^»^U              Oce„e,„Po,ofi„ o ^^ ¦„,„„„,________________38,
Ocene op«^—,,
ELEKTRONSKI dokumenti : priročnik za arhi-viste. [Pripravil] Mednarodni arhivski svet, Komite za dokumente v elektronskem okolju ; prevod iz angleškega jezika Sonja Jager in Natalija Glažar. Ljubljana : Arhiv Republike Slovenije, 2006, 100 strani.
Mednarodni arhivski svet je izdal kot številko 16 v seriji Študije publikacijo z naslovom Elektronski dokumenti: priročnik za arhiviste. Po naslovu bi sklepali, da je namenjen predvsem arhivski strokovni javnosti, vendar je uporabnost veliko širša. Čeprav obsega le 100 strani formata B5, lahko v njem najdejo uporabne napotke vsi tisti, ki se pri svojem delu kakorkoli srečujejo z elektronskimi dokumenti, dejavnostmi, namenjenimi dolgoročni hrambi in uporabi ali njihovimi sistemskimi ter organizacijskimi rešitvami.
Priročnik je predstavljen kot rezultat skupinskega dela članov komiteja za dokumente v elektronskem okolju pri Mednarodnem arhivskem svetu. Ta se je v svojem mandatu od leta 2000 do leta 2004 ukvarjal s celostno problematiko elektronskih oblik dokumentov, in to predvsem z arhivskega strokovnega stališča. Vsebina publikacije je bila pripravljena v angleškem jeziku in je bila leta 2005 predstavljena strokovni javnosti na spletni strani Mednarodnega arhivskega sveta. Leta 2006 so v Arhivu Republike Slovenije poskrbeli za prevod v slovenski jezik. Delo sta prevedli Sonja Jager in Natalija Glažar, strokovno recenzijo besedila pa so pripravili Gorazd Perenič, Darija Plevel in Olga Pivk. Njegova vsebina je postala neposredno dostopna slovenski arhivski strokovni javnosti tako v klasični kot tudi v elektronski obliki na spletni strani Arhiva Republike Slovenije.
Posamezna poglavja priročnika so pripravili priznani strokovnjaki za upravljanje elektronskih dokumentov. Tako sta prvo in drugo poglavje z naslovom Predstavitev in Temeljni pojmi in definicije delo nemškega arhivista Michaela Wettengela. Ameriški arhivist Mi-chael Miller je avtor tretjega poglavja, poglavja Vplivi; govori o vplivih in strateškem nadzoru arhivistov pri nastajanja dokumentacije. Švicarski arhivist Niklaus Biitikofer je napisal četrto poglavje, Izvajanje i^ahtev %a hrambo dokumentov. To govori o uresničevanju zahtev za dolgoročno hrambo elektronskih dokumentov. Kevin Ashly, zunanji svetovalec komiteja, zaposlen v Računalniškem centru Univerze v Londonu, je pripravil vsebino petega poglavja, poglavja z naslovom Dolgoročna hramba. Norvežan Ivar Fonnes je avtor šestega poglavja, poglavja Dostop. Kim Barata je pripravila priloge in usklajevala nastajanje tega priročnika. Andrew MacDonald je bil predsedujoči komiteju in urednik priročnika.
Po uvodnem, prvem poglavju — v njem je predstavljena metodologija podajanja snovi - je v drugem našteta uporabljena strokovna terminologija. Ta ni niti obsežna niti preveč poglobljena. V njej so razloženi pojmi: arhivska funkcija, dokument, struktura, kontekst in metapodatki ter elektronski sistemi za hrambo dokumentov. Podrobnejše branje vsebine tega poglavja pokaže, da bi bilo dobro dodati še kakšen pojem ali posamezne pojme še poudariti. Tako pri arhivski funkciji pogrešamo poudarek na vrednotenju kot pomembni strokovni dejavnosti, ali pri dokumentu ugotovitev, da ta ni zgolj dokaz o dejanju, ampak tudi dokaz o stanju nečesa v času in prostoru. Tudi o kontekstu in metapodatkih bi bilo z arhivskega stališča mogoče še kaj dodati. A v komiteju so se že v zgodnji fazi nastajanja vsebine odločili, da z navedenimi opredelitvami pojmov omogočijo zgolj temeljno razumevanje njihovih vsebin pri uporabi priročnika, pisci besedil pa so tem usmeritvam le sledili. Kljub mnogim poenostavitvam se zastavljenemu cilju v smislu njegove "univerzalne uporabnosti" ni bilo preprosto približati. S pripravljeno vsebino so skušali nagovoriti posameznike iz različnih okolij, z različnim arhivskim strokovnim znanjem in tradicijami, predvsem pa z različnimi realnimi možnostmi.
m_________________________OcTOo,ofi„ o p„M,kac.„», m„h                ARHIV, ^gOO.,,.2
V  tretjem poglavju so predstavljeni strateški postopki, s katerimi bi izboljšali končne rezultate upravljanja dokumentov. Ti obsegajo od oblikovanja ustrezne politične volje, uvajanja pravnega okolja, v katerem lahko dokumenti živijo svojo pravo življenje, pa vse do oblikovanja različnih partnerstev pri reševanju problemov v zvezi z dolgoročno hrambo in arhiviranjem, pa tudi do opredelitev menedžmenta, za izvedbo samega dolgoročnega varovanja in ohranjanja občutljivih elektronskih vsebin. Kar zadeva strokovno arhivsko stališče, najdemo v tem poglavju mnoge usmeritve in napotke o osnovnih postopkih in možnostih, na podlagi katerih bodo elektronski dokumenti ohranjeni tako, da bodo uporabni kot arhivsko gradivo. Pri tem moremo poudariti navedene priložnosti in obveznosti, ki se v tem procesu ponujajo arhivi-stom.
V  četrtem poglavju priročnika so oblikovane zahteve po dolgoročni hrambi elektronskih oblik dokumentov. Vsebina poglavja je na načelni ravni v veliki meri za naše razmere že upoštevana tako v veljavnih zakonskih kot tudi v podzakonskih aktih. Za arhiviste je brez dvoma zanimiv seznam dejavnosti v sedmih korakih, ki jih je potrebno upoštevati za dolgoročno hrambo. Te kažejo na pomen in položaj arhivistov v celotnem življenjskem ciklu elektronskih dokumentov. V priročniku so ocenjene kot nezanemarljive, še posebej tiste v zvezi z valorizacijo vsebin, ki so nastale v elektronskih okoljih.
Peto poglavje priročnika opisuje pristope pri dolgoročni hrambi elektronskih dokumentov. Pri tem je dolgoročnost določena kot čas, ki je daljši od življenjske dobe sistemov, v katerih so nastali dokumenti, ki jih je potrebno dolgoročno hraniti. Ce primerjamo določila slovenske zakonodaje z usmeritvami v priročniku, vidimo, da je te vsebine s tehnično tehnološkega stališča mogoče primerjati med seboj.
Šesto poglavje obravnava kompleksno področje dostopa do elektronskih dokumentov. Pri tem je posebej poudarjeno vprašanje pooblastil za dostope do elektronskih oblik dokumentov, to pa je potrebno razumeti kot potrebo po uravnavanju med tehnološkimi možnostmi, zahtevami demokracije in pri varovanju zasebnosti. V tem kontekstu se pojavlja problem, za katerega se uveljavlja pojem "digitalna ločnica", ki nastaja med posamezniki, ki imajo možnosti dostopa do digitalnih vsebin in tistimi posamezniki, ki tega niso zmožni. To dejstvo ima številne, lahko tudi hude posledice za celotno informacijsko družbo. Seveda pa je to samo en pogled na spekter tovrstnih problemov. Drugi zorni kot se nanaša na dolgoročno zagotavljanje dostopov do elektronskih oblik dokumentov. Že sama delitev uporabniških potreb po dokumentih kot "dokazih" na eni strani in "informacijah" na drugi vodi do diferenciacije na ravni rešitev in zahtev komuniciranja med uporabniki in v arhiv-
sU, „„_„ ohmi«a, ^ -, ^
tronskih ali klasičnih vsebin.
Na koncu priročnika najdemo še seznam članov odbora kot prilogo A in prilogo B z naslovom Dodatno branje. V njej so povzetki vsebin in spletni naslovi za dodatna branja po posameznih poglavjih. Čeprav je število navedb za posamezna poglavja omejeno zgolj na pet, pomenijo odlično iztočnico za nadaljnje raziskovanje posameznih problemov. Vrednost tega poglavja tako ni zgolj v navajanju izbranih spletnih povezav, ampak predvsem v izvlečkih, ki omogočajo uporabniku že na začetku jasnejši pregled širšega stanja, ki je sicer datirano v leto 2004 in je relevantno tudi leta 2006.
Vsebina priročnika je na mednarodni ravni brez dvoma zanimiva sama po sebi, saj daje odgovore na mnoga arhivska strokovna vprašanja, a hkrati s tem odpira nova, na katera bo potrebno še poiskati odgovore. Priročnik sam po sebi tudi nikakor ni dovolj za uveljavljanje konkretnih rešitev pri vsakdanjem delu s področja celostnega obravnavanja elektronskih oblik dokumentov. V posameznih primerih bo potrebno poseči še po dodatnih dokumentih tehnološko tehnične, organizacijske, varnostne in še kakšne narave.
V slovenski arhivski teoriji in praksi pa prevod priročnika predstavlja skupaj s prevodom publikacije MoReq: model i^ahtev %a upravljanje elektronskih dokumentov množico objavljenih strokovnih prispevkov in sprejeto zakonodajo, ki zadeva dolgoročno hrambo elektronskih dokumentov dobro teoretično okolje za nadaljnji razvoj dejavnosti, povezanih z dolgoročno hrambo tovrstnih dokumentov.
Glede na dinamiko splošnega razvoja informacijske tehnologije in njen vpliv na izdelavo, uporabo in hrambo e-dokumentov v sodobni slovenski družbi ter glede na probleme, ki se pojavljajo s tem v zvezi, bo tudi v prihodnje potrebno poskrbeti za ažurne prevode različnih strokovnih besedil v slovenski jezik. Prevajanje teh bo v prihodnosti še pomembnejše, saj dolgoročna hramba e-dokumentov ni več v razmeroma omejeni domeni javne arhivske službe, kot je bila doslej. Z novo zakonodajo ta prehaja v pristojnost širokega kroga zainteresirane javnosti, ki potrebuje jasna in konkretna navodila ter izdelana strokovna stališča, vključno s posodobljeno terminologijo. Priročnik v tem kontekstu brez dvoma predstavlja dobro prakso, ki jo je treba v Sloveniji nadaljevati in razširiti še na druga strokovna arhivska področja.
m™™