M 11ORGANIZACIJA ZNANJA 2012, LETN. 17, ZV. 1 Marija Petek Filozofska fakulteta Univerze v Ljubljani, Oddelek za bibliotekarstvo, informacijsko znanost in knjigarstvo Kontaktni naslov: marija.petek@ff.uni-lj.si KAKOvOsT bIbLIOGRAfsKIh zAPIsOv v CObIb-U Izvle~ek Knjižnični katalogi uporabnikom omogočajo iskanje knjižničnega gradiva na različne načine. Pogoj za uspešno in učinkovito iskanje je, da so bibliografski in normativni zapisi izdelani v skladu s katalogizacijskim pravilnikom, da so zapisi popolni in natančni. To pomeni, da so katalogizatorji odgovorni za ustrezno kakovost zapisov in da je treba to kakovost redno preverjati. Rezultati preverjanja kakovosti bibliografskih zapisov v COBIB-u, ki poteka od leta 2005 v IZUM-u in NUK-u, kažejo, da je število zapisov z napakami precej večje kot število zapisov brez napak. Predstavljene so tri podobne raziskave, ki so bile izvedene na Oddelku za bibliotekarstvo, informacijsko znanost in knjigarstvo Filozofske fakultete leta 2010 in 2011. Opisana je tudi raziskava o uporabi enotnega naslova v COBIB-u in CROLIST-u. Klju~ne besede katalogizacija, katalogizacijska pravila, bibliografski zapisi, COBIB, COMARC Abstract Library catalogues allow users searching of library materials in different ways. To achieve successful and efficient searching, bibliographic and authority records should be created according to cataloguing rules, besides perfect and accurate records are required. That is why, cataloguers are responsible for an adequate quality of records and the quality control should be regularly examined. Results of quality control of records in COBIB taking place since 2005 indicate that the number of records containing catalogue failures is much higher than the number of perfect records. Three similar researches conducted by the Department of Library and Information Science and Book Studies at the Faculty of Arts in 2010 and 2011 are presented. Research on the use of uniform title in COBIB and CROLIST is also discussed. Keywords cataloguing, cataloguing rules, bibliographic records, COBIB, COMARC UvOd Knjižnični katalog je urejen in sistematičen popis knjižničnega gradiva v eni ali v več knjižnicah. Izdelan mora biti v skladu s katalogizacijskim pravilnikom, ki obsega navodila za značnice in bibliografski opis. Kakovostni bibliografski zapisi in normativni zapisi predstavljajo popolne in natančne popise, s pomočjo katerih lahko identificiramo in poiščemo želeno gradivo. Katalogizatorji so odgovorni za ustrezno kakovost bibliografskih in normativnih zapisov in to kakovost je treba redno spremljati. Kakovost katalogizacije je že dolgo prisoten problem, ki ga opredeljujejo na različne načine. Osborn je ostro kritiziral preveliko število katalogizacijskih pravil, zaradi katerih so nastajali zaostanki pri katalogizaciji v Kongresni knjižnici [1], ni pa govoril neposredno o kakovosti, temveč o perfekcionizmu, h kateremu so nagnjeni katalogizatorji. Barbara Tillett iz Kongresne knjižnice je opredelila kakovost katalogizacije kot natančno bibliografsko informacijo, ki ustreza potrebam uporabnikov ter omogoča hiter dostop do gradiva. [2] Ker so potrebe uporabnikov subjektivne, so se osredotočili na merljive objektivne kazalce: natančnost podatkov in upoštevanje katalogizacijskih pravil. Vsa odstopanja od strogih meril so jemali kot napake in že majhno število napak je preprečilo katalogizatorjevo poklicno napredovanje. V osemdesetih letih prejšnjega stoletja so v Kongresni knjižnici razlikovali med večjimi in doi:10.3359/oz1201011 1.03: KRATKI ZNANSTVENI PRISPEVEK 12 ORGANIZACIJA ZNANJA 2012, LETN. 17, ZV. 1 manjšimi katalogizacijskimi napakami, kasneje pa so vse vrste napak izenačili. Napačna uporaba malih in velikih začetnic, diaktiričnih znakov in interpunkcije ni štela za napako. V Kongresni knjižnici so si vedno zelo prizadevali za izdelavo vzornih bibliografskih zapisov, ker so menili, da katalogizacijske napake zmanjšujejo ugled knjižnice, v obdobju listkovnih katalogov je potekal nadzor kakovosti celo na šestih stopnjah. Razumevanje kakovosti pri katalogizaciji se je spreminjalo z novimi možnostmi, kot so različni nivoji bibliografskega opisa (popolni, srednji in skrajšani), prevzemanje zapisov v vzajemnih sistemih itd. Zanimive so tudi razprave o odnosu med kakovostjo in številom zapisov, ki jih izdela katalogizator. Graham meni, da je kakovost katalogizacije obratno sorazmerna s storilnostjo katalogizatorjev. [3] Opozarja tudi na to, da se katalogizatorji preveč ukvarjajo s tistimi bibliografskimi podatki, ki sploh niso koristni za uporabnike. Thomas meni, da je kakovost katalogizacije dinamičen pojem, ki je odvisen od potreb uporabnikov kataloga. [4] Kakovost bibliografskih in normativnih zapisov je postala izjemno pomembna z razvojem velikih sistemov za vzajemno katalogizacijo, kot sta OCLC in RLIN. Pred tem so katalogizacijske napake vplivale samo na iskanje v enem katalogu, zdaj pa se je njihov vpliv zelo razmahnil. Kakovost bibliografske podatkovne zbirke bi morala rasti vzporedno s številom zapisov v njej. [5] TUjE RAzIsKAvE Intner je v svoji raziskavi ugotovila veliko število napak v bibliografskih zapisih, in sicer povprečno 2 napaki in pol na zapis; v 430 pregledanih zapisih je bilo namreč 1.067 napak. [6] Približno ena tretjina napak je nastala zaradi napačne uporabe katalogizacijskih pravil. Po mnenju avtorice je treba obravnavati napake v povezavi z ustreznimi katalogizacijskimi pravili in jih pojasniti katalogizatorjem. V knjižnici Univerze Bath so preverjali kakovost bibliografskih zapisov v svojem katalogu. [7] Vzorec je obsegal 288 zapisov za različne vrste gradiva, ki je bilo v času raziskave na voljo za izposojo. Ugotovili so, da ima napake 99 zapisov (34,4 %), brez napak jih je bilo 189 (65,6 %) zapisov. Od 99 zapisov, ki so vsebovali napake, jih je imelo 22 večje napake. Največ napak so odkrili v območju založništva in distribucije, sledijo območje knjižne zbirke, območje podatkov o izdaji ter območje naslova in navedbe odgovornosti. Shin je v WorldCatu proučeval kakovost zapisov, ki so predstavljali monografske publikacije v korejskem jeziku. [8] Vzorec je obsegal 623 zapisov, od katerih je bilo 76,2 % z napakami. Povprečno število napak na zapis je 2,5. Največje število napak v enem samem zapisu je bilo celo 16. Najpogostejši vzrok so bila napačna ločila, presledki in transliteracija. Največ napak je bilo v polju 245 (naslov) in 260 (podatki o založništvu). Predvsem napake v naslovu, ki nastanejo zaradi transliteracije v latinico, imajo za posledico neuspešno iskanje. Hider in Tan sta izvedla eksperiment, v katerem so katalogizatorji zelo različno ocenili kakovost istih zapisov. [9] Ker sta menila, da ocene katalogizatorjev niso bile dovolj zanesljive, sta se osredotočila na uporabnike v singapurskih splošnih knjižnicah. Za namen identifikacije in selekcije bibliografskih virov so uporabniki najpogosteje izbrali naslov in avtorja, poredko pa druge odgovornosti, številki ISBN in ISSN. Uporabnike so tudi povprašali, v kolikšni meri različne napake v katalogu (manjkajoči podatki, razlika, črkovanje, ločila) vplivajo na njihovo identifikacijo in selekcijo virov; ugotovljene razlike niso velike, največji vpliv ima napačno črkovanje, najmanjši pa napačna ločila. PREvERjANjE bIbLIOGRAfsKIh zAPIsOv v CObIb-U Institut informacijskih znanosti Maribor in Narodna in univerzitetna knjižnica Preverjanje kakovosti zapisov v COBIB-u v IZUM-u in NUK-u poteka od decembra 2005 približno vsakega pol leta, vedno na vzorcu 50 programsko izbranih bibliografskih zapisov s pripadajočimi normativnimi zapisi (preglednica 1). [10] Od 550 pregledanih zapisov jih je 466 (84,7 %) imelo večje ali manjše napake. Preverjanje v mesecu juliju 2008 je dalo najslabše rezultate do sedaj, saj so bili samo 3 zapisi od 50-tih ustrezne kakovosti. Število zapisov, ki so vsebovali večje napake, je bilo najvišje v februarju 2009, in sicer dobra polovica (27). Preglednica 1: Rezultati preverjanja bibliografskih zapisov v COBIB-u (n = 50) Št. zapisov z manjšimi napakami Št. zapisov z večjimi napakami Št. vseh zapisov z napakami 2005 dec. 24 12 36 2006 maj 29 12 41 2007 jan. 31 9 40 2007 jul. 25 15 40 2008 jan. 30 15 45 2008 jul. 31 16 47 2009 feb. 17 27 44 2009 sep. 28 18 46 2010 feb. 29 15 44 2010 avg. 29 14 43 2011 jan. 24 16 40 Skupaj 297 169 466 Marija Petek: KAKOVOST BIBLIOGRAFSKIH ZAPISOV V COBIB-U M T 13ORGANIZACIJA ZNANJA 2012, LETN. 17, ZV. 1 Oddelek za bibliotekarstvo, informacijsko znanost in knjigarstvo Na Oddelku za bibliotekarstvo, informacijsko znanost in knjigarstvo Filozofske fakultete v Ljubljani so bile v okviru diplomskih del narejene tri raziskave, ki so obravnavale kakovost bibliografskih zapisov v COBIB-u. Pesjak in Petek sta želela ugotoviti, ali je kakovost bibliografskih zapisov v COBIB-u povezana z uporabo katalogizacijskih priročnikov. [11] V prvem delu raziskave je bil analiziran vzorec 90 bibliografskih zapisov za monografske publikacije, od tega 45 zapisov, kreiranih v letu 2004 in 45 zapisov v letu 2010. Dve različni letnici sta bili izbrani zaradi primerjave kakovosti pred in po zaostritvi pogojev za pridobitev licence COBISS. Preverjala sta tri območja: območje naslova in navedbe odgovornosti, območje podatkov o izdaji in območje fizičnega opisa. Zapisov z napakami je bilo 58,9 %. Preglednica 2 prikazuje delež napak po območjih za leti 2004 in 2010. Največ napak se je v obeh letih pojavilo v območju fizičnega opisa: 40 %. V območju naslova in navedbe odgovornosti je bilo v zapisih iz leta 2010 več napak kot v zapisih iz leta 2004: 31,1 % in 20 %. To velja tudi za območje podatkov o izdaji: 15,2 % in 5,6 % zapisov z napakami. Presenetljivo je, da je kakovost zapisov v letu 2010 slabša kot v letu 2004 kljub strožjim pogojem za licenco. Preglednica 2: Delež napak v bibliografskih zapisih po območjih 1. območje (%) 2. območje (%) 5. območje (%) 2004 20,0 5,6 40,0 2010 33,1 15,2 40,0 Drugi del raziskave obsega anketo o uporabi katalogizacijskih priročnikov. Katalogizatorji, ki že imajo licenco, jih uporabljajo srednje pogosto, največkrat priročnike za COBISS ter ISBD in PREKAT. Čim več izkušenj imajo katalogizatorji, manj uporabljajo priročnike. Mateja Crnčić je preverjala kakovost v COBIB-u na vzorcu 50 bibliografskih zapisov za monografske publikacije, in sicer je bilo 25 zapisov za strokovne publikacije in 25 za leposlovje. [12] Zapisi so bili izbrani iz COBIB-a po naslednjih kriterijih: monografska publikacija, leto izida 2010, slovenščina kot jezik publikacije in oznaka "prosto". Nato je bilo treba najti vse publikacije, popisane v izbranih zapisih, zato da je preverjanje potekalo s knjigo v roki. Izbrani zapisi in monografske publikacije so bili primerjani s katalogizacijskim pravilnikom in priročnikom COMARC. Rezultati so pokazali, da 72 % zapisov vsebuje napake, ki so posledica nepravilne uporabe katalogizacijskih pravil, 44 % zapisov pa je takšnih, ki vsebujejo napake glede na pravila priročnika COMARC. Pri katalogizaciji se največ pomanjkljivosti pojavlja v območju opomb ter v območju založništva in distribucije. Glede COMARC-a pa se največ napak pojavlja v bloku šifriranih podatkov. Povprečno število napak, ki so posledica neupoštevanja katalogizacijskih pravil, je 1,3 napake na zapis. Povprečno število napak v zapisih, ki ne ustrezajo zahtevam COMARC-a, pa je 0,8. Ugotovljeno je bilo, da katalogizacijska pravila predstavljajo večji problem kot strukturiranje bibliografskih podatkov v posamezna polja in podpolja formata COMARC. Predlagane so podobne raziskave za različne vrste knjižničnega gradiva, s pomočjo katerih bi lahko ugotovili najpogostejše napake, ki bi jim bilo treba nameniti več pozornosti pri izobraževanju katalogizatorjev. Tina Enci je ugotavljala kakovost bibliografskih zapisov za serijske publikacije v COBIB-u, in sicer na vzorcu 50 zapisov glede na mednarodni standard za bibliografski opis kontinuiranih virov ISBD(CR) in glede na priročnik COMARC. [13] Vzorec je zajemal 20 bibliografskih zapisov za tiskane serijske publikacije v slovenskem jeziku, 20 zapisov za tiskane serijske publikacije v angleškem in nemškem jeziku, 10 zapisov za elektronske publikacije, od tega 5 v slovenskem in 5 v tujih jezikih. Najprej so bili izbrani zapisi iz COBIB-a, nato pa je bila narejena primerjava vsakega zapisa z ustrezno publikacijo. Rezultati so pokazali, da je glede na ISDB(CR) 96 % bibliografskih zapisov vsebovalo napake. Največ napak se je pojavljalo v območju fizičnega opisa; povprečno število napak na bibliografski zapis je 2,6. Glede COMARC-a je 48 % bibliografskih zapisov vsebovalo napake; največ napak se je pojavljalo v bloku šifriranih podatkov. Povprečno število napak na bibliografski zapis po računalniškem formatu COMARC je 0,8 napake. Preverjanje poznavanja COMARC-a je pokazalo nekoliko boljše rezultate kot preverjanje poznavanja ISBD(CR). Vzrok za veliko število napak v bibliografskih zapisih glede na ISBD(CR) je najverjetneje slabo poznavanje in tudi neuporaba standarda in drugih katalogizacijskih priročnikov. Za izboljšanje stanja na tem področju so bili predlagani obvezni tečaji za obnavljanje znanja katalogizacije. Prav tako bi bilo treba spodbujati uporabo priročnikov za katalogizacijo. Enotni naslov v COBIB-u in CROLIST-u Namen raziskave je bil ugotoviti, kako dosledno se v vzajemni bibliografski bazi podatkov COBIB in v hrvaškem vzajemnem katalogu CROLIST uporablja enotni naslov glede na določila skupnega pravilnika PPIAK in glede na zahteve formata COMARC in UNIMARC. [14] V bibliografskih zapisih za prevode so Marija Petek: KAKOVOST BIBLIOGARFSKIH ZAPISOV V COBIB-U 14 ORGANIZACIJA ZNANJA 2012, LETN. 17, ZV. 1 preverjali prisotnost polja 300 (opomba o prevodu dela ali o izvirnem stvarnem naslovu) in polja 500 (enotni naslov). Preglednica 3 prikazuje podatke o poljih 300 in 500 v bibliografskih zapisi za prevode, in sicer glede na osebno in stvarno značnico. COBIB je v času raziskave obsegal 2.857.342 bibliografskih zapisov z osebno značnico, od tega je bilo 6,7 % (190.820) zapisov za prevode: 40,3 % (76.863) zapisov je imelo vneseno polje 500 za enotni naslov, 46,1 % (87.886) zapisov je imelo polje 300; zapisov, v katerih ni bilo niti polja 300 niti 500, je bilo 13,6 % (26.071). V CROLIST-u pa je bilo 486.755 zapisov z osebno značnico, od tega 10,8 % (73.513) zapisov za prevode; vendar je samo 0,3 % (228) zapisov imelo vneseno polje 500 za enotni naslov, 72,3 % (53.168) zapisov je imelo polje 300; 27,4 % (20.117) zapisov ni imelo niti polja 300 niti polja 500. V COBIB-u je bilo od vseh 547.933 zapisov za anonimna dela 9,6 % (52.488) prevodov; 27,6 % (14.486) zapisov je imelo polje 500, 17,4 % (9.133) zapisov pa je imelo polje 300; kar 55 % (28.869) zapisov je bilo brez vnesenih polj 300 in 500. Od 99.738 zapisov za anonimna dela je bilo v CROLIST-u 6,7 % (6.669) prevodov. Samo 12,2 % (816) zapisov je imelo polje 500, 40,5 % (2.701) zapisov je imelo polje 300; 47,3 % (3.152) zapisov je bilo brez polj 300 in 500. Preglednica 3: Uporaba polja 300 in 500 v COBIB-u in CROLIST-u COBIB (%) CROLIST (%) OZ SZ OZ SZ Obsega polje 300 46,1 17,4 72,3 40,5 Obsega polje 500 40,3 27,6 0,3 12,2 Brez polja 300 in 500 13,6 55,0 27,4 47,3 Skupaj 100,0 100,0 100,0 100,0 Legenda: OZ – zapisi z osebno značnico, SZ – zapisi s stvarno značnico Rezultati so pokazali, da uporaba enotnega naslova v COBIB-u in CROLIST-u ni dosledna, saj polji 300 in 500 pogosto nista vneseni. Uporabniki zato pri iskanju ne dobijo na enem mestu podatkov o vseh prevodih določenega dela. Približno polovica bibliografskih zapisov v obeh katalogih ne ustreza določilom o enotnem naslovu iz PPIAK. zAKLjU^EK Kakovost katalogizacije je ključnega pomena tako za uporabnike knjižnice kot za strokovno osebje. Dostopnost bibliografskih virov je neposredno odvisna od kakovosti bibliografskih in normativnih zapisov v katalogu. Pomanjkljivi in nepravilni zapisi lahko povzročijo, da knjižničnega gradiva ne moremo najti ali identificirati, kar pomeni, da je to gradivo za nas izgubljeno. Naloga katalogizatorja je pripraviti popolne in natančne podatke o knjižničnem gradivu, ki bo predstavljeno v katalogu. Pri tem mora katalogizator upoštevati katalogizacijska pravila in zahteve bibliografskega formata, saj je odgovoren za ustrezno kakovost svojih zapisov. V preteklosti so bile napake vidne samo v enem katalogu, z razvojem sistemov za vzajemno katalogizacijo pa postanejo moteče za vse sodelujoče knjižnice in predstavljajo tudi slab zgled katalogizatorjem začetnikom. Strokovnjaki so si enotni, da je treba kakovost zapisov vzdrževati in jo spremljati. Ker se tega zavedamo tudi pri nas, IZUM in NUK že več let preverjata kakovost zapisov v vzajemnem katalogu COBIB. Vendar z rezultati tega preverjanja ne moremo biti zadovoljni, saj zapisi z napakami predstavljajo 84,7 %. Tudi druge raziskave v COBIB-u niso prinesle boljših ugotovitev: pri zapisih za serijske publikacije je bilo celo 96 % zapisov, ki so vsebovali napake, pri zapisih za monografske publikacije pa jih je bilo enkrat 72 % in drugič 58,9 %. Zapisi za prevode anonimnih del in del osebnih avtorjev so v COBIB-u pogosto pomanjkljivi, pri zapisih z osebno značnico je opomba o prevodu del vnesena samo v 46,1 % zapisov, enotni naslov pa v 40,3 %; še slabše so se odrezali zapisi s stvarno značnico: 55 % zapisov ni imelo niti polja 300 niti polja 500. Napake so prisotne tudi v tujih katalogih. V knjižnici Univerze Bath se lahko pohvalijo z majhnim deležem zapisov z napakami, in sicer 34,4 %, v WorldCatu so bile ugotovljene napake pri 76,2 % zapisov, ki so predstavljali monografske publikacije v korejski pisavi. Kontrola bibliografskih zapisov v COBIB-u je nujna in smiselna, verjetno bi dosegla boljši učinek, če bi se izvajala v večjem obsegu in če bi katalogizatorji sproti dobivali povratne informacije o tem, kako dobro katalogizirajo. Poleg tega bi morala biti kakovost zapisov kontrolirana že v okviru posamezne knjižnice. Reference [1] Osborn, A. (1941). The crisis in cataloging. Library Quarterly, 11(4), 393–411. [2] Thomas, S. (1996). Quality in bibliographic control. Library Trends, vol. 44, no. 3, 491–505. [3] Graham, P. S. (1990). Quality in cataloging: making distinctions. Journal of Academic Librarianship, 16(4), 213–218. Marija Petek: KAKOVOST BIBLIOGRAFSKIH ZAPISOV V COBIB-U M T 15ORGANIZACIJA ZNANJA 2012, LETN. 17, ZV. 1 [4] Enako kot [2]. [5] Shin, H.-s. (2003). Quality of Korean cataloging records in shared databases. Cataloging & Classification Quarterly, vol. 36 (1), 55–90. [6] Intner, S. S. (1989). Quality in bibliographic databases: an analysis of member-contributed cataloging in OCLC and RLIN. Advances in Library Administration and Organization, 8, 1–24. [7] Chapman, A. in Massey, O. (2002). A catalogue quality audit tool. Library Management, 23(6–7), 314–324. [8] Enako kot [5]. [9] Hider, P. in Tan, K.-H. (2008). Constructing record quality measures based on catalog use. Cataloging & Classification Quarterly, vol. 46(4), 338–361. [10] Povzetek ugotovitev ob preverjanju 50 naključno izbranih bibliografskih zapisov v COBIB.SI. (2006–2011). Maribor: Institut informacijskih znanosti. Dostopno na: http://www.izum.si/. [11] Pesjak, D. in Petek, M. (2010). Kakovost bibliografskih zapisov v COBIB-u in uporaba katalogizacijskih priročnikov. Knjižnica, 54(3), 15–33. [12] Crnčić, M. (2010). Kakovost bibliografskih zapisov v vzajemnem katalogu COBIB. Diplomsko delo. Ljubljana: Oddelek za bibliotekarstvo, informacijsko znanost in knjigarstvo. [13] Enci, T. (2011). Kakovost bibliografskih zapisov za serijske publikacije v vzajemnem katalogu COBIB.SI. Diplomsko delo. Ljubljana: Oddelek za bibliotekarstvo, informacijsko znanost in knjigarstvo. [14] Willer, M., Šauperl, A., Petek, M. in Tomić, M. (2011). Jedinstveni stvarni naslov: Zašto nam je potreban više neko ikad?. Vjesnik Bibliotekara Hrvatske, 54(1–2), 93–119. Marija Petek: KAKOVOST BIBLIOGARFSKIH ZAPISOV V COBIB-U