>
cd Popis kot del sistema notranjih kontrol v javnem zavodu
0
Tatjana Horvat
g Šola za ravnatelje
IS
Uvod
Računovodski izkazi so podlaga za odločanje o poslovanju in morajo biti resnicen prikaz stanja, zato morajo biti pripravljeni tako, da se nanje lahko zanesemo. To pomeni, da smo pri sestavljanju računovodskih poročil, katerih del so računovodski izkazi, na-tan čni in pri merjenju sredstev in obveznosti do virov sredstev, pri-poznavanju prihodkov in odhodkov upoštevamo dolo čena pravila ter sprejete dogovore. Poseben pomen imajo notranje kontrole, ki naj bi zagotavljale stalno preverjanje dela prora čunskega uporabnika, pri čemer ima pomembno vlogo pravilno izveden popis (inventura).
Popis (inventura) in notranje kontrole
Prora čunski uporabniki, med katerimi so tudi šole in vrtči, si morajo prizadevati za čim bolj učinkovito, gospodarno in uspešno ter pravilno poslovanje z javnimi sredstvi. Glede na dolo čila Zakona o javnih ^inan čah in Zakona o zavodih ima v poslovanju javnih zavodov glavno odgovornost ravnatelj oziroma direktor zavoda, ki mora skrbeti za ustrezno ^inan čno poslovanje, katerega del je tudi nadzor v obliki notranjih kontrol. Krovni zakon, ki ureja evidentiranje poslovnih dogodkov in vodenje poslovnih knjig javnih zavodov je Zakon o ra čunovodstvu, na podro čjih, ki jih ta zakon podrobneje ne ureja, pa Slovenski ra čunovodski standardi (Slovenski inštitut za revizijo 2006). Posebnost ra čunovodstva v javnem sektorju je vodenje ra čunovodstva tako po fakturirani kot po pla čani realiza čiji. Tu je zakonodaja poenotena z mednarodnimi računovodskimi standardi za javni sektor, kjer je med podro čji, ki jih urejajo mednarodni ra čunovodski standardi za javni sektor navedeno, da se sestavljajo različna ra čunovodska poro čila po namenu, glede na zara čunano realiza čijo, ali po sistemu denarnega toka - pla čana realiza čija (Zafred 2005, 6).
Podlaga za pripravo ra čunovodskih izkazov so poslovne knjige. Zaradi razli čnih razlogov je lahko knjigovodsko stanje sredstev
VODENJE 2I2010: 77-89
in obveznosti do njihovih virov, ki je izkazano v poslovnih knjigah, drugačno od dejanskega stanja. Razlike ugotavljamo s popisom. Torej je popis podlaga, da sestavimo pravilne računovodske izkaze, ki so med drugim del računovodskega in s tem letnega poro čila. Ra čunovodski izkazi so torej del letnega poro čila in predstavljajo zapis dogodkov, ki so se zgodili v preteklosti. Ra čunovod-ske in druge informa čije, kijih zagotavljajo letna poro čila, morajo biti uporabnikom razumljive ter bistvene, zanesljive in primerljive (Holmes, Sugden in Gee 2005, 5). Popis je tudi ukrep za preverjanje zanesljivosti podatkov o vseh sredstvih in obveznosti do njihovih virov.
Po Zakonu o računovodstvu je obvezen. Popis izvajajo nepristranske popisne komisije, s čimer zagotovimo del notranje kontrole v javnih zavodih. Zakonska podlaga za notranji nadzor javnih ^inan č pri neposrednih in posrednih uporabnikih prora čuna je v 100. in 101. členu Zakona o javnih ^inan čah ter 10. členu Pravilnika o usmeritvah za usklajeno delovanje sistema notranjega nadzora v javnih ^inan čah. Glavni čilj notranjega nadzora je, da se zagotovi učinkovito in uspešno delovanje notranjih kontrol in finančnega poslovanja v čelotnem poslovanju javnih zavodov in ostalih prora čunskih uporabnikov. Uspešen ustroj notranjih kontrol mora omogo čati urejeno na črtovanje in izvrševanje proračuna, pri tem pa je poraba javnih sredstev smotrna in pravilna. Popis stanja sredstev in obveznosti je vsebinski postopek ugotavljanja gospodarjenja z javnimi sredstvi. Lahko re čemo tudi, da je popis ena od vrst fizičnih kontrol, s katerimi se pridobi zagotovilo, da sredstva obstajajo, so na pravi loka čiji in se uporabljajo za predvideni namen. Osnovna sredstva morajo biti evidentirana v knjigi osnovnih sredstev, kjer naj bo navedena tudi loka čija sredstva in oseba, ki odgovarja za sredstvo in njegovo uporabo. Podatki o novo pridobljenem osnovnem sredstvu morajo biti evidentirani ob prejemu. Priporo čljivo je, da se knjiga/register osnovnih sredstev vodi čentralno, pri čemer morajo obstajati kontrole vseh vpisov in izbrisov podatkov v zvezi s posameznim sredstvom (Ministrstvo za ^^an če 2004, 20).
Prora čunski uporabniki morajo razviti postopke za sprotno vpisovanje podatkov o novih sredstvih v knjigo/register osnovnih sredstev ter vzpostaviti notranje kontrole in postopke za odobritev izbrisa sredstev iz knjige/registra. Pri vsaki odobritvi izbrisa je treba navesti tudi razloge zanj. Posebno pozornost je treba namenjati sredstvom, ki se odpišejo zaradi izgube, kraje ali zlorabe. V teh primerih je potrebno ugotoviti in odpraviti pomanjkljivo-
sti notranjih kontrol, zaradi katerih je do takega dogodka prišlo (Ministrstvo za finance 2004, 20).
Izvedba popisa
S popisom ugotovimo dejansko stanje in uskladimo računovodske podatke, s čimer nastane podlaga za sestavitev pravilnih računovodskih izkazov. Računovodja lahko zahteva vse podatke, na podlagi katerih lahko primerja knjigovodsko stanje s popisnim stanjem. V nasprotnem primeru ne more pred revizijskimi, davčnimi in drugimi organi zagovarjati pravilnosti sestavitve računovodskih izkazov in računovodskih poročil, očita pa se mu lahko tudi, da pri vodenju poslovnih knjig ni upošteval načel, povezanih z urejenim vodenjem poslovnih knjig. To pomeni, da brez pravilno opravljenega popisa ni mogoče ugotoviti pravilnih bilančnih podatkov (in davčne osnove ter pravilnega obračuna ddv, če smo k temu zavezani). Na podlagi predloženih inventurnih popisov lahko v računovodstvu primerjajo dejansko stanje s knjižnim ter v poslovnih knjigah opravijo ustrezne uskladitve (vključno s knjiženjem inventurnih viškov in mankov ter obračunom ustreznega ddv, če je potrebno).
Kot določa 39. člen Zakona o računovodstvu, so uporabniki enotnega kontnega načrta1 dolžni opraviti popis po stanju na dan 31. dečember. Med letom opravljeni popis ga ne more nadomestiti. Vseh popisov običajno fizično ni mogoče opraviti na dan 31. de-čembra, zato se opravljajo nekaj dni prej ali kasneje. Ker pa mora zavod poznati stanje sredstev na dan, določen za popis, mora pozneje na podlagi verodostojnih knjigovodskih temeljnič vpisati v popisne liste vse spremembe od dneva popisa do dneva, po katerega stanju se opravi popis (Zupančič in CCižman 2010, 67).
Ob statusnih spremembah in prenehanju, ko se na primer ustanovitelj zavoda odloči,
•	da se zavod pripoji drugemu zavodu, da se dvoje ali več zavodov spoji v en zavod ali da se zavod razdeli na dvoje ali več zavodov,
•	da se organizačijska enota zavoda izloči in pripoji drugemu zavodu ali organizira kot samostojen zavod ali pa
•	da se zavod ali njegova organizačijska enota organizira kot podjetje,
se morajo opraviti tudi izredni popisi, da se zagotovi uskladitev dejanskega in knjižnega stanja pred statusno spremembo in po njej
(Zupančič in (Čižman 2010, 65). Izredni popis uničenih in manjkajočih sredstev izvedemo na primer tudi ob elementarnih nesrečah, na primer ob poplavah. Popisna komisija, ki je ustanovljena za tak popis, naj fotografira videno stanje.
Za popis je običajno odgovoren predstojnik (oziroma ravnatelj šole ali vrtča). Ravnatelj dolo či vodjo popisa. Vodja popisa ne more biti knjigovodja, ker je sestavni del popisa preverjanje njegovega dela (((ižman in Zupan čič 2010, 68). Pred izvedbo popisa ravnatelj ali pooblaš čeni organ zavoda s sklepom dolo či poimensko člane popisne komisije. Ravnatelj ali pooblaš čeni organ zavoda za izvedbo popisa torej izda sklep o izvedbi rednega letnega popisa, v katerem dolo či datum, na katerega se bo izvajal popis, predmet popisa, čas popisa, popisno komisijo ali ve č popisnih komisij, rok za pripravo popisnega poro čila, rok, v katerem mora organ upravljanja odlo čati o poro čilu o popisu, in rok za oddajo poro čila knjigovodstvu. S sklepom se torej dolo či tudi časovna izvedba popisnih del oziroma obdobje popisa, ki naj zajema čas od za četka popisnih opravil do oddaje popisnega poro čila. Pri tem sodeluje tudi ra ču-novodja, ki pripravi potrebno dokumenta čijo za samo izvedbo popisa ter po potrebi usmerja popisno komisijo. Sklep o popisu lahko potrdi ravnatelj, ali morda drugi organ, na primer svet zavoda, če je tako dolo čeno v internih aktih zavoda. ((lani popisnih komisij so odgovorni za:
•	resničnost s popisom ugotovljenega dejanskega stanja sredstev in njihovih virov,
•	natan čno in pravilno sestavljanje in izpolnjevanje popisnih listov,
•	pravo časno izvršitev nalog popisa,
•	pravo časno in pravilno sestavo poro čila o popisu.
Pred popisom je treba opraviti vse vpise (knjiženja) v poslovne knjige na podlagi verodostojnih knjigovodskih listin po na čelih verodostojnosti in ažurnosti, uskladiti promete in stanja glavne knjige z dnevnikom ter stanja pomožnih knjig z glavno knjigo. Urediti je treba tudi analitične kontrole. Narediti je treba kvaliteten izpis popisnih listov. Za to poskrbi računovodja. Oblika in vsebina popisnih listov za katerakoli sredstva in vire sredstev nista dolo čeni s predpisom. Popisni listi morajo imeti osnovne sestavine, ki so potrebne za usklajevanje knjigovodskega stanja z dejanskim. Število popisnih komisij je stvar odlo čitve ravnatelja. Odvisno je od obsega dela, ki ga mora popisna komisija opraviti,
pri cemer mora biti delo opravljeno kvalitetno in v rokih. Paziti je treba, da delavec ne izvaja popisa sredstev, za katere je sam odgovoren, npr. blagajnik ne more biti Clan popisne komisije za popis gotovine v blagajni, lahko pa je Clan popisne komisije za popis osnovnih sredstev.
Po Zakonu o raCunovodstvu moramo sestaviti Pravilnik o popisu, po navadi tudi navodila za popis. Pravila popisovanja so lahko zapisana tudi v temeljnem raCunovodskem aktu, to je v Pravilniku o raCunovodstvu.
Naloga popisne komisije je, da preveri ustreznost izkazanih stanj v vseh postavkah raCunovodskih izkazov z dejanskim stanjem sredstev in obveznosti do virov sredstev, ki ga pri izvedbi letnega popisa ugotovi.
Popis izvaja popisna komisija, ki naj bi vkljuCno s predsednikom imela vsaj tri Clane. VeCji zavodi lahko imenujejo tudi veC popisnih komisij. Vsi Clani komisij morajo pravoCasno prejeti sklep o imenovanju v popisno komisijo. Problem pri sestavi popisnih komisij nastopi pri majhnih zavodih, in siCer zaradi majhnega števila zaposlenih, saj je imenovanje komisij znotraj takšnega zavoda skoraj nemogoCe. Slovenski raCunovodski standard (sRs) 28 govori o naccelu ločenosti izvajanja nalog, s Cimer zahteva, da poslov ne sme evidentirati oseba, ki jih opravlja (Slovenski inštitut za revizijo 2006). To pomeni, da smo pri manjšem številu zaposlenih pri imenovanju popisne komisije skoraj primorani iskati zunanje Clane.
Popisna komisija med popisom opravlja predvsem naslednje naloge:
•	ugotavljanje, merjenje, preštevanje, natanCnejše opisovanje sredstev ter vpisovanje podatkov v popisne liste,
•	vpisovanje sprememb, nastalih med dnevom popisa in dolo-Cenim datumom, pod katerim se popis opravlja,
•	vpisovanje dejanskega stanja v popisne liste,
•	ugotavljanje razlik med stanjem, ugotovljenim s popisom, in knjigovodskih stanjem,
•	o presežkih in primanjkljajih pridobi pojasnila odgovornih oseb,
•	priprava predlogov za izboljšanje stanja,
•	podpisovanje popisnih listin.
Kot izhaja tudi iz Pravilnika o popisu, so predmet popisa (Horvat 2009):
•	popis opredmetenih osnovnih sredstev in neopredmetenih dolgoročnih sredstev,
•	popis zalog surovin in materiala, gotovih izdelkov ter drobnega inventarja,
•	popis denarnih sredstev in kratkoročnih časovnih razmejitev,
•	popis terjatev in obveznosti,
•	drugo.
Kot opredmetena osnovna sredstva v uporabi popisujemo:
1.	zemljišča: na podlagi dokumentacije o nabavi zemljišča, v kateri so verodostojni podatki o izmerjenih površinah;
2.	gradbeni objekti: preveriti je treba tudi stanje objekta (dotrajanost, škoda in podobno) ter morebitne spremembe (adap-tačije), ki so vplivale na velikost in namen prostorov ali objekta v čeloti;
3.	oprema: preveriti je treba, ali so stvari opreme pravilno razporejene med osnovna sredstva ali bi morda sodile med obratna sredstva, ali so predpisano označene z inventarnimi številkami, v kakšnem stanju so, ali se uporabljajo namensko, ali se je na opremi kaj spremenilo (adaptačije, rekon-strukčije) ipd.; enako popisujemo tudi drobni inventar, ki po določilih Pravilnika o računovodstvu sodi med opredmetena osnovna sredstva;
4.	druga sredstva.
Neopredmetena dolgoročna sredstva se popisujejo po posameznih vrstah na podlagi dejanskega stanja in knjigovodskih listin, na podlagi katerih so opravljena knjiženja.
Knjige, filme, fotografije, arhivsko gradivo, predmete muzejske vrednosti, likovne umetnine in predmete, ki so posebej zaščiteni, zavod praviloma popisuje vsakih pet let. Ravnatelj zavoda lahko s posebnim sklepom ali s sklepom o imenovanju popisnih komisij odloči, da se popis izvede tudi v krajšem časovnem obdobju.
Popis materiala, drobnega inventarja in gotovih izdelkov na zalogi se opravi s štetjem, tehtanjem ali drugim merjenjem materiala, drobnega inventarja in gotovih izdelkov po posameznih vrstah. CCe so material in izdelki še v originalni embalaži, lahko podatke o količini prepišemo z embalaže. Posebej se popiše material ali gotovi izdelki, ki so poškodovani ali so izgubili kakovost. Komisija mora ugotoviti vzroke za tako stanje. Drobni inventar na zalogi v skladišču se popisuje enako kot surovine in material. Drobni in-
ventar v uporabi se popisuje na delovnem mestu zaposlenih, ki ga uporabljajo oziroma v priročnih skladiščih.
Kot denarna sredstva in kratkoročne časovne razmejitve se popišejo:
1.	denar v blagajni: posebej se popisujejo denarna sredstva v domači in tuji valuti; tuja plačilna sredstva se popišejo po valutah s štetjem in obračunajo po srednjem tečaju Banke Slovenije na dan 31. dečembra;
2.	boni, znamke in druge vrednotniče ter vrednostni papirji: s štetjem se popiše vsaka vrsta bonov, znamk vrednotnič in vrednostnih papirjev posebej;
3.	knjižni denar: denar na računih pri bankah in drugih finančni ustanovah, ki se uporablja za plačevanje, se popisuje na podlagi izpiskov o stanju sredstev na teh računih;
4.	denarni ustrezniki: kratkoročni depoziti, vloge v bankah in podobne naložbe, dolžniški vrednostni papirji in drugi denarni ustrezniki, ki imajo denarno vrednost;
5.	kratkoročne časovne razmejitve: popisujejo se na podlagi knjigovodskih listin, ki so bile podlaga za knjiženje; biti morajo utemeljene glede na realnost obračuna v naslednjem obdobju.
Tekoči blagajniški dnevnik in denarna sredstva na dan popisa v blagajni pripravi po navadi tajništvo šole ali vrtča. Sredstva v blagajni se preštejejo na dan popisa, na podlagi dokumentačije pa se preveri in zabeleži stanje na dan 31. dečembra.
Terjatve in obveznosti se popisujejo po stanju v knjigah na dan 31. dečembra, ko so opravljena vsa knjiženja v poslovnem letu in po uskladitvi. Terjatev se šteje za usklajeno, če je v skladu s pravili, opredeljenimi v Pravilniku o računovodstvu zavoda.
Zavod mora vse terjatve in obveznosti tudi uskladiti s proračunskimi viri (občina, ministrstva, zavod za zaposlovanje in podobno). Terjatve in obveznosti se popišejo po stanju v knjigovodstvu, pri čemer mora popisna komisija ugotoviti resničnost izkazanih zneskov in razloge za njihovo nepravočasno izterjavo oziroma plačilo. Terjatve in obveznosti se popišejo po posameznih knjigovodskih skupinah. V popis se zajamejo vse terjatve in obveznosti, tudi tiste do zaposlenih.
Popisna komisija preveri in na podlagi dokumentačije v poročilu ugotovi,
• ali obstaja pravna podlaga za vsako terjatev (obveznost);
•	ali je višina izkazane terjatve oziroma obveznosti tocno in pravilno ugotovljena;
•	zakaj terjatve ali obveznosti, ki so zapadle, niso bile plačane v roku in ali je sprožen postopek za plačilo;
•	ali so obresti za nepravočasno poravnane terjatve oziroma obveznosti obračunane pravočasno in v skladu s pogodbo;
•	ali je analitična eviden ča terjatev in obveznosti usklajena s sintetično eviden čo v glavni knjigi in podobno.
Ra čunovodja je dolžan popisni komisiji priložiti potrjene obraz-če usklajevanja terjatev in obveznosti po stanju 31. oktobra (izpiske odprtih postavk - lOP), ki zajema naslednje podatke:
•	naziv in šifro kup ča,
•	stanje odprtih terjatev in obveznosti po posameznih dokumentih z datumom zapadlosti v pla čilo,
•	konto,
•	potrjene odprte postavke (vrnjeni obraz či lOP),
•	neusklajene odprte postavke,
•	pla čila do datuma popisa.
Popisna komisija razvrsti popisane terjatve na (CCižman in Zupan či č 2010, 83):
•	nesporne (odprte in še nezapadle ter zapadle in zavarovane terjatve),
•	sporne in dvomljive (zapadle in nezavarovane ter take, za kakršne so izdani opomini in vložene tožbe),
•	sporne in dvomljive, ki se deloma ali v čeloti predlagajo za odpis zaradi nezmožnosti pla čila (priložijo se listine, ki dokazujejo neuspešne poskuse izterjave) ter
•	neizterljive in zastarane, ki se deloma ali v čeloti predlagajo za odpis zaradi nezmožnosti pla čila (priložijo se listine, ki dokazujejo neuspešne poskuse izterjave).
Ko popisna komisija opravi svoje delo, sestavi elaborat o popisu oziroma poro čilo o popisu sredstev in obveznosti do virov sredstev na zadnji dan izbranega obdobja (31. 12.). Poro čilo o popisu naj vsebuje:
•	podatke o poteku fizičnega popisa, vklju čno z informa čijami o problemih, ki so pri tem nastali,
•	mnenje komisije o vzrokih za nastanek ugotovljenih primanjkljajev in presežkov, podatke o vrsti in vrednosti enih in drugih (glejte primer poro čila/zapisnika/elaborata o popisu).
Vodja popisa ali predsednik čentralne popisne komisije podpisano poro čilo dostavi odgovorni osebi za popis.
Organ upravljanja (ravnatelj, ali morda drugi organ, na primer svet zavoda, še posebej v primeru ve čjih nepravilnosti in nespošto-vanju predpisov) mora obravnavati poro čilo o popisu in s sklepi odlo čiti o odpravi popisnih razlik, uničenju neuporabnih osnovnih sredstev in drobnega inventarja, uni čenju neuporabnih oziroma nekurantnih zalog, odpisu nepla čanih in zastaranih terjatev in drugih povezanih zadevah. Sklep mora biti pregleden, tako da so lahko na njegovi podlagi nedvoumno izvedene spremembe v poslovnih knjigah.
Skupaj s sklepom mora bitira čunovodstvu dostavljeno čelovito poro čilo o popisu. Naloga ra čunovodstva je uskladiti knjižna stanja sredstev in obveznosti v poslovnih knjigah v skladu s sklepom in odpraviti s popisom ugotovljene pomanjkljivosti.
Nepravilnosti, ki nastajajo pri popisu
V nadaljevanju bom prikazala primere možnih nepravilnosti, ki nastajajo pri popisu nekaterih prora čunskih uporabnikov, zbranih na podlagi izkušenj, mnenj Ra čunskega sodiš ča Republike Slovenije in ugotovitev interne revizije. Te so naslednje:
•	popis opreme in drugih opredmetenih osnovnih sredstev se izvaja relativno ustrezno, pomanjkljivo oz. neustrezno pa se izvaja predvsem popis terjatev, obveznosti, ^inan čnih naložb in nepremi čnin;
•	neusklajenost podatkov, ki so ugotovljeni s popisom o stanjih gotovine ter drugih vrednotnič na ra čunih ter v blagajnah, s tistimi podatki, ki so dejansko v poslovnih knjigah zabeleženi;
•	terjatve in obveznosti niso pisno usklajene z upniki in dolžniki;
•	sredstva v upravljanju po vrstah in količini niso usklajena, usklajujejo se samo vrednostno na podlagi uskladitvenih obraz ev;
•	zaposleni z dolo čili navodila oz. drugih notranjih predpisov (internih aktov) v zvezi s popisom niso seznanjeni;
•	sklepi o popisu so pomanjkljivi, na primer ne dolo čajo roka dokončanja popisa, odgovornih oseb pri pripravi za popis ipd.;
•	knjižni podatki niso pripravljeni na popis: na primer niso usklajeni z analitičnimi eviden čami (primer analitične evi-den e je register opredmetenih osnovnih sredstev);
•	nepremičnine niso popisane;
•	^inan čne obveznosti in druge dolgoro čne obveznosti niso popisane;
•	neupoštevanje dolo čil akta o ustanovitvi oz. drugih notranjih predpisov zavoda;
•	imenovanje popisnih komisij ni skladno z veljavnimi notranjimi predpisi (sestava in število komisij);
•	število popisnih komisij ni ustrezno glede na obseg dela pri izvajanju popisa, kar ne zagotavlja pogojev za kvalitetno in pravo časno izvedbo popisa;
•	neustreznost pravilnika/navodil o popisu glede na velikost in organiziranost posameznega zavoda;
•	poro čila popisnih komisij so nepregledna in ugotovitve niso vrednostno prikazane;
•	popisno poro čilo s sklepi odgovorne osebe ni pravo časno dostavljeno ra čunovodski službi;
•	priprave na popis so izvedene pomanjkljivo (popisni listi niso pripravljeni, eviden če niso usklajene, priprava in pregled sredstev in obveznosti do virov sredstev ni opravljena, dokumenta čija ni pridobljena);
•	dokumenta čija je popisni komisiji posredovana relativno pozno;
•	ugotavljanje dejanskega stanja se ne izvaja za vsa sredstva in obveznosti do virov sredstev, ampak popisna komisija v poro čilo navede knjigovodske podatke iz analiti čnih eviden č ra čunovodstva;
•	iz dolo čenih popisnih listov ni razvidno, da bi bili dejanski podatki, ugotovljeni s popisom, primerjani z eviden čami;
•	razvidne so pomanjkljivosti pri eviden čah sredstev v upravljanju;
•	v predlogu za odpis poškodovanih, uničenih, dotrajanih, zastarelih in neuporabnih sredstev ni predlagan na čin/postopek njihove likvida čije (uničenje ali prodaja);
•	popisna komisija ni ugotavljala razlogov za nepravočasne izterjave oz. plačila že zapadlih terjatev in obveznosti;
•	poročilo o popisu ni pripravljeno na način, določen v notranjem aktu;
•	poročilo ni popolno in vsebuje pomanjkljive in nepodpisane popisne liste ter druge dokumente;
•	poročila o popisu ni obravnaval pristojni organ pravne osebe;
•	poročilo o popisu ni bilo pripravljeno v predpisanem roku;
•	računovodstvo je spremembe na sredstvih in obveznostih do virov sredstev evidentiralo na podlagi nepotrjenih predlogov popisne komisije, saj je pristojni organ odločitve sprejel na primer šele v meseču marču;
•	zavod ni opravil popisa opredmetenih osnovnih sredstev v skladu z 36. in 38. členom Zakona o računovodstvu, kjer je v 38. členu opredeljeno, da bi moral biti opravljen popis knjig in muzejskih predmetov vsaj na vsakih pet let, vsa ostala osnovna sredstva pa bi morala biti popisana vsako leto (36. člen Zakona o računovodstvu).
Zakonski okvirji v zvezi z izvedbo popisa
Zakonski okvir za izvedbo popisa v javnem zavodu predstavljajo Zakon o računovodstvu, Slovenski računovodski standardi (Slovenski inštitut za revizijo 2006), Zakon o stvarnem premoženju države, pokrajin in občin ter Uredba o stvarnem premoženju države, pokrajin in občin.
Zakon o računovodstvu
Računovodski izkazi morajo prikazovati resnično in pošteno stanje sredstev in obveznosti do virov sredstev, prihodkov, odhodkov ter presežek oziroma primanjkljaj. Računovodska izkaza sta bilanča stanja in izkaz prihodkov in odhodkov (20. člen Zakona o računovodstvu). Pravne osebe sestavljajo letno poročilo. Letno poročilo je sestavljeno iz bilanče stanja, izkaza prihodkov in odhodkov, pojasnil k izkazom in poslovnega poročila (21. člen Zakona o računovodstvu). Bilanča stanja vsebuje podatke o stanju sredstev ter obveznosti do virov sredstev pravne osebe ob konču obračunskega obdobja. Podatki v bilanči stanja so podlaga za izdelavo premoženjske bilanče države (29. člen Zakona o računovodstvu). Pravne osebe ob konču leta obvezno usklajujejo stanje sredstev in obveznosti do virov sredstev z dejanskim stanjem, ugotovljenim s po-
pisom (inventuro) (36. člen Zakona o ra čunovodstvu). Ob kon ču poslovnega leta je potrebno posebej uskladiti obveznosti in terjatve prora čunov in pravnih oseb, ki ^inan čirajo programe oziroma storitve drugih oseb javnega prava, s prejemniki sredstev iz javnih ^^an č - Pravilnik o na činu in rokih usklajevanja terjatev in obveznosti. Po 40. členu Zakona o ra čunovodstvu podrobnejša navodila za popis predpiše odgovorna oseba pravne osebe. Poro čilo o popisu mora obravnavati pristojni organ pravne osebe ter odlo čiti o na činu odpisa primanjkljajev, knjiženju presežkov, odpisu ne-pla čanih in zastaranih terjatev ter o morebitnem odpisu sredstev v skladu z aktom o ustanovitvi.
Slovenski računovodski standardi
Med ukrepi za preverjanje zanesljivosti obra čunskih podatkov je tudi popis (inventura) sredstev in dolgov, s katerimi je treba uskladiti podatke, da bi ustrezali dejanskemu stanju. Tako pravijo Slovenski ra čunovodski standardi, natan čneje sRs 28.23 (Slovenski inštitut za revizijo 2006). Promet v glavni knjigi in dnevniku ter stanje v glavni knjigi in pomožnih poslovnih knjigah se uskladita pred sestavitvijo letnih obračunov in popisom. Stanje sredstev in dolgov po poslovnih knjigah se najmanj enkrat na leto uskladi z dejanskim stanjem, ugotovljenem pri popisu. Podjetje praviloma popiše sredstva in dolgove na kon ču ali čim bliže kon ču poslovnega leta. Lahko sklene, da se knjige, fllmi, fotografije, arhivsko gradivo, kulturni spomeniki, predmeti muzejske vrednosti, likovne umetnine ter predmeti, ki so posebej zavarovani kot naravne in druge znamenitosti, ne popisujejo vsako leto, vendar obdobje med zaporednima popisoma ne sme biti daljše od petih let. Podjetje lahko dolo či, katera sredstva se popisujejo tudi med letom.
Zakon o stvarnem premoženju države, pokrajin in občin ter Uredba o stvarnem premoženju države, pokrajin in občin
4. odstavek 35. člena omenjenega zakona pravi, da samoupravne lokalne skupnosti vzpostavijo evidenčo nepremičnega premoženja v lasti samoupravnih lokalnih skupnosti in oseb javnega prava, katerih ustanoviteljiče so samoupravne lokalne skupnosti. Iz omenjene uredbe izhaja, da samoupravne lokalne skupnosti vzpostavijo in vodijo eviden čo nepremičnega premoženja v lasti samoupravnih lokalnih skupnosti in oseb javnega prava, katerih ustano-viteljiče so samoupravne lokalne skupnosti (70. člen, 2. odstavek).
Popis kot del sistema notranjih kontrol v javnem zavodu ZakljuCCek
Redni letni popis ureja kar nekaj zakonskih okvirjev in je pomemben del sistema notranjih kontrol ter pomemben del poroCanja o stanju notranjega nadzora javnih ^inanC. Urejamo ga tudi z notranjimi akti, ki jih sami pripravimo. Pravilnost postopkov popisovanja ureja notranji revizor. Za popis je po navadi odgovoren ravnatelj, popis organizira raCunovodska služba.
Opombe
1. Šole in vrtCi so doloCeni uporabniki enotnega kontnega naCrta in so pravne osebe javnega prava iz Cetrtega odstavka 15. (Clena Zakona o raiCunovodstvu. Pridobivajo prihodke iz proraCunskih virov in tudi iz prodaje blaga in storitev ter iz drugih neproraiCunskih virov. Med slednje uvršCamo javne zavode in agenCije, ki so jih ustanovile država oziroma obiCine.
Literatura
Holmes, G., A. Sugden in P. Gee. 2005. Interpretacija poslovnih poročil in računovodskih izkazov. Ljubljana: Gv založba.
Horvat, T. 2009. Nekateri interni akti in pogodbe za javne zavode (šole in vrtCe) s podroCCja raCCunovodstva in flnanC. Vodenje v vzgoji in izobraževanju 7 (2): 47-98.
Ministrstvo za flnanCe. 2004. Usmeritve za notranje kontrole. Ministrstvo za flnanCe, Ljubljana.
Pravilnik o usmeritvah za usklajeno delovanje sistema notranjega
nadzora v javnih flnanCah. Uradni list Republike ^Slovenije, št. 72/2002.
Slovenski inštitut za revizijo. 2006. Slovenski računovodski standardi. Ljubljana: Slovenski inštitut za revizijo.
Uredba o stvarnem premoženju države, pokrajin in obCCin. Uradni list Republike Slovenije, št. 84/2007.
Zafred, J. 1. 2005. Mednarodni računovodski standardi za javni sektor. Ljubljana: Ekonomska fakulteta.
Zakon o javnih flnanCah. Uradni list Republike Slovenije, št. 79/1999, 124/2000, 79/2001, 30/2002, 109/2008, 107/2010.
Zakon o raCCunovodstvu. Uradni list Republike Slovenije, št. 23/1999, 30/2002.
Zakon o stvarnem premoženju države, pokrajin in obCin. Uradni list Republike Slovenije, št. 14/2007.
Zakon o zavodih. Uradni list Republike Slovenije, št. 12/1991.
ZupanCiCC, V., in M. (Cižman. 2010. Popis sredstev in obveznosti do njihovih virov pri pravnih osebah, ki vodijo poslovne knjige po zakonu o raCCunovodstvu. Iks, št. 10: 63-122.