97 ELEKTRONSKO POSLOV ANJE KNJIŽNIC S SISTEMOM COBISS Avtor: Dejan Lesjak Visoka šola za poslovne vede, Poslovna informatika (1. stopnja) Povzetek Za hrambo podatkov o gradivih, so s prihodom računalnikov in informacijskih tehnologij, knjižnice razvile informacijske sisteme, ki so izpodrinili iskanje gradiva po kataložnih listkih. Zaradi sodelovanja med knjižnicami, se je kmalu pojavila potreba po standardizaciji, s tem pa je bila omogočena interoperabilnost. Kot tipičen primer elektronskega poslovanja so tako tudi tu pomembne mednarodne institucije, ki skrbijo za standardne formate zapisov. Čeprav so dejanske implementacije uvedle nekaj razširitev, ravno gradnja na teh standardih omogoča uporabo različnih, med seboj povezanih, informacijskih sistemov, ki olajšajo uporabo delo uporabnikom, na primer medknjižnično izposojo, kot tudi samim knjižnicam, na primer naročanje knjig s pomočjo standardnih protokolov. Na našem področju prevladuje informacijski sistem COBISS, ki se je uveljavil tudi v bližnjih državah. Sistem nastaja od leta 1991 in danes vključuje podatke iz več kot 900 knjižnic. Ključne besede: elektronsko poslovanje, informacijski sistem, knjižničarstvo, COBISS. Uvod Nekoč so knjižnice hranile kataloge knjig na kartončkih, zloženih v predalčke – t.i. kataložnih listkih, v začetku pisanih na roko. Kot pri mnogih dejavnostih, pa je tudi tu sčasoma prišlo do uporabe prednosti ki jih prinaša elektronsko poslovanje. V devetdesetih letih prejšnjega stoletja so knjižnice prehajale na računalniško katalogizacijo in izposojo gradiva. Leta 1991 je IZUM promoviral sistem COBISS (Kooperativni online bibliografski sistem in servisi) kot nadgradnjo sistema vzajemne katalogizacije. Ime COBISS je v uporabi tako za organizacijski model povezanosti knjižnic, kot tudi za programsko opremo, ki ta model omogoča. Na prelomu stoletja je prišla nova generacija te programske opreme, IZUM pa sedaj opravlja vlogo nacionalnega centra COBISS v Sloveniji in razvija programske opreme. Poleg katalogov, sistem podpira tudi vrsto storitev za knjižnice: evidenco izposoje gradiva z enotnim vmesnikom, vodenje in upravljanje podatkov o članih knjižnice, upravljanje podatkov o zalogi gradiva, avtomatizacijo nabave publikacij, medknjižnično izposojo. Za delo posamezne knjižnice je COBISS tako celovit informacijski sistem, ki lahko pokrije celotno poslovanje. 98 Elektronsko poslovanje s sistemom COBISS Trenutno je v uporabi tretja generacija programske opreme COBISS. Na prelomu stoletja je bila izdana verzija s segmentom Medknjižnična izposoja, leto kasneje pa se je pridružil še segment Nabava. Uvajanje nove generacije je potekalo postopno. Najprej so se pridružile večje knjižnice, zatem pa v prvih letih okoli 10 do 15 na leto. Za uporabnike je IZUM organiziral tečaje in uvajalne obiske, da bi jim čimbolj olajšali delo z novim poslovnim sistemom. (Kolarič, 2009) Postopkovna orientiranost – preverjanje pred nadaljevanjem postopka ali so vnešeni vsi potrebni parametri, je omogočila večjo konsistenco, tako v postopkih, kot v vnešenih podatkih. Pri uvajanju sistema v manjših mestih so se pojavili tudi tehnične težave. Knjižnice so bile ponekod v internet priključene z zastarelimi povezavami, tudi preko 33 kbps telefonskih modemov. Dodatno obremenitev, tudi malo boljših povezav, so pomenili računalniki namenjeni uporabnikom, kjer so si ti lahko na primer prenašali filme. Ker je bila nova programska oprema bolj zahtevna glede sredstev računalnika, je bilo potrebna nadgradnja tudi teh. (Kolarič, 2009) Leta 2005 je prišel v uporabo nov segment Zaloga, ki je bil prisoten že v prejšnji generaciji, za prehod na nov način dela pa so bili organizirani novi tečaji. Izkazalo pa se je da na tem področju knjižnice le počasi prehajajo iz testne postavitve na produkcijsko. Zaradi zamika, so uporabniki od tečaja do dejanske uporabe že dosti pozabili. IZUM pa je zaradi tega, kot pogoj za prisotnost na tečaju postavil uporabo sistema v pravem okolju. Prehod pa je pomenil tudi priložnost za pregled podatkov o zalogi in s tem popravke in izboljšanje informacij o inventarju. (Kolarič, 2009) Zanimivo je bilo tudi uvajanje sistema COBISS v šolske knjižnice, kjer je prej bila večja raznolikost sistemov. Decembra 2015 je bil namreč razglašen Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o knjižničarstvu (ZKnj-1A), ki je določal obvezno vključenje šolskih knjižnic v nacionalni vzajemni bibliografski sistem do konca leta 2018. Zavod Republike Slovenije za šolstvo je v ta namen organiziral brezplačna izobraževanja za knjižničarje šol. Med prednostmi prehoda je bilo izpostavljeno upoštevanje načel IFLA/UNESCO, avtomatizacija lokalnih funkcij knjižnice, upoštevanje varstva osebnih podatkov (GDPR), spletne aplikacije Najbolj brane knjige, Biblos, Knjižnično nadomestilo, Spletno učenje. Uporabniki pa so s tem pridobili enoten sistem do katerekoli knjižnice v državi. (Muhvič Šumandl, 2018) Poslovanje knjižnice z uporabnikom (B2C) Na B2C strani se uporabnik – član knjižnice s sistemom sreča prek iskalnika po elektronskem katalogu knjig COBIB. Sprva je bil na voljo na enobarvnih terminalih v samih knjižnicah v tekstovni obliki, znan pod imenom COBISS/OPAC, običajno poleg predalov kataloga v listkovni obliki. Zamenjal ga je COBISS+, s katerim lahko danes uporabnik 99 gradiva išče v udobju domačega fotelja, preko sodobnega spletnega vmesnika, na naslovu https://cobiss.si/. Poleg iskanja po katalogu, lahko član knjižnice tudi preveri katero gradivo ima izposojeno na dom, podaljša izposojo in poravna obveznosti, kot je članarina. Po sistemu medknjižnične izposoje, lahko tudi naroči knjige, ki jih posamezna knjižnica nima. V katalogu tako najde knjigo, ki je na voljo v neki drugi knjižnici, sistem pa bo poskrbel za naročilo transporta. Knjigo potem lahko uporabnik prevzame v svoji knjižnici. Taka izposoja je možna tudi z nekaterimi knjižnicami v tujini, na primer British Library in Gemeinsamen Verbundskatalog. Medsebojno izmenjavo podatkov pa omogoča združljivost formata COMARC z UNIMARC. Uporabnik v sistemu lahko tudi določi da ga ta opozori ob izteku roka izposoje po elektronski pošti ali z SMS sporočilom. Na voljo pa je tudi mobilna aplikacija mCOBISS. Slika 1: Uporabniški vmesnik iskalnika po bazi COBIB. (vir: https://plus.si.cobiss.net/) Poslovanje knjižnic z drugimi organizacijami in podjetji (B2B) COBISS poskrbi tudi za dele elektronskega poslovanja z ostalimi knjižnicami. Prej opisana medknjižnična izposoja je primer takega poslovanja, kjer COBISS omogoča avtomatizacijo procesa. Modul programske opreme Nabava, pa omogoča tudi avtomatizacijo postopkov pridobivanja monografskih publikacij – ne le nakupa, ampak tudi menjavo in prejem 100 darovanega gradiva. Od leta 2006 segment Nabava omogoča naročanje s standardom EDIFACT po nižjih nakupnih cenah. (Kolarič, 2009) Mednarodno sodelovanje Sistem COBISS je zaradi začetkov v skupni državi bil v uporabi tudi v nekaterih ostalih članicah nekdanje Jugoslavije in v regiji. Leta 2003 je bil podpisan Sporazum o vzpostavitvi mreže COBISS.net in prostem pretoku bibliografskih zapisov (IZUM, n.d.), ki se kreirajo v avtonomnih knjižničnih informacijskih sistemih sodelujočih držav. V omrežju zdaj sodelujejo knjižnični sistemi v Sloveniji, Srbiji, Makedoniji, Bosni in Hercegovini, Črni gori, Bolgariji in Albaniji in na Kosovem, odprto pa je vabilo Hrvaški. Katalogi COBISS sestavlja več podatkovnih baz, povezanih v enoten informacijski sistem. Poleg COBIB – vzajemne bibliografsko-kataložne baze, so med osrednjimi še baza knjižnic COLIB ter normativna datoteka osebnih in korporativnih imen CONOR. Vključene pa so tudi lokalne baze knjižnic. Seveda so pri uvajanju bili prisotni problemi, za lažjo komunikacijo se ponudniki in uporabniki srečujejo na rednih konferencah, ki jih prireja IZUM. Formati in standardi Za shranjevanje in izmenjavo bibliografskih podatkov so se razvili standardi MARC (MAchine-Readable Cataloging). MARC I je nastal kot poskusni projekt Kongresne knjižnice v Washingtonu 1965/66. V angloameriškem sodelovanju, mu je sledil MARC II, temu pa različni MARC formati v posameznih državah, ki pa so dovolj odstopali od osnove, da je bilo mednarodno sodelovanje onemogočeno. V ZDA, kjer je format nastal, zdaj uporabljajo verzijo MARC 21, zanj pa skrbi organizacija American Library Association. (Brešar, 2004) Mednarodna federacija združenj knjižničarjev in knjižnic (IFLA) predstavlja interese knjižnic in informacijskih storitev ter njihovih uporabnikov. Z namenom poenotenja različnih MARC formatov, je pri njenem delu leta 1977 nastal bibliografski format UNIMARC, ki je opisan v priročniku UNIMARC Manual: bibliographic format. V trenutni uporabi je tretja izdaja iz leta 2008. (IFLA, 2019) Ob nastajanju vzajemnega kataloga COBIB, se je sprva uporabljal UNIMARC. Vendar so bile z razvojem novih funkcij potrebne dopolnitve in v 90tih letih je nastal format COMARC/B za bibliografske podatke. Temu se je pridružil še COMARC/H za podatke o stanju zaloge in COMARC/A za normativne podatke. Formate COMARC vzdržuje IZUM. (Brešar, 2004) 101 Bibliografski podatki: COMARC/B Format COMARC/B določa zapise podatkov o sami publikaciji, kot so naslov, avtor, mednarodni identifikatorji (ISBN, ISSN, ...). Kot za druga dva formata v družini, IZUM izdaja priročnik za uporabnike, ki je na voljo tudi brezplačno na spletu. Podatki o stanju zaloge: COMARC/H Podatki so zapisani v formatu COMARC/H, ki ga je IZUM razvil ko UNIMARC formata za stanje zaloge še ni bilo. Upoštevali pa so priporočila iz predloga standarda ISO/TC46/SC9- N34. Normativna datoteka osebnih in korporativnih imen: COMARC/A Kot povsod v elektronskem poslovanju, so tudi tukaj pomembni standardi. Normativna baza osebnih in korporativnih imen CONOR omogoča standardiziranje imen avtorjev v knjižničnih katalogih. Avtorji namreč lahko za nekatere knjige uporabljajo psevdonim, lahko spremenijo svoje osebno ime ali, pri korporativnih avtorjih, ime organizacije. Da bi v katalogu publikacij lahko našli vsa dela istega avtorja, ne glede na ime pod katerim je bila publikacija izdana, je zato potrebno izbrati enotno značnico, ostale pa dopisati v sistem. Zapisi v bazi uporabljajo format COMARC/A – različica formata UNIMARC (Authorities format) – mednarodnega standarda, ki ga je razvila IFLA. 102 Slika 2: Primer zapisa avtorja z dvema variantama imena v bazi CONOR. (vir: https://plus.si.cobiss.net/) Zaključek Poslovni sistem COBISS omogoča knjižnicam konsistentno in avtomatizirano poslovanje, tako s svojimi člani kot tudi z drugimi knjižnicami in dobavitelji. Povezanost z mednarodnimi organizacijami in uporaba standardov pri formatih izmenjave podatkov pa omogoča sodelovanje z drugimi sistemi v drugih državah, in celo cenejše nabavne cene gradiva. Uporabniku sistem prinese udobje elektronskega poslovanja, kot je dostopnost kadarkoli in kjerkoli ter mnogo lažje iskanje po katalogih gradiv kot so to predstavljali kataložni listki. Z dodajanjem elektronskih gradiv in povezavo sistema Biblos za izposojo knjig v elektronski obliki, pa so slovenske knjižnice na dobri poti v elektronsko prihodnost. Viri in literatura Bajda, U. (2018). Sistemi avtomatizacije v šolski knjižnici: SAOP – Šolska knjižnica, WinKnj, COBISS2 in COBISS3. Konferenca COBISS. Maribor: IZUM. 103 Brešar, T. (30. september 2004). Primerjava formatov MARC 21 – UNIMARC – COMARC. Organizacija znanja, str. 105-112. IFLA. (21. avgust 2019). UNIMARC formats and related documentation. Pridobljeno iz IFLA: https://www.ifla.org/publications/unimarc-formats-and-related-documentation IZUM. (brez datuma). O mreži COBISS.net. Pridobljeno 17. november 2020 iz Mreža COBISS.net: https://www.cobiss.net/si/mreza-cobiss-net.htm IZUM. (7. oktober 2020). Platforma COBISS. Pridobljeno iz COBISS: https://www.cobiss.net/si/platforma-cobiss.htm#c8 IZUM. (7. oktober 2020). Programska oprema COBISS3. Pridobljeno iz COBISS.SI: https://www.cobiss.si/c3/ Kolarič, M. (31. december 2009). Uvajanje segmentov programske opreme COBISS3 v Sloveniji. Organizacija znanja, str. 199-203. Muhvič Šumandl, R. (2018). Šolske knjižnice v sistemu COBISS.SI. Konferenca COBISS. Maribor: IZUM. Strahinić, J. (2018). COBISS – pogled s perspektive šolskega knjižničarja. Konferenca COBISS 2018. Maribor: IZUM.