Iz prakse za prakso
1.04 Strokovni članek	UDK 930.25(4):343.45
Prejeto: 3. 5. 2013
Od načel Mednarodnega arhivskega sveta o dostopnosti arhivskega gradiva do kritičnih pripomb k predlogu nove evropske uredbe
o varstvu osebnih podatkov
MATEVŽ KOŠIR
doc. dr., sekretar Arhiv Republike Slovenije, Zvezdarska 1, SI-1127 Ljubljana e-pošta: matevz.kosir@gov.si
IZVLEČEK
Prispevek obravnava vprašanje dostopnosti arhivskega gradiva na osnovi leta 2012 sprejetih načel Mednarodnega arhivskega sveta in drugih mednarodnih predpisov. Posebej se dotika tudi polemičnih razprav ob predlogu nove evropske uredbe o varstvu osebnih podatkov. Kot primer dobre prakse pa izpostavlja italijanski kodeks ravnanja z osebnimi podatki v zgodovinskih raziskavah.
KLJUČNE BESEDE: arhivi, arhivsko gradivo, dostopnost, načela, uredba, Mednarodni arhivski svet
ABSTRACT
FROM PRINCIPLES OF ACCESS TO ARCHIVES ADOPTED BY THE INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHVES TO CRITICAL REMARKS ON THE PROPOSED NEW EU GENERAL DATA PROTECTION REGULATION
This paper discusses the issue of access to archival records based on the principles adopted by the International Council on Archives in 2012 and on other international regulations. Special emphasis is placed on the debate about the proposed new European regulation on personal data protection. The Italian code ofconduct in processing of personal data for historical purposes is shown as an example of best practice.
KEY-WORDS: archives, archival records, access, principles, regulations, International Council on Archives
Načela dostopnosti do arhivskega gradiva Mednarodnega arhivskega sveta, ki so bila sprejeta leta 2012, so rezultat večletne razprave mednarodne arhivske skupnosti, ki je sicer v zvezi z vsebino načel dosegla konsenz. Prav tako je bil v letu 2012 dan v javno razpravo predlog nove evropske uredbe o varstvu osebnih podatkov. Predlog je odprl razpravo o ravnanju z osebnimi podatki, a je postala močno polemična, saj je predlog povsem obšel arhivsko stroko. Burne odzive evropskih arhivov, arhivskih društev in drugih deležnikov so spodbudile prizadevanja, da bi bila v uredbi uveljavljena tudi stališča arhivske stroke.
Načela dostopnosti arhivskega gradiva
Eno od vprašanj, ki spremljajo zgodovino arhivov že od njihovega nastanka, je dostopnost arhivskega gradiva. Pravila glede dostopnosti arhivskega gradiva so bila v zgodovini različna, a od druge polovice 20. stoletja je splošno sprejeto načelo, da dostopnost javnega arhivskega gradiva ni več privilegij, ampak pravica.1 Tako izrecno navaja tudi Priporočilo Sveta Evrope »... dostop do javnega arhivskega gradiva je pravica. V političnem sistemu, ki spoštuje demokratične vrednote, bi morali to pravico imeti vsi uporabniki ne glede na narodnost, položaj ali funkcijo. «2 Izjeme pri splošnem pravilu o dostopu do javnega arhivskega gradiva brez omejitev so poleg državne obrambe, zunanje politike in javnega reda še zaščita posameznikov pred objavo informacij o njihovem zasebnem življenju.3 Države iščejo tako pravo pot med transparentnostjo in varovanjem tajnosti ter pravicami posameznikov. Priporočilo sicer vključuje še možnost splošnega roka nedostopnosti, vendar splošnega roka nedostopnosti v Evropski uniji tako rekoč ni več, odkar so se uveljavili predpisi, ki omogočajo prost dostop do informacij javnega značaja. V Sloveniji splošnega roka nedostopnosti ni več od leta 2006. Vprašanja dostopa do arhivov so postala posebno aktualna v državah, v katerih so nastale spremembe družbenega sistema, saj se je tam zanimanje javnosti za arhive zelo povečalo, še posebno zaradi različnih postopkov rehabilitacij žrtev nekdanjega sistema, denacionalizacij ipd. Število tistih, ki so arhive potrebovali za pravne namene, je izjemno naraslo in celo znatno preseglo število vseh drugih uporabnikov.4
Na spremembe se je že v devetdesetih letih odzval tudi Mednarodni arhivski svet in tako leta 1997
na konferenci v Edinburgu sprejel »Oris enotnega evropskega standarda za politiko dostopa do arhivov«, a je zadeval predvsem javno arhivsko gradivo. O dostopu do arhivov govorita tudi šesta in sedma točka arhivskega kodeksa, sprejetega na XIII. kongresu Mednarodnega arhivskega sveta leta 1996.5 V skladu z njima si morajo arhivisti prizadevati za čim večjo dostopnost arhivskega gradiva in omogočati nepristranske usluge vsem uporabnikom, obenem pa morajo spoštovati zaupnost informacij, kot tudi zasebnost posameznikov, vse v okviru zakonodaje. Tudi drugi najpomembnejši dokumenti Mednarodnega arhivskega sveta, kot na primer Splošna deklaracija o arhivih, sprejeta leta 2010 (potrdil jo je UNESCO), je izpostavila pomen dostopnosti arhivov.6
Načela dostopnosti arhivskega gradiva je pripravila delovna skupina v okviru komiteja Mednarodnega arhivskega sveta za dobro prakso in standardizacijo. Delovna skupina je začela delovati spomladi leta 2010. Prva verzija načel je bila avgusta 2011 dana v javno razpravo ter poslana več kot 2000 profesionalnim organizacijam in društvom. Po letu dni usklajevanj je delovna skupina oblikovala deset temeljnih načel. Načela so bila potrjena avgusta 2012 na generalni skupščini Mednarodnega arhivskega sveta v okviru arhivskega kongresa v Brisbanu. Načela predstavljajo mednarodni temelj za arhivsko prakso v svetovnem merilu. Pomembna novost je, da načela niso omejena le na javno arhivsko gradivo. Dokument je opremljen z obširnim komentarjem in vsekakor je zaželeno, da bi doživel čimprejšnjo objavo tudi v slovenščini.7
Glavna vsebina desetih načel pri dostopu do arhivov Mednarodnega arhivskega sveta:
—	1. prvo in osnovno načelo je, da ima javnost pravico do vpogleda v arhive, ki so jih ustvarili javni organi. Obenem pa naj bo ne glede na to, ali so arhivi javni ali zasebni, arhivsko gradivo dostopno v največji možni meri;
—	2. institucije, ki hranijo arhive, morajo javno objaviti preglede arhivskega gradiva, iz katerih je viden tudi obstoj morebitnih zaprtih delov arhivskega gradiva — in razkrijejo obstoj omejitev, ki zadevajo dostop do arhivov;
—	3. institucije, ki hranijo arhive, naj sprejmejo aktiven pristop in promovirajo dostop do arhivov;
—	4. institucije morajo poskrbeti, da so morebitne omejitve dostopa do arhivskega gradiva jasne, jasni morata biti njihova časovna omejitev in prav-
1	Košir: Arhivistika, str. 195 sl.
2	Priporočilo Sveta Evrope, str. 298.
3	Prav tam.
4	Melik & Jeraj: Arhivi v sodobni družbi, str. 322.
5	Kodeks etike, str. 15.
6	Košir: Splošna deklaracija.
7	Principles of Access to Archives, Adopted by the AGM on August 24, 2012.
na osnova omejitev. Pri tem je treba spoštovati tako omejitve s področja zasebnosti kot tudi pravice lastnikov zasebnega arhivskega gradiva;
—	5. arhivi morajo biti dostopni za vse uporabnike po enakih načelih. Pri tem morajo spoštovati in omogočiti pravičen ter pravočasen dostop do arhivskega gradiva brez diskriminacije;
—	6. arhivi oziroma druge institucije, ki hranijo arhivsko gradivo, morajo zagotoviti, da imajo žrtve zločinov na osnovi mednarodnega prava dostop do arhivov in vseh evidenc. Arhivi jim morajo omogočiti, da uveljavljajo svoje človeške pravice in lahko dokumentirajo zločine in nasilje, katerega žrtve so bile, tudi če je to arhivsko gradivo zaprto za (splošno) javnost. Tu se načela pri dostopu do arhivskega gradiva Mednarodnega arhivskega sveta sklicujejo tudi na načela o varovanju človekovih pravic OZN, posebej na načela za zaščito in promocijo človekovih pravic ter ukrepov proti nekaznovanju iz leta 2005. (The Updated Set of Principles for the Protection and Promotion of Human Rights through Action to Combat Impunity (2005) of the United Nations High Commission on Human Rights);
—	7. vsak uporabnik mora imeti pravico do pritožbe, če mu je bil dostop zavrnjen. Vzroki za zavrnitev morajo biti navedeni pisno in jasno. Obenem mora biti jasno navedena tudi možnost za pritožbo in postopek po pritožbi, ki omogoča morebitni dostop kljub prvotni zavrnitvi;
—	8. institucije, ki hranijo arhivsko gradivo, morajo zagotoviti, da operativne omejitve ne preprečujejo dostop do arhivov;
—	9. javni arhivi osebam, ki želijo raziskovati v arhivih, ne zaračunavajo uporabe arhivskega gradiva. Če jo zasebni arhivi zaračunavajo, morajo dobro razmisliti o višini plačila, saj pristojbine ne smejo biti ovira za uporabo arhivskega gradiva;
—	9. arhivisti imajo dostop do vseh zaprtih delov gradiva in lahko izvajajo potrebno arhivsko delo, gradivo hranijo, urejajo in analizirajo, obenem morajo biti natančno seznanjeni z razlogi za omejitev dostopa javnosti.
—	10. arhivisti sodelujejo v procesu odločanja o dostopu do arhivskega gradiva, sodelujejo pri oblikovanju politik in postopkov dostopa ter opozarjajo na morebitno sproščanje omejitev v okviru obstoječih zakonov, smernic in najboljših praks.
Vprašanje dostopnosti arhivskih dokumentov ni tematika, s katero bi se v zadnjem času ukvarjali le slovenski arhivisti, ampak je problematika, ki je skupna vsem arhivistom in raziskovalcem po svetu. In prav v zadnjem letu je to tudi zelo intenzivna tema
razprav na mednarodni arhivski sceni — tako med arhivi EU kot v okviru Mednarodnega arhivskega sveta. V Evropi je posebno živa razprava povezana z vprašanji o ravnanju z osebnimi podatki, za arhive posebno zanimiva v delu, ki se nanaša na odnos do teh podatkov pri zgodovinskih in drugih raziskavah.
Deljena odgovornost ob primeru italijanskega kodeksa pri obdelavi osebnih podatkov za zgodovinske raziskave kot primer dobre prakse
Živo razpravo o odnosu do osebnih podatkov znotraj arhivske skupnosti je v Evropi spodbudil predlog nove evropske uredbe o varstvu osebnih podatkov, ki je bil javno predstavljen januarja 2012. Predlog uredbe prinaša pomembne spremembe, hkrati pa bo uredba poenotila režim varstva osebnih podatkov v vseh državah članicah EU. Zdaj veljavna direktiva, ki jo morajo članice upoštevati pri pripravi svoje zakonodaje (Direktiva 95/46/ES) o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in prostem pretoku takih podatkov, med drugim določa, da morajo biti osebni podatki zbrani za določene, izrecne in zakonite namene in jih ni dovoljeno naprej obdelovati na način, ki ni združljiv s temi nameni. Nadaljnja obdelava podatkov za zgodovinske, statistične ali znanstvene namene ne šteje za nezdružljivo, če države zagotovijo ustrezno zaščito.8 Nekatere države imajo na podlagi direktive in lastne zakonodaje o varstvu osebnih podatkov oblikovan tudi poseben kodeks ravnanja s temi podatki pri zgodovinskih raziskavah.
Zdaj imata le dve državi v Evropi oblikovan kodeks ravnanja pri obdelavi osebnih podatkov v primeru zgodovinskih raziskav, in sicer sta to Velika Britanija in Italija. Posebno zanimiv je italijanski, ki je sestavni del italijanske zakonodaje o varstvu osebnih podatkov in se nanaša tako na arhiviste kot tudi raziskovalce oziroma uporabnike arhivskega gradiva.
Italijanski kodeks ravnanja in poklicne prakse v zvezi z obdelavo osebnih podatkov za zgodovinske namene (objavljen v Uradnem listu Republike Italije aprila 2001: Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici, preveden je v angleščino in tudi objavljen: Code of Conduct and Professional Practices Regarding the Processing of Personal Data For Historical Purposes; v nadaljevanju Kodeks) je sestavni del italijanske zakonodaje o varstvu osebnih podatkov. Kodeks ima dobro opredeljen cilj: uskladitev predpisov za varstvo osebnih podatkov z arhivskim delom in zgodovinskimi raziskavami. Ključna značilnost Kodeksa
Križaj: Dostop, str. 74.
8
je, da določa vodilna načela ne le za delo arhivistov s takimi podatki, ampak tudi za delo zgodovinarjev in vseh, ki pri raziskovalnem delu uporabljajo arhivsko gradivo.
Kodeks je bil oblikovan zato, ker so se ob sprejetju italijanskega zakona o varovanju osebnih podatkov arhivi soočili s številnimi težko rešljivimi vprašanji, kako ravnati z osebnimi podatki. Tem vprašanjem se je zato posvetil Kodeks in se izkazal kot dobra rešitev. Italijanski zakon o varstvu osebnih podatkov je določil pomembno vlogo Kodeksa. V 12. členu zakon o varstvu osebnih podatkov namreč določa, da je obdelava osebnih podatkov dopustna v skladu s Kodeksom.
Sprejetje Kodeksa temelji na 21. in 33. členu ustave Republike Italije, ki sta povsem primerljiva z 39. in 59. členom (39. varstvo osebnih podatkov; 59. svoboda izražanja) ustave Republike Slovenije. Poleg tega temelji Kodeks tudi na ustreznih mednarodnih pravnih virih:
—	na 8. in 10. členu Evropske konvencije o varstvu človekovih pravic in temeljnih svoboščin iz leta 1950. Italija je ratificirala konvencijo z Zakonom št. 848 iz 4. 8. 1955, Republika Slovenija pa je konvencijo ratificirala z Zakonom o ratifikaciji Konvencije o varstvu človekovih pravic in temeljnih svoboščin, spremenjene s protokoli št. 3, 5 in 8 ter dopolnjene s protokolom št. 2, ter njenih protokolov št. 1, 4, 6, 7, 9, 10 in 11 (MKVCP) Ur. l. RS-MP, št. 7/1994. 8. člen konvencije se nanaša na pravico do spoštovanja zasebnega in družinskega življenja, 10. člen pa na svobodo govora. Evropska konvencija ima izhodišče v Splošni deklaraciji o človekovih pravicah, ki jo je razglasila generalna skupščina Združenih narodov 10. decembra 1948;
—	na Priporočilo Sveta Evrope glede dostopa do arhivskega gradiva (Council of Europe Recommendation No. R (2000) 13 of 13 July 2000) ;
—	na Listini Evropske unije o temeljnih pravicah iz leta 2007. Listina Evropske unije o temeljnih pravicah enotno ureja vse na ravni Unije veljavne temeljne pravice: politične, državljanske, gospodarske, socialne in kulturne. Nanaša se tako rekoč na vsa področja življenja. Na Listino o temeljnih pravicah se sklicuje Lizbonska pogodba v 6. členu Pogodbe o Evropski uniji. »Unija priznava pravice, svoboščine in načela iz Listine o temeljnih pravicah Evropske unije z dne 7. decembra 2000, prilagojene 12. decembra 2007 v Strasbourgu, ki ima enako pravno veljavnost kot pogodbi.« Kodeks se sklicuje na člene št. 1, 7, 8, 11 in 13 (členi govorijo: 1. člen o človekovem dostojanstvu, 7. člen o spoštovanju zasebnega in
družinskega življenja, 8. člen o zaščiti osebnih podatkov, 11. člen o svobodi izražanja in informiranja, 13. člen o svobodi umetnosti in znanosti);
—	na Arhivskem etičnem kodeksu (International Code of Ethics for Archivists), sprejetem leta 1996 na kongresu Mednarodnega arhivskega sveta v Pekingu;
—	na smernicah Mednarodnega arhivskega sveta glede predpisov o zgodovinskih in »tekočih« arhivih (The Guidelines for a Law on Historical and Current Archives), ki jih je Mednarodni arhivski svet predstavil leta 1996 na konferenci v Ottawi.
Kodeks temelji na treh načelih:9
1.	spoštovanju osebnega dostojanstva oseb, na katere se nanašajo osebni podatki;
2.	razlikovanju med obveznostmi in odgovornostmi arhivistov na eni strani in odgovornostjo ter obveznostmi raziskovalcev in drugih uporabnikov na drugi;
3.	na razlikovanju med »sporočanjem« (communication) in »širjenjem« (dissemination) osebnih podatkov. Kodeks opredeljuje »sporočanje« kot dostop do dokumentov oziroma razkritje osebnih podatkov ene ali več oseb drugi identificirani osebi, na primer v čitalnici. »Širjenje« pa opredeljuje kot razkritje osebnih podatkov v vsakršni obliki (...) več neznanim osebam (npr. javna objava podatka v knjigi ali na spletu). Z drugimi besedami, sporočanje je tisto, kar se dogaja v arhivski čitalnici, širjenje pa vsakršno objavljanje.
Kodeks natančno opredeljuje dolžnosti arhi-vistov in tudi uporabnikov. Kar zadeva arhiviste, Kodeks vsebuje številne določbe, ki zvenijo znano, saj povzema določbe Arhivskega etičnega kodeksa Mednarodnega arhivskega sveta in priporočila o dostopu do arhivskega gradiva sveta Evrope. Med drugim določa tudi, da so arhivisti dolžni pri obdelavi dokumentov, ki vsebujejo osebne podatke, sprejeti ustrezne ukrepe, da sta zagotovljeni spoštovanje in varovanje pravic, temeljnih svoboščin in dostojanstva oseb, na katere se podatki nanašajo. Tako rekoč identično določbo pa najdemo, če pogledamo dolžnosti raziskovalcev, ki raziskujejo arhivsko gradivo. Tudi raziskovalci so dolžni varovati osebne podatke in pravice ter dostojanstvo oseb, na katere se ti podatki nanašajo. Eden od temeljev Kodeksa je, da zavezuje tako arhiviste kot raziskovalce, da ravnajo v skladu s tako moralno zavezo.
Povzeto po: Barrera: The Italian Code.
9
Kodeks tudi podrobno navaja dolžnosti arhi-vistov. Ti morajo ščititi tudi »celovitost arhivskega gradiva in pristnost dokumentov« (člen 4.1.b). Od ar-hivistov obenem zahteva, da »je zagotovljen čim širši dostop do arhivskega gradiva« (člen 5.2), in hkrati, da sprejmejo »vse potrebne ukrepe, da so preprečeni uničenje, širjenje ali nepooblaščen dostop do dokumentov« (člen 4.1.d).
Sedmi člen Kodeksa obravnava sporno vprašanje pravice do popravka osebnih podatkov (osnova za to pravico je v predpisih, ki se nanašajo na varovanje osebnih podatkov). Kodeks daje jasen odgovor na takšne uganke: arhivisti omogočajo, da ima tisti, na katerega se podatki nanašajo, pravico, da se njegovi osebni podatki dopolnijo, vendar le na način, ki omogoča, da prvotna oblika ostane povsem nedotaknjena in ločena od vsakršnih dopolnitev. (člen 7.1) Arhivisti morajo sprejeti kakršno koli pisno izjavo ali dodatne dokumente od tistih oseb, na katere se podatki nanašajo, da jih posodobijo ali popravijo. Vendar morajo biti ti dodatni dokumenti shranjeni ločeno od izvirnih dokumentov, da je tako ohranjena celovitost originalnih dokumentov.
Jasno so opredeljene tudi dolžnosti raziskovalcev. Ključna značilnost Kodeksa je, da določa pravila ravnanja ne le za arhiviste, ampak tudi za raziskovalce. Na prvem mestu Kodeks navaja, da imajo raziskovalci moralno obveznost, da spoštujejo dostojanstvo ljudi, o katerih pišejo (člen 9.1). Besedilo Kodeksa je sicer kompleksno, vendar je njegova vsebina na koncu zelo jasna in preprosta, in sicer v temeljni določbi: da uporabniki odgovarjajo za ustrezno uporabo dokumentov (člen 9.2).10 Z določitvijo odgovornosti raziskovalcev za pošteno uporabo dokumentov in informacij nalaga Kodeks odgovornost za ustrezno varovanje podatkov tudi na ramena raziskovalcev in obenem omogoča arhivistom ter arhivom veliko liberalnejšo politiko pri odobravanju dostopa do arhivskega gradiva.
Pred navedenim zakonom in Kodeksom je bila v Italiji odgovornost za pošteno uporabo osebnih
10 Code of Conduct and Professional Practices. Article 9. General Rules of Conduct: 9.1.) In accessing sources and exercising freedom of expression as well as in performing studies or research activities, users shall take such measures as are appropriate pursuant to laws and regulations in order to ensure respect for data subjects' rights, fundamental freedoms and dignity whenever they process personal data. 9.2.) Pursuant to the provisions laid down in paragraph 1 above, users shall use documents under their own responsibility in compliance both with the purposes sought - which must be specified in the relevant research project - and with the principles laid down in Section 7 of legislative decree no. 281 of 30.07. 99, stipulating that the data must be relevant and necessary.
podatkov, shranjenih v arhivih, le na ramenih ar-hivistov. Raziskovalci so takrat odgovarjali le, če so namenoma objavili napačne podatke o nekom ali so koga namenoma obrekovali. Sedaj pa imajo na osnovi navedenih pravnih predpisov raziskovalci dostop do podatkov, ki pa jih ni mogoče objaviti. Dejstvo, da arhivisti dopustijo, da si raziskovalci ogledajo nekatere dokumente, ne pomeni, da lahko s temi informacijami in dokumenti počnejo, kar hočejo. Odgovornost raziskovalca je, da uporablja osebne podatke tako, da ne krši pravice tistih, na katere se podatki nanašajo.
Kodeks v členu 11 sega v bistvo problema: kako uskladiti pravico do izvajanja znanstvene raziskave in svobode izražanja na eni strani z varovanjem zasebnosti na drugi strani. Člen navaja, da način, na katerega raziskovalci interpretirajo dokument, sodi na področje svobode govora, kot je določeno v ustavi, vendar brez poseganja v pravice do zasebnosti in dostojanstva. Člen zelo dobro uravnoveša dilemo, ki na eni strani tehta varstvo osebnih podatkov, na drugi pa javni interes. Kodeks se v tem členu sklicuje na italijansko ustavo in poudarja, da je zasebnost pomembna, vendar je obenem pomembna tudi svoboda govora, saj sta obe zaščiteni z ustavo. V drugem odstavku člena daje raziskovalcem ključno vodilo, da lahko razkrijejo osebne podatke, le če so ti pomembni in potrebni za raziskavo in ne vplivajo na dostojanstvo posameznikov in zasebnost. Vendar pa to določilo zavezuje uporabnika in ne več arhivista, tako da je prav zaradi določil navedenega kodeksa rešen dileme, ali omogočiti dostop. Načeli ustreznosti (relevantnosti) in nujnosti sta temelja Kodeksa. Tako navaja Giulia Barrera iz italijanske arhivske direkcije, da imajo zgodovinarji, ki preučujejo občutljiva socialna vprašanja, dostop do dokumentov, vendar pa v svojih raziskavah ne uporabljajo imen, saj večinoma imena niso potrebna. Poseben problem pa so javne osebe. Pri javnih osebnostih daje Kodeks posebne napotke: zasebnost javne osebnosti ali osebe, ki opravlja javne funkcije, je treba spoštovati, če so podatki nepomembni za njihovo vlogo v javnem življenju.
In kaj se zgodi ob kršitvi pravil? Na eni strani so predvidene kazenske sankcije, ki jih predvideva zakon o varstvu osebnih podatkov. Kodeks ravnanja pa predvideva še vrsto drugih sankcij, kot so na primer začasna prepoved vstopa v arhivsko čitalnico, prepoved dostopa do tovrstnih informacij ipd. Kodeks daje osnovo tudi strokovnim združenjem, da lahko sankcionirajo svoje člane, ki kršijo Kodeks. Kot pa poudarja Giulia Barrera na osnovi izkušenj italijanskih arhivskih kolegov, so kršitve redke. Kodeks je v veljavi dvanajst let (od leta 2001) in je nastal kot
rezultat sodelovanja med organom, pristojnim za varstvo osebnih podatkov, zgodovinarji in arhivisti. Kodeks uživa široko soglasje tako med arhivisti kot uporabniki, to pa je tudi pomemben dejavnik pri upoštevanju predpisa v praksi.
Kodeks ni namenjen le javnim arhivom, saj že v definicijah poudarja, da je izraz »arhivist« uporabljen za vsako fizično ali pravno osebo, organ ali združenje, ki je odgovoren za nadzor, pridobivanje, obdelavo, ohranjanje, varovanje in upravljanje zgodovinskih, tekočih in deponiranih arhivov javne uprave in zasebnih arhivov, za katere je bilo razglašeno, da imajo zgodovinski pomen, pa tudi zasebnega arhivskega gradiva, ki ni bilo razglašeno, če je imetnik tega gradiva obvestil pristojni državni urad, da bo upošteval navedeni Kodeks.
Kodeks definira tudi raziskovalca zelo na široko: raziskovalec je vsaka oseba, ki dostopa do arhivskega gradiva in tudi osebnih podatkov, ki jih gradivo vsebuje, zaradi zgodovinskih raziskav. Raziskovalec je lahko tudi novinar ali publicist, ki opravlja zgodovinsko raziskavo za novinarske in občasne publicistične namene, eseje ali druga intelektualna dela.
Italijanski Kodeks, ki je eden redkih take vrste v Evropski uniji, je primer dobre prakse in bo tudi eden od virov pri oblikovanju tovrstnega kodeksa ravnanja z osebnimi podatki v arhivih, ki je od pomladi leta 2012 v pripravi na ravni EU. Zdaj je v razpravi znotraj evropske arhivske skupine in skupine direktorjev državnih arhivov EU drugi osnutek evropskega kodeksa.11 Glavni pravni viri pri pripravi so bili podobni kot pri italijanskem Kodeksu:
—	Listina Evropske Unije o temeljnih pravicah iz leta 2007 (8. člen, ki govori o zaščiti osebnih podatkov, in 13. člen, ki govori o svobodi izražanja in obveščanja ter svobodi znanosti in umetnosti, tudi svobodi raziskovanja);
—	Splošna deklaracija o arhivih iz leta 2010, posebno uvod: Arhivi dokumentirajo odločitve, aktivnosti in spomine. So izjemna in nenadomestljiva dediščina, ki se prenaša iz ene generacije v drugo. Arhivsko gradivo je verodostojen vir informacij, ki podpira odgovorno in transparentno poslovanje uprave. Arhivi igrajo poglavitno vlogo pri razvoju družb, saj varujejo individualni in skupinski spomin in pripomorejo k temu spominu. Prost dostop do arhivskega gradiva bogati naše znanje o človeški družbi, spodbuja demokracijo, ščiti pravice državljanov in izboljšuje kakovost življenja;
—	Načela dostopnosti arhivskega gradiva Mednarodnega arhivskega sveta iz leta 2012, posebno
11 Code of Conduct for Archives Services Under article 38 of
the Draft Data Protection Regulation.
preambula. Pravi: Arhivi se ohranjajo za uporabo sedanjim in prihodnjim generacijam. Dostop povezuje arhive z javnostjo. Uporabnikom arhivi zagotavljajo informacije o instituciji in njenem arhivskem gradivu ... Arhivisti podpirajo kulturo odprtosti, vendar sprejemajo omejitve, kot jih zahtevajo zakoni, etika ali določila izročiteljev; — še posebno prvo načelo, ki pravi: Dostop do državnih arhivov je bistvenega pomena za informirano družbo. Demokracija, odgovornost, dobro upravljanje in državljanska angažiranost zahtevajo pravno jamstvo in dostop do arhivov javnih organov, tako nacionalnih, samoupravnih kot lokalnih skupnosti in drugih organizacij ter pravnih ali fizičnih oseb, ki opravljajo javne funkcije ali delujejo z javnimi sredstvi. Arhivsko gradivo javnih organov mora biti odprto za javnost, razen če spada med posebne izjeme, ki jih predpisuje zakonodaja.
Osnutek evropskega kodeksa je namenjen uravnoteženju varovanja osebnih podatkov na eni strani (se pravi osebnih podatkov, ki se nanašajo na še živeče posameznike), ki jih upravljajo arhivi, in na drugi strani s pravico do obveščanja in svobodo raziskovanja. Obenem želi zagotoviti arhivom, da bodo lahko najbolje izpolnili svoje poslanstvo, to pa je varovanje in ohranjanje edinstvene in nenadomestljive dediščine.
Dokument sicer verjetno ne bo zadeval podrobnosti glede odgovornosti raziskovalcev, vsekakor pa bo postavil meje, do kam seže odgovornost arhivi-stov pri omogočanju dostopa do arhivskega gradiva. Glede na razprave pa se kaže, da evropski uradniki niso naklonjeni oblikovanju posebnega kodeksa in bi raje le nekoliko popravili nekatere člene predloga evropske uredbe o varovanju osebnih podatkov.
Kritični odziv arhivske skupnosti na predlog nove uredbe o varstvu osebnih podatkov
Januarja 2012 sta evropski parlament in svet objavila predlog uredbe o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in prostem pretoku takih podatkov (Splošna uredba o varstvu podatkov). Nova uredba naj bi nadomestila sedaj veljavno direktivo (Direktiva 95/46/ES). Uredba bi pomenila, da jo bodo morale države članice EU izvajati neposredno. Veljati bo začela takoj po sprejetju, bo obvezujoča za celotno EU in bo prevladala nad nacionalno zakonodajo. Predlog teži k višji ravni varstva osebnih podatkov, saj uvaja nove pravice posameznikov — kot je pravica do pozabe (na internetu) itd. Predlog evropske uredbe o varstvu osebnih podatkov je povsem spregledal arhivsko stroko. Že aprila 2012
je Nacionalni arhiv Velike Britanije pripravil dokument12, ki je analiziral predlog in izrazil skrb zaradi predloga uredbe, saj predlog ne vsebuje »varovalk«, ki zadevajo arhivsko gradivo in jih vsebuje trenutno veljavna Direktiva iz leta 1995. Posebno problematično je uničevanje zbirk osebnih podatkov po poteku namena nastanka zbirke, ki ga predvideva predlog uredbe. Nova uredba bi omogočila tudi popravke osebnih podatkov v različnih evidencah. Obenem bi organi, ki opravljajo zgodovinske, statistične ali znanstvene raziskave, lahko osebne podatke objavili ali kako drugače javno razkrili, le če bi posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, privolil. Odzivi proti predlogu uredbe so prišli tako iz arhivskih združenj, arhivov kot Mednarodnega arhivskega sveta itd. Splošna pripomba je, da je potrebno novo uredbo, ki izpostavlja le varstvo osebnih podatkov in zagovarja uničevanje, uravnotežiti z varstvom arhivskega gradiva — to je legitimni javni interes - saj hranjenje osebnih podatkov zagotavlja družbeni, pa tudi individualni spomin ter državljanom varstvo njihovih pravic. Prav tako je bilo opozorjeno, da mora pravica posameznikov do popravka njihovih osebnih podatkov pustiti izvirnik nedotaknjen.
V	Nikoziji je bila oktobra 2012 oblikovana arhivska delovna skupina za pripravo osnutka evropskega kodeksa ravnanja z osebnimi podatki v primeru zgodovinskih raziskav v skladu z 38. členom predloga uredbe. Ta člen zadeva izvedbene akte. Evropski kodeks se nanaša na ravnanje s podatki v arhivskem gradivu in bi lahko začel veljati šele po sprejetju uredbe. Uredba pa bi morala dodeliti večjo vlogo kodeksu, da bi tako dobili bolj prilagodljive določbe v zvezi z obdelavo osebnih podatkov za zgodovinske namene. Tudi termin zgodovinske raziskave ni opredeljen v predlogu uredbe. Potrebna je definicija, ki bo jasno zajela arhivske dejavnosti.
V	zvezi s predlogom uredbe je najodločneje protestiralo društvo francoskih arhivistov z javno peticijo, namenjeno evropskemu parlamentu. Peticijo je podprl tudi Mednarodni arhivski svet, in sicer sekcija, ki združuje arhivska strokovna združenja (ICA / SPA) z resolucijo, sprejeto na srečanju v Amsterdamu 29. aprila 2013. Sekcija društvenih arhivov Mednarodnega arhivskega sveta tako opozarja predvsem na posledico, ki jo bo imela uredba zaradi uničevanja zbirk osebnih podatkov. V resoluciji se sklicuje na Splošno deklaracijo o arhivih iz leta 2010, ki izpostavlja velik pomen arhivov. Peticija društva francoskih arhivistov je dobila podporo večine arhivskih društev članic EU tudi Arhivskega društva Slovenije.
Državni arhivi EU so skupaj predlagali evropski
komisiji, da bi 83. členu predloga evropske uredbe o varstvu osebnih podatkov dodali amandma, ki bo zadeval arhive. Člen 83 govori namreč o obdelavi podatkov za zgodovinske, statistične in znanstvenoraziskovalne namene in je v sedanji obliki brez dvoma preveč restriktiven:
»Člen 8313
Obdelava v zgodovinske, statistične in znanstvenoraziskovalne namene
1. V mejah te uredbe se lahko osebni podatki obdelujejo v zgodovinske, statistične ali znanstvenoraziskovalne namene samo, če:
(a)	teh namenov ni mogoče kako drugače uresničiti z obdelavo podatkov, ki ne omogoča ali več ne omogoča identifikacije posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki;
(b)	se podatki, ki omogočajo povezavo informacij z določenim ali določljivim posameznikom, na katerega se nanašajo osebni podatki, hranijo ločeno od drugih informacij, če se ti nameni lahko uresničijo na tak na-
2. Organi, ki opravljajo zgodovinske, statistične ali znanstvene raziskave, lahko osebne podatke objavijo ali kako drugače javno razkrijejo samo, če je:
(a)	posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, dal privolitev v skladu s pogoji iz člena 7;
(b)	objava osebnih podatkov potrebna zaradi predstavitve rezultatov raziskave ali olajšanja raziskave, če interesi ali temeljne pravice ali svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ne prevladajo nad temi interesi; ali
(c)	posameznik podatke objavil.
Evropska sekcija Mednarodnega arhivskega sveta (EURBICA) pa je v dogovoru z evropsko arhivsko skupino (EAG) in direktorji državnih arhivov EU (EBNA) poslala pismo evropski komisiji, v katerem opozarja na nesprejemljivost predolga uredbe. Predlagala je amandma k členu št. 83 in pripravo predloga evropskega kodeksa po vzoru že obstoječih italijanskega in angleškega. V pismu predsednika EURBICE evropski komisiji sta predvsem dva poudarka, potreba po ohranitvi kredibilnih arhivov in zagotavljanju integritete in avtentičnosti arhivskih fondov in zbirk. Posledica pisma je bil (24. 4. 2013) sestanek predstavnikov evropskih državnih arhivov in evropske sekcije Mednarodnega arhivskega sveta s
UK non-paper, 17. april 2012.
13 Predlog uredbe evropskega parlamenta in sveta o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov.
12
predstavniki stalnega predstavništva Irske v EU kot zdaj predsedujoče EU ter vodjem delovne skupine za izmenjavo podatkov in varstvo osebnih podatkov (DAPIX). Irski predstavniki so obljubili, da bo predlog uredbe posodobljen pred koncem maja 2013, bili pa so zadržani do oblikovanja posebnega evropskega kodeksa o ravnanju z osebnimi podatki pri zgodovinskih raziskavah.
Najostrejša in najbolj jasna je peticija francoskega arhivskega društva, naslovljena na evropski parlament, ki povzema bistvo problema z novim predlogom uredbe.14 Francoski arhivisti poudarjajo, da Evropa ne sme prepovedati hrambe podatkov, ampak nasprotno, le zagotoviti zaščito in nadzorovan dostop. To mora zagotoviti državljanom tudi z zagotavljanjem tehničnih, finančnih in človeških virov, vključno z usposobljenimi strokovnjaki, ki bodo lahko skrbeli za pravilno upravljanje podatkov. Opozarjajo, da evropska komisija in evropski parlament hitita z radikalno rešitvijo, ki bo prisilila javne in zasebne organizacije uničiti ali anonimizi-rati podatke, takoj ko se bo iztekel namen, za katerega so bile zbirke ustvarjene. Francoski arhivisti se sprašujejo, kaj bi pomenilo to v praksi, ko bi šole ali univerze uničile svoje zbirke osebnih podatkov, ko bi bili ti izbrisani iz matičnih in zemljiških knjig, ko bi bile zbrisane evidence o zaposlitvi in bi bili za svoje osebne podatke edini odgovorni posamezniki. To bi za Evropo pomenilo kolektivno amnezijo. Francoski arhivisti so opozorili, da so zbiranje in ohranjanje osebnih podatkov ter zagotavljanje dostopa do informacij ob hkratni zaščiti zasebnosti privilegij demokracij. Evropa ne sme prepovedati hrambe podatkov, ampak nasprotno, zagotoviti zaščito in nadzorovan dostop do njih. To je evropska skupnost dolžna zagotoviti svojim državljanom. Peticija zahteva podaljšanje roka za sprejem uredbe, da bi se tako omogočila poglobljena razprava.
In kot so poudarili predstavniki Francije v najnovejšem (19.4.2013) predlogu amandmaja k predlogu uredbe (uvodni 125a člen): pravica do varovanja osebnih podatkov mora upoštevati pravico poznati svojo zgodovino. Uredba potrebuje uskladitev varovanja osebnih podatkov z vlogo arhivov, kot varuhov kolektivnega in individualnega spomina.
Viri in literatura
Viri
Barrera, Giulia: The Italian Code of Conduct
14 https://www.change.org/organizations/association_des_ar-chivistes_fran^ais
and Professional Practices Regarding the Processing of Personal Data for Historical Purposes (Directorate General of Archives, Italy). EBNA - EAG meeting, Nicosia, October 12, 2012 (delovno gradivo).
Code of Conduct and Professional Practices Regarding the Processing of Personal Data For Historical Purposes - Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici. (Published in the Official Journal no. 80 of April 5, 2001).
Code of Conduct for Archives Services Under article 38 of the Draft Data Protection Regulation (Draft 2.0. 23/3/2013).
Predlog UREDBA EVROPSKEGA PARLAMENTA IN SVETA o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov (Splošna uredba o varstvu podatkov) (Besedilo velja za EGP) {SEC(2012) 72 final} {SEC(2012) 73 final} Bruselj, 25.1.2012 COM(2012) 11 final, 2012/0011 (COD).
Principles of Access to Archives. International Council on Archives Committee on Best Practices and Standards Working Group on Access, Adopted by the AGM on August 24, 2012.
UK non-paper on data protection and archives. Data protection and archives: briefing for European archivists on issues of potential concern. The National Archives UK, 17 April 2012.
Internet
https://www.change.org/organizations/associati-on_des_archivistes_fran9ais
Literatura
Jeraj, Mateja: Arhivi in njihova vloga v sodobni družbi. V: Arhivi 31 (2008), št. 1 str. 9-19.
Kodeks etike. V: Arhivi XX (1997), št. 1-2, str. 14-16.
Košir, Matevž: Arhivistika: pot do samostojne znanstvene discipline. V: Arhivi 25 (2002), št. 1, str. 295-301.
Košir, Matevž: Splošna deklaracija o arhivih in sodobna arhivska paradigma. V: Arhivi 33 (2010), št. 2 (2010), str. 309-318.
Križaj, Marjana: Dostop do javnega arhivskega gradiva v nekaterih državah Evropske unije. V: Arhivi 30 (2007), št. 1, str. 71-82.
Melik, Jelka & Jeraj, Mateja: Arhivi v današnji družbi. V: Atlanti 21 (2011), str. 319-327.
Priporočilo Sveta Evrope glede dostopa do arhivskega gradiva iz leta 2000. V: Arhivi 26 (2002), št. 2, str. 297-298.
Zusammenfassung
VON DEN GRUNDSÄTZEN DES INTERNATIONALEN ARCHIVRATS ÜBER DIE ZUGÄNGLICHKEIT DES ARCHIVMATERIALS ZU KRITISCHEN ANMERKUNGEN ZUM ENTWURF EINER NEUEN EU-DATENSCHUTZVERORDNUNG
Der Beitrag behandelt die Frage der Zugänglichkeit von Archivmaterial. Als Ausgangspunkt wird dabei der allgemein anerkannte Grundsatz genommen, dass die Zugänglichkeit öffentlichen Archiv-
materials kein Privileg mehr, sondern ein Recht darstellt. Es werden die Grundsätze der Zugänglichkeit der Archive präsentiert, die vom Internationalen Archivrat auf dem Kongress in Brisbane im Jahr 2012 beschlossen wurden. Der Schwerpunkt des Beitrags liegt dabei in der Suche von Lösungen zwischen Transparenz und Schutz der Privatsphäre des Einzelnen. Der Verfasser äußert sich kritisch zu dem Entwurf einer neuen EU-Datenschutzverordnung, da der Vorschlag die Fachwelt der Archivbediensteten umging. Als Beispiel einer ausgeglichenen Lösung wird der italienische Kodex des Umgangs mit Personalien im Fall der historischen Forschungen aus dem Jahr 2001 präsentiert.
Practica, priloga koledarja za leto 1587 (AS 1073, Zbirka rokopisov, 100r, Koledar ljubljanskega škofa Janeza Tavčarja).