Arhivi 26 (2003) št. 2, str. 297-298
Iz prakse za prakso
297
Iz prakse za prakso
Priporočilo Sveta Evrope glede dostopa do arhivskega gradiva
Priporočilo št. R (2000) 13 Odbora ministrov državam članicam o evropski politiki glede dostopa do arhivskega gradiva, ki ga je izdal Svet Evrope1
(sprejel ga je Odbor ministrov 13. julija 2000 na 717. srečanju namestnikov ministrov)
Odbor ministrov, pod pogoji iz 15. b člena Statuta Sveta Evrope,
-	glede na to da je cilj Sveta Evrope ustvariti tesnejšo povezavo med njegovimi članicami in da se ta cilj lahko doseže s skupnimi ukrepi na kulturnem področju;
-	glede na Konvencijo o varstvu človekovih pravic in temeljnih svoboščin, zlasti 8. in 10. člena, in Konvencijo o varstvu posameznikov pri avtomatski obdelavi osebnih podatkov (ETS št. 108);
-	glede na Priporočilo (81) 19 Odbora ministrov državam članicam o dostopu do informacij, ki jih hranijo javni organi, in Priporočilo (91) 10 Odbora ministrov državam članicam o posredovanju osebnih podatkov, ki jih hranijo javne institucije, tretjim osebam;
-	glede na to da so arhivi bistven in nenadomestljiv del kulture;
-	glede na to da zagotavljajo preživetje človeškega spomina;
-	ob upoštevanju naraščajočega zanimanja javnosti za zgodovino, institucionalnih reform, ki se trenutno izvajajo v novih demokracijah, in izjemnega obsega sprememb, ki potekajo pri ustvarjanju dokumentov;
-	glede na to da država ni demokratična v celoti, dokler vsak od njenih prebivalcev nima možnosti, da na objektiven način spozna elemente njene zgodovine;
-	ob upoštevanju kompleksnosti težav, ki zaradi številnih razlik v ustavnih in pravnih okvirih zadevajo dostop do arhivov tako na državni kot mednarodni ravni, nasprotujočih si zahtev po preglednosti in tajnosti, varovanja zasebnosti in dostopa do zgodovinskih podatkov, glede česar v vsaki državi prevladuje drugačno javno mnenje;
-	ob priznavanju želje zgodovinarjev, da bi preučevali, in civilne družbe, da bi bolje razumela kompleksnost zgodovinskega procesa na splošno, zlasti pa tistega v dvajsetem stoletju;
Priporočilo je dostopno tudi na: http://cm.coe.int/ta/rec/2000/2000rl3.htm
-	zavedajoč se, da bi boljše razumevanje nedavne evropske zgodovine lahko pripomoglo k preprečevanju sporov;
-	glede na to da je zaradi kompleksnosti vprašanj, ki zadevajo odpiranje arhivskega gradiva, treba sprejeti evropsko politiko o dostopu do arhivskega gradiva, ki bi temeljila na skupnih načelih, skladnih z demokratičnimi vrednotami;
priporoča, da vlade držav članic sprejmejo vse potrebne ukrepe, da bi:
i.	sprejele zakonodajo o dostopu do arhivskega gradiva, ki bi jo navdihnila načela, zastavljena v tem priporočilu, ali da bi že obstoječo zakonodajo uskladile s temi načeli;
ii.	priporočilo v največji možni meri posredovale vsem zadevnim organom in osebam.
Dodatek k Priporočilu št. R (2000) 13
I. Definicije
1. Za namene tega priporočila: a. beseda "arhivi"*- pomeni:
i.	kadar je pisana z malo začetnico: vse dokumente ne glede na datum, obliko ali medij, ki jih je ustvaril ali prejel kateri koli posameznik ali pravna oseba v obdobju svojega delovanja in jih predal Arhivom v trajno varstvo; če ni drugače določeno, se to priporočilo nanaša samo na "javno arhivsko gradivo", torej tisto, ki je nastalo pri javnih organih;
ii.	kadar je pisana z veliko začetnico: javne ustanove, ki so zadolžene za varstvo arhivskega gradiva;
Beseda "arhivi" v pomenu arhivsko gradivo. V angleščini uporabljajo besedo "archives" tako za arhivsko gradivo kot za arhivske ustanove. Zgornji definiciji se nanašata na angleško besedo "archives", pisano z veliko oziroma malo začetnico. V tem besedilu smo archives" prevajali kot arhivsko gradivo, "Archives" pa kot arhivske ustanove
298
ARHIVI 26 (2003), št. 2
Iz prakse za prakso
Priporočilo Sveta Evrope glede dostopa do arhivskega gradiva, str. 297-298
b.	beseda "dostop" pomeni:
i.	nalogo, dodeljeno arhivom, da dajo uporabnikom na razpolago gradivo, ki ga hranijo;
ii.	izpolnjevanje te naloge;
c.	"dostop do arhivov"« pomeni možnost uporabe arhivskih dokumentov skladno z državno zakonodajo. To pojmovanje dostopa ne zajema izkoriščanja dokumentov, ki omogočajo izdelavo izpeljanih produktov, kar naj bi bilo predmet posebnih sporazumov;
d.	"uporabnik" je katera koli oseba, ki uporablja arhive, z izjemo osebja, zaposlenega v arhivih;
e.	"varovani osebni podatki" so vse informacije, ki se nanašajo na določenega ali določljivega posameznika (osebo, na katero se podatki nanašajo) in na podlagi zakona, regulativnih besedil ali po mnenju sodišča ne morejo biti posredovane javnosti, ne da bi bili ogroženi interesi te osebe.
II.	Zakonodajna in ureditvena besedila
2.	V evropskih državah je odgovornost oblikovanja splošnih načel, ki urejajo dostop do arhivov, v rokah zakonodajne oblasti in naj bi bila urejena s parlamentarnim zakonom. Praktični ukrepi se skladno z zakonodajo posamezne države porazdelijo na zakone in uredbe.
3.	Zakoni in uredbe, ki zadevajo dostop do javnega arhivskega gradiva, bi morali biti usklajeni z zakonodajo, ki ureja sorodna področja, zlasti z zakonodajo o dostopu do informacij, ki jih hranijo javni organi, in tisto, ki določa varovanje podatkov.
4.	Merila za dostop do javnega arhivskega gradiva, določena z zakonom, bi morala veljati za vse arhivsko gradivo na celotnem nacionalnem ozemlju, ne glede na arhive, ki so odgovorni za njihovo varstvo.
III.	Ureditev dostopa do javnega arhivskega
gradiva
5.	Dostop do javnega arhivskega gradiva je pravica. V političnem sistemu, ki spoštuje demokratične vrednote, bi morali to pravico imeti vsi uporabniki ne glede na narodnost, položaj ali funkcijo.
6.	Dostop do arhivskega gradiva je del nalog javne arhivske službe in se kot tak ne bi smel zaračunavati.
7.	Zakonodaja bi morala določiti:
a.	ali odprtje javnega arhivskega gradiva brez posebnih omejitev; ali
b.	splošni rok nedostopnosti.
7.1	Pri tem splošnem pravilu, potrebnem v demokratični družbi, se lahko določijo morebitne izjeme, da se zagotovi zaščita:
a.	pomembnih javnih interesov, ki jih je vredno ščititi (kot so državna obramba, zunanja politika in javni red);
b.	posameznikov pred objavo informacij o njihovem zasebnem življenju.
7.2	Vse izjeme od splošnega roka nedostopnosti, ki se nanašajo na skrajšanje ali podaljšanje tega roka, bi morale imeti pravno podlago. Odgovornost za kakršno koli zaporo ali odprtje podatkov institucija, ki je ustvarila dokumente, ali njen nadzorni organ, razen če nacionalna zakonodaja odgovornosti ne dodeli določenemu Arhivu. Vsaka zapora prek običajnega roka bi morala biti za vnaprej določeno dobo, po koncu katere se zadevni zapis odpre.
8.	Arhivski pripomočki bi morali zajeti vse arhivsko gradivo in navesti tisto, ki je bilo morebiti izvzeto iz opisa. Tudi kadar arhivski pripomočki razkrivajo obstoj nedostopnih dokumentov in dokler le ti ne vsebujejo informacij, ki so zaščitene z zakonodajo, naj bodo ti pripomočki dostopni, tako da lahko uporabniki zaprosijo za posebno dovoljenje za dostop.
9.	Pravila za to področje bi morala dopuščati možnost pridobitve posebnega dovoljenja od pristojnih oblasti za dostop do dokumentov, ki niso na voljo javnosti. Posebno dovoljenje za dostop bi se moralo dodeliti pod istimi pogoji za vse uporabnike, ki zaprosijo zanj.
10.	Če zahtevano arhivsko gradivo ni javno dostopno zaradi razlogov, navedenih v 1. odstavku 7. člena, se lahko izda posebno dovoljenje za dostop do izvlečkov ali delno zakritih izpisov. Uporabnika je treba obvestiti, da mu je bil dovoljen le delni dostop.
11.	Vsaka zavrnitev dostopa ali posebnega dovoljenja za dostop se posreduje pisno, oseba, ki je vložila prošnjo, pa bi morala imeti možnost, da se pritoži zoper negativno odločitev in se v skrajnem primeru lahko obrne na sodišče.
IV. Dostop do zasebnega arhivskega gradiva
12.	Kadar je mogoče, mutatis mutandis, bi bilo treba urejanje dostopa do zasebnega arhivskega gradiva poskušati približati tistemu, ki velja za javno arhivsko gradivo.
Prevedla: Bojana Šuper Redakcija: Natalija Glažar, Matevž Košir