne, javne, publicistične, razstavne in druge namene. Ta nova paradigma arhivistike in nova vloga arhivov kot
1. Prvič je bila objavljena nova paradigma: ARHIVI VARUHI RESNICE, v Mariboru/Slovenija 12.3.2016 na zadnji platnici zbornika Arhivi v službi človeka - človek v službi arhivov (2016). Zbornik recenziranih prispevkov je ob 4. mednarodni znanstveni konferenci izdala Alma Mater Europaea - Evropski center Maribor. Nova paradigma je rezultat dela strokovne komisije AMEU ECM Oddelka za arhivistiko in dokumentologijo, ki jo vodi doc. dr. Jelka Melik.
Peter Pavel KLASINC: Arhivi - varuhi resnice: Med zaščito podatkov in uporabo arhivskega gradiva,
41-46
varuhov resnice se bo lahko uveljavila tam, kjer je to možno oz. tam, kjer prihaja do spremembe družbene stvarnosti.
Po tej paradigmi arhivov, kot varuhov resnice, lahko arhivsko gradivo poimenujemo tudi kot dokazni material resnice. Ta se mora pojavljati v raziskavah in razpravah, prav tako pa se mora resnica odražati v določenih dejstvih oz. dejavnostih sredin, kjer arhivsko gradivo nastaja, oziroma je dokazni material za obstoj temeljev pravne države. Resnica v prvi vrsti služi kot pomoč državljanom, da lahko zaščitijo sebe in svoj prav.
Nova paradigma v ničemer ne spreminja temeljev delovanja arhivov, ki še vedno predstavljajo ustanove, ki v mnogih državah nudijo veliko podporo raziskovalnim, izobraževalnim in kulturnim dejavnostim.
2 Med zaščito in uporabo arhivskega gradiva2
Morda je prav, da spomnimo, da so državni arhivi v Evropi nastajali od konca 18. stoletja, a vendar vse do konca 19. stoletja načeloma niso bili dostopni širši javnosti. Res je, da je francoska revolucija leta 1794 prinesla nove pozicije arhivskemu gradivu, saj naj bi bilo to glede uporabe odprto širši javnosti. Po takratni definiciji je dejavnost arhivov pripadala narodu oziroma je bilo arhivsko gradivo na razpolago vsem državljanom (glej Riječnik arhivske terminologije, 1972)^. Uveljavljanje načela javnosti arhivskega gradiva in dostop do arhivskega gradiva s strani uporabnikov torej ni novo, ampak ga v zgodovini arhivske dejavnosti spremljamo vsaj zadnjih 220 let. Res je, da so se v tem času spreminjali vidiki uporabe arhivskega gradiva na eni strani in vidiki zaščite podatkov v arhivskem gradivu, na drugi strani (Melik, 2014).
Danes se nam zastavljajo temeljna vprašanja, ki jih rešujemo v okviru študijskega in znanstvenoraziskovalnega dela in se nanašajo na zaščito podatkov, ki jih vsebuje arhivsko gradivo, pri čemer iščemo odgovore na vprašanja glede spoštovanja zasebnosti, varovanja občutljivih podatkov in pravne zaščite. Vse to je v zadnjem času tesno povezano z varstvom osebnih podatk človekovih pravic4.
kov oziroma varstvom
Posebej moram poudariti, da ni neke meje med zaščito podatkov v arhivskih gradivih in uporabo arhivskega gradiva. Uporaba arhivskega gradiva v znanstvene namene je dobro zapisana tam, kjer je sodelovanje z znanstvenimi ustanovami in znanstvenimi institucijami dobro. Te raziskave so iz leta v leto obširnejše in pomenijo velik napredek pri upoštevanju in uveljavljanju arhivskega gradiva.
Vzporedno z znanstvenimi nameni arhivskega gradiva se diametralno postavljajo vprašanja uporabe arhivskega gradiva v upravnopravne namene. To dejstvo se postavlja v teorijo in prakso arhivskega dela zato, ker je količina arhivskega gradiva, ki ga hranijo arhivi po svetu v prvi vrsti in v največji možni količini, nastalo pri upravnopravnih in podobnih ustanovah. Tako se včasih arhive smatra za nekakšno podaljšano roko uprave (glej Hedbeli, 2005; K^lasinc, 1983).
Pri uporabi in zaščiti arhivskega gradiva za javne namene so v zadnjem času posebej pomembne objave, izdaje, transkripcije in predstavitve arhivskega gradiva v posebnih publikacijah. Morda, kaže
2.	Več na temo Uporaba arhivskega gradiva glejte: Atlanti, no. 4/1994, 186 str. Predstavljeni so bili prispevki na temo Uporabniki in tehnična vprašanja v arhivih (Users and Technical Questions in Archives), pripravili pa so jih Hermann Rumschöttl, Gerald Gaenser, Daniele Neirinck, Josef Maršal, Peter Pavel Klasinc, Juhani Saarenheimo, Grazia Tato, Akos Koroknai, Michel Duchein, Martin Modrušan, Benjamin Haspel, Stojanov in Peter Dusek; Atlanti, no. 6/1996, 137 str. Predstavljeni so bili prispevki na temo Javnost v arhivih (^e Public in Archives), prispevke pa so predstavili Michel Duchein, Imre Ress, Juhani Saarenheimo, Galina Baranova, Peter Pavel Klasinc, Grazia Tato; Atlanti, no. 8/1998, 186 str. Predstavljeni so bili prispevki na temo Informatika in uporabniki v arhivih (Informatics and Users in Archives). Prispevke so predstavili Hermann Rumschöttl, Trudy Huskamp Peterson, Grazia Tato, Benjamin Haspel, Rosine Cleyet-Michaud, Michail Larin, Rolf Hagstedt, Elisabeth Schöggl Ernst, Peter Pavel Klasinc, Ken Hall, Peter Horsman, Mah-nus Hakon Olafson, Martin Modrušan; Atlanti, no.12/2002, 174 str. Predstavljeni so bili prispevki na temo Zaščita arhivskega gradiva (Protection of Archival Records). Prispevke so objavili Walter Brunner, Peter Pavel Klasinc, Josef Ha-nus, Ugo Cova, Privalov in Michael Larin, Galina Baranova, Benjamin Haspel, Javier Aguado, Magdalena Marosz, Azem Kožar, Zlatko Vezjak in Peter Andresen.
3.	Med novejšimi glosarji glejte tudi Glosar na: www:iias-trieste-maribor.eu. in drugi kot npr. ICA glosar itd.
4.	O dostopnosti in uporabi arhivskega gradiva so pisali: Hedbeli, 2005, Nataša Pirc Musar, 2006. Za Evropo glej Zdenka Semlič Rajh, 2006, vsi v Tehnični in ^.Maribor.
Peter Pavel KLASINC: Arhivi - varuhi resnice: Med zaščito podatkov in uporabo arhivskega gradiva,
41-46
pri tem opozoriti na dve področji: prvič na razstavljanje arhivskega gradiva, kar je povezano z vprašanji razstavne dejavnosti arhivov oziroma drugih ustanov, ki pri svojih razstavah uporabljajo arhivsko gradivo, in drugič, na javno uporabo arhivskega gradiva ob raznih konferencah, simpozijih ali na javno dostopnih srečanjih.
Pri pripravi tega besedila sem vedno znova ugotavljal, da je skoraj nemogoče postavljati meje med zaščito podatkov, kjer gre za zasebnost, za občutljive podatke in pravni interes in med uporabo arhivskega gradiva, pa naj gre za znanstvene, upravno-pravne, javne ali podobne namene.
Dejstvo je, da to problematiko v nekaterih segmentih arhivske teorije in prakse obravnavamo ločeno, a vendar se lep primer simbioze obeh praks pokaže pri obravnavi masovne digitalizacije, kjer gre za zaščito in uporabo arhivskega gradiva.
v komentarju h grafičnemu prikazu predstavimo prostor (depo, arhivsko skladišče), v katerem hranimo arhivsko gradivo. Iz tega izvzamemo arhivsko gradivo, ga digitaliziramo in ga posredujemo preko interneta ali drugih It-povezav za uporabo najširši javnosti. Javnost je lahko močno razčlenjena, in se lahko
ludi v večji meri odzove na posredovano digitalizirano obliko arhivskega gradiva. Po opravljeni digitalizaciji se arhivsko gradivo vrne v mirne depoje arhivskih prostorov, kjer se hrani v idealnih pogojih in se le red^kokdaj po opravljeni digitalizaciji še vzame iz depoja. Ta izjema mora biti natančno definirana in naj se le red^ko uporablja.
Ob strani puščam projekte digitalizacije arhivskega gradiva pri ustvarjalcih, ker ta predstavlja posebno obliko uporabe, dostopnosti in hrambe arhivskega gradiva v digitalni obliki.
Peter Pavel KLASINC: Arhivi - varuhi resnice: Med zaščito podatkov in uporabo arhivskega gradiva,
41-46
3 Različni pogledi in prakse5
Določeni pogledi na uporabo arhivskega gradiva v nekaterih nacionalnih arhivih slonijo na definicijah o vlogi arhivov samih, kjer se navaja, da predstavlja arhivsko gradivo "edinstveno pot v preteklost", oziroma, da je arhivsko gradivo namenjeno za uporabo občanov in organizacij. V nekaterih praksah zasledimo določene prioritete pri uporabi tistega gradiva, ki je bilo v zadnjem času večkrat uporabljeno, kot na primer; raziskave zgodovine družin ali uporabo družinskih fondov. Tam, kjer se pojavlja večja založniška dejavnost, se arhivsko gradivo daje na uporabo pri izdaji vodnikov, inventarjev, arhivskih virov, publiciranih dokumentov iz enega ali iz več različnih fondov. V raziskavah tovrstne arhivske prakse naletimo na stanje, ko smo postavljeni v situacijo, da na eni strani zagotavljamo javno uporabo, na drugi strani pa sledimo pravni zaščiti, varstvu osebnih podatkov ali pa zaščiti človekovih pravic in podobno (Klasinc, 2015).
Te relacije med zaščito podatkov in uporabo arhivskega gradiva so načeloma predpisane s pravnimi normami, ki se v glavnem razlikujejo po različnih državah. Zato moramo razumeti priporočila, ki jih je pripravil Mednarodni arhivski svet in so zajeta v Etičnem kodeksu arhivistov v Splošni deklaraciji o arhivih in v Načelih za uporabo arhivskega gradiva.
Nekatere arhivske ustanove se lotevajo problemov uporabe ali zaščite arhivskega gradiva v soodvisnosti z znanstveno raziskovalnimi nameni, pri čemer v nekaterih državah tak način služi demokratizaciji.
Čeprav se uporaba arhivskega gradiva določa z nekaterimi pravnimi akti, praksa kaže na primere nekontroliranega dostopanja do arhivskega gradiva. Do tega lahko prihaja, ko se daje na uporabo večja količina arhivskega gradiva, za katerega uporabnik sploh ni navedel, da ga zanima.
Ko govorimo o zaščiti in uporabi arhivskega gradiva, se moramo zadržati ob praksah, ki veljajo v nearhivskih institucijah, kot so knjižnice, muzeji, galerije itd., pa tudi zasebni fondi, bogati cerkveni arhivi, samostanski arhivi in morda tudi arhivi notariatov, ki imajo seveda drugačen status.
Pri uporabi arhivskega gradiva imajo pomembno vlogo priprave razstav, ki jih arhivska stroka ocenjuje kot najpomembnejšo in najbolj popularno pot za predstavitev arhiva, arhivskega gradiva in kot zanimiv dostop najširše javnosti do posameznih zvrsti arhivskega gradiva.
Znanstvenoraziskovalni nameni uporabe arhivskega gradiva se odražajo v procesih izobraževanja, saj si raznih zgodovinskih raziskav brez uporabe gradiva iz različnih fondov ne moremo predstavljati. Arhivisti so pogosto pozvani, da določijo fonde, ki bi bili primerni za izvajanje izobraževanja.
Specifična vprašanja v zvezi z zaščito in uporabo arhivskega gradiva se pojavljajo pri procesih konzerviranja in restavriranja arhivskega gradiva. Posebno pomembno in odgovorno vlogo pri tem imajo konservatorji, saj podaljšujejo življenjsko dobo arhivskemu gradivu, kar mora biti pravilno dokumentirano.
Na splošno lahko glede uvajanja principov zaščite podatkov na eni strani in uporabo arhivskega gradiva na drugi strani ugotovimo, da se v nekaterih sredinah kljub temu spreminjajo klišeji o zaprtosti, nedostopnosti arhivskega gradiva oziroma o tem, da so arhivske ustanove tiste, ki skrivajo, ali morajo skrivati določene dokumente.
Novo paradigmo "arhivi, varuhi resnice" lahko relativno enostavno podpremo z izvedbo optimalnih postopkov uporabe arhivskega gradiva, posebej, če sprejmemo dejstvo, da so arhivi tudi nekakšna podaljšana roka administrativnih državnih ustanov. Tako spremembo uveljavljanja uporabe arhivskega gradiva lahko utemeljimo z možnostjo razvoja državnih gospodarstev, saj lahko črpajo iz arhivskega gradiva podatke za razne spremembe ali izboljšave poslovanja. Tovrstno gradivo bo še bolje služilo ekonomskemu razvoju takrat, ko bo digitalizirano in postavljeno v tako funkcijo, da ga bodo odgovorni za razvoj ekonomije lahko tekoče in brez težav sprejemali in obravnavali.
Objavljeni arhivski dokumenti v posameznih publikacijah so vsekakor verodostojni, odprta pa
5. Arhivsko društvo Slovenije je leta 2001 izdalo zbornik 20. Zborovanja na Ptuju in prvo temo posvetilo vprašanjem Arhivi in uporabniki. Svoja besedila objavljajo: Jelka Melik, Emica Ogrizek, Slavica Tovšak, Katja Zupanič, Vesna Gotovina, Darinka Drnovšek, Suzana Čeh, Jedert Vodopivec in drugi.
Peter Pavel KLASINC: Arhivi - varuhi resnice: Med zaščito podatkov in uporabo arhivskega gradiva,
41-46
ostajajo vprašanja avtorstva, izbire in objave. Iz osebne prakse lahko povem, da je izdajo arhivskih virov mogoče izvesti le po principu "sine ira et studio". Arhivist in resni uporabnik odloča o objavi, ali ne-objavi dokumenta. Sam imam zaradi objav arhivskega gradiva prepoved raziskovalnega dela v arhivu Zagrebške nadškofije na Hrvaškem.
Pri arhivskem gradivu, ki ga dajemo na razstave, to utemeljujemo tudi s trditvijo, da predstavljamo z razstavljenim gradivom "šarm originalov" in na tak način na široko odpiramo podatke iz arhivskega gradiva. Z objavljenim katalogom k razstavi pa je dokument predstavljen in na tak način tudi zaščiten.
V teh prizadevanjih za zaščito in uporabo arhivskega gradiva se v nekaterih sredinah srečujeta arhivska znanost in zgodovina, kar poznamo v glavnem v Evropi. Naj samo omenim posebna projekta, kot sta Icarus in Monastery, in sisteme za pregled arhivskih fondov v regionalnih arhivih v Sloveniji SIRAnet za Arhiv R. Slovenije pa ARSdatabase. Po Evropi so znani podobni sistemi ARCHIVES PORTAL EUROPE, E-ARK, ENARC in drugi.
4 Sklepne misli
Ugotovimo lahko, da so težave v zvezi z zaščito podatkov in uporabo arhivskega gradiva večplastne in da se obravnavajo z vsemi svojimi nivoji, tako v velikih nacionalnih arhivih kakor tudi v manjših mestnih arhivih, ki delujejo v različnih delih sveta. Za boljši položaj arhivov v svetu bi se morda morali dogovoriti o bolj odprtem dostopu do arhivskega gradiva.
Razrešiti bi kazalo vprašanje zasebnosti, predvsem pa odgovoriti na vprašanje avtorskih pravic in pravic do kopiranja arhivskega gradiva. To so teme možnih razprav sodobne arhivske teorije in prakse. Vendar je ob tem potrebno vztrajati na samostojnosti in neovirani znanstveno raziskovalne dejavnosti, saj vrsto let ostaja odprto vprašanje, kako naj bo ta znanstvenoraziskovalna dejavnost opredeljena v opisu del in nalog zaposlenega arhivista (Toplak, Klasinc in Semlič Rajh, 2014; Delovno gradivo, 2015).
Nedorečena je tudi situacija, ko postane arhivist hkrati raziskovalec, saj ima v primerjavi z ostalimi raziskovalci, ki prihajajo v arhiv, nekakšen nadrejeni položaj. Tu je vzrok, da se arhivisti, bolj kot z raziskavami arhivske znanosti, ukvarjajo z zgodovino. Z izvajanjem digitalizacije lahko arhivi izenačijo razmerje med arhivistom in zunanjim raziskovalcem (Duranti, 2013, str. 45-52; K^ožar, 2013, str. 7582).
Arhivi morajo skrbeti za dolgodobno varovanje arhivskega gradiva, ne oziraje se na to ali na klasičnih ali modernih medijih, ter izvajati vse tiste aktivnosti, od katerih je odvisna zaščita in uporaba arhivskega gradiva, ki ga hranijo kot pisno kulturno dediščina države, v kateri delujejo (Klasinc. 1992).
Viri in literatura
Duranti, L. (2013). Archival Science in the Cloud Environment: Continuity or Transformation. V: Atlanti, Special Edition: In honorem Charles Kecskemeti, Trieste, Maribor, 2013, str. 45-52.
Hedbeli, Ž. (2005). Položaj, uloga i promjene u pismohrana i arhiva kao posljedica širenja elektroničke uprave. Magistarski rad. Zagreb.
Klasinc, P. P. (1983). Arhivi - javnost in uporabnost. V: sodobni arhivi 5 (1983), str. 79-86. Maribor. Pokrajinski arhiv Maribor.
Klasinc, P. P. (1992). Materialno varovanje klasičnih in novih nosilcev informacij v arhivih. Maribor: Pokrajinski arhiv.
Klasinc, P. P. (2015). Nekatere strokovne projekcije med arhivističnimi in informacijskimi problemi. V: Smar-tdoc by Media.doc 2015: zbornik, str. 33-38.
Kožar, A. (2013). Arhivska etika kao barometar razvoja arhivistike. V: Atlanti, special Edition: In honorem charles K^ecskemeti, str. 75-82.
Melik, J. (2014). Arhivisti in njihovo poslanstvo v sodobnem svetu. V: Hartman, Marko (ur.), et al., Smartdoc by Media.doc 2014: zbornik, str. 66-72.
Peter Pavel KLASINC: Arhivi - varuhi resnice: Med zaščito podatkov in uporabo arhivskega gradiva,
41-46
Melik, J., Jeraj, M. (2014). Arhivi: ujetniki oblasti. V: Atlanti, 2014, vol. 24, n. 2, str. 51-58.
Novak, Miroslav (2015). Delovno gradivo za pripravo študija prve Bolonjske stopnje arhivistike. Tipkopis.
Rječnik arhivske terminologije Jugoslavije (1972). Zagreb.
Toplak L., Klasinc P. P. in Semlič Rajh Z. (2014). Izobraževanje arhivistov v Sloveniji. V: Atlanti, 2014, no. 2, str. 225-235.