The Activities of the IIAS in 2007 and 2008 27 The Activities of the International Institute for Archival Science of Trieste and Maribor in 2007 and 2008 Peter Pavel KLASINC* * Znanstveni in arhivski svetnik, direktor Me- dnarodnega inštituta arhivskih znanosti Trst in Maribor. Scientific and archival councillor, di- rector of the International Institute for Archi- val Science of Trieste and Maribor The Activities of the International Institute for Archival Science of Trieste and Maribor in 2007 and 2008 In 2007 and 2008, the International Institute for Archival Science of Trieste and Maribor (in short IIAS T/M) was very succes- sful. Activities were successfully implemented in line with the provi- sions of the IIAS T/M statute. In this time, the Executive Council (Mrs. Grazia Tato, Ph.D., Mrs. Duša Krnel Umek, Ph.D., Mr. An- tonio Monteduro, and Mr. Peter Pavel Klasinc, Ph.D.) held its regu- lar sessions. We all worked according to the statute and established practice, which means, that we shared tasks between each other, sin- ce we are all very busy with many different things. Summary of activities performed in this period: - preparation, organization and realization of the annual confe- rence of the IIAS T/M official members, - publication of tenders and correspondence, selection of lectu- rers, preparation, organization and realization of the Interna- tional Archival Days (since 2008 2 or 3 days), - planning of the program, selection of lecturers, preparation, organization and realization of the Archival School (IIAS School), which will last 1 week this year, - international correspondence and selection of books for the special library. All these activities, which were in the past period carried out by the International Institute for Archival Science in Trieste and Ma- ribor, would not be realized without the support of the ministry Mi- nistero per i beni culturali e le ativita culturali in Rome and the Pre- sident of the Assembly of the IIAS T/M official members Mr. Antonio Dentoni Litta. For years our Institute gets special attention and support from the employees of the State Archive in Trieste (Archivio di Stato di Trieste), but most of all the appreciation of the Archive’s Director Mrs. Grazia Tatò. Besides being an official member of the Institute, Mrs. Tato is also a member of the Executive Council and IIAS T/M KLASINC, Peter Pavel, The Activities of the International Institute for Archi- val Science of Trieste and Maribor in 2007 and 2008. Atlanti, Vol. 18, Trieste 2008, pp. 27-35. Original in English, Italian and Slovenian KLASINC, Peter Pavel, L’attività del- l’Istituto Internazionale di Scienze Ar- chivistiche di Trieste e Maribor nel 2007 e nel 2008. Atlanti, Vol. 18, Trieste 2008, pp. 27-35. KLASINC, Peter Pavel, Dejavnost Me- dnarodnega inštituta arhivskih znano- sti, Trst - Maribor, 2007-2008. Atlanti, Vol. 18, Trieste 2008, pp. 27-35. 28 Peter Pavel KLASINC Deputy Director. All these duties cost her lot of time and energy. The Institute also receives special attention of the Central Eu- ropean Initiative, CEI - Executive Secretariat with its seat in Trieste. Our dear colleague Mr. Antonio Monteduro, who is a member of the Executive Council of our Institute, is the key link between us and the CEI initiative. Thanks also go to the Centre for Interdisciplinary and Multi- disciplinary Research and Studies of the University of Maribor and the Slovenian Research Agency in Ljubljana and its Director Mr. Franci Demšar, Ph.D. The finances of the Institute are by a large part managed by the Republic of Italy. In the report on the activities of the Institute, we have to draw attention to those funds that are annually provided by different sponsors, without whom we could not succeed to realize our extended program. We are glad to announce that the Autumn Archival School will be realized due to the support of the ministry in Rome. Beside those, who took part in 2007 already, this year also some other young archivists will participate. At the International Archival Days 2008 the following two themes will be discussed: Evaluation of archival records and Archi- val safety. When we tried to translate evaluation in archives into diffe- rent languages, we found out that we have different views on this. Some of us were convinced that evaluation is an integrated evalua- tion process that includes evaluation elements of the producers of archival records, the elements of the record’s evaluation processes (in archive or at the producer) and the processes of record disposal (in archive or at the producer). Other colleagues saw evaluation only as selection - determination of historically important records. Again, some other colleagues understood evaluation as a process of record disposal. In any case, we will witness lively discussions and explana- tions of expert approaches to evaluation in archival theory and prac- tice in different countries. A large proportion of the archival expert public is interested into the second theme, safety. It is mainly because of the wish to get practical experience and encounter approaches to safety (as a whole) in archives. Here, the emphasis lies on the safety of archives staff and handling of records in libraries. I am confident that the speakers, selected by the Executive Council on the base of summaries, will share a lot of new knowledge and skills with us. Unfortunately, again this year, we had to reject several candidates, despite the fact that the International Archival Day will last a day and a half. In my opinion, this is already an im- provement in the development of the Institute. The Activities of the IIAS in 2007 and 2008 29 The archival expert public would like to extend the Institute’s activities on classical and digital archiving, but not in a way, that the activities, which some archivist from Central and Southern Europe started some 30 years ago and which deal with expert and technical issues in archives, would become less important. This year we celebrate the 30th anniversary of »Discussions on expert and technical issues in archives«, which started in 1979 in Maribor and which later continued in Radenci, then became part of the University in Maribor and, finally, take place in Trieste (but un- der a different name). As a result of these discussions I would like to draw attention to at least some publications: Archives - Modern archives from No. 1 to No. 25 (1979 to 2003) Technical and contextual problems of classical and electro- nic archiving from No. 1 to No. 8* (2001 to 2008*). The publica- tion is published by the Regional Archives Maribor as a continuation of the discussions in Radenci. Atlanti from No. 1 to No. 18* (1991/two issues/to 2008*). The 20th issue is coming out next year. These publications are a result of scientific papers of numerous archivists, who actively participated at conferences and released their papers (also in other publications). In this way they have contributed to a high reputation of our Institute, especially the Italian archivists. I would like to thank all my colleagues. I would also like to take this opportunity to pay tribute to our official member Ken Hall from Great Britain, who recently passed away. In the 80ies Ken was responsible for translating many papers for the Atlanti publication and for transferring archival knowledge from GB to our countries. Thank you, Ken! As a consequence of this, we are committed to continuing to improve archival theory and practice in professional archives and ar- chival offices around the globe. L’attività dell’Istituto Internazionale di Scienze Archivistiche di Trieste e Maribor nel 2007 e nel 2008 Negli anni 2007 e 2008 il lavoro dell’Istituto Internazionale di Scienze Archivistiche di Trieste e Maribor (abbreviato IISA T/M = IIAS T/M) è stato svolto con successo nel quadro dei compiti defini- ti negli articoli dello statuto IISA T/M. In questo periodo si è riunito regolarmente il Consiglio esecutivo (Executive council), composto dalla dott.ssa Grazia Tatò, dalla dott.ssa Duša Krnel Umek, da Anto- nio Monteduro e dal dott. Peter Pavel Klasinc. Abbiamo operato in base allo statuto e alla prassi consolidata, dividendo alcuni compiti, 30 Peter Pavel KLASINC in quanto siamo tutti molto occupati nel quadro dei rispettivi com- piti che svolgiamo. Il lavoro svolto si è concentrato principalmente su; - la preparazione, l’organizzazione e l’esecuzione della conferen- za annuale dei membri ufficiali del IISA T/M, - la pubblicazione di progetti e la gestione della corrispondenza, la scelta dei relatori, la preparazione, l’organizzazione e la rea- lizzazione delle Giornate Internazionali Archivistiche dal 2008 durerà 2 o 3 giorni, - la pianificazione del programma, la selezione dei relatori, la preparazione, l’organizzazione e l’avvio della Scuola Archivisti- ca IISA T/M (IIAS SCHOOL) che quest’anno avrà la durata di una settimana, - la cura della corrispondenza internazionale e la selezione dei volumi da inserire nella biblioteca speciale, - la presentazione del nuovo sito web - la revisione del dizionario archivistico internazionale Tutte queste attività, precedentemente svolte dall’Istituto In- ternazionale di Scienze Archivistiche di Trieste e Maribor, non sareb- bero state possibili senza il supporto del Ministero per i beni e le at- tività culturali, a cui appartiene anche il presidente della Conferenza dei membri ufficiali dell’IISA T/M, il dott. Antonio Dentoni Litta. Da diversi anni l’Istituto riceve una particolare attenzione e un grande supporto da parte dei funzionari dell’Archivio di Stato di Trieste e soprattutto dalla direttrice, la dott.ssa Grazia Tatò, che oltre ad essere un membro attivo dell’Istituto, è anche membro del Comi- tato esecutivo e vicedirettrice dell’IISA T/M, ruoli che le costano molto tempo ed energia. L’Istituto riceve una particolare attenzione da parte dell’Inizia- tiva Centro Europea (InCE o CEI, Central European Initiative - Executive Secretariat), con sede a Trieste. Il collega Antonio Monte- duro, membro del Comitato esecutivo (Executive council) del nostro Istituto, è la persona che rappresenta il collegamento con l’InCE. Un ringraziamento particolare va anche al Centro per le ricer- che e gli studi interdisciplinari e multidisciplinari dell’Università di Maribor (CIMRŠ/UM) e all’Agenzia per le attività di ricerca della Repubblica di Slovenia di Lubiana e al suo direttore professor Franci Demšar. I mezzi finanziari dell’Istituto sono gestiti per la maggior parte dall’Italia. Nella relazione sulle attività dell’Istituto dobbiamo quindi rivolgere la nostra attenzione ai fondi garantiti di anno in anno da vari sponsor, senza i quali non saremmo in grado di eseguire l’esteso programma del nostro Istituto. Siamo lieti di osservare che la continuazione della scuola archi- vistica autunnale sarà garantita da parte del Ministero di Roma che riconosce l’importanza della scuola, visti i risultati degli anni prece- The Activities of the IIAS in 2007 and 2008 31 denti. Accanto ai partecipanti del 2007, quest’anno parteciperanno al corso anche altri giovani archivisti dell’est europeo. Durante le Giornate internazionali archivistiche 2008 verran- no affrontati due temi: La valorizzazione del materiale di archivio e la sicurezza negli archivi. Nella traduzione di valorizzazione degli archivi nelle diverse lingue abbiamo appurato che ci sono diversi punti di vista. Alcuni di noi erano convinti che avremmo affrontato il tema della valorizzazio- ne come un processo integrato che comprendesse gli elementi di va- lorizzazione dei produttori del materiale archivistico, gli elementi dei processi di valorizzazione del materiale (negli archivi o presso il pro- duttore) e i processi di scarto (valutazione) del materiale negli archivi o presso il produttore. Ad ogni modo saremo testimoni di una di- scussione interessante e di spiegazioni di diversi approcci professio- nali della valorizzazione nella teoria e nella pratica di archiviazione nei diversi Paesi di tutto il mondo. Una grande parte del pubblico professionale di archivisti è in- teressata al primo tema, quello della sicurezza, prevalentemente per poter conoscere le esperienze pratiche e gli approcci nel garantire la sicurezza nel suo insieme durante il lavoro negli archivi. In questo caso si evidenzia la sicurezza nel lavoro degli archivisti e del materiale archivistico in sala di studio. Ad ogni modo sono convinto che i relatori, scelti dal Comitato esecutivo sulla base delle sintesi presentate, sapranno condividere le loro conoscenze. Purtroppo anche quest’anno abbiamo dovuto rifiu- tare le proposte di numerosi candidati, nonostante il prolungamento dell’evento a una giornata e mezza, che ne rappresenta un importan- te miglioramento nello sviluppo dell’Istituto. Alcuni degli archivisti vorrebbero ampliare i temi trattati del nostro Istituto ai campi dell’archiviazione classica e digitale, ma non a discapito di quelle attività che furono iniziate più di trenta anni fa da alcuni archivisti nell’Europa centrale e meridionale e che fanno riferimento alle questioni tecniche e professionali negli archivi. Quest’anno ricordiamo e celebriamo il trentesimo anniversario delle “Discussioni sulle questioni professionali e tecniche negli archi- vi”, che ebbero inizio nel 1979 a Maribor per poi continuare a Ra- denci e diventare parte dell’Università di Maribor e alla fine con un nome diverso, approdare qui, a Trieste. È difficile descrivere nei dettagli l’intero processo, ma vorrei segnalare almeno le pubblicazioni che sono uscite a seguito delle di- scussioni: Archives – Modern archives dal n. 1 al n. 25 (dal 1979 al 2003, quando la pubblicazione fu sospesa), Technical and contextual problems of classical and electro- nic archiving, numeri 1 – 8 * (dal 2001 al 2008*, la pubblicazione 32 Peter Pavel KLASINC continua). La pubblicazione è a cura dell’Archivio regionale di Ma- ribor, come continuazione delle discussioni di Radenci, Atlanti dal n. 1 al n. 18* (1991/due numeri - la pubblica- zione continua). L’anno prossimo verrà pubblicato il ventesimo nu- mero. Tutte le pubblicazioni elencate sono il risultato diversi contri- buti scientifici di molti archivisti che in questi trent’anni hanno col- laborato attivamente alle varie conferenze, pubblicando i loro inter- venti nelle collane menzionate e in altre raccolte, contribuendo così ad aumentare il prestigio del nostro Istituto. Un ruolo di particolare rilevanza è stato assunto dagli archivisti italiani. Ringrazio tutte le colleghe e tutti i colleghi archivisti. Permet- tetemi di ricordare brevemente il nostro membro Ken Hall della Gran Bretagna che ci ha lasciati recentemente. Negli anni Ottanta fu responsabile delle traduzioni di molti contributi nella pubblicazione Atlanti e si occupò anche del trasferimento delle conoscenze archivi- stiche dalla Gran Bretagna al nostro Paese e ai nostri archivisti. Gra- zie mille, Ken! Per il lavoro svolto in passato ci impegniamo a contribuire at- tivamente anche in futuro allo sviluppo di una teoria e a una prassi archivistica migliore e di qualità, sia negli archivi professionali, sia negli uffici di archivio in tutto il mondo. Dejavnost Mednarodnega inštituta arhivskih znanosti, Trst - Maribor, 2007-2008 Delo Mednarodnega inštituta arhivskih znanosti, Trst - Mari- bor (kratko MIAZ T/M = IIAS T/M) je leta 2007 in 2008 potekalo uspešno in v okviru nalog opredeljenih v določilih statuta MIAZ T/ M. V tem času je tekoče zasedal tudi Izvršni komite (Executiv coun- cil ) v sestavi dr. Grazia Tatò, dr. Duša Krnel Umek, Antonio Mon- teduro in dr. Peter Pavel Klasinc. Delovali smo po statutu ter po uveljavljeni praksi tako, da smo si nekatera dela razdelili, ker smo vsi angažirani v okviru svojih rednih ali izrednih opravil. Naše tekoče delo je potekalo v glavnem v zvezi s; - pripravo, organizacijo in izvedbo vsakoletne konference redno imenovanih članov MIAZ T/M, - razpisi, dopisovanjem, izborom predavateljev in pripravo, orga- nizacijo ter izvedbo, Mednarodnih arhivskih dni (od leta 2008 bodo trajali dva oz. tri dni), - programom, pridobivanjem profesorjev predavateljev, pripravo, organizacijo in izvedbo Arhivske šole MIAZ T/M (IIAS SCHOOL), ki bo letos trajala teden dni, - reševanjem mednarodne korespondence in sprejemom knjig za specialno knjižnico. Vseh teh aktivnosti, ki jih je v preteklem obdobju opravljal The Activities of the IIAS in 2007 and 2008 33 Mednarodni inštitut arhivskih znanosti Trst - Maribor, pa ne bi mo- gli izvesti če ne bi bili deležni velike podpore predvsem Ministrstva iz Rima (Ministero per i beni culturali e le ativita culturali), od koder je tudi predsednik skupščine redno imenovanih članov MIAZ T/M spoštovani gospod Antonio Dentoni Litta. Posebno pozornost in podporo za svoje delo že vrsto let dobiva naš Inštitut od zaposlenih v Državnem arhivu v Trstu (Archivio di Stato di Trieste) predvsem po naklonjenosti direktorice arhiva dr. Grazie Tato, ki je zraven tega, da je redna članica Inštituta s strani Republike Italije, še članica Izvršnega komiteja (Executiv council) in namestnica direktorja MIAZ T/M, kar vse ji jemlje veliko časa in energije. Pri delu Inštituta smo deležni naklonjenosti Centralne evrop- ske iniciative - kratko CEI (Central European Initiative - Eksecutive Secretariat), ki ima sedež v Trstu. Spoštovani kolega Antonio Mon- teduro, ki je tudi član Izvršnega komiteja (Executiv council) našega inštituta je tista oseba, ki predstavlja vez med našim inštitutom in CEI. Delna zahvala gre tudi Centru za interdisciplinarne in multidi- sciplinarne raziskave in študije Univerze v Mariboru (CIMRŠ/UM) in Agenciji za raziskovalno dejavnost R. Slovenije iz Ljubljane ter njenemu direktorju prof. dr. Franciju Demšarju. V poročilu o dejavnosti Inštituta moram iz vidika financiranja, ki ga je v glavnem prevzela R. Italija, opozoriti na tista zbrana sred- stva, ki nam jih zagotavljajo iz leta v leto različni sponzorji, brez ka- terih ne bi mogli izvesti razširjenega programa dela našega Inštituta. Z veseljem lahko ugotovim, da je nadaljevanje jesenske arhi- vske šole bila zagotovljena s strani Ministrstva iz Rima, ker je to sma- tralo, glede na ugotovitve iz prejšnjih let, da je takšna šola v tem prostoru pomembna. Zraven udeležencev iz leta 2007 se bodo šole udeležili še nekateri drugi mladi arhivisti. Na Mednarodnih arhivskih dnevih 2008 bomo obravnavali dve temi: Vrednotenje arhivskega gradiva in Varnost v arhivih. Pri definicijah o vrednotenju v arhivih smo pri prevajanju v različne jezike naleteli na nekatera različna stališča. Nekateri smo bili prepričani, da bomo obravnavali vrednotenje kot celosten proces vre- dnotenja, ki obsega elemente vrednotenja ustvarjalcev arhivskega gradiva, elemente postopkov vrednotenja gradiva (v arhivih ali pri ustvarjalcih) do procesov škartiranja (odstranjevanja) gradiva (v arhi- vih in pri ustvarjalcih). Nekateri kolegi so vrednotenje razumeli samo kot vprašanje odbiranje - določanja tistega gradiva, ki je pomembno za zgodovino. Nekateri kolegi so vrednotenje razumeli kot postopke škartiranja - odstranjevanje gradiva. Vsekakor bomo priče zanimive diskusije in razlagam strokovnih pristopov k vrednotenju v arhivski teoriji in praksi v različnih državah iz vseh delov sveta. Druga tema, ki se nanaša na vprašanje varnosti, zanima velik 34 Peter Pavel KLASINC del arhivske strokovne javnosti in to zaradi želje po spoznanju praktičnih izkušenj in pristopov ob izvajanju varnosti (v celoti) pri strokovnem delu v arhivih, kjer je poudarek na varnosti v arhivih zaposlenih in pri uporabljanju gradiva v arhivskih čitalnicah. Vsekakor sem prepričan, da bodo predavatelji, ki jih je izbral Izvršni komite (Executiv council) na osnovi njihovih povzetkov po- nudili veliko novega znanja. Žal smo morali tudi letos veliko število kandidatov odkloniti, kljub temu, da letos pričenjamo s prakso, da bo Mednarodni arhivski dan trajal en dan in pol, kar je po mojem napredek v razvoju delovanja našega Inštituta. Kažejo se nekatere zahteve arhivske javnosti po razširjenju pro- grama delovanja našega Inštituta na področja klasičnega in digitalne- ga arhiviranja, a ne na škodo tistih aktivnosti, ki smo jih pred več kot tridesetimi leti pričeli nekateri arhivisti v prostoru srednje in južne Evrope, in se nanašajo na strokovna in tehnična vprašanja v arhivih. Prav je, da se letos spomnimo in primerno obeležimo tride- setletnico Posvetovanj o strokovnih in tehničnih vprašanjih v arhi- vih, ki so se pričela daljnega leta 1979 v Mariboru in se kasneje na- daljevala v Radencih, nato so bila del Univerze v Mariboru in se ne nazadnje (z drugačnim imenom) nadaljujejo tukaj v Trstu. Množičnost tega procesa je težko na kratko prikazati, vendar je potrebno opozoriti vsaj na publikacije, ki so izšle kot rezultat posve- tovanj: Arhivi - Sodobni arhivi od št. 1 - 25 (1979 do 2003 - ko so prenehali izhajati), Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronske- ga arhiviranja od št 1 - 8 * (2001 do 2008* še izhaja) publikacijo izdaja kot nadaljevane posvetovanj v Radencih v Pokrajinskem arhivu v Mariboru, Atlanti od št. 1 do 18* (1991/dve številki/ do 2008* še izhajajo), bodo drugo leto dočakali svojo dvajseto številko. Vse zgoraj naštete publikacije moramo obravnavati kot rezul- tat objav različnih strokovnih prispevkov mnogih arhivistov, ki so v vseh teh tridesetih letih aktivno sodelovali na posameznih konferen- cah in so svoje prispevke objavljali, razen v zgoraj naštetih, tudi v mnogih tujih publikacijah, ter tako prispevali k visokem ugledu našega Inštituta. Posebno pomembno vlogo pri tem so imeli arhivisti iz Italije. Vsem arhivskim kolegicam in kolegom se lepo zahvaljujem. Dovolite mi, da se ob koncu spomnim vsaj z kratko mislijo na našega pred kratkim preminulega rednega člana Kena Halla iz Velike Brita- nije, ki mu gre vsaj v osemdesetih letih prejšnjega stoletja zahvala, da je skrbel za kvalitetne prevode referatov v publikaciji Atlantov, zra- ven pa leta in leta skrbel za prenos arhivskega znanja iz Velike Brita- nije v naš prostor in med nas arhiviste. Hvala lepa Ken! The Activities of the IIAS in 2007 and 2008 35 Vse do sedaj narejeno nas zavezuje, da aktivno nadaljujemo z našimi prizadevanji po kvalitetnejši in boljši arhivski teoriji in praksi v profesionalnih arhivih kakor tudi v arhivskih službah pri ustvarjal- cih, ne oziraje se na to, kje ti delujejo.