Simona Papler1 ARHIVSKA ZAKONODAJA NA NIZOZEMSKEM IZVLEČEK Namen: Proučiti področje upravljanja arhivskega gradiva in arhivsko zakonodajo na Ni- zozemskem. Cilj prispevka je raziskati in prikazati izbrano državo Nizozemsko na sploš- no, predstaviti njihove arhive in arhivsko zakonodajo. Tekom prispevka je izpostavljen nacionalni arhiv, regionalna zgodovinska središča in občinski arhiv. Metoda/pristop: Uporabljena je deskriptivna metoda in študija literature (pridobljene na spletu). Opisana je izbrana država - Nizozemska, opredeljeni so pojmi, ki so upora- bljeni v njihovem zakonu o arhivih in pa opisane so njihove glavne arhivske institucije ter oblast. Dotaknili se bomo tudi pripravljenega novega arhivskega zakona, ki naj bi bil potrjen in dan v veljavo s 1. januarjem 2024, če bo vse v redu s celotnim postopkom sprejetja pripravljenega zakona. Rezultati: Nizozemska ima v uporabi še vedno veljaven arhivski zakon iz leta 1995. Naj- pomembnejša arhivska institucija je nacionalni arhiv (The Nationaal Archief), katera hrani arhivsko gradivo vseh državnih organov, vključno z arhivi vseh ministrstev in arhi- vi generalnih držav, državnega sveta in nizozemske vzhodnoindijske družbe. Trajna hramba vladnih informacij (poročila, gradbena dovoljenja, dokumentacija o poseb- nih dogodkih,..) se po 20ih letih prenese v državni arhiv ali lokalno ali regionalno arhivsko službo. Novi predlagani predlog zakona predvideva prenos v trajno hrambo po 10ih letih. Sklepi/praktična uporabnost: Upravljanje dokumentarnega gradiva in hramba le tega ima velik pomen in je eno najbolj pomembnih nalog v vsaki organizaciji. Podatke, kateri so pomembni je potrebno shraniti in prenesti v arhive. Kraljevina Nizozemska ima za ta namen več arhivskih ustanov. Ključne besede: Nizozemska arhivska zakonodaja, arhivsko gradivo, nacionalni arhiv, regionalni arhiv, občinski arhiv. ARCHIVES LEGISLATION IN THE NETHERLANDS ABSTRACT Purpose: To study the field of archival material management and archival legislation in the Netherlands. The aim of the paper is to research and show the selected country of the Netherlands in general, to present their archives and archival legislation. In the course of the article, the national archive, regional historical centers and municipal ar- chives are highlighted. Method/approach: Descriptive method and literature study (obtained online) are used. The chosen country - the Netherlands - is described, the terms used in their archives law are defined, and their main archival institutions and authorities are described. We will also touch on the prepared new archive law, which should be approved and put into effect on January 1, 2024, if everything goes well with the process of adopting the pre- pared law. 1 Simona Papler, dipl. upravnih ved, študentka Arhivistike in dokumentologije (MAG) na AMEU ECM, simo- na.papler1@almamater.si, Slovenija 137ARHIVSKA ZAKONODAJA NA NIZOZEMSKEM SIMONA PAPLER Results: The Netherlands still has a valid Archives Act of 1995. The most important archi- val institution is the National Archives (The Nationaal Archief), which holds the archival material of all state authorities, including the archives of all ministries and the archives of the States-General, the Council of State and the Dutch East Indies companies. Permanent storage of government information (reports, building permits, documenta- tion on special events,...) is transferred to the state archive or local or regional archive service after 20 years. The new proposed bill provides for transfer to permanent storage after 10 years. Conclusions/practical applicability: The management and preservation of documenta- ry material is of great importance and is one of the most important tasks in any organ- ization. Important data must be saved and transferred to the archives. The Kingdom of the Netherlands has several archive institutions for this purpose. Keywords: Dutch archive legislation, archive material, national archive, regional ar- chive, municipal archive. LA LEGISLAZIONE ARCHIVISTICA NEI PAESI BASSI ABSTRACT Scopo: Studiare il campo della gestione del materiale archivistico e della legislazione archivistica nei Paesi Bassi. Lo scopo del documento è ricercare e mostrare il paese sele- zionato, i Paesi Bassi, in generale, presentare i loro archivi e la legislazione archivistica. Nel corso dell‘articolo vengono evidenziati l‘archivio nazionale, i centri storici regionali e gli archivi comunali. Metodo/approccio: Vengono utilizzati il metodo descrittivo e lo studio della letteratura (ottenuto online). Viene descritto il paese prescelto - i Paesi Bassi -, vengono definiti i termini utilizzati nella loro legge sugli archivi e vengono descritte le loro principali isti- tuzioni e autorità archivistiche. Toccheremo anche la nuova legge sugli archivi prepara- ta, che dovrebbe essere approvata e messa in vigore il 1° gennaio 2024, se tutto andrà bene con il processo di adozione della legge preparata. Risultati: i Paesi Bassi hanno ancora una legge sugli archivi valida del 1995 L‘istituzione archivistica più importante è l‘Archivio Nazionale (The Nationaal Archief), che conserva il materiale archivistico di tutte le autorità statali, inclusi gli archivi di tutti i ministeri e gli archivi degli Stati Generali, del Consiglio di Stato e delle Indie Orientali Olande- si aziende. L‘archiviazione permanente delle informazioni governative (rapporti, per- messi di costruzione, documentazione su eventi speciali,...) viene trasferita all‘archivio di stato o al servizio archivistico locale o regionale dopo 20 anni. La nuova proposta di legge prevede il trasferimento in deposito permanente dopo 10 anni. Conclusioni/applicabilità pratica: La gestione e la conservazione del materiale docu- mentario è di grande importanza ed è uno dei compiti più importanti in qualsiasi orga- nizzazione. I dati importanti devono essere salvati e trasferiti negli archivi. Il Regno dei Paesi Bassi dispone di diverse istituzioni archivistiche a tale scopo. Parole chiave: legislazione archivistica olandese, materiale archivistico, archivio nazio- nale, archivio regionale, archivio municipale. 138 ARHIVSKA ZAKONODAJA NA NIZOZEMSKEM SIMONA PAPLER 1 UVOD Arhivsko pravo je del upravnega prava. Sestavljajo ga pravila in načela, ki so po vsakok- ratnem pravnem redu obvezna za organizacijo arhivov in njihove pravice ter dolžnosti. Prav tako je arhivsko pravo tudi veda, ki arhivske pravne norme obravnava. Arhivsko pravo razvija posebna pravila o arhivih, določa pravne oz. fizične osebe, ki so dolžne z arhivi sodelovati in jim predajati arhivsko gradivo, predpisuje njihove dolžnosti in obli- kuje strokovna vodila arhivistike, ki so pravno obvezna, predvideva pa tudi sankcije za njihovo kršitev (Melik in Jeraj, 2015, 122). V Republiki Sloveniji je arhivska zakonodaja urejena z Zakonom o varstvu dokumen- tarnega in arhivskega gradiva ter arhivih, ki velja od leta 2006 in novelo Zakona o spre- membah in dopolnitvah Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih, veljavno od 2014. Naš zakon ima 103. člene, je javno dostopen in zapisan v na- šem uradnem jeziku. V nadaljevanju se bomo posvetili pisanju izbrane države, to je Nizozemska ali Kralje- vina Nizozemska. Podatke, ki morajo biti trajno shranjeni je potrebno prenesti v arhiv. Vlada Nizozemske ima za to več arhivskih ustanov, kot so državni arhiv, regionalna zgo- dovinska središča in občinski arhivi. Nizozemska zakonodaja na področju arhiviranja pa ima še vedno veljaven Zakon o arhivih iz leta 1995, imenovan Archiefwet. Nizozemska vlada je novembra 2021 v DZ vložila predlog novega zakona o arhivih. Za- kon morata še potrditi predstavniški dom in nato senat. Novi zakon naj bi začel veljati predvidoma s 1. januarjem 2024. V prispevku želim doseči naslednje cilje: predstaviti izbrano državo Nizozemsko na splošno, opredeliti pojme, ki so v Zakonu o arhivih pomembni, predstaviti organizacijo in vse pomembne naloge nacionalnega nizozemskega arhiva ter analizirati njihovo za- konodajo. Namen je proučiti področje arhivske zakonodaje na Nizozemskem predsta- vljena je država Nizozemska, njihova pravna ureditev, kako delujejo arhivi, zakonodaja in naloge arhivov. 2 PREDSTAVITEV IZBRANE DRŽAVE – NIZOZEMSKA Nizozemska je ena najbolj naseljenih in zemljepisno nizko ležečih držav na svetu in je znana po svojih mostovih, mlinih na veter, coklah, tulipanih in stopnji družbene strpnosti. Kralje- vina Nizozemska ima 16,5 milijona prebivalcev. Uradni jezik je nizozemščina. Glavno mesto države je Amsterdam. Nizozemska gosti tudi Mednarodno kazensko sodišče v Haagu, kjer je tudi administrativno središče s sedežem vlade, kraljičina rezidenca in večina veleposlani- štev. Nizozemska je skupaj z Luksemburgom in Belgijo del ekonomske unije Beneluks. Po obliki vladavine je Nizozemska evropska ustavna monarhija z ozemlji tudi izven Evrope. Nahaja se v severozahodni Evropi, na severu in zahodu meji na Severno morje, na jugu na Belgijo, na vzhodu pa na Nemčijo. Kraljevina Nizozemska je sestavljena iz štirih dežel, in sicer: Nizozemska (12 provinc in 3 posebna območja), Aruba in Curaçao (otoka v Zavetrnih Antilih) in Sint Maarten (južni del otoka v Malih Antilih). Vse štiri dežele sestavljajo Kraljevino Nizozemsko in so med seboj enakopravne. Nizozemska je v Zahodni Evropi, ostale tri dežele pa v Karibskem morju. Evropski del Nizozemske je razdeljen na 12 provinc. Vse province so nadalje razdeljene na občine, ki jih je skupaj 380 (od leta 2018 dalje), kar je posledica združevanja manjših občin v večje. Nizozemska ima tri posebna območja, to so „Otoki BES“. Ti trije otoki so: Bonaire (otok v Zavetrnih Antilih), Sint Eustatius (otok v Malih Antlih), Saba (otok v Malih Antilih. Nahajajo se v Karibskem morju in niso del nobene province, čeprav spadajo pod evropski del Nizozemske. 139ARHIVSKA ZAKONODAJA NA NIZOZEMSKEM SIMONA PAPLER 3 PRAVNA UREDITEV NA NOZOZEMSKEM Nizozemska je ustavna monarhija. To pomeni, da je vodja države kralj ali kraljica, katere pristojnosti so določene v ustavi. V veljavi je ustava iz 1983, ki temelji na ustavi iz leta 1815. Po njej je bila kraljevina sestavljena iz Nizozemske, Arube in Nizozemskih Antilov. Od 1980 je bila na prestolu kraljica Beatrix Wilhelmina Armgard iz rodbine Oranje-Nassau. Leta 2013 je kraljica Beatrix svoj prestol predala sinu Willem-Alexandru (Wikipedija, 2022). Danes obstajajo na Nizozemskem tri ravni oblasti: državna oblast oziroma centralna dr- žavna oblast, 12 provinc in 380 občin. Razmerje med državno upravo in decentralizira- nimi enotami (občinami in provincami) ni hierarhično. Po nizozemski ustavi je kabinet sestavljen iz vseh vladnih ministrstev. Njegova naloga je sprejemati odločitve o splošni vladni politiki in spodbujati skladnost politike. Nizozemski parlament ima dva doma: senat in predstavniški dom (vlado sestavljajo kralj in ministri skupaj). Parlament pozorno spremlja vlado in je skupaj z vlado odgo- voren za sprejemanje zakonov. Zakoni začnejo veljati šele, ko jih sprejme parlament. Ministri so kolektivno in posamično odgovorni parlamentu za politiko, katero izvajajo. Dolžnost obveščanja parlamenta je določena v ustavi, ker parlament nadzoruje vlado (Government of the Netherlands, 2023). Pristojnosti monarha so zelo omejene. Po sami ustavi so za to, kar počne vlada odgo- vorni ministri in ne monarh (kralj je nedotakljiv). Ministri in državni sekretarji so od- govorni za vsakodnevno poslovanje vlade. Januarja 2022 je nastopila četrta vlada pod vodstvom Marka Rutteja. Senati vsak posebej in skupaj sprejmejo poslovnik (The con- stitution of the Kingdom of the Netherlands, 2018, 72. člen). Poslovnik ureja sestavo, pristojnosti in način dela kabineta. V 26. členu na primer piše, da morajo biti zadeve, o katerih se razpravlja na sejah vlade, tajne. Po 20-ih letih se zapisniki sej objavijo. Nizozemska ustava razmejuje med avtonomno oblastjo ter deljeno oblastjo, ki pripada decentraliziranim enotam, občinam in provincam. Podobni določili vsebujeta Zakon o provincah (Provinciewet) in Zakon o občinah (Gemeentewet). Zakon o provincah določa strukturo organov province kakor tudi njihovo sestavo in pooblastila. Vsaka provinca ima tri osnovne organe, to je provincijski svet kot predstavniški organ, provincijski odbor kot izvršilni organ in kraljevega pooblaščenca kot »političnega predstavnika« province. Pro- vincijski svet (Provinciale Staten) je najvišji organ province in je predstavniški organ celot- nega prebivalstva province. Odgovoren je za urejanje in opravljanje zadev iz pristojnosti province, sprejemanje predpisov in drugih najpomembnejših odločitev, vključno s prora- čunom, ki dejansko opredeljuje delovanje province za prihodnje leto. Izvršilni odbor pro- vince (Gedeputeerde Staten) je izvršilni organ, katerega sestavljajo kraljevi pooblaščenec in vsaj trije člani. Odbor izvršuje predpise in druge odločitve provincijskega sveta. Kraljevi pooblaščenec je organ, ki predstavlja provinco v političnem življenju. Kraljevi pooblašče- nec predseduje provincijskemu svetu in provincijskemu izvršilnemu odboru (v katerem je član in ima glasovalno pravico) in je odgovoren za uresničevanje sprejetih odločitev ter s tem za zadovoljevanje interesov in potreb prebivalcev province. Imenovan je s kraljevim dekretom za obdobje šestih let (Krošelj, 2003, 54–55). Zakon o občinah določa notranjo strukturo občinskih organov, sestavo in pristojnosti. Vsaka občina ima občinski svet, izvršilni odbor ter župana - kraljevega pooblaščenca. Osrednji organ lokalne samouprave v občini in najvišji organ odločanja o zadevah iz okvira pravic in dolžnosti občine je občinski svet (Gemeenteraad). Občinski svet spre- jema »občinske« predpise in druge najpomembnejše odločitve, pristojen je tudi za vse občinske zadeve. Občinskemu svetu predseduje župan, ki pa na sejah ne more glasovati in je njegova vloga zgolj svetovalna (Krošelj, 2003, 55–59). 140 ARHIVSKA ZAKONODAJA NA NIZOZEMSKEM SIMONA PAPLER Nizozemskim občinam je zaupano izdajanje potnih listin, osebnih izkaznic, vozniških dovoljenj, gradbenih dovoljenj, vodenje registrov,.. Te naloge opravljajo občine v okvi- ru prenesenih nalog. 3.1 DELOVANJE ARHIVOV NA NIZOZEMSKEM 3.1.1 Nacionalni (državni) arhiv The Nationaal Archief, kot je imenovan nizozemski Nacionalni arhiv deluje v Haggu, že od leta 1802. Je največji javni arhiv na Nizozemskem in sodi pod ministrstvo za šolstvo, kulturo in znanost. Bogata zbirka nacionalnega arhiva Nizozemske sestavlja nekaj več kot 142 km dokumentov, 15 milijonov fotografij in skoraj 300.000 zgodovinskih zemlje- vidov in risb ter 800 terabajtov digitalnih datotek. Državni arhiv je dostopen vsem, ki želijo raziskovati, razen nekaterih izjem (National Archief of Netherlands, 2022a). Nacionalni arhiv hrani arhive nacionalnih organov, ki pokrivajo celotno državo, vključno z vsemi pravnimi predhodniki, kot so arhivi vseh ministrstev in arhivi generalnih držav, državnega sveta in nizozemske vzhodnoindijske družbe. Zbirko v arhivu sestavljajo po- membni dokumenti iz nacionalne vlade, arhivov province Južna Nizozemska in zasebnih arhivov. Nacionalni arhiv je pristojen za arhivsko gradivo vseh ministrstev in vseh javnih ustanov na nacionalni ravni, vključno s parlamentom. Odgovoren je za vse gradivo, ki ga je prevzel v svoje prostore, ne pa za gradivo provincialnih (pokrajinskih) arhivov, občin- skih ali mestnih arhivskih služb, niti ne za arhivsko gradivo uprav za vode (van Dam, 2013). 3.1.2 Regionalni in občinski arhivi Regionalni arhivi (ang. Regional archives) niso vpeti v okvir nacionalnega arhivskega sis- tema Državnega arhiva in regijskih zgodovinskih središč, ampak delujejo kot občinski arhivi (ang. Municipal archives), kjer se hrani gradivo dveh ali več občin. Tako mesta kot občine so dolžna svoje spise arhivirati in jih dati na vpogled. Manjši arhivi so v preteklih letih pogosto iskali sodelovanje, kar je privedlo do nastanka regional- nih arhivov. V večjih mestih so pomembni samostojni občinski arhivi: arhivi Amsterda- ma, Haaga in Rotterdama. Amsterdamski mestni arhiv ima raznoliko zbirko arhivskega gradiva, povezanega z mestom Amsterdam. V mestnem arhivu so delno dostopni tudi fondi državnih organizacij, ki so nekoč delovale v mestu (starejši pravni spisi ter krstni, poročni in pogrebni listi). Arhiv mesta Haag vsebuje zbirko, ki sega v 14. stoletje. Poleg spisov, ki osvetljujejo zgodovino občinskih institucij v Haagu, Loosduinenu in Scheveningenu je bilo v popis vključenih tudi veliko zasebnih za- puščin (npr. arhiv katoliške in nizozemske protestantske cerkve) (van Dam, 2013). 3.2 UPRAVLJALCI NACIONALNE ZBIRKE Prva in daleč največja kategorija upravljavcev nacionalne zbirke so tako imenovani mu- zejski upravitelji. To so neodvisni muzeji in drugi poklicni upravitelji. Druga kategorija upravljavcev nacionalne umetniške zbirke so ministrstva in njihove zunanje službe. Pristojni ministri so odgovorni za upravljanje nacionalne zbirke, ki jo lahko najdemo v uradih ministrov ali v sprejemnih prostorih veleposlaništev in konzu- latov. V sklopu ministrstva sta tudi dva muzeja. V to kategorijo spada tudi Agencija za kulturno dediščino (RCE), ki upravlja z umetniško zbirko države, ki ni bila dodeljena mu- zejem. RCE to zbirko začasno daje ministrstvom in drugim organom. Tretja kategorija upraviteljev Nacionalne umetniške zbirke so državni sveti, kot sta se- nat in predstavniški dom ter državni svet. Šole so odgovorne za upravljanje nacionalnih zbirk, ki so razstavljene v njihovih zgradbah (Ministry of Education, Culture and Science, Information and Heritage Inspectorat, 2023). 141ARHIVSKA ZAKONODAJA NA NIZOZEMSKEM SIMONA PAPLER 4 ARHIVSKA ZAKONODAJA Sedaj veljavni zakon o arhivih (Archiefwet) je v veljavi od leta 1995, kateri je nadomestil arhivski zakon iz leta 1962. Zakon o arhivih zavezuje vsako državno organizacijo, da svo- je podatke omogoči in ohranja trajno dostopne ter jih po poteku roka hrambe uniči. Po- leg Zakona o arhivih so ti okviri podrobneje obdelani v arhivski uredbi (Archiefbesluit). Sam arhivski zakon ne vsebuje nobenih rokov hrambe. Zakon o arhivih in arhivska uredba določata postopek skrbne priprave in sprejemanja izbirnih seznamov. Zakon o arhivih ima 9 poglavij in 87 členov ter je v veliki meri skla- den tudi z zakonom o splošnem upravnem pravu (Algemene wet bestuursrecht). Pri upravljanju z dokumentarnim in arhivskim gradivom je pomemben tudi zakon o varstvu osebnih podatkov (Wet bescherming persoons gegevens). Vsi ti zakoni določajo, kako je potrebno ravnati z dokumentarnim gradivom in velja tako za ustvarjalce kot za tiste, ki gradivo sprejmejo (pristojni arhiv). Glavne točke zakona o arhivih iz leta 1995 so: hramba in delo z dokumentarnim gradivom oblastnih organov, vseh ustanov, ki imajo javno pooblastilo in vseh javnopravnih oseb, oblikovanje arhivov, njihovo upravljanje s strani vladnih organizacij, uničenje in prenos lastništva arhivskega gradiva, ogled arhi- vov, ki so javni. Tudi digitalne informacije sodijo v okvir Zakona o arhivih. Zakon o arhivih (Archiefwet) predpisuje, da morajo biti vsi državni podatki arhivirani. Ne glede na tehnično obliko in kraj, kjer so podatki shranjeni. Vladni podatki so vsi za- beleženi podatki, ki jih vlada prejme ali ustvari pri opravljanju svojih nalog (National Archief of Netherlands, 2022b). V sprejetju je novi predlog zakona, kateri se spreminja predvsem v posodobitvi prilago- jeni za digitalno dobo. Centralna vlada želi doseči, da se vse pomembne informacije vla- de prenesejo v državni arhiv ali regionalno arhivsko službo po 10 letih. Namreč trenutno je ta rok še 20 let. Z namenom skrajšanja roka arhiviranja naj bi bil arhiv bolj posodo- bljen ter nacionalna in kulturna dediščina bolje ohranjeni. Raziskovalci in uporabniki naj bi s tem pridobili hitrejši dostop do pomembnejših informacij, tako na spletu kot v čital- nicah. Poleg priprave novega zakona se Ministrstvo za izobraževanje, kulturo in znanost ukvarja tudi s posodabljanjem Uredbe in pravilnikom o arhivih, v katerih je podrobneje opisana izvedba novega zakona. Novi arhivski zakon, Uredba o arhivih in tudi pravilnik o arhivih morajo začeti veljati hkrati (National Archief of Netherlands, 2022c). 4.1 OPREDELITEV POJMOV V ZAKONU Arhivski zakon iz leta 1995 opredeljuje arhivski zapis oz. dokument kot: - dokument, ne glede na njegovo obliko, ki jo prejme ali sestavi državni organi in je po svoji naravi namenjen za deponiranje vanje, - dokument, ne glede na njegovo obliko, z ustreznim namenom, ki ga prejmejo ali prip- ravijo institucije ali osebe, katerih pravice ali funkcije so bile prenesene na kateri koli državni organ, - dokument, ne glede na njegovo obliko, ki je bil vključen v arhiv, da se tam hrani v skla- du s sporazumi ali odločitvami institucij ali oseb ali iz katerega koli drugega razloga, - reprodukcija, ne glede na obliko, ki je bile nadomeščena z zakonom ali v skladu z njim za arhivske dokumente. Za „arhivsko evidenco“ zakon pomeni „informacije, povezane s procesom“ - ne glede na starost in ali so v upravljanju ali ne. Oseba po zakonu zadolžena za skrb arhivske dokumentacije se imenuje skrbnik. 142 ARHIVSKA ZAKONODAJA NA NIZOZEMSKEM SIMONA PAPLER Arhivska soba je mišljena kot prostor, namenjen hrambi arhivskih dokumentov do nji- hovega prenosa. Arhivsko odlagališče pa pomeni skladišče, ki je po zakonu določeno za trajno hrambo evidenc (Archives Act, 1995, 1. člen). Osnovni pojmi v veljavnem arhivskem zakonu so dokaj slabo opredeljeni, nerazumljivi. V predlogu novega arhivskega zakona naj bi tudi pojme bolj specificirali in definirani, da bodo za uporabnike bolj razumljivi. 5 NALOGE ARHIVOV IN POSTOPEK Naloge arhivista na Nizozemskem so, da skrbi za arhivsko gradivo, da je urejeno, var- no, dostopno. Arhivist mora biti sposoben ukvarjati se z več stoletji starimi zbirkami rokopisnih virov in tudi s sodobnimi informacijami v digitalni obliki in različnih forma- tih. Arhivist se mora znati ukvarjati z občutljivo politično vsebino, vse večjo digitaliza- cijo gradiva, z zgodovinsko vsebino in sodobnimi informacijskimi sistemi. Na nizozem- skem imajo univerzitetni program arhivskega študija, HBO program arhivskega študija in podiplomski arhivski študij. Študij je čedalje bolj usmerjen v sodobno upravljanje informacij, tako pri zasebnikih kot v državnem sektorju. Obstaja tudi program šolanja za pomočnika pri arhiviranju (Kvan, 2022). Državna arhivska služba je odgovorna za vodenje arhivskih dokumentov, ki se hranijo v državnem arhivu in za opravljanje nalog (Archives Act, 1995, 23. in 25. člen). Zakon o arhivih iz leta 1995 se uporablja za: državne organe, pravne osebe, ustanovljene po javnem pravu, ali javne pravne osebe s katerim koli javno pristojnim organom, vlad- ne organe (kot so sodstvo in generalne države). Državni organi so dolžni arhivsko doku- mentacijo, ki jo hranijo, prinašati in hraniti v dobrem, urejenem in dostopnem stanju ter zagotoviti uničenje arhivskih dokumentov (Archives Act, 1995, 3.člen). Zakon o arhivih vsebuje okvire, v katerih mora biti obveznost izpolnjena, da se gradivo prenese v arhivsko ustanovo. Določeno je katere podatke je potrebno arhivirati (vse, kar izhaja iz nalog vlade), kdo je pristojen (upravni odbor, ki je pristojen tudi za naloge), koliko časa se hranijo podatki (to se evidentira po organizaciji v izbirni seznam), kdaj bo potekal prenos (načeloma v dvajsetih letih) in komu je dovoljen vpogled v podatke (po prenosu vsi, razen če škodijo interesom nekoga) (National archief of Netherlands, 2022c). Oskrbnik je dolžan izdelati izbirne liste (selectielijst), kjer je navedeno kateri arhivski dokumenti so primerni za uničenje. Te se naredi skupaj z državnim arhivom (National Archief). Za državne in vladne ustanove, ki morajo upoštevati zakon o arhivih je izbirni seznam obvezen. Sam sklep o oblikovanju izbirne liste se objavi v vladnem listu (Archi- ves Act, 1995, 3. in 5. člen). Pri oblikovanju izbirnega seznama mora biti vključena oseba, ki je za ta namen določe- na v organizaciji na podlagi njene odgovornosti za upravljanje informacij. Ugotovi se, katere informacije se ohranijo in katere ne. Med vrednotenjem se določi rok hrambe informacij. Informacije so lahko dragocene, na primer za dokaz, katere odločit- ve so bile sprejete, za zgodovinske raziskave ali kot kulturna dediščina. Obdobje hram- be se določi na podlagi vrednotenja informacij. Podatke trajne vrednosti se oceni kot trajno shranjene. Po 20 letih se ti podatki prenesejo v arhivsko ustanovo, kot je državni arhiv. Gradivo, ki je del nacionalne zbirke postane jav- no dostopno. V fizični obliki je gradivo dostopno v arhivski čitalnici, medtem ko je digitalno gradivo dostopno tudi na spletu. Podatki, ki se jih ne želi obdržati, so ocenjeni kot „uničljivi“. Izbere se po oceni. Nato se informacije dejansko prenesejo v arhivsko skladišče ali uničijo. 143ARHIVSKA ZAKONODAJA NA NIZOZEMSKEM SIMONA PAPLER Koraki za vrednotenje si sledijo po fiksnemu vzorcu, in sicer: najprej vrednost in nato izbor. Vrednotenje – ugotavljanje, katere informacije so shranjene ali uničene – se zabe- leži na izbirnem seznamu. Pomembno je razmisliti, katere podatke se želi trajno hraniti in kaj sčasoma uničiti. Za pripravo izbirne liste (selectielijst) se uporablja Zakon o arhivih in Odlok o arhivih iz leta 1995. Vzpostavljena izbirna lista velja 20 let. Seznami so določeni, kar zadeva: arhivske dokumente senata in predstavniškega doma generalnih držav, drugih visokih državnih svetov in kraljevega kabineta; arhive ministr- stev; arhivske dokumente drugih državnih organov. V procesu valorizacije sodelujejo tudi minister za šolstvo, kulturo in znanost, ki je odgo- vorno za vladno arhivsko politiko, direktor Državne arhivske službe (State Archives ser- vice), ki ministru svetuje o vseh arhivskih zadevah, Svet za kulturo, ki je posvetovalno telo ministra in mu svetuje glede osnutka izbirnega seznama in pa zunanji strokovnjak. Zunanji strokovnjak (externe deskundige) mora pregledati konsenzno različico izbirne- ga seznama. Strokovnjak zastopa interese nizozemskih državljanov in to zahteva tudi zakon. Državni arhiv ocenjuje izborni seznam s kulturno-zgodovinskega vidika. Po obdelavi podatkov zunanjega strokovnjaka se da izbirni seznam za 6 tednov na vpog- led v čitalnici in na spletni strani Državnega arhiva. Na izbirni seznam lahko komentira vsak. Na primer državljani, ki se ne strinjajo z odločitvijo, ali bodo določene podatke hranili ali ne. Po preteku 6-ih tednov in če ni bilo nobenih ogledov oz. pripomb, se sesta- vi izbirni seznam. Potem se uradno uveljavljeno izbirno listo objavi v vladnem listu in na spletni strani Državnega arhiva. Sklep velja od 2. dne po objavi v vladnem listu (National archief of Netherlands, 2023). Državna arhivska služba (State Archives Service) prejme arhivsko gradivo organov cen- tralne oblasti, od tam pa naj bi praviloma bilo preneseno naprej v Nacionalni arhiv. Ar- hivska gradiva oblasti, ki imajo sedeže v provincah, gredo v arhivsko skladišče regio- nalnega zgodovinskega centra (Regional Historical Centre - RHC), v občinske ali mestne arhive pa gredo arhivi občin. Izročanje zasebnega gradiva javnim arhivom ni zakonsko določeno. Zasebno gradivo morajo pred prevzemom v arhiv oceniti, če ima pomen za nacionalno kulturno dediščino (Melik in Jeraj, 2015). 5.1 NADZOR NAD IZVAJANJEM ZAKONA Zakon o arhivih ureja nadzor nad načinom upravljanja z arhivi (nadzor oskrbe in skla- dnosti). Obstajajo ločene inšpekcije za nacionalno vlado, pokrajine in občine. Državni inšpektorat za informacije in dediščino nadzoruje upravljanje arhiva central- ne vlade. Sem spadajo državni svet, ministrstva in vse njihove službe in institucije (tudi v pokrajinah), poslovne organizacije javnega prava in neodvisni upravni organi kot so univerze in zemljiška knjiga. Inšpektorat ocenjuje ali centralna vlada in ostale organi- zacije s podatki, kateri še niso preneseni v javni arhiv deluje pravilno. Državne organi- zacije morajo znati prenesti podatke v nacionalni arhiv v urejenem stanju, imeti morajo pripravljene izbirne sezname (kjer je navedeno kaj se želi obdržati in kaj gre v uničenje). Pomembno je tudi, da imajo nadzor nad svojim poslovanjem z informacijami, tako za fizični (papirnati) arhiv kot za digitalen (Central Government, 2022). V vsaki pokrajini je deželni arhivski inšpektor zadolžen za nadzor nad arhivi občin, vod- nih odborov, komunalnih predpisov in območnih policijskih enot. Inšpektor nadzoruje tudi vodenje dinamičnega arhiva s strani pokrajinske organizacije in na občinah, kjer ni imenovan arhivar (Archives Act, 1995). 144 ARHIVSKA ZAKONODAJA NA NIZOZEMSKEM SIMONA PAPLER 6 ZAKLJUČEK Vrednotenje, izbor in hramba arhivskega gradiva zagotavljajo, da pomembni arhivi os- tanejo na voljo in dostopni vsakomur. Tako, da lahko dokumentiramo in rekonstruiramo zgodovino. Namen vrednotenja, selekcije in pridobivanja arhivov je združiti in zaščititi vire, ki posameznikom, organizacijam in družbenim skupinam omogočajo odkrivanje svoje zgodovine ter rekonstrukcijo preteklosti države in družbe. Na Nizozemskem delujejo različni arhivi, največji in najbolj pomemben je nizozemski Nacionalni arhiv. Njegova zbirka sestavlja več kot 142 km dokumentov. Nacionalni arhiv hrani arhive državnih organov in pokriva celotno državo in ima tako vodilno vlogo pri samem oblikovanju arhivske politike na Nizozemskem. Trenutni zakon o arhivih na Nizozemskem je precej zastarel. Namreč velja še vedno zakon iz leta 1995. Novost predlaganega zakona vladi je, da vlada po 10 letih prenese pomembne informacije v državni arhiv ali lokalno arhivsko službo. Zdaj je to še 20 let. Večina informacij, ki jih hranijo arhivske službe je tudi javna in dostopna vsakomur. Ne- katere informacije so lahko še določeno obdobje zaščitene ali pa si jih je mogoče ogle- dati le pod določenimi pogoji, iz pomembnih razlogov, kot sta zasebnost ali državna varnost (Government of the Netherlands, 2023). Veljavni zakon o arhivih nima določenih nobenih rokov hrambe, določa pa, da mo- rajo biti državni podatki arhivirani. Novi predlog zakona naj bi bil bolj v skladu s prakso upravljanja digitalnih informacij, tudi nadzor naj bi bil širši. Namen novega zakona je tudi razjasnitev pojmov v zakonu, da bodo bolj razumljivi in obrazlože- ni. V primerjavi z našim veljavnim arhivskim zakonom (veljaven iz leta 2014) ima nizozemski zakon manj členov kot naš. Izpostavila bi tudi, da ima podrobnejše do- ločbe v zvezi z arhiviranje gradiva bolj urejeno in specificirano arhivska uredba (Ar- chiefbesluit) in ne zakon. Novi arhivski zakon na nizozemskem ne more vstopiti v veljavo vse dokler ne bosta pripravljena tudi arhivska uredba in arhivski pravilnik. Če bodo vsi »procesi« sprejetja novega zakona zaključeni, lahko novi arhivski zakon začne veljati s 1. januarjem 2024. LITERATURA IN VIRI Archives Act. (1995). Pridobljeno na https://wetten.overheid.nl/BWBR0007376/2022-05-01. Central government. (2022). Rules for storing government information. Pridobljeno na: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/archieven/archieven-van-de-overheid. Van Dam, P. (november 2013). Städtische Archive. Pridobljeno na https://www.uni-muen- ster.de/NiederlandeNet/nl-wissen/bildungforschung/archive/staedtisch.html#top. Government of the Netherlands (s. d.). About the government. Pridobljeno na https:// www.government.nl/government/about-the-government. Government of the Netherlands. (2023). Modernization of the Archives Act. Pridobljeno na https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/archieven/modernisering-archiefwet. Krošelj, G. (2003). Lokalna samouprava na Nizozemskem – province in občine. Lex localis 1(3), 39–72. Kvan. (2022). Working in the archive sector. Become an archivist in the government. Pridobl- jeno na: https://www.kvan.nl/over-ons/werken-in-de-archiefsector/. Melik, J. in Jeraj, M. (2015). Arhivsko pravo in ureditev varovanja dokumentarnega ter arhivskega gradiva. Atlanti 25(2), 121–127. 145ARHIVSKA ZAKONODAJA NA NIZOZEMSKEM SIMONA PAPLER Ministry of Education, Culture and Science, Information and Heritage Inspectorat. (15.02.2023). How is the national collection managed? Pridobljeno na https://www. inspectie-oe.nl/onderwerpen/hoe-beheer-rijkscollectie. National archief of Netherlands. (2022a). Our story. We are the National Archives. Prido- bljeno na https://www.nationaalarchief.nl/en/our-story. National archief of Netherlands. (2022b). Archiving. What information does the govern- ment archive? Pridobljeno na https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennis- bank/welke-informatie-archiveert-de-overheid. National archief of Netherlands. (2022c). New Archives Act 2021. Pridobljeno na https:// www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/nieuwe-archiefwet-2021. National archief of Netherlands. (2023).Create selection list. Pridobljeno na https://www. nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/selectielijst-maken#collapse-552. The constitution of the Kingdom of the Netherlands. (2018). Pridobljeno na https:// www.government.nl/documents/reports/2019/02/28/the-constitution-of-the- kingdom-of-the-netherlands. Wikipedija prosta enciklopedija. (2022). Nizozemska. Pridobljeno na https://sl.wikipe- dia.org/wiki/Nizozemska#Dr%C5%BE ava in politi%C4%8Dna ureditev. Summary The evaluation, selection and preservation of archival material ensure that important archives remain available and accessible to everyone. So that we can document and re- construct history. The purpose of the evaluation, selection and acquisition of archives is to combine and protect resources that enable individuals, organizations and social groups to discover their history and reconstruct the past of the country and society. Various archives operate in the Netherlands, the largest and most important being the Dutch National Archives. Its collection consists of more than 142 km of documents. The National Archives holds the archives of the state authorities and covers the entire country, thus playing a leading role in the actual formulation of archive policy in the Netherlands. The current archives law in the Netherlands is quite outdated. Namely, the law from 1995 is still in force. The novelty of the law proposed to the government is that after 10 years the government transfers important information to the state archive or the local archive service. Now that‘s another 20 years. Most of the information kept by archive services is also public and accessible to anyone. Some information may be protected for a certain period of time or may only be viewed under certain conditions, for important reasons such as privacy or national security (Government of the Netherlands, 2023). The current Act on Archives does not specify any retention periods, but states that state data must be archived. The new draft law is supposed to be more in line with the prac- tice of digital information management, and control is also supposed to be broader. The purpose of the new law is also to clarify concepts in the law so that they are more com- prehensible and explained. Compared to our current Archives Act (valid from 2014), the Dutch Act has fewer articles than ours. I would also point out that the more detailed provisions regarding the archiving of material are more regulated and specified in the archive regulation (Archiefbesluit) and not in the law. The new Archives Act cannot en- ter into force in the Netherlands until the Archives Regulation and the Archives Rules are also prepared. If all the „processes“ of adopting the new law are completed, the new archive law can enter into force on January 1, 2024. 146 ARHIVSKA ZAKONODAJA NA NIZOZEMSKEM SIMONA PAPLER