UNIVERZA V MARIBORU UNIVERZITETNA KNJIŽNICA MARIBOR Aleksandra Grajfoner UPRAVLJANJE KNJIŽNICNE ZBIRKE: PRIMER KNJIŽNICNE INVENTURE SERIJSKIH PUBLIKACIJ Pisna naloga za bibliotekarski izpit Maribor, 2018 Grajfoner, A., Upravljanje knjižnicne zbirke: primer knjižnicne inventure serijskih publikacij. Pisna naloga za bibliotekarski izpit Kljucna dokumentacijska informacija Ime in PRIIMEK: Aleksandra GRAJFONER Naslov pisne naloge: Upravljanje knjižnicne zbirke: Primer knjižnicne inventure serijskih publikacij Kraj: Maribor Leto: 2018 Št. strani: 39 Št. slik: 4 Št. preglednic: 2 Št. prilog: 3 Št. strani prilog: 11 Št. referenc: 20 Strokovno usposabljanje za bibliotekarski izpit je potekalo v: Univerzitetna knjižnica Maribor Mentor v casu strokovnega usposabljanja: mag. Branka Kerec UDK: 025.8:025.173 Kljucne besede: inventura, revizija, serijske publikacije, knjižnicni katalogi, Univerzitetna knjižnica Maribor Izvlecek: V nalogi so prikazani nacini in postopki inventure knjižnicnega gradiva serijskih publikacij v Univerzitetni knjižnici Maribor (UKM). V teoreticnem delu so izpostavljene splošne definicije inventure, revizije in knjižnicnega kataloga. Predstavljene so metode knjižnicne inventure in nekateri primeri iz tujih praks. Gre za študijo primera inventure knjižnicnega gradiva serijskih publikacij v knjižnici z dolgoletno tradicijo in velikim fondom gradiva, ki še ni v celoti obdelano v vzajemnem bibliografskem sistemu COBISS.SI. Poudarek je na prikazu razlicnih nacinov in metod, ki se izvajajo pri postopkih inventure knjižnicnega gradiva serijskih publikacij. Podrobneje so predstavljeni in prikazani prakticni primeri izvajanja inventure serijskih publikacij v UKM. Analizirani so tisti delovni postopki, za katere se predlaga, da se nadgradijo za potrebe izvedbe inventure. Študije primerov inventur knjižnicnega gradiva serijskih publikacij v UKM in izvedena anketa so pokazale, da v knjižnicah izvajajo inventuro tega gradiva z rocnimi metodami v zakonsko predpisanih rokih, kar pa UKM ne uspeva. Predstavljene so omejitve, ki onemogocajo zadostiti temu pogoju in izvedbo avtomatizirane inventure serijskih publikacij. Postopki inventure knjižnicnega gradiva v UKM so dolgotrajni, terjajo veliko organizacijskih prilagajanj in usklajevanj, se pa zato neprestano izvajajo (permanentna inventura). Grajfoner, A., Upravljanje knjižnicne zbirke: primer knjižnicne inventure serijskih publikacij. Pisna naloga za bibliotekarski izpit VSEBINA 1 Uvod .................................................................................................................................... 1 2 Pomen in definicije inventure knjižnicnega gradiva ........................................................... 6 2.1 Inventura in revizija ..................................................................................................... 8 2.2 Vrste in metode inventure ............................................................................................ 9 2.2.1 Vrste inventure ..................................................................................................... 9 2.2.2 Metode inventure .................................................................................................. 9 2.3 Na koliko casa izvajati inventuro? ............................................................................. 12 2.5 Nacrtovanje in priprava na inventuro ........................................................................ 14 2.6 Znacilnosti serijskih publikacij .................................................................................. 14 3 Inventura serijskih publikacij v UKM............................................................................... 15 3.1 Tri avtomatizirane inventure knjižnicnega gradiva v UKM ...................................... 16 3.2 Serijske publikacije v UKM ...................................................................................... 17 3.2.1 Serijske publikacije na prostem pristopu UKM ................................................. 17 3.2.2 Serijske publikacije v skladišcu UKM ............................................................... 18 3.3 Letna inventura preteklega letnika serijske publikacije ............................................. 19 3.4 Permanentna inventura posameznih naslovov serijskih publikacij ........................... 21 3.6 Revizija signature P ................................................................................................... 24 3.7 Rocna inventura posameznih zvezkov na signaturi P ................................................ 25 3.7.1 Potek inventure ................................................................................................... 26 3.8 Priprava na inventuro -listkovni katalog serijskih publikacij ................................... 29 4 Inventura serijskih publikacij v drugih knjižnicah – anketa ............................................. 31 5 Razprava z zakljucki ......................................................................................................... 33 6 Viri in literatura ................................................................................................................. 37 Kazalo prilog Priloga 1: Interna navodila za izvedbo inventure serijskih publikacij v UKM ...........................I Priloga 2: Anketa o inventuri serijskih publikacij ....................................................................VI Priloga 3: Rezultati ankete..................................................................................................... VIII Grajfoner, A., Upravljanje knjižnicne zbirke: primer knjižnicne inventure serijskih publikacij. Pisna naloga za bibliotekarski izpit 1 UVOD Upravljanje knjižnicne zbirke je ena od bistvenih poslovnih aktivnosti knjižnice. Oznacuje proces, v katerem se izvaja vodenje, organiziranje in nacrtovanje nabavne politike ter nadzor nad njenim izvajanjem. Z ucinkovitim upravljanjem se oblikuje knjižnicna zbirka, ki odgovarja potrebam uporabnikov in potrebam vseh potencialnih uporabnikov glede na poslanstvo knjižnice. Upravljanje knjižnicne zbirke je sistematicna dejavnost, kjer se uporabljajo nacela in metode menedžmenta pri izgradnji knjižnicne zbirke, njeni organizaciji in vzdrževanju (Kanic, 2009). Sestavni del teh dejavnosti je tudi inventura knjižnicnega gradiva. Inventura je tudi eden izmed priporocenih nacinov uresnicevanja oz. doseganja nacela odlicnosti pri nacrtovanju knjižnicne politike upravljanja knjižnicne zbirke1 (Strokovna priporocila in standardi za splošne knjižnice (2018-2028), 2018), inventurni popisi knjižnicnega gradiva pa kvantitativni kazalci pri vrednotenju knjižnicne zbirke. Inventura knjižnicnega gradiva je postopek preverjanja knjižnicne zaloge in usklajevanja s knjižnicnimi evidencami o gradivu – s knjižnicnim katalogom, inventarnimi knjigami, racunovodskimi evidencami in drugimi. Knjižnicni katalog je najpomembnejši vir informacij za uporabnike in knjižnicarje. Gradivu, ki je vkljuceno v knjižnicno zbirko, se dodeli inventarna številka in s tem postane del osnovnih sredstev, s katerimi knjižnica razpolaga (Kodric-Dacic, 2007). Kljub zakonski obvezi (Zakon o racunovodstvu, 1999) je knjižnicam tudi v lastnem interesu, da se knjižnicna zbirka redno preverja in usklajuje s stanjem v knjižnicnem katalogu in drugih evidencah. Metode izvajanja inventure v knjižnicah se razlikujejo glede na velikost knjižnicne zbirke, nacin hranjenja gradiva (arhivska funkcija) ter prostorsko organizacijo knjižnice in postavitvijo knjižnicnega gradiva (prost pristop, zaprto skladišce, kombinacije­ipd.). Pregled 1 Strokovna priporocila in standardi za splošne knjižnice (2018-2028) (2018); Nacelo odlicnosti doloca, kako naj bo posamezno podrocje idealno urejeno, k cemu naj knjižnica teži na najvišji možni ravni. Knjižnicna politika upravljanja knjižnicne zbirke je dokument, v katerem knjižnica doloci nacrtovanje, organiziranost, vodenje in nadzor na podrocju upravljanja s knjižnicno zbirko. Knjižnica to politiko oblikuje med drugimi tudi na ugotovitvah vrednotenja zbirke. Grajfoner, A., Upravljanje knjižnicne zbirke: primer knjižnicne inventure serijskih publikacij. Pisna naloga za bibliotekarski izpit tuje literature je pokazal, da si vsaka knjižnica glede na omenjeno izbere zanjo najprimernejšo metodo izvedbe. Z uvedbo racunalniških knjižnicnih katalogov in novih tehnologij v knjižnicne postopke dela se je izvajanje inventure knjižnicnega gradiva olajšalo (npr. hitrejši in lažji postopki, primerjave racunalniških izpisov in racunalniška obdelava pridobljenih podatkov). Še zmeraj pa inventura knjižnicnega gradiva predstavlja velike organizacijske, tehnicne, kadrovske in financne izzive knjižnicam, ki imajo velik knjižnicni fond gradiva, npr. nad 100.000 enot gradiva, ali dolgoletno tradicijo – slednje zahteva poznavanje preteklih katalogizacijskih pravil in knjižnicne prakse. Ena izmed takih knjižnic je tudi Univerzitetna knjižnica Maribor (UKM), ki se je razvila iz društvene v osrednjo visokošolsko knjižnico Univerze v Mariboru in v drugo depozitarno (arhivsko) knjižnico v Sloveniji. Z namenom podrobnejšega orisa in poudarka na raznolikosti in obsežnosti zbirke knjižnicnega gradiva UKM in s tem razumevanja, zakaj je problem izvesti inventuro celotnega knjižnicnega gradiva naenkrat, je v nadaljevanju na kratko predstavljen zgodovinski razvoj UKM. V letih razvoja knjižnice se je nadgrajevalo tudi poslanstvo UKM, kar je vplivalo tako na nabavno politiko kot na celotno organizacijo knjižnice. Današnja UKM se je razvila iz knjižnice Zgodovinskega društva za Slovensko Štajersko leta 1903. Do leta 1918 je tako knjižnica vecji del gradiva pridobila z darovi in zameno. Leta 1918 do 1925 je predhodnica današnje UKM dobila pravico do prejemanja slovenskih obveznih tiskov. Postala je javna študijska knjižnica in tako je zacela zbirati gradivo iz vse Slovenije, kar je zelo vplivalo na njeno nadaljnjo usmeritev (Sapac, 1984). Pravico do prejemanja obveznih izvodov je imela knjižnica spet leta 1945 do 1953 in nato od 1960 dalje. Od leta 1971 pa prejema poleg obveznih izvodov tudi arhivske izvode vseh tiskov, ki so izšli na obmocju Slovenije (Sapac, 1984). Je prva knjižnica, ki je s programsko opremo Racunalniškega centra Univerze v Mariboru pricela z racunalniško izposojo. Leta 1988 je pricela z vnosom vseh novih monografskih publikacij v lokalno in vzajemno bazo – sistem vzajemne katalogizacije COBISS.SI. Leta 1991 je nadaljevala z obdelavo serijskih publikacij v vzajemnem katalogu, leta 1992 pa še z racunalniško obdelavo neknjižnega gradiva. Danes se glede na casovne in kadrovske zmožnosti v knjižnici v racunalniški sistem vnaša tudi podatke o gradivu, ki ga je prejela v preteklosti. Glede na zgoraj opisan razvoj UKM in naloga za bibliotekarski izpit poslanstvo, ki se je izoblikovalo skozi zgodovino razvoja knjižnice, torej ni tako nenavadno, da je Irena Sapac (1984) v svojem prispevku za revijo Knjižnica popisala vec kot sto katalogov in kartotek, ki so se leta 1984 nahajali v knjižnici. UKM ima torej iz preteklosti veliko knjižnicnih evidenc, ki jih je pri inventuri gradiva potrebno upoštevati oz. inventura knjižnicnega gradiva brez teh sploh ni mogoca. Knjižnicno gradivo je danes v UKM postavljeno na vec lokacijah po knjižnici. Hrani se v zaprtem skladišcu (tudi arhivskem), uporabnikom pa je omogocen dostop do najaktualnejšega gradiva na prostem pristopu, casopisni citalnici in po razlicnih oddelkih. Inventura celotnega knjižnicnega gradiva naenkrat zaradi velikosti fonda ni mogoca, zato se izvaja po delih po razlicnih lokacijah in vrsti gradiva. Serijske publikacije se razlikujejo od monografskih publikacij iz vidika bibliografske obdelave (opis po prvem zvezku) in popisa zaloge oz. inventarizacije, zato se razlikujejo tudi nekateri postopki pri izvajanju inventure. Po novem standardu ISBD (CR) (2005) so serijske publikacije zraven integrirnih virov podskupina kontinuiranih virov. Integrirni viri niso predmet obravnavane teme v nalogi, ker se iz vidika hranjenja in popisa zaloge razlikujejo od serijskih publikacij in zato zahtevajo drugacen pristop k inventuri. Bistvena lastnost, ki loci serijske publikacije od monografskih, je inventarna enota: pri serijskih publikacijah inventarno enoto predstavlja letnik oz. volumen, znotraj katerega lahko izide vec locenih zvezkov oz. številk, medtem ko se monografski publikaciji dodeli ena inventarna številka na fizicni kos. V UKM velik del serijskih publikacij ni opremljenih z nalepko s crtno kodo, ki bi omogocala avtomatizirano inventuro. Sistematicno se je v UKM pricelo z opremljanjem z nalepkami s crtno kodo vsake številke letnika serijske publikacije leta 2008, pred tem je t. i. ¬skupno nalepko¬ nosil le letnik serijske publikacije. Predmet raziskovanja je izkljucno zbirka serijskih publikacij UKM, ki še ni v celoti obdelana v vzajemnem bibliografskem sistemu COBISS.SI ter metode inventure le te. Kljub listkovnemu katalogu knjižnicnega gradiva se izkustveno predpostavlja, da gradivo, ki uporabnikom ni na razpolago v racunalniškem katalogu, zanje ne obstaja. Predpostavlja se tudi, da racunalniško podprta -avtomatizirana inventura serijskih publikacij na gradivu, kjer naloga za bibliotekarski izpit ima nalepko s crtno kodo le letnik serijske publikacije, o sami zalogi serijske publikacije ne pove dovolj, in da je takšna inventura nepopolna. Ta zgolj zadovolji zakonskim predpisom. Prvi zastavljen raziskovalni problem je, kako nadgraditi metode inventure serijskih publikacij in organizirati izvajanje le teh, da se ne zadovolji le racunovodski vidik, temvec tudi vidik dostopnosti gradiva. Drugi raziskovalni problem je, kako zagotoviti celovitost inventure glede na obseg in postavitev knjižnicne zbirke, ki jo UKM hrani. Ne obstajajo podatki, da se je v UKM kadarkoli v preteklosti izvedla inventura celotnega knjižnicnega fonda. Obseg knjižnicne zbirke, znacilnosti serijskih publikacij in opremljenost gradiva so omejitve, ki imajo velik vpliv na to, v kolikem casu se inventura lahko izvede, kako pogosto in ali se sploh lahko izvede naenkrat v celoti. Zato vplivajo na izbiro razlicnih nacinov in metod inventure, s katerimi si UKM prizadeva zagotoviti celosten pristop pri izvajanju inventure bogatega knjižnicnega fonda serijskih publikacij. Najhitrejša in najlažja je racunalniško podprta -avtomatizirana metoda izvajanja inventure, ki je UKM na segmentu serijskih publikacij še ni izvedla. Inventura serijskih publikacij je zamudnejša in terja vecjo organizacijo dela kot inventura monografskih publikacij. Predpostavlja se, da slovenske knjižnice izvajajo avtomatizirano inventuro serijskih publikacij, da jo izvajajo v zakonsko predpisanih rokih in da ima velikost zbirke serijskih publikacij vpliv na izbiro metode za izvajanje inventure. Te trditve so se ugotavljale s spletno anketo. Zastavljena so bila tri raziskovalna vprašanja: 1. Kateri pokazatelji predstavljajo omejitve pri izvedbi racunalniško podprto inventure celotne zbirke serijskih publikacij v knjižnici kot je UKM in kako vplivajo na izbiro metode inventure? 2. Kako nadgraditi obstojece postopke dela v Enoti za pridobivanje in obdelavo knjižnicnega gradiva (EPOKG), da se ob reviziji knjižnicnega fonda in retrospektivni katalogizaciji in popisu podatkov o zalogi zadosti tudi potrebam inventure? 3. Ali slovenskim knjižnicam uspe zadostiti zakonsko predpisanim rokom inventurnega popisa knjižnicnega gradiva? naloga za bibliotekarski izpit Namen naloge je teoreticni pregled pomena inventure knjižnicnega gradiva in temeljnih pojmov inventure, ter prakticni prikaz metod in nacinov izvajanja inventure knjižnicnega gradiva serijskih publikacij v UKM z namenom, da bi se cim bolje podprlo oba raziskovalna problema: dostopnost gradiva v racunalniškem katalogu in celovit inventurni popis serijskih publikacij do najmanjše enote gradiva, to je posameznega zvezka (številke) serijske publikacije. S tem namenom so v prakticnem delu naloge prikazani in natancno popisani postopki, ki se redno izvajajo v knjižnici in se nanašajo na retrospektivno katalogizacijo, revizijo in inventuro serijskih publikacij. Cilj je prikaz medsebojne soodvisnosti teh postopkov, ki rezultirajo na eni strani v dostopnosti gradiva oz. zaloge v racunalniškem katalogu, na drugi strani pa v vzporednem izvajanju t. i. permanentne inventure. Porocila izvedene permanentne inventure niso del porocila letnega inventurnega popisa. Zato je namen naloge prikazati tudi možnosti, da je ob izvajanju nekaterih rednih opravil v knjižnici potreben le še sistematicen izpis podatkov, ki bi celoviteje dopolnil letni inventurni popis. Drugi cilj naloge je prikazati omejitve, ki onemogocajo avtomatizirano inventuro celotne zbirke serijskih publikacij v knjižnici kot je UKM in izpolnjevanje zakonsko predpisanih rokov za izvedbo inventure celotne zbirke. Vendar z izbiro razlicnih pristopov k inventuri in z nenehnim izvajanjem le teh, se lahko približa celovitejšemu obvladovanju inventure knjižnicne zbirke, ki je velikostnega ranga kot v UKM. Izvajanje inventure knjižnicnega gradiva z rocnimi knjižnicnimi evidencami je dolgotrajen in zamuden postopek. Le ta zahteva usposobljen kader, ki mora poznati pretekle postopke inventariziranja, katalogiziranja, izposoje, postavitve gradiva v knjižnici in s tem povezane vse knjižnicne evidence. Cilj je nastanek dokumentacije, kjer so zbrane metode in nacini izvajanja inventure serijskih publikacij v UKM glede na postavitev in opremljenost gradiva. Za raziskavo se je uporabila deskriptivna metoda s študijo primera. Preucili so se izbrani delovni postopki v UKM z namenom prikazati izvajanje in pripravo na izvajanje inventure knjižnicnega gradiva serijskih publikacij. S študijo se želi izpostaviti posebnosti serijskih naloga za bibliotekarski izpit publikacij, zaradi katerih se inventura tovrstnih publikacij razlikuje od inventure ostalega knjižnicnega gradiva. Zato je tudi racunalniško podprto in rocno izvajanje inventure tega gradiva zahtevnejše. Gre za kvalitativno metodo, prikazane ugotovitve so nastale na podlagi pregledanega in natancno opisanega stanja in dveh analiz, ki sta bili narejeni za ta namen (analiza signaturnega seznama in maticnega listkovnega kataloga serijskih publikacij). Za preverjanje predpostavke, da slovenske knjižnice izvajajo avtomatizirano inventuro serijskih publikacij, da jo izvajajo v zakonsko predpisanih rokih in da ima velikost zbirke serijskih publikacij vpliv na izbiro metode za izvajanje inventure, je bil osmim slovenskim knjižnicam poslan kratki spletni anketni vprašalnik. Vzorec je sicer premajhen, da bi bil reprezentativen, pomaga pa osvetliti problematiko inventure serijskih publikacij tudi v drugih slovenskih knjižnicah. POMEN IN DEFINICIJE INVENTURE KNJIŽNICNEGA GRADIVA Za lažje razumevanje pomena inventure knjižnicnega gradiva kot ene izmed nujnih dejavnosti v okviru upravljanja s knjižnicno zbirko, je pomembno poznavanje pomena knjižnicnega kataloga. V prispevku Zgodovinski razvoj knjižnicnih katalogov in katalogizacije je Marija Petek (1996, str. 126) povzela definiciji E. Verone in G. Andersona: ¬Knjižnicni katalog je urejen popis dokumentov v knjižnici, lahko pa obsega tudi podatke iz vec knjižnic (Verona, 1971). Popisuje knjige, rokopise, avdiovizualno in drugo knjižnicno gradivo. Namenjen je knjižnicnemu osebju in obiskovalcem. Knjižnicnemu osebju omogoca sistematicno dopolnjevanje fonda in dajanje informacij; obiskovalci pa iz kataloga lahko ugotovijo, katere dokumente ima knjižnica. Po mnenju nekaterih avtorjev je katalog najpomembnejši kljuc do dokumentov v knjižnici, oziroma most med knjižnicno zbirko in uporabniki. Katalog odraža intelektualno dedišcino neke institucije, univerze, naroda. Predstavlja znanje in prizadevanja cloveštva v dolocenem casu in prostoru. S pomocjo kataloga lahko spoznamo doloceno knjižnico, njene cilje in nabavno politiko. Katalog je seznam tistega, kar je narejeno in kar je pomembno popisuje obstojece znanje in istocasno ustvarja novo znanje; v tem smislu je katalogizacija podobna znanstvenemu publiciranju (Anderson, 1993)«. naloga za bibliotekarski izpit Pri inventuri gre za usklajevanje knjižnicnega kataloga z dejanskim stanjem knjižnicne zaloge. Glede na pomembnost knjižnicnega kataloga je jasno, da je inventura pomemben dejavnik, ki vpliva na kvaliteto posameznega kataloga knjižnice. Na slabšo kakovost knjižnicnih storitev vplivajo že majhne razlike med stanjem kataloga in dejanskim stanjem knjižnicne zaloge (Žaucer, 1996). Definicija inventure v Bibliotekarskem terminološkem slovarju (Kanic, 2009, str. 124): ¬inventura je sistematicno popisovanje knjižnicnega gradiva na dolocen dan z ugotavljanjem razlik v primerjavi s stanjem v knjižnicnih evidencah tj. v inventarni knjigi, katalogu, evidenci izposojenega gradiva, npr. delna inventura; sinonim je popis knjižnicnega fonda, popis knjižnicne zbirke.« Definicije ostalih pojmov, ki so povezani z inventuro, so (Kanic, 2009, str. 124): -inventurni popis prikazuje z inventuro ugotovljeno stanje (inventurni višek in primanjkljaj); -inventurni primanjkljaj je knjižnicno gradivo, ki ga pri inventuri ni mogoce najti, niti ni podatkov o tem, kje je; -inventurni višek je knjižnicno gradivo, ki se ga pri inventuri popiše, a ni vpisano v knjižnicnih evidencah. ¬Glavna oz. najpomembnejša funkcija inventurnega popisa gradiva je ugotoviti natancno število knjižnicnega gradiva, ki ga knjižnica dejansko ima, in ga uskladiti s knjižnicnimi evidencami in s stanjem na polici. Druge funkcije inventure so: spoznati osebje z zbirko, odstraniti poškodovane knjige s polic, seznaniti se z zakonsko dolocenimi predpostavkami (Zakon o racunovodstvu, Zakon o knjižnicarstvu, Navodila za izlocanje in odpis knjižnicnega gradiva), izboljšati timsko delo med sodelavci, ponuditi uporabnikom knjižnicno zbirko, ki je uporabna in pravilno zavedena. Vendar ni zanesljivejše metode za zagotavljanje pravilnosti pri javnih katalogih, kot je inventura knjižnicnega gradiva« (Abe, 2014, str. 15). Matjaž Žaucer (1996, str. 90) ugotavlja, da ¬inventure v knjižnicah brez prostega pristopa niso tako pomembne, ker uporabniki ne morejo neposredno do gradiva in je na knjižnih policah vecji red in da so inventure v takih primerih lažje izvedljive zaradi enostavnejše postavitve gradiva in lažje dolocitve lokacije«. Kljub temu so knjižnice kot javne ustanove naloga za bibliotekarski izpit zakonsko obvezane opravljati inventuro knjižnicnega gradiva vsaj na vsakih pet let (Zakon o racunovodstvu, 1999). Praviloma pa bi se naj zakonsko predpisani popis stanja sredstev izvajal enkrat na leto (stanje 31. decembra). Narodna in univerzitetna knjižnica (NUK) in UKM sta knjižnici, ki gradivo hranita v skladišcih, do katerih uporabniki nimajo dostopa in pri inventuri tega gradiva se srecujeta z marsikaterimi težavami. Nekatere izmed njih so (Policnik-Cermelj, Lekic in Gorkic, 2014): -gradivo, ki ga knjižnica hrani v skladišcu, še ni obdelano v vzajemnem katalogu COBISS.SI; -obstaja veliko knjižnicnih evidenc o zalogi gradiva, ki ga je knjižnica prejela v vsej svoji zgodovini; -razpršenost podatkov povzroca veliko težav pri izvedbi inventure; -nujno je dobro poznavanje starih pravil obdelave in rocno vodenih evidenc knjižnice, to pomeni poznavanje vseh postopkov inventarizacije, katalogizacije, izposoje in s tem povezanih knjižnicnih evidenc; -prav tako je nujno poznavanje sodobnih in preteklih postopkov inventarizacije ter nacinov dopolnjevanja ter urejanja knjižnicnih evidenc. 2.1 INVENTURA IN REVIZIJA V Bibliotekarskem terminološkem slovarju je pri terminu inventura kot primerjalni termin naveden tudi termin revizija. Revizija je sistematicen pregled knjižnicnega fonda zaradi ugotavljanja njegove popolnosti, poškodovanosti; sinonim je preverjanje fonda (Kanic, 2009, str. 284). V prispevku Knjižnicne evidence in njihova raba (Policnik-Cermelj, Lekic, Gorkic, 2014) avtorice opozarjajo na pomenske razlike terminov inventura in revizija. Inventura je letni popis knjižnicnega fonda za potrebe racunovodstva in prirast gradiva glede na inventarno knjigo. Gre za kvantitativno obravnavo knjižnicnega fonda, preverjanje evidentiranja in oceno ekonomske vrednosti. Pri reviziji gre za kvalitativno obravnavo knjižnicnega fonda, njen pomen je širši kot inventura in pomeni pregled celotnega knjižnicnega fonda. Na podlagi revizije in njenih analiz se ugotavlja stanje in kakovost knjižnicne zbirke (vsebinska zastarelost, poškodovanost, ter primernost gradiva glede na potrebe uporabnikov). naloga za bibliotekarski izpit Ugotavljajo pa tudi, da kljub pomenskim razlikam pri uporabi teh dveh terminov prihaja tudi v strokovni literaturi do neskladnosti. Termin revizija se velikokrat uporablja za postopke, ki jih drugi imenujejo inventura, v vecini pa avtorji strokovnih prispevkov uporabljajo izraz inventura. Ceprav Strokovna priporocila in standardi za splošne knjižnice (2018-2028) (2018) obravnavajo inventuro knjižnicnega gradiva kot enega izmed nacinov upravljanja s knjižnicno zbirko za doseganje nacela odlicnosti, visokošolski standardi (Strokovni standardi in priporocila za organizacijo, delovanje in evalvacijo visokošolskih knjižnic (za obdobje 2012-2020), 2012), govorijo le o reviziji knjižnicne zbirke, izlocanju in odpisu knjižnicnega gradiva, ki mora biti javno objavljena v dokumentu o gradnji in razvoju knjižnicne zbirke. V nalogi je obravnavana tema inventure knjižnicnega gradiva, ceprav se, kot je razvidno iz zgoraj obravnavane terminologije in bo razvidno iz primerov inventure v UKM, tudi tukaj le ta prepleta s postopki revizije. 2.2 VRSTE IN METODE INVENTURE 2.2.1 Vrste inventure Obstajata dve vrsti izvajanja inventure (Abe, 2014, str. 18-19): -delna inventura (omejena na dolocen del gradiva, npr. pregled dolocenih signatur, pregled dolocene lokacije ipd.), in -inventura celotnega gradiva (popis vsega knjižnicnega gradiva knjižnice). Obe vrsti inventure se lahko izvajata ob odprti (živi) ali zaprti knjižnici (Žaucer, 1996). 2.2.2 Metode inventure Razlicne metode inventure, ki jih leta 1996 že izpostavil Žaucer, avtorica Abe (2014) podrobneje predstavi in izpostavi njihove prednosti in slabosti: 1. Racunalniška ali avtomatizirana inventura Z uvedbo racunalniških sistemov in novih tehnologij v knjižnice se tudi inventura knjižnicnega gradiva lahko poenostavi in olajša njene zamudne delovne postopke naloga za bibliotekarski izpit (racunalniški izpisi, programi za izvedbo inventure, izpisi nalepk itd.). Predpogoj za uporabo te metode je, da mora gradivo biti vneseno v sistemu COBISS.SI in opremljeno z nalepkami s crtnimi kodami ali RFID2. Nalepke se odcitava s citalnikom za crtne kode. Tako pridobljeni podatki se obdelajo in primerjajo s stanjem v racunalniškem katalogu. Je metoda, s katero se lahko vse evidence za primerjavo (inventarna številka, signatura, nabavni podatki, vrednost itd.) dobijo iz racunalniškega sistema in se primerjajo z odcitanim dejanskim stanjem. Ob tem je treba upoštevati tudi vse napake, do katerih lahko pride pri postopkih odcitavanja nalepk na gradivu (slaba nalepka, odcitana druga crtna koda npr. ISBN, ISSN itd.). Leta 2010 je IZUM izdal delovno verzijo Navodila za izvajanje inventure s programsko opremo COBISS3:V 1.0 (Abe, 2014). Zadnja posodobitev navodil je iz leta 2016 Navodila za izvajanje inventure POM-NA-SI-37, V 12.0 Primer iz tuje prakse V knjižnici inštituta Max Planck v Luksemburgu so zaradi velikega obsega dela pri inventuri knjižnicnega gradiva raziskali možnost robotiziranega pristopa. Oktobra 2016 so z robotom Tory iz podjetja MetraLabs opravili testno inventuro. Robot je v eni uri opravil popis stanja na 500 m2 veliki površini, brez predhodnega "ucenja" nacrta knjižnice ali postavitve polic, z enostavnim rocnim vodenjem med policami. Prepoznanih je bilo 99,1% naslovov, z upoštevanjem izposojenih medijev. Rezultat je bil posredovan v obliki Excelove liste. Robot je kot drugi del testa iskal osem pogrešanih naslovov in jih našel šest. Izkazale so se nekatere pomanjkljivosti: robot je deloval optimalno le na višini od pol do enega metra, poleg tega je bilo pomembno, da v okviru standarda RFID zna odcitavati ustrezno frekvencno podrocje, ki je lahko UHF ali HF. Kot zakljucno spoznanje je vsekakor možna optimizacija robota na specifiko inventure knjižnice in nudenje dodatnih storitev, kot npr. prikaz orientacijskega nacrta knjižnice uporabnikom, ali dodatna interakcija z uporabniki, vsekakor pa prevzemanje mehanskih opravil, ki se lahko izvajajo ob vsakem casu vsak dan v tednu (Chakarova, 2018). 2. Štetje knjižnicnega gradiva Je metoda, ki je uporabna samo v majhnih knjižnicah. Mora biti natancna, rezultat pa je odstotek, koliko gradiva je izgubljenega. Ne omogoca vsebinske analize in financnega ovrednotenja izgube. 2 RFID je ang. kratica (Radio Frequency IDentification) in pomeni radiofrekvencno identifikacija. To je tehnologija za prenos podatkov med bralnikom in elektronsko oznako v namen identifikacije. Veliko knjižnic že uporablja to tehnologijo, ker prinaša ucinkovit nacin upravljanja s knjižnicnim gradivom. Grajfoner, A., Upravljanje knjižnicne zbirke: primer knjižnicne inventure serijskih publikacij. Pisna naloga za bibliotekarski izpit 3. Inventura po inventarnih knjigah Glede na racunovodske predpise je to najprimernejša metoda. Fizicne enote gradiva na polici se primerjajo z vpisom v inventarni knjigi, kar omogoca vsebinsko in financno vrednotenje vsake posamezne enote. Ta metoda je neizvedljiva v velikih knjižnicah, ki imajo vec kot sto tisoc enot gradiva in vso gradivo ni vneseno v racunalnik -delo bi bilo zelo dolgotrajno in drago. To pomeni, da izpisov iz inventarnih knjig ni mogoce narediti z racunalniškim sistemom. Gradivo, katerega zaloga še ni v racunalniškem sistemu, je popisano v rocno vodenih inventarnih knjigah. Potrebno je rocno primerjanje z vpisom v fizicni enoti gradiva in vpisom v inventarni knjigi. Primer iz tuje prakse Med 84 visokošolskimi knjižnicami v Indiji je bila opravljena raziskava o preverjanju zaloge knjižnicnega gradiva z metodo anketnega vprašalnika. Vecina anketiranih visokošolskih knjižnic izvaja inventuro vsako leto, in sicer v celoti za vso knjižnicno gradivo in najveckrat z inventarno knjigo, obicajno zaradi zakonske obveznosti. Zanimivo je, da avtorja razlikujeta med terminoma popis zaloge ¬stock verification« za fizicno preverjanje kolicine in stanja enot, in inventuro kot preverjanje zaloge glede na inventarno knjigo. Raziskava kot najvecjo prednost inventure izpostavlja identifikacijo izgubljenih enot gradiva, saj se manjkajoce gradivo tako nadomesti. Hkrati se ohranja informacija o stanju zaloge in usklajenost knjižnicnega kataloga z zalogo. Inventura pomaga pri odpisu neaktualnih in zastarelih enot knjižnicnega gradiva, hkrati pa pripomore k pregledu ukrepov proti izgubi in poškodovanju gradiva, ter pri pravilni umestitvi založenega gradiva, cišcenju gradiva in ne nazadnje obvešcanju zaposlenih o stanju knjižnicnega fonda (Kumbhar, Bidve, 2016). 4. Inventura na podlagi statisticnega vzorca gradiva Metoda je primerna za hitro oceno približnega primanjkljaja gradiva. Izbere se nakljucni reprezentativen vzorec gradiva. Rezultate te metode je dobro primerjati s kasneje pridobljenimi rezultati, da se ugotovi, ali je dejanska inventura potrdila rezultate vzorca. Primer iz tuje prakse Avtor Henning (2008) opisuje procesne korake in dobro prakso inventure z metodo statisticnega vzorca gradiva. Inventuro so izvedli v Univerzitetni knjižnici Frankfurt leta 2008. Poudarja, da je dobra priprava pred izvedbo inventure zelo pomembna. Potek inventure je bil naslednji: izbrala se je vsaka stota polica, na kateri so se identificirale vse signaturne številke. Za vsako polico je bil dolocen zaposlen, ki se praviloma ne ukvarja z nabavo monografskih publikacij, ce so bile le te predmet inventure, ali z nabavo serijskih publikacij, ce so bile na izbranih policah le te. Pri casovni organizaciji se je upoštevala tudi odsotnost zaposlenih z dela. Za vsako polico se je izdelal seznam, v katerega se je vpisovalo prisotnost publikacij. Vsako polico so preverili na tri razlicne dneve v letu (drugic naloga za bibliotekarski izpit cez šest tednov in tretjic cez deset tednov), pri cemer so se preverjale samo enote, ki so manjkale na prejšnjem seznamu. En dan pred vsakim preverjanjem se je za doloceno postavitev pripravil seznam izposojenih publikacij. Ce je bila publikacija trikrat oznacena kot manjkajoca, se je oznacila kot izgubljena oz. se je odpisala. Inventura se je izvajala pred odpiralnim casom knjižnice. Kot rezultat inventure je prevladalo mnenje, da je bilo dejanskega dela manj kot pricakovano, in da se bo v naslednjih letih v njihovi knjižnici taka inventura izvajala kontinuirano, z ustrezno vnaprejšnjo pripravo. 5. Inventura po seznamih signatur/postavitve gradiva V primerih, ko je gradivo že vneseno v racunalniški sistem, ni pa še primerno opremljeno (nalepka s crtno kodo, nalepka RFID) je smiselno uporabiti to metodo. Pripravi se racunalniški izpis signatur (postavitev), ki se ga potem primerja z dejanskim stanjem na policah. Ce gradivo ni vneseno v racunalnik, je ta metoda zelo zahtevna in zamudna ter zahteva natancno urejene rocne evidence knjižnice. V knjižnicah, ki svojega knjižnicnega fonda še nimajo v celoti vnesenega v racunalniški sistem, se vseeno odlocajo za to metodo inventure. Rocno se preveri in popiše gradivo na posameznih lokacijah knjižnice. Dejansko je to metoda pregledovanja polic. Glede na to, da imajo vse knjižnice svoje gradivo v knjižnici postavljene po nekem dolocenem sistemu (Univerzalna decimalna kvalifikacija (UDK), numerus currens itd.) je edino tako mogoce preveriti in popisati dejansko stanje gradiva na teh lokacijah in ga potem primerjati z rocnimi knjižnicnimi evidencami (npr. listkovni katalog itd.). Primer iz prakse NUK Primer inventure z metodo pregledovanja signatur je delna inventura, ki je bila 2010-2014 izvedena v dislociranem skladišcu v NUK (Gorkic, Lekic, Policnik-Cermelj, 2014). Inventura naj bi zajemala samo monografske publikacije, toda pri analizi se je pokazalo, da so se nekatere serijske publikacije v preteklosti obdelovale kot monografske in je zato stroga locitev med njimi neizvedljiva. Avtorice ugotavljajo, da je za tovrstno kvalitetno opravljeno inventuro potrebno ne samo dobro poznavanje knjižnicnih evidenc, temvec tudi drugih postopkov (inventarizacije, katalogizacije, odpisa). Nujno potreben je širši vpogled v knjižnicarsko delo in celostna vpetost cloveka, ki si le z opravljanjem kontinuiranega dela lahko pridobi vsa potrebna znanja za izvajanje tovrstne inventure. 2.3 NA KOLIKO CASA IZVAJATI INVENTURO? Zakon o racunovodstvu (1999) v 36. clenu predpisuje, da morajo pravne osebe ob koncu leta obvezno uskladiti stanje sredstev in obveznosti do virov sredstev z dejanskim stanjem, naloga za bibliotekarski izpit ugotovljenim s popisom (inventuro). Toda 38. clen pravi, da ne glede na 36. clen pravna oseba lahko popisuje knjige, filme, fotografije, arhivsko gradivo, kulturne spomenike, predmete muzejske vrednosti, likovne umetnine in predmete, ki so posebej zašciteni kot naravne in druge znamenitosti v daljših obdobjih, vendar obdobje med zaporednima popisoma ne sme biti daljše od petih let. Zakonski predpis torej pravi, da se inventura knjižnicnega gradiva mora izvajati najmanj na vsakih pet let. Lahko pa se izvaja tudi vsako leto. Praksa v knjižnicah kaže, da knjižnice pravzaprav ves cas preverjajo in popisujejo svoje fonde. Gre predvsem za knjižnice, ki še nimajo vsega knjižnicnega fonda v sistemu COBISS.SI, težijo pa k temu, da bi to cim prej storile. Torej morajo poskrbeti, da se zraven tekocega dela za to gradivo redno opravlja tudi retrospektivna katalogizacija3 in vpis zaloge v lokalni katalog COBISS.SI. To pomeni, da se neobdelano gradivo s preverjanjem rocnih knjižnicnih evidenc (listkovni katalogi, inventarne knjige ipd.) neprestano preverja, usklajuje in obdeluje v sistemu COBISS.SI. Ti stalni postopki retrospektivne katalogizacije vkljucno s podatki o zalogi se imenujejo permanentna inventura. Gre namrec za ugotavljanje stanja gradiva na dan retrospektivne katalogizacije, za popis dejanskega stanja v COBISS.SI in primerjavo le-tega s starimi knjižnicnimi evidencami. Ti postopki se v knjižnici izvajajo stalno skozi celo leto. Ob koncu leta se pripravi porocilo, koliko naslovov in enot gradiva je bilo v koledarskem letu retrospektivno katalogizirano vkljucno z vpisanimi podatki o zalogi v sistem COBISS.SI. Po Slovarju slovenskega knjižnega jezika (2000) permanenten pomeni stalen, trajen. Torej lahko knjižnica inventuro knjižnicnega gradiva izvede vsako leto v casovno dolocenem obdobju, zakonsko obvezana jo je sicer izvajati najmanj na pet let, lahko pa inventuro izvaja tudi permanentno skozi celo leto. 3 Ponovna katalogizacija knjižnicnega gradiva, ki je v preteklosti že bilo katalogizirano npr. listkovni katalog Grajfoner, A., Upravljanje knjižnicne zbirke: primer knjižnicne inventure serijskih publikacij. Pisna naloga za bibliotekarski izpit 2.5 NACRTOVANJE IN PRIPRAVA NA INVENTURO Inventuro je potrebno nacrtovati in v knjižnici še pred pricetkom inventure priceti s pripravami na njo. Gradivo, ki bo zajeto v inventurni popis, je dobro pred samo izvedbo pregledati in ce je potrebno odpisati (npr. redakcija prostega pristopa itd.). Ob tem je potrebno upoštevati Navodilo za izlocanje in odpis knjižnicnega gradiva (2013). Direktor knjižnice imenuje Komisijo za popis knjižnicnega gradiva. Doloci se predsednik, namestnik predsednika in clani popisne komisije, katerim se nato izdajo sklepi o izvedbi inventure knjižnicnega gradiva v dolocenem obdobju. Predsednik popisne komisije po zakljucku inventure sestavi porocilo o opravljenem popisu gradiva. Na koncu poda komisija sklepe in priporocila glede na ugotovljeno stanje. Pomembno je, da se na inventuro pripravi vse zaposlene in uporabnike (Abe, 2014). Uporabnike je potrebno pripraviti oz. obvestiti, da doloceno knjižnicno gradivo v casu inventure ne bo dostopno ali pa da bo knjižnica zaradi inventure zaprta. 2.6 ZNACILNOSTI SERIJSKIH PUBLIKACIJ Serijske publikacije se, kot je bilo že uvodoma zapisano, razlikujejo od monografskih publikacij iz vidika bibliografske obdelave (opis po prvem zvezku) in popisa zaloge (inventarizacije, štetje zvezkov). Po definiciji iz ISBD (CR) (2005) je serijska publikacija kontinuiran vir, ki izhaja v zaporedju med seboj locenih zvezkov ali delov, ki so po navadi oštevilceni, konec izhajanja pa ni predviden. K serijskim publikacijam spadajo casopisi, revije, elektronski casopisi, imeniki, letna porocila, casniki in knjižne zbirke. Gre za vec fizicnih enot (locenih zvezkov ali delov), ki so v knjižnicno inventarno knjigo vpisani kot ena inventarna enota. Pri serijskih publikacijah inventarno enoto predstavlja letnik oz. volumen. Naslov serijske publikacije predstavlja v knjižnicnem katalogu eno bibliografsko enoto z vec inventarnimi enotami, pri katerih ne gre samo za dvojnicne izvode. Ob prejemu prvega zvezka serijske publikacije v knjižnico se prvi številki novega letnika ali volumna dodeli (prej rocno, danes avtomatsko) inventarna številka. Šele, ko prispe v knjižnico zadnji zvezek letnika je inventarna enota popolna. Zato je dotok zaloge (prejem zvezkov) potrebno redno kontrolirati in spremljati izhajanje publikacij. Grajfoner, A., Upravljanje knjižnicne zbirke: primer knjižnicne inventure serijskih publikacij. Pisna naloga za bibliotekarski izpit 3 INVENTURA SERIJSKIH PUBLIKACIJ V UKM Zgodovina razvoja knjižnicne zbirke UKM prikazuje raznolikost in bogatost knjižnicne zbirke, ki se je na podlagi razlicnih nabavnih politik dopolnjevala in gradila v zadnjem stoletju. Nekoc sta bila glavna nacina pridobivanja gradiva v knjižnico, dar in zamena, šele kasneje pa obvezni izvod in nakup. Kot uvod v prakticen del naloge, je predstavljen kratek povzetek že izvedenih avtomatiziranih inventur knjižnicnega gradiva v UKM, kamor pa serijske publikacije kot zbirka niso bile nikoli vkljucene. Ta povzetek služi ilustrativnemu prikazu izvedbe delne avtomatizirane inventure knjižnicnega gradiva v UKM, ki je narejen na podlagi inventurnih porocil. Temu sledi popis trenutnega stanja postavitve in hranjenja serijskih publikacij v UKM. Za sistematicno izvajanje inventure tega gradiva je zraven poznavanja znacilnosti serijskih publikacij, nujno poznati tudi sistem postavitve, hrambe in opremljenosti serijskih publikacij v knjižnici, zato se je to stanje za namen te naloge tudi popisalo. To je podlaga za izdelavo popisa primernih metod in nacinov izvajanja inventure glede na zgoraj navedene omejitve. Nato sta predstavljena dva primera delovnih postopkov, ki se izvajajo v UKM v okviru opisov rednega dela. Iz knjižnicnih opisov del in nalog ne gre za postopke inventure, ampak za postopke, ki so v delovnih porocilih opredeljeni in ovrednoteni kot druga redna opravila in sodijo v kontekst retrospektivne katalogizacije. Izbrana primera služita prikazu nekaterih delovnih postopkov v UKM, iz katerih je glede na zgoraj opisano teorijo razvidno, da gre ob izvajanju drugega dela, hkrati tudi za postopke izvajanja inventure knjižnicnega gradiva na dolocenem gradivu. S tem se zagotavlja dostopnost knjižnicnega gradiva serijskih publikacij v racunalniškem katalogu, kar je v nalogi opredeljeno kot raziskovalni problem. Nato sledi nacrt in opis izvedbe sistematicne delne inventure knjižnicnega gradiva serijskih publikacij, ki pa še ni zakljucena. Za namen te naloge je narejena delna analiza, ki je v nadaljevanju predstavljena. Prikaz tega primera služi za prikaz zahtevnosti izvedbe inventure serijskih publikacij. Kot zadnji prakticen primer v UKM je analiza maticnega listkovnega kataloga serijskih publikacij, s katero se je identificiralo tisto knjižnicno gradivo serijskih publikacij, katerih Grajfoner, A., Upravljanje knjižnicne zbirke: primer knjižnicne inventure serijskih publikacij. Pisna naloga za bibliotekarski izpit bibliografski opis še ni del racunalniškega kataloga To je del priprave na inventuro in kasneje možnost avtomatizirane izposoje. Skupek razlicnih metod in nacinov izvajanja inventure, ki se izvajajo v UKM, predstavlja prizadevanja knjižnice po celovitem pristopu k izvedbi inventure knjižnicnega gradiva serijskih publikacij. V zadnjem poglavju prakticnega dela naloge so prikazani rezultati anketnega vprašalnika, ki so ga izpolnile nekatere slovenske knjižnice. Glede na zahtevnost postopkov inventure knjižnicnega gradiva serijskih publikacij, je bil namen vprašalnika ugotoviti ali druge knjižnice inventuro knjižnicnega gradiva serijskih publikacij izvajajo in ce jo, na koliko casa in s kakšno metodo. 3.1 TRI AVTOMATIZIRANE INVENTURE KNJIŽNICNEGA GRADIVA V UKM V UKM so se izvedle tri vecje avtomatizirane inventure knjižnicnega gradiva. Prva se je izvedla leta 2008, druga 2010 in tretja 2012. Za izvajanje vseh treh inventur je bil uporabljen IZUM-ov modul COBISS/Inventura. Inventura se praviloma konceptualno opravlja v enem kosu nad celotnim gradivom, ki ga poseduje knjižnica. Glede na zmožnosti tvorjenja izpisov programske opreme COBISS in dejstva, da knjižnica svojega celotnega fonda nima obdelanega v vzajemnem katalogu COBISS.SI, se je inventura, ki je bila prvotno zamišljena kot inventura celotnega knjižnicnega gradiva, morala opravljati parcialno, po posameznih lokacijah v razmiku dveh let. Zaradi velikosti knjižnicne zbirke UKM in dejstva, da velika kolicina starejšega gradiva, ki je že bilo obdelano v vzajemnem katalogu COBISS.SI, še ni bilo opremljenega z novimi nalepkami s crtno kodo, se je izvajalo vec delnih inventur na posameznih lokacijah v knjižnici (razlicne lokacije prostega pristopa). Serijske publikacije kot zbirka na svoji lokaciji niso bile vkljucene v nobeno od teh inventur. V te inventure so bile vkljucene nekatere serijske publikacije, katerih zvezki so izjemoma postavljeni na dolocene postavitve prostega pristopa med monografske publikacije. Grajfoner, A., Upravljanje knjižnicne zbirke: primer knjižnicne inventure serijskih publikacij. Pisna naloga za bibliotekarski izpit V vseh treh inventurah skupaj je bilo popisanih 426.894 enot gradiva (Porocilo o inventuri knjižnicnega gradiva 2008, 2009; Porocilo o inventuri knjižnicnega gradiva 2010, 2011 in Porocilo o inventuri knjižnicnega gradiva 2012, 2013). Ob analizah teh inventur (pregledu inventurnega viška in primanjkljaja) je bilo ugotovljeno, da so najpogostejše napake do katerih pride pri izvajanju avtomatizirane inventure naslednje: 1. nalepka je bila slabo odcitana (zaradi slabše vidne nalepke ali zaradi slabega odcitavanja); 2. namesto inventarne številke je bila odcitana ISBN številka; 3. postavitev na nalepki je drugacna kot v sistemu COBISS.SI; 4. gradivo je bilo napacno vloženo na police; 5. gradivo ni obdelano v sistemu COBISS.SI; 6. gradivo je imelo neustrezen status (odpisano) ali status, ki je zahteval še popravke oz. uskladitev v evidencah (izgubljeno, založeno); 7. gradivo je bilo evidentirano kot izposojeno. Ugotovitve najpogostejših napak iz že izvedenih inventur so pomembne tudi za izvedbo avtomatizirane inventure knjižnicnega gradiva serijskih publikacij. 3.2 SERIJSKE PUBLIKACIJE V UKM 3.2.1 Serijske publikacije na prostem pristopu UKM Aktualni naslovi (zadnji letniki) serijskih publikacij so v UKM postavljeni po sistemu UDK v casopisni citalnici (CC), ki je uvršcena v prosti pristop knjižnice. Naslovi, ki so uvršceni v casopisno citalnico, so izbrani glede na poslanstvo UKM (strokovni in znanstveni casopisi) in študije uporabnikov. Znotraj UDK je gradivo urejeno po abecednem vrstnem redu. Gradivo je varovano z varnostim sistemom, uporabniki imajo do tega gradiva v citalnici prost dostop in avtomatizirana citalniška izposoja tega gradiva se ne izvaja. Ostalo tekoce serijsko gradivo je postavljeno v oddelek citalnice periodicnih publikacij, ki se nahaja pisarni za obdelavo serijskih publikacij (PC). Na isti lokaciji se na locenih policah v okviru tekocega koledarskega leta hrani tudi arhivski izvod (A) serijskih publikacij. Osnovni naloga za bibliotekarski izpit izvodi so postavljeni po sistemu UDK, znotraj UDK pa po abecednem vrstnem redu naslovov. Arhivski izvodi so postavljeni po abecednem vrstnem redu. Gradivo se vlaga v t.i. kolektorje4 . Vsi zvezki dolocenega naslova, ki izidejo v tekocem letu in jih knjižnica prejme, se sproti odlagajo v te kolektorje. Gradivo ni zavarovano z varnostnim sistemom, ker pravzaprav ne gre za prost pristop za uporabnike, ampak mora gradivo poiskati nadzornik citalnice. V avli knjižnice se nahaja Turnerjeva casopisna citalnica (TCC), kjer stojijo dvojnicni izvodi slovenskih casnikov in poljudnoznanstvenih casopisov ter tuji casniki in casopisi, ki jih uporabniki najraje berejo. Gradivo je zavarovano z varnostnim sistemom, gre za lokacijo, ki se nahaja takoj pri vstopu v knjižnico in to gradivo brez avtomatizirane citalniške izposoje uporablja najvec razlicnih uporabnikov, ki sicer ne koristijo ostalih storitev knjižnice. Starejši letniki serijskih publikacij se hranijo v skladišcu in arhivskem skladišcu. Najstarejši in redki izvodi serijskih publikacij pa se hranijo v Zbirki raritet na posebnem mestu v skladišcu. 3.2.2 Serijske publikacije v skladišcu UKM V UKM se je s ponovno pravico do prejemanja dodatnega obveznega izvoda leta 1971 uvedel nov sistem inventariziranja in signiranja serijskih publikacij. Uvedla se je nova signaturna oznaka P s štetjem od 1 naprej. Ob prejemu serijskih publikacij se je pricela v okviru koledarskega leta voditi nova inventarna knjiga za serijske publikacije. Pri vpisu v publikacijo se te inventarne številke locijo od monografskih z oznako ¬p-¬ (npr. p-1971/1). Racunalniški števec za serijske publikacije se loci od števca za monografije s prvo števko 15. Do tega leta so bile vse serijske publikacije uvršcene glede na format med monografske publikacije. Naslov serijske publikacije predstavlja eno bibliografsko enoto. Bibliografski enoti se dodeli signatura in na tej signaturi so postavljeni vsi letniki oz. zvezki, ki bodo še izšli (inventarne 4 Kolektorji so odprte škatle iz kartona v velikosti registratorja, ki omogocajo zbiranje publikacij do formata II 5 121801111 serijska inventarna številka – 021801111 monografska inventarna številka Grajfoner, A., Upravljanje knjižnicne zbirke: primer knjižnicne inventure serijskih publikacij. Pisna naloga za bibliotekarski izpit enote). V skladišcu, kjer je sistem ¬numerus currens« so se tako serijske publikacije dopolnjevale oz. vlagale na signaturi oktav, kvart (II) in veliki folio (IV). Z uvedbo nove oznake se je v skladišcu uvedla nova podlokacija, kjer se hranijo serijske publikacije. Na novo signaturo so se postavile le publikacije, katerih naslove je knjižnica prvic prejela leta 1971 ali kasneje. Vso gradivo serijskih publikacij, ki ga je knjižnica prejemala oz. prejela pred tem letom, je ostalo oz. se je dopolnjevalo na prejšnjih monografskih signaturah. Zaradi pomanjkanja prostora se je leta 2012 sprejel sklep, da se vse serijske publikacije, ki še izhajajo in imajo monografsko signaturo oktav ali kvart, presignirajo z letom 2013 na signaturo P. To pomeni, da imajo doloceni naslovi dve ali vec signatur. Slednje zasledimo tudi pred letom 2013, saj so se serijskim publikacijam dolocale signature ravno tako glede na format. Ce je en letnik izšel v vecjem formatu, se je tisti letnik glede na mere postavil na signaturo formata kvart (II), ostali letniki pa so ostali na oktavu (zaradi razmika med policami). Serijske publikacije, ki so v UKM postavljene na signaturi z oznako P, tako ne predstavljajo celotnega fonda serijskih publikacij, ki ga knjižnica ima. Iz vidika inventure celotnega fonda serijskih publikacij pa to predstavlja veliko težav in s tem izzivov. 3.3 LETNA INVENTURA PRETEKLEGA LETNIKA SERIJSKE PUBLIKACIJE Takoj v zacetku leta, ko prejme knjižnica prve številke novih letnikov serijskih publikacij, se pricne inventura oz. revizija preteklih letnikov. Ko nadzornik citalnice prejme prvo številko novega letnika, poišce vse številke preteklega letnika in primerja stanje s popisom zaloge v sistemu COBISS.SI. Gradivo se umakne iz prostega pristopa in se ga preda v EPOKG, natancneje na mesto, kjer se vrši obdelava in oprema serijskih publikacij. Ko se gradivo (dolocen letnik) umakne iz casopisne citalnice se temu letniku oz. enoti doda status 4 – v reviziji. Ce nadzornik ugotovi, da kateri zvezek manjka ali je poškodovan, se ta podatek zabeleži in doda gradivu. To gradivo se v EPOKG ponovno preveri, nato se dejansko Grajfoner, A., Upravljanje knjižnicne zbirke: primer knjižnicne inventure serijskih publikacij. Pisna naloga za bibliotekarski izpit stanje gradiva primerja in uskladi z vpisom zaloge v podpolju 997m6. Manjkajoce zvezke se reklamira (informacija se preda v akcesijski del enote) ali se jih nadomesti iz dvojnicnih izvodov. Ko je zaloga serijske publikacije za pretekli letnik urejena in usklajena z vpisom v sistemu COBISS.SI, se pospravi v mape ali gre v vezavo, nato se gradivo opremi s skupno nalepko7 in se postavi skladišce, kjer je gradivo postavljeno po ¬numerus currens«. Enak postopek se izvaja za gradivo, ki je postavljeno v PC in TCC. Razlika je pri postopku pobiranja gradiva iz kolektorjev na PC, takrat se hkrati poišce tudi arhivski izvod letnikov dolocenega naslova. Oba izvoda se pregledata, zaloga se preveri v lokalnem bibliografskem sistemu COBISS.SI in se uskladi z dejanskim stanjem. Arhivski izvodi8 posameznih zvezkov niso opremljeni z nalepkami, hranijo se v arhivskih mapah, ki dobijo skupno nalepko. Gradivo, ki je postavljeno v Turnerjevi casopisni citalnici je zaradi velike uporabe velikokrat poškodovano in nepopolno. V primerih, ko gre za dvojnicne izvode, se le-te odpiše. Edine izvode tujih casopisov knjižnica hrani. Gradivo serijskih publikacij, ki ga knjižnica redno prejema preko nakupa, obveznih izvodov, obveznih izvodov Univerze v Mariboru, redne zamene in nekaj rednih darov, se tako vsako leto pregleda, reklamira, ponovno popiše in uskladi z zalogo popisano v COBISS.SI. 6 997m je podpolje formata COMARC/H. To je format za podatke o stanju zaloge. Sicer je COMARC strojno citljiv zapis za opis in izmenjavo bibliografskih podatkov v sistemu COBISS. Zasnovan je na formatu za bibliografske podatke UNIMARC. 7 Skupna nalepka – nalepka, na kateri so podatki za celotno inventarno enoto (tj. za letnik oz. volumen), ne pa tudi za posamezen zvezek. 8 Na arhivske izvode serijskih publikacij se nalepke ne lepijo. Nalepke s podatki o letniku se nalepijo na arhivsko mapo, v kateri se letniki hranijo. Ce letnik ni v mapi, se uporabi pasica iz trajno obstojnega papirja, na katero se nalepi nalepka s crtno kodo -upoštevajo se priporocila za opremo knjižnicnega gradiva, kot jih navaja Policnik-Cermeljeva (2010). naloga za bibliotekarski izpit Gre za postopke revizije knjižnicnega gradiva serijskih publikacij s kompletiranjem letnikov in pripravo za skladišce (vezava, pospravljanje v mape, opremljanje z nalepkami). Ti postopki se kot taki prikazujejo ovrednoteni v delovnih porocilih. Glede na definicijo inventure se v tem primeru izvaja tudi postopke inventure preteklega letnika publikacije (preveri se zaloga na dolocen dan in se uskladi s knjižnicnim katalogom). Ob pregledu teh postopkov se ugotavlja, da bi potem, ko je gradivo že pripravljeno za skladišce, bilo mogoce pripraviti izpise, na podlagi katerih bi se lahko izdelalo inventurni popis za inventurno porocilo. Glede na to, da v UKM ni avtomatizirane citalniške izposoje serijskih publikacij, bi se z analizo teh porocil lahko pridobilo nekatere podatke npr. o tem katero gradivo se najvec uporablja (potrebnih vec izvodov), na katerih od treh lokacijah v knjižnici je gradivo najbolj uniceno, kje je najvec številk založenih (potreben razmislek o varnostnem sistemu) itd. Knjižnica bi lahko na podlagi inventurnih porocil lažje sprejemala nekatere odlocitve za prihodnje. 3.4 PERMANENTNA INVENTURA POSAMEZNIH NASLOVOV SERIJSKIH PUBLIKACIJ Inventura serijskih publikacij poteka v UKM permanentno po posameznem naslovu publikacije. To pomeni, da se izvaja retrospektivna katalogizacija in popis zaloge gradiv, katerih podatki še niso v vzajemnem in lokalnem katalogu COBISS.SI. Naslovi se po navadi ne izbirajo sistematicno, ampak glede na potrebe uporabnikov, redakcijo ali prestavljanje gradiva v skladišcu, redakcijo prostega pristopa, prestavitev gradiva v drugo zbirko npr. Zbirko raritet ipd. Najprej se poišcejo listki iz maticnega knjižnicnega kataloga (serijskega ali knjižnega), preveri se kardeks9 in vpis v inventarni knjigi. Gradivo in zaloga gradiva se primerja s prej naštetimi knjižnicnimi evidencami in se opravi retrospektivna katalogizacija s popisom zaloge v COBISS3/Zaloga. V polje 997 za popis zaloge knjižnice, se popišejo tudi vse spremembe, ki so bile ugotovljene na podlagi primerjave s knjižnicnimi evidencami. 9 Kardeks je kartoteka, kjer so po abecedi naslovov serijskih publikacij zložene kartice, na katerih se je v preteklosti vodila evidenca serijskih publikacij. V UKM obstajajo štiri kardeks kartoteke: slovenska periodika, srbo-hrvaška periodika, inozemska periodika in zamejska periodika. naloga za bibliotekarski izpit Primer: primerja se zaloga popisana na kartici iz kardeks kataloga (Slika 1) ter dejanska zaloga gradiva na dan retrospektivne katalogizacije in popisa posameznih enot in zvezkov. Ce številke, katere prejem je zabeležen na kardeks kartici ni, potem se v COBISS3/Zaloga številka oznaci kot izgubljena (inventurni primanjkljaj). V podpolje 997r – inventarne opombe se vpiše koda ¬Neprejete št. (invLLLL):« ali ¬Založene št. (invLLLL):« in se manjkajoce številke popiše. Pri kodi sta dodana leto in mesec popisa manjkajocih številk. Ta sistem omogoca, da ob iskanju po inventarnih opombah knjižnica dobi podatek katere številke pri posameznem naslovu manjkajo in kdaj je bilo to ugotovljeno oz. popisano. Gradivo se opremi z novimi nalepkami s crtno kodo, kar v prihodnje omogoca avtomatizirano inventuro. Slika 1: Primer kartice iz kardeksa z evidenco zaloge serijske publikacije Casopis za zgodovino in narodopisje naloga za bibliotekarski izpit Tudi v tem primeru gre tako kot v prejšnjem, za postopke revizije knjižnicnega gradiva serijskih publikacij, ki se izvaja skupaj z retrospektivno katalogizacijo. Kot v zgornjem primeru gre za preverjanje knjižnicne zaloge publikacije na dolocen dan in usklajevanje te z vsemi knjižnicnimi evidencami. V delovnih porocilih so ti postopki prikazani kot retrospektivna katalogizacija. Vendar se tudi v tem primeru izvedejo postopki, ki so potrebni za izvajanje inventure in omogocajo izpise za inventurni popis gradiva, na podlagi katerega se lahko pripravi inventurno porocilo in kasneje napravijo analize. Pri tem primeru je potrebno poudariti, da gre za postopek, ki zahteva veliko casa, znanja katalogizacije in poznavanja starih knjižnicnih evidenc. Primer za meritev casa: Za povprecni izracun casa lahko služi primer meritve casa ob presigniranju dolocenega naslova na drugo signaturo. Ker gre za nekatere podobne postopke se meritev lahko upošteva tudi za zgoraj opisane postopke. Meritev je bila narejena za presigniranje naslova, za katerega je bibliografski zapis v vzajemnem in lokalnem katalogu že obstajal. V lokalni katalogu je bilo popisanih že 20 letnikov zaloge. V okviru naslova je izšlo skupaj 40 letnikov. 20 enot gradiva je bilo potrebno na novo popisati in primerjati z rocnimi knjižnicnimi evidencami (163 zvezkov), v ostalih 20 enotah so bili potrebni popravki signature. Popis zaloge je bil opravljen v 4 urah, popravki v inventarni knjigi 50 minut, oprema gradiva je trajala dobre 3 ure. Torej je bilo za celotni postopek potrebnih 8 ur. Ce temu dodamo še cas povprecnega izracuna hitrosti retrospektivne katalogizacije, je to 30 minut za en bibliografski zapis10. Pri retrospektivni katalogizaciji s popisom knjižnicne zaloge serijskih publikacij je za en naslov (s približno 40 inventarnimi enotami) potrebnih vec kot 8 delovnih ur. 10 Povprecna hitrost retrospektivne katalogizacije je 2 zapisa na eno uro. Grajfoner, A., Upravljanje knjižnicne zbirke: primer knjižnicne inventure serijskih publikacij. Pisna naloga za bibliotekarski izpit 3.6 REVIZIJA SIGNATURE P Leta 2012 se je preucilo možnosti o izvedbi avtomatizirane inventure serijskih publikacij. V tem letu se je izvedla avtomatizirana inventura monografskih publikacij po nekaterih lokacijah in želja je bila, da bi se zajele tudi serijske publikacije v skladišcu, postavljene na signaturi P. Po posvetu z IZUM-om je bilo ugotovljeno, da ta metoda inventure za to gradivo ni mogoca, ker celoten korpus ni opremljen z nalepkami s crtnimi kodami. Sicer gre za gradivo, ki ga je knjižnica prejela od leta 1971 naprej, vendar še ni v celoti evidentirano v sistem COBISS.SI. Leta 2012 se je pricelo aktivno delo na retrospektivni katalogizaciji serijskih publikacij s signaturo P z namenom popisa celotnega korpusa v COBISS.SI. Sodelavka iz Službe za obdelavo periodicnih publikacij je skoraj celo leto delala izkljucno na sistematicnem popisu gradiva serijskih publikacij, na retrospektivni katalogizaciji s popisom podatkov o zalogi tega gradiva in opremi tega gradiva z novimi nalepkami s crtnimi kodami. Postopek se je pricel pri signaturi P 1 na lokaciji skladišce (arhivsko skladišce ni bilo vkljuceno). V približno enem letu je preverila, popisala in na novo opremila z nalepkami signature od P 1 do P 167. V sistemu COBISS.SI je obdelala in na novo opremila 190 naslovov serijskih publikacij, od tega 3.620 inventarnih enot gradiva. Kot pomanjkljivost se je izkazalo, da ni zabeleženega podatka o številu posamicnih zvezkov znotraj letnika oz. volumna, oz. znotraj ene inventarne številke, saj je lahko število posamicnih zvezkov znotraj ene inventarne številke (tj. letnika ali volumna) zelo raznoliko (od 1 do 356 ali celo vec). V letih 2013 in 2014 se je dolocilo skupino zaposlenih, ki bo izvajala inventuro serijskih publikacij. Namen je bil priprava gradiva na avtomatsko inventuro celotnega korpusa na signaturi P. Pospešeno se je delalo na preverjanju, popisovanju zaloge, ki še ni bila v COBISS.SI in opremljanju z novimi nalepkami s crtnimi kodami. Gradivo, za katerega v vzajemnem katalogu COBISS.SI ali COBISS.NET še ni bilo bibliografskih zapisov (88 naslovov), se je posebej oznacilo. Kasneje se je za to gradivo opravila retrospektivna katalogizacija in zaloga se je vnesla v racunalniški sistem. Delo je potekalo v naprej dolocenih dvojicah dvakrat na teden po dve uri. Ugotovljeno je bilo, da je gradivo, ki stoji naprej od Grajfoner, A., Upravljanje knjižnicne zbirke: primer knjižnicne inventure serijskih publikacij. Pisna naloga za bibliotekarski izpit signature P 1138 že v racunalniškem sistemu in že ima nalepke s crtnimi kodami, ki omogocajo izvajanje avtomatske inventure. Šele od leta 2008 naprej se posamezni zvezki serijskih publikacij opremljajo z nalepkami s crnimi kodami, kar omogoca avtomatizirano citalniško izposojo teh publikacij. Pred tem je nalepka bila le na mapi v kateri se hranijo letniki oz, vsi zvezki v okviru enega ali vec letnikov (koliko letnikov, toliko nalepk na mapi). Sicer je politika UKM, da se serijske publikacije ne izposojajo na dom. Zato vse do tega leta posamezni zvezki niso bili opremljeni z nobenimi nalepkami (tudi s starejšimi nalepkami, ki še nimajo crtne kode, ne). Glede na kolicino gradiva serijskih publikacij je opremljanje vsega starega gradiva z novimi nalepkami s crtnimi kodami ne samo zelo drago iz financnega vidika, ampak tudi iz vidika dolgotrajnosti takega postopka ter varovanja in zašcite starega gradiva. Iz vidika opremljenosti gradiva je sedaj mogoce izvesti avtomatizirano inventuro serijskih publikacij, ki so postavljene na signaturi P, ampak rezultat inventure lahko prikaže samo podatke o inventarnih enotah, ne pa o stanju zvezkov. Kljub temu zavedanju, se je prosilo IZUM ali obstaja kakšna možnost avtomatizirane inventure. IZUM je ponudil rešitev s segmentom COBISS3/Izpisi in uvozom podatkov v Excel. S funkcijami Excel-a za oznacevanje duplikatov se ugotavlja inventurni primanjkljaj in višek glede na odcitane vrednosti. Ugotovitev je bila, da bi s tem nacinom bilo prikazano nerealno stanje, prikazan bi bil veliki inventurni primanjkljaj. Razreševanje oz. analiza take inventure pa bi bila zelo težka in zamudna. 3.7 ROCNA INVENTURA POSAMEZNIH ZVEZKOV NA SIGNATURI P Glede na zgornje ugotovitve se ni izbrala avtomatizirana metoda inventure, ampak metoda preverjanja polic po signaturnem seznamu. Izvaja se fizicno preverjanje gradiva po policah s primerjavo izpisanega seznama signatur, inventarne številke in vpisane zaloge v 997m. Ta metoda je sicer zelo zamudna in terja veliko organizacijskih usklajevanj (problem pomanjkanja kadra), ampak najbolj izcrpna in le rezultati te metode lahko prikažejo dejansko stanje tega gradiva. Grajfoner, A., Upravljanje knjižnicne zbirke: primer knjižnicne inventure serijskih publikacij. Pisna naloga za bibliotekarski izpit 3.7.1 Potek inventure Najprej se je pripravil organizacijski nacrt izvajanja inventure na signaturi P. Ta se je pripravljal v sodelovanju z Enoto za delo z uporabniki, EPOKG in predsednico Inventurne komisije za popis knjižnicnega gradiva. Organizacijski nacrt: 1. dolocil se je datum pricetka izvajanja inventure, 2. koliko in kdo od zaposlenih bo vkljucen v inventurni popis, 3. katere dneve v tednu, koliko ur in v katerem delu dneva se bo inventura izvajala 4. oblikovala so se natancna delovna navodila (Priloga 1)11 . Potrebno je bilo oblikovati natancna delovna navodila, ker so bili v inventuro vkljuceni zaposleni, ki sicer nimajo opravka z vnosi podatkov v COBISS3. Tako ne poznajo pravil vnosa podatkov po formatu COMARC/H in tudi sicer nimajo opravka s serijskimi publikacijami in ne poznajo znacilnosti teh publikacij, ki se morajo upoštevati pri vzajemni katalogizaciji in po formatu COMARC. Signaturni seznami so se pripravili in natisnili v EPOKG. Seznam se je pripravil iz izpisa COBISS3/Zaloga/Iskanje polj 996/997. Definiralo se je iskanje po lokaciji skladišce (lS) in interni oznaki (iP). Izpisi so se pripravljali za sto signatur naenkrat. Definiral se je tudi izpis podatkov za seznam, ki se je potem prenesel v Excelov seznam, kjer se je dodala še kolona za opombe (Slika 2): 1. zaporedna številka, 2. vsi elementi signature (997d), 3. inventarna številka (997f), 4. številcenje (997m), in 5. status (997q). 11 Gre za interna navodila UKM, ki so priložena pisni nalogi le kot ilustrativna priloga besedilu, zato terminološko niso usklajena z besedilom naloge. naloga za bibliotekarski izpit Slika 2: Excelov seznam signatur s popisom stanja Splošna navodila za postopke dela so bila naslednja: Inventura se izvaja v skladišcu. Delo poteka v paru. Pregleda se gradivo, ki je postavljeno na signaturi P. Pricne se s signaturo 1139 (prej že opravljeno). Pregleda se dejansko stanje zaloge serijskih publikacij v skladišcu (številke, letniki) in se primerja z vpisom v COBISS3, ki je izpisan na seznamu. Seznami so v obliki tabele z razdelki za signaturo, inventarno številko, zabeleženimi številkami in opombami. Ob hkratnem preverjanju seznama in dejanskega stanja zaloge v skladišcu se vsako odstopanje zabeleži v razdelek opombe. Opombe se zapišejo po delovnih navodilih, ki so priloga nalogi (Slika 2). Pregledan seznam se pošlje v EPOKG (obdelava serijskih publikacij), kjer se vse spremembe in opombe vnesejo v COBISS3/Zaloga. Ob zakljucku dela je na seznamu potrebno oznaciti, katera signatura je bila pregledana nazadnje. Nujno je, da se zaposleni, ki inventuro izvaja, ob zakljucku dela podpiše. To je potrebno zaradi identifikacije kontaktne osebe pri usklajevanju glede popravkov iz seznama v COBISS3/Zaloga. V EPOKG (obdelava serijskih publikacij) se Grajfoner, A., Upravljanje knjižnicne zbirke: primer knjižnicne inventure serijskih publikacij. Pisna naloga za bibliotekarski izpit upoštevajo oz. se v COBISS3/Zaloga vnesejo vsi popravki zaloge, katere dejansko stanje ni takšno kot je zabeleženo v katalogu. EPOKG (obdelava serijskih publikacij) je za zaposlene, ki so bili udeleženi v inventuri serijskih publikacij, pripravila skupinsko predstavitev z izbranimi primeri serijskih publikacij. Namen predstavitve je bil inventurne popisovalce cim bolj slikovito in na primerih seznaniti s serijskimi publikacijami in težavami, na katere lahko naletijo pri popisu. Le tako bodo popisani podatki pravilni in s tem pravilno usklajeni s COBISS3/Zalogo in tako bo mogoca nadaljnja analiza inventure. Inventura knjižnicnega gradiva serijskih publikacij v skladišcu na signaturi P je potekala od februarja 2015 do decembra 2015, ko je bila zacasno prekinjena zaradi drugih nujnih del in se zaradi pomanjkanja casa in kadra ni mogla nadaljevati. Namen je, da se inventura v cim krajšem casu nadaljuje in da se popiše in preveri celoten fond UKM, ki je postavljen na signaturi P. Sledi inventurni popis, ki je bil opravljen v letu 2015. Pripravili so se seznami od signature P 1139 do signature P 3600. Fizicno se je popisalo gradivo od P 1139 do P 3166. Skupaj je bilo pregledanih 11.860 enot gradiva. Izposojenih je bilo 23 enot. Žal podatka o številu pregledanih zvezkov ni, ker bi to trajanje procesa še podaljšalo. V inventurni popis iz leta 2015 so zajeti naslednji podatki: 1. Manjkajoce enote gradiva, ki so že imele status 7-založeno – potreben bo odpis: 17 enot; 2. Izgubljeni oz. založeni zvezki/številke: 145; 3. Razni popravki na COBISS3/Zaloga, nove nalepke, mape, dodatno preverjanje ipd.: 260; 4. Zvezek v COBISS3/Zaloga oznacen, da manjka – najden v skladišcu: 53; 5. Izgubljena enota gradiva – potrebno dodati status 7-založeno: 63; 6. Podvojeni zvezki: 22; 7. Zvezek ni bil vpisan v COBISS3/Zaloga: 24; Grajfoner, A., Upravljanje knjižnicne zbirke: primer knjižnicne inventure serijskih publikacij. Pisna naloga za bibliotekarski izpit 8. Enote prestavljene na drugo lokacijo – fantom12: 76. Analiza in sklepi iz opravljenega inventurnega popisa bodo narejeni, ko se bo inventura celotnega korpusa na signaturi P zakljucila. Glede na že opravljeno delo pa se lahko predvideva koliko casa bo še potrebnega, ko se bo ta dejansko zakljucila. V slabem letu je bilo v inventurni popis zajetih, pregledanih in popisanih 2027 signatur z oznako iP. Vsi zvezki serijskih publikacij (razen arhivski in raritetni izvodi) so se priceli opremljati z nalepkami s crtnimi kodami od leta 2008 in to je približno s signaturo P 7400. Se pravi, do te signature avtomatizirana inventura posameznih zvezkov ni mogoca in zato je inventuro potrebno nadaljevati po zgoraj opisani metodi. Glede na izracun je za zakljucek tega postopka potrebno dobri dve do tri leta (ob zgoraj opisani organizaciji). Cas je odvisen tudi od števila inventarnih enot in zvezkov, ki so na posamezni signaturi. Od signature P 7400 naprej je izvedba avtomatizirane inventure serijskih publikacij v UKM izvedljiva. Pregledali so se rocni vpisi iz signaturnih seznamov ob izvajanju rocne inventure serijskih publikacij UKM v skladišcu (signatura P). Na podlagi analize vpisov se je oblikovalo osem segmentov, ki lahko v prihodnje služijo kot prikaz stanja knjižnicnega gradiva serijskih publikacij v inventurnem porocilu. 3.8 PRIPRAVA NA INVENTURO -LISTKOVNI KATALOG SERIJSKIH PUBLIKACIJ Od novembra 2017 do februarja 2018 je v UKM potekalo pregledovanje in preverjanje maticnega listkovnega kataloga serijskih publikacij. Namen je ocenitev števila naslovov (bibliografskih enot), ki jih UKM hrani in še niso v lokalnem ali vzajemnem katalogu COBISS.SI. Na podlagi analize bo možno predvidevati casovno obdobje vnosa celotnega korpusa v vzajemni katalog. Pregledovanje je potekalo po predalckih in po posameznih crkah abecede. Glede na prakso se je ob retrospektivni katalogizaciji v levi kot listka napisal ID bibliografskega zapisa v sistemu COBISS. V Excelov seznam so se vpisali podatki za tiste 12 Pomen iz Bibliotekarskega terminološkega slovarja (Kanic, 2009, str 95.): fantom je karton v velikosti knjige, vložen na njenem mestu v skladišcu in z oznako ob signaturi, kam je knjiga zacasno postavljena. Grajfoner, A., Upravljanje knjižnicne zbirke: primer knjižnicne inventure serijskih publikacij. Pisna naloga za bibliotekarski izpit listke, ki niso imeli napisane te ID številke. Hkrati se je po teh naslovih iz listkov preverjalo po COBISS/OPAC ali C+ ali bibliografski zapisi za te naslove že obstajajo v vzajemnem katalogu. Seznam se je tvoril z naslednjimi podatki iz listka in COBISS/OPAC-a: 1. zaporedna številka, 2. signatura iz listka, 3. naslov iz listka, 4. COBISS ID zapisa (že v lokalni bazi UKM) in 5. COBISS ID zapisa (vzajemni katalog COBIB). Preverjanje in popise v Excelovo tabelo sta delala dva zaposlena preko javnih del in ena redno zaposlena. Težava, ki se je ob tem pojavila je bila, da velikokrat zaradi pomanjkanja bibliotekarski znanj in nepoznavanja razvoja in starih katalogizacijskih pravil niso znali razbrati kateri podatek je naslov, kdaj gre za znacnico, kdaj gre za kazalko ipd.. Zato je bil sklenjen dogovor, da v okno za ¬Naslov« prepišejo cim vec podatkov iz listka (predvsem, ko ima listek znacnico na kraj, ali inštitucijo). Listki, ki nimajo podatkov o zalogi pa se na seznam naj ne vkljucijo. Ugotovitve po prvi analizi Excelovih seznamov so: 1. Vseh popisanih listkov brez COBISS ID: 4946; 2. Listki z naslovi z bibliografskim zapisom v lokalni bazi UKM: 898; 3. Listki z naslovi z bibliografskim zapisom v vzajemnem katalogu: 1098; 4. Listki z naslovi za katere v vzajemnem katalogu še ni zapisov (potrebno kreiranje bibliografskih zapisov): 2990. Gre za pregledno oceno, na podlagi katere se bodo naredile še natancnejše analize in se sprejeli sklepi za nadaljnje postopke dela. Cas, ki bo potreben za retrospektivno katalogizacijo, popis zaloge in hkratna izvedba inventure in revizije gradiva, se da okvirno izracunati iz primera za meritev casa, ki je prikazan v poglavju 3.4 Permanentna inventura posameznih naslovov serijskih publikacij. Pregled in popis maticnega listkovnega kataloga serijskih publikacij je bil narejen z namenom ugotovitve stanja (koliko bibliografskih enot ni obdelanih v lokalnem in vzajemnem katalogu naloga za bibliotekarski izpit COBISS.SI). Na podlagi analize, ki je bila narejena za namen te naloge, se bodo pripravile nadaljnje analize, na podlagi katerih se bodo pripravili dolgorocni cilji in nacrti knjižnice glede bibliografske obdelave gradiva. Z uresnicitvijo le teh bo lahko omogoceno izvajanje racunalniško podprte inventure tovrstnega gradiva (s tem tudi avtomatizirana izposoja). INVENTURA SERIJSKIH PUBLIKACIJ V DRUGIH KNJIŽNICAH – ANKETA Glede na zgoraj opisane prakticne primere, izvajanje avtomatizirane inventure serijskih publikacij v UKM za enkrat še ni bilo izvedeno in prav tako je iz zgornjih primerov razvidno, da avtomatizirana inventura tega gradiva v celoti ne bo verjetno nikoli mogoca (npr. arhivski izvodi zvezkov brez nalepk ipd.). Težavnost in zamudnost postopkov inventure knjižnicnega gradiva serijskih publikacij v UKM se izraža zaradi velike knjižnicne zbirke, in veliko rocnega dela. Zato predstavlja izvajanje inventure v zakonsko predpisanih rokih velik izziv. Zaradi zanimanja, ali v drugih slovenskih knjižnicah izvajajo inventuro gradiv serijskih publikacij in kakšno metodo uporabljajo za izvajanje inventure, je bila izvedena raziskava z metodo anketnega vprašalnika. Kot je bilo že uvodoma povedano, je vzorec premajhen, da bi bil reprezentativen. Z rezultati ankete se želi med drugim tudi ugotoviti ali omejitve, ki se predpostavljajo, vplivajo na izvajanje inventure tudi v drugih slovenskih knjižnicah. Iskalo se je odgovor ali slovenskim knjižnicam uspe zadostiti zakonsko predpisanim rokom inventurnega popisa knjižnicnega gradiva z avtomatizirano inventuro. Anketni vprašalnik (Priloga 2 in Priloga 3) je bil poslan skupaj osmim visokošolskim in splošnim knjižnicam v Sloveniji, od tega štirim visokošolskim in štirim splošnim knjižnicam. Anketo je izpolnilo sedem knjižnic. Knjižnice so bile izbrane glede na podatke o številu enot serijskih publikacij v zbirki knjižnega gradiva, objavljene za leto 2016 na spletni strani Centra za razvoj knjižnic – CeZaR. Namen ankete je bil na majhnem vzorcu ugotoviti, ali knjižnice v Sloveniji izvajajo inventuro serijskih publikacij, na koliko let, kakšno metodo inventure pri tem uporabljajo in ali se ti podatki razlikujejo glede na tip knjižnice. Anketa je bila anonimna, rezultati pa so predstavljeni glede na velikost fonda knjižnice. Pet od sedmih anketiranih knjižnic se je opredelilo kot visokošolska knjižnica, ceprav je bil anketni vprašalnik poslan le štirim visokošolskim knjižnicam. Druga ugotovitev: po Grajfoner, A., Upravljanje knjižnicne zbirke: primer knjižnicne inventure serijskih publikacij. Pisna naloga za bibliotekarski izpit statisticnih podatkih CeZaR iz leta 2016 so v Sloveniji tri knjižnice, ki imajo v svoji zbirki knjižnega gradiva vec kot 100.000 enot serijskih publikacij. Ena od njih je UKM, ki v anketo ni bila vkljucena, eni od teh treh pa anketni vprašalnik ni bil poslan. Kljub temu podatku so se tri knjižnice opredelile, da imajo v svoji knjižnici vec kot 100.000 enot. V preglednici 1 so zbrani odgovori glede na velikost knjižnicnega fonda. Preglednica 1: Rezultat odgovorov na vprašanje iz ankete Število enot serijskih publikacij v vaši knjižnici: do 3.000 enot 0,00% 0 do 15.000 enot 28,57% 2 do 50.000 enot 28,57% 2 do 100.000 enot 0,00% 0 vec kot 100.000 enot 42,86% 3 Skupaj odgovorilo 7 Na vprašanje ¬Ali izvajate oz. ste v vaši knjižnici že izvedli inventuro serijskih publikacij?« so vse knjižnice odgovorile pritrdilno. Na vprašanje ¬Ce jo izvajate, na koliko casa« je pet knjižnic odgovorilo, da inventuro izvajajo na pet let,ena vsako leto in ena knjižnica je izvedla inventuro serijskih publikacij v preteklosti, na zadnjih 3 inventurah pa so popisali samo monografske publikacije in neknjižno gradivo. Slika 3 prikazuje odgovore na vprašanje ¬na kakšen nacin ste jo izvedli«. 5 knjižnic izvaja inventuro rocno (štetje zvezkov, pregledovanje evidenc npr. inventarna knjiga ipd.) , ena avtomatizirano -s programsko opremo za inventuro COBISS3 in ena knjižnica se je opredelila za odgovor ¬drugo« in v komentarju zapisala, da so kombinirali metodi rocnega popisa in avtomatizirano s programsko opremo za inventuro COBISS2. naloga za bibliotekarski izpit Slika 3: Izbira nacina izvajanja inventure Prikaz rezultatov ankete na vprašanje o izbiri nacina izvajanja inventure v povezavi z velikostjo knjižnicne zbirke je zanimiv za ilustracijo situacije na podrocju izvajanja inventure serijskih publikacij v UKM (Slika 4). Vse tri knjižnice, katerih velikost knjižnicne zbirke presega 100.000 enot, izvaja inventuro rocno s preverjanjem knjižnicnih evidenc. Slika 4: Nacin izvajanja inventure v povezavi z velikostjo knjižnicne zbirke RAZPRAVA Z ZAKLJUCKI V pricujoci nalogi se je posvetilo raziskavi možnosti inventurnih metod in nacinov izvajanja inventure zbirke serijskih publikacij UKM, ki še ni v celoti obdelana v vzajemnem naloga za bibliotekarski izpit bibliografskem sistemu COBISS.SI. Ob predpostavkah, da racunalniško podprta ­avtomatizirana inventura serijskih publikacij na gradivu, kjer ima nalepko s crtno kodo le letnik serijske publikacije ni popolna, da gradivo za uporabnika, ki ga ni v racunalniškem katalogu, ni dostopno, da omejitve, kot so obseg knjižnicne zbirke, postavitev gradiva ter opremljenost znatno vplivajo na celovitost izvajanja inventure ter da slovenske knjižnice izvajajo avtomatizirano inventuro serijskih publikacij v zakonsko predpisanih rokih in da velikost zbirke serijskih publikacij vpliva na izbiro metode za izvajanje inventure, smo so zastavili tri raziskovalna vprašanja: 1. Kateri pokazatelji predstavljajo omejitve pri izvedbi racunalniško podprto inventure celotne zbirke serijskih publikacij v knjižnici kot je UKM in kako vplivajo na izbiro metode inventure? 2. Kako nadgraditi obstojece postopke dela v EPOKG, da se ob reviziji knjižnicnega fonda in retrospektivni katalogizaciji in popisu podatkov o zalogi zadosti tudi potrebam inventure? 3. Ali slovenskim knjižnicam uspe zadostiti zakonsko predpisanim rokom inventurnega popisa knjižnicnega gradiva in s katero metodo? UKM ima obsežno zbirko serijskih publikacij, ki je zaradi zgodovinskega razvoja knjižnicnega fonda knjižnice, razlicno inventariziran, zaradi zašcite in varovanja gradiva kot kulturnega spomenika po posameznih številkah letnika serijske publikacije neopremljen, sodobno neopremljen pa tudi zaradi tedanjega tehnološkega razvoja. UKM, zaradi velikosti zbirke, ni nikoli uspelo sodobno opremiti vsega knjižnicnega gradiva serijskih publikacij, prav tako ne retrospektivno vnesti bibliografskih podatkov o gradivu v racunalniški katalog. Racunalniško podprta inventura pa vse to zahteva. Zahteva popis gradiva in zaloge v racunalniškem katalogu in ustrezno opremo z nalepko s crtno kodo. To potrjujejo tudi rezultati ankete, kajti tri knjižnice, katerih fond je vecji od 100.000 enot, izvajajo inventuro rocno. Razlog lahko tici tudi v tem, da tako kot UKM, zaradi obsega zbirke, nimajo serijskih publikacij primerno sodobno opremljenih. Tako znacilnost serijskih publikacij, tukaj se misli predvsem na odnos vec fizicnih kosov (zvezkov) – ena inventarna enota, kar pri serijskih publikacijah predstavlja letnik serijske publikacije, opremljenost gradiva, zraven obsega zbirke, pomeni eno najvecjih omejitev pri izbiri metode inventure. Vendar tudi manjše knjižnice so se v anketi izrekle, da inventuro serijskih izvajajo rocno s preverjanjem Grajfoner, A., Upravljanje knjižnicne zbirke: primer knjižnicne inventure serijskih publikacij. Pisna naloga za bibliotekarski izpit knjižnicnih evidenc. Predvideva se, da so vzrok posebnosti serijskih publikacij. Preglednica 2 prikazuje izbor metod in nacinov izvajanj inventure v UKM glede na lokacijo / postavitev in opremljenost knjižnicnega gradiva serijskih publikacij v UKM. Ta preglednica tudi prikazuje celovitost pristopa UKM k izvajanju inventure, ki si z razlicnimi metodami in nacini le te prizadeva zaobjeti cim vecji del zbirke serijskih publikacij in je podlaga za nastanek dokumentacije, kjer so zbrane metode in nacini izvajanja inventure serijskih publikacij v UKM glede na postavitev in opremljenost gradiva. Preglednica 2: Pregled lokacij /postavitev zbirke in opremljenosti serijskih publikacij in možnosti izbire metod in nacinov inventure v UKM Lokacija gradiva serijskih publikacij v UKM Oprema gradiva z nalepko s crtno kodo Avtomatizirana metoda izvajanja in inventure Rocno preverjanje s signaturnimi seznami Letna inventura preteklega letnika Permanentna inventura z retrospektivno katalogizacijo Casopisna citalnica v prostem pristopu ­CC DA DA Se izvede rocno Turnerjeva casopisna citalnica -TCC – avla knjižnice DA DA Se izvede rocno Prirocna citalnica, interni prostori -PC DA DA Se izvede rocno Skladišce – podlokacija P NE/DA Od signature P 7400 naprej DA Do signature P 7400 naprej Skladišce -Arhiv NE/DA NE DA Se izvede rocno Se izvede rocno V EPOKG so postopki revizije letnikov iz preteklega leta, priprava gradiva za skladišce, ki se izvajajo vsako leto ob izidu novih letnikov serijskih publikacij, in retrospektivna katalogizacija s popisom zaloge gradiva, tisti, k omogocajo dostopnost gradiva v racunalniškem katalogu. To so tisti postopki, ki so prepoznani kot nadgradnja redne dejavnosti z inventurnimi postopki. To so opisi primerov letne inventure preteklega letnika, permanentna inventura z retrospektivno katalogizacijo in priprava na inventuro z pregledom maticnega listkovnega kataloga serijskih publikacij. S vkljucitvijo inventurne komisije in sistematicno pripravo izpisov pregledanih in usklajenih podatkov za inventurni popis, ki so bili pridobljeni s prej navedenimi postopki, se lahko ti izpisi vkljucijo v letno inventurno porocilo in v koncne inventurne analize. Hkratni potek postopkov retrospektivne katalogizacije, revizije in inventure serijskih publikacij nudi preko racunalniškega kataloga uporabnikom koliko je mogoce natancno informacijo o zalogi serijskih publikacij. S tem Grajfoner, A., Upravljanje knjižnicne zbirke: primer knjižnicne inventure serijskih publikacij. Pisna naloga za bibliotekarski izpit povecujemo dostopnost in zanesljivost informacij, ki jih lahko nudimo uporabnikom knjižnice. Delna inventura serijskih publikacij s signaturo P, ki se izvaja z rocnim pregledovanjem signaturnega seznama dokazuje, da je takšno izvajanje inventure knjižnicnega gradiva dolgotrajen in zamuden postopek, ki zahteva veliko organizacije in kadra. UKM ne uspeva v zakonsko dolocenem roku, najmanj na pet let, izvesti inventure celotnega knjižnicnega gradiva. Vendar se z izbiro razlicnih pristopov k inventuri in z nenehnim izvajanjem le teh, približuje celovitejšemu obvladovanju inventure celotne knjižnicne zbirke. Le ta pa zahteva usposobljen kader, ki mora poznati pretekle postopke inventariziranja, katalogiziranja, izposoje, postavitve gradiva v knjižnici in s tem povezane vse knjižnicne evidence. Rezultati ankete so pokazali, da vecina drugih knjižnic inventuro knjižnicnega gradiva serijskih publikacij izvaja v zakonsko predpisanem roku najmanj na pet let in to rocno metodo s pregledovanjem knjižnicnih evidenc. Inventura knjižnicnega gradiva je za knjižnice pomembna dejavnost. Že uvodoma je bilo povedano, da predstavlja tako kvantitativni kot kvalitativni kazalec pri vrednotenju knjižnicne zbirke posamezne knjižnice. Zato je inventura knjižnicnega gradiva znotraj upravljanja knjižnicne zbirke pomemben dejavnik, ki omogoca knjižnicam, da kvalitetnejše izpolnjujejo svoja poslanstva. Poudariti je potrebno, da se pri inventuri knjižnicnega gradiva postopki inventure prepletajo z revizijo gradiva. Le ta ima širši pomen kot sama inventura. Prav zaradi revizije gradiva (knjižnicne zbirke), ki se velikokrat opravi zaradi inventure knjižnicnega gradiva ali obratno, je lahko pomen inventure knjižnicnega gradiva tudi kvalitativne narave pri vrednotenju knjižnicne zbirke. Sicer inventura racunovodsko pomeni letni popis gradiva in prikaz prirasta glede na inventarno knjigo – kvalitativni kazalec. In prav zaradi tega so postopki izvajanja inventur v knjižnicah zahtevni in zamudni, so pa zato njihovi ucinki koristnejši. Glede na to, da nekatero gradivo serijskih publikacij v zbirki UKM ne bo nikoli opremljeno z nalepkami s crtno kodo, je težko predvideti, da bi se v prihodnosti lahko izvedla avtomatizirana inventura tega gradiva. Glede na hiter razvoj novih racunalniških tehnologij pa trditev, da to nikoli ne bo mogoce, ne bi bila cisto upravicena. Zelo dober primer za uvedbo naloga za bibliotekarski izpit novih tehnologij v knjižnice je robot Tory iz knjižnice inštituta Max Planck v Luksemburgu, ki ga uporabljajo za avtomatizirano izvajanje inventure knjižnicnega gradiva. Takšni primeri vlivajo knjižnicam, ki se ukvarjajo z zamudnimi in zahtevnimi metodami za izvajanje inventure knjižnicnega gradiva, upanje za v prihodnje. VIRI IN LITERATURA Abe, M. (2014). Inventura knjižnicnega gradiva: Uvodni pregled. Knjižnica, 58 (4), str. 13-39. Center za razvoj knjižnic -CeZaR. Statisticni podatki o knjižnicah. (2016). Ljubljana: Narodna in univerzitetna knjižnica. Pridobljeno 3. 5. 2018 s spletne strani: https://cezar.nuk.uni-lj.si/statistika/index.php. Chakarova, J. (2018). Ich, der Roboter, helfe dir, dem Bibliothekar: Die Bibliothek des MPI Luxemburg als Wegbereiter. BuB Forum für Bibliothek und Information. Pridobljeno 5. 5. 2018 s spletne strani: http://b-u-b.de/roboter-tory/. Gorkic, P., Lekic, T., Policnik-Cermelj, T. (2014). Analiza rocno izvedene inventure knjižnicnega gradiva v Narodni in univerzitetni knjižnici (2010-2014). Knjižnica, 58 (4), str. 71-93. Henning, K., (2008). Tipps für die Durchführung einer Inventur in einer Bibliothek. Bibliotheksdienst, 42 (4), str. 365-370. Kanic, I. [et. al.] (2009). Bibliotekarski terminološki slovar, Knjižnica, 53 (3-4). Kodric-Dacic, E. (2007). Uvod v izgradnjo knjižnicnih zbirk. Knjižnica, 51 (1), 89-112. Kumbhar, K.N., Bidve, H. (2016). Study of stock verification in college Library. Knowledge Librarian, 3 (5), str. 26-36. Pridobljeno 1. 5. 2018 s spletne strani: http://www.klibjlis.com/3.5.4.pdf. naloga za bibliotekarski izpit Navodilo za izlocanje in odpis knjižnicnega gradiva. (2013). Ljubljana: Narodna in univerzitetna knjižnica. Pridobljeno 2. 5. 2018 s spletne strani: http://www.nuk.uni­ lj.si/sites/default/files/doc00771320130131141048.pdf. Petek, M. (1996). Zgodovinski razvoj knjižnicnih katalogov in katalogizacije. Zbornik referatov za VI. posvetovanje Sekcije za specialne knjižnice. V Vloga specialnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja. Organizacijski, tehnološki in komunikacijski izzivi v specialnih knjižnicah : zbornik referatov / VI. posvetovanje Sekcije za specialne knjižnice (str.126-137). Ljubljana: Zveza bibliotekarskih društev Slovenije. Policnik-Cermelj, T. (2010). Oprema knjižnicnega gradiva na primerih kulturne dedišcine. Ljubljana: Narodna in univerzitetna knjižnica. Policnik-Cermelj, T., Lekic, T. in Gorkic, P. (2014). Knjižnicne evidence in njihova uporaba: Na primeru rocno izvedene inventure v Narodni in univerzitetni knjižnici. Knjižnica, 58 (4) str. 41-70. Porocilo o inventuri knjižnicnega gradiva 2008 [Interni dokument]. (2009). Maribor: Inventurna komisija za popis knjižnicnega gradiva Univerzitetne knjižnice Maribor. Porocilo o inventuri knjižnicnega gradiva 2010 [Interni dokument]. (2011). Maribor: Inventurna komisija za popis knjižnicnega gradiva Univerzitetne knjižnice Maribor. Porocilo o inventuri knjižnicnega gradiva 2012 [Interni dokument]. (2013). Maribor: Inventurna komisija za popis knjižnicnega gradiva Univerzitetne knjižnice Maribor. Sapac, I. (1984). Seznam katalogov in kartotek v Univerzitetni knjižnici Maribor. Knjižnica, 28 (1-2), str. 94-115. Slovar slovenskega knjižnega jezika. (2000). Ljubljana: Založba ZRC. Pridobljeno 2. 5. 2018 s spletne strani: http://bos.zrc-sazu.si/sskj.html. naloga za bibliotekarski izpit Strokovna priporocila in standardi za splošne knjižnice (za obdobje 2018-2028). (2018). Ljubljana: Nacionalni svet za knjižnicno dejavnost RS. Pridobljeno 22. 5. 2018 s spletne strani: http://www.mk.gov.si/fileadmin/mk.gov.si/pageuploads/Ministrstvo/Direktorat_za_kulturno_ dediscino/Knjiznicna_dejavnost/2018/NSKD_PRIPOROCILA_splosne_knjiznice_2018­ 2028_objava.pdf. Strokovni standardi in priporocila za organizacijo, delovanje in evalvacijo visokošolskih knjižnic (za obdobje 2012-2020). (2012), Ljubljana: Nacionalni svet za knjižnicno dejavnost RS. Pridobljeno 22. 5. 2018 s spletne strani: http://www.mizks.gov.si/fileadmin/mizks.gov.si/pageuploads/zakonodaja/Veljavni/kultura/ST ANDARDI_visokosolske_knjiznice_14052012_sprejeti_objava_OBDOBJE.pdf. Univerzitetna knjižnica Maribor. (2003). 100 let Univerzitetne knjižnice Maribor: 1903– 2003: jubilejni zbornik. Maribor: Univerzitetna knjižnica Maribor. Zakon o racunovodstvu – 36. in 38. clen. Uradni list Republike Slovenije, št. 23 (1999). Pridobljeno 6.5.2018 s spletne strani: https://zakonodaja.com/zakon/zr/36-clen in https://zakonodaja.com/zakon/zr/38-clen. Žaucer, M. (1996). Inventura knjižnicnega gradiva 1. Razlogi za inventuro v Centralni tehniški knjižnici Univerze v Ljubljani. Knjižnica, 40 (2), str.89-95. Grajfoner, A., Upravljanje knjižnicne zbirke: primer knjižnicne inventure serijskih publikacij. Pisna naloga za bibliotekarski izpit Priloga 1: Interna navodila za izvedbo inventure serijskih publikacij v UKM Navodila za izvedbo inventure serijskih publikacij -I".."_... .. ....´. . .Ż..ß..... P.....ß. .. ...ß.... Ż. ´. ..._...´.". ". ...naturi P. -P...". .. . ..."._... .... ....´ .. ......´."... -Manipulant in delavec iz javnih del ......ß._. ß.´.".Ż. ._."´. ...... .._....Ż.. .._".Ż.. ....´.Ż.. .....Ż...´ . .Ż..ß.... ." ......´._. . ...... . COBI..-u. -V periodiki se pripravijo seznami v obliki tabele z razdelki za signaturo, inventarno ._....Ż.. ........"... ._....Ż... ." ......... -Manipulant in delavec iz javnih del ob hkratnem preverjanju seznama in dejanskega ._."´. ...... . .Ż..ß..... ........_. ...Ż. .ß._..."´. . ...ß...Ż ....be. -O..... ......_. .manipulant in delavec iz javnih del) po navodilih, ki sledijo v nadaljevanju. -P.....ß." ...".. ....´._. .manipulant in delavec iz javnih dela) v Enoto za pridobivanje ." ..ß..... Ż"´..".."... ...ß... ......ß.Ż... Ż´.. Ż"´.."....Ż. vse spremembe in opombe vnesejo v COBISS. -Manipulant .... .. ..Ż.´..Ż. ß... ". ..."... .."..._.. Ż._... ..."._... ´. .... ..ß"´. pregledana. -Nujno je, da se manipulant. Ż. .".."_... ....´.. .. ..Ż.´..Ż. ß... ..ß..... .. ´. .._...". zato, da je takoj r....ß". Żß. ´. Ż."_.Ż_". ...... .. .. Ż..".´. ...... ß. Ż.Ż.."...Ż... usklajevanja glede seznama. naloga za bibliotekarski izpit Najpogostejši vpisi v podpolje 997m – ni potrebnih opomb V spodnjih primerih je nanizanih nekaj primerov vpisov v podpolje 997m. Gre za primere, ko je k"´.."... ...´... ... ._....Ż.. G..ß. ". _.. ß. ... .. ....._". ...Ż... Ż. .. ´. .... _.ß. ......"´... ... ß...."´...... .. ...´._". .. ....Ż. ........, za katere predlagam, da jih sproti ...´..".... P...... .. "..."´.". ...´... ._._´. Ż..... Primeri: 997m 1-6 .. .... ´. ..._ ._....Ż, skupaj 6 kosov) 997m 1-6+kaz. .. .... ´. ..._ ._....Ż + Ż...... skupaj 7 kosov) 997m 1-6_kaz. ......Ż...´. ´. ....".. ". Ż.".. ´. .......". .. Ż...... skupaj 1 kos) 997m 89-94 (v mapi ali pa stojijo samostojno je skupaj 6 kosov) 997m 1-3+pril.+4-5+pril.1+6-20 ......Ż...´. ... .. ._....Ż ... Ż..... ." ß.. ....... .. Ż..... skupaj 22 kosov) 997m 1-5+6/7+8-12 .._....Ż. .Ż. ´. ß..´". ." ´. . . Ż.... skupaj 11 kosov) 997m 1-5+6/7+8+9/10+11-12 (skupaj 10 kosov) 997m 1-5_6/7_8_9/10_12 (publikacija je vezana v en zvezek, skupaj 1 kos) 997m 1-30+31-63+64-111 ......Ż...´. ´. ....". . ... ....Ż... Ż. .. ....". . .".Ż.. ´+`. skupaj 3 kosi) 997m 1-30+31-32_pril._33-63+64-65_66/67_68-111 (publikacija je vezana v ... ....Ż... skupaj 3 kosi) 997m jan-dec .._......"´. ´. Ż.."....Ż.. .....". .. ....... skupaj 12 kosov) 997m jan-jun+jul/avg+sep-dec .._......"´. ´. Ż.."....Ż.. .....". .. ....... ._....Ż. ´..Ż... ´. ß..´". . . Ż.... skupaj 11 kosov) 997m jan/feb+mar/apr+maj/jun+jul/avg+sep/okt+nov/dec .._......"´. ´. Ż.."....Ż.. .....". .. ....... ... ._....Ż. .. ß..´".. skupaj 6 kosov) 997m 1(jan)-12(dec) .._......"´. ´. ._.....". ." Ż.."....Ż.. skupaj 12 kosov) 997m [1](jan)-6(jun)+[7/8](jul/avg)+9(sep)-12(dec) .._......"´. ´. ._.....". ." Ż.."....Ż.. ....Ż ". ´."....Ż. ." ´...´Ż....._ ._....Ż. .."´Ż. ._.....". ..".Ż.. .._. ._. ._....Ż. p."....". ´..`. skupaj 11 kosov) 997m [1]+2-6 .... .... ._....Ż. ´. "....". ._......"´. ´._..`. .._. ´. p."....". ..".Ż. ._..ilka [1], tudi na publikaciji ´. . ...".".Ż.. p."....". ..".Ż.. skupaj 6 kosov) 997m 6-9;11+12/13+14-17 ...".Ż. ´.` ....".. ß. ._....Ż. .. ". ...... skupaj 10 kosov) naloga za bibliotekarski izpit Primeri iz seznama: T. št; Signatura ­postavitev (d) Inventarna številka (f) Številcenje (m) Status (q) Opombe 41 lS\iP\n1148\s1,1992 199201967 1+2/3+4 42 lS\iP\n1148\s10,2001 120201674 35/36+37/38 43 lS\iP\n1148\s11,2002 120300415 39/40+41/42 44 lS\iP\n1148\s12,2003 120400421 ..Ż..<...._Ż.=+..Ż.. -manjkajo številke 1-87 in 90. ...Ż. .. ß. ... .. ._......"´.. Ż. _... "....´ ." .. ...ß..ß". ._....Ż. ..... . ...´."´.. .._.. ." .."´Ż. .... ._....Ż. ... 997m [1](jan)-6(jun)+[7/8](jul/avg),12(dec) (vpis v 997m ) Primeri iz seznama: T. št; Signatura ­postavitev (d) Inventarna številka (f) Številcenje (m) Status (q) Opombe 62 lS\iP\n1149\s1992 199201991 [34](March 5)+[35]-37,39,41­44 96 lS\iP\n1151\s53,1966 199202035 1-7,9-..+4-5+pril.1+6-20 (v skladišcu ni prve priloge in številke 7, vpis ostane enak, doda se +10­24+POS.IZD.[2]+25­.. <<....._..== I... ._. .. pos.izd[2] 348 lS\iP\n1187\s10,2001 120101564 90-..+PRIL+99-101 I... ._. .. 369 lS\iP\n1187\s9,2000 120001668 78-80+PRIL,82-89 I... ._. ..... M ._. .. O...... ... ..._..Ż. .... ´. ...."... ........ ._....Ż. .. ".... prejeli Priloga: Zadnji seznam sprejetih kratic in kod: 1. 2. +kaz. 3. 4. 6. 7. <..... ....= ....Ż. 8. 1-.<._. .-.=..... ._. .-2=2004> (pri vezanih letnikih) 9. p.izd. (posebna izdaja) 10. ..._. ......". ._evilka) 11. ...... ..... ...._.. .Ż....´... _.ß. .. ._. ". ". .....Ż...´.. 12. plakat 13. supl. 14. kaz. (tudi za index) naloga za bibliotekarski izpit 15. ..ß .... ..... ....´...ß.. .. ..ß.. N.Ż.. .. ´. .......´... ....Ż. ... ......".. Ż.._.. ." Ż.ß. Ż. .. .. .....´ . ..... . .._. _..... Ż ... ...´... ..."._."´. ." ... .."´ ........ Ż.._.. ." Ż.ß. Vpis v podpolje 997r K.ß.. . ..ß...´. .... ....... .."´Ż.´... ... ......´.". ._....Ż.. ´. .._...". _. ....._. _.ß. . podpolje r. Med kodiranimi oznakami sta oznaki pz-......". ._....Ż. ." ."-"....´._. ._.vilke, Ż._..... ´. ß.ß.". _.Ż... .._"... .."....... .. .. ......... .._". ........´."´. ....... ." "..._". preverjanje. 997m 1-3+pril.+4-5+pril.1+6-20