NARODNI MUZEJ SLOVENIJE KNJIŽNICA Matej Hreščak NABAVNA POLITIKA KNJIŽNICE NARODNEGA MUZEJA SLOVENIJE Pisna naloga za bibliotekarski izpit Ljubljana, 2017 Hreščak, M., Nabavna politika knjižnice Narodnega muzeja Slovenije. Pisna naloga za bibliotekarski izpit Ključna dokumentacijska informacija Ime in PRIIMEK: Matej HREŠČAK Naslov pisne naloge: Nabavna politika knjižnice Narodnega muzeja Slovenije Kraj: Ljubljana Leto: 2017 Število strani: __22___ Št. slik: ___2___ Št. preglednic: ___2___ Število prilog: ____/__ Št. strani prilog: ___/___ Število referenc: __35__ Strokovno usposabljanje za bibliotekarski izpit je potekalo v: Knjižnica Narodnega muzeja Slovenije Mentor v času strokovnega usposabljanja: Barbara Rogač UDK: 025.22:026:069(497.4Ljubljana) Ključne besede: nabavna politika, muzej, knjižnica, nabava, zamena Izvleček: Naloga obravnava nabavno politiko knjižnice Narodnega muzeja Slovenije od svojih začetkov do današnjih dni. V teoretičnem delu je definirana temeljna terminologija in predstavljeno stanje raziskav na področju nabavne politike in izgradnje knjižničnih zbirk. V praktičnem delu je na podlagi obstoječe literature o knjižnici in muzeju najprej pregledno opisano pridobivanje knjižnega gradiva v preteklosti, ko se je knjižnica bogatila predvsem z darovi in zameno. Nato je s pomočjo letnih poročil knjižnice in statističnih poročil za CeZaR predstavljena nabavna politika knjižnice dandanes. Nabavo vodi vodja knjižnice sama, dokumenta o nabavni politiki knjižnica nima. Nabavlja se predvsem knjižno gradivo, medtem ko je prirastek neknjižnega gradiva zanemarljiv. Posamično so obravnavani različni načini pridobivanja knjižnega gradiva, številčni podatki o nabavi so prikazani v tabelah in grafikonih. Še danes prevladuje zamena, knjižnica sodeluje s preko 400 institucijami po svetu. Zaradi premajhnih finančnih sredstev je nakupov manj, omejeni so na najnujnejše gradivo, ki ga potrebujejo raziskovalci v muzeju. Na koncu so navedeni predlogi za izboljšanje nabavne politike, zlasti kar se tiče pridobivanja lastnih sredstev, kjer je velik potencial pri uvedbi članarine in antikvarne prodaje duplikatov, ter možnosti za nadaljnje raziskovanje te tematike. Hreščak, M., Nabavna politika knjižnice Narodnega muzeja Slovenije. Pisna naloga za bibliotekarski izpit KAZALO 1. UVOD ................................................................................................................................1 2. PREDSTAVITEV KNJIŽNICE NARODNEGA MUZEJA SLOVENIJE ...........................1 3. TEORETIČNI DEL ............................................................................................................2 4. PRAKTIČNI DEL NALOGE .............................................................................................5 4.1 PRIDOBIVANJE KNJIŽNEGA GRADIVA V PRETEKLOSTI ...............................................5 4.2 PRIDOBIVANJE KNJIŽNEGA GRADIVA DANES ...............................................................7 4.2.1 NAKUP ...............................................................................................................................10 4.2.2 ZAMENA ............................................................................................................................12 4.2.3 DAROVI .............................................................................................................................14 4.2.4 »OBVEZNI IZVOD« ...........................................................................................................14 4.3 IZLOČANJE IN ODPIS GRADIVA .......................................................................................15 5. RAZPRAVA ....................................................................................................................15 6. VIRI IN LITERATURA ...................................................................................................20 6.1 VIRI .......................................................................................................................................20 6.2 LITERATURA .......................................................................................................................20 KAZALO TABEL IN GRAFIKONOV Tabela 1: Število pridobljenega knjižnega gradiva po vrsti pridobitve v obdobju 1990-2016...9 Grafikon 1: Pridobivanje knjižnega gradiva med leti 1990-2016...........................................10 Tabela 2: Finančni prihodki in poraba sredstev knjižnice Narodnega muzeja Slovenije v obdobju 2007-2016 v evrih (EUR)........................................................................................11 Grafikon 2: Delež različnega načina pridobivanja knjižnega gradiva v obdobju 1990-2016 ..13 Hreščak, M., Nabavna politika knjižnice Narodnega muzeja Slovenije. Pisna naloga za bibliotekarski izpit 1. UVOD V seminarski nalogi bom obravnaval nabavno politiko knjižnice Narodnega muzeja Slovenije. Zanimalo me bo, na kakšne načine knjižnica pridobiva knjižnično gradivo, kolikšen je prirast (kvantiteta gradiva) na letni ravni, ter kako se knjižnica odloča, kaj vključiti v svojo zbirko. Naloge se bom lotil tako, da bom s pomočjo dostopnih virov in literature na splošno opisal stanje raziskav na tem področju, nato pa se lotil obravnave konkretnega primera knjižnice Narodnega muzeja Slovenije. Za starejše obdobje bom pregledal relevantno literaturo, ki so jo objavili nekdanji delavci v muzeju in knjižnici, za današnje stanje pa bom pregledal letna poročila knjižnice in poročila o delu specialne knjižnice, ki jih knjižnica pošilja Centru za razvoj knjižnic (CeZaR) v Narodni in univerzitetni knjižnici (NUK). Pri tem se bom za novejše obdobje časovno omejil, spodnjo mejo bo predstavljalo leto 1990. Številčne podatke bom prikazal v tabelah in grafikonih in jih analiziral. Ti podatki bodo skupaj z mojim védenjem o značilnostih pridobivanja knjižničnega gradiva, ki sem si ga pridobil v času usposabljanja v knjižnici, podali sliko nabavne politike muzejske knjižnice. Na koncu bom na podlagi izrisanega stanja poskusil začrtati delo knjižnice na tem področju v prihodnosti. 2. PREDSTAVITEV KNJIŽNICE NARODNEGA MUZEJA SLOVENIJE Knjižnica Narodnega muzeja Slovenije je ena izmed starejših slovenskih knjižnic, saj deluje že vse od ustanovitve (takrat) Kranjskega stanovskega muzeja 15. oktobra 1821. Ker je imel muzej v svojih začetkih kompleksen značaj (ukvarjal naj bi se z zgodovino, naravoslovjem, statistiko, fiziko, tehnologijo in še čim), je bila posledično tudi knjižna zbirka zelo raznovrstna. V tiskanem razglasu An die vaterländischen Freunde der Wissenschaften, ki so ga izdali deželni stanovi leta 1823, je zapisano, da muzej zbira tudi vsa tiskana in rokopisna dela s področij nacionalne literature, domačega zgodovinopisja ter arhivalije (Reisp, 1976, str. 3). Prve darove je začela knjižnica dobivati že kmalu po ustanovitvi. Ker so začeli ab ovo, so sprejemali vse, kar so dobili, zato je prišlo v knjižnico tudi gradivo, ki s poslanstvom muzeja ni v tesnejši zvezi. To se pozna še danes, saj je med starejšim gradivom moč najti veliko molitvenikov, leposlovja in naravoslovnih knjig, ki so v knjižnici ostale kljub temu, da so se vmes od muzeja ločili etnografski muzej, prirodoslovni muzej in arhiv, skupaj z njimi pa tudi del gradiva. Danes je knjižnica Narodnega muzeja Slovenije največja specialna knjižnica s področja kulture. Izvaja knjižnično dejavnost kot javno službo, na voljo je vsem skupinam uporabnikov, čeprav je v prvi vrsti namenjena zaposlenim v muzeju, ki pri svojem Hreščak, M., Nabavna politika knjižnice Narodnega muzeja Slovenije. Pisna naloga za bibliotekarski izpit strokovnem in raziskovalnem delu na posameznem specializiranem področju potrebujejo »hitre in zanesljive informacije, potrebne za kvalitetno strokovno -znanstveno obdelavo muzejskih predmetov« (Plešnar Kašča, 2000, str. 6). Poleg NUK-a ima muzejska knjižnica največjo zbirko slovenike do leta 1918 (Reisp, 1976, str. 24). Mnoga redka knjižna dela in periodične publikacije hrani v državi le ta knjižnica. Od rokopisov hrani prešerniano, vodnikiano in del Zoisove korespondence. Danes zbira predvsem gradivo iz strok, ki jih proučujejo v oddelkih muzeja.1 Tako je v njej moč najti strokovno literaturo s področja arheologije, numizmatike, kulturne zgodovine, uporabne umetnosti, muzeologije in konservatorstva. Poleg knjižnične, dokumentacijske in informacijske dejavnosti knjižnica skrbi tudi za podporo splošnih dejavnosti muzeja – razstavno dejavnost, raziskovalno dejavnost, pedagoško dejavnost, mednarodno sodelovanje in izdajateljsko dejavnost. Zaradi gradiva, ki ga hrani, pa tudi zaradi načina nastajanja je knjižnica Narodnega muzeja Slovenije pomemben kulturni in zgodovinski spomenik. Njen fond je ocenjen na 250.000 enot gradiva. 3. TEORETIČNI DEL Preden se posvetimo stanju raziskav, je potrebno natančneje opredeliti tri temeljne pojme s področja dopolnjevanja knjižničnega fonda, ki jih bom uporabljal v pričujočem delu, saj jih dostikrat uporabljamo sinonimno ali brez pravih vsebinskih razlik. To so izrazi izgradnja knjižničnih zbirk, nabavna politika in nabava. »Izgradnja knjižničnih zbirk pomeni načrtovan proces pridobivanja gradiva, katerega cilj ni zadovoljiti le trenutne potrebe knjižnice, temveč v daljšem časovnem obdobju oblikovati koherentno in relevantno zbirko. Gre za načrtovan in sistematičen proces razvijanja obstoječih fondov knjižnice. Sestavljajo ga dejavnosti povezane z izborom in nabavo gradiva, tehničnega opremljanja gradiva, inventarizacijo in izločanjem gradiva« (Kodrič-Dačić, 2000, str. 25). »Nabavna politika je skupek načelnih izhodišč in konkretnih navodil o tem, po kakšnih vsebinskih in formalnih kriterijih knjižnica dopolnjuje svoje fonde ter na kakšen način ta cilj dosega« (Kodrič-Dačić, 2007, str. 93). Nabavna politika je odvisna od poslanstva in ciljev knjižnice. Iz teh temeljev izhajajo odločitve o tem, katero gradivo bo knjižnica pridobila in vključila v svoj fond, pri čemer je seveda treba upoštevati še druge dejavnike, ki ovirajo zlasti nakup izbranega gradiva – predvsem je to omejenost finančnih sredstev. V primeru knjižnice 1 Narodni muzej Slovenije ima 6 oddelkov: Arheološki oddelek, Oddelek za zgodovino in uporabno umetnost, Numizmatični kabinet, Grafični kabinet, Oddelek za konserviranje in restavriranje ter Knjižnica. Hreščak, M., Nabavna politika knjižnice Narodnega muzeja Slovenije. Pisna naloga za bibliotekarski izpit Narodnega muzeja Slovenije je ta problem še toliko bolj pereč, saj želi temeljito pokriti več zelo obsežnih področij: arheologijo, numizmatiko, kulturno zgodovino, uporabno umetnost, muzeologijo, ter restavratorstvo in konservatorstvo. Izraz nabava gradiva Kodrič-Dačićeva (2007, str. 93) opredeljuje kot izraz, s katerim označujemo ¬vse dejavnosti, povezane z izborom, naročanjem in prevzemanjem gradiva, kontrolo serijskih publikacij, tehnično opremo knjig in podobno«. Podobno jo opredeli tudi Južnič (2000, str. 12), in sicer kot ¬skupek postopkov, ki so potrebni, da želeno gradivo naročimo, pridobimo in vključimo v zbirko«. Termin nabava torej predstavlja aktivnosti, s katerimi označujemo pridobivanje knjižničnega gradiva (nakup, dar, zamena, obvezni izvod), izbor, naročanje in prevzem knjižničnega gradiva (Rampih, 2010, str. 16). V tuji literaturi je nabavna politika oz. njena nadpomenka izgradnja knjižničnih zbirk že precej uveljavljena in dobro zastopana raziskovalna tematika. Teoretična izhodišča zanjo lahko najdemo na primer v delih Managing information resources in libraries: collection management in theory and practice (Clayton in Gorman, 2007), Developing library and information center collections (Evans in Zarnosky, 2000), Collection development policies and procedures (Futas, 1995), Library collection development policies: academic, public, and special libraries (Hoffmann in Wood, 2005) idr., ki so dostopna tudi v slovenskih knjižnicah. V slovenski bibliotekarski stroki pa je bilo še do nedavnega razmeroma malo del, ki so se ukvarjala izrecno z nabavo, nabavno politiko in izgradnjo knjižničnih zbirk. Večinoma je bilo to tematiko zaslediti kot eno od poglavij v splošnih bibliotekarskih priročnikih od Pirjevčevega dela Knjižnice in knjižničarsko delo (1940) dalje, priporočila pa so v prvi vrsti veljala bolj za splošne kot ostale vrste knjižnic. Prelomno je bilo predvsem posvetovanje Zveze bibliotekarskih društev Slovenije (ZBDS) leta 1995 z naslovom Knjižnične zbirke: izgradnja in upravljanje, predstavljeni referati pa so bili objavljeni v reviji Knjižnica. Izpostavim naj predvsem Slavico Rampih, ki je takrat obravnavala nabavo in nabavno politiko mariborske knjižnice, od novejših del pa velja omeniti zlasti njeno magistrsko delo, ki ga je izdala tudi v obliki knjige Nabavna politika v splošnih knjižnicah (2010) in se smatra za temeljno čtivo na tem področju, ter Petro Hlača z magistrskim delom z enakim naslovom (2012). Z izgradnjo knjižničnih zbirk na splošno se ukvarja Eva Kodrič Dačić, ki je o tem v reviji Knjižnica objavila pregledni članek Uvod v izgradnjo knjižničnih zbirk (2007). Nekoliko večji primanjkljaj pa predstavlja raziskovanje nabavne politike (in izgradnje knjižničnih zbirk) slovenskih specialnih knjižnic. Eden izmed temeljnih začetkov na tem področju predstavlja zbornik referatov z 8. posvetovanja Sekcije za specialne knjižnice ZBDS novembra leta 2000 z naslovom Vloga specialnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in Hreščak, M., Nabavna politika knjižnice Narodnega muzeja Slovenije. Pisna naloga za bibliotekarski izpit gospodarskega razvoja. Izgradnja knjižničnih zbirk: pridobivanje in izločanje gradiva. Kasneje se z izjemo magistrskega dela Zorke Kešelj Nabavna politika specialne knjižnice podjetja. Primer specialne knjižnice Metal Ravne d.o.o. (2005) in diplomskega dela Klaudije Zahrastnik Konzorcijske nabave in spreminjanje nabavne politike v specialnih knjižnicah Slovenije (2006) o nabavni politiki specialnih knjižnic ni več pisalo. Finančni vidiki nabave gradiva so bili sicer tema referatov ob Dnevu specialnih knjižnic 26. maja 2016 (Finančni vidiki), a v pisni obliki žal niso bili objavljeni. O njih lahko beremo le v krajšem poročilu Barbare Kavčič (2016) v Knjižničarskih novicah. Nabavna politika specialnih knjižnic zato ostaja obravnavana le kot obrobna ali dopolnilna tema v kontekstu drugih vsebin. Splošnih preglednih del o tej tematiki niti ni za pričakovati, saj so si specialne knjižnice med seboj preveč različne in specifične, da bi jih lahko postavili na skupni imenovalec. Posledično lahko tudi v prihodnosti upravičeno pričakujemo večinoma le dela o nabavni politiki posameznih specialnih knjižnic. Slednje se zato lahko pri oblikovanju svoje nabavne politike (in izgradnji knjižnične zbirke) opirajo predvsem na tista bolj splošna spoznanja in priporočila, ki veljajo za splošne knjižnice in jih lahko aplicirajo tudi na svojo knjižnico. Poleg le-teh sta jim načelno v pomoč tudi dva dokumenta: Pridobivanje gradiva in inventarizacija (Poličnik-Čermelj, 1994), ter Merila in standardi za organizacijo in delovanje specialnih knjižnic, ki jih je pripravila Komisija za pripravo standardov za specialne knjižnice. V njih piše, da je ¬temeljni namen specialne knjižnice zadovoljevanje potreb uporabnikov iz matične organizacije oziroma stroke po knjižničnem gradivu in drugih informacijskih virih« (Merila, 2000, str. 4). Nadalje sta v poglavju 2.5 izbor in nabava poleg obdelave, hranjenja in posredovanja knjižničnega gradiva ter drugih informacijskih virov navedena kot temeljni nalogi v knjižnici (Merila, 2000, str. 6). O sami knjižnici Narodnega muzeja Slovenije je bilo v preteklosti napisanega že veliko. Če izvzamemo poljudne članke in kratke predstavitvene tekste ter se osredotočimo na strokovne in znanstvene objave, lahko ugotovimo, da so o njej pisali strokovni delavci muzeja, ki so z njo upravljali (Vodnik po zbirkah, 1931), ter nato bibliotekarji (večinoma vodje knjižnice), ki so se ukvarjali zlasti z njeno zgodovino in delovanjem (Reisp, 1964; Reisp, 1971; Reisp, 1976; Dular, 1996). Na splošno je bil njen razvoj in delovanje predstavljen tudi v diplomskem delu Martine Kerec (2002). O nabavni politiki knjižnice pa do sedaj ni bilo napisanega še nič, kar pravzaprav nekoliko preseneča, saj je knjižnica znana zlasti zaradi velikega obsega pridobivanja knjižnega gradiva preko zamene s številnimi institucijami tako doma kot vtujini. Hreščak, M., Nabavna politika knjižnice Narodnega muzeja Slovenije. Pisna naloga za bibliotekarski izpit 4. PRAKTIČNI DEL NALOGE 4.1 PRIDOBIVANJE KNJIŽNEGA GRADIVA V PRETEKLOSTI Narodni muzej je začel zbirati knjige že takoj po ustanovitvi leta 1821. Sprva so jih pridobivali z darovi. Med njimi je bilo tudi mnogo dragocenih izvodov -tako je npr. že leta 1822 Vencel pl. Gandin podaril muzeju z miniaturo bogato okrašeno knjigo Dizmove plemiške bratovščine (Vodnik po zbirkah, 1931, str. 8). Po navedbah Hohenwartovega ¬vodnika« je imel muzej leta 1836 že 1292 del in 356 zvezkov časopisov razpuščenega Kazinskega društva (Hohenwart, 1836, str. 15, 18). Večja knjižna pridobitev v tej dobi so bile knjige profesorja Stare zaveze Jakoba Zupana, ki je poleg rokopisov (Vodnikiana idr.) daroval tudi grafike. Ravnatelj Hohenwart je spodbujal, naj bi se v muzeju zbrala vsa carniolica, in ljudstvo se je takrat odzvalo in podarjalo vsakovrstne knjige. Hohenwart je tudi sam poklonil muzeju redke knjige in srednjeveške listine. Ni pa muzej živel samo od darov, ampak so pri plemstvu, duhovščini, višjem uradništvu in trgovcih nabirali tudi gmotna sredstva, ni pa znano, ali je bil (in kolikšen delež) denar namenjen tudi za nabavo knjig. Za stalne dohodke muzeju je bilo zadolženo leta 1839 ustanovljeno Društvo kranjskega deželnega muzeja (Verein des krainischen Landes­museums), kasneje Muzejsko društvo za Kranjsko, ki je sporadično izdajalo svojo publikacijo Mittheilugen des Museal-Vereins für Krain. Podjetni ravnatelj je zvezke tega glasila »porabil« za zamenjavo z drugimi institucijami, a zaradi redkosti izhajanja niso bili preveč uspešni. Tako je imelo sredi 19. stoletja za knjižnico večji pomen Historično društvo za Kranjsko (Historischer Verein für Krain), ki je leta 1846 začelo izdajati revijo Mittheilungen des Historischen-Vereins für Krain in jo tudi zamenjevati s podobnimi ustanovami -leta 1847 že z 32 društvi (Reisp, 1976, str. 6). Ker sta imeli obe društvi podobno delovno področje, je bilo večkrat mišljeno, da bi se združili. A do tega ni prišlo in potem ko je v letih 1874-1876 Avgust Dimitz kot zadnjo zamenjavo znanstvenim institucijam poslal svoje delo Geschichte Krains von der ältesten Zeiten bis auf das Jahr 1813, je nastal 20-letni zastoj v izdajanju domačih publikacij, ki je zmanjšal zamenjavo in posledično povzročil vrzeli v nekaterih serijskih publikacijah.2 Do velikega števila knjig je muzej prišel, ko je leta 1880 ravnatelj Dežman odkupil knjige barona Jožefa Kalasanca Erberga iz Dola pri Ljubljani. Pet let kasneje je prišla še ena velika donacija, saj se je Historično društvo razšlo in prepustilo muzeju svojo bogato in dragoceno knjižno zbirko (Reisp, 1971, str. 51). 2 Vrzeli so se začele dopolnjevati leta 1926, ko je knjižnico začel urejati Avgust Pirjevec. Hreščak, M., Nabavna politika knjižnice Narodnega muzeja Slovenije. Pisna naloga za bibliotekarski izpit Zamenjava je zopet stekla kmalu po preselitvi muzeja (in z njim knjižnice in arhiva) v novo stavbo3 leta 1888. Takrat je namreč Muzejsko društvo izdalo 2. letnik Mittheilugen in je odslej svoje publikacije redno izdajalo, prejete revije pa odstopalo knjižnici muzeja. Leta 1914 je tako Muzejsko društvo zamenjevalo svoj časopis za 97 znanstvenih publikacij iz 24 krajev Avstro-Ogrske in za 77 publikacij iz 34 evropskih in ameriških mest (Reisp, 1976, str. 10). Leta 1909 je knjižnica pridobila še približno 2500 knjig iz zapuščine pesnika in politika Antona Auersperga (Anastazija Grüna), ki je poleg političnih spisov vsebovala tudi veliko del antičnih avtorjev (Žvanut, 1988, str. 12). Poleg njega so tudi drugi posamezniki darovali knjige, med njimi veliko Josip Stare, mnogi avtorji svoje razprave, šole in druge institucije letna poročila in izvestja, uredništva političnih in strokovnih listov pa svoje publikacije. Izjemno pomembni pa so bili tudi cenzurni izvodi kranjskih tiskov, ki jih je muzeju odstopala deželna vlada (Reisp, 1976, str. 10–12). Po prvi svetovni vojni se je knjižnica povečala s skoraj popolno zbirko stenografskih zapiskov dunajskega državnega zbora, gosposke zbornice in vseh deželnih zborov nekdanje Avstrije in nekaj redkimi starimi slovenskimi tiski, ki jih je daroval Karel Štrekelj. Med obema vojnama se je nakupovanje knjižnega gradiva omejilo na dela, ki so bila potrebna za študij in delo, na izpopolnjevanje serij in na redke knjige. Leta 1938 je Muzejsko društvo svoje glasilo Glasnik muzejskega društva za Slovenijo pošiljalo 147 ustanovam in dobivalo v zameno 222 raznih publikacij, ki so jih vključevali v knjižnico muzeja (Reisp, 1971, str. 52). Leta 1944 je knjižnica dobila v dar še en velik korpus knjižnega gradiva, in sicer nekaj manj kot 2000 knjig notarja Miroslava Premroua, med katerimi je bilo tudi 10 knjig iz 16. stoletja (Rogač, 1997). Po koncu 2. svetovne vojne je bila knjižnica v manjši krizi zaradi prenatrpanosti depojev, pomanjkanja bibliotekarjev in omejenih finančnih sredstev. Jože Kastelic (1950, str. 203) je leta 1950 ocenil, da ima knjižnica okoli 110.0004 zvezkov, ter potarnal, da je knjižnica iz Federalnega zbirnega centra dobila zelo malo, kar je predstavljalo občutno škodo. Dotoka strokovnih knjig iz tujine praktično ni bilo, naslednik Muzejskega društva, Zgodovinsko društvo za Slovenijo, je z zamenjavami za svoj Zgodovinski časopis začel ustvarjati svojo lastno knjižnico, tako da muzejska knjižnica z njegove strani ni več pridobivala periodike. Položaj se je izboljšal, ko je knjižnica dobila nekaj več denarja, in ko je Narodni muzej po letu 1955 začel izdajati svoje lastne publikacije in razvil svojo lastno 3 Današnjo stavbo na Prešernovi cesti 20. 4 Številka je nekoliko pretirana. Tolikšen knjižni fond je knjižnica dosegla šele 20 let kasneje. Hreščak, M., Nabavna politika knjižnice Narodnega muzeja Slovenije. Pisna naloga za bibliotekarski izpit knjižno zamenjavo. Tako so začele izhajati serije Katalogi in monografije5 (1955), Situla6 (1957) in Argo7 (1962), ki vse izhajajo še danes, leta 1994 pa se jim je pridružila še serija Viri. 8 Svoje lastne izdaje je knjižnica poleg razstavnih katalogov in vodnikov po razstavah leta 1975 zamenjevala z okrog 250 institucijami doma in v tujini ter prejemala okoli 330 naslovov periodike in večje število monografij (Reisp, 1976, str. 14–20). 4.2 PRIDOBIVANJE KNJIŽNEGA GRADIVA DANES V zadnjih letih se je tudi v slovenskem prostoru pri načrtovanju nabavne politike uveljavil t. i. dokument o nabavni politiki. To je ¬zapisana izjava o sistematičnem načrtovanju in izvajanju izgradnje knjižnične zbirke v daljšem časovnem obdobju« (Rampih, 2010, str. 18). V njem so opredeljena splošna izhodišča ter konkretni kriteriji, ki jih knjižnica upošteva pri izgradnji svojega fonda (Kodrič-Dačić, 2007, str. 98). Čeprav primarno služi kot načrt knjižnice, kako smiselno povečevati knjižnično zbirko, pa lahko hkrati služi tudi kot sredstvo za sporočanje uporabnikom ter drugim knjižnicam in institucijam, kaj lahko od knjižnice pričakujejo (Hoffmann in Wood, 2005, str. 5). Knjižnica Narodnega muzeja Slovenije dokumenta o nabavni politiki nima, niti ga nikoli ni imela. Čeprav ima dandanes vse več knjižnic, ki izvajajo knjižnično javno službo, na svojih spletnih straneh objavljen tak dokument, muzejska knjižnica do sedaj o tem ni razmišljala. Razlog verjetno tiči v tem, da se za tak dokument v praksi še ni izkazala konkretna potreba. Sam proces nabave je v knjižnici Narodnega muzeja Slovenije veliko bolj poenostavljen, kot na primer v kakšni splošni knjižnici, kjer je ta postopek sestavljen iz številnih faz od zaznavanja potreb, povpraševanja... vse do obdelave gradiva (Rampih-Vajzovič, 1995, str. 103). Se pa knjižnica vseeno trudi upoštevati navodilo, da ¬izbor in nabava knjižničnega gradiva in drugih informacijskih virov zajema strokovni pregled in izbor za matično organizacijo oziroma za stroko potrebnega gradiva oziroma informacijskih virov, izbor dobaviteljev oziroma informacijskih posrednikov in naročilo« (Merila, 2000, str. 7). 5 Serija predstavlja sintetične predstavitve arheološkega gradiva različnih obdobij s pomembnih slovenskih arheoloških najdišč. 6 Serija vsebuje sinteze s področja prazgodovinske ter antične arheologije, numizmatike, epigrafike in antične zgodovine. 7 Glasilo za arheologijo, zgodovino umetnosti in muzeologijo (do 1964), nato glasilo za antiko in zgodnji srednji vek, zgodovino umetnosti in muzeologijo. Leta 1971 je postal informativno glasilo za muzejsko dejavnost, izdajatelju pa sta se pridružila Skupnost muzejev Slovenije (1971) in Društvo muzealcev (1979). 8 V njej so predstavljeni rezultati raziskav s področja materialne kulture v različnih zgodovinskih obdobjih v Sloveniji. Njen namen je ovrednotiti materialne ostanke iz preteklosti in določiti njihov pomen kot zgodovinskega vira v primerjavi s pisanimi viri. Hreščak, M., Nabavna politika knjižnice Narodnega muzeja Slovenije. Pisna naloga za bibliotekarski izpit Za celoten proces je zadolžena samo ena oseba in to je vodja knjižnice. T. i. nabavne komisije, ki bi odločala, kaj nabaviti, ni, niti je nikoli ni bilo. Prav tako niso nikjer zapisani kriteriji za nabavo knjižničnega gradiva, odločitev o primernosti za vključitev v fond je rezultat strokovne presoje vodje knjižnice, ki ji lahko svetujejo ostali sodelavci v knjižnici in muzeju. Presoja vodje je ključna zlasti pri zameni (ko partnerji iz tujine ponujajo seznam svojih publikacij v zameno) in darovih. Pri nakupih pa upošteva izključno želje notranjih uporabnikov (raziskovalcev v muzeju), ki jih zbira v posebnem seznamu želja. Pri nakupih skuša ravnati čim bolj racionalno: za čim manj denarja nabaviti čim več, ob tem pa paziti še na to, da se nabavi res najnujnejše oz. najpotrebnejše. Pomembna značilnost muzejske knjižnice je, da poleg manjše zbirke drobnih tiskov in cca. 800 zemljevidov večinoma hrani le knjižno gradivo, medtem ko je delež neknjižnega gradiva skorajda zanemarljiv (manj kot 1‰).9 Tudi v današnjih časih je knjižnica pri izgradnji knjižnične zbirke osredotočena na knjige in serijske publikacije v fizični obliki. V statističnem poročilu za CeZaR tako npr. izvemo, da je v letu 2016 prirast knjižnega gradiva obsegal 1411 inventarnih enot, neknjižnega pa le 7 (manj kot 0,5%). Elektronskih publikacij na spletu oz. podatkovnih zbirk ne naroča -niti si jih ne more privoščiti, saj nima na razpolago dovolj denarja, da bi plačevala različne licence in naročnine.10 Spričo tega se bom v nadaljevanju naloge osredotočil samo na obravnavo tiskanega gradiva. Knjižnica se poslužuje treh glavnih načinov pridobivanja knjižnega gradiva: nakupa, zamene in darov. V Tabeli 1 so navedeni konkretni podatki o prejetem številu izvodov knjižnega gradiva v obdobju 1990-2016. Opazen je zlasti velik procent gradiva, ki prihaja v knjižnico preko zamene, in je v zadnjih 26 letih le redko padel pod 50%. Za število prejetih izvodov je približno enaka količina pošiljk tudi poslana iz muzeja, izrazito izstopa le leta 2006, ko je knjižnica dala v zameno kar 1936 izvodov muzejskih publikacij. Na žalost nimamo podatkov o poslanem gradivu za vsa leta, saj se je leta 2008 nehala voditi natančna evidenca. Precej je v obdobju po osamosvojitvi Slovenije padel delež nakupljenega gradiva, napram temu se je sorazmerno povečal delež darov. 9 Po stanju zaloge v lokalnem katalogu COBISS hrani 20 enot notnega gradiva, 43 CD-jev, 57 DVD­ jev, 24 videokaset ter omogoča dostop do 126 elektronskih virov na spletu. 10 Naročen ima le dostop do digitalne knjižnice JSTOR, ki poteka preko konzorcijev CTK in je stroškovno ugoden. Raziskovalci v muzeju sicer ne kažejo želje po dostopu do gradiv preko spleta. Morda je razlog v tem, da so pripadniki starejše generacije (povprečna starost zaposlenih v muzeju znaša okoli 51 let) že dlje časa pri svojem delu bolj vajeni papirja kot nosilca informacij. Hreščak, M., Nabavna politika knjižnice Narodnega muzeja Slovenije. Pisna naloga za bibliotekarski izpit LETO ZAMENA NAKUP DAR SKUPAJ POSLANO PREJETO št. pošiljk11 Št. inv. enot % št. izvodov % št. izvodov % št. izvodov 1990 895 885 68% 356 27% 64 5% 1305 1991 1308 925 67% 386 28% 79 6% 1390 1992 454 920 66% 366 26% 104 7% 1390 1993 749 882 64% 352 26% 139 10% 1373 1994 926 832 59% 405 29% 166 12% 1403 1995 926 963 68% 373 26% 84 6% 1420 1996 1103 1018 63% 504 31% 86 5% 1608 1997 / 856 62% 435 32% 89 6% 1380 1998 479 905 68% 267 20% 160 12% 1332 1999 811 955 56% 453 27% 295 17% 1703 2000 932 1020 61% 431 26% 226 13% 1677 2001 / 988 50% 675 34% 303 15% 1966 2002 / 1102 55% 635 32% 273 14% 2010 2003 1128 1235 69% 327 18% 226 13% 1788 2004 1283 1089 60% 521 29% 215 12% 1825 2005 / 1117 50% 683 31% 425 19% 2225 2006 1936 960 49% 655 33% 353 18% 1968 2007 814 1174 28% 1804 42% 1272 30% 4250 2008 / 978 46% 501 24% 630 30% 2109 2009 / 901 44% 431 21% 714 35% 2046 2010 / 806 64% 76 6% 378 30% 1260 2011 / 810 51% 182 12% 582 37% 1574 2012 / 702 55% 142 11% 423 33% 1267 2013 / 712 51% 144 10% 548 39% 1404 2014 / 799 65% 106 9% 315 26% 1220 2015 / 565 54% 81 8% 401 38% 1047 2016 / 651 46% 134 9% 626 44% 1411 Tabela 1: Število pridobljenega knjižnega gradiva po vrsti pridobitve v obdobju 1990-2016. Vir podatkov: Letna poročila knjižnice Narodnega muzeja Slovenije za leta 1992–2016 in Letna poročila o delu Narodnega muzeja Slovenije (objavljena v reviji Argo). 11 Navedeno je število pošiljk in ne naslovov publikacij, saj je bilo v eni pošiljki lahko poslanih več različnih naslovov publikacij. Po letu 2008 se je v knjižnici prenehalo načrtno šteti število poslanih naslovov publikacij oz. pošiljk, zato teh podatkov v poročilih ni. Hreščak, M., Nabavna politika knjižnice Narodnega muzeja Slovenije. Pisna naloga za bibliotekarski izpit Grafikon 1: Pridobivanje knjižnega gradiva med leti 1990-2016 Krivulje v Grafikonu 1 nam nekoliko nazorneje kažejo naraščanje in padanje števila pridobljenih izvodov v zadnjih 27 letih glede na način pridobitve. Opazno izstopa leto 2007, ko je bilo na novo inventariziranih kar 4250 enot knjižničnega gradiva, pri čemer se višek pozna pri nakupu in darovih. V tem letu se je namreč ob pomoči zunanjih sodelavcev inventariziralo in katalogiziralo ogromno gradiva, ki se ga je nakupilo oz. je bilo darovano v preteklih letih. Generalno gledano je viden upad nakupov ter povečanje darov, medtem ko je zamena po letu 2003 količinsko nekoliko upadla. 4.2.1 NAKUP Na nabavo načeloma vpliva tip knjižnice, njena velikost, komu je namenjena, način in viri financiranja, možnost povezav z drugimi okolji idr. (Rampih-Vajzovič, 1995, str. 102). V primeru knjižnice Narodnega muzeja so ti faktorji strnjeni zlasti okoli višine sredstev, ki jih prejema za svoje delovanje. Merila in standardi za organizacijo in delovanje specialnih knjižnic (2000, str. 8) navajajo, da specialna knjižnica pridobiva sredstva iz: -sredstev matične organizacije, -plačil za storitve, -državnega proračuna, -drugih virov (npr. donacij, volil, sponzorstev ipd.). Hreščak, M., Nabavna politika knjižnice Narodnega muzeja Slovenije. Pisna naloga za bibliotekarski izpit Iz poročil o delu specialne knjižnice je razvidno, da je v preteklem desetletju muzejska knjižnica le v letih 2009 in 2010 prejela sredstva iz vseh štirih naslovov.12 Največji finančni vir predstavlja Ministrstvo za kulturo, ki sredstva namenja muzeju kot celoti. Iz tega fonda se porablja denar za vse oddelke v muzeju, torej tudi za knjižnico. Iz Tabele 2 je razvidno upadanje teh sredstev, namenjenih knjižnici, od leta 2011 dalje.13 Največ denarja se porabi za stroške vzdrževanja in delovanja knjižnice, poštne stroške za pošiljanje knjig ter plače in izobraževanja zaposlenih, le majhen del pa je namenjen za nakup knjižničnega gradiva (v zadnjih osmih letih v povprečju 4%). Izstopa leto 2016, ko je bilo kljub zmanjšanim skupnim sredstvom v primerjavi z leti poprej za nakup gradiva namenjenega dvakrat več denarja (9% celotnega budžeta). Leto Ministrstvo za kulturo Ministrstvo za izobraževanje, znanost in šport, ARRS matična ustanova lastni prihod­ki14 drugi viri SKUPAJ porabljena sredstva za nakup gradiva vse knjižnično gradivo Elektronski viri oz. zagotavljanje dostopa 2007 18.974 8.427 0 1.383 5.387 34.171 26.843 0 2008 16.583 868 0 539 5.852 23.842 17.451 0 2009 252.191 500 5.238 37 6.648 264.614 8.834 0 2010 256.543 500 6.122 438 8.381 271.984 9.769 0 2011 269.360 500 0 393 0 270.253 11.835 0 2012 262.905 475 0 234 0 263.614 6.415 342 2013 254.628 451 0 235 0 255.314 6.399 315 2014 202.466 0 0 247 0 202.713 5.705 119 2015 174.041 500 0 145 0 174.686 6.237 182 2016 149.850 485 0 125 0 150.460 13.436 160 Tabela 2: Finančni prihodki in poraba sredstev knjižnice Narodnega muzeja Slovenije v obdobju 2007­2016 v evrih (EUR). Vir: Poročila o delu specialne knjižnice za leta 2007–2016. Sredstva za nabavo se vsako leto pridobiva tudi na t. i. Javnem razpisu za sofinanciranje nakupa tuje znanstvene literature in baz podatkov Javne agencije za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije (ARRS). V pogodbi je določen znesek, namen uporabe in način poročanja o porabi teh sredstev, ki jih knjižnica ne sme porabiti za druge stvari (Kodrič­Dačić, 2007, str. 99). Višina teh sredstev se v zadnjih letih giblje okoli 500 €. S strani matične 12 Glej Tabelo 2. 13 Za leti 2007 in 2008 so nizke vsote pod rubriko »Ministrstvo za kulturo« nedvomno posledica tega, da je poročevalec od dodeljenih sredstev odštel denar za plače zaposlenih v knjižnici. 14 Lastni prihodki so prihodki, ki jih je knjižnica pridobila sama v skladu s poslovnikom za svoje storitve (plačljivi pisni opomini, fotokopiranje, medknjižnična izposoja). Hreščak, M., Nabavna politika knjižnice Narodnega muzeja Slovenije. Pisna naloga za bibliotekarski izpit ustanove kot take knjižnica v zadnjih šestih letih denarja ni prejemala, lastni prihodki knjižnice pa so bili v tem obdobju razmeroma majhni. Iz Tabele 2 je razvidno, da je od leta 2012 dalje del denarja za nakup knjižničnega gradiva namenjen za zagotavljanje dostopa do elektronskih virov. Tu gre za doplačilo dostopa do digitalne knjižnice JSTOR, ki ga sicer krije ARRS, a njegova sredstva ne zadostujejo za popolno kritje e-dostopa v konzorciju. Zaradi omejenih finančnih sredstev lahko knjižnica pri nakupu gradiva upošteva le želje notranjih uporabnikov in še za te obstaja čakalna vrsta. Vodja knjižnice te deziderate zbira v posebnem seznamu želja, in ko finančna situacija to omogoča, se gradivo nabavi. Prioriteta pri tem je nakup literature, ki jo raziskovalci potrebujejo pri tekočih raziskovalnih projektih v muzeju. Knjižnica ima dva večja stalna dobavitelja: Modrijan in Mladinska knjiga. Od nijju kupuje knjižno gradivo, ki je izšlo v Sloveniji. Knjige, kupljene v tujini, knjižnica prejema po pošti od različnih spletnih ponudnikov oz. založb. Ker nakupuje le redko in praviloma vedno samo po 1 izvod, knjižnica ni v poziciji, da bi se dogovarjala o zmanjšanju cen ali o popustu. Kar se plačilnih pogojev tiče, ji je zaradi statusa javnega zavoda pri obeh slovenskih dobaviteljih omogočen enomesečni odlog plačila. 4.2.2 ZAMENA Čeprav na splošno velja, da je pomen zamene zaradi vse večje dosegljivosti publikacij ali posameznih znanstvenih člankov preko spleta bistveno manjši kot nekoč (Kodrič-Dačić, 2007, str. 101), to za knjižnico Narodnega muzeja Slovenije ne drži. V knjižnici se je ohranila dolgoletna tradicija zamene z domačimi in tujimi institucijami in še dandanes predstavlja več kot 50-odstotni delež letnega prirastka knjig. V letu 2016 je muzej zamenjeval svoje lastne izdaje s kar 356 institucijami po svetu ter 60-imi doma. Na ta način že desetletja dobiva strokovno in znanstveno literaturo (zlasti periodiko), ki je večinoma ni moč najti nikjer drugod v Sloveniji. Notranji in zunanji uporabniki knjižnice imajo tako zagotovljen dostop do najnovejših znanstvenih raziskav, ki jih objavljajo revije v Združenih državah Amerike, Nemčiji, Avstriji, Italiji, na Madžarskem, v vseh državah bivše Jugoslavije, Grčiji, Španiji, Angliji, Franciji, Češki, Slovaški, Romuniji, Švici, Rusiji in na Poljskem. 15 Zamenjave se delijo na sodelovanje z več različnimi skupinami: -univerzitetni inštituti, 15 Navajam zgolj tiste države, iz katerih redno (na letni ravni) prejema knjižno gradivo. Dejansko je vseh držav, s katerimi je redno in občasno sodelovala, 36. Hreščak, M., Nabavna politika knjižnice Narodnega muzeja Slovenije. Pisna naloga za bibliotekarski izpit -raziskovalni inštituti, -muzeji in galerije, -¬privatni sektor«, s čimer so mišljeni tisti posamezniki, ki posedujejo gradivo, ki ga knjižnica želi pridobiti oz. kisi sami želijo sodelovati v zameni (Kerec, 2002, str. 44). Grafikon 2: Delež različnega načina pridobivanja knjižnega gradiva v obdobju 1990-2016 Zamena zaradi pošiljanja na stotine pošiljk in paketov letno predstavlja za knjižnico velik finančni zalogaj, sploh kadar so namenjene v tujino. Stroški so sicer nekoliko zmanjšani z racionalnim pošiljanjem: če je le mogoče, knjižnica različnih publikacij, ki izidejo tekom leta, partnerjem ne pošilja posamično, ampak jih nekaj časa ¬nabira« ter pošlje skupaj v eni pošiljki – s tem nekoliko privarčuje pri poštnini. Znajdejo se tudi tako, da zaposleni v muzeju osebno dostavijo muzejske publikacije različnim institucijam v okviru svojih službenih ali celo privatnih poti. Drugi problem zamene je, da nekateri partnerji ne izpolnjujejo svojega dela dogovora in ne pošiljajo več svojih publikacij muzeju. Problem se pojavi zlasti, ker knjižnice o odločitvi o prenehanju sodelovanja ne obvestijo, ampak dobavo preprosto prekinejo. Posledično je potrebno redno spremljati tudi evidenco prejetega gradiva, da se vidi, kdo v medsebojni izmenjavi še vedno sodeluje, in kdo ne, oz. pri njih poizvedeti, ali bodo v prihodnje še sodelovali. Od tega je seveda odvisno, kaj (če sploh kaj) jim bo knjižnica v prihodnosti pošiljala v zameno. Zadnja revizija zamenjevalcev je bila opravljena pred kratkim, spomladi leta 2017. Hreščak, M., Nabavna politika knjižnice Narodnega muzeja Slovenije. Pisna naloga za bibliotekarski izpit 4.2.3 DAROVI Kar se darov tiče, knjižnica upošteva tipične značilnosti in nasvete tovrstnega pridobivanja gradiva, ki jih navajata npr. Hoffmann in Wood (2005, str. 171): četudi darovano knjižnično gradivo vsebinsko ustreza poslanstvu knjižnice, se lahko zlasti pri večjih količinah pojavijo težave pri njegovem hranjenju – sploh če ima knjižnica že tako malo prostora, poleg tega pa je za ureditev in obdelavo gradivo potreben knjižničarjev čas in s tem povezano tudi denar. Ena izmed pasti darov je tudi to, da včasih darovalci želijo, da njihov dar v knjižnici ostane kot zaokrožena celota oz. corpus separatum. To lahko knjižnici povzroči določene težave glede fizičnega hranjenja, potrebno pa je tudi kreiranje nove (pod)lokacije v segmentu zaloge COBISS 3. Darovalci so lahko tudi užaljeni, če knjižnica daru zaradi neprimernosti tematike noče sprejeti; če bi želela sama iz celote izluščiti zgolj tisto gradivo, ki bi ji ustrezalo; ali pa če gradiva ne hrani za stalno, temveč ga ¬ponudi naprej«, npr. antikvarna prodaja, ponujanje drugim knjižnicam ali uporabnikom. V knjižnici Narodnega muzeja Slovenije je darov zelo veliko in so takoj za zameno najpomembnejši vir pridobivanja gradiva (v obdobju 2007-2016 povprečno 34% celotnega pridobljenega gradiva). V zadnjem času največ darujejo nekdanji ali sedanji sodelavci muzeja ter raziskovalci (tudi iz tujine), ki so z njim povezani. Ker knjižnica v zbirko uvršča le darove, ki vsebinsko ustrezajo poslanstvu muzeja, se vedno poskuša z darovalcem dogovoriti, katero gradivo bi vzela in katero ne (ter mu tudi obrazložiti, zakaj ne), ter si poskuša izposlovati pravico, da z njim razpolaga po svoji presoji. Izjemoma od darovalcev prevzame tudi celotno gradivo, a iz njega izloči duplikate in vsebinsko neustrezno gradivo ter ga brezplačno ponudi drugim knjižnicam ali uporabnikom, kakor svetujejo tudi smernice Mednarodne zveze bibliotekarskih društev in ustanov – IFLA (Cassell et al., 2008). O tem je darovalec predhodno obveščen. 4.2.4 »OBVEZNI IZVOD« Ko govorimo o obveznem izvodu, imamo največkrat v mislih NUK, saj dobiva vse tisto gradivo, ki so ga založniki, izdajatelji, distributerji in drugi primerljivi subjekti dolžni poslati nacionalni depozitarni organizaciji po Zakonu o obveznem izvodu publikacij (Zakon, 2006), a tudi knjižnica Narodnega muzeja Slovenije prejema neke vrste »obvezni izvod« oz. bolje rečeno ¬obvezne darove«. Gre za vse tiste publikacije, v katerih je obravnavano muzejsko gradivo. Uporabniki, ki pridejo v muzej preučevat muzejske eksponate, knjižno ali arhivsko gradivo, ali/in ki želijo pridobiti tudi fotografije, se v primeru objave svojih rezultatov ali/in dobljenih fotografij pisno obvežejo, da muzeju predajo 1 izvod publikacije. Na ta način muzej Hreščak, M., Nabavna politika knjižnice Narodnega muzeja Slovenije. Pisna naloga za bibliotekarski izpit zbira tudi vse tisto, kar je napisano o njem samem in njegovih zbirkah. Pri vpisovanju zaloge v COBISS 3 je gradivo, pridobljeno s tega naslova, v polju 996/997 v označeno kot ''dar'', kar sem upošteval tudi pri Tabeli 1 in grafikonih. Pod »obvezni izvod« bi po logiki lahko uvrstili tudi lastne izdaje muzeja. Trije izvodi vsake publikacije, katerih založnik oz. sozaložnik je Narodni muzej Slovenije, namreč takoj po izidu pridejo v knjižnico in so uvrščeni v njen fond. Od teh je praviloma en izvod samo čitalniški, ostala dva pa sta namenjena tudi izposoji na dom. Pri urejanju zaloge je gradivo, pridobljeno s tega naslova, v polju 996/997 v označeno kot ''obvezni izvod ustanove''. Gradivo, ki je pridobljeno z omenjenimi »obveznimi izvodi«, predstavlja sicer zelo majhen, a vseeno pomemben odstotek knjižnične zbirke. 4.3 IZLOČANJE IN ODPIS GRADIVA Izločanje in odpis sta sicer dejavnosti, ki spadata v proces izgradnje knjižnične zbirke, ampak odpisano gradivo ima svoj potencial tudi v procesu nabave – kot gradivo za zameno ali prodajo. Muzejska knjižnica hrani neprecenljivo starejše knjižno gradivo, ki je pomembno za nacionalno kulturno dediščino oziroma je kulturni spomenik, ter novejšo strokovno literaturo, ki je drugod v Sloveniji ni moč dobiti. Posledično je bilo v preteklosti le malo njenega gradiva odpisanega. Zadnja večja revizija, ki nam je znana, je bila leta 1955, ko so bile iz zbirke izločene dvojnice in tiski, ki po tematiki niso sodili v fond. Te so uporabili za zamenjavo (Kerec, 2002, str. 34). Kasneje se vse do današnjih dni gradiva ni sistematično odpisovalo. Z novo vodjo (od 2015 dalje) se je situacija nekoliko spremenila – v skladu s 4. členom Navodila za izločanje in odpis knjižničnega gradiva (2012) se v bližnji prihodnosti načrtuje sistematičen pregled fonda in odpis tistega mlajšega in v drugih knjižnicah dosegljivega gradiva, ki po svoji vsebini ne sodi v knjižnično zbirko, ter tistega gradiva, ki je že več let izgubljeno in ni več upati, da bo kdajkoli našlo svojo pot nazaj v knjižnico. Čeprav je takšnega gradiva številčno malo, se bo s tem sprostilo tudi nekaj dragocenih tekočih metrov polic. Odpisano gradivo bo najprej ponujeno NUK-u in nato univerzitetnim ter ostalim specialnim knjižnicam, nazadnje pa uporabnikom. Lahko pa bo namenjeno tudi za zameno ali antikvarno prodajo. 5. RAZPRAVA Na podlagi izrisanega stanja pridobivanja knjižničnega gradiva knjižnice Narodnega muzeja Slovenije naj povzamem glavne ugotovitve in podam nekaj konkretnih predlogov za Hreščak, M., Nabavna politika knjižnice Narodnega muzeja Slovenije. Pisna naloga za bibliotekarski izpit izboljšavo na tem področju. Knjižnica pridobiva knjižnično gradivo na več načinov, po svoji pomembnosti izstopa zlasti zamena, katere tradicija izhaja še iz 19. stoletja in predstavlja tudi najpomembnejši vir novega gradiva. Na področju zamene je bila letos izvedena nujno potrebna revizija naših zamenjevalcev, saj nam nekateri že nekaj let niso pošiljali svojih publikacij. Odpadle zamenjevalce bomo lahko nadomestili z novimi institucijami, ki izdajajo publikacije, primerne za uvrstitev v naš fond in jih bodo naši uporabniki lahko koristno uporabljali. Samo poslovanje in dokumentacija na področju izmenjave publikacij bi bili efektivnejši, če bi potekali preko segmenta COBISS3/Nabava ali kakšne ustrezno prilagojene aplikacije. Eno takšnih, ki bi lahko služila za vzor, uporabljajo v Biblioteki Slovenske akademije znanosti in umetnosti (SAZU).16 Ker imajo ogromno naročnikov (cca. 1600), že od leta 2012 za zameno, darove in recenzijske izvode, ki jih pošiljajo in prejemajo, uporabljajo posebno aplikacijo. Ta omogoča dostop več knjižničarjem hkrati, urejanje podatkov o partnerjih za zameno in publikacijah, avtomatsko odštevanje zaloge poslanih publikacij in preprosto iskanje podatkov o poslanih in prejetih publikacijah (Švajncer, Vide Ogrin in Dokler, 2012). Vsakodnevno od IZUM-a preko e-pošte dobijo izpis, kaj je bilo iz naslova zamene in darov v prejšnjem dnevu vnešeno v zalogo (polje 996/997). Podatke nato vnesejo v aplikacijo. Posamezni segmenti aplikacije (publikacije, ustanove, zaloga, zamena) omogočajo preprosto iskanje podatkov. Poizvedo lahko, kaj so prejeli in od koga, katere publikacije (in koliko) so poslali in kam, omogoča pa tudi izdelavo statistike, ki se lahko prenese v excelovo tabelo za nadaljnjo obdelavo. Ko je v aplikaciji označeno, da je bila naslovniku publikacija poslana, se naslovniku avtomatsko pošlje elektronsko sporočilo, v katerem je naprošen, da po prejetju pošiljke z enim klikom potrdi prejem. Takšna aplikacija bi tudi knjižnici Narodnega muzeja Slovenije olajšala poslovanje in nadzorovanje dotoka in odtoka publikacij, ki trenutno funkcionira na podlagi seznamov v wordovih in excelovih datotekah. Ob napovedani reviziji knjižnega fonda za potrebe odpisa gradiva bi bilo smiselno istočasno pregledati, katera vsebinska področja so bolje zastopana in katera slabše. Tako bi lahko začrtali nadaljnjo nabavno politiko, ki bi med drugim vsebovala načrt za dopolnitev fonda tam, kjer je to potrebno. V povezavi s tem bi bilo glede na prednosti, ki jih prinaša dokument o nabavni politiki, morda tehtno razmisliti o kreiranju takšnega ali vsaj provizoričnega dokumenta o nabavni politiki. Pred samim oblikovanjem dokumenta bi bilo potrebno premisliti o petih točkah, ki jih navaja Rampihova (2010, str. 46): 16 Za predstavitev in ogled delovanja aplikacije »SAZU Zamena« se iskreno zahvaljujem vodji Biblioteke SAZU Petri Vide Ogrin. Hreščak, M., Nabavna politika knjižnice Narodnega muzeja Slovenije. Pisna naloga za bibliotekarski izpit 1. kdo bo uporabljal dokument o nabavni politiki 2. ali bo dokument služil tudi kot vir za izobraževanje knjižničarjev, ki se bodo ukvarjali s knjižnično zbirko 3. ali je dokument enostavno posodabljati 4. ali bo dokument dostopen v elektronski obliki 5. ali bo knjižnica koordinirala nabavno politiko z drugimi knjižnicami Menim, da bi moral biti dokument knjižnice Narodnega muzeja Slovenije napisan predvsem za uporabnike, da spoznajo, kako knjižnica gradi svojo zbirko, kaj lahko od knjižnice pričakujejo in kaj ne (in zakaj ne).17 To pomeni, da ne bi smel biti preobsežen, moral bi biti jasen in konkreten, saj bi le tako postal tudi uporaben. Od 14-ih poglavij, ki jih Clayton in Gorman (2007, str. 22–26) navajata kot najpogostejša v dokumentih o nabavni politiki, bi bilo za dokument muzejske knjižnice pomembnih zlasti naslednjih 8: 1. Poslanstvo knjižnice 2. Dostop do knjižničnega gradiva 3. Obseg in vsebina knjižnične zbirke 4. Financiranje knjižnične zbirke 5. Izbor knjižničnega gradiva 6. Omejitve v knjižnični zbirki 7. Sodelovanje z drugimi knjižnicami in dostopnosti informacijskih virov 8. Zaščita knjižnične zbirke Ker priprava takega dokumenta zahteva temeljito poznavanje fonda in delovanja knjižnice, bi se morala tega lotiti oseba, ki zelo dobro pozna celotno zbirko, njene prednosti in slabosti, hkrati pa zna premišljeno uporabljati dodeljena finančna sredstva. Glede financ bi bilo zelo zaželeno, če bi si knjižnica od vodstva muzeja izposlovala vnaprej določeno vsoto denarja za nabavo gradiva, saj bi s tem lahko denar učinkovito, smiselno in enakomerno porabljala skozi celo leto, ne pa da se denar, kolikor ga ostane ob koncu leta in ga morda dobi tudi knjižnica, na hitro porablja v mesecu novembru in decembru. Ne glede na slabo finančno situacijo, ki ovira večji razmah nakupovanja novega gradiva, bo v prihodnosti 17 Tu mislim zlasti na vsebinsko plat gradiva (katera področja znanosti so v knjižničnem fondu zastopana) in na možnosti dostopa -starejše gradivo in tuja periodika zunanjim uporabnikom ni na voljo za izposojo, ampak le za ogled v čitalnici. Hreščak, M., Nabavna politika knjižnice Narodnega muzeja Slovenije. Pisna naloga za bibliotekarski izpit potrebno začeti delovati v smeri zakupa elektronskih podatkovnih zbirkah znanstvenih in strokovnih člankov, saj precej tujih znanstvenih revij, ki so za nas zanimive, ne izhaja (več) v tiskani obliki, temveč zgolj v elektronski. To bo seveda terjalo večji dotok denarja, za zunanje uporabnike pa bo v čitalnici potrebno zagotoviti tudi računalniška mesta, ki bodo omogočala dostop do njih. Finančno stanje bi se lahko izboljšalo, če bi knjižnica pridobivala tudi več lastnih sredstev od svojih storitev. Znaten dohodek bi pomenila uvedba članarine. Knjižnica trenutno le-te namreč ne zaračunava. Ob uvedbi letne članarine za zunanje uporabnike bi že za neko simbolično vsoto npr. 4€ pri povprečnem vpisu novih članov18 ter približno 150 že vpisanih rednih in občasnih uporabnikov to lahko pomenilo letni dohodek okoli 900 €, ki bi ga lahko namenili za nakup novega gradiva. Razmisliti bi bilo potrebno tudi o možnostih za zaračunavanje skeniranja gradiva (v kolikor tega ne prepoveduje zakon o avtorski in sorodnih pravicah), saj imajo uporabniki vedno več želja po digitalni obliki različnih člankov in posameznih strani iz knjig. Velik potencial za pridobitev lastnih sredstev pa bi nedvomno pomenila antikvarna prodaja. Ker knjižnica med darovi in zameno prejema duplikate ali gradivo, ki ne sodi v njeno zbirko, se tovrstne publikacije na posebni polici v čitalnici zastonj ponudi uporabnikom. Menim, da bi se lahko zgledovali po nekaterih splošnih knjižnicah (npr. Knjižnica Otona Župančiča, Knjižnica Prežihov Voranc, Knjižnica Bežigrad), ki so začele tovrstno gradivo ponujati svojim uporabnikom po nizkih cenah v okviru nekakšne mini bukvarne, izkupiček od prodanih knjig pa namenijo nakupu novega gradiva. V knjižnici Narodnega muzeja Slovenije bi sicer tovrstna prodaja potekala v manjših proporcih kot drugod, a bi vseeno doprinesla k večjemu proračunu. Možnosti za optimizacijo nabavne politike torej vsekakor so in bodo lahko ob podpori uprave Narodnega muzeja Slovenije tudi uresničene. Tudi sama tematika nudi še veliko možnosti za raziskovanje. Bogat muzejski arhiv, stare akcesijske (signaturne) in inventarne knjige ter knjiga darov nedvomno vsebujejo ogromno podatkov o tem, na kakšen način so posamezne knjige prihajale v knjižnico, koliko so stale, po kakšnem principu so jih izbirali, kdo jih je podaril itd. S sistematičnim preučevanjem bi tako lahko precej natančno opisali nabavno politiko knjižnice v preteklosti. Zanimivo bi bilo ugotoviti tudi, v kolikšni meri so turbulentni dogodki v slovenskem prostoru vplivali na obseg zamene s tujimi partnerji – tako npr. ob 18 V zadnjih 5 letih je bilo v povprečju vsako leto vpisanih 89 novih članov. Hreščak, M., Nabavna politika knjižnice Narodnega muzeja Slovenije. Pisna naloga za bibliotekarski izpit koncu 1. svetovne vojne, ko je razpadla Avstro-Ogrska monarhija ali pa ob koncu 2. svetovne vojne, ko je v Jugoslaviji oblast prevzela komunistična stranka. Hreščak, M., Nabavna politika knjižnice Narodnega muzeja Slovenije. Pisna naloga za bibliotekarski izpit 6. VIRI IN LITERATURA 6.1 VIRI Letna poročila knjižnice Narodnega muzeja Slovenije za leta 1992–2016 (se hranijo pri vodji knjižnice) Poročila o delu specialne knjižnice za leta 2007–2016 (se hranijo pri vodji knjižnice) Letna poročila o delu Narodnega muzeja Slovenije (objavljena v reviji Argo, letniki 1 – 33/34) 6.2 LITERATURA Cassell, K. A. et al. (2008). Gifts for the collections: guidelines for libraries. The Hague: IFLA Headquarters. Pridobljeno 28. 7. 2017 s spletne strani: https://www.ifla.org/files/assets/hq/publications/professional-report/112.pdf Clayton, P. in Gorman, G. E. (2007). Managing information resources in libraries: collection management in theory and practice. London: Facet. Evans, G. E. in Zarnosky, M. R. (2000). Developing library and information center collections. Englewood: Libraries Unlimited. Futas, E. (1995). Collection development policies and procedures. Phoenix: Oryx Press. Dular, A. (1996). Knjižnica Narodnega muzeja v zadnjih 25. letih. Argo, 39(1–2), 68–70. Finančni vidiki. Pridobljeno 16. 6. 2017 s spletne strani: http://www.zbds­zveza.si/?q=node5/DSSK2016 Gorman, G. E. in Howes, B. R. (1989). Collection development for libraries. London [etc.]: Bowker-Saur. Hlača, P. (2012). Nabavna politika v splošnih knjižnicah. Magistrsko delo. Ljubljana: Filozofska fakulteta. Hoffmann, F. W. in Wood, R. J. (2005). Library collection development policies: academic, public, and special libraries. Lanham, Md.: Scarecrow Press. Hohenwart, F. J. H. (1836). Leitfaden für die das Landes-Museum in Laibach Besuchenden: zur Vergrösserung des für den Museumsfond bestimmten Capitals gewidmet. Laibach: mit Ignaz Aloys Edlen v. Kleinmayr'schen Schriften. Južnič, P. (2000). Ali so možna skupna merila in standardi za organizacijo in poslovanje specialnih knjižnic? V N. Češnovar (Ur.), Vloga specialnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja. Izgradnja knjižničnih zbirk: pridobivanje in izločanje gradiva: zbornik referatov (str. 11–22). Ljubljana: Narodna in univerzitetna knjižnica. Hreščak, M., Nabavna politika knjižnice Narodnega muzeja Slovenije. Pisna naloga za bibliotekarski izpit Kastelic, J. (1950). Narodni muzej v Ljubljani in njegovi problemi. Zgodovinski časopis, 4(1­4), 195–207. Kavčič, B. (2016). Finančni vidiki nabave gradiva – Dan specialnih knjižnic 2016. Knjižničarske novice, 26(7/8), 8. Kerec, M. (2002). Knjižnica Narodnega muzeja Slovenije: splošni oris. Diplomsko delo. Ljubljana: Filozofska fakulteta. Kešelj, Z. (2005). Nabavna politika specialne knjižnice podjetja. Primer specialne knjižnice Metal Ravne d.o.o. Diplomsko delo. Ljubljana: Filozofska fakulteta. Kodrič-Dačić, E. (2000). Temeljna načela izgradnje knjižničnih zbirk in specialne knjižnice. V N. Češnovar (Ur.), Vloga specialnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja. Izgradnja knjižničnih zbirk: pridobivanje in izločanje gradiva: zbornik referatov (str. 23–31). Ljubljana: Narodna in univerzitetna knjižnica. Kodrič-Dačić, E. (2007). Uvod v izgradnjo knjižničnih zbirk. Knjižnica, 51(1), 89–112. Merila in standardi za organizacijo in delovanje specialnih knjižnic. (2000). Ljubljana: s.n. Pridobljeno 28. 6. 2017 s spletne strani: http://www.old.zbds­zveza.si/dokumenti/2007/SPECIALNE_merila_standardi_2000.pdf Navodila za izločanje in odpis knjižničnega gradiva (2012): Pridobljeno 24. 6. 2017 s spletne strani: http://old.nuk.uni-lj.si/dokumenti/2012/Navodila%20za%20odpis.pdf Novljan, S. (2000). Načrtujemo knjižnico. Knjižnica, 44(1–2), 35–56. Pečko Mlekuš, H. (2000). Vrednotenje knjižničnih zbirk in hibridna knjižnica. Knjižnica, 44(1–2), 25–33. Pirjevec, A. (1940). Knjižnice in knjižničarsko delo. Celje: Družba sv. Mohorja. Plešnar Kašča, S. (2000). Muzejske knjižnice v Sloveniji: primerjalna raziskava. Diplomsko delo. Ljubljana: Filozofska fakulteta. Poličnik-Čermelj, T. (1994). Pridobivanje gradiva in inventarizacija. Ljubljana: Narodna in univerzitetna knjižnica. Rampih, S. (2010). Nabavna politika v splošnih knjižnicah. Ljubljana: Zveza bibliotekarskih društev Slovenije. Rampih-Vajzovič, S. (1995). Nabava in nabavna politika v mariborski knjižnici. Knjižnica, 39(3), 101–114. Reisp, B. (1964). Oris zgodovinskega razvoja in pomena knjižnice Narodnega muzeja v Ljubljani. Argo, 3(1), 33–39. Reisp, B. (1971). Sto petdeset let knjižnice Narodnega muzeja v Ljubljani. Argo, 10(1), 49– 51. Hreščak, M., Nabavna politika knjižnice Narodnega muzeja Slovenije. Pisna naloga za bibliotekarski izpit Reisp, B. (1976). Knjižnica Narodnega muzeja v Ljubljani. Maribor: Obzorja. Vodnik po zbirkah Narodnega muzeja v Ljubljani. Kulturno zgodovinski del. (1931). Ljubljana: Narodni muzej. Rogač, B. (1997). Izbor gradiva iz zapuščine Miroslava Premrouja v knjižnici Narodnega muzeja Slovenije: katalog. Diplomsko delo. Ljubljana: Filozofska fakulteta. Švajncer, M., Vide Ogrin, P. in Dokler, J. (2012). Zamenjava publikacij kot izziv za uvajanje novih tehnologij v Biblioteki SAZU. V A. Kavčič-Čolić in I. Vodopivec (Ur.), Izzivi sodobnih tehnologij: konkurenčna prednost knjižničnih storitev: zbornik referatov (str. 189–203). Ljubljana: Zveza bibliotekarskih društev Slovenije. Zahrastnik, K. (2006). Konzorcijske nabave in spreminjanje nabavne politike v specialnih knjižnicah Slovenije. Diplomsko delo. Ljubljana: Filozofska fakulteta. Zakon o obveznem izvodu publikacij. (2006). Uradni list RS, št. 69. Žvanut, M. (1988). Knjige iz 16. stoletja v knjižnici Narodnega muzeja. Ljubljana: Narodni muzej.