Peter Pavel KLASINC*
* Znanstveni in arhivski svetnik, direktor Mednarodnega inštituta arhivskih znanosti Trst in Maribor. Scientific and archival councillor, director of the International Institute for Archival Science of Trieste and Maribor
About web pages in archival theory and praxis
KLASINC, Peter Pavel, About web pages in archival theory and praxis. Atlanti, Vol. 20, Trieste 2010, pp. 241-253.
Original in English, Italian and Slovenian, abstract in English, Italian and Slovenian
KEY WORDS: Archival records, new information media, archival theory and praxis, archival science, internet, web pages in archi-
The author presents the situation in the 1970s, when the archival theory and praxis was confronted with ideas and doubts about the introduction of information technology. He describes positive and practical solutions for setting-up a webpage in an archival institution and provides some basic points that should be taken into account in all archives. Besides, efforts of the International Institute for Archival Science with implementing information technology are presented.
KLASINC, Peter Pavel, Sulle pagine web nella teoria e pratica archivistica. Atlanti, Vol. 20, Trieste 2010, pp. 241-253.
L 'autore presenta la situazione degli settanta del Novecento, quando la teoria e la prassi archivistiche si confrontavano con idee e dub-bi riguardanti l'introduzione della tecnologia dell'informazione. Si descrivono le soluzioni pratiche e positive per la realizzazione di una pagina web in un 'istituzione archivistica, e si forniscono alcuni punti base che dovrebbero venir presi in considerazione in tutti gli ar-chivi. Inoltre, vengono presentati gli sforzi dell'Istituto per la scienza Archivistica per l'attuazione della tecnologia informatica.
KLASINC, Peter Pavel, O spletnih straneh v arhivski teoriji in praksi. Atlanti, Zv. 20, Trst 2010, str. 241-253.
Avtor v svojem prispevku prikaže situacijo v 70. letih prejšnjega stoletja, ko so v arhivsko teorijo in prakso pričele prihajati ideje in z njimi pomisleki glede uvajanja informacijskih tehnologij v arhivsko strokovno delo. Na-
Confrontation with the Problem!
In the 1970s the archival theory and praxis has been confronted with a new, different way of professional work, related to the development of automatic data processing. The time of information science had arrived. It had changed the working methods in archives, but opened some new, to date undiscovered paths of Archivistics throughout the globe. The choices were neither easy nor simple and they were based on "fear" from the lack of scientific or professional experiences. We were searching for directions on how to make and form the automation processes, and later the internet and web pages in archives. After this turning point, the work in the archive had changed considerably.
We started with preparing new definitions of archival records and opening new chapters related to the study of Archivistics as a new science branch. We succeeded in inserting new paragraphs into the archival legislation that have become necessary by the introduction of computers in archives. There were not many of us in the 1970s that predicted the majestic development and influence of information science in the archival theory and praxis. Dr. Michel Du-chein raised a question in his introductory speech at the 20th Conference on Professional and Technical Questions in Archives in Radenci 1998: "Is there not a danger that the influence of the information technology will change archival theory and praxis to such extent, that the specifics ofArchivistics as a science branch will be destroyed? " The question was legit, as a vast amount of electronic documents have been collated. The new era arrived and we focused on the research of computer deployment.
With the use of a computer and software archivists have been able to make diverse indexes and (subject, local, personals) methodical repertories and other information helpers that simplified the access of archival records by the users i.e. researchers and have helped later with the design, programming of web pages etc.
I have to point out that we had already started to introduce new media to the archives at that time (magnetic tapes, magnetic discs, diskettes), although we did not know, what we are going to do with them. They are still there in some archives, waiting for professional solutions. I took a closer look at the information media in the book titled Material Protection of Classic and New Information Media
in Archives, published in 1992 in Maribor.
New information media had brought many questions into the archives:
1.	How to store information media?
2.	How to renew information media?
3.	How to reuse information media?
4.	How to guarantee authenticity of information media?
5.	How to define the source?
The answers to those questions can be found mostly in the theory, but also in praxis.
Efforts of the International Institute for Archival Science (IIAS)
In the International Institute for Archival Science we have been confronted with such problems in 1988. Many of them have been thoroughly discussed and presented at the Congress of Archives in Paris the very same year. It has become clear that professional archives have to focus on the new information technology as quick as possible. After the congress in Paris, the IIAS actively took part in finding solutions to the deployment of the new information technology in archives (especially Regional Archive Maribor). Many relevant articles and theoretical approaches with such a theme have been published in SODOBNI ARHIVI. On the page 11, 12 and 13 of the 20th issue there is given some information on "computers in archives". In 1996 at the 18th SODOBNI ARHIVI Dr. Metka Bakan prepared an article with the title: Analysis of Internet Access on the WWW Server in the Regional Archive Maribor.
It's a fact that in the very beginning we focused mainly on the internet and the ways of data transfer. The Information definitions in archives have been extended to archival records and we started thinking about creating data from the archival records. We found out that the internet gives immense possibilities of the transfers of "archival" information on long distances - but this of course changed part of archival theory and praxis as those possibilities urged for changes in the professional work in archives, especially in the developed world. It was Dr. Hartmut Weber, president of the German Bundesarchiv in Koblenz (Germany), with its article in the publication AT-LANTI 2001/1, who warned us on the possibility of the internet in archives. I have also come to the similar conclusion in my introductory speech of the very same issue. One of the themes at the International Archival Day 2001 was "archives and internet". We were warning the public about the fact that the internet is coming to archives and with it the World Wide Web (WWW).
In the early 1990s, archivists throughout the world have been informed about this. Today we can speak about the 20th anniversary of the web page, although at that time nobody dared to think that the web page and the internet will be such a success in archival theory and praxis. Some professional archivists in the USA have already used the internet on a large scale and we were following their work with enthusiasm.
In Europe only larger state archives used the internet in the
vedene so pozitivne in praktične rešitve uvajanja spletnih strani v arhive. Podan je prikaz prizadevanja Mednarodnega inštituta arhivskih znanosti pri raziskavah uporabe IT in razvoja spleta ter spletnih strani v arhivih. V besedilu implementira pojave uporab IT in nastanka določenih elementov spletnih strani v nekateri izhodiščnih definicijah arhivske znanosti.
1.	Hartmunt Weber, Archive und internet, "At-lanti", 11(2001), str. 15-16. Karsten Uhde, Archive und Internet, "Der Archivar", 49(1996), str. 206.
2.	Angelika Menne-Haritz, Online - faehige Repertorien. Einige Ueberlegungen zur Interakti-vitaet von Archivfindmitteln, "Der Archivar", 49(1996), str. 603. Ista, Das Online-Finbuch, Archivische Erschliessung mit Internettechnologie,
"Archivische Erschliessung......", Marburg,
1999 na strani 112.
3.	Jeremy Rifkin, Access, Das Verschwinden des Eigentums, Frankfurt 2000.
4.	Helmut F. Spinner, Die Architektur der Informationsgesellschaft, Bodenheim, 1998, na straneh 128-138.
1990s, rarely it was used in smaller archives (experiences of the Regional Archive Maribor are stated above). They showed us their own experiences and possibilities of using the internet and web pages in the archives. Examples from Germany showed that internet hadbeen successfully introduces in the German Bundesarchiv and some other state and regional archives. Hartmut Weber from the German Bundesarchiv and Karsten Uhde in Der Archivar were talking about those things at that time1.
Those of us, who were dealing with such things, have come soon to the conclusion that the internet can present a vast platform for the transfer of information on archives as a cultural, scientific, profane institution. But it is also true that at that time we were only talking about the access and opening of information helpers for each archive via the internet2.
Soon, there were no discussions whether to use the internet or not, but what to transfer and how to transfer it over the internet. We wanted all those things, that had information-documentation centres, national libraries and diverse other centres and publishers. It was not earlier than then, when we realised, what the phrase "to have access" in the most broad sense really means. It was interesting to hear by Jeremy Rifkin that such an access meant the loss of ownership3!
Without a doubt, the basic task of all professional archival institutions is to guarantee access to archival records to the vast public. Helmut F. Spinner was writing about those things at that time4.
We have come to a conclusion that an archival web page should encompass the following things:
1.	Information about the archive, institution and building.
2.	Information about archival records.
3.	Presentation of archival records as a whole. At that time, we of course did not discuss the levels and scanning properties.
In these first steps, we have already defined the forming of "web pages" that we simply called "www" or "homepage", where the above stated points have been taken into consideration. But also the following points had been considered:
1.	Short introduction of archive activities.
2.	Introduction of the archive.
3.	Short presentation of archival fond characteristics with a year stamp.
4.	Data on access to the archival records etc.
5.	Available contacts: telephone, fax, email address etc.
6.	Data on technical possibilities of the use of archival records.
7.	General info on events in the archive, exhibitions, library, book presentations, lectures etc.
These standards evolved differently in the years that followed. There were archives, that followed the above stated points accurately, and some only partially.
Web pages and archival science
Dr. Wolfgang Leesch states in his articles "that everyone (the public) knows the archival institution, where important written records are being stored and at the same time warns that the public knows almost nothing about archival science". With web pages such a situation can be changed.
Dr. Willy Flach sees only those disciplines in archival science that serve the protection, preparation and mediation of archival sources; whereas he points out that "the existent definitions are not sufficient". With the setting-up of a web page, many of those problems can be solved.
The methods of Dr. Adolf Brenneck raise "development principles" and "logical built systems" of the archival science. So the archival science can be put aside other scientific branches. With the help of a web page those principles can be put into praxis.
What else should a web page of an archive have!
On a web page basic archive reference points can be presented, that ought to be considered and used by al^ archivist. They should not eliminate or manage records separately (as this is done by the diplomatics) nor separate them by content (as this is done by archivists), but they have to take into consideration the source of the records at all times.
On a web page, the following items can be presented:
Archival science that does not examine a sole document, but investigates 1. The structure of archival records as a whole in a fond, 2. The history of archival records in a fond, 3. Ways, how archival records have become part of this archival fond, 4. Principles by which the records have been sorted, 5. Taking into account its own organisation.
With a web page, the users can be informed about the fact that archival science is not just the knowledge on archival records and that good knowledge of archival records is not the whole archival science.
On an archival web page, the users should be informed about the difference between documents, official papers and registers or those records that raise a special interest in archivists, who for a long time now are not the most frequent users of archival records in archives anymore.
Today, in the time of hyperproduction of archival records on new media, web pages may show that archivists no longer need more knowledge of palaeography, diplomatics etc., but the knowledge of how to help the user get through the "jungle of data".
Confronto con il problema!
Negli anni '70 del Novecento la teoria e la prassi archivistiche si sono confrontate con un nuovo e diverso modo professionale di lavorare, relativo allo sviluppo del trattamento dei dati automatici. Era arrivato il tempo della scienza informatica. Essa ha cambiato le metodologie di lavoro negli archivi, ma ha aperto alcuni nuovi e sco-nosciuti sentieri dell'archivistica in tutto il mondo. Le scelte non era-no ne semplici ne facili ed erano basate sulla "paura" della mancanza di esperienze scientifiche o professionali. Si stava cercando la direzio-ni in cui formare il trattamento automatico, ed in seguito internet e le pagine web in archivio. Dopo questo punto di svolta il lavoro in archivio e cambiato considerevolmente.
Si e partiti con il preparare nuove definizioni dei documenti archivistici e con l'aprire nuovi capitoli relativi allo studio dell'archi-vistica intesa come un nuovo ramo della scienza. Si e ottenuto suc-cesso nell'inserire nuovi paragrafi nella legislazione archivistica, che sono divenuti necessari dopo l'introduzione del computer in archivio. Non molti di noi, negli anni '70, avrebbero predetto il maestoso sviluppo e l'influenza dell'informatica nella teoria e prassi archivistiche. Il dr. Michel Duchein aveva sollevato la questione nel suo di-scorso introduttivo alla XX Conferenza sulle problematiche professionali e teoriche negli archivi di Radenci nel 1998. "Non c'e il pericolo che l'influenza dell'informatica cambi la teoria e la prassi archivistiche al punto che l'archivistica in quanto ramo particolare della scienza ne sara distrutta?" La domanda era legittima, dato che una gran quantita di documenti elettronici erano stati raccolti. La nuova era stava arrivando e ci si concentrava sulla ricerca dello spie-gamento del computer.
Con l'utilizzo del computer e dei software gli archivisti erano in grado di redigere indici diversi e repertori metodologici (per soggetto, locale, personale,^) ed altri aiuti informatici che semplificava-no l'accesso ai documenti d'archivio da parte di utenti quali i ricerca-tori, ed avevano quindi fornito aiuto con il design, la programmazione delle pagine web, ecc...
Debbo puntualizzare il fatto che all'epoca si era gia iniziato ad introdurre i nuovi media negli archivi (nastri magnetici, dischi ma-gnetici, dischetti,^), sebbene non si sapesse cosa esattamente farne. Giacciono ancora in qualche archivio, in attesa di soluzioni professionali. Chi scrive ne ha fornito uno sguardo ravvicinato nel volume Protezione materiale dei classici e nuovi mezzi informatici negli archivi, pubblicato a Maribor nel 1992.
I nuovi mezzi informatici hanno fatto sorgere molte questioni all'interno degli archivi:
1.	Come tenere i nuovi mezzi informatici?
2.	Come rinnovarli?
3.	Come riutilizzarli?
4.	Come garantirne l'autenticita
5.	Come definire la fonte?
Le risposte a queste domande possono venir trovate in gran parte nella teoria, ma anche nella prassi.
Gli sforzi dell'Istituto Internazionale per la Scienza Ar-chivistica (IIAS)
All'Istituto Internazionale per la Scienza Archivistica ci si e confrontati con queste problematiche nel 1998. Molte di esse erano gia state presentate e discusse al Congresso degli archivi di Parigi dello stesso anno. Era stato chiaro che gli archivi professionali dove-vano concentrarsi il piü presto possibile sulla nuova tecnologia infor-matica. Dopo il congresso di Parigi, l'IIAS si fece parte attiva per la ricerca di soluzioni allo sviluppo della tecnologia informatica negli archivi (in particolare l'Archivio regionale di Maribor). Molti artico-li di rilievo ed approcci teorici su questo tema vennero pubblicati in Sobodni Arhivi. Alle pagine 11, 12 e 13 del numero 20 viene fornita qualche informazione su "i computer negli archivi". Nel 1996, nel XVIII Sobodni Arhivi il dr. Metka Bakan preparo un articolo dal titolo "Analisi dell'accesso ad internet sul server www nell'Archivio regionale di Maribor".
E un fatto che all'inizio ci si focalizzo soprattutto su internet e le modalita di trasferimento dati. Le definizioni in archivio erano state estese ai documenti e si inizio a pensare alla creazione di dati dai documenti. Si trovo che internet dava enormi possibilita di trasferi-mento di informazioni "archivistiche" a lunga distanza - ma cio naturalmente cambio parte della teoria e pratica archivistica mentre quelle possibilita urgevano a cambiamenti nel lavoro professionale in archivio, specialmente nel mondo sviluppato. Fu il dr. Hartmut Weber, presidente del Bundesarchiv di Cobenza (Germania), con il suo articolo pubblicato in Atlanti 2001/1, a mettere in guardia sulle pos-sibilita di internet negli archivi. Io stesso arrivavo alle medesime con-clusioni nel mio scritto introduttivo allo stesso volume. Uno dei temi della Giornata archivistica internazionale del 2001 fu "Gli archivi ed internet". Si metteva in guardia il pubblico rispetto all'arrivo di internet e del world wide web negli archivi.
Nei primi anni '90 gli archivisti nel mondo dovevano essere informati di cio. Oggi possiamo parlare del ventesimo anniversario delle pagine web, sebbene all'epoca nessuno si azzardasse a pensare che le pagine web ed internet sarebbero state un tale successo nella teoria e pratica archivistica. Alcuni professionisti negli USA avevano gia utilizzato internet su larga scala, e noi seguivamo il loro lavoro con entusiasmo.
In Europa, solo gli archivi di stati piü grandi utilizzavano internet negli anni '90, e di rado veniva usta in quelli piü piccoli (l'espe-rienza dell'Archivio regionale di Maribor e riportata sopra). Essi mo-stravano le loro esperienze e le possibilita di utilizzare internet e le pagine web negli archivi. Esempi provenienti dalla Germania mo-stravano come internet fosse stata introdotta con successo nel Bundesarchiv tedesco ed in alcuni altri archivi statali e regionali. Hartmut Weber5 del Bundesarchiv tedesco e Karsten Uhde su Archivar parla-vano all'epoca di cio.
Quelli di noi che avevano a che fare con tali cose pervennero ben presto alla conclusion che internet poteva presentare una vasta piattaforma per il trasferimento di informazioni sugli archive come istituzioni culturali, scientifiche, profane. Ma e anche vero che all'epoca si parlava solamente di accesso ed apertura di aiuti informa-tici per ogni archivio via internet6.
5.	Hartmunt Weber, Archive und internet, "Atlanti", 11(2001), str. 15-16. Karsten Uhde, Archive und Internet, "Der Archivar", 49(1996), str. 206.
6.	Angelika Menne-Haritz, Online - faehige Repertorien. Einige Ueberlegungen zur Interakti-vitaet von Archivfindmitteln, "Der Archivar", 49(1996), str. 603. Ista, Das Online-Finbuch, Archivische Erschliessung mit Internettechnologie,
"Archivische Erschliessung......", Marburg,
1999 na strani 112.
7.	Jeremy Rifkin, Access, Das Verschwinden des Eigentums, Frankfurt 2000.
8.	Helmut F. Spinner, Die Architektur der Infor-mationsg^esellschajt, Bodenheim, 1998, na straneh 128-138.
Ben presto, la discussione non riguardo piü l'utilizzo o meno di internet, ma il cosa ed il come trasferire via internet. Si volevano tutte queste cose, che avevano i centri di informazione e documenta-zione, le biblioteche nazionali e diversi altri centri. Non fu prima di allora, quando si realizzo che cosa esattamente significasse la frase "avere accesso" nella sua accezione piü ampia. Fu interessante sentire da Jeremy Rifkin che un tale accesso significava perdita di proprie-ta7!
Senza alcun dubbio, il compito principale di tutte le istituzioni archivistiche professionali e quello di garantire accesso ai documenti d'archivio al piü vasto pubblico. Helmut F. Spinner8 scriveva all'epo-ca di questi argomenti.
Siamo giunti alla conclusione che una pagina web archivistica dovrebbe comprendere le seguenti cose:
1.	Informazioni sull'archivio, sia come istituzione che come edi-ficio.
2.	Informazioni sui documenti d'archivio
3.	Presentazione dei documenti d'archivio come un tutt'uno. All'epoca, ovviamente, non si parlava di livelli e proprieta di scan.
In questi primi momenti, si era gia definite la formazione delle "pagine web", che venivano chiamate semplicemente "www" o "pagina principale", dove i punti sovraesposti venivano presi in conside-razione. Ma anche i seguenti punti erano dibattuti:
1.	Breve introduzione alle attivita dell'archivio.
2.	Introduzione relativa all'archivio.
3.	Breve presentazione delle caratteristiche dei fondi d'archivio.
4.	Dati sull'accesso ai documenti d'archivio, ecc.
5.	Contatti: telefono, fax, indirizzi mail, ecc.
6.	Dati sulle possibilita tecniche di utilizzo dei documenti d'archivio.
7.	Informazioni generali sugli eventi in archivio, mostre, bibliote-ca, presentazioni di libri, conferenze, ecc.
8.	Questi standard si svilupparono in maniere differenti negli anni successivi. Ci furono archivi che seguirono fedelmente questi punti, altri che lo fecero parzialmente.
Pagine web e scienza archivistica
Il dr. Wolfgang Leesch scrive nei suoi articoli "che ognuno (il pubblico) conosce l'istituzione archivistica, dove importanti docu-menti scritti sono conservati" ed al tempo mette in guardia sul fatto che "il pubblico non sa quasi nulla di scienza archivistica". Con le pagine web un tale stato di cose puo essere modificato.
Il dr. Willy Flach vede nella scienza archivistica solo quelle discipline che siano funzionali alla protezione, preparazione e media-zione delle fonti archivistiche, mentre puntualizza che "le definizioni esistenti non sono sufficienti". Con la creazione di una pagina web, molte di queste problematiche possono venir risolte.
I metodi del dr. Alfred Brenneke sollevarono "principi di svi-luppo" e "sistemi basati sulla logica" della scienza archivistica. Cosi
l'archivistica puo venir messa a fianco di altre discipline scientifiche. Con l'aiuto di una pagina web questi principi possono venir nessi in pratica.
Che altro dovrebbe avere una pagina web d'archivio!
Su una pagina web si possono inserire punti basilari di riferi-mento archivistico, che dovrebbero venir considerati ed utilizzati da-gli archivisti. Essi non dovrebbero eliminare o gestire i documenti separatamente (cosi come fatto dai diplomatisti), ne separarli per contenuto (cosi come fatto dagli archivisti), ma debbono sempre prendere in considerazione la fonte dei documenti.
Su una pagina web possono venir inseriti i seguenti punti:
La scienza archivistica non esamina il documento singolo, ma esamina:
1.	La struttura dei documenti d'archivio come un'unitarieta nel
fondo
2.	La storia dei documenti d'archivio nel fondo
3.	Le vie per le quali i documenti d'archivio sono divenuti parte
del fondo archivistico
4.	I principi in base ai quelli i documenti sono stati classificati
5.	Prendere in considerazione la sua propria organizzazione
Con una pagina web, l'utente puo venir edotto del fatto che la scienza archivistica non e soltanto conoscenza dei documenti d'archivio, e che una buona conoscenza dei documenti d'archivio non rappresenta la totalita della scienza archivistica.
Su una pagina web d'archivio, l'utente puo essere informato sulla differenza fra documenti, documenti ufficiali e registri o quei documenti che assumono un interesse speciale per gli archivisti, che da ormai lungo tempo non sono piü gli utenti piü frequenti dei documenti d'archivio negli archivi.
Oggi, nell'epoca dell'iperproduzione di documenti d'archivio sui nuovi media, le pagine web mostrano che gli archivisti non hanno piü bisogno di ulteriori conoscenze paleografiche, diplomatistiche, ecc., ma della conoscenza relativa al come aiutare l'utente a di-stricarsi in questa "giungla di dati".
Srečanje s težavo, ki to ni bila!
V arhivski teoriji in praksi se je v 70. letih prejšnjega stoletja pojavil nov, drugačen način strokovnega dela, povezan z razvojem avtomatske obdelave podatkov (kratko AOP), nastopil je torej čas informatike. Ta je postavila na glavo vse takratne delovne metode in načine dela v arhivih, a odprla predvsem nove, doslej neodkrite poti arhivistike po vsem svetu. Odločitve za nove poti niso bile ne lahke ne enostavne, slonele pa so na "prestrašenosti", saj arhivisti nismo imeli ne znanstvenih še manj pa tehničnih izkušenj in znanj. Brez uspeha smo takrat v definicijah o arhivski teoriji in praksi iskali navodila o sestavljanju in oblikovanju postopkov AOP, pozneje interneta in zatem spletnih strani v arhivih. V teh prelomnih obdobjih smo se znašli v situacijah, ko smo se po obdobju tihega, mirnega, statičnega dela v arhivih nenadoma znašli v vrtincu hitrih sprememb, ki ga je v naše delo prinašala informacijska tehnologija.
Pristopili smo k oblikovanju novih definicij o arhivskem gradivu ter odpirali izbrana poglavja, povezana s študijem arhivistike kot nove znanosti. V člene novih arhivskih zakonov smo uspeli vnesti nekatere novosti, ki so jih pogojevala dejstva, da je postal računalnik nepogrešljiv pripomoček za delo v arhivih. Malo nas je bilo v 70. letih, ki smo predvidevali veličasten razvoj in vpliv informacijskih tehnologij v arhivsko teorijo in prakso. Dr. Michel Duchein se je v uvodnem govoru na 20. posvetovanju o strokovnih in tehničnih vprašanjih v arhivih v Radencih leta 1998 vprašal: "Ali ne obstaja nevarnost, da bo prevlada informacijskih tehnologij spremenila arhivsko teorijo in prakso do take mere, da bo uničena specifika arhivistike kot znanosti?" Vprašanje je bilo na mestu, saj so pred našimi očmi začele nastajati velike količine upravnih pa tudi drugih dokumentov v elektronski obliki. Napredek znanosti in tehnologije je zajadral tudi v arhivske vode, mi pa smo viharje umirili tako, da smo se lotili raziskav, povezanih z uvajanjem računalnikov v arhivsko strokovno delo, s fizičnim varovanjem elektronskih dokumentov, njihovo hrambo in reprodukcijo, ne glede na to, ali je šlo za mikrofilme, magnetne trakove, CD-Rome, videokasete, razne strimerje ter ostale nosilce informacij, ki so se in se še razvijajo in dnevno na novo odkrivajo.
Uporaba računalnika in informacijske tehnologije je skupaj z računalniškimi programi arhivistom omogočala neskončne možnosti izdelovanja različnih seznamov, indeksov (predmetnih, krajevnih, osebnih in drugih) metodičnih repertorijev in drugih informativnih pomagal, ki so bili v pomoč uporabnikom - raziskovalcem arhivskega gradiva v arhivih in so se pozneje, kot zelo primerni, pokazali v zvezi z oblikovanjem, sestavljanjem spletnih strani arhivov ipd.
Opozoriti moram na dejstvo, da smo že takrat v arhivih začeli uvajati nove nosilce informacij (razne magnetne trakove, magnetne diske, razne diskete itd.), čeprav nam ni bilo najbolj jasno, kaj naj z njimi storimo. Še danes so v nekaterih arhivih v večjih ali manjših količinah in čakajo na strokovne rešitve. Podrobno sem nove nosilce informacij obdelal v knjigi, ki je leta 1992 izšla v Mariboru z naslovom: Materialno varovanje klasičnih in novih nosilcev informacij v arhivih.
Novi nosilci informacij so v arhivih odprli takrat vrsto vprašanj:
1.	Kako jih hraniti?
2.	Kako jih obnavljati?
3.	Kako jih dajati v uporabo?
4.	Kako jim zagotavljati avtentičnost?
5.	Kako zagotavljati provenienco?
Odgovore na večino teh vprašanj danes najdemo največ v teoriji, pa tudi v praksi. Največ smo naredili v zvezi s popisi arhivskega gradiva, ko smo z mednarodnimi standardi ISAD-G določili oblike izdelave informativnih pomagal in tako dokazali, da so z računalnikom izdelana informativna pomagala (popisi, seznami, indeksi itd.) lahko popolnoma v skladu z osnovnimi načeli arhivske teorije in prakse.
Prizadevanja Mednarodnega Inštituta Arhivskih Znanosti (MIAZ)
V Mednarodnem inštitutu arhivskih znanosti smo se že leta 1988 soočili s težavami pri uvajanju informacijskih tehnologij (IT) v arhivsko teorijo in prakso. Mnoge težave so bile s tehtnimi referati predstavljene na kongresu arhivov sveta v Parizu leta 1988. Po burnih diskusijah in po sprejetih zaključkih je postalo jasno, da se morajo začeti profesionalni arhivi čim prej aktivno ukvarjati z novimi informacijskimi tehnologijami, uvajanjem IT v arhivsko teorijo in prakso, uporabljati internet ter izdelovati spletne strani (www) v arhivih. Po kongresu v Parizu smo se v Mednarodnem inštitutu arhivskih znanosti pri Pokrajinskem arhivu v Mariboru (PAM) pričeli ukvarjati s problematiko uvajanja nove informacijske tehnologije v arhive (predvsem v PAM). Mnogi prispevki s tovrstno tematiko ter teoretični in praktični prispevki uvajanja IT v arhivsko teorijo in prakso so bili objavljeni v publikacijah posvetovanj o strokovnih in tehničnih vprašanjih v arhivih, SODOBNI ARHIVI. V 20. številki so na 11., 12. in 13. strani podani podatki o prispevkih, ki so obravnavali tematiko "računalnik v arhivu". Leta 1996 je na 18. posvetovanju SODOBNI ARHIVI kolegica dr. Metka Bakan pripravila prispevek z naslovom: Analiza obiskov po internetu na www strežniku PAM.
Res je, da smo v začetku razprav v zvezi z uporabo novih informacijskih tehnologij v arhivih razpravljali le o internetu in o načinih prenosa informacij. Definicije informacij v arhivih smo takoj razširili na informacije o arhivskem gradivu in pričeli razmišljati tudi že o oblikovanju informacij iz arhivskega gradiva. Ugotovili smo, da internet daje neverjetne možnosti prenosa "arhivskih" informacij tudi na velike razdalje, s čimer pa se je pričel spreminjati del arhivske teorije in prakse, kajti te možnosti so zahtevale spremembo strokovnega dela in mnogih opravil arhivistov, zlasti v razvitih delih sveta. Takrat je dr. Hartmut Weber, ki je bil v tistem času predsednik Bundesar-chiva v Koblenzu (Nemčija) s svojim prispevkom v Reviji za sodobno arhivsko teorijo in prakso, ATLANTI 2001/1, opozoril na možnosti, ki jih nudi internet v arhivih. Podrobno sem to spremembo arhivske teorije in prakse opisal tudi sam v uvodnem razmišljanju te številke. Ena od dveh tem na Mednarodnem arhivskem dnevu leta 2001 je bila "arhivi in internet". Opozarjali smo na dejstvo, da se v arhivsko teorijo in prakso nesporno uvaja internet in skupaj z njim spletne strani "www" (world wide web).
9.	Hartmunt Weber, Archive und internet, "At-lanti", 11(2001), str. 15-16. Karsten Uhde, Archive und Internet, "Der Archivar", 49(1996), str. 206.
10.	Angelika Menne-Haritz, Online - faehige Repertorien. Einige Ueberlegungen zur Interakti-vitaet von Archivfindmitteln, "Der Archivar", 49(1996), str. 603. Ista, Das On^ine-Finbuch, Archivische Erschliessung mit Internettechnologie,
"Archivische Erschliessung......", Marburg,
1999 na strani 112.
11.	Jeremy Rifkin, Access, Das Verschwinden des Eigentums, Frankfurt 2000.
12.	Helmut F. Spinner, Die Architektur der Informationsgesellschaft, Bodenheim, 1998, na straneh 128-138.
V	začetkih 90. let prejšnjega stoletja smo bili s tem dejstvom seznanjeni tudi arhivisti po razvitih delih sveta. Danes lahko govorimo o dvajsetletni tradiciji pojavljanja spletnih strani, čeprav si takrat nihče ni mislil, da se bo spletna stran tako uveljavila v arhivski teoriji in praksi. Nekateri profesionalni arhivisti so takrat, predvsem v Ameriki, že na veliko uporabljali internet. Njihove referate in poročila ter predstavitve informacijskih projektov smo z velikim zadovoljstvom in zanimanjem spremljali tudi mi.
V	Evropi so v devetdesetih letih o internetu začeli razpravljati le posamezni veliki državni arhivi, v redkih primerih tudi manjši arhivi (izkušnje Pokrajinskega arhiva Maribor so podane zgoraj). Ti so nam na raznih konferencah predstavljali svoje izkušnje in opozarjali na možnost, ki jih internet in spletne strani omogočajo. Primeri iz Nemčije so kazali na to, da so bili zelo daleč v Bundesarchivu pa tudi v nekaterih deželnih in občinskih arhivih, ker so v tistem času že lahko poročali o prvih rezultatih uporabe interneta. O tem pišeta Hartmut Weber iz nemškega Bundesarchiva in Karsten Uhde v Der Archivar9.
Tisti, ki smo se takrat ukvarjali s tovrstnimi raziskavami, smo kmalu ugotovili, da lahko internet predstavlja obsežno platformo oz. možnost za posredovanje vseh tistih informacij, s katerimi lahko predstavljamo arhive kot kulturne, znanstvene, prosvetne ustanove torej njihovo najširšo dejavnost. Takrat smo sicer govorili le o dostopih in odpiranju informativnih pomagal posameznih arhivov prek
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interneta
Kmalu v arhivih nismo več razpravljali o tem, ali bomo uporabljali internet ali ne, ampak smo začeli iskati jasne odgovore na vprašanje, kaj in kako to prek interneta posredovati najširši javnosti. Želeli smo podobno kot različni informacijsko-dokumentacijski centri, ki so delovali na primer v študijskih in nacionalnih knjižnicah ter raznih informacijsko dokumentacijskih centrih založniških in časopisnih hiš. Takrat smo tudi v arhivih v arhivski teoriji in praksi odkrili besede "to have access" imeti dostop do arhivskega gradiva v najširšem pomenu besede. Zanimivo o tem piše Jeremy Rifkin ko navaja, da tak dostop pomeni izgubo lastništva11!
Nesporno je, da je dajati arhivsko gradivo v uporabo osnovna naloga vseh profesionalnih arhivskih ustanov. O tem je takrat pisal Helmut F. Spinner12.
V	nadaljnjih diskusijah glede organiziranosti interneta in spletnih strani smo v arhivih razpravljali in odločali o posredovanju naslednjih informacij.
1.	Informacija o arhivu, ustanovi, zgradbi, inštituciji.
2.	Informacije o arhivskem gradivu, pozneje smo temu dodali informacije iz arhivskega gradiva.
3.	Predstavitev arhivskega gradiva v celoti, o nivojih in načinih skeniranja seveda takrat še nismo razpravljali.
V	teh prvih korakih smo tudi že definirali oblikovanje "spletne strani", ki smo ji rekli kar "www" ali "domača stran" (home page), kjer so bile zgornje tri točke osnovno vodilo. Poleg zgoraj naštetih točk naj spletne strani vsebujejo tudi naslednjih sedem elementov, in sicer:
1.	Kratka predstavitev dejavnosti arhiva.
2.	Predstavitev arhiva.
3.	Kratka karakteristika fondov z mejnimi letnicami.
4.	Podatki o dostopnosti do arhivskega gradiva, prijavnica,
čitalnica itd.
5.	Stiki, ki jih omogočamo, telefon, faks, elektronski naslov itd.
6.	Podatki o tehničnih možnosti uporabe arhivskega gradiva.
7.	Splošne informacije o dogodkih v arhivih, razstavna dejavnost,
knjižnična dejavnost, predstavitve knjig, predavanja in o drugih dogodkih v arhivih.
Ti standardi so se v naslednjih letih seveda različno razvili. Tako smo imeli nekje arhive, ki so te točke v celoti izvedli, drugi arhivi pa so ostali pri manjšem številu teh opredelitev.
Navodila glede oblikovanja spletnih strani pa morajo biti, kot je bilo vedno navedeno, vzorno vzdrževana, pregledna, aktualna, spodbudna in enostavno dostopna.
Spletne strani in arhivska znanost
Dr. Wolfgang Leesch v svojih člankih o metodiki, razčlembi in pomenu arhivske znanosti ugotavlja, "da (načeloma) vsi (javnost) poznajo arhivsko ustanovo, kjer se varujejo pomembni pisni viri (arhivsko gradivo), pri tem pa opozarja, da javnost ne ve skoraj nič o arhivski znanosti". S pomočjo spletnih strani lahko takšno stanje popravimo.
Dr. Willy Flach v arhivski znanosti vidi le tiste discipline, ki služijo varovanju, pripravi in posredovanju zgodovinskih virov, pri čemer ugotavlja, "da obstoječe definicije ne zadostujejo". S pripravo in izdelavo spletnih strani lahko te težave odpravimo.
Metode dr. Adolfa Brennecka postavljajo "razvojna načela" in "logično zgrajene sisteme" arhivske znanosti. Tako lahko umeščamo arhivistiko v enak položaj z ostalimi znanostmi. Z uporabo spletnih strani lahko ta načela uveljavimo v prakso.
Kaj naj še sodi na spletno stran arhiva!
Na spletnih straneh arhiva lahko predstavljamo osnovna izhodišča, ki jih morajo upoštevati in uporabljati vsi arhivisti. Ti ne smejo spisovnega gradiva izločevati in obravnavati posamezno (kar počne diplomatika), niti ga ne smejo ločevati po vsebini (kar počno zgodovinarji), pač pa morajo vedno in povsod upoštevati pripadnost arhivskega gradiva.
Na spletnih straneh lahko podrobneje predstavljamo arhivsko znanost, ki ne preiskuje posameznega dokumenta, temveč raziskuje: 1. strukturo celotnega arhivskega gradiva, zajetega v posameznem fondu, 2. zgodovino arhivskega gradiva v posameznem fondu,
3.	načine, kako je arhivsko gradivo postalo del tega arhivskega fonda,
4.	principe, po katerih je bilo arhivsko gradivo urejeno, 5. spoštovanje njegove lastne ureditve.
Na spletni strani arhiva lahko uporabnike seznanjamo z dejstvom, da arhivska znanost ni samo znanje o arhivskem gradivu ter da dobro poznavanje arhivskega gradiva ni celostna arhivska znanost.
Na spletnih straneh arhivov naj uporabnik spozna razlike med listinami, uradnimi spisi in npr. matičnimi knjigami oz. tistim gradivom, ki vzbuja poseben interes pri zgodovinarjih, ki dalj časa niso več najštevilčnejši uporabniki arhivskega gradiva v arhivih.
Priprave spletnih strani bodo danes v dobi hiperprodukcije arhivskega gradiva oz. informacij na novih medijih z obsežnimi bazami podatkov dokazale, da arhivisti morda ne potrebujemo več znanja s področja pomožnih zgodovinskih ved (paleografije, diplomatike ipd.), temveč znanje, s katerim bomo reševali nastale težave tako, da bo uporabnik spletne strani arhiva "v pragozdu informacij našel pot do posameznega drevesa".