Organizacija zbirke in izgradnja kataloga v knjižnici OŠ Prule Keywords school library, catalogue, stock, catalogization, classifi- cation, setting, COBISS Izvleček Prispevek predstavlja pot šolske knjižnice OŠ Prule do vključitve v sistem COBISS še pred novelo Zakona o knjižničarstvu (2015), ki je vsem šolskim knjižnicam naložila prehod na sistem COBISS. Opisana sta potek organi- zacije zbirke in izgradnja kataloga s prevzemanjem zapisov za gradivo (brez konverzije), prav tako pa je pozornost namenjena šifrantom in postavitvam, ki smo jih oblikovali za posamezna področja in oddelke, ter nastavitvam, ki so dobrodošle pri poenostavljanju gradnje kataloga ter izposoje. S slikovnim gradivom pa je predstavljenih in podkrepljenih nekaj zanimivosti ter prak- tičnih primerov. Ključne besede šolska knjižnica, katalog, zaloga, katalogizacija, klasifikacija, postavitev, COBISS Abstract The article describes the path that the Prule Primary School library took in the transition to COBISS even before the transition became a requirement for all school libraries with the Libraries Act (2015). The preparation of the database and the building of the catalogue by including book records (with- out conversion) are presented along with the code lists and settings created for each area and department as well as the settings that are useful in the unification of the catalogue and the borrowing process. A few interesting points and practical examples are included which are presented graphically. STROKA in PRAKSA Database Preparation and catalogue Building in the Prule Primary school library Gregor Škrlj UDK 027.8:004.42 27 Vzpostavitev kataloga zbirke gradiva v osnovnošolski knjižnici je postopek, ki zahteva strokovna znanja, iznajdljivost in tudi prilagodljivost knjižničarja. 28 STROKA IN PRAKSA Gregor Škrlj: organizacija zbirke in izgradnja kataloga v knjižnici oŠ Prule UVOD Retrospektiva – pogled v preteklost je občas- no na mestu, ko načrtujemo prihodnost. Za šolsko kroniko smo pripravljali poročilo in statistike uporabe COBISS+, obiska knjiž- nice in izposoje. Ob tem smo ugotovili več zanimivosti in rešitev za določene segmente v prihodnje, hkrati pa sem se ozrl na opravlje- no delo. Naša šola je bila v devetdesetih letih vključena v nacionalni bibliografski sistem kot pridružena 1 članica, nato pa je leta 2008 postala polnopravna članica COBISS. Takratni ravnatelj je za leto 2008 pripravljal novo vizijo šole (temu so botrovale tudi spremembe zako- nodaje za osnovne šole) in si je želel posodo- biti tudi šolsko knjižnico, zato je vizija pred- videvala vključitev v COBISS. Po dveh daljših sestankih, na katerih smo pretehtali prednosti in slabosti, smo se skupaj odločili, da se lotimo prehoda vodenja zaloge naše šolske knjižnice s starega DOS-ovega programa Šolska knjižnica na nacionalni sistem COBISS. Temu je bila naklonjena tudi takratna koalicijska 2 pogodba vlade (2008), kjer so na 39. strani zapisali, da bodo šolske knjižnice vključili v COBISS. Pos- topke vključitve je bilo treba speljati po takrat veljavnih pravilih, upoštevajoč vse vpletene dejavnike (IZUM, šolsko leto, zaposlitvene in prostorske možnosti naše knjižnice) … Gradivo šolske knjižnice je bilo urejeno in razvrščeno v dveh povezanih prostorih. Na eni strani je bilo gradivo v prostem pristo- pu, predvsem knjižnično gradivo za učence, leposlovje, razvrščeno po starostnih stopnjah, strokovna in poučna literatura pa po siste- mu UDK, prilagojenem naši šoli in prostoru. Na drugi strani pa je bila v posebnih omarah urejena čitalniška zbirka ter posebne omare za učiteljsko knjižnico (gradivo s področja psiho- logije, vzgoje in izobraževanja ter učbeniki in preostalo gradivo za poučevanje). Sam sem že imel izkušnje z delom in poznavanjem osnov COBISS-a, saj sem tega v prejšnjih službah že uporabljal za izposojo in vodenje zaloge, tako 1 Kolegice, ki so bile na šoli zaposlene pred menoj, so s pomočjo uporabniškega imena in gesla prevzemale zapise iz baze COBIB in tako ustvarjale lokalno bazo. 2 Koalicijska pogodba dostopna na: https://www.zares.si/ wp-content/uploads/koalicijska_pogodba-2008-11-06.pdf (7. 9. 2018). da smo sprožili začetne poizvedbe in priprave na vključitev vanj. V nadaljevanju podrobneje predstavljam samo delo, nastavitve in poti do urejene zbirke knjižničnega in učbeniškega gradiva naše knjižnice. COBISS IN gRADNj A zBIRKe NA l OKAlNem NIVOjU NAŠe ŠOlSKe KNjIžNICe Vzpostavitev kataloga zbirke gradiva v osnov- nošolski knjižnici je postopek, ki zahteva stro- kovna znanja, iznajdljivost in tudi prilagodlji- vost knjižničarja, saj je, glede na normative, 3 za vsa opravila in dela največkrat zaposlen en sam. V nadaljevanju opisujem in predstavljam primere priprave lokalnih šifrantov ter posta- vitve in izgradnje kataloga v naši knjižnici, saj so se nove postavitve ter šifranti razlikovali od tistih v DOS-ovem programu. »Knjižnična zbirka šolske knjižnice je načrtno in sistematično urejeno knjižnično gradivo, ki je zbrano po določenih kriterijih, da je na voljo uporabnikom. Z upravljanjem knjižnične zbirke (izgradnjo in organizacijo) dosežemo, da deluje kot smiselna celota v okviru dejav- nosti po programu šolske knjižnice, ki je del šole. Knjižnična zbirka naj bo raznovrstna, pestra in aktualna, njena vsebina na različnih medijih in povezana s predmetnikom šole, da jo bodo učitelji uporabljali za poučevanje, učenci pa za učenje. Zato je nujno, da pri načrtovanju knjižnične zbirke knjižničar, ki je strokovnjak za pridobivanje in organizacijo in- formacij, sodeluje z učitelji, ki so strokovnjaki za svoje predmetno področje.« (Posodobitve, 2014, str. 72) Da smo dosegli urejeno zbir- ko, je bilo treba položiti ustrezne temelje, na katerih je bilo moč graditi naprej. Ob analizi kataložnih listkov in knjižničnih nalepk, ki so označevale gradivo naše knjižnice skozi čas, je bilo jasno, da je bilo treba bibliografske zapise v katalogu s pripadajočimi lokalnimi oznakami poenostaviti ter vse skupaj v ustrezni obliki prenesti na tiskane nalepke, ki so označevale gradivo. Prvotni popisi gradiva naše knjižnice 3 Pravilnik o normativih in standardih za izvajanje programa osnovne šole v 10. členu pravi, da se v osnovni šoli z 20 od- delki in več sistemizira 1 delovno mesto knjižničarja, v šoli z manjšim številom oddelkov pa skladno s tem številom.  o b analizi kataložnih listkov in knjižničnih nalepk, ki so označevale gradivo naše knjižnice skozi čas, je bilo jasno, da je bilo treba bibliografske zapise v katalogu s pripadajočimi lokalnimi oznakami poenostaviti ter vse skupaj v ustrezni obliki prenesti na tiskane nalepke, ki so označevale gradivo. 29 Šolska knjižnica, ljubljana, 27 (2018), 3, 27-36 so bili namreč ročno napisani abecedni list- kovni katalogi. Marsikatero gradivo je imelo še takšno oznako in nalepko. Primer knjižnične nalepke je na Sliki 1. Ob tem je knjiga imela še stare kartončke, v katere so knjižničarke ročno zapisovale izposojo in vračilo gradiva Slika 2). Ob tem so hkrati izpolnjevale tudi izkaznico vsakega uporabnika (za točnost in ujemanje). Slika 1: Hrbtna nalepka na knjigi avtorice Kristine Brenk, ki je bila postavljena na policah za 2. VIO (oznaka z modro črko P). Slika 2: DZS-jev obrazec – dvostranski knjižni listek formata A6 Kasneje, v devetdesetih letih, je šola nakupila več strojne opreme (računalniki, tiskalniki …) in je katalogizacija potekala s pomočjo raču- nalniškega programa Šolska knjižnica podjetja SAOP; tako so tudi lahko natisnili nalepke. Na Sliki 3 je primer kataložnega listka, kjer so nalepke že tiskali (gradivo je bilo računalniško obdelano). Vendar je izposoja še vedno po- tekala ročno, saj še ni bilo črtnih kod, niti čital- nika zanje. Kasneje je šola naročila zunanji tisk črtnih kod (Slika 4), ki jih je bilo treba v okviru organizirane inventure tudi pravilno razpo- rediti po gradivu (skladno z že obstoječimi inventarnimi številkami). Poleg črtne kode sta bili na nalepki le oznaka naše šole ter izpisana inventarna številka. Takšna nalepka je služila samo računalniški izposoji, saj so pomembni identifikacijski podatki manjkali. Slika 3: Primer kataložnega listka, kjer so nalepke tiskali že računalniško in uporabljali datumski žig. Slika 4: Kupljene črtne kode, ki jih je bilo treba pravilno razvrstiti po gradivu (ob tem je bila opravljena popolna inventura). Ko je računalniški program deloval brez napak in je bila vzpostavljena povezava s tiskalnikom, so knjižničarke same tiskale nalepke s črtnimi kodami (slika 5). Avtomatizacija poslovanja knjižnice je bila skoraj popolna. Problem se je pokazal še pri obdelavi serijskih publikacij, saj v DOS-ovem programu ni bilo možno beležiti in izposojati Dopolnjevanje kataloga s podatki o novem knjižničnem gradivu vključuje dva procesa: katalogizacijo in inventarizacijo. 30 STROKA IN PRAKSA Gregor Škrlj: organizacija zbirke in izgradnja kataloga v knjižnici oŠ Prule revij, zato jih je bilo treba še vedno obdelovati na klasičen oz. ročni način (voditi evidence v posebnem zvezku, urejeno po naslovu serijskih publikacij ter datumu prihoda in zaporednem številčenju posameznih enot). Poleg vsega naštetega pa so bile pri določenih postavitvah knjižničnega gradiva ter oznakah polic še vedno tudi pomanjkljivosti, nejasnosti in nedoslednosti. Postavitev pomeni »raz- poreditev obdelanega knjižničnega gradiva v skladišče, čitalnico, prosti pristop, navadno po obliki, vsebini, velikosti« (Biliotekarski, 2009, str. 248), pa vendar je bila postavitev gradiva v naši knjižnici nekoliko neobičajna, nedodelana, zato je bilo dobro, da smo načrto- vali drugačno, bolj prilagojeno postavitev ter ureditev gradiva. Ob tem je bilo treba upoš- tevati posebnosti, prostore, police, omare, in uporabnike. Z vodstvom šole smo pregledali tudi zakonodajo, pravilnike in vse informacije zapisali v obliki strateškega načrta vključevanja šole ter opredelili finančne in časovne okvirje. Nato smo stopili v stik z IZUM-om (povpra- ševanje za polnopravno članstvo). Po prejetju dopisa, predračuna, navodil in pogodbe s stra- ni IZUM-a je bilo treba pripraviti in izpolniti obrazce s podatki o knjižnici. Po podpisu po- godbe je šola nakupila potrebno strojno opre- mo (čitalnik, tiskalnik za nalepke ter tiskalnik za zadolžnice) in knjižničarja prijavila na tečaj Uporaba programske opreme COBISS3/Prev- zemanje zapisov in zaloga, ki je bil za novo pridruženega člana brezplačno. Pripravili smo tudi lokalne šifrante, ki so vsebovali lokacije v knjižnici, šifrante postavitev gradiva (oddelke, UDK-prosti pristop, podlokacije in interne oznake) in območja inventarnih številk. Za potrebe naše knjižnice je bilo koristno oprede- liti ločena inventarna območja za knjižnično gradivo in gradivo učbeniškega sklada (vsaka knjižnica se lahko odloči glede na potrebe, in če bi se projekta danes lotevali še enkrat, bi ločili 4 tudi območje inventarnih številk za uči- teljsko gradivo ter serijske publikacije). V sode- lovanju z računovodstvom smo pripravili tudi zapisnik o stanju zaloge na dan 31. 12. 2008. Zatem se je začela izgradnja novega katalo- ga naše knjižnice. »Knjižnični katalog je po določenem sistemu urejen popis knjižničnega gradiva. Knjižnični katalogi slovenskih knjiž- nic so sestavni del baze COBIB – kooperativne podatkovne zbirke bibliografskih zapisov, ki jih kreirajo članice združenja COBISS. V bazi COBIB je za vsak bibliografski vir kreiran en bibliografski zapis. Vsaka knjižnica gradi svoj katalog na lokalnem nivoju, kjer vodi tudi podatke o zalogi. Vsak nov bibliografski zapis, ki je kreiran v katerikoli knjižnici v sistemu, oziroma vsaka sprememba obstoječega zapisa se shrani tudi na nivoju skupnega kataloga. Skupni katalog omogoča, da za že katalogi- ziran bibliografski vir v katerikoli sodelujoči knjižnici v lokalno bazo prevzamemo obstoječi zapis, ga po potrebi dopolnimo in dodamo podatke o zalogi. Dopolnjevanje kataloga s po- datki o novem knjižničnem gradivu vključuje dva procesa: katalogizacijo in inventarizacijo.« (Poličnik - Čermelj, 2016, str. 12). Odločili smo se za popolni vnos vsake enote posebej in ne za konverzijo 5 (IZUM je že opravljal oziroma nudil strokovno pomoč pri konverzijah, pred- vsem za splošne knjižnice iz progama Molj). »Postopek obdelave knjižničnega gradiva v knjižnicah, ki prevzemajo bibliografske zapise, poteka v naslednjih fazah: pregled bibliografs- kega vira; pregled podatkov v bibliografskem opisu; iskanje zapisa; identifikacija ustreznega zapisa in prevzem v lokalno bazo; dodajanje podatkov o zalogi – inventarizacija.« (Poličnik - Čermelj, 2016, str. 26). Izdelal sem si načrt, katero gradivo ima prednost pri vnašanju v novo zalogo. 6 To so bile najbolj iskane in 4 Po pogovorih s kolegi iz drugih knjižnic, tudi iz splošnih, pridejo prav takšne razdelitve pri pripravi statistik ter drugih evidenc. Olajšana sta iskanje ter priprava izpisov. 5 O konverziji baze gradiv šolske knjižnice sta pisali Drnov- šek (2013) in Ščavničar (2016). 6 Prevzemanje zapisov iz vzajemne baze, pregled vira, identifi- kacija ... Podroben opis prevzema zapisa iz vzajemne baze se nahaja v e-priročniku COBISS3/Zaloga (ISSN 1855-5543). Slika 5: Natisnjena nalepka za hrbtno stran gradiva (črtna koda za avtomatizirano izposojo, vidni nujni podatki za identifikacijo gradiva ter lažje urejanje in vračanje gradiva na police …) 31 Šolska knjižnica, ljubljana, 27 (2018), 3, 27-36 izposojane knjige (domače branje, vse bralne značke, gradiva za učitelje). Ravno tako sem tudi sproti izločal gradivo iz zbirke (ko sem pregledal v roke vzeto gradivo, sem se na podlagi kriterijev 7 odločil, ali gradivo vnesem v COBISS ali ga izločim in pripravim za inventu- ro, ter sem ga v starem DOS-ovem programu označil kot odpisano). Poleg tega sem sproti v COBISS vnesel gradivo, ko si ga je nekdo želel izposoditi, pa ni bilo iz tiste vrste oz. police, ki sem jo takrat vnašal. Z vsakim posameznikom sem se dogovoril za nekaj minut odloga izpo- soje in sem želeno gradivo prednostno vnesel v COBISS (tak način se je izkazal za dober, saj je star DOS-ov program v nekaj mesecih tudi zaključil svojo življenjsko dobo in ni bil več dosegljiv). Iskanje gradiva po bazi COBIB je potekalo hitro, še posebej pri gradivu novej- šega datuma, saj sem iskal s pomočjo ISBN- -črtne kode (če se je najdeni podatek izkazal za nezanesljivega ali nejasnega, sem si pomagal z drugimi viri na gradivu: naslovna stran, kolofon, CIP-zapis, število strani, ilustracije, dodatki …). Pozorno je bilo treba pregledati in prevzeti gradivo v lokalno bazo, saj so v bazi še vedno podvojeni zapisi, ki so nastali skozi pre- teklo obdobje. Na take zapise IZUM opozori vsako posamezno knjižnico in ji pošlje obvesti- lo o duplikatih, 8 ki jih je treba razrešiti (popol- noma preprost postopek prevzemanja novega zapisa in prenos zaloge iz starega zapisa na novega, na lokalnem nivoju knjižnice). Slika 6: Sistemsko opozorilo, da je treba kreirati dodatni lokalni zapis. Omeniti moram še prevzemanje bibliografskih zapisov pri vnašanju učbenikov ter delovnih zvezkov v oddelek učbeniškega sklada, kjer 7 Sproti sem fizično izločal gradivo v skladu z Navodili za izločanje in odpis knjižničnega gradiva (2003). 8 Duplikati so podvojeni zapisi, ki jih označijo redaktorji. Vsaka knjižnica mora razrešiti svoje, da bi bila vzajemna baza kakovostna. sem se prvič srečal tudi z preseženo dopustno dolžino zapisa in sem moral kreirati dodatni lokalni zapis 9 ter nanj prenesti del zaloge gra- div (na Sliki 6 je prikaz obvestila, ki ga prikaže sistem, kadar je presežena dopustna dolžina zapisa). Zelo pomembno je bilo tudi, da sem imel dob- ro razdelane in ustrezno oblikovane šifrante: podlokacija, interna oznaka, UDK-prosti pris- top v signaturi ter inventarna številka. Odločal sem se, katere postavitve obdržim in katere prilagodim oziroma dodam. Razmislil sem, kaj vse bi bilo smiselno vpeljati (glede prostora in zmožnosti), tako sem izbral nekaj posebnih oznak postavitev: DB – domače branje, NMK1 – naša mala knjižnica za 1. razred, UZNK – učbenik za na klop, ABZ – angleška bralna značka, NBZ – nemška bralna značka, RBZ – ruska bralna značka, AV – avdiovizualno gradivo (vsebuje vse cd, dvd, cdr …), Č1 – prva čitalniška polica itd. Tudi učbeniki v učbeniš- kem skladu so postavljeni po razredih (1.R – 9.R), saj so tudi po omarah med poletnimi počitnicami urejeni po razredih (5.R – oznaka učbenikov in polic z učbeniki za peti razred). Ko sem imel natisnjeno knjižnično nalepko, sem jo nalepil na ustrezno knjižnično enoto in jo umestil na pravo, ravno tako označeno poli- co. Na Sliki 7 so prikazi različnih ureditev. Na prvi fotografiji Slike 7 je del polic iz čital- niške omare, kjer je gradivo razporejeno glede na velikost. Omare so pred leti zasnovali arhitekti, ki so opremljali šolo, in police so razporejene zelo različno, tako je bilo edino smiselno gradivo urediti po velikosti ter tako izkoristiti prostor v omarah. Oznake polic so samo oznake za postavitev in ne odražajo neke UDK ali druge oznake – vsaka knjiga ima na hrbtu tudi rumen trak – gradivo, ki je čitalniš- ko 10 in se ne izposoja. Na fotografiji na sredini (Slika 7) je del polic knjižnice za učence, kjer je strokovna literatura urejena s prirejenimi UDK-vrstilci. Na vsaki polici sta naleplje- ni ustrezna številka in razlaga, nato police 9 Natančnejša navodila so dostopna v priročniku COBISS3/ Zaloga, poglavje 10.3. 10 Tudi v programu COBISS za čitalniško gradivo urejam pod- polje za stopnjo dostopnosti, kjer vedno določim omejeno dostopnost – čitalnica (številka 4). Tako se tudi v OPAC-u izpiše, da gre za čitalniško gradivo, in pri sami izposoji sistem opozori. 32 STROKA IN PRAKSA Gregor Škrlj: organizacija zbirke in izgradnja kataloga v knjižnici oŠ Prule označujejo tudi izpostavljene številke, da jih uporabniki hitreje opazijo. Vsaka skupina ima tudi svojo barvo. Na zadnji fotografiji na Sliki 7 pa je prikazan del polic leposlovja za 2. VIO, kjer je postavitev modra črka P (še starostna oznaka za pionirje) in so knjige urejene po priimkih avtorjev. Na Sliki 8 so primeri štirih različnih nalepk. 11 Slika 8: Različne nalepke za gradivo Nalepka levo zgoraj na Sliki 8 označuje slika- nico, ki je postavljena v knjižnico za učence, in sicer na police za 1. VIO (stara oznaka C za cicibane), po prvi črki avtorjevega priimka. Zgornja desna nalepka na Sliki 8 označuje glas- beni cd s pravljico, ki je postavljen v čitalnici, v omari za avdiovizualno gradivo. Z dodatno interno oznako pa je na nalepki razvidno, da gre za glasbeni cd. Spodaj levo na Sliki 8 je oznaka dvd-ja (to označuje interna oznaka), ki je postavljen v učiteljski knjižnici na policah za 11 Več primerov nalepk postavitve naše knjižnice se nahaja v priročniku Posodobitve pouka v osnovnošolski praksi. Knjižnično informacijsko znanje, str. 85–86. 5. razred. Desno spodaj na Sliki 8 pa je prikaz nalepke za drugi del delovnega zvezka za 1. razred (to oznako sem si izbral, kadar komplet sestavlja več delov, in jo vpisujem v številčenje v signaturi). Gradivo je postavljeno v učiteljski knjižnici na policah za 1. razred. Pri katalogizaciji in inventarizaciji gradiva v segmentu zaloge si vsak knjižničar sam izbere sebi ustrezen način urejanja, klikanja ter upo- rabe segmenta za zalogo (usvojiti je treba nove izraze, kot so metoda, razred, atribut, nato pa si lahko pomagamo z bližnjicami, funkcijskimi tipkami ali desnim klikom miške) ter ureja podatke, ki so pomembni za gradivo, šolo in so nato najdljivi v katalogu. »Avtomatizacija v knjižničnem sistemu je zelo pripomogla k boljšemu dostopu do knjižničnih zbirk. Tako lahko po informacijah v podatkovnih zbir- kah brskamo, iščemo in poizvedujemo veliko hitreje, učinkoviteje in na različne načine (po avtorjih, naslovih, ključnih besedah, pred- metnih oznakah, klasifikacijskih sistemih).« (Univerzalna, 2006, str. 44) Nastajala je lokalna baza knjižničnega gradiva oz. enot, ki so bile relevantne in pomembne za našo knjižnico, za podpiranje ciljev obveznega ter razširjene- ga programa naše šole. Hkrati pa sem lahko tudi že v lokalnem katalogu preverjal, katero gradivo sem že vnesel, in ko sem ugotovil, da je naslov že v lokalni bazi, sem enostavno razmnožil polje 996/997 za vsako nadaljnjo enoto – uredil podatke in nalepil nalepko. Ob katalogizaciji so mi bile v veliko pomoč tudi kolegice, ki poučujejo na šoli tako naravoslov- ne kot družboslovne predmete, še posebno pa učiteljice tujih jezikov, ki prepoznajo mnogo različnih črk in zapisov (ruščina, grščina, gotica, nemščina …), saj je bilo treba določena gradiva najprej prepoznati (cirilica) in nato transliterirati (prevzeti pravi zapis za gradivo ali kreirati 12 novega). NASTAVITVe IN mOžNOSTI zNOTRAj SISTemA COBISS3 Tehnološka prenova sistema COBISS je skozi leta prinesla posodobitve, napredne funkcije ter enostavnejše delo z vmesnikom. Praktično 12 Imam tudi dovoljenja (po starem licence) A, B1, B2 za kre- iranje novih zapisov (knjig, člankov, revij …) v bazi COBIB. Slika 7: Različna ureditev gradiva Praktično delo in določene postopki, ureditve in dejavnosti so se skozi leta prilagodili, ravno tako so se oblikovale določene bližnjice in napotki za ponavljajoče se katalogizacijske prijeme pri zalogi. 33 Šolska knjižnica, ljubljana, 27 (2018), 3, 27-36 delo in določeni postopki, ureditve in dejav- nosti so se skozi leta prilagodili, ravno tako so se oblikovale določene bližnjice in napotki za ponavljajoče se katalogizacijske prijeme pri zalogi. V nadaljevanju bomo na kratko preds- tavili nekaj posebnosti, ki jih sistem omogo- ča in jih s pridom uporabljamo (v segmentu zaloga in izposoja). Izpostaviti moram različne uporabne nastavitve, prilagoditve za potrebe naše šole (šifrante – kako razvrstiti in označiti razrede/razrednike, da lahko člane skupine povežem v smiselne skupine) ter razne ome- jitve in dodatne označbe pri gradivu (interna oznaka gradiva, ki pride prav pri gradivu uč- beniškega sklada, še posebno delovnih zvezkih za prvošolce, ter pri neknjižnem gradivu). Urejanje in nastavitve pri posamezni enoti gra- diva v segmentu zaloga omogoča marsikatero priročno funkcijo. Za zelo koristno se je skozi leta izkazala uporaba stopnje dostopnosti (kot že omenjeno, jo določam čitalniškemu gradivu – omejena dostopnost). Drugo zelo uporabno podpolje je omejitev dostopnosti 13 (podpolje u), kjer omejim čas izposoje in nezmožnost podaljšanja posamezne enote (zapišem kot: 14d,0d. To pomeni, da ni omogočenega avto- matskega podaljšanja pri gradivu, kar koristim pri knjigah za domače branje, tuje bralne znač- ke, bralne projekte in podobno). Uporabljam tudi obe podpolji za opombe, in sicer opombe o stanju zaloge 14 ter inventarne opombe (in- ventarne opombe vpisujem vedno ob inven- turi, saj so pomembne za izpise, poročila za računovodstvo, svet zavoda ter se izpišejo tudi v seznamu odpisanega gradiva ter inventarni knjigi. Oblikujem jih glede na leto inventure, tako da se v sistemu vedno lahko pridobi in pripravi izpis določene inventure oz. določene inventarne opombe, ki je skupna določenemu gradivu). V nadaljevanju pa bom predstavil še ne- kaj posebnosti pri urejanju in nastavitvah v segmentu za izposojo, ki olajšajo in pospešijo delo (v zadnjih posodobitvah sistema je IZUM omogočil uporabo bližnjic do vračila in izpo- soje gradiva, preklapljana med oddelki …). 13 V tem podpolju je šifrant, ki omogoča 8 različnih in upo- rabnih nastavitev. 14 Več o opombah v priročniku COMARC/H Format za podatke o stanju zaloge. Najprej naj omenim tudi posebnost naše knjižnice, da smo na naši šoli pred leti sprejeli omejitve 15 izposoje za učence (po nekajletnem spremljanju težav pri izposoji (izgubljene in založene knjige, sledljivost izposoje …) ter poročanju na svetu staršev ter svetu zavoda), smo v knjižničnem 16 redu zapisali, da si učenec 1. razreda lahko izposodi 1 enoto (knjiga, ali revija, ali neknjižno gradivo), učenec 2. razre- da 2 enoti in vse tja do 9. razreda, kjer si lahko izposodijo največ 9 enot. S tem so se strinjali vsi organi (vodstvo, učiteljski zbor, šolska skupnost, svet staršev in svet zavoda). Na neki način smo, še pred uvedbo COBISS-a, nadzi- rali izposojo in vračanje gradiva (zamud- nine ne računamo; novi učenci, še posebno prvošolci hitro pozabijo, da imajo knjigo že izposojeno. Tako smo kasneje z uvedbo COBISS-a vpeljali tudi rezervacije gradiva in vse zelo dobro deluje. Zelo dobra motivacija za izposojo so knjižnič- ne izkaznice. Odkar smo prešli na COBISS, učencem omogočam izposojo z različnimi izkaznicami. Vnaprej so mi izkaznico prinesli le toliko, da sem jo vnesel v sistem pri njihovi uporabniški številki. Preprosto sem vnesel črt- no kodo izkaznice in že so si lahko z izkaznico izposojali gradivo. Najprej so imeli izkaznice iz Mestne knjižnice Ljubljana (MKL), nekateri so imeli nekakšne izkaznice klubov, različnih organizacij (če je bila izkaznica opremljena s črtno kodo, sem jo lahko definiral za izposojo). Kasneje smo prešli na Urbano in še kakšno drugo (izkaznice društev, klubov, trgovin …). Za učence je bila to velika motivacija in hkrati razbremenitev, saj imajo vsaj Urbano vsak dan s seboj (zaradi prevoza z mestnim avtobusom). V zadnjih nekaj letih pa učencem, v okviru pouka KIZ, predstavljam tudi mCOBISS, ki ga marsikdo uporablja že kot član MKL in ima na svoji mobilni napravi tudi virtualno izkaznico. Nekaj primerov izkaznic je na Sliki 9. 15 Omejitve vnesem tudi v sistemu, pri vsakem članu, kot omejitev števila izposojenih izvodov, tako da sistem sam opozori, kadar je omejitev prekoračena. 16 Zapisano imamo tudi, kaj se zgodi v primeru zamujanja. Nerednim uporabnikom se lahko izposoja začasno odreče. To pomeni, da učenec, ki ima izposojeno gradivo, ki mu je pretekel rok izposoje za več kot 10 dni, si novega gradiva ne more izposoditi, dokler ne vrne zamujenega. 34 STROKA IN PRAKSA Gregor Škrlj: organizacija zbirke in izgradnja kataloga v knjižnici oŠ Prule Na prvi fotografiji Slike 9 so prikazane izkazni- ce, ki sem jih narisal in razmnožil sam. Učenci so jih v 1. razredu dorisali, pobarvali in označi- li ter jih prepoznavali in s pridom uporabljali. Na naslednji fotografiji Slike 9 je najpogostejša izkaznica – Urbana. Zadnja pa je virtualna izkaznica v mCOBISSu, ki jo uporabljam tudi sam ter jo učencem predstavim v sklopu pouka v knjižnici. Za izposojo gradiva imam nastavljene tabele s časovnimi parametri, kjer so za posamezna gradiva določene omejitve izposoje (gradivo na splošno je omejeno na 14 dni) ter časovni interval za podaljševanje in rezervacije. V primeru učiteljske literature nimam vnaprej določenega datuma izposoje, kot imam to urejeno v primeru učbenikov iz učbeniškega sklada (za vsako šolsko leto določim skrajni datum izposoje, tako da med letom ni treba podaljševati gradiva, saj se izposodi za obdobje enega šolskega leta – navodila so dostopna na spletni strani 17 ). Učiteljem gradivo izposo- dim ter hkrati vse označim in določim datum vračila (navadno dodelim zadnji dan pouka tekočega šolskega leta). Tri dni pred iztekom sistem uporabnika spomni na potek izposoje. To nastavitev smo izbrali in se je izkazala za zelo učinkovito (uporabniki imajo več mož- nosti, ki si jih lahko nastavijo v okviru servisa Moja knjižnica ali pa osebno pri meni v času odprtosti knjižnice – opomnik lahko dospe na e-poštni naslov ali kot potisno sporočilo na mobilniku ali tabličnem računalniku). Uči- teljem, ki učijo iste predmete vsa leta, se vsaj 17 Kako nastaviti datum poteka izposoje v učbeniškem skladu: https://www.youtube.com/watch?v=e3E19hnHFfQ. na tri leta gradivo (učbeniki, delovni zvezki, priročniki) zamenja. Takrat jim novo vneseno zalogo izposodim za nedoločen čas 18 (kar se v javnem katalogu status izvoda prikaže kot‚ izposojeno – na dom, rok vrnitve: nedoločen‘). Pred nekaj leti smo uvedli storitev rezervacije (prostega in neprostega gradiva), v prvi vrsti zaradi učiteljev, ki so brskali po katalogu od doma, ko so si izdelovali bodisi tedenske bodisi dnevne priprave na pouk ter so ob tem pisali e-pošto na naslov knjižnice, naj jim nas- lednji dan pripravim določeno gradivo, ali so celo prišli v knjižnico, nekaj minut pred samo izvedbo ure pouka, ter v danem trenutku želeli določeno gradivo. Da pa so bili vsi delavci obveščeni o novostih ter možnostih uporabe knjižnice, sem pred leti, po navodilih ravna- telja, za vse strokovne delavce šole izvedel tudi enodnevni tečaj o uporabi in delu s COBISS- -om. 19 Na tem tečaju sem vsem zaposlenim poleg vpisne številke v program vpisal e-pošt- ne naslove in dodelil gesla do storitve Moja knjižnica. Na tečaju smo se poleg nastavitev in brskanja med bazami učili tudi iskanja in rezerviranja gradiva, tako izposojenega kot prostega. Od takrat veliko zaposlenih s pridom koristi rezervacije (ponoči, med pisanjem priprav, rezervirajo gradiva, kar se generira in označi v sistemu – v katalogu je vidno, da je gradivo rezervirano, na knjižnično e-pošto pa prispe obvestilo s podatki o rezervaciji. Ob prihodu v službo to gradivo postavim na posebno polico, namenjeno rezervacijam, in 18 Navodilo, kako se to uredi, je dostopno v priročniku COBISS3/Izposoja (poglavje 4.7). 19 O izobraževanju več v prispevku Škrlj (2015). Slika 9: Primeri izkaznic Za izposojo gradiva imam nastavljene tabele s časovnimi parametri, kjer so za posamezna gradiva določene omejitve izposoje ter časovni interval za podaljševanje in rezervacije. 35 Šolska knjižnica, ljubljana, 27 (2018), 3, 27-36 učitelj ga vzame na poti v razred. Ob tem smo rešili tudi tisto večno zagato, ko nekdo prihiti nekaj minut pred poukom z željo dobiti neko gradivo, ki pa ni nujno prosto …). Da pa je dostopanje do kataloga naše šole preprostej- še, ravno tako do storitve Moja knjižnica, sta slikovni bližnjici vstavljeni na spletni 20 strani naše šolske knjižnice. Tudi učenci redno koristijo rezervacije (prej sem omenil omejitev števila izposojenih enot na posameznika in na razred) pri izposoji. Omejeno imajo število izposojenih enot (pri- mer – če si želi drugošolec izposoditi knjigo, ki jo je našel med policami, izposojeni pa ima že dve enoti, prinese želeno knjigo k pultu, kjer si jo rezervira – rezervacija prostega gradiva in to gradivo počaka do tri dni. V tem času, včasih že isti dan, učenec vse uredi – vrne in si izposodi. Med letom se je pokazalo nekaj te- žav, na katere na začetku nisem bil pozoren. V Moji knjižnici so si učenci rezervirali tudi gra- diva, namenjena učiteljem – priročnike, rešitve nalog … (v katalogu je pisalo pri statusu – pros- to za izposojo). Ker priročniki s pripravami ter rešitvami niso v pomoč in podporo učencu, ki bi iz njih samo prepisoval, sem se odločil da novo kupljenemu učiteljskemu gradivu dodam, v segmentu zaloga, stopnjo dostopnosti 4 (omejena dostopnost – čitalnica). Ko si učenec gradivo želi izposoditi, sistem tega ne dovoli (v primeru izposoje učitelju ročno uredim datum izposoje, kar program tudi omogoča). Na prvi fotografiji Slike 10 sta dva mobilna te- lefona, ki prikazujeta iskanje (učenci s pomočjo 20 Dostopno na https://www.osprule.si/2014/07/14/cobiss-ka- talog-solske-knjiznice/. aplikacije mCOBISS poiščejo gradivo). Na nas- lednjih dveh zaslonskih slikah je prikaz iskanja ter rezervacije neprostega gradiva s pomočjo tabličnega računalnika (kar se učenci učijo v sklopu pouka KIZ ali interesne dejavnosti). SKleP V prispevku sem osvetlil pot vključevanja naše šole (šolske knjižnice) v sistem COBISS. Če povzamem in naredim refleksijo od začetka prehoda na COBISS do danes, bi bilo dobro vnaprej vedeti določene podrobnosti, uporab- ne zvijače, ki bi pri sami izgradnji in postavitvi zbirke v COBISS-u prišle zelo prav. Marsikaj bi zastavil in pripravil drugače. Če bi leta 2008 vedel tisto, kar vem danes, bi marsikaj pri sami postavitvi in nastavitvah (števci, oddelki, pod- oddelki) spremenil in zastavil drugače. Preds- tavil sem potek izgradnje zbirke in kataloga s prevzemanjem gradiva (brez konverzije), kakšne šifrante in postavitve sem izdelal za po- samezna področja in oddelke, katere nastavit- ve so dobrodošle pri poenostavljanju gradnje zaloge ter izposoje. S slikovnim gradivom pa sem osvetlil in podkrepil nekaj zanimivosti ter praktičnih primerov iz naše knjižnice. Gradivo šolske knjižnice je bilo in je še vedno urejeno v prostem pristopu (izjeme so čitalniško gradivo in kompleti učbeniškega sklada). Knjižnično gradivo za učence je ločeno od knjižničnega gradiva za učitelje. Leposlovje je razvrščeno po starostnih stopnjah (barvno ločeno), strokov- na in poučna literatura pa po prilagojenem sistemu UDK. Posebne postavitve imamo tudi za domače branje, bralne projekte, tuje bralne značke (vsako leto nove knjige, saj sezname Slika 10: Iskanje in rezervacija gradiva v knjižnici OŠ Prule Bibliotekarski terminološki slovar (2009). Ljubljana: Zveza bibliotekarskih društev Slovenije: Narodna in univerzitetna knjižnica. COBISS3 – Razmnoževanje izvodov. Do- stopno na: https://www.youtube.com/ watch?v=ohiqdhh7e2M (19. 5. 2017). COBISS3/Zaloga [Elektronski vir]: priročnik za uporabnike. (2008-). Maribor: IZUM. Dostopno na: http://e-prirocniki.izum.si/EntryFormDesk- topDefault.aspx?tabid=38&type=manual&manu al=4_COBISS3_Zaloga_svn. (19. 5. 2017). Drnovšek, M. (2013). Konverzija knjižničnega kataloga iz programa WinKnj v COBISS3. Šolska knjižnica, letn. 23, št. 3/4, str. 165–168. Navodilo za izločanje in odpis knjižničnega gradiva (2003). Ljubljana: Narodna in univerzitetna knjižnica. Osnove knjižničarstva (1987). Ljubljana: Posebna izobraževalna skupnost za kulturo. Poličnik - Čermelj, T. (2016). Šolske knjižnice v sistemu COBISS [Elektronski vir]: priročnik za identifikacijo, inventarizacijo in odpis knjižnič- nega gradiva. Ljubljana: Narodna in univerzitet- na knjižnica, Center za razvoj knjižnic. Dostop- no na: https://cezar.nuk.uni-lj.si/common/files/ studije/solske_knjiznice_cobiss.pdf (19. 5. 2017). Posodobitve pouka v osnovnošolski praksi. Knjižnič- no informacijsko znanje [Elektronski vir]. (2014). Ljubljana: Zavod RS za šolstvo. Dostopno na: https://www.dlib.si/stream/URN:NBN:SI:DOC- -ABAUB0ON/e946cb25-a2e9-4845-a248-cd7ec- 5f22e8c/PDF (19. 5. 2017). Prekat: priročnik za enostavno uporabo katalogi- zacijskih pravil (2001). Ljubljana: Narodna in univerzitetna knjižnica. Ščavničar, U. (2016). Prehod na COBISS v knjižnici OŠ Vodice. Šolska knjižnica, letn. 25, št. 3/4, str. 52–58. Škrlj, G. (2012). Inventura v šolski knjižnici osnovne šole Prule v sistemu COBISS3. Šolska knjižnica, letn. 22, (3/4), str. 232–236. Škrlj, G. (2015). Izobraževalni seminar COBISS/ OPAC za pedagoške delavce OŠ Prule. Knjižni- čarske novice, letn. 25, (12), str. 21. Škrlj, G. (2009). OŠ Prule in prehod na COBISS. Knjižničarske novice, letn. 19, št. 4/5, str. 4–6. Univerzalna decimalna klasifikacija: priročnik (2006). Ljubljana: Narodna in univerzitetna knjižnica. Viri in literatura Gregor Škrlj, univ. dipl. bibl., je zaposlen kot knjižničar na Osnovni šoli Prule v Ljubljani. Naslov: Prule 13, 1000 Ljubljana E-pošta: gregor.skrlj@guest.arnes.si 36 STROKA IN PRAKSA Gregor Škrlj: organizacija zbirke in izgradnja kataloga v knjižnici oŠ Prule narekujejo založbe) … Celotna zaloga (tudi serijske publikacije) je vodena v COBISS-u in ima na nalepkah oznake, ki se ujemajo z oznakami v katalogu ter na policah (olajšano iskanje, urejanje …). Posebnost naše knjižnice so tudi police v čitalnici, kjer je gradivo ustre- zno označeno in urejeno po velikosti (kot že v prispevku omenjeno – zaradi polic v omarah). S prehodom na COBISS smo aktualizirali zbirko, sprotno izločanje gradiva po vnaprej pripravljenih kriterijih je bila dobra podlaga za izvedbo popolne inventure 21 v letu 2011. Pregled zbirke, priprava za vnašanje zaloge je bila koristna tudi za izločanje gradiva in poso- 21 O inventuri je več napisano v Škrlj (2012) ter prispevek v priročniku Posodobitve pouka v osnovnošolski praksi: Knjižnično informacijsko znanje, str. 95–99. dabljanje zbirke, kar je naknadno pregledala in uredila inventurna komisija, ki je pripravila predlog odpisa (predlog je obravnaval svet zavoda), nato pa smo odpisane knjige ponudili v NUK. Izpostaviti moram, da je bila ena večja težava ta, da je po veljavnih normativih za zaposlova- nje knjižničarjev v osnovni šoli v naši knjižnici zaposlena 1 oseba (pa še to pred leti ni bil 100-odstotni delež zaposlitve samo v knjižni- ci). Dejstvo je predstavljalo težavo, vendar je bil ravnatelj pripravljen prisluhniti, tako da smo vse uredili ter zgradili bazo z akronimom v COBISS-u OSPRU. Kot zanimivost naj ome- nim tudi dejstvo, da je vmes med prehodom in izgradnjo baze OSPRU stari DOS-ov program za vodenje šolske knjižnice tudi preminil.