ARHIVI XX mi Ctnnki in rrzpravc 59 \arovanjc integritete elektronskih dokuinentov: Porodlo o raziskovalnem pro;ektu magistrskega programa arhivistike na Univerzi Britanske Kolumbije mČJlMA D Uit A MI, ¡IEATIIER MACNEIL Znano jc, da računal m £kr. tehnologija siccr omogoča, da dokumente la/jc, hitreje tn ceneje ustvarjamo, prenašamo, /. njimi delamo, organiziramo, upravljamo in imamo holjši vpogled v njili, hlira i pa p red slavij a nevarnost za njihovo integriteto, dostopnost in hranjenj? friletni raziskovalni projekt ic nastal prav zaradi težo v, ki j:li povzročata ustvarjanje in hranjenje zanesljivih doKiimcntov v elektronski oblici. Projekt finančno podpira SS1IKCC (Sociai Sc-cnces and rhimaiulics lieseareh Couneil of Canada, je Kanadsk raziskovalni svet za družbene vede in humanisti ko. Svet je najpomembnejši Št i pen drski urad z.vezne vlade v,a raziskave področja humanističnih in družbenih ved ter podpira um verzitetno raziskovanje) in ga izvaja raziskovalna skupina magistrskega programa arhivistike študij na Univerzi Britanske Kolumbije.1 Namen projekta, ki smo ga začeli izvajati aprila 1094 ter ga bomo zaključili marca 1997, jc "da na ico-reličcn način identificira in definira tako stranske produkte elektronskih in formacijskih sistemov kol metode varovanja integritete (torej zanes-,j» -*o::t in avtentičnost) tistih elektronskih sistemov, k* predstavljajo doka/, o dejavnosti."2 Cilji raziskovalnega projekta so: • načeloma ugotoviti, kaj jc dokument in kako ga lahko razpoznamo v elektronskem okolju; • določiti, kater, elektronski sisteiri ustvarjajo dokumente; • oblikovati kriterije, ki omogočajo pnmcrr.o ločitev dokumentov od drugih vrst informacij v elektronskih sistemih, ti ustvarjajo m/ali hranijo veliko različnih podatkovnih skupkov; • definirati knnccptiialnc zahteve za zagotovitev zanesljivosti in avtentičnost dokumentov v elektronskih sistemih; • oblikovali administrativne, proceduralne in tehnične metode za uveljavitev teli zahtev v praksi; in • ovrednotil i te metode glede na različne administrativne, pravne, kulturne in strokovne vidike.-1 Oh zaključku projekta bomo v Kontni Kamknvalnn .skupin» in Univerzi Itriianskc Kiilumbijc .sestavljaj» viKlja prijel M Luciana nuianlí, ra/ískovalna Mxlclavka TcTy lúrslwit J in p umi/na ia/isk»valka IIcalhcr MacNcil, Lu'iana Duranli in Tcrry Easlwmxl, "l'mlcclim: Elcctninic Eviilcncc: A l'miíicv. Kcpnrt" /trr/nVí £ Cnmpuirr : 1 (19%): 17*7(1; Luciana IXirapli in llcalhcr MacNcil, Triitcciinj; Elccirnnfc Evidenc. A TTiinI l'mgrcss Kcpiir1 on a Kcscar:h Sludy and lis MclhiKliiliigy.'/ln/iín gra fično predslavilev dip'omatiČnih in arhivističnih konceptov. Hkrati jc IDEF zagotavljal ra/.urrv Ijivost pomenov diplomatičnih in arhivističnih konceptov ter jc hil unoraben za oblikovalec sistemov Vzorci, ki jih je razvila raziskovalna skupina magistrskega programa arhiv.stikc na Univerzi Britanske Koluinhijc, so zagotavljali, da so hili koncepti predstavljeni 1DPT pa jr prispeval srcJrtva za prevajanje teh konccptov v modele aktivnosti in enot ki so prikazovali odnose njihovih komponent ?z dobro identificiranih vidikov7 in za točno določene namene. Ker se raziskovalni projekt magistrskega programr arhi vi.stike na Univcr/.i Britanske Kolumbije osredo-toča predvsem na zanesljivost in avtcniičnost. smo r/hrali vidik ustvarjalca dokumentov in. na tančneje, korporaeijc Mcdeli aktivnosti defini rajo vse dejavnosti, so povezane s fimkeijo upravljanja dokumentov. Funkcijo smo poimenovali UPRAVLJANJE ARHIVSKIH FONDOV in vsebuje vse dejavnosti, ki r,o povezane z ustvarjanjem, upravljanjem in hranjenjem dejav nih in poldcjavnm dokumeniov Model enot definira vse enote, ki so povczanc j temi dejavnostmi. na primer PjS \RNA, RAZRED 1*0-STOPFK, DOSJE, DOKUMENT ter njihove atribute (t.j. lastnosti in značilnosti) in odnose med njimi. Modela aktivnosti in enot opi:,ujeta ustvarjanje, upravljanje in hranjenje elektronskih pn tudi neclektronskih dokumentov neke služhc. Na osnovi dejavnosti oheh modelov jfc raziskovalna skupina v sodelovanju z DoDkMTF ni/ vila tudi pravila za nstvarjanic, upravljanje in Deti niči jt pojnmv m v/nrei mi vkljuCeni v ihiilem, 113-33. Čeprav jc RnhIci upiirjhcn ludi za upravljanje fiimbiv. ki se nc nanašaj» na kiTpuracijc, Lnrcj i* :hni Cnndi, pa snm ya umi al i nn>fnii pocruslavili. .saj spušluvunjc ailminislralivnc in javne ¡Hlgiivnmnsli ni na erak način veljavni! /a posameznik: kAnr /a k rporacijc. Ti.ku na primer zanesljiviist in avicntičnnsi dii!:uincnla, ki ¿a je i/delala piivalna nseba. llnlivalim .nlcilc na ubliki) i)i>kunicnla in nc ¡*1cilc na pnst:ipck naslanki ali preni)sa. Avlenličnusl v tem pnineru prrvcrjaimi le kadar ptisamc/cn ilnkuiDcm pulrcbujcnm z; pnsehne nairtcnc. hranjenje teh dokumentov.* Preden nadaljujemo s konceptualno analizo dokumentov, ki jc bih jedro ra/. skavc, moramo na kratko predstaviti okvir upravljanja dokumentov v katerega smo umestili analizo. Diploma tični m arhivistični principi in koncepti, ki sino jih razvili in interprctiiali za naš projekt, funk ci on i rajo kot standardi za oblikovanje sistemov hranjenja ¡11 ohranjanja dokumentov 11 kot standardi /a vrednotenje dokumentov, ki jih v elek tronski obliki ustvarjamo, uporahlj imo, upravljamo in hraninio v daljšem časovnem obdobju Sistem itmnjcnja >b)kumcntov je sestavljen 1/ vrste notranje konsistentr ih pravd ki nadzorujejo ustvarjanje, prejemanje, odlaganje na stran in upravljanje dejavnih :n poldcj-ivnih dokumentov v teku nstvarjalčcvc dejavnosti, ter i/, orodij in mehanizmov, ki jih ustvarjalce uporablja. Ž daigimi bcsedaiTii, hranjenje doknmrntov jc "hranjenje dokumentacije o dejavnosti", zato pogojuje nastanek in je prvi upntvlptnju >!c i innentov. Lc-to pa je, s stališča ustvarjalca in za njegove namene, upravljanje dokumentov nstvar jalca upravljanje sredstev1, ki jih jc uporabil za nadziranje njihovega nastanka (na primer i nstrument klasifikacije, registracije in povrnitve dokumentov) in upiavljanje človeških tclino loških in prostorskih sredstev, ki so potrchr.a /i\ delo in upravljanje s temi dokumenti in njihovim hranjenjem ("eprav jc upravjanje dokumentov namenjeno ustvarjalcu in njegovim namenom, pa služi tudi širšim dru/henirn ciljcin, ki ne ob segajo le izvajanje določenega p sla, ampak ohscgajo pralne /.ailteve in 'ministrativno, družbeno ter zgodovinsko odgovornost. Sistem shmnjevnnjn dokumentov jc sistem notranje kon sistentnih pravil ki pri ustvarjalen poldcjavnih in nedejavnih dokumeniov v daljšem časovnem obdohju nadzorujejo intelektualno in fi/.ično upravljanje dokumentom ter orodij in mehanizmov za njihovo uporabo.1-* Tako sistem dokument »v nekega ustvarjalca sestavljajo: doku-menli ustvarjalca in njegovi sulcmi hranjenja in shranjevanja. Sistem dokumentov nadzoruje ustvar idccva funkcija upravljanja dokumentov ustvarialca. Glede na navedeno, smo konceptualno analizo osredotočili 11a defm eijo treh klji.čtnh terminov: dokument, umeslj.'vost m avtentičnost. Raziskovalna skupina j( najprej identificirala in delinirala elemente dokumnnla tako v tradieio- Mmiclc aklfvnnslf in cnnl t;liisar in piavila, povezana /. dr jivniisluli >i jc milnic li^lcihli na hiintc pl§i magistrskega priii;iuma na Univerzi Uiilanske K.iluinbijc lillp://wivw.sl;iis u be.ca/usc rv/il u i a n li. hililcjavni diikjuicnli spailajii v piislnjnnsl laku sistem« lira-njeuja km shranjevanja. Sisicin hranjenja se s pdlilcjavniii'1 llnkuuicnli ukvarja ^Icilc na njihiiv iidnns ilu ilejavnlh iln kumcnliiv in glcilc na izvajanje i'cjav misli, zamili kaiciih mi hili iliikuuic.-ili uslvarjcri. Sislcui shianjevanju pa c ukvarja hi Ij z Inkaoijii, pnvinilvijn in shranjevanjem pnlilcjavnill iliikunienliiv in sluii pr.-i)- ' cm uslvaijaku za sklicevanje ARHIVI XX 1997 Članki in razprave 61 iialncm kol v elektronskem okolju. Pri letn jc uporabila predvsem konccptc, ki jih ie razvila di.ilomai ika. Pomembno pojmovanje diploma like jc. da laliko vse dokumente analiziramo, razumemo in vrednotimo glede na nek sistem formalnih elementov, k' so po svoji uporabnosti univerzah.! hI po narav iekruitekstualizirani. To pomeni, da dokumente laliko 11 moramo u cn tificirati glede n? njihove formalne sestavne elemente in ne po informaciji, ki jo prenašajo. Diploiriatična raziskava jc pokazala, da jc clck tronski dokument, tako kol vsak Iradicionaln. dokument, sestavljen iz. medija (l.j. fizični nosilec sporočila), oblike (l.j. pravila predstavitve, ki tomoj očaio prenos sporočila), oseh (l.j. enote, ki (]*Mnjej™ preko sredstev dokumenta), cleiai--nosii (l.j. dejanje volje, po kalcrcin dokument nastaja kol sredsivo za ustvarjanje, ohranitev, sprciiiiriaiiic ali uničevanje situacij) konlck.ila (1 pravnoadnunislralivni okvir, v katerem sc dejavnost odvija), arhivske povezave (t j. odnos, ki povezuje vsak dokument s predhodnim in sle dcčiin dokumentom in z vscini tistimi doku mcnli. ki so vključeni v isto aknvnosl/dejavnost) in vsebine (l.j. sporočilo, ki ga doknmcm name rava prenesli). Vendar pri elektronskih doku mentih navedene komponente niso neločljivo povezane druga z drugo kot pri tradicionalnih dokumentih: elektronski dokumenti in njihovi deli obstajajo ločeno in jih lahko upravljamo ločeno, razen če jih zavestno povežemo, da bi zagotovili nastanek zanc.Jjivili dokumentov in sli ran it vanj c avtentičnih dokiimcmov. Pri elektronskih dokumentih je medij ločen fizični del dokumenta in njegov namen ni, da hi prenašal pomen, Njegov izključili namen jc. da zagotavlja oporo za sporočilo. Medtem ko dokument ne obstaja, dokler ga nc prilcp.mo na nek medij, pa jc nevtralni značaj medija pri clek Iranskih dokumentih Življenjsko pomemben za nithov ohstoj, saj imajo vsi mcciiji. ki so oblikovani tako. da nosijo m^snetsko ali optično prilepljene signale, zelo omejen čas trajanja nc le zaradi pokvarljivosli materiala, ampak (udi in predvsem, zaradi "zastarelosti tehnologije, ki io polrchn cmo, da dokumcnlc beremo. Jasno je, da si i ra nje vanje elektronskih dokumentov zahteva ponovljajočo in stalno reprodukcijo. Če h mediji iahko prenašali pomen /w .ve, hi bila ^aka reprodukcija enostavna transkripcna vsebine. BVi tem pa h; izgubili veliko informacij in veljave. Ker pa medij pri elektronskih dokumentih ni povezan s pomenom, lahko vsake reprodukcijo dokuincnia, pri kateri sc spremeni tu komponenta medija, smatramo za popoln in nčirkovit dokn-mcnl. Ki jc identičen z dokumentom, k' ga rc prodna ra Podobno jc pri listi skupini znaulnosti doku menla, ki sestavljajo njegovo ližično obliko, tizičnfo obliko sestavljajo formalne lastnosti do kiimenla. ki določaio njegov zunanji izgled. Vključuj ;io pisavo (na primer vrslo pisave, for- mat. vrinjene znake, barve i'd.), jezik, posebne znake (na p uner >nnholi, ki kažejo na priloge, komentarji, moti, emblemi itd.), različne pečate (digitalne signalnrc, časovr-i zaznamki ild,), konfiguracijo in arhitekturo elektronskega operacijskega sistema. arhitekturo elektronskih dokumentov, program.sko opremo ild. To so vsi tisti deli tehnološkega konteksta, ki določajo kakšen ho izgled dokumenta in kakšen ho dostop do njega pri elektronskih sistemih jc to običajno za uporabnika (kdorkoli ž.c jc. na primer avtor naslovnik ali kdo drug) "iranspa rento*' ali vidno. Ker c namen komponent fizične oblike dokumenta, da prenašajo pomen, spremrmha katerekoli od njih povzroči nastanek novega in raz ličnega dokumenta. To je seveda pomemhno tndi pri shranjevanju clcktronsk.h dokumentov. Digitalna tehnologija poslane zastarela vsakih nekaj let. torej se močno spremenita konfignraeijii ir. arhitektura elektronskih sistemov, na p. uner pre utik od koncepti enostavne datoteke h konceptu hierarhične ali relacijski: baze podatkov. Ko sc to zgodi, moramo vse ustvarjene dokumente v za starelem okoliu prenesti v norega, drugače bodo nedostopni in za vse namene in posledice nc ohsUječi. Prenašanje sc razlikuje od prepisovanja Prepisovanje jc popolna reprodukciji, tako vsebine kot formahih elementov dokumentov (na primer m.krofilmanic, fotokopiranja ali pre nos istih nizov hitov iz, enega magnetnega Iraku na drugega). Prenašanje jc reprodukcija vrcbinc. dokumenta, spremenita pa sc sestava iii zgradba (na primer slikanje analognih dokumentov ali prenašanje Inperlckstovnih dokumentov iz ene baze podatkov v drugo, ki ima drngačno se slavo), Medtem k< je lahko po prenašanju izgled dokumentov enak kol izgled dokumentov, ki nm« jih prenesli, pa sc jc močno spreircnda njihova fizična nhfika. Nekatere informacije smo izgubili in pridobili nove Vsak proces prenašanja mora bili torej samo-avtentičen, če ustvarjalec dokumentov Ic-tc Še zmcrrj polrcbuic za vsakodnevno opravljanje poslov. /in avtentičnost zagotavlja stalno zanašanje ustvarjalca na same proizvode procesa pre našanja. Če pa ustvarjalce dokumentov le teli za opravljanje poslov ne poliebujc več. ho morala procc:. prenašanja izvesti nevtralna stranka (na primer profesionalni arhivist, ki jc zaposlen pri tej instituciji, a'i program, ki ja pristojen za trajno shranjevanje leh dokumentov). Proizvode prenašanja moramo prcvcrni in narediti avten lične. Tako so ti dokumenti poslali avtentične. kopije1" zastarclh dokumentov, v najboljšem primeru ¡9itativrQ kopije" (ec so reprouucirali Avlcnlična knpija jc "kopija, ti mi ju potrdili uradniki pmlujni r.\ i/, 'ajjnjc le funkcijc da hi ji i/refili piavmi pri/na nje ilnka/j." Glej Ijiciai.a liuraiili, "Diplimislio: Ncw U«s Fi'i An Olit So'c nit." Archiniru 2S (Sumuicr iyK!>): 21. ' liiMUlivu kopija 'v Lvti>li ali (tclno repr kIucitj nc le vsebin it. ampjk luai oblike Kriminala |ili>kun >cnla], vključno / /una 62 Članki in rn/prave AliWIVI XX 1997 njihovo inlcicklualno obliko) in v n;ijsl;jb>.iiri priincni c>\osU\vi\e kopije z značilnostmi vidi-nutra.12 Intelektualno uhliko doknmcnla rJeKavljajo formalne lastnosti. k: predstavljajo in sporočajo elemente deiavnosii, v katere je dokument vkljn čenT ter elemente takojšnjega konteksta, dako dokumentarnega kol admm.slrati vnega). Intelektualno obliko elektronskih dokumentov lahko razdelimo v tri delu: "sestava informacij", Ki se nanaša n;i tip rcprczcntaeije vsebine, pa naj bo le ta tekstovna, grafična, .slikovna, zvočna ali kombinacija našleiih; "oblikovanje vsebine", ki se nanaša na clemrntc teksta in njihovo ureditev, kot so dslHn, pozdravna formula, eks pozicij a itd.; in "anotacije", ki se nanašajo na douatkc k dokumentu, ki so bi:, dodan i v zaključni lazi postopka (na pnmcr dokaz o avtentičnosti podpisa), ob predaji z^adei c (na primer dopisi "nujno", "v vednost", datum in naziv dejavnost"), v času postopka {na primer omemba sledečih de javnosti ali njihovih razullalov) ali oh upravljanju dokumenta (na primer kla ;ifikaci_,ska koda, registrska številka). Oblikovanje vsebine vsebuje predvsem clc menic, ki jih pri tradicionalni elementih ime nujemo "notranji", Pri elektronskih dokumenti h so (i posredovani preko eleklronskio meja, Njihovi naipomcmbacjši elementi, to so tisti , ki se nanašajo na osebe, administrativni kontekst in dejavnost (na primer supcrskripcija, inskrip ciia,14 datum dokumenta, datum predaje, zadeva) so v zgornjem delu dokumenta ki je njegov protokol,15 in ne v cshalokoln16 doknmcnla. Eshatokol lahko vsebnje imena, Ki pa nimajo veljavnosti kol izjave o verodostojnosti o tem, kaj dokument jc. Pri dokumentih, ki jih ne po sredujemo preko elektronskih inija, iste clc rrrcntc lahko omenimo pri oblikovanju vsebine, njimi nblikami (itbliknvanjc sirarn, skripla, pnsclini znaki llKilij, ild.)." Glej ibidem. 20-21. Enir.iavni kiipiju "nareilimi prepi >iim prepisi mi vscliinc nriginala." Vii/miHt spada med avicniifnc kitpijc i........ nblikn vrivanja l.j. dtik-iiitcnia, "ki ga v fcluli navajaiim (ic jc IckMualcn) ali n njem p[:n>čamii (îc jc vi ai i 1er, n;i pilil ici /c niljc vil ti) pn ini^inalnciii dnkuincntu, ila Ui iiUniivili (nje-ynvc| uiinkc AvicniiL-n;i knpij;i in predvsem fi tlim tu IM^iil ivljajn k .skliidniisl prepisa v. iiriginiitnim IcWnm." Glej itiiilcm, 21, 2(\ «39). " .Supcrskr.pt,]j jc "navcilba imena avlnrja iliikumciilii inflili iltiavniisii." Glej Luciana Duranti, "Dipliimalits: New Uses liir anOld Science (1'arl V)" Ardiimria 37 (Suunncr l'J'Jl): 12. Inskrijicija jc navedba "mena. lilulc in naslnva našliivnika iliikinocnla in/ali ilcjavniisli" Glej ibidcin: 12. l'rriliikiil jc prvi 'k! irch 11/ii.nih delnv diikumcnla. "V.scbuje adminislralivni kimlcksl ilcjavniisli (l.j. navcilbn vplcicnib 11 vrb, Casa in kraja 1er prednici a) in Mčcinc (imnulc". Glej ibidem: 11, Eshaliifcnl jc /adnji ihJ ireti fi/ičnih ilclnv iliikuiucnla. "Vsihuje ijnkuiitcrilacijski knnlcksl dejavmtsli (l.j. enunciacijn smdslcv vrctlnnlcnja, navctltxi iKlpiviirnnsii ya iliikuiiicnlacijn akla) in finalne rnrinuic." Gclj ibidcr.i: 11 vendar imajo velja vnosi kol izjave o verodostojnosti o tem, kn, dokument jc le, čc so v prolitu doknmcnla A notacije vsebujejo ''profil doknmcnla" Tojc elektronska oblika, k. neslane ko sistemu damo ukaz, naj pošlje ali zapre nek elektronski dokument. Taku ktii Enutieij« jc neločljivo povezan ■z dokumentom, dokler le-ta obstaja, Vsebovati mora vse liste elemente intelektualne oblike, ki so potrebni za ident fLiranjc dokumenta in ga vzpostavijn v ndnns z. drugimi dokumenti, ki pripadajo istemu skupku. Prnlil dokumenta uai bi predstavljal konccptuah-; prostor, kjer se admi -i-stralivno-dokumcntarni postopek združi z. intelektualno obliko inl kjer sc vsi elementi intelektualne oblike Stikajo. Glede na In, ali jc dn kument ustvarjen ali prejet, naj hi aniilacijr. vsebovala večino naskdnjih elementov: registrsko šcHko (čc jo )C mogoče določiti), datum dokumenta, datum m čar, prejema, dMnm in čas prenosa (v pmslor ali čas, torej v s a in sistem), stanje prenosa it.j., ali je dokument osnutek, uri ginal ali kopija), način in medij prenosa, arhivski datum (l.j. danim, : kater.in dokument poslane del dosjeja ali razreda), registrsko številko pi sarne, ki ic dokument odposlala (čc jo je mogoče določiti), imena h naslove ustvarjalca, lastnika, avtoija, pisca, naslovnika m kateregakoli dru gega prejemnika, dejavnost ali zadevo, priloge, vrsto in sredstva varnostnega varovanja, sestavo irZSmacij, medij, vrsto datoteke (npr WP, MS Excel, Mime eneodal), pi ¿arnn, k' sc z. doku mentnm ukvarja, dejavnost, ki so bile podvz.clc, kodo razreda, identifikatorja dosjeja (če je določljiv), identifikatorja dokumenta in drnge elemente, k' jih zahteva določen ustvarjalec ali dejavnost Pn elektronskih sistemih, ki so obli kovani tako, da naredijo anolaeijo prol'ila doknmcnla za vsak posliuj. ali zaprti dokument, bo sistem sam diicklno zapolnil večino zgoraj orne njenih podroei na osne vi: 1) glave dokumenta, 2) elektronskega prostora, v katerem je bil dokument ustvarjen ah nrejet, 3) pristojnosti17 osebe, ki dokument piše in ima privilegij do stopa,IK 4) dokumenta, na katerega ustvarjeni dokument odgovarja, ild. Nekateri dokument pa so razvrščeni tuui glede na avtorja in dokumentarno pisarno. Na osnovi ugotovitev raz iskavc Univerze Britanske Kolumbije ni dvoma, da bo imel profil dokumenta sčasoma za elek tronske doknmcnla isto funkcijo, kol jo im.ila za tradic:ona'nc dokumente prott :ol m eshalnkol, Poglejmo, kaj sc dogaja z, osebami, ki kakorkoli sodelujejo pri nastanku elektronskih doku incnlov Zaradi zahtev po nedeljivem nadzoru clcklronskdi dokuiricniov mora diplomalik/ arlu " 1'risiiijniisi spada v nbiniitjc funkcinn.ilne ihIj;iivnrniisii, ki jc bila zaupana neki pisarili ali uradniku. liri v le t" ii dnslnpa sc nan,ii,ijii na priMiijnnsl /hiranja, klasificiranja, annliranja, branja, pfivrnilvc, prennsa ali uni'*svanja liiikumcnliiv, ki sinu ju pcKlcIili urailnik.....v neki shibi. fMiHIVl XX 1997 Članki ni ra/pave 63 visi evidentirali veliko večje število oseb. Piplo-matika pravi, da laliko pri našlankii dokumenta sicer sodeluje mnogo osel (med njimi so priče in sopodpisniki), vendar so za njegov obstoj po trebno le tri. To so avtor (t.j. oseba, k. ima pristojnost m sposobnost izdati dokument ali v cigar imenu ali povelju je bil dokument izdan), naslovnik (t,j. oseba, na katero ic dokument na slovljen ali mu je namen jen) in pisci, (t,j oseba, ki jina pristojnost in sposobnost obl kovati vseli iw~i dokumenta). Pri tradicionalnih dokiinicnnh jc povezava njihovih elementov taksna, da no določitvi avtorja, naslovnika ni pisca m več dvoma, kdo sla ustvarjalce in lastnik. Pri elektronski dok it menim ni tako. Za vr.ak clcklronsk dokumenl, ki j c bil narejen ali prejet in spravljen žara'J i dejavnosti ali vpogleda, morala bili določena tudi ust\xnjahH: in lastnik. Ustvarjalec jc oseba. ,;i izdeluje arhivske fonde, katerim določil dokument pnpadn. Lastnik p;r je oseba. k. ima v lasu elektronski naslov ali prostor, v katerem je doktt inent nastal (t.j iz katerega jc doknmcnl od poslan ali v katerem ja bil dokmnent sestavljen in zaprl). Osnovni razlog za določitev ustvarjalca v povezavi z vsakim elektronskim dokumentom i;' shranjevanje za daljše časovno obdobje, Medtem ko so dokumenti v dejavnem elektronskem okolju. v katerem nastajajo, je ustvarjalca zeli. lahko določiti. To je oseba, ki ima jtirisdlkcijn nad sistemom /a ustvarjanje prejemanje m kopičenje dokumentov v procesu dejavnosti Ko dokumente vzamemo iz. sistema, njihova lokacija na mediju hranjenja in v določenem prostoru za iden-'ihuranjc ustvarjalca ni več pomembna. V idealnem sistemu hi identiteto ustvarjalca nekega elektronskega dokumenta lahko videli na vizualni ali prezcnlaeijski komponenti obliki profila dokumenta, ki bi bil kot anolaciia priložen '."Kakemu delu dokumenta, kot na primer logotip ali glava. Osnovni razlog za določitev lastnika v povezavi z vsakim elektronskim dokumentom ic, da je ta oseba lahko od avtorja ali pisca dokumenta različna, še posebej, če ima dokument vsč avloi jcv. Ic eden od njih pa je odgovoren /a njegov prenos; nanaša sc predvsem na 'zanesljivost in odgovornost. Identiteta lastil j ka dokumenta, ki ga elektronsko prenašamo, je v glavi poštnega sporočila. Identiteta lastnika dokumenti ■ k' ga clck l roi is ko ne prenašamo, sistem vključi v profil dokumenta in je ista kot ime lastnika individualnega elektronskega prostora, v kalerrm jc bil dokument zaprt. No, gledi na medij ali obliko dokumenta jc dejiivnast bistven element vsakega dol; mienln. Dejavnost jc vsak izraz, volje, kater' cilj je la ustvarja, spreminja, upravlja ali umei jiliiaeijt. Posebna vrsta dejavnosti jc u^mvija^ To [jc dejavnost med dvema ali več osebami. Njen cil. jc. da spremeni odr.os med osebami. Odnos med neki m elektronskim dokumentom in dejavnostjo, v kalen dokument sodeluje, je običajno viden v konceptualni poziciji, ki ga dokument zavzema v dosjeju al razredu dokumentov, s katerimi je povezan s klasifikacijsko ki>d< Tak odnos jc pc naravi lahko podibcn odnosu ki ga imajo trad: eionalni dokumenti s pravnimi dejanji: dispozitivni (ko jc dokument hMvenl del pravnega dejania, ki nastane ob nastanku dokumenta: npr elektronski dokument, k. sprejme paciente v bolnišnico) ali prohaiivai (ko jc dokument dokaz delanja, ki je izvršeno pred nastankom dokumenta: npr. elektronski seznami registriranih volilcev). Glede na dejavnost, v kalen sodelujejo, pa ima večina elektronskih dokumentov podporno funkcijo Za p i mer vzemimo geografski infor maciiski sistem. To jc relacijska baza podatkov, ki predstavlja podatke v geografski ureditvi ter vsebuje le dokumente it j. informacije, ki so na konkreten in organiziran način pripete na nek medij po posebni 11 pravilih rcprezcnlacijc), inior maeije (t.j skujima podatknv, ki una pomen in jt namenjena komunikaciji v prostoru ali v času) ali posamezne podatke (t.j najmanjša zapbana dejstva, ki nnajo pomen). Vendar lahko govorimo o dokumentu tudi. če jc njegova' funkcija kol baza pod;i(kov, da podp.ra določeno poslovno dejav nosi (ima vse poticbnc elemente dokumenla, ko jo smatramo za enoto) i.i lahko sam -zdelujc dokumente. Ko. v/, njih izločimo dokumente in jih povežemo z drugimi dokumenti iste dejavnosti, sami postanejo dokumenti (npr, predstavitev gostote prometa na določenem mestu, ki ga dodamo ali povežemo s poročilom, ki vsebuje priporočila za urejanje mestnega prometa). Drug velik del elektronskih dokumentov ima norotivno funkcijo, Ti šo s poslovno dejavnostjo povezani le tako, da govorijo, kiiko so sc posamezniki Pilili dela in kako so lotili neformalnih potez, izvedbe nekih dejavnosti in odločanja. ( sprav* so tudi to dokumenti. pa niso proceduralno povezani z. dejav iK/Stjo. tako kol druge vrste dokumentov, ¡unpak so / njo povezani posredno. Obstoja dokumentov s podporno in raralivno funkcijo pravni sistem ne potrebuje, n hov. avtor i lih ustvarjajo zaradi svoje koristi an po svoji izbiri. Kontekst sc nanaša na pnivnoadminislrativni ok 'ir, v katerem sc dejavnost odvija. Pri ciek Iranskih dokumc/i:ib jc pomembno, da tehnološkega konteksta ne zamenjujemo z admin' stralivnim Tako na primer ne obstajajo "skupni eloklror.sk> dokiinicnn", Obsiujajo pa lahko "skupne baze podatkov" z dokumenti, informa eijaiin ali podatki. k so doslopm mnogim osebam. Vsaka baza podatkov jc odgovornosl le ene pravne osebe (ki jc lahko konzorcij ljuai). Vsaka oseba, b uporab ja dokumente, informa eije ali podatke iz, skupne baze podatkov, v icku svoje laslnc dejavnosti dela z, m mi v svojem elektronskem sistemu svoje elektronske doku mcnle. Po udar i moramo, da vsakokrat, ko v 64 Članki in razprave 'iRHlV] XX 1997 ha/i pod a! kov naredimo poizvedbo, »c nastanejo elektronski dokumenti. Nastanejo le, ko 10 nare dimra v kontekstu poslovne dejavnosti in tako poizvedba kot odgovor postaneta del doku menlov te dejavnosti. ( z povemo drugače, večina elektronskih "transakcij' ni povezanih s por lovno dejavnostjo in nc ustvarja dokumentov. Na koncu, ključ do ohsloja elektronskega dokumenta jc nrlnvskn pa vezava i\rhivsks povezava sc nanaša na vez vsakega dokumenta s predhodnim in sledečim dokumentom v konceptualni mreži odnosov med dokumenti, ki nastanejo v teku iste dejavnosti. Glede na naše poimovanjc, da morajo hiti do knmcnli sestavljeni iz spisov in kompleksnosti njihovih odnosov, jc arhii*ska povezava hist ven element dokumenta. Jc prvotna ft.j., nastane, ko j c narejan ali prejet dokument), potrehna (t.j., ima jo vsak dok ti men t) in določena (l.j.. njene značilnosti so odvisne od namena dokumenta).Iy Pri tradicionalnih dokumentih je arhivska povezava vpletena v fizično ureditev dokumentov. Pip elektronskih doki imeni i h pa jo moramo naredili vi dr,o. Konceptualno arhivska poveževa nastane v licnulku, ko dokument uamo na stran m tako določa trenutek nastanka doku meni a. Oblikovno jc lahko arhivska povezava določena klasilika-eijska koda, ki jo dokumentu dodelimo in povezuje dokument z drugimi dokumenti isiega razreda. "V primeru picjctin in odposlanih dokumentov pa jc arhivska povezava lahko registrska številka, ki jo Jod;limo dokumentu m ga povezuje s predhodni mi in sledečimi dokumenti, ki jih jc ustvarjalce i/dclal ft I i picjcl in se ukvanajo z isto zadevo.20 V visoko razvitem elektronskem sistemu hi hili ohc anolaeiji vključeni v profil dokumenta in bi tako utrdili odnose v dokumentu ter j iN oh vključitvi vecntralm sistem dokumentov sl.ib.li zirali. Pn sistemih, ki niso posehci oh 11 Kovan za hranjenje dokumentov, sla kla itikaeijska koda ' Gi»tei» ("anteni. "II fundiinicnh) lomen della îhuiiin.i nr-diivMiïa," A rdi in II VI (POT): K, pntinlis v Giiir^iii C.in-učili. Se rit ti îirc'/iMT.ifiW (Kini: II Cenim ili Kiierca olilnrc 197(1; 19. knvinsiinuva upi-ah I ja pnicih 'nicil\chiina pnse-/am»vl."' Glej llilary Jcnkinsim, "IninKluLlnry,'' v l^uhlii.' Kc tiird Office, Gnutr In I Iti- Ihihlic Krairth, l'art I (Lnmlnn' l>ublic Rcraml Oflnx, IV49). 2. Slulelja mi v s-eiini cvmpskih dri,av/a^iilavljah zanesljivi >sl /. reyisiririinjcin prejetih in )>dpi)sl;inih dnkunienlnv v remisier Tu jii narcilili laka, i!a .s» sledili vsem ilukujitcnlnin, k; jih je ura J mlpnslal in prejel in, j'Icdc na lu t'il j, /,ihcle/ili vse ilcjavmisii, ki su hik pnve/ane / neki> /ailcvn m nuiinnui njrne mlslrarilvc, 1'ri pmickiu nmgkl^eyti pmyrama arlii vi Mike na i in i ver/i Hriïauskc Kolumbije jc hitu cnn ik! pravil sislema hranjenja dnin nter lov v/p dalkov, na računalniškem zaslonu lahko vidimo v pomenski ohliki, pn dokument kol tak dejansko nc ofnlaja, dokler njegovih delov nc povežemo močno skupaj, torej dokler dokončno nc »hli-knjcino vsebine dokumenta, Pri tradicionalnih doknmentih je drugače, saj jc tu dokument sestavljen iz kazal cev k inlbmiacij.im iz drugih dokumentarnih virov, (udi dokument drugih vi rov, ki ga lahko uporabimo za ustvarjanje ddi-gega dokumenta. Pri cfeklmmkih dokumentih kazalcr vodijo k podatkom, k': sc lahko glede n;1 to, da s« v podatkovnih hazah, ki so po svoji naravi dinamične sčasoma spremenijo. Tako navidezni dokument ruma stabilnosti in v desetih mnulali lahko imamo de sel različnih dokir mentov. Značilno:;'i 'ifcklronskih dokumentov, kot sta ■ih oblikovali diplomatika in arhivistika, sestav ljajo konceptualno osnovo za določitev, prvič, ali cleklronsk sistem s katerim se ukvarjamo vse hnjc dokumente, in drugič, ali lahko te dtiku mente smatramo za zanesljive in avtentične. Seveda moramo natančneje določiti, kaj sta In zanesljivost in avtentičnost,21 Zanesl;;vost pomeni veljavo in zaupanje dtiku mentov kot dokazov potrjevati morajo dejstva, o kateriii govorijo. Zanesljivost jc odvisna od dveh laktorjev: stopnje polni.iti ohiike dokumenta in stoprijc nadzora nad postopkom njegovega ustvarjanja Polnost tinlike dokumenta pomeni, da ima dokument vse elemente inte lcktnalne tiblikc1 potichne za sposobnost izvajati posletliec Po lradi.;;nmaliieni pojmo vanju dokument m popoln, če v svoji intelektualni obliki ne vsehnje datuma (ki odraža odnos incd dokumentom ir avtorjem ter med dej srn, ki jih do kiiment opazuje in opazovalcem leh dejstev) in podpisa (ki prenaša odgovornost za dokument in njegovo vsebino ter ustvari iz dokumenta di sivo, k. ga moramo opazovati), Pri elektronskih doktiincntih avtorjev podpis za popolnost doku men ta ne zadostuje, elektronski dokument mora vsebovati (Sli datum in čas picnosa notranjemu ali zunanjemu naslovniki« ali datum in čss prenosa v dosje ali razred, v katerega dokument 21' Z;, poiirnlmcjsii nbravniivn nben pnjninv glej Luciana Du: s lili, 'Relinfiiliiy anil Auihcmidly: The Ointepl.s and 'tlicir liuplienlmns," Ari-hinirht V) (Spring l'J'JS): 5-10 ARHIV] XX 1997 Članki m n1/prave 65 pmi Ti i d i tipkani ali lastnoročni podpis ne izpolnjuje svoje tradicionalne funkcije, saj ga lahko vsakdo doda doknmcntu in njegove avten ličnosti ne moremo preverili ter tako nc prispeva k polnoči dokumenta. Pri eleklr^ns' ih doku mcnlih funkcijo podpisa izvršuje ime, izpisano v glav i polnili sporočil ali v profilu drugih lipov dokumentov; ¡11/ ali pri elektronskih pečatih ali tako imenovanih ""digitalnih podpnih\ ki sploh 11 in'4j(! (lhJikc pod] tiso v. Posircnosa dokumenta je metoda, s katero dokument prenašamo v prostoru in času. Čim varncjšrr ¡e metoda prenosa, tcin vcc ver jclnosli je, da je prejeti dokument tisto, kar trdi, da je. Oblika prenosa dokumenta je fizični in inlcleklua .a oblika, ki jo ma dokiimcn! ob prejetju Že tradicionalno avtentičnost najbolje zagotovimo tako, dr. dokument ob prenosu v prostoru 11 v času ohrani isto obliko. Vendar je p i prenosu najpomembnejša raz. clektninskc^i sislcina. Tit naredimii Inki iln ilnliiCiiiKi, v kale re m 1 hI leh pnisliiniv m> hiti i!i>ktimcnli uslvaijeni, prejeli, rc-gislriiani, klasificiram, spremenjeni, sliranjeni iid Glej Utciana Onranli, TJipliitnatit's: New- Uses Fill An Old Scicnce," /lri7i;'nm'n 31 ;Wirner IWO'Jl): 14-19, hmilarili ............, i!.: je luJi /anesljivust vprašanje Mnpnje Nan ten tnelinl, k t jih je nhliknvata ,-a/isknvalna skupina n i j^i sirskega ptjyfibiiia artimsiikc na Univerzi Hrilanske Ku-tunitiije, je /ajtiitnviicv najvišje stnpnjc /anesljivitsli. Glede na piistnviie namene, ki jim diiktimenl Mu/i, in £led; na /. njimi pnvc/anc pravne /ahleve, bodi» mural i pusame/ni ustvarjalci iliikuiiiemiiv Nami di mfiti stirpnjn /anusljiviisli .'j vsak lip ustvarjenega ilnkuuienta. Tu upisane metitde IkbJii lakti rujnn npiirahili Heftivmi. I 66 Članki in rn/prave AliWIVI XX 1997 lika mcu iradiciocmlnimi in elektronskimi dokumenti povezana s stanjem prenosa. Stanja pn nosa dokumenta pomeni stopnjo razvoja 111 po oblastih, torej njegova enostavnost, polnost in učinkovitost potem, ko smo ga po izdelavi ali prejemu odložili na stran Stanje prenosa je laltko osnutek, original ali kopija. Osnutek je začasna sestava dokumenta, ki je namenjen popravljanju; osnutki so lahko v različnih stopnjah dovršenosti Kopija je reprodukcija dokumenta, ki je narejen iz. originala, osnutka ali druge kopije. Original jc prvi popolni in učinkoviti dokument. > želi biti dokument original, mora imeli tri značilnost j: pol nest (t.j., ijcgova ohlu;a mora biti skladna z obliko, ki jo je zanjo predvidel avtor in/ali jo zahteva pravni sislcm)t enostavnost (t.j., bili mora prvi, k: je bil izdelan v pooolni obliki) in učinkovitost (tj., biti mora sposoben doseči namene, zaradi katerih je hil na reje nj. Pri clek tronskih dokumentih določimo stanje prenosa glede na njihovo usmerjanje Dokument, ki ni poslan naslovniku ali dodeljen dosjeju ali razredu, v katerega v okviru centralnega sistema dokumentov (t.j arhiv ali arhivski fondi uslvar jalca) spada, ampak ga hranimo v elektronskem prostoru, v katerem je b;l izdelan, moramo imeti za osnutek, ker je nepopoln. Pravzaprav prav prenos dokumenta preko zunanjih ali notranji! elektronskih meja opremi dokument s kompo nentami, zaradi katerih postane popoln (med tc spadata datum prenosa in "nadpis" ali identiteta lastnika in/ali avtorja). Katerikoli dokument ki ga prenašamo, je prejet kot original, v prostoru lastnika pa je shranjen kot k one m osnutek. Čeprav takemu dokumentu sistem dodcl' čas p^e nosa in identiteto lastnika, pa dokument ni spo soben doseči svojega namena in nima ličinko vitosti (sistem v prostor lastnika - individual-r prostor shrani kopijo vsakega prenesenega dokjmenta, čeprav le-ta i/, kateregakob razloga nikoli nc prispe na ciljni naslov). K:idark( li oseba iz centralnega sistema dokumentov p/idobi dokument, si lahko ogleda orginal (v primeru prejetega dokumenta ali notranjega dokumenta) ah zadnji osnutek (v primeru odposlanega do kumentu). Če oseba dokument prepiše v svoj prostor, dobi iinitativno kopijo, nc pa kopno v obliki originala, saj se spremenijo nekateri meta-podatki na podatki o dokumentu iz pri i lila dokumenta oziroma drugje v sistemu. Kadarkoli oseba preda doknmcni drugi osebi, ustvari vri ni lip vidimus itd. Pri elektronski dokumentih je osnovni koncept da stanje prenosa določimo glede na način, kako elektronski picnos uči.ikujc na vse vidike oblike dokumentov tudi nr. ano lacšjc (npr. podatki, zapisan, v profilu, «li podatki iz podatkovnega imenika in podatkovnega slovarja). Pri hranjenju in varstvu je najpomembemsa razlika med elektronskimi in tradicionalnimi dokumenti ta, da tradicionalne dokumente ohranimo avtentične, če jim ohranimo obliko in stanje prenosa, v katerih so Čili ustvarjeni ali prejeti *n odloženi na stran, elektronske doku menic pa obranimo avtentične s stalnim prepisovanjem in občasnim prem i kam cm. Tako clek tronski dokument v svoj prvotni oblik- nc more preživeti več kot desetletje (izraz "preživeti se nc nanaša le na fizično obliko, ampak vključuje (udi či t l/i vest in razumljivost). Avtentičnost elek tronskih dokumentov z.a daljše časovno ohdohjc lahko zagotovimo le s samoovcrii venim procc som reprodukcije iz enega medija na drugega in pretvorbe z. ene d^italnc tehnologije na drugo. Avtentičnost zagotovimo ludi Z zanesljivostjo osebe ali p:sarnc, ki una pooblastilo in sposobnost izvajati procesa reprodukcije26 in pretvorbe ler z ncprekia:er.ini fizičnijfl varstvom. Procesa mora odobnti, vrednotili in občasno nadzorovat višja služba, ki ni povezana z ustvarjalcem dokumentov. Osebi ali pisarni, ki je odgovorna za zvrševanje, mora ista nadzorna služba podeliti tekoče pristojnosti za te procese fkot smo žc omenili, mora biti (a oseba al-pisarna nevtralna tretja stran) Bolj kol kdajkol-prej bo varstvo izključna pristojnost profesionalnih a rh i vi sto v Za to imamo tri razloge: l. ker so iuv*rj«iEi dokumentov odgovorni za svojo dejavnost preko svonli dokumentov, ■FTiivisti pa so odgovorni za same dokumente: 2 ker imajo ustvarjalci dokumentov pravico pokazati, da so izvršili svoje odgovornosti (t.j., imajo pravico, da jih obravnavamo, kot da so izpolnili: svoje dolžnost ali da dokažejo, da so izpolnili svoje dolžnosti) s predajo dokumentov svojih dejavnosti v roke tretje slraakc; in 3. ker se bo moralo preverjanje avtentičnosti elektronskih dokumentov za daljše časovno obdobje zanesli le na eno stvar: ;irhi_yislični njiis dokumentov, čeprav sla bila procesa repro dukcije in pretvorbe izvedena še tako skrbno m odgovorno in nc glede na stopnjo pooblastila in odgovornosti, k. ju nesijn osebe odgovorne za nadzor Elektronski dokumenti gredo skozi vce reprodukcij in pretvorb n sčasoma njihova fizična oblika izgubi večino prvotnih značilnosti, njiho i ustvarjalci m osebe, pristojne za prepisovanje in premikanje, pa so pokojni in tako nezmožni, da bi jamčil- za njihovo zanesljivost. Ko bo raziskovale taksne elektronske dokumente želel upora biti kot vir, bo odločilno sredstvo za določitev niihovc veljave arhivski nventar. Pr, nedejavnih dokumentih služita intelektualna ureditev m opis arhivskih fondov* kol kritična funkcija avten ličnosti, lako da ohram-ila in stalno obnavljala mrežo njihovih administrativnih n dokumentarnih odnosov, z drugimi besedami, njihov kontekst ir arhivsko povezavo. Administrativni od nosL sc odkri/ajo m ohranjajo z zapisovanjem administrativne preteklosti arhivskih fondov in "IV cvcit.i piitDcni ikI^imirmiM, m vkljucujc nad/ur in od-gnvornosl Mit IchniCnim ttctiun. ARHIVI XX 1997 kriki in razprave 67 njihovi!) delov v kar je vključena tudi zgodovina hraiijcnia in varstva. Dokumcntarv odnosi sc odkrivajo in ohranjijo z tdcrBnk«cijl ra^ni ure dilve londov in njihovi rcprczentai iji v stmklu-r ranih opisih, hlckironski.n dokumentom bomo morali dodali še opis splošnega operacijskega sistema 111 njegove zgradbe, opis zgradbe dokumentov in opjs spreminjajočih niclapodiilkov. Najpomembnejše konceptualne ugotovitve pričujoče ananze lahko razdelimo na dve kale goriji: 1) .specifične metode za zagotavljanje za ncsljivosli in avtentičnosti elektronskih doku mcnlov: in 2) širse npravlialskc zadeve, ki so povezane z vzdrževanjem m hranpnjem zane sljivih in avtentičnih dokumentov Glavne ugotovitve, povezane z metodami za zagotavljanje zanesljivosti in avtentičnosti elek tronskih dokumentov, lahko strnemo v naslednji; točke: I) (i) /imcsljivost in iivlciiliciiosl elektron-,sl li dokumentov mijholje /ugotovimo Inko. dn v ccloten sislcni dokiiinunlov'51, vlkcmo proccduruliiii prnviln !cr povejmo poslovne in dokumentarne poslopkc. Pravila, ki so vtkana v sistem dokumentov, uvajajo nadzor nad ustvarjanjem, upravljanjem in hranjenjem tako elektronskih kot iHcIck-tronskih dokumentov cclolnc pisarne Povczo vanje poslovnih in dokumentarnih postopkov pa nadzor, tako da ga vtke v določen po.dovu' proces, še okrcoi. l)(ii) Zmirsljivosl in uvtciiličnosl elektron skih di kiiiiiciipiv nujliolju /iigutovimo z vpe Ijuvo poslopkov, ki /ožijo in »ikrupijo urhivsko povezuvo, nu primer kinsillkucija, rcgjslruc ijh in izdeluvu profilu, Poseben poudarek raziskovalnega projekta na dokumentarnem kontekstu dokumentov izMjJ \/ predpostavke, da je za zagotovitev zanesljivosti dokumentov potrebno določiti njihove <«nosc. Vendar moramo potrebo po štabi I i/.r ran j n doKii mentov z določitvijo njihovih odnosov uskladil, s prav lako pomembno potrebo po spostovanjii naravne dinamičnosti sistema dokumentov. Pre eejšnjo stopnjo nadzora nad Lislvarjanicni in upravljanjem dokumentov, ne dr. bi ovirali na ravno dinamičnost sistema dokumentov ali mu vsiljevali nerazumne zahteve, lahko zagotovi no le, če sc osredotočimo na arhivsko povezavo (le ta predstavlja pove/ovalno tkivo med posanKz nimi dokumenti) in na dokumentarni kontekst k. izhaja iz te prvotne povezave (lc*la predstavlja 27 Nal.intncjia prav*, ki mini jih iAlcl.ili «b našem piti''cklu, tatik:i najdemo ™ |>»k V 'i*6 In v ,rcl'el" in CCM ,cnl viiKsncm piin vi tu; i/si i mi v ,tn/iiri it ''mnpuwr (vf> in 7:2. 211 Sistem ili»(.mneninv m njc^ive ......piinente min» v na* m članku ?c opisali. Glej 7£nr;ij.sM- povezovalno tkivo med vsemi dokumenti). 1)(iii) /uncsljivosl in nvlcnlicnosl clcklmn-sk.li dokumentov lahko ohrunimo le, če po vc/cuio npravljunjc clcklronskih in ncclck tronskih komponent .sistemu doKiimcnlov Povezavo dosežemo z vpeljavo poslopkov za izdelavo elektronskega profila dokumenta za vsak lice lek t ionski dokument, ki ga pošljemo v centralni aslem dokumentov, kakor tudi za vsak elektronski dokument, kj ga odlc/imo na stran, ter lako, da za tc elektronska profile ustanovimo odlagališče. Z cleklronskim odlagališčem žalimo npoiabnikom sistema dokumentov omogočiti po poln vpogled v vse profile dokumentov, ki pri padaji istemu dosjeju ali razredu ne glede na medij. Ko zadevo zaključimo in dosje skupaj z. njegovim profilom zapremo ter odstranimo iz. centralnega sistema dokumentov, bo v odlagališču še vedno hranjen zadrji ogled profilov vseh dokumcnlov v dosjeju. Namen zadnjega ogleda jc dokazovanje pristnosti dosjeja v trenutku, ko zaradi nizkih stroškov hrarjenjr zapusti central;:-sistem dokumentov in ohranjanje sledi o vseh dcji(vnoslih, če nameravamo dosje uničili Glavne ugotovitve povezane s širšimi uprav Ijalskimi zadevami ki sc nanašajo na vzdržc vanje in hranjenje zanesljivih in avtentičnih dokumentov, lahko «trnemo v naslednje točke: 2)(l) Življenjski cikcl poslovne dcpivnosli, ki ju iisincrjenn k oiiriiiijiiiijii mlcgrilclc clcklronskih iliikunicnlov, Inliko rnzdulimo i.ii dve lil/i: cilju prve sli», d;i nnd/ini uslvurjurijc ziinc.s|,;-vili dokumentov 111 dn upnuljn z nv-Idiličnimi dcjiivninu in poldcjiivnimi tlrku niciili, cilj drug': pu je, d;i liruni nvlcnlicnc ncdejnvne Ji knnicnlt Ločitev poslovne dcjavnosti v dve laz; tcmr.li na ugotovitvi raziskovalne ski:pinc, da so intelektualne metode, potrebne za zagotovitev integritete elektronskih dokumentov v času, ko jih potrebiijc ustvarjalce, drugačne kot mlelc klualnc metode, potrebne za zagotovitev njihove integritete, ko ;ib potrebuje družba. Nameni družbe so namreč drugačni in širši kol nameni, zaradi kalcnh so hili dokumenti ustvarjeni. Medtem ko ur.tvarjaltc dokumente izdeluje in upe rablia. je n,itiova zanesljivosl zagotovljena s pre ceduialnimi in tehnološkimi metodami. Njihov cilj je, dir nadzirajo zanesljivost njihovih avtor jev, ustvarjalnega procesa in določitev njihovih oblik. Avtentičnost dokumentov pa zagnlrtvijn uvedba proceduralnih in tehnoloških metod, katerih cilj je, da zagotavljajo .ijibcvc pravilno identifikacijo v kontekstu (administrativnem in dokumentarnem) ter varen prenos in upravljanje. Ko dokumentov ustvarjalce nc potrebuje več, moramo njihovo avtcnlicnosl zavarovali tako, da jih fizično prenesemo v arhivsko institucijo ali 6« Članki jfl r jpravlt ARHIVI XX 1997 program. Po prenos» ji!) moramo »rediti in opisali. 2)(ii) Ko dokumenti niso vcc dejavni, sl pogled n;i njih spremeni i/ pogleda od A<*d»j navzgor v pogled oci zgoraj navzdol. Pogled na dokument od spodaj navzgor se začne / dokumentom kol posamezno enoto - z njenimi značilnostmi, atributi in odnosi v teku oblikovanja in razvoja in nadaljuje do prve stopnje združevanja (npr. dosje) ter nikoli ne doseže stopnje serije. Pogfed onsega nadzor nad ustvarjanjem, popolnostjo in upravljanjem z dokument s sredstvi, kot so na primer noslopck in izdelava oblike, klasifikacij:! razvrščanje, rc-Ei s t racija in povrnitev dejavni!) dokumentov. Obsega tudi nadzor nad hranjenjem dokumentov s sredstvi, kot so na primer postopki za odstranjevanje, hranjenje in pregled, upravljanje profilov ter kopiranje in pretvorba poldejavnih dokumentov. Po diugi strani pa izbiranje, ure janjc, opis, hranjenje in povrnitev nedejavnih dokumentov odražajo pogled od zgoraj navzdol. Lc ta se za ene s fondi m nadaljuje z raziskovanjem njihovih že ustaljenih komponent -serijami in njihovimi deli. Ni naključje, da do k u menic v fazi nastajanja n. usedanja vidimo, kot da se zbirajo v razredu, ko pa niso več podvrženi spremembam in rasti, jih vidimo, kot da pripadajo seriji. Razred jc intelektualna posoda, kamor dokumente posamezno dodeljujemo, ko ¡ih ustvarimo al prejmemo in odložimo na stran. Scrua pa jc skupek dokumentov, ki obstaja kot celota še, preden se odkrije kol scšicvck posameznih delov Takšna sprememba v pogledu na dokumente pogojuje tudi spremembo v odgovornosti za varovanje zanesljivost .n avtentičnosti dokumentov od ustvarjalca dokumentov k osebi, ki dokumente hran . 2)(iii) Integriteto elektronski h dokumentov najbolje ohrtniimo laku, dn ustvarjalcu v času, k ) jih tc-ta potrebuje za poslovne namene, za upu ni o prvotno odgovornost zn zanesljivost m Avtentičnost doknnicntov. Osebi oziroma s'11 žlii, ki se nkvnrjn s hranjenem flokn-InenUjfl pn znupam o od govoril ost za n)ihovo avte n ličnost za daljše časovno obdobje. Pisarna ima za izvajanje svojih dejavnosti neposreden interes, da ustvarja in upravlja za ncsljive m avtentične dokumente v leku njihove uporabe za običajno vodenic poslovanja Ko pa pbarna dokumentov za vodenje poslovanja ne potrebuj' več in se na njih ne moremo zanesti, ne moremo pričakovati tudi začasnega zagotovila zanesljivosti, k, ga podjetje midi v teku poslovanja Vprašanje jc lorc , kako zavarovati av Vainvanjc uvicnliinnsli luhkn lcIii uvira n/kn ilcfinimnc interese uraih. Piirncr i/. nedavne /^tdiivine: u\lu>bcni:i ka- Icntičnost dokuinciitov, ko je bil posel, v katerem so aktivno sodelovali, zaključen in ko se ustvarjalcu na njih ni več potrebno zanesti, še posebej, če upoštevani o, da j a stalno zanašanje organizacije na dokument način, kako ga Ic-ta overovija Ugotovitve raziskovalne skupine kažejo, da lahko avtentičnost dokumentov za daljše časovno obdobje zagotovi le redni prenos dokumentov ticiji nevtralni stranki, torej prisloini arhivski službi, ki ima izključno pooblastilo in ¿podobnost za neomejeno hranjene nedejavnih doku men tov. Če ima ustvarjalec svoj lastni zgodovinski arhiv, je pri..lojna arhivska služba lahko samostojna pisarna ali program v okviru organizacijo; cc pa ustvarjalce redno prenaša svoje dokumente arhivski inštitneiji, jc to ločena arhivska služba Potreba po pristopu življenjskega cikla v dveh fazah k upravljanju dokumentov v elektronski in neelektron.ski obliki in dejstvo, da se mora odgovornost za upravljanje teh dokuinciitov, poiem ko dokumenti dose/ejo nedejavno fazo, nmno premaknili od ustvarjalca dokumentov k tistemu ki jih hrani, posta^lj;1 pod vprašaj primernost permanentnega priflopa kol primernega poslovnega modela za korporativne dokumente v clck Ironski ali neelektronski obliki. Permanenten pristop jc nastal v osemdesetih letih v Kanadi kol odgovor na ločevanje upravljanja dokumentov in arhivski funkcij (le-to je bila prilagoditev Iradii lonalnega pristopa življenjskega ciJU« in jc nastalo v Scvcrn Ameriki) in :c zagovarjal pa' kri vanje in povezovanje obeh funkcij11 Tradi cicmljni piistop življenjskega ciklu je ločil upravljanje dokumentov v dve fazi upravljalcc dokumentov ie hil odgovoren za prvo fazo (t,j. fazo "dokumentov"), arhivi s t pa jc bil odgovoren za drugo fazo (t.j. fazo "arhivov"). V nasprotju s takšnim pristopom ie permanentni pristop predlagal povezovanje in poenotenje upravljanja dokumentov, Prednost permanentnega pristopa jc, da je zavrnil SchellenlKrgovo pojmovanje dokumentov in arhivov kot dveh ločenih enot z različnimi značilnostir1, Hkrati je arhiV'slc spodbudil, da so začeli bolj resno razmišljali o sredstvih, s katerimi h lahko dokumente bolje nadzirali vse od njihovega nastanka Vendar ji permanentni pristop v najholjšem primeru spodbujal integracijo in v najslabšem nail\ke$i Oihlclka naimlne »itnambc n; j hi ilnmnevnn ponarejali iluLuiiKniii v /vc/i s ft«H\fcn kii/n N;ilanL-ncj\n la/tagn pnniciin ;nhivskega vjnnva j,i /a avlen-1 iCncisi itiikuutcnliiv v ikiljscm i-aMivnein iihdnliju najdcmii v 1,udarni Duunli, "Arctiivcs a>. a plute" Animri um/ Mtiiut: fn>/.i 2J:2. (Nn venibci |y%)- 242-25fi in Tcrry BuM^imkI, "Shnulil Cieating Agenti i; .s Keep tltcclinnic Kceiirtl-. Imlc-riniictyV, ihi-lcin: 2rtH K*. 11 Glavne /mit i I njih t i pcnmncnlncga pristitjiii, k.it mi ga ia/vili v Severni Ameriki, mi nri\anc v J;iy Alhertnn, Tmm l.ifc Cytk it j Cuntir.uuin: Siiinc llinu^hls un llic Rr mul Mim^eiiicnr Aichivcs Rchiliunship, An-liirttriti 21 (Winlei MJKj-Kfi): 4~ D Alii 11V] XX V-tA ( lank i in ra/pravi m zmedo na področju odgovornosti, obračunavanja in jun.sdikcijc z.a dokumente. ki ni uspela razpoznali resničnih razlik v upravljanju dejavnih pol dej a vn m n nedejavnih dokumentov Te raz-ike so v cleklronskem okolju tem bolj po membne. David Hearman, na primer, v eni od svojih nlcrpretacij permanentnega modela piše: " Permanent nos t dokumentov ... lahko pomaga ponovno /družili hranjenju dokumentov okoli njegovega pravcgfi zanimanja dokiimen iranega dogodka ..., ker le-ta ... poslavlja nadzor doku inenla od trenutka nastanka v kontekst dogodka, zaradi katerega je dokument nastal, in organizaciji: ali osebe, katere dejavnost dokumen lira. "3' Takšen stopenjski nadzor s stalisča nastanka dokumenta "mina vce potrebe po dostopu urejanju, obdelavi in opisovanju dokinncnlo" po prenosu ali cele po varstvu doki ime 11 tov. Ta inlcrprctai ;ijn 11c upošteva sil - -i I ■ lemcljnh po stavk ki so pomembne za upravljanje dokumentov v daljšem časovnem obdobju. Prvič, arhivska povezava, k: ic bistven element dokumcnla, se spreminja in raz.vi.a, dokler dokument ne doseže siopnje stabilnosti; torej, dokler ni zaključena dejavnost s katero je dokument povezan. To pomeni, da se dokument entiteta v obdobje dejavnosti oblikuje tako kot skupki, katerim dokument nrip;rda, v skladu z. naravno tlina mienostjo sistema dokumentov, neprestano raste jo in se spreminjajo Ko postanejo dokumenti poide javni, se njihov dokumentarni kontekst raz vna in spreminja, saj bomo le nek;1 j elementov vsakega razreda odstranili iz sistema doku mentov in jih zbrali skupaj, da bi izdelal seri o. Ko postanejo dokumenti ncdcjr.vni jc njihova arhivska povezava določena in štabi I i z. rana ter se ne spreminja več - to stanje moramo ohrani11 za daljše časovno obdobje. Zaključimo lahko da je ustvarjalce dokumentov v bistvu odgovoren za entiteto (dokument) v raz\ojn, oseba, ki hran: dokumente, pir ji odgovorna za že razvilo en lileto (isti dokument). Drugič, namen "opisov" ki jih 'zdela ustvar-¡alec dokumentov (v elektronskih sistem.h so to "met apodal ki"), ji: ¡dentil ieiranje dokumentov v osnovnem konleki;lii dejavnosti, v katerih siyJc luiejo, n uporabnosti, Tf "opisi" so sami do ki imen I i podatkov ki jih ustvarjalec potrebuje n svojih lastnih dokumentih Ker so lakšn. lopi si z pogledi zelo različni. Določanje funkcionalnih zahtev projekta piUsburghškc univerze odraža vidik pcrinancnlncsli. Zahteve ne loe ijcjo med potrebami dejavnih m poldcjavmh dokumentov in potrebami nedejavnih dokumentov. Projekt p-' upravljanju elektronskin dokumentov prc.dpo stavlja popolno povezanost zahtev po zanesljivosti, odgovornosti m jnrisdikeiii. Določanje zahtev hranjenja dokumentov projekta magistrskega programa arhivistike na Univerzi Bi lanske Kolumb'jc (Icme.ji na analizi dejavnosti, k! so povezane z. ustvarjanjem. upravljanjem ir hranjenjem elektronskih dokumentov) pa odraža vidik življenjskega a ki a. Zahteve našega pro jekla se osredoločajo na potrebe dejavnih in poldejavnih elektronskih dokumentov in predpo stavljajo bistveno ločitev zanesljivosti, odgovor nosti in jurisdikcijc v trenutku, ko t: dokumenti postanejo nedejavni. Rrr/lieni vidiki obeh projektov so vsekakor posledica različnih metod"1 in predpostavk, ki sla jih projekta sprejela Upravičenost in veljav nosi zahtev po hranjenju dokumentov je projekt Univerze v Pfttsburghu utemelji s prakličr imi standardi in prakso, k- seje razvila v določenem pravnem kontekstu.% Zahteve po hranjenju 4 Kiel.....I J. Cnx, "I'ulling ihc Puzzle Ti'gcllicr: The Rccunl- keeping Funcliimal Require men Is Triijcei :i I iliu Uuivciviiy nl' PillsbUT^h; A Sccimd I'niimcss Rcpiul," v Unii'i'raly 11/ /!((.(■ burnh HminHi-epinf: Fundiiinnf Htiimrtmenlt I'mji'i', Rr-purtx nni 1 H'i>rfirt£ I'npcri FntfRi'purt 7'ii n (i'illsbuigh: Schiwt ■ iT l.ibrary and Infiirmainin Seicncc, Univcrsiiy nf I'iiKburgii, M.-jvh, IW), I. Mclixlc, kl jih jc up nrb.Ja ra/.sknvalna skupina pillshun;nskc univcr/c,jc v svnjcui pijspevku / nasliiviun "CiuiiiiKuiniy nn Ihc i'illsbuigh University Ream (keeping Rei|uuciilcnls i'm-jeel: A I'mjjrcss Rcpnrl (Delivery Draft)" iillt.-iviijv:i 1 Scainns R::ss na lelneni .srctianjii Zilru/cnja allicriskih nibivsiliiv v Washinginnu. scpicnibni I'J'J.'». Funkcinnalnc /ahlcvc .sii ulemcljili .s "kuliuinimi u/liigi' in 11vrctln:iliIi \ piidroCniuii .sludijami "iirgnni/adjski: kulluic". Ra/isknvanjc laky kulmrnih mJnknv km iir'ani/ncijsk« kullurr so iisrcilnliiia 1c na prakMi in /.ihicvc allicriskcga sisicnu branjinja (iuk-jmcnlnv. Glcj Richanl Cnx, eil., Univcrsiiy ■ ■ r I'ill .burgh Rc curd keeping l:unelinna1 R;:i|iJirinijc:nis Pnijccl: Rop^ris and Winking Papers i)TilKhur^h Schiwl nf library anil Infnrmaiiiin Science, University nf I'iiisburgh, dokumentov, kot jih je določil projekt magislr skega programa arhivistike na Univerzi Butan-ske Kolumbije, pa temelji na splošnih standardih in praksi, ki izvirajo iz teorije in metodologije diplomalike in arhivistike. Razlika v metodah se odraža Ukii v načinu, kako sla nbi: projekta definirala koncepte in izbrala ter uporabila terminologijo. Pomen ključ-nin pojmov lahko razložimo n;: dva načina. Po men fihkn določimo zaradi projekta, ki ga tre niitno izvajamo ftaksen pristop pogosto upora bijo na primer pisci zakonodaje). Lahko pa ga vzamemo iz tradicionalno uporabe 'i razume vara, k obstaja v kontekstu celoic znani a, v kalercin so se pojmi razvili Piltsburghški projekt se je odločil za prvi pristop, teoretične predpostavke projekta magistrskega programa urhi visuke na Univerzi Bi ¡lanske Kolumbije pa so narekovale odločitev za drugi pristop. Posledica je, da sla oba projekta zelo različno definirala osnnvne pojme, kolje na primer dokiiuiou^'7 Razlike tii.-o le v defii iranju, ainpak tudi v nterpielaeiji. Tako je pillsburghški projekt i/ razu "funkcionalne zahicvc" pripisal poseben po men, k* sc razu kuj 3 od pomena, kot ga sploSnu sprejema m razume računalništvo.3* Pri pilts-burghškcm projektu so funkcionalne zahteve .se stavljene iz obsežnih, splošnih standardov za hranjenje dokumentov, ki iili m mogoče direktno prevesti v oolitcovnc zahteve sistema. Projekt Scplemhei I'/Jl, Miticli IU!>5). Čeprav ju kjniuu|ii ihikiuiiciiLi iKiinn irsmivna preiiiisa pills-Ik gbškuga pnijckla, pa v lileialuri, ki ¡vi preilslavlja, Ic/kn /adcilniui jisnn ilclinicijii iliikuiiicnla. Dnkiiuienk cnkrrH npisujcj.i knl "napisane Irar.sakcijc, ki .lajcju 1 svcluvatcL, clcklnmski >liiV.uinciil ilullniial kill "iiiriirmacij.i, ki sniicliijc pi 'lM^\kncijali.'n C.'cj Daviil Ucniuian, "The Iniplicaliiins iir/tnii.iln^n^ r. Alirni/iie [$\\ •] 11/ I hi' t'ivsi<.!cHl fin the Aichival Mana^cinenl nf likclnmic Rcci in N," ........... n 11 Anhinxt (I:.i11 MJ'Ji): Sffv Kljnb uiajhniiu ra/likniu v fiirniuliranju pa mi ilefinicljc iluslcitne, saj se vse |i luinhije iliikninciit ile lin Iran 111 lul " k ;i le 1 i k 111 i spis, ki ga jc i/ilc[ala ...........Ii ]iravna nseba v üisu sviij: ilcjavnnsli." V -jlusa ju Mini i/ilclali luili licenc ilcl'micijc Hjuiuilj pujuinv, ki mihi jih upniahili v ilcliniciji ilnkuincnla, njir, spis, jnaviia nsclia, Glej Appcmlix T. Tliiul 1*rii^ress Ic|jiii all Inline jiagc ra/iskuvalnc^a pnijckla iiiagislrskcga pnigiaiua arhivislikc na Univcr/i tiril.insle Ki.luiubiie Na srečanju Z -skovalee; pri našem projckin pa končni rezultat raziska vc. lia/bke med obema projektoma so bistvene im glede na radikalno različne viti ikc, metode in predpostavke, na katerih temeljita, verjetno nc premostljive Vendar imata skupn namen zagotovi ti integritclo elektronskih dokumentov. Uvajanje obeh modelov v različne organizacije bo pokazalo kateri prislop nudi najučinkovitejša sredstva za dosego lega cil n. Glede na iigotoalvc o polrebi po nvajanjn pristopa življenjskega cikla v dveh fazah za upravljanje elektronskih dokumentov, namerava isla ra/jskovalna skupina r.a Univerzi Britanske Kolumh"e predlagah nov raziskovalni projckl, ki bo upošteval stališče arliivista. Splošen cilj pro jekla bo na tcmcl|ii teorije diplomatikc in arhi vistiie odkriti vsestransko metodologijo (ki bo uporabna v vseh pravnih sislcnuh. knliurali in tehnologijah) z.a ohranjanje mtcgritelc eleklron-dokumentov od trenutka, ko jih nslvarialec ne potrebuje več in za resnično dalinoročnc potrebe družbu Holj specifični cilji so: I. iz konceptualnega slališča oblikovati strategije vrednolcnja eleklronskih doknmcnlov vključno s časovno opredelil1 ijo in obliko zanesljivega ptenosa odgovornosii za niibovo hranjenje od uslvarjalca k arhivsk ■nšliluci,i ali progranm; 2 določili fizično obl ko hranjenja, ki bo zagotovila stalno zanesljivost in avienlienost clek Ironskih dokumentov; 3. oblikovat, standarde o okolju in mediju za hranjenje avlentičnib clcklronskin dokiimcn lov; 4 določiti principe, ki bodo vodili nislitucio n-dno oblikovanje zanesljivih in s.imoavten-ličnih proceduralnih metod za zastarele me Elije in neuporabne digitalne naprave, določili primerne intelektualne melodc za za gotavljanje stalne dostopnosti in pridobivanja elektronskih (loknmenlov; 6. razviti kriterije za opis eleklronskih doku nienlov, ki bodo sposobni sporočali nühovo naravo in značilnosti znanslvcmkoni in jav nosli; in 7. določili obsioječe melode m standarde za uvajanje zakonodaje o dostopu in zasebnosti v povezavi z elektronskimi dokumenti ter po potrebi razviti nove. Mc!odc za dolgoročno hranjenje morajo hiti uporabile v vseli pravnih sistemili, toillnrah in tehnologijah ter morajo predstavljali temelj za mednarodne standarde. Zalo si predlagani projekt predstavljamo kol mednarodno sodelovanje kanadskih, ameriških m evropskih arhivislov.iy Razlikovalni projek! magislrskega programa arhi vistike na Univerzi Britanske Kolumbije smo začcii,da b' preizkusili veljavnost tradicionalnih konceptov dip'omatikc .n arliivishkc v krasnem novem svetu eleklronskih dokumcnio Kon eeptnalna analiza elektronskih doknmcnlov in ugolovilvc prrjckla so potrdile, da so koncepii šc vedno veljavni Pravzaprav predstavljajo močno in no'ranjc konsislento metodologijo za ohranitev ir te^rilele elektronskih dokumentov Ker smo analizo imicslili v inženirsko okolje, smo hkrati uspešno preverili in prilagodili konceplc diploma;:kc in arhivislike v luči realnosti elek tronskil' dokumentov. V arhivistično teorijo, metodologije. in prakso smo pomagali vdihniti novo ži vljcnjt'.. Iz angleščine prevedla Katarina Kobilica ZUSAMMENFASSUNG DILR SCHUTZ Dt;R INTEGRITÄT VON l:U;KTRn Nl,SClll;N DOKUMENTEN: HliKfCI IT ÜIH-R t;IN t:OUSCIIUNGS"ROJEKT IM RAHMEN DES MA-GtSTERSTUDlUMS PER ARCHIVISTIK AN Dl;l< UNtVI-RSITÄT VON URl'l'lSCH- KOLUMU1EN O.is Parschnngspinjckl, d;is zur /.eil im Rühmen de M iif-i sl trsti id ii i ms der Archivisiik der Univcrsniil von Hriiisch K.ilnmbicn läufi, hcfnUl x cli in, dein Erfassen und Definieren von Fmidcningcn n;ich Sch;iffinig, Vcrwiillung iintt Anibcw;ihmnK von zuverlässigen und anllicnlischen ctckironisclicri Dokiimenien. Der Artikel hrrichlcl über d,is Iwsehnngsprojckl, iiinrcilil seine Ziele lind ,cinc Melbeck" log mformieri iihe. die koiizcpmcKc An;ity*;c do' l'ro-jckis und slcl11 die bisherigen wicliliu.slcii Forschungsergebnisse d;ir. SUMMARY Till: PROTECTION OI: jWK INTILGR1TY Olr ELECTRONIC RECORDS' ON OVERVIEW Ot; THE HUC-MAS RESEARCH I'ROJIiCT The rcscnit'h pmjccl cinicntly iinderwny ;il ihc U:iiversiiy ot Uriiisli Colnm!ii;i s Mnsicrof Art-li i vjif Slndics Program is dirccicd iow;ird idcnl ¡lying ;ind defining ihc rcttliircmcn's for crenling, handling ;md picserving reliable unci iiiuhcniii: clcclronie records. Ths article provides nn overview of Ihc rcscuich prc^cci, oiulin nj, is obji clivcs and inclliotlolngy, Munmni iving lis conrcpliuil nnnlysis, ;ind prcsciilins ils m; ^or fim nigs lodnc. ^ Ker bi> prcillufcani pnijcLl !.prc|cl slali\ec inhiviNlj, ki (Inku iiicnk hi;m| liotnn v priijckl ln/jc uincsiili luiti os :hni fnni'c, k vschnjcjd clclliun'.lc JnkunKillc,