Knjigovodska evidenca pri hišnih svetih
Marsikateri HS ae je odločil, da v svojem bodočem poslovanju preide na samostojnl obračun z lastnim žlro računom prl SDK, na katerega Stanovanjaka akupnoat oziroma »Stanlnvest« preodkazuje del sredstev od atanarin za njihove potrebe. Nekateri Mšni sveti, preko n/lh pa tudi stanovalcije razpola-gajo in gospodarljo s temi aredatvl, ao tako uporab-nlkl družbenih sredstev v pravem smislu, zaradi če-sar ao dolžni voditi knjlgovodstvo oziroma knjigovod-ako evidanco po zakonu o knjigovodstvu in po uredbi o kontnem planu in bilancah.
Neenotno vodenje knjigo-vodske evidence ali po-manjkljivo vodenje le-te na eni, ter pomanjkanje strokov-nega kadra na drugi strani, je pripeljalo do tega, da knjigo-vodske evidence HS ne dajejo povsod pravilne slike, in ne vseh potrebnih podatkov, v nekaterih slučajih pa gre*celo za kršenje obstoječih predpi-sov ižt že omenjenih raziogov.
Z namenom, da bi se knji-govodska evidenca HS spra-vila v potrebne okvire, nudila pravilne in potrebne podatke in bila vodena v skladu s predpisi, bomo v nadaljnjem
skušali dati na kratko nekaj napotkov, ki naj bi po-manjkljivosti ali nepravilno-sti odpravili.
Z ozirom na to, da pri knji-govodstvu HS ne gre za neki večji obseg evidence, je treba le-to prilagoditi potrebam HS in odpreti le tiste knjigovod-ske kartice, z uporabo kont-nega plana, ki pridejo za njih v poštev. Razlaga je namenje-na predvsem tistim, ki so se lotili blagajniškega ali knjigo-vodskega posla, ne razpolaga-jo pa z dovolj znanja oziroma prakse v finančnih poslih.
Začetno stanje - po ugoto-
vitvi začetnega finančnega stanja HS, ki se izvrši s popi-som (inventuro) vseh vredno-sti (vsa sredstva in njihovi vi-ri) in predstavlja začetno sta-nje oziroma »otvoritveno bi-lanco«, se na odgovarjajoče račune (kartice) prenesejo ta stanja (blagajna, banke, terja-tve, obveznosti itd.), na kar se mesečno na knjigovodskih karticah vknjižijo vse spre-membe, s tem, da se knjigo-vodska evidenca vodi po ko-pirnem sistemu preko dnev-nika.
Knjiga   došlih  računov  -
vsak račun je treba najprej oštevilčiti in vpisati y knjigo računov, ki ima že običajne kolone: tek. številka, datum prejema, naziv gospodarske ali druge organizacije in zne-sek računa. Navadno sta še dve koloni, in sicer datum plačila in opomba. Kolona »datum plačila« služi blagaj-niku ali likvidatorju računov za sprotno vpisovanje datu-ma, ko je bil račun plačan, lahko pa temu služi tudi zad-nja kolona »opomba«. Tako
ima blagajnik ali likvidator ta-kojšen pregled, kateri računi so že plačani, ne oziraje se na knjiženja ali ažurnost knjigo-vodstva. Ni menda treba po-sebej govoriti o tem, da mora biti vsak račun pred plačilom pregledan, tako vsebinsko kot tudi računsko, kar stori za to določena oseba (predse-dnik, likvidator itd.), ter preiz-kus računa potrdi s podpisom ali parafo na računu. Vse doš-le račune knjiži knjigovod-stvo HS. Ob koncu meseca je treba knjigo računov zaključi-ti, na naslednji strani pa se vpisujejo računi za sledeči mesec.
Blagajniško poslovanje -
pri blagajniškem poslovanju velja seveda pravilo, da se vsa vplačila vknjižijo kot preje-mek, vsa izplačila pa kot izda-tek. Pri vplačilih gre za zbrani denar za potrošnjo vode, za stroške ogrevanja stanovanj-skih prostorov in za zbrane obratovalne stroške od stano-valcev, poleg drugih manjših vplačil s strani stanovalcev i. sl. Kot prejemek v blagajno se
knjiži tudi vsak dvig gotovine iz banke za kritje manjših stroškov. Izplačila se nanaša-jo na poravnavo računov za že zgoraj obravnavane stroške za porabo vode, ogrevanje stano-vanj, ter ostale manjše izdat-ke, ki jih ne izvršuje banka kot npr. čistilni in pisarniški material, ostali drobni po-trošni material, manjša po-pravila v hiši, čiščenje sne-ga... Za te manjše izdatke blagajnik zadrži ali dvigne po-treben znesek iz bančnega ra-čuna, ki pa ne presega zneska določenega s strani HS kot »blagajniški maksimum«. < Kot izplačilo knjiži blagajnik tudi denar, zbran za obrato-valne stroške, ki ga odvede na žiro račun pri banki (SDK). Ta znesek seveda ne predstavlja strošek, temveč le polog goto-vine na žiro račun pri banki.
Blagajna mora evidentirati vse prejemke in izdatke, vsak prejemek ali izdatek pa mora imeti odgovarjajočo temelj-nico.
Stroški za vodarino, ogreva-nje i. sl., se po prejemu raču-
nov razdelijo po dogovorje-nem ključu (po osebi, na sta-novanjsko površino itd.) na stanovalce oziroma na nosilce stanovanjske pravice in se ra-čun nato likvidira preko ban-ke ali na blagajni same gospo-darske organizacije. Tudi za manjše izdatke, ki gredo iz blagajniškega maksimuma, je treba blagajniški temeljnici priložiti ustrezna potrdila, ra-čune, (paragon bloki), odrez-ke pošt. nakaznic itd.
Knjigo blagajne je treba vo-diti tekoče, zlasti če gre za večji promet (prejemki in iz-datki) tako, da se lahko vsak čas ugotovi dejansko stanje. Potrdila za blagajniške pre-jemke in izdatke je treba dela-ti v dveh izvodih, od katerega prvi (original) prejme plačnik ali prejemnik denarja, drugi izvod ostane v blagajniškem bloku. Vsa potrdila morajo bi-ti tudi oštevilčena in datirana. Blagajniški dnevnik je treba kopirati, prvi izvod gre s te-meljnicami v knjigovodstvo HS za knjiženje. Knjiga bla-gajne se mesečno zaključi, morebitni saldo pa prenese na sledeči mesec.
Za boljše in pravilnejše po-slovanje HS razpolaga z ročno
železno blagajno z dvema ključema, od katere ima en ključ blagajnik, drugega pa hrani predsednik ali druga pooblaščena oseba. Denar je treba hraniti samo v blagajni, zlasti velja to za dneve, ko bla-gajnik sprejema večje vsote denarja od stanovalcev, pa ga istega dne ne more več odve-sti v banko oziroma ne plaču-je večjih računov. Račune mora blagajnik z razpoložljivo gotovino poravnati takoj, rav-no tako je treba odvesti takoj zbran denar, ki ga blagajnik polaga na žiro račun pri SDK.
Poslovanje z banko - na ži-
ro računu, ki ga je HS odprl pri banki (SDK), se stekajo sredstva, ki jih preodkazuje »Staninvest« od dela stanarin narrienjena HS za stroške te-kočega in investicijskega vzdrževanja. Tako odpade večji del finančnega poslova-nja na poslovanje z banko. Za-to morajo HS na podlagi že omenjenih predpisov voditi svoje knjigovodstvo, ki bo da-jalo potrebne podatke o giba-nju in stanju teh sredstev. V knjigovodski evidenci je tre-ba odpreti vse ustrezne evi-denčne račune, prek katerih se bo odvijalo finančno poslo-vanje (blagajna, banka, dolž-
niki, dobavitelji, od »Stanin-vesta« nakazana sredstva, stroški itd). Ko so vsi došli računi vknjiženi v knjigovod-ski evidenci, sledi poravnava teh računov po banki, na pod-lagi predloženih plačilnih na-logov. Po izvršitvi plačilnih nalogov pošlje banka HS izpi-ske in priloži dokumentacijo o izvršenih nakazilih, na pod-lagi tega pa tudi HS izvrši v svoji knjigovodski evidenci ustrezne knjižbe, s katerimi obremeni dobavitelje in tako izravna take račune na karti-cah. Po izvršenih knjiženjih je treba občasno primerjati sta-nje sredstev pri banki (izpi-sek), s stanjem sredstev po knjigovodski evidenci HS, vsekakor pa je to treba storiti ob koncu meseca. Morebitne razlike je treba takoj razčistiti in spraviti stanje v sklad.
Tehniko knjiženja ne bomo posebej obravnavali, ker me-nimo, da ima vsakdo, ki prev-zame knjigovodsko evidenco HS, potrebno znanje o knjigo-vodstvu- in da to delo tudi ob-vlada, kar predvidevajo tudi predpisi.
Dnevnike in knjigovodske kartice je treba ob koncu leta zaključiti in shraniti v arhiv z ostalimi listinami.
Katera plačila gredo v bre-me obratovalnih stroškov, stroškov tekočega ali investi-cijskega vzdrževanja, je dolo-čeno s posebnim odlokom.
HS si s knjigovodsko evi-denco, ki jo po predpisih mo-rajo uvesti, zagotavljajo seve-da še podatke, ki so HS po-trebni za lastno uporabo, isto-časno pa še za poročila pri-stojnim organom, zlasti pri-stojni SDK, kateri so dolžni predlagati polletna stanja (do 31. julija) in pa zaključni ra-čun (do 28. februarja v letu). Iz knjigovodske evidence imajo HS pregled o gibanju in sta-nju sredstev, gibanju stro-škov za razna obdobja in celo leto, itd. Lahko se pa v taki evidenci zagotovijo še drugi podatki npr. znesek enome-sečnih stanarin, iz katerih izhaja del sredstev za potrebe HS. To omogoča istočasno tu-di kontrolo za nakazana sred-stva. Taka knjiženja so torej evidenčna.
Treba je omeniti še to, da sme biti vsako knjiženje opravljeno le na podlagi pra-vilnih in verodostojnih listin, kot tudi to, da knjigovodja po obstcnečih predpisih ne more odpravititudi poslov, ki se na-našajo na manipulacijo z ma-
terialnimi in denarninu Sred-stvi.
Za ureditev arhiva HS je po-trebna omara s ključem, ki naj bi našla mesto v nekem skupnem prostoru hiše (pro-stor za sestanke i. sl.), saj je že po omenjenih predpisih treba vso dokumentacijo hraniti za dobo dveh, petih ali desetih let, odvisno od tega, kakšne so listine. Zaključne račune in letne obračune osebnih do-hodkov se hrani trajno.
To je nekaj smernic za vo-denje knjigovodske evidence HS, ki se po potrebi lahko raz-širi, zlasti kjer gre za samo-stojno hišno upravo večjega obsega (stanovanjski bloki, naselja). V takin primerih, ko gre za večje vrednosti (osnov-na sredstva, inventar), se take vrednosti vpišejo v posebne knjige, v knjigovodski evi-denci pa odprejo ustrezne evi-dence teh sredstev.
Na koncu ne bo odveč, da še enkrat poudarimo, da so HS s samostojnim računom pri SDK, kot uporabniki družbenih sredstev, dolžni upoštevati predpise, v tem slučaju - zakon o knjigovod-stvu in uredbo o kontnem pla-nu in bilancah.
z.  p.