Ö Nekateri interni akti in pogodbe ^ za javne zavode (šole in vrtce) ^^ s podroccja raccunovodstva in financ CÖ Ö Tatjana Horvat C^ Fakulteta za management Koper, Univerza na Primorskem Vse sestavine finančnega poslovodenja javnega zavoda so izposta-• ^ vljene tveganjem nepravilnega, neustreznega in nesmotrnega po- ^^ slovanja zavoda, kar se še posebej kaže v računovodskem in fl- ^ nančnem spremljanju zavoda. Zato bomo predstavili: * primer vsebin v navodilu za upravljanje s tveganji s primerom registra tveganj, O * primer pravilnika o gibanju knjigovodskih listin, * primer pravilnika o popisu, * primer navodil o popisu, * primer poročila o popisu, * primer pogodbe o donaciji, * primer pogodbe o sponzoriranju, * primer pogodbe o najemu prostorov. Primeri internih aktov in pogodb v tem prispevku so vzorci. CCe je v vašem primeru karkoli drugače od zapisanega, lahko to izbrišete, dodate ali spremenite. Še posebej proučite besedilo v poševnem tisku in se opredelite, ali velja tudi primeru vašega zavoda; če ne velja, ga spremenite. Uvod Javne zavode so ustanovile država ali ob čine, zato da bi izvajali oziroma zagotavljali javne službe in dejavnosti posebnega družbenega pomena. Dejavnost javne službe je nepridobitne narave, osnovni motiv ni pridobivanje čim ve čjega dobi čka, temve č zadovoljevanje širših družbenih potreb, zato je njihovo trajno in nemoteno delovanje v javnem interesu. Računovodstvo javnih zavodov (v nadaljevanju zavod) je sestavni del ^inan čnega poslovodenja javnih zavodov. Finan čno po-slovodenje javnih zavodov po zakonu o javnih ^inan čah, z namenom dose či čilje zavoda, zajema: * na črtovanje in izvrševanje ^inan čnega na črta, VODENJE 2I2009: 47-97 • racunovodenje in poročanje ter • varovanje sredstev pred izgubo, oškodovanjem in goljufijami. Zakon o racunovodstvu predpisuje, da osebe javnega prava urejajo svoje racunovodenje z dvema notranjima predpisoma, in sicer pravilnikom o racunovodstvu (4. clen zakona o racunovodstvu) in navodili o popisu (40. clen zakona o racunovodstvu). CCe zavod nima omenjenih aktov oziroma pravilnikov, obstaja tveganje, da notranje kontrole niso vzpostavljene. To pa pomeni tveganje, da bo prišlo do nepravilnega in nesmotrnega poslovanja ter nenamenske uporabe javnih sredstev. Zakon o racunovodstvu (Uradni list Republike Slovenije, št. 23/1999 in 30/2002, v nadaljevanju zr) postavlja okvire za racunovodenje javnega sektorja. Obravnava vodenje poslovnih knjig in pripravo letnih porocil za proracun in proracunske uporabnike ter za pravne osebe javnega in pravne osebe zasebnega prava, ki ne vodijo poslovnih knjig na podlagi Zakona o gospodarskih družbah, Zakona o gospodarskih javnih službah in Zakona o društvih. zr dopolnjujejo številni pravilniki o racunovodenju, ki jih uporabljajo proracunski uporabniki in med katerimi sta najpomembnejša Pravilnik o enotnem kontnem nacrtu za proracun, proracunske uporabnike in druge osebe javnega prava (Uradni list Republike Slovenije, št. 138/2006) ter Pravilnik o sestavljanju letnih porocil za proracun, proracunske uporabnike in druge osebe javnega prava (Uradni list R^epublike Slovenije, št. 115/2002). zr doloca, da morajo tudi šole in vrtci (v nadaljevanju javni zavodi) voditi poslovne knjige in pripraviti letna porocila v skladu s tem zakonom, drugimi predpisi, Kodeksom racunovodskih na-cel ter Slovenskimi racunovodskimi standardi. Javni zavodi morajo voditi temeljne poslovne knjige, in sicer glavno knjigo in njen dnevnik, pomožne knjige, kot so blagajniški dnevnik, knjiga opredmetenih osnovnih sredstev ter knjiga terjatev do kupcev in obveznosti do dobaviteljev. Javni zavodi morajo pri vodenju poslovnih knjig upoštevati enotni kontni nacrt, ki ga predpiše minister, pristojen za finance. Eden glavnih internih aktov/pravilnikov javnega zavoda je pravilnik o racunovodstvu, ki je predpisan v zr, in sicer je povezan s 4., 7., 30., 32., 40., 42., 52. in 55. clenom zr. Pravilnik o raccunovodstvu in z njim povezani pravilniki Javni zavod nima nobenega vpliva na zakon in podzakonske akte, mora jih dosledno uporabljati in upoštevati, ima pa velik vpliv na pravila računovodstva, ki si jih izbere in doloci sam. To doloci v svojem temeljnem internem aktu, to je v pravilniku o računovodstvu. Priprava pravilnika o računovodstvu je zelo pomembna, saj ga je treba pri poslovanju dosledno uporabljati. Njegova vsebina in obseg nista natančno predpisana. Eden od predpisov, ki določajo vsebino pravilnika o ra čunovodstvu, so Slovenski ra čunovod-ski standardi, v katerih so navedene zahteve, kaj je treba v internem aktu opredeliti. Javni zavod pa se sam odlo či, kako in v kakšni obliki bo pripravil pravilnik o ra čunovodstvu. Vsebina pravilnika mora biti prilagojena potrebam poslovanja, vodenju poslovnih knjig, pripravi letnih poro čil in poro čanju javnega zavoda. Na kon ču pravilnika o ra čunovodstvu opredelimo kon čne do-lo čbe in priloge. Priloge so namenjene predvsem tistim področjem, ki so podvržena spreminjanju opredelitev, saj se tako izognemo nenehnemu spreminjanju pravilnika oziroma olajšamo njegovo spreminjanje. Med priloge sodi tudi kontni na črt. Javni zavod potrebuje pravilnik o ra čunovodstvu ne glede na to, ali ima organizirano lastno ra čunovodstvo ali pa izvaja ra čunovod-stvo na podlagi pogodbe z zunanjimi izvajalčem (npr. ra čunovod-ski servis). Priporo čeno je, da vsak zavod poleg skupnih vsebin, ki jih urejajo s takim pravilnikom, ureja tudi nekatere posebnosti. Zato je treba posamezne člene, kot so na primer členi o organiziranosti ra čunovodstva, odgovornih osebah, listinah, poslovnih knjigah in nekateri drugi, prilagoditi. Vsebina pravilnika podrobneje ureja delovanje javnega zavoda in konkretizira zakonska dolo čila, postopke in pravila, po katerih se ravna zavod. Pomembno je, da so bistvene dolo čbe zapisane in da jih vsi, ki so povezani z ra čunovodstvom in ^inan čami zavoda, ter so omenjeni v internem pravilniku, poznajo in upoštevajo. Poleg pravilnika o ra čunovodstvu so med obveznimi internimi akti javnega zavoda še pravilnik o gibanju knjigovodskih listin, pravilnik o popisu in z njim povezana navodila in poro čila o popisu. Vzore č pravilnika o gibanju knjigovodskih listin, pravilnika o popisu in z njim povezana navodila in poro čilo o popisu predstavljamo v nadaljevanju. Obvladovanje tveganj Upravljanje s tveganji je sestavni del vodenja javnega zavoda. Vodenje je prevzemanje odgovornosti in izvajanje pristojnosti. Ne upravljati s tveganji je neodgovorno. Vsaka organiza čija se nam-re č sre čuje z različnimi tveganji in jih mora o čeniti. O čenjevanje tveganj pomeni prepoznavanje in analiziranje pomembnih tveganj, ki lahko nastanejo pri doseganju ciljev. Tveganja razvrstimo po pomembnosti in sprejmemo ukrepe za njihovo obvladovanje. Pri tem si lahko pomagamo z izdelavo registra tveganj. Register tveganj ne bi smel biti dokument, ki ga pripravimo in potem nanj pozabimo. Tveganja ugotavljamo na podlagi (Gostiša 2008): • lastnih ugotovitev odgovornih v zvezi s splošnimi in poslovnimi cilji (poslovni cilji izražajo poslanstvo organizacije in so razlog za njen obstoj), • kazalcev tveganj (reorganizacija, fluktuacija, spremembe ciljev, zunanji vplivi...), • vprašalnikov, • porocil notranje revizijske službe, • zunanjih virov in drugega. Priporocljivo je, da proces vzpostavljanja in posodabljanja registra tveganj predstavimo v internem navodilu. Vsebine tega navodila bomo prikazali v nadaljevanju. Koraki pri vzpostavitvi registra tveganj so naslednji: • dolociti oziroma pregledati poslovne cilje v obstojecih dokumentih; • prepoznati tveganja, ki lahko ogrozijo uresnicitev zastavljenih ciljev; • oceniti tveganja z vidika verjetnosti nastanka, posledic nastanka, pomembnosti ter dolocitev prednostnih tveganj; • opredeliti dejavnosti oziroma ukrepe za izboljšanje stanja; • dolociti odgovorne osebe in roke za izvedbo dejavnosti; • nadzorovati, ali se tveganja spreminjajo, in nadzorovati, ali je obvladovanje tveganj uspešno ali pa je treba uvesti dodatne ukrepe; • dolociti skrbnika registra tveganj in sprejeti pravila glede njegovega upravljanja oziroma ažuriranja. Notranje kontrole Kontrolne aktivnosti so orodja, ki pomagajo prepreciti ali tveganja, ki ogrožajo doseganje ciljev in poslanstvo organizacije. Vodstvo je odgovorno, da vzpostavi kontrole v okviru procesov in izvaja kontrole, kot je to potrebno (Twinning Project 2004). Analiza tveganj je eden od sistematičnih načinov ocenjevanja notranjih kontrol (vzorec vsebin v navodilu o obvladovanju notranjih kontrol in registra tveganj predstavljamo v nadaljevanju prispevka). Iz literature in prakse poznamo v organizaciji veC vrst kontrol, med katerimi so tudi notranje kontrole: 1. Organizacijske kontrole: imeti je treba naCrt organizacije, ki definira in dodeljuje odgovornosti, definira linije poroCanja in jasno opredeljuje delegiranje pooblastil in odgovornosti. 2. Razmejitev dolžnosti: nobena oseba ne sme biti odgovorna za obdelavo in evidentiranje celotnega poslovnega dogodka. Z vkljucevanjem vecjega števila ljudi zmanjšujemo tveganje, da bo prišlo do namerne manipulacije ali nakljucne napake, in povecujemo možnost za preverjanje opravljenega dela. Priporocljivo je lociti naslednje funkcije: odobravanje, izvajanje, varovanje, evidentiranje in v primeru racunalniško podprtega racunovodskega sistema razvoj sistema in dnevno procesiranje podatkov. 3. FiziCne kontrole se nanašajo na ^izicno varovanje sredstev in evidenc. Vkljucujejo postopke, ki so oblikovani zato, da bi onemogocali dostop nepooblašcenim osebam. 4. PooblašCanje in odobravanje: Vse poslovne dogodke mora odobriti odgovorna oseba. CCe obstajajo omejitve pri pooblastilih, morajo biti podrobno opredeljene. 5. Matematična pravilnost in raCunovodenje: to so kontrole v procesu evidentiranja, ki preverjajo, ali so obdelani in evidentirani podatki odobreni, vsi vkljuceni, pravilno evidentirani in natancno obdelani. Takšne kontrole vkljucujejo preverjanje matematicne pravilnosti evidenc, vzdrževanje in preverjanje seštevkov, uskladitev kontrolnih kontov in bruto bilanc ter odgovornost za dokumente. 6. Osebje: obstajati morajo postopki, ki zagotavljajo, da dodeljene naloge in opravila izvajajo kompetentni ljudje. Merila, da to dosežemo, vkljucujejo primerne postopke kadrovanja, napredovanja, usposabljanja in nagrajevanja. 7. Nadziranje: odgovornost za nadziranje mora biti jasno opredeljena in oseba, ki jo nadzorujejo, mora biti o tem obve-šcena. 8. Poslovodske kontrole so kontrole, ki jih izvaja poslovodstvo poleg vsakodnevnih rutinskih postopkov v sistemu. Med njimi so celovit nadzor, pregledovanje porocil za notranje potrebe, primerjave z nacrti in drugi posebni postopki pregledovanja. Notranje revidiranje Notranje revidiranje je kasnejše presojanje pravilnosti ureditve računovodskega kontroliranja in zanesljivosti njegovega delovanja (v literaturi obstaja več vrst definicij notranje revizije, povzeli smo samo eno izmed njih). Z notranjim revidiranjem se ukvarjajo delavci zunaj raCunovodske službe; to so tako imenovani notranji revizorji. V javnem zavodu lahko zagotovijo notranjo revizijo v obliki: • lastnih notranjih revizijskih služb, • skupnih notranjih revizijskih služb veC proraCunskih uporabnikov, • notranje revizije z zunanjimi izvajalci. zR v 53. Cl. nalaga obvezno notranjo revizijo vsem pravnim osebam javnega prava, torej tudi javnim zavodom, pri katerih ustanovna vloga države ali lokalne skupnosti znaša veC kot 2,083 milijona EUR ali višina dodeljenih proraCunskih sredstev v poslovnem letu znaša veC kot 416.666 eur. Tovrsten nadzor poteka vsako leto. Za druge proraCunske uporabnike, pri katerih zneski ustanovne vloge ne znašajo toliko, velja, da opravljajo notranjo revizijo najmanj enkrat v obdobju vsakih treh let. Da bi bilo poslovanje javnega zavoda urejeno, bomo v nadaljevanju predstavili tudi primer pogodbe o donaCiji, primer pogodbe o sponzoriranju in primer pogodbe o najemu prostorov. Primer vsebin iz navodila za upravljanje s tveganji Na podlagi zakonodaje ravnatelj šole/vrtca_(naziv) Izdaja naslednje Navodilo za upravljanje s tveganji Ta pravilnik ureja naCin vzpostavitve obvladovanja tveganj in notranjih kontrol v javnem zavodu. 1. Upravljanje s tveganji 1.1 Opredelitev tveganj Poslovodstvo mora opredeliti tveganja, ki lahko ogrožajo poslovanje organizaCije, in jih z ustreznim ukrepanjem obvladovati na sprejemljivi ravni. Zato je treba pripraviti analizo tveganj. Analiza tveganj je sistematiccen postopek, s katerim opredelimo tveganja, ocenimo verjetnost za njihov nastanek in njihove posledice ter opredelimo ukrepe, ki zagotavljajo doseganje ciljev. Tveganje lahko razumemo kot negotovost v zvezi z nastankom dogodka, ki lahko negativno ali pozitivno vpliva na doseganje strateških, operativnih in finanCnih ciljev organizacije. Najpogosteje opredelimo tveganja: • na podlagi pogovorov: določena skupina, sestavljena iz zaposlenih ali zunanjih strokovnjakov, obravnava vse dejavnosti proracun-skega uporabnika v zvezi s cilji organizacije in opredeli s tem povezana tveganja; • na podlagi samoocenitve: s pomocjo vprašalnikov ali delavnic, na katerih strokovnjaki vzpodbujajo osebje, da opredeli tveganja v okviru svoje organizacijske enote ali dejavnosti. Nacina se med seboj ne izkljucujeta. Pogoj za ucinkovito upravljanje s tveganji je, da za vsako tveganje posebej določimo ustrezno odgovorno osebo. cCe na višji vodstveni ravni ni jasne odgovornosti za upravljanje s posameznimi tveganji, tudi izvajanje notranjih kontrol ni jasno in ucinkovito. V šoli/vrtcu obstajajo tveganja na naslednjih področjih: • izvajanje nacionalnega programa, • izvajanje pridobitne/nepridobitne dejavnosti, • flnancno-ra^unovodska dejavnost, • nabave in z njimi povezane dejavnosti, • razmerja do kupcev, • ^izicno varovanje in varnost digitaliziranih podatkov, • investicijska dejavnost, • zagotavljanje informacijske podpore, • cloveški viri, kadrovanje, • knjižnična dejavnost, • gospodarjenje s premoženjem, • javna naročila, • izvajanje razvojne dejavnosti, • zunanja tveganja, • drugo. Tveganja so podrobneje opredeljena v registru tveganj, ki je priloga tega navodila. Naloga ravnatelja in drugih odgovornih oseb je, da tveganja iz registra tveganj nenehno spremlja, po potrebi spreminja ali dodaja nova. Za vsa tveganja mora uvesti ukrepe, s katerimi jih je mogoce obvladovati. 1.2 Ocena tveganja Ni dovolj, da tveganje samo opredelimo, ampak moramo tudi oceniti, kako pomembno je. Pri tem je treba uporabljati enotna merila. Nekatera tveganja, posebno s podroCja financ, lahko objektivno izraCunamo, druga pa le subjektivno ocenimo. Po opravljeni opredelitvi in oceni tveganj vzpostavimo t. i. register tveganj, ki vsebuje seznam tveganj in oceno pomembnosti posameznega tveganja. Ocena je opredeljena v registru tveganj in pomeni verjetnost, da bo prišlo do nastanka nepravilnosti pri realizaciji posameznih procesov. Poslovno okolje in cilji šole/vrtca se spreminjajo. Tem spremembam mora slediti tudi opredeljevanje in ocenjevanje tveganj, zato register tveganj sproti posodabljamo. Šola/vrtec bo med drugim na podlagi samoocenitvenega vprašalnika letno pregledovala in dopolnjevala strukture tveganj. 2. Opredelitev notranjih kontrol Ravnatelj mora zagotoviti ustrezen sistem financnega poslovodenja in notranjih kontrol. Financno poslovodenje obsega vzpostavitev in izvajanje nacrtovanja ter izvrševanja proracunov in financnih nacrtov, racunovodenja in poročanja, katerega namen je dosegi zastavljene cilje ter zagotoviti, da bodo sredstva zavarovana pred izgubo, oškodovanji in prevarami. Notranje kontrole obsegajo sistem postopkov in metod, katerih cilj je zagotoviti spoštovanje zakonitosti, preglednosti, ucinkovitosti, uspešnosti in gospodarnosti. Najpomembnejši cilji notranjih kontrol so: • poslovanje v skladu z zakoni in drugimi predpisi; • obdelava, vodenje in shranjevanje zanesljivih računovodskih in drugih podatkov ter natancno, pošteno in pregledno porocanje; • učinkovito izvajanje nalog šole/vrtca; • smotrna poraba sredstev ter njihovo varovanje pred izgubo zaradi malomarnosti, zlorab, slabega upravljanja, napak, goljufij in drugih nepravilnosti itd. Notranje kontrole morajo dajati zagotovilo, da so: • financne transakcije v skladu z odobrenim financnim nacrtom, • postopki nabave in sklepanje pogodb v skladu z ustreznimi predpisi, • financne transakcije utemeljene s sklenjenimi pogodbami ter s splošno zavezujočimi predpisi, • računovodski podatki in informacije verodostojni itd. Noben posameznik ne sme biti odgovoren za ve^ kot eno od naslednjih nalog: • prevzemanje obveznosti za planilo, • odobravanje placil, * pla čevanje in evidentiranje pla čil. Ravnatelj mora upoštevati: * vrsto tveganja, * verjetnost, da se bodo tveganja uresnič ila, * posledič e, do katerih bi prišlo, če bi se tveganja uresničila, * stopnje tveganj, ki so po njegovem mnenju še sprejemljive in ne ogrožajo doseganja č iljev, * sposobnost šole/vrtca, da z notranjimi kontrolami zmanjša možnost, da se tveganja uresničijo, * stroške notranjih kontrol glede na koristi obvladovanja tveganj. 3. Temeljna naiSela, ki jih mora upoštevati ravnatelj pri vzpostavitvi notranjih kontrol 3.1 Sistem notranjih kontrol lahko daje samo sprejemljivo, ne pa absolutnega zagotovila Sistemi notranjih kontrol so namenjeni obvladovanju tveganj pri doseganju čiljev in ne njihovemu odpravljanju. Dajejo lahko le sprejemljivo in ne popolnega zagotovila za uspešnost pri obvladovanju tveganj, saj nanje lahko vplivajo človeške napake in slabe presoje, neupoštevanje postopkov s strani vodstva in podobno. 3.2 Ravnatelj je odgovoren za vzpostavitev in vzdrževanje ustreznega sistema notranjih kontrol To odgovornost na področju finančnega poslovodenja ravnatelj natan čneje opredeli s pravilnikom o ra čunovodstvu. 3.3 Notranja kontrola je pomemben, vendar ne edini element poslovodenja Notranja kontrola ne določa strategije in čiljev ter ne more prepre čiti nepravilnih strateških in poslovnih odločitev. 3.4 Notranja kontrola mora biti smotrna, upoštevati mora ocene tveganja in zagotavljati dodano vrednost Stroški izvajanja notranjih kontrol ne smejo presegati koristi. Ravnatelj mora o č eniti stroške in koristi notranjih kontrol ter izvajati le tiste, ki so potrebne za doseganje čiljev in za ohranjanje tveganja na še sprejemljivi ravni. 3.5 Notranje kontrole so učinkovite, ^e jih dosledno uporabljamo Notranje kontrole morajo dosledno upoštevati vsi zaposleni v zavodu (če šola/vrte č z njimi sodeluje, tudi odgovorne osebe zunaj zavoda, na primer računovodja iz računovodskega servisa). 3.6 Notranje kontrole je treba obravnavati kot celoto in ne vsake posebej Posamezno notranjo kontrolo redko obravnavamo neodvisno, ampak glede na to, kako deluje v povezavi z drugimi obstojeccimi ali nacrtovanimi kontrolami. 3.7 Potrebe po notranjih kontrolah se lahko znotraj šole/vrtca razlikujejo Razlicni najini notranjega kontroliranja so lahko posledica razlik v različnih dejavnostih zavoda. 3.8 Za uspešnost notranjih kontrol je bistven odnos vodstva Za obstoj pozitivnega okolja je pomembno tako ravnanje ravnatelja, ki zaposlenim prenaša jasno sporocilo, da poštenost, vestnost, strokovnost in druge vrednote ne smejo biti ogrožene. Kontrolno okolje in odnos, ki ga ravnatelj vzpostavi do notranjih kontrol, najbolj vplivata na izvajanje kontrolnih usmeritev in postopkov. 3.9 Notranja revizija ni nadomestilo za notranjo kontrolo in vodstva ne razbremenjuje odgovornosti Ravnatelj se zaradi presoje ustreznosti in učinkovitosti notranjih kontrol lahko odloci za notranjo revizijo, vendar ta vodstvu daje le zagotovilo, v kakšnem obsegu se lahko zanaša na vzpostavljene notranje kontrole. Notranja revizija ne zmanjšuje odgovornosti vodstva za vzpostavljanje in vzdrževanje učinkovitosti sistemov notranjih kontrol. 4. Zaključna določba Na podlagi vzpostavitve primernega sistema za upravljanje s tveganji pri izvajanju procesov, ki imajo lahko pomembne posledice na realizacijo ciljev šole/vrtca, ravnatelj pripravi Izjavo o oceni notranjega nadzora javnih financ, ki ji bo priložen tudi samoocenitveni vprašalnik. Kraj, datum:_ Ravnatelj (ime in priimek, podpis):. Priloge: • Priloga 1: Register tveganj (predstavljamo primer oziroma vzorec registra tveganj, ki ga pripravi šola/vrtec, pregledati je treba, ali so vsa tveganja prava glede na posamezni zavod - glej preglednico na straneh 57-60) • Priloga 2: Izjava o oceni notranjega nadzora javnih financ (je vnaprej definiran vprašalnik s spletnih strani Urada rs za nadzor proračuna, ki ga mora šola/vrtec vsako leto izpolniti) • Priloga 3: Samoocenitveni vprašalnik (je vnaprej definiran vprašalnik s spletnih strani Urada rs za nadzor proracuna, ki ga mora šola/vrtec izpolniti) Priloga i: register tveganj Št. Analiza tveganj v proCesih (i)(2) Ukrep Odgovorna oseba Rok 1. Izvajanje programov M p Omejitev proraCunskih iz- Iskanje nadomestnih virov Ravnatelj Letno datkov oz. zmanjšanje na- Crtovanih proraCunskih prihodkov Izostanek izvajalCev v pe- Iskanje nadomešCanja TajniCa, pomoCnik Takoj dagoškem proCesu ravnatelja Nekakovostno izvajanje Pogovori s posamezniki . . . Ravnatelj Letno del in nalog NaCrtovanje Ciljev in nji- Sledenje spremembam, re- Ravnatelj Kvartalno hovo spremljanje dni sestanki Sprememba proraCunskih Pregled proCesov, pravilni- Ravnatelj Takoj prioritet kov ... Neprimernost kljuCnih fi- DoloCitev kljuCnih infor- RaCunovodja, Šest nanCnih/raCunovodskih in- maCij, vrednosti in vsebine ravnatelj meseCev formaCij in drugih infor- maCij za poslovodenje Zamuda pri realizaCiji ve- Redno spremljanje izva- Ravnatelj, tajniCa Šest Cjih projektov glede na ter- janja termlnskega plana, meseCev minski plan uvedba ustreznih evidenC 2. Izvajanje pridobitne/ s p nepridobitne dejavnosti Obr. po neustreznih in ne- Priprava novih kalkulaCij RaCunovodja, Šest potrjenih Cenikih in Cenikov, popr. starih ravnatelj meseCev Neustrezno vodenje prido- Pregled poslovnih dogod- RaCunovodja, Kvartalno bitne dejavnosti kov, prihodkov ravnatelj Sprememba zakonodaje o Spremembe v raCunovode- RaCunovodja, Takoj oz. pridobitni dejavnosti nju ravnatelj po zak. 3. FinanCno-raCunovodska s p dejavnost Nenamensko izplaCilo Razmejitev nalog odobra- Ravnatelj, Takoj sredstev oz. nepravilna vanja, izplaCevanja in evi- raCunovodja uporaba sredstev dentiranja Neevidentiranje obveznosti Uvedba predhodne notra- RaCunovodja Takoj nje kontrole (prejem in spremljanje dokument.) Nepravilnosti pri pogodbah Pregled pogodb Ravnatelj, Takoj o delu raCunovodja Nepravilnosti pri obraCu- Pregled podatkov Ravnatelj, Takoj navanju stroškov dela raCunovodja Neevidentiranje izplaCil Uvedba kontrole prejema Ravnatelj, Takoj in spremljanja dokument. raCunovodja Neporavnane terjatve Pregled postopkov za izter- Ravnatelj, (Cim prej javo raCunovodja Priloga 1: nadaljevanje Št. Analiza tveganj v procesih (i)(2) Ukrep Odgovorna oseba Rok Neusklajene analiticne evidence z glavno knjigo Pregled evidenc Racunovodja Racunovodski izkazi so neusklajeni s poslovnimi knjigami Pregled poslovnih knjig Racunovodja Kvartalno 4. Nabave in z njimi povezane dejavnosti s s Pogoste spremembe v poslovnih procesih Dosledno posodabljanje navodil za delo Tajnica, pomoc-nik ravnatelja Ob spremembi Spremembe v zakonodaji na podrocju nabav Dosledno izvajanje zjn in zfj Tajnica, pomoc-nik ravnatelja Ob spremembi Izbira neustreznega dobavitelja Preveriti ustreznost postopkov za izbiro dobavitelja, spremljanje izvrševanja pogodbenih dolocil Ravnatelj, pomoc-nik ravnatelja Takoj Neuresnicitev predvidenih nabav Preverjanje financnega nacrta Ravnatelj Kvartalno 5. Razmerja do kupcev s s Neredna placila, nepladla Redno izdajanje opominov, postopki izterjave Tajnica, racunovodja Kvartalno 6. Fizicno varovanje in varnost digit. podatkov Dostop nepooblašcenih v prostore Preverjanje delovanja alarmnih naprav v sistemskem prostoru Tajnica, pomoc-nik ravnatelja Vsakodnevno Dostop nepooblašcenih do zaupnih podatkov Preverjanje režima vklopa alarmnih naprav, zaklepanje omar, gesel Ravnatelj Vsakodnevno Požar Preverjanje delovanja protipožarnega alarma Ravnatelj Kvartalno Naravna katastrofa Priprava projekta zacasne lokacije Ravnatelj, pomoc-nik ravnatelja Letno 7. Investicijska dejavnost v p Nepravilna priprava investicijske odlocitve in vklju-citve investicije v proracun Predhodna notranja kontrola: priprava investicijske odlocitve in vkljudtev v proracun, soglasje mšš Ravnatelj, pomocnik ravnatelja Letno Nepravilna izvedba javnega narocila do sklenitve pogodbe Predhodna notranja kontrola: izvedba javnega narocila do sklenitve pogodbe po zjn Ravnatelj, pomocnik ravnatelja Po potrebi Nepravilnosti pri izvajanju investicije Naknadna notranja kontrola: tekod nadzor pri izvajanju investicije Ravnatelj, pomocnik ravnatelja Po potrebi Priloga i: nadaljevanje Št. Analiza tveganj v pro česih (i)(2) Ukrep Odgovorna oseba Rok 8. Zagotavljanje informačij-ske podpore Nepravilno delovanje varnostnih mehanizmov v in-forma čijski infrastrukturi Nepravo časna uvedba podpore zakonskim in drugim spremembam Okvara strojne opreme Nepooblaš čen dostop do podatkov Pregled izvajanja sistema Ravnatelj kakovosti efom/isg Izvajanje pogodbe z ustre- Ravnatelj znimpodjetjem is, preverjanje skladnosti načrta dela Uvedba ustreznega vzdrže- Ravnatelj vanja Preverjanje mehanizmov Ravnatelj za dostop do podatkov, spreminjanje gesel Postopoma po podro č jih Po potrebi Tekoče Letno 9. (Človeški viri, kadrovanje Neusposobljenost osebja za dodeljene naloge Odhod osebja Neustrezno vodeni postopki napredovanj Nepravo časno izvajanje nalog, potek rokov Neustrezno arhiviranje dokumentarnega gradiva Uvedba ob časnega izobra- Ravnatelj ževanja Pogovor z osebjem, pre- Ravnatelj gled nagrajevanja Priprava ustreznih podlag Ravnatelj MŠŠ Uvedba dodatnih evidenč Ravnatelj Pregled ustreznih navodil Tajni ča in prostorov Po potrebi Kvartalno Kvartalno Sprotno Sprotno 10. Knjižnična dejavnost Neustrezna nabava knjižnih enot Neustr. voden postopek nabave in izdaje učbenikov Nevra čilo knjižnih enot Pregled naro čil in odobritev Pregled navodil po MŠš in izboru u č iteljev Pregled evidenč izdaje in vra čila enot Tajni a, knjižni čarka Tajni a, knjižni čarka Tajni a, knjižni čarka Sprotno Letno Sprotno 11. Gospodarjenje s premoženjem Neprimerno zavarovanje nepremičnin Nedosledno uveljavljanje škod Pregled in vzp. sist. zavarovanj (s strani MŠš) Pregled in vzpostavitev eviden nastalih škod Letno Po potrebi 12. Javna naro čila Pomanjkanje ustr. dok. Neustr. preverba na trgu Nespoštovanje nač el javnega naro č anja Pregled dokumentačije Pregled č en na trgu Preverjanje načel Ravnatelj Kvartalno Ravnatelj Kvartalno Ravnatelj Kvartalno Priloga i: nadaljevanje Št. Analiza tveganj v procesih (i)(2) Ukrep Odgovorna oseba Rok 13. Izvajanje razvojne dejavnosti M p Nenacrtovanje dolgorocne Priprava in potrditev stra- Ravnatelj Letno razvojne strategije tegije s strani ustanovitelja 14. Zunanja tveganja s p Spremembe zakonodaje Ravnatelj Letno opoMBE (i) verjetnost: m -majhna, s - srednja, v -velika; (2) posledice: p - pomembne, s - srednje, M - majhne. Priloga 2: Izjava o oceni notranjega nadzora javnih financ V/na_(proračunski uporabnik) Podpisani se kot predstojnik (proračunskega uporabnika) zavedam odgovornosti za vzpostavitev in nenehno izboljševanje sistema financnega poslovodenja in notranjih kontrol ter notranjega revidiranja v skladu s 100. clenom Zakona o javnih financah z namenom, da obvladujem tveganja in zagotavljam doseganje ciljev poslovanja in uresnicevanje proračuna. Sistem notranjega nadzora javnih financ je zasnovan tako, da se tveganja, da splošni in posebni cilji poslovanja ne bodo doseženi, obvladujejo na še sprejemljivi ravni, ter da daje razumno, ne pa tudi absolutnega zagotovila o uspešnosti poslovanja in o doseganju ciljev. Temelji na nepretrganem procesu, ki omogoča, da se opredelijo ključna tveganja, verjetnost za nastanek in vpliv dolocenega tveganja na doseganje ciljev, in pomaga pri tem, da bomo tveganja obvladovali uspešno, ucinkovito in gospodarno. Ta ocena predstavlja stanje na podrocju uvajanja procesov in postopkov notranjega nadzora javnih financ v/na (proračunski uporabnik). Oceno podajam na podlagi: • ocene notranje revizijske službe za področja:_ • samoocenitev vodij organizacijskih enot za področja:_ • ugotovitev (Računskega sodišča rs, proracunske inšpekcije, Urada Rs za nadzor proracuna, nadzornih organov Eu ...) za področja:_ V/na (proračunski uporabnik) je vzpostavljen(o): 1. primerno kontrolno okolje (predstojnik izbere eno od naslednjih možnosti): • v celotnem poslovanju, • v pretežnem delu poslovanja, • na posameznih področjih poslovanja, • še ni vzpostavljeno, zaceli smo s prvimi dejavnostmi, • še ni vzpostavljeno, z ustreznimi dejavnostmi bomo zacceli v naslednjem letu; 2. upravljanje s tveganji: cilji so realni in merljivi, to pomeni, da so doloceni kazalci za merjenje doseganja ciljev (predstojnik izbere eno od naslednjih možnosti): • v celotnem poslovanju, • v pretežnem delu poslovanja, • na posameznih področjih poslovanja, • še niso opredeljeni, zaceli smo s prvimi dejavnostmi, • še niso opredeljeni, z ustreznimi dejavnostmi bomo zabeli v naslednjem letu; tveganja, da se cilji ne bodo uresnicili, so opredeljena in ovrednotena, določen je na^in ravnanja z njimi (predstojnik izbere eno od naslednjih možnosti: • v celotnem poslovanju, • v pretežnem delu poslovanja, • na posameznih področjih poslovanja, • še niso opredeljena, zaceli smo s prvimi dejavnostmi; • še niso opredeljena, z ustreznimi dejavnostmi bomo zabeli v naslednjem letu; 3. na obvladovanju tveganj temelječ sistem notranjega kontroliranja in kontrolne dejavnosti, ki tveganja zmanjšujejo na sprejemljivo raven (predstojnik izbere eno od naslednjih možnosti): • za celotno poslovanje, • za pretežni del poslovanja, • za posamezna podrocja poslovanja, • še ni vzpostavljen, zabeli smo s prvimi dejavnostmi, • še ni vzpostavljen, z ustreznimi dejavnostmi bomo zaceli v naslednjem letu; 4. ustrezen sistem informiranja in komuniciranja (predstojnik izbere eno od naslednjih možnosti): • v celotnem poslovanju, • v pretežnem delu poslovanja, • na posameznih področjih poslovanja, • še ni vzpostavljen, zabeli smo s prvimi dejavnostmi; • še ni vzpostavljen, z ustreznimi dejavnostmi bomo zaceli v naslednjem letu; 5. ustrezen sistem nadziranja, ki vkljucuje tudi primerno (lastno, skupno, pogodbeno) notranjo revizijsko službo (predstojnik izbere eno od naslednjih možnosti): • za celotno poslovanje, • za pretežni del poslovanja, • na posameznih področjih poslovanja, • še ni vzpostavljen, zabeli smo s prvimi dejavnostmi; • še ni vzpostavljen, z ustreznimi dejavnostmi bomo zaceli v naslednjem letu. Leta_sem na področju notranjega nadzora izvedel/izvedla naslednje pomembne izboljšave: • izboljšava 1, • izboljšava 2, • izboljšava 3. Kljub izvedenim izboljšavam ugotavljam, da obstajajo naslednja pomembna tveganja, ki jih še ne obvladujem dovolj: • tveganje 1 (predvideni ukrep), • tveganje 2 (predvideni ukrep), • tveganje 3 (predvideni ukrep). Podpis:_(predstojnik proračunskega uporabnika) Priloga 3: Samoocenitveni vprašalnik Možni odgovori na vprašanja so: 1 - da, v celotnem poslovanju; 2 - da, v pretežnem delu poslovanja; 3 - da, na posameznih podrocjih poslovanja; 4 - ne, uvedene so zajetne dejavnosti; 5 - ne. 1. Notranje (kontrolno) okolje: notranje okolje je temelj sistema notranjega kontroliranja. Obsega »kulturo (vzdušje)«, ki je značilna za posameznega proracunskega uporabnika in tako doloma celovit odnos zaposlenih do zastavljanja in doseganja ciljev proracunskega uporabnika (pu), do upravljanja s tveganji in do notranjih kontrol ter notranjega revidiranja. Na notranje okolje vplivajo predvsem eticne vrednote, neoporečnost in usposobljenost vseh zaposlenih, na^in vodenja (kako vodstvo doloca odgovornosti in pristojnosti ter skrbi za razvoj zaposlenih), organiziranost pu, odnos do nadzora s strani vodstva in podobni dejavniki. • Neoporečnost in eticne vrednote: a) Ali obstaja utečen postopek, ki zagotavlja, da so vsi zaposleni seznanjeni s kodeksom ravnanja javnih uslužbencev? b) Ali ima pu sprejet kodeks ravnanja, ki je prilagojen posebnostim njegovega poslovanja? c) Ali se vsi zaposleni zavežejo, da bodo ravnali v skladu s kodeksom ravnanja javnih uslužbencev oziroma s posebnim kodeksom pu? d) Ali so predvideni ukrepi za primer nespoštovanja predpisov, usmeritev vodstva (kakršnakoli pisna usmeritev, ki jo poda vodstvo - notranji pravilniki, zapisniki kolegijev ipd.) in eticnih na^el iz kodeksa ravnanja javnih uslužbencev? e) Ali vodstvo tudi dejansko izvaja ukrepe, predvidene za primer nespoštovanja predpisov, usmeritev vodstva in eticnih na^el iz kodeksa ravnanja javnih uslužbencev? * Zavezanost k usposobljenosti in upravljanju s kadri: a) Ali je vodstvo pripravilo ustrezno sistemizačijo, ki jo redno posodablja? b) Ali obstaja taka politika kadrovanja, ki zagotavlja zaposlovanje ustreznih kadrov? č) Ali obstajajo merila za ugotavljanje uspešnosti kadrovanja in jih v redno spremljajo? d) Ali obstaja interno predpisan postopek oblikovanja izbirne komisije, ki že prej določi merila za izbiro kandidatov? e) Ali obstajajo za zaposlene tudi individualni čilji, na podlagi doseganja katerih so nagrajevani? f) Ali očenjevanje zaposlenih poteka redno? g) Ali se zaposleni redno strokovno izpopolnjujejo? h) Ali je sprejet načrt izobraževanja in določena oseba, ki usklajuje potrebe in zagotavlja smotrno izvedbo izobraževanja? * Filozofija vodenja in način delovanja: a) Ali je vodstvo prepričano, da je upravljanje s tveganji, notranje kontroliranje in notranje revidiranje za pu koristen pro es oziroma sistem, ki pomembno prispeva k doseganju č iljev pu? b) Ali vodstvo načrtuje izvajanje svojih nalog za realizačijo č iljev pu? č) Ali vodstvo na rednih sre čanjih obravnava doseganje čiljev pu? * Organizačijska struktura: a) Ali so organizačijska struktura, odgovornosti in pristojnosti zaposlenih jasno opredeljene in opisane v ustreznih aktih? b) Ali so opredeljene vse izvedbene naloge, ki zagotavljajo doseganje čiljev pu na vseh področjih? č) Ali je za vsako posamezno nalogo določena pristojna in odgovorna oseba? d) Ali število zaposlenih in njihova usposobljenost zadošč ata za izvajanje vseh poslovnih aktivnosti pu? (CCe ne, je treba navesti, za katere poslovne dejavnosti ne zadošč ata.) * Odgovornost a) Ali je pu vzpostavil obveznost rednega poročanja o stanju na področju upravljanja s tveganji, notranjega kontroliranja in notranjega revidiranja? 2. Upravljanje s tveganji: proračunski uporabnik mora dolo čiti jasne in usklajene ter merljive čilje poslovanja, ugotoviti vsa tveganja, ki lahko vplivajo na uresnič evanje čiljev, in dolo č iti ustrezne ukrepe za obvladovanje teh tveganj. * Cilji. Proračunski uporabnik mora imeti dolo čene jasne čilje, ki so skladni med seboj in usklajeni s č elovito strategijo poslovanja proračunskega uporabnika ter z njegovim proračunom. Cilji morajo biti merljivi, vodstvo pa mora z njimi seznaniti vse zaposlene. a) Ali ima pu dolocene in zapisane dolgorocne cilje delovanja? b) Ali ima pu kratkoročne cilje poslovanja? c) Ali kratkoročni cilji izhajajo iz dolgoročnih? d) Ali so zaposleni seznanjeni z dolgoročnimi in kratkoročnimi cilji pu? e) Ali so za merjenje doseganja ciljev pu določena merila? f) Ali pu redno spremlja doseganje ciljev in analizira vzroke za morebitna odstopanja? • Tveganja za uresničitev ciljev. Proračunski uporabniki razvijejo in sprejmejo sistem za opredeljevanje, ocenjevanje in obvladovanje tveganj, s katerimi se pri uresničevanju svojih ciljev srečujejo. a) Ali so tveganja opredeljena? b) Ali so tveganja ocenjena? c) Ali je določen odziv na tveganje in ali so opredeljene notranje kontrole? d) Ali obstaja sistematičen način evidentiranja in spremljanja prepoznanih tveganj - register tveganj? e) Ali pu redno preverja in posodablja register tveganj? f) Ali pu preverja učinkovitost in uspešnost delovanja notranjih kontrol? g) Ali je vzpostavljen pretok informacij, ki zagotavlja, da so zaposleni seznanjeni s tveganji na svojem področju delovanja? 3. Kontrolne dejavnosti: kontrolne dejavnosti so usmeritve in postopki, ki jih vodstvo pu vzpostavi zato, da obvladuje tveganja. a) Ali so za poslovne procese pripravljeni podrobni opisi postopkov z določenimi smermi pretoka dokumentov, mesti odločanja in vzpostavljenimi notranjimi kontrolami? b) Ali so natančno predpisani delovni postopki in ali so dostopni vsem zaposlenim? c) Ali obstajajo operativna pisna navodila za delo? d) Ali ta navodila vsebujejo tudi opise notranjih kontrol? e) Razmejitev nalog: Ali je zagotovljeno, da ista oseba ne opravlja dveh ali ve^ naslednjih nalog: predlaganje, odobritev, izvedba in evidentiranje poslovnega dogodka? f) Ali so interni akti, delovni postopki in organizacijske sheme posodobljeni? g) Ali računovodski sistem vključuje računovodske kontrole? h) Ali je zagotovljena kontrola dostopa do podatkov in evidenc? i) Ali so postopki, s katerimi vodstvo preverja izvajanje kontrolnih dejavnosti, določeni in jih ustrezno izvajajo? 4. Informiranje in komuniciranje: omogo ča pridobivanje in izmenjavo informačij, potrebnih za vodenje, izvajanje in nadziranje poslovanja. a) Ali vodstvo dobi ustrezne informač ije (sumarne, analiti čne, izjemne, na posebno zahtevo ...), tako da lahko na njihovi podlagi sprejema potrebne odločitve? b) Ali informačijski sistem vodstvu omogo č a spremljanje zastavljenih čiljev in izvajanje učinkovitega nadzora nad poslovanjem? č) Ali se informa čijski in komunika č ijski sistem prilagaja spremembam pu v skladu s čilji in strategijo? d) Ali je zagotovljen uspešen in učinkovit sistem notranje pisne, elektronske in ustne komunikačije, ki zagotavlja, da zaposleni dobijo vse informačije, ki jih potrebujejo za opravljanje svojega dela? e) Ali zaposleni konstruktivno odgovarjajo na pritožbe drugih organizačijskih enot ali zunanjih strank? f) Ali je vodstvo seznanjeno z obsegom in vsebino teh pritožb? g) Ali je zaposlenim omogo čeno poročanje o morebitnih nepravilnostih in težavah? 5. Nadziranje: pro č es upravljanja s tveganji oziroma notranjega kontroliranja je treba redno spremljati, očenjevati njegovo uspešnost in učinkovitost ter na tej podlagi uvajati morebitne potrebne spremembe zaradi sprememb v poslovanju pu oziroma v zunanjem okolju. a) Ali ima pu vzpostavljen sistem rednega nadziranja pro česa upravljanja s tveganji oziroma notranjega kontroliranja? b) Ali se notranje kontroliranje prilagaja spremembam v pu in v njegovem zunanjem okolju? č) Ali je v pu vzpostavljena funkčija notranjega revidiranja? d) Ali se vodstvo ustrezno odziva na ugotovitve notranje revizijske službe? e) Ali se vodstvo ustrezno odziva na ugotovitve rsrs? Primer pravilnika o gibanju knjigovodskih listin Na podlagi 4. člena Zakona o ra čunovodstvu (Uradni list Republike Slovenije, št. 23/1999 in 30/2002), Pravilnika o računovodstvu, ki ga je ravnatelj zavoda_(naziv zavoda) sprejel dne_(datum), ter v skladu s Slovenskim računovodskim standardom 21 ravnatelj zavoda sprejema naslednji Pravilnik o gibanju knjigovodskih listin 1. Opredeljevanje knjigovodskih listin Knjigovodske listine so praviloma v posebni obliki sestavljeni zapisi o poslovnih dogodkih, ki spremljajo sredstva, obveznosti do njihovih virov, prihodke in odhodke. Uporabljamo jih za prenašanje knjigovodskih podatkov. Lahko so tudi v obliki elektronskih zapisov. Knjigovodske listine v papirni obliki ali v obliki elektronskih zapisov morajo poslovne dogodke izkazovati resnicno in pošteno. Glede na kraj sestavitve obstajajo zunanje in notranje knjigovodske listine. Zunanje knjigovodske listine sestavljajo v okolju zavoda, v katerem nastanejo zanj pomembni poslovni dogodki, notranje knjigovodske listine pa v tistih delih zavoda, kjer nastajajo poslovni dogodki, ali pa v računovodstvu zavoda. Zunanje knjigovodske listine so: 1. Listine v zvezi s stvarmi in storitvami: • naročilnice, • prejemnice, • oddajnice, • vra^ilnice, • delovni nalogi, • prejeti racuni, • prejeti dobropisi, • prejeti predracuni in ponudbe, • potni nalogi, • listine v zvezi z opravljenimi storitvami za izdajo rakuna, • študijske pogodbe itd. 2. Listine v zvezi z gibanjem denarja: • blagajniški prejemki, • blagajniški izdatki, • izpiski podra^una itd. 3. Listine za obracun pla^, nadomestil plac, stroškov v zvezi z delom ter za delo prek študentskega servisa, za pogodbe o delu in avtorske honorarje: • delovni listi z vpisano prisotnostjo ali odsotnostjo, • dokumenti za nadomestila, • dokumenti za odtegljaje (posojila zaposlenih, sindikat...), • obracuni dela po pogodbah o delu, • obracuni dela po avtorskih pogodbah, • obracuni dela prek študentskega servisa itd. 4. Listine za Izkazovanje terjatev in obveznosti: • pogodbe za prejete kredite, • pogodbe za dane kredite, • obracuni obresti itd. 2. Nastajanje in prenašanje knjigovodskih listin Knjigovodske listine sestavljamo na kraju in v (Casu njihovega nastanka, in to po naCelu razbremenjevanja: vse podatke na njih izpisujejo tisti, ki se na njihovi podlagi razbremenjujejo, potrjujejo pa tisti, ki se na njihovi podlagi obremenjujejo. Izvirne knjigovodske listine o poslovnih dogodkih sestavljajo na kraju in v Casu njihovega nastanka osebe, ki sodelujejo pri njih. Izvirne knjigovodske listine morajo obvezno vsebovati naslednje prvine: • podatke o zavodu, v katerem nastajajo poslovni dogodki, in o odgovornih osebah; • podatke o poslovnem dogodku; • v denarju izražen obseg sprememb poslovnega dogodka; • podatke o kraju in datumu izdaje knjigovodskih listin (pri notranjih knjigovodskih listinah podatki o kraju niso nujni); • opredelitev oseb, pooblašiCenih za podpisovanje takih knjigovodskih listin. Knjigovodske listine se prenašajo s kraja sestavitve oziroma vstopa v zavod (tajništvo (za tajništvo zavoda navajamo kot primer vodenje blagajne) ali računovodstvo) prek kraja kontroliranja in obravnavanja podatkov iz njih (tajništvo, pri ravnatelju, v računovodstvu) na kraj njihove hrambe (v arhiv zavoda). Prenašanje knjigovodskih listin mora omogoCati, da podatke iz njih knjigovodsko obravnavamo Cim prej po poslovnem dogodku. Vse listine, ki pridejo v zavod s pošto, opremimo z datumom prejema ter zaporedno številko prejetega dokumenta, vodeno po knjigi prejete pošte. 3. Zunanje knjigovodske listine Zunanje knjigovodske listine, njihove odgovorne osebe in roki prenosov so: Naročilnice Izpolni jih tajnik/blagajnik na podlagi naroCCila ravnatelja, odgovorna oseba za podpis pa je ravnatelj. Poleg obveznih podatkov mora naroCilniCa vsebovati tudi zaporedno številko. Prejemnice materiala Podpis prejemnika materiala na dobavniCi je hkrati prejemniCa materiala. DobavniCa je priloga k raCCunu, ki ga sestavijo v tajništvu. Ravnatelj podpiše raCCun. Oddajnice materiala OddajniCo izpolni skladišCnik ter jo priloži ustreznemu delovnemu nalogu, na katerega se nanaša poraba materiala. Poleg obveznih podatkov mora oddajniCa materiala vsebovati tudi zaporedno številko ter evidencne številke materiala za evidentiranje v materialnem knjigovodstvu. Oddajnice materiala podpiše skladiščnik. Vra^ilnice materiala Izda jih skladišcnik v primeru vračila materiala dobavitelju (reklamacije, zamenjave). Vra^ilnica mora poleg obveznih podatkov vsebovati tudi evidencne številke materiala za evidentiranje v materialnem knjigovodstvu. Vracilnico priložimo kot prilogo k prejetemu dobropisu s strani dobavitelja. Vracilnico materiala podpiše skladišcnik. Tako likvidiran dobropis mora posredovati v podpis ravnatelju najkasneje v treh dneh od datuma prejema dobropisa. Prejeti raCuni Prejete rakune v tajništvu zavoda evidentiramo pod prejeto pošto/v knjigi prejetih računov (ročna evidenca). Opremimo jih z datumom prejema ter zaporedno številko po evidenci prejete pošte. Prejete racune najprej pregleda ravnatelj. Rakune, ki se nanašajo neposredno na storitve, ravnatelj podpiše in posreduje v računovodstvo. (Račune, ki se nanašajo na naročila šole ob delu, delavniče, tehnične službe, knjižniče ali ekonomat, posredujemo v pregled vodji šole ob delu, vodji delavnič, vodji tehnične službe, v knjižničo ali v ekonomat.) Na rakunu je treba vpisati opombe (konto, kdaj je plačan, posebne zahtevke), na podlagi katerih je razvidno, zakaj je bil določen material uporabljen oziroma zakaj je bila dolocena storitev opravljena, in sicer: • material za vzdrževanje opredmetenih osnovnih sredstev - navesti naziv osnovnega sredstva ter prostor, v katerem se opredmeteno osnovno sredstvo nahaja; • material za vzdrževanje objektov - navesti prostor (trakt, okolica, delavnice, garaže); • nabava osnovnih sredstev - navesti nahajališče, to^en naziv osnovnega sredstva; • material za delovne naloge - navesti številko delovnega naloga; • material za ^išcenje - navesti cistila, potrebna za šolo/vrtec; • material za pouk - navesti, za kateri predmet/razred smo material porabili; • material za zaščitno obleko - navesti osebo, ki je prejela zaščitno obleko; • knjige v knjižnici - navesti inventarno številko ter opombo, ali gre za učbeniški sklad; • storitve v zvezi z vzdrževanjem osnovnih sredstev - navesti naziv osnovnega sredstva ter prostor, v katerem se osnovno sredstvo nahaja; • storitve v zvezi s strokovnimi posvetovanji - navesti udeležence na posvetu; • stroški v zvezi z ekskurzijami, predstavami, prevozi - navesti razrede, ki so se jih udeležili, in seznam udeležencev; • stroški v zvezi s projekti - navesti tocen naslov projekta in vir financiranja; • stroški za strokovno literaturo - navesti, za katero šolo oziroma predmetno področje smo literaturo narocili; • stroški v zvezi z reprezentanco - navesti vzrok stroškov za reprezentanco; ^e so bili obdarjeni dijaki, jih je treba navesti poimensko z oznako oddelka, ce je bil nagrajen ves oddelek, pa moramo navesti oznako oddelka in šolo. Podpisani ra^un (s strani vodje šole ob delu, vodje delavnic, vodje tehnične službe ali knjižniCarke ...) je treba posredovati v podpis ravnatelju, in sicer najkasneje v treh dneh od datuma prejema racuna. Tako likvidiran racun oddamo v raCunovodstvo v pregled in knjiženje. Prejeti dobropisi Prejete dobropise v tajništvu zavoda evidentirajo pod prejeto pošto/v knjigi prejetih raCunov. Opremijo jih z datumom prejema in zaporedno številko po evidenci prejete pošte. Prejete dobropise najprej pregleda ravnatelj. Dobropise, ki se nanašajo neposredno na storitve, ravnatelj podpiše in posreduje v raCunovodstvo. (Dobropise, ki se nanašajo na naroČila vodje šole ob delu, delavnice, tehniCne službe, knjižnice ali ekonomata, pa v pregled posredujejo vodji šole ob delu, vodji delavniC, vodji tehniCne službe, v knjižniCo ali v ekonomat.) Na dobropis je treba vpisati opombe, na podlagi katerih je razvidno, zakaj je bil dobropis prejet. (Ce se dobropis nanaša na vrnjeni material, mora biti zraven njega priložena vradlnica materiala. Podpisani dobropis (s strani vodje šole ob delu, vodje delavniC, vodje tehniCne službe, knjižničarke ali vodje ekonomata) je treba posredovati v podpis ravnatelju, in sicer najkasneje v treh dneh od datuma prejema dobropisa. Tako likvidiran dobropis se odda v računovodstvo v pregled in knjiženje ter potrditev zmanjšanja vstopnega ddv. Prejeti predraCcuni in ponudbe Narocilo za ponudbo in predracun za storitev, nabavo osnovnega sredstva ali drugega materiala odobri ravnatelj. Postopek realizacije je treba izvesti v skladu s Pravilnikom o malih narodlih. Potni nalogi Potni nalogi se izdajajo v tajništvu zavoda. Poleg obveznih podatkov morajo vsebovati tudi zaporedno številko, priimek in ime zaposlenega, označbo relacije, vrsto prevoznega sredstva ter podatke o plačniku stroškov. Potni nalogi se izdajo po odredbi ravnatelja in jih ravnatelj podpiše pred zadetkom potovanja. Po koncanem potovanju mora posameznik v potni nalog zapisati cas trajanja (datum in ura zacetka ter zaključka poti), število in vrste dnevnic (^e so do njih upraviceni), število kilometrov ter druge stroške, za katere mora biti priloženo obvezno dokazilo o nastanku stroška ter plačilu stroška v zvezi s potovanjem. Poleg tega mora posameznik potnemu nalogu priložiti izpolnjeno porodilo o potovanju. Tako izpolnjen potni nalog zaposleni vrne v tajništvo v podpis najkasneje osem dni po končanem potovanju. Potni nalog, ki ga podpiše ravnatelj, gre v tajništvo/računovodstvo v obračun in izplačilo. Listine v zvezi z opravljenimi storitvami za izdajo rakuna Ravnatelj (vodja šole ob delu, vodja delavnice, vodja tehniCne službe in knjižničarka) morajo v računovodstvo predložiti dokumente, iz katerih je razvidno, da je bila opravljena storitev, na podlagi katere se izstavi račun v skladu z davčnimi predpisi. Te dokumente (primer je pogodba v zvezi z neko storitvijo) je treba predložiti v računovodstvo najkasneje v treh dneh po opravljeni storitvi oziroma pred izdajo računa. Računovodstvo izdela ra^un, ga posreduje v podpis ravnatelju ter nato pošlje kupcu. Študijske pogodbe Ravnatelj skrbi za evidenco sklenjenih pogodb s študenti ob delu. Pogodbe morajo biti sklenjene za tekoče študijsko leto. V primeru prekinitve študijske pogodbe mora ravnatelj v računovodstvo posredovati pisno odobritev prekinitve. V primeru odobritve vračila že plačane šolnine predlog za izstavitev dobropisa najprej posredujemo ravnatelju v podpis, potem pa v računovodstvo za vračilo. Listine v zvezi z gibanjem denarja Blagajniške prejemke in blagajniške izdatke izpolnjuje tajnik/blagajnik na podlagi odobritev o vplačilih oziroma odobritev o izplačilih. Vse listine, ki se nanašajo na izplačila, mora predhodno podpisati in odobriti ravnatelj. Blagajniški dnevnik se vodijo v tajništvu zavoda. Izpiske podračuna (odprtega pri ujp) prejema računovodstvo dnevno po elektronski pošti od ujp. V izpiskih so evidentirane obremenitve in odobritve podračuna. Vse listine, ki se nanašajo na obremenitev, mora predhodno podpisati in odobriti ravnatelj. Promet v zvezi z obremenitvami in odobritvami je pri ujp. Delovni listi z vpisano prisotnostjo (odsotnostjo) Tajništvo mora najkasneje do 1. v mesecu za pretekli mesec ravnatelju predložiti zbirno poročilo s posameznimi porodili zaposlenih. Iz te prisotnosti morajo biti za posamezen dan razvidni prisotnost na delu, morebitni obračunan dopust ali boleznina, službena potovanja, izobraževanja, druge izredne odsotnosti. Ravnatelj pregleda poročilo, ga podpiše in posreduje v računovodstvo. Dokumenti za nadomestila Posamezni zaposleni, ki je bil odsoten in mu pripada nadomestilo, mora prinesti dokument (bolniški list), iz katerega je razvidno trajanje odsotnosti. Rok za oddajo v teko čem mese ču v računovodstvo je naslednji delovni dan po konč ani odsotnosti. V primeru, da odsotnost traja v dveh razli čnih mese čih, je treba prinesti dokument za vsak mese č posebej. Dokumenti za odtegljaje Vse dokumente, ki prispejo v zavod in se nanašajo na odtegljaje od plač e zaposlenim, je treba takoj posredovati v računovodstvo, da jih pravočasno upoštevajo pri obračunu plač. Obračuni dela po pogodbah o delu Predlog za izplačilo dela po pogodbi, pripravljen v tajništvu zavoda, odobri ravnatelj in ga podpiše. Pred obračunom dela mora ravnatelj z zaposlenim skleniti pogodbo o delu. Tajnik mora skrbeti za sklepanje pogodb o delu s posamezniki ter kopije pogodb posredovati v računovodstvo najkasneje v treh dneh po sklenitvi pogodbe. Predlog za izpla čilo mora poleg obveznih podatkov vsebovati tudi podatke o vrsti dela, ki ga je posameznik opravil, številu ur, vrednosti posamezne ure ter skupni znesek za izpla čilo. Obra čun dela po pogodbi se izstavi mese č no najkasneje 1. v mese č u za pretekli mese č. Obračuni dela po avtorskih pogodbah Predlog za izplačilo dela po avtorski pogodbi, pripravljen v tajništvu, odobri ravnatelj in ga podpiše. Pred obračunom dela mora ravnatelj z avtorjem skleniti avtorsko pogodbo, iz katere bo poleg obveznih podatkov, ki jih mora pogodba vsebovati, razvidno, da predstavlja delo po pogodbi avtorsko delo v skladu z Zakonom o avtorskih pravi č ah; če gre za poučevanje, je treba navesti naziv predmeta in število ur, obdobje, v katerem bo avtor delo opravljal, ter vrednost avtorske pogodbe. En izvod avtorske pogodbe je treba posredovati v računovodstvo. Obračun dela po avtorski pogodbi se izstavi mese čno najkasneje do 1. v mese ču za pretekli mese . Obračun dela prek študentskega servisa Pred obračunom dela mora ravnatelj/tajništvo od posameznih študentov, ki bodo delo opravljali, dobiti ustrezne napotni e iz študentskega servisa, ter jih posredovati v računovodstvo. Ravnatelj/tajništvo pripravi predlog za izplačilo dela prek študentskega servisa, ki ga ravnatelj podpiše. Obra čun dela mora poleg obveznih podatkov vsebovati tudi naziv dela, ki ga je študent opravljal, število opravljenih ur ter znesek za posamezno uro ali znesek za čelotno opravljeno delo. Izplačilo se opravi na podlagi računa, ki ga izda študentski servis. Listine za izkazovanje terjatev in obveznosti Vse dokumente, ki se nanašajo na terjatve in obveznosti, posredujemo v tajništvo/računovodstvo, kjer računovodja vodi evidenč o po posameznih pogodbah in obračunih. Pogodbe, kot izvirne listine, racunovodja sproti predlaga ravnatelju v pregled in podpis. Drugi dokumenti Vse druge dokumente, ki niso omenjeni v tem pravilniku, iz katerih pa izhajajo poslovni dogodki, vezani na terjatve, obveznosti, prihodke ali odhodke, mora podpisati ravnatelj, potem pa jih je treba v najkrajšem možnem času posredovati v racunovodstvo, da se lahko evidence vodijo sprotno in da pri evidentiranju postavk v davčnih evidencah ne prihaja do zamud. V/na_, dne_ Ravnatelj (ime in priimek, podpis). Primer pravilnika o popisu Na podlagi 49. ^lena Zakona o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (Uradni list Republike Slovenije, št. 65/2005) in na podlagi določb 4., 40. in 52. člena Zakona o računovodstvu (Uradni list Republike Slovenije, št. 23/1999 in 30/2002) ter v skladu s Pravilnikom o računovodstvu, ki ga je ravnatelj zavoda _(naziv zavoda) sprejel dne _(datum), ravnatelj zavoda sprejema naslednji Pravilnik o popisu 1. Splošne dolocCbe 1. ^len Zavod ob koncu leta obvezno usklajuje stanje sredstev in obveznosti do virov sredstev z dejanskim stanjem, ugotovljenim s popisom (inventuro). S tem pravilnikom zavod_(naziv zavoda) določa postopek in način uskladitve dejanskega stanja sredstev in njihovih virov s knjigovodskim stanjem in popisom (v nadaljnjem besedilu: popis). Zavod izvaja uskladitev sredstev in obveznosti do virov sredstev z dejanskim stanjem, ugotovljenim s popisom, v skladu z Zakonom o računovodstvu, drugimi predpisi, veljavnimi za zavod, in v skladu s tem pravilnikom. Zavod opravi uskladitev dejanskega stanja sredstev s popisom praviloma najmanj enkrat na leto, obvezno pa v naslednjih primerih: • ob zaključku vsakega poslovnega leta, to je praviloma po stanju na dan 31. decembra, ko se opravi popoln redni popis; • ob prevzemu oziroma predaji obveznosti in odgovornosti (pooblastil) pooblaščenih oseb zavoda, ki so odgovorne za materialne in denarne vrednosti zavoda, ki so predmet prevzema oziroma predaje, oziroma jih posedujejo; • ob statusnih spremembah zavoda; • ob prenehanju delovanja zavoda; • ob zadetku postopka redne likvidacije ali stečaja; • v drugih primerih, ki jih dolocajo predpisi. 2. ^len Popolni redni letni popis se opravi po stanju ob koncu poslovnega leta. Zavod lahko s popisom začne do_dni pred koncem poslovnega leta, vendar je treba v takih primerih popisna stanja dopolniti in na podlagi verodostojnih knjigovodskih listin vpisati v popisne liste vse spremembe stanja sredstev, nastale od dneva popisa do konca poslovnega leta. 3. ^len Zavod mora s popisom zajeti vsa sredstva v vseh pojavnih oblikah, ne glede na to, kje se nahajajo, in ali gre za lastna (sredstva v uporabi) ali tuja sredstva, ki se v casu popisa nahajajo v zavodu. Popisna komisija mora ugotoviti, ali so sredstva vrednotena po dolocilih pravilnika o računovodstvu zavoda. Popisne komisije 4. ^len Popis opravijo popisne komisije. Piavnatelj zavoda najkasneje do_(datum) s posebnim sklepom imenuje osrednjo in druge popisne komisije, ki jih sestavljajo predsednik, namestnik in najmanj en clan. 5. ^len Sklep o imenovanju popisnih komisij vsebuje: • navedbo števila popisnih komisij in imena zaposlenih, ki so imenovani v posamezno popisno komisijo, ter njihovo funkcijo; • dan, po katerega stanju se popis opravi; • cas za popis; • okvirna navodila za delo; • rok za predložitev elaborata oziroma porodila o popisu ravnatelju zavoda; • rok za predložitev potrjenega porodila o popisu in popisnih listov računovodstvu (najkasnejši rok za letni popis je_ (datum)). 6. ^len CClani popisnih komisij so odgovorni za: • resnicnost s popisom ugotovljenega dejanskega stanja sredstev in njihovih virov, • natančno in pravilno sestavljanje in izpolnjevanje popisnih list, • pravočasno izvršitev nalog popisa, • pravočasno in pravilno sestavo poro čila o popisu. 7. člen Popis sredstev in njihovih virov obsega: • pripravo na popis, • popis, • izdelavo poročila o popisu, • obravnavo in sklepanje o poročilu o popisu. 2. Priprava na popis 8. člen Priprava na popis zajema: 1. Pripravo terminskega plana za izvajanje popisa, v katerem mora biti določen začetek izvajanja in zaključek popisa. 2. Imenovanje posameznih popisnih komisij. 3. Pripravo navodil za popisne komisije, ki obsegajo: • natan čen pregled sredstev in virov, ki jih mora posamezna komisija popisati; • zač etek in kone č popisa; • način popisovanja in tehniko vpisovanja v popisne liste; • na čin izkazovanja sredstev, ki so dotrajana oziroma slabše kakovosti; • način vpisovanja knjigovodskega stanja v popisne liste in ugotavljanje popisnih razlik; • na čin preverjanja pravilnosti ugotovljenih inventurnih presežkov in primanjkljajev; • na čine obrazložitve s popisom ugotovljenih popisnih razlik; • način usklajevanja dejanskega stanja s stanjem v knjigovodstvu; • način sestavljanja poročila o opravljenem popisu. Za naloge, opredeljene v prejšnjih to čkah, je odgovoren ravnatelj zavoda skupaj z raCunovodjo. Naloge iz 1., 2. in 3. točke morajo biti opravljene do najkasneje 10 dni pred zač etkom popisa. 4. Dolo čitev dejavnosti po nahajališčih, ki bodo popisnim komisijam omogo čila nemoteno delo, in sičer: pravočasno razvrstitev, označ evanje in ureditev sredstev, ki jih popisujejo. Naloge iz te to čke opravi in je zanje odgovoren ravnatelj skupaj z raCunovodjo. Naloge iz 4. to čke morajo biti opravljene najkasneje do datuma, ki je določen za začetek popisa. 5. Pripravo popisnih listov, ki jih po 12. uri zadnjega dne pred prič etkom izvajanja popisa izpiše računovodja. 6. Predajo popisnih map predsednikom popisnih komisij na dan zaCCetka izvajanja popisa. 9. CClen Podatki iz knjigovodstva oziroma ustreznih evidenC o koliCCinah ne smejo biti dostopni popisnim komisijam pred vnosom dejanskega stanja v popisne liste oziroma pred dokonCCanjem naturalnega popisa. Po konCanem popisuje dovoljeno popraviti samo oCitne napake. 3. Popis 10. Clen Delo pri popisu obsega: 1. Ugotavljanje, merjenje, preštevanje in natanCnejše popisovanje materialnih vrednosti v naravi ter vpisovanje teh podatkov na pripravljene popisne liste. 2. Ugotavljanje razlik med dejanskimi stanji, ugotovljenimi s popisom, in stanji, izkazanimi v evidenCah v trenutku popisa. 3. Ugotavljanje vzrokov za neskladja: popisna komisija ugotovi presežke in primanjkljaje iz naslova popisa ter pri tem upošteva pisno obrazložitev odgovornih zaposlenih o nastalih popisnih razlikah. 4. Preverjanje, ali je kakovost sredstev, ki jih popisna komisija popisuje, brezhibna ter ali zaposleni z zaupanimi jim sredstvi ravnajo kot dobri gospodarji. 5. Preverjanje, ali se doba koristnosti opredmetenih osnovnih sredstev morebiti ni spremenila. 6. Preverjanje (s pomoCCjo Cenikov), ali Cene, po katerih so v knjigah ovrednotena opredmetena osnovna sredstva, zaloge materiala in trgovskega blaga, bistveno odstopajo od tržnih Cen oziroma CCiste iztržljive vrednosti sredstev. 7. Druga dela, ki so nujna za popis sredstev in njihovih virov. 4. Popis opredmetenih osnovnih sredstev in neopredmetenih dolgoroiSnih sredstev 11. Clen Popis opredmetenih osnovnih sredstev zajema vsa sredstva v zavodu po posameznih kategorijah in vrstah ter v vseh pojavnih oblikah. Popis osnovnih sredstev poleg osnovnih sredstev v upravljanju vkljuCuje tudi popis osnovnih sredstev, ki jih je zavod pridobil na podlagi finanCnega najema. Popisujemo jih loCCeno od istovrstnih osnovnih sredstev, na posebnih popisnih listih. 12. Clen Kot opredmetena osnovna sredstva v uporabi popisujemo: 1. zemljiška: na podlagi dokumentacije o nabavi zemljišca, v kateri so verodostojni podatki o izmerjenih površinah; 2. gradbene objekte: preveriti je treba tudi stanje objekta (dotrajanost, škodo in podobno) ter morebitne spremembe (adaptacije), ki so vplivale na velikost in namen prostorov ali objekta v celoti; 3. opremo: komisija mora preveriti, ali so stvari opreme pravilno razporejene med osnovna sredstva ali bi morda sodile med obratna sredstva, ali so predpisano oznacene z inventarnimi številkami, v kakšnem stanju so, ali se uporabljajo namensko, ali se je na opremi kaj spremenilo (adaptacije, rekonstrukcije) ipd.; enako popisujemo tudi drobni inventar, ki po dolocilih pravilnika o računovodstvu sodi med opredmetena osnovna sredstva; 4. druga sredstva. 13. clen Kot opredmetena osnovna sredstva v pripravi in gradnji štejemo investicije v teku. Popisujemo jih lojeno po objektih oziroma stvareh. Komisija ugotavlja stopnjo dokon^anosti vsake investicije v teku, pri cemer si lahko pomaga z izvedenci, in jo primerja z začasnimi obračuni. Posebej popišemo investicije v teku, katerih nadaljevanje je začasno ali trajno ustavljeno. 14. člen Pri popisu je treba posebno pozornost nameniti ustavljenim investicijam in neuporabnim osnovnim sredstvom, in sicer so to: • ustavljene investicije: komisija mora ugotoviti razloge za ustavitev in predlagati način likvidacije ali dokončanja; preveriti je treba, ali je na^in hranjenja in zavarovanja že zgrajenega ustrezen, in ^e ni, predlagati ukrepe za zaščito; • trajno neuporabna oziroma izločena osnovna sredstva: popisujemo jih po enakem postopku in tako kot ustrezna sredstva v uporabi; komisija mora ugotoviti razloge za neuporabnost in predlagati na^in likvidacije oziroma možnosti reaktiviranja (dati v zakup, prodati ipd.); • če je za katero od neuporabnih osnovnih sredstev ali ustavljenih investicij že bila sprejeta odločitev o izničenju, je treba ugotoviti, zakaj še ni izničeno in kdaj bo ter kdo je za to odgovoren; • če so bila neuporabna osnovna sredstva oziroma ustavljene investicije med letom likvidirani, mora komisija ugotoviti, ali je vrednost preostalega uporabnega materiala ali delov realno ocenjena in ali so bili le-ti racionalno uporabljeni, po pravilnem postopku prodani oziroma ustrezno shranjeni za morebitno nadaljnjo uporabo. 15. clen Komisija za popis osnovnih sredstev popiše tudi terjatve za predujme iz naslova investicij. Popisujejo se enako in po enakem postopku, kot se popisujejo vse druge terjatve. 16. clen Neopredmetena dolgoročna sredstva se popisujejo po posameznih vrstah na podlagi dejanskega stanja in knjigovodskih listin, na podlagi katerih so opravljena knjiženja. 17. clen Knjige, filme, fotografije, arhivsko gradivo, predmete muzejske vrednosti, likovne umetnine in predmete, ki so posebej zašciteni, zavod praviloma popisuje vsakih pet let. Ravnatelj zavoda lahko s posebnim sklepom ali s sklepom o imenovanju popisnih komisij odlogi, da se popis izvede tudi v krajšem casovnem obdobju. 5. Popis zalog surovin in materiala, gotovih izdelkov ter drobnega inventarja 18. clen S popisom se zajame ves material, drobni inventar in gotovi izdelki na zalogi. Popis se opravi s štetjem, tehtanjem ali drugim merjenjem materiala, drobnega inventarja in gotovih izdelkov po posameznih vrstah. (Ce so material in izdelki še v originalni embalaži, lahko podatke o kolicini prepišemo z embalaže. Posebej se popiše material ali gotovi izdelki, ki so poškodovani ali so izgubili kakovost. Komisija mora ugotoviti vzroke za tako stanje, in to stori ob upoštevanju določil Pravilnika o kalu, razsipu, lomu in kvaru. 19. clen Drobni inventar na zalogi v skladišcu se popisuje enako kot surovine in material. Drobni inventar v uporabi se popisuje na delovnem mestu zaposlenih, ki ga uporabljajo, oziroma v priroCnih skladišCih. 6. Popis denarnih sredstev in kratkorocCnih iSasovnih razmejitev 20. clen Tekoci blagajniški dnevnik in denarna sredstva na dan popisa v blagajni pripravi tajništvo. Sredstva v blagajni se preštejejo na dan popisa, na podlagi dokumentacije pa se preveri in zabeleži stanje na dan 31. decembra 20__ 21. clen Kot denarna sredstva in kratkorocne casovne razmejitve se popišejo: 1. denar v blagajni: posebej se popisujejo denarna sredstva v domaci in tuji valuti; tuja placilna sredstva se popišejo po valutah s štetjem in obracunajo po srednjem tečaju Banke Slovenija na dan 31. decembra; 2. boni, znamke in druge vrednotnice ter vrednostni papirji: s štetjem se popiše vsaka vrsta bonov, znamk vrednotnic in vrednostnih papirjev posebej; 3. knjižni denar: denar na rakunih pri bankah in drugih finančnih ustanovah, ki se uporablja za placevanje, se popisuje na podlagi izpiskov o stanju sredstev na teh rakunih; 4. denarni ustrezniki: kratkorocni depoziti, vloge v bankah in podobne naložbe, udenarljivi dolžniški vrednostni papirji in drugi denarni ustrezniki; 5. kratkorocne casovne razmejitve: popisujejo se na podlagi knjigovodskih listin, ki so bile podlaga za knjiženje; biti morajo utemeljene glede na realnost obracuna v naslednjem obdobju itd. 7. Popis terjatev in obveznosti 21. clen Terjatve in obveznosti se popisujejo po stanju v knjigah na dan 31. decembra, ko so opravljena vsa knjiženja v poslovnem letu in po uskladitvi. Terjatev se šteje za usklajeno, ^e je v skladu s pravili, opredeljenimi v pravilniku o racCunovodstvu zavoda. Zavod mora vse terjatve in obveznosti tudi uskladiti s proračunskimi viri (obcina, ministrstva, zavod za zaposlovanje in podobno). Terjatve in obveznosti se popišejo po stanju v knjigovodstvu, pri cemer mora popisna komisija ugotoviti resnicnost izkazanih zneskov in razloge za njihovo nepravocasno izterjavo oziroma planilo. Terjatve in obveznosti se popišejo po posameznih knjigovodskih skupinah. V popis se zajamejo vse terjatve in obveznosti, tudi tiste do zaposlenih. Popisna komisija preveri in na podlagi dokumentacije v porocilu ugotovi: • ali obstaja pravna podlaga za vsako terjatev oziroma obveznost; • ali je višina izkazane terjatve oziroma obveznosti to^no in pravilno ugotovljena; • zakaj terjatve ali obveznosti, ki so zapadle, niso bile plačane v roku in ali je sprožen postopek za planilo; • ali so obresti za nepravocasno poravnane terjatve oziroma obveznosti obracunane pravocasno in v skladu s pogodbo; • ali je analitična evidenca terjatev in obveznosti usklajena s sinteticno evidenco v glavni knjigi itd. V svojem poročilu popisna komisija poroča tudi: • o ažurnosti in urejenosti pri sestavljanju in dostavljanju knjigovodskih listin, na katerih temeljijo knjiženja terjatev in obveznosti; • o ažurnosti, urejenosti in točnosti vodenja knjigovodske evidence o terjatvah in obveznostih; • o usklajenosti analitične evidence terjatev in obveznosti s sintetično evidenco v glavni knjigi; • o ukrepih, ki jih zaposleni zavoda izvajajo ali ne izvajajo zato, da bi prišlo do planila terjatev oziroma poravnavanja obveznosti; • o razlogih, zaradi katerih je prišlo do sumljivih, spornih ali celo zastaranih terjatev, in o odgovornostih za tako stanje; itd. 22. člen S popisom je treba zajeti vse terjatve in obveznosti, ki jih zavod vodi v svojih poslovnih knjigah in so opredeljene v pravilniku o racunovodstvu zavoda. Terjatve in obveznosti, za katere ne obstaja ustrezna dokumentacija, se popišejo posebej, prav tako tudi sporne in dvomljive terjatve. CCe so čeki, menice, kuponi obveznic in drugi vrednostni papirji predani v plačilo, pa do 31. decembra niso plačani, se popišejo na podlagi dokumenta o predaji v vnovčenje. Popisujejo se tudi terjatve in obveznosti, ki nimajo bilančnega značaja in se evidentirajo zunajbilančno, in sicer: prejeti in izdani akceptni nalogi, garancije za zavarovanje planila in drugi instrumenti za zavarovanje planil. 23. člen Racunovodja je dolžan popisni komisiji oddati »Porodlo o potrjenem stanju terjatev«, ki zajema naslednje podatke: • naziv in šifro kupca, • stanje odprtih terjatev na dan 31. decembra po posameznih dokumentih z datumom zapadlosti v planilo, • konto, • potrjene odprte postavke (vrnjeni obrazci lop), • neusklajene odprte postavke, • plačila do datuma popisa. 8. Priprava porodila o popisu 24. člen Po končanem popisu popisne komisije sestavijo poročilo o popisu, ki vsebuje: • podatke o poteku naturalnega popisa in o okoliščinah, ki so vplivale na uspešnost ali težave pri popisu; • rekapitulačijo ugotovljenih presežkov in primanjkljajev, ki so nastali zaradi zamenjave v materialu, dimenzijah, oznakah, nepazljivosti pri izdajanju, administrativnih napakah in podobno; • druge podatke, dolo č ene s tem pravilnikom. Vrednostni obra čun popisnih listov se opravi po čenah, po katerih se sredstva popisa vodijo v poslovnih knjigah. Vrednost presežkov, za katere ena v knjigovodstvu ni evidentirana, o čeni popisna komisija. Sestavni del poročila so tudi izvirne popisne liste, ki morajo biti urejene po posameznih kontih in jih morajo podpisati člani popisnih komisij ter osebe, ki odgovarjajo za popisana sredstva. 25. člen Posamezne popisne komisije dostavijo poročila predsedniku osrednje popisne komisije, ki pripravi skupno poro čilo o popisu. Skupni elaborat o popisu mora osrednja inventurna komisija predložiti ravnatelju zavoda najkasneje do_(datum). Poro č ilo o popisu vsebuje: 1. sklep o imenovanju popisnih komisij; 2. navodilo o popisu sredstev in obveznosti; 3. poročila posameznih popisnih komisij; 4. zbirno poro čilo predsednika osrednje popisne komisije, ki vsebuje: • vzroke za ugotovljene primanjkljaje oziroma presežke in mnenja o njih; • pripombe in izjave odgovornih oseb o vzrokih za popisne razlike; • predlog o načinu likvidačije ugotovljenih popisnih razlik; • mnenja o ugotovljenih sredstvih, ki se jim je zmanjšala kakovost in za katera komisija predlaga znižanje vrednosti, in vzroke za to; • vzroke za nepravo časno pla čilo terjatev, ki so že zapadle v plačilo; • obrazložitev presežkov in primanjkljajev, ki so nastali kot posledi a medsebojnih zamenjav (ugotovljeni presežki se smejo pobotati z ugotovljenimi primanjkljaji le v primeru očitne zamenjave podobnih vrst oziroma dimenzij); • predloge za odpravo ugotovljenih nepravilnosti in pomanjkljivosti pri materialnem poslovanju (uporaba sredstev in ravnanje z njimi); • druge ugotovitve oziroma pripombe. 9. Obravnavanje porocCila o popisu in sklepanje o njem 26. člen Poro čilo o popisu obravnava ravnatelj zavoda, na seji, na kateri so navzo či predsedniki popisnih komisij, ravnatelj in računovodja. S pisnim sklepom odlo či: 1. o na činu odprave in evidentiranju ugotovljenih popisnih primanjkljajev in presežkov, 2. o knjiženju presežkov, 3. o sredstvih, katerih rok uporabnosti se je iztekel oziroma niso ve č uporabna in jih je zato treba izločiti iz uporabe, 4. o priznanju kala, razsipa oziroma razbitja, 5. o načinu odprave razlik vrednosti, ki so nastale zaradi zmanjšanja kakovosti materiala in trgovskega blaga, 6. o odpisu, popravkih vrednosti, o dvomljivih, spornih, neizterljivih in zastarelih terjatvah, 7. o morebitnem odpisu sredstev v skladu z aktom o ustanovitvi, 8. o ukrepih za odpravljanje nepravilnosti pri flnančno-materialnem poslovanju, 9. o odškodninski odgovornosti posameznih zaposlenih za nastale primanjkljaje, 10. o drugih dejstvih v zvezi s popisom. Sklep iz prejšnjega odstavka mora biti jasen in nedvoumen ter je sestavni del poročila o popisu in osnova za knjiženje. 27. člen Računovodja na podlagi poro čila, sklepa/-ov in odločb iz prejšnjega člena uskladi knjigovodsko stanje sredstev in njihovih virov z njihovim dejanskim stanjem na dan, določen za popis s tem pravilnikom. Istočasno računovodja izda tudi nalog za knjiženje davka na dodano vrednost za gotove izdelke in za neodpisane vrednosti primanjkljajev, ugotovljenih s popisom. 10. Prehodne in končne določbe 28. člen Ta pravilnik začne veljati osmi dan po objavi na oglasni deski zavoda in se uporablja za koledarsko leto 20__ Z dnem uporabe tega pravilnika preneha veljati Pravilnik o popisu zavoda_(naziv zavoda), z dne__ V/na_, dne_ Ravnatelj (ime in priimek, podpis) . Primer navodil o popisu Zavod: _ Datum: Na podlagi 3. odstavka 40. CClena Zakona o raCCunovodstvu (Uradni list Republike Slovenije, št. 23/1999 in 30/2002) in Pravilnika o popisu, sprejetega dne_, ravnatelj zavoda izdajam: Navodila o popisu sredstev in obveznosti do virov sredstev 1. Splošna določila V zavodu se opravlja redni in izredni popis sredstev in obveznosti do virov sredstev (v nadaljevanju besedila: popis). Redni popis se opravi s stanjem na dan 31. deCembra poslovnega leta. Izredni popis se opravi med letom v primeru statusnih sprememb ali prenehanja delovanja zavoda. S popisom sredstev se ugotavlja dejansko stanje sredstev zavoda, ki se nato uskladi s knjigovodskim stanjem. Popišejo se vsa sredstva zavoda, izkazana v knjigovodski evidenCi zavoda ali v izvenknjigovodski evidenCi, in vsa sredstva, ki so v posesti zavoda, ki se nahajajo na podroCju zavoda oziroma so na poti in ki štejejo za sredstva zavoda. Po opravljenem popisu se pripravi skupno poroCilo o popisu sredstev in obveznosti do virov sredstev (inventurni elaborat), ki ga sprejme svet zavoda, in odloCi o naCCinu uskladitve knjigovodskega stanja s stanjem, ugotovljenim s popisom. 2. Predmet popisa Popišejo se naslednja sredstva: • opredmetena in neopredmetena osnovna sredstva, • zaloge pisarniškega materiala, • zaloge gotovih izdelkov, • terjatve in obveznosti, • denar in vrednotniCe itd. Knjige, filmi itd. (stvari iz 38. CClena Zakona o raCCunovodstvu) se redno popisujejo vsakih pet let. 3. Začčetek popisa in popisne dejavnosti Popisne dejavnosti se zaCCnejo z dnem, ko ravnatelj zavoda sprejme sklep o popisu sredstev. 4. Priprave na popis Priprave na popis vodi vodja osrednje popisne komisije v sodelovanju z računovodjo zavoda. Vodja osrednje popisne komisije doloCCi rokovnik popisnih dejavnosti, v katerem doloCCi roke za zaCCetek in zakljuCek posameznih popisnih dejavnosti. Vodja osrednje popisne komisije pripravi podrobnejša navodila o popisu sredstev za vsak posamezen opravljen redni letni ali izredni popis. Priprave na popis se opravijo v računovodstvu in na popisnih mestih. Nekateri interni akti in pogodbe za javne zavode Priprave v racCunovodstvu V računovodstvu pripravo na popis opravi računovodja, ki vodi evidence o sredstvih, ki so predmet popisa, tako da pripravi popisne liste in uskladi evidence v računovodstvu in interne evidenče, vodene na popisnih mestih. Računovodja pripravi popisne liste po posameznih popisnih mestih, za popis katerih bodo imenovane popisne komisije, sestavljene iz zaposlenih, ki bodo na dan popisa opravljali popis. Priprave na popisnih mestih Na popisnih mestih skrbniki prostorov/vodje enot opravijo priprave na popis, tako da: • grupirajo, sortirajo in zložijo ter klasificirajo predmete popisa tako, da popisna komisija lahko hitro in enostavno ugotovi, kakšno je stanje; • preverijo, ali so osnovna sredstva označena z inventarnimi številkami in ali se nahajajo na mestu oziroma v prostoru, kjer bi morala biti; itd. Popisnim komisijam se določijo prostori, kjer bodo med popisom nameščene. CClane popisnih komisij je treba na sestanku poučiti o pomenu popisa in o načinu ter metodah popisovanja. Vsaki popisni komisiji se poleg druge popisne dokumentacije vro^i posebna knjiga (zvezek) opažanj popisne komisije, v katero popisne komisije • med popisom vpisujejo svoja opažanja; • predlagajo spremembe posameznih metod dela popisne komisije; • opisujejo stanja oziroma nepravilnosti, ki so jih opazile pri ravnanju in manipulaciji s sredstvi; itd. Popisne komisije vpisujejo predloge za izboljšanje ter vpisujejo druga opažanja, vključno s težavami, s katerimi se srečujejo med izvajanjem popisa. Opažanja, vpisana v knjigo opažanj, mora vodja osrednje popisne komisije uporabiti pri pripravi porodila o popisu. Vodja osrednje popisne komisije mora pred izvedbo naturalnega popisa sklicati sestanek računovodje in zaposlenih, ki odgovarjajo za sredstva, ki jih bodo popisovali, da se uskladijo interne evidence in da določijo način sodelovanja med zaposlenimi, odgovornimi za sredstva, in računovodjem v ^asu popisa. Na sestanku se udeleženci dogovorijo o medsebojnem sodelovanju med popisom in o načinu dela popisnih komisij pri popisovanju. 5. Izvedba naturalnega popisa Vsaka popisna komisija sprejme na^rt svojega dela, v katerem, v skladu z rokovnikom popisnih dejavnosti, določi ^as trajanja posameznih popisnih dejavnosti in rokovni plan popisa na posameznih popisnih mestih oziroma plan popisa sredstev. Najkasneje dan pred izvedbo naturalnega popisa na posameznem popisnem mestu mora popisna komisija o prihodu na popisno mesto pisno obvestiti vodjo enote oziroma delavca, ki je odgovoren za sredstva, ki bodo predmet popisa. Popis osnovnih sredstev in drobnega inventarja, v okviru osnovnih sredstev, bodo opravile popisne komisije po enotah, kot določi ravnatelj z odločbo. Za popis zalog materiala, zalog izdelkov, terjatev, obveznosti, denarnih sredstev se imenujejo posebne komisije. Naturalni popis se začne v skladu z določenim rokom iz rokovnika popisnih dejavnosti, ki ga določi vodja popisa. Najkasneje dan pred izvedbo naturalnega popisa morajo popisne komisije dobiti popisni material, obenem s prevzemom popisnega materiala pa jih mora vodja popisa poučiti o načinu naturalnega popisa, o načinu vpisa štetja oziroma ugotovitev stanja v popisne liste. Navodila o postopku popisa morajo biti posredovana tudi skrbnikom prostorov/vodjem enot, ki morajo ob naturalnem popisovanju tesno sodelovati s komisijami. Popis terjatev in obveznosti se opravlja po dogovoru med zaposlenimi, ki odgovarjajo za sredstva, in popisno komisijo. Naturalni popis mora biti opravljen najkasneje do 31. decembra. Popisne komisije morajo za naturalni popis prejeti seznam sredstev za popis. Za popis osnovnih sredstev morajo komisije prejeti računalniški izpis z inventarnimi številkami in pomožni seznam vrste osnovnih sredstev z inventarnimi številkami po lokaciji sredstev (po prostorih, kjer se sredstva nahajajo). Popisne komisije morajo vse pomožne in redne popisne dokumente predati po opravljenem naturalnem popisu. Vodja osrednje popisne komisije mora med naturalnim popisom sodelovati s popisnimi komisijami, z zaposlenimi, ki odgovarjajo za sredstva, ki jih popisujejo, in računovodstvom, opozarjati mora na nepravilnosti, ki jih opazi med popisom, in skrbeti, da popis teče nemoteno. 6. Ugotavljanje rezultatov popisa Računovodja po opravljenem naturalnem popisu vnese podatke o količinah in vrednostih iz knjigovodske evidence v popisne liste. Po opravljenem naturalnem popisu mora vsaka komisija opraviti primerjavo količin po naturalnem popisu s količinami iz knjigovodske evidence. V primeru večjih odstopanj med knjigovodskim in dejanskim stanjem mora komisija še enkrat preveriti dejansko stanje. Računski del obdelave popisa se opravi v računovodstvu. Na podlagi opravljenega obračuna razlik komisije po kontroli popisne dokumentacije pripravijo: • porocilo o opravljenem popisu, v katerem razložijo potek ^izicnega popisa in težave, ce je do njih prišlo, • mnenje komisije o vzrokih za morebitne razlike med knjigovodskim in dejansko popisanim stanjem osnovnih sredstev (inventurni manko in inventurni višek), • dejstva, ugotovljena s popisom, • predloge, kaj bi lahko v poslovanju in ravnanju s sredstvi v prihodnje spremenili in izboljšali, • ter predloge, kako naj se ugotovljene razlike likvidirajo. 7. ZakljucCni postopki Posamezne popisne komisije morajo po opravljenem popisu predati porodilo o opravljenem popisu osrednji popisni komisiji, ki mora na podlagi teh porodil izdelati skupno porocilo o popisu in v njem povzeti predloge popisnih komisij ter to porodilo predati svetu zavoda v potrditev. Svet zavoda mora o predlogu osrednje komisije odlomiti in obenem dolociti likvidacije razlik. RaCunovodja na podlagi sklepa sveta zavoda opravi ustrezna knjiženja. Obremenitve zaposlenih za manke se zberejo ob izplačilu prve place po seji sveta, na kateri je bila sprejeta odločitev o obremenitvah. Zoper zaposlene, ki ne bodo poravnali obveznosti, se sproži postopek odškodninske odgovornosti. Priloga tega navodila so obrazci za izvedbo popisa. V/Na_, dne_ Ravnatelj (Ime In priimek, podpis)_ Rokovnik popisnih dejavnosti 1. Sprejem sklepa o popisu_ 2. Sestanek z vodji enot In računovodji do_ 3. Sestanek s člani popisnih komisij In računovodji do_ 4. Priprava navodila za delo popisnih komisij, drugih služb in delavcev, udeleženih pri popisnih dejavnostih, do_ 5. Priprava načrta za delo posameznih popisnih komisij in priprava rokovnika do_ 6. Zacetek in trajanje naturalnega popisa: • osnovna sredstva_ • drobni Inventar_ • material v skladišču_ • pisarniški material_ • gotovi Izdelki_ • terjatve In obveznosti_ • popis denarja In vrednotnlc_ Vpis knjigovodskega stanja in usklajevanje: • osnovna sredstva od_do_ drobni inventar od_do_ material v skladišču od_do . pisarniški material od_do _ gotovi izdelki od_do_ 8. Priprava in predaja porodil o popisu: popisne komisije morajo predati poročila o popisu osrednji popisni komisiji in vodji popisa do_; osrednja popisna komisija in vodja popisa pripravita skupno poročilo o popisu do__ 9. Obravnava popisnega elaborata na svetu zavoda V/na_, dne . Vodja popisa:_ Na^rt dela o popisu Komisija za popis_, ki jo je imenoval ravnatelj z odločbo z dne_, v sestavi: 1 ._- predsednik 2 ._- član 3 ._- član Čas popisa je določen z navodilom vodje popisa in se začne_ ter konča__ 1. CClani komisije bodo tri dni pred zadetkom naturalnega popisa preverili, ali so pripravljalna dela na popis opravljena ali še potekajo. 2. Komisija se bo sestala dne_(dan pred začetkom naturalnega popisa) in bo: • preverila, ali so pripravljalna dela na popis končana; • preverila, ali so pripravljena tehnična sredstva in delavci za pomo^ pri popisu; • preverila potrebne obrazce in druge pripomočke za popis. 3. Naturalni popis se bo začel dne_ ob_uri in bo potekal vsak dan od_ do_ure do dne__ 4. Popis se bo izvajal po določbah pravilnika o popisu sredstev zavoda in po navodilih vodje popisa. 5. Dne_bo komisija zbrala dokumente o spremembah po popisu in na njihovi podlagi pripravila specifikacijo ter ugotovila dejansko stanje na dan 31. decembra_, in to stanje vnesla v popisne liste. 6. Po opravljenih popravkih bo v popisne liste vneseno knjigovodsko stanje dne__ 7. Do_bo komisija ugotovila inventurne razlike in vzroke za njihov nastanek. 8. Do_bo komisija ocenila ugotovljene viške, za katere ne bo imela knjigovodskih podatkov. 9. Do_bo komisija izdelala rekapitulacijo popisnih listov. 10. Do_bo komisija sestavila poročilo o popisu. 11. Do_bo komisija svoje poročilo predala osrednji popisni komisiji. 1 ._- predsednik 2 ._- član 3 ._- član Primer porodila o popisu Zavod:_(naziv zavoda) Datum:_ Osrednja popisna komisija zavoda_ (naziv zavoda) Skupno porocilo o popisu sredstev in obveznosti do virov sredstev na dan ) 1.12. 20_(vzorec inventurnega elaborata) Osrednja popisna komisija je bila imenovana z odločbo o izvedbi popisa za leto_, z dne_, v sestavi: 1 ._- predsednik 2 ._- član 3 ._- član 4 ._- član CClani osrednje popisne komisije so se pred popisom sestali na sestanku, dne_, v sejni sobi zavoda__ Sestanek je bil organiziran za vse odgovorne za pripravo na popis ter za vse, ki so sodelovali pri popisu. Popisne komisije so pred popisom prejele popisne liste, razen za terjatve in obveznosti, za katere je bilo ugotovljeno stanje na podlagi dokumentov na dan 31. decembra 20__Imenovanih je bilo inventurnih komisij, in sicer za: • popis osnovnih sredstev in drobnega inventarja v šoli in drugih prostorih, • popis osnovnih sredstev in drobnega inventarja v telovadnici in na igrišču, • popis osnovnih sredstev in drobnega inventarja v delavnicah, • popis osnovnih sredstev in drobnega inventarja v računalniških učilnicah, • popis drugih sredstev (terjatve, obveznosti, material, gotovi izdelki, drugo), • popis ... Popisne komisije ve čjih težav pri popisu niso imele. Popis osnovnih sredstev in drobnega inventarja je bil zaključen do_, druga sredstva pa so se popisovala v obdobju od_ (material, gotovi izdelki, denarna sredstva) do_ (terjatve, obveznosti). Iz popisnih poro čil ter zapisnikov in po predlogih popisnih komisij osrednja popisna komisija predlaga odlo čitve za knjigovodsko evidentiranje in uskladitev stanja: 1. Osnovna sredstva - drobni inventar • Odpiše in izloči se drobni inventar po priloženem seznamu, ki nima sedanje vrednosti (nabavna vrednost in popravek vrednosti sta_eur). Drobni inventar je uni čen in neuporaben. Med letom je bil nabavljen nov drobni inventar za uporabo, ki je nadomestil unič enega in odpisanega. Evidenč o drobnega inventarja se vrednostno uskladi - pove č a za _eur (pove čanje nabavne vrednosti in pove čanje popravka vrednosti). Glede na te uskladitve se opravi odpis drobnega inventarja za razliko, in si er je to _eur, in to se evidentira v poslovnih knjigah. • Pri osnovnih sredstvih se odpiše vrednost neuporabnih osnovnih sredstev, ki so neuporabna in tudi uni čena. V teko čem letu in tudi v preteklih letih so bila nabavljena nova osnovna sredstva, ki so jih nadomestila. Skupna vrednost nabavne vrednosti in popravka vrednosti znaša_eur in se evidentira v poslovnih knjigah. 2. Terjatve in obveznosti Pri terjatvah in obveznostih je treba uskladiti določene terjatve z dejanskim realnim stanjem ter oblikovati tudi določene popravke za terjatve, ki niso unovčljive v kratkem roku oziroma so sporne; predvsem gre za terjatve iz naslova šolnin zaradi prenehanja študija, v eviden čah pa so dijaki oziroma študentje še vedno vodeni kot dolžniki. Po posameznih skupinah je treba odpisati naslednje terjatve: • terjatve do kupcev po izdanih računih - odpis_eur • druge kratkoročne terjatve po zapisniku_eur • skupaj odpis_eur Primer seznama terjatev Račun št. Partner Datum Datum Vrednost Oblikovani računa zapad- terjatve popravek losti v eur v eur 76/06 Podjetje 30. 9. 15. 10. 1.595,00 d. o. o. 200X 200X Popravki terjatev: Popravek vrednosti terjatev do kupCev se zmanjša zaradi odpisa terjatev, za katere je bil v preteklih letih oblikovan popravek, in sicer v višini_eur. Dodatno se oblikuje popravek vrednosti iz naslova terjatev do kupcev v višini_ eur. Dodatno se oblikuje popravek terjatev iz naslova neplaCanih šolnin, predvsem šole ob delu v višini_eur. Vzrok za ta popravek je predvsem . . . Dodatno se oblikuje popravek vrednosti za terjatve do _zaradi neplaCanih najemnin v letih _v višini_eur. • Dodatno se oblikuje popravek za predujme v višini_ eur ter za dano posojilo za_eur. Skupni odhodki odpisa so:_eur Dodatno oblikovan popravek terjatev_eur Odpis terjatev in obveznosti_eur Kot dokazila so poroCCilu dodani popisni listi popisnih komisij ter predlogi s speCifikaCijami za odpis po posameznih skupinah sredstev. Osrednja popisna komisija (podpisi): Ravnatelj (ime in priimek, podpis). Primer enostavne pogodbe o donačiji Pogodba o donačiji, ki jo skleneta Podjetje:_ Naslov:_ Pošta in kraj:_ Identifikacijska številka za ddv:_ ki ga zastopa direktor: _ (v nadaljevanju: donator), in Javni zavod:_ Naslov:_ Pošta in kraj:_ Identifikacijska številka za ddv:_ ki ga zastopa ravnatelj:_ (v nadaljevanju: prejemnik donaCije) 1. člen Pogodbeni stranki ugotavljata, da je prejemnik javni zavod, ki opravlja dela na področju__Sredstva za svoje delo zbira tudi s pomo čjo dona čij zainteresirane javnosti. 2. člen Donator prispeva sredstva v višini _eur (knjige z naslovi, prenosni ra čunalnik ...). Donator bo sredstva nakazal na trr prejemnika: _ 3. člen Prejemnik s podpisom pogodbe potrjuje, da bo podarjena sredstva uporabil izklju čno v namen iz prvega odstavka 1. člena te pogodbe. 4. člen Morebitne spore rešujeta sporazumno. cCe sporazum ne bo mogoč, je za to pristojno sodišče v__ 5. člen Pogodba je sestavljena v dveh izvodih, od katerih prejme vsaka stranka po en izvod. Pogodba začne veljati z dnem, ko jo podpišeta obe pogodbeni stranki. Primer enostavne pogodbe o sponzorstvu Podjetje:. Naslov: _ Pošta in kraj:_ Identifikacijska številka za ddv: . ki ga zastopa direktor:_ (v nadaljevanju: sponzor), in Javni zavod:_ Naslov:_ Pošta in kraj:_ Identifikacijska številka za ddv: . ki ga zastopa ravnatelj:_ (v nadaljevanju: sponzorirane č), sklepata Pogodbo o sponzorstvu 1. člen Predmet te pogodbe je glavno sponzorstvo _(opišite, kaj sponzor sponzorira). 2. ^len S to pogodbo sponzor in sponzoriranec urejata medsebojne pravice in obveznosti v zvezi s sponzorskim dogodkom, ki ga bo organiziral sponzoriranec dne_(določite datum za določen dan ali pa določite obdobje od do) v_(kraj). Sponzoriranec se zavezuje, da bosta sponzorski dogodek in njegova promocija potekala tako, da ne bo ogrožen ugled sponzorja in/ali sponzoriranca. 3. ^len Sponzoriranec se obvezuje, da bo sponzorju zagotovil naslednje: • objavo logotipa sponzorja v programu; • objavo logotipa sponzorja na pisnih in elektronskih vabilih; • objavo logotipa sponzorja na spletnih straneh sponzoriranca v ^asu od_do_; • delitev promocijskih gradiv sponzorja, skupaj z materiali, udeležencem itd. Sponzoriranec je dolžan sponzorju zagotoviti oziroma izroditi po en izvod dokaznega gradiva za vsak element, ki je opredeljen v prvem odstavku tega ^lena, najkasneje ob izstavitvi računa za opravljeno storitev. Sponzoriranec bo logo sponzorja za tiskane objave in druge podatke prevzel na naslednjem elektronskem naslovu:__ 4. ^len Sponzor bo sponzorirancu plačal_eur na podlagi računa z dokaznim gradivom, kot je navedeno v 3. členu te pogodbe v roku 15 dni od datuma izstavitve računa, na račun sponzoriranca št.: Vsi stroški za morebitno postavitev panoja sponzorja v preddverju šole/vrtča, za pripravo in izvedbo predstavitve sponzorja in stroški za promocijski material bremenijo sponzorja. 5. ^len Morebitne spore iz te pogodbe bosta stranki reševali sporazumno. cCe sporazuma ne bosta dosegli, je za razrešitev spora pristojno sodišče v 8. člen Pogodba začne veljati z dnem, ko jo podpišeta obe pogodbeni stranki, in je sestavljena v dveh izvodih, od katerih vsaka stranka dobi po en izvod. Kraj, datum:_ Sponzor Sponzoriranec Ime in priimek, podpis Ime in priimek, podpis Primer vsebin v pogodbi o najemu prostorov Pogodba o najemu poslovnih prostorov, ki jo skleneta: Javni zavod:_, ki ga zastopa_(ime in priimek), ravnatelj (v nadaljevanju: najemodajalec), in Podjetje:_ ID za DDV:. ki ga zastopa:_(ime in priimek), direktor (v nadaljevanju: najemojemalec) 1. ^len Pogodbeni stranki uvodoma kot nesporno ugotavljata, da je najemodajalec do 1/2 idealni solastnik nepremičnin, parč. št. ... dvorišče ... m2, vse vknjižene v vl. št.... k. o. 2. ^len S to pogodbo najemodajalec odda, najemojemalec pa prevzame v najem telovadničo, veliko ... m2, ki je del nepremičnine iz prvega člena te pogodbe na ulici... v kraju ter pripadajoče dvorišče. 3. ^len Najemojemalec se obvezuje, da bo najeti prostor uporabljal izključno za opravljanje svoje dejavnosti in da najetega prostora ne bo uporabljal v druge namene. Najemojemalec bo v telovadniči iz 2. ^lena te pogodbe opravljal naslednje dejavnosti:__ 4. ^len Stanje prostorov, ki so predmet te pogodbe, se ugotovi s primopredajnim zapisnikom na dan podpisa pogodbe. Primopredajni zapisnik je sestavni del pogodbe. Stanje prostorov, ki so predmet te pogodbe, je najemojemalcu znano, in jih jemlje v najem takšne, kakršni so ob sklenitvi pogodbe, ter izrecno izjavlja, da ustrezajo namenu in izpolnjujejo pogoje za opravljanje dejavnosti iz 3. člena te pogodbe. 5. ^len Najemojemalec se zavezuje, da bo v času najemnega razmerja: • najete poslovne prostore uporabljal s skrbnostjo dobrega gospodarja, • poravnal vse stroške, ki bi nastali po njegovi krivdi, • zagotovil vse protipožarne in varnostne ukrepe (tudi za varovanje blaga, ki se bo nahajalo v najetem prostoru, proti krajam ipd.). Najemojemalec ne sme dati najetih prostorov v podnajem ali jih kako drugače izroditi v rabo tretji osebi, prav tako najemojemalec najetih poslovnih prostorov ne sme prenavljati oziroma preurediti po svojih potrebah. Pogodbeni stranki sta soglasni, da je najemojemalec dolžan sam poskrbeti za varovanje in zavarovanje blaga in drugih premičnin, ki se bodo nahajale v najetih prostorih. Objekt najema škodno zavaruje najemodajalec. 6. člen Pogodbeni stranki se dogovorita, da ima najemodajalec pravico do vstopa v najete prostore kadarkoli v času rednega delovnega časa najemojemalca, zunaj tega ^asa pa po predhodnem pisnem obvestilu. 7. ^len Za najem prostorov iz prvega ^lena te pogodbe je najemojemalec dolžan plačevati mesečno najemnino v višini_eur. Najemojemalec je dolžan najemnino plačevati na transakcijski ra^un najemodajalca št:_, odprt pri _, in sicer najkasneje do petega v mesecu za tekoči mesec. Ob podpisu te pogodbe bo najemojemalec plačal tudi varščino v višini ene mesečne najemnine, ki jo lahko najemodajalec uporabi za kritje kakršnekoli škode, ki mu jo povzroči najemojemalec oz. za katero je odgovoren najemojemalec, vključno z neplačanimi najemninami. 8. člen Poleg najemnine iz 7. ^lena te pogodbe je najemojemalec dolžan posebej kriti tudi obratovalne stroške, vse stroške vzdrževanja (tekočega in investicijskega - le-tega glede na potrebe najemojemalca) ter vse tekoče izdatke, prispevke in druge dajatve, ki odpadejo na najete nepremičnine (npr. stroške za elektriko, vodo, ogrevanje in druge energetske stroške, nadomestilo za uporabo stavbnega zemljišča itd.), in sicer na podlagi računov oz. bremepisov, ki mu jih bo izstavil dobavitelj oz. izvajalec neposredno ali pa najemodajalec, za slednje z rokom plačila 10 dni od dneva izstavitve računa oz. bremepisa. 9. ^len. O škodi, ki nastane v najetih prostorih, mora najemojemalec takoj obvestiti najemodajalca. Najemojemalec odgovarja za škodo, ki jo povzroči sam, njegovi sodelavci, stranke, dobavitelji in sploh osebe, ki so z najemojemalcem v poslovnih odnosih. Zlasti odgovarja tudi za škodo, ki jo sam ali jo navedene osebe povzročijo na skupnih napravah, kot so vodne in energetske napeljave ipd. Na strani najemojemalca je dokazno breme, da škoda ni povzročena krivdno. 10. clen Najemojemalec lahko iz najetih prostorov odnese vse lastne premičnine in nepremičnine, ce jih je mogoče brez škode lomiti od celote. 11. clen Ta pogodba je sklenjena za določen čas od_ do__ Najemodajalec najemniku pred potekom roka sklenitve le-te najemnega razmerja ne more odpovedati, razen iz krivdnih razlogov. Ta najemna pogodba preneha veljati brez odpovednega roka v naslednjih primerih: • ce najemnik tudi po opominu najemodajalca uporablja predmetno nepremičnino v nasprotju s to pogodbo ali jo uporablja brez potrebne skrbnosti, tako da se dela ob^utnejša škoda; • ce v predmetni nepremičnini opravlja nedovoljeno dejavnost ali dejavnost, ki je v nasprotju s to pogodbo; • ce je najemnik v zamudi s plačilom najemnine za dva meseca od dneva, ko ga je najemodajalec pisno opomnil; • ce najemnik ne poravna stroškov, nastalih z uporabo predmetne nepremičnine, za dva meseca zaporedoma; • v primeru uničenja v najem danih stvari zaradi višje sile; • sporazumno z dnem, ki ga določita stranki, V primeru prenehanja veljavnosti te najemne pogodbe se najemojemalec zoper najemodajalca oz. z njegove strani pooblaščene osebe odpoveduje vsem zahtevkom iz naslova varstva neposredne posesti ter vsem odškodninskim zahtevkom s tega naslova. 12. clen Ob prenehanju najemnega razmerja je najemojemalec dolžan vrniti v najem dani prostor najemodajalcu v stanju, v kakršnem ga je prevzel, prost oseb, bremen in stvari, razen stvari, ki so bile v njem ob prevzemu. Najemojemalec ne odgovarja za obrabljenost poslovnih prostorov, nastalo zaradi normalne rabe. Ob vrnitvi v najem dane stvari se sestavi primopredajni zapisnik, ki ga podpišeta obe pogodbeni stranki. 13. clen Ta pogodba je sklenjena in velja od dneva, ko jo podpišeta obe pogodbeni stranki. 14. člen Pogodbeni stranki bosta morebitne spore iz te pogodbe skušali reševati sporazumno, č e to ne bo mogo če, pa je za rešitev spora pristojno stvarno pristojno sodišč e po sedežu najemodajalča. 15. člen Spremembe in dopolnitve te pogodbe so veljavne le v pisni obliki. 16. člen Ta pogodba je sestavljena v štirih enakih izvodih, od katerih prejme vsaka pogodbena stranka po dva izvoda. V/na,_ Najemodajaleč Najemojemaleč (podpis) (podpis) Dohodki iz nepridobitne dejavnosti v letu 2009 po novem V Uradnem listu Republike Slovenije, št. 68/2009, je bil objavljen Pravilnik o spremembah in dopolnitvah Pravilnika o opredelitvi pridobitne in nepridobitne dejavnosti (v nadaljevanju Pravilnik). Vse spremembe in dopolnitve se uporabljajo od 1. januarja 2009 dalje. Najve čja novost je, da za poslovno leto 2009 dohodki iz pridobitne dejavnosti niso več dohodki iz opravljanja javne službe iz javnoflnan čnih virov in namenska javna sredstva. Morebitna sredstva za izvajanje javne službe iz drugih virov (kot so npr. dopla čila uporabnikov) pa se obravnavajo kot pridobitni dohodki. Kot izhaja iz pojasnila durs (št. 4200-163/2009), se po novem k dohodkom iz opravljanja nepridobitne dejavnosti štejejo tudi obresti za sredstva na podra čunih, ki so vključeni v sistem enotnega zakladniškega računa (ezr) države oziroma ob čin, ter obresti za vloge, naložene v okviru sistema ezr države oziroma ob čin (peta alineja prvega odstavka 3. člena Pravilnika). Tako so od 1. januarja 2009 za šole in vrtče dohodki iz nepridobitne dejavnosti naslednji: 1. dona čije * brezpogojno pla čilo oziroma prispevek v denarju ali naravi oziroma * zneski ali stvari, ki jih šola ali vrte č dobi od fizičnih in pravnih oseb brez obveznosti vra čila in se ne nanašajo na pla čila za proizvode ali storitve, katerih kup či so te osebe, * za dona čijo se šteje tudi izkupi ček oziroma denarna protivrednost sredstev, zbranih v akčiji zbiranja odpadkov in materiala, primernega za re čikliranje; 2. sredstva za izvajanje javne službe iz javnoflnančnih virov; 3. namenska javna sredstva (sredstva iz državnega in občinskih proračunov). Dohodki iz pridobitne dejavnosti v primeru šol in vrtcev pa so: 1. sredstva za izvajanje javne službe, ki niso sredstva iz javnofinan^nih virov (npr. doplačila uporabnikov); 2. banane obresti, razen obresti na transakcijskih rakunih in obresti zavezane vloge pod 1.000 eur letno; 3. dividende in drugi dohodki iz naložb; 4. dohodki od prodaje blaga in storitev; 5. najemnine in druga planila iz oddajanja prostorov zavezanca, drugih zmogljivosti zavezanca ali opreme drugim osebam; 6. dohodki, doseženi z odsvojitvijo osnovnih sredstev. Pri opredeljevanju pridobitne ali nepridobitne dejavnosti oziroma dohodkov iz opravljanja pridobitne ali nepridobitne so pomembna tudi dejstva in okoliščine posamezne pravne osebe pri opravljanju dejavnosti in doseganju dohodkov. Nasvet. To besedilo lahko uporabimo kot sklep k Pravilniku o računovodstvu za leto 2009, z namenom opredelitve dohodkov iz pridobitne in nepridobitne dejavnosti, ki izhaja iz Pravilnika o spremembah in dopolnitvah Pravilnika o opredelitvi pridobitne in nepridobitne dejavnosti, objavljenega v Uradnem listu Republike Slovenije, št. 68/2009, in pojasnila durs št. 4200-163/2009. PriporoCCena literatura Bryce, J. H. 2000. Financial and strategic management for nonprofit organizations. 3. izdaja. San Francisco: Jossey-Bass. Cerar, M. B.l. Revidiranje poslovanja javnih zavodov s področja izobraževanja. Http://www.ravnatelj.si/upload/fckeditor/file/ dokumenti/Bled_12_13_10_09/revidiranje_mag_metka_cerar.ppt. Gorjup, M. B.l. Računovodstvo javnih financ: register tveganj. Seminarsko gradivo, Planet Gv. Gostiša, M. 2008. Uvajanje registra tveganj. Http://www.unp.gov.si/ fileadmin/unp.gov.si/pageuploads/notranji_nadzor/uvAJANJE _REGISTRA_TVEGANJ.ppt. Kotar Pal^i^, B. 2006. Praktični primer uvajanja upravljanja s tveganji. Ministrstvo za finance, november. Navodilo o pripravi zaključnega rakuna državnega in občinskega proračuna ter metodologije za pripravo porodila o doseženih ciljih in rezultatih neposrednih in posrednih uporabnikov proračuna. Uradni list Republike Slovenije, št. 12/2001 in št. 10/2006. Obrazec 4 tp MiR-07: nip Priloga 4 - Register tveganj. Http://www.tia.si/shared_files/Razpisi/2007/TpMiR07/obrazec4c.pdf. Pravilnik o sestavljanju letnih poroCil za proraCCunske uporabnike in druge osebe javnega prava. Uradni list Republike Slovenije, št. 126/04. Pravilnik o usmeritvah za usklajeno delovanje sistema notranjega nadzora javnih finanC. Uradni list Republike Slovenije, št. 72/2002. Pravilnik o pripravi finanCnih naCrtov posrednih uporabnikov državnega in obCCinskih proraCCunov. Uradni list Republike Slovenije, št. 91/2000 in št. 122/2000. Štrus, M. 2008. Obvladovanje tveganj in izjava o oCeni notranjega nadzora javnih finanC v obCini. Revizor, št. 2: 7-29. Smernice za standarde notranjih kontrol intgsai. 1995. Ljubljana: Slovenski inštitut za revizijo. Twinning ProjeCt si 04/1B/F1/01. 2004. Http://www.unp.gov.si/fileadmin/ unp.gov.si/pageuploads/notranji_nadzor/Notranje_kontrole.pdf. Univerza v Mariboru. 2006. Navodilo za upravljanje s tveganji na Univerzi v Mariboru. Http://www.uni-mb.si/dokument .aspx?id=10865. Urad Republike Slovenije za nadzor proraCCuna. 2004. Usmeritve za notranje kontrole. Http://www.unp.gov.si/fileadmin/unp.gov.si/ pageuploads/zakonske_podlage/usmeritve_notr_kontr.pdf. Zakon o raCCunovodstvu. Uradni list Republike Slovenije, št. 11/2001, 20/2006. Zakon o javnih finanCah. Uradni list Republike Slovenije, št. 56/2002.