Arhivi 26 (2003) št. 1, str. 189-152
Članki in razprave
145
UDK 174:930.25
Kodeks arhivske poklicne etike
Janez KOPAČ
arhivski svetovalec, Zgodovinski arhiv Ljubljana, Enota za Gorenjsko Kranj, Savska 8, SI-4000 Kranj
IZVLEČEK
Prispevek posreduje kratko opredelitev etike, morale in poklicnih etik, nakazuje osnovne odnose, ki jih na splošno obravnavajo kodeksi poklicnih etik in temeljna načela, ki naj jih upoštevajo pripravljavci poklicnih etik. Nekoliko podrobneje je opisan Kodeks arhivske poklicne etike, ki je bil sprejet septembra 1997 na XIII. mednarodnem arhivskem kongresu v Pekingu. Predstavlja deset "arhivskih zapovedi", v katerih pozoren bralec zasledi vsa najpomembnejša načela arhivistike. Slovenska arhivistika nima lastnega poklicnega kodeksa, zavezujoče ni sprejela niti v Pekingu sprejetega, ampak se je zadovoljila zaenkrat le z njegovim prevodom, kije objavljen v Arhivih, glasilu arhivskega društva in arhivov Slovenije iz leta 1997.
ABSTRACT
CODE OF PROFESSIONAL ETHICS IN ARCHIVES
Ethics as a concept describing what is good or bad is a system of the moral principles that determine what should or should not be done. Concrétisation of moral relations in the scope of individual professions is called a code of professional ethics. The field of archive studies has its own code of professional ethics, which was adopted at the International Archive Congress in Beijing in autumn 1996. The Slovene translation of this code was published in 1997 in Arhivi, the publication of the Slovene Archive Society and the Slovene Archives.
Codes of professional ethics generally define objects in professional practice, encapsulating the basic principles of professional work, relations to the users of their sendees, relations between the employees and relations to the society. The practice of complying with the principles of the code of ethics hence creates a positive public opinion of the profession, for which the code is used.
All general characteristics of a code of professional ethics can also be found in the Archive code, which consists of six introductory statements and ten provisions or principles. They define relations that evolve from the professional work in preser\'ation and presentation of the archive material as a part of cultural heritage.
Uvod
V številki Arhivov 1-2, glasila Arhivskega društva in arhivov Slovenije iz leta 1997 je pod naslovom Kodeks etike objavljen prevod kodeksa arhivske poklicne etike, ki je bil sprejet na XIII. mednarodnem arhivskem kongresu med 2. in 7. septembrom 1996 v Pekingu.1 Čeprav ga slovenska arhivska strokovna javnost ni verificirala, je pomembno opozoriti na splošna etična in moralna načela, ki so konkretizirana v kodeksu.
Preučevanje etike in morale je eno od pomembnejših področij filozofije kot najbolj splošne oblike znanosti, iz katere so se razvile številne znanstvene discipline.
Kodeks etike, prevod, Arhivi, glasilo Arhivskega društva in arhivov Slovenije, Ljubljana 1997. letnik XX, št. 1-2, str. 14-16 (v nadaljevanju Arhivi); Vladimir Kološa: Xffl. mednarodni arhivski kongres Peking, 2.-7. september 1996, Arhivi, Ljubljana 1997, letnik XX, str. 236-240.
Najbolj splošno etiko označujejo kot "... nauk o dobrem in zlu ..., kot zbirko splošnih vzorcev, kako naj živimo ...". Neko dejanje je etično le, če so posledice družbeno pozitivno optimalne, to pa so tedaj, kadar so koristne posledice takega dejanja "... največje za največje število ljudi..."? Etika je torej filozofska disciplina, "... ki proučuje kaj je dobro in kaj zlo, kaj je vrednota in kaj ni ...V
Saša Zupanič: Pogled v knjižnično in informativno etiko, Knjižnica, glasilo Zveze bibliotekarskih društev Slovenije, Ljubljana 1995, letnik 39, št. 1 2, str. 8-11 (v nadaljevanju Saša Zupanič: n,d,, str.); Janez Kopač: Arhivska etika in arhivarji, Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, 2. zbornik referatov dopolnilnega izobraževanja s področja arhivistike, dokumentalistike in informatike v Radencih od 2. do 4. aprila 2003, Maribor 2003, str. 146-154 (v nadaljevanju Janez Kopač: n.d., str.).
Enciklopedija Slovenije, zvezek št. 3, Ljubljana 1989, geslo Etika, str. 61-62; Veliki splošni leksikon, druga knjiga Ch-Gh, Ljubljana 1997, geslo Etika, str 1027; leksikon Cankarjeve založbe, Ljubljana 1*588, geslo Etika, str. 261.
210
Članki in razprave
Janez KOPAČ: Kodeks arhivske poklicne etike, str. 207-211
ARHIVI 26 (2003), št. 1
Morala je filozofsko opredeljena kot "... sistem pravil, ki urejajo medsebojne odnose med ljudmi na podlagi spoznanja dobrega in zlega ...", ki opredeljujejo, "... kaj je trebe storiti in česa se ne sme ...". Morala je zato "... sistem ... zapovedi ..., ki urejajo delovanje in ravnanje glede na dobro in zlo ...". Vsaka človeška skupnost si zato" ... postavlja določene norme in pravila obnašanja in glede nato ocenjuje ravnanja posameznikov kot dobra ali zla ...". Nauk o dobrem in zlu, to je etika, je zato teorija morale.4
Poklicna, tudi profesionalna etika je opredeljena "... kot niz pravil, ki uravnavajo moralno vedenje v sferi vseh odnosov, ki nastopajo v stroki ...".5 Predstavlja jo "... celota pričakovanj in pravil o ravnanju nosilca določenega poklica ... na podlagi katerih je nosilec nadzorovan ..." in je zato "... celota moralnih pravil za ravnanje ljudi, ki opravljajo določen poklic ...".6
Kodeksi poklicnih etik
Moralna pravila ravnanja po poklicnih področjih pripravljajo in v obliki kodeksov profesionalnih etik sprejemajo poklicne skupine in organizacije (npr. častna razsodišča, poklicne zbornice itd.), ki praviloma poskrbijo tudi za sankcioniranje pripadnikov poklicnih področij, če jih ne spoštujejo oziroma jih prekršijo.
Kodekse poklicne etike označujejo tudi kot deontologijo, to je nauk o dolžnostih stanu ali poklica oziroma konkretnih (profesionalnih) dolžnostih v poklicih, kar je v antiki pomenilo, da "... se je moralni značaj človeka ocenjeval glede na to, kako dobro ali slabo je ta izvajal dolžnosti, ki mu jih je nalagal njegov družbeni položaj ...". Izraz deontologija se največkrat uporablja za označitev kodeksa poklicne etike v zdravstvu, s poudarkom zlasti na pravnih normah za to področje.7
Kodeksi poklicnih etik predstavljajo norme in pravila obnašanja številnih poklicnih skupin prebivalstva. Z njimi se ocenjuje ravnanja nosilcev poklicev kot etično in moralno sprejemljiva ali nesprejemljiva. Predstavljajo vrednostne
4	Enciklopedija Slovenije, zvezek št. 7, Ljubljana 1993, geslo Morala, str. 215; Veliki splošni leksikon, peta knjiga Ma-Ož, Ljubljana 1998, geslo Morala, str. 2679; Leksikon Cankarjeve založbe, Ljubljana 1988, geslo Morala, str. 660; Mateja Griljc: Etičnost profesionalnega odnosa do funkcionalno oviranih uporabnikov, Knjižnica, glasilo Zveze bibliotekarskih društev Slovenije, Ljubljana 1999, letnik 43, št. 1-2, str. 260.
5	Saša Zupanič: n.d., str. 8.
^ Leksikon Cankarjeve založbe, Ljubljana 1988, geslo Poklicna etika, str. 808; Enciklopedija Slovenije, zvezek št. 9, Ljubljana 1995, geslo Poklicna etika. str. 48. 7 Enciklopedija Slovenije, zvezek št. 2, Ljubljana 1988, geslo Deontologija, str. 234; Leksikon Cankarjeve založbe, Ljubljana 1988, geslo Deontologija, str. 194; Veliki splošni leksikon, druga knjiga, Ljubljana 1997, geslo Deontologija. str. 802; Saša Zupanič: n.d., str. 10.
sisteme profesij in javnost seznanjajo, s tem, kaj lahko in česa ne more in ne sme pričakovati od strok, Z njihovo pomočjo se etične in moralne dileme v strokah (poklicih) rešujejo tako, da izbrane rešitve prinesejo kar "... najmanj negativnih posledic za vse vključene strani ...". Na ta način kodeksi poklicnih etik ščitijo javnost pred samovoljo, zlorabami in nepravilnostmi v poklicnih skupinah, hkrati pa tudi povečujejo družbeni ugled poklicev in utrjujejo zavest o pripadnosti posameznim vrstam poklicev. Kljub temu pa se najdejo avtorji, ki menijo, da so kodeksi poklicnih etik nepotrebni, saj jih moralni ljudje ne potrebujejo, nemoralni pa se jih ne držijo in jih ne spoštujejo.8
V splošnem za kodekse poklicnih etik velja, da opredeljujejo temeljna načela svojih strok, odnose do uporabnikov svojih storitev, odnose do družbenih okolij, v katerih delujejo, in odnose med zaposlenimi v strokah.9
Tako kot po svetu imajo tudi v Sloveniji številne poklicne skupine svoje kodekse poklicnih etik npr. zdravniki, odvetniki, sodniki, novinarji, policisti itd.10
Tudi poklicne skupine v Sloveniji, katerih dejavnosti so podobna arhivskim opravilom, imajo svoje kodekse poklicnih etik. Nekatere stroke so kodekse pripravile in sprejele v okviru svojih stanovskih združenj, v drugih pa so prevedli poklicne kodekse, ki so jih sprejela njihova mednarodna združenja. V prvo skupino sodijo slovenski bibliotekarji,11 v drugo slovenski muzealci,12 pa tudi arhivisti,13 ki jim je treba prišteti tudi specialni kodeks namenjen arhivistom, ki skrbijo za varovanje avdiovizualnega gradiva.14 Za trženje knjižničnega gradiva pa je v Sloveniji znan prevod angleškega poklicnega kodeksa.15
Vlado Sruk: Udejanjanje etičnega kodeksa bibliofilije, Knjiž-
nica, glasilo Zveze bibiotekarskih društev Slovenije, Ljubljana
1999, letnik 43, 5t. 1/2, str. 243-248; SaSa Zupanič: n.d., str.
23; Enciklopedija Slovenije, zvezek št. 9, Ljubljana 1995, geslo
Poklicna etika, str. 48; Leksikon Cankarjeve založbe, Ljubljana 1988, geslo Poklicna etika, str. 808; Saša Zupmič: n.d., str. 1215.
9	Janez Kopač: n.d., str. 148.
10	Enciklopedija Slovenije, zvezek št. 9, Ljubljana 1995, geslo Poklicna etika, str. 48.
11	Etični kodeks slovenskih knjižničarjev, Ljubljana 1998; http://www.kr.sik.si; spletna stran Zveze bibliotekarskih društev Slovenije.
12	Icomov kodeks poklicne etike, prevod, Ljubljana 1993.
13	Kodeks etike, prevod, Arhivi, Ljubljana 1997, letnik XX, št. 12, str. 14-16.
14	Branko Bubenik: Etika uporabe avdiovizualnih dokumenata Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, 2. zbornik referatov dopolnilnega izobraževanja s področja arhivistike, dokumentalistike in informatike v Radencih od 2. do 4. aprila 2003, Maribor 2003. str. 155 160.
15	Jože Piano: Kodeks vedenja pri nabavi in dobavi knjižničnega gradiva, Knjižnica, glasilo Zveze bibliotekarskih društev Slovenije, Ljubljana 1996, letnik 40, št. 2, str. 137 146; Nekoliko
ARHIVI 26 (2003), št. 1
Članki in razprave
Janez KOPAČ: Kodeks arhivske poklicne etike, str. 207-211
209
Poklicni kodeksi bibliotekarjev, muzealcev in arhivistov (pa tudi drugih poklicev) z različno stopnjo intenzivnosti opredeljujejo te osnovne odnose:
-	odnos do gradiva (informacij), ki ga pridobivajo, strokovno obdelujejo, hranijo in posredujejo,
-	odnos do ustvarjalcev gradiva (informacij),
-	odnos do uporabnikov gradiva (informacij),
-	odnos do sodelavcev (spoštljiv odnos do sodelavcev, pravilno kadrovanje itd.),
-	odnos do poklica oziroma profesije, to je ustvarjanje pozitivnega družbenega mnenja -■ imidža o poklicu (npr. spoštljiv odnos do lastnega poklica, pripadnost poklicu, spremljanje novosti v stroki, kar zahteva stalno izobraževanje in izpopolnjevanje, promoviranje stroke v družbi, članstvo v lastnih profesionalnih združenjih, itd),
-	odnos do materialnih sredstev in delovnih pripomočkov, to je do poslovnega in finančnega poslovanja, ki se kaže skozi odgovornost posameznika do uporabe službenih materialnih pripomočkov in itd.
Pri oblikovanju prvih treh odnosov je potrebno upoštevati ta štiri načela:
-	načelo splošne in enakopravne dostopnosti informacij; to načelo zagotavlja pravico uporabnikov do vedenja, kar se izraža v "... zagotavljanju prostega pretoka informacij in idej in zavračanju kakršnihkoli poskusov cenzuriranja ..,, pa naj gre pri tem za cenzuro s strani države, drugih vplivnih skupin ..." ali samih strok. To je v najtesnejši povezavi s t.i. intelektualno svobodo, ki pomeni imeti "... pravico do intelektualnih dosežkov drugih, kot tudi pravico do širjenja lastnih intelektualnih dosežkov ,..".
-	načelo objektivnosti oziroma nepristra-nosti; to načelo opredeljuje posredovanje in uporabo informacij in zagotavlja "... prost pretok informacij in idej ne glede na namen in posledice njihove uporabe ... odgovornost za posledice uporabe informacij morajo nositi uporabniki sami ...". Zaposleni v teh strokah "... niso odgovorni za interpretacije in dejanja uporabnikov ...", zato te ustanove lahko "... enakovredno služijo vsem uporabnikom le, če so politično, versko, moralno ipd. neopredeljene ...".
-	načelo zasebnosti in zaupnosti informacij; to načelo zahteva varovanje osebnih podatkov uporabnikov informacij "... pred internimi in eksternimi pritiski in morebitnimi zlorabami...".
-	načelo varovanja intelektualne lastnine; to načelo ščiti avtorske pravice, med katere spadajo tudi deli arhivskega gradiva kot npr. pisna dela (spomini, načrti, skice, fotografije,
podrobnejši zapis o kodeksih poklicne etike v bibliotekarstvu, muzejstvu pa tudi arhivistiki glej Janez Kopač: n.d., str, 148150.
filmi itd.). Za arhivsko dejavnost so zlasti pomembne osebne ali moralne avtorske pravice, ki so časovno neomejene "... in pomenijo avtorjevo pravico, da ga .. navajajo kot avtorja dela 6
Kodeksi poklicnih etik v smislu definicije etike in morale na splošno kot etična in moralna opredeljujejo vsa tista ravnanja, ki so dobra za ljudi in stvari. Zato je razumljivo, da tudi kodeks arhivske poklicne etike s splošnimi načeli zadeva prav vsa opravila in odnose, ki se izvajajo oziroma razvijejo v arhivskem poklicu. Zato za arhivistiko velja, daje etično in moralno vse, kar je dobro za ohranitev arhivskega gradiva, ki mu slovenska zakonodaja daje oznako kulturni spomenik17 in kar je dobro za vse ljudi, ki imajo kakršen koli stik z arhivskim gradivom in arhivsko stroko.
Kodeks arhivske poklicne etike
Slovenska arhivistika svojega kodeksa poklicne etike ni pripravila sama, kot so storili slovenski bibliotekarji,18 ampak je le prevedla kodeks, ki so ga v začetku septembra 1996 sprejeli na XIII. mednarodnem arhivskem kongresu v Pekingu.19 Podobno je tudi s poklicnim kodeksom, namenjenim strokam za varovanje avdiovizualnih dokumentov20 in slovenskim muzealcem.21
Slovenski prevod kodeksa arhivske poklicne etike je bil leta 1997 objavljen v Arhivih, glasilu Arhivskega društva in arhivov Slovenije.22 Po navedenih načelih obravnava vse odnose, ki jih navadno opredeljujejo kodeksi poklicnih etik. Sestavlja ga šest točk uvoda in deset določil (načel) arhivske poklicne etike, ki so dopolnjena še z razlago.
Uvodne točke arhivskega poklicnega kodeksa z izrazom arhivist označujejo vse ljudi, "... ki se ukvarjajo z nadzorom, vzdrževanjem, hranjenjem, varovanjem in upravljanjem arhivskega gradiva ...". Zaradi tako na široko definiranega pojma smemo določila arhivskega poklicnega
16 Saša Zupanič: n.d., str. 15-24. 11
Zakon o arhivskem gradivu in arhivih, 2. člen, Ur. 1. RS, št. 201140/1997.
18	Sprejela ga je skupščina Zveze bibliotekarskih društev Slovenije 8. novembra 1995 na Bledu.
19	Code of Ethics. Internatoinal Council on Arhives (ICA): XIII. th Session of the General Assambly, Beijing, 4., 6. and 7. september 1996, Pariš 1996, str. 63-65.
Kodeks je leta 1998 sprejela Svetovna organizacija filmskih arhivov FIAF. Hrvaški prevod je objavljen v okviru referata Branka Bubenika v 2. zborniku referatov dopolnilnega izobraževanja s področja arhivistike, dokumuitalistike in informatike v Radencih od 2. do 4. aprila 2003, Maribor 2003, str. 156157.
91
Sprejela ga jt generalna skupščina Mednarodnega muzejskega sveta ICOM 4. novembra 1986 v Buenos Airesu.
22 Kodeks etike, Arhivi, Ljubljana 1997, letnik XX, št. 1-2, str. 14-16, iz angleščine prevedla Marija Vera-Erjavec.
210
Članki in razprave
Janez KOPAČ: Kodeks arhivske poklicne etike, str. 207-211
ARHIVI 26 (2003), št. 1
kodeksa razširiti na celotno obdobje hranjenja arhivskega gradiva, na vse zaposlene v arhivskih ustanovah, pa tudi na obdobje, ko arhivsko gradivo v okviru dokumentarnega gradiva šele nastaja, ko zanj skrbijo delavci, ki delajo z dokumentarnim gradivom (arhivarji) in njim nadrejeni predstavniki vodstvenih struktur ustvarjalcev.2-3 Vsi si morajo prizadevati doseči "... visoke standarde za ravnanje v arhivskem poklicu ...". Zato je namen kodeksa, da novince v tem poklicu seznanja z arhivskimi standardi, da "... izkušene arhiviste ... opominja na njihovo poklicno odgovornost ..." in da "... pri javnosti ... zbuja zaupanje v arhivski poklic ...". Arhivske poklicne ustanove so z določili kodeksa zavezane, da spodbujajo uresničevanje kodeksnih določil. Po določilu v šesti uvodni točki ima pri izvajanju načel arhivskega poklicnega kodeksa veliko vlogo tudi Arhivsko društvo Slovenije kot poklicno zduženje, zlasti njegovo častno razsodišče,24 "... ki bo dajalo smernice v dvomljivih primerih, raziskovalo neetično ravnanje in kaznovalo, če bi bilo potrebno ...".
V desetih določilih (načelih), zapisanih v arhivskem poklicnem kodeksu, so zajeti vsi odnosi, ki nastajajo v vseh fazah ravnanja z arhivskim gradivom, zato v njih v najbolj splošnih oblikah zasledimo vsa načela arhivskega strokovnega ravnanja in jih lahko imamo tudi za deset arhivskih zapovedi.
Prvo določilo zahteva, da je potrebno spoštovati načelo integritete (celovitosti) arhivskega gradiva oziroma arhivskih fondov, saj zagotavlja, da je arhivsko gradivo zanesljiva (objektivna) priča preteklosti.25 V razlagi načela je poudarjeno, da arhivi oziroma arhivisti pod nikakršnim pritiskom ne smejo dovoliti prikrivanja, spreminjanja oziroma potvarjanja vsebine arhivskega gradiva, s čimer bi se zmanjšala ali celo izgubila njegova dokazna vrednost. Objektivnost in nepristranskost sta zato merili arhivske strokovnosti.
Drugo določilo opredeljuje načeli izvora oziroma provenience in prvotne ureditve arhivskega gradiva, saj je pri strokovnem delu potrebno spoštovati zgodovinski, pravni in upravni kontekst njegovega nastanka. V razlagi določila pa je omenjen še postopek vračanja zaradi različnih vzrokov (elementarne nesreče, vojne itd.) razseljenega gradiva. Prav tako v razlagi drugega določila piše, naj arhivi ne sprejemajo (prevzemajo) arhivskega gradiva, če v arhiv prevzeto gradivo ne bo varno, zato morajo sodelovati "... pri zagotovitvi varovanja ... gradiva v najpri-
23	Janez Kopač: n.d., str. 150-153.
24	Častno razsodišče ima Arhivsko društvo Slovenije opredeljeno v VIL poglavju svojih pravil.
25	Prav zaradi objektivnosti pričevanja je arhivsko gradivo opredeljeno kot primarni arhivski vir, zato ga zakonodaja označuje kot kulturni spomenik.
mernejšem arhivu ...". To pomeni, da arhivi ne smejo pridobivati arhivskega gradiva, če ni poskrbljeno za njegovo materialno varnost. To določilo zavezuje marsikateri slovenski arhiv k resnemu razmisleku.
Tretje določilo zahteva, da arhivsko gradivo med strokovno obdelavo, uporabo in hranjenjem (varovanjem) ne sme izgubiti svoje avtentičnosti. V razlagi določila je rečeno, da tudi konservatorski in restavratorsld posegi ne smejo škoditi avtentičnosti gradiva. Če na primer zaradi tajnosti podatkov avtentičnost gradiva ni zagotovljena, morajo arhivi s tem seznaniti uporabnike, ki preučujejo tako okrnjeno arhivsko gradivo oziroma arhivski fond. Če je avtentičnost gradiva zaradi tajnosti začasno okrnjena, je potrebno uporabnikom sporočiti, kdaj se bo tako stanje spremenilo.
Četrto določilo zahteva stalno dosegljivost (dostopnost) in razumljivost arhivskega gradiva. Razlaga tega določila je na prvi pogled precej zapletena. V njej je zapisano, da se predvsem zato, da se ohranijo pomembna pričevanja (dokazila) o dejavnostih oseb in institucij (ustvarjalcev) arhivsko gradivo odbere za hranjenje v arhivskih ustanovah, ostalo dokumentarno gradivo pa nameni za uničenje Pri valorizaciji arhivskega gradiva morajo v arhivih zlasti imeti v mislih spremembe raziskovalnih navad uporabnikov arhivskega gradiva, zato mora biti arhivsko gradivo za take spremembe vedno dosegljivo. To pomeni, da kodeks arhivske poklicne etike svari pred pretirano liberalno oziroma širokogrudno valorizacijo arhivskega gradiva. Zaposlene v arhivski stroki hoče opozoriti na dejstvo, da se marsikdaj premalo zavedamo, da smo z valorizacijo arhivskega gradiva kreatorji zgodovinskih raziskav oziroma kar zgodovine. Gradivo, ki mu v danem trenutku ne določimo značaja arhivskega gradiva, je za vedno uničeno. Dosegljivost arhivskega gradiva pa se zagotavlja ne le s skrajno resno valorizacijo, ampak tudi s preprečevanjem kraje in nelegalnega trgovanja z njim. Pri preprečevanju takih dejanj morajo arhivi sodelovati s policijskimi in pravosodnimi organi.
Peto določilo zahteva, da morajo vsi, ki opravljajo strokovna opravila na arhivskem gradivu, beležiti svoje postopke, ki jih morajo biti sposobni tudi zagovarjati. Iz razlage je razvidno, da določilo opredeljuje dokumentacijo, ki spremlja strokovna dela na arhivskem fondu. Zato, da bi arhivi pridobivali kvalitetne arhivske fonde in s tem kvalitetno arhivsko gradivo je potrebno, da spremljajo gradivo fondov vse od nastajanja naprej in si prizadevati, da se ves čas pri rokovanju z dokumentarnim in arhivskim gradivom upoštevajo primerni arhivski postopki. Prevzete fonde mora spremljati predpisana in pravilno formalizirana prevzemna dokumentacija (darilo, nakup, pridobitev na podlagi zakonskih pred-
ARHIVI 26 (2003), št. 1
Članki in razprave
Janez KOPAČ: Kodeks arhivske poklicne etike, str. 193-211
209
pisov, pri fizičnih pravnih osebah ureditev avtorskih pravic, prevzemna evidenca, evidenca o morebitnih konservatorskih in restavratorskih posegih, opisi opravljenih drugih strokovnih posegov itd.).
Šesto določilo opredeljuje dostopnost arhivskega gradiva in njegovo uporabo. Arhivi morajo uporabnikom svojih storitev zagotoviti čim večjo dostopnost arhivskega gradiva, ki ga hranijo, in z vsemi uporabniki ravnati nepristransko oziroma enakopravno. Razlaga določila predpisuje, da morajo arhivi za vse gradivo, ki ga hranijo, izdelati primerne pripomočke za uporabo. V okviru zakonskih in drugih predpisanih omejitev je v arhivih potrebno vljudno in spoštljivo sodelovati in komunicirati z uporabniki arhivskih storitev in jim nepristransko svetovati. Na splošno si je treba prizadevati za neomejeno uporabo arhivskega gradiva, kar pomeni, da kodeks arhivske poklicne etike načelno nasprotuje cenzuri informacij, ki so v vsebini gradiva.
Sedmo določilo se opredeljuje do varovanja zaupnih in osebnih podatkov, in sicer v okviru ustrezne zakonodaje. V arhivih je potrebno zaščititi vse oblike zasebnosti in državnih tajnosti, ki se nahajajo v vsebini arhivskega gradiva, ki ga hranijo. Posebno skrb morajo nameniti varovanju zasebnosti oseb, ki ne morejo odločati o uporabi ali uničenju dokumentov, ki vsebujejo njihove zasebnosti. Zaradi varovanja takih podatkov arhivskega gradiva ne smemo uničevati. Razlaga določila še zlasti opozarja na nevarnost uničevanja elektronsko (računalniško) zapisanih podatkov, saj jih je zelo preprosto uničiti.
Osmo določilo govori o zaupanju družbe, ki so ga zaradi arhivskega gradiva, ki ga hranijo, deležni zaposleni v arhivih in o prepovedi izrabljanja tega zaupanja za lastno in drugo okoriščanje. Razlaga pravi, da se morajo zaposleni v arhivih izogibati vseh dejanj, "... ki bi škodila njihovi poklicni poštenosti, objektivnosti in ne-pristranosti ...".Ni dovoljeno osebno okoriščanje na škodo ustanove in na račun uporabnikov in sodelavcev. Zaposlenim v arhivih ni dovoljeno za zasebne namene zbirati originalne arhivske dokumente in trgovati z njimi. Dovoljeno pa jim je preučevati arhivsko gradivo, a pod enakimi pogoji, ki veljajo za druge arhivske uporabnike, ta opravila pa tudi ne smejo ovirati opravljanje siceršnjih poklicnih obveznosti. Če pri svojem delu naletijo na neobjavljene raziskave oziroma najdbe ali ugotovitve drugih raziskovalcev, jih ne smejo uporabiti oziroma objaviti, ne da bi raziskovalce (avtorje) o tem predhodno obvestili.
Zanimiv je zadnji stavek v razlagi tega določila, po katerem zaposleni v arhivih ne smejo dovoliti, da bi se nearhivisti (ljudje od zunaj) vmešavali v arhivsko strokovno delo in ga motili.
Deveto določilo zahteva, da se zaposleni v arhivih prizadevajo za sistematično, stalno strokovno in poklicno izpopolnjevanje in izobraževanje ter za seznanjanje stroke z njihovimi poklicnimi izkušnjami in rezultati raziskovanj. Prispevati morajo svoj delež k poklicnemu znanju oziroma razvoju svoje stroke.
Deseto določilo navaja, da si morajo zaposleni v arhivih s stanovskimi sodelavci in drugimi strokami prizadevati za zavarovanje in uporabo svetovne kulturne dediščine. To je potrebno doseči s sodelovanjem s predstavniki drugih strok, ki mora sloneti na medsebojnem spoštovanju in razumevanju. Tudi spore med sodelavci v arhivski stroki je potrebno reševati tako, da rešitve težijo k doseganju arhivskih etičnih standardov.
Zaključek
Določil oziroma načel arhivskega kodeksa poklice etike, skupaj s pripadajočo razlago, nisem poskušal neposredno prevesti, ampak jih vsebinsko opisati in nekoliko poenostaviti. Tako kot velja za prevode arhivski stroki podobnih kodeksov poklicnih etik, tudi za naš kodeks velja, da ga je težko neposredno prevesti v slovensko strokovno terminologijo.
Vse, kar je dobro za ljudi in stvari, je etično, moralno in v skladu s kodeksi poklicnih etik. Slovenska praksa na arhivskem področju pokaže, da je stopnja usklajenosti s kodeksom arhivske poklicne etike od arhiva do arhiva različna, zelo različno pa je tudi stanje urejenosti in materialnega varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva pri ustvarjalcih. Veseli pa dejstvo, da je v splošnem opaziti pozitivni trend na vseh področjih ravnanja z arhivskim gradivom. V nekaterih arhivih se je že izboljšalo stanje materialnega varstva, v nekaterih pa potekajo intenzivna prizadevanja za pridobitev boljših in sodobnih arhivskih skladišč in opreme. Modernizirajo se tudi drugi strokovni postopki. Pa tudi pri ustvarjalcih dokumentarnega in arhivskega gradiva je čutiti, da se vedno bolj zavedajo, da je tudi poslovno koristno, če se do lastne dokumentacije in njihovih delavcev, ki skrbijo zanjo, obnašajo etično in moralno, torej v skladu z načeli arhivskega poklicnega kodeksa.