iz arhivske zakonodaje
Pojasnila k nokaierim vprašanjem v zvo;:i s pravl-nikom o sestavi 111 vodenju ev donet arhivskega gradiva
Ježe Žontar
Dosedar.ja praksa je pokazala, daje potrebno nekatera določila pravilnika o sestavi in vodenju evidenee ar hivskega gradiva (Uradni lisi SRS, št. 34/81; popravek 2/81) Hoaalro pojasniti.1 Gre predvsem za vprašanja, povezana z oblikovanjem in poimenovanjem arhivskih fondov ter z načinom vodenja evidetre. Terminoloških sprememb pravilnika, do katerih bo moialo pri L zaradi sprejema ustavnih amandmajev (Uradni list SFRJ, št. ^0/88 ter U;adni list SRS, 5t. 32/89) ter zako.ta o podjetjih (Uradni list SFRJ, št. 77/88), se ne dotikamo.
Oblikovanje in poimennvanje arhivskih fondov
Arhivske fonde oblikujemo na podlag: provenienčne ga načela. celotno, pri enem ustvarjaleu končano gradivo, predstavlja en arl'Wsk' fond.
Kot ustvarjalce štejemo pravne osebe, tj. .nštitucije, ki jim je hila s pravnim predpisom pnznana pravna spo sobnost, oziroma institucije, ki imajo za pravne osebe tipične lastnosti. Te pa so predvsem organizacijska enotnost, premoženjska samostojnost ter nastopanje v svojem imenu. Kot ustvarjalee arhivskega gradiva štejemo tudi fizične osebe.
Provenienčnega načeia ne upoštevamo pri grauivu, v katerem so bile že pred pnvzcmom v arhiv načrtr.o združene enote različ.-.ega izvora. Tu ne gre nit! za raz lične eele fonde, ki jih je npr. prevzel ustvarjalec in jih je lahko ločiti, riti ni prišlo do pomešania zaradi malomarnosti. Do načrtnega zaruzenja lahko pride tedaj, če je organ nadaljeval s postopkom in obravnaval prevzete zadeve kot svoje predspise. Ali pa, ko je pristojnost za določeno dejavnost ob reorganizacijah pnšla od enega orgar.a na drugega, pa so se skupaj s prenosom pristojnosti precali nasledniku tuai ustrezni deli fonda. Dogaja se, da pri organu, ki je nasledil eelo vrsto kompletnih fondov, iz teli fondov cdberejo in združijo najvarnejše gra-
divo o določenem področju.
Praviloma pa je treba dokumente, do katerih je prišel pesameznik pri službenem delu, iz osebnih fondov vložiti na svoje mesto.
Tudi pri arhivskih zbirkah, ki združujejo istovrstne dokumente (npr. srednjeveške listine, načrte, foto^iafl je ipd.), ne smimo — kjer je to nto^oče — p reki riti provenienčne z\eze s fondom. Take dokumente smo "oôili iz arhivskih fondov, kei jih je treba zaradi posebnih oblik ali velikosti hraniti ločeno. Ni pa pravilno, da jih razvrstimo npr. zgolj kronološko, marveč je potrebno do ki.mente ste pro/enienee v okviru zbirke razvrstiti sku paj Pioveniencno zvezo med zbirko in fondom moramo prikazat1 tudi v vodniku po fondih in zbirkah arniva.
Praviloma štejemo kot ustvarjalca arhivskega fonda pravno oseoo in ne posamezne organe, oddelke ali reso: je. Poznamo pa tudi več izjem.
Včasih je potrebno paradi velikega absegn gradivo, ki nastaja pri ustvarjalcu, deliti. Tedaj lahko oblikujemo ai hivske fonde;
a)	na podlagi organizacijskin enot. ki so snmostoino vodile administrativno-tehnično poslovanje (npr. arhivski fondi republiških upravnih organov; isto načelo je bilo uporabljeno tudi pr. oblikovanju fondov ljubljanske mestne občine),2
b)	rta podlag: zaključenih časovnih ob&ohij, pri čemer n-. gre avtomatično za posamezne pievzeme gradiva niti za manjSe količine grad va. Tako je treba razumeti določbo 2. člena pravilnik? o seUavi in vodenju evidence arhivskega gradiva, kc govori o akcesijskem fondu Pn tem ne gre za nekakin: delne fonde, kot bi se dalo razumeti iz pravilniki Sploh bi bilo potrebno v 2. členu pravilniki, izpustiti besedilo 'lanko pa tudi časovno omenjeni del fonda, če je arnivski fond feo Lakih delih prevzel in če ga nc takih delih hrani (akeesijski fonJ)", zato pa bi morah v Drverr odstavku 3. člena doaati, da ie izjemoma lahko arhivski fona tudi časov-
ARi El Vi XII 1989
103
no omejeni del gradiva ustvarjalca. Tc pomeni, da funti po preteku daljnega cascvu :g: razdobja (ko tuai ni po trebno več računati s tem. da bi naknadno našli njegove uete) zaključimo obenem pa ga na novo nastavimo S tem omogočimo, da končnega urejanja ni potrebno prestavljati v nedogled, tc p? je glavni namen opisane možnosti.
Izjemoma, neodvisno od obsega gradiva, pa lahko oh' likiijcino arhivski fond na podlagi posamezne organiza, cijske enote ali resoria, kauar gre za organizacijske enote ali resoije, ki so večkrat menjali pripadnost nekemu organu ali pa so bili določen čas tudi samostojni ustvarja' Ici. Mera pa obstajati v gradivu administrativno' teh nič' na kontinuiteta.
Samostojen arhivski fond predstavlja nadalje giadivo posamezne organizacijske enote ali temeljne organizacije zuruženega dela tudi tedaj, če ima svoj sedež zunaj Dbmočja pristojnega arhiva (glede na sedež organizacije o iiroina organizacije združenega dcia). Tako je treba razumeti določbe 2 odstavka 3. člena pravilnika o sestavi in vodenjn cvidencc- arhivskega gradiva.
Z? navedene primere organizacijskih enot, resoijevin temeljnih organizacij zdrnženega ilela uporablja umenje-nt pravilnik izraz "organizacijske enote, ki imajo posebne lastnosti" ki pa ni dober
Vse. na izjemen način oblikovane arhivske fonde niO' ramo sicer obravnavati kot običajire fonde. To pomeni da dobijo svoje Številke, svoje kartico v registru, arlriv ske enote se samostojno oštevilčijo, ncouvisno od preos-talega(ili) fonda(ov) istega ust/aijaica itd. Toda v vod' niku po londih in zbirkaii arhiva pa moramo priku »ati provenienčno celoto skopaj.
Praviloma Štejemo kot nstvarialca eno pranro oseb« Pri dclcvnih organizacijah je osnova za oblikovanje arhiv skegp fonda gradivo organizacije združenega dela, nc pa temeljne organhacije zdrnienega dela (2. odstavek 3 člena pravilnika o sestavi in vodenjn ividjncc arhivskega gradiva), čeprav je temeljna organizacija pravna oseba.
V okviru londov naletimo pogosto na majhne celote gradiva, ki sicer predstavljajo po izvoru svoj Ibnd Razloči za to so prav različni. Ustvarjalec jc npr. prevzel gra divo v hranjenje ali pa je za druge ustvaijalcc vodil ad ministrativno-tehnično poslovanje iir je pri njem gra divo ostalo, itd. Pri tem ne irjslimo na take celote gradiva, ki jih bomo izdvojili in obdelali kot lond, mai več le ra drobce fondov. Pogoj je seveda ta, daje drobec fonda vse, kar se je od gradiva ustvaijalca ohranilo. Pri' mer1 v fondu Osnovne šole lic roja Fra/ica Vukovca, Preska so vsebovniri tudi drobci fondov Krajevnega šoh skega odbo/a Preska 1877—1942, Enorazredne tovarniške ljudske šole v Cioričanali 1909-1917, nižje gimnazije Preska 1950-1958 ter Zveze prosvetnih detav' cev podružnice Ljubljana Dkolica vzhodni del 1945-1951. Obravnavane drobce je treba v fondu pustiti. Po načelu, da je osnova za prikaz gradiva v -odniku po fondih arhiva ustvaijalcc bomo v vodniku tudi v takih primerih prikazali vsako provinienčno celoto posebej.
Vcasin dobi arlriv d;obcc fondov samostojno v ar-niv. Pod pogojem, da jih ni mogoče uvrstiti v ustrezni fond. ker ga ni, jih je priporočljivo združevati v zbirnem fondu. V njeni omenjenilr drobcev ne s neme peme šati. Čc bi naili ustrezne fonde, jim je treba drobce priključiti Poleg tega prinašajo posamezniki v arhiv npr. po kako listino, zanimivo spričevalo, plakat, lazgla:, ipd. če ne gre za neko zbirko, ki jo je oblikoval prina-Šalcc (in jo po njem običajno tudi imenujemo) in ne so-
dijo ti dokumenti v noben fond, jili tudi uvrščamo v zbirni fond. Izjema so posamezne vrste gradiva (npr fotografije, itd.j, ki zaradi posebnih lastnosti, sodijo v določene zbirke.
Kadar pride pri ustvarjalcu do porebno velikih spre incnib glede njegove funkcije ali območja (zadnje pi liaja v pošiev pri oblastnih organih), lahko fend deli-mu. Vendar pa se moramo vpraiati. če jc delitev sni -sclna, potrebna in racionalna. Sprememba državne pri' padnosti ali pa družbenega reda sama po sebi irsta zadostni raziog za rajincje vanje arhivskih fondov. Ne glede na to pa je možno, da npr. v vodniku po fondih m zbirkah arhiva prikažemo gradivo - če bi bilo to pctrebilo - po nekih časovnih obdobjih Zate paše ui potre' bno deliti fondov.
Drugačno stališče zastopa pnporočilo o pogojih in načini, oblikovanja arhivskega fonda in arhivske zbirke, ki jo je sprejela Zveza arhivskih" dclavccv Jugoslavije.4 Toda ripoštevati je treba, da lahko pride npr že v nekem mestu v teku stoletja večkrat do sprememb pravnega značaja mestnih otgariov, vendar bemo arhivski fond vodili kontinuirano in brez prekinitev, saj razmejitev ne hi bila smiselna, lirez smisla ju bilo npr deliti republiške fonde v Sloveniji leta 1947, ko se je ni podlagi mirovne pogclbc z Italijo območje LR Slovenije povečalo za Slovensko primorje
Tretji člen pravilirika o sestavi in vodenju evidence arhivskega gradiva določa, da se arhivski fond praviloma imenuje po zadnjem nazivu organizacije osiroma organizacijske enote1, od katere izvira. To določilo bo po> tiebuo dopohriti, lake. da bo letovalo načelo: arhivski lond se imciiujc po ustvarjalcu arhivskega gradiva. Ceje ustvaijalcc spreminjal svoj naziv, se imenuje lond — potem ko je zakijncen - po zadnjem nazivu ustvarjalca oziroma po tistem nazivu, ki jc bi! najdalj v uporabi, ali ki najbolje karakterizira arhivski fond. Pred tem pa je mogoče ostati pri prve tire m nazivu ali pa preiti na no> vej sega. Če sedež ustvarjalca ni vsebovan v imenu fonda, ga dodamo, z izjeme fondov fizičnih, oseb, kjer sedeža ustvarjalca ire iravajamo. V imenu fondov nc uporabljamo kratic.
Primer: Fondi krajevnih oziroma mestnih ljudskih odborov so bili zaključeni z 31. julijem 1952. Tedaj so pričeli z delom ljudski odbori občin Ti so pogosto spreminjali svojn funkcijo, organizacij o, območje in naziv, vendar je treba ire glede na to voditi gradivo ljud skih odborov oziroma skupščin občin, njihovih izvršilnih organov ter upravnih organov od leta 1952 dalje kor en fond. Tega načela se drži tudi vodnik za SR Slovenijo, k: je izšel v seriji Arhivski fondi in zbirke v arhivih in arhivskih oddelkin v SFRJ če bi bil fond sedaj zaključen bi mi i verjetno dali ime občinska skupščina ... Krajevni uradi so organi občine ir. njihovo gradivo ne predstavlja posebnih londov.
Vse spremembe imena ustvariaka so sestavni del registra fondov.
V^d^nje cviaenc arhivskega gradiva
V prevzemno knjigo je treba vpisati vsak prevzem ar liivskega gradiva pod novo zaporedno številko, ne glede na njegov obseg in dejstvo ali je bil npr. del fonda že prevzet. Koristno je v opombah navajati Številko londa, Zlasti se to kaže v primerih, če jc bilo pri strokovni obdelavi iz prevzetega gradiva oblikovaiiih več fondov
] 20
ARHIVI XI] 1989
Prav tako je koristno v opombah navajat) Številke prejšnjih in kasnejsiii vpisov v prevzemni knjigi, kadar gre za isti fond.
Register fondov vsebuje podatke, ki so potrebni za vodenje evidence arhivskega gradiva. Osnova evidence je arhivski fond oziroma arhivska zbirka kot celota. Za informacijo o vsebini arhivskega gradiva to seveda ne zadošča; za ta namen imamo arhivske vodnike in pripomočke za uporabe.
Na podlagi 9. člena pravilnika o sestavi in vodenju evidence arhivskega gradiva se vod1 register fondov v obliki kartoteke. Brez dvoma se lahko vodi tudi računalniško, vendar je lrcba vztrajati, da se ob"ezno /odi tudi v obliki kartoteke žc zaradi varnosti podatkov. N' predpisano Kako se vodi dokumcnlaeija, ki je del registra for.dov (10. člen), vendar je ze ustaljena pmkia oblika dosjejev. Seznam SteviJk fondov je pripomoček in ga piavilnik ne predpisuje, je p? nujno potreben (v komentaiju k 9. členu se omenja seznam kartic) Potrebno ga je voditi v obliki knjige (knjiga Številk fondov).
V	primeru če bi gradivo fonda v celoti izločili, je treba Josje o fondu hraniti trajno, seveda ne več kot dcL registra (2 odstavek 6 člena pravilnika o odbiranju in izročanju arhivskega gradiva arhivu, Uradni list SRS, št. 34/81; popravek 2/82). Iz dokumentacije mora biti v takih primerih tudi razvidno, zakaj in ktaj je bil fond izločen oziroma nnicen Ker izločenih fondov ne vodimo v registri: fondov, prihaja na ta način do praznih Številk v cvic'enci, s čemer pa bc treba nekaj časa še računati. Prazne Številke je treba zasesti z novimi fondi.
V	dosjejih fondov hranimo tudi sezname mikrofilma nega in konsmiraniga oziroma resta vri ranega arhivskega gradiva, ne pa npr. reverzov o izposoji gradiva in poduo-nc
' Spremeniti bo potrebno določilo 9. člena pravilnika o sestavi in vodenju evidence arhivskega gradiva k: določa, da je potrebno arhivsko gradivo vpisati v register fondov najpozneje v 15 dneh potem, ko je bilo preneseno v arhiv Rok ni realen in ga b o treba podaljSati na tri mesece. Er.ako je treba podaljSali do konca marca vsakega leta rok. ko morajo arhivi dostaviti Arhivu SR Slovenije (po stanju 31. decembra preteklega leta) dvojnike vseh kartic, s katerimi se vedijo registri fondov v arhivih in ki so bile na novo nastavljene ali pa sc bili vanje vnešeni novi podatki
Eri vpisovanju v kartico registra fondov v arhivu je treba upoštevati nasl"dnja pravila;
Če pride do spremembe imena fonda, se v rubriki 'Ime fonda" dotedanje ime vidno prečrta in napiše novo.
Zaporedna Številka' v registru fondov predstavna signaturo fonda (9. člen pravilnika o strokovni obdelavi in izdeiavi pripomočkov za raziskave arhivskega gradi /a, Uradni list SRS, St. 11 /88) in je neodvisna od klasifikacije fondov Biti mora enotna (.brez podStevilk),
V	rubriki "Številka v prevzemni knjigi" se vpisujejo vse Številke, pod katerimi so v prevzemni knjigi vpisani posamezni prevzemi gradiva istega fonda.
V	rubriki "Organizacija, urgar.izacijska enota oziroma oseba, od katere izvira arhivsko gradivo ter čas njihovega
obstoja" se vpisujejo vsi nazivi, ki jih je uporabljal ustvarjalec fonda ter pripadajoča leta. Posebej je treba navesti podatke za ustvarjalce priključenih drobeev fonda (z navedbo: vsebuje tudi). Praksa jc pokazala, da je koristno voditi kazalke za take ustvarjalce.
Rubrika "Začetno in končno leto obdobja, v katerem je nastalo aihivsko gradivo" se nanaSa na arhivski fond kot celoto ter se pri nezaključenem fond" popravlja in to tako, da so popravki vidni. Ktidar je fondu dodano gradivo, ki jc i. stale pred začetkom delovanja ustvaijah ca (prtdspisi. drobci starejših fondov), ni potrebno to z letnico posebej označiti, ker nam primeijava s časom ob stoja ustvarjalca to pojasnjuje. Začetna letnica pomeni torej letnico najstarejšega gradiva v fondu, ne glede na proveiienco. Gradiva iz časa pc prenehanju e'elovanja ustvarjalca v načelu naj ne b' bilo v loniln. Če je novi ustvarjalec neka gradiva nadaljeval (r.pr. razne evidence, kronike ipd.), sodijo fizične celote gradiva v novi fond kot predspisi.
Rubrika 'Količina' sc navaja na oba načina: v obliki metraže gradiva (na eno decimalko) ter s Številom tehničnih enot (škatcl, fasciklov, knjig, map ipd.). Kadar znaša količina gradiva manj kot 0,1 tekočega mctra.se navajajo le tehnične enote. Metraza gradiva predstavlja dejansko metrazo gradiva, ne pa polic, ki jih zavzema gradivo na polici. Pri nezaključenih fondih se količina na viden način popravlja,
V	rubriki "Pop>si, inventarji ii1 drugi pripomočki" je potrebno navesti pripomočke ki sc izdelani za celotni fond ali pa njegov del (npr. za določeno serijo), vedno pa samo uporabne pripomočke1, tiste, ki so postali neuporabni, vidno prečrtamo Med pripomočke štejemo tudi sezname gradiva. Spisovnih evidenc ne navajamo, saj moraio biti razvidne iz seznamov oziroma popisov.
V	"Opombah" je priporočljivo navesti lokacijo gradiva v skladiScu.
Obrazec kartice ne upošteva naiboljc razporeditve prostora za vpise. Zato si je treba pomagati s pranim prostorom v rubriki "Opomoe" ah pa z dodatno (prazno) kartico (npr. za podatke o ustvarjalcih, ki sc lahko zelo obsežri).
OPOMBE
1	Prim, korreniar k pravilniku, ArliivilV.il 1—2, Ljubtja na .981.str. 27-3t,-
2	Sergij Vilfan (s sodelovanjem kolektiva ustanove), 60 lei NtMtn?ga arhiva tj ubija n škrga Ljubljana t95<),sli. tOt—125,—
3	Glede lerrnina zbirni font] prim. Dictionarv of Archival Terminology, International Council on Archives/Conseit International des Archives, Handbooks 3, ly84, str. 46.4 Prepciuka c uslovima i načinu abmovanja arhivskog fonda i arhivske zbirke Arliivist XXXV/lJSf, St. t-2, str. 284 ■ 300 Prm. tudi članek Danice Gavrlbvič. t-ormiranie arhivskog fonda Arliivist XXX11 it. t- 2, Jtr. 28 -41.-