Un resume de la pratique archivistique internationale adap-tee au niveau local : manuel pratique tout simple pour ex-pliquer les bases de travail aux petites municipalites
Cristina Bianchi, Dr.
Archivist of the city of Pully, and AAS representative in the Section of Professional Associations of the International Council on Archives, Archives of the City of Pully, av. du Prieure 2, CH-1009 Pully, Switzerland
e-mail: cristina.bianchi@pully.ch
A Summary of International Archival Practice Adapted to Local Level: Practical Manual Explaining the Basics of Implementing Records Management in Small Municipalities
ABSTRACT
The management of archives in new media is even more a challenge for small administrations and municipalities who do not have a professional archivist to deal with them. Archiving and preserving traditional documents are generally well controlled nowadays; it is the organization of current and semi-current records, including a mix of digital and paper documents, which is a growing challenge. The issue is intensified by the use of increasingly common computer tools not controlled at the level of information retention. The Association Vaudoise des Archivistes had the goal to facilitate the task of managing documents to municipal authorities. A "Practical Handbook of Records Management" was developed. Realizing that non-professional people appointed to positions of part-time archivists would never read the archival literature or international standards, it opted for a practical simplification of the principles to be implemented in small public entities in order to manage and retrieve vital documents, on all kinds of media, which are the evidence and memory of the life of regional communities.
Una sintesi sull'utilizzo internazionale dell'archivistica adattata a livello locale: manuale pratico e sem-plice che spiega le basi del lavoro ai Comuni di piccole dimensioni
SINTESI
La gestione dei documenti nel contesto dei nuovi media e ancora piu difficile per le piccole giurisdizioni e i comuni che non dispongono di un archivista professionista per la loro elaborazione. L'archiviazione e la conser-vazione dei documenti tradizionali sono generalmente ben gestite ai nostri giorni, e l'organizzazione degli archi-vi correnti ed intermedi, che include un misto di documenti cartacei ed in forma elettronica, che e una sfida continua. Il problema e maggiore con l'uso, sempre piu frequente, di strumenti informatici non controllabili a livello della conservazione delle informazioni. L'Association des Archivistes Vaudois, al fine di facilitare il com-pito di gestione alle autorita comunali, ha predisposto un "Manuale pratico di gestione dei documenti: esporre i principi del records management ai comuni Valdesi"; rendendosi ben conto che le persone preposte a posizioni di archivisti part-time non avrebbero mai letto i manuali di archiviazione e norme internazionali, ha quindi optato per una divulgazione semplice dei principi di records management per gestire e recuperare documenti essenziali che testimoniano la vita delle comunita regionali.
Povzetek mednarodne arhivske prakse prirejene lokalni ravni: praktični priročnik, ki razlaga osnove
izvajanja pisarniškega poslovanja v majhnih občinah
IZV^LEČEK
Upravljanje arhivov na novih nosilcih zapisov predstavlja največji izziv za majhne uprave in občine, ki nimajo zaposlenega arhivista. Arhiviranje ter hramba tradicionalnih dokumentov sta danes na splošno pod dobrim nadzorom; čedalje večji izziv pa predstavlja urejanje sedanjih in polpreteklih dokumentov, vključno z mešanico dokumentov v digitalni in fizični obliki. Tema je toliko bolj pereča zaradi uporabe neprimerne programske opreme, ki ne ustreza zahtevani stopnji hrambe informacij. Združenje arhivistov Vaudoise si je postavilo za cilj olajšati nalogo upravljanja z dokumenti občinskih oblasti; tako je nastal "Praktični priročnik upravljanja z dokumenti". Zavedajoč se, da osebje brez primerne strokovne izobrazbe, imenovano na položaje arhivarjev, ne bo nikoli bralo literature o arhivistiki ali mednarodnih standardih, se je razvila ideja o praktični poenostavitvi načel,
Cristina BIANCHI: Un resume de la pratique archivistique internationale adaptee au niveau local : manuel pratique tout simple pour expliquer les bases de travail aux petites municipalites, 143-150
ki jih je potrebno vnesti v majhne javne skupnosti z namenom upravljanja ter pridobivanja ključnih dokumentov na vseh vrstah nosilcev, ki so dokaz in spomin življenja regionalnih skupnosti.
Un resume de la pratique archivistique internationale adaptee au niveau local : manuel pratique tout simple pour expliquer les bases de travail aux petites municipalites
SYNTHESE
La gestion des archives dans le cadre des nouveaux medias est encore plus un defi pour les petites administrations et les municipalites qui ne disposent pas d'un archiviste professionnel pour es traiter. L'archivage et la conservation des documents traditionnels sont generalement bien geres de nos jours; c'est l'organisation des archives courantes et intermediaires, incluant un melange de documents sur support papier et electronique, qui est un defi croissant. La problematique est renforcee par l'usage de plus en plus frequent d'outils informatiques non maitrises au niveau de la conservation de l'information. L'Association Vaudoise des Archivistes, dans le but de faciliter la tache de gestion des autorites communales, a redige un «Manuel pratique de gestion des documents: Mettre en place les principes du Records management dans les communes vaudoises». Se rendant bien compte que les personnes nommees aux postes d'archivistes a temps partiel ne liraient jamais les ouvrages d'ar-chivistiques et les normes internationales, elle a opte pour une vulgarisation pratique des principes de records management a mettre en place pour gerer et recuperer les documents essentiels temoignant de la vie de la com-munaute regionale.
La gestion des archives dans le cadre des nouveaux medias est encore plus un defi pour les petites administrations et les municipalites qui ne disposent pas d'un archiviste professionnel pour les traiter. L'archivage et la conservation des documents traditionnels sont generalement bien geres de nos jours; c'est l'organisation des archives courantes et intermediaires, incluant un melange de documents sur support papier et electronique, qui est un defi croissant. La problematique est renforcee par l'usage de plus en plus frequent d'outils informatiques non maitrises au niveau de la conservation de l'informa-tion.
C'est dans le but de faciliter la tache de gestion des autorites communales que l'Association Vaudoise des Archivistes (AVA, Suisse Romande, francophone) a decide de rediger un «Manuel pratique de gestion des documents: Mettre en place les principes du Records management dans les communes vaudoises» qui donne des bases simples sur la mise en place des principes de records management dans les communes vaudoises de Suisse. L'association locale, se rendant bien compte que les personnes nommees aux postes d'archivistes a temps partiel ne liraient jamais les ouvrages d'archivisti-ques et les normes internationales, a opte pour une vulgarisation pratique des principes a mettre en place pour recuperer les documents essentiels temoignant de la vie de la communaute regionale.
Ce manuel pratique a ete redige par trois archivistes communales et une etudiante de la Haute Ecole de Gestion, filiere Information Documentaire a Geneve, qui avait fait un travail de Bachelor semblable pour l'organisation internationale Medecins sans Frontieres. L'auteur de cet article etant la directrice de memoire de cette etudiante, elle s'est dit que plutot que reinventer la roue, elle pourrait utiliser cette brillante ebauche et l'adapter aux besoins des petites communes.
L'objectif de cette intervention est donc de parcourir ensemble les parties de ce Manuel (cf. Figure 1) (http://www.archivistes.ch/news/article/manuel-pratique-de-gestion-des-documents.html), «case study» d'une pratique archivistique typiquement suisse romande, qui interessera certainement les archivistes des petites communautes, dont les pratiques doivent souvent s'adapter aux petits moyens en leur possession. De plus, la Suisse n'etant pas fortement reglementee au niveau archivistique, que ce soit dans sa politique federale, cantonale ou regionale (par exemple dans le canton de Vaud, la Loi sur l'archivage n'est sortie qu'en 2011 (LArch)), c'est un Manuel qui pourrait servir a des pays peu regle-mentes qui ont besoin d'informations tres pratiques pour mettre en route des processus simples d'ar-chivage courant.
Les origines du projet, le contexte suisse dans lequel le Manuel est inscrit, ses buts et son fon-ctionnement, ses 16 fiches, 14 annexes et 3 outils principaux exposes en 60 pages illustrees et dynami-ques sont des themes que l'auteur va aborder plus en detail et faire partager au public.
Cristina BIANCHI: Un resume de la pratique archivistique internationale adaptee au niveau local : manuel pratique tout simple pour expliquer les bases de travail aux petites municipalites, 143-150
Partir d'une litterature professionnelle riche et en faire un expose simple et pratique est absolu-ment indispensable aujourd'hui, dans un contexte de coupures de postes et de financement reduit, si l'on veut assurer une bonne gouvernance minimale et continuer a compter sur la confiance des citoyens.
Comme le dit le standard international ISO 15489, le records management, ou gestion des archives courantes et intermediaires est le «Champ ['organisation et de la gestion en charge d'un controle efficace et systematique de la creation, de la reception, de la conservation, de ['utilisation et du sort final des documents, y compris des methodes de fixation et de preservation de la preuve et de l'information liees a la forme du documents». Tous les medias sont inclus dans le cycle de vie des documents:
Ce Manuel a ete cree specifiquement pour les petites communes vaudoises qui ont peu de personnel. Le contenu est adapte aux non-specialistes, il est simple d'utilisation et concret: richement illustre d'exemples reels issus de communes vaudoises. De plus, les informations ont ete elaborees sous forme de fiches courtes et d'etapes numerotees clairement definies. Il est donc simple d'application. Bien que ce soit un travail local, le fait qu'il ait ete deja telecharge plus de 1'800 fois demontre qu'il repond a un reel besoin!
Le but du Manuel pratique est de permettre aux communes vaudoises de se mettre simplement au R^ecords management afin d'obtenir une gestion efficace des documents administratifs en cours d'utilisation et en archivage intermediaire, resoudre les problemes de classement et de conservation des documents, trouver facilement les documents, gagner du temps, repondre aux exigences administratives et legales, repondre a une demarche qualite, gerer correctement les documents papier et electroni-ques, garantir l'authenticite, l'integrite, la fiabilite et l'exploitabilite des documents.
Cristina BIANCHI: Un resume de la pratique archivistique internationale adaptee au niveau local : manuel pratique tout simple pour expliquer les bases de travail aux petites municipalites, 143-150
Les 16 fiches principales expliquent comment mettre en place un records management simple:
Fiche 1: Principes generaux
Fiche 2: Notions de base
Fiche 3: Etablir un plan de classement unique
Fiche 4: Implementation electronique du plan de classement
Fiche 5: Creation et classement des dossiers electroniques
Fiche 6: Classement et denomination des fichiers electroniques
Fiche 7: Application papier du plan de classement
Fiche 8: Calendrier de conservation_
Fiche 9: Application du calendrier de conservation
Fiche 10: Transfert des dossiers intermediaires papier
Fiche 11: Transfert des dossiers intermediaires electroniques
Fiche 12: Versement aux archives definitives
Fiche 13: Conditionnement des dossiers papier
Fiche 14: Gestion du courrier electronique
Fiche 15: Gestion des droits d'acces aux documents
Fiche 16: Consultation de dossier papier archives
Tres pratiques, 14 annexes, pour la plupart des exemples de municipalites locales qui utilisent des outils de R^ecords management, sont illustrees par des document et extraits facilitant la comprehension et la creation de formulaires propres a chaque administration.
La table des matieres, l'index, le quiz (Figure 5), le glossaire et la bibliographie completent le manuel.
Les trois outils de gestion principaux qui sont mis en avant dans ce Manuel pratique sont les procedures, la creation d'un plan de classement et le calendrier de conservation.
De maniere tres graphique, les procedures explicitent les etapes successives a faire pour la realisation d'une tache (Figure 2). Elles sont proposees dans les fiches pratiques du manuel, et peuvent etre adaptees specifiquement a chaque commune. A chaque fois, il y a une fiche pour le traitement des documents papiers et la gestion des fichiers electroniques (Figure 3).
Le plan de classement est une structure hierarchisee et unique des activites de la commune per-mettant le classement des documents, autant pour les documents sur support papier ou electronique. La gestion devra alors se faire en equipe avec le departement informatique.
Le calendrier de conservation fixe la duree de conservation des documents. Les exemples sont bases sur le calendrier des Archives cantonales vaudoises, qui evoque tous les cas de figure au niveau de l'administration regionale. Il est conseille d'en alleger le contenu en fonction des documents geres par la commune.
D'autres outils comme la charte de nommage (Figure 4), l'inventaire des dossiers courants, archives intermediaires et archives definitives, le bordereau d'elimination, le bordereau de versement, le reglement d'acces, le formulaire de demande de consultation et la fiche de pret sont donnes en exemple pour que les communes creent des documents a leur besoin et les utilisent pour ameliorer la gestion de eurs archives.
Rester simple tout en gerant ses archives papier et electronique de maniere structuree et efficace est le credo de ce Manuel pratique, destine aux petites structures administratives.
Cristina BIANCHI: Un resume de la pratique archivistique internationale adaptee au niveau local : manuel pratique tout simple pour expliquer les bases de travail aux petites municipalites, 143-150
Figure 1
Cristina BIANCHI: Un resume de la pratique archivistique internationale adaptee au niveau local : manuel pratique tout simple pour expliquer les bases de travail aux petites municipalites, 143-150
c-n
ti
IN 5J

Cristina BIANCHI: Un resume de la pratique archivistique internationale adaptee au niveau local : manuel pratique tout simple pour expliquer les bases de travail aux petites municipalites, 143-150
v/^ tg
ti
Cristina BIANCHI: Un resume de la pratique archivistique internationale adaptee au niveau local : manuel pratique tout simple pour expliquer les bases de travail aux petites municipalites, 143-150
SUMMARY
The management of archives in new media is a challenge, even more, for small administrations and municipalities who do not have a professional archivist to deal with them. Archiving and preserving traditional documents is generally well controlled nowadays; it is the organization of current and semi-current records, including a mix of digital and paper documents, which is a growing challenge. The issue is intensified by the use of increasingly common computer tools not controlled at the level of information retention. The Association Vau-doise des Archivistes (AVA, French part of Switzerland), in its purpose to facilitate the task of managing documents to municipal authorities, has developed a "Practical Handbook of Records Management: Put in place RM principles in local communities" that provides a simple basis on implementing the principles of records management in the municipalities of the French part of Switzerland. The local association has realized that the non-professional people appointed to positions of part-time archivists would never read the archival literature or international standards, so it has opted for a practical simplification of the principles to be implemented in small public entities to retrieve vital documents, on all kinds of media, which are the evidence and memory of the life of regional communities. The objective of this presentation is to browse the main parts of this Manual as a "case study" of an archival practice typically Swiss (http://www.archivistes.ch/news/article/manuel-prati-que-de-gestion-des-documents.html), which will certainly interest archivists of small communities whose practices often must fit the small means in their possession, and who are not yet used to dealing with digital records.
Original scientific article Submitting date: 04.04.2012 Acceptance date: 30.06.2012