43 Letnik 45 (2022), št. 1 Ključne besede: Ljudska republika Slovenija, Krajevni ljudski odbor Ivanjkovci, Mestni ljudski odbor Ptuj, urejanje, popisovanje, uprava po letu 1945, Zgodovinski arhiv na Ptuju. Key-words: People’s Republic of Slovenia, Ivanjkovci Local People’s Committee, Ptuj Town People’s Committee, arrangement, description, administration after 1945, Historical Archives in Ptuj. 1.04 Strokovni članek UDK 930.25:352(497.4Ptuj)"1946/1952" Prejeto: 12. 1. 2022 Popisovanje in urejanje arhivskega gradiva krajevnih in mestnih ljudskih odborov na primeru Krajevnega ljudskega odbora Ivanjkovci in Mestnega ljudskega odbora Ptuj ALEŠ JAMBREK profesor zgodovine in sociologije, arhivist Zgodovinski arhiv na Ptuju, Vičava 5, SI–2250 Ptuj e-pošta: ales.jambrek@arhiv-ptuj.si Izvleček Namen prispevka je predstaviti arhivsko gradivo krajevnih in mestnih ljud- skih odborov kot zanimiv primer upravnih fondov na upravno-politični lo- kalni ravni po drugi svetovni vojni na območju nekdanje Ljudske republike Slovenije. Cilj je prav tako predstaviti možen način ureditve in popisa fondov omenjenih ustvarjalcev na primeru Krajevnega ljudskega odbora Ivanjkovci in Mestnega ljudskega odbora Ptuj. Abstract DESCRIPTION AND ARRANGEMENT OF ARCHIVES OF LOCAL AND TOWN PEOPLE’S COMMITTEES IN THE CASE OF THE IVANJKOVCI LOCAL PEOPLE’S COMMITTEE AND THE PTUJ TOWN PEOPLE’S COMMITTEE The purpose of this article is to present the archives of local and town peo- ple’s committees as an interesting example of administrative fonds on an administrative-political local level after the Second World War in the former People’s Republic of Slovenia. The aim is also to present a possible way of arranging and describing the fonds of the aforementioned creators in the case of the Ivanjkovci Local People’s Committee and the Ptuj Town People’s Committee. 44 Aleš Jambrek: Popisovanje in urejanje arhivskega gradiva krajevnih in mestnih ljudskih odborov na primeru ..., str. 43–67 Uprava || Administration Uvod Najštevilnejši fondi javne uprave v javnih arhivih, ki datirajo po koncu druge svetovne vojne, so zagotovo krajevni in mestni ljudski odbori. Zaradi la- stne svojevrstnosti, zgodovinske oddaljenosti ter vsebinske raznovrstnosti za javnost in raziskovalce predstavljajo zanimivo in uporabno gradivo, ki ga hra- nijo arhivi. Ker so v preteklosti obstajali drugačni normativi in merila oziro- ma zahteve glede popisovanja arhivskega gradiva, tovrstno gradivo ni splošno gledano podrobneje popisano. V digitalni dobi, ko prihaja do sprememb tako v arhivistiki kot v potrebah zainteresirane javnosti, so se standardi začeli spremi- njati. V tem segmentu si je potrebno zastaviti vprašanje, kako se bodo ti fondi v prihodnje popisovali, ali je dovolj, da se popisujejo po večjih logičnih sklopih, ki predstavljajo področja poslovanja nekdanjega organa ali jih bomo popisovali podrobno na ravni zadeve oziroma dokumenta ter tako omogočili, da se čim bolj izkoristi potencial gradiva kot takšnega. Prispevek je sestavljen iz teoretičnega dela, ki se deli na dva dela: Prvi del prikaže zgodovinski razvoj krajevnih in mestnih ljudskih odborov, organizacijo organa, naloge in administrativno poslovanje. V drugem delu je predstavljena kratka analiza arhivskih popisov krajevnih in mestnih ljudskih odborov po arhi- vih (opravljena s pomočjo podatkovne zbirke slovenske javne arhivske službe) in stanje obravnavanih fondov (pregled materialnega stanja, prevzemi in arhi- vski popisi) v Zgodovinskem arhivu na Ptuju. V praktičnem delu je bil pojasnjen možen pristop ureditve in popisa dveh fondov: Mestnega ljudskega odbora Ptuj, kot največjega mestnega ljudskega odbora, ki ga hrani Zgodovinski arhiv na Ptu- ju, in Krajevnega ljudskega odbora Ivanjkovci, kot predstavnika krajevnih ljud- skih odborov. Članek se zaključi s kratkimi ugotovitvami, medtem ko se slednje dopolnijo oziroma povzamejo v zaključku. Ustanovitev najmanjših upravno-teritorialnih enot Janez Kopač v svojem delu Lokalna oblast na Slovenskem v letih 1945–1955 navaja, da je bilo ozemlje današnje Republike Slovenije po drugi svetovni vojni upravno teritorialno razdeljeno na kraje, okraje in okrožja. Prve temeljne uprav- ne enote so bili ljudski odbori Osvobodilne fronte. Ti so prevzeli upravno oblast in pripravili vse potrebno za prve povojne volitve, ki so potekale avgusta 1945.1 Iz dokumentov je razvidno, da so izvolili predstavnike v krajevne naro- dnoosvobodilne odbore (dalje NOO), ki so jim ljudski odbori Osvobodilne fronte predali upravno oblast. Krajevni NOO niso ustrezali mejam krajevnih odborov Osvobodilne fronte (dalje OF), a so predstavljali najnižjo obče upravno oblast na Slovenskem.2 Prvo upravno razdelitev po končani vojni je uzakonil Zakon o upravni raz- delitvi Ljudske republike Slovenije 8. septembra 1945,3 s katerim je bila Ljudska republika Slovenija razdeljena na pet okrožij, medtem ko so ta bila razdeljena na okraje in okraji na NOO. Na temelju Zakona o nazivu Ljudske republike Slovenije ter organov dr- žavne uprave in državne oblasti v Ljudski republiki Sloveniji4 (dalje LRS) na za- 1 Kopač: Lokalna oblast na Slovenskem v letih 1945–1955, str. 163. 2 SI_ZAP/0347, Krajevni ljudski odbor Ivanjkovci; SI_ZAP/0347/001/001/00009, Organizacija in prevzem oblasti po narodnoosvobodilnih odborih, št. zadeve 25/45, t. e. 1. 3 Kopač: Lokalna oblast na Slovenskem v letih 1945–1955, str. 63; Šenk: Upravni organi na lokal- nem nivoju 1945–1995, str. 125; Zakon o upravni razdelitvi federalne Slovenije. V: Uradni list SNOS in NVS, št. 33/1945. 4 Zakon o nazivu Ljudske republike Slovenije ter organov državne uprave in državne oblasti v Ljudski republiki Sloveniji. V: Uradni list LRS, št. 15/1946. 45 Letnik 45 (2022), št. 1 četku leta 1946 so se NOO preimenovali v krajevne ljudske odbore (dalje KLO) in mestne ljudske odbore (dalje MLO). Organizacija poslovanja KLO in MLO Območje KLO je lahko obsegalo večjo vas ali več vasi skupaj. MLO so vodili izvršilni odbori, ki so bili izvršilni in upravni organ. V KLO sta izvršilni odbor predstavljala predsednik in tajnik. Mestni, okrajni in okrožni ljudski odbori (da- lje LO) so bili razdeljeni na oddelke oziroma odseke po posameznih panogah oziroma področjih. Poleg oddelkov in odsekov so ustanavljali še zaupništva, svete in komisije, s katerimi so razreševali upravno-administrativne posle. Za vodenje gospodarskih podjetij so v MLO v letu 1947 začeli ustanavljati direkcije, a so jih kmalu opustili, saj so jih že leta 1948 zamenjale uprave.5 KLO so se organizacijsko preoblikovali še sedemkrat, in sicer 2. aprila in 14. septembra 1946,6 23. februarja 19487 ter 1. marca, 25. oktobra in 8. novem- bra 1949.8 Zadnja sprememba je bila izvedena 21. junija 1950,9 medtem ko je naslednja reorganizacija na področju upravne razdelitve v letu 195210 že zaje- mala institucijo občine, ki je spremenila sistem pojmovanja in delovanja najniž- jih teritorialnih upravnih enot. Kot je povzela že Tatjana Šenk v članku z naslovom: Upravni organi na lokalnem nivoju 1945–1995, je evidenten številčni upad KLO od vzpostavitve v letu 1945 do ukinitve z letom 1952. Če je bilo v letu 1945 vzpostavljenih 1.544 teritorialnih enot na območju LRS, jih je bilo leta 1950 le še 1.134, medtem ko je bilo ob zaključku delovanja KLO in vzpostavitvi novega teritorialno upravnega sistema, ki je temeljil na občinah, operativnih zgolj 371 občinskih upravno-teri- torialnih enot.11 Naloge KLO in MLO Člani KLO so bili voljeni na dve leti, medtem ko so bili MLO na tri leta. Vsak KLO je sprejemal in izvajal krajevni gospodarski načrt in proračun, obravnaval načrte gospodarskih institucij na svojem območju in podajal mnenje, zbiral sta- tistične podatke, vodil evidenco o zadrugah in zasebnih gospodarskih podjetjih v kraju, vodil dajatve, najemal kredite, razporejal in organiziral delovno silo za javna dela ter se loteval različnih nalog na področju izobrazbe, socialnega var- stva in zdravstva.12 Na temelju Začasnih navodil o organizaciji izvršilnih odborov krajevnih ljudskih odborov in mestnih ljudskih odborov, ki spadajo k okraju, in njihovega 5 Šenk: Upravni organi na lokalnem nivoju 1945–1995, str. 121–123. 6 Zakon o upravni razdelitvi LRS z dne 2. april 1946. V: Uradni list LRS, št. 26/1946; Zakon o spremembah in dopolnitvah zakona o upravni razdelitvi Ljudske republike Slovenije z dne 2. 4. 1946. V: Uradni list LRS, št. 62/1946; Šenk: Upravni organi na lokalnem nivoju 1945–1995, str. 125. 7 Zakon o upravni razdelitvi Ljudske republike Slovenije. V: Uradni list LRS, št. 9/1948; Šenk: Upravni organi na lokalnem nivoju 1945–1995, str. 125. 8 Zakon o spremembah in dopolnitvah zakona o upravni razdelitvi LRS. V: Uradni list LRS, št. 8/1949; Zakon o spremembah in dopolnitvah zakona o upravni razdelitvi LRS. V: Uradni list LRS, št. 33/1949; Zakon o spremembah in dopolnitvah zakona o upravni razdelitvi LRS. V: Uradni list LRS, št. 35/1949; Šenk: Upravni organi na lokalnem nivoju 1945–1995, str. 125. 9 Zakon o spremembah in dopolnitvah zakona o upravni razdelitvi LRS. V: Uradni list LRS, št. 20/1950; Šenk: Upravni organi na lokalnem nivoju 1945–1995, str. 125. 10 Zakon o razdelitvi LRS na mesta, okraje in občine. V: Uradni list LRS, št. 11/1952; Šenk: Uprav- ni organi na lokalnem nivoju 1945–1995, str. 125. 11 Šenk: Upravni organi na lokalnem nivoju 1945–1995, str. 125. 12 Ustava Ljudske republike Slovenije. V: Uradni list LRS, št. 4A/1947; Vodušek-Starič: Začetki samoupravljanja v Sloveniji 1949–1953, str. 39. 46 Aleš Jambrek: Popisovanje in urejanje arhivskega gradiva krajevnih in mestnih ljudskih odborov na primeru ..., str. 43–67 Uprava || Administration upravnega aparata na področju Mariborske oblasti13 iz leta 1949 je razvidno, kako so oblikovali KLO. Pri določanju obsega in organizacije ljudskega odbora (dalje: LO) so upoštevali naslednja merila: obsežnost območja in število naselij, ki jih zajema LO; število prebivalstva in njegova socialna sestava; gospodarska struktura in razvitost kraja oziroma mesta; število, obseg in razvojne možnosti kmetijskih obdelovalnih zadrug na področju LO ter odstotek vključene zemlje in gospodarstev; število, velikost in značaj zveznih in republiških podjetij ter ustanov v kraju oziroma mestu; število, velikost in značaj lokalnih proizvodnih, trgovskih, služnostnih, komunalnih in drugih podjetij in naprav ter kulturno prosvetnih, zdravstvenih in socialnih ustanov; blagovni promet v kraju oziro- ma mestu in prometne zveze. Glede na velikost in gospodarsko razvitost ter obseg nalog, ki so jih opravljali KLO, so se določili trije glavni tipi: 1. tip KLO manjšega, gospodarsko nerazvitega kraja s približno do 600 prebivalcev (prvi tip), 2. tip KLO večjega, gospodarsko bolj razvitega kraja s približno od 600 do 1.500 prebivalcev (drugi tip), 3. tip KLO velikega, gospodarsko razvitega kraja (večje skupine vasi, trga) z več kot 1.500 prebivalci. Pri KLO istega tipa je lahko bila zaradi različne ekonomsko socialne strukture različna tudi konkretna or- ganizacija. Zato so pri vsakem tipu KLO razlikovali kmetijske, kmetijsko-indu- strijske in izrazito industrijske kraje. Za razporeditev KLO v posamezne tipe so bili osnovnega pomena gospodarska razvitost in ekonomsko socialna struktura posameznih krajev ter število prebivalcev. Upravno-administrativno poslovanje KLO in MLO Izvršilni odbori (dalje IO) so bili upravni kolektivni organi krajevnih (me- stnih) LO, ki jih je sestavljalo od pet do trinajst članov, odvisno od tipa KLO. IO so sestavljali predsednik, tajnik in določeno število članov izmed voljenih odbor- nikov. Ostali voljeni odborniki, ki niso bili imenovani za člane IO, so pomagali pri uresničevanju nalog KLO v obliki sodelovanja v različnih komisijah in svetih. Med člane IO je vodstvo porazdelilo panoge dejavnosti KLO.14 Odločali so o vseh pomembnejših stvareh organa in v vseh pomembnejših zadevah, ki so jim bile dane v pristojnost. Organizacija upravnega aparata se je glede na tip KLO izvedla takole: 1. KLO prvega tipa so imeli zgolj tajništvo, v katerem so se opravljali posli LO. Administrativne posle je opravljal eden, izjemoma dva uslužbenca. Njihovo delo je usmerjal in nadzoroval tajnik. 2. KLO drugega tipa je imel prav tako zgolj tajništvo, a je bilo strokovno in administrativno delo konkretneje porazdeljeno med posamezne uslužbence. Oblikovali so referate, ki so bili vezani neposredno na odgovorne člane IO. To so bili v kmetijskih krajih praviloma posli kmetijstva in državnih nabav ter posli financ, medtem ko so bili v industrijskih krajih lokal- na gospodarstva in finance. Ta tip KLO je imel do štiri zaposlene uslužbence. 3. KLO tretjega tipa so imeli zraven tajništva še zaupništva po panogah, kjer je bil zaposlen najmanj eden zaupnik. Tajništvo je opravljalo posle vseh drugih panog in v ta namen oblikovalo različne referate. Ta tip KLO je imel lahko do osem zaposlenih. MLO so imeli tajništvo, mestno plansko komisijo ali planski odsek in več zaupništev.15 Zaupništva so se lahko delila na odseke in nižje organiza- 13 SI_ZAP/0012, Mestni ljudski odbor Ptuj, SI_ZAP/0012/001/011/001/00007, Okrajni ljudski odbor Ptuj, Izvršilni odbor, Tajništvo - Poimenski seznam novo izvoljenega odbora, organiza- cija (dopisi, navodila in obvestili), zadeva št. 21/50, t. e. 16. 14 1. Plan (vodi predsednik), 2. Obče upravni posli in vojaške zadeve (vodi tajnik), 3. Kmetijstvo in gozdarstvo, 4. Državna nabava, 5. Trgovina in preskrba, 6. Lokalna proizvodnja in obrt, 7. Komunalne zadeve, 8. Stanovanjsko vodstvo, 9. Gostinstvo in turizem, 10. Lokalni promet, 11. Finance, 12. Delo, 13. Prosveta in kultura, 14. Ljudsko zdravstvo in 15. Socialno skrbstvo. Pri manjših KLO so lahko omenjene panoge vodili posamezniki, medtem ko so jih pri večjih komisije. Člani so za opravljeno delo dobili odborniško plačo, redno ali izredno nagrado. 15 V letu 1945–1946 so to bili odseki, oddelki ipd. 47 Letnik 45 (2022), št. 1 cijske enote (grupe in referate). Posle, za katere niso bila pristojna zaupništva, je opravljalo taj- ništvo, ki je v ta namen lahko oblikovalo različne referate. Število uslužbencev, ki je vodilo MLO, je bilo razpeto med osem do 25. Z IO so sodelovali sveti in komisije.16 Ti so predstavljali pomožne strokovno posvetne organe, ki so jih sestavljali predstavniki državnih organov, podjetij in drugi državljani v kraju oziroma mestu. Člane svetov in komisij je imenoval IO na temelju predloga pri- stojnega člana IO.17 MLO so bili ukinjeni leta 1952, z izjemo MLO Ljubljana, Maribor in Celje.18 KLO Ivanjkovci in MLO Ptuj sta spadala pod Mariborsko okrožje in Okrajni ljudski odbor Ptuj (dalje OLO Ptuj), v katerega je bilo umešče- nih 111 krajev oziroma KLO.19 Sčasoma so se posamezni manjši KLO za- radi vse večje centralizacije opuščali ter se pri- ključili večjim KLO ali MLO. Tako sta se priključi- la KLO Budina-Brstje in KLO Krčevina pri Ptuju MLO Ptuj v letih 1946–1947.20 Pisarniško poslovanje in arhiv V navodilih za administracijo in notra- nje poslovanje KLO iz leta 1946 je zavedeno, da mora biti administrativno delo organov uprave učinkovito, hitro in poceni ter opravljeno s čim manj delovne sile in časa. V okvir administrativ- 16 Na primer svet za komunalne zadeve, socialno zdra- vstveni svet, svet matere in otroka, svet za delovno silo, davčna komisija, setvena komisija, planska komisija itd. 17 SI_ZAP/0012, Mestni ljudski odbor Ptuj, SI_ZAP/0012/ 001/011/001/00007, Okrajni ljudski odbor Ptuj, Izvr- šilni odbor, Tajništvo - Poimenski seznam novo izvolje- nega odbora, organizacija (dopisi, navodila in obvestili), zadeva št. 21/50, t. e. 16. 18 Zakon o razdelitvi LRS na mesta, okraje in občine. V: Uradni list LRS, št. 11/1952; Šenk: Upravni organi na lo- kalnem nivoju 1945–1995, str. 121. 19 Kopač: Lokalna oblast na Slovenskem v letih 1945–1955, str. 64. 20 SI_ZAP/0012, Mestni ljudski odbor Ptuj, SI_ZAP/0012/ 001/003/005_00009, Krajevni ljudski odbor Krčevina - Priključitev k Ptuju (dopis), št. dokumenta 440/1-46, t. e. 2; SI_ZAP/0012/001/003/003_00004, Okrajni na- rodni odbor Ptuj, Izgradnja narodne oblasti - Združitev ljudskih odborov (dopis), št. zadeve 209/1–46, t. e. 2; SI_ZAP/0012/001/005/005/00076, Okrajni ljudski od- bor Ptuj, Izvršilni odbor, Tajništvo - Sprememba uprav- ne razdelitve, ukinitev Krajevnega ljudskega odbora Krčevina in Pobrežje (obvestilo in dopisa), št. zadeve 498/47, t. e. 5; SI_ZAP/0012/001/017/003/00001, Za- pisnik seje o združitvi Mestnega ljudskega odbora Ptuj, Krajevnega ljudskega odbora Budina - Brstje in Krajev- nega ljudskega odbora Draženci, z dne 12. 10. 1946 (za- pisnik), št. zapisnika 18, t. e. 25. SI_ZAP/0012, Mestni ljudski odbor Ptuj, Oddelek za personalne zadeve za leto 1950, gradivo brez delovodnih številk, Strokovni izpiti raznih strok, 17. november 1950. 48 Aleš Jambrek: Popisovanje in urejanje arhivskega gradiva krajevnih in mestnih ljudskih odborov na primeru ..., str. 43–67 Uprava || Administration nega dela so umeščali rokovanje z vsemi zade- vami, njihovo vpisovanje, reševanje in odpravo, poslovanje z denarjem in drugimi vrednotami, vodenje raznih imenikov, seznamov in zbirk, no- tranjo organizacijo ter delovni red.21 Čeprav so bili nameni dobri in cilji ambici- ozni, se je praksa, kot je razvidno iz ohranjenih dokumentov, precej razlikovala od teorije, pred- stavljene v različnih navodilih o poslovanju LO. Po vojni je primanjkovalo vsega: papirja, pisalnih strojev, prostorov, kjer bi izvajali pisarniško po- slovanje in pohištva; predvsem pa izobraženega kadra, veščega v pisarniškem poslovanju. To je bilo opazno predvsem na podeželju, kjer ljudski odborniki niso bili najbolj podkovani v pisarniškem poslovanju in urejanju arhiva, kar nam dokazujejo številna navodila in pojasnila, ki jih je OLO Ptuj pošiljal na podrejene LO z name- nom dviga kakovosti pisarniškega poslovanja.22 To mu je deloma tudi uspelo, saj pri popisovanju in urejanju arhivskega gradiva zasledimo največ nepravilnosti in težav pri arhiviranih oziroma ohranjenih zadevah za leti 1945–1946, v tem obdobju, a tudi kasneje, v gradivu zasledimo več okrožnic, navodil in predlogov, kako se vodi pi- sarniško poslovanje, oziroma pozivov po izobra- ževanju zaposlenih v pisarniškem poslovanju, s čimer so želeli dvigniti raven discipline in znanja v pisarniškem poslovanju. Eno izmed takšnih ob- vestil so s strani OLO Ptuj prejeli KLO pod nje- govo pristojnostjo v letu 1950, v katerem so bili pozvani, naj izboljšajo poslovanje. Kljub temu je pri težnjah po izboljšanju strokovne usposobljenosti odbornikov prihajalo do odklonov oziroma zlorab.23 21 Navodila za administracijo in notranje poslovanje krajev- nih ljudskih odborov, str. 7. 22 SI_ZAP/0347, Krajevni ljudski odbor Ivanjkovci, SI_ ZAP/0347/007/001_00050, Ureditev arhiva, št. zadeve 278/51, t. e. 5 in SI_ZAP/0347/007/001_00051, Okraj- ni ljudski odbor Ljutomer, Poverjeništvo za finance - Nepravilnosti pri vodenju davčne kartoteke (dopis), št. zadeve 279/51, t. e. 5; SI_ZAP 0012, Mestni ljudski odbor Ptuj, SI_ZAP/0012/001/001/006_00006, Na- vodila za administracijo, št. zadeve 472/45, t. e. 1, SI_ ZAP/0012/001/001/009_00015, Opozorilo na nepra- vilnost v poslovanju KNOO, št. zadeve 1107/1–45, t. e. 1, SI_ZAP/0012/001/003/004/00020, Narodna vlada Slovenije, Ministrstvo za notranje zadeve - Neredno po- slovanje ljudskih odborov (okrožnica in uradni zazna- mek), št. zadeve 361/1–46, t. e. 2. 23 SI_ZAP/0343, Krajevni ljudski odbor Žetale, SI_ ZAP/0343/001/003/001_00041, Okrajni ljudski odbor Ptuj, Izvršilni odbor, Tajništvo - Krajevni ljudski odbor Žetale, Izobraževanje odbornikov (dopis), št. zadeve 88/49, t. e. 2. SI_ZAP/0343, Krajevni ljudski odbor Žetale, Tečaji poročevalcev krajevnih ljudskih odborov, dokument št. 1283/48. SI_ZAP/0343, Krajevni ljudski odbor Žetale, Okrajni ljudski odbor Ptuj, Izvršilni odbor, Tajništvo - Krajevni ljudski odbor Žetale, Izobraževanje odbornikov, dokument št. 88/49. 49 Letnik 45 (2022), št. 1 Poročilo Komisije državne kontrole Ljudske republike Slovenije iz leta 1946 Precej je zgovorno poročilo Komisije državne kontrole Ljudske republike Slovenije, datirano 16. avgusta 1946,24 ki je izvedla celovit pregled nad delova- njem krajevnih ljudskih odborov. V njem ugotavlja, da so slednji zaradi obsega administrativnega poslovanja preobremenjeni, čeprav je v njih zaposlenih več osebja, kot ga je bilo nekoč v občinah Kraljevine Jugoslavije, kar se je še posebej kazalo v večjih in mešanih industrijsko-agrarnih območjih. V poročilu ugota- vljajo, da uslužbenci ne poznajo zakonodaje in predpisov ter ne obvladajo pi- sarniškega poslovanja. Povzemajo, da višji organi oblasti in uprave postavljajo nerealne naloge pred KLO, ob nepoznavanju zmogljivosti, stopnje razvitosti in razmer na terenu za posamezni KLO. Višji organi oblasti in uprave s številnimi okrožnicami, ki se lahko nanašajo na isto zadevo, »zasipajo« podrejene organe, namesto, da bi z eno »bolj dovršeno« okrožnico predali naloge. Komisija pou- darja, da predstavlja veliko težavo tudi nepoznavanje zakonodaje, predpisov in celo ustave s strani zaposlenih na KLO. V tem segmentu se torej lažje razume, kot poroča komisija, zakaj se je osebje slabo oziroma se sploh ni zanimalo za ad- ministracijo in posledično arhiv. Ugotavlja se, da je takšnemu stanju predvsem botrovalo pomanjkanje izobrazbe, medtem ko so navodila in pomoč s strani viš- jih organov, predvsem OLO, povsem izostala. Če pa je pomoč že obstajala, je, kot poroča komisija, povzročila neenotno prakso v posameznih krajih, kjer je bilo reševanje zadev prepuščeno iniciativnosti tajnikov in nameščencev, saj so ti v večini primerov bili prepuščeni sami sebi. Komisija povzema, če k navedenemu prištejemo še pomanjkanje tehničnih sredstev, socialno-ekonomsko strukturo posameznih krajev, velikost kraja in vpliv prejšnjih načinov administracije, lah- ko zaključimo, zakaj je prišlo do neenotne organizacije administrativnega po- slovanja KLO. Komisija je na temelju preučenega razdelila KLO v štiri razrede: a) KLO, pri katerih osnovo administracije tvori sistem stare občinske admi- nistracije, ki je zlasti na Gorenjskem in Štajerskem pomešana z vplivi ad- ministracije iz dobe okupacije, b) KLO, kjer sploh ne moremo govoriti o kakšnem vodenju administracije – brez delovodnikov, z neurejenim arhivom, brez kopij rešenih spisov itd. – takšno stanje najdemo v manjših, revnejših in hribovskih vaseh, c) KLO, kjer so prevzeli vodenje administracije novi ljudje in jo uredili po svojih najboljših zmožnostih ter delo vsaj nekoliko pravilno zastavili, d) KLO, v večjih krajih, mestih, trgih in industrijskih središčih, ki imajo še bolj razčlenjeno administracijo, a tudi povečano birokracijo.25 Komisija poudarja, da vsi KLO niso imeli potrebnih in zakonsko obveznih spisovnih evidenc, zato pri obsežni pošti (približno 150–250 dopisov na me- sec), nesmotrno vodenih postopkih in neurejenih arhivih, ni bilo možno imeti pregleda in nadzora nad reševanjem posameznih zadev. Komisija zaključuje, da sta v tem segmentu še posebej vidni neizobraženost in (ne)usposobljenost ose- bja, ki dela na KLO, medtem ko je nadrejena oblast pri vzgoji in izobraževanju tega kadra nudila zgolj minimalno pomoč.26 Komisija še v nadaljevanju poudarja problem obiskovanja in sodelovanja na sejah KLO. Seje so, kot je razvidno iz poročila, bile neredne in neizčrpne. Čla- ni odbora, razen tajnika in predsednika, se niso zanimali za njim zaupano delo. 24 SI_ZAP/0011, Krajevni ljudski odbor Biš, mapa št. 2, srajčka Razna dokumentacija, dokument: Kontrolna komisija Ljudske republike Slovenije - Pregled krajevnih ljudskih odborov. 25 Prav tam, str. 4. 26 Prav tam, str. 5. 50 Aleš Jambrek: Popisovanje in urejanje arhivskega gradiva krajevnih in mestnih ljudskih odborov na primeru ..., str. 43–67 Uprava || Administration Člani množičnih organizacij, kot so OF, Antifašistična fronta žena, »mladina« in sindikati prav tako niso bili dovolj dejavni in niso nudili pomoči KLO, kar se je kazalo v določeni meri tako, da se niso udeleževali sej.27 Hrambi rešenih zadev (kot je bilo že omenjeno) takratna lokalna oblast ni posvečala veliko pozornosti. Iz navodila Komisije za ureditev arhivov Okrajnega ljudskega odbora Ljutomer ugotovimo, da se navodila o ureditvi arhivov KLO v letu 1951 niso zadovoljivo izpolnjevala, saj ti niso resno pristopili k delu in je nadrejena oblast celo razmišljala, da bo zoper posamezne podrejene organe sprožila določene ukrepe.28 Napotke za celovito in trajno arhiviranje dokumentarnega gradiva KLO so dobili občinski ljudski odbori s strani OLO Ptuj šele v obvestilu 20. junija 1955,29 kjer so podali navodila, kako se mora gradivo pripraviti za trajno hram- bo. V delovodniku so pri opombah za vsako zadevo zapisali »ad a« oziroma aa,30 kar pomeni, da je bila celotna zadeva vložena. Če je bil vložen le del zadeve, ne pa tudi rešitev, so morali vpisati pod opombe še »ad a« in v oklepaju »dopis«. Če je bila vložena le rešitev, so morali vpisati »ad a« in v oklepaju »rešitev«. Tako bi bilo iz delovodnika razvidno, katere zadeve so vložene popolno in ka- tere ne. Vse zadeve so morale biti urejene po delovodnih številkah, če so bile zadeve vpisane v enostavnem delovodniku oziroma po temeljnih in zaporednih številkah, če je KLO vodil kombinirani delovodnik.31 Tako urejeno gradivo so povezali v svežnje in po ureditvi indeksa vpisali v arhivsko knjigo. Gradivo, ki ni bilo vpisano v spisovne evidence oziroma so te evidence bile izgubljene,32 so uredili po organizacijskih enotah, po letih nastanka in po pomembnosti.33 Tako urejeni dokumenti so se prešteli, povezali v svežnje in vpisali v arhivsko knjigo. Dodatno so bili urejeni dokumenti brez delovodne številke ali datuma. Ti so se uredili posebej, saj so se dojemali za posebno skupino.34 Takšni dokumenti so se obravnavali kot neurejene zadeve brez delovodnih številk, kamor so prištevali tudi razne preglede, poročila itd. To gradivo se je torej uredilo v okviru posa- meznega KLO glede na leto rešitve in po vsebinskih skupinah.35 Če iz zadeve ni bilo razvidno leto rešitve, so se dokumenti in tudi ostalo gradivo uredili po letih prejema oziroma po letih nastanka. Po urejanju se je gradivo preštelo, povezalo v posamezne svežnje in vpisalo v arhivsko knjigo. Vse izgubljene knjige oziroma evidence je bilo treba obnoviti. Kot se da razbrati iz ohranjenega arhivskega gradiva ZAP, se je pri ureja- nju gradiva KLO upoštevalo ponovno posredovano in spremenjeno navodilo OLO Ptuj 10. avgusta 1955. V njem se je sporočalo, da ni potrebno preverjati popol- nosti zadev in označevati celovitosti v delovodniku ter da ni potrebno obnavljati spisovnih evidenc. Izkušnje na terenu so namreč pokazale, da so bili delovodniki tako slabo vodeni, da obnovitev kazal ne bi pripomogla k preglednosti zadev.36 27 Prav tam, str. 8. 28 SI_ZAP/0012, Mestni ljudski odbor Ptuj, SI_ZAP/0012/001/003/004/00020, Neredna poslo- vanja ljudskih odborov, št. zadeve 361/46, t. e. 3; SI_ZAP/0347, Krajevni ljudski odbor Ivanj- kovci, SI_ZAP/0347/007/001_00050, Ureditev arhiva, št. zadeve 278/51, t. e. 5. 29 SI_ZAP/0028, Občinski ljudski odbor Markovci, SI_ZAP/0028/001/004/00109, Ureditev ar- hiva krajevnih ljudskih odborov, št. zadeve 159/55, t. e. 5. 30 Ad acta – k spisom. 31 Pri enostavnem delovodniku je bilo potrebno upoštevati tudi vezave in vpise prejšnjih in ka- snejših številk, kajti po sistemu enostavnega delovodnika so se vsi spisi, ki so bili vpisani pod različnimi delovodnimi številkami, a so obravnavali isto zadevo, praviloma shranjevali pri de- lovodni številki poslednjega spisa o isti zadevi. 32 Že leta 1955 so se zavedali, da prevzeto gradivo s strani KLO ni popolno. 33 Strogo zaupno, zaupno, splošno itd. 34 Na primer: Razni dopisi za leto 1946 oziroma dopisi brez datacije ipd. 35 Na primer: Zapisniki sej, davčne prijave, setveni plani itd. 36 SI_ZAP/0028/001/004/00109, Ureditev ar hiva krajevnih ljudskih odborov, št. zadeve 159/4–55. 51 Letnik 45 (2022), št. 1 Žal so to navodilo, kot kažejo izkušnje pri popisovanju tovrstnih fondov, tudi upoštevali in s tem povzročili številne težave arhivskim delavcem, ki so skušali gradivo urediti v skladu s prvotno ureditvijo in glede na določene smer- nice o urejenosti tovrstnih fondov. Analiza arhivskih popisov krajevnih in mestnih LO po arhivih v Republiki Sloveniji Analiza popisov KLO in MLO v podatkovni zbirki slovenske javne arhi- vske službe je pokazala, da javni arhivi v Republiki Sloveniji pretežno popisu- jejo gradivo glede na področje poslovanja oziroma glede na naravo gradiva. Pri tem je največ gradiva popisano na ravneh serija in podserija, nekaj gradiva tudi na ravni združeni dokumenti za spisovno gradivo prejete ter odposlane pošte, zapisnike in evidence. Čeprav je v slovenskih arhivih popisanih že več fondov KLO in MLO, je iz popisov razvidno, da slednji večinoma ne sežejo v najboljšem primeru globlje od združenega dokumenta. Popisne enote na ravni združene- ga dokumenta so ustvarjene na temelju večjih zaokroženih vsebinskih celot, ki vprašljivo odsevajo prvotno ureditev arhivskega spisovnega gradiva na osnovi delovodnih ali temeljnih oznak v okviru posameznega leta. Po svoje velja takšno urejanje in popisovanje razumeti kot posledico slabe ohranjenosti prvotne ure- ditve gradiva glede na predpisano pisarniško poslovanje za LO in sorazmerne tehnične ureditve, ki bi sledila temu načelu. Manko oziroma slabša ohranjenost spisovnih evidenc še dodatno oteži urejanje in popisovanje tovrstnih fondov. Če vzamemo primer Zgodovinskega arhiva na Ptuju (dalje ZAP), je zaradi preure- janja fondov v preteklosti težko do potankosti ugotoviti, kakšna je bila prvotna ureditev gradiva s strani ustvarjalca oziroma če ta še obstaja. Slednjo lahko del- no rekonstruiramo le na temelju navodil OLO o urejenosti arhivov LO, ohranje- nih delovodnikov in drugih evidenc. Kot drug primer lahko poudarimo naravo in vsebino ohranjenega gradiva, saj če vzamemo v obzir ohranjene zadeve pod prejeto in odposlano pošto, jih v večini primerov ne moremo poudariti kot iz- jemno zanimivo in uporabno gradivo za raziskovalce. Kot tretji primer bi lahko poudarili svojevrstnost pisarniškega poslovanja posameznega KLO, saj čeprav so ti večinoma spisovno gradivo tajništva urejali po delovodnih številkah nara- ščajoče v okviru posameznih let, naletimo tudi na posebnosti. Kot primer lahko izpostavimo KLO Lešnica, kjer so gradivo tajništva hranili vsako leto drugače. Za leto 1946 v okviru leta po delovodnih številkah naraščajoče, za leto 1947 po za- upništvih in odsekih nadrejenega oblastnega organa37 po delovodnih številkah naraščajoče in za leto 1948 po mesecih glede na knjižbo dospelega dokumenta po delovodnih številkah naraščajoče. Pri obstoječih arhivskih popisih fondov KLO težko zasledimo izoblikovano strukturo upravnega organa, predvsem pri MLO, kjer je pisarniško poslovanje bilo bolj razvejano, po podrejenih službah ustvarjalca oziroma odsekih, uradih ali zaupništvih. Prav tako gradivo oziroma dokumenti večinoma niso popisani glede na pripadajočo delovodno ali temelj- no številko v okviru pripadajočega leta. Krajevni in mestni ljudski odbori v Zgodovinskem arhivu na Ptuju V ZAP je ohranjenih 96 fondov KLO in dva fonda MLO, kar znaša približno 50 tekočih metrov. Gradivo je prihajalo v arhiv postopoma. Od leta 1957, ko je 37 Gospodarski odsek, odsek za socialno zdravstvo, notranje zadeve, planski urad itd. Okrajnega ljudskega odbora Ptuj. 52 Aleš Jambrek: Popisovanje in urejanje arhivskega gradiva krajevnih in mestnih ljudskih odborov na primeru ..., str. 43–67 Uprava || Administration Občinski ljudski odbor Ptuj izročil prve fonde, do leta 1968, ko je krajevna pisarna Destrnik preda- la še zadnje fonde. Gradivo je bilo medsebojno ločeno po pro- venienci in urejeno v okviru enotnega fonda38 ter ni bilo materialno tehnično opremljeno, kot ga opremljamo danes. Leta 1977 je bilo gradivo vseh KLO v arhivu iz fasciklov preloženo v arhivske mape in leta 1978 je bil narejen okviren arhivski popis. V letih 2009–2010 je bilo gradivo vseh KLO preloženo v nove arhivske škatle, ustvarjeni novi posamični fondi za vsako provenienco po- sebej in revidiran arhivski popis. Gradivo LO na območju ZAP, kolikor ga je v okviru fondov ohra- njeno, je z vidika prvotne ureditve, celovitosti in materialnega stanja slabše ohranjeno. V ZAP bi lahko še posebej poudarili fonde KLO, ki zajema- jo zgolj arhivsko škatlo ohranjenega gradiva. Na temelju primerjave fondov je mogoče ugotoviti, da je v nekaterih fondih ohranjenega več gradi- va. To je nastalo zaradi obsežnejšega poslovanja LO kot posledica večjega območja, ki ga je po- krival posamezni KLO oziroma MLO zaradi do- ločenih geografskih, socialnih, gospodarskih in demografskih okoliščin, oziroma posebnosti ter h kateremu je pripomogla vestna in usposoblje- na administracija posameznega organa. Najpo- membnejši oddelek oziroma odsek posamezne- ga LO je bilo tajništvo, čigar gradivo je v okviru fondov KLO in MLO v ZAP najbolje ohranjeno. Iz gradiva tajništva je možno spremljati, kako je organ deloval ter kakšne zadolžitve je opravljal za nadrejeno oblast in za ljudi, ki so v njegovem okolju živeli. V manjši meri so ohranjene še zau- pne zadeve, ki glede na količino ohranjenega gra- diva in vsebino malce »razočarajo«. Poleg finanč- nih, kmetijskih in socialnih zadev so v številnih fondih KLO in MLO ohranjene še gospodarske zadeve, v katerih najdemo tudi gradbene zadeve. Za uporabnika so fondi KLO in MLO vedno bili zanimivi, čeprav obstajajo popisani zgolj na višjih področnih ravneh. To pomeni, da uporab- nik porabi precej časa pri pregledovanju arhi- vskega gradiva, preden doseže želeni cilj oziro- ma preden »najde« tisto, kar išče. Šele podrobni popisi na ravni zadev oziroma dokumentov bodo dvignili veljavo teh fondov na višjo raven in po- sledično še povečali njihovo uporabnost, kar v ZAP opažamo že nekaj časa. Izmed vseh fondov KLO in MLO v ZAP je bilo do začetka leta 2022 po- drobneje popisanih zgolj osemnajst fondov KLO 38 V okviru enega fonda so bili vsi krajevni ljudski odbori in oba mestna ljudska odbora za območje Ptuja in Or- moža. SI_ZAP/0028, Občinski ljudski odbor Markovci, Okrajni ljudski odbor Ptuj, Tajništvo - Ureditev arhiva krajevnih ljudskih odborov, dokument št. 159/1–55. 53 Letnik 45 (2022), št. 1 in dva fonda MLO. Če gradivo fonda ni podrobno popisano, ne moremo v celoti prepoznati njegove vsebine. Kljub »grobim« oziroma splošnim arhi- vskim popisom po področjih, uradih in službah, je takšno gradivo lahko spregledano tako s strani arhivskih delavcev kot raziskovalcev pri obrav- navi določene problematike. Glede na verjeten in že dokazan obstoj gradiva, ki vsebuje varovane osebne podatke ter zdravstveno dokumentacijo v vseh segmentih upravne administracije KLO oziroma MLO, je tudi vprašljiva uporaba teh fon- dov, če slednji niso ustrezno popisani in zaščiteni pred dostopom.39 Urejanje in popisovanje arhivskega gradiva krajevnih in mestnih ljudskih odborov na primeru KLO Ivanjkovci in MLO Ptuj Pri urejanju in popisovanju MLO in KLO je precej preprek oziroma vprašanj, ki jih je pred- hodno potrebno razrešiti tako na področju popi- sovanja kot na področju tehničnega opremljanja arhivskega gradiva vse do ravni dokumenta. Eno izmed večjih težav predstavlja pri popisovanju tovrstnih fondov v podatkovno zbirko slovenske javne arhivske službe vzpostavitev organizacij- ske strukture institucije pri večjih KLO oziroma MLO. Podrejene organizacijske enote organa, kot so uradi, odseki, oddelki in zaupništva s podre- jenimi komisijami, so se namreč ves čas obsto- ja spreminjale v večjem ali manjšem obsegu.40 Popisovati bomo začeli že urejeno in tehnično opremljeno arhivsko gradivo, s čimer bomo pri- dobili koristne informacije o ohranjenosti gra- diva, količini in o gradivu, ki ga je v sladu s 65. členom ZVDAGA potrebno varovati. Prav tako bo iz urejenosti gradiva razvidno, kako bo popis fonda v podatkovno zbirko slovenske javne ar- hivske službe z vidika institucije organizacijsko razdeljen na organizacijske enote, kot so oddelki, odseki, zaupništva in komisije. Na ta način bomo lažje sestavili obstoječo organizacijsko strukturo institucije znotraj fonda. Pri popisu ne moremo 39 Če gradivo ni ustrezno popisano na ravni dokumenta ali združenega dokumenta (oziroma so pod elementom po- pisa Naslov popisne enote navedeni posredni ali nepo- sredni podatki posameznika, ki bi v skladu s 65. členom ZVDAGA morali biti varovani) in zaščiteno pod elemen- tom uporaba, je »izpostavljeno« potencialni nepoobla- ščeni uporabi. 40 Spreminjale so se njihove zadolžitve, premeščali so se pod pristojnostjo višjih organizacijskih enot in se tudi pogosto preimenovali v času obstoja. SI_ZAP/0012, Mestni ljudski odbor Ptuj, Okrajni ljudski odbor Ptuj, Izvršilni odbor, Tajništvo - Delo krajevnih ljudskih odborov, št. dokumenta 1276/48. 54 Aleš Jambrek: Popisovanje in urejanje arhivskega gradiva krajevnih in mestnih ljudskih odborov na primeru ..., str. 43–67 Uprava || Administration vzpostaviti univerzalne organizacijske strukture obravnavane institucije s po- drejenimi organizacijskimi enotami v okviru obstoječih tipov KLO ali MLO, kot se je oblikovala ob ustanovitvi, saj obstaja verjetnost, da se je v času obstoja večkrat spremenila. Pri vzpostavljanju organizacijske strukture organa bomo upoštevali zatečeno stanje fonda: ohranjenost in urejenost gradiva ter prvotno ureditev, kot jo je postavil ustvarjalec, torej po odsekih, uradih, zaupništvih in oddelkih. Če tega ni storil zadovoljivo, s čimer je otežena »interpretacija« gra- diva, bomo v skladu z »zakonitostmi« poslovanja obravnavane institucije sle- dnje morali opraviti sami. Zato poskušamo organizacijske spremembe organa, ki se je spreminjal (preoblikoval) v različnih obdobjih, pri popisovanju umestiti oziroma ravensko postaviti v primerno organizacijsko enoto glede na količino ohranjenega gradiva, življenjsko dobo obstoja ali potegniti iz vseh sorodnih po- drejenih organizacijskih enot (ki so opravljali enako ali podobno funkcijo) sku- pno paralelo in ga tako poimenovati ter umestiti, kar ni idealno. Pri MLO Ptuj so bile takšne spremembe v življenjskem obdobju upravnega organa pogoste. Ustvarjena struktura fonda obravnavane institucije s podrejenimi organizacij- skimi enotami tako ne more biti idealna in enotna oziroma univerzalna, saj se je skoraj vsako leto spremenila. Predstavljena primera ureditve KLO Ivanjkovci in MLO Ptuj predstavljata zgolj eno izmed možnosti, ki jo arhivisti lahko uporabijo pri popisovanju in urejanju tovrstnih fondov. Krajevni ljudski odbor Ivanjkovci Urejanje fonda Pri urejanju in tehničnem opremljanju arhivskega gradiva so bili pregle- dani vsi dokumenti,41 odstranile so se obstoječe sponke, poravnal se je pomeč- kan papir in s srajčkami so se zaščitili najbolj ogroženi dokumenti. Slednji kažejo znake propadanja (orumenelost, lisičje pege, preperelost, mehanske poškodbe in luščenje barve (pisava)). Gradivo se je urejalo v skladu s prvotno ureditvijo, kar pomeni, da je spisovno gradivo bilo vloženo v ovoje po približno 100 doku- mentov. V takšni obliki se je gradivo popisalo v podatkovno zbirko slovenske javne arhivske službe. KLO Ivanjkovci ima zgolj organ tajništva, a je ustvarjalec znotraj admini- strativnega poslovanja ločil arhivsko gradivo na večje celote, kot so gradivo taj- ništva (prejeta in odposlana pošta), gospodarske, socialne in finančne zadeve, medtem ko so arhivski delavci ob prvotnem urejanju združili evidence na koncu fonda. Za leto 1945 je ohranjeno zgolj gradivo prejete pošte, saj je KLO Ivanj- kovci originale posredoval Okrajnemu ljudskemu odboru Ljutomer. Dokumenti brez delovodnih številk, ki so se, na temelju vsebine ali metapodatkov, prido- bljenih iz vložnega zapisnika, dali izslediti, so se priložili obstoječim zadevam pod zaporedno delovodno številko in paginirali. Za leto 1946 je več ohranjenega gradiva, saj se pojavljajo zaokrožene zadeve (prejeti in odposlani dopisi), a vse zadeve niso popolne, medtem ko prevladujejo obvestila in navodila. Še vedno se opažajo podvojene delovodne številke. Prav tako za leti 1946–1947 razberemo, da niso spajali vhodnih dokumentov po zadevah, temveč so kasneje prispelemu dokumentu v drugi zadevi dodelili novo zaporedno številko in različne doku- mente v okviru različnih zadev z lepljenjem združevali, kar je pri popisovanju po delovodnih številkah predstavljalo dodaten izziv. Pri urejanju tajništva za leto 1948 je največjo težavo predstavljala nesistematična označenost dokumen- 41 Na raven združenega dokumenta in dokumenta se je izključno popisovalo spisovno gradivo tajništva, medtem ko so bile gospodarske zadeve popisane na takšni ravni zgolj deloma. 55 Letnik 45 (2022), št. 1 tov, saj je večina dokumentov brez delovodnih številk. Pri gradivu z delovodnimi številkami se opazita ponavljanje zaporednih in dodeljevanje delovodnih številk, kjer vrednost narašča ne- sorazmerno z datumom nastanka dokumenta. Ohranjenost gradiva za leto 1949 je še slabša, saj ga je zgolj za vzorec. Obstaja vsaj delovodnik, iz katerega je možno razbrati vsebino poslovanja v tem letu. Enako velja za leti 1950 in 1951. Iz vsebine ohranjenega gradiva je razvidno, zakaj je pri pisarniškem poslovanju prišlo do takšnih ne- rednosti. Zaposleni na KLO Ivanjkovci so izvajali finančne mahinacije v osebno korist. Zaradi ugo- tovljenih finančnih nepravilnosti pri delu KLO Ivanjkovci lahko sklepamo, da je precej gradiva bilo takrat namerno uničenega oziroma odtuje- nega. V gradivu iz leta 1952 je bilo precej gradiva Občinskega ljudskega odbora Ivanjkovci (dalje ObLO). To gradivo (približno dve arhivski škatli) je bilo v skladu s provenienco izvzeto in dodano fondu SI_ZAP/0020 ObLO Ivanjkovci (spisovno gradivo za leto 1952, finančne in gospodarske zadeve ter knjige (evidence)). Finančne in go- spodarske zadeve so se morale odbrati na KLO in ObLO Ivanjkovci ter vsebinsko urediti in očistiti kovine. Popisovanje fonda Fond KLO Ivanjkovci je v podatkovni zbir- ki slovenske javne arhivske službe razdeljen na dvanajst serij. Od tega predstavlja osem serij prejeto in odposlano pošto tajništva, ki so ure- jene in popisane številčno in kronološko za leta 1945–1952.42 Sledijo tri serije, ki so bile obliko- vane glede na področje dela, kot so gospodarske zadeve 1945–1952, finančne zadeve 1945–1952 in socialne zadeve za leto 1948. Kot zadnja je bila ustvarjena serija knjig in evidenc 1945–1952. Serije, ki se nanašajo na prejeto in odposlano pošto, se delijo na podserije, kjer vsaka v okvi- ru leta predstavlja arhivsko gradivo, ki zajema približno sto ali več dokumentov.43 Podserijam, ki si sledijo številčno glede na zajete dokumen- te v okviru leta, sledijo podserije gradiva brez delovodnih številk,44 podserije gradiva brez de- lovodnih številk in datacije oziroma v letu 1945 42 V skladu s prvotno ureditvijo ustvarjalca. 43 V skladu s prvotno ureditvijo ustvarjalca. 44 Te podserije so se v primeru, da je bilo gradivo fizično urejeno s strani ustvarjalca po mesecih, členile na nove podserije po mesecih. Gradivo se je znotraj tega uredilo na združene dokumente in dokumente, ki so se kronolo- ško dodatno fizično uredili in na enak način tudi popisa- li. SI_ZAP/0347, Krajevni ljudski odbor Ivanjkovci, Struktura fonda – tajništva, ustvarjeno 4. marec 2021. 56 Aleš Jambrek: Popisovanje in urejanje arhivskega gradiva krajevnih in mestnih ljudskih odborov na primeru ..., str. 43–67 Uprava || Administration serija, ki zajema vojaške zadeve.45 Podserije so popisane na ravni združenih dokumentov, če gre za zadevo in na ravni dokumentov, če gre za posamični do- kument.46 Omenjene popisne enote zajemajo naslednje elemente identifikacije: signaturo popisne enote, prejšnje signature popisne enote (delovodne številke), naslov popisne enote (pri oblikovanju naslova se je skušalo čim bolj približati uporabniku, medtem ko je bilo hkrati potrebno upoštevati »zakonitosti« gradi- va in mu pri popisovanju ostati čim bolj »zvest«),47 čas nastanka48 in količino;49 elemente dostopnosti in uporabe: jezik,50 pisavo51 in pisno podlago (papir); interne podatke: številko tehnične enote in številko ovoja ter zvrst arhivskega gradiva (spisovno gradivo), področje nadzora popisne enote (pri vseh popisnih enotah enako) ter interne arhivske opombe (v določenih primerih).52 Enote, ki se nanašajo na gradivo s podatki, ki jih je potrebno varovati v skladu s 65. čle- nom ZVDAGA ali po ZAGOPP, so bile za zunanje uporabnike »zaklenjene« pod elementom pogoji dostopnosti. Gospodarske, finančne in socialne zadeve so se na ravni podserij popisale tematsko oziroma po področju dela, kot je gradivo fizično uredil in ga vodil ustvarjalec, medtem ko so podserije prav tako sesta- vljene iz združenih dokumentov in dokumentov. Gradivo na področju gospo- darstva, financ in socialnih zadev ustvarjalec ni posebej urejal.53 Gradivo se je popisalo po združenih dokumentih v okviru posameznega leta in za posamezno področje zaporedno ter kronološko v okviru leta za posamezne dokumente. Za- dnja serija predstavlja knjige in evidence fonda. To je popisano na ravni doku- menta.54 Vsi dokumenti v fondu so opremljeni z deskriptorji, medtem ko so se 45 Gradivo je na enak način tudi urejeno znotraj fonda – kot ga je vodil in predal ustvarjalec. 46 V primeru, da je na listu (zaradi varčevanja s papirjem, kar je značilno za to obdobje) več dokumentov, torej posredovano obvestilo, okrožnica ali dopis in je pod njim odgovor ali več odgovorov ene ali več institucij, je bila popisna enota kategorizirana kot združen dokument. 47 Pri sestavljanju naslova posamezne popisne enote so se zasledovali cilji, ki so povzeti v do- kumentu: Splošne smernice in metode popisovanja arhivskega gradiva v podatkovni bazi slo- venske javne arhivske službe, 31. 8. 2021, različica 0.4, ki je nastal v okviru projekta e-ARH.si. Gradivo se je v zasledovanju načela, da se posamezne popisne enote popišejo tako, da se upo- rabniku omogoči pridobiti čim bolj razumljivo, celovito, natančno in podrobno informacijo o gradivu, popisalo izredno podrobno. Naslovi so se tvorili s pomočjo informacij, ki jih vsebu- jejo dokumenti, medtem ko se je zasledovalo preprosto »načelo«: »kdo« »komu« »kaj«, torej pošiljatelj: Institucija-organ in njegova organizacijska enota – prejemnik: Institucija-organ in njegova organizacijska enota oziroma fizična oseba (priimek in ime), čemur sledi predmet ali naslov zadeve, kot ga nosi dokument; ločeno z vejico so se dodali dodatni elementi, ki so ta predmet ali zadevo vsebinsko razširili, če sam po sebi ni bil dovolj zgovoren. Če se je popisova- la zadeva, je v oklepaju zavedeno, kakšno gradivo znotraj zadeve najdemo (obvestilo, odločba, sklep, dopis ali seznam). Prav tako se je s pomočjo dodatnega elementa in oklepaja razmejilo v korist uporabniku, če je bilo navedeno v predmetu seznam, sklep, odločba ipd., medtem ko je dejansko šlo za dopis, ki je v vsebini pozival, da je potrebno takšen dokument sestaviti ali ga je želel na kakšen dokument opozoriti. Dokumenti iz tujine ali drugih jugoslovanskih republik so se slovenili, medtem ko se je pri instituciji-organu ali osebi, ki je posredovala dokument iz tujine, vedno navedla država. 48 Vsi združeni dokumenti, ne glede na datacijo dokumentov v okviru zadeve, so bili popisani z letom, v katerem je zadeva nastala in bila vodena (v primeru, da je zadeva vsebovala dokumen- te, ki niso spadali pod to leto, se je to posebej poudarilo pod popisni element »vsebuje tudi«). 49 Kjer je bila kot popisna enota oblikovan združen dokument, se je navedlo število dokumentov, ki sestavljajo to enoto in v oklepaju navedeno število listov. 50 Večinoma slovenski, a je precej tudi dokumentov v srbohrvaškem jeziku. 51 Uporabljala se je latinica (tipkopis ali tisk) in latinica (rokopis); v posameznih primerih tudi cirilica (tipkopis in tisk) ali cirilica (rokopis). 52 Zaznamek se je naredil v primeru, da je bilo gradivo poškodovano, neprimerno za uporabo ali je bilo svojevrstno urejeno, kar bi lahko povzročilo pri uporabi kakšne nejasnosti oziroma terjalo kakšna dodatna pojasnila. 53 Za vsa leta je bilo združeno (ločeno na finančne zadeve, gospodarske zadeve in socialne za- deve) in pomešano med seboj po letih. Gradivo je bilo urejeno po združenih dokumentih in dokumentih kronološko. 54 Popis se začne z delovodniki po letih, čemur sledijo evidence s finančnega področja. Vse knjige so oštevilčene in urejene na enak način, kot so popisane. 57 Letnik 45 (2022), št. 1 med posameznimi dokumenti, ki so bili knjiženi v različnih letih in za katere je bila ugotovljena vsebinska »povezava« oziroma »navezava«, napravljene refe- rence. Prav tako se je z referencami povezalo delovodnike (evidence) s spisov- nim gradivom, ki ga omenjeni delovodniki vključujejo. Mestni ljudski odbor Ptuj Urejanje fonda Arhivsko gradivo (urejeno po zadevah) je za vsako leto zajemalo gradi- vo, ki ni bilo v celoti opremljeno s temeljnimi številkami. Fond zajema mape gradiva, ki vsebujejo dokumente brez datuma ali dodeljene oznake. Prisotno je bilo gradivo, ki je glede na provenienco pripadalo drugim fondom (Delovodnik Okrajnega odbora OF Ptuj 1945–1946 in evidence ter zapisniki Ljudskega od- bora mestne občine Ptuj). Prav tako je bilo potrebno v fond umestiti (za) 0,20 tm arhivskega gradiva MLO Ptuj v razsutem stanju, ki je bilo najdeno v času selitve v nove prostore leta 2012. Pred popisom gradiva v podatkovno zbirko slovenske javne arhivske služ- be se je gradivo pregledalo in ustrezno uredilo. Pregledali so se vsi dokumenti, odstranile so se obstoječe sponke, poravnal se je pomečkan papir in s srajčkami so se zaščitili dokumenti.55 Slednji kažejo znake propadanja (orumenelost, lisi- čje pege, preperelost, mehanske poškodbe in luščenje barve (pisava)). Arhivsko gradivo se je uredilo po enakih vsebinskih sklopih, kot jih je do- ločil ustvarjalec, medtem ko so se srajčke, ki povezujejo večje vsebinske sklope, nadomestile z novimi v podobnem obsegu.56 S tem se je ohranila kontinuiteta tehničnega sistema opremljenosti gradiva, kot ga je ustvaril ustvarjalec v sklopu pisarniškega poslovanja. Gradivo se je torej uredilo v skladu s prvotno ureditvi- jo, kar pomeni, da je bilo vloženo v nove ovoje glede na obseg, kot ga je določil ustvarjalec. Izvedbo sumarnega popisa, urejanje gradiva in kasneje podrobnega popi- sa v podatkovno zbirko slovenske javne arhivske službe so spremljali izzivi. Pri urejanju gradiva na ravni zadev oziroma dokumenta za leto 1945 delovodnik od št. 1 ni ohranjen,57 kar pomeni, da za številne umeščene dokumente ne mo- remo zagotovo ugotoviti, kateri organ jih je ustvaril.58 Evidenca (delovodnik) za leto 1945 se je prilagajala v skladu s preoblikovanjem organa od osamosvojitve maja 1945 – Mestni odbor Osvobodilne fronte Ptuj (dalje MO OF Ptuj), Mestni narodnoosvobodilni odbor Ptuj (dalje MNOO Ptuj) in MLO Ptuj. Ob preoblikova- njih se niso nastavljale nove evidence, temveč so se uporabljale obstoječe. Kljub temu prihaja do podvojenih temeljnih znakov na dokumentih z različno vsebi- no, ki pripadajo snovno drugačni zadevi. Žal na temelju obstoječih evidenc in na temelju dokumenta kot takšnega (žig, glava dokumenta, poimenovanje organa, vsebina …) ni bilo mogoče ugotoviti, kam takšne zadeve oziroma dokumente 55 Z dodatnimi srajčkami so se zaščitili uničeni ali poškodovani dokumenti, dokumenti, ki vsebu- jejo občutljive osebne podatke oziroma skupek dokumentov, ki zaradi vsebine, kronološkega urejanja ali tehničnih zahtev morajo ostati skupaj na enem mestu. 56 Kjer je bilo ugotovljeno, da je v ločenih srajčkah sorodno gradivo glede na vsebino, datacijo in tehnično opremljenost (prim. gradivo brez datacije po mesecih), se je takšno gradivo združilo. Nove srajčke so se opremile z dodatnimi metapodatki (obstoječi so se prepisali in dodali novi) oziroma so nadomestile poškodovane ali manjkajoče. 57 Začne se pri temeljni št. 117. 58 Še posebej je to težava pri dokumentih brez datacije, saj ne vemo, kam jih umestiti, ali pod MO OF Ptuj ali pod MNOO Ptuj. Prav tako predstavlja težavo označevanje dokumentov, saj so recimo oblikovali dokument z nazivom institucije (glava), ki več ni obstajala oziroma bila pristojna za ta tip uprave (recimo MO OF Ptuj), medtem ko so ga žigosali z nazivom institucije, ki je prevzela pristojnosti nad upravnim poslovanjem (recimo MNOO ali MLO Ptuj). 58 Aleš Jambrek: Popisovanje in urejanje arhivskega gradiva krajevnih in mestnih ljudskih odborov na primeru ..., str. 43–67 Uprava || Administration umestiti, zato so se popisali na način, kot jih je uredil in predal ustvarjalec.59 Vsekakor se v letu 1945 (na začetku) prepleta gradivo MO OF Ptuj in MNOO Ptuj. Ker so bili NOO ustanovljeni avgusta 1945, medtem ko so posle prevzeli septembra 1945, se je pri zasledovanju provenience sklepalo, da je potrebno to gradivo izvzeti in dodati k fondu SI_ZAP/0057, Mestni odbor OF Ptuj. S tem bi se grobo poseglo v sistem pisarniškega poslovanja in prvotno ureditev obrav- navanega fonda, medtem ko obstoječe evidence, ki se za leto 1946 nadaljuje v delovodniku za leto 1945, ne bi mogli izvzeti in dodati pod MO OF Ptuj.60 MO OF Ptuj je namreč predal upravno-administrativne posle NOO Ptuj, medtem ko je ta prevzel spisovno gradivo MO OF Ptuj in ga vključil v svoj sistem pisarni- škega poslovanja. Sklenjeno je bilo, da se gradivo pusti v okviru fonda MLO in z deskriptorji prihodnje uporabnike opozori, da je gradivo MO OF Ptuj za leto 1945 tudi v tem fondu. Za arhivsko gradivo leta 1946 je bilo ugotovljeno, da je tehnično raztrese- no po celem fondu. Urejeno je bilo na vsebinsko različne mape po zadevah nara- ščajoče, medtem ko so bile nastavljene tudi mape z naslovom »Razno gradivo za leto 1946«, kjer so bile zadeve neurejene. Slednje so se izvzele iz obstoječih map in glede na številko zadeve ali področje vsebine umestile na ustrezno mesto. Celotno gradivo za leto 1946 se je iz škatel izvzelo in združilo oziroma uredilo v skladu s temeljno številko naraščajoče. Prav tako so se dodale pripadajoče zadeve za leto 1946, ki so bile najdene v času selitve v nove prostore 2012. Pri urejanju gradiva za leto 1947 je bilo potrebno celotno gradivo preložiti nara- ščajoče po temeljnih številkah, saj je bilo urejeno padajoče, medtem ko so bile določene zadeve nepravilno umeščene. Večja težava je bila neurejenost gradiva glede na temeljno in zaporedno številko, saj so za leto 1947 zadeve bile odlože- ne malo po temeljni in malo po zaporedni oziroma poslovni delovodni številki. Stanje urejenosti ni ustrezalo glede na evidenco v delovodniku, zato se je takšno gradivo umestilo pod pravilno temeljno številko. Prav tako so bili v skladu s prejšnjimi leti urejeni po dataciji dokumenti, ki so bili v mapi spisovno gradivo brez delovodnih številk, po mesecih. Izvzeli so se posamezni dokumenti, ki so temeljno številko imeli in se umestili na izvorno mesto. Pri urejanju gradiva za leto 1948 je bilo ugotovljeno, da so med gradivom tajništva pomešane zadeve stanovanjskega odseka.61 V skladu z delovodnikom je bilo to gradivo umeščeno med spisovno gradivo stanovanjskega odseka za leto 1948. Za leto 1952 se je pojavila težava provenience gradiva MLO Ptuj in LOMO Ptuj. Nove občine so bile namreč vzpostavljene sredi leta 1952, medtem ko se pisarniško poslovanje or- gana tako hitro ni moglo prilagoditi novim razmeram. Pojavilo se je torej vpra- šanje, kaj storiti z gradivom, ki je vključeno v MLO Ptuj in po provenienci spada pod LOMO Ptuj. Pod to vprašanje je zajeta tudi evidenca spisovnega gradiva za leto 1952, saj so v enak delovodnik vpisovali gradivo za obe instituciji.62 Prav tako se delovodnik hrani v okviru fonda LOMO Ptuj. Odločeno je bilo, da se gra- divo, ki je bilo ohranjeno v fondu MLO Ptuj in se vodi v delovodniku do prehoda v LOMO Ptuj, ohrani v obstoječem fondu, čeprav je bilo ustvarjeno kasneje.63 59 Zato so se dokumenti popisali ločeno in se niso, kljub enaki delovodni številki, združevali v zadeve, saj je bilo pri analizi dokumentov očitno ugotovljeno, da vsebinsko ne gre za enotno za- devo. Tako sta se tudi kasneje pri popisovanju ustvarili dve popisni enoti z enako klasifikacijsko oznako, saj je dokazljivo en dokument nastal s strani MO OF Ptuj in drugi s strani MNOO Ptuj. 60 Gre za delovodnik MO OF Ptuj 1945, MNOO Ptuj 1945 in MLO Ptuj 1946. 61 To je bilo ugotovljeno na osnovi temeljne številke in ohranjenih evidenc. 62 Pojavila se je podobna prepreka kot na začetku fonda v letu 1945. 63 Ustvarjalec je gradivo vpisoval pod evidenco ukinjene institucije MLO Ptuj z nazivom LOMO Ptuj kot pravnega naslednika predhodnega organa. Izvzeti takšno gradivo bi pomenilo, ne zgolj poseči v prvotno ureditev, temveč bi nastala še vrzel pri zaključenih zadevah znotraj evidence, ki se je vodila pod pravnim predhodnikom (določene zadeve so bile odprte v zače- tnem obdobju ustanovljenega MLO Ptuj in so se pod pravnim naslednikom, torej LOMO Ptuj, zaključevale). 59 Letnik 45 (2022), št. 1 Delovodnik za leto 1952 je za poslovanje potreboval že njegov pravni naslednik, na katerega je vezano njegovo gradivo in ga tako ne moremo umestiti v fond MLO Ptuj brez posledic za fond, v katerem je trenutno uvrščen, zato se ga ni iz- vzemalo. Pri popisu gradiva je za »oči arhivista« morda »nenaravno« videti, da so določeni dokumenti v okviru institucije MLO Ptuj popisani, kot da bi jih izdal LOMO Ptuj, ki velja za naslednika in za katerega obstaja lasten fond, a se doku- mentov ne da izvzeti, saj bi tako razdrli prvotno ureditev. Prav tako bi v skladu z obstoječimi evidencami (delovodniki) pri ohranjenem gradivu nastale vrzeli. Arhivsko gradivo zapisnikov Pred urejanjem je bilo razvrščeno na več mestih in ni bilo urejeno glede na organ oziroma glede na leto.64 Vsi zapisniki so se z obstoječimi prilogami združili na enem mestu, ločili med seboj z ustreznimi srajčkami, ki so se opre- mile z metapodatki,65 na pripadajoč organ in razvrstili številčno oziroma kjer to ni bilo možno, kronološko. Srajčke so se ne glede na organ oziroma organizacij- sko enoto oštevilčile, da bi se vzpostavljena ureditev ohranila. Ker predstavljajo zapisniki organa pomembnejše arhivsko gradivo in so z vidika materialne ohra- njenosti v slabšem stanju zaradi medija, na katerem so nastali,66 se je v primeru, da je obstajal za vsak zapisnik, ohranil še duplikat. Če je dokument bil v »izvr- stnem« stanju, so se duplikati izločili. Arhivsko gradivo KLO Krčevina pri Ptuju in KLO Budina-Brstje V letih 1946–1947 sta se oba KLO združila z MLO Ptuj. S tem sta prene- sla tudi lasten arhiv, ki je večinoma neohranjen, obstaja zgolj arhivska škatla spisovnega gradiva, v arhiv MLO Ptuj. To gradivo se ni izvzemalo in se niso obli- kovali novi fondi, kljub prvotni samostojnosti obeh organov, delno tudi zaradi upoštevanja Navodil za izvršitev zakona o reorganizaciji ljudskih odborov, ki so bila izdana 5. aprila 1952. V njih je zavedeno, da arhiv prevzame tisti LO, ki prevzame celoten ali večinski del območja, ki je nekoč spadal pod pristojnost KLO. Odprte zadeve je moral prepisati v svoj delovodnik in jih začeti voditi kot lastne zadeve.67 Odsek za komunalno gospodarstvo Urejanje in kasneje popisovanje arhivskega gradiva gospodarskih organi- zacij pod pristojnostjo MLO Ptuj je bilo najzahtevnejše v okviru celotnega fon- da.68 Fond zajema gospodarske družbe z lastnim pisarniškim poslovanjem, ki so 64 Gradivo ni bilo urejeno. Del gradiva je bil strukturno urejen po organizacijah v okviru let, medtem ko je bil del »razmetan« po celem fondu, brez srajčk oziroma so zapisniki bili med gradivom, ki ni bilo predhodno okvirno popisano in se do zadnje ureditve sploh ni vedelo, da obstajajo. 65 Vsak zapisnik s prilogo v svoji srajčki. 66 Papir postaja porozen, se trga, črnilo bledi in se lušči. Gradivo je primerno za digitalizacijo, da se vsebina fonda ohrani. 67 SI_ZAP/0347, Krajevni ljudski odbor Ivanjkovci, SI_ZAP/0347/008/001/00004, Okrajni ljud- ski odbor Ljutomer, Izvršni odbor - Navodila za prevzem poslov (dopis in navodilo), št. zadeve 189/52, t. e. 5. 68 V ta segment je bilo potrebno vključiti največ napora, saj je bilo na temelju uradnih listov in arhivskega gradiva (pravilnikov, poročil in zapisnikov) gospodarskih družb potrebno ugotovi- ti, kako so bila vključena v MLO Ptuj oziroma v kakšnem razmerju so bila do komunalnega in drugih odsekov. Ko je bilo to ugotovljeno, se je skušalo ugotoviti, kako je med gospodarskimi družbami prihajalo do preoblikovanj, združevanj, likvidacij in oblikovanj spet novih gospo- darskih družb z enako ali dodano dejavnostjo. Iskala se je kontinuiteta od začetka delovanja gospodarskih družb v okviru MLO Ptuj do ukinitve upravnega organa. 60 Aleš Jambrek: Popisovanje in urejanje arhivskega gradiva krajevnih in mestnih ljudskih odborov na primeru ..., str. 43–67 Uprava || Administration v času obstoja MLO Ptuj spreminjale ime, se združevale pod »krovno upravno organizacijo za gospodarske zadeve« znotraj odseka, se osamosvajale, pridru- ževale drugim sorodnim organizacijam znotraj odseka ali prehajale pod druge odseke. V takšnem smislu je bilo »urejeno« tudi gradivo, kot je bilo na temelju analize dognano.69 MLO Ptuj kot upravni organ je namreč sestavljen iz organi- zacijskih enot in gospodarskih družb, ki so v večji ali manjši meri delovale pod pristojnostjo Odseka za komunalno gospodarstvo. Gradivo se je uredilo po go- spodarskih družbah (v določenem obdobju po njihovih organizacijskih enotah) in temeljnih ali zaporednih številkah oziroma če teh ni bilo, kronološko ali po zadevah.70 Gospodarske institucije so bile razdeljene na: Upravo mestnih gospo- darskih podjetij MLO Ptuj, Direkcijo mestnih gospodarskih podjetij MLO Ptuj, Mestne gostilne in pekarne Ptuj, Gradbeni urad, Stanovanjski urad in Mestne obrtne delavnice. Uprava in direkcija sta vodili in nadzirali Mestna gospodarska podjetja Ptuj, ki so nastala iz zaseženega premoženja in premoženja nekdanje Mestne občine Ptuj ter so se v času obstoja MLO Ptuj večkrat preoblikovala.71 Mestna podjetja, ustanovljena leta 1945, so bila podrejena IO MLO Ptuj do leta 1946, ko so prešli pod vodstvo Odseka za komunalno gospodarstvo. Nato je bila ustanovljena Direkcija mestnih gospodarskih podjetij, ki je začela poslovati 1. avgusta 1947. Ta je delovala do 31. decembra 1947 oziroma začetka leta 1948, ko je bila razpuščena. Vodstvo je ponovno prešlo pod IO MLO Ptuj, ki je del po- slov preneslo na Upravo gospodarskih podjetij.72 Gre za dve »krovni upravni instituciji za gospodarske družbe«, ki sta nadzorovali ostale ter imeli najpo- membnejšo vlogo pri upravljanju in vodenju gospodarstva na območju mesta Ptuj, medtem ko se je za ostale podrejene institucije prav tako znotraj fonda delno ohranilo lastno spisovno gradivo z evidencami. Gradivo je bilo potrebno urediti, saj ni bilo odloženo v okviru pristojne gospodarske družbe, ni bilo ure- jeno številčno po delovodnih številkah ali zgolj delno, ni bilo primerno material- no opremljeno s srajčkami ipd. Na temelju analize ohranjenih evidenc, vsebine zapisnikov, poročil in odhodno-dohodne pošte se je gradivo razvrstilo številčno glede na delovno številko v okviru posamezne gospodarske družbe oziroma njemu podrejene organizacijske enote in se umestilo v srajčke, ki so opremljene z metapodatki.73 Popisovanje fonda Na temelju pripravljenega celotnega arhivskega popisa so bile znotraj fonda (v podatkovni zbirki slovenske javne arhivske službe) oblikovane serije 69 Ugotovilo se je, da je pri posameznem gradivu ene gospodarske družbe gradivo več družb, na osnovi različnih temeljnih ali zaporednih številk v skladu s pripadajočimi evidencami. Gradi- vo ene institucije je bilo umeščeno pod gradivo sorodne institucije ali institucije, ki je opra- vljala drugačno poslanstvo ipd. 70 Precej je bilo oblikovanih zadev za daljše časovno obdobje, kjer ni bilo mogoče posebej opre- deliti, katera posamezna institucija jih je pripravila oziroma vodila. 71 V letu 1945 so bili ustanovljeni: Mestne obrtne delavnice (obrati: strojno ključavničarstvo, vodovodne inštalacije, elektroinštalacije, kleparstvo, mestna žaga, stavbno ključavničarstvo, stavbno in strojno mizarstvo, barvarna in apretura), Podjetje za upravo zgradb (Premoženj- ska uprava), Mestna komunalna podjetja (mestno kopališče, mestni pogrebni zavod, mestna priprega, mestna tehtnica, mestno sejmišče, mestna tržnica in mestni vodovod), Mestne go- stilne (Kavarna in restavracija Moskva, Gostilna Beli križ, Gostilna Zupančič, Gostilna Kravina, Gostilna Vajsenštajn, Delavska menza (DUR)), Mestna ekonomija in vrtnarstvo, Mestni kino, Mestne pekarne. 72 SI_ZAP/0012 Mestni ljudski odbor Ptuj, Poročilo o organizaciji uprave mestnih gospodarskih podjetij, št. zadeve 250/47, t. e. 5 in Organizacijski pregled podjetij, glej pod Razna poročila mestnih gospodarskih podjetij t. e. 58. 73 Precej je bilo oblikovanih zadev za daljše časovno obdobje, kjer ni bilo mogoče posebej opre- deliti, katera posamezna institucija jih je pripravila oziroma vodila – te so se odložile tja, ka- mor jih je že umestil ustvarjalec. 61 Letnik 45 (2022), št. 1 in podserije, ki predstavljajo organizacijske eno- te (oddelke, pododdelke ali službe) organa. Struktura fonda po serijah glede na orga- nizacijske enote organa se je oblikovala na teme- lju teoretičnega sklepanja, praktičnih opažanj iz ohranjenega gradiva in prvotne ureditve gradiva. Fond je sestavljen iz osmih serij, ki pred- stavljajo posamično področje delovanja organa – tajništvo, odsek za socialno skrbstvo in zdra- vstveno varstvo, odsek za preskrbo in trgovino, odsek za komunalno gospodarstvo, odsek za fi- nance, odsek za stanovanjske zadeve in odsek za personalne zadeve – poleg teh obstajajo še serija ukinjenih pridruženih narodnoosvobodil- nih odborov Krčevine pri Ptuju in Budine, serija za gradbene zadeve ter serija knjige in evidence MLO Ptuj. Omenjene serije so ravensko popisa- ne in poimenovane glede na področje poslovanja posameznega odseka. Serije se ravensko »delijo« na podserije ter so razporejene in poimenovane glede na »vsebino gradiva za posamezno podro- čje«, kot ga je poimenoval ustvarjalec. Podseri- je so podrobneje popisane na ravni združenih dokumentov in dokumentov (skoraj vedno od- hodno-dohodna pošta). Prav tako so popisnim enotam znotraj serije Knjige in evidence MLO Ptuj dodane ustrezne reference na pripadajo- če gradivo.74 Vse popisne enote so opremljene z deskriptorji. Vseh serij podrobneje ne bomo opredeljevali, zato bomo omenili zgolj tiste, ki so domnevno najzanimivejše in so predstavljale največ izzivov. Serijo tajništva sestavljajo podserije pri- hodne in odhodne pošte ter zaupnega gradiva v okviru posameznega leta ter tudi podserija zapisnikov MLO Ptuj in družbeno-političnih or- ganizacij. Z izjemo podserije zapisniki MLO Ptuj so se prej omenjene podserije popisale, kakor so urejene, torej zaporedno številčno po združenih dokumentih, tj. po zadevah in posamičnih doku- mentih. Pri popisovanju gradiva so bili upora- bljeni podobni elementi popisa kakor pri KLO Ivanjkovci, zato omenjena tematika ni podrobne- je opredeljena. Dodatno bi se lahko poudarila podserija zapisniki, ki se deli na dodatne podserije: zapi- sniki Mestnega odbora OF Ptuj, zapisniki MNOO Ptuj, zapisniki IO MLO Ptuj, zapisniki (skupne- ga) Plenuma in IO MLO Ptuj, zapisniki Antifaši- stične fronte žena Ptuj, zapisniki zborov voliv- cev, zapisniki sindikalnih podružnic in zapisniki množičnih sestankov po rajonih. Gradivo je bilo popisano, kakor je urejeno glede na organ ali or- 74 Vse knjige so bile pri urejanju oštevilčene. SI_ZAP/0012, Mestni ljudski odbor Ptuj, Struktura tajništva po letih, ustvarjeno 4. marca 2021. 62 Aleš Jambrek: Popisovanje in urejanje arhivskega gradiva krajevnih in mestnih ljudskih odborov na primeru ..., str. 43–67 Uprava || Administration ganizacijsko enoto, ki mu pripada številčno oziroma – kjer to ni bilo mogoče – kronološko. Pri popisnem elementu Naslov PE je bilo navedenih čim več re- levantnih podatkov, na primer: »Zapisnik 6. rednega zasedanja MLO Ptuj, z dne 6. 3. 1952 (zapisnik, poročila)«.75 V oklepaju se je zavedlo, katere vrste doku- mentov so pod zadevo, torej zapisnik in poročila, ki predstavljajo priloge, je bilo v elementu popisa Vsebina dodatno pojasnjeno, katere priloge (v tem primeru poročila) so pod to popisno enoto vključene. Pod elementom količina je bilo navedeno, koliko posamičnih dokumentov tvori zadevo, in v oklepaju še, koliko je listov. Odsek za komunalno gospodarstvo V podatkovni zbirki slovenske javne arhivske službe je bila vzpostavljena serija Odseka za komunalno gospodarstvo MLO Ptuj. Sestavljena je iz sedem- najstih podserij, ki predstavljajo »lastno« gradivo odseka oziroma gradivo po- drejenih upravno-gospodarskih družb. V elementu popisne enote Vsebina so bili vneseni podatki o ustanavljanju, ukinjanju, pridruževanju ipd. gospodarskih družb, kakor se je dalo na temelju arhivskega gradiva ugotoviti. Prva podserija znotraj omenjene je podserija Direkcija mestnih gospodarskih podjetij, ki je se- stavljena iz štirih podserij, le-te sestavljajo lastno gradivo upravno-gospodarske organizacije. Prvi dve podseriji sestavljata dohodno-odhodno pošto in sta po- pisani na ravni združenega dokumenta in dokumenta številčno.76 Uporabljene so bile enake metode popisovanja kot pri preostalem gradivu fonda.77 Podseri- ji Direkcija mestnih gospodarskih podjetij je ravensko enakovredna podserija Uprava mestnih gospodarskih podjetij, ki je prav tako sestavljena iz lastnega arhivskega gradiva. Ta se deli na pet podserij, od katerih so glede na število po- pisnih enot najobsežnejše: podserija spisovnega gradiva,78 podserija bilance in zaključni računi79 ter podserija gospodarska poročila. Podserija gospodarske družbe Mestne gostilne in pekarne Ptuj se je zgolj popisala na šest ravensko podrejenih podserij (kot jih je med vodenjem in urejanjem ustvaril in predal ustvarjalec), medtem ko se slednje podrobneje niso popisovale. Podserija go- spodarske družbe Mestne obrtne delavnice Ptuj se je popisala po združenih do- kumentih in dokumentih, saj je gradiva bilo zgolj za »vzorec«. Prav tako se je na ravni štirih podserij popisalo gradivo upravnega organa, ki predstavlja orga- nizacijsko enoto odseka Komisije za pobijanje špekulacij nedovoljene trgovine in gospodarske sabotaže. Ostale podserije predstavljajo področje poslovanja ali »tematsko zbirko gradiva«, kot ga je vodil in predal odsek za komunalno go- spodarstvo: gradbene zadeve odseka za komunalno gospodarstvo, personalne zadeve, agrarna reforma, obrtna dovoljenja, numeracija hiš, zapisniki odseka, 75 SI_ZAP/0012/001/017/004/00016, Zapisnik 6. rednega zasedanja Mestnega ljudskega od- bora Ptuj, z dne 6. 3. 1952 (zapisnik, poročila), št. 15, t. e. 25. 76 Prva podserija: Spisovno gradivo za leto 1947 je razdeljena še na dodatne podserije številčno – na enak način, kot je arhivsko gradivo urejeno in kot ga je predal ustvarjalec – lahko bi rekli, da izveden arhivski popis v podatkovni zbirki slovenske javne arhivske službe »zrcali« uredi- tev arhivskega gradiva, kot ga uporabnik dejansko najde znotraj arhivskih škatel. 77 Podserije so se poimenovale po področjih, kot jih je vodil ustvarjalec (gospodarske družbe ali področja poslovanja) oziroma ko je bilo potrebno popisati gradivo, ki ni bilo poimenovano in sploh zabeleženo v starih arhivskih popisih se je ponovno uredilo (recimo zapisniki odseka za komunalno gospodarstvo), se je ustvarila podserija, ki je poimenovana glede na vsebino gradiva. 78 Popisana je kronološko in številčno, kot je gradivo urejeno, ter sestavljena iz združenih doku- mentov (zadeve) in dokumentov. 79 Ta podserija se razmeji na dve podseriji: Zaključni računi in bilance, obe podseriji na ravensko podrejene podserije, ki si sledijo kronološko. Te podserije so ravensko podrobneje popisane še na ravni združenih dokumentov oziroma dokumentov. Arhivski popis je izveden na enak način, kot je gradivo znotraj fonda urejeno oziroma členjeno na višje in nižje ravni. 63 Letnik 45 (2022), št. 1 seznami obrtnikov, trgovin, gostiln, zadružnih podjetij itd. ter popis gostinskih in trgovskih obratov. Glede na število ravensko podrejenih popisnih enot sta najobsežnejši podseriji: zapi- sniki odseka za komunalno gospodarstvo in per- sonalne zadeve odseka za komunalno gospodar- stvo. Podserija zapisniki se členi po kronološkem merilu na pet podserij, slednje so popisane po združenih dokumentih in dokumentih številčno glede na zaporedno številko seje in upoštevajo enake elemente popisovanja, kot so že bili ome- njeni zgoraj. Podserija za personalne zadeve se ravensko členi na pet podserij, ki z izjemo podse- rije Gradbena ekipa/Mestno komunalno podjetje Ptuj personalne zadeve – zajema dve podseriji in združene dokumente, ki predstavljajo dosjeje za- poslenih – ravensko nižje ne poseže. Splošne ugotovitve Dokumenti KLO Ivanjkovci in MLO Ptuj so pretežno dobro ohranjeni. Po vojni je uprav- nim organom primanjkovalo papirja in so veči- noma uporabljali papir nekdanje okupacijske uprave. Tako lahko na zadnji strani zasledimo precej dokumentov ali računov, ki so jih izdali različni okupacijski uradi. Prav tako so zaradi pomanjkanja ustreznih surovin izdelovali pa- pir slabše kakovosti, zato lahko na dokumentih vidimo znake pospešenega propadanja v obliki raztrganin, medtem ko se črnilo lušči ali je sla- bo vidno. Zaradi pomanjkanja papirja imajo to- vrstni fondi svoje posebnosti, kot je recimo za- pisovanje več dokumentov na en izvod papirja. Torej, pogosto se dogaja, da imamo na papirju dopis in odgovor oziroma več dopisov in odgo- vorov različnih institucij. Pri popisovanju fondov KLO in MLO je potrebno biti pazljiv, saj vsebuje- jo varovane osebne podatke, ki jih je potrebno pri popisovanju v podatkovno zbirko slovenske javne arhivske službe ustrezno zaščititi. Takšna dokumentacija je tudi med gradivom tajništva, stanovanjskim uradom in odsekom za finančne zadeve in ne zgolj v ohranjenih dosjejih karak- teristik posameznikov. Pri stanovanjskem uradu zasledimo vloge in pritožbe za dodelitev oziroma na dodeljena stanovanja in v njih stranke pogo- sto poudarijo svoje zdravstveno stanje, medtem ko priložena zdravstvena dokumentacija v obliki zdravstvenih spričeval ni redkost. Pri obdavčeva- nju prebivalstva se pri vlogah za znižanje plačila davka posamezniki prav tako sklicujejo na svoje zdravstveno stanje ali druge osebne okoliščine. V tajništvu oziroma v odseku za socialno skrbstvo in zdravstvo se prav tako zasledijo primeri o pre- SI_ZAP/0012/004, Odsek za komunalno gospodarstvo Mestnega ljudskega odbora Ptuj, Struktura po sorodnih in podrejenih institucijah v obdobju obstoja Mestnega ljudskega odbora Ptuj, ustvarjeno 4. marca 2021. 64 Aleš Jambrek: Popisovanje in urejanje arhivskega gradiva krajevnih in mestnih ljudskih odborov na primeru ..., str. 43–67 Uprava || Administration klicu oseb in fizičnih zlorabah v družini, medtem ko se pojavljajo še kazenske zadeve na strani sodišč v obliki sodb, poslanih v vednost krajevnim in mestnim ljudskim odborom. Arhivsko gradivo je precej zanimivo in nudi številne možno- sti na področju številnih interdisciplinarnih raziskav.80 Uporabnost arhivskega gradiva je odvisna od uporabnika in njegovega cilja, kako bo gradivo uporabil. Kljub temu bi lahko poudarili »določene« zgodovinske vidike za oba obravnava- na fonda, ki so zanimivi različnim raziskovalcem: Z zgodovinskega–vojaškega vidika:81 Umik sovražnih enot, premikanje partizanskih sil, umikanje vojaškega materiala pred civilnim prebivalstvom, vojna škoda, vojne žrtve (poizvedbe), vojna grobišča, naborništvo, predvoja- ška vzgoja ipd.; z zgodovinsko–političnega vidika: Vzpostavitev revolucionarne oblasti v letih 1945–1946 in njeno delovanje skozi upravne, gospodarske in kul- turne organizacije, dosjeje in karakteristike posameznikov; z zgodovinsko–go- spodarskega vidika: Vzpostavljanje povojnih podjetij, zagon kmetijstva, razvoj živinoreje, razvoj sadjarstva, obrt, trgovina in preskrba, gozdarstvo, gradnje javnih in zasebnih objektov ter infrastrukture ipd.; z zgodovinsko–socialno- -zdravstvenega vidika: Skrb za prebivalstvo, vzpostavljanje »socialne« države, cepljenje, letovišča za otroke ipd., z zgodovinsko–finančnega vidika: Obdavče- vanje prebivalstva in pravnih oseb, potek izterjav, višina davkov ipd. in morda še zadnji z zgodovinsko–pravno–institucionalnega vidika: Oblikovanje in spre- mljanje zakonodaje za institucijo in njene podrejene organizacijske enote, ad- ministrativno poslovanje ipd. V fondu se hrani gradivo, kot so recimo zapisniki in poročila za različne odseke (pri fondu MLO Ptuj), ki je za uporabnike širše zanimivo in uporabno ter bi ga bilo smiselno digitalizirati in vezati pod datoteke v podatkovno zbirko slovenske javne arhivske službe. Še posebej tiste, ki so slabše materialno ohra- njeni in za katere uporaba v čitalnici ni priporočljiva. Prav tako bi bilo smotrno digitalizirati sezname pravnih oseb, obrtnikov in strokovnjakov, kar pripomore k hitrejšemu iskanju podobnega gradiva.82 Zaključek Popisovanje in urejanje KLO in MLO je lahko precej zamudno in težav- no, še posebej pri MLO, kjer je bila precej širše razvejana administracija s po- drejenimi uradi, službami, upravami in direkcijami k že obstoječim odsekom, oddelkom oziroma zaupništvom, kot KLO. Tudi notranji oddelki in odseki so se ves čas obstoja LO spreminjali. Če je MLO Ptuj imel ob ustanovitvi oddelke in odseke v obdobju 1945–1946, so slednje zamenjala zaupništva za obdobje 1947–1952. Edina služba, ki se čez obdobje ni spreminjala, je bilo tajništvo, tako pri KLO kot MLO, čeprav so se podrejene službe v okviru tajništva pri MLO Ptuj ves čas spreminjale – se osamosvajale izpod tajništva kot zaupništva oziroma se še bolj cepile na manjše urade.83 Navodila, kako se lotiti popisovanja, da bo čim bolj ustrezalo stanju pisarniškega poslovanja, kot ga je poznal ustvarjalec oziroma so ga morali voditi KLO, ni, saj je odvisno od posameznega obravna- vanega organa – ohranjenost gradiva, celovitost ustvarjenega gradiva, avtentič- nost prvotnega pisarniškega poslovanja itd. Že pri pripravi strukture fonda bo 80 Poudariti je potrebno, da čeprav je gradivo zanimivo z določene zgodovinske perspektive, je takšnega gradiva malo oziroma sorazmerno glede na velikost organa, ohranjenost gradiva in posebnost območja, kjer se je organ nahajal. 81 Podobno gradivo je še v drugih tovrstnih fondih. 82 Takšno gradivo se je pod interne arhivske opombe tudi zavedlo, torej da ni primerno za upo- rabo v čitalnici. 83 Prijavno-odjavni oddelek, oddelek za personalne zadeve, stanovanjski odsek oziroma urad, vojni oddelek itd. 65 Letnik 45 (2022), št. 1 arhivist naletel na težavo, kako jo sestaviti oziroma zgraditi. Če si bo želel, da njegov popis arhivskega gradiva odraža čim večji približek dejanskemu stanju pisarniškega poslovanja in če bo popisoval po zadevah oziroma dokumentih, bo moral vpeljati sistem odsekov, oddelkov, zaupništev, uradov in uprav, ki so ime- li lastno poslovanje in zato tudi lastno spisovno gradivo. Kako bo poimenoval posamezne organizacijske enote v okviru organa in kako jih bo umestil nadre- jeno-podrejeno ali linearno glede na časovne reorganizacije notranjih služb, ki so v življenju LO potekale vsaj trikrat, bo stvar odločitve pristojnega arhivista. Slednji se bo prav tako moral odločiti, kaj bo storil z gradivom predhodne in nasledstvene institucije,84 ki bo glede na prakso tovrstnih fondov v ZAP, nedvo- mno vključeno v obstoječi fond – ga bo izvzel, če je že vzpostavljen in ohranjen samostojen fond NOO OF ali ga bo pustil in popisal kot lastno gradivo obravna- vanega LO. Vse to je stvar tehtanja in kompromisov oziroma usklajevanja med provenienco, prvotno ureditvijo, dejanskim stanjem ohranjenega gradiva, eko- nomičnostjo in smotrnostjo – kar je eden izmed lepših segmentov urejanja in popisovanja arhivskega gradiva. Če želimo, da bo fond bolj uporaben in privlačen za uporabnike, da bo jasna razmejitev, kje najdemo gradivo z občutljivimi osebnimi podatki ali zdra- vstveno dokumentacijo, če želimo, da se čitalnici in prihodnjim uporabnikom olajša delo in da bodo podatki hitreje dostopni, bo potrebno gradivo podrobno popisati. S takšnimi popisi bomo zagotovili tudi celovitost ohranjenega gradiva v smislu ohranitve prvotne strukture, varne hrambe in sledljivosti85 kot mate- rialne varnosti, saj se uporabniku izroči zgolj gradivo, ki ga dejansko zanima in potrebuje.86 V primeru MLO Ptuj in KLO Ivanjkovci je očitno, da v čitalnici ni več potrebnega iskanja po starih arhivskih popisih in seznamih ter kasneje po arhivskem gradivu, da bi se lociralo morebitno gradivo v skladu s cilji oziroma željami uporabnika. Ta si namreč že doma »iz naslonjača« prek Virtualne arhi- vske čitalnice lahko ogleda popis arhivskega gradiva za omenjena fonda na te- melju ustvarjenih popisnih enot in ga naroči v skladu s svojimi željami. Vendar je res, da morajo takšni popisi biti čim natančnejši, vsebovati čim več elementov popisa in ravensko biti čim podrobnejši (v smislu podrejenih organizacijskih enot, področij delovanja organa in vsebine gradiva). Tako bomo dvignili interes uporabe tovrstnih fondov pri laični javnosti kot raziskovalni srenji, medtem ko bomo arhivskim delavcem odvzeli veliko breme pri iskanju in pripravi ustre- znega gradiva, ki bi ga ob podrobnem popisu lahko poiskala že stranka »doma iz naslonjača« glede na iskano tematiko.87 Morda bi bilo vredno še razmisliti, da bi se podrobno popisani fondi v doglednem času digitalizirali in bi tako omogočili arhivskemu gradivu daljšo življenjsko dobo, večje materialno varstvo in popol- no varnost pred odtujitvijo ter še večjo uporabnost. 84 V primeru MLO Ptuj Narodnoosvobodilni odbor Osvobodilne fronte Ptuj in Ljudski odbor me- stne občine Ptuj, v primeru KLO Ivanjkovci Občinski ljudski odbor Ivanjkovci. 85 Uporabniku se lahko izroči zgolj zadeva ali dokument, ki ga zanima, in ne cel fond ali več ška- tel, map itd., s čimer se zmanjša možnost odtujitve in poškodb. 86 Dokumenti so manj izpostavljeni uporabnikom, če jih tem zaradi podrobnega popisa ni treba pregledovati. 87 Na temelju izkušenj čitalnice ZAP je zaznati povečan interes uporabnikov za omenjena fonda, predvsem MLO Ptuj, po izvedbi podrobnega popisa v podatkovno zbirko slovenske javne arhi- vske službe. Temeljitejša statistična analiza uporabe opredeljenih fondov se v tem prispevku ni opravila, zaradi obsežnosti in določenih težav pri izvedbi te naloge, ki ni predmet tega član- ka. 66 Aleš Jambrek: Popisovanje in urejanje arhivskega gradiva krajevnih in mestnih ljudskih odborov na primeru ..., str. 43–67 Uprava || Administration ARHIVSKI VIRI Zgodovinski arhiv na Ptuju • SI_ZAP/0011, Krajevni ljudski odbor Biš. • SI_ZAP 0012, Mestni ljudski odbor Ptuj. • SI_ZAP/0028, Občinski ljudski odbor Markovci. • SI_ZAP/0343, Krajevni ljudski odbor Žetale. • SI_ZAP/0347, Krajevni ljudski odbor Ivanjkovci. LITERATURA Kopač, Janez: Lokalna oblast na Slovenskem v letih 1945–1955, Gradivo in razprave 29, Zgodovinski arhiv Ljubljana, 2006. Predsedstvo Vlade Ljudske republike Slovenije: Navodila za administra- cijo in notranje poslovanje krajevnih ljudskih odborov. Ljubljana: Oddelek za za- konodajo in izgradnjo ljudske oblasti pri Predsedstvu Vlade Ljudske republike Slovenije, 1946. Šenk, Tatjana: Upravni organi na lokalnem nivoju 1945–1995. V: Arhivi 20 (1997), št. 1–2, str. 121–127. Vodušek Starič, Jerca: Začetki samoupravljanja v Sloveniji 1949–1953. Ma- ribor: Založba Obzorja, 1983. ZAKONODAJA Ustava Ljudske republike Slovenije. V: Uradni list Ljudske republike Slove- nije, št. 4A/1947. Zakon o upravni razdelitvi federalne Slovenije. V: Uradni list Slovenskega narodnoosvobodilnega sveta in Narodne vlade Slovenije, št. 33/1945. Zakon o nazivu Ljudske republike Slovenije ter organov državne uprave in državne oblasti v Ljudski republiki Sloveniji. V: Uradni list Ljudske republike Slovenije, št. 15/1946. Zakon o upravni razdelitvi Ljudske republike Slovenije z dne 2. april 1946. V: Uradni list Ljudske republike Slovenije, št. 26/1946. Zakon o spremembah in dopolnitvah zakona o upravni razdelitvi Ljudske republike Slovenije z dne 2. 4. 1946. V: Uradni list Ljudske republike Slovenije, št. 62/1946. Zakon o upravni razdelitvi Ljudske republike Slovenije. V: Uradni list Ljud- ske republike Slovenije, št. 9/1948. Zakon o spremembah in dopolnitvah zakona o upravni razdelitvi Ljudske republike Slovenije. V: Uradni list Ljudske republike Slovenije, št. 8/1949. Zakon o spremembah in dopolnitvah zakona o upravni razdelitvi Ljudske republike Slovenije z dne 25. oktober 1949. V: Uradni list Ljudske republike Slo- venije, št. 33/1949. Zakon o spremembah in dopolnitvah zakona o upravni razdelitvi Ljudske republike Slovenije z dne 8. november 1949. V: Uradni list Ljudske republike Slo- venije, št. 35/1949. Zakon o spremembah in dopolnitvah zakona o upravni razdelitvi Ljudske republike Slovenije z dne 21. junij 1950. V: Uradni list Ljudske republike Sloveni- je, št. 20/1950. Zakon o razdelitvi Ljudske republike Slovenije na mesta, okraje in občine z dne 19. april 1952. V: Uradni list Federativne ljudske republike Jugoslavije, št. 11/1952. VIRI IN LITERATURA 67 Letnik 45 (2022), št. 1 DESCRIPTION AND ARRANGEMENT OF ARCHIVES OF LOCAL AND TOWN PEOPLE’S COMMITTEES IN THE CASE OF THE IVANJKOVCI LOCAL PEOPLE’S COMMITTEE AND THE PTUJ TOWN PEOPLE’S COMMITTEE Local People’s Committee (LPC) and Town People’s Committee (TPC) are interesting fonds in the field of local government in the post-war period, which show how the administration, economy, culture and social services were es- tablished after the war in the new country in a certain rural and urban envi- ronment. Although LPC and TPC were established and managed centrally by the District People’s Committees (DPC), each LPC and TPC is unique due to the geographical, economic, cultural and historical characteristics of a certain area where they operated, or has certain peculiarities that distinguish it from similar bodies. When describing PC, we can draw parallels between the development of administrative and economic management in the form of orders, instructions, notices, proposals and recommendations for the creators under review received from DPC or County PC, which “facilitates” our understanding of this body. Each PC responded differently to instructions, recommendations, notifications, etc. per its uniqueness, which brings a certain diversity in the arrangement of ar- chives as well as the final archival description. Thus, from these fonds, we can obtain a lot of interesting information about the population, management, con- struction, spatial planning, healthcare, social welfare, agriculture and post-war culture in a particular area. Arranging and describing within the database of the Slovene Public Archival Service is relatively demanding with the size of the area and the diversification of LPC and TPC operations. As a rule, there is more archival material in the form of sections, trusts, commissions, economic enti- ties, etc. among the TPC archives. We must first arrange each such fond on the level of the record or file (not only technically, but also organizationally under the competent organizational unit, company, etc.), which will help us compile a summary archival description and later break down the fond on various levels of description. Accurate and detailed processing of each unit of description, “en- richment” of the archival description with various elements of the description and creating the most comprehensive title of a unit of description among the elements of identification are a guarantee for greater use of archives, greater security of archives and greater prominence of such fonds. SUMMARY