Prehod na cOb ISS v knjižnici Oš Vodice Key words: switching to COBISS, Librarianship Act, school library, library collection, data conversion Izvleček Decembra 2015 je začel veljati Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o knjižnicah, ki vključuje tudi obveznost vključitve šolskih knjižnic v sistem COBISS v roku treh let. V prispevku je predstavljena izkušnja prehoda na sistem COBISS v knjižnici OŠ Vodice pred uvelja- vitvijo zakona. Predstavljeni so vzroki za odločitev o prehodu, potek prehoda in usklajevanje s preostalim delom knjižničarja. Avtorica iz- postavi možnosti, ki jih nudi prehod na COBISS, in opozori na po- membne faze v postopku prehoda. Ključne besede: prehod na COBISS, Zakon o knjižničarstvu, šolska knjižni- ca, knjižnična zbirka, konver- zija podatkov Abstract In December 2015, the Act Amending the Librarianship Act entered into force; it requires school libraries to join the COBISS system within the next three years. The paper presents the experience of the library of the Vodice Primary School with switching to the COBISS system before the act entered into force. It presents the reasons for deciding to switch to it, the process of switching to it, and coordinating it with the librarian’s other work. The author highlights the opportunities offered by switching to COBISS and points out the important stages in the process of switching to it. s witching to coB iss at the vodice Primary school library Urška Ščavničar Cunder STROKA IN PRAKSA UDK 025.3:004.42 UVOD Po več letih usklajevanj in menjavanj delovnih skupin, ki so se ukvarjale s spremembami in dopolnitvami Zakona o knjižničarstvu (v na- daljevanju ZKnj), kar je bilo med drugim tudi posledica menjavanj ministrov in sprememb v formalnem statusu posameznih pristojnih ministrstev (v vmesnem obdobju sta bili mi- nistrstvi za šolstvo in kulturo združeni), je bil 4. 12. 2015 v Uradnem listu objavljen Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o knjiž- ničarstvu, ki je začel veljati 15 dni po objavi. O pripravljanju sprememb in še nekaterih 52 53 Šolska knjižnica, ljubljana, 25 (2016), 3/4, 52-58 drugih pridobitvah tega zakona piše obširneje v svojem članku Spremembe Zakona o knjižni- čarstvu in šolske knjižnice Romana Fekonja v reviji Šolska knjižnica. Pomembno novost, ki se nas šolske knjižničarje najbolj neposredno dotakne, prinaša 39. č-člen. V roku treh let od uveljavitve Zakona o spremembah ZKnj se morajo vse šolske knjižnice vključiti v nacio- nalni vzajemni bibliografski sistem COBISS. V naši knjižnici smo ta prehod opravili že konec leta 2014 oz. v začetku leta 2015, ne vedoč, da se pripravlja novost v okviru tega zakona. »Knjižnice so v informacijski družbi nepogreš- ljiva središča znanja, njihova naloga pa je tudi evidentiranje rezultatov „intelektualne produkcije“. Svoje vloge pa ne morejo opravlja- ti, če njihovo delovanje ni podprto s sodobno informacijsko in komunikacijsko tehnologijo. Tudi ne morejo uspešno delovati kot osamljeni otoki, ampak se morajo povezovati ter s tem zagotavljati pogoje dialoga in sodelovanja kot najboljših podlag za razvoj vsake od držav in mednarodne skupnosti v celoti.« (Povzeto po spletni strani COBISS-a.) Šolske knjižnice smo bile osamljeni otoki, saj nas leta 1991, ko je IZUM vzpostavil sistem COBISS kot organizacijski model povezovanja knjižnic v nacionalni knjižnični informacijski sistem z vzajemno katalogizacijo, vzajemno bibliografsko-kataložno bazo podatkov COBIB in lokalnimi bazami podatkov sodelujočih knjižnic, bazo podatkov o knjižnicah CO- LIB, normativno bazo podatkov CONOR ter s številnimi drugimi funkcijami, ni bilo zraven, nismo bile povabljene ali pa so neka- teri načrtno pozabili na nas. Tako se je vsaka šola znašla po svoje, kasneje pa se je večina osnovnošolskih knjižnic pridružila programu Šolska knjižnica, ki ga je izdelalo novogoriško podjetje SAOP d. o. o. Program je bil v DOS-u, črno-bel, z današnjimi očmi bi ga označila za historičen izdelek. A v tistih časih je bil rešitev za marsikatero šolsko knjižnico, ki se je tako lahko lotila računalniške obdelave gradiva. Tudi zame osebno so bila to prva srečanja z računalnikom, a sem program hitro usvojila in se z veseljem podala na novo pot. Kot vsi vemo, gre je razvoj na področju raču- nalništva zelo hiter, zato je program Šolska knjižnica v manj kot desetih letih postal zas- tarel. Leta 2007 se je na trgu pojavil program WinKnj, knjižničarjem in uporabnikom mno- go bolj prijazen, sodoben. A še vedno je ostajal nerešen temeljni problem. Šolske knjižnice smo ostajale zunaj nacionalnega knjižničnega informacijskega sistema. Nikomur ni bilo pre- povedano ali odsvetovano uporabljati program COBISS, a je bila članarina za šolske knjižnice previsoka, o sofinanciranju s strani pristojnega ministrstva pa ni bilo prave volje in motivacije, da bi bil rešen problem izolacije šolskih knjiž- nic. Zakaj? Odgovor pozna le veter. Zato je bila odločitev o vključitvi omenjene odločbe v Zakon o spremembah in dopolnitvah ZKnj dobra, prava. Prišla je sicer (pre)pozno (predpona »pre« je v oklepaju, ker menim, da nikoli ni prepozno), a prišla je, dokončno in s tem so nastopili časi, ko smo in bomo šolske knjižnice postale del vseslovenskega knjižnič- nega informacijskega sistema, z zamudo dobrih dvajset let. To je toliko, kot imam sama delovne dobe. In ob tem me preveva dober občutek, da sem že pred tolikimi leti imela prav, da sem se kljub neizkušenosti in mlečnosti na moji poklicni poti zavedala, da na področju šolskih knjižnic ne plujemo v pravo smer. Žal sem bila vedno zaposlena na (dveh) takih šolah, ki si kljub mojim pritiskom nista mogli privoščiti članarine za COBISS. In danes sem vesela, da se je obrnilo tako, kot se je. Vesela sem za vsako posamezno šolsko knjižnico in za sistem šolskih knjižnic kot celoto. Zdaj smo vsi skupaj, NUK, splošne knjižnice, specialne knjižnice in šolske knjižnice, kot ena velika družina. PReD ZAčeTKOM Konec septembra je na moj elektronski nas- lov in elektronski naslov šole prišla pošta z vabilom vsem pridruženim članicam sistema COBISS.SI z zelo ugodno ponudbo, ki je po mojem mnenju ni bilo mogoče zavrniti (v prilogi). Ponudba je med drugim vključevala 50-% popust pri plačilu članarine v prvem letu, poleg tega pa je bila že sama članarina znižana (v primerjavi z visokimi zneski, ki so za šolske knjižnice veljali še nekaj let nazaj). Poleg tega so nudili prilagojeno, skrajšano izobraževanje za potrebe šolskih knjižnic. Z ravnateljem sva kaj hitro prišla do zaključka, da se bomo vabilu 54 STROKA IN PRAKSA Urška Ščavničar cunder: Prehod na coB iss v knjižnici oŠ vodice odzvali. Ravnateljeva glavna motivacija so se- veda bili znižani stroški, moja pa že znana dol- goletna želja in potreba po vključitvi v sistem, ki povezuje vse slovenske knjižnice. Zadeve so z naše strani hitro stekle. Prijavila sem se na obe delavnici: Delavnica COBISS3/Zaloga za osnovnošolske knjižnice in Delavnica CO- BISS3/Izposoja za osnovnošolske knjižnice. Večji problem je nastal nekoliko kasneje, ko je bila izpeljava delavnic vprašljiva, saj je kazalo, da ni skorajda nikakršnega odziva. Moje sanje bi se kmalu sesule v prah. Tako sem nagovorila še kolegico knjižničarko iz OŠ Vižmarje Brod Nives Butara Kovač, ki je bila tako kot jaz nad izzivom navdušena. Na koncu smo bile na prvi delavnici (4. 11. 2014 v Mariboru) o zalogi štiri tečajnice. Druga delavnica o izposoji, ki naj bi jo izvedli še pred novim letom, se je zavlekla v novo leto, 8. 1. 2015. Oba dneva izobraževanja sta bila zelo naporna, saj je bilo v enem dnevu strnjeno znanje, ki ga knjižničarji iz splošnih knjižnic usvajajo na večdnevnih in večdelnih seminarjih. A kar se mora, se mora. Tudi to sem preživela. Takoj ko sem imela testno ver- zijo na svojem računalniku, sem začela preiz- kušati znanje, pridobljeno na delavnici. In tako se je pravo učenje šele začelo. Pomagala sem si z e-priročniki. Kadar koli sem imela kakršen koli problem, nejasnost, sem se obrnila na svojega svetovalca na IZUMU Roberta Belca, ki je bil vedno na razpolago. Imel je razume- vanje za moje, včasih res smešne nerodnosti, nerazumevanje programskih zahtev, zakonov. Na tem mestu se mu tudi iskreno zahvaljujem za potrpljenje, ki ga je imel z mano, in za pri- jaznost. Naj dodam, da se še vedno občasno slišiva. Prijeten je že občutek, da veš, da je nekje nekdo, ki ti bo ob nastalem problemu pomagal. Meni osebno ta podpora ogromno pomeni. Hkrati pa sem se razbremenila odgo- vornosti za arhiviranje. Za osnovnošolske knjižnice je vključitev v sistem COBISS odlična priložnost, da morda popravite stare grehe, napake, nerodnosti v postavitvi in strukturi vaše knjižnične zbirke. Po opravljeni delavnici o zalogi je bilo tre- ba pripraviti zapisnik o zalogi, ki je izjemno pomemben dokument. Definira strukturo vaše knjižnične zbirke in je temeljna podlaga za zaposlene na IZUMU, ki pripravijo program za vašo knjižnico. V zapisniku se navede število vseh enot gradiva (monografskih in serijskih publikacij), definira se postavitev gradiva. In prav postavitev gradiva je tisto področje, kjer lahko zaorjete na novo in vpeljete spre- membe. Program vam omogoča možnost podlokacij, ločenih oddelkov znotraj knjižnice. Sama imam 3 podlokacije: Knjižnica, Učbe- niški sklad, Gradivo za učitelje. V zapisniku se dogovori tudi oblika zapisa na nalepki za gradivo. Zato je v primeru, da se boste lotevali sprememb, to fazo treba premisliti oz. se nanjo dobro pripraviti. Tudi po drugi delavnici o izposoji smo izdelali še en podoben dokument: zapisnik o izposoji, kjer so navedene lokacije izposoje, podatki, ki se izpišejo na članski izkaznici. Dogovoriti se je treba o evidenci članov (kateri podatki so obvezni pri vpisu, ali bo identifikacija potekala s člansko izkaznico ipd.), o evidenci izposoje (čas izposoje, način izposoje, podaljšanje gradiva, možnost uporabe spletnega COBISS/OPAC-a: podaljšanje, rezervacija gradiva idr.). V tem do- kumentu se definira tudi vprašanje zamudnine, opominov. In tudi tu dober premislek ni odveč. ZAčeTeK Med novoletnimi počitnicami decembra 2014 so na IZUMU opravili konverzijo podatkov, ki je bila pri nas zelo uspešna, 87-odstotna. Do novega leta sem se programa učila na testni verziji. Po novem letu pa sem s tresočo se roko začela raziskovati COBISS 3. Začela sem vnašati nove knjige, saj se je nabralo kar nekaj gradiva, ki ga decembra in novembra, nisem več vnašala v WinKnj. In tako sem bila iz dneva v dan bolj spretna in samozavestna. Z Robertom Belcem sva razjasnjevala še kakšne malenkosti, nejasnosti, ki sem jih razkrila ob uporabi programa in ob pregledovanju zbirke. Tudi ta uvodni del je zelo pomemben. Tisti teden ali dva si je treba vzeti čas, da v miru raziskujete svojo zbirko v novem programu, da so vam stvari jasne in logične, da odkrijete, ali se je pri konverziji kar koli narobe preneslo. To seveda ne pomeni, da mora biti knjižnica zapr- ta. V tem času pa je dobro, da vas ne obreme- nijo z nadomeščanji in drugimi zadolžitvami. 55 Šolska knjižnica, ljubljana, 25 (2016), 3/4, 52-58 Vse, kar vam ni jasno, kar vas moti, razrešite s svojim svetovalcem. Ko je preverjanje končano in potrjeno z vaše strani, se proces zaključi in program je zacementiran. Po opravljeni delavnici o izposoji sem z izpo- sojo začela takoj naslednji teden. Naj pouda- rim, da program prepozna kodo z nalepk Win Knj, v računalniku pa se pojavi inventarna številka v programu COBISS. Ta številka je drugačna, kot je tista z nalepke Wink Knj (v programu se imenuje številka za izposojo). Treba je biti pozoren ne samo na številko, ampak tudi na naslov in avtorja knjige. Nalepk torej ni treba menjati. gRADIVO, KI NI b Il O PReSeNO S KONVeRZIjO Ponudba, na katero sem se odzvala, je vklju- čevala tudi konverzijo podatkov. Kot sem že omenila, sem imela zelo uspešno konverzijo, kar 87-odstotno. Kako sem reševala problem gradiva, ki ni bilo preneseno s konverzijo? Ko sem prvi dan za- čela z izposojo, je bilo tega gradiva kar veliko. Vsakega učenca, ki si je želel izposoditi knjigo, ki je ni bilo v programu, sem prosila, naj se oglasi uro ali dve kasneje. Ko so učenci odšli v razrede, sem se lotila vnosa posameznih knjig in jih tudi že izposodila na učence. Ti so kasneje samo prišli ponje. Čakale so jih na vozičku zraven odlagalnega pulta. Zastojev in tudi negodovanj uporabnikov ni bilo. Učencem sem na kratko razložila položaj in ti so se pri- lagodili. Iz tedna v teden je bilo manj kupov. V dobrem mesecu je količina tovrstnih knjig iz- zvenela. Še vedno pa je ostalo kar nekaj gradi- va na policah, predvsem knjige, ki se manj oz. se ne izposojajo. Tako sem se pregleda lotila kar po policah. Začela sem s stopnjo C s črko A. Dokončno sem preostanek gradiva, ki ga ni bilo v COBISSU, izločila, kasneje pa vnesla, z inventuro, ki sem jo opravila marca 2016. KAKO SeM USKlAjeVAlA Del O S PReHODOM NA cOb ISS S PReOSTAlIM Del OM? Naj kar odkrito povem, da na začetku (zače- tek oktobra), ko je padla odločitev o prehodu na COBISS, nisem prav dobro vedela, v kaj se spuščam. Pred mano je bil jasen cilj in zanj sem bila pripravljena marsikaj narediti, vesela, da sem sploh dobila priložnost. Niti na misel mi ni prišlo, da bi imela problem s preobilico dela, da ne bi zmogla ipd. Marsikaj me je že doletelo v teh dvajsetih letih, v zadnjih desetih sem npr. dvakrat selila knjižnico, kar ni mačji kašelj, zamenjala dva programa. Pred desetimi leti, ko sem prišla na OŠ Vodice, sem se odločila, da sem celotno knjižnično zbirko na novo vnesla še v program Šolska knjižnica, ker je bilo gradivo in celotna zbirka v takem stanju, da mi drugega ni preostalo. Zato se tega izziva nisem ustrašila. Razmišljala sem podobno kot pred rojstvom prvorojenke: »Kaj pa je to takega, saj vse ženske po svetu rojevajo otroke, ga bom pa še jaz.« Po odločitvi sem prilagodila urnik KIZ-a, ki sem ga oblikovala na začetku leta. Septembra in oktobra sem v razredih izvedla že vse prve ure. Preostale ure pa sem odrinila v drugo polovico leta (nadaljevala sem po zimskih po- čitnicah). S pomočnico ravnateljice sem se do- govorila, naj bo prizanesljiva z nadomeščanji, ker je bil dopoldanski čas, ko so imeli učenci pouk, zame najbolj dragocen (mir v knjižnici). Pa kljub temu brez nadomeščanja kdaj pa kdaj ni šlo. Morda mi je le uspelo kdaj reči ne, kar pa je bil pomemben osebni dosežek tudi zame. Knjižnico imam odprto vsak dan od 7.30 do 9.30, od 10.15 do 10.30 in od 12.00 do 15.00. In v tem času sem normalno izposojala gradivo. Knjižnica je bila za uporabnike zaradi mojega prehoda na COBISS zaprta le dva dni. To sta bila dneva izobraževanj (4. 11. 2014 in 8. 1. 2015). PRIl OžNOSTI, KI jIH NUDI PReHOD NA cOb ISS Kot sem že omenila, je prehod na COBISS lahko tudi priložnost za nov začetek, za dru- gačno knjižnico s spremembami, ki se jih niste nikoli lotili, ker vam bi vzele preveč časa, ker je vedno veliko drugega dela, ker šolski knjižni- čarji preprosto nimamo časa, da bi se posvečali in ukvarjali s svojo knjižnično zbirko toliko in tako, kot bi bilo stanu primerno. Smo v šolah zaposleni knjižničarji in kot taki zelo uporab- ni multipraktiki za karkoli je pač potrebno: 56 STROKA IN PRAKSA Urška Ščavničar cunder: Prehod na coB iss v knjižnici oŠ vodice nadomeščanja, spremstva na športnih idr. dnevih, vodenje projektov (takšnih in drugač- nih), organiziranje prireditev, razstav, okroglih miz, vodenje interesnih dejavnosti in še mnogo drugih zadolžitev. In tako nam na koncu za knjižnico zmanjka časa. Zdaj pa to priložnost lahko izkoristite: spremenite postavitev gradiva v knjižnici. V tem primeru računajte na to, da boste morali zamenjati tudi nalepke, kjer boste vpeljevali spremembe. Lahko poskrbite za večji odpis gradiva (o gradivu, ki ni bilo preneseno s konverzijo, se po premisleku odločite, ali je še relevantno, ali sploh sodi v šolsko knjižnico). Uporabnikom lahko nudite možnost rezervi- ranja in podaljšanja gradiva prek spleta s CO- BISS-OPAC-om. V okviru ur KIZ-a zdaj lahko učence učite brskati in iskati gradivo s progra- mom, ki se uporablja v vaši šolski knjižnici. Ker danes skorajda ni učenca, ki ne bi imel pametnega telefona, lahko pripravite uro, na kateri spoznavate aplikacijo mCOBISS in z njo vstopate v šolsko knjižnico ter brskate po katalogu. Kar naenkrat se bo vam in vašim učencem odprl svet, del katerega ste tudi vi. Kako navdihujoče. STROšKI Menim, da je glede na prednosti, ki jih prinaša priključitev šolskih knjižnic sistemu COBISS, govoriti o stroških brezpredmetno. Je pa dobro vedeti, da je poleg vseh pozitivnih plati uporaba COBISS-a tudi cenovno ugodnejša. Vsak naj se sam pozanima, koliko plačuje za program, ki ga uporablja, za morebitno pridru- ženo članstvo pri COBISS-u in stroške sešteje. IZUMOV veljavni cenik je dostopen na spletu. In četudi boste morali kupiti nov čitalnik črtne kode (moj je bil ustrezen), tiskalnik za nalepke in plačati konverzijo, prihranek kljub vsemu bo, samo kasneje. Bo pa. Če pa bi ostali na istem, prihranka ne bi bilo in kar je bistveno, ostali bi samotni otok sredi morja, nepovezani, osamljeni in izolirani. SKleP Menim, da šolske knjižnice z uresničitvijo te ključne spremembe v Zakonu o spremembah in dopolnitvah ZKnj vstopajo v novo obdobje. In pri tem ni pomembno, ali bo konverzija podatkov imela 85-%, 70-% ali 65-% uspešnost ali pa se morda knjižnica sploh ne bo odlo- čila za konverzijo. IZUM konverzijo svetuje predvsem knjižnicam z veliko gradiva (več kot 10.000 enot). Pomembno je to, da končno storimo ta zadnji korak in se pridružimo vsem drugim knjižnicam po Sloveniji, pa čeprav to od nas zahteva malo več dela, malo več prila- gajanja in več ustvarjalnega reševanja proble- mov. Za to smo vendarle plačani, za to smo postavljeni na delovno mesto šolskega knjižni- čarja. In če razvoj šolskega knjižničarstva vodi v smer povezovanja, napredka, stopimo na to pot. Sama sem jo že prehodila. In danes sem zadovoljna uporabnica programa COBISS. Najbolj pomembno pa je, da so zelo zadovoljni tudi moji uporabniki, učenci, učitelji in pos- redno tudi starši. In to mi veliko pomeni. Končala bom z mislijo Edmunda Burka, ki ne potrebuje nobenega dodatka, razlage: »Nobe- na strast ne oropa um njegovih sposobnosti delovanja in razsojanja tako učinkovito kot strah.« Fekonja, R. (2016). Spremembe Zakona o knjižni- čarstvu in šolske knjižnice. Šolska knjižnica, 25 (1-2), 23–32. Platforma COBISS - Kooperativni online bibliograf- ski sistem in servisi. Dostopno na: http://www. cobiss.net/platforma_cobiss.htm (9. 1. 2017). Viri URŠKa ŠČaVNi ČaR CUNdeR, prof. slov., univ. dipl. etn. in antr. kult., knjižničarka na OŠ Vodice Naslov: OŠ Vodice, Ob šoli 2, 1217 Vodice E-naslov: urska.cunder@guest.arnes.si 57 Šolska knjižnica, ljubljana, 25 (2016), 3/4, 52-58 PRIl Og A 58 STROKA IN PRAKSA Urška Ščavničar cunder: Prehod na coB iss v knjižnici oŠ vodice