ARHIVI 31 (2008), št. 1
Iz prakse za prakso
59
Poročilo o delu strokovne skupine za fonde in ustvarjalce s področja gospodarstva
Strokovno skupino za fonde in ustvarjalce s področja gospodarstva sestavljajo arhivisti vseh slovenskih regionalnih arhivov in Arhiva Republike Slovenije:
Borut Batagelj, Zgodovinski arhiv Celje, mag. Nada Cibej, Pokrajinski arhiv Koper, Nina Gostenčnik, Pokrajinski arhiv Maribor, Aleksandra Mrdavšič, Arhiv Republike Slovenije; Aleksandro Mrdavšič je zaradi odsotnosti na   sestankih   nadomeščala   Alenka   Starman (ARS),
Brane Oblak, Zgodovinski arhiv Ptuj, Aleksandra Pavšič Milost, Pokrajinski arhiv v Novi Gorici,
Barbara Pešak Mikec, Zgodovinski arhiv Ljubljana. Skupina se je sestala na treh sestankih. Ustanovni sestanek je bil 31. maja 2007 v prostorih Pokrajinskega arhiva v Novi Gorici. Na njem je skupina opredelila svoj program dela: priprava in usklajevanje enotnega strokovnega navodila za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega, sodelovanje in izmenjava izkušenj pri hrambi in obdelavi gradiva v zvezi z gospodarstvom ter sodelovanjem z javnopravnimi osebami.
Prva naloga, ki si jo je skupina zadala, je bila izdelava enotnega strokovnega navodila za javnopravne osebe s tipskim seznamom arhivskega gradiva.
Skupina je kmalu začela uporabljati dopisno listo; ob pomoči te so si člani izmenjali primere navodil javnopravnim osebam.
Na naslednjem sestanku (29. novembra 2007) je bil izdelan tipski seznam arhivskega gradiva, ki nastaja v gospodarskih organizacijah. Na drugem sestanku so se člani dotaknili tudi problema klasifikacije gospodarskih fondov.
Na zadnjem sestanku, 20. marca 2008, je skupina soglasno sprejela predlog o oblikovanju enotnega strokovnega navodila s tipskim seznamom arhivskega gradiva, ki ga bodo člani uporabljali pri delu z javnopravnimi osebami. Za enotno navodilo s tipskim seznamom so se člani skupine odločili, ker ima vsaka gospodarska organizacija svoje posebnosti; te se dodajajo tipskemu seznamu.
Skupina je na zadnjem sestanku pripravila tudi pripombe k navodilom za delo delovnih skupin. Te so bile obravnavane na sestanku delovne skupine za strokovno koordinacijo delovnih skupin v okviru  slovenskih  arhivov  3.  aprila  2008  na posve-
tovanju z naslovom Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja v Radencih.
Nina Gostenčnik
Poročilo o delu Medarhivske strokovne skupine za preučevanje vprašanj s področja zdravstva in socialnega varstva
Od konstituiranja 30. maja 2007 do konca aprila 2008
Skupina se je konstituirala na pobudo direktorjev slovenskih arhivov 30. maja 2007 v celjskem arhivu in se tako pridružila podobnim strokovnim komisijam, ki delujejo že dalj časa.
Doslej smo imeli štiri sestanke, dva v letu 2007 (13. novembra in 18. decembra) in dva v tem letu (20. februarja in 29. aprila). Člani, arhivisti slovenskih arhivov, ki pokrivamo to področje, smo izbrali vodjo ter določili okvirni obseg in smernice delovanja. To je skladno tudi z navodilom o delu delovnih skupin, priporočenim na koordinacijskem sestanku delovnih skupin v Radencih 3. aprila 2008. Postopoma naj bi celostno obdelali posamične javne zavode te silno razvejene dejavnosti. Začeli smo z obravnavo centrov za socialno delo po vsej Sloveniji. Z njimi so posamezni regionalni arhivi v preteklosti že navezali stike, v pripravi pa je bil že tudi nov klasifikacijski načrt zanje.
Skupina (občasni nadomestni člani so navedeni v oklepaju) odtlej deluje v naslednji sestavi:
-     člani Bojana Aristovnik (dr. Ivanka Zaje Cizelj) iz Zgodovinskega arhiva Celje,
Vladimir   Drobnjak   iz   Pokrajinskega   arhiva
Koper,
Cordana  Lipovšek  Sovegeš   iz   Pokrajinskega
arhiva Maribor,
-     Nataša Majerič Kekec (Ivan Lovrenčič) iz Pokrajinskega arhiva Maribor,
-    Judita   Sega   (mag.  Janez   Kopač)   iz   Zgodovinskega arhiva Ljubljana,
Ivanka Uršič iz Pokrajinskega arhiva Nova Gorica in
-    vodja, Marija Grabnar iz Arhiva Republike Slovenije.
V želji po kar najboljši obveščenosti oz. osvetlitvi obravnavane problematike smo na sestanke pogosto vabili še predstavnike Skupnosti centrov za socialno delo Slovenije, Ministrstva za delo, družino in socialne zadeve oz. centrov samih.
60
Iz prakse za prakso
ARHIVI 31 (2008), št. 1
Tako smo se na novembrskem sestanku s pomočjo Sendi Murgel, pravnice Skupnosti centrov za socialno delo Slovenije, seznanili s pripravo enotnega načrta klasifikacijskih znakov, na podlagi katerega naj bi 1. januarja 2008 Skupnost in vsi centri v Sloveniji začeli razvrščati dokumente po vsebini.
Posebna strokovna komisija pri Skupnosti, sestavljena iz strokovnih delavcev posameznih centrov in strokovnjakov ljubljanske Univerze, ga je pripravljala skoraj štiri leta. Septembra 2007 ga je Ministrstvo za delo družino in socialne zadeve v soglasju Ministrstva za javno upravo dokončno potrdilo.
Arhiv Republike Slovenije je kot arhiv, pristojen za Skupnost centrov za socialno delo, na podlagi tega načrta določil arhivsko gradivo. Po mnenju članov medarhivske skupine, ki so že prevzemali gradivo centrov, bi ga lahko več, zlasti tisto, ki je za razumevanje stanja socialne varnosti pomembno, pa je v načrtu označeno kot trajno.
Uvrstili ga bodo na seznam arhivskega gradiva, ki bo sestavni del pisnih navodil za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega za posamezne centre, pri čemer jim bo enotni klasifikacijski načrt vsekakor v pomoč.
V decembru smo na enodnevnem seminarju s Skupnostjo v njenih prostorih v Ljubljani na Samovi 9 klasifikacijski načrt predstavili še več kot 60 predstavnikom Centrov iz vse Slovenije, da bi jim olajšali prehod na začetek uporabe.
Mag. Darja Kuzmanič Korva, sekretarka Skupnosti CSD, jih je seznanila s potekom priprav na sprejetje klasifikacijskega načrta, prvič enotnega za vse centre.
Marija Grabnar iz ARS-a je opozorila na povezavo (ne)urejenega poslovanja z ohranjeno pisno kulturno dediščino.
Mag. Janez Kopač iz Zgodovinskega arhiva Ljubljana je povzel bilanco opravljenih obveznosti pristojnih arhivov in centrov samih pri varstvu arhivskega in dokumentarnega gradiva. Pri dobri tretjini centrov v Sloveniji (26 od skupno 64) se je oprl na izkušnje matičnega arhiva, ki skrbi zanje s svojimi delovnimi enotami v Ljubljani ter obljub-ljanski, novomeški, gorenjski, škofjeloški in idrijski regiji. Preostale informacije so mu posredovali regionalni arhivi v obliki odgovorov na vprašalnik, ki smo ga prej oblikovali. Po njegovih izsledkih (podrobno so predstavljeni v prispevku Arhivska zakonodaja in centri za socialno delo v Zborniku Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Maribor 2008, str. 83-93) položaj ni najboljši, zagotovo pa bo uporaba enotnega klasifikacijskega načrta razmere izboljšala.
Dr. Vladimir Žumer iz Arhiva Republike Slovenije je kot predsednik komisije, ki je izdala pisno navodilo za odbiranje arhivskega gradiva centrov in Skupnosti iz dokumentarnega, predstavil klasifikacijski načrt. Poudaril je pomen resne priprave nanj, saj naj bi veljal dalj časa. Klasifikacijski znaki so samo številčni, in sicer tri-, le izjemoma petmestni, in so zapisani kot zaporedje številk, brez vmesnih znakov, ni jih dovoljeno deliti s črkami, ne smejo pa biti označeni npr. z rimskimi številkami. Dokumente iste zadeve je treba v fizični obliki vlagati v ovoje po datumih prejetja oz. nastanka kljub možnim prostorskim težavam, saj količine dokumentov ni mogoče načrtovati.
Vprašanja udeležencev so nakazala naši skupini dve smeri delovanja v letu 2008. Prevzeli naj bi čim več arhivskega gradiva centrov po Sloveniji, prej pa naj bi jim posredovali enotna navodila o načinu prevzemanja. Zato smo na februarskem, zlasti pa na aprilskem sestanku obravnavali tipsko navodilo za odbiranje starejšega arhivskega gradiva za obdobje od začetkov do leta 1992, ko je ustanoviteljska pravica zanje prešla z občin na državo. Na podlagi izkušenj ob prevzemu gradiva Centra za socialno delo Radovljica v marcu 2008 in nekaj štajerskih centrov v prejšnjih letih smo določili merila za določanje arhivskega gradiva in okvirni seznam gradiva. Druga smer našega delovanja pa bo priprava enodnevnega tečaja za delavce centrov, ki so zadolženi za varstvo lastnega gradiva. Na februarskem sestanku nas je predstavnica mariborskega centra opozorila na pomanjkanje tovrstnih znanj. To izobraževanje, ki naj bi ga organizirali v septembru, ne bo le informativno, ampak predvsem delavnica, na kateri bomo udeležencem nazorno prikazali dobre prakse pri ravnanju z dokumentarnim gradivom, ki smo jih že opazili. Predstavili jim bomo poslovanje v skladu z uredbo o pisarniškem poslovanju, jih opozorili na posledice nepravilnega materialnega varstva gradiva. Predvsem pa jih bomo opozorili na prednosti in slabosti elektronskega poslovanja. Po besedah gospoda Ljuba Lekiča z Ministrstva za delo, družino in socialne zadeve, ki je bil na našem februarskem sestanku, naj bi ga vse glavne pisarne centrov v Sloveniji uvedle — na podlagi enotnega programa — v treh letih.
Pri hranjenju arhivskega gradiva v digitalni obliki se bodo srečali z mnogimi novimi vprašanji, a upajmo rešljivimi tudi znašo pomočjo.
Marija Grabnar