192 O delu Arhivskega društva Slovenije || Activities of the Archival Society of Slovenia Člani MDS za pravosodje nujno potrebujejo dostop do osnovnega orodja za dostop do pravih informacij – do IUS INFO, vendar ga ne dobijo, ker za arhive predstavlja previsok strošek za dostop za člane MDS. Načrt za leto 2023 je nadaljevanje zastavljenih projektov ter reševanje aktualnih vprašanj in težav. vodja MDS mag. Aida Škoro Babić 6. Poročilo Medarhivske delovne skupine za področje vzgoje in izobraževanja a. Za leto 2021 Medarhivska delovna skupina se je v letu 2021 sestala večkrat po aplika- ciji Zoom, in sicer 14. junija, 15. oktobra in 22. oktobra 2021. Poleg sestankov so si članice dopisovale tudi po elektronski pošti. Maja Povalej (ARS) je že 6. oktobra 2020 na MIZŠ naslovila dopis z opozo- rilom na potrebno noveliranje enotnega klasifikacijskega načrta za VIZ-zavode z zbirnim katalogom, saj je pri znaku 60 Vzgoja in izobraževanje prišlo do večjih sprememb. Ker ni bilo odgovora, ga je ponovno posredovala 5. novembra 2021. Ker MIZŠ še vedno ni podal odgovora, je Maja Povalej dopis ponovno naslovila na MIZŠ in poskusila navezati stike s pristojnimi. Maja Povalej, Mirjana Kon- testabile Rovis in Vesna Kočevar smo se 21. oktobra 2021 udeležile sestanka na MIZŠ, ki je bil namenjen predstavitvi usklajevanja EKN za VIZ z novim Pra- vilnikom o določanju rokov hrambe v javni upravi. Na sestanku so bili z MIZŠ prisotni: mag. Radovanka Petrić (generalna sekretarka), Boris Zupančič (vodja sektorja za OŠ), mag. Vojko Brunček (vodja Glavne pisarne) in Slavica Čebular- -Musar (pravnica). Članice MDS VIZ smo predstavile izdelan osnutek novega EKN za VIZ, in sicer razdelitev področja 60 Vzgoja in izobraževanje. Opozorile smo tudi, da so se z novim pravilnikom o določanju rokov hrambe v javni upravi dopolnili nekateri na strani ministrstva nezasedeni znaki na tretji ravni. Sklenili smo, da jim pošljemo vse svoje osnutke in opravljeno delo pri nastajanju ome- njenega pravilnika. Pri MIZŠ bodo oblikovali delovno skupino za usklajevanje novega EKN s pravilnikom. V skupino bodo povabili tudi nekatere članice MDS VIZ, ki bi bile pripravljene pomagati. Medarhivska delovna skupina je ponovno pozvala Inšpektorat za kulturo in medije RS (IRSKM), da poda neobvezujoče mnenje v zvezi s problematiko osebnih map v vzgojno-izobraževalnih zavodih kot A-vzorčnega gradiva. Se- stanka se je udeležil mag. Urban Brulc iz urada informacijskega pooblaščenca, razložil je relacije med arhivskim zakonom in področno vzgojno-izobraževalno zakonodajo. Izpostavil je, da obrazec soglasja, pripravljeno na podlagi okrožni- ce MIZŠ VIZ št. 092-7/2018 z dne 5. februarja 2018, v katerem je zavedeno, da bodo tako zbrani podatki ohranjeni v skladu z zakonom, ki ureja varstvo doku- mentarnega in arhivskega gradiva ter arhive in v skladu s pisnimi strokovnimi navodili pristojnega arhiva za odbiranje arhivskega gradiva posredovani tudi pristojnemu arhivu, ustreza 13. in 14. členu Splošne uredbe o varstvu osebnih podatkov EU po popolni obveščenosti posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, o nadaljnji obdelavi osebnih podatkov za namen, ki ni namen, za katerega so bili osebni podatki pridobljeni. Prejšnje soglasje, ki za starše, po naših izkušnjah, ni bilo tako sporno, je bilo med drugim zapisano, »da bodo vsi tako zbrani osebni podatki izbrisani najkasneje eno leto po otrokovem izstopu iz vrtca oziroma šole«, dalje piše, »da se bodo tako zbrani osebni podatki lahko po- sredovali samo tistim drugim uporabnikom, ki jim to dovoljuje zakon, vsem osta- lim pa samo na podlagi pisnega soglasja staršev«. Tukaj so tisti drugi uporabniki lahko tudi arhivi, sodišča, policija, CSD in ostali. Tako smo pravzaprav že imeli pravno podlago za uporabo oziroma prevzem tovrstne dokumentacije. Osebne 193 Letnik 46 (2023), št. 1 mape otrok s posebnimi potrebami večinoma vsebujejo zdravstvene podatke. Ločiti je treba med tistimi, ki spadajo pod ZAGOPP (dokumentacija, nastala pri zdravstvenih delavcih v zdravstvenih ustanovah), in med povzetimi zdravstve- nimi podatki, ki jih ščiti 65. člen ZVDAGA. Osebne mape lahko vsebujejo oboje. Pri tem je bilo poudarjeno, da lahko zapise psihoterapevtov štejemo med zdra- vstvene zapise in posledično spadajo pod ZAGOPP. Dilema, ali zadostuje za vpis v RegUst le javno pooblastilo za izvajanje javno veljavnih vzgojno-izobraževalnih programov, ni še razrešena. Nekaj takih ustvarjalcev so arhivi razglasili z odločbo, da so ustvarjalci arhivskega gradiva. Mag. Čibej pove, da se javno pooblastilo izdaja zgolj z zakonom za določeno na- logo. Če je ta naloga izdaja uradnih listin, kar je npr. šolsko spričevalo, potem bi tak zavod lahko vpisali v RegUst. Pri vsem tem se pojavi dilema glede izdajanje sklepov za vpis v RegUst, saj je takšnih ustvarjalcev, ki ustrezajo opredelitvi JPO glede na ZVDAGA, veliko in z vpisom nastanejo obveznosti tako na naši kot na njihovi strani. Mag. Čibej predlaga valorizacijo takšnih oseb, medtem ko se lah- ko tudi v okviru svoje skupine dogovorimo, kako bomo ravnale. V primeru želje po vpisu v RegUst na strani ustvarjalca to seveda izvedemo. Ob naslednjem povabilu Zavoda za šolstvo RS na izobraževanje svetoval- nih delavk Medarhivska delovna skupina vztraja, da od MIZŠ dobi dokončne odgovore glede osebnih map otrok, ki jim je nudena pomoč. Glede vsakoletne- ga izobraževanja svetovalnih delavk v Laškem, na katerega smo povabljeni, da predstavimo arhivsko zakonodajo, se je izkazalo, da obstaja preveč odprtih tem. Predavanja bi se lahko udeležile s predstavnikom MIZŠ in predstavnikom infor- macijskega pooblaščenca. Da bi v praksi čim bolje obvladale NP, smo povabile dr. Jožeta Škofljanca, ki je odgovarjal na naša vprašanja v zvezi z notranjimi pravili in vzorčenjem gradiva v digitalni obliki. Dr. Škofljanec nas je opozoril na tri ključne kategorije e-gradiva, ki nastaja pri JPO: splošno poslovanje (prejeta/izdana pošta … vode- nje evidence gradiva), kadrovske evidence in finančna dokumentacija ter pe- dagoška dokumentacija. Opozoril je, da morajo NP za varno hrambo e-gradiva po ZVDAGA (18. člen) sprejeti vse JPO, ki bodo zajemale in hranile gradivo v e- -obliki in ponudnike storitve zajema in hrambe oziroma spremljevalnih storitev. Poudaril je, da se moramo pri ustvarjalcih vprašati, ali je kakšna od vrst gradiva tudi arhivsko gradivo. Če je, potem morajo imeti zanj certificirano opremo in sprejeta notranja pravila. Na podlagi 39. člena ZVDAGA lahko od JPO zahteva- mo, da nam pokažejo svoja notranja pravila, četudi gre za poslovno skrivnost. Vzorčenje gradiva v digitalni obliki: pri tem gre lahko za enostavni algoritem, ki se vzpostavi ob uničenju dokumentacije ali ob njenem nastanku. To rešujemo z dodatnimi strokovno tehničnimi navodili (dSTN). Skupina je sodelovala pri pripravi Enotnega pisnega strokovnega navodi- la za Zavod za šolstvo RS, na sestanku, ki se ga je udeležila predstavnica Zavoda za šolstvo RS Maja Tomc, smo 23. novembra 2022 pregledale vse spremembe. Za MIZŠ bo Medarhivska delovna skupina za vzgojo in izobraževanje pri- pravila potrebne spremembe EKN za področje vzgoje in izobraževanja, obja- vljene z Odredbo o enotnem klasifikacijskem načrtu z roki hrambe za vzgoj- no-izobraževalne zavode (Uradni list RS, št. 66/2014). Spremembe so povzete po Pravilniku o določanju rokov hrambe za javno upravo (Uradni list RS, št. 19/2019) in po področnih pravilnikih o dokumentaciji v vrtcih, osnovni šoli, glasbenih šolah in srednjih šolah. Predlagani popravki: 1. Večino evidenc iz T spremeniti v A. 2. V EKN manjkajo evidence, ki so naštete v pravilnikih kot trajne, zato smo jih dodali. 3. Pri klasifikacijskem znaku OŠ 60303 predlagamo pri »dokumentacija o delu oddelkov« A-vzorčno kot pri vrtcih in srednjih šolah ter domovih, mišljeni so dnevniki in redovalnice. 194 O delu Arhivskega društva Slovenije || Activities of the Archival Society of Slovenia 4. Pri GŠ predlagamo klas. znak 60313 Vzg.-izob. Program, obvezno dodati Matični list A kot pri osnovnih in srednjih šolah. 5. Evidenca vključenih otrok v vrtec klas. znak 6021 obvezno A, to je edini dokument, kdo je kam hodil v vrtec, potrebujejo za državljanstvo. 6. Spregledali so dokumentacijo NPZ. 7. Osebna mapa otroka-učenca-dijaka s posebnimi potrebami in Oseb- na mapa učenca, ki potrebuje pomoč oziroma svetovanje (A vzorč- no). Glej okrožnico MIZŠ št. 092-7/2018 Arhiviranje šolske dokumenta- cije, s katero smo dosegli, da so zgoraj navedene mape A-vzor. Pravna podlaga: • Pravilnik o določanju rokov hrambe (Uradni list RS, št. 49/2019), • Pravilnik o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju predšolske vzgoje (Uradni list RS, št. 80/2004), • Pravilnik o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovno- šolskega izobraževanja (Uradni list RS, št. 80/2004), 16. člen, • Pravilnik o dokumentaciji v osnovni šoli (Uradni list RS, št. 61/2012), • Pravilnik o nacionalnem preverjanju znanja v osnovni šoli, Uradni list RS, št. 30/2013, 49/2017), • Pravilnik o dokumentaciji v glasbenih šolah (Uradni list RS, št. 61/2012), • Pravilnik o šolski dokumentaciji v srednješolskem izobraževanju (Uradni list RS, št. 30/2018), • Pravilnik o bivanju v dijaških domovih (Uradni list RS, št. 30/2018), • Zakon o višjem strokovnem izobraževanju (Uradni list RS, št. 86/2004 in 100/2013), • Pravilnik o evidencah in dokumentaciji v izobraževanju odraslih (Uradni list RS, št. 32/2000), • Okrožnica MIZŠ št. 092-7/2018 Arhiviranje šolske dokumentacije. Dilema, ali zadostuje za vpis v RegUst le javno pooblastilo za izvajanje javno veljavnih vzgojno-izobraževalnih programov, še ni razrešena. Rešuje se dilema, ali so matični listi trajno ali arhivsko gradivo. Organizirale bomo enodnevna izobraževanja o pereči problematiki. b. Za leto 2022 Medarhivska delovna skupina za področje vzgoje in izobraževanja se v letu 2022 ni sestala. Dogovori, usklajevanja in reševanje problematike so pote- kali po elektronski pošti. Vodja Medarhivske delovne skupine je bila na večme- sečni bolniški. Medarhivska delovna skupina se je leta 2022 ukvarjala s strokovno di- lemo, ali so matični in osebni listi šol zgolj arhivsko gradivo (tako kot so bili opredeljeni do zdaj), ali naj postanejo trajno gradivo šol. Večina arhivistk meni, da naj postanejo trajno gradivo šol. Še vedno lahko pristojni arhivist osebne in matične liste označi kot arhivsko gradivo v Pisnih strokovnih navodilih. Maja Povalej se je z dopisom ponovno obrnila na MIZŠ glede priprave in potrditve sprememb v novem enotnem klasifikacijskem načrtu (EKN) za podro- čje vzgoje in izobraževanja. Na ministrstvu so pregledali vse zakonske podlage in predloge, ki jih je pripravila Medarhivska delovna skupina, in določili šest oseb iz dveh direktoratov, ki bodo sodelovale pri novem EKN. Iz Medarhivske delovne skupine bodo sodelovale Hana Habjan, Mirjana Kontestabile Rovis in Maja Povalej. Novembra 2022 je minister dr. Igor Papič podpisal Sklep o imenovanju delovne skupine za pripravo predloga sprememb in dopolnitev Enotnega kla- sifikacijskega načrta za vzgojno-izobraževalne zavode. Skupina ima mandat do konca leta 2023. Na začetku januarja 2024 bo prvi sestanek. vodja MDS Mirjana Kontestabile Rovis