ŽARKO BIZJAK: SMERI RAZVOJA SODOBNE ARHIVISTIKE SMERI RAZVOJA SODOBNE ARHIVISTIKE ŽARKO BIZJAK Uvod Arhivistika se je iz pomožne zgodovinske vede zaradi družbenih sprememb, tehničnega napredka, novih pravnih in organizacijskih zahtev ter kopičenja znanja razvila v funkcionalno znanost, katere predmet raziskovanja je arhivsko gradivo.1 To predstavlja — po definiciji Mednarodnega arhivskega sveta — spomin narodov in družb, ki oblikuje njihovo identiteto in je temeljni kamen informacijske družbe.2 Mednarodni arhivski svet s svojimi regionalnimi podružnicami združuje več kot 1400 arhivskih ustanov v 190 državah. Njegove sekcije zbližujejo arhiviste in arhivske ustanove z enakimi interesi. Njegovi komiteji in delovne skupine omogo­ čajo strokovnjakom reševati raznovrstne arhivistične probleme. Mednarodni arhivski svet je v svoji skoraj 60-letni zgodovini delovanja ne­ dvomno mnogo prispeval k razvoju arhivskih standardov in napredku arhivov. Zaradi velikih političnih, ekonomskih in tehnoloških sprememb teži k nenehnemu prilagajanju, da bi obdržal vodilno vlogo organizatorja mednarodnega sodelovanja in zadovoljeval potrebe svojih članic. Arhivistika se pri nas in v svetu sooča s številnimi izzivi oziroma nalogami, ki jih mora rešiti. Tako je delovanje Mednarodnega arhivskega sveta usmerjeno: — v posredovanje in promocijo vloge arhivov in arhivskega gradiva v sodobni družbi; — v razvijanje modelov ravnanja z elektronskimi dokumenti in avtomatizacijo arhivskih funkcij; — v razvijanje modelov hrambe arhivskega gradiva in preprečevanje uničevanja arhivskega gradiva ter — v izobraževanje in usposabljanje arhivistov. Ker je na tem mestu nemogoče na kratko predstaviti celotni korpus teorij in metodologij, ki podpirajo izvajanje arhivskih funkcij, se bomo v nadaljevanju omejili le na dva aktualna projekta izmed mnogih, ki jih vodi Mednarodni arhivski svet. To sta projekt izdelave smernic oziroma priročnika za vrednotenje doku­ mentarnega gradiva ter projekt izgrajevanja avtomatiziranih arhivskih informa­ cijskih sistemov, temelječih na arhivskih standardih. Jože Žontar, Arhivska veda v 20. stoletju, Ljubljana, Arhiv Republike Slovenije 2003. Preambula statuta Mednarodnega arhivskega sveta (www. ica.org ). 113 VILFANOV SPOMINSKI ZBORNIK Vrednotenje dokumentarnega gradiva Vrednotenje je ena od osnovnih arhivskih funkcij — je proces določanja, kak0 dolgo je treba hraniti dokumente, vključno z odločitvijo, ali imajo dokumenti tako vrednost, da se jih trajno hrani kot arhivsko gradivo. Vrednotenje je v arhivistiki pojem iz druge polovice 20. stoletja, ko so orga nizacije začele proizvajati vse večje količine dokumentarnega gradiva in ga niso mogle več ohranjati v celoti. Danes je v svetu verjetno neizmerljiva količina doku, mentov, ki jih je treba ovrednotiti. Med njimi je vse več dokumentov, ki nastajajo v digitalni obliki, pri čemer je njihova lastnost žal ta, da so neobstojni ozirotna podvrženi hitremu tehnološkemu zastarevanju in posledično neberljivosti ter uni­ čenju. Arhivist mora vrednotenje izvesti, kolikor je z dosegljivimi sredstvi le mogoče objektivno. Zato je pristop, ki ga izberemo — to je, kako načrtovati, organizirati in določiti vire za vrednotenje — strateška odločitev. Poznamo pet osnovnih pristo­ pov vrednotenja, med katerimi je mogoče izbirati oziroma jih med seboj mešati, in tako ustvariti več variant osnovnih pristopov.3 Prvi pristop je inventarizacija in razvrščanje vsega dokumentarnega gradiva, ki ga hrani ustvarjalec ali njegova organizacijska enota. Tak seznam vsebuje podatke o tem, kdo in zakaj oblikuje dokumente, kot tudi informacije o uporabi in vsebini dokumentov. Na tej osnovi se določajo primarne in sekundarne potrebe za defi­ niranje minimalnih rokov hrambe ter se identificirajo dokumenti, ki imajo poten­ cialno vrednost trajne hrambe. Drugi pristop je funkcijsko vrednotenje. Pri tem pristopu so prizadevanja usmerjena v ocenjevanje relativne pomembnosti poslovnih funkcij in rezultatov aktivnosti. Funkcijsko vrednotenje se začne s pregledom nad celotno organizacijo in njenimi funkcijami ne glede na notranjo organizacijsko strukturo oziroma upravne meje. Končni rezultat je identifikacija funkcij poslovanja tistih enot, ki predstavljajo najpomembnejše delo oziroma imajo največji vpliv na vse enote ustvarjalca. Funkcijski pristop je bil razvit v Nemčiji v 50. letih ter bil sprejet v mnogih vzhodnoevropskih državah v različnih oblikah. Od 90. let prejšnjega stoletja se predvsem zaradi narave digitalnega gradiva oziroma digitalnih sistemov poslovanja funkcijski pristop širi po vsem svetu. Razvitih je bilo nekaj različic funkcijskega pristopa; znane so predvsem kanadska oblika, t. i. makro-vrednotenje, nizozemski projekt PIVOT in avstralska metodologija DIRKS. Tom Mills, Strategie Approaches to Appraisal, Guidelines on Appraisal, International Council on Ar- chives, Committee on Appraisal, May 2005. 114 ŽARKO BIZJAK: SMERI RAZVOJA SODOBNE ARHIVISTIKE je t. i. dokumentacijska strategija, ki je usmerjena v vsebine ozi- in teži k umestitvi vrednotenja v širši kontekst z iskanjem vlog, ki jih forganizacije ali posamezniki na določeno temo v danem prostoru. Pred- tega pristopa so v možnosti, da vključuje predhodna dva pristopa kot po- dopolnilo. Četrti pristop je rizično vrednotenje in temelji na prepoznavanju nevarnosti za , v primeru, da se določeno gradivo uniči. Arhivistu tak pristop odgo- ___ katere nevarnosti in potencialni stroški za organizacijo se pojavijo, če na- ačno vrednotimo dokumente določenih funkcij ali pristojnosti znotraj organiza­ cije ter - katere prioritetne naloge so potrebne za zagotavljanje primernega upravljanja dokumentov. peti pristop je vrednotenje v okviru oblikovanja sistema upravljanja z doku­ menti, ki je bil razvit na podlagi analize digitalnega gradiva v okviru projekta jnterpares z namenom, da se lahko izvede sistem upravljanja z dokumenti v skladu s standardom ISO 15489, ki predpostavlja pomembno vlogo arhivske služ­ be pri oblikovanju sistema. Sistem upravljanja z dokumenti po smernicah stan­ darda bi moral vsebovati funkcionalnosti, ki podpirajo vse postopke upravljanja dokumentov, vključno z določanjem rokov hrambe oziroma odločanjem o doku­ mentih, ki imajo dolgodobno oziroma trajno vrednost. Vrednotenje mora biti zato izvedeno že na samem začetku oblikovanja sistema. Vseh pet strategij vsebuje osnove za pridobitev in organizacijo informacij o dokumentarnem gradivu ter dajejo arhivistu dovolj možnosti za začetek siste­ matičnega analiziranja in sprejem končne odločitve. Vsaka od izbranih strategij za­ hteva izdelavo načrta. Za nobeno od navedenih strategij ne moremo trditi, da je edina pravilna, še manj pa, da je napačna. Dejansko ima vsak od navedenih pristopov tako prednosti kot pomanjkljivosti, odločitev pa je navadno odvisna od ustaljene prakse in drugih okoliščin ter specifičnih potreb določene organizacije in pravnega okolja, v katerem deluje. V okviru Mednarodnega arhivskega sveta je bil ustanovljen komite za vred­ notenje s ciljem, da izdela priročnik za vrednotenje arhivskega gradiva, ki bi bil neodvisen od pravnega sistema, v katerem delujejo arhivi, vseboval pa bi možnost izbire različnih pristopov in kriterijev ter priporočal metodologije oziroma izvedbe postopkov vrednotenja gradiva, vključno tistega, ki nastaja v digitalnem okolju. 115 VILFANOV SPOMINSKI ZBORNIK Standardizacija in avtomatizacija arhivskega informacijskega sistema Drugi projekt Mednarodnega arhivskega sveta je usmerjen v standardizacijo in avtomatizacijo arhivskega informacijskega sistema. Pregled nad vedno večjimi količinami gradiva, ki ga hranijo arhivi, zahteva vzpostavitev in vzdrževanje kompleksnega arhivskega informacijskega sistema ki omogoča zanesljivo, hitro in učinkovito iskanje arhivskega gradiva. V Mednarodnega arhivskega sveta sta bila zato v 90. letih prejšnjega stoletja izdelana prva arhivska standarda za opis arhivskega gradiva in opis ustvarjalcev oziroma, oseb. V pripravi je tretji standard za opis funkcij in aktivnosti.4 Namen tega stan- darda je dopolnitev izgradnje arhivskega informacijskega sistema s tem, da povež funkcije in aktivnosti z opisom ustvarjalca in arhivskega gradiva v skladu s stan dardi. Baza funkcij in aktivnosti, ki se izgrajuje in vzdržuje ločeno od baze gradiva in baze oseb, omogoča manjše podvajanje informacij ter izgradnjo fleksibilnega at. hivskega informacijskega sistema. Poznavanje funkcij in aktivnosti ponuja več prednosti. Ustvarjalcu gradiva lahko služi kot osnova za izdelavo oziroma vzpo- stavitev klasifikacijskega sistema; arhivistu lahko služi kot osnova za vrednotenje gradiva; urejanje, klasificiranje in popisovanje gradiva; uporabnikom arhivskeg gradiva pa lahko služi kot orodje za iskanje in proučevanje arhivskega gradiva. Hkrati z razvojem standardov, ki bi omogočali povezljivost in primerljivost, se v okviru Mednarodnega arhivskega sveta razvija odprtokodna aplikacija za po­ pisovanje arhivskega gradiva po pravilih arhivskih standardov za izdelavo infor­ mativnih pomagal. S takšno aplikacijo bi bilo vsem arhivom po svetu ne glede na gospodarsko oziroma družbeno razvitost omogočeno izgrajevanje in vzdrževanje arhivskih informacijskih sistemov, ki omogočajo iskanje in uporabo arhivskega gradiva preko interneta. Zaključek Arhivistični izzivi so mednarodno arhivsko srenjo povezali v skupno organi­ zacijo in projekte bolj, kot so upali ustanovitelji Mednarodnega arhivskega sveta. Mednarodni arhivski svet tesno sodeluje z vrsto mednarodnih organizacij ter vodi in koordinira ključne razvojne projekte izobraževanja arhivistov, ravnanja z digitalnim gradivom in standardizacijo popisovanja arhivskega gradiva. Ce smo še pred desetletjem arhivistiko uvrščali med pomožne zgodovinske ve­ de, se danes arhivistika zaradi družbenega in tehnološkega razvoja ter potreb lfl- ISAF, International Standard forActivities/Functions of Corporate bodies - Draft; Paris, May 2006. 116 ŽARKO BIZJAK: SMERI RAZVOJA SODOBNE ARHIVISTIKE formacijske družbe po ohranjanju in dostopnosti do informacij uvršča skupaj z bliotekarstvom, dokumentalistiko in informatiko med splošne humanistične ve­ dejavnosti Mednarodnega arhivskega sveta in po možnosti aktivno delovanje z njim na vseh področjih je verjetno edino zagotovilo razvoja arhi­ vistike v Sloveniji. Razvoj informacijske družbe, novih informacijsko-komunikacijskih tehnologij in globalizacija vplivajo tudi na arhivistiko, njene teorije, metodologije, organizi­ ranost in položaj v družbi. Osnovni funkciji arhivske dejavnosti sta vrednotenje dokumentarnega gradiva ter pridobivanje arhivskega gradiva z namenom njegove ohranitve in posredovanja uporabnikom. Temeljna načela arhivistike, ki so se razvila konec 19. stoletja in se pri nas uveljavljala po drugi svetovni vojni tudi po zaslugi akademika Sergija Vilfana, ostajajo nespremenjena. SUMMARY DEVELOPMENT TRENDS OF CONTEMPORARAY ARCHIVE SCIENCES The development of the Information society, new Information and communication technologies and globalisation háve also had an impact on archive science, its theory, methodology, Organisation and position in society. The basic functions of archive activities are evaluating documentary material, ob- taining archive material for the archives in order to preserve it and communicate it to users. The basic principles of archive science, which were developed at the end of the 19th Century and introduced in Slovenia after the Second World War, also thanks to Academie Sergij Vilfan, remain unchanged. Archive science here and elsewhere in the world is confronted with three challen- ges, or tasks that it must resolve: - evaluating an exceptionally inereased quantity of documentary material: An archive Service must establish and maintain intellectual supervision of Contem­ porary organisations, the creators of archive material, which are characterised by organisational instability and the production of ever greater quantities of documentary material in their work. Because exchange functions are more numerous but more stable, modern archive science seeks new approaches or methodologies of 117 VILFANOV SPOMINSKI ZBORNIK - Maintaining the legibility of various impermanent and machine readable material In addition to material created in classical record forms, we háve been witness ' recent decades to ever new, more effective and attractive Systems of docum material. The new bearers of records or Information Systems are characterised by obsolescence. Archive science must therefore be devoted to Contemporary materij and be dosely linked with documentary and Information Sciences and thus meet th need for enabling the legibility or preservation of modem records in the future. - Setting up and maintaining effective and quality instruments for seeking archiv material: The amount of archive material is also increasing greatly in archives. Fast ac- cessibility to specific sought material requires the construction and maintenance of quahty systém of search instruments which only modern Information and commu- nication technology enables. All these challenges have linked the international archive community into a com­ mon Organisation and projects more than the founders of the International Council on Archives had hoped. The International Council on Archives collaborates dosely with a series of international organisations and conducts and Coordinates key development projects of professional training of archivists, handling digital material and Stan­ dardisation of cataloguing archive material. If archive science was classified among subsidiary historical Sciences a decade ago, because of social and technological development and the needs of the Information society for preservation and accessibility of Information, archive science is today classified with library, documentary and Information Sciences among general humanist Sciences. 118