Mxkxja - Pochjídj - Stališča - Phrdukj] prenova sodelovanja Marta Bužič Uvodne misli Vse več beremo člankov in knjig o prenovi poslovnih in informacijskih sistemov. Tudi ta prispevek govori o tej temi, vendar obarvano malo drugače: namreč o prenovi našega načina sodelovanja, kajti brez tega ne bo mogoče uresničiti zamisli o povezanih procesih in organizacijah. Živimo v času velikih sprememb, v času prehoda v novo dobo. Na razpolago imamo tehnologijo s katero se lahko povežemo na razne načine, s katero lahko zgradimo kompleksne sisteme, s katero lahko komuniciramo na daljavo itd. Izmislili smo si tudi metode, ki nas varno vodijo po poti izgradnje velikih sistemov. Pa vendar je še zelo malo sistemov, kot bi jih želeli: celovitih, povezanih, odprtih in tudi takšnih, ki jih lahko vzdržujejo in dograjujejo uporabniki sami. Večkrat ugotovimo, daje stanje sedaj celo slabše kot je bilo pred leti. Po svoje pa je to tudi razumljivo. Stari sistemi niso več ustrezni, novih nam še ni uspelo zgraditi. Staro se mora podreti, da ho dalo prostor novemu. Kaj nam torej manjka, da bi hitreje prišli do novega, boljšega? Predvsem dvoje: znanje in sodelovanje. Spoznanje, da brez znanja ne bo mogoče, se jača a je zaenkrat še premalo prisotno. Še manj pa je prisotno spoznanje, da je dobro sodelovanje (in interdisciplinarni pristop) glavna priložnost za hitrejšo gradnjo novega. Zakaj ne znamo bolje sodelovati? Predvsem bi mi vsi morali znati bolj ceniti drug drugega, se bolj poslušati in upoštevali. Dojeti bi morali dragocenost različnosti naših pogledov. To je eden od temeljev za skupno ustvarjalno delovanje. Verjamem, da prihaja čas, ko bomo sposobni svoja različna mnenja sestavljati kot lego kocke in pri tem ustvarjalnem početju uživati. Dobra sposobnost sodelovanja nam bo olajšala celovit pristop pri reševanju problemov oz. oblikovanju rešitev. Celovitost gledanja na izgradnjo poslovnega sistema in s tem tudi informacijskega sistema, ki je le njegov del, je danes nujna. Saj kadar danes govorimo o prenovi poslovanja, mislimo na oboje, ker sodobnega poslovanja in informacijske podpore enostavno več ne moremo ločiti. slika 1: razcvet v novi dobi Preurejanje podjetja Prenova ali popularno relnženiring" ali tudi preurejanje je Uveljavljajo se nove organizacijske oblike. Primerjajmo jih s nov, sodoben pristop za obvladovanje poslovnega sistema. Osnovni cilj prenove je iskanje inovativnih organizacijskih oblik, ki povečujejo konkurenčno prednost, ker omogočajo boljše zadovoljevanje potreb odjemalcev. Preoblikovano podjetje je sposobno odjemalcem hitro ponuditi kvalitetne in raznovrstne proizvode boljše kakovosti, ki so izdelani z manjšimi stroški. Nastane torej organizacija, ki je "vitka", kftr ima malo vmesnih vodij, malo zalog in nima nepotrebnih stroškov s slabo kakovostjo. V taki organizaciji ljudje spet radi delajo, ker sta njihova vloga in prispevek mnogo bolj cenjena. starimi: stare nove ločevanje odločanja in izvajanja razširitev odgovornosti inteligenca v planiranju ne pa vračanje inteligence v tudi v izvajanju Izvajanje delitev dela združevanje dela v logične procese, širjenje delovnih nalog i --► proccso slika 3: Členjenje procesov glede na specifičnosti 2 3 J ■i n iMNKVIA - PfHilJiDI • STALIŠČA - PltKDLHUI Bistven element, ki omogoča novo oblikovanje procesov, je informacijska tehnologija. Izkoriščanje skupnih podatkov za vse oddelke enega podjetja, lahko pa tudi za dobavitelje (včasih celo kupce), omogoča opuščanje mnogih dokumentov in evidenc. Že sama uvedba močnejše informacijske tehnologije tudi olajša prenovo. Hiter vpogled v podatke dovoljuje menedzerju procesa, da nadzira velik obseg dogajanja in pravočasno ukrepa. Menedžer ali lastnik procesa je nov, pomemben pojem. Nujno je namreč, da za proces nekdo odgovarja. Pri današnji organiziranosti so ljudje običajno odgovorni za delo oddelkov, ne pa za konkretne rezultate. ■ Kdo je napr. odgovoren za izpolnjevanje naročil a!i dobavo izdelka do odjemalca? Od sprejema naročila do realizacije jc vključenih kup oddelkov in ljudi, nikogar pa ni, ki bi imel pregled čez to ali je naročnik dobil to kar je želel. ■ Kdo je odgovoren za razvijanje novih izdelkov? Zaposleni v oddelkih za raziskave in razvoj, v financah, v proizvodnji in drugje so vpleteni, resnično odgovoren pa ni nihče. Z razdrobljenimi procesi in specializiranimi skupinami v podjetjih, zasnovanimi na tehnologiji iz prejšnjega stoletja ni mogoče uresničiti današnjih potreb. Primeri procesov in prioriteta preurejanja Procesi postanejo oprijemljivejši, čejm damo smiselna imena, npr: ■ od nabave do pošiljke ■ od zasnove do prototipa ■ od naročila do plačila ■ od ideje do proizvoda itd Ko so procesi opredeljeni, je treba postaviti prioriteto preurejanja procesov. Vsega običajno nt mogoče preureditri naenkrat. Merila za določitev prioritete so: ■ v katerih procesih je največ težav ■ kateri procesi so najpomembnejši za odjemalce podjetja ■ katere procese je trenutno najlaže preurediti Kako spoznamo procese z največ težavami Simptom: Pretirana izmenjava informacij, podvajanje podatkov in njihovo vnovično vnašanje Bolezen: Samovoljna razdrobljenost naravnega procesa Simptom: Zaloge, rezerve in druga sredstva Bolezen: Okoren sistem za premagovanje negotovosti Simptom: Preverjanja in nadzora je več kot dodajanja vrednosti Bolezen: Razdrobljenost Simptom: Predelovanje in ponavljanje Bolezen: Neustrezne povratne informacije Simptom: Kompleksnost, izjeme in posebni primeri Bolezen: Širjenje enostavne osnove Spremenjena vloga izvajalcev: Od preprostih nalog do veirazsežnostnih del Za izvajanje združenih procesov so potrebni izvajalci, ki znajo opravljati več različnih del. Prihaja torej do večrazsežnostih del, kajti posameznik opravlja naloge vedno z vidika celotnega procesa. Zato pa odpade: preverjanje usklajevanje čakanje nadziranje iskanje... * Od nadzora k pooblastilom Ljudje dobijo pravico in dolžnost, da razmišljajo, presojajo, se dogovarjajo in odločajo (znotraj svojih kompetenc in dogovorjenih pravil in standardov). Za tak način dela postaja vloga posameznikovega značaja vse bolj pomembna. Vrste sprememb, ki se uveljavljajo, bi lahko takole strnili: prej potem delovne enote preproste naloge za preproste ljudi nadziranje poslušnost spoštovanje predpisov procesni tirni večrazsežnost na dela za pametne ljudi pooblastila pravica in dolžnost presojanja, dogovarjanja in odločanja lastna pobuda, smodisciplina, motivacija, odgovornost Vloga informacijske tehnologije Šele današnja informacijska tehnologija omogoča takšno oblikovanje procesov in odgovornosti, kot ga opisujemo v članku. Na osnovi smiselne izrabe tehnoloških možnosti lahko kršimo mnoga obstoječa pravila, ki nas ovirajo. Pogosto se niti ne zavedamo, kaj vse bi bilo moč delati enostavneje. Izredno pomembno je, da iščemo rešitve tudi za tiste težave, ki se jih niti ne zavedamo. Torej moramo te težave najprej osvetliti. Prelomna tehnologija nam omogoča nova pravila: Prelomna tehnologija Skupne poda [kome baze Ekspertni sistem/ Telekomunikacijske mreže Računalniška orodja za podporo pri odločanju Prenosi)/ računalniki in brezžični komunikacijski sistemi Tehnologija za avtomatska iskanje in prepoznavanje Visoko zmogljivi računalniki Nova pravila Informacije se lahko hkrati pojavijo na toliko mestih, kot je to potrebno Generalist lahko opravlja delo izvedenca Podjetje je lahko hkrati deležno koristi centralizacije in decentralizacije Odločanje je sestavina vsakega delovnega mesta Osebje na terenu lahko podatke sprejema In oddaja kjerkoli Stvari vam same povedo, kje so Načrti se revidirajo sproti Nenehno spremljanje tehnoloških dosežkov in učenje, kako te dosežke vključiti v oragnizacijo, mora biti trajno. Tako kot imajo podjetja oddelek za raziskave in razvoj, tako bi morala tudi imeti enote, ki bi skrbele za izkoriščanje vedno novih tehnoloških možnosti. u/KiitndNFORMATiKA iY[\exia * Pogledi - Stališča - Ptumuci Vloge pri preurejanju Ključ do uspeha preurejanja so - tako kot povsod drugod - ljudje. Brez vodje, ki ustvari vizijo in prepriča ter motivira sodelavce za tako velik podvig kot jc preurejanje, vsekakor ne gre. Le močno, predano, agresivno in strokovno vodstvo bo prepričalo vodje funkcionalnih enot, daje treba interese enot podredili interesom procesov. Vodja mora bit trdno prepričan v uspeh prenove, sicer ne bi zdržal vseh naporov predvsem pri prepričevanju sodelavcev o nujnosti in smislu tega prelomnega podviga. Zato porabi vodja pot Časa za prigovarjanje in pol časa za vzpodbujajnje in pomoč pri prenovi. Če vodja ni fanatično prepričan v uspeh, ne bo dosegel uspeha. Fanatik pa je, kot pravijo, človek, ki ne more in tudi noče spremeniti svojega prepričanja. Vodja poskrbi za opredelitev glavnih procesov in določi fast-nike-managerje le-teh. Lastniki procesov sestavijo ureditvene t/me. Naloga menedžerja procosa je, da omogoči timu ustvarjalno delo in da ščiti tim pred motnjami. Naloga tima pa je, da spozna obstoječe stanje in da predlaga nove inovativne poteke, ki maksimalno izkoriščajo današnje tehnološke možnosti. Tirni so sestavljeni iz notranjih in zunanjih sodelavcev. Notranji sodelavci dobro poznajo stanje in smisel posameznih obstoječih potekov. Zunanji sodelavci so s svojim nepristranskim gledanjem trt provokativnimi vprašanji, "zakaj pa mora to biti tako?" lahko "rušilni element", Zunanji rušijo obstoječe predpostavke in odpirajo oči za vznemirljive nove pogiedc na svet. Lastniki procesov sestavljajo nekak usmerjevalni odbor, ki skrbi za usklajevanje med posameznimi procesi. Rešujejo zadeve, ki presegajo okvir posameznih procesov. Okvirno takšno zasedbo priporočata Hammer in Champy. Vsaka organizacija pa se seveda za prenovo lahko organizira po svoje. Bistveno jc, da se zaveda, da: ■ teorija o delitvi dela, potreba po zapletenem nadzoru, in menedžerski hierarhiji preprosto več ne deluje in da H je treba uvajati procesno orientacijo oz. usmeritev k dejavnosti, katere rezultat je ustvarjanje nove vrednosti za kupce, končni namen pa njegovo zadovoljstvo. VODSTVO - us tvori novo vizijo ■ opredeli g I ovne procese ■imenuje lastnike proresov ■ zberejo ureditvene I i me LP iP USTNIKI PROCESOV skrbijo za j koordinati j o med procesi - ustvarijo pogoji za delo limov -»- TIMI (I)(j) oblikujejo nove procese in inovolivrte organizacijske rešitve na podlogi uporabe sodobne tehnologi|e in novih pogledov no vloge zaposlenih slika 4: Vloge pri preurejanju Viri: Božič M.: Gradimo informacijski sistem, gradivo za seminar, Maribor 1993 Jančev M., Božič M.: Z znanjem do znanja, referat na Dnevih slovenskega izobraževanja v okv/ru sejma Učila, Ljubljana 1995 Hammer M., Champy J.; Preurejanje podjetja, Gospodarski vestnih, 1995 Revija Uporabna informatika bo brezplačno objavljala v rubriki Koledar prireditev datume strokovnih srečanj, posvetovanj in drugih prireditev s področja informatike. Obvestila naj vsebujejo naslednje podatke; ime srečanja, datum in kraj prireditve, naziv organizatorja, ime in telefonska Številka kontaktne osebe. Pošiljajte jih na naslov: Slovensko društvo Informatika, v.i\ revijo Uporabna informatika, rubrika: Koledar prireditev, (i 1000 Ljubljana, Vožarsjtl pot 12. Objavljali bomo vsa obvestila, ki bodo prispela HO dni prod objavo revije. i ,f * milu ,«( NPOR MATI KA