Robert NAHUET*
* Library and Archives Canada, Archivist Canada, 550 Boul. De la Cite, Gatineau, Quebec
- Phone (819) 934-7311 -Fax (819) 934-6800 email: robert.nahuet@lac-bac.gc.ca
Comment ameliorer I'acces aux archives au Canada: Reseaux et interoperabilite
NAHUET, Robert, Access to Archives in Canada: Networks and Interoperability How to Enhance Access to Canadian Archives. Atlanti, Vol. 20, Trieste 2010, pp. 293-303.
Original in French, abstract in English, Italian and Slovenian, summary in English
Over the last decades, many countries have developed databases to describe and to give access to their archival holdings. Moreover, some nations have designed and implemented a network of archival description networks to ensure that people interested in archives could be aware (know) that archival material does exist and is available for research to everyone. As, this is the case in Canada. The National Archives of Canada (now Library and Archives Canada, LAC) in cooperation with the Canadian Council of Archives (CCA) and with the involvement of Provincial Councils and local Archives, have designed and implemented an unparallel network of archival material descriptions all over Canada. This network of networks is generally divided on a three level archival description from national to provincial, and then to local level. It takes into respect the principle of 'generality to granularity' as it provides information from the fonds level to its very specific components. We would also like to draw some limitations to archival research strictly based on the provenance and full text search into descriptions, as researchers based their (inquiry) process on subjects, locations, and people. To conclude, we will introduce how subject-headings could represent an asset to improve access to archival material in a bilingual (French-English) context?
NAHUET, Robert, Accesso agli archivi in Canada: reti ed interoperabilita: come migliorare. Atlanti, Vol. 20, Trieste 2010, pp. 293-303.
Negli ultimi decenni, molti paesi hanno svi-luppato banche dati per descrivere e fornire accesso ai loro archivi. Inoltre alcune nazioni hanno concepito e sviluppato una sistema per
1. Un reseau de reseaux
Au cours des trois dernieres decennies la communaute archivi-stique canadienne a mis en reuvre une serie d'initiatives concernant la description des documents d'archives et leur diffusion. Dans un tout premier temps, les professionnels du domaine ont uni leurs efforts pour s'attacher aux defis lies a la normalisation des concepts, methodologies et outils en matiere de description. En plus de la terminologie qui pouvait grandement varier d'une secteur a l' autre, les archivistes canadiens ont con^u un corpus de connaissances bilingue, permettant de repondre aux besoins des deux communautes lingui-stiques.
Ä titre de portail officiel regroupant des notices descriptives archivistiques, Archives Canada se veut un point d'acces vers les fonds d'archives que l'on retrouve dans plus de 1000 depots a travers le Canada. Ainsi, a travers le Canada, des gens peuvent effectuer des recherches depuis leur domicile, de l'ecole ou d'une bibliotheque.
Archives Canada permet aux chercheurs d'identifier des fonds et collections d'archives, d'acceder aux reseaux d'archives provinciaux et territoriaux ainsi qu'aux depots d'archives qui ont la responsabilite premiere de ce patrimoine archivistique permanent. Ce reseau de reseaux assure une interoperabilite entre des systemes informatiques ou serveurs selon trois niveaux. Toutes les descriptions archivistiques et les liens contenus dans la base de donnees sont fournis par les con-seils provinciaux et territoriaux ainsi que par Bibliotheque et Archives Canada. D'entree de jeu, les descriptions sont d'abord creees (et conservees) sur une base locale, soit le service d'archives qui assume la gestion de ces fonds d'archives et leur description (protection et acces). Par la suite, cette description est versee au serveur (informati-que) du conseil provincial ou territorial. Finalement, la description du fonds ou de la collection est acheminee au portail Archives Canada. Ce portail est le fruit d'une initiative commune du Conseil cana-dien des archives, des conseils provinciaux et territoriaux, de leurs membres ainsi que de Bibliotheque et Archives Canada. Par ailleurs, ce projet n'aurait pu se concretiser sans l'aide financiere du ministere Patrimoine canadien (Canadian Heritage).
Par rapport a ses correspondants europeens, le Canada est un pays immense qui couvre pres de 10 millions de kilometres carres (km2). Le Canada se compose de trois territoires (essentiellement
dans le nord ou extreme nord du pays, soit le Yukon, les Territoires du Nord-Ouest ainsi que le Nunavut), et de 10 provinces (Colom-bie-Britannique, Alberta, Saskatchewan, Manitoba, Ontario, Quebec, Nouveau-Brunswick, Nouvelle-Ecosse, l'lle-du-Prince-Edouard et Terre-Neuve / Labrador). De plus, le Canada compte six fuseaux horaires distincts: Terre-Neuve, Atlantique, Est, Centre, Rocheuses et Pacifique. Il est le deuxieme plus grand pays du monde. Cepen-dant, le Canada est sans doute un des pays ayant la plus faible densi-te de population, soit 3,5 personnes au km carre1.
En 2006, la population du Canada s'elevait a un peu moins de 30 millions de personnes, dont la majorite se concentre dans les provinces de l'Ontario et du Quebec; respectivement 7 et 11 millions d'individus, pour une population totale de 18 millions. Les zones urbaines les plus populeuses sont Toronto (4,3 millions) et Montreal (3 millions). Par ailleurs, la majorite de la population du Canada vit a moins de 200 kilometres de la frontiere americaine (Etats-Unis). Au Quebec et en Ontario, la population se concentre sur un mince corridor entre la ville de Quebec (Quebec) et Windsor (Ontario).
1.1 Le reseau archivistique canadien
L'immensite du territoire canadien et l'importance des distances ont, sans nul doute, influence le desir de mettre en place un por-tail permettant a l'ensemble des Canadiens d'acceder librement et gratuitement aux ressources archivistiques canadiennes sur Internet. Le portail Archives Canada comprend plus de 50 000 descriptions de fonds et de collections d'archives a travers tout le Canada. Quelque 1028 centres ou services d'archives2 ont verse les descriptions archi-vistiques de leurs fonds ou collections dans cette base de donnees. Ils se repartissent comme suit:
Repartition des centres d'archives3
Yukon	0
Territoires du Nord-Ouest	8
Nunavut	2
Colombie Britannique	124
Alberta	51
Saskatchewan	47
Manitoba	38
Ontario4	334
Quebec	200
Nouveau-Brunswick	44
Nouvelle-Ecosse	79
Terre-Neuve et Labrador	101
On constatera, sans surprise, que la majorite des centres d'ar-chives, dont les descriptions archivistiques ont ete versees dans cette base de donnees, se situe en Ontario et au Quebec, les provinces les plus populeuses du Canada. Par ailleurs, Archives Canada, les sites Web des conseils provinciaux ou territoriaux, voire des services d'ar-chives locaux, permettent egalement d'acceder a des cartes et plans, a des photographies ainsi qu'a des documents numerises.
la descrizione archivistica per assicurarsi che I'utenza possa venir resa edotta del fatto che il materiale archivistico esiste ed e disponibile alla ricercaper chiunque. E questo e il caso del Canada. L'Archivio nazionale canadese (ora Biblioteche ed archivi canadesi), in coopera-zione con il Consiglio canadese degli archivi e con il coinvolgimento dei Consigli provinciali e degli archivi locali, ha concepito e sviluppato una rete disgiunta di descrizioni di materiale archivistico canadese. Questo sistema di reti e generalmente diviso su una descrizione archi-vistica a tre livelli, da quello nazionale a quel-lo provinciale, e quindi a livello locale. Esso prende come base il principio "dall'universale al particolare", fornendo informazioni dal li-vello del fondo agli elementi piu specifici. Si vogliono inoltre descrivere alcuni limiti alla ricerca archivistica basata strettamente supro-venienza e ricerca a tutto testo nelle descrizio-ni, dato che i ricercatori basano le proprie ri-cerche su soggetti, luoghi e persone. Per concludere, si mostrera come la soggettazione possa rappresentare un vantaggio per miglio-rare l'accesso a materiale archivistico bilingue (francese-inglese).
NAHUET, Robert, Dostop do arhivov v Kanadi: Omrežje in medmrežna dejavnost: Kako povečati dostop do dokumentov v kanadskih arhivih. Atlanti, Zv. 20, Trst 2010, str. 293-303.
V zadnjem času so mnoge države razvile baze podatkov, s pomočjo katerih lahko dostopamo do arhivov. Prav tako so nekateri arhivi izboljšali omrežje, da bi zagotovili raziskovalcem in uporabnikom možnosti raziskovanja, kar seje zgodilo tudi v Kanadi, kjer je kanadski nacionalni arhiv v sodelovanju kanadskega arhivskega sveta in v soglasju s podeželskimi in lokalnimi arhivi razvil in izvedel zelo dobro omrežje o dostopu in uporabi arhivskega materiala, ki se nanaša na vso Kanado. Avtor zatem opisuje, kako ta sistem deluje in kako si prizadevajo, da bi bilo to omrežje dvojezično.
1.	Voir Ressources naturelles Canada sous: http://atlas.nrcan.gc.ca/site/francais/maps/peo-pleandsociety/population/population2006/ popden2006
2.	Les services d'archives comprennent assure-ment des centres d'archives proprement dits, mais egalement des societes historiques, des maisons d'enseignement, des bibliotheques, des organismes publics ou prives producteurs d'ar-chives, des municipalites, des communautes re-ligieuses, des eglises de differentes denominations ainsi que des centres culturels.
3.	Ces donnees ont ete etablies a partir du site Web du Conseil canadien des archives, sous: http://www.cdncouncilarchives.ca/f-directory. html, page visitee le 20 juillet 2010.
4.	Les fonds de Bibliotheque et Archives Canada apparaissent sous les centres d'archives de l'Ontario puisque les services de reference sont situes a Ottawa (Ontario).
SUMMARY
During the last three decades the Canadian archival community implemented a series of initiatives concerning the description ofarchi-val documents and their dissemination. Archives Canada constitutes the official archival portal in Canada, it allows to reach the pan-Canadian network, the provincial and territorial networks, as well as the local archives. This network of networks insures an interoperability between computer systems or servers according to these three levels. However, whether it is for a simple or advanced search, the results are always established on the presence of terms registered in one of the various zones of the descriptive note. So, to find the requested information, the term or the character string absolutely needs to appear entirely and without any modification in the descriptive note of the archival fonds to be identified or selected. This network of networks of archival descriptions is in a very good in position, it is relatively known and offers more than interesting potentialities. This network is well structured, grouping together the descriptions of documents of more than 1000 archives in Canada. However, as questions from researchers are at first based on themes, it would be advisable to set up documentary languages allowing a bilingual subject access to the Canadian documentary resources. It would constitute a considerable improvement in retrieval and access to archival records.
2. La normalisation en archivistique: un prealable in-contournable
La normalisation en archivistique constitue une condition sine qua non a I'informatisation et a la diffusion des descriptions des documents d'archives, notamment sur Internet. Ainsi, avant d'automa-tiser ces donnees, il faut obligatoirement s'assurer de partager la meme terminologie, les concepts et les memes composantes pour l'ensemble des notices descriptives. C'est a ce prix seulement que nous pouvons parler de descriptions normalisees, de communications adequates entre les reseaux informatises, par consequent d'inte-roperabilite.
Sans remonter aux origines memes du processus de normalisation au sein de la communaute archivistique canadienne, nous men-tionnerons certains de ses elements majeurs. Afin d'octroyer un ca-ractere resolument national ou pancanadien a ce processus de normalisation des descriptions des documents d'archives, pareille re-sponsabilite a echu au Bureau canadien des archivistes ou BCA (re-groupant l'Association of Canadian Archivists et l'Association des archivistes du Quebec). Des le debut des annees 1980, un groupe de travail a ete constitue a cette fin; il s'est inspire des avancees dans les disciplines connexes, avec la volonte evidente de ne pas inutilement "reinventer la roue".
C'est donc dans cet etat d'esprit et dans le but avoue de jeter les bases de la description des documents d'archives que le Groupe de travail canadien sur les normes de description est cree, dans la foulee du Congres de Kingston en 1982 sur les archives canadiennes. Ainsi, des le depart, les archivistes prennent en compte l'importance de la normalisation en matiere de description. Ce groupe de travail remet son rapport qui sera publie en 1986, sous l'egide du Bureau canadien des archivistes, intitule Les normes de description en archivistique: une necessite. Ce rapport souligne des postulats importants quant a la normalisation de la description. On y reconnait notamment la notion de fonds comme principe de base ou concept permettant de regrouper l'ensemble des documents d'un meme producteur; de plus, la description doit refleter le classement des documents. L'elaboration ou la presentation des instruments de recherche s'effectue du general au particulier. De cette maniere, les descriptions devront s'appuyer sur a hierarchie des unites en archivistique: depot, fonds, serie, dossier, piece.
Bien que les normes de description entendent repondre d'abord et avant tout aux besoins des archivistes, elles visent egalement a "repondre aux besoins des utilisateurs" (Les normes de description en archivistique: une necessite, p.8). Ainsi, faciliter l'acces aux archives constitue un incontournable. Les normes de description en archivi-stique poursuivent donc un double but: 1- assurer une uniformite et une constante dans la methodologie propre aux archivistes afin de decrire les fonds d'archives et leurs composantes, et 2- constituer un outil de reperage pour les utilisateurs en leur permettant d'acceder aux fonds.
En somme, depuis que canadienne a etabli scription, soit les Regles (
presque 30 ans, la communaute archivisti-es normes, notamment en matiere de dee description pour les documents d'archi-
ves ou RDDA. Ces normes ont ete largement diffusees et appliquees a partir des annees 1990 a l'echelle du Canada et elles constituent une adaptation a la realite archivistique des Regles de catalogage an-glo-americaines (2e edition) ou RCAA2.
A cet egard, les archivistes n'ont pas eu a reinventer la roue. Ils se sont appuyes sur des normes connues et reconnues dans une discipline sreur. Cependant, ces normes ont ete adaptees afin de refleter les pratiques de l'archivistique canadienne contemporaine. Il est ega-lement utile de rappeler que ces normes ne constituent pas un bloc monolithique immuable; en fait, elles doivent suivre l'evolution de la discipline et de la profession. Par ailleurs, les RDDA n'ont-elles pas ete a la source de la norme europeenne ISAD(G) pour la description des documents d'archives? Il s'agit en quelque sorte d'une contribution canadienne a l'archivistique europeenne, voire internationale. C'est egalement dans la meme optique que se situe le projet du Con-seil international des archives, ICA-AtoM, auquel participe active-ment le Canada. ICA-AtoM est un projet international cooperatif qui vise a developper et surtout a diffuser un logiciel libre permettant aux archivistes de produire des descriptions archivistiques et de diffuser sur le Web ces instruments de recherche.
3. Description et recherche dans les notices descripti-ves
Nous avons souligne precedemment que ce reseau de reseaux se compose en fait de trois niveaux superposes, autonomes, mais vir-tuellement relies. Que ce soit au niveau pancanadien, provincial et institutionnel (local), la description archivistique presentera genera-lement les elements suivants pour chaque fonds, en conformite avec les RDDA:
No du fonds (propre au depot d'archives) Titre et mention de responsabilite Date(s) de creation Types ou genres de documents
• Portee et contenu
Notice biographique / Histoire administrative Source du titre propre Historique de la conservation Langue des documents
• Restrictions d'acces
Instrument de recherche
Groupes de documents relies dans des fonds differents Note generale
Par contre, la description du fonds au niveau local presente les composantes de ce fonds; a savoir les series, sous-series ou dossiers. La notice descriptive preparee et conservee par le service d'archives qui en assure la garde et la responsabilite se revele donc la description la plus complete. Cependant, elle peut presenter des informations qui s'avereront non pertinentes, voire inutiles pour permettre le strict reperage d'un fonds d'archives.
5. Le RDAQ se compose de services d'archives d'organismes et d'entreprises des secteurs public et prive; a cet egard, il ne s'agit pas seulement de services d'archives gouvernementaux ou para-gouvernementaux, mais egalement de centres d'archives du secteur prive, notamment des communautes religieuses.
3.1 Recherche dans RDAQ
Pour illustrer les caracteristiques du mode de recherche des descriptions archivistiques, nous presenterons les elements essentiels d'une requete lancee dans la base de donnees RDAQ (province de Quebec) et d Archives Canada (niveau pancanadien).
La recherche simple ou rapide dans la base de donnees du RDAQ5 permet de prendre en compte l'ensemble des fonds et collections conserves et decrits dans les divers depots d'archives au Quebec, que ce soit au niveau du fonds, de la serie, du dossier ou de la piece. La recherche se fait dans des descriptions archivistiques issues de que-lque 200 depots ou centres d'archives a travers le territoire du Quebec; elle peut egalement se limiter aux centres d'archives d'une region administrative du Quebec ou encore se restreindre a un seul service d'archives.
La recherche simple peut se faire dans toutes les zones de la notice descriptive archivistique (titre propre, genre de documents, portee et contenu, histoire administrative / notice biographique ou point d'acces / provenance) et a tous les niveaux de la description: fonds, serie ou sous-serie, dossier ou piece; bien sur si la description des composantes du fonds a atteint ce degre de detail. Par consequent, la recherche d'informations archivistiques peut atteindre un niveau de precision assez important, en cherchant des termes dans la description au niveau du dossier ou de la piece. Ainsi, une recherche lancee dans l'ensemble des depots et pour tous les fonds (et ses com-posantes) de la base de donnees du RDAQ, pourrait identifier un nombre impressionnant de fonds, de series ou de dossiers dont la pertinence restera toujours a verifier. On trouvera ces renseignements sous: http://rdaq.banq.qc.ca/ Accueil. Page consultee le 23 juillet 2010.
Ainsi, une requete lancee en utilisant le terme de recherche «police» a permis d'identifier les notices descriptives suivantes dans la base de donnees du RDAQ:
RDAQ- RECHERCHE SIMPLE: «POLICE»
Recherche rapide '
police
Nombre d'elements trouves
Total :
Reparti(s) sur :
117	Fonds
85	Serie(s)
239	Dossier(s)
215	Piece(s)
656	Element(s) trouve(s)
220	Fonds distinct(s)
Par consequent, 656 elements archivistiques ont pu etre identifies, dont 117 fonds d'archives. Ces resultats presentent un nombre passablement eleve de notices archivistiques, mais dont la pertinence reste a verifier.
Pour une telle requete, l'information pertinente se presente de la maniere suivante:
	Inf	ormations g	enerales			Informations reliee		s a la recherche	
#	Organisme	Region	Cote	Fonds	Niv.	Numero	Titre	Genre de documents	Dates extremes
1	Ville de Quebec	Capitale-Nationale	Q	Fonds Ville de Quebec	Serie	QC1	Securite publique	8956 documents iconographiques et autres documents	18332001
2	Bibliotheque et Archives nationales du Quebec - Montreal	Montreal	E100	Fonds Surete du Quebec	Dossier	E100, D2004- 03-003	Versement en provenance du District de Monteregie de la Surete du Quebec	3,43 m de documents textuels,3 bande(s) magnetique(s)	19652000
3	Bibliotheque et Archives nationales du Quebec - Montreal	Montreal	P1000	Collection des petits fonds et collections d'archives manuscrites d'origine privee	Dossier	P1000, D91	S. Carpenter	1 document(s) textuel(s)	1906
Resultats partiels d'une requete effectuee dans la base de don-nees de description des documents d'archives du Reseau de diffusion des archives du Quebec (RDAQ) sous: http://rdaq.banq.qc.ca/; le 23 juillet 2010.
Toutefois, il sera possible de restreindre la recherche en focali-sant sur les fonds d'archives issus d'une meme region geographique du Quebec ou d'un centre d'archives particulier. Une requete avan-cee pourra questionner un ou plusieurs des champs qui composent la notice descriptive au niveau du fonds : Titre propre; Genre de documents; Portee et contenu; Histoire administrative / Notice biogra-phique; Point d'acces / provenance. Egalement, il sera loisible de limiter la recherche aux descriptions au seul niveau du fonds d'archives proprement dit, excluant ainsi les descriptions au niveau de la serie, du dossier ou de la piece. Par consequent, le nombre d'entites archi-vistiques reperees sera davantage restreint et sans doute plus pertinent, dans une premiere etape tout au moins. En fait, une meme requete, cherchant le terme 'Police' restreinte au seul champ "titre propre" du fonds d'archives a permis d'identifier 15 fonds ou le terme 'police' apparait distinctement dans le titre du fonds. (Requete effectuee le 28 juillet 2010 sous : http://rdaq.banq.qc.ca/)
La pertinence d'une requete dependra encore une fois des be-soins du chercheur et de l'ampleur de sa recherche. Ainsi, un cher-cheur universitaire canalisera son energie vers les fonds les plus volu-mineux, mais encore. Par ailleurs, un etudiant de l'ecole secondaire ou un chercheur amateur sera fort heureux d'avoir pu identifier une photographie d'un policier des annees 1930, surtout si ce cliche re-presente un membre de la famille d'un genealogiste en quete de documents iconographiques.
Cependant, que ce soit lors d'une recherche simple (ou rapide)
6.	En fait, il s'agit dans ce cas-ci du Fonds du Comite charge de rediger un code de discipline pour les membres du Service de la police du Service des archives de la Ville de Montreal, VM28 http://ville.montreal.qc.ca/portal/ page?_pageid=165,3118620&_dad=portal&_ schema=PORTAL&xml_path=http://ville. montreal.qc.ca/pls/portal/docs/PAGE/AR-CHIVES_FR/MEDIA/DOCUMENTS/ FONDS/XML/VM28/VM28.xml Page con-sultee le 23 juillet 2010.
7.	Fondee en 1926, l'Ordre de Jacques-Cartier est une societe secrete vouee a la defense des in-terets des francophones; elle est dissoute en 1965. http://www. arch ivescanada.ca/fr/ search/ ItemDisplay.asp?sessionKey=1280329035009_ 206_191_57_212&l=1&v=0&lvl=1&coll=1&r t=1&itm=214302&rsn=S_WWWicanpiW12& all=1&dt=TM++»jacques»+ET+»cartier»&spi=-
ou specialisee (restreinte a des champs particuliers de la description), les resultats sont toujours fondes sur la presence de termes inscrits nommement dans les differentes zones de la notice descriptive. Par consequent, peu importe le niveau de la recherche et son degre de detail, pour etre identifiee il faut que la chaine de caracteres appa-raisse comme tel dans la description archivistique. Par exemple, une requete intitulee 'Service de Poice' ne pourra identifier le fonds de la Ville de Montreal connu sous le vocable «Service de la Police»6.
En somme, pour retrouver l'information recherchee, il faut ab-solument utiliser l'expression exacte, sans modification aucune. Pa-reille exigence peut cependant s'averer limitative ou source d'erreur. Par exemple, un chercheur non feru de la denomination des corps policiers au Quebec, ne saura pas que «la Surete du Quebec» est l'en-tite regroupant les effectifs policiers au niveau provincial, connu an-terieurement sous le vocable «Police provinciale». Par consequent, le chercheur qui ne lance pas une requete sous «Surete du Quebec» passera ainsi a cote du corps policier le plus important et le plus nom-breux au Quebec.
Il en va de meme de toute recherche dans les descriptions de fonds d'archives et leurs composantes. En d'autres termes, pour que ce fonds d'archives soit repere par quelle que demande que ce soit, il faut absolument que le terme ou la chaine de caracteres apparaissent integralement et sans aucune modification dans la notice descriptive du f^nds d'archives.
3.2 Recherche dans Archives Canada
Tout comme les reseaux provinciaux ou territoriaux, le portail Archives Canada permet de faire une recherche elementaire ou ela-boree. Une requete de niveau elementaire peut se faire en utilisant les fonctions 'mot-cle' ou 'balayer'. La denomination 'mot-cle' correspond, dans les faits, a un terme ou a une chaine de caracteres. Ainsi, 'mot-cle' permet de reperer de l'information dans l'ensemble de la notice descriptive du fonds ou encore dans les champs 'titre' ou 'provenance'. Par contre, l'operation 'balayer' est offerte uniquement pour les zones 'titre' et 'provenance'. Cette operation vise a identifier le terme (compris dans ce champ de la notice descriptive) se rappro-chant le plus de celui fournit par le chercheur. Ainsi, l'operation 'ba-layer' en utilisant le vocable "Jacques Cartier" identifiera des fonds d'archives dont l'appellation s'avere pres de "Jacques Cartier". Le moteur de recherche identifiera donc notamment les fonds: Jacques Brault , Jacques Cartier 400th anniversary commemorative medal, Jacques Casgrain, Jacques Castonguay fonds. Par contre, pour identifier le fonds de l'Ordre de Jacques Cartier7, il faudra utiliser le champ 'titre' et l'operateur 'mot-cle'. De cette maniere, la chaine de caracteres ou le terme "Jacques Cartier" pourra etre repere nomme-ment.
Pour sa part, la recherche elaboree permettra d'utiliser jusqu'a trois mots cles, rendant possible la recherche dans les zones suivantes: titre du fonds, provenance, histoire administrative / notice biogra-phique, portee et contenu, etendue de l'unite archivistique ainsi que centre d'archives. Par ailleurs, il est egalement possible d'utiliser l'operation 'balayer' pour les zones titre et provenance. Les termes de la requete peuvent etre relies par les operateurs booleens "et, ou,
non". De plus, on pourra egalement limiter notre recherche a certains reseaux (banques de donnees) provinciaux ou territoriaux. Par consequent, un chercheur pourrait decider de lancer sa requete dans les depots d'archives situes au Quebec et en Ontario par exemple.
4. Les defis ou comment ameliorer I'acces aux res-sources archivistiques au Canada
Parmi les defis auxquels le reseau archivistique canadien est confronte, l'amelioration de l'acces aux documents d'archives prend plusieurs formes. L'une concerne l'acces aux documents dans les deux langues officielles. Puisque le Canada est un pays officiellement bilingue, les ressources archivistiques devraient etre offertes tant en anglais qu'en fran^ais. Mais egalement, il conviendrait de s'assurer qu'une requete identique, lancee en fran^ais et en anglais, transmette les memes resultats. Concretement, une recherche lancee avec les ter-mes "chemin de fer" devrait normalement donner les memes resultats qu'une requete utilisant le terme "railway". Or, une recherche dans la zone 'titre' du fonds (mot-cle) dans Archives Canada a iden-tifie 5 fonds d'archives avec "chemin de fer" alors qu'une recherche identique effectuee avec "railway" a permis d'identifier 144 fonds d'archives8. L'ecart entre les deux resultats souligne les problemes lies a un reperage de l'information fonde exclusivement sur les mots-cles ou chaines de caracteres dans une seule langue et sans correspondant automatique dans l'autre langue.
La recherche de base en archivistique passe tres souvent par la recherche plein texte. Celle-ci consiste simplement a rechercher une chaine de caracteres a l'interieur de la notice descriptive d'un fonds d'archives, qu'il s'agisse d'un terme ou d'un groupe de termes signi-ficatif (ouvrier, magnat du petrole, etc.). Le principal element a rete-nir est que le systeme ne pourra reperer la chaine de caracteres de-mandee que si elle apparait explicitement dans le corps du texte d'une zone precise ou de l'ensemble de la notice descriptive. Ainsi, si un chercheur lance une requete sous "docteur" afin de reperer un profes-sionnel de la sante, il est certain que le systeme ne pourra pas identifier le terme "medecin" afin de repondre a sa demande. De la meme maniere, si un etudiant du secondaire s'interesse aux scientifiques, il faudra que le terme "scientifique" apparaisse clairement et nomme-ment dans la notice descriptive du fonds afin qu'il soit repertorie. Si la notice descriptive contient seulement le terme "biologiste" ou "mi-crobiologiste" les resultats seront negatifs; le chercheur en sera quitte a lancer de multiples requetes correspondant chacune a un type de chercheur scientifique particulier. Faudra-t-il egalement que ce cher-cheur ait constitue au prealable une liste des professions regroupant les "scientifiques". De plus, cet etudiant risque d'oublier certains types de scientifiques ou carrement de se lasser puisqu'il en sera quitte a lancer plus d'une vingtaine de requetes, correspondant a chacune des appellations de la categorie "scientifique".
Donc, si le terme de la requete de l'usager est exactement le meme que celui de la notice descriptive, l'outil automatise de reperage sera en mesure d'identifier ce fonds. Par contre, si le terme utilise par l'usager est different de celui consigne par l'archiviste, le systeme informatise ne pourra jamais reperer ce fonds d'archives. De la, la pertinence de faire appel aux methodologies des sciences de l'information, afin d'ameliorer l'acces aux fonds d'archives.
8. Recherche effectuee le 28 juillet 2010. recherche simple utilisant le champ 'Titre' et le mot-cle "chemin de fer" et 'Title' keyword et le terme "railway". http://www.archivescanada.ca/fr/ search/BasicSearch.asp
9. Louise Gagnon-Arguin, Les questions de recherche comme materiau d'etudes des usagers en vue du traitement des archives, "Archivaria", 46(1998), n. 86-102, p. 92.
Dans le cadre d'un article publie dans la revue Archivaria en 19989, Louise Gagnon-Arguin aborde les elements d'une methodologie de recherche. Ainsi, elle a pu degager une typologie des questions de recherche en quatre grandes categories:
•	Sujet ou theme	41 %
•	Acte ou type de document 33 %
•	Nom propre (sujet ou theme) 21 %
•	Divers	4 %
Ä partir de ces elements, on per^oit tres bien que les categories Sujet ou theme et Acte ou type de document correspondent a environ 75 % de l'ensemble des demandes des chercheurs, soit bien loin devant l'identification du nom propre ou titre du fonds.
Bref, a la lumiere de cet article, force est de constater que les chercheurs adoptent une approche de type thematique ou sujet plu-tot qu'une identification fondee exclusivement sur la provenance ou le createur d'un fonds afin d'identifier les fonds d'archives et de repe-rer l'information pertinente.
5. Des avenues de solution?
Pour remedier a ce probleme et afin d'ameliorer le reperage de l'information, l'acces sujet s'avere un moyen pertinent grace au deve-loppement et a l'utilisation de categories d'acces non basees exclusi-vement sur la provenance, afin d'identifier un fonds d'archives qui reponde aux exigences du chercheur. Nos recherches ont permis d'identifier des institutions nationales faisant appel a un acces sujet avec vocabulaire controle. Ainsi, la National Archives and Records Administration (NARA) et la Division des manuscrits de la Biblio-theque du Congres emploient le Library of Congress Subject Heading ou LCSH pour reperer les fonds d'archives. Par consequent, des institutions d'envergure utilisent ce langage documentaire specifi-que.
Ä la NARA, les documents sont decrits dans ARC (Archival Research Catalog) qui constitue la base de donnees regroupant les notices descriptives de la NARA. Le reperage de ces documents peut se faire de diverses fa^ons: par chaine de caracteres (recherche de base), par type de supports (photos, documents audiovisuels) (sous la recherche avancee) ou par numero de fonds (Record Group), par nom d'organisme, par nom d'individu, par sujet (plus specifique-ment en faisant appel a un vocabulaire controle, soit LCSH). Outre ce dernier, d'autres fichiers d'autorite comme le Library of Congress Name Authority File (LCNAF), le Thesaurus Getty pour les noms geographiques ainsi que le Thesaurus Getty "Art & Architecture (AAT) completent les outils documentaires pouvant etre utilises par les chercheurs. L'utilisation des methodologies d'abord con^ues pour la bibliotheconomie et leur adoption par des institutions nationales du domaine archivistique, soulignent nettement le souci de ces institutions d'archives d'offrir au grand public des pans toujours plus lar-ges de leurs ressources documentaires.
Par ailleurs, il n'y a pas que les grandes institutions nationales d'archives qui se sont dotees d'instruments pour ameliorer l'acces aux ressources archivistiques. Ainsi, le Centre de recherche en civilisation canadienne-fran^aise de l'Universite d'Ottawa ou CRCCF a mis en
place une description au niveau du fonds structuree selon les RDDA, ou chaque zone s'avere interrogeable. On y retrouve donc 'domaines d'activite' (vocabulaire controle) qui constitue un outil fort utile per-mettant aux chercheurs d'identifier des themes correspondant a leur sujet de recherche10.
Par consequent, la conception et la mise en place de divers types d'outils ou instruments favorisant un meilleur acces aux ressour-ces archivistiques ne se limitent pas aux grandes institutions ou institutions nationales. Ces outils ou langages documentaires sont a la portee de tous les centre d'archives, peu importe leur nature, type, structure, dimension, spheres de competences ou types de documents conserves.
En fait, il ressort que la description d'un fonds n'est pas une fin en soi, mais bien davantage une etape menant a un acces generalise a l'information qui s'y trouve. En fait, le systeme ideal devrait offrir un mode de recherche en deux temps. Tout d'abord, on pourrait faire appel, en mode "recherche de base", au vocabulaire libre et a la recherche plein texte. Dans un deuxieme temps, la "recherche avancee" pourrait faire appel a des langages documentaires bilingues de type Repertoire des vedettes-matieres (RVM) de l'Universite Laval, lequel est associe a son equivalent en anglais, le Canadian Subject Heading (CSH). Des outils plus simples et tout autant bilingues comme le Thesaurus des sujets de base pourraient constituer un atout majeur afin de donner un veritable acces thematique aux fonds d'archives11.
En ce qui touche le choix de vedettes-matiere, puisque Archives Canada est le portail officiel regroupant l'ensemble des depots d'ar-chives au Canada, l'outil documentaire a mettre en place (thesaurus ou autre) devra etre assez etendu pour pouvoir regrouper un ensemble de themes recouvrant plusieurs disciplines ou champs d'etudes. Or il se trouve que les deux instruments mentionnes plus haut cou-vrent une gamme de themes fort vaste et variee qui pourrait repondre aux exigences de la majorite des chercheurs.
CONCLUSION
Au final, ce reseau canadien de reseaux de descriptions archi-vistiques s'avere bien en place, il est relativement connu et offre des potentialites plus qu'interessantes. Ce reseau se revele fort bien structure, regroupant les descriptions de documents de plus de 1000 centres d'archives au Canada. Ces descriptions, fruit des institutions locales, sont accessibles par l'intermediaire des reseaux provinciaux ou territoriaux et pancanadien. De plus, puisque ce reseau de reseaux utilise une plate-forme Internet, son contenu est directement accessible aux citoyens canadiens et a l'ensemble des chercheurs interesses aux ressources archivistiques du Canada.
Cependant, puisque les questions des chercheurs sont d'abord et avant tout fondees sur une problematique basee sur des themes, il conviendrait de mettre en place des langages documentaires permet-tant un acces sujet bilingue aux ressources documentaires patrimo-niales canadiennes, aupres de tous les types de chercheurs. Cela constituerait une amelioration notable en matiere de reperage et d'acces aux documents d'archives.
10.	Au Centre de recherche en civilisation cana-dienne-franfaise de l'Universite d'Ottawa ou CRCCF, on pourra questionner la base de don-nees: http://kodos.cc. uottawa.ca/ fmi/iwp/cgi?-db=GV%20AI%207_CRCCF&-loadframes
11.	Le Thesaurus des sujets de base du gouvernement du Canada est un thesaurus bilingue qui permet de representer l'ensemble des domaines traites dans les ressources d'information du gouvernement du Canada. Ce thesaurus est utilise pour decrire les pages Web des diverses institutions du gouvernement federal canadien. Bien que plutot general, ce thesaurus offre un vocabulaire controle, mais une structure simple et facilement comprehensible. Ä cet egard, il pourrait donc etre utilise pour faciliter le reperage des ressources archivistiques. De plus, rap-pelons-le, il est bilingue. Pour plus de renseigne-ments, on pourra consulter: Le Thesaurus des sujets de base du gouvernement du Canada sous: http://www.thesaurus.gc.ca/default. asp?lang=Fr&n=0073D232-1
BIBLIOGRAPHIE
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Centre De Recherche En Civilisation Canadienne Fran9Aise, Au Centre de pour consulter la base de donnees: http://kodos.cc.uottawa.ca/fmi/iwp/cgi?-db=GV%20AI%207_CRCCF&-loadframes (page visitee le 23 juillet 2010).
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