© Strojniški vestnik 46(2000)2."77-83 ISSN Q039-24S0 UDK 65B.51 :51S.2 Izvirni znanstveni članek (1 .01 ] Journal of Mechanical Engineering <4BC200032,~7"7-8S ISSN 0039-24-B0 UDC 65B.51:519.2 Original scientific paper C1 .013 Postopek izbire sistema načrtovanja in krmiljenja proizvodnje A Production Planning and Control System Selection Procedure Marko Starbek - Janez Grum Sistem načrtovanja in krmiljenja proizvodnje, kratko sistem PPS, ima poglavitno nalogo, da v podjetju reši zapleteni problem načrtovanja in krmiljenja proizvodnje. Trg ponuja množico komercialnih računalniško podprtih sistemov PPS in v podjetjih se srečujejo s problemom, kako iz množice ponujenih sistemov izbrati za konkretno podjetje najprimernejši sistem PPS. V prispevku je prikazana splošna struktura sistema PPS, ki prikazuje logično zaporedje izvajanja nalog načrtovanja in krmiljenja proizvodnje, ter opisan dvojazni postopek izbire najprimernejšega sistema PPS. Testiranje dvojfaznega postopka izbire najprimernešega sistema PPS je bilo izvedeno v podjetju, kije proizvajalec ključavnic in okovja. Po rezultatih testov se je poslovno vodstvo nazadanje lahko odločilo za najprimernejši sistem PPS. © 2000 Strojniški vestnik. Vse pravice pridržane. (Ključne besede: sistemi PPS, koristnost, funkcije sistemske, strukture sistemov) The basic task of a production planning and control (PPC) system is to solve the complex tasks of production planning and control in a company. There are several computer-aided PPC systems commercially available, and companies find it difficult to select the optimal system from the wide variety of systems available on the market. This paper presents the general structure of a PPC system, showing the logical execution sequence of production planning and control tasks, and describes a two-phase selection of an optimal PPC system. The two-phase procedure of selecting an optimal PPC system was tested in a company that produces locks and metal parts. Based on the test results the company management selected the optimal PPC system. © 2000 Journal of Mechanical Engineering. All rights reserved. (Keywords: PPC systems, benefits, system functions, system structure) OUVOD 0 INTRODUCTION Na tržišču se pojavljajo različni računalniško podprti sistemi PPS, ki omogočajo izvajanje nalog načrtovanja in krmiljenja proizvodnje [l]. Ključno vprašanje je, kako izbrati za podjetje najprimernejši sistem PPS in kako izbrani sistem hitro in dovolj uspešno uvesti. Metodologija načrtovanja in krmiljenja proizvodnje pravi, da načrtovanje proizvodnje vključuje naloge: načrtovanje primarnih potreb, načrtovanje materialnih potreb, pretočno terminiranje naročil in izravnava zmogljivosti, krmiljenje proizvodnje pa naloge: spuščanje naročil, fino terminiranje naročil ter zbiranje podatkov in nadzor proizvodnje [2]. Prikaz logičnega zaporedja izvajanja vseh nalog načrtovanja in krmiljenja proizvodnje ter potrebnega toka informacij nas pripelje do strukture sistema PPS, ki jo prikazuje slika l. There are various computer-aided PPC systems available on the market and they all allow for processing of production planning and control tasks [l]. The main issue here is how to select the optimal PPC system for a given company. According to production planning and control methodology, production planning consists of: primary needs planning, material needs planning, flow termination of orders, and resources levelling, while production control consists of: releasing of orders, fine termination of orders, and data acquisition [2]. To show the logical sequence of production planning and control tasks, together with the required information flow, the structure of the PPC system should be constructed, as shown in Figure 1. ennsswiMi^KD stran ~7~7 M. Starbek - J. Grum: Postopek izbire sistema PPS - A PPC-System Selection Procedure s = 0 Naloge/ Tasks V A, A2 A3 A4 OBDELAVA PODATKOV/ DATA PROCESSING •strojna oprema/ hardware •programska oprema/ software Načrtovanje prvinskih potreb/ Primary requirements planning i Načrtovanje materialnih potreb/ Material requirements planning 1' Pretočno terminiranje/ Time planning i Izravnava zmogljivosti/ Capacity planning 1 s = s+l Prevzem naročil/ Releasing of orders iL A5 A6 No '' Podrobno terminiranje/ Fine termination ,^-""^R.ezultati <^^ sprejemljivi ^^. Acceptable ^\. results ? Da/YesT^ 7/"~\.Ne' Zajemanje podatkov in nadzor proizvodnje/ Data acquisition and controling A7 of proč uetion SI. 1. Struktura sistema PPS Fig. 1. Structure of the PPC system Načrtovanje in krmiljenje proizvodnje se prične z rešitvijo naloge A, - "Načrtovanje prvinskih potreb". Izstopni podatki naloge A; lahko predstavljajo vhodne podatke za izvedbo naloge A2 - "Načrtovanje materialnih potreb", ali se začasno shranijo za druge naloge sistema PPS. Če nosilec odločitev po prvi izvedbi nalog Aj do A6 ni zadovoljen z doseženimi rezultati, lahko naloge delno ali v celoti ponavlja (izvedba iteracij), dokler ne pride do želenih rezultatov. Analiza razpoložljivih komercialnih sistemov PPS je pokazala, da so si sistemi po sestavi zelo podobni, saj vsi omogočajo reševanje sedmih nalog načrtovanja in krmiljenja proizvodnje, razlikujejo pa se v: - primernosti sistema za ugotovljeni tip proizvodnje (individualna, serijska ali masovna), - potrebni strojni opremi, programskem jeziku in sistemski ureditvi baz podatkov, Production planning and control starts with the A, task - Primary requirements planning. Output data from the A^ task can either present input data for execution of the A., task - Material requirements planning, or else it can be temporarily stored for other PPC-system tasks. If the decision-maker is not satisfied with the results obtained after the first execution of tasks A, to A, then the tasks can be completely or partially (iteratively) repeated until the desired results have been obtained. An analysis of commercially available PPC systems has shown that the structures of all systems are very similar: they all provide the solution to the seven tasks of production planning and control. However, some of the differences between them are: - suitability for a particular production type (individual, serial or mass production), - required hardware, programming language and database system, - minimum and maximum cost of software and hardware, wa=i idWJLMl! stran 7B M. Starbek - J. Grum: Postopek izbire sistema PPS - A PPC-System Selection Procedure - najmanjših in največjih stroških za nakup strojne in programske opreme, - metodah načrtovanja in krmiljenja proizvodnje, - sistemih JIT, KANBAN, sočasni inženiring, - vmesnikih za lastne in tuje programe, - kakovosti izvajanja nadzora proizvodnje. Da bi podjetju uspelo iz množice ponujenih komercialnih sistemov PPS izbrati najprimernejši sistem, mora izdelati projekt izbire sistema PPS, ki naj da odgovor na vprašanje o vrstah in zaporedju izvajanja dejavnosti projekta. - available methods of production planning and control, - incorporation of JIT, KANBAN, and concurrent engineering systems, - available interfaces for other software, - quality of production control. In order to select the optimal system from the many commercially available PPC systems a company should design a project for the PPC-system selection. The project should be designed to assess which activities should be performed, and in what sequence. 1 PROJEKT IZBIRE SISTEMA PPS 1 PPC-SYSTEM SELECTION PROJECT Izboro sistema PPS si lahko predstavljamo kot projekt, katerega strukturo je mogoče določiti z izvedbo delavnice ustvarjalnosti [3]. V okviru Laboratorija za proizvodne sisteme na Fakulteti za strojništvo v Ljubljani smo oblikovali raziskovalno skupino, da določi strukturo projekta izbire sisema PPS (delavnica ustvarjalnosti) in pripravi vse potrebne podatke oziroma informacije za uspešno vrednotenje komercialnih sistemov PPS. Rezultat izvedbe delavnice ustvarjalnosti, to je struktura WBS [4] projekta izbire sistema PSS, je viden na sliki 2. The PPC-system selection can be presented as a project, whose structure can be defined during a creativity workshop [3]. In the Production Systems Laboratory of the Faculty of Mechanical Engineering in Ljubljana, Slovenia, a research team has been formed which can define the structure of a PPC system selection project (in a creativity workshop), and prepare all the required data for successful evaluation of commercial PPC systems. The result of the creativity workshop should be the WBS structure [4] of the PPC-system selection project, as shown in Figure 2. PROJEKT IZBORA PPS-SISTEMA/ PPC-SYSTEM SELECTION PROJECT PRIPRAVLJALNA DELA/ PRELIMINARY WORK Priprava projekta/ Preparing project S§ ? o m ti P~ ^ >U "JO- O '—I i la SO &« —. S •G c O ra "Bo C. E > O 11 IfflC» '5 P- CO U Q ¦sa si 5^ JE analiza obstoječega PPS-sistema/ Analysis of CURRENT PPC-svstem J II u te CD = xi 9 S 00 o co ¦— M« o- ES c 5 ¦a g go y = JJ cd — CO •iJ II o->-> ,11 S-s oojj S'S C O. "31 D O l.l NAJ koncept PPS- sistema/ BEST concept of PPC- ystem 1 etja/ ructu CO ^ E me p t iona fe « tev/ quire NV > o ,g.B O Olj H* ,>« x f-> « 2 Ä to c^ L9 ava of c M cncH u o OQ U 00 T3 C ~"' O '-vH 8* g.s u 2 S O IZBOR PPS-SISTEMA/ SELECTION OF PPC-SYSTEM Groba izbira PPS-sislemov/ Preselection of PPC- systems 1 s CD O m m co Po pravilu množenja matrik je tedaj matrika Using the rule of multiplying matrices we koristnosti ponujanih sistemov: get the benefit matrix of the treated systems: K = U S Z razvrstivijo elementov matrike koristnosti K raziskovalna skupina pride do ožje skupine treh do petih sistemov za podrobno izbiro. 2.2 Podrobna izbira sistema PPS Postopek fine izbire najprimernejšega sistema PPS se prične z izvedbo testov pri ponudnikih ožje skupine treh do petih sistemov in zapisovanjem točkovnih vrednosti izpolnjevanja zahtevanih funkcij s*. Torej, za /-ti sistem ožje skupine je raziskovalna skupina sestavila n-terico števil s.* točkovnih vrednosti izpolnjevanja zahtevanih funkcij sistema: By ranging elements of the benefit matrix K, the research team can get the smaller group of three to five systems, which will be used in the final selection. 2.2 Final selection of the PPC system The final selection of the optimal PPC system starts with tests of the systems from the smaller group at the bidders. Notes are made about the fulfilment of required functions sy*. For the /-th system of the smaller group the research team therefore made an «-tuple of numbers sy* (fulfilment of the /-th function in the 7-th system): s.r ,..., s.. ,..., s * where sjj* can be between 0 and 100 points. .v. * - točkovna vrednost izpolnjevanja /-te funkcije, s..*- fulfilment of the /-th function in they-th system kjer je sg* lahko med 0 in 100 točk. /-tega sistema ožje skupine Po podatkih o pomembnosti zahtevanih funkcij sistema u. in točkovnih vrednostih izpolnjevanja funkcij/-tega sistema $ * je skupina lahko sestavila vsoto zmnožkov pomembnosti in točkovnih vrednosti izpolnjevanja funkcij ./-tega sistema: (smaller group) The team made a sum of products of relative weights of the required functions u/ and fulfilment of functions of they-th system <%•*: u. ¦ s.. + 2 ij ' ' n nj ki pomeni koristnost /-tega sistema ožje skupine: which is the benefit of the/'-th system of the smaller group: kj*=2fs*t k* - koristnost j-tega sistema ožje skupine Tudi pri podrobni izbiri je primeren izračun koristnosti ožje skupine sistemov mogoče zapisati v matrični obliki, v ta namen je treba sestaviti dve matriki, in sicer: kj*- benefit of they'-th system of the smaller group During final selection of the PPC system, it is also useful to calculate the benefit of the smaller group in a matrix form; for this purpose it is necessary to form the following matrices: ©örT^fei^MD^GCD stran B3 I M. Starbek - J. Grum: Postopek izbire sistema PPS - A PPC-System Selection Procedure - matriko S* točkovnih vrednosti izpolnjevanja zahtevanih funkcij ožje skupine sistemov s * ki ima n vrstic in tri oziroma pet stolpcev: - Matrix S* for the fulfilment of the required functions sij* in the pre-selected systems (the matrix has n rows and three to five columns): |c * * * nl a til a «4 a n - matriko K* koristnosti k* sistemov ožje skupine, - Matrix K* for the benefit k* of the treated sys- ki ima eno vrstico in pet stolpcev: terns (the matrix has one row and five columns): K* = [k*,k2*,k^*,k4*,k*] Po pravilu množenja matrik je tedaj matrika koristnosti ožje skupine sistemov: Using the rule of multiplying matrices we get the benefit matrix of the smaller group: K* = U • S* Z razvrščanjem elementov matrike By ranking the elements of benefit matrix koristnosti K* raziskovalna skupina končno pride do K*, the research team finally arrives at the optimal najprimernejšega oziroma optimalnega sistema PPS: PPC system: V nadaljevanju bo prikazan primer izbire The following is a sample case of optimal optimalnega sistema PPS. PPC system selection. 3 PRIMER IZBIRE SISTEMA PPS 3 SAMPLE CASE OF PPC- SYSTEM SELECTION Podjetje, ki se je odločilo za izbiro optimalnega komercialnega sistema PPS, je proizvajalec ključavnic in okovja. Koje poslovno vodstvo analiziralo sedanji sistem načrtovanja in krmiljenja proizvodnje, je ugotovilo naslednje pomanjkljivosti sistema: - ni enotne baze podatkov, - ni sprotnih povratnih informacij, - reševanje nalog načrtovanja in krmiljenja proizvodnje je le delno računalniško podprto, - časi izvedbe nalog so predolgi, - dogovorjeni roki so pogosto prekoračeni. V fazi priprave na izbiro sistema PPS je poslovno vodstvo z izvedbo delavnice ustvarjalnosti prišlo do pričakovanih ciljev izbire in uvedbe novega sistema PSS, in sicer: - enotne baze podatkov, - sistemskega postopka dopolnjevanja sedanjih baz podatkov, - tekočega spremljanja in nadzora naročil, - brezpogojnega izpolnjevanja dogovorjenih rokov, - krajšega pretočnega časa naročil, - preglednosti stanja zmogljivosti. Na temelju analize pričakovanih ciljev se je poslovno vodstvo odločilo za oddelke in dejavnosti, ki bodo vključene v novi sistem, in to: - razvoj proizvodov, ki mora s svojimi novostmi The company which decided to select the optimal commercial PPC system produces locks and metal parts. When the company management analysed the current PPC system they found the following key problems: - there is no uniform database, - there is no real-time feedback information, - PPC system tasks are only partially computer-aided, - execution of tasks takes too much time, - agreed terms are often exceeded. In the preparatory phase of the PPC system selection the management organised a creativity workshop and got the expected goals of selection and implementation of the new PPC system: - uniform database, - systematic approach to the current databases upgrade, - continuous monitoring and supervision of orders, - unconditional fulfilment of agreed terms, - shorter flow times of orders, - transparent state of resources. Based on the analysis of the expected goals, the management decided that the following departments be included in the new system: - development department - it should provide new ^TtšKafcJJMOiBCCD stran 84 M. Starbek - J. Grum: Postopek izbire sistema PPS - A PPC-System Selection Procedure zagotoviti izdelke, ki bodo konkurenčni na trgu, - konstrukcijo, ki mora pri svojem delu upoštevati sedanje zmogljivosti podjetja, - tehnologijo, ki mora načrtovati takšne tehnološke postopke, ki bodo zagotavljali kakovost in gospodarnost, - pripravo proizvodnje, ki mora zagotoviti največji pretok naročil, - proizvodnjo, ki mora izvesti naročila ob pravem času, v pravi količini in zahtevani kakovosti, - skladišča, ki morajo biti organizirana tako, da bo v njih čim manj materiala, da pa nikoli ne bo prišlo do pomanjkanja. Po daljši razpravi je poslovno vodstvo določilo tudi naloge, ki naj bi jih reševal novi sistem PPS: - načrtovanje prvinskih potreb glede na prejeta naročila ter napovedi, - načrtovanje materialnih potreb za nemoteno izvedbo prvinskih potreb, - pretočno terminiranje naročil glede na dogovorjene dobavne roke, - izravnava zmogljivosti, za katere se načrtuje prevelika obremenjenost, - sprejem naročil glede na dogovorjena prednostna pravila, - podrobno terminiranje naročil glede na dogovorjene roke in razpoložljivost zmogljivosti, - zbiranje podatkov o izvedenih naročilih, - nadzor proizvodnje, ki poskrbi za tekočo primerjavo NAJ/JE podatkov o izvedbi naročil in pripravi predloge ukrepov. Nazadnje se je poslovno vodstvo odločilo, da bo treba pri izbiri novega sistema PPS upoštevati naslednje omejitve: - stroški nakupa strojne in programske opreme novega sistema PPC so omejeni, - dobavitelj programske opreme mora imeti v Sloveniji pooblaščenega zastopnika, - dobavitelj programske opreme mora imeti v Sloveniji najmanj eno referenco, - v izbiro naj bodo vključeni le komercialni sistemi, ki ustrezajo tipu proizvodnje podjetja. Na predlog poslovnega vodstva je bila oblikovana sedemčlanska projektna skupina, ki naj poskrbi za izbiro novega sistema PPS. Projektna skupina je pričela postopek grobe izbire sistemov PPS. Najprej seje seznanila z literaturo, ki daje pregled nad razpoložljivimi funkcijami ponudnikov komercialnih sistemov [2] in na podlagi zbranih podatkov oblikovala katalog največje zmogljivosti ponujenih sistemov. Katalog je poslala vodjem služb, ki bodo vključene v novi sistem, s prošnjo, da za vsako dejavnost ocenijo pomembnost funkcije, in to z enim od predlaganih simbolov (nujno potrebna ++; potrebna +; koristna 0; nepotrebna -). competitive products, | - design department - it should take into account ' the current resources of the company, | - technology department - it should plan techno- ' logical procedures that will provide quality and , efficiency, ' - production prepare - it should provide maximum , flow of orders, i - production - it should process the orders at the right , time, in the right quantity and of the required quality, ' - warehouses - they should be organised in such a way , that there is a minimum amount of material in them, i yet there should never be a problem of shortages. After a lengthy discussion the management i defined the tasks which should be solved by the new j PPC system: i - planning primary needs with respect to obtained J orders and prognoses, i - planning material needs for undisturbed ' fulfilment of primary needs, i - flow termination of orders according to agreed ] delivery terms, i - resources levelling where too high a load is ex- ' pected, i - releasing orders according to agreed priority rules, ' - fine termination of orders in accordance with i agreed terms and available resources, - data acquisition of processed orders, | - production control, which should make continu- ' ous comparisons of the reference and actual data , about accomplishment of orders and preparation ' of proposed measures. Finally the company management decided ' that the following restrictions should be taken into , account when selecting the new PPC system: i - costs for the hardware and software of the new , PPC system are limited, i - supplier of software should have an authorised . representative in Slovenia, i - supplier of software should have at least one ref- ] erential installation, i - the selection should take into account only the [ commercial systems, appropriate for the given i production type. The company management formed a seven- i member project team for selection of the new PPC system. i The project team started with the PPC sys- ' tern pre-selection procedure. i First it made an overview of the literature ' which lists available functions of the commercial PPC i systems [2] and on the basis of the data obtained it ' formed a catalogue of the maximum performance of i available systems. The catalogue was sent to the ' heads of departments which will be included in the i new system; each function should have been assigned ' a symbol according to its importance (absolutely i needed ++, needed +, useful 0, useless —). _____________________________| g^r^Kg^^JP^rign bjf^ stran 85 | MISTOOK M. Starbek - J. Grum: Postopek izbire sistema PPS - A PPC-System Selection Procedure Prejete odgovore vodij služb je projektna skupina pregledala, uskladila in po izločitvi nepotrebnih funkcij prišla do hierarhičnega strukturnega načrta in kataloga zahtevanih funkcij novega sistema PPS, katerega izsek prikazuje preglednica 1. The project team overviewed the answers obtained, harmonised them, and after the elimination of useless functions formed a hierarchical structural plan and a catalogue of required functions of the new PPC system (part of it is shown in Table 1). Preglednica 1. Katalog zahtevanih funkcij novega PPS-sistema Table 1. Catalogue of required functions of new PPC system Zahtevane funkcije novega sistema PPS/ Required function of the new system i = 1,2,... 64 OPIS ZAHTEVANIH FUNKCIJ/ DESCRIPTION OF FUNCTIONS POMEMBNOSTI FUNKCIJ/ IMPORTANCE OF FUNCTIONS ++ ¦ . + 0 fi Ponudbena kalkulacija/ Bid calculation • t\ Srednja vrednost/ Mean value • f3 Gibljiva povprečja/ Moving averages • u Simuliranje/ Simulation • fs Hevristični postopki/ Heuristic procedures • • f« Zaščita z gesli/ Password protection • fa Shranjevanje podatkov/ Backup • ff,4 Pomoč pri zagonu/ Start help • Da bi zainteresirani ponudniki komercialnih sistemov PPS lahko sestavili ustrezne ponudbe, jim je vodja projekta dostavil: - spisek od poslovnega vodstva postavljenih omejitev, katerih brezpogojno izpolnjevanje je pogoj za pripravo ponudbe, - katalog zahtevanih funkcij novega sistema z ocenami pomembnosti funkcij, - spisek podatkov o podjetju (tip proizvodnje, število in dimenzija kosovnic, število tehnoloških postopkov, največje število operacij). Ponudnikom je bil sporočen tudi rok sprejemanja ponudb ter ime osebe za stike. V predpisanem roku je podjetje prejelo sedem ponudb komercialnih sistemov PPS z natančnim pregledom izpolnjevanja oziroma neizpolnjevanja zahtevanih funkcij sistema. Na temelju podatkov vseh sedmih ponudnikov komercialnih sistemov je vodja projekta sestavil matriko funkcionalnosti ponujenih sistemov, katere del prikazuje preglednica 2. Nadaljnja naloga projektne skupine je bila prireditev uteži funkcijam. Za izvedbo te naloge je bila uporabljena metoda primerjave parov [5] ob upoštevanju ocen pomembnosti zahtevanih funkcij, zbranih v preglednici 1. Poznani matriki prireditve pomembnosti zahtevanim funkcijam novega sistema PPS U in The project head sent the following data to the potential bidders of commercial PPC systems so that they could make suitable bids: - list of limitations (defined by the company management) which should be unconditionally fulfilled by the bidders, - catalogue of required functions of the new system together with the importance of the functions, - list of data of the company (production type, number and dimension of bills of material, number of technological procedures, maximum number of operations). Bidders also received the term for acceptance of bids and the name of the contact person. In due time the company received seven bids of commercial PPC systems with a detailed overview regarding the fulfilment of required system functions. Based on the data from all seven bidders of commercial systems the project head composed a matrix of functionalities of the bid systems; part of it is shown in Table 2. The next task of the project team was to assign relative weights to the functions. This task was carried out using a pair comparison method [5], together with taking into consideration the estimates of importance of the required functions, stated in Table 1. The known matrix U of relative weights of the new PPC system functions, and matrix S of ^msxsiJö rmMio stran 86 M. Starbek - J. Grum: Postopek izbire sistema PPS - A PPC-System Selection Procedure Preglednica 2. Matrika funkcionalnosti ponujanih sistemov PPS Table 2. Matrix of functionalities of the bid PPC systems Zahtevane funkcije novega sistema PPS/ Required function of the new system i = 1,2, ...64 OPIS ZAHTEVANIH FUNKCIJ/ DESCRIPTION OF FUNCTIONS PONUDNIKI SISTEMOV PPS/ BIDDERS OF PPC-SYSTEM j = 1,2,.. .7 PPC, PPC2 PPC3 PPC4 PPC5 PPC6 PPC? Sil Si2 Si3 Sj4 % Si6 Si7 fi Ponudbena kalkulacija/ Bid calculation 0 1 1 1 1 1 f2 Srednja vrednost/ Mean value 1 0 0 0 0 1 f3 Gibljiva povprečja/ Moving averages 0 0 1 0 0 0 u Simuliranje/ Simulation 0 0 0 0 1 1 h Hevristični postopki/ Heuristic procedures 0 0 0 0 0 0 0 • u» Zaščita z gesli/ Password protection 0 0 1 0 0 0 1 b Shranjevanje podatkov/ Backup 1 1 1 1 1 1 1 fe Pomoč pri zagonu/ Start help 1 0 1 1 0 1 1 Preglednica 3. Matrika koristnosti ponujanih sistemov PPS (groba izbira) Table 3. Matrix of benefit of bid PPC systems (preselection) Zahtevane funkcije novega sistema PPS/ Required function of the new system i = 1, 2,... 64 OPIS ZAHTEVANIH FUNKCIJ/ DESCRIPTION OF FUNCTIONS Pomembnost zahtevanih funkcij/ Weights of required functions PPC, PO BI PPC2 NUDNII DDERS PPC3 il SISTI OF PPC = 1,2,... PPC4 :movp -SYSTE 7 PPCs PS/ M PPC«. PPC7 Sil Sf2 Si3 Sf4 Sis Si6 Sj7 fi Ponudbena kalkulacija/ Bid calculation 0,0520 0 0,0520 0.0520 0,0520 0,0520 0,0520 0,0520 f: Srednja vrednost/ Mean value 0.0195 0.0195 0 0 0,0195 0 0 0,0195 f, Gibljiva povprečja/ Moving averages 0,0098 0 0 0,0098 0,0098 0 0 0 fa Simuliranje/ Simulation 0,0020 0 0 0 0,0020 0 0,0020 0,0020 f* Hevristični postopki/ Heuristic procedures 0,0195 0 0 0 0 0 0 0 • • fe Zaščita z gesli/ Password protection 0,0030 0 0 0.0030 0 0 0 0.0030 f« Shranjevanje podatkov/ Backup 0,0048 0.0048 0.0048 0.0048 0,0048 0.0048 0,0048 0,0048 »64 Pomoč pri zagonu/ Start help 0,0020 0.0020 0 0,0020 0,0020 0 0,0020 0,0020 M Lu, =1,000 0,7829 0,5173 0,5958 0,8714 0,6971 0,7193 0,64533 *,-Jfc-',) STOPNJA PONUJANIH SISTEMOV PPS/ RANK OF THE BIDDEN PPC-SYSTEMS 2. 7. 6. 1. 4. 3. 5. M. Starbek - J. Grum: Postopek izbire sistema PPS - A PPC-System Selection Procedure , funkcionalnosti ponujanih sistemov S sta omogočili izračun i elementov matrike koristnosti ponujanih sistemov, saj je: | K Del rezultatov izračuna matrike koristnosti i sedmih ponujenih sistemov prikazuje preglednica 3. 1 Po razvrščanju ponujenih sistemov PPS glede i na doseženo koristnost je projektna skupina ugotovila, 1 da dosega prvo mesto sistem PPS4, drugo PPS; in tretje \ PPS6 in da ti sistemi pomenijo ožjo skupino za fino izbiro. i Po odločitvi za ožjo skupino sistemov je ' projektna skupina v povezavi s ponudniki ožje skupine i sistemov pripravila načrt izvedbe testov pri posameznem 1 ponudniku. Med izvedbo testov so člani skupine i zapisovali prednosti in pomanjkljivosti posameznega 1 sistema oziroma zapisovali točkovne vrednosti i izpolnjevanja zahtevanih funkcij posameznega sistema i ožje skupine. Sistem, ki je najbolj izpolnjeval določeno ' funkcijo, je dobil 100 točk, preostala dva sistema pa sta i dobila kazenske točke. Po izvedenih testih pri ponudnikih ožje skupine i sistemov, je bilo organizirano skupinsko usklajevanje i doseženih točkovnih vrednosti izpolnjevanja funkcij i članov skupine in to po metodi dajanja točk [3]. i Znani matriki doseženih točkovnih | vrednosti izpolnjevanja funkcij ožje skupine sistemov i S* in prireditve pomembnosti zahtevanim funkcijam 1 novega sistema U sta omogočili izračun elementov i matrike koristnosti ožje skupine sistemov, saj je: i K* i Del rezultatov izračuna matrike koristnosti | treh sistemov ožje skupine prikazuje preglednica 4. i Z razvrščanjem ožje skupine sistemov PPS 1 glede na doseženo koristnost seje projektna skupina i nazadnje odločila, da poslovnemu vodstvu predlaga, 1 naj se odloči za nakup in uvedbo komercialnega i sistema PPS4, ki izkazuje največjo koristnost. I 4 SKLEPI V prispevku je prikazana osnovna zamisel i projekta izbora sistema PPS, ki sestoji iz dveh 1 podprojektov in to podprojekta izvedbe pripravljalnih i del ter podprojekta same izbire najprimernejšega sistema 1 PPS. Posebna pozornost je dana izvedbi načrtovanih ! dejavnosti grobe in podrobne izbire sistema, ki naj i podjetja vodijo od množice ponujenih komercialnih ' sistemov do najprimernejšega sistema za podjetje. i Testiranj e načrtovanega postopka izvedbe grobe ' in podrobne izbire sistema PPS je pokazalo, da izbire ne i more izvesti posameznik, temveč se zahteva ustvarjalno 1 skupno delo skupine najodgovornejših delavcev podjetja. Končna razprava Članov skupine o projektu i izbire za podjetje najprimernejšega sistema PPS je \ pokazala, da ni dovolj le izbrati pravi sistem temveč, i daje treba izbrani sistem tudi uspešno uvesti in zato 1 bo treba v prihodnosti projekt izbora sistema razširiti i z dejavnostmi izvedbe in testnega delovanja 1 izbranega sistema. functionalities of the bidden systems enabled the calculation of benefit matrix elements: U-S Partial results of the benefit matrix calculation for the seven treated systems are shown in Table 3. By ranging the bidden systems according to achieved benefit, the project team found the PPC4 system to be in first place, the PPC^ in second and the PPC6 in third. These systems were included in the final selection. After the pre-selection the project team (together with the bidders) made a plan for tests at each bidder. During tests the project team members made notes about the advantages and drawbacks of the systems tested. The system which best fulfilled a particular function got 100 points while other two systems got penalty points. After the tests had been completed the project team harmonised the points obtained for the fulfilment of particular functions using the points assignment method [3]. The matrix S* of the fulfilment marks of functions, and the assignment of relative weights to the required functions U, enabled the calculation of the elements of the benefit matrix of the treated systems: U-S* Partial results of the matrix calculation are shown in Table 4. By ranking the pre-selected systems according to the obtained benefit, the project team finally decided that the company should buy the PPC4 system, which had the highest benefit. 4 CONCLUSIONS The paper presents the basic concept of the PPC system selection project, consisting of two sub-projects: setup works and selection of the optimal PPC system. Special attention has been paid to pre-selection and final selection activities; these should reduce the large variety of available commercial systems and guide the company to the optimal system. A test of the PPC system pre-selection and final selection procedure has proven that selection cannot be made by a single person - selection requires the creative team work of the most responsible company employees. Final discussion of the team members regarding the selection of an optimal PPC system has revealed that it is not enough to select the right system - the selected system should be successfully implemented and therefore it will be necessary to improve the selection procedure with implementation activities and the test use of the selected system. M. Starbek - J. Grum: Postopek izbire sistema PPS - A PPC-System Selection Procedure Preglednica 4. Matrika koristnosti ožje skupine sistemov PPS (fina izbira) Table 4. Matrix of benefit of preselected PPC systems (final selection) Zahtevane funkcije novega sistema PPS/ Required function of the new system i = 1,2,... 64 OPIS ZAHTEVANIH FUNKCIJ/ DESCRIPTION OF FUNCTIONS Pomembnosti zahtevanih funkcij/ Weights of required functions OŽJA SKUPINA SISTEMOV PPS/ PRE-SELECTED PPC-SYSTEMS j = 1,4, 6 PPC, PPC4 PPC6 s*u ivs*n S*,4 UfS*i4 s*-6 Uj-S*i6 f. Ponudbena kalkulacija/ Bid calculation 0.0520 - 0 80 4,1600 70 3,6400 f2 Srednja vrednost/ Mean value 0.0195 80 1,5600 100 1,9500 - 0 f3 Gibljiva povprečja/ Moving averages 0.0098 - 0 80 0,7840 - 0 L. Simuliranje/ Simulation 0.0020 - 0 100 0.2000 100 0,2000 f5 Hevristični postopki/ Heuristic procedures 0.0195 - 0 - 0 - 0 • ih Zaščita z gesli/ Password protection 0.0030 - 0 - 0 - 0 f63 Shranjevanje podatkov/ Backup 0,0048 100 0.4800 100 0.4800 100 0,4800 rM Pomoč pri zagonu/ Start help 0,0020 70 0,1400 100 0,2000 80 0,1600 L "i = MXX) 54,62 82,86 68,75 64 . . kj-lk-',) RANG PONUJANIH SISTEMOV PPS/ RANK OF THE BIDDEN PPC-SYSTEMS 3. 1. 2. 5 LITERATURA 5 REFERENCES [ 1 ] Roos, E.( 1992) Marktspiegel PPS-Systeme auf dem Prüfstand. Verlag TÜV Köln. [2] Fandel, G., Francois, P., K. Gubitz, (1997) PPS-Systeme. Springer Verlag, Berlin. [3] Schlicksupp, H. (1977) Kreative ldeenfindung in der Unternehmung. WDEG Berlin, New York. [4] Turner, J.R. (1997) The Handbook of Project-Based Management. The McGraw.Hill Companies, London. [5] Rinza, P., H. Schmitz (1992) Nutzwert-Kosten-Analyse. VDI-Verlag GmbH, Düsseldorf. [6] Starbek, M., D. Menart (1994) Influence of production flow analysis on lead times. Manufacturing Systems, Aachen. Naslov avtorjev: prof.dr. Marko Starbek prof.dr. Janez Grum Fakulteta za strojništvo Univerze v Ljubljani Aškerčeva 6 1000 Ljubljana Authors' address: Prof.Dr. Marko Starbek Prof. Dr. Janez Grum Faculty of Mechanical Enj University of Ljubljana Aškerčeva 6 1000 Ljubljana, Slovenia Prejeto: Received: 4.2.2000 Sprejeto: Accepted: 5.4.2000 ^fiFD^syMe stran B9