ARHIVI XXIV (2001), št. 2 Iz prakse za prakso 63 UDK 658.3:930.25(497.4) Ocenjevanje delovne uspešnosti in potenciala ključnih kadrov v arhivu JOLANDA FON I. Temelj za ocenjevanje sodelavcev Ocenjevalni sistem narekuje že zakonodaja sama. Za javne zavode in za državne organe, če posamezna vprašanja niso z zakonom drugače urejena, se uporablja Kolektivna pogodba za negospodarske dejavnosti v Republiki Sloveniji (Ur. 1. RS, št. 18/91-1, 34/93, 3/98) z aneksi. Leta v 37. členu določa, da se uspešnost delavca meri s specifičnimi, za dejavnost in poklic značilnimi osnovami in merili, opredeljenimi v področnih zakonih oziroma drugih ustreznih dokumentih, ki so podlaga za pridobitev strokovnega naziva oziroma napredovanje. Panožna kolektivna pogodba, ki velja kot specialni predpis za javne zavode, torej Kolektivna pogodba za kulturne dejavnosti v Republiki Sloveniji z aneksom (Ur. 1. RS, št. 45/94, 39/96, 82/99, 102/2000) v 67. členu podrobneje opredeljuje merila za določanje delovne uspešnosti, kot so: količina, gospodarnost dela, intenzivnost ipd. Za državno upravo se uporablja Zakon o delavcih v državnih organih (Ur. 1. RS, št. 15/90, 5/91, 18/91, 22/91, 2/91-1, 4/93, 70/97 in 38/99), ki v 68. členu našteva kot kriterije delovne uspešnosti: obseg opravljenega dela, uporabnost oziroma izvirnost rešitev, pravilnost uporabe predpisov in pooblastil, pogostost napak pri delu, izraba delovnega časa, izpolnjevanje rokov in smotrnost porabe sredstev. Dalje zakon izrecno določa, da delovno uspešnost ugotovi predstojnik glede na obseg in kakovost opravljenega dela. Izgradnja sistema ocenjevanja Realizacija organizacije je prvenstveno odvisna od zavzetosti in usposabljanja slehernega zaposlenega. Zato arhiv zanimajo delovni dosežki delavcev kot posameznikov in kot članov delovne skupine. Ocenjevanje kadrovskih resursov ima poleg nadzorne funkcije še eno zelo pomembno funkcijo, to je usmerjanje pozornosti zaposlenih. Logika pri tem je naslednja: tisto, kar se meri, je za arhiv pomembno, saj nepomembnih stvari običajno ne merimo. Zato bo posameznik svojo energijo in prizadevanja najverjetneje usmeril k tistim stvarem, ki jih je arhiv označil za pomembne. II. Problemi, ki spremljajo izgradnjo sistema ocenjevanja Pri vzpostavitvi sistema ocenjevanja moramo biti pozorni na tri spremljajoče sklope problemov: 1. tehnični problem, ki je povezan z izbiro metodologije za sestavo sistema ocenjevanja; 2. človeški problem, povezan z udeleženci ocenjevalnega procesa, to je z direktorjem oziroma vodjo, ki nastopa v funkciji ocenjevalca, nanaša pa se na njuno subjektivnost oziroma medosebno dinamiko; 3. organizacijski problem, povezan z uporabo informacij, kijih arhiv pridobi preko ocenjevanja sodelavcev. III. Kaj pa je namen ocenjevanja delovne uspešnosti? Ocenjevanje delovne uspešnosti pomeni oblikovanje končne formalne ocene uspešnosti sodelavca na koncu ocenjevalnega obdobja. Namen ocenjevanja pa je v glavnem povezava ocene delovne uspešnosti z nagrado. Istočasno pa to pomeni tudi odkrivanje kandidatov z dobrimi rezultati, kot potencialnih kandidatov za zasedbo, praviloma zahtevnejših delovnih mest. Ocenjevanje delovne uspešnosti pomeni tudi opozarjanje na nespoštovanje zakonodaje in internih navodil arhiva, ki je pogoj za funkcioniranje arhiva, kar lahko v končni fazi vodi tudi v odpoved delovnega razmerja. Dalje to pomeni odkrivanje vrzeli v znanjih, sposobnostih in motivaciji delavca in vodi v izdelavo načrtov za zmanjševanje le-teh. Za nekatere izmed sodelavcev pa načrtno pridobivanje dodatnih znanj, izkušenj in sposobnosti vodi na pot kariere. IV. Parametri za merjenje delovne uspešnosti Zastavlja se nam torej vprašanje, kako vzpostaviti primeren sistem ocenjevanja? Kaj meriti in s kakšnimi parametri? Vitalnega pomena je izbira oziroma določitev pravilnih strateških ciljev in njihova razgradnja na sektorske, oddelčne in posameznikove cilje. Vendar pa posameznikovi cilji ne smejo biti nič drugega kot splošni cilji arhiva na tistem delovnem področju, za katero je posameznik odgovoren. 64 Iz prakse za prakso ARHIVI XXIV (2001), št. 2 Delovno uspešnost v arhivu merimo z dvema kazalnikoma: A) VREDNOSTNIM in B) KOLIČINSKIM. A) Med VREDNOSTNE KRITERIJE smo uvrstili naslednje: 1. STROKOVNOST PRI DELU, 2. UPORABNOST REŠITEV, 3. IZVIRNOST REŠITEV, 4. GOSPODARNOST DELA. Adl) Delavec s svojim strokovnim znanjem, ki ga je pridobil z verificiranim izobraževanjem ter pravilnostjo uporabe predpisov stroke in internih navodil, ki se nanašajo na vrednotenje dokumentarnega gradiva, strokovno obdelavo, materialno varovanje, vodenje evidenc in uporabo arhivskega gradiva, vzdrževanje informacijskega sistema, konserviranje, restavriranje, in tudi še na nekatera druga področja, pripomore k rezultatom dela, kijih doseže arhiv. Delovna uspešnost je razvidna iz mesečnega delovnega poročila delavca in se ugotavlja z nadzorom neposredno nadrejenega delavca. Ad2) Uporabnost rešitev pomeni: - izdelovanje pripomočkov za uporabo arhivskega gradiva in njihovo objavljanje, - objavljanje strokovnih člankov oziroma strokovnih publikacij, - konserviranje dokumentov, ki se uporabljajo v originalu ali v nadomestni kopiji, - organiziranje razstav in seminarjev, s katerimi priobčimo delo javnosti. Ad3) Izvirnost rešitve se odraža v implementaciji racionalnih idej delavca v določeno nalogo. Le-te odražajo poglobljeno strokovno znanje in izkušnje delavca. Zastavljena naloga mora biti realizirana. Realizacija naloge pa pomeni prispevek k stroki in s tem razvoj le-te. Ad4) Gospodarnost dela pomeni racionalizacijo dela in smotrno porabo sredstev, ki so na razpolago za izvedbo določene naloge. B) KOLIČINSKI KRITERIJ odraža obseg opravljenega dela. Pričakovani rezultati dela so cilji, ki jih je potrebno doseči, in izhajajo iz zastavljenega letnega načrta delavca. Delavec bistveno presega pričakovane rezultate dela, če presega letni načrt dela, kar je razvidno iz njegovega mesečnega delovnega poročila. Delavec je lahko tudi nadpovprečno delovno obremenjen, in sicer z dodatnimi delovnimi nalogami in novimi delovnimi nalogami, ki so posledica nove zakonodaje oziroma odredbe neposrednega vodje. Vse to pa naj bi trajalo praviloma omejeno obdobje. Res je, da dodatne delovne naloge, ki so posledica nove arhivske zakonodaje, sodijo v sistemizacijo, torej v razširitev opisa del in nalog delavca. Vendar pa so s to dikcijo mišljeni zakoni z drugih področij, ki arhivom nalagajo specifične naloge v omejenem času. Na primer: Zakon o žrtvah vojnega nasilja (Ur. 1. RS, št. 63/95), kije posledica nove zakonodaje, je imel in še ima za posledico izdajo potrdil o statusu žrtve vojnega nasilja. V Arhivu Republike Slovenije je bilo leta 1996 izdanih 18.300 potrdil, leta 1997 9000 potrdil, od leta 1998 dalje pa približno po 5000 potrdil letno. Res je, da regionalni arhivi povprečno izdajo 500 potrdil letno, vendar pa lahko ugotovimo, da se je obseg dela delavca, zaposlenega na predmetnih delih in nalogah, bistveno povečal. Soditi je, da delavec, ki je dodatno obremenjen, pa čeprav traja obremenitev le omejeno obdobje, v tem času zasluži delovno uspešnost. Dodatne delovne naloge so lahko tudi posledica nadomeščanja delavca, ki je na porodniškem dopustu ali v daljšem bolniškem staležu, posledica selitve gradiva ipd. Nekaterih delovnih mest, kot na primer delovna mesta čistilca, hišnika, arhivskega mani-pulanta, pisarniškega referenta ipd., pa se ne da oceniti na zgoraj opisani način, tako da smo za le-te uporabili naslednje kakovostne in količinske kriterije: 1) strokovnost pri delu, ki se odraža v pravilnosti uporabe internih navodil za opravljanje dela; 2) kakovost dela, ki se odraža v kakovostno opravljenem delu; 3) vestno opravljeno delo, ki se odraža v opravljanju vsakodnevnih delovnih opravil delavca; 4) obseg opravljenega dela, ki se odraža v količini dela, ki gaje delavec opravil mesečno in je razviden iz mesečnega delovnega poročila. Pomembno je, da se po tem navodilu ugotovljena in nagrajena delovna uspešnost upošteva tudi pri pridobivanju nazivov zaposlenih na strokovnih delih, za katere mora pristojni nadrejeni strokovni delavec oziroma direktor predložiti pisno utemeljitev, skladno s III. poglavjem Pravilnika o pripravništvu, strokovnih izpitih in pridobivanju nazivov za zaposlene v dejavnostih s področja varstva kulturne dediščine (Ur. 1. RS, št. 31/1996), ki govori o pogojih za pridobitev naziva v dejavnostih s področja varstva kulturne dediščine. \iUiIVI XXIV.(2001>. št. 2 h prakse ?,a prakso 05 V. Kako merili delovno uspešnost Višino vrednosti, ki je predvidena 7 j delovno uspešnost, naj bi predlagal direktorju arhiva vodja enote, oddelka, sektorja ipd., za svoje delavcc, vodje pa naj bi neposredno ocenieval direktor arhiva. Direktor seveda lahko korigira predlagani znesek za delovno uspešnost za konkretnega delavca, čc meni daje le ta neustrezen. Vrednost, določena /a delovno uspešnost, naj bi se ra/delila med enote, oddelke, sektorje ipd. Delež vrednosti ic odvisen od števili.' delavcev, zaposlenih v enoti, oddelku, sektorju od. Dele/ delavca je odvisen od izpol' jevanja kriterijev, s katerimi merimo delovno uspešnost, in od njegove navzočnosti na dolu Čc se delež, predviden za delovno uspešnost delavca, zmanjša za dneve odsotnosti delavca z dela, se za la del ustrezno poveča znesek delovne uspešnosti osta-1 11 delavcev v enoti, oddelku, sektorju ipd., upoštevajoč dneve odsolnosr z dela PRIMER: Predpostavka je, da vsak od vrednostnih krteriiev in količinski krnerij prinese po 1/5 oziroma po 1/4 viednosti, ki je' določena za delovno uspešnost delavca, oziroma da vsi kriteriji skupaj prinesejo 100 odstotno vrednost, ki [je določena za delovno uspesnost delavca. Vrednost se nalo zmanjša za dneve od-soi osti z dela Če upoštevamo, da ima mescc povprečno 22 delovnih dtii in da je bil delavec v mesecu x odsoten 11 delovnih dni, bi moral delavec tisti mesec dobiti ra7.polovljcno vrednost, ki je določena /a delovno uspešnost, torej 50 odstotkov te vrednosti, če seveda izpolnjuje vse ostale kriterije 1 e pa na pr mer izpolnjuje le tri kntei ije 1 je bil odsoten 3 dni v mesecu x, potem bi bila delovna uspešnost v mcsecu x o0 odstotna, teli 00 odstotkov pa mora biti še ustrezno zmanjšanih za tri manjkajoče delovne dneve. Ta nerazdeljeni del delovne uspešnosti pa se ustrezno porazdeli med ostale delavoe v enoti, oddelku, sektorju ,nd VI. Sklep Večina regionaln h arhivov jt že sprejela Navodilo o določi1vi norm in mer! za delovno uspešnost v arhivu. Ta določa obseg sredstev, ki se lahko nameni za plačilu delovne uspešnosti v arhivu in meriJa za ugotavljanje delovne uspešnosti delavca v arhivu, ki bistveno presega pričakovane rezultate dela ali je nadpovprečno delovno obremenjen. Vendar pa sama izvedba postopka za ocenjevanje delovne uspešnost: še n: dorečena, tako da je še preccj nejasnosti jii ostaja še precej odprl'h vprašanj. Zgornja metoda naj b bila le ena izmed ponuienih rešitev, ki na; b napotila direktorje arhivov na čim bo[| korektno ocenjevanje delovne uspešnosti zaposlenih v arhivu. lanez Janša, [gor Bavčar in Jelko Kacin so na ki kažejo, da pripravi; arir da Sloveniji nov UUBL/ .N,». 7. julij» - -N« 1 P«* vJd lUl inftrerei, me tki minul» !)r»mb Jmli i nrjrm predstaviI bi « p» ' -k* ' > a * Jt rl S j lila (ntnl li u,,j Adiit » ,1 Ui t ikjl ■ tel t Ultop 1 r f t umenj sknpifli tSO ofi lfjfv, *■■ J5t umih» »oj»lkl »rti poifefi v (n ){ J A v '¡jo in pa llnljko. Armada priprav! s nov udarec A- -h K oficir jim mr l divjini d'ijaf. d;: jt J", v ujni. k> _ jo vsilili «rt iooitti Sloveniji in nm iviHc.Ti /jr:di ccnr truv kih >11 pritlr* ih oic: Slovenije • Ji ' KKm , - dn[b o 01 jil "a j ifii 1 j >, ■ Unala K r 4»lw , d« k< 4 ti - t» Ua] Meja j o i, lih E>rcpc tj iir-«t|;ui*, M M «mr < Bldlilll. j; p< \d j fusCjl >'J ,'.a 111 1 in I.Jjj d lisic Ma 1911 Vtlmjnk. isti t..tcm j« i(vl n roJt Jo~o>l4vije, na , bi l p- so nii ri ni n iiitlji JugcM sije, ki h,^ -[O hi t»JJWO sf Ti. (Kili dtU>- ni lutem (n u»esi> LI iHi kapiiah «¿n: v nj:pi"i nij>l>Wt i rliiici Jujjuillvij:, j< ti p? jt ni, v« p li-vi > ■« ■' • i" Jt f it - lakt4-n > in Bi st ■ e bolj fcibila V K Jlv-.m, ki 113 jih jpfcji*fi b Mtni.i in llrvaik*. N d*lyt jc tdiii Obloli :ia in 1 rkoi 2 i j n , it z /'J A in Z i hodi on t j' j de puri1 -ffclfbijai ;c JvpnJ vij< li miii m o bili n |i iiidi vojni, li n \dJj<. M dl U> ic tnUC J A v S aveniji ii:cf isknil i gir niujt, s^ pa ureja;t>, dipHnjuj.-. jO 1 pli^ , iv!'J; j M ul l, l»lcne Tj,-1 njj bi jih >d«Mi 1 Min ,jIC i rijk-wje to t,. ju'ij» A> 20. Ufe ^vticr Adii (j d..jj|, d". ¡- pitoai UVO SFI -firc :l lep v oNi-ki o imih «¿k, ki jih inifiiji (u:, 'hO".P« ,ivi ir > k lfrlf.ji t k3o pniil (Vi ii io, d, V jip(' ilj picjt»;! rtb i p: Kli it ,r«h(i>v9 -Hm C Slcven; j te ja i iioilli, bo armadi nh priuM ftinj prcdicd o, it ikkpi do. od ao urernifijo. nedeljski liskovni konferenci predstavili pod .kc, udarec - Adžič grozi z vsem orožjem V pupf^tncm pirr.ciu pi b") m Ji r.', t ede ni p*cd :dst/o SFiU ; JjliUl «O silo. mj lih-k J \ j Slu"ini;o opr,i\i v d.it-in do ( -iiu tr iii ¿h. Mubiliu-ranL* tihkc v Sibje w nimict pil « Ni vpriunj' u jt Slnvfdiji , ri in n li lin id a mjuM - ■'o njt» ■ m i, i? J» « i»«.l> ' ' f« i i S: »eni i lj*v»(,_ »rtiijt p ''n IJ»fccd: J Rai| ' ;l 1 v.»t ' ili, lak n bo I» i . Iji ¡Icdab An- m - • k« Slon" ■ (až'-™ .»jtfio^TO 4 1 lr >i :rf o« bi j i* [linii «i vi «iJi lih ■ li r. S ttf ilik« J >« U .'<_ Ijr u.OI kji ■ j m ulj -«h t y »J» ¡li i oksli HO milijari >r: valit kaf rji ta nni. y dtjal Mili. pn dvl ivtjalo vel ) f vjrnoil, «j l: I t ure nitivanjc koncepia Veliki Nemi i ji Oticifii. L! ni-i opredeljeni r,' It <»ta». ■ m ni"o <* m ili -i. mn- uzmenam, naj nlldejo ii J/fl inJajake pa ^ :rcV, brci iii lili in i iimitlj in ju takoj ubili. LfiOtc, ki i.rn bf J po\ I«