Povjerljiva grada u Arhivu Bosne i Hercegovine: pristup i
zaštita
SiNišA DOMAZET
senior archivist / IT administrator, Archives of Bosnia and Herzegovina, Reisa Džemaludina Čauševica 6,
71000 Sarajevo e-mail: domazetsinisa@yahoo.com
Confidential Records in the Archives of Bosnia and Herzegovina: Access and Protection
ABSTRACT
One of the first associations related to the Archives is that it is a place where one keeps old and confidential documents. Although these observations lay not far from the truth, Archives of Bosnia and Herzegovina in its repositories does not hold "attractive" confidential fonds such as secret service dossiers, police records, confidential material of international organizations or classified material from the ex-YU top authorities. However, the Archives is a keeper of fonds created by Commission for Real Property Claims of Displaced Persons and Refugees in Bosnia and Herzegovina, Government / Presidency of Bosnia and Herzegovina and personal and family fonds and collections. These documentation is not accessible for free research. It is necessary to fulfill certain legal procedures in order to exercise the right to access their content. Considering their political and cultural importance, Archive has provided adequate conditions for their protection, both in terms of access and regards their storage and preservation. Due to the specific nature of those fonds and collections, additional attention is required in order to research permission was in accordance with established legal norms and regulations.
Key words: data protection, legislation, sensitive data, confidential archives, access
Documenti riservati conservati nell'Archivio della Bosnia-Erzegovina: accesso e protezione
SINTESI
Una delle prime opinioni relative agli archivi e che siano un luogo in cui tenere vecchi e riservati documenti. Sebbene queste idee non siano distanti dalla realta, gli archivi della Bosnia-Erzegovina non conservano nei pro-pri depositi „attraenti" fondi confidenziali come dossiers dei servizi segreti, documenti di polizia, materiale ri-servato di organizzazioni internazionali o materiale secretato delle massime autorita della ex Jugoslavia. Tutta-via, l'Archivio conserva fondi prodotti dalla Commissione per le rivendicazioni di proprieta delle persone disperse e dei rifugiati in Bosnia-Erzegovina, del Governo/Presidenza della Bosnia-Erzegovina e fondi e colle-zioni personali e familiari. Tale documentazione non e accessibile alla libera ricerca ed e necessario ottemperare a certe procedure legali allo scopo di esercitare il diritto di accesso al contenuto. Considerandone l'importanza politica e culturale, l'Archivio ha previsto adeguate condizioni per la loro protezione, sia in termini di accesso che di conservazione. Data la natura specifica di questi fondi e collezioni, un'ulteriore attenzione e richiesta in modo che il permesso di ricerca sia in accordo con le norme legali ed i regolamenti esistenti.
Parole chiave: protezione dei dati, legislazione, dati sensibili, archivi riservati, accesso
Zaupno gradivo v Arhivu Bosne in Hercegovine: dostop in zaščita
IZV^LEČEK
Ena izmed prvih asociacij v zvezi z arhivom je, da je to kraj, kjer se hranijo stari in zaupni dokumenti. Čeprav to laično opažanje ni daleč od resnice, Arhiv Bosne in Hercegovine ne hrani „atraktivnih" zaupnih fondov, kot so npr. dosjeji Udbe, policijski spisi, občutljivo gradivo mednarodnih organizacij ali zaupni dokumenti samega vrha SFRJ. Vendar je arhiv čuvaj gradiva Komisije za premoženjske zahteve razseljenih oseb in beguncev, Vlade / Predsedstva Bosne in Hercegovine ter osebnih in družinskih fondov. Ta dokumentacija ni prosto dostopna za raziskovanje, ampak je potrebno upoštevati določene zakonske postopke za pridobitev pravice za dostop do podatkov, ki se v njih nahajajo. Glede na njihov politično-kulturološki pomen je arhiv zagotovil primerne pogoje za njihovo zaščito glede dostopa, kot tudi glede materialnega varstva. Zaradi specifičnosti navedenih fondov
Siniša DOMAZET: Povjerljiva grada u Arhivu Bosne i Hercegovine: pristup i zaštita, 187-196
in zbirk je potrebna dodatna pozornost, da bi dovoljenje za raziskovanje bilo v skladu s predpisanimi zakonskimi normami in določbami.
Ključne besede: zaščita podatkov, zakonske določbe, občutljivi podatki, zaupno arhivsko gradivo, dostop
Povjerljiva grada u Arhivu Bosne i Hercegovine: pristup i zaštita
ABSTRAKT
Jedna od prvih asocijacija vezanih za arhiv je da je to mjesto gdje se čuvaju stari i povjerljivi dokumenti. Premda ova laička opservacija nije daleko od istine, Arhiv Bosne i Hercegovine ne posjeduje „atraktivne" povjerljive fondove kao što su npr. dosjei UDB-e, policijski spisi, osjetljiva grada medunarodnih organizacija ili povjerljiva dokumenta samog vrha SFRJ. Ipak, Arhiv je čuvar grade Komisije za imovinske zahtjeve raseljenih lica i izbje-glica, Vlade / Predsjedništva Bosne i Hercegovine i osobnih i obiteljskih fondova. Ova dokumentacija nije pristupačna za slobodno istraživanje, vec je potrebno ispuniti odredene zakonske procedure da bi se ostvarilo pravo na pristup podacima koji se u njima nalaze. S obzirom na njihovu političko - kulturološku važnost, Arhiv je osigurao adekvatne uvjete njihove zaštite, kako u smislu pristupa, tako i glede skladištenja i prezervacije. Zbog specifične prirode navedenih fondova i zbirki, potrebna je dodatna pozornost kako bi dozvola za istraživanje bila sukladna propisanim zakonskim normama i regulativama.
Ključne riječi: zaštita podataka, zakonske odredbe, osjetljivi podaci, povjerljiva arhivska grada, pristup
Svrha postojanja Arhiva je da čuva vrijednu arhivsku gradu i da je učini pristupačnom svakom zainteresiranom pojedincu. Činjenica je da sav arhivski materijal ne može biti jednako tretiran i da postoje odredene zakonske regulative koje odreduju stupanj dostupnosti i način korištenja fondova coji po svom sadržaju spadaju u povjerljivu materiju. Bosna i Hercegovina je država turbulentne povi-jesti; smjenjivali su se vladari, politički sistemi, prolazili ratovi i u tom procesu je nastalo mnoštvo grade koja ostavlja dosta manevarskog prostora za manipuliranje i zloupotrebu i čija bi nekontrolirana dostupnost i paušalno publiciranje po pravilu napravilo više štete nego koristi.
Bosna i Hercegovina je karakteristična i po problematici vezanoj za zakonodavno-pravnu osno-vu. Postojanje entiteta, kantona i distrikta rezultira decentralizacijom koja stvara ogromnu prepreku sinkronizaciji zakonskih propisa. Zbog aktualnog funkcioniranja uprave u državi i organizacije vlasti na više razina, odreden broj neusaglašenih propisa doprinosi nastanku slabosti u sustavu zaštite arhivske grade. To rezultira brojnim propustima u zaštiti i nastankom strukovnih problema.
Pristup digitaliziranoj gradi bilo koje vrste je izvor novih nejasnoca i nedoumica. lako virtualni pristup gradi još nije zaživio, več se postavljaju pitanja oko kontrole baze podataka, dozvola prenosa copija, načina verificiranja. Zakonska regulativa ie još nejasna i nepotpuna, te postoji opasnost da arhivsku struku pretekne stanje na terenu i osjetljiv materijal ostavi bez pravne zaštite. Po važečem arhivskom kodeksu, istraživaču se ne smije uskratiti pristup traženoj gradi niti pojedincu dozvoliti privilegirano ili ekskluzivno korištenje iste. U skladu sa istim kodeksom, nije dozvoljeno ograničiti pristup bilo kojem dokumentu, osim ako drugačije nije regulirano odgovarajučim zakonom, pravilom institucije koja gradu posjeduje ili odredbom donatora ili stvaraoca navedene grade. Ukoliko istraživač zatraži gradu sa ograničenim pristupom, bit če informiran o njenom postojanju i upoznat sa procedurama potrebnim za traženje i eventualno korištenje.
U članku 18., Zakonu o arhivskoj gradi i Arhivu Bosne i Hercegovine, usvojenom na sjednici Predstavničkog doma 19.04.2001. godine i na sjednici Doma naroda od 22.06.2001. stoji da se korištenje javne arhivske grade ograničava ili zabranjuje ako se:
a.	time ugrožava interes Bosne i Hercegovine
b.	ugrožavaju interesi entiteta Bosne i Hercegovine
c.	nanosi šteta pravnim i fizičkim osobama
d.	koristi u suprotnosti sa zahtjevom prijašnjeg vlasnika i stvaraoca
e.	ako postoje indicije o zloupotrebi grade
f.	ako je grada u obradi
Siniša DOMAZET: Povjerljiva grada u Arhivu Bosne i Hercegovine: pristup i zaštita, 187-196
Akt o zabrani, odnosno prijevremenom korištenju, donosi direktor nadležnog arhiva u skladu sa zakonskim i podzakonskim propisima.
Posebnim pravilnikom utvrduju se način, uvjeti i postupak korištenja javne arhivske grade, vodenje evidencije korisnika, izrada kopija i prijepisa.
Pravo na korištenje javne arhivske grade imaju svi korisnici pod jednakim uvjetima. Na njeno korištenje primjenjuju se odredbe o korištenju javne arhivske grade, ako zakonom ili drugim propisima nije drugačije uredeno ili ako nije drugačije uredeno u ugovoru, odnosno ispravi o predaji grade u Arhivu. Javna arhivska grada dostupna je za korištenje 30 godina nakon nastanka, a prije isteka tog roka samo u slučaju ako je od nastanka namjenjena javnosti ili ako to odobri stvaralac.
Grada koja sadrži podatke što se odnose na obranu, medunarodne odnose i na poslove državne sigurnosti, uključuiuci one za održavanje reda i mira, te na privredne interese države, a čijim bi obja-vljivanjem nastupile štetne posljedice za sigurnost, dostupna je 50 godina nakon nastanka, osim ako posebnim propisima nije drugačije odredeno.
Grada koja se odnosi na osobne podatke (matična, liječnička dokumentacija, osobni dosijei, sudski, porezni, financijski i slično), dostupna je za korištenje 70 godina nakon svog nastanka, odnosno 100 godina od rodenja osobe na koju se odnosi.
Restrikcije i zabrane korištenja koje uslovljava stvaralac ili vlasnik fonda moraju biti u razumnim vremenskim granicama. Arhiv BiH periodično reevaluira svoje zbirke i fondove i ukida restrikcije po isteku njihovog važenja.
Ukoliko znanstveni razlozi zahtijevaju korištenje arhivske grade prije isteka predvidenog roka, direktor Arhiva može odobriti njeno korištenje i prije isteka roka, na način koji garantira zaštitu javnog interesa odnosno privatnosti, prava i interesa trecih osoba, a uz predhodno pribavljeno mišljenje resor-nog ministra. Javnu gradu mogu bez ograničenja koristiti stvaraoci čijom je djelatnošcu i radom ona nastala, u svrhe radi kojih je nastala.
Svako snimanje ili kopiranje se posebno najavljuje i za to se izdaje posebno odobrenje.
Fondovi i zbirke sa ograničenim pristupom koji se čuvaju u Arhivu Bosne i Hercegovine su CRPC - Komisija za imovinske zahtjeve raseljenih lica i izbjeglica, Vlada / Predsjedništvo Bosne i Hercegovine i Osobni i obiteljski fondovi.
1 CRPC (Commission for Real Property Claims of Displaced Persons and Refugees) (1996-2004); 1996/2004: kut. 2873, fasc. 527, reg. 306; programski software za pretraživanje
Komisija za imovinske zahtjeve raseljenih lica i izbjeglica, poznatija po svom engleskom akroni-mu CRPC, uspostavljena je 19.03.1996. godine Aneksom 7 Dejtonskog mirovnog Sporazuma o izbje-glicama i prognanicima. Bila je nadležna za potvrdivanje imovinskih prava raseljenih osoba i izbjeglica, te je imala ovlaštenje da prima i odlučuje o imovinskim zahtjevima za nekretnine u Bosni i Hercegovini u slučajevima kada podnosilac nije u posjedu te imovine i kada imovina nije dobrovoljno prodata ili na drugi način prenesena od 10.04.1992. godine. Nakon posljednjeg rata u Bosni i Hercegovini (1992-1995), pored svih posljeratnih problema pojavio se imovinsko-pravni kaos u državi. Više od četiri godine nepostojanja validne pravne strukture stvorile su problem povratka stotina tisuca raselje-nih i prognanih na svoja ognjišta. Imovina je bila otimana, bespravno prepisivana na treca lica ili prodavana bez znanja i pristanka zakonitog vlasnika. Mirovni proces i stabilnost u posljeratnom perio-du bili bi nezamislivi bez prethodnog nepristrasnog povrata nekretnina. Komisija je radila na osnovu vlastitih pravila, neovisno o propisima i zakonima Bosne i Hercegovine. Njene odluke nisu se mogle preispitivati od strane bilo koje institucije u državi. Odluke CRPC bile su konačne i svaki prenos, isprava, hipoteka ili drugi zakonski dokument napravljen ili dodijeljen od strane ove Komisije bio je priznat kao zakonit širom Bosne i Hercegovine. Samo je CRPC, po prigovoru zainteresovane strane ili po službenoj dužnosti, mogao preispitati vlastitu odluku. Kako je ovo tijelo imalo medunarodni karakter, njegovi članovi su imali imunitet. Članovi Komisije imali su imunitet od krivične i gradanske odgovornosti utvrden u samom Aneksu 7, dok su medunarodni predstavnici i njihove porodice imali
Siniša DOMAZET: Povjerljiva grada u Arhivu Bosne i Hercegovine: pristup i zaštita, 187-196
imunitet kao diplomatski predstavnici na osnovu Bečke konvencije o diplomatskim odnosima. Mandat je bio vremenski ograničen i u tom periodu je riješeno preko 300.000 zahtjeva pri čemu je vraceno više od 95% oduzete ili zaposjednute imovine. Predmeti i prigovori koji su rješavani pred CRPC nisu nikada bili predmet rada državnih organa; oni su se rješavali u duhu Aneksa 7.
Domaci CRPC formalno ne postoji od 1. januara 2009. godine. Po prestanku njenog rada, Sporazumom o prijenosu nadležnosti Komisije na Vijece ministara Bosne i Hercegovine, Ministarstvo za izbjeglice i raseljene osobe nastavilo je rad na rješavanju nezavršenih zahtjeva (čl. XVI Aneksa 7). Ovdje je važno naglasiti da je na ovaj način praktično vracena nadležnost institucijama unutar BiH za rješavanje zahtjeva za povrat stanova i nekretnina sukladno sa unutrašnjim uredenjem države. Ovom odlukom stavljena je točka na podnošenje novih zahtjeva CRPC-u, te su svi nerješeni zahtjevi dostavljeni nadležnim organima uprave.
U pripremi arhivske grade za primopredaju u Arhivu Bosne i Hercegovine, izvršeno je sredivanje kompletne grade koja je nastala radom Centralnog ureda u Sarajevu i Regionalnih ureda. Izdvajanje i uništavanje bezvrijedne registraturske grade izvršeno je na osnovu utvrdenih rokova čuvanja u Listi kategorija registraturske grade na koju je suglasnost izdao Arhiv Bosne i Hercegovine. Odobrenje za uništenje bezvrijedne registraturske grade izdao je direktor Arhiva na osnovu zapisnika i popisa koji se čuvaju trajno.
Slika 1: Izgled rješenja koje izdaje Komisija za imovinske zahtjeve raseljenih lica i izbjeglica
Aneksom „C" Ugovora o primopredaji arhivske grade izmedu CRPC-a i Arhiva BiH, koji je potpisan 30.10.2003. godine, preciziran je način korištenja arhivske grade, uslovi, vremenski rok za corištenje grade i način izdavanja originalnih certifikata.
U aneksu se ističe da je CRPC suglasan da Arhiv Bosne i Hercegovine može arhivsku gradu dati na korištenje u svrhe i pod uslovima propisanim Zakonom o arhivskoj gradi u Bosni i Hercegovini, Zakonom o zaštiti osobnih podataka BiH i Zakonom o slobodi pristupa informacijama u Bosni i Her-
Siniša DOMAZET: Povjerljiva grada u Arhivu Bosne i Hercegovine: pristup i zaštita, 187-196
cegovini odmah po preuzimanju grade, tj. čim se steknu tehnički uslovi. Pravo uvida u vlastito rješenje bez ikakvih ograničenja ima svaki podnosilac zahtjeva, kao i lice koje on ovlasti, a koje predoči Arhivu BiH valjanu punomoc. Lica koja nisu podnositelji zahtjeva ili njihovi ovlašteni zastupnici imaju pravo uvida u spis zahtjeva samo ako dokažu pravni interes za to. Ako se podaci iz spisa zahtjeva koriste za nastavne, znanstvene ili publicističke svrhe, korisnik je dužan primjenjivati važece zakone o zaštiti interesa podnositelja zahtjeva, odnosno nosioca prava i nije mu dozvoljeno navodenje bilo kakvih osobnih podataka iz grade.
Arhiv je na sebe preuzeo obvezu da ce certifikat koji nije uručio CRPC, uručiti pravno valjanom podnosiocu zahtjeva. Uručenje certifikata vrši se isključivo nakon provjere identiteta lica koje preuzi-ma certifikat. Prihvatljivi identifikacioni dokumenti su: osobna iskaznica, putovnica ili vozačka dozvo-la i oni moraju biti važeci. Bez ovih identifikacionih dokumenata nije moguce preuzeti certifikat. Pri-likom preuzimanja, podnositelj zahtjeva potpisuje listu distribucije i upisuje se broj identifikacionog dokumenta i datum uručenja. Ukoliko certifikat preuzima ovlaštena osoba, a ne podnositelj zahtjeva čije je ime navedeno na certifikatu CRPC-a, potrebno je da predstavnicima Arhiva predoči valjanu punomoc koja ce se kopirati i na nju se upisuje broj zahtjeva.
U slučaju smrti podnosioca zahtjeva, Arhiv ce uručiti ovjerenu kopiju certifikata svakoj osobi koja ga zatraži i pri tome dokaže svoj pravni interes1. U ovom slučaju, originalni certifikat ostaje u spisu.
Osim pisane evidencije navedene u prethodnim odredbama, Arhiv BiH vodi evidenciju o certi-fikatima koje uruči unosom potrebnih podataka u odgovarajuci softver. Podaci se redovno ažuriraju i dostavljaju Ministarstvu za raseljena lica i izbjeglice i drugim zainteresiranim organima BiH i entiteta.
Slika 2: Fond Komisije za imovinske zahtjeve raseljenih lica i izbjeglica u depu VI Arhiva Bosne i Hercegovine
Fond CRPC-a se čuva u zgradi Suda BiH, čiji je suteren ujedno depo VI Arhiva Bosne i Hercegovine. Prostor je maksimalno prilagoden potrebama čuvanja grade. Uradena je hidroizolacija, te montirane metalne arhivske police i ormari. Prosječna temperatura tijekom godine varira od 16°C do 23°C, vlažnost zraka krece se u okviru od 47% do 60%. Na ove vrijednosti direktno utječe sustav gri-
1. Pravni interes da izvrši uvid u spis zahtjeva, odnosno da preuzme odluku CRPC-a ima osoba koja je u srodstvu ili gradansko-pravnom odnosu sa osobom koja je u zahtjevu, odnosno u odluci navedena kao nosilac prava na dan 01.04.1992. godine. Pod relevantnim srodstvom podrazumijeva se krvno srrodstvo u pravoj liniji bez obzira na stupanj i pobočnoj liniji zaključno sa 4. stupnjem. Pod gradansko-pravnim odnosom podrazumijeva se brak, ugovorni odnos ili ostali gradansko-pravni odnosi. Kategorije lica koje pored navedenih imaju pravni interes su nasljednici nosioca prava kada dokažu svoj status rješenjem o nasljedivanju, te članovi obiteljskog kucanstva nosioca certifikata CRPC-a kada dokažu taj status.
Siniša DOMAZET: Povjerljiva grada u Arhivu Bosne i Hercegovine: pristup i zaštita, 187-196
janja čitave zgrade, koji je direktno povezan sa prostorijama Arhiva. U ovom depou ne postoji služba koja dežura van radnog vremena, niti su postavljene sigurnosne kamere. Ulazak strankama i istraživačima omogucen je uz predhodnu najavu i sav istraživački rad se sprovodi pod nadzorom zaposlenika Arhiva.
2 Fond Vlade i Predsjedništva Bosne i Hercegovine
Glavni uredi i depoi Arhiva Bosne i Hercegovine se nalaze u zgradi Predsjedništva BiH. Ova činjenica nije puka koincidencija, pošto su od početka svog rada, najviši organi vlasti svoju dokumen-taciju pohranjivali u suterenu, pa je prilikom osnivanja Arh iva odlučeno da svoje centralne prostorije smjesti upravo tamo gdje se najvažnija grada več nalazi. Arhiv ima ulogu čuvara grade i odgovoran je za njenu sigurnu pohranu i dostupnost.
Prilikom potrebe za uvidom u gradu Vlade BiH, Arhiv zainteresiranu stranku upučuje na Generalno tajništvo Viječa ministara, a ako je u pitanju grada Predsjedništva, za odobrenje je nadležno Tajništvo Predsjedništva BiH. Oni razmatraju opravdanost molbe i u slučaju dozvole pristupa izdaju odobrenje Arhivu za korištenje svoje grade. Potrebno je napomenuti da zahtjevi za uvid i istraživanje ovog fonda ne dolaze samo od pojedinaca, več često i od domačih i inozemnih institucija2.
Izmjenama i dopunama Zakona o Vladi RBiH od lipnja 1992. godine Vlada Socijalističke Republike Bosne i Hercegovine nastavlja rad pod nazivom Vlada Republike Bosne i Hercegovine. Ured-bom sa zakonskom snagom o Vladi Republike Bosne i Hercegovine od
14. prosinca 1993. godine ukinuta je Vlada RBiH, a osnovano je Viječe ministara Bosne i Hercegovine koje je nastavilo rad Vlade RBiH i samim tim preuzelo nadležnost nad gradom Vlade. Su-kladno Zakonu o arhivskoj gradi i Arhivu BiH i o Praviniku o preuzimanju arhivske grade u Arhiv BiH, arhivska grada ovog fonda dostupna je istraživačima i drugim korisnicima 10 godina nakon nje-nog preuzimanja u Arhiv BiH. Pismeno odobrenje za njeno korištenje izdaje Generalno tajništvoViječa ministara Bosne i Hercegovine i direktor Arhiva BiH.
Grada Vlade BiH i Predsjedništva BiH čuva se u posebnoj sobi depoaV. Kako se čitav depo V nalazi u zgradi Predsjedništva, tako je fizička sigurnost dokumenata na najvišoj razini. Obezbjedenje je nazočno 24 sata i pristup je omogučen samo ovlaštenim osobama. Kontrola mikroklimatskih uvjeta vrši se u redovnim intervalima.
U fondu Vlade / Predsjedništva RBiH nalaze se strogo povjerljivi i povjerljivi spisi, zapisnici sa sjednica, povjerljivi zaključci, kadrovske evidencije, teleksi, knjige, sveske i rukopisi.
Slika 3: Iz fonda Predsjedništva RBiH
2. Prije nekoliko godina Arhiv Bosne i Hercegovine je kopirao 80 arhivskih kutija po traženju Haškog tribunala.
192
Siniša DOMAZET: Povjerljiva grada u Arhivu Bosne i Hercegovine: pristup i zaštita, 187-196
3 Osobni i obiteljski fondovi Arhivu BiH
Osobni i obiteljski fondovi, poput fondova institucija ili organizacija, predstavljaju pisani trag koji je njihov stvaralac ostavio za života. Medutim, oni nam pružaju i uvid u individualnu osobnost samog tvorca. Zato ove fondove u Arhivu Bosne i Hercegovine ne tretiramo kao puke prikaze službenih i privatnih aktivnosti, več i kao gradu u kojoj su osobna crta tvorca i dogadaji iz njegovog života prikazani u dokumentarnoj formi. Iz njih ne saznajemo samo kako je odredena individua razmišljala, več i tko je ona stvarno bila i kako je doživljavala vrijeme i okruženje u kojem je živjela, jer dokumenti koje u njima susrečemo u največem broju slučajeva nisu nastali pod diktatom nekog zakona, statuta ili regulative.
Bogatstvo koje se krije u ovim fondovima nalazi se u dvoznačnosti izmedu namjere i svrhe informacija koje sadrže, tj. one se ne trebaju isključivo izravno analizirati, več ih je potrebno percipirati sa više strana, kao konstrukciju osobe koja je neprestano bila izložena utjecaju svojih i tudih, često dija-metralno suprotnih ideja.
Ovi fondovi predstavljaju izvjestan otklon od kolektivnog formalizma i sistematske organiziranosti koje susrečemo kod institucionalne arhivske grade, pošto ih se osim sa povijesne strane, može analizirati kulturološki, literarno i antropološki . Navedene karakteristike osobnih fondova se ne re-flektiraju samo na ustroj i sadržaj, več igraju i važnu ulogu prilikom preuzimanja, procjene vrijednosti i obrade.
Oni daju uvid u povijesno - političke prilike doba u kojem su nastali, a kako je često riječ o trgovačkim obiteljima koje su poslovale sa susjednim državama, njihov značaj prevazilazi granice Bosne i Hercegovine.
Dio fondova novijeg datuma nedostupan je zbog propisane zakonske regulative ili zbog izričito navedenih uslova davaoca. Stariji fondovi su nesredeni, što takoder ograničava njihovu pristupačnost. Istraživanje dostupne grade obavlja se u prisustvu zaposlenika Arhiva, u prostoriji sa video nadzorom. Svako kopiranje i umnožavanje mora biti prethodno najavljeno, a oprema (fotoaparat, kamera, skener) evidentirana prilikom ulaska.
Fondovi se čuvaju u depou 1 u prizemlju zgrade Predsjedništva, koji je rekonstruiran 2015. godine po svim arhivističkim propisima i normama.
r

Slika 4: Depo I u kome se čuvaju osobni i obiteljski fondovi
Siniša DOMAZET: Povjerljiva grada u Arhivu Bosne i Hercegovine: pristup i zaštita, 187-196
Osobni i obiteljski fondovi u Arhivu Bosne i Hercegovine su:
•	Budimlici - Sarajevo ftrgovačka kuca Budimlica u Sarajevu); grada je fragmentarna, knjiga 10, fascikle 2, vremenski raspon 1719 - 1865; oštecena, djelimično sredena, jezik SHB, njemački, talijanski turski, bugarski, ruski, grčki; pismo latinica, cirilica, gotica. Fond je nesreden, samo su pisma svrstana kronološki i po jezicima.
•	Hadži-Risto Todorovic - Hadžiristici Sarajevo (Trgovačka kuca Hadži Riste Todorovica i njegovih nasljednika); grada je fragmentarna, knjiga i fascikli 21, vremenski raspon 1796 -1908; oštecena, djelimično sredena, jezik SHB, njemački, talijanski turski, bugarski, ruski, grčki; pismo latinica, cirilica, gotica. Fond je nesreden (spisi i trgovačke knjige), samo su pisma svrstana kronološki i po jezicima.
•	Jelici - Sarajevo (Trgovačka kuca Jelica iz Sarajeva); grada je fragmentarna, knjiga i fascikli 10, vremenski raspon 1797 - 1906; oštecena, djelimično sredena, jezik SHB, njemački, talijanski turski, bugarski, ruski, grčki; pismo latinica, cirilica, gotica. Fond je nesreden (spisi, potvrde, defteri), samo su pisma svrstana kronološki i po jezicima.
•	Jovo Todorovic - Livno (Trgovačka kuca Jove Todorovica iz Livna); grada je fragmentarna, fascikle 2, vremenski raspon 1812 - 1877; vrlo oštecena, djelimično sredena, jezik SHB, njemački, talijanski turski, bugarski, ruski, grčki; pismo latinica, cirilica, gotica. Fond je nesreden (računi, potvrde, defteri), samo su pisma svrstana kronološki i po jezicima.
•	Fufici - Travnik (Trgovačka kuca Fufica iz Travnika); grada je fragmentarna, fascikle 2, vremenski raspon 1822 - 1879; oštecena, djelimično sredena, jezik SHB, njemački, talijanski turski, bugarski, ruski, grčki; pismo latinica, cirilica, gotica. Fond je nesreden (računi, pot-vrde, narudžbe, defteri), samo su pisma svrstana kronološki i po jezicima.
Čedo Kapor - Sarajevo
Enver Redžic - Sarajevo
Mis Adelina Ibri - Sarajevo
Raif Dizdarevic - Sarajevo
Duro Pucar Stari - Sarajevo (1929 - 1980)
Avdo Humo - Beograd (1943 - 1983)
Miloš Zekic - Beograd (1936 - 1984)
Uglješa Danilovic - Sarajevo (1941 - 1944)
Rato Dugonjic - Sarajevo (1937 - 1984)
Enver Čemalovic - Sarajevo (1939 - 1943)
Bogomir Brajkovic - Sarajevo
Zbirka Alije Izetbegovica (pisma, govori, intervjui, spisi)
Siniša DOMAZET: Povjerljiva grada u Arhivu Bosne i Hercegovine: pristup i zaštita, 187-196
Slika 5: Dokumenti iz osobnih i obiteljskih fondova i zbirki -lijevo; dokument iz ostavstine Bogomira Brajkovica, fotokopije dokumenata štaba 17. bosanske udarne divizije NOV]
desno; Enver Redžic, osobni i obiteljski fond
4 Zaključek
lako se arhivisti zalažu za što širu dostupnost grade i pružaju usluge svim korisnicima bez razlike, arhivska grada sa ograničenim pristupom sa sobom nosi nekoliko posebnih pravila. Osim što je potrebno obezbijediti tehničko sredivanje i obradu, pripremiti adekvatan prostor i optimalne uvjete čuvanja, bitno je pridržavati se propisanih zakonskih procedura koje se na nju odnose. Korisnicima ovakve arhivske grade treba pravovremeno predočiti moguce restrikcije u njenom korištenju. Prava stvaraoca ili donatora koja proizlaze iz zakona moraju se uvijek stavljati ispred razloga zbog kojih se istraživanje vrši. Takvi etički sukobi su neizbježni, jer ne postoji generička procjena društvene koristi ili rizika istraživanja ovih fondova.
Naravno, arhivi ne mogu imati utjecaja na reakcije koie bi proizašle iz rezultata istraživačkog rada, ali moraju uložiti maksimalni napor da preduprijede njihovo moguce pogrešno tumačenje.
SUMMA^RY
All the archival material cannot be treated equally and there are certain regulations that determine the level of availability and use of fonds which by its contents belong to a confidential material. Bosnia and Herzegovina is a country with turbulent history and throughout centuries a multitude of sensitive materials has been created. That leaves a lot of leeway for potential manipulation and abuse and its uncontrolled availability and arbitrary publishing would do more harm than good. The use of public archives in the Archives of Bosnia and Herzegovina is limited or prohibited if:
a)	harming interests of Bosnia and Herzegovina
b)	threaten the interests of the entities of Bosnia and Herzegovina
Siniša DOMAZET: Povjerljiva grada u Arhivu Bosne i Hercegovine: pristup i zaštita, 187-196
c)	harmful to legal and natural persons
d)	used contrary to the requests of their owner and creator
e)	if there are indications of documents misuse
f)	if the documents are in archival processing
Archives of Bosnia and Herzegovina does not have many funds with limited access. Fonds and collections with limited access that are kept in the Archives of Bosnia and Herzegovina are CRPC - The Commission for Real Property Claims of Displaced Persons and Refugees, the Government and the Presidency of Bosnia and Herzegovina and personal and family fonds. CRPC Commission was competent to confirm the property rights of displaced persons and refugees, and had the authority to receive and decide claims for real property in Bosnia and Herzegovina after the last war. The peace process and stability in the post-war period would be inconceivable without its work on the mentioned assignments. The Commission worked on the basis of its own rules, regardless of the regulations and laws of Bosnia and Herzegovina, and its decisions could not be reviewed by any institution in the country. Its mandate was timed and in that period more than 300,000 claims were resolved and more than 95% of seized or occupied property had been returned. Annex "C" of the Agreement on the handover of archival material between CRPC and the Archives of BiH, which was signed on October 30*^ 2003, specifies the manner of use of archival materials, conditions, time limit for use of the documents and the manner of issuing original certificates. The right to access its own writ of right without any restrictions has every applicant, as well as the person authorized by him, after presenting to the Archives of Bosnia and Herzegovina valid power of attorney. Certificate delivery is carried out only after checking the identity of the person who takes the certificate. Fund of the CRPC is kept in the building of the Court, whose basement is used as depot VI of Archives of Bosnia and Herzegovina. Entrance to researchers is allowed after prior arrangement, and all research is conducted under the supervision of the employees of the Archives. The fonds of the Government of BiH and the BiH Presidency are kept in a separate room in the depot V. As that depot is in the building of the Presidency, the physical security of documents is at the highest level. In accordance with the Amendments to the Law on the Government of RBiH since June 1992, the Government of the Socialist Republic of Bosnia and Herzegovina continues to operate under the name of the Government of the Republic of Bosnia and Herzegovina. Access to these fonds are available to researchers and other users 10 years after its takeover and they contain confidential records, minutes of meetings, confidential conclusions, personnel records, books, notebooks and manuscripts. Before examining the documents, the researcher must contact the General Secretariat of the Presidency or Council of Ministers and ask for their permission. Personal and family fonds in the Archives of Bosnia and Herzegovina are often requested for research. They provide an insight into the historical and political situation of their era. These fonds represent a certain deviation from the collective formalism and systematic organization that we encounter with institutional archives. Some of the collections of recent date are unavailable due to the prescribed regulations or the terms specified by donors. The study of available documents is performed in the presence of employees of the Archives, in a reading-room under video surveillance. Any copying and duplication must be previously announced, and equipment (camera, camcorder, scanner) must be registered on entry.
Typology: 1.04 Professional Article Submitting date: 01.02.2016 Acceptance date: 20.02.2016