Uloga i dužnost arhiviste u lancu društvene odgovornosti za zaštitu tajnosti podataka i podataka o ličnosti
Snežana PEJOVIČ
Archivist, Montenegro State Archives - Kotor Historical Archives - Head of Department Stari grad 318, 85 330 Kotor, Crna Gora (ME) e-mail: snezana.pejovic@dacg.gov.me; pejsib@t-com.me. The president of the Centre for the Preservation and Presentation of Kotor Documentary Heritage «NoTAR»,
Stari grad 477, 85 330 Kotor, Crna Gora e-mail: cdknotar.ko@t-com.me
Role and Duty of an Archivist in the Chain of Social Responsibility for the Protection of Confidential
Information and Personal Data
ABSTRACT
This paper deals with the role and responsibility of archivists in the modern era in which, primarily due to the application of new technologies, all data and pieces of information from current and archival records, including those personal and confidential ones, become potentially "visible", i.e. available to the general public in any given moment. Dual responsibility of archivists is adduced in personal and confidential data protection: archivist as a creator / holder of current and archival records containing this kind of data, and as a custodian and processor of archival material of other creators and holders. Through various stages in the course of the performance of their professional archival work a degree of responsibility of archivists has been analysed in the protection of personal / confidential data. The need, as well as the importance of the regular alignment of the national archival regulations with other legal acts and recommendations concerning the above-mentioned areas have been pointed out. Also, the necessity of making detailed elaborated professional instructions-guidelines for archivists as to how, in the process of their professional work, to manage personal data and classified information contained in the current and archival records has been underlined. Some positive and negative practices in Montenegro are presented, with special reference to the specificities of the small states and their ability to fully implement international community directives and recommendations in the field of the protection of privacy and confidentiality.
Key words: access, new technologies, data protection, personal data, confidential data, archival regulations
Ruolo e dovere di un archivista nella catena della responsabilita sociale per la protezione di informa-
zioni riservate e dati personali
SINTESI
Il presente articolo tratta del ruolo e della responsabilita degli archivisti nell'era contemporanea in cui, soprat-tutto a causa dell'applicazione delle nuove tecnologie, tutti i dati e le informazioni provenienti da materiale documentale ed archivistico, inclusi quelli personali e confidenziali, diventano potenzialmente "visibili", ossia disponibili al grande pubblico in ogni momento. Una duplice responsabilita e addotta dagli archivisti nella protezione dei dati personali e sensibili: gli archivisti come creatori/detentori di material documentale ed archivistico contenente questa tipologia di dati, e come custodi e gestori di altri produttori e detentori di materiale archivistico. E stato analizzato un livello di responsabilita degli archivisti ne la protezione dei dati personali/ri-servati attraverso vari passsaggi nel corso della realizzazione del loro lavoro archivistico professionale. Sono state sottolinate la necessita, cosi come l'importanza, dell'allineamento regolare dei regolamenti archivistici nazionali con altri atti legislativi e con le raccomandazioni concernenti le aree sopra citate. E stata inoltre sottolineata la necessita di redigere dettagliate, elaborate istruzioni-linee guida professionali per gli archivisti su come, durante il loro lavoro professionale, gestire i dati personali e riservati contenuti nel materiale documentario. Sono state presentate alcune pratiche sia negative che positive nel Montenegro, con particolare riferimento alle specificita dei piccoli stati e la loro capacita di implementare le direttive e racccomandazioni delle comunita internaziona-li nel campo della protezione della riservatezza e della sensibilita dei dati.
Parole chiave: consultabilita, nuove tecnologie, protezione dei dati, dati personali, dati riservati, norme archi-vistiche
Snežana PEJOVIČ: Uloga i dužnost arhiviste u lancu društvene odgovornosti za zaštitu tajnosti podataka
i podataka o ličnosti, 117-128
Vloga in dolžnost arhivista v verigi družbene odgovornosti za zaščitu tajnosti podatakov in osebnih podatkov
IZVLEČEK
Prispevek govori o vlogi in odgovornosti arhivista v modernem času, v katerem so predvsem zaradi uporabe novih tehnologij vsi podatki in informacije iz dokumentarnega in arhivskega gradiva, vključno z osebnimi in tajnimi, v vsakem trenutku potencialno „vidni", oziroma dostopni širši javnosti. Arhivisti nosijo pri zaščiti osebnih in tajnih podatkov dvojno odgovornost, in sicer kot ustvarjalci/imetniki dokumentarnega in arhivskega gradiva, ki te podatke vsebuje, ter kot čuvaji in obdelovalca arhivskega gradiva drugih ustvarjalcev in imetnikov. Preko različnih faz opravljanja strokovnega arhivskega dela smo analizirali stopnjo odgovornosti arhivista pri zaščiti osebnih/tajnih podatkov. Pokazali smo na potrebo in pomen, da se na državni ravni redno usklajujejo arhivski predpisi z vsemi ostalimi zakonskimi akti in priporočili, ki urejajo zgoraj omenjena področja, kot tudi na nujnost izdelave podrobno obdelanih strokovnih navodil - smernic za arhiviste, kako naj v procesu strokovnega dela postopajo z osebnimi in tajnimi podatki v dokumentarnem in arhivskem gradivu. Predstavili smo nekaj pozitivnih in negativnih izkušenj iz prakse v Črni Gori s posebnim poudarkom na specifičnosti malih držav in njihove zmožnosti, da v celoti implementirajo direktive in priporočila mednarodne skupnosti na področju zaščite zasebnosti in tajnosti podatkov.
Ključne besede: dostop, nove tehnologije, zaščita podatkov, osebni podatki, tajni podatki, arhivski predpisi
Uloga i dužnost arhiviste u lancu društvene odgovornosti za zaštitu tajnosti podataka i podataka o ličnosti
ABSTRAKT
U radu je riječ o ulozi i odgovornosti arhiviste u modernom dobu u kojem, prvenstveno zbog primjene novih tehnologija, svi podaci i informacije iz dokumentarnog materijala i arhivske grade, uključujuci i one lične i tajne, u svakom trenutku postaju potencijalno „vidljivi", tj. dostupni širokoj javnosti. Navodimo dvojaku odgovornost arhiviste u zaštiti ličnih i tajnih podataka, i to u svojstvu stvaraoca/imaoca dokumentarne i arhivske grade koja sadrži i ove podatke, i kao čuvara i obradivača arhivske grade drugih stvaralaca i imalaca. Analizirali smo stepen odgovornosti arhiviste u zaštiti ličnih/tajnih podataka kroz razne faze obavljanja stručnog arhivskog rada. Ukazali smo na potrebu i značaj da se na državnom nivou redovno uskladuju arhivski propisi sa svim ostalim zakonskim aktima i preporukama koje regulišu gore pomenute oblasti, kao i na neophodnost izrade detaljno razradenih stručnih uputstava-smjernica za arhiviste kako da u procesu stručnog rada postupaju sa ličnim i tajnim podacima u dokumentarnom materijalu i arhivskoj gradi. Predstavili smo neka pozitivna i negativna iskustva iz prakse u Crnoj Gori, sa posebnim osvrtom na specifičnosti malih država i njihovih mogucnosti da u potpunosti implementiraju direktive i preporuke medunarodne zajednice na polju zaštite privatnosti i tajnosti podataka.
Ključne riječi: dostup, nove tehnologije, zaštita podataka, tajnost podataka, podatci o ličnosti
1 Uvod
Zaštita podataka o ličnosti i pravo na tajnost podataka, kao tekovine izgradnje civilnog društva i njegovih institucija, formu zvaničnih dokumenata dobijaju pedesetih godina 20. vijeka kroz čitav niz medunarodnih akata počev od onog temeljnog: Univerzalne deklaracije o ljudskim pravima Ujedinje-nih nacija (1948.) Kako je poznato, Deklaracija se od tada do danas dopunjuje raznim pravnim aktima, direktivama, konvencijama (navedimo k^onvenciju o zaštiti ljudskih prava i osnovnih sloboda, 1950. god.) i sličnim dokumentima, koji regulišu osnovna prava čovjeka, prvenstveno pravo na zaštitu ličnih podataka, to jest prava na privatnost, ali na drugoj strani značajna pažnja se posvečuje i zaštiti tajnosti podataka.
Ako se, pak, osvrnemo unazad, kroz istoriju ljudske civilizacije, poznato je da zaštita privatnosti (prvobitno privatni život pojedinca i porodice), kao i zaštita državnih interesa i interesa vladajuče elite (kroz prikupljanje informacija „na terenu", uz njihovu obradu i čuvanje), sežu još iz Mesopotamije, od vavilonskog kralja Hamurabija (tzv. Hamurabijev zakonik), i protežu se preko Rimskog carstva, Fran-cuske republike, pa sve do današnjih dana. Razvojem gradanskog društva sve te norme se kontinuirano dograduju i proširuju novim sadržajima, pa se tako i pravo na privatnost i njenu zaštitu fokusira na regulaciju sve užih pravnih pitanja, poput zaštite podataka o ličnosti, prava na ime i ugled, na moralni i fi^zički integritet, na slobodu misli i slobodu izražavanja, vjeroispovjest, nacionalnu opredjeljenost,
Snežana PEJOVIČ: Uloga i dužnost arhiviste u lancu društvene odgovornosti za zaštitu tajnosti podataka
i podataka o ličnosti, 117-128
prava udruživanja, političkog djelovanja, prava na seksualna orijentaciju, prava djece, prava žena, i slično.
Razvojem komunikaciono-informacionih tehnologija i njihovom implementacijom u svaki segment savremenog društva, dolazi do tzv. permanentnih napada na privatnost. razni podaci i informacije, uključujuci i one „najosjetljivije", svakog trena postaju potencijalno „vidljivi" i to za široku javnost. Pokazalo se da je sve teže vršiti temeljitu kontrolu i osigurati prava pojedinca, države i njenih institucija. Zato je zadnjih decenija pitanje zaštite i bezbjednosti ličnih podataka, kao i tajnosti podataka, u fokusu pravne tematike u svim zemljama svjeta. Oformljena su brojna tijela i na nivou Evropske unije i uopšte na medunarodnom nivou, koja se bave kontinuiranom nadogradnjom mehanizama za zaštitu privatnosti, kao jednom od osnovnih ljudskih prava i postulata razvoja demokratskog društva. Kao i u svim ostalim procesima, posebno onim koji suštinski mijenjaju način rada i života pojedinaca, institucija, tačnije čitavog društva, nezaobilazno je da su arhivi, arhivska struka i arhivisti ovim obuhvaceni i moraju da budu aktivni sudionici u svim tim procesima i to velikim svojim udjelom.
2 Arhivi i arhivisti i njihova dvojaku ulogu u procesima zaštite podataka o ličnosti i tajnosti podataka
Za razliku od drugih aktera društvenih procesa, arhivi i arhivisti su prirodom svog posla upuceni da na dva nivoa brinu o zaštiti podataka o ličnosti, odnosno o tajnosti podataka. Arhivi, bilo da su javne institucije iz oblasti kulture, tj. kulturne baštine, ili organi uprave (kako je to slučaj u Crnoj Gori), u svom svakodnevnom radu su stvaraoci dokumentarne, odnosno javne arhivske grade, i njeni imaoci do trenutka isteka operativnih potreba za dokumentacijom, odnosno do njenog trajnog pohran-jivanja. Na prvom mjestu, svojim administrativnim radom arhivi i stvaraju spise koji se tiču zaposleni-ka, kao i druga akta koja se tiču redovnog poslovanja arhiva kao javne institucije. Dakle, kao što je slučaj kod ostalih pravnih subjekata, to jest stvaralaca i imalaca arhivske grade, arhivi posjeduju podatke o ličnostima koji su radno angažovani u ovoj instituciji. U skladu sa savremenom pravnom regula-tivom, arhivi su u obavezi da u postupanju i radu sa dokumentacijom koja nastaje u njihovoj redovnoj administraciji obezbjede potpunu zaštitu podataka o ličnosti, kao i tajnost podataka, kada takvi podaci postoje. Kroz vodenje redovnih administrativnih poslova, odnosno obavljajuci kancelarijsko poslovanje, arhiv, poput drugih stvaralaca, vrši takode i obradu tih podataka. To znači da je arhiv, odnosno arhivista, prema terminologiji i odredbama u zakonima koji regulišu ova pitanja, i „obradivač ličnih podataka" i istovremeno „rukovalac zbirke ličnih podataka" u dokumentarnoj i arhivskoj gradi koju stvara.
Na drugoj strani, arhivi u procesu obavljanja svoje osnovne, arhivske djelatnosti, dužni su da vode evidencije, koje po pravilu sadrže podatke koje se tiču ličnosti, kao i one koje se tiču poslovanja državnih organa, ustanova, raznih pravnih subjekata. Nabrojacemo neke od tih zakonom obavezujucih evidencija za Državni arhiv Crne Gore. Prema Pravilniku o evidencijama u arhivima (2011), Državni arhiv Crne Gore i njegovi arhivski odsjeci dužni su da vode Evidencije o korisnicima arhivske grade (Pravilnik, 2011, čl. 11), kojom je predvideno da stranka u prijavi za rad u arhivu ili zahtjevu za izda-vanje ovjerenih kopija dokumenata, treba da upiše svoje lične podatke, uključujuci i podatke iz inde-tifikacionog dokumenta. Podaci iz formulara se unose u Knjigu evidencije istraživača/korisnika i potom propisno odlažu. Ove evidencije mogu da se vode u analognom i u elektronskom formatu i trajno se čuvaju u arhivu. Takode, članom 18 Pravilnika (2011) predvideno je vodenje Evidencije o stvarao-cima i držaocima registraturske i arhivske grade, aključujuči i Evidencije držalaca arhivske grade u privat-nom vlasništvu (Pravilnik 2011, čl. 23). Sve te evidencije predvidaju pribavljanje i notiranje raznih podatka, bilo da se radi o podacima o ličnosti ili vezano za podatke iz rada nekog državnog organa, ustanove, odnosno javnog ili privatnog pravnog subjekta. Pretpostavka je da evidencija nazvana Dosje stvaralaca i držalaca registraturske i arhivske grade (Pravilnik 2011, čl. 20), može da sadrži i one podatke koji podrazumjevaju postupanje prema zakonu za zaštitu podataka o ličnosti, odnosno onom o tajnosti podataka.
Ovaj pravilnik Državnog arhiva Crne Gore samo članom 27 u jednoj alineji propisuje mjere protiv zloupotreba u zaštiti podataka, doduše samo za elektronski format evidencija. Citiramo: ^,Arhi-vska evidencija koje se vode u elektronskom obliku treba da su zašticene od neovlašcenog unosa, brisanja, izmjene, pristupa i upotrebe podataka autorizacijom pristupa, evidentiranjem odgovornosti za unos i promjenu podataka, kao i redovnim kopiranjem'" (Pravilnik, 2011, str. 15).
Snežana PEJOVIČ: Uloga i dužnost arhiviste u lancu društvene odgovornosti za zaštitu tajnosti podataka
i podataka o ličnosti, 117-128
U nizu pravnih i drugih akata koji regulišu ostvarivanja prava pojedinaca, kao i pravnih subje-kata, sa ciljem izgradnje demokratskog ambijenta, je i onaj o slobodnom pristupu informacijama. Arhivi bi, po prirodi svoje djelatnosti i nasljedu o kojem brinu, trebalo da prestavljaju stožer demokratskog razvoja, pa i onda kada je riječ o ostvarivanju osnovnih gradanskih prava. Dakle, zakon koji reguliše dostupnost informacijama je takode jedna od tekovina modernog društva. Ovaj zakon treba da omoguci vecu transparentnost u radu javnih službi radi lakšeg ostvarivanja prava i sloboda gradana, ali i da podstakne efikasnost u njihovom radu, odgovornost i djelotvornost, i da afirmiše njihovu legitimnost i integritet. Kako je to propisabno, pravo pristupa informacijama može se ograničiti jedino ako je to u interesu zaštite života, javnog zdravlja, morala i privatnosti, vodenja krivičnog postupka, bezbjednosti i odbrane države, njene spoljne, monetarne i ekonomske politike.
Crna Gora je po prvi put usvojila Zakon o slobodnom pristupu informacijama 2005. god.1. Prva verzija Zakona (2005) je bila u mnogim stvarima nedorečena, pa je to izazvalo burne polemike i kritike. Tako se tokom godina radilo na poboljšanju ovog zakona i na njegovom uskladivan ju sa medunarodnim pravnim normama, posebno onim koje su važece za Evropsku uniju. Upravo uskladivanje teksta ovog zakona sa nedavno usvojenim propisima koji regulišu tajnosti podataka i zaštitu podataka o ličnosti, dovelo je da Crna Gora dobije nov, dopunjen i pročišcen tekst ovog zakona 2012. godine2. Tada je formirano i nadzorno tijelo: Agencija za zaštitu ličnih podataka i slobodan pristupu informacijama(vidi Agencija, 2013).
Prema ovom zakonu i arhivi, kao javne institucije, su dužni da imaju tzv. vodič za pristup informacijama, po kojem je svako fizičko lice i svaki pravni subjekt u zemlji i/ili inostranstvu u mogucnosti da na ravnopravnoj osnovi i pod jednakim uslovima dobije informacije iz rada odredenog arhiva. Tako i Državni arhiv Crne Gore ima javno na svojoj internet stranici objavljen vodič za pristup informacijama uposjedu Državnog arhiva (2015)^^. Uz tekst vodiča (2015), javnosti su dostupni podaci o imenima i nazivima radnih mjesta svih zaposlenih u Arhivu, kao i o zaradama direktora i pomočnika direktora kao javnih funkcionera. Medutim, u slučaju arhiva kao institucije koja brine o arhivskoj gradi raznih stvaralaca/imalaca, ali i istovremeno je i sama stvaralac i imalac sopstvene dokumentarne i arhivske grade, stvara se zabuna kod korisnika. Tako se u praksi dogada da se gradani i pravni subjekti obračaju arhivu, bilo za konsultovanje arhivske grade u naučno-istraživačke svrhe ili za pribavljanje dokaza, pozivajuči se isključivo na Zakon o slobodnom pristupu informacijama, posve zanemarujuči pravno dejstvo arhivskih zakonskih akata na polju dostupnosti podataka i informacija iz arhivske grade.
Kako je u meduvremenu izašla Direktiva Evropske unije 2013131 (2013), koja uvodi novu za-konsku mogučnost za ponovnu upotrebu informacije, u Crnoj Gori je toku izrada dopune zakona o slobodnom pristupu informacijama radi uskladivanja sa istom. Dejstvo zakona o slobodnom pristupu informacijama (2012) je prošireno na sasvim nov način i na institucije koje brinu o kulturnom nasljedu: biblioteke, muzeje i arhive. Koliko nam je poznato, pravo na ponovnu upotrebu podataka se smatra ekonomskim pravom, za razliku od ranijih verzija ovog zakona koji se odnosio isključivo na gradanska prava. Ta nova komercijalna dimenzija koju ovaj zakon uvodi i u arhivsko poslovanje, sigurni smo da dodatno usložnjava arhivistima rad i u dijelu koji se tiče zaštite ličnih podataka, odnosno tajnosti podataka, posebno kada je u pitanju pristup digitalizovanoj arhivskoj baštini. Smatramo da bi trebalo sa nivoa arhivske struke posvetiti više pažnje novoj ulozi arhiva u okviru ovih zakonskih rješenja o pono-vnoj upotrebi informacija.
Drugi plan brige i odgovornosti arhiviste u pitanjima zaštite tajnosti podataka i ličnih podataka, je onaj koji je prisutan u obavljanju drugih arhivskih poslova. Na ovom nivou imamo dvojaku odgovornost arhiva i arhivista. Kao prvo, to je odgovornost u rukovanju i radu sa arhivskom gradom koja je primljena od strane stvaralaca/imalaca i nalazi se pohranjena u arhivskim depoima. Drugi nivo odgovornosti arhiviste je onaj pri vršenju nadzora nad dokumentarnom i arhivskom gradom van arhiva. Kod ovog zadnjeg slučaja, trebalo bi govoriti o podijeljenoj odgovornosti izmedu arhiviste i stvaraoca/ imaoca dokumentarne i arhivske grade. Medutim, problem za arhivistu nastaje kada važečim zakonskim aktima nije precizno odredena granica te podijeljene odgovornosti.
1.	Skupština Republike Crne Gore donijela je 8. novembra 2005. godine Zakon o slobodnom pristupu informacijama. Ovaj zakon je objavljen u „Službenom listu Republike Crne Gore", br. 68 od 15. novembra 2005. godine, a stupio je na snagu 24. novembra 2005. godine.
2.	zakon o slobodnom pristupu informacijama usvojen je na sjednici Skupštine Crne Gore 26. jula 2012. godine.
3.	Tekst vodiča koji se ažurira najmanje jednom godišnje, postavlja se na oglasnu tablu Uprave Državnog arhiva i na Internet stranici.
Snežana PEJOVIČ: Uloga i dužnost arhiviste u lancu društvene odgovornosti za zaštitu tajnosti podataka
i podataka o ličnosti, 117-128
Uz to, primjena savremenih informaciono-komunikacionih tehnologija u vršenju nadzora, u valorizaciji, prikupljanju, preuzimanju, obradi, prezentaciji i u koriščenju arhivske grade, dodatno usložnjava situaciju, tako da je savremeni arhivista primoran da neprestano razvija nove mehanizme u svom poslovanju kako bi kroz sve faze arhivskog posla kontrolisao vidljivost ličnih, posebno „osjetlji-vih" podataka, štitio tajnost podataka, uz stalno prisutnu svijest o velikoj sopstvenoj odgovornosti.
3 Sredlvanje i obrada arhivske grade u arhivu - ograničenja prema propisima o zaštiti ličnih i tajnih podataka
Koji sve izazovi stoje pred arhivistom u postupku obrade arhivske grade i izrade naučno-informativnih sredstava, gledajuči to kroz prizmu pravno obavezujučih zahtjeva za zaštitu privatnosti i tajnosti podataka. Kako znamo, arhivisti obavezno unose podatke o ličnostima u inventarima, u analitičkom indeksu, posebno nominalnom indeksu, u regestima, itd. Ime i prezime ličnosti su veoma važne odrednice u arhivskim informativnim sredstvima za razna naučna istraživanja, ali predstavljaju i bazični podatak/informaciju za postupke dokazivanja. Takode su važni i za neka interesovanja široke javnosti, možemo reči ona laička, poput traženja podataka o porodičnom porijeklu, i sl. Radi istinito-sti i vjerodostojnosti obradenih podatka, kao i zbog pružanja svestranije stručne pomoči istraživačima, arhivisti u naučno-obavještajnim sredstvima uz lična imena obično dodaju i druge podatke iz sadržaja dokumenta, koji treba da što tačnije odrede identitet osobe/osoba koje su tu navedene u odredenom istorijskom kontekstu. Postavlja se pitanje da li arhivista bez dobro razradenih stručnih smjernica i solidne arhivske zakonske regulative može da dosljedno ispoštuje sve zahtjeve o zaštiti ličnih i tajnih podataka? Jasno je da su arhivisti tada prisiljeni da improvizuju i da rješavaju probleme po nahodenju, od slučaja do slučaja, oslanjajuči se na legislativu koja nije iz oblasti arhivske struke, što ne umanjuje njihovu odgovornost za eventualne nastale štete.
Takode, naučno-obavještajna sredstva, kako je poznato, kao spona izmedu dokumenta i onog ko ga koristi, rade se javnost, za naučne istraživače i korisnike. Ona su, bilo da su u analognom i/ili elektronskom formatu, u potpunosti otvorena za javnost. Zbog toga što omogučavaju široku „vidljivost" podataka neizbježno je da i ona podliježu zakonskim ograničenjima o zaštiti ličnih podataka, odnosno tajnosti podataka. Gledano kroz prizmu aktuelnih propisa, što bi to značilo? Arhivi su, prema legislativi koja reguliše pravo na privatnost i tajnost u stvari „obradivači ličnih podataka" na arhiv-skoj gradi, koja je, rečeno terminologijom iz pomenute legislative, predata arhivu od strane „rukova-
e na arhiv, odnosno jivim", kao i tajnim coje bi odredile ulo-
oca zbirkom ličnih podataka" i ranijeg obradivača. Da li bi to trebalo da znači da na arhivistu prenesena i odgovornost za dalje postupanje sa ličnim, i onim „osjet podacima? Smatramo da odgovor na to pitanje treba dati kroz detaljne smjernice gu arhiviste u novim okolnostima i utvrdile granice kada arhivista preuzima odgovornost za dalje po-stupanje.
Pogledajmo na konkretnom primjeru u kojoj mjeri važeči zakonski propisi u oblasti arhivske struke u Crnoj Gori olakšavaju, odnosno otežavaju arhivistima izvršavanje stručnog rada u kontekstu zahtjeva novog doba. Po arhivskim propisima u Crnoj Gori, za arhivske poslove na sredivanju i obradi arhivske grade odredeno je da su arhivi dužni „da vrše sredivanje i obradu arhivske grade u skladu sa vežecim medunarodnim i nacionalnim standardima i stručnim uputstvimd" (Zakon o arhivskoj djelatnosti, 2010). I to je sve! Moramo da podvučemo da Državni arhiv u Crnoj Gori, kao jedinstvena arhivska institucija sa arhivskim odsjecima u svim opštinama na teritoriji države4, do danas nije izradio nikakve nacionalne standarde, niti je na osnovu prakse i iskustava osmislio neke smjernice i uputstva kojima bi se crnogorski arhivisti rukovodili u obavljanju svojih stručnih poslova, a u ambijentu implementiranja novih zakonskih pravila o zaštiti privatnosti i/ili zaštiti tajnosti podataka sadržanih u arhivskoj gradi. Samo je važeči arhivski zakon i to u pojedinim svojim članovima tek ovlaš dotakao i ova pitanja5.
4.	O organizaciji Državnog arhiva u Crnoj Gori i njegovom statusu u aktuelnim procesima u razvoju društva u Crnoj Gori, je u više navrata bilo riječi tokom proteklih godina na Medunarodnom arhivskom danu, kao i u mojim radovima objavljenim u „Atlantima".
5.	Treba napomenuti da je zakon o arhivskoj djelatnosti usvojen krajem 2010. god., dočim zakon o tajnosti podataka je donesen 20ll, a zakon o zaštiti podataka o ličnosti krajem 2012. godine. Tako se arhivska djelatnost u Crnoj Gori nalazi u jednom zakonskom vakumu kada je riječ o pomenutoj materiji. Na žalost, nije se ni pokušalo da se to premosti nekim podzakonskim aktima ili smjernicama, uputstvima, i sl.
Snežana PEJOVIČ: Uloga i dužnost arhiviste u lancu društvene odgovornosti za zaštitu tajnosti podataka
i podataka o ličnosti, 117-128
Kao kakva-takva smjernica u postupku obrade arhivske grade i zaštite privatnosti i tajnosti podataka, arhivistima može da pomogne član 21 aktuelnog arhivskog zakona, koji u stvari reguliše koriščenje arhivske grade i propisuje ograničenja u koriščenju. Prema stavu 1 ovog člana „arhivska grada koja sadrži podatke koji se odnose na poslove bezbjednosti i odbrane, spoljnje, monetarne i ekonomske politike" čijim bi objelodanjivanjem mogla da nastane šteta bilo za javni interes ili za bezbjed-nost Crne Gore, može da se koristi tek 50 godina od njenog nastanka. Na drugoj strani, arhivska grada koja sadrži lične podatke može da se koristi 70 godina od njenog nastanka i „najmanje 20 godina od smrti lica" na koje se arhivska grada odnosi. Izuzeci za slučajeve prije isteka ovih rokova su onda kada je osoba još živa i tada treba tražiti njen pristanak, odnosno nakon njene smrti, dozvolu treba tražiti od najbližih srodnika (Zakon o arhivskoj djelatnosti, 2010, čl. 21).
Kako ie utvrdeno zakonom (2010), arhivska grada se mora predati nadležnom arhivu u roku koji nije duži od 30 godina od njenog nastanka (čl. 14). Izuzetno, ako je javna arhivska grada potrebna stvaraocu/imaocu za redovno poslovanje i nakon isteka 30 godina, on može da je zadrži, ali uz popis koji predaje Arhivu i uz tačno naznačen rok njene (naknadne) predaje. Stav 4 ovog člana propisuje i sljedeče: „Arhivska grada koja sadrži lične podatke ili podatke za koji je utvrden stepen tajnosti u skladu sa posebnim zakonom ili drugim propisom, prilikom predaje Državnom arhivu, posebno se popisuje i odreduju se rokovi dostupnosti i us ovi koriščenja". Ovaj član iz arhivskog zakona dopunju-je zakon o tajnosti podataka (2011): „Kada se iz sadržaja tajnogpodatka ne može odrediti način prestan-ka tajnosti podatka, njegova tajnostprestaje istekom vremena poslije kojeg arhivska grada postaje dostupna za koriščenje, u skladu sapropisima o arhivskoj djelatnosti."
Na osnovu gore navedenih primjera očigledno je da je za arhivistu mora da bude zbunjuče kako da pristupi sredivanju i obradi arhivske grade koja sadrži lične podatke, odnosno tajne podatke, a da pri tome ne prekrši zakone važeče za ove oblasti. Da bi se dosljedno slijedila zakonska regulativa, pre-poruke i slična akta iz oblasti zaštite ličnih podataka i tajnosti podataka, arhivista prije obrade arhivske grade treba da povede računa o čitavom nizu elemenata, kao na primjer: da li ta arhivska grada sadrži podatke o ličnosti uključujuči i one „osjetljive", kako je to zakonski precizirano; zatim, da li postoje svi podaci za tačno identifikovanje osobe, da li su ti podaci o osobi relevantni za nauku ili u dokazne svrhe, odnosno da li su od javnog interesa, kao i da li se radi o javnoj ličnosti; potom, da li je dotična osoba živa ili mrtva, odnosno treba da odredi precizno njegovo/njeno životno doba, odnosno tačan datum smrti. Jednako je važno da se arhivista rukovodi i pravilima koji dopuštaju obradu ličnih podataka, koja se u ovom slučaju prenosi iz sfere operativnog životnog ciklusa dokumenta na arhivsku gradu u arhivu. Uz to, arhivista treba precizno da odredi i datum nastanka dokumenata, da povede računa da li je arhivska grada otvorena ili zatvorena (ograničenja koja odreduje njen stvaralac/imalac), da li su informacije več bile javno objavljene i da li bi njihovo stavljanje u naučno-informativna sredstva u nekom delikatnom kontekstu moglo da prouzrokuje ozbiljne posljedice i za odredenu osobu, ali i za njegovu užu i širu porodicu6. Postavlja se pitanje da li arhivista može da odgovori svim ovim zakonskim zahtjevima i koja su moguča rješenja u slučajevima kada ne može.
Uz ostalo treba imati u vidu da u arhivima postoje i ona tzv. originalna obavještajna sredstva (indeksi akata, protokoli, i sl.), koja su nastala tokom operativnog životnog ciklusa dokumenata još kod stavaroca/imaoca arhivske grade. U tom slučaju arhivista ne vrši njihovu obradu, izuzev ako su ta obavještajna sredstva, na primjer, na stranom jeziku, pisana rukom, teško čitljivim ili sa oštečenim tekstom, i sl. Ona su dostupna javnosti u svom izvornom obliku. U vezi sa ovim treba podvuči da se tokom istorije mijenjao način vodenja kancelarijskog poslovanja, pa su se kod stvaralaca/imalaca na različiti način vodile evidencije o spisima i njihovoj sadržini, pa i o ličnim podacima. Takode stav o dostupnost i koriščenju spisa se kroz prošlost mijenjao, gledano i u vremenskoj perspektivi i vezano za političko-društvena ustrojstva država. Izvjesno je da arhivska grada u prošlosti nije bila u tolikoj mjeri „vidljiva", pa ni dostupna na način kako je to slučaj danas. Kroz istoriju mijenjali su se i kriterijumi za postupanje sa ličnim podacima. Naveščemo primjer sudske arhivske grade koja možda najviše ima dokumenta tzv. „osjetjive" sadržine. Primjera radi, ostavinske rasprave su propračene imenskim upi-snikom koji predstavlja osnovno i važno originalno naučno-informativno sredstvo u dokazivanju vla-snosti nad odredenom imovinom i ta arhivska grada po pravilu ne zastrijeva. Za dokazivanje vlasnosti ostavinu nadopunjuje grada katastarskih uprava, zemljišne knjige i dr. U jednim i drugim spisima se
6. Na primjer da u arhivskoj gradi postoji podatak o sudskoj optužbi za odredenu osobu, ali ne i da li je optužba krivično procesuirana, odnosno da je dotična osoba dokazano ostala nevina.
Snežana PEJOVIČ: Uloga i dužnost arhiviste u lancu društvene odgovornosti za zaštitu tajnosti podataka
i podataka o ličnosti, 117-128
često uz imena ličnosti mogu naci razni nadimci, pa i oni koji su pežorativni, ili zabilješke o duševnoj bolesti ličnosti, o nekim oblicima invalidnosti, ili drugi atributi i napomene koje danas spadaju u domen „osjetljivih" podataka, a koje je nekada stvaralac arhivske grade bez takvih ograničenja mogao da unosi u zvanična dokumenta . Kako je ovaj materijal, i spisi i evidencije o spisima, javno dostupan sa svojim originalnim sadržajem, prema važecim zakonskim propisima on može da proizvedu moralnu i drugu štetu i licu i njegovim/njenim srodnicima i to u dužem vremenskom trajanju nego kako je to zakonom odredeno. U ovim slučajevima postaje nebitno što se tu radi o istorijskoj arhivskoj gradi i što su, pravno gledano, striktno ispoštovane vremenske distance koje arhivski zakon predvida kao rokove za neograničeni pristup gradi i upotrebu podataka i informacija koje ona sadrži. Jer, rizik da se nanese šteta ugledu i privatnosti odredenih ličnosti je, u stvari, dugoročno prisutan.
Poseban problem se otvara kada se arhivska grada koja raspolaže podacima o ličnosti i to onim koji se mogu kategorisati kao „osjetljivi" (kao sudska, medicinska, personalna dokumenta nastala u administraciji organa, javnih ustanova, državnih preduzeca, i sl.), uključujuci tu i originalna obavještajna sredstva, prenese u digitalni prostor i kada svi ti podaci postanu vidljivi za široki krug korisnika. Opasnost koja je latentno prisutna je i ta da se katkad može dogoditi da se spisi sa „osjetljivim" podacima nadu u virtuelnom prostoru radi pomanjkanja znanja arhiviste o svim činjenicama koje je trebalo pre-thodno prikupiti i poznavati u skladu sa rokovima dostupnosti, ili da se to dogodi iz nepažnje. U svakom slučaju neophodna je permanentna obuka arhivista i ažuriranje i uskladivanje arhivskih propisa sa svim onim koji regulišu pomenute oblasti, uključujuci tu i propise o elektronskoj gradi i informa-cionoj bezbjednosti.
U Crnoj Gori Državni arhiv je zaobiden u svim procesima prelaska državne uprave, privrede i čitavog društva, na elektronski način poslovanja (detaljnije vidi: Pejovic, 2015) i arhivisti nisu ni obra-zovno, ni stručno pripremljeni ni da vrše nadzor nad elektronskom gradom, niti za rukovanje njome. ovdje se vrše tek početnički koraci u prebacivanju arhivske grade iz analognog u digitalni prostor i to uglavnom kroz pojedinačne inicijative. Arhivisti gotovo da ne znaju da su novi arhivski izvori i sav dokumentarni materijal koji se kreira na Internetu, kao blogovi, web stranice, forumi, javni komenta-ri, elektronska pošta, i privatna i javna, itd. Zbog svega toga trenutno u Crnoj Gori nije moguce po-drobnije govoriti o ulozi i odgovornosti arhiviste u poštovanju aktuelne zakonske regulative o zaštiti ličnih podataka ili tajnosti podataka pri prenosu arhivske grade u digitalni prostor, odnosno u po-stupku njene digitalne obrade.
4 Arhivisti i zaštita ličnih podataka i tajnosti podataka u vršenju nadzora nad arhi-vskom gradom van arhiva i u preuzimanju grade u nadležni arhiv
Arhivisti u toku vršenja nadzora nad arhivskom gradom van arhiva su involvirani i u postupak zaštite ličnih podataka i tajnosti podataka, naravno uz podijeljenu odgovornost sa stvaraocima/imao-cima registraturske i arhivske grade. Makar po onome kako je to regulisano arhivskim propisima u Crnoj Gori, u vršenju nadzora arhivista djeluje savjetodavno i kod javnih i privatnih stvaralaca/imala-ca u pogledu pravilnog, zakonski propisanog rukovanja dokumentacijom, vrši kontrolu njenog čuvanja, prati odvajanje bezvrijednog dokumentarnog materijala i njegovog bezbjednog i propisanog uništenja. Članom 12 Zakona posebno je regulisano da se kod uništavanja bezvrijednog registraturskog materijala „moraju (se) preduzeti mjere zaštite tajnosti podataka, čijim bi se neovlašcenim pristupom mogao povri-jediti javni ili privatni interes" (zakon o arhivskoj djelatnosti, 2010, čl. 12). Pored toga, stvaraoci/imao-ci registraturske i arhivske grade su dužni da sve promjene vezano za stanje grade prijave Državnom arhivu, kao i da omoguce nadležnom arhivu, tj. arhivistima nesmetan pristup materijalu koji je u njihovom posjedu. U zakonu o arhivskoj djelatnosti iz 2010. godine (član 38), uveden je i inspekcijski nadzor koji treba da obavlja Državni arhiv nad primjenom arhivskog zakona i arhivskih propisa od strane stvaralaca/imalaca, što je podiglo razinu odgovornosti arhiviste u odnosu na onu vrstu dokumentacije koja je u nastajanju i van arhiva.
U odnosu na vršenje nadzora i kontrole u prošlosti nad tradicionalnom dokumentarnom i arhivskom gradom, elektronska grada i implementacija novih tehnologija za arhivistu znače mnogo složenije i znatno obimnije obavljanje nadzora i kontrole. Dakle, kako znamo, kada je riječ o elektronskom poslovanju i elektronskoj gradi, arhivista je dužan da proprati životni ciklus elektronskog dokumenta od samog nastanka, da bi osigurao njegovu autentičnost i vjerodostojnost. Samim tim je znatno veci dio odgovornosti na polju zaštite ličnih podataka i tajnosti podataka prenesen na arhivistu,
Snežana PEJOVIČ: Uloga i dužnost arhiviste u lancu društvene odgovornosti za zaštitu tajnosti podataka
i podataka o ličnosti, 117-128
nego kako je to ranije bila praksa. Kako je poznato, kod stvaralaca/imalaca u virutelnim arhivima se stvaraju i čuvaju čitave „banke podataka" koje sadrže podatke o ličnosti i tajne podatke iz djelovanja državnih organa i organizacija, javnih institucija, itd. Prema važecim zakonskim propisima, stvaraoci/ imaoci obavljaju i obradu podataka u gradi koju stvaraju/posjeduju i snose zakonsku odgovornost za to. Realno gledano arhivista nije uključen u ovu fazu poslovanja stvaraoca/imaoca i po pravilu za arhi-vistu je nepoznanica da li je tokom rada na tekucoj gradi dolazilo do npr. objelodanjivanja tajnih podataka ili zloupotrebe ličnih podataka u arhivskoj gradi koja treba da u dogledno vrijeme da prede u nadležni arhiv. Pitamo se da i takvo kršenje zakonskih odredbi o ličnim i tajnim podacima na arhivskoj gradi kod stvaraoca/imaoca može kasnije da proizvede štetne posljedice zbog nepoštovanja važecih zakona, kada se ta arhivska grada preda nadležnom arhivu? Ako stvaralac/imalac u primopredajnom postupku ne upozori ahiv, odnosno arhivistu na takve pojave nezakonitog objelodanjivanja zašticenih podataka iz dokumentacije, da li arhiv i arhivista može da ima problema ako nakon preuzimanja te arhivske grade ne dozvoli pristup pomenutim podacima, u ubjedenju da dosljedno poštuje zakonska ograničenja o njihovoj dostupnosti?
Kako možemo vidjeti, pitanja i nedoumica ima mnogo. Zato smo mišljenja da je neophodno vrlo precizno odrediti koje su dužnosti i obaveze arhiviste u vršenju nadzora nad arhivskom gradom van arhiva, posebno onom u elektronskom formatu. Ako arhivskim zakonom, ili podzakonskim akti-ma, uredbama, smjernicama, itd., nije tačno odredeno u kojem procentu arhivista potencijalno može i/ili treba da odgovara u slučaju raznih zloupotreba i nepravilnog rukovanja arhivskom gradom van arhiva, zbog neznanja, ili nestručnosti, ili neodgovornosti stvaraoca/imaoca, pitamo se da li to arhivistu dugoročno gledano može da „spasi" od njegove društvene odgovornosti? Da li bi to trebalo da znači da je arhivska grada dok je van arhiva u riziku da izgubi svojstva koja je čine arhivskom kulturnom baštinom, i to, na jednoj strani zbog nestručne i/ili nesavjesne obrade podataka, odnosno rukovanja ličnim i tajnim podacima od strane stvaralaca/imalaca, a na drugoj strani zbog nedifinisane uloge arhiviste i njegovog udjela u odgovornosti pri obavljanju nadzora nad arhivskom gradom dok je ona van arhiva?
Što se tiče preuzimanja arhivske grade od strane nadležnog arhiva, u crnogorskom arhivskom zakonu članom 14 propisana je predaja arhivske grade Državnom arhivu, i u stavu 4 naglašeno je po-stupanje sa javnom arhivskom gradom koja sadrži lične podatke ili podatke za koje je utvrden stepen tajnosti prema odgovarajucim zakonima, odnosno propisima za tu oblast. Takva arhivska grada se predaje uz posebno sačinjen popis u kojem su odredeni rokovi dostupnosti i uslovi njenog koriščenja. Po pitanju privatne arhivske grade, za odredene kategorije ove dokumentacije važe isti propisi kao i u postupanju sa javnom arhivskom gradom. U članu 25 istog zakona, u stavu 2, propisano je da Arhiv preuzima odredenu privatnu arhivsku gradu „na način i pod uslovima koje sporazumno utvrdi sa stva-raocima, odnosno držaocima ove grade". Dakle, sam stvaralac/imalac odreduje vremenske rokove upo-trebe predate grade, pa i ličnih podataka. Kako smo to utvrdili u ranijem tekstu, stvaralac/imalac arhivske grade koja sadrži lične podatke i tajne podatke prema važecim zakonskim odredbama preda-jom arhivske grade nadležnom arhivu nakon isteka 30 godina, izvjesno prenosi i odgovornost za po-stupanje sa istom na arhiv, odnosno na arhivistu.
Na žalost, u arhivskoj praksi Crne Gore postoji vakuum u regulativi i kada su u pitanju dužnosti i obaveze i arhiva i arhivista nakon predaje arhivske grade arhivu. Na primjer, ne postoji nikakva regu-lativa ili neka upustva kako da se postupa sa arhivskom gradom koja sadrži lične, odnosno tajne podatke, a koja je sticajem okolnosti primljena u arhiv prije isteka zakonskog roka od 30 godina. Znamo da takvih primjera primopredaje arhivske grade ima puno u zemljama koje su prešle ili prelaze put tran-zicije. Prilikom prestanka rada raznih preduzeca, fabrika, institucija, u promjeni vlasništva nad njima, obično su se arhivisti pojavljivali kao „spasioci" ovog dokumentarnog materijala. To znači da je u arhiv ušao nesreden i nepopisan dokumentarni materijal izmješan sa arhivskom gradom, naravno uključujuci i spise koji sadrže ične i tajne podatke, i što je najvažnije, bez dokumenta o preuzimanju koji treba da odredi uslove od strane stavaroca/imaoca za postupanja sa ovim spisima u arhivu, bilo da se tu radi o arhivskoj obradi, ili izdavanju dokumenata na korišcenje. Kako je zakonski nije definisano postupanje arhiva i arhiviste u ovakvim slučajevima prijema „nezrele" arhivske grade koja je ostala bez vasnika, sav
taj postupak je prepušten iznalaženju pojedinačnih rješenja ad hoc, inicijativi arhivista i improvizaci-ji7.
7. U Zakonu o arhivskoj djelatnosti (2010) članom 16 reguliše se preuzimanje registraturske i arhivske grade u Arhiv, ali
124
Snežana PEJOVIČ: Uloga i dužnost arhiviste u lancu društvene odgovornosti za zaštitu tajnosti podataka
i podataka o ličnosti, 117-128
5 Prlstup arhivskoj gradi sa ličnim i tajnim podacima u arhivu - arhivista izmedu zakonske regulative i prakse
Jedan od složenijih arhivskih poslova je omogucavanje koriščenja arhivske grade u arhivu, posebno u okolnostima koje je donijelo novo digitalno doba, kao i novi postulati u razvoju modernog, demokratskog društva. Primjena novih tehnologija iz temelja mijenja sve oblasti ljudskog razvoja, pa i tradicionalni način koriščenja podataka/informacija iz arhivske grade. Promjenjeni su i kriterijumi ograničenja u koriščenju informacija, čak i onih povjerljivih. Tako su relativizovani i rokovi tajnosti spisa u odnosu na one ranije iz, nazovimo ga „pred-virtuelnog" perioda, a naglašava se pravo na privat-nost, zbog povečane „vidljivosti" ličnih podataka i potencijalnih prijetnji za povredu privatnosti.
Bez obzira na činjenicu da arhivista dijelom prenosi odgovornost na korisnika u postupku koriščenja arhivske grade i upotrebe podataka/informacija, uključujuči i one lične i tajne, ipak u praksi se pokazuje da je neophodno da postoje detaljno razradene smjernice i to na nivou nacionalnih arhivskih službi koje bi, izmedu ostalog, pažljivije odredile granicu odgovornosti izmedu arhiviste i korisnika. Odredbe u arhivskom zakonu o vremenskom ograničenju dostupnosti i koriščenja odredenih podataka/informacija iz arhivske grade, koje su previše kratke i uopštene, nedovoljne su arhivisti za pravilno postupanje u raznim situacijama i slučajevima, posebno u rukovanju elektronskom arhivskom gradom.
U prethodnom tekstu smo pomenuli primjere prijevremenog preuzimanja arhivske grade u arhiv pod okolnostima kada ne postoje ugovori o primopredaji sa uslovima odredenim od strane stvaraoca/ imaoca o dostupnosti spisa i njihovom koriščenju. Poseban problem nastaje kada se ispostavi da je ta arhivska grada koia je dospjela u arhiv prije zakonske „zrelosti", još uvijek operativna i to u velikoj mjeri, ili da je čak trajno operativna. U tim slučajevima postavlja se pitanje u kojoj mjeri je uopšte moguče postupati striktno po arhivskim zakonskim i podzakonskim aktima, pogotovo ako su oni ne-
dostatni i neuskladeni sa drugim pro
pisima, u ovom slučaju onim koji se
bave pitanjima pristupa
ičnim podacima, odnosno tajnim podacima/informacijama. Vrlo često korisnici očekuju od arhiva i arhiviste da im se omoguči pristup podacima/informacijama i koriščenje arhivske grade na način kako je regulisan taj pristup dokumentaciji iz tekučeg rada javnih službi i institucija. Tako je postalo uobičajeno da se korisnici arhivske grade pozivaju na prava iz zakonskih akata kojima se ureduju pitanja u oblastima koje su izvan arhivske struke (npr. na zakon o slobodnom pristupu informacijama, zakon o opštem upravno postupku, i sl.). Što treba da rade arhivisti u ovakvoj situaciji i da li samo oni treba da ponesu teret društvene odgovornosti?
Ipak, u praksi su poznati razni primjeri kada je sav teret brige oko zaštite ličnih i tajnih podataka iz arhivske grade prenesen na arhiv i arhivistu. Posebno su drastični primjeri u zemljama gdje se vršila ili se još odvija vlasnička transformacija. Često veoma veliki broj ovih zahtjeva za ostvarivanje raznih gradanskih prava i koriščenja arhivske grade samo u dokazne svrhe, koji brojčano iz dana u dan znatno nadmašuju zahtjeve za naučno-istraživačkim radom u arhivu, bitno utiču na arhivsku djelatnost u cjelosti i to, kako nam se čini, negativno, jer uveliko mijenjaju stručni rad arhiviste i pretvaraju ga u običnog administratora spisa. Naučna komponenta u arhivskoj struci se sve češče posve marginalizu-je.
Možemo navesti iskustvo crnogorskih arhivista koji su u Arhiv preuzeli arhivsku gradu koja je formalno „zrelošču" ispunjavala zakonski uslov o predaji, a ispostavilo se da je visoko operativna u dokazivanju imovinskih i drugih prava i gradana i institucija. U konkretnom slučaju riječ je zemljišnim premjerima i evidencijama o imovinskoj vlasnosti pojedinaca, raznih institucija i države. U ovom slučaju imalac arhivske grade nije u potpunosti obavio svoj dio posla na obradi podataka dok je arhivska grada bila u njegovom posjedu, kako je to propisano arhivskim zakonodavstvom. Pošto podaci iz ove istorijske grade nisu dosljedno i u cjelosti implementirani u nove zemljišne premjere, sada se ta izuzetno vrijedna i jedinstvena arhivska grada konsultuje primarno u dokazne svrhe, umjesto u naučno-istraživačke, i to u obimu i na način koji ugrožava, na prvom mjestu, njenu fizičku zaštitu. Ali istovre-meno tokom izdavanja ove arhivske grade na koriščenje za Arhiv i za arhiviste se otvara čitav niz pro-
vrlo šturo. Tako stav 1 ovog člana glasi: „ U slučaju kada stvaralac, odnosno držalac javne registraturske i arhivske grade, koji prestaje sa radom, nemapravnog sljedbenika, njegovu gradupreuzima Državni arhiv". Drugi stav ovog člana reguliše pokri-če Državnom arhivu odredenih troškova oko preuzimanja ovog nesredenog materijala u Arhiv, ali ne precizira dužnost i obaveze Državnog arhiva u daljem postupanju sa ovom dokumentacijom u samom arhivu!
Snežana PEJOVIČ: Uloga i dužnost arhiviste u lancu društvene odgovornosti za zaštitu tajnosti podataka
i podataka o ličnosti, 117-128
blema u pogledu poštovanja pravnih ograničenja koja su sadržana u drugim zakonskim propisima. Izmedu ostalog postavlja se i pitanje propisane zaštite ličnih podataka i u tom kontekstu i odgovornosti arhiviste, kome je stvaralac/imalac prenio dio svojih obaveza iz rukovanja još uvijek operativnim spisima.
Uz ovaj primjer, možemo navesti još neke koji ozbiljno dovode u pitanje obavljanje stručnih arhivskih poslova u Državnom arhivu Crne Gore. Neujednačeni kriterijumi za preuzimanju arhivske grade u odsjecima Državnog arhiva, posebno u godinama nakon centralizacije arhivske službe u Crnoj Gori, kada se u novoosnovanim arhivskim odsjecima uglavnom preuzimao dokumentarni materijal i još uvijek „nezrela" arhivska grada, bitno umanjuje mogucnost da se izvrši standardizacija arhivskih poslova na nivou ove objedinjene arhivske ustanove. Tako su arhivisti iz raznih arhivskih odsjeka prepušteni da improvizuju i rješavaju tekuce probleme od slučaja do slučaja, što, posebno kada je riječ
0	koriščenju arhivske grade u Arhivu, vodi ka riziku za nepropisno rukovanje i ličnim podacima i onima koji su možda još uvijek u kategoriji tajnih. Propusti u organizaciji arhivskog poslovanja, izmedu ostalog i zbog nedostatne arhivske zakonske i podzakonske regulative, kako smo to pokušali naprijed u tekstu da predstavimo, suštinski utiču na poziciju arhiva u državi, kao i na ulogu arhivista u društvu. Tako se u Crnoj Gori stvara opšta društvena klima o Arhivu kao isključivo uslužnoj instituciji, koja služi samo za ostvarivanje prava državnih organa, javnih institucija i gradana u pribavljanju dokaza. Čak se Državni arhiv posmatra isključivo kao uslužna kancelarija drugih državnih organa i službi i to sa podredenim statusom u odnosu na ostale. A na arhiviste se gleda kao na izvršioce svih nedovršenih poslova drugih državnih organa i javnih službi.
6 Zaključek
Po pitanju zaštite prava na privatnost fizičkih lica, kao i zaštite tajnosti podataka tokom koriščenja arhivske grade, njene obrade i prezentacije-objavljivanja arhivskih izvora, trebalo bi da tvorci preporu-ka, propisa, itd., u Evropskoj uniji, povedu katkad računa o posebnostima malih država koje su več njene č anice ili koje to tek treba dda postanu. Treba da se povede računa o specifičnostima u njihovom istorijskom razvoju, o materijalnom i nematerijalnom nasljedu, jednom riječju o tradicionalnim normama jednog društva. Posebno o tome moraju da brinu države koje ovo dotiče, i trebalo bi da one sva ta opšta medunarodna akta koja su postala i za njih obavezujuča, prilagode svojim potrebama kroz nacionalnu pravnu politiku
Da potkrijepimo naprijed izrečeni stav možemo navesti specifičnost Crne Gore u smislu da objavljeni podaci o licu/licima mogu da nanesu odredenu vrstu štete u narušavanju ugleda porodice, čak i u vremenskoj distanci od nekoliko vjekova! Naime, u tematskim postavkama izložbi sa istorijskom arhivskom gradom izlažu se dokumenta iz rada opštinskih administracija i sudova, gdje ima dosta podataka o kradama, prevarama, ubistvima i sličnim krivičnim i prekršajnim sporovima, koji su u tim organima uprave godinama i vjekovima unazad bili procesuirani. Sva navedena lična i porodična imena u istorijskoj gradi su za javnost „vidljiva" i kroz naučno-obavještajna sredstva, ali i u objavljenoj arhivskoj gradi, na izložbama arhivskih dokumenata, web portalima, i dr. Medutim, u društvenim okolnostima u Crnoj Gori, gdje se velika pažnja polaže odredenim tradicionalnim vrijednostima (poštenje, humanost, junaštvo, porodično ime i ugled...), ako se u bilo kojoj vremenskoj distanci na-vedu lična imena pojedinaca i/ili porodica koja su u dokumentu zabilježena u nekom negativnom kontekstu, to se tumači kao zlonamjerni potez arhivista koji su sadržaj tog dokumenta ili čitav dokument objelodanili javnosti8.
Smatramo da nije potrebno posebno naglašavati da arhivista prvenstveno ima zadatak da obradi
1	objavi podatke iz arhivske grade u svrhu spoznaje, a ne da bi izvršio bilo kakvu diskvalifikaciju odredenih ličnosti, institucija, ili pojava. „Zaobilaženje", odnosno ne objelodanjivanje odredenih podataka, pa i onih ličnih, i „osjetljivih" i tajnih, koji su sadržani u istorijskoj arhivskoj gradi, može da se sagleda i iz sasvim drugog ugla - kao rizik da se nauci uskrate relevantni podaci/informacije, dakle, uskračivanje spoznaje koja je za opšte dobro čovječanstva. Medutim, problem je kako u odredenim društvenim okolnostima uvjeriti javnost da je spoznaja osnovni cilj i dužnost arhiviste?
8. Takvo neprijatno iskustvo su doživjeli arhivisti u Istorijskom arhivu Kotor tokom izložbene postavke dokumenata o jednom istorijski važnom području kotorske opštine (Grbalj u arhivskim zapisima. Izložba arhivskih dokumenata povodom 150godina od ustanka u Grblju, Kotor 1998. god.), kada je više porodica protestovalo što se na izložbi našao i dokument u kojem se pominju njihovi preci kao učesnici u nekoj kradi!
Snežana PEJOVIČ: Uloga i dužnost arhiviste u lancu društvene odgovornosti za zaštitu tajnosti podataka
i podataka o ličnosti, 117-128
Zbog svega što smo naprijed kazali i zbog pozicioniranja arhiva i arhivista u državi i društvu kao ključnih karika za civilizacijski razvoj i napredak, potrebno je, na prvom mjestu, da arhivska zakonska regulativa bude redovno ažurirana sa svim promjenama u društvu, posebno sa pravnim aktima koji regulišu druge sfere društvenog djelovanja, posebno one koje direktno ili „bočno" dotiču i arhivsku djelatnost. Uz to, u današnje vrijeme neophodno je vršiti kontinuiranu edukaciju i obuku arhivskog kadra kako bi se na pravi način nosio sa brzim promjenama u savremenom društvu i novim tehnološkim dostignucima. Samo takvim aktivnim društvenim djelovanjem arhivi i arhivisti mogu da se pozicioni-raju u savremenom društvu shodno svom značaju u održivost ljudskog pamcenja i da arhivska struka dobije važnu ulogu koja joj u lancu društvene odgovornosti pripada.
Izvori i literatura
Agencija za zaštitu ličnih podataka (2013). Dostupno na: http://azlp.me/index.php/me (Konsultovano 05. aprila 2016. god.)
Direktiva 2013/37/EUEuropskog parlamenta i vijeca od 26. lipnja 2013. o izmjeni Direktive 2003/98/EZ o pono-vnoj uporabi informacija javnogsektora (2013). Službeni list Evropske unije, 16/Sv. 4, str. 27-33. Dostupno na http://eur-lex.europa.eu/legal-content/HR/TXT/PDF/?uri=CELEX:32013L0037&from=EN (Konsultovana 05.04.2016).
K^onvencija o zaštiti ljudskih prava i osnovnih sloboda (1950). Dostupno na: www.icty.org/.../Evropska-konvenci-ja-za-zastitu-ljudskih-prava-i-osnovnih-sloboda.
Pejovic, Snežana (2015). Among Technological Reality, Legislation and Practice: Montenegrin Archivists Facing the Challenge of Long-Term Preservation of E-Records. U: Atlanti, 25/2015, No. 1, str. 163-174.
Pravilnik o evidencijama u arhivima. Službeni list Crne Gore, 41/2011, str. 6-16.
Universal Declaration of Human E^ights. Dostupno na: http://www.un.org/en/universal-declaration-human-rights (Konsultovano 27. marta 2016.)
Vodič za pristup informacijama u posjedu Državnog arhiva (2015). Dostupno na: http://www.dacg.me/index. php?option=com_content&view=article&id=203:vodi-za-pristup-informacijama&catid=67:vodi&Itemid=10 0 (Konsultovano 05. aprila 2016. god.)
Zakon o arhivskoj djelatnosti (2010). Službeni list Crne Gore, br. 49/10.
Zakon o slobodnom pristupu informacijama (2005). Službeni list Republike Crne Gore, br. 68, 15. novembar 2005.
Zakon o slobodnom pristupu informacijama (2012). Službeni list Crne Gore, br. 44/12, 9. avgusta 2012. godi-ne.
Zakon o slobodnom pristupu informacijama (2012). Službeni list Republike Crne Gore, br. 68/12. Zakon o tajnosti podataka (2011). Službeni list Crne Gore, br. 40/11. Zakon o zaštiti podataka o ličnosti (2012). Službeni list Crne Gore, br. 44/12.
SUMMA^RY
Actual social moment, especially due to the rapid technological development, has led to greater "visibility" of various data, including confidential information and personal data, be it through increased distribution via various electronic formats, mass media, social networks, and the like. The development of mechanisms to control the access and protection, as well as to prevent the abuse of classified and personal data, in particular the so-called "sensitive" ones, is therefore inevitable. Such control and protection mechanisms are currently implemented on every level of social activity. Archival profession and archivists are involved in these processes in a variety of ways. Unlike other actors, archivists, by the nature of their work, are supposed to take care of the protection of classified and personal data on several levels. Primarily, the protection of such data should be performed on the very documentation created in a daily work of an archival institution, such as on the records of users/researchers, also on the personal data of their own staff in the administrative records, etc. Another layer of concern and responsibility of archivists is the protection of classified and personal data contained in the archival materials within their repositories. Finally, the third level of their responsibility is the one during the work on the protection of archival material in creation, which is in the possession of the owners/creators, during the supervision of the documentation, then on the occasion of the selection of archival material and its acquisition in the Archives. In these activities one talks about the shared responsibility of both archivists and owners of records.
Snežana PEJOVIČ: Uloga i dužnost arhiviste u lancu društvene odgovornosti za zaštitu tajnosti podataka
i podataka o ličnosti, 117-128
Then follow the procedures of arrangement, processing and use of archival material and the role of an archivist in all those. Besides the procedures of arrangement and processing of archival material, an archivist has huge responsibility in the field of personal data protection in the process of publication of archival sources and finding-aids, and in particularly in the process of using the records, which we pay special attention in this paper on. We put special focus on data protection in using records for evidentiary purposes. This way of using records has increased during the last two decades, especially in the countries that have been undergoing the changes of social system and overall transition. Therefore, those records containing personal information, usually those "sensitive" one, are exactly the most used ones. In this paper we have tried to point out all the challenges which a modern archivist is exposed to in this process of using archival material. In particular, through the practical examples, we bring some of them that limit archivist's activity aimed at consistent personal data protection. An example of this is the manner of keeping the administration in the past, for example, in the courts, land registry, municipalities and the use of their documentation related to evidence. There are also examples of abuse by the users of archival material for evidential purposes and within that one we discuss the moment when archivist's responsibility ceases and when it is transferred from archivists to the users. In addition, we consider the situation of using historical archival material for scientific purposes and what kind of restrictive measures should be applied for the protection of personal data. We analyzed how archival legislation and regulations are in line and/or in conflict with regulations governing the protection of classified material and personal data. Within this framework, we presented both positive and negative experiences in Montenegro, with an emphasis on the specificity of small states when it comes to enforcement of classified and personal data protection with the implementation of the international community directives and adopted national legislation in this field.
Typology: 1.04 Professional Article Submitting date: 01.02.2016 Acceptance date: 20.02.2016