Stkokovxe kazimuviî Primer modela poslovnega procesa Samo KAVČIČ Povzetek Načrtovanje razredov pri razvoju objektno orientiranih informacijskih sistemov mora upoštevati lastnosti poslovnega procesa, pri čemer izpostavljamo univerzalno bilančno naravo slednjega. Odraz tega dejstva pri modeliranju informacijskih sistemov je definicija razredov knjižbe in dogodka opisanih v tem Članku in uporaba ustreznih objektov za zapis dogodkov vseh relevantnih aktivnosti znotraj poslovnega procesa. Abstract /ntrocfuction of classes in the design stage of an object or/en fed information system should pay respect to the features of the business process wherein its universal nature of balance should be exposed. This fact implies the definition of classes journal entry and event described in this article and the use of adequate objects to represent the events of all the relevant activities within the business process. 1. UVOD Cilji načrtovanja in prenove informacijskih sistemov morajo omogočati realizacijo poslovnih ciljev, ki dandanes niso več izraženi s preprostimi stavki kot npr. zmanjšanje stroškov ati povečanje produktivnosti, temveč so definirani na nivoju konceptov kot so: JIT, ISO 9000, MRP II, Lean production ipd. Informacijska podpora teh konceptov mora upoštevati močno povezanost dogodkov v različnih fazah poslovnega proccsa, Posledica tega je velika zahtevnost sodobnih informacijskih sistemov tako za uporabnike kot za vzdrževalce. V tem članku je opisan logični koncept ■ orodje s katerim lahko dobro predstavimo naravo poslovnega procesa in to predstavo s pomočjo objektne tehnologije pretvorimo v učinkovit informacijski sistem. 2. NARAVA POSLOVNIH PROCESOV Temeljna značilnost poslovnih procesov je njihova smotrnost - gospodarsko bistvo. Aktivnosti, ki ne rezultira-jo v zadostnih merljivih učinkih niso smotrne. Aktivnosti v poslovnem procesu predstavljajo ponore sredstev (stroške), učinki teh aktivnosti so viri novih sredstev. Pojma Virov in sredstev sta tukaj mišljena popolnoma splošno, torej ne samo kol denarna vrednost, temveč najprej kot merljiva entiteta. Pretakanje merljive vrednosti je imanentno gospodarskim aktivnostim. Ta trditev ne vèlja samo na nivoju celotne gospodarske organizacije oz. na nivoju celotnega poslovnega procesa, temveč tudi znotraj tega procesa za vsako posamezno aktivnost. Tako npr. izdelava nabavnega naloga za nekega dobavitelja, ki knjigovodsko gledano ne pomeni nobene vrednosti {sam nabavni nalog), z vidika informacijskega sistema predstavlja merljivi učinek nabavne službe. 3. POPIS NARAVE POSLOVNIH PROCESOV Popis narave poslovnega proccsa je bil eden izmed pogojev za nastanek civilizacije. Različni knjigovodski dokumenti kot del arheoloških najdb dokazujejo obstoj enostavnih knjigovodstev prvih poznanih civilizacij. Ti prvi knjigovodski dokumenti se nanaSajo na pridelke in davke na posameznih parcelah - torej učinke gospodarskih aktivnosti. Z vidika pobiralca davkov (vladarja) so bili njegovi vložki v obliki naravnih virov - parcel, vode za namakanje ipd. Sodobno dvostavno knjigovodstvo se je razvijalo skladno z razvojem kapitalistične ekonomije od časov merkantilizma dalje. Po mišljenju Marca jo je celo omogočilo. Dvostavno knjigovodstvo zahteva uravnovešeno (balansirano) knjiženje dogodkov. To pomeni, da se vedno, ko se knjiži v breme nekega konta, hkrati tudi knjiži v dobro drugega konta in obratno. Toje neke vrste zakon o ohranitvi mase in energije v računovodstvu, saj implicira preobrazbo sredstev podjetja v poslovnem življenju npr. vrednost izdelanega predmeta se pretvori v terjatev do kupca. Ta druga knjižba se imenuje tudi protiknjižba. Skupni imenovalec vseh knjigovodskih zapisov je denarna vrednost. Tak način zapisa je, z vidika informatike, pregrob, saj je denarna vrednost informacij težko i i¡x mibi jn) N FORMATI KA STOOKOVNK ttAZI'llAVE merljiva (primer nabavnega naloga). V tem članku bom prikazal, da se ustrezna merljiva entiteta da izraziti z identifikacijsko številko predmeta dela, količino in rokom. 4. KONTNI NAČRT POSLOVNEGA PROCESA S kontnim načrtom, podobnim kot ga pozna sodobno dvostavno knjigovodstvo, je možno zelo enostavno prikazati odnose med elementarnimi dogodki poslovnega procesa. Ta enostavnost pa ni primerna samo za človeško razumevanje, temveč tudi kot osnova za kodiranje v računalniških programih. Kontni načrt poslovnega procesa (v nadaljnjem besedilu knpp) predstavlja odnose med prometi različnih aktivnosti, ki so relevantne za poslovni proces (npr.: nabava, prevzem, delovni nalogi itd.). Za razliko od knjigovodskega kontnega plana pa skupni imenovalec vseli knjižb ni denarna vrednost, temveč je to ident, količina in rok. Prometi relevantnih aktivnosti se morajo knjižiti tak», da odslikavajo procesno naravo proizvodnje, kar pomeni, da se vhodi v poslovni proces sčasoma pretvorijo (izginejo kot vhodi) v izhode poslovnega procesa. Izginotje vhoda se v kontnem planu reprezentira z odnosom zapiranja. Sam poslovni proces lahko reprezentiramo v računalniku z več fazami {kontnimi skupinami), katerim ustrezajo tudi različne vrste premetov entitet. Tok procesa skozi več faz predstavimo v kontnem planu z odnosom protiknjižbe. Za maloserijsko vrsto proizvodnje so relevantni prometi sledečih aktivnosti: ■ skladiščno poslovanje ■ vnos naročil ■ nabavno poslovanje ■ proizvodnja ■ planiranje in lansiranje proizvodnjo Za druge vrste proizvodnje je možna drugačna postavitev knpp, če upoSteva zgoraj napisana pravila za zapiranje in protiknjižbe. Za zadovoljiv popis poslovnega procesa potrebujemo tri vrste odnosov med knjižbami. To so : ■ pokrivanje (ekvivalentno protiknjižbi) ■ zapiranje ■ ekspanzija (za izračun materialnih potreb) Tem obveznim odnosom lahko dodamo po potrebi tudi nove, npr. kooperacije (glej. planiranje). KONTNI PLAN POSLOVNEGA PROCESA MATERIALNA SFERA INFORMACIJSKA SFERA SKLADIŠČA VIRI NALOGI 1 Z 3 Knpp je razdeljen na materialno in informacijsko sfero, Zapisi v materialni sferi kontnega plana odslikavajo dogodke, kise nanašajo na promet / materialom, polizdelki in gotovimi izdelki (npr.: prejem in dvig s skladišč in odpremo). Zapisi v informacijski sferi kontnega plana odslikavajo prejem zahtevkov, to je podatkov, ki služijo za odločanje (informacij) in njihovo obdelavo (sprovedbo zahtevka). 5. KNJIŽENJE DOGODKOV POSLOVNEGA PROCESA V nadaljnjem besedilu bom za ilustracijo funkcioniranja kontnega plana poslovnega procesa opisal model poslovnega procesa gospodarske organizacije / maloserijsko proizvodnjo. Knpp za primer maloserijske proizvodnje sestavljajo tri kontne skupine. Označene so z 2 za spremljanje prometa naročil, internih naročil, planiranih serij in d o bay, s 3 za spremljanje prometa nabavnih in delovnih nalogov in z 1 za spremljanje skladiščnega prometa. V okviru posamezne kontne skupine je lahko odprtih več kontov. Dogodki, ki jih popisujemo v kontnem planu, lahko v splošnem predstavljajo poljubno situacijo znotraj poslovnega procesa. V nadaljnem bom za ilustracijo opisal knjiženje dogodkov, ki zadostujejo specifikaciji MRI1 II (manufacturing resource planing si. načrtovanje proizvodnih virov) (4). Računalniški zapis temelji na tabeli prometa in tabeli odnosov. Zapisi v tabelo prometa ustrezajo kn j izba m (okvirčkom) v kontnem planu, zapisi v tabelo odnosov ustrezajo linijam, ki povezujejo okvirčke. Relevantna strukturo tabele prometa IME POLJA TIP OPIS stdok number(S) Številka dokumenta stdog number{8} Številka dogodka stknj number(8) številka knjižbe k sk number{3) kontna skupina konto number(S) konto dc char(l) debet/kredit ident number(8) ident iz matične tabele količina number količina rok dote rok za informacijske aktivnosti, datum dogodka za materialne Relevantna struktura tabele odnosov IME POLJA TIP OPIS stknjd number(8) številka debetne knjižbe stknj_k number(8) številka kreditne knjižbe količina number količina odnos char(l) odnos med knjižbama P-pokrivanje, Z-zapiranje. E-ekspanzija,,. i fjjKimfjMiii N FOR M ATI KA STUOKOVXK ISAZl'KAYK Primer zapisa v tabelo prometa in tabelo odnosov za inventurni višek ((točka 6.1.) Zapis v prometno tabelo stdok stdog stknj k sk konto 1 1 1 1 32 1 1 2 2 1 stdok dc ident količina rok 1 D 17 100 21, VI .95 1 C 17 100 21.VI.95 Zapis v tabelo odnosov stknj_d stknjk količina Odnos 1 2 100 P 5.1. Zapis dogodkov v knpp 5.1.1. Inventura V fazi prehoda na MRP H je potrebno vnesti začetno stanje, pri čemer se na skladišču zatečene količine zavedejo tudi kot nerezervirana zaloga. Knjiži se na debetno stran skladišča in na kreditno stran kontne skupine 2. Knjižbi se medsebojno pokrivata. SKLADIŠČA 1 VIRI 2 NALOGI 3 rm [^Dn 5.1.2. Sprejem naročila kupca Dogodek se popiše s knjižbo na de betu i strani kontne skupine 2 (virov). SKLADIŠČA 1 vint 2 NALOGI 3 12 5.1.3. Proces planiranja - rezerviranje in izdaja zahtevkov za nabavo in izdelavo Program najprej preveri, če so naročila (knjižba št.3) oskrbljena / viri. Ključ gledanja oz. konto je konto zahtevkov in nalogov, ki imajo rok dospetja, ki je manjši ali enak zahtevanemu roku naročila. V primeru debetnega salda na tem kontu (pomeni, da je zahtevkov več, kot pa je izdanih nalogov) in pod pogojem, da ima predmet dela oznako izdelave, se avtomatsko na kontu nalogov zapiše nov zahtevek za serijo (knjižba Št.4) in se takoj pokrije z zahtevkom za delovni nalog na kontu delovnih nalogov (knjižba št. 8). Serija ekspandira v interna naročila za vse podsestave (knjižba št. 5), Potrebni rok se skrajša za trajanje izdelave nadrejenega delovnega naloga. Če ima predmet dela oznako nabave, se zapiše zahtevek za nabavni nalog (knjižbi št. 6 in 7). Potrebe in viri se medsebojno zapirajo. Interna naroČila (knjižba .št. 5) se vnadaijnjem procesu obravnava ekvivalentno zunanjemu naročilu. SKLADIŠČA 1 VIRI 2 NALOGI 3 m LEGENDA 2 1 2 rru 3 4 13 - pokrivanje ...... ekspanzija ---- kooperacija zapiranje (blokiranje) 5.1.4. Naročanje materiala in lansiranjc proizvodnje V fazi naročanja materiala se na podlagi zahtevka (knjižba št. 7) zapiše dejanski nabavni nalog (knjižba št, 10), ki ima isti ident in količino kot zahtevek. Rok se lahko popravi za varnostni čas pošiljke. Ekvivalentno se na podlagi Zahtevka za delovni nalog (knjižba št. 8) formira dejanski delovni nalog v fazi lansiranja proizvodnje (knjižba št. 11). Po tem dogodku je možno tudi izdelati nabavne naloge za kooperantske operacije (knjižba št 12) na podlagi ustreznih zahtevkov (knjižba Št. 9), SKLADIŠČA 1 VIRI 2 NALOGI 3 3 a : tt; n n -rrv Jj 10 EU 12 LEGENDA: --pokrivanje ............ekspanzija ----kooperacija ------------ïa piran je 5.1.5. Prejem materiala od dobavitelja Prevzem (knjižba št. 13) poteka na podlagi nabavnega naloga (knjižba št. 10). Prevzem predstavlja protiknjižbo nabavnemu nalogu. Zapiranje delovnega naloga (knjižba št. 14) pomeni tudi knjiženje proizvoda na stroškovno mesto in hkrati tudi ustrezno razknjižbo materiala (knjižba št. 16) na stroškovnem mestu. n/JUHtin rirl NFORMATIKA 19 ■¿ 1 J J Î 3 ? 4 3 SniOKOVXK BAZl'llAVE SKLADIŠČA 1 VIRI 2 SI —Q ■K LA llii El T.U PRI rDD ST MfeSTO rCZ] Evw oi M 3 : '¿IČNO 2; mi nalogi 3 Zapis v prometno tabela 2 rm 2 "□QJ 3 {ŽJM rCL 4 □U-i □Lh nalogi 3 5.1.7. Storno S toni o knjižbe se knjigovodsko knjiži kot negativna vrednost na isto stran konta, kot osnovna knjižba (rdeči storno), Kerzapis vtabeloodnosov predpostavlja, da sta v odnosu debetna in kreditna knjižba, je potrebno pri zapisu storna oba odnosa zapisati dvakrat, enkrat za osnovno knjižbo na pravi strani in enkrat za storno knjižbe na pravi strani. SKLADIŠČA 1 VIHl 2 NALOGI 3 1 ' 1 rl ■ ! ■I * in U I 1 5.1.6. Vskladiščenje in izdaja materiala v proizvodnjo Knjižbišt. i 7 in št, 14 predstavljata vskladi£Čenje dospelega materiala, Knjižbi št. 18 in 19 predstavljata izdajo materiala v proizvodnjo na stroškovno mesto (na podlagi potreb - knjižba it. 5). stdok stdog stknj k sk konto 1 1 1 1 32 1 1 2 2 1 11 11 3 2 1 12 12 18 2 1 stdok dc ident količina rok 1 D 17 100 2i.VI.95 1 C 17 100 21.VI.95 11 D 17 100 29.VI.95 12 d 17 ■ 100 29.VI.95 Zapis v tabelo odnosov stknj_d stknj k količina odnos 1 2 100 P 3 18 100 P 18 3 -100 P 3 18 100 Z 18 3 -100 Z 6. ZAKLJUČEK Opisani model zadošča splošnim (univerzalnim) kriterijem popisa poslovnega procesa; ni nujno, da zadošča za zadovoljivo preslikavo posameznih aktivnosti. Univerzalni dogodek je kontrolni objekt razreda, ki se nahaja višje v hierarhiji razredov, kot pa konkreten dogodek znotraj posamezne aktivnosti. V tem članku opisani model je bil uporabljen pri izgradnji informacijskega sistema v podjetju Iskra Mehanizmi Upnica. Informacijski sistem je bil zgrajen z orodji Oracle verzija 6. Pri samem kodiranju seveda ni Šlo za uporabo objektne tehnologije, ker le ta v verziji 6 Orac-la še ni podprta. Vendar pa je vsa programerska in vzdrževalna dokumentacija že napisana objektno orientirano (kot je prikazano v tem člankil), kar vsekakor zelo povečuje razumljivost odnosov med dogodki poslovnega procesa za vse udeležence: razvijalce, vzdrževalce in uporabnike. Potreben čas za razvoj tega informacijskega sistema je bil približno 1 človek leto. Informacijski sistem je v uporabi (nabava) od maja 1994. Vse relevantne aktivnosti so podprte od septembra 1094. LITERATURA 1. Rupnik Rok, Krisper Marjan: Prenova poslovnih procesov z objektno tehnologijo: strateška prednost?, Dnevi slovenske informatike, Portorož 95 • zbornik. 2. Oracle Manufacturing and Distribution, Oracle Cooperative Applications, Redwood Shores CA U.S.A. 1994. 3. Eliens Anton: principles of Object Oriented Software Development, Addison-Wesey CambridgR 1994. 1. lanrivater Darryl, Gray Christopher: MRPII Standard System, Oliwer Wight Limited Publications, Inc. Essex Junction 1989, 5, Edvm Dobeic: Temelji knjigovodstva, Državna založba Slovenije Ljubljana 1971. ♦ Samo Kavčič je diplomira! rw fakulteti za strojništvo v Ljubljani. Zaposlen je v Iskri Mehanizmi, Upnica, od leta 1992 tor vodja Službe za informatiko in organizacijo. 20 jqmrabnM NFORMATIKA