139
mo/nosti Hnajisiranjej kadri) najti ustrc/no orga 11v.aLij-.ko obliko /.agolovit. minimalno število strokovnih delavcev (6 - 8 delavcev) ter zakonsko določiti njene pristojnosti in pooblastila (tudi v od nosu do Arhivu Republike Slovenije kol republiškega arhiva).
(¡lede na realne možnost. piedlagamo, da se Ar hivska uprava Slovenije ustanovi pri Arhivu Republike Slovenije s .statusom sektorji ter da se nanjo prenesejo dosed inje in nove naloge varstva aihiv-skega gradiva skupnega pomena (matu ne naloge) ter da se sistcni'/uajo in postopoma zasedejo naslednja delovna mesta
-	vodja
svetovalce za mforinacij.ik1 sistem, republiške evidence arhivskega gradiva ter stroko' no obdela vo arhiv skega gradiva
referent za vodenje republiških e-. ¡dene arhivskega gradiva Bašja strokovna v.obraz.bu)
.svetovalec za valorizacijo arhivskega gradiva svetovalec za izobraževanje in .skupne publika
ene
svetovalec za restavracijo konservacijo gradiva ter prostore m opremo
-	svetovalec za vprašanja organizacije liriansua nja. kadrovske zadeve planiranj m pravna vpiasa nja
administratorka /-•ikljiKi-k.
Prizadevanja za boljšo organizacijo in delovanje arhivske službe v Sloveniji gredo v smeri
I Učinkovitejsega m celovitejšega pravnega varstva aihivskega gradiva glede na njegov lasBinski izvor (državna in privatna lastnina) k. bo vplival na rezini varstva in na status arhivov.
2. Dograjevama vertikalne organiziranosti arhivske službe v sistemu državne uprave z jasno elolo cenimi nalogam' Republiškega sekretanata za kul Uuo, Arhivske uprave Sloveni|e in arhivov kot državnih zavodov. S tem so povezana zlasti v prasa nja enotnega statusa in Imansirania aihivov, v manjši men pa vprašanja aihivskc mreže n obstoja specialnih arhivov.
< Šele, kcj bodo ustavno in zakonsko urejena vprašanja lastninskih odnosov in sistem chžavnc uprave na podroc|ii kullurinh dejavnosti, bo mogo če spicmeniM m dopolnit' zakon o naravni in kul turni dediščini ter arhivske podzakonske predpise v skladu temi družbenimi spremembami ter glede na nova spoznanja arhivske stroke v zadnjih dese tdi letili
V tem trenutku se srečujemo s štsviJnimi picdlo-gi organiziranost- m razvoji! Na src-č-p ugotavlia nio, da so upoštevani tud' piedlogi in argumenti arhivske stiokc Omenini pa Saj dva konkretna rc zultala
I/ ze v letu 1988 je bilo urejeno enotno l.naiisr ranje regionalnih arhivov na republiškem mvoiu ki irenulno leče preko Republiškega sekretariata za kultmo te r
2/ da je bilo v mesecu maju 1990 Arhivu Repu blike Slovenije priključeno arhivsko gradivo Zgodovinskega ailiiva Čk /kS m Republiške konic-renče -SZDJ obenem s strokovnimi delavci
Ba>arska arhivska zakonodaja
I c,sna (lOloMiia
Bavarci majo za razliko od nas samostojni arhivski zakon, ki jc pričel veljat' dne I. januarja 1990 (Bayerisches Aich'vgcsclz, Bayerisches Gesetz und Verordnungsblatt Nr. 30/1989). V tem ckspozeju sein se omejila samo na člene zakona, ki najbolj aktualizirajo zakon
Ta zakon vel|a samo za arhivsko gradivo v državnih arhivih in javnih arhivskih ustanovah (prvi člen).
V	drugem členu zakona je definicija arhivskega gradiva ki se glasi" »Arluvsko gradivo jc vse gradivo, ki ima arhivsko vrednost, vk Ijučno s spisovnimi evidencam' za uporabo, ki jc nastalo pri oblastnih organih sodstvu m drugih javnih uradih oziroma pti pravnih ali Fizičnih osebah«. Iz lega člena je razvidno, da zakon ne velja za aihivsko gradivo, ki nastaj i pr privatnikih ok delniških družbah (Siemens krupp BMW. )
Po -\ikonu obsega arhiviranje naslednje naloge evidentirat arhivskega gradiva prevzemanje, določanje rokov hranienja in varovanja urejanje in popisovanje ter pnprava arhivskega gradiva za uporabo m uporaba arhivskega gradiva.
V	četrtem členu so naštete naloge dizavr.ih am i vov, ki so »strokovne ustanove m se ukvarjajo z vsemi področii arhivske stroke« Po določbah zakona jo dolžin arhivirati gradivo oblastnih organov, sodstva in drugih javnih uradov dežele Bavarske I e naloge veljaj« za arhiv sko gradivo Bavarske m n jenih pravnih predhodnikov.
Dizavm arhivi arhivirajo na podlaga dogovorov z drugn v javnimi uradi ah fizičivm: osebam' lud> ii|ihovo gradivo, če za to obsta|a jnvni interes.
Dizavm arhivi svetujejo oblasln-m organom sodstvu in drugim javnim uradom dežele Bavarske pri upravi in varovanju gradiva, svctuicio m poma gaji nedržavnim lastnikom arhivskega gradiva pri varovaniu in pri pripravi ¡c-tega za uporabo če obstaja za to javni interes.
i'eti člen govori o arhivar|ih pri ustvarjalcih arhivskega gradiva. Ti so v »častil, službi varovanja arhivskega gradiva« Arhivarji morajo varovati poslovne tamosli Na zahtevo državnega arhiva izdajajo uradne dokumente, risbe, slikovne opise, sezname, zapise pravnih predhodnikov. . .
Sesti člen zakona govori o predlogu za prevzem arhivskega gradiva v arhiv. Oblastni organi, sodišča in drugi javni mach dežele Bavarske ponudijo državnemu arhivu gradivo, ki ga pri svojem poslova ■ju ne |iolrcbujejo več Določeno je tudi, da se aihivsko gradivo prevzema po 30 letih od nastali ka seveda ce ni s predpisi drugače določeno. Med arhivom in ustvarjalcem gradiva sc sklene pogod ha Arhiv m pristojno ministrstvo lahko odklonita gradivo, k' mina velikega javnega pomena m tisto, ki se vsebinsko podvaja; v takem primeru se vzame samo vzorčni primer, kadar pa so podatki na nosilcih k ■ potrebujejo posebne tehnične pripomočke za bcrl-ivost, jih prevzamejo skupaj z gradivom
140
Sedmi člen določa prevzem arhivskega gradiva. Pristoini državni arhiv prevzame od ustvarjalcev gradivo, ki ima arhivsko vrednost Ustvarjalci lahko uničijo gradivo, ki mma arhivske vrednosti. Pred prevzemom gradiva mora arhiv zagotoviti varovanje podatkov tako posameznika kot tudi interesa splošne blaginje. Pristojni državni arhiv lahko predčasno prevzame arhivsko gradivo, ki še m dostopno javnosti pod pogojem, da je že preteklo 30 let od njegovega nastanka. Zaščita podatkov preide vodgovornost arhiva.
Devet' člen govori o uprav; in varovaniu arhivskega gradiva. »Državni arhivi so dolžni trajnoJya-rovati arhivsko gradivo, ga dajati v uporabo, zaščititi pred zlorabo ali uničenjem. Arhivsko gradivo mora biti tehnično opremljeno, z n|im morajo delati strokovno usposobljeni delavci « Državni arhivi so pooblaščeni, da arhivsko gradivo urejajo s stališča arhivske stroke (znanosti). Če pa gradivo nima arhivske vrednosti ga lahko uničijo. Kadar arhivi škartirajolvečje količine gradiva, morajo o tem obvestiti ustvarjalec gradiva Zakon dopušča tudi možnost, da lahko arhivi.V posameznih primerih, s predhodnim dovoljenjem ustvarjalca, hranijo gradivo na drugih nosilcih informacij, originale H uničijo.
Deseti cicn določa uporabo arhivskega gradiva: za uporabo arhivskega gradiva imajo Pravilnik o uporabi arhivskega gradiva oblastnih organov, sodstva m drugih javnih uradov ter pravnih in fizičnih oseb. »Arhivsko gradivo se lahko da v uporabo če obstaja za to upravičen nteres in m v nasprotju z zasuto osebnih podatkov« Upravičen interes je dan. kadar je gradivo potrebno za uradne, znanstvene etnološko-zgodovinske (domoznanstvene), pravne poljudnoznanstvene ah publicistične namene oz. za preučevanje geneaologijc. Uporaba arhivskega gradiva se prepove če:
1.	bi bili z uporabo ogroženi interesi ZRN ah ene od dežel,
2.	bi bila ogrožena zaščita osebnih podatkov,
3.	bi bila ogrožena prvotna ureditev arhivskega gradiva,
4.	kadar še n: potekel tridesetletni rok od nastanka gradiva oz. drugače določeni rok za uporabo. Gradivo, ki je bilo prevzeto od privatnih ustvarjal cev, se sme dati v uporabo po desetih letih od smrti ab pa 90 let od rojstva ustvarjalca gradiva Gradivo, ki vsebuje posebne skrivnosti (tajnosti) se sme dati uporabo najprej 60 let od nastanka, enako velja tudi za odškodninske akte deželnega odškod ninskega urada. Za arhivsko gradivo, ki podleže pravnim predpisom o hranjenju tajnosti Zveze velja zvezni arhivski zakon. V posameznih primerih se lahko s privolitvijo ustvarjalca skrajšajo mejne letnice zaščite tajnosti podatkojg če pravni predpisi ne določajo drugače :n s tem ne bi bila oškodovana tajnost podatkov tretje osebe. Pri izdajanju osebnih podatkov je dopustna skrajšava samo, če v to privoli oškodovana oseba^ali če je to nujno potrebno za dosego načrtovanega znanstvenega smotra
Enajst, člen govori o zakoniti zaščiti osebe, ki |c predala svoje gradivo arhivu Ta lahko sjdoločen-h primerih še dodatno zavaruje podatke Po smrti te osebe lahko dediči (mož, žena otroci, starši) zahte-
vajo, da se dodatno zavaruje arhivsko gradivo pred uporabo, če obstaja za to upravičen razlog.
Dvanajsti člen govori o arhivu bavarskega dcžel-niga zbora ir senata. Deželni zbor ,n senat sama določata podrobnosti o uporabi gradiva V primeru, če ne moreta sama vzdrževati arhiva ir. imata gradivo, ki ga pri svojem delu ne potrebujeta več, lahko ponudita gradivo pristojnemu državnemu ar hivu, ta pa ostane se vedno v lasti deželnega zbora oz. senata
__ I nnajsti člen govori o komunalnih arhivih. Občine deželna okrožja, okraji in druge komunalne korporacijc, zavodi m ustanove, nphova sodišča in združenja so sami prisojni za urejanje arhivskega gradiva ki je nastalo pri njihovem delu. Vsi ti ki nimajo lastnega arhisji lahko gradivo, ki ga pri svojem deli ne potrebujcjo$cč\ ponudijo pristojnemu državnemu arhivu Gradivo pa ostane še vedno v lasti ustvarjalcev.
Štirinajsti Člen govori o ostalih javnih uradih Sem sodijo državne šole, ki so pod državnim nadzorom, razne korporacijc, zavodi ustanove javnega pomena, pn katerih nastaja gradivo m imajo svoj arhiv. le u;tanovc same urejajo podrobnosti pri arhiviranju ter same določajo način uporabe ter dostopnost gradiva Kot je navedeno ze v prejšnjih dveh členih iahko dajo gradivo, ki ga pri svojem delu ne potrebujejo več, pristojnemu državnemu arhivu, ostane pa še vedno v last' ustvarjalcejSl
Šestnajsti člen govori o izjemah Zakon neficlja za javnopravne skupnosti bavarski radio in drugo nemško televizijo.
PRfdH SO UPORABI ARHIVSKI GA GRADIVA
Predi „s je pričel veljati I februarja l990 (Bemi-"jngsordrn ag flir dic staatlichen Arehivcs, Ba
i/l990)1 GCSCU" Und Vcrordnungsblau' Nr
redpis velja ravno tako kot bavarski arhivski zakon samo za uporabo arhivskega gradiva, ki ga hranijo v državnih arhivih Za gradivo, ki ni v dr-zavn, lasti se mora arhiv posebej dogovariati z lastnikom
Drugi člen govori o uporabnikih. Gradivo sc da v uporabo takoj, ko je za to usposobljeno. Pomcm bna zahteva tega pravilnika je, da lahko mladoletne osebe dobijo arhivsko gradivo le v primeru če predložijo potrdilo zakonitega zastopnika.
Tretji člen razloži namen uporabe Arhivsko gradivo jo uporabno, kadar obstaja upravičen interes za uradne, znanstvene etnološko-zgodovinske (domoznanstvene), pravne poljudnoznanstvene ali publicistične namene oz za raziskovanje geneaologijc ah za privatne namene
V cetrter Jenu je razložen odnos med arhivom n uporabnikom Uporaba arhivskega gradiv; se naiprei p.srjp mroč, Uporabnik izpolni posebni lormular s podatki ime, priimek in naslov, namen uporabe (znanstveni, publicistični pravn', genea-oiogija ). Za vsako nadaljnjo uporabo se postopek ponov. Uporabnik se mora ravnati po tem pravilniku ter se na zahtevo uslužbenca zkazati z dokument, /a p,sne al, u.dne napotke ali pojasnila
141
po telefonu in potrebno sestavljali pisnega naroc la
Peti člen govori o izdaji dovoljenja za uporabo arhivskega gradiva ki veha samo za tekoče in naslednje leto. Pr naročilu (Nemci uporabljajo izraz predlog za uporabo) mora bili naveden namen za uporabo arhivskega gradiva Ta se prepove, če
1.	bi bili ogroženi interesi /RN ah ene od de/el,
2.	bi bilo to v nasprotni z zaščito osebnih podat kov,
a bi bil i ogrožena prvotna ureditev gradiva,
4 še ni potekel tridesetletni rok od nastanka ali drugače določeni rok uporabe. Uporaba originalov ni dovoljena ee je mogoče uporabili /e objavljena dela ah reprodukcije. Če je gradivo v konservaciji, restavraciji ali v postopku urejaina m popisovanji Ukh ni dostopno za uporabnike V pravilniku m določen rok, v kolik o časa mora uporabnik dobili naročeno gradivo. Če gradivo ni dostopno ti mora uporabni! od ustv irjalca sam priskrbeti dovolicnje za uporabo.
Arhiv skrbi, da se gradivo ne uporablja, dokler so v veljavi mejne letn cc uporabe Omejitve so ludi pri izdajanju podatkov o medicinskih caziska |ah
Sisli Jen govori o skrajšanju in podal|šanju mejnih letnic uporabe arhivskega gradiva. Uporabnik mora 'dobiti dovol|en|c /a uporabo od osebe, ki bi bila z uporabo lahko oškodovana O podaljšanju ali skrajšanju mejnih letnic uporabe arhivskega gradiva določa Cicneralna direkcija državnih arhivov Mivarske. I a mora dobi«' privolitev ustvarjal ca gradiva ah njegovega pravnega naslednika (to velja za gradivo ki je v državni lastil
V	sedmem členu je opisana uporaba arhivskega gradiva v državmh arhivin Uporaba je vpogled v pripomočke za uporabo arhivskega gradiva, v ar hivsko gradivo in reprodukcije. Na uporabnikove želje se lahko odgovori pisno ah uslno Ustna ali pisna pojasnila se lahko omejijo na kratek povzetek ah osnovne podatke o arhivskem gradivu Z« uporabo posebnih tehničnih pripomocko1 pri lipo rabi (pisalni slroi, diktafon, računalu.k ) je potrebno pridobiti posebno dovoljenje
Osmi člen govori o reprodukcijah arlnvskega gradiva I e mleluje državni arhiv ¡tli za to pristojni urad. Gradivo se lahko objav ftfi dodatno kopira samo dovoljenjem pristojnega arhiva Pri objavljanju reprodukcn je potrebno navesti signature. k i jih .ma arhiv sko gradivo.
Deveti člen govori o izposoji arhivskega gradiva Praviloma se arhivsko gradivo nc izdaja iz arliiva I o se narcch samo v izrednih primeiih zlasti ka dar je gradivo potrebno za poslovne namene pri gradili oz za razstave; za neuradne namene pa samo preko glavnih uradov upravnih arhivov, ki ;e morajo obvezal: da bo arhivsko gradivo pod nad zorslvom da nc bodo izdelovali reprodukcij, če lo m poscbci dovoljeno ter da bodo vrmli gradivo do datuma ki je bil vnaprej dogovoricn ( c se ne da doseči pravega namena z reprodukcijami se lahko gradivo izda i/ arhiva, vendar pod jiogojem da je bilo za arovano in zaščiteno pred poškodbami ali uničenjem
V	pravilniku je tudi posebej določeno, da je po-
trebno od vsake obuivc, ki jc bila izdelana z uporabo arhivskega gradiva, dati izvod publikacije arhi-• u Tej publikaciji pa se lahko arhiv v posameznih primerih ludi odpove
Enajsti clcn govori o pr:stojbinah. ki jilj morajo plačevati uporabniki arhivu V pravilniku je zapisano, da se bodo ko bo ta pričel veljati, povečale tudi pristoibine Te plačujejo uporabniki arhivskega gradiva in listi, ki zaprosijo arhiv za določene podatke. V prVrilnij® so objavljene tud. tarife, h jih zaračunavajo glede na zahtevnost podatkov k; jih želi -met: uporabnik Pristojbine za izdelavo reprodukcij so v arhivu višje od običajnih
Iz lega je razv idno, da poizkušajo tudi na la na i in zaščitili arhivsko gradivo.
P.rtivne osinne o ril/me. tvi urit vskenii gradiv« \ obstoječi /.nkonodnji
/ovan l'o!U)\ii.
I UVOD
Vprašanje glede razmejitve arhivskega gradiva je zelo zapleteno /,ato je lo posvclovanic v glavnem posvečeno prouccvanju te problemanke. ki je bistvenega pomena za arhive. Vprašanje bo na posvetovanju obravnavano z več stališč. Moja naloga bi bila da vprašanje glede razmejitve arhivskega gradiva obravnavam s stališča njegove pravne podlage v veljavni zakonodaji v SER I
Izraz, razmejitev do nedavna it bi1 pravni izraz Ni ga niti v pravnem leksikonu ¡niti v pravnem slovarju Pravila ko izraza razmejitev arhivskega gradiva n ml. v dovariu arhivskega izrazoslovja lugo slavije iačel se je uporabljali v novejši arhivski za konodaji
Če bi zelel nalanuieje določi'i iztaz razmejitev arhivskega gradiva, hi s pravnega stalisca lo pomenilo določitev dejstva da mora določen arhivski dokument (arhivsko gradivo) pripasti določenemu pristojnemu arhivu ali drugemu subicklu da bi z njim razpolagal v mejah določenih z zakonom Z arhivskega stališča bi bila ta dclimcija nekoliko drugačna
V vseh zakonih s področja arhivske dejavnosti v SI Rl se arhivski gradivo obravnava kol dobrina splošnega pomena lorej se z njimi ludi urejajo vprašanja v zvezi s pristojnostjo glede lastnine arhivskega gradiva ter številna druga vprašanja s lega področja Arhivsko gradivo smejo lorej hramli samo subjekti ki so >anj pristojni po zakonu To pa pomeni, da mora siibjckl ki ima določeno arhivsko gradivo, za katero m pristojen, to gradivo zaradi razmeutve oddali listemu subjektu ki je zan| Op z.aKonu pristojen
Tudi nckaler drugi predpisi namreč delno Breja jo določena vprašanja v zvezi s dclnncijo arhivskih dokumentov. To so zlasti zakonski predpisi s področja knivničiie m muzejske dejavnost