Miroslav Novak 1 IDENTIFYING, REACTING AND CONNECTING – ON THE KNOWLEDGE AND SKILLS NEEDED FOR MODERN MANAGING OF ARCHIVAL AND DOCUMENTARY MATERIAL Abstract: In today’s society data management is becoming more and more complex. Consequent- ly, this is also reflected in the management of different archival contents and already established proactive professional procedures. Because of that it is necessary to perma - nently check, develop and complement the necessary archival professional knowledge and competences. In this verification process, however, there is an issue regarding the necessary changes and defining their upgrades. Therefore, this paper presents the pos- sible methods of detecting changes needed for new archival knowledge based on the paradigm: identify, react and connect. Keywords: data management, archival knowledge, archival competences, modern so- ciety, archival science IDENTIFICARE, REAGIRE E CONNETTERSI – SULLE CONOSCENZE E LE COMPETENZE NECESSARIE PER LA GESTIONE MODERNA DELL’ARCHIVIO E DEL MATERIALE DOCUMENTARIO Sintesi La gestione dei dati della società odierna sta diventando sempre più complessa. Di conseguenza, ciò si riflette anche nella gestione dei diversi contenuti d’archivio e nelle procedure professionali proattive già consolidate. Per questo è necessario con - trollare in modo permanente, sviluppare e integrare le necessarie conoscenze e le competenze archivistiche professionali. In questo processo di verifica, tuttavia, si è verificato un problema relativo alle modifiche necessarie ed alla definizione dei rela- tivi aggiornamenti. Pertanto, questo articolo presenta i possibili metodi per rilevare i cambiamenti necessari per nuove conoscenze di archiviazione in base al paradigma: identificare, reagire e connettersi. Parole chiave: gestione dei dati, conoscenza dell’archivio, competenze archivistiche, società moderna, archivistica 1 dr. Miroslav Novak, Pokrajinski arhiv Maribor, Glavni trg 7, SI-2000 Maribor, Tel.: + (386 2) 22 85 013, miro.novak@pokarh-mb.si. 48 IDENTIFYING, REACTING AND CONNECTING – ON THE KNOWLEDGE AND SKILLS NEEDED FOR MODERN MANAGING OF ARCHIVAL AND DOCUMENTARY MATERIAL Miroslav Novak IDENTIFICIRATI, UKREPATI IN POVEZATI – O ZNANJIH IN SPRETNOSTIH ZA POTREBE SODOBNEGA UPRAVLJANJA Z ARHIVSKIM IN DOKUMENTARNIM GRADIVOM Izvleček: Upravljanje s podatki v sodobni družbi postaja vedno bolj kompleksno. Posledično se to odraža tudi na področju upravljanja arhivskih vsebin in že vzpostavljenih proaktivnih strokovnih postopkov. Prav zato je potrebno permanentno preverjati, razvijati in do- polnjevati arhivska strokovna znanja in spretnosti. Pri tem preverjanju pa se med dru- gim pojavi problem zaznavanja potrebnih sprememb in definiranja njihove nadgradnje. Zato so v prispevku predstavljene nekatere metode zaznavanja sprememb po novih ar- hivskih znanjih, ki temeljijo na paradigmi: identificirati, ukrepati in povezati. Ključne besede: upravljanje podatkov, arhivska znanja, arhivske kompetence, sodobna družba, arhivska veda 1. UVOD Uporaba sodobnih informacijskih rešitev v arhivski teoriji in praksi, standardizacija arhivskega strokovnega dela, predvsem pa nove pojavne oblike arhivskega gradiva, vključno s problemi zajemanja njegovih kontekstov, zahtevajo mnoga ad hoc znanja in spretnosti, ki si jih arhivski strokovni in drugi delavci ali uporabniki arhivskega gradiva največkrat (še) ne morejo pridobiti skozi formalno vzpostavljene sisteme strokovnega izobraževanja in usposabljanja 2 . Kot izrazit problem pa lahko opredelimo dejstvo, da zahteve po tovrstnih znanjih in kompetencah niso povezane le s potrebami zaposlenih v arhivskih organizacijah in ustanovah, ampak segajo v sam nastanek dokumentov in s tem v njihov aktivni del življenjskega cikla. Neposredno pa vplivajo tudi na segment splošne in posebne uporabe arhivskega in tudi dokumentarnega gradiva 3 . Obstoječi pogled na izobraževanja in usposabljanja zaposlenih v arhivskih strokovnih institucijah, pri ustvarjalcih arhivskega gradiva in uporabnikih arhivskega gradiva izha- ja iz spoznanj, ki so bile pridobljene skozi daljša obdobja. Na tej osnovi so se delila zna - nja in spretnosti, ki so potrebna za: • dela v aktivnem življenjskem ciklu dokumentov in so bila sistemizirana za potrebe profila »dokumentalist«, • dela v pasivnem življenjskem ciklu dokumentov in so bila sistemizirana za potrebe profila »arhivist« in • dela, ki so bila potrebna za uspešno uporabo arhivskega gradiva in so bila povezana s splošnim profilom »raziskovalec« oz. »uporabnik« arhivskega gradiva. 2 Pod pojmom formalno vzpostavljene sisteme arhivskega strokovnega izobraževanja opredeljujemo vse tiste oblike izobraževanja, ki: • imajo svoje izhodišče v veljavni zakonodaji tako z vsebinskega kot tudi izvedbenega vidika, • temeljijo na vnaprej znanih in sprejetih učnih načrtih, • izobraževanje kandidatov se zaključi s podeljenim certifikatom. 3 Prim.: Šabotić, Izet. (2013). Obrazovna djelatnost u arhivu tuzlanskog kantona. Atlanti, letn. 23, št. 2, str. 141-151.; Aristovnik, Bojana, Horvat, Mojca. (2012), Pedagoška djelatnost u Historijskom arhivu Celje i Pokrajinskom arhivu Maribor. V: Arhivska praksa, letn. 15, str. 139-159. Tuzla : Historijski arhiv. 49 IDENTIFYING, REACTING AND CONNECTING – ON THE KNOWLEDGE AND SKILLS NEEDED FOR MODERN MANAGING OF ARCHIVAL AND DOCUMENTARY MATERIAL Miroslav Novak Taka splošna sistematika znanj je bila zelo tesno povezana s pristojnostmi in potrebnimi specialnimi znanji, ki so bila nujna za izvajanje nalog in poslanstva posameznih profilov. Potrebna znanja in spretnosti so se sčasoma akumulirala in so v veliki meri opredeljena kot različne zahteve, oblikovane v arhivski zakonodaji in standardih ali neposredno v različnih teoretičnih izhodiščih in s tem tudi načinih njihove implementacije v praksi. 4 V nadaljevanju tega prispevka bomo na podlagi pridobljenih izkušenj izvajanja izo - braževalnih programov arhivistike in dokumentologije 5 izpostavili le nekatere vidike opredeljevanja posebnih metod poučevanja arhivskih vsebin ter posredovanja potreb- nih znanj in spretnosti na področju arhivske teorije in prakse v najširšem pomenu bese- de 6 . S tem pa opozarjamo tudi na potrebne nujne prilagoditve oz. spremembe in s tem povezane pasti nadaljnjega celovitega razvoja strokovnega izobraževanja s področja upravljanja življenjskega cikla arhivskega in dokumentarnega gradiva. 2. STANJE, PERSPEKTIVE IN USMERITVE PREDMETNEGA PODROČJA Obstoječe možnosti in izvedbe izobraževanj in usposabljanj arhivskih strokovnih delav- cev lahko opredelimo z arhivsko-teoretičnega stališča na različne načine. Za potrebe tega prispevka naj omenimo le: • sistem izobraževanja in usposabljanja na podlagi »paradigme OAIS modela 7 «. Po tem modelu z izobraževalnimi vsebinami enakomerno pokrivamo celoten življenjski cikel arhivskega gradiva, vključno s posebnimi znanji in kompetencami za potrebe ustvarjalcev arhivskega gradiva, arhivskih in drugih strokovnih delavcev v arhivskih ustanovah in tudi za potrebe uporabnikov arhivskega gradiva. • Sistem izobraževanja in usposabljanja, ki ga opredelimo kot »arheo-centričen«. V središču pozornosti tega sistema so napredna arhivska strokovna in specialistična znanja in kompetence, ki so namenjena arhivskim strokovnim delavcev. Vsem osta- lim osebam, ki so kakorkoli povezane z nastajanjem in obravnavanjem arhivskega gradiva, pa zadostujejo osnovna znanja in kompetence za izvajanje natančno dolo- čenih del kot npr. pri »Crowdsourcing-u« 8 . • Sistem izobraževanja in usposabljanja, ki ga opredeljujemo kot »ad hoc« problemsko usmerjen za vse deležnike v življenjskem ciklu dokumentov. V tem primeru se izvaja izobraževanje vseh, kakorkoli povezanih delavcev z nastajanjem in obravnavanjem arhivskega gradiva in sicer glede na ugotovljene ali zaznane arhivske strokovne in druge probleme. Pri tem ni pomemben niti status posameznikov niti zakonitosti OAIS modela, ampak izključno izobraževanje in pridobivanje kompetenc za reševanje na - tančno opredeljenih arhivskih strokovnih problemov. 4 Novak, Miroslav. (2010). Celostno strokovno izobraževanje v okviru slovenske arhivske službe. Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja : zbornik referatov dopolnilnega izo - braževanja s področij arhivistike, dokumentalistike in informatike, št. 9, str. 483-498. Maribor : Pokra- jinski arhiv Maribor. 5 Novak, Miroslav. (2014). Arhivistika in dokumentologija. V: Atlanti letn. 24. št. 2 (2014) str. 203-214. Mar- ibor: Mednarodni inštitut za arhivsko znanost in Državni arhiv v Trstu. 6 Novak, Miroslav. (2011). Metode stručnog i istraživačkog rada u savremenoj arhivskoj teoriji i praksi. V: Arhivska praksa, letn. 14, str. 213-227. Tuzla : Historijski arhiv. 7 OAIS : Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS), Recommended Practice, June 2012. 8 Podrobneje o tem v Crowdsourcing. From Wikipedia, the free encyclopedia. 50 IDENTIFYING, REACTING AND CONNECTING – ON THE KNOWLEDGE AND SKILLS NEEDED FOR MODERN MANAGING OF ARCHIVAL AND DOCUMENTARY MATERIAL Miroslav Novak V neposredni praksi organiziranja in izvajanja izobraževanj in usposabljanj se zgoraj opre - deljene možnosti velikokrat dinamično med seboj prepletajo. Posamezne arhivske službe ali izobraževalne ustanove se tako odločajo in opredeljujejo za ta ali oni sistem na način, da racionalno uporabljajo prednosti ene ali druge rešitve. Tak pristop je razumljiv in je skladen z vnaprej oblikovanimi zahtevami, potrebami in/ali pričakovanji po znanjih in kompetencah strokovnih delavcev. S stališča deležnikov v izobraževalnih procesih, to je izvajalcev in udele - žencev izobraževanj in usposabljanj, pa so lahko posamezne izvedbe tovrstnih izobraževanj zelo atraktivne in se pogosto interpretirajo kot inovativne ali celo kot unikatne rešitve. Ne glede na vzpostavljene praktične rešitve izvajanja izobraževanja in usposabljanja za delo z dokumentacijo, pa se zastavljeni cilji glede pričakovanih znanj in kompetenc ar- hivskih strokovnih in drugih z arhivskim gradivom povezanih delavcev korigirajo glede na zahteve in pričakovanja ter naloge s področja celote, ki g opredeljujemo z generič- nim pojmom »upravljanje arhivskega in dokumentarnega gradiva« 9 . Če pogledamo na profil sodobnega upravljalca arhivskega in dokumentarnega gradiva s stališča pričakovanj laične javnosti, se zdi, kot da bi ta moral imeti izredna tehnološka, in - formacijska, pravna, historična in še kakšna znanja in spretnosti. Na tej osnovi bi moral biti sposoben odgovarjati na različna zahtevna vprašanja uporabnikov in aktivno participirati v strokovnih razpravah. Ob tem bi moral oblikovati relevantne in dolgoročno vzdržne pro - aktivne strokovne in druge rešitve s področja upravljanja celotnega življenjskega cikla do - kumentacije, še posebej pa s področja arhivske teorije in prakse 10 . Da bi lahko razvili takšne tipe profilov, je potrebo iskati načelne rešitve v smeri specializacije članov posameznih ti - mov, ki izvajajo arhivske strokovne naloge v določenem času in prostoru. Vendar je ob tem potrebno upoštevati dejstvo, da s tem posegamo v temelje obstoječih sistemov upravljanja z dokumentacijo. Ključne aktivnosti se tako osredotočajo na dinamično oblikovanje timov in na profiliranje članov teh timov, kar pa je lahko v velikem nasprotju z obstoječo organiza - cijo procesov in aktivnosti v posameznih arhivskih in drugih ustanovah. Eden od strateških ciljev sodobnega izobraževanja in usposabljanja arhivskih strokov- nih in drugih delavcev pa je posredovati in zagotoviti način strokovnega razmišljanja in ukrepanja, ki temelji na paradigmi »identificirati, ukrepati in povezati«. Tak način dela bi bilo potrebno uporabiti ne glede na entitete, s katerimi se posamezniki srečujejo pri strokovnem delu in ne glede na tipe relacij, ki se vzpostavljajo med temi entitetami. Pri opredeljevanju in ugotavljanju ustreznosti splošnih vsebinskih, metodoloških in izvedbenih rešitev obstoječih sistemov izobraževanja in usposabljanja s področja ar- hivske teorije in prakse pa lahko hitro zaznamo določene omejitve v posameznih kon- tekstih. Te se kažejo npr. v: • predpisanem številu izobraževalnih oz. akreditiranih ur, • osredotočenjih predvsem na faktografske podatke, • omejenem obsegu izvajanja prakse s področja upravljanja z dokumenti, • splošnem pomanjkanju arhivskih strokovnih teoretičnih in praktičnih izkušenj z naj- sodobnejšimi tehnološkimi rešitvami in podobno. 9 Kot primer naj navedemo kompleksnost potrebnih znanj in kompetenc s področja upravljanja z doku- mentacijo in informacijsko varnostjo. To je izredno hitro rastoče področje, ki vpliva na celotno poslovan - je ustvarjalca arhivskega gradiva, ki ima dolgoročne vplive tudi za arhivsko gradivo. Prim.: Burnač, Danilo, Andrič, Sanja, Špehonja, Boštjan. (2018). Obveznosti podjetja Mariborski vodovod kot deležnika kritične infrastrukture na področju nevarnosti e-poslovanja in potreba po varnostnih pregledih IKT-sis - temov. V: Moderna arhivistika, št. 1, str. 283-292. Maribor : Pokrajinski arhiv Maribor. 10 Na tovrstne probleme je opozorila že Pejović, Snežana. (2011). Drži li savremeni arhivista arhivsku stru- ku u svojim rukama? Atlanti, vol. 21, str. 295-306. Maribor: Mednarodni inštitut za arhivsko znanost in Državni arhiv v Trstu. 51 IDENTIFYING, REACTING AND CONNECTING – ON THE KNOWLEDGE AND SKILLS NEEDED FOR MODERN MANAGING OF ARCHIVAL AND DOCUMENTARY MATERIAL Miroslav Novak Zgoraj izpostavljeni sodobni izzivi arhivske strokovne javnosti ustvarjajo potrebe po per- manentnih premislekih v zvezi z oblikovanjem izobraževalnih procesov arhivskih stro- kovnih delavcev, določanjem izobraževalnih vsebin in ciljev za doseganje zahtevanih znanj in kompetenc sodobnih arhivskih in drugih z dokumentacijo povezanih delavcev 11 . Znano je, da se že preizkušene rešitve in načini izobraževanja in s tem tudi vsebine, ki naj bi jih poznali arhivski strokovni delavci, skozi čas dinamično spreminjajo. To spreminja- nje lahko zaznamo skozi vsebinska prilagajanja učnih načrtov študija arhivistike, osnov - nih izobraževalnih in nadaljevalnih tečajev in izobraževanj in drugih oblik izobraževanj s področja arhivske teorije in prakse 12 . Pogoste spremembe in adaptacije formalnih in neformalnih učnih načrtov, ki so pove- zani z izobraževanjem profilov dokumentalistov in arhivistov v najširšem pomenu be- sede je potrebno iskati v: • proaktivnosti kot elementarni paradigmi sodobne arhivske teorije in prakse 13 ter v • premiku težišča arhivskega strokovnega dela, ki je bilo v preteklosti predvsem hi- storično orientirano v smer proti arhivskemu strokovnemu delu, ki je prvenstveno orientirano na področje upravljanja podatkov in informacij. S tem pa se tudi spremeni splošno profiliranje arhivskih strokovnih delavcev, ki global - no gledano postajajo vedno bolj »tehnična« in obratno sorazmerno manj »humanistič- na inteligenca«. V sodobni družbi že dolgo ni več smiselno izvajati izobraževanj in usposabljanj, katerih osnovni cilj je izgraditi profil arhivista »univerzalnega arhivskega genija«, ki si mora za - pomniti velike količine faktografskih podatkov s področja zgodovinopisja, ohranjenih vsebin v arhivskem gradivu, različnih tehnoloških rešitev itd. Ugotovitev velja še pose - bej za t.i arhivsko aplikativno področje. Prav zato je potrebno iskati druge, tudi inovativ - ne načine in oblike izobraževanj in usposabljanj zaposlenih na temeljih relevantnih in aktualnih izobraževalnih vsebin. Pri tem se je brez dvoma potrebno nasloniti na že ob- stoječ, dokaj kompleksno zastavljen izobraževalni sistem arhivskih strokovnih delav- cev. Ta je v določenih okoljih že dobro razvit tako po horizontali kot tudi po vertikali 14 . 11 Klasinc. Peter Pavel. (2011). Študij arhivistike kot znanstvene vede. V: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, št. 10, str. 73-81. Maribor : Pokrajinski arhiv Maribor. 12 Osnovna metoda oblikovanja predmetnikov temelji po inerciji na že preizkušenih rešitvah, predvsem pa na predvidevanju, kaj vse naj bi znal arhivski strokovni in drugi delavec, ki se ukvarja z upravljanjem dokumentacije. Osnovna metoda oblikovanja predmetnikov temelji po inerciji na že preizkušenih rešit- vah, predvsem pa na predvidevanju, kaj vse naj bi znal arhivski strokovni in drugi delavec, ki se ukvarja z upravljanjem dokumentacije. 13 Elektronski dokumenti : priročnik za arhiviste. (2006). Mednarodni arhivski svet, Komite za dokumente v elektronskem okolju. Ljubljana : Arhiv Republike Slovenije. 14 Kot primere naj navedem le rešitve na področju izobraževanja arhivskih strokovnih delavcev v Nemčiji (podrobneje v: Kruse, Christian. (2014). Die Archivausbildung in Deutschland im Jahr 2014. Atlanti, letn. 24, št. 2, str. 129-140. Maribor: Mednarodni inštitut za arhivsko znanost in Državni arhiv v Trstu. in Be- lorusiji (podrobneje v: Rybakou, Andrei. (2014). Training and educating professional archivists and re- cords managers in Belarus. Atlanti, letn. 24, št. 2, str. 109-118. Maribor: Mednarodni inštitut za arhivsko znanost in Državni arhiv v Trstu. ali v Sloveniji na akreditiranem dodiplomskem, magistrskem in doktor- skem študiju v okviru Alma Mater Europaea – Evropski center Maribor. Podrobneje o teh študijih na splet - ni strani https://www.almamater.si/# in tudi v: Toplak, Ludvik, Klasinc, Peter Pavel. (2012). Drugost- openjski magistrski študij arhivistike in dokumentologije. V: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2012, str. 197-204. Maribor : Pokrajinski arhiv Maribor. 52 IDENTIFYING, REACTING AND CONNECTING – ON THE KNOWLEDGE AND SKILLS NEEDED FOR MODERN MANAGING OF ARCHIVAL AND DOCUMENTARY MATERIAL Miroslav Novak Če se proaktivnost arhivske stroke pojavlja kot odgovor na hiter tehnološki razvoj v se- gmentu informacijske tehnologije, se orientiranost stroke v smeri na arhivske podatke in informacije odraža glede na splošno dinamiko sodobnega razvoja družbe. Vse to sicer v arhivski teoriji in praksi akumulira nova znanja in s tem tudi generira potrebe po novih, običajno zelo specializiranih znanjih in spretnostih posameznikov. Od njih se posredno ali neposredno zahteva, da so sposobni sooblikovati vsebine ter sodelovati na različnih nalogah in v različnih timih, vse za doseganje zastavljenih strokovnih ciljev. Tovrstnih znanj pa obstoječi formalizirani sistemi praktično ne posredujejo. Analiza bibliografije s področja izobraževanja v arhivski stroki kaže, da je ta zelo ob- sežna in raznovrstna, a hkrati vsebinsko gledano medsebojno kompatibilna 15 . To je razumljivo, saj so cilji, ki jim sledijo avtorji na obravnavanem področju postavljeni na podlagi formalnih ali neformalnih zahtev po splošnem zanju na področju upravljanja arhivskega in dokumentarnega gradiva in s tem tudi spoznanjih in uporabljenih meto- dah splošne arhivske teorije in prakse. Tak pristop nikakor ni v nasprotju s sodobno iz- obraževalno doktrino s področja arhivskih ved. Znano je, da je arhivistom in dokumen - talistom potrebo zagotoviti osnovna splošna znanja in spretnosti za osnovno izvajanje dejavnosti. Zato lahko ugotovimo, da se tak pristop kaže kot zelo uspešen pri posredo - vanju t.i. temeljnih strokovnih znanj, kjer se zahteve po spremembah in dopolnitvah s predmetnega področja pojavljajo v relativno dolgih ciklih. Za razliko od ciklov sprememb in dopolnitev temeljnih arhivskih strokovnih znanj, pa so ti na aplikativnem nivoju praviloma relativno kratki. Velikokrat temeljijo na hitrih, pogosto »ad hoc«, in ne nujno na dolgoročno vzdržnih arhivskih strokovnih rešitvah. To nasprotje med zakonitostmi temeljnih in aplikativnih strokovnih znanj in veščin ustvar- ja antagonizem slehernega sodobnega izobraževalnega sistema. Zgoraj izpostavljeni antagonizem pa ima še drugo faseto, ki ima ponekod izhodišče v relativnem pomanjkanju potrebne teorije in s tem povezane prakse obravnavanih stro - kovnih rešitev. To dejstvo lahko vpliva entropično pri posredovanju temeljnih aplikativ - nih strokovnih znanj. Omenjena anomalija je posebej izpostavljena npr. v primeru, ko je potrebno z formalizacijo posameznih znanj in spoznaj ter s tem povezanih spretnosti čakati v neko nedoločeno prihodnost. Kot primer te anomalije naj navedemo oblikova - nje odgovorov na nekatera preprosta vprašanja, kot so npr.: • kdaj je potrebno začeti s sistemskim izobraževanjem strokovnih delavcev za pod - ročja, ki jih opredeljujemo kot »big data« 16 , »umetna inteligenca 17 «, »block-cha- in« 18 in drugih sodobnih tehnoloških in organizacijskih rešitev, ki že neposredno 15 Navedem naj le nekaj prispevkov iz revije Atlanti, letn. 2014: Marosz, Magdalena. (2014). Archival edu - cation. Atlanti, letn. 24, št. 2, str. 141-147; Larin, Michail V. (2014). Modern tendencies of archival educa- tion in Russia. Atlanti, letn. 24, št. 2, str. 159-164, Cheşca, Iulia. (2014). Professional training in archives studies in Romania. Atlanti, letn. 24, št. 2, str. 195-201; Begum, Bilkis, Mostofa, Mamun, Mezbah-Ul-Is- lam, Muhammad. (2014). Developing a new academic discipline of archives and records management (ARM) in Bangladesh. Atlanti, letn. 24, št. 2, str. 119-128; Hanus, Jozef, Vizárová, Katarína, Reháková, Milena, Hanusová, Emília. (2014). Training and education. Atlanti, letn. 24, št. 2, str. 165-174; Hoa, Đoan Thi. (2014). The current situation of pre-service training of human resource for archives in Vietnam. At- lanti, letn. 24, št. 2, str. 215-221. 16 Primerjajte: Stančič, Hrvoje. (2018). Computational Archival Science. V: Moderna arhivistika, št. 2, str. 323-330. Maribor : Pokrajinski arhiv Maribor. 17 Primerjajte: Hajtnik, Tatjana, Škoro Babić, Aida. (2018). Ali nam lahko pri vrednotenju in odbiranju el - ektronskega gradiva pomaga tehnologija? V: Moderna arhivistika, št. 1, str. 169-196. Maribor : Pokra - jinski arhiv Maribor. 18 Bursić, Edvin, Stančič, Hrvoje. (2019). Creation of Authentic Digital Copies in the Form of Original by the Pro - cess of Digitization. V: Moderna arhivistika, II., 2019, št. 2, str. 214-227. Maribor : Pokrajinski arhiv Maribor. 53 IDENTIFYING, REACTING AND CONNECTING – ON THE KNOWLEDGE AND SKILLS NEEDED FOR MODERN MANAGING OF ARCHIVAL AND DOCUMENTARY MATERIAL Miroslav Novak vplivajo ali pa bodo vplivale v bližnji prihodnosti na nastanek dokumentarnega in arhivskega gradiva in s tem povezane procese in rešitve tako pri ustvarjalcih ar- hivskega gradiva kot v pristojnih arhivskih ustanovah in nenazadnje tudi pri upo - rabnikih arhivskega gradiva? • Ali je za arhivske strokovne delavce dovolj, da poznajo le osnovne parametre tega področja in morebitne posledice na arhivsko teorijo in prakso, ali pa bi jih bilo pot- rebno izobraževati predvsem v smeri ugotavljanja neposrednih vplivov na temeljno arhivsko doktrino 19 ? Kot relativno velik problem na področju izobraževanja arhivskih strokovnih in drugih delavcev s področja upravljanja z dokumentacijo pa lahko zaznamo tudi v šibkem for- malnem in tudi neformalnem profiliranju delovnih mest ter s tem povezanih vlog v ar- hivskih strokovnih postopkih itd. S stališča upravljanja in racionalizacije delovanja arhivskih organizacij se »strokovna uravnilovka« kratkoročno kaže kot dobra rešitev, ker omogoča veliko prilagodljivost delegiranja in poslovanja oz. izvajanja različnih strokovnih nalog osebam enakih ali različnih profilov. Ta pojav je opazen predvsem pri procesih v manjših zaključenih de - lovnih celotah. V odvisnosti od organizacijskih in vodstvenih struktur in seveda posa - meznikov se posledice uravnilovke lahko kažejo kot počasno prilagajanje spremem - bam, nesprejemanje novosti, vztrajanje pri obstoječih rešitvah, čeprav te nimajo več nobenega razvojnega potenciala itd. S stališča strokovnega izobraževanja in usposa - bljanja taka okolja potrebujejo zelo močne impulze za sprejemanje novih strokovnih znanj in spretnosti. Na drugi strani pa je profiliranje delovnih mest in vlog v delovnih procesih pomembno za pravilno oblikovanje in izvajanje osebnih ali timskih izobraževalnih načrtov. Ti mora - jo biti prilagojeni dejanskim potrebam arhivske stroke tako globalno kot tudi lokalno. Kot primer naj navedemo smisel in potrebe po razlikovanju glede pričakovanih znanj in kompetenc za potrebe dela in odločanja tistih arhivskih strokovnih delavcev, ki se prvenstveno ukvarjajo s starejšim arhivskim gradivom v primerjavi z arhivisti, ki so za- dolženi predvsem za novejše gradivo. Pri prvih ni za pričakovati večjih novih prevzemov in s tem povezanih proaktivnih arhivskih strokovnih aktivnosti. Hkrati s tem se soočajo s problemi razpoznavanja predvsem pa s semantičnimi problemi razumevanja vsebin in kontekstov tovrstnega arhivskega gradiva. V nasprotju z njimi pa je problem razu- mevanja in izvajanja arhivskega proaktivnega strokovnega delovanja lahko zelo velik pri tistih strokovnih delavcih, ki so zaposleni v segmentih upravljanja z novejšim in naj - novejšim arhivskim in dokumentarnim gradivom. Ti se srečujejo s problemi sintaks in semantik na strojnem in človeku berljivem podatkovnem nivoju, npr. pri popisovanju arhivskega gradiva, ali v sektorjih, kjer se pričakujejo novi prevzemi hibridnih ali elek- tronskih oblik dokumentacije itd. Razlika med obema profiloma se ne odseva le v postopkih in pričakovanih rezultatih dela, ampak predvsem v potrebnih znanjih in kompetencah enega ali drugega profila. Profiliranje pa ni enkratna aktivnost, ampak se mora izvajati permanentno in sicer pre - mosorazmerno s procesom uvajanja novih informacijskih, tehnoloških, postopkovnih in drugih rešitev, ki neposredno vplivajo na samo arhivsko in dokumentarno gradivo, na njihove kontekste in procese. Skladno s tem procesom se morajo novelirati tudi izobra- ževalne vsebine. 19 Primerjajte: Novak, Miroslav. (2013). Vplivi informacijskih tehnologij na oblikovanje arhivske doktrine. At - lanti, letn. 23, št. 1, str. 251-258. Maribor: Mednarodni inštitut za arhivsko znanost in Državni arhiv v Trstu. 54 IDENTIFYING, REACTING AND CONNECTING – ON THE KNOWLEDGE AND SKILLS NEEDED FOR MODERN MANAGING OF ARCHIVAL AND DOCUMENTARY MATERIAL Miroslav Novak Pri noveliranju izobraževalnih vsebin s predmetnih področij je potrebno uporabiti ustre- zne metode ugotavljanja potrebnih, zahtevanih ali kako drugače znanj in sposobnosti. Kot primer naj navedemo le pojav elektronskih dokumentov, ki so postavili pod vprašaj temeljno arhivsko strokovno paradigmo glede prvotne ureditve in izvora arhivskega gradiva, na kateri v fizičnem okolju gradi celoten sistem javne vere. Vendar ne glede na uporabljene tehnološke rešitve še vedno velja upoštevanje principa »unikatnega arhivskega gradiva«. S pojavom rešitev, ki temeljijo na tehnologiji »block-chain 20 «, pa očitno ta princip spreminja svoj fokus tudi pri arhivskih strokovnih delavcih. Iz tega lahko že danes zaznamo mnoge izzive, ki so povezani tudi z izobraževanjem arhivskih strokovnih in drugih delavcev. Prav zato bi se bilo potrebno ob vsebinah, ki osvetljujejo posamezne tehnološke in druge rešitve, ukvarjati še z njihovimi ključnimi abstraktnimi pojmi in nameni, kot so relativnost, relevantnost, fleksibilnost, inovativnost itd. Skozi javno dostopne arhivske informacijske sisteme zaznavamo različne tehnološke in vsebinske, pa tudi kontekstne rešitve, ki pogosto ne zadoščajo več informacijskim in drugim potrebam uporabnikov. To spoznanje je lahko za posamezni sistem izobra- ževanja zelo obremenjujoče, še posebej glede na dejstvo, da so ustvarjalci tovrstnih vsebin praviloma prepričani, da delajo strokovno neoporečno in skladno s sprejetimi standardi, navodili, usmeritvami itd. Problem ugotavljanja in opredeljevanja potrebnih znanj in spretnosti v teh primerih predstavlja splošni arhivski strokovni izziv. Tega se je potrebno lotiti analitično, npr. na podlagi analiz rezultatov, ki so nastale na podlagi že preizkušenih rešitev. V tem smislu si je potrebno prizadevati za oblikovanje minimuma potrebnih znanj in spretnosti, ki bi bila oblikovana kot potrebna strokovna podstat za iz - vajanje dejavnosti. Pri tem bi bilo potrebno posebej izpostaviti metode in načine jasne- ga in nedvoumnega identificiranja entitet arhivskih strokovnih obdelav tako v fizičnem kot tudi logičnem smislu. Poznavanje metod identifikacije arhivskih strokovnih entitet in njihova prak tična imple - mentacija pa nista zadostna za uspešno in dolgoročno vzdržno in kvalitetno opravljeno arhivsko strokovno delo. Vse to zahteva več individualnega dela, sistem doslednega monitoringa rezultatov dela strokovnih delavcev in na drugi strani sistem monitoringa tehnoloških in drugih z arhivskim gradivom povezanih najnovejših rešitev in spoznanj. Ena od spretnosti, ki ji v arhivski stroki sicer dajemo veliko formalno vlogo, v praksi pa pogosto zataji, je tudi ustrezno ukrepanje arhivskih strokovnih delavcev v različnih situ - acijah. Sposobnost ustrezne reakcije pa ni omejena samo na sinhrono komunikacijo npr. uporabnik-čitalničar, ampak predvsem na asinhrono komunikacijo, ki jo vzpostavljamo s pomočjo arhivskih informacijskih sistemov in njihovih vsebin, objav arhivskega gra- diva, s pomočjo izdelanih različnih informativnih pomagal in podobno. Celoten sistem izobraževanja bi bilo potrebno zaokrožiti s posredovanjem metod in načinov povezova - nja oz. ugotavljanja relacij med entitetami arhivskega strokovnega dela, ki so v vsakok - ratnem fokusu arhivskega strokovnega delavca. 20 Zago, Matteo Gianpietro. (2018). 50+ Examples of How Blockchains are Taking Over the World. 55 IDENTIFYING, REACTING AND CONNECTING – ON THE KNOWLEDGE AND SKILLS NEEDED FOR MODERN MANAGING OF ARCHIVAL AND DOCUMENTARY MATERIAL Miroslav Novak 3. ZAKLJUČEK Izzivi na področju izobraževanja in usposabljanja za obvladovanje celotnega življenj- skega cikla dokumentov so aktualni, kompleksni in strokovno zelo zahtevni. Z uvaja- njem informacijske tehnologije v sisteme za upravljanje z dokumentacijo pri ustvarjal- cih, digitalizacija arhivskega in dokumentarnega gradiva in tudi vedno kompleksnejši sistemi upravljanja z arhivskim gradivom močno vplivajo na sodobno arhivsko paradi- gmo. S tem pa vplivajo tudi na zahteve po permanentnem izobraževanju in usposablja- nju delavcev, ki vstopajo v različnih točkah življenjskega cikla dokumentov in na sam cikel ali na nastanek, hrambo in uporabo arhivskega gradiva. Procesi prilagajanja novim rešitvam s predmetnega področja so neposredno odvisni od vplivov in uporabe različ - nih tehnologij in rešitev ter s tem povezanih postopkov. Trenutno aktualna področja so »big data«, »umetna inteligenca«, »block chain« itd. Vedno večja akumulacija zahtev po novih znanjih in spretnostih sproža premisleke ustreznosti pridobljenih znanj zaposlenih v arhivih in pri ustvarjalcih arhivskega in do- kumentarnega gradiva. Vendar ne glede na te pomisleke v praksi opažamo fenomen, da nekatera v preteklosti razvita in formalizirana arhivska znanja ter opredeljene spret - nosti ostajajo aktualne in to kljub silovitemu splošnemu tehnološkemu in siceršnjemu razvoju sodobne družbe. Pri oblikovanju sistema predmetnega izobraževanja pa to dej- stvo lahko predstavlja problem pri opredeljevanju potrebnih temeljnih in aplikativnih zanj za posamezne profile. Težave lahko zaznavamo v segmentu opredeljevanja zahte- vane količine, predvsem pa pri problemih njihove implementacije v vsakdanje arhivsko strokovno delo. Prav zato je potrebno dopolniti in nadgraditi obstoječe sisteme izobraževanj v smeri večje formalizacije in vzpodbujanja posebnih znanj in spretnosti. Uvesti bi bilo potreb- no več individualnih oblik izobraževanj in usposabljanj za posamezne profile s skupnimi izhodišči. V tej zvezi bi bilo potrebno uveljaviti personalizirane učne načrte za posame - zne profile, hkrati s tem pa zagotoviti ustrezen monitoring nad rezultati dela arhivskih strokovnih delavcev, kar bi pomenilo pravočasno ukrepanje ob odklonih ali ob uvaja- njih novih spoznanj tehnologij itd. Z vsebinskega stališča bi kazalo tesneje povezati profila sodobnega arhivista in sodob - nega dokumentalista. Pri tem ni niti tako pomembno ali ju razvijati kot en sam profil ali kot dva samostojna profila, kolikor so pomembna zahtevana znanja in spretnosti za potrebe proaktivnega izvajanja dejavnosti na področju celotnega življenjskega cikla dokumentov. Pri tem pa se osredotočiti na metode ki imajo skupne značilnosti v besedni zvezi »identificirati, ukrepati in povezati«. V arhivskih ustanovah moramo začeti oblikovati in uveljavljati nove specialnosti in s tem nove profile kot so upravljalci podatkov, informatorji, arhivski pedagogi itd. Po- samezne profile sodobnih upravljalcev arhivskega in dokumentarnega gradiva bi bilo potrebno oblikovati in razvijati na podlagi analiz in različnih statističnih kazalnikov tako s področja upravljanja z dokumentacijo, splošnega družbenega in tehnološkega razvo - ja, spoznanj s področja ožje arhivske in dokumentalistične stroke kakor tudi za različnih področji arhivskih in dokumentalističnih pomožnih ved. 56 IDENTIFYING, REACTING AND CONNECTING – ON THE KNOWLEDGE AND SKILLS NEEDED FOR MODERN MANAGING OF ARCHIVAL AND DOCUMENTARY MATERIAL Miroslav Novak 4. BIBLIOGRAFIJA Alma Mater Europaea – Evropski center Maribor. Pridobljeno 10. 7 . 2019 s spletne strani https://www.almamater.si/#. Aristovnik, Bojana, Horvat, Mojca. (2012). Pedagoška djelatnost u Historijskom arhivu Celje i Pokrajinskom arhivu Maribor. V: Arhivska praksa, letn. 15, str. 139-159. Tuzla : Historijski arhiv. Begum, Bilkis, Mostofa, Mamun, Mezbah-Ul-Islam, Muhammad. (2014). Developing a new academic discipline of archives and records management (ARM) in Banglade - sh. Atlanti, letn. 24, št. 2, str. 119-128. URN:NBN:SI:DOC-9WWAM5Y4. Pridobljeno 10. 7. 2019 s spletne strani http://www.dlib.si. Burnač, Danilo, Andrič, Sanja, Špehonja, Boštjan. (2018). Obveznosti podjetja Mariborski vodovod kot deležnika kritične infrastrukture na področju nevarnosti e-poslovanja in potreba po varnostnih pregledih IKT-sistemov. V: Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1, str. 283-292. Maribor : Pokrajinski arhiv Maribor. Pridobljeno 15. 7. 2019 s spletne strani http://www.pokarh-mb.si/uploaded/datoteke/1_2018_279-292_ burna%C4%8D.pdf. Bursić, Edvin, Stančič, Hrvoje. (2019). Creation of Authentic Digital Copies in the Form of Original by the Process of Digitization. V: Moderna arhivistika, II., 2019, št. 2, str. 214-227. Maribor : Pokrajinski arhiv Maribor. Pridobljeno 15. 7. 2019 s spletne stra- ni http://www.pokarh-mb.si/uploaded/datoteke/05_bursic_2019.pdf. Cheşca, Iulia. (2014). Professional training in archives studies in Romania. Atlanti, letn. 24, št. 2, str. 195-201. URN:NBN:SI:DOC-MIE7MUZ8. Pridobljeno 10. 7. 2019 s spletne strani http://www.dlib.si. Crowdsourcing. From Wikipedia, the free encyclopedia. Pridobljeno 15. 7. 2019 s sple- tne strani https://en.wikipedia.org/wiki/Crowdsourcing. Elektronski dokumenti : priročnik za arhiviste. (2006). Mednarodni arhivski svet, Komite za dokumente v elektronskem okolju. Ljubljana : Arhiv Republike Slovenije. Prido - bljeno 10. 7. 2019 s spletne strani http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/ pageuploads/zakonodaja/ELEKTRONSKI_DOKUMENTI_STUDIJA_16.pdf. Hajtnik, Tatjana, Škoro Babić, Aida. (2018). Ali nam lahko pri vrednotenju in odbiranju elektronskega gradiva pomaga tehnologija? V: Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1, str. 169-196. Maribor : Pokrajinski arhiv Maribor. Pridobljeno 15. 7. 2019 s spletne strani http://www.pokarh-mb.si/uploaded/datoteke/radenci_20181/1_2018_ 169-196_%C5%A0koro.pdf. Hanus, Jozef, Vizárová, Katarína, Reháková, Milena, Hanusová, Emília. (2014). Training and education. Atlanti, letn. 24, št. 2, str. 165-174. URN:NBN:SI:DOC -JEA0W6J5. Pri - dobljeno 10. 7. 2019 s spletne strani http://www.dlib.si. Hoa, Đoan Thi. (2014). The current situation of pre-service training of human resource for archives in Vietnam. Atlanti, letn. 24, št. 2, str. 215-221. URN:NBN:SI:DOC-9TD- DKLKC. Pridobljeno 10. 7. 2019 s spletne strani http://www.dlib.si. Klasinc, Peter Pavel. (2011). Študij arhivistike kot znanstvene vede. V: Tehnični in vse- binski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, št. 10, str. 73-81. Maribor : Pokrajinski arhiv Maribor. Pridobljeno 15. 7. 2019 s spletne strani http://www. pokarh-mb.si/uploaded/datoteke/Radenci/radenci2011/08_klasinc_2011.pdf. Kruse, Christian. (2014). Die Archivausbildung in Deutschland im Jahr 2014. Atlanti, letn. 24, št. 2, str. 129-140. URN:NBN:SI:doc-0PAC9MOQ. Pridobljeno 10. 7. 2019 s spletne strani http://www.dlib.si. 57 IDENTIFYING, REACTING AND CONNECTING – ON THE KNOWLEDGE AND SKILLS NEEDED FOR MODERN MANAGING OF ARCHIVAL AND DOCUMENTARY MATERIAL Miroslav Novak Larin, Michail V. (2014). Modern tendencies of archival education in Russia. Atlanti, letn. 24, št. 2, str. 159-164. URN:NBN:SI:DOC-X20TQ3QR. Pridobljeno 10. 7. 2019 s spletne strani http://www.dlib.si. Marosz, Magdalena. (2014). Archival education. Atlanti, letn. 24, št. 2, str. 141-147. UR- N:NBN:SI:DOC-C0KWSULH. Pridobljeno 10. 7. 2019 s spletne strani http://www.dlib. si. Novak, Miroslav. (2013). Vplivi informacijskih tehnologij na oblikovanje arhivske dok- trine. Atlanti, letn. 23, št. 1, str. 251-258. Maribor: Mednarodni inštitut za arhivsko znanost in Državni arhiv v Trstu. Pridobljeno 12. 7. 2019 s spletne strani URN:NB- N:SI:doc-37A035RR from http://www.dlib.si. Novak, Miroslav. (2010). Celostno strokovno izobraževanje v okviru slovenske arhivske službe. Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja : zbornik referatov dopolnilnega izobraževanja s področij arhivistike, dokumenta- listike in informatike, št. 9, str. 483-498. Maribor : Pokrajinski arhiv Maribor. Pri- dobljeno 10. 7. 2019 s spletne strani http://www.pokarh-mb.si/uploaded/datote- ke/048novak2010.pdf. Novak, Miroslav. (2011). Metode stručnog i istraživačkog rada u savremenoj arhivskoj teoriji i praksi. V: Arhivska praksa, letn. 14, str. 213-227. Tuzla : Historijski arhiv. Novak, Miroslav. (2014). Arhivistika in dokumentologija. V: Atlanti letn. 24. št. 2 (2014) str. 203-214. Maribor: Mednarodni inštitut za arhivsko znanost in Državni arhiv v Trstu. Pridobljeno 14. 7. 2019 s spletne strani http://www.dlib.si/?URN=URN:NB - N:SI:doc-VV749WNK. OAIS : Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS), Recommended Practice, June 2012. Pridobljeno 14. 7. 2019 s spletne strani https://public.ccsds. org/pubs/650x0m2.pdf. Pejović, Snežana. (2011). Drži li savremeni arhivista arhivsku struku u svojim rukama?. Atlanti, vol. 21, str. 295-306. URN:NBN:SI:DOC-STGQC8CE. Pridobljeno 12. 7. 2019 s spletne strani http://www.dlib.si. Rybakou, Andrei. (2014). Training and educating professional archivists and records ma - nagers in Belarus. Atlanti, letn. 24, št. 2, str. 109-118. URN:NBN:SI:DOC-SYAD3L7U. Pridobljeno 10. 7. 2019 s spletne strani http://www.dlib.si. Stančič, Hrvoje. (2018). Computational Archival Science. V: Moderna arhivistika, I., 2018, št. 2, str. 323-330. Maribor : Pokrajinski arhiv Maribor. Pridobljeno 16. 7. 2019 s spletne strani http://www.pokarh-mb.si/uploaded/datoteke/2_2018_323-330_ stancic.pdf. Šabotić, Izet. (2013). Obrazovna djelatnost u arhivu tuzlanskog kantona. Atlanti, letn. 23, št. 2, str. 141-151. Pridobljeno 13. 7. 2019 s spletne strani URN:NBN:SI:DOC-I7O- XP7X8 from http://www.dlib.si. Toplak, Ludvik, Klasinc, Peter Pavel. (2012). Drugostopenjski magistrski študij arhivisti - ke in dokumentologije. V: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektron - skega arhiviranja, Radenci 2012, str. 197-204. Maribor : Pokrajinski arhiv Maribor. Pridobljeno 18. 7. 2019 s spletne strani http://www.pokarh-mb.si/uploaded/da- toteke/Radenci/Radenci2012/22_Klasinc_ESM_2012.pdf. Zago, Matteo Gianpietro. (2018). 50+ Examples of How Blockchains are Taking Over the World. Pridobljeno 14. 7. 2019 s spletne strani https://medium.com/@ matteozago/50-examples-of-how-blockchains-are-taking-over-the-world- 4276bf488a4b. 58 IDENTIFYING, REACTING AND CONNECTING – ON THE KNOWLEDGE AND SKILLS NEEDED FOR MODERN MANAGING OF ARCHIVAL AND DOCUMENTARY MATERIAL Miroslav Novak SUMMARY Challenges in the field of education and training for supporting the entire life cycle of documents are substantial, complex and professionally demanding. The implementa- tion of information technology into document management systems by creators, the digitization of archival and documentary material as well as increasingly complex archi - val management systems, have a major impact on the contemporary archival paradigm. Consequently they have direct influence on the demands for permanent education and training of employees. As authorized persons, the employees are entering in different points of the life cycle of documents and affect the cycle itself, the creation, keeping and use of archival and documentary material. The processes of adaptation to new solu - tions from the subject area are directly dependent on the impacts and the use of various technologies, solutions and related processes. From this point of view, the important current areas are referred to as “big data”, “artificial intelligence”, »block chain« etc. The increasing accumulation of requirements for new skills and knowledge raises an issue about the appropriateness of the already acquired knowledge of employees in archives and creators. These concerns notwithstanding, in practice, we notice the phe- nomenon that some archival knowledge and the skills, developed and formalized in the past remain actual, despite the general technological and otherwise development of modern society. By designing the system of subject education, this may be a prob- lem when defining the necessary basic and applicative requirements for individual pro - files. Problems can be perceived in the segment of determining the required quantity of knowledge and skills needed, and especially their implementation in everyday archival professional work. Because of that it is necessary to supplement and upgrade existing education systems in the direction of greater formalization and promotion of specific skills. More individual forms of training and training for individual profiles with com- mon platforms need to be introduced. In this context, personalized curricula for individ - ual profiles should be put in place, while ensuring adequate monitoring of the results of the work of archival professionals, which would lead to timely reactions when devia- tions appear or when new technological knowledge etc. is introduced. From the content’s point of view, it is important that the profiles of contemporary archi - vists and contemporary documentaries are closely linked. They can be developed either as a single profile or as two independent profiles, insofar as the required knowledge and skills that are important for the needs of proactive implementation of activities in the entire life cycle of documents are acquired. In doing so, the focus is on the methods that have common characteristics in the verbal link “to identify, react, and connect”. Archival institutions should start to design and promote new specialities and new pro- files such as data managers, informers, archival educators, etc. Individual profiles of contemporary managers of archival material and records should be developed on the basis of analyses and various statistical indicators, both in the field of document man- agement, general social and technological development, lessons from the field of ar- chival and documentary profession, as well as various fields of archival and documen- tary auxiliary sciences. Acceptance date: 11.08.2019 Typology: 1.01 Original scientific research 59 IDENTIFYING, REACTING AND CONNECTING – ON THE KNOWLEDGE AND SKILLS NEEDED FOR MODERN MANAGING OF ARCHIVAL AND DOCUMENTARY MATERIAL Miroslav Novak