VRfflVi XV 1992
Članki in razprave
33
Nova organizacija Mednarodnega arhivskega sveta
Zdenka Raj h
Štiri leta, ki so pretekla od XI mednarodnega arhivskega kongresa v Parizu leta 1988, so bila i/polnjena z mnogimi dogodki zgodovinskega pomena. Delovni pogoji mednarodn*h organizacij M se radikalno spremenili. Se včerajšnji ideološki konflikti so izginili z osupljivo hitrostjo, svetovno gospodaistvo pa je v procesu popolne reorganizacije.
Arhivi so bili takoj in neposredno prizadeti zrradi sprememb, do katerih je prišlo v centralni n vzhodni Evropi. Mednarodni arhivski svet (v nadaljevanju MAS) je moral zaradi teh dejstev v svoje nove delovne programe vključiti tudi nove aktivnosti in s tem odgovoriti na novo porajajoče se potrebt.
Poročilo, ki je b"Jo podano n? zasedanju generalne skupščine leta 198?; je že takiat opozorilo na porajajoče se probleme v organi lira-nesti MAS. Ti pa so v preteklih Štirih letih postali še večji in izkazalo se je, da je hovt organi ciranost nujno potrebna.
Prišel je trenutek, kc je bilo potrebno premisliti p it vil a delovanja, financiranje in strukturo M \S m jih po pottebi tudi prilagodi':; no-vonastalim razneram.
Ponovila obravnava zakonodaje logične izhaja iz sprememb, Ki so nastale v sam* sestav" MAS. Ta organizacija, katere članstvo je v preteklih letih naraslo iz 800 na 1700 članov, to pa je pospremila tudi ustanovitev novih sekcij, ki so v svojem delovanju avtonomne, pa je bila pripravljena prilagoditi svoje delo/a nje no vin i potrebam ' i dejstvom. Nenazadnje pa so tako organizacijske kot programske aktivnosti zrhtevale nove rleje in inovacije.
Zarndi vseh nan:zar.ih dejstev e bilo potrebno generalno reformirati MAS. Reforma bi hkrati uredila njegovo strukturo, program, Znance in metode dela tako, da bi bil usposobljen opravljati svojo misijo tudi v nuvor.astalih pogojih.
Z rastjo dejavnosti MAS in njegovo kompleksnostjo se je izkazala dosedanja struktura in delovna praksa kot nepriiu^rna. O err' srvan je odločalo več različnih komitejev in komisij, k: jih je bilo po stari ureditvi dvaindvajset, imele pa so tudi preveliko število članov. pr vrem tem p? se je širše članstvo čutilo odrinjeno od procesa odbčanja, hkrati pa tu d. odločitve, y so jih sprejemale razljfjje komisij e^ niso bile sprejemljive za vse članstvo. Ta dejstva se mjbolj nanašaj? na izvršni komite, k: ji do seflaj štel Vidjučno z ex-officio čiani enaindvajset ljudi, kar
je bilo odločno preveč- glede na to, ds se ponrmbnin nalogam n: posvečal dovolj resno.
Zasedanj? izvršnega komiteja so bila dolgo trajna. poleg tega pa se je pokazalo, da so bih finančni stroški, ki jih je pri tem imel MAS, previsoki. Istočasno se je tudi izkazalo, da elani izvisneg;' komiteja ne najdejo dovolj časa, da bi bili odsotni s svojih delovnih mest v času sestankov. Pokazala se je petreb? po t°.m, da se skrčijo sestanki izvršnega komiteja na najkrajši možni cas.
Glede na omenjena dejstva se je izoblikoval predlog, da se zmanjša tbseg izvršnega komiteja, ki naj bi po novem štel samo štirinnjst ljudi, vključno s ex-officio člani. S tem bi dobili manjše ii, bc.ij efektivno telo, ki pa bi take kot do st daj predsiavljalo strateško vodstvo MAS.
IJ vedel naj bi se tudi redni letni sestanek delegatov kategorij A in B, ki unajo na zasedanjih generalne skupščine pravico glasovanja, saj bi s tem prišlo do zazelene širše udehžbe pri končnem procesu odločanja. Hicrati pa bi uvedba teh sestankov pomenila tudi kontrolo jk*ivnojti ¡¡vršnega komiteja.
Izvirnemu komiteju naj bi stale ob stran; tri knmisije, ki bt s svojim delom pokrivale raz'-'5na pndročja in s tem dopolnjevale delo izvršnega komit ;ja Pn tem je treoa omeniti, da je komisija za arhivski razvoj Commiisior. on Aichival a D;velopment (ICA/CAD) delovala že pred tem, tako da le-ta ni navost v st.uktunii organizaciji MAS. Tej komisiji pa se bo "t a pridružili dve novi, in to komisija za program ski management Prognrmnc Management Commission (ICA/CPM) m komisija za programsko podpore Programme Support Oomri-ission (ICA/CSP) Biro in sekretariat MAS se ukineta, naslov izvršnega direkte rja pa se spremeni v naziv generalni sekretar, kateregL fu.ikcijo opravka že vrsto let dr Charles K reškem"*, ti.
Tako kot izvršni komite so oostojcci komiteji MAS preveliki po številu čianov m imajo prevelik Krog delovan a Svojih nalog zaradi tega ne morejo adekvatno opravlja i, poleg tega pa na istih nalogah dela več komitejev hkrati. Rešitve, ki jih komiteji sprejmejo, pa po mišljenju član av MAS niso vedno uporabne za širše članstvo.
Jasno je, da se vri problemi ne morejo rešiti naenkrat. Sicer ne zahtevajo nikaki^nih speci fienilt sprememb suatiUa, toda predlagate generalne spremembe bodo jmogočile dol^ročno re-konstrukajo komitejev MAf Te spremembe bi se morale nrnašati na
34
Članki .11 razprave
ARHIVI XV 1992
a)	Reden pregled delovanja komitejev, ki bi ga izvajala komisija za pr igramski marigement.
b)	Zmanjšanje obsega ko m: tej j v na irmirna! no število članov oz. ekspertov, ki bi zagotavljali zahtevane število ekspertiz v nekem določenem obdobj-i 'povprečje med 6-7 ljudi).
c)	Eolj fleksibilno poluiko ustanavljanja projektnih komitejev s točno določenimi lalogami in tesnimi časovnimi plnni.
d)	Vsi komiteji bi morali biti pri svo *.m dem orientiiani navzven, kar pomer: izdajanje publikacij, organizacijo simpozijev, posvetovam itd. Rezultat dela v.seh konjtejev oa bi irnral biti uporaben za širše članstvo MAS.
e)	komiteji, ki se ukvariajo z aktivr.ostmi, ki bi bUu bolje obravnavane v sekcijah, naj v prihodnje spremene svo. status.
Rezultat teh sprememb v struktur MAb naJ bi bili bolj plodni sestanki njego ih teles, saj b v svoje delo VKljučevali večje število ljudi, kot je bUo to v praksi dosedaj, hkrati pa bi dal1 udeležencem teh sestankov in članom komisij in komitejev tudi bolj jasno definirane nalogj :n bolj specifiiino določene odgovornost'.
Izvršni komite MAS je na svejem zadnjim sestanku pred zasedanjem generalne skupščine septembra 1992 v Montrealu in pred izvolitvijo novega lrrršnega komiteja podal pr-dlop dopolnjenega statuta, v katerega so vneSme spremembe ki naj bi doprinesle k bolj i emu in aktivnejšemu delovanju Mednarodnega arhivskega sveta.
Statut Mednarodnega arhivskega sveta je bi! sprejet na ustanovnem sestanku- ki je bil pod okriljem Unesca 9.-11. junija ly48. V času do leta 1988 je bil devetkrat dopolnjen. Zadnja, deseta dopolnitev je bila sprejeta na XII nasedanju generalne skupščine MAS ll. septembr? 1992 v Montrealu.
Izvleček iz dO] D11 enega statuta
Mednarodnega arhivskega sveta
Ime in status
1.	Mednarodni arhivski svet je mednarodna nevladna organizacija, k ima konsultativen status v okviiu Unesca. Sedež organizacije je v Parizu,
Splošne določbe
2.	Poglavitne naloge MAS so:
a} pc dpirati in vzpodbujati razvoj arhivov v vseh deželah sveta, v sodeiovanm z diughni vlad.imi in nevladnimi organizacijami in mednarodnuni agencijami ter zagotavljati varovanji arhivske dediščine Čhmltva;
bjpodpirti, organizirati m koordinirati na m ednarodni ravni, akr .vnost na oodročju arhivskega gradiva in ir anagementa,
c)	ustanavljati m povezovati arhtviste, institucije, strokovna telesa In druge organizmu, javne in privatne, ki se ukvarjajo z varovanjem dokumentacije in arhivskega materiala ali s strokovnim izb jraievanj :m arhr skih dclavcev-
d)	omogočati interpretiranje m uporabo arhivskih dokumentov in z njihovo vsebino s eznanj iti tudi širšo javnost in vzpr dbujali k večji uporabi arhivskih materialov z omogočanj-m lažjega dostopa do informacij.
članstvo
3 Jlanstvo M.\S je rabljeno v sledečih pet kategorij:
Kategori,a A: nacionalni arhivi Centralne arhivska direkcij j ali nacionalne arhivske institucije;
Kategorija B: strokovna združenja arhivistov
Združenja, sestavljena iz ose^ ali društvenih teles, ki se strokovno bavijo z arhivsko administracijo in varovanjem arhivskih dokumentov; kat.jgonja C: različne arhvske institucij: Institucije, k- se ukvaijajo z arhivsko admmi-strajjo ir varovanjr:m arhivskega gradiva ali z strokovnim usposabljanjem arhivskih delavcev Kategnnja D. individualni člfni Biv^i ali še aktivri člani arhivskih institucij, služb ali izobraževalnih centrov, Kategarija E; častni rlan Arhivijti, zaslužni za delo v arhivis:iki, ki j«h voli generalna skupščina. 4. Vsak Član sodeluje v dejavnostih MAS, kot je določeno po statutu in debiva publikacije MAP
Generalna skupščina
10. Generalna skupščina je najvišji orgar. MAS, njeno Čian:-tvo pa sestavljajo:
a)	člani izvršnega komiteja ji predsedniki regionalnih združenj in sekcij MAP;
b)po	en delegat za vsakega člana kategorije "A, B, in C;
c)	člani v kategorijah C in E
12. Generalna skupščin- zaseda vsaka it n leta. Njena naloga je preučiti delovanje m dejavnosti 'MAS v preteklem obdobju, določiti kriterije za nadaljnje delovanje in ižitMtti ^vr?r komite, kot to določata 22. in 25. člen tega statuta Izrrdno zasedanje generalne skupšein. lahko skliče izvršni koirite, vendar pa so njene naloge ob taksnem sklicu omejene 16. Pravico glasovanja in odloianja ua zas^datju generalne skupščine imajo člani kategor e A in B. V deželi, ki ima v teh kategorijah več
ARHT,1 XV 1992
Članki in razprave
35
uanov. morajo ¿ami določiti, kdo bo deŽ-do zastopal saj ima praviro glasu le en Član.
Sestanek drlr.gatov
18. V času med zasedanji generalne skupičine bo sestrnek delegatov. Na zasedanjih bi obravnavali zadeve, ki se navezujejo ".a manag. mint in dejavnosti MS ter odobravali proračun. Delovno telo bi bilo sestavljeno 12 raslednjih Članov:
a)	uan. izvršnega komiteja in predsedniki regionalnih -druženj in sekaj MAS
b)pc	en delegat za vsakega dana v kafogoriji A in B,
lzvi m leomite
22.	Izvršni komite se bo sestajal v Ča*u m-d zasedanji gen;ralnt skupsčine in bo sestavljen iz naslednjih dano
a)	pr*dsednikL,'
b)pet	podpredsednikov, ki bodo hkrati oprav ijali dolžnosti predsednikov Ta CAD, OPM, CSP, CiTRA in predstavnik najlednjega kongresa;
cj štirje Člani, pc eden sa. vsako geografsko področje'
1.	Aiiikn m arabske dežele;
2.	Azija in Oceanija;
3.	Evropa, ZOA in Kanada;
4.	Latinsk? Ami rika in Karib1.
d) izvoljen člar delegatov kategorije B; t) izvoljen člar dcVgatov kategorije C; F) zakladnik;
g) generalni sekretar, k. pa nima prav' e glasu.
23.	Predsednik, podpredsedniki, zakladnik in Člani so voljeni za mandatno dobe Štirih let. Funkcije mso obnovljive v naslednjem mandatnem obdobju za nikogar od izvoljeni! Članov, iajema je te zakladnik.
26.IzvrSm komite se bo sestajal pc in pred zasedanjem generaiiie skup&in.! al sestanka del sgatov in dodatno še enkrat letno. Pred-sedrik lahko sam sklič<- izredne sestanke izvršnega komiteja ali pa na posebno zahtsvo polovica Članov izvrine^a knmtcjr. 31 Generalnega sekr.:t£j]a voh' izvršm komite z dve Iretjirsko veČino. S svo:im delorr. pa ndgovija iTviin^mu ktmiteju.
32.	Gener; 'lni sekr;tar je odgcvoier. za admini-stradjr, planiranje in. koordinadjo programskih aktivnosti, za eirkulaJjo informaij, ki se ran; iajo nf delovanje MAb in za pripravo sestankov generalne rkupŠčme, se. tanka delegatov in izvršnega komiteja.
StalL e kumidje
33.	Generalna -ikupSfim ustanov, staln. komisije, ki so s jvojiru d :lom odgovuroe izvršnemu
komiteju in generalni skupščini in sc nd-govorne za ¡pecifični področja disla MAJ. Komisije imajo mot odločanja v ukvnu svojih referenc m v okviru proračuna, s katerim razpe a^a izvršni komite. Konvsije vodijo pod-preds d: iki izvršn ga komiteja MAb.
34.	Komisija zb. arbivuki razvoj (ICA/CAD) je odgovoroa za napredek in razvoj arhrvsk-ga managrmenta in arhivskih služb. Na čelu komisije je ed«n izm;d podpredsednikov iz-vrjnega komiteja MAj, njeni Člani pa so še preds:dniki regiomlnih zdruŽ.nj, dva pred-s u nika komisije za podporo progr ima (ICA/CSP), tajnik, ki ga daeči predsednik kc misije, zakladnik in gereralm s kr etar. Komisija bo pristojna za odločanje v razvojnih ?ad^vah in za pnprr.vo smernic in standardov za aktivrosti FICA (Mednarodni arhivski laz-vojni ikj d).
35.Knniisija	za priigrarr.tiki majmgemcnt (ILA/CPM) je odgovorna za pripravo In izvedbo strok jvnih in tehničnih programov M A3, za nad~iranje aktivnosti sekdj in komitejev in za strokovno vsebino konferenc posv:tovani in simpozijev MAS. Na čelu konLsije je eden izm sd podpredr dnikov izvršnega komiteja MAS (kot predsednik), v komisiji pa je Še pet Članov, ki jih določi predsednik po predhodni konzultaaji z izvršnim komitejem. Kot Član komLije pa so Še sekretar CI1 RA, se kri :lar komisije za arhivski r*zvoi, zakladnik in generalni sekretar, kr je hkrati tudi siskr^tar komisije.
3f.Ko misija za podporo programa (ICA/CSP) je odgovorna za pridobivanje in razvrščanje dodatnih finančnih jreditov za podporo aktiv' nesti M\S. Na čelu komisije je eden izm_d podpredsednikom izvršnega komiteja (kot predsednik) in pet danov. ki jih določi predsednik po predhodni komulta-nji z izvršnim komitejem. člani komisije pa sta še generalr'* sekr tar in zakladnik, la upravlja tudi funkdjo sekretarja kom-.¡je.
Mcdnarndna knaferenca nkrngle mize arhivov
svčtii
39. Mednarodna konfer inca okrocle mize arhivov sveta (IfVOITRA) je letni sestanek vodij nadonalrih arhiikih mstitudj, predsednikom ntdonrlnib strokovnih zdraŽinj m predsednikov seknj MAi na kat:rem se obravnavajo pomembni strokovni problemi.
Rtginnalna združenja
42 Arh-vi in arhivlst" zunaj evropskih jbmočij, ki želijo utrdit- svoje sodelovanje se lahko srgs-n;zirajö v regioLalnik zoiuŽeniih MAS. Dl bi hfla takšna atonacija .ahko priznana in nada-
36
'""■anki in razpravi.
AK HI VT XV 1992
Ijevaia svoje delo kot regionalno združenje, morajo biti izpolnjeni našli dni. pogvii:
a)	najmanj polovra član jv MAS i/ kategorije A in B, ki delujejo na področju regije, mora pupadati temu regionalnemu združenju;
b)	v=aka arh ivska institucija, ki se želi priključiti temu regionalnemu združenju, mora pred tem postati članica MAi-
c)	Jtatut, delovr i prngrum in aki ivnosn regionalnega združeuja morajj biti v skladu s statutom MAS;
d)	generalna skupščina MAS mora ra predlog izvrinega komiteja odobriti ustanovitev (ali ponovno ustanovitev) regionalnega zdiuženja z navadno veČino glasov
Oitaia telesa MAS
46. Kimiteje ustar.avlja irvršni komite na pobudo komi-uje za programski managemtnt aii gene ralne skupščine. Komitejem so dodeljena specifična področja delovanja in referente, k pa jih ne morejo opravljati brez dovoljenja izvršnega komiteja ah generalne skupščine. Komiteji so lahke razpuŠČsni s sklepom izvr^niga komiteja, razen tistih, ki so bili ustanovljeni na pobudo gereralne skupščine. Ukinitev le-teh lahko sledi samo s sklepom in pc predhodni odločitvi generalne skupščine.
2t SAMMFNFASSUNG
Neue Organisierung der. lnicrmuona'cn Archivratea
Zdcnki Rajh
Damit lach allen Änderungen, die in Europa nieh dcar Jahre 1988 durdi geführt wurden, die Arbei'.sbe dingungen des Internationalen Ar*hivrates (weiter IARi veibeasert und verändert werben, traf dieser die untscheinduhg, seine Struktur zu Indern und wieder aber die den Regeln der "Widang und Fir 'nzicrung ■Lachzudenken urd sie den ne*jcnistand ;nen Verhältnissen anzupassen.
Die bisherig, struktur und Aibwtepraxis -von IAK hat sich als ungeignei erwiesen. Menrere Komitees sntschieden aber dieselbe Sache, indem die breitere Mitg,!edeischafl an den R-md des linixheidungsprozesst gesciiobin wurde. Die Krit:k bezoe sich mc istens an die TSilgkiit des Durch ahr ingkemitees
Mit Hinsicht ?uf die erwähnen T'tsachen wurd« der Vorech-_ig gemreht, daß das Durchlaß Ttngskomitee cufe neue organisiert wird. Es wi*d auci. die jährliche TnfFung der Delegierten dir Kz sgorie A und B, die eine Art des Aufaiehtsorganr dir Tätigkeit des Ausiuhrungskomit* is bcdcuiLii solite. Aufs neue hzben rieh die Kommission :n organisiert, die mil ihrer Vbeit die Tutligkeit ¿es Ai'sluhnrigskomitfis erg^nz-n wtrden, ft wurc'cn jedoch dai Bure und dac lAR-Sek« tariat aufgehobe
Die Andcing ¡reilie airh die Komitees,, die nach der Mejiung dar Maglic^erschait ihre Arbeit nicht iaehiieh genug erledig, haben und hiben Bnfheindungen getrollen, die nicht iur die ganze Miiguederechai. armch .nbar waren.
Das Ergebnis d;r Änderungen sollten fruchtbarere Treffungen der lAR-Kfiiper sein, die in ihre Alben eine gi.ißere Zah, der Einzelnen einschließen wurden, zugisi-h wurotn die Korpermitglfede* na-Ji der neuen Org: nisierungsschr ma kiarerr und genau definierVerpflichtungen bekomme: . Die neue Organisi iru.igsstrukiiu sollte zach zum sehne Laren Anpassen auf die neuentstanden'; VerhJtnisse beitragen.
Razvojna pot orgam>:ac je Rdečega križa v Mariboru ob fonc^h Pokrajinskega arh /a Maribor
Slavica Tovsak
Žc leta 1879 je bilo na slovenskem prostoru ustanovljeno prvo društvo Rdečega križa, ki je obstojalo dc 7 11 iyi8, ko je društvena uprtva padala ostavko in se reorgaiiz'rala v slovenski Rdiči križ (dalje RK). S tem je prenehala delovati kot podružnica avstrijskega RK na Dur.aju Do zloma predaprilske Jugoslavije se organizi
cijsko stanje ni bistveno spremenile. V vojnem Času je dobila organizacija RK novi rmisel -n novo vsebino.
Na ustanovnem sestankM jugoslovanskega Rdečega križ?., marca 1^44 v mesteeu Drvar, so bile dane smjrnice- da naj se RK čimprej orgt-