UVOD V MICROSOF E-učbenik je priročnik, ki vsebuje informacije o osnovni uporabi Microsoft Excela 365, kot so: oblikovanje celic, računanje deskriptivnih statistik, vizualizacija podatkov, oblikovanje delovnih listov za izpis in urejanje besedil. V prvi vrsti je namenjen študentom Fakultete za upravo, Univerze v Ljubljani pri predmetu Informatika. Hkrati pa je lahko v pomoč tudi širši javnosti, ki se srečuje z zbiranjem, analiziranjem in prikazovanjem podatkov. V e-učbeniku T EX je zbranih več primerov uporabe. Vsak primer nudi UVOD povezavo na delovno datoteko, opis reševanja po korakih ter povezavo na rešitev. Univerza v Ljubljani je v okviru CEL 365 RSF projekta odprtih študijskih gradiv omogočila, da so V MICROSOFT e-učbenik in omenjene datoteke vsem prosto dostopne. EXCEL 365 Marina Trkman Damijana Keržič ISBN 978-961-262-162-9 (PDF) UVOD V MICROSOFT EXCEL 365 Avtorici: Marina Trkman, Damijana Keržič Recenzenta: Mitja Dečman, Luka Tomat Lektorica: Nina Barlič Ilustrator: Davor Grgičević Oblikovalka naslovnice: Branka Smodiš Oblikovalec besedila in prelomov: Dean Zagorac © Univerza v Ljubljani, 2023 Vse pravice pridržane. Založila: Založba Univerze v Ljubljani Za založbo: Gregor Majdič, rektor Univerze v Ljubljani Izdala: Fakulteta za upravo Univerze v Ljubljani Za izdajatelja: Mirko Pečarič, dekan Fakultete za upravo Univerze v Ljubljani Prva izdaja, Ljubljana, 2023 Cena: Publikacija je brezplačna. Publikacija je izšla v okviru projekta razvojnega stebra financiranja (RSF) Univerze v Ljubljani, natančneje pod ukrepom A.II.1. »Uporaba in razvoj odprtih učnih gradiv na UL v luči spodbujanja njihovega soustvarjanja s študenti« v letu 2023. Prva e-izdaja. Publikacija je v digitalni obliki prosto dostopna na https://ebooks.uni-lj.si/ZalozbaUL Kataložni zapis o publikaciji (CIP) pripravili v Narodni in univerzitetni knjižnici v Ljubljani COBISS.SI-ID=176393219 ISBN 978-961-262-162-9 (PDF) VSEBINA KAZALO SLIK ........................................................................................... 6 KAZALO TABEL ......................................................................................... 8 UVODNIK ................................................................................................ 10 1 UPORABA ORODJA EXCEL ZA UPRAVLJANJE ................................. 12 2 UNIVERZA V LJUBLJANI IN MICROSOFT 365 .................................. 14 3 PREGLED OBRAVNAVANIH ORODIJ ................................................. 15 4 PRVI STIK Z ORODJEM EXCEL ........................................................... 17 4.1 Delovni list .......................................................................................................18 4.2 Navigacija po celicah ...................................................................................19 4.3 Samodejno polnjenje celic ........................................................................22 4.4 Podatkovni tipi v celicah .............................................................................24 4.5 Premikanje in kopiranje delovnih listov, celic, vrstic in stolpcev ...26 4.6 Vstavljanje delovnih listov, celic, vrstic in stolpcev ...........................29 4.7 Brisanje delovnih listov, celic, vrstic in stolpcev ................................. 32 PRIMER 01: Urejanje stolpcev in vrstic: kolokvij .................................33 4.8 Oblikovanje celic ........................................................................................... 35 4.9 Oblikovanje obrob celic .............................................................................. 41 PRIMER 02: Oblikovanje obrob celic: cepiva ........................................42 5 RAČUNANJE V EXCELU ...................................................................... 45 5.1 Formule .............................................................................................................45 5.2 Funkcije .............................................................................................................46 5.3 Osnovne funkcije: SUM, MIN, MAX, AVERAGE, ROUND ...................48 5.4 Funkcije za preštevanje celic: COUNT, COUNTA, COUNTBLANK... 50 PRIMER 03: Osnovne funkcije in absolutni naslovi: opisna statistika ............................................................................................................50 VSEBINA 5.5 Relativno in absolutno naslavljanje celic v formulah in funkcijah ........................................................................................................... 52 PRIMER 04: Absolutno naslavljanje v formuli: poštevanka ............55 PRIMER 05: Razumevanje zapisanih formul: promet ........................58 5.6 Definirana imena ........................................................................................... 60 5.7 Delo z več delovnimi listi in funkcija za iskanje pripadajočih vrednosti: VLOOKUP .....................................................................................63 PRIMER 06: Uvoz podatkov iz več delovnih listov v skupno tabelo: Občine ................................................................................................65 5.8 Funkcije iz skupine Logika: IF, AND, OR in NOT ..................................68 5.9 Osnovne statistične funkcije za podatke, omejene s pogojem: COUNTIF, SUMIF in AVERAGEIF ................................................................. 70 PRIMER 07: Skupine in pogojno računanje: analiza po regijah ....73 6 VIZUALIZACIJA PODATKOV .............................................................. 78 6.1 Pogojno oblikovanje celic ..........................................................................79 PRIMER 08: Pogojno oblikovanje: naravni prirast v občinah .........80 6.2 Razvrščanje podatkov .................................................................................84 PRIMER 09: Razvrščanje podatkov: naravni prirast v občinah ......85 6.3 Filtriranje podatkov ......................................................................................87 PRIMER 10: Filtriranje seznama podatkov: občine in naselja ........89 6.4 Funkcija SUBTOTAL in filtrirani podatki ................................................. 91 PRIMER 11: Funkcija SUBTOTAL: število prebivalcev v občinah ....92 6.5 Grafikoni ...........................................................................................................94 6.5.1 Kontekstni kartici Načrt grafikona in Oblika ..............................97 6.5.2 Osnovni koraki risanja grafikonov .............................................. 100 PRIMER 12: Tortni, stolpični in palični grafikon ................................ 102 PRIMER 13: Črtni grafikon z oznakami in sparkline ........................ 111 VSEBINA PRIMER 14: Kombinirani grafikon ......................................................... 115 PRIMER 15: Raztreseni (XY) grafikon ................................................... 116 PRIMER 16: Histogram .............................................................................. 118 7 OBLIKOVANJE DELOVNIH LISTOV ZA IZPIS................................... 121 7.1 Pogovorno okno Postavitev strani ....................................................... 122 7.2 Glava in noga v izpisu delovnega lista ............................................... 122 PRIMER 17: Postavitev strani za izpis ................................................... 124 PRIMER 18: Prilagoditev izpisa po velikosti ali le delu vsebine .. 127 8 BESEDILA IN ČAS V EXCELU ............................................................ 130 8.1 Funkcije nad nizi: LEN, LEFT, RIGHT, MID, CONCAT in TEXT ......... 131 8.2 Bliskovita zapolnitev ................................................................................. 132 8.3 Funkciji datuma: TODAY in NOW .......................................................... 133 PRIMER 19: Urejanje seznama – iz besedila v stolpce ................... 134 PRIMER 20: Nakazila – številke z vodilnimi ničlami ........................ 137 9 LITERATURA ................................................................................... 142 KAZALO SLIK Slika 1: Pregled obravnavanih funkcionalnosti .............................................15 Slika 2: Ustvarjanje novega delovnega zvezka .............................................17 Slika 3: Zaslonsko okno z osnovnimi elementi orodja Excel ....................17 Slika 4: Zapolnjevanje nizov z miško ................................................................23 Slika 5: Zapolnjevanje nizov s pogovornim oknom Nizi ...........................24 Slika 6: Različni izpisi številskih vrednosti v celici ........................................25 Slika 7: Prikaz predolgih zapisov v celicah ......................................................26 Slika 8: Premikanje in kopiranje delovnih listov med delovnimi zvezki .26 Slika 9: Možnosti različnih izbir lepljenja s pomočjo orodne vrstice .....27 Slika 10: Priročni meniji, ki omogočajo izrezovanje celic .............................28 Slika 11: Primer izrezovanja in vstavljanja celice .............................................28 Slika 12: Vstavljanje in brisanje s pomočjo ikon v menijski vrstici ............29 Slika 13: Vstavljanje stolpca ....................................................................................30 Slika 14: Brisanja z ukazi na gumbu Počisti .......................................................32 Slika 15: Osnovni in razširjeni nabor funkcionalnosti v skupini Osnovno>Pisava, namenjeni pisavi, obrobi in polnilu celice ...36 Slika 16: Osnovni in razširjeni nabor funkcionalnosti v skupini Osnovno>Poravnava ...............................................................................37 Slika 17: Združitev celic ............................................................................................37 Slika 18: Prelom besedila znotraj celice .............................................................38 Slika 19: Hitro oblikovanje obsega celic s predpripravljenimi slogi tabel 39 Slika 20: Samodejna prilagoditev širine stolpca s pomočjo gumba Oblika ............................................................................................................40 Slika 21: Izrisovanje obrob po željah uporabnika ...........................................42 Slika 22: Želeno končno oblikovanje tabele za Primer 02 ...........................42 Slika 23: Vnos formule ..............................................................................................46 Slika 24: Izbor funkcije iz spustnega seznama .................................................47 KAZALO SLIK Slika 25: Pogovorno okno Vstavi funkcijo..........................................................47 Slika 26: Spreminjanje relativnih naslovov v primeru kopiranja formule v druge celice ............................................................................53 Slika 27: Absolutni naslovi v primeru kopiranja formule v druge celice ...54 Slika 28: Poštevanka 20 x 20 ...................................................................................55 Slika 29: Poimenovanje obsega celic in uporaba v funkciji ........................60 Slika 30: Funkcija VLOOKUP po korakih .............................................................64 Slika 31: Primer uporabe funkcije IF ....................................................................70 Slika 32: Primer uporabe funkcij COUNTIF in AVERAGEIF ............................72 Slika 33: Pogojno oblikovanje ................................................................................79 Slika 34: Orodje za razvrščanje in filtriranje podatkov ..................................84 Slika 35: Pogovorno okno Razvrsti .......................................................................85 Slika 36: Številski (levo) in besedilni (desno) filtri ...........................................88 Slika 37: Kartica Vstavi z orodji za izris grafikonov .........................................95 Slika 38: Vstavljanje grafikona ...............................................................................96 Slika 39: Kontekstna kartica Načrt grafikona ....................................................97 Slika 40: Kontekstna kartica grafikona Oblika ..................................................99 Slika 41: Gumb Hitra analiza z naborom orodij ............................................ 119 Slika 42: Statusna vrstica ogleda delovnega lista ........................................ 121 Slika 43: Kartica Ogled z izbiro pogledov delovnega zvezka .................. 121 Slika 44: Pogovorno okno Priprava strani ....................................................... 122 Slika 45: Kontekstna kartica Glava in noga .................................................... 123 Slika 46: Število, oblikovano kot besedilo ...................................................... 130 Slika 47: Pogovorno okno Oblikuj celice>Število ........................................ 130 Slika 48: Načini bliskovite polnitve ................................................................... 132 Slika 49: Vnos znakov, ki se samodejno preoblikujejo v zapis datuma .. 133 Slika 50: Končna oblika izpisa ............................................................................. 138 KAZALO TABEL Tabela 1: Seznam vseh datotek za delo s primeri v učbeniku ....................16 Tabela 2: Izbrane oblike kurzorja in njihov pomen ........................................20 Tabela 3: Navodila za urejanje stolpcev in vrstic na primeru Kolokvija ..34 Tabela 4: Navodila za oblikovanje celic na primeru Cepivo ........................43 Tabela 5: Operatorji v formulah ............................................................................45 Tabela 6: Funkcije SUM, AVERAGE, MAX, MIN in ROUND ............................48 Tabela 7: Funkcije COUNT, COUNTA, COUNTBLANK .....................................50 Tabela 8: Navodila za uporabo osnovnih funkcij ...........................................51 Tabela 9: Navodila za absolutno naslavljanje v formuli na primeru poštevanke ................................................................................................55 Tabela 10: Navodila za izračun verižnega indeksa in deležev ......................59 Tabela 11: Funkcija VLOOKUP...................................................................................63 Tabela 12: Navodila za uvoz podatkov iz več delovnih listov na primeru Občine2022 ..............................................................................65 Tabela 13: Funkcije IF, OR in AND ............................................................................69 Tabela 14: Funkcije COUNTIF, SUMIF, AVERAGEIF .............................................71 Tabela 15: Navodila za uporabo osnovnih statističnih funkcij na skupinah podatkov: Analiza statističnih regij ...............................73 Tabela 16: Navodilo za pogojno oblikovanje celic ...........................................80 Tabela 17: Navodilo za razvrščanja podatkov ....................................................86 Tabela 18: Navodilo za filtriranje podatkov .........................................................89 Tabela 19: Funkcija SUBTOTAL .................................................................................92 Tabela 20: Navodilo za nastavitev delnih izračunov s funkcijo SUBTOTAL ...................................................................................................92 Tabela 21: Navodilo za urejanje tortnega grafikona ..................................... 103 Tabela 22: Navodilo za urejanje 100-odstotno naloženega stolpčnega grafikona .......................................................................... 105 KAZALO TABEL Tabela 23: Navodilo za urejanje paličnega grafikona ................................... 108 Tabela 24: Navodilo za risanje črtnega grafikona z oznakami ................... 112 Tabela 25: Navodilo za risanje kombiniranega grafikona ........................... 115 Tabela 26: Navodilo za risanje raztresenega (XY) grafikona ...................... 117 Tabela 27: Navodilo za urejanje histograma .................................................... 119 Tabela 28: Navodilo za pripravo glave in noge delovnega lista za natis ...................................................................................................... 125 Tabela 29: Navodilo za prilagoditev izpisa z uporabo prelomov strani oziroma prilagoditvijo velikosti strani .............................. 127 Tabela 30: Funkcije LEN, LEFT, RIGHT, MID in CONCAT ................................. 131 Tabela 31: Časovni funkciji TODAY in NOW ...................................................... 133 Tabela 32: Navodilo za preoblikovanje enega stolpca z besedilom v več stolpcev ......................................................................................... 134 Tabela 33: Navodilo za urejanje izpisa števil z vodilnimi ničlami in kot besedilo ............................................................................................ 138 UVODNIK Pred vami je nov učbenik, ki je namenjen študentom Fakultete za upravo Univerze v Ljubljani pri predmetu Informatika, ki se izvaja v prvem letniku univerzitetne-ga študijskega programa Upravljanje javnega sektorja. Učbenik omogoča postopno spoznavanje Excela iz okolja Microsoft 365 za slovensko jezikovno okolje. Poudarek učbenika je na pregledni predstavitvi programskega orodja z namenom usposobiti študenta za samostojno uporabo programov, pri čemer se bo zavedal funkcionalnosti, ki jih program nudi. Kljub temu, da je učbenik namenjen študentom, pa so koncept dela in struktura nalog primerni tudi za širšo javnost, ki se s programom srečuje pri svojem vsakdanjem delu. Prinaša celovit pregled programskega orodja, ki daje pregledno znanje in s tem osnovo za nadaljnje poglobljeno samostojno razisko-vanje in uporabo programa. Vsebina je zasnovana tako, da uporabnika popelje od osnov uporabe Excela do uporabe funkcij in grafičnih predstavitev in hkrati omogoča, da si uporabnik izbere posamezno poglavje, če njegova predhodna znanja temu ustrezajo. V prvem poglavju je pregled področij uporabe Excela v javni upravi. V drugem študentom in zaposlenim Univerze v Ljubljani predstavljava brezplačen dostop do skupine aplikacij Microsoft 365. V tretjem poglavju sledi pregled Excelovih funkcionalnosti, ki jih obravnava učbenik. Učbenik se v četrtem poglavju osredotoča na polnjenje, premikanje in oblikovanje (obsegov) celic na delovnem listu. Peto poglavje predstavi uporabo formul in funkcij. Obrazloži uporabo relativnega in absolutnega naslavljanja celic. Šesto poglavje obravnava predstavitev in vizualizacijo podatkov s pogojnim oblikovanjem celic, razvrščanjem, filtriranjem ter prikazovanjem številskih podatkov v različnih ti-pih grafikonov. Sedmo poglavje se posveti pripravi delovnih listov za izpis. V osmem poglavju se učbenik osredotoča na funkcionalnosti za manipulacijo z besedili v celicah. V devetem pa se dotakne časovnih funkcij. Učbenik spodbuja k aktivnemu reševanju primerov ob podpori navodil, predstavljenih s koraki reševanja. Razlaga ukazov, orodij in funkcionalnosti se prepleta s primeri reševanja, kjer je na praktičnih primerih prikazana uporaba razložene snovi. Primeri obravnavanih nalog so problemsko zasnovani in poskušajo vključiti realne primere iz poslovnega sveta. Delovne datoteke, povezane s primeri, in rešene datoteke so dostopne prek povezave na začetku razlage vsakega primera. 10 UVODNIK Skozi učbenik vas bodo spremljali Hitra Tina, Iznajdljivi Lan in Negotovi Nejc, ki v okviru svojih osebnih značilnosti nudijo nasvete za učinkovito delo z Excelom. NASVETI HITRE TINE Hitra Tina je učinkovito dekle. Rada opravi naloge kar se da hitro. Njeni nasveti se osredotočajo na bližnjice do funkcionalnosti, ki jih omogoča uporaba tipkovnice. ZAPISKI NEGOTOVEGA NEJCA Negotovi Nejc prvič uporablja Excel. Pri tem opazi posebnosti Excela v primerjavi z drugimi aplikacijami in te posebnosti tudi izpostavi. TRIKI IZNAJDLJIVEGA LANA Iznajdljivi Lan je vešč uporabe Excela. Predstavil vam bo drugo in morebiti hitrejšo pot do istega cilja. V pripravo učbenika so bili vključeni tudi študentje predmeta Informatika, ki so predmet poslušali v študijskem letu 2022/23. Prek ankete so izrazili svoje poglede na obstoječi stari učbenik in izpostavili, kaj jim je bilo v starem učbeniku všeč in kaj ne. Pred lekturo sta za novi učbenik podala predloge za zadnje izboljšave tudi nekdanja študentka predmeta Informatike in študent tutor. Ob koncu bi se radi zahvalili Univerzi v Ljubljani za financiranje priprave tega učbenika v sklopu projekta razvojnega stebra financiranja (RSF). Omenjeni RSF projekt je tako omogočil, da so novi učbenik in vsi njegovi delovni dokumenti prosto dostopni tako našim študentom na Fakulteti za upravo kot tudi vsem ostalim, ki se želijo nau- čiti osnovnih veščin dela z Excelom. Marina Trkman in Damijana Keržič 11 UPORABA ORODJA EXCEL 1 ZA UPRAVLJANJE Odločanje o potrebah in načinu zadovoljitve teh potreb imenujemo upravljanje (Bezovšek et al., 2014). Excel uporabljamo za zadovoljevanje potreb po urejenih podatkih, ki dajejo podporo pri izvajanju določene aktivnosti. Podatki so lahko besedilni ali numerični. V Excelu lahko numerične podatke vizualno predstavimo na različne načine, najpogosteje z grafikoni. Analize podatkov lahko vplivajo na odločanje o bodočem načinu izvajanja dotične aktivnosti ali celo na poslovne cilje organizacije. V poslovnem okolju se Excel pogosto uporablja za vodenje evidenc, ustvarjanje pro-računov, sledenje prodaji, izdelavo poročil in načrtovanje projektov. Kaj zajema uprava? Pojem uprava se je dolgo časa vezal na državo, zato so se z njo ukvarjali predvsem pravni teoretiki, ki jih je predvsem zanimala državna uprava kot del državne oblasti. Šele poslovni duh v začetku 20. stoletja je odkril, da imamo z upravo opraviti pri vsaki organizirani dejavnosti. Javna uprava se ukvarja z usmerjenim upravljanjem javnega življenja, določanjem ciljev in načinov za doseganje teh ciljev (Pečarič, 2023). V sistem javne uprave lahko spa-dajo najrazličnejši tipi organizacij, saj zajema področja (Bezovšek et al., 2014), kot so: • državna uprava (organizacije, ki pravno urejajo odnose v družbi), • lokalna samouprava (organizacije, ki zastopajo lokalni teritorialni upravni sistem), • javne službe (organizacije, ki zagotavljajo javne dobrine in javne storitve), • javni sektor (organizacije, ki so v državni lasti, ne glede na to, na katerem področju delujejo). Excel je zmogljivo orodje za urejanje podatkov in ustvarjanje preglednic, ki ponuja številne koristi in praktične uporabe. Predstavlja močno orodje, s katerim se sreča-mo na različnih področij. Ena izmed glavnih prednosti je sposobnost za organizacijo in analizo podatkov. Razdelitev delovnih listov na celice omogoča strukturirati in organizirati podatke, ki jih lahko razvrščamo in filtriramo, kar nam omogoča boljše razumevanje informacij v njih, to pa pripomore k boljšim odločitvam. Z uporabo funkcij in formul v Excelu izvajamo različne izračune, npr. statistične ali logične. S svojo vsestransko uporabnostjo in prilagodljivostjo je Excel nepogrešljivo orodje za vsakogar, ki se ukvarja z organizacijo in analizo podatkov. 12 UPORABA ORODJA EXCEL 1 ZA UPRAVLJANJE V učbeniku sva pripravili primere uporabe Excela, katerih podatke sva pridobili iz organizacij, ki pripadajo sistemu javne uprave. Excel se je v sistemu javne uprave izkazal kot koristno orodje za: • vodenje tabel s podatki o najrazličnejših entitetah, • združevanje tabel, • prečiščevanje podatkov, na primer: podatki, zbrani z anketo, morajo ustrezati standardu AAPOR (2023), 1 • izračune za sumarna poročila o rezultatih ankete, • vizualizacijo numeričnih podatkov, na primer: z grafikoni in vrtilnimi tabelami, • pripravo podatkov za njihovo analizo v drugem orodju, na primer: podatki v CSV datoteki o poslovnih procesih, organizirani po stolpcih, kot jih zahteva Disco (2023),2 • poslovna analitika, na primer: napovedovanje (izven obsega tega učbenika). Učbenik obravnava funkcije, ki so uporabne za večino zgoraj navedenih delovnih nalog. Osnovno idejno zasnovo povzema iz predhodnega učbenika Osnove informatike: Delo s preglednicami in predstavitvami (Keržič & Dečman, 2015) ter jo korenito osveži. O uporabi naprednejših funkcij si lahko preberete v nadaljevalnem učbeniku Napredna uporaba Excela za uporabo podatkov v poslovnem svetu – praktikum 3 (Deč- man, 2022). 1 Standard za analiziranje javnega mnenja AAPOR. 2 Aplikacija Disco. 3 Povezava na nadaljevalni učbenik: Napredna raba Excela za uporabo podatkov v poslovnem okolju – prakti- kum. 13 UNIVERZA V LJUBLJANI 2 IN MICROSOFT 365 Naša Univerza v Ljubljani (UL) ima pogodbeno urejen zakup za programsko opremo Microsoft Office 3654 (UL, 2023). Office 365 vključuje najnovejše pripomočke Word, PowerPoint, Excel, Outlook, OneNote, Publisher in Access. Brezplačno je na voljo zaposlenim na UL ter redno in izredno vpisanim študentom UL. Office 365 je mogoče namestiti in ga uporabljati na vseh delovnih postajah, ki so v lasti ali najemu UL oziroma članice. Vsakemu upravičencu je na voljo za namestitev v največ petih računalnikih s sistemom Windows ali Mac in v prenosnih napravah. Omenjene aplikacije so na voljo tudi kot spletne storitve Office 3655 (Microsoft, 2023). Zaposleni lahko uporabijo osebno geslo za prijavo v domeno UL, medtem ko morajo študenti najprej aktivirati svoje uporabniško ime na spletni strani ID Portala UL6 (IDportal, 2023). V času, ko študent nima aktivnega statusa (npr. pavzira), namestitev Office 365 na-miznih aplikacij ni mogoča. Možna pa je uporaba spletne storitve. Ko študentu status poteče, je univerza/fakulteta dolžna dostop do programov Office 365 odvzeti, Office pa preklopiti v bralni način, v katerem datotek ni več možno shranjevati ali urejati. Pogoji uporabe se lahko z leti spremenijo, zato vas vabiva, da si pogledate aktualne pogoje uporabe na spletni strani UL. 4 Informacijske storitve - Služba za informatiko Univerza v Ljubljani (uni-lj.si) 5 Sign in to your account (microsoftonline.com) 6 ID portal (uni-lj.si) 14 PREGLED 3 OBRAVNAVANIH ORODIJ V učbeniku je pokrit ožji nabor funkcionalnosti. Omejili smo se na izbor funkcionalnosti iz kartic Osnovno , Vstavljanje , Ogled , Postavitev strani in Formule (Slika 1). Kartice in glavne skupine orodij v tekstu za lažje razumevanje označujemo s sivim okvirjem, na primer: Osnovno>Pisava . Način, kako so ikone orodij oziroma ukazi na karticah razporejeni in prikazani, je odvisen od velikosti in resolucije zaslona ter od trenutne velikosti Excelovega okna, v katerem delamo. Kartico Osnovno bomo v učbeniku dodobra spoznali, medtem ko na ostalih omenjenih karticah pregledamo tiste funkcionalnosti, za katere ocenjujeva, da bi povprečnemu uporabniku Excela utegnile koristiti. Slika 1: Pregled obravnavanih funkcionalnosti Kartica Osnovno Kartica Vstavljanje Kartica Postavitev strani Kartica Formule Kartica Ogled 15 PREGLED 3 OBRAVNAVANIH ORODIJ Poleg kartic v učbeniku so posebej označeni in izpisani še naslednjim elementi: • Oblikuj celice označuje pogovorno okno, kadar pa želimo izpostaviti še izbrani zavihek v oknu, označimo Oblikuj celice>Številke . • Mnoga orodja imajo spustne oz. priročne menije. Takole so zapisani ukazi v njih: Samodejno prilagodi širino stolpca. • Gumbi z orodji so slikovno prikazni: , • označuje pritisk tipke na tipkovnici. Če je treba hkrati pritisniti več tipk, to nakazuje znak + med tipkami, na primer + . • Naslove celic, stolpcev in vrstic označimo takole: A1, B, 13. • Formule in funkcije zapišemo s krepko in rdečo pisavo: =SUM(A2:A5), =E6+E7. • Vsebinske vrednosti v celicah so zapisane ležeče in rdeče, npr. Ime, 123,4. • Rezultati.xlsx in izračun pa označujeta delovni zvezek oz. delovni list. Primeri v učbeniku slonijo na podatkih, ki so pripravljeni v delovnih datotekah. Koraki reševanja vodijo od osnovnega stanja do rešitve, ki je predstavljena z rešeno datoteko. V spodnji tabeli so povezave do vseh datotek, na katerih so zasnovani primeri, in rešitve le-teh. Izjemo predstavlja primer 04, kjer ne izhajamo iz predpripravljene datoteke. Tabela 1: Seznam vseh datotek za delo s primeri v učbeniku PRIMER Delovna datoteka Datoteka z rešitvijo 01 Kolokvij.xlsx Kolokvij_R1.xlsx 02 Cepiva.xlsx Cepiva_R1.xlsx 03 Dejavnosti.xlsx Dejavnosti_R.xlsx 04 Poštevanka_R.xlsx 05 Promet.xlsx Poštevanka_R.xlsx 06 Občine.xlsx Občine_R.xlsx 07 Regije.xlsx Regije_R.xlsx 08, 09 Prirast.xlsx Prirast_R1.xlsx 10 Prebivalstvo.xlsx Prebivalstvo_R1.xlsx 11 Prebivalstvo.xlsx Prebivalstvo_R2.xlsx 12, 13, 14, 15, 16 RisanjeGrafikonov.xlsx RisanjeGrafikonov_R.xlsx 17 IzpisSplet.xlsx IzpisSplet_R.xlsx, IzpisSplet_R.pdf 18 IzpisTemperature.xlsx IzpisTemperature_R.xlsx 19 Seznam.xlsx Seznam_R.xlsx 20 Nakazila.xlsx Nakazila_R.xlsx 16 PRVI STIK Z ORODJEM EXCEL 4 Ob zagonu Excela odpremo prazen delovni zvezek7 s klikom na njegovo ikono (Slika 2). Slika 2: Ustvarjanje novega delovnega zvezka Slika 3 prikazuje pomembnejše skupine elementov odprtega delovnega zvezka z enim delovnim listom na vašem zaslonu. Slika 3: Zaslonsko okno z osnovnimi elementi orodja Excel Naslovno polje Kartice Orodna vrstica Vnosno polje Imena stolpcev Delovni list Dodajanje listov Različni pogledi na list Drsnika Imena vrstic 7 Excelovi datoteki pravimo delovni zvezek. 17 PRVI STIK Z ORODJEM EXCEL 4 4.1 Delovni list Delovni zvezek je sestavljen iz vsaj enega delovnega lista. Delovni list je razdeljen na vrstice, ki so oštevilčene, in stolpce, ki so označeni z velikimi tiskanimi črkami. Prvih 26 stolpcev je označenih z zaporedno črko angleške abecede, potem sledijo oznake stolpcev z dvema črkama, nato s tremi in tako dalje. Vrstice so zaporedno številčene. Delovni list je tako razdeljen na celice, katerih privzeto ime je sestavljeno iz oznake stolpca in številke vrstice, na primer A1 je naslov prve celice levo zgoraj. Za delo z delovnimi listi je najlažje uporabiti priročni meni, ki ga dobimo z desnim klikom na imenu delovnega lista. Izpišejo se ukazi: • Vstavi… – vstavljanje novega delovnega lista pred trenutno aktivni delovni list. Delovni list lahko vstavimo tudi s klikom na , ki vstavi delovni list na konec seznama. • Izbriši – izbriše delovni list. Če brišemo list, na katerem je kakšna vsebina, je treba brisanje potrditi, saj brisanja ni mogoče razveljaviti in se podatki na delovnem listu trajno izgubijo. • Preimenuj – omogoča preimenovanje delovnega lista (znaki : / \ ? in * niso dovoljeni). Preimenovanje sprožimo tudi z dvoklikom na obstoječe ime delovnega lista. • Premakni ali kopiraj … – omogoča premikanje ali kopiranje delovnega lista, pri čemer lahko operacijo izvedemo v delovnem zvezku ali premikamo/kopiramo v druge odprte delovne zvezke. • Barva zavihka – določimo barvo jezička. • Skrij/Razkrij – skrije oziroma razkrije delovni list. V primeru, ko je število delovnih listov veliko in so nekateri moteči pri trenutno izvajanih operacijah, lahko skrijemo delovne liste. Z ukazom Razkrij skriti delovni listi spet posta-nejo vidni. Na kartici Osnovno v skupini Celice (krajši zapis Osnovno>Celice ) na gumbu lahko prav tako najdemo omenjene ukaze za delo z delovnimi listi. Vrstni red delovnih listov spreminjamo tako, da jeziček delovnega lista povlečemo na ustrezno mesto, levo ali desno. 18 PRVI STIK Z ORODJEM EXCEL 4 4.2 Navigacija po celicah Ko kliknemo v celico, ta postane ta aktivna. Takrat je obrobljena z zelenim okvirjem. Za premikanje po delovnem listu lahko uporabimo klik miške na želeno celico. Želeno celico lahko poiščemo tudi s premikanjem drsnikov. Nadvse praktična pa je uporaba tipkovnice. Tako se lahko »sprehajamo« po celicah s smernimi tipkami <←> , <→> , <↑> , <↓> . Za premikanje pa so uporabne tipke tudi: • naredi enak premik kot < →>. • naredi enak premik kot < ↓>. • nas vrne v prvi stolpec trenutne vrstice, na primer iz C23 v C1. • za pregled celic za en zaslon više. • za pregled celic za en zaslon niže. Uporabne so tudi različne kombinacije tipk: • + za pregled celic za en zaslon levo. • + za pregled celic za en zaslon desno. • + naredi premik na celico A1. • + naredi premik na zadnjo polno celico v obsegu (celica v spodnjem desnem kotu obsega s podatki). Posebnost Excela je v tem, da kurzor miške lahko prevzame različne oblike, ki so odvisne od položaja kurzorja na delovnem listu (Tabela 2). 19 PRVI STIK Z ORODJEM EXCEL 4 ZAPISKI NEGOTOVEGA NEJCA Kurzor miške ima v Excelu veliko 'obrazov'. Tabela 2: Izbrane oblike kurzorja in njihov pomen Oblika kurzorja Pojasnilo Odebeljen bel plus se prikaže, ko smo s kurzorjem miške v območju delovnega lista, torej nad celico. Omogoča označevanje celic. S pridržanim klikom na celici in premikom prek sosednje celice se označi več celic hkrati. V prostoru imena stolpca kurzor prevzame obliko črne puščice, obrnjene navzdol. S klikom se označi celoten stolpec. V prostoru imena vrstice kurzor prevzame obliko črne puščice, obrnjene proti desni. S klikom se označi celotna vrstica. Dvojna puščica s pokončno črto med imenoma stolpcev omogoča spremembo širine stolpca. Treba je držati levi miškin gumb in povleči v levo (širitev stolpca) oziroma v desno (ožitev stolpca). Dvojni klik tega kurzorja pa sproži samodejno prilagoditev širine stolpca. Vodoravna črta z dvojno puščico omogoča spreminjanje višine vrstice. Ko kurzor prevzame dano obliko, je treba držati levi miškin gumb in povleči gor (oženje vrstice) oziroma dol (širjene vrtice). Dvojni klik kurzorja sproži samodejno prilagoditev višine vrstice. Če na meji označene celice ali obsega celic pridržimo levi miškin gumb, lahko s premikom »nesemo« vsebino označenih celic na novo mesto, podobno kot bi vsebino izrezali in nato prilepili. Tanek črn plus se pojavi v desnem spodnjem kotu označenega obsega (zapolnitvena ročica) in omogoča zapolnjevanje celic v stolpcu ali vrstici. Vsebina zapolnitve je odvisna od vsebine označenega obsega. 20 PRVI STIK Z ORODJEM EXCEL 4 NASVETI HITRE TINE Medtem ko je vlečenje miške po zaslonu lahko enostavno, pa vsekakor ni najhitreje! Poznam hitrejši način označevanja obsega priležnih nepraznih celic. KORAK 1: Pripravljen imam seznam petih študentov. Kliknem v celico A1. KORAK 2: Pritisnem ++<→> . Kot rezultat se samodejno označijo vse polne celice desno v vrstici (do prve prazne celice), torej A1:C1. KORAK 3: Ko so označene celice prve vrstice, pritisnem ++<↓> . Rezultat je označen obseg polnih celic A1:C6. 21 PRVI STIK Z ORODJEM EXCEL 4 Priležni obseg celic označimo z vlečenjem miške preko njih. Na primer, kliknemo v A1 ter držimo levi miškin gumb, medtem ko se premikamo prek bližnjih celic vse do B3, ko miškin gumb spustimo. Nad izbranim obsegom celic (videz temno sivo obarvanih celic) lahko na primer izvedemo enotno oblikovanje, o čemer se bomo pogovarjali v nadaljnjih poglavjih. Drug način izbire obsega celic je s kombinacijo tipk. Postavimo se v izbrano celico, pritisnemo in pridržimo tipko ter uporabimo eno od smernih tipk (<←> , <→> , <↑> , <↓> ). Z vsakim pritiskom na smerno tipko izberemo (videz temno sivo obarvanih celic) eno celico več v izbrani smeri. Hitra Tina je pripravila primer, ki prikazuje hitro izbiro celotnega obsega podatkov, kar nam pride zelo prav, ko imamo veliko podatkov. 4.3 Samodejno polnjenje celic Nemalokrat v podatkih nastopajo zaporedja števil, ki si sledijo po nekem pravilu. Na primer številske vrednosti, ki se večajo za 1 ali pa za 2, ali pa imena zaporednih me-secev v letu, imena zaporednih dni v tednu, datumi v razmiku 7 dni ipd. Označena celica, ali pa obseg celic, ima v zeleni obrobi spodaj desno majhen zelen kvadratek. Temu kvadratku pravimo zapolnitvena ročica. Če se s kurzorjem miške postavimo nadenj, se kurzor spremeni v črn križ (Tabela 1, točka 7). Ko z miško primemo in vlečemo črni križ v izbrano smer, se označene celice samodejno polnijo z vsebino, ki je odvisna od vrednosti v prvotno označenih celicah. Slika 4 prikazuje nekaj številskih in besedilnih primerov, ko dani vrednosti predstavljata začetno zaporedje, iz česar Excel samodejno ugotovi, po katerem ključu/pravilu naj zaporedje nadaljuje. Na novo zapolnjene celice prevzamejo prvotno oblikovanje. 22 PRVI STIK Z ORODJEM EXCEL 4 Slika 4: Zapolnjevanje nizov z miško Želimo samodejno polnitev celic z danim nizom. Kako? Označite celice. Črni križ povlecite za 4 stolpce v desno. Spodnja tabela prikazuje rezultat. Na njej nas moti, da se je prekopiralo tudi oblikovanje iz prvih dveh stolpcev na preostale štiri. Želimo, da pri zapolnjevanju nizov novi štirje stolpci ostanejo tako oblikovani kot pred samodejnim polnjenjem niza. Kako? Preden naredimo naslednjo spremem- bo v katerikoli celici, je aktiven gumb, ki nudi različne možnosti samozapol- njevanja. Izberemo možnost Zapolni brez oblikovanja. OPOZORILO: Avtomatsko zapolnjevanje je odvisno od regionalnih nastavitev vašega računalnika in samega orodja Excel. Niz lahko zapolnimo tudi s pomočjo pogovornega okna, ki ga odpremo z gumbom ( Osnovno>Urejanje ), kjer v odprtem spustnem meniju izberemo ukaz V nizih… (Slika 5). V njem določimo, ali se bo niz vrednosti zapolnil v vrstico ali stolpec, kakšno bo pravilo zapolnjevanja (ali bo linearen ali kako drugače urejen) in kdaj se polnitev ustavi. Slika 5 opisuje postopek. Obstaja pa tudi druga pot. Če so predhodno označene vse celice za podatke niza in smo v pogovornem oknu Nizi določili korak, potem Ustavitvene vrednosti ni treba določiti. 23 PRVI STIK Z ORODJEM EXCEL 4 Slika 5: Zapolnjevanje nizov s pogovornim oknom Nizi NALOGA: Želimo avtomatsko zapolnitev od vrednosti 5 do 20. KORAK 1: V celico A1 vpišemo vrednost 5. S klikom na celico A1 poskrbimo, da je označena. KORAK 2: Na kartici Osnovno>Urejanje izberimo ukaz V nizih ... KORAK 3: Zapolnjevali bomo vrstice in sicer linearno. Vrednost koraka je 1 in ustavitvena vrednost 20. Potrdimo. REZULTAT: 4.4 Podatkovni tipi v celicah V celico lahko vnesemo dva podatkovna tipa: številsko vrednost (krajše število) in besedilno vrednost ali krajše besedilo (niz znakov). Če v primeru besedilnih vrednosti vidimo natančno tisto, kar smo vnesli, pa številske vrednosti omogočajo različ- ne prikaze zapisa (Slika 6). 24 PRVI STIK Z ORODJEM EXCEL 4 Celice imajo privzeto obliko izpisa (format) številske vrednosti, ki ga določa izbira Splošno. Slika 6 prikazuje različne skupine izpisov številskih vrednosti. Excel nekatere skupine samodejno zazna in izpis prilagodi vnaprej določeni obliki. Če npr. vpišemo 7.7.2023, Excel zapis prepozna kot datum v kratki obliki (Slika 6, Kratka oblika datuma) in ne kot besedilo. Slika 6: Različni izpisi številskih vrednosti v celici Računovodstvo Slog ločila tisočic Povečaj/zmanjšaj Odstotek število decimalnih mest Excel omogoča tudi upravljanje odstotkovnih vrednosti. Če bi radi v celico zapi-sali višino davka za dodano vrednost, potem najprej vtipkamo npr. 22 in znak % (+<5> ). Če pa imamo v celici že število in nato izberemo gumb (ali v spustnem seznamu Odstotek), se ta vrednost pomnoži s 100 in prikaže z znakom %. Tako v zgornjem primeru dobimo 2200%, kar mogoče ni tisto, kar smo želeli. Medtem ko prehajanje med skupinami številskih vrednosti celice (na primer, iz Sploš- no v Število ali v Valuto) potekajo gladko, so nekateri prehodi iz besedilnega v številski tip in obratno lahko nekoliko nerodni ali celo neuspešni, zato bodimo pozorni. Excel ima privzeto levo in desno poravnavo v celici glede na tip podatka. Besedilo se poravna levo: če je daljše od širine celice, se razlije čez desni rob (Slika 7 A1), če pa je desna celica polna, se skrije (Slika 7 A2). Število se poravna desno. V primeru, ko je zapis števila daljši od širine celice, se lahko v celici namesto števila pojavijo znaki ### (Slika 7 A3) ali pa zapis v obliki Znanstveno (Slika 7 A4). Če bi število želeli videti izpisano v celici, je treba stolpec razširiti (Tabela 1, točka 4). 25 PRVI STIK Z ORODJEM EXCEL 4 Slika 7: Prikaz predolgih zapisov v celicah 4.5 Premikanje in kopiranje delovnih listov, celic, vrstic in stolpcev Urejanje oz. delo z delovnim listom poteka prek priročnega menija, do katerega dostopamo z desnim klikom na ime delovnega lista. Med drugim lahko delovni list premaknemo na drugo mesto ali kopiramo, kar si podrobneje oglejmo (Slika 8). Iz priročnega menija izberemo ukaz Premakni ali kopiraj… Odpre se pogovorno okno Premakni ali kopiraj list . V spustnem meniju izberemo, kam bomo premaknili oz. kopirali izbrani delovni list. To je lahko v delovnem zvezku, kjer trenutno delamo, ali pa v drug Excelov delovni zvezek, ki je trenutno odprt, oz. v novo ustvarjen delovni zvezek. Pozor: če ne obkljukamo Ustvari kopijo, potem se delovni list, ki ga želimo kopirati, v izhodiščnem dokumentu izbriše in pojavi izključno v drugem zvezku. Slika 8: Premikanje in kopiranje delovnih listov med delovnimi zvezki Desni klik na ime delovnega lista List1. Spustni seznam delovnih zvezkov. Če želimo ustvariti kopijo, obkljukamo izbiro. Kopiranje in izrezovanje (premikanje) ene celice ali izbranega obsega celic lahko izvedemo na več načinov. Prvi je prek kartice Osnovno>Odložišče in izbire ustreznih ukazov (Slika 9). Prvi korak predstavlja označevanje obsega celic ter izbira ukaza Kopiraj. Okrog izbranega obsega celic, ki smo ga kopirali, se izriše črtkan »tekoč« zelen okvir, ki označuje območje, shranjeno v odložišču. Dokler je območje aktivno, 26 PRVI STIK Z ORODJEM EXCEL 4 lahko izbrani obseg kopiramo na različna mesta. Če želimo izbrani obseg preklicati, pritisnemo tipko . V primeru izbire Izreži se označeni del shrani v odložišče, po izvedbi lepljenja pa se bo na izvornem mestu »odstranil« prostor. Vsebino odložišča lahko prilepimo na različne načine. Izbira je odvisna tudi od izbranega. Privzeto se prilepita tako oblika kot formula . Lahko pa izberemo, da prilepi samo vrednosti ali pa samo obliko (Slika 9, pogovorno okno Posebno lepljenje ). Možnost lepljenja oblike ima celo svojo bližnjico na kartici (glejte Osnovno>Odložišče ), medtem ko so druge možnosti posebnega lepljenja dosegljive na gumbu ( Osnovno>Odložišče ). Slika 9: Možnosti različnih izbir lepljenja s pomočjo orodne vrstice KORAK 1: Označite celice na delovnem listu. Izberite Kopiraj oz. Izreži. KORAK 2: Postavite se na novo mesto na delovnem listu in prilepite z izbiro želenih lastnosti lepljenja. Drug, nekoliko drugačen način za kopiranje in premikanje celic je prek priročne-ga menija: nad celico kliknemo z desnim miškinim gumbom in odpre se omenjeni meni. Ponuja nam več bližnjic, kot na primer Izreži, Kopiraj in različne možnosti lepljenja. Ko želimo kopirano izrezati, najprej označeno kopiramo in nato se postavimo na želeno mesto, kjer kliknemo z desnim miškinim gumbom. Odpre se temu zaporedju ukazov primeren priročni meni (Slika 10, desno). Izberemo ukaz Vstavi izrezane celice. Posebnost tovrstnega vstavljanja je, da Excel predvideva, da želimo celico, ki jo izrezujemo, tudi izbrisati na način, da ne ostane prazna celica (Slika 11). 27 PRVI STIK Z ORODJEM EXCEL 4 Slika 10: Priročni meniji, ki omogočajo izrezovanje celic KORAK 1: KORAK 2: Izberite celico. Izberite drugo Desni klik nanjo. celico. Desni klik Odpre spodnji meni. nanjo. Odpre Izberite Izreži. spodnji meni. Izberite Vstavi izrezane celice. Funkcionalnost je praktična, ko želimo preurejati zaporedje stolpcev. V tem primeru ne označimo samo celice, ampak cel stolpec, na primer C, katerega izrežemo. Nato označimo stolpec F in izberemo Vstavi izrezane celice. Prva vrstica bo taka kot v spodnjem primeru, le da bo tokrat celotna vsebina pod prvo vrstico tudi prestavljena. Slika 11: Primer izrezovanja in vstavljanja celice NALOGA: Želimo premakniti celico C1 na zadnje mesto. KORAK 1: Kliknimo na celico C1 in izberite tipki + KORAK 2: Kliknite na celico F1. Desni klik na njo. V priklicem meniju izberite Vstavi izrezane celice. REZULTAT: Excel je vse celice od C1 dalje premaknil v levo za eno mesto. 28 PRVI STIK Z ORODJEM EXCEL 4 4.6 Vstavljanje delovnih listov, celic, vrstic in stolpcev Na kartici Osnovno>Celice lahko izvedemo vstavljanje celic, vrstic, stolpcev in delovnih listov (Slika 12). Za vstavljanje delovnega lista je vseeno, katera celica na delovnem listu je izbrana. Izberemo le Vstavi list (Slika 12). Slika 12: Vstavljanje in brisanje s pomočjo ikon v menijski vrstici Pri vstavljanju stolpcev velja, da se nov stolpec pojavi na levi strani od trenutno ozna- čenega stolpca na delovnem listu (Slika 13). V kolikor označimo več stolpcev, se jih prav toliko kot je označenih tudi vrine. Vstavljanje vrstice poteka podobno, le da se nova vrstica pojavi nad tisto, ki je izbrana. Če bi torej želeli med vrstici 3 in 4 vstaviti novo prazno vrstico, bi se postavili v vrstico 4. V koraku 2a bi zbrali možnost Vstavi vrstice lista. V koraku 3b pa Celotna vrstica. 29 PRVI STIK Z ORODJEM EXCEL 4 Slika 13: Vstavljanje stolpca NALOGA: Želimo vriniti nov stolpec. KORAK 1: Kliknite na celico F10. 2. način 1. način KORAK 2a: KORAK 2b: Na kartici OSNOVNO>celice kliknite Desni miškin klik na celico F10. Odpre se priklicani meni (Slika 11). Izberite na in izberite ukaz Vstavi stolpce ukaz Vstavi…. Odpre se pogovorno lista (Slika 13). okno Vstavi . KORAK 3b: V pogovornem oknu Vstavi izberite možnost Celoten stolpec. REZULTAT: Vrinjen stolpec. Vstavljanje celice znotraj obsega zahteva pazljivost, ker to dejanje zlahka spremeni pomen podatkov. Če pa se vseeno odločimo za vstavljanje celic, se nam ob tem uka- zu (Slika 12) prikaže pogovorno okno Vstavi (Slika 13), kjer se odločimo, kako bo vstavljanje vplivalo na ostale podatke. Izbiramo, ali bodo šli vsi podatki desno od celice za en korak v desno oziroma ali bodo šli vsi podatki pod celico za en korak dol. V vsakem primeru vstavljanje celice povzroči deformacijo v dotičnem stolpcu oziroma vrstici. Podobno kot za vstavljanje celice velja tudi za brisanje celice z ( Osnovno>Celice ). Predstavljajte si, da bi tisti košček papirja, na katerem je celica, iztrgali iz lista. Posledično bi nastala luknja, vendar Excel tovrstnih praznih prostorov ne mara in jih hoče zapolniti ali z desne ali od spodaj. S tem dejanjem je kredibilnost podatkov ogrožena. Naš nasvet je: če želite izbrisati vsebino celice, kliknite nanjo in enostavno uporabite tipko . Na ta način celica še vedno obstaja, vendar nima vrednosti. 30 PRVI STIK Z ORODJEM EXCEL 4 TRIKI IZNAJDLJIVEGA LANA Na novo vstavljeni stolpec prevzame obliko levega stolpca. Lahko pa zahtevamo, da prevzame obliko desnega. NALOGA: Med stolpca A in B želimo vriniti stolpec Priimek, ki ima isto oblikovanje kot stolpec B. KORAK 1: Kliknimo na stolpec B. Na meniju izberitmo ukaz Vstavi. KORAK 2: Kliknimo na čopič. KORAK 3: Privzeto je izbrana prva opcija. Izberimo drugo. V B1 vpišimo tekst Priimek. REZULTAT 31 PRVI STIK Z ORODJEM EXCEL 4 4.7 Brisanje delovnih listov, celic, vrstic in stolpcev Na kartici Osnovno>Celice lahko izvedemo brisanje celic, vrstic, stolpcev in delovnih listov (Slika 12). Če izberemo in nato Izbriši celice…, se moramo odločiti, kako bomo zapolnili tisto mesto po izbrisu: bo na to mesto prišla celica z desne ali od spodaj? Bomo zbrisali celo vrstico ali stolpec? Vrstico izbrišemo tako, da se s kurzorjem miške postavimo nad številko, ki označuje konkretno vrstico. Kurzor pridobi obliko črne puščice, ki kaže v desno (Tabela 1; točka 3). Z desnim klikom se odpre meni, kjer izberemo ukaz Izbriši. Podobno izbri- šemo stolpec (Tabela 1; točka 2). Vsebino celice je možno brisati tudi s funkcionalnostmi na Osnovno>Urejanje . Izbrani celici (ali več celicam) lahko počistimo različne značilnosti (Slika 14). Slika 14: Brisanja z ukazi na gumbu Počisti izbrano Počisti oblike izbrano Počisti vsebino izbrano Počisti vse 32 PRVI STIK Z ORODJEM EXCEL 4 NASVETI HITRE TINE Kopiranje s klikanjem po spustnih menijih je počasno! Uporabimo rajši tipke na tipkovnici za hitro upravljanje s kopiranjem in lepljenjem. Na izbrani celici C1 uporabim kombinacijo tipk + Kopiraj Kliknem na celico F1 in uporabim kombinacijo tipk + in prilepi Na izbrani celici C1 uporabim kombinacijo tipk + Izreži Kliknem na celico F1 in uporabim kombinacijo tipk + in prilepi PRIMER 01 Urejanje stolpcev in vrstic: kolokvij KAJ IN ZAKAJ: Po elektronski pošti smo prejeli Excelovo datoteko. Naročili so nam, da jo primerno uredimo. Želeni so sledeči stolpci: Zaporedna številka, Pri mek, Ime, V1, V2, V3 in V4 ter Točke Kolokvija 1. Podatki o rezultatih na kolokvijih so pridobljeni iz Moodle-a iz izbranega predmeta nekega študijskega leta, medtem ko so kombinacije imen in priimkov študentov iz-mišljene. Delovni dokument: Kolokvij.xlsx Rešitev: Kolokvij_R1.xlsx 33 PRVI STIK Z ORODJEM EXCEL 4 Tabela 3: Navodila za urejanje stolpcev in vrstic na primeru Kolokvija Opis koraka Obrazložitev dela Postavimo se na zgornji rob delovnega lista Vstavimo nov in sicer v polje z imenom stolpca A. V tem po- 1. stolpec levo od A ložaju kurzor pridobi obliko črne odebeljene z imenom Zapo-puščice, ki kaže navzdol. V tem položaju kli- redna številka. knemo z desnim miškinim gumbom, da se od- pre meni. Izberemo Vstavi (Slika 10). V celico A2 vpišemo 1, v celico A3 pa 2. Ozna- čimo obe celici: kliknemo v A2 in držimo klik, medtem ko vlečemo kurzor miške nad A3, nato klik izpustimo. Kurzor miške pripeljemo v spodnji desni kot označenih celic in sicer tako, Vpišemo zapo- da kurzor pridobi novo obliko črnega križca. V 2. redne številke tem položaju dvakrat kliknemo. Za toliko koli- študentov. kor je dolg sosednji stolpec (zapolnjene vrsti- ce stolpca na desni), se avtomatsko vnesejo zaporedne številke vrstic. Besedilo v celici A1 zapišemo v dveh vrsticah z uporabo gumba . Preverimo, ali se Na drsniku (v oknu programa spodaj desno) zmanjšamo veli- kost pogleda na delovni list in sicer tako, da nekajkrat kliknemo 3. je avtomatsko oštevilčevanje na znak minus ali z miško premaknemo drsnik. pravilno ustavilo. Izbrišimo vrstico S kurzorjem miške se postavimo nad številko vrstice 42. Kurzor 4. 42, ker je tam učitelj izvedel dobi obliko črne debele puščice v desno. V tem položaju desno svoj test kviza. kliknemo in iz priročnega menija izberemo Izbriši. Postavimo se na zgornji rob delovnega lista in sicer v polje z imenom stolpca D (podobno kot v koraku 1). V tem položaju kurzor pridobi obliko črne odebeljene puščice, ki kaže navzdol. V tem položaju kliknemo z desnim miškinim gumbom, da se Izbrišimo odpre meni. Izberemo Izbriši (Slika 10). 5. stolpec s ( Čas reševanja). Opazimo, da so se stolpci, ki so bili desno, samodejno pomak- nili v levo, tako da ni praznega stolpca zaradi brisanja njegove vsebine. Če bi želeli izbrisati vsebino stolpca in na njegovem mestu videti prazne celice, potem bi označili celice in uporabili tipko na tipkovnici. 34 PRVI STIK Z ORODJEM EXCEL 4 Postavimo se v polje z imenom stolpca E. Kot je sedaj že znano, v tem položaju kurzor pridobi obliko črne odebeljene puščice, Izrežimo stolpec ki kaže navzdol. Kliknemo z desnim miškinim gumbom, da se odpre meni. Izberemo Izreži. Okoli označenih celic v stolpcu se 6. E (Točke) in ga postavimo na pojavi zelen „tekoči“ trak. Označimo cel stolpec J, desno klikne- konec tabele. mo in izberemo Vstavi izrezane celice (Slika 10). Opazimo, da so se stolpci, ki so bili prej desno od stolpca Ocena, samodejno prekopirali v levo, tako da ni praznega stolpca. V celico D1 vtipkamo V1, v celico E2 pa V2. Označimo obe celici Preimenujmo ter se postavimo v položaj, ko ima kurzor obliko črnega križa. 7. imena stolpcev v Primemo križ s klikom in ga držimo. Povlečemo ga dve celici v tabeli. desno. V ti dve celici se avtomatsko vpišeta vrednosti V3 in V4. Enkrat kliknemo v celico H1 in dopolnimo ime stolpca v Točke iz Kolokvija 1. Samodejno razširimo stolpec H. 8. Shranimo. 4.8 Oblikovanje celic Oblikovanje pisave v celici omogoča nabor funkcionalnosti na kartici Osnovno>Pisava . Ikone skrivajo funkcionalnosti, ki omogočajo izbiro in velikost pisave idr. (Slika 15). Spomnimo se, da je prikaz nabora bližnjic na kartici odvisen od trenutne velikosti vašega okna, v katerem teče program Excel. V pogovornem oknu Oblikuj celice , ki ga odpremo s klikom na (Slika 15), so vse funkcionalnosti. Zavihki Pisava, Obroba in Polnilo nudijo celosten nabor funkcionalnosti na kartici Osnovno>Pisava . Omenjeno pogovorno okno lahko odpremo tudi z desnim klikom na celico, potem pa iz spustnega menija izberemo ukaz Oblikuj celice. 35 PRVI STIK Z ORODJEM EXCEL 4 Slika 15: Osnovni in razširjeni nabor funkcionalnosti v skupini Osnovno>Pisava, namenjeni pisavi, obrobi in polnilu celice Velikost pisave Povečanje pisave Pisava ŵĂŶũƓĂŶũĞƉŝƐĂǀĞ ĂƌǀĂƉŝƐĂǀĞ Krepko Klik na ikono vodi do pogovornega >ĞǎĞēĞ okna Oblikuj celice in razširjenega nabora oblikovanja celice: WŽĚēƌƚĂŶŽ Obrobe Polnilo Pisava , Obroba , Polnilo . V celici lahko spremenimo smer zapisa z gumbom v Osnovno>Poravnava oziroma v pogovornem oknu Oblikuj celice (Slika 16). Na ta način lahko zapis v izbrani celici zapišemo diagonalno pod nekim kotom. Naslednja pomembna funkcionalnost je združevanje več celic v eno samo z gumbom . Na ta način lahko oblikujemo tabelo s podatki, kjer damo več stolpcem skupno ime, na primer meseci (Slika 17). Besedilo je v tem primeru (vodoravno) poravnano v sredi-no ter navpično poravnano na dno . V kolikor želimo poravnave spremeniti, to lahko storimo neposredno prek bližnjic v menijski vrstici ali v pogovornem oknu Oblikuj celice>Poravnava . 36 PRVI STIK Z ORODJEM EXCEL 4 Slika 16: Osnovni in razširjeni nabor funkcionalnosti v skupini Osnovno>Poravnava EĂǀƉŝēŶĂ poravnava Vodoravna poravnava Excel nam omogoča, da več celic združimo v eno. Pomagamo si s pogovornim oknom Oblikuj celice>Poravnava , ali pa z gumbom , ki ga naj- demo na kartici Osnovno>Poravnava (Slika 17). Slika 17: Združitev celic KORAK 1: Označimo celice od A1 do L1. KORAK 2: Na kartici Osnovno>Poravnava kliknimo na gumb . Opomba: Če želite povrniti prvotno stanje, ponovno kliknite na omenjeni gumb. 37 PRVI STIK Z ORODJEM EXCEL 4 Excelovo orodje nam tudi omogoča, da besedilo v izbrani celici zapišemo v več vrsticah. Tipka ne ustvari nove vrstice v celici. Če je besedilo daljše od širine stolpca in se skriva izza naslednje celice, lahko s pritiskom na gumb predolgo besedilo prelomimo, pri čemer se širina stolpca ne spremeni (Slika 18). Če želimo povrniti prvotno stanje pred prelomom, ponovno kliknemo na gumb. Slika 18: Prelom besedila znotraj celice NALOGA: Besedilo v A1 naj bo vidno v celoti, vendar ne želimo spremeniti širine stolpca. KORAK 1: V A1 vpišimo Zaporedna številka, v B1 pa Ime. KORAK 2: Kliknimo v A1. Nato na kartici Osnovno>Poravnava izberemo . REZULTAT: Opomba: Če nas moti, da je zadnja črka v besedi Zaporedna v drugi vrstici, mejno črto med stolpcema A in B z miško potegnete v desno. Celice lahko oblikujemo v videz tabele s pomočjo gumba (Slika 19). Lahko pa oblikujemo samo izbrane celice obsega podatkov, na primer prvo vrstico (glavo) in prvi stolpec, s predhodno definiranim slogom celice . 38 PRVI STIK Z ORODJEM EXCEL 4 Slika 19: Hitro oblikovanje obsega celic s predpripravljenimi slogi tabel NALOGA: Obseg podatkov želimo oblikovati s ponujenimi predpripravljenimi slogi Korak 1: Označimo obseg podatkov. Korak 2: Izberemo Oblikuj kot tabelo in izberemo slog tabele. Korak 3: V primeru, da prva vrstica predstavlja poimenovanja stolpcev s podatki, obkljukamo opcijo Moja tabela ima glavo. Potrdimo. Korak 4: Ko je enkrat tabela oblikovana s slogom, celicam izklopimo status tabele nad podatki in jih povrnemo v obseg. Označimo tabelo in v Načrt tabele>Orodja izberemo . Privzeta velikost celice je določena z velikostjo pisave, ki vpliva na višino vrstice. Torej, če smo izbrali velikost pisave 28, je višina stolpca višja kot pri pisavi velikosti 11. Ob privzeti velikosti pisave 11 je višina vrstice 15 enot (20 slikovnih pik). Privzeta širina stolpca je 8,43 enot (64 slikovnih pik).8 Širino stolpca vidimo izpisano, če z miško kliknemo in pridržimo na meji med naslovoma stolpca – glejte kurzor miške v točki 4 (Tabela 1). Na podoben način lahko izpišemo višino vrstice – glejte kurzor miške v točki 5 (Tabela 1). Širino stolpca oziroma vrstic lahko preprosto spremenimo in sicer tako, da z miškinim klikom primemo in držimo to mejo ter jo povlečemo v želeno smer. Če pa želimo 8 Možno je variiranje te vrednosti glede na različne namestitve Excela. 39 PRVI STIK Z ORODJEM EXCEL 4 nastaviti obe vrednosti na točno določeno širino oziroma višino, kliknemo na ( Osnovno>Celice ) (Slika 12), izberemo ukaz Višina vrstice oziroma Širina stolpca ter vpišemo vrednost v enotah. Nemalokrat želimo širino stolpcev nastaviti na takšno, ki ravno še prikaže zapise v vseh celicah izbranega stolpca. Takrat izberemo Samodejno prilagodi širino stolpca. V primeru, da označimo več stolpcev, se ukaz izvede na vseh označenih hkrati. Pripravili smo primer: v tabeli smo besedo Sabina povečali na velikost 28, medtem ko so ostali vnosi v velikosti 11 (Slika 20). Slika prikazuje, kako smo razširili stolpec B. Slika 20: Samodejna prilagoditev širine stolpca s pomočjo gumba Oblika NALOGA: želimo, da je stolpec B širok toliko kot najdaljša beseda v njem. Korak 1: S klikom na B izberimo cel stolpec B. REZULTAT: Korak 2: V Osnovno>Celice gumb izberimo opcijo Samodejno prilagodi širino 40 PRVI STIK Z ORODJEM EXCEL 4 NASVETI HITRE TINE Samodejna prilagoditev širine oz. višine celice z dvojnim klikom miške. Če želim razširiti stolpec B s samodejno prilagoditvijo najdaljšemu zapisu v stolpcu, potem se s kurzorjem postavim na črto, ki ločuje stolpca B in C. Oblika kurzorja se spremeni (Tabela 1, točka 4) in v tem položaju dvakrat kliknem. Če pa želim samodejno razširiti več priležnih stolpcev, potem označim vse stolpce hkrati in na meji najbolj desnega dvakrat kliknem. Podobno lahko prilagodim višino vrstic. 4.9 Oblikovanje obrob celic Risanje obrob celic je v Excelu dokaj pogosto, saj se sive črte, vidne na delovnih listih, (običajno) ne natisnejo.9 V Osnovno>Pisava v spustnem seznamu gumba je nekaj prednastavljenih izbir obrob celic. Če nam te ne ustrezajo, izberemo ukaz Več obrob… (Slika 21), ki odpre pogovorno okno Oblikuj celice , kjer izberemo zavihek Obroba . Na levi strani izberemo slog in barvo ter debelino obrobe, na desni strani izbiramo mesto izrisa obrobe, kar omogoča kar klikanje na ustrezna mesta v predogledu. 9 Sive robove lahko izklopimo na kartici Postavitev strani>Možnosti lista , kjer odkljukamo prikaz mrežnih črt. 41 PRVI STIK Z ORODJEM EXCEL 4 Slika 21: Izrisovanje obrob po željah uporabnika NALOGA: Vse celice v obsegu naj imajo obrobe zelene barve. Zunanja obroba naj bo odebeljena polna črta, notranje črte naj bodo črtkane. KORAK 1: Označimo tabelo. KORAK 2: V Osnovno>Pisava izberimo in v spustnem meniju ukaz Več obrob…. V pogovornem oknu Oblikuj celice izberimo slog dvojne črte in barvo zeleno. Nato kliknimo na vse 4 mejne črte v predogledu obrobe. REZULTAT: KORAK 3: Izberemo drug slog črtkane črte. V predogledu kliknemo v vmesne prostore, kjer bi radi izrisali črtkane zelene črte (lahko uporabimo tudi gumba in ). PRIMER 02 Oblikovanje obrob celic: cepiva KAJ IN ZAKAJ: Po elektronski pošti smo dobili Excelovo datoteko s podatki o naku-pu cepiv za COVID-19. Uredili jo bomo v končno obliko. Podatki o cepivih so bili pridobljeni iz COVID-19 Sledilnika (2023). 42 PRVI STIK Z ORODJEM EXCEL 4 Slika 22: Želeno končno oblikovanje tabele za Primer 02 KONČNA OBLIKA VHODNI DELOVNI DOKUMENT Delovni dokument: Cepiva.xlsx Rešitev: Cepiva_R1.xlsx Tabela 4: Navodila za oblikovanje celic na primeru Cepivo Opis koraka Obrazložitev dela Celice D1:H1 združimo Kliknemo v D1. Držimo miškin gumb in ga pelje-1. in vsebino sredinimo mo v desno do H1, kjer ga spustimo. Ko imamo tako vodoravno. označene celice, kliknemo na ( Osnovno>Poravnava ). Združimo celici C1 in Kliknemo v C1. Držimo miškin gumb in ga peljemo dol 2. C2. Vsebino zapišemo do C2, kjer ga spustimo. Ko imamo tako označene celice, v dve vrstici. kliknemo na in še . Kliknemo v D. Držimo miškin gumb in ga peljemo v des- 3. Samodejno razširimo stolpce D, E, F, G in H. no do H, kjer ga spustimo. Z miško se postavimo na črto med D in E ter dvojno kliknemo. 43 PRVI STIK Z ORODJEM EXCEL 4 Kliknemo v 3. S kurzorjem miške smo nad 3. Držimo Višino vrstic od 3 do miškin gumb in ga peljemo dol do 21, kjer ga spustimo. 4. 21 nastavimo na 18 in Izberemo gumb za navpično sredinjenje. Na še ved- sredinimo navpično. no označenih vrsticah desno kliknemo, izberemo ukaz Višina vrstice ... in nastavimo 18. Na kartici Osnovno>Pisava kliknemo na gumb . V skupini Nariši obrobe poiščemo opcijo Barva črte. Izbe-Izrišimo obrobe, remo rdečo – s tem smo privzeto črno barvo obrobe za- debelejše in tanjše, menjali z rdečo. poljubne barve. Prvi Kliknemo v C1. Držimo miškin gumb in ga peljemo dol in 5. dve vrstici obarvamo desno do H21, kjer ga spustimo. v nežno rdeče, kot Na kartici Osnovno>Pisava kliknemo na gumb . V nakazano v sliki zgoraj skupini Obrobe poiščemo opcijo . Vrnemo se (Slika 22). nazaj na gumb in tokrat izberemo . Označimo tokrat C1:H2 in izberemo in na koncu še C1:C21 in naredimo isto. 6. Shranimo. 44 RAČUNANJE V EXCELU 5 V prvi vrsti je Excel namenjen prikazu in analiziranju številskih podatkov ter iz-računavanju najrazličnejših novih vrednosti. V ta namen ima vgrajene funkcije, ki pokrivajo različna področja. Omogoča pa tudi pisanje formul, pri čemer se uporabljajo znaki za matematične operacije. Excel pozna tudi logične operacije in funkcije, ki kot argumente uporabljajo logične vrednosti. 5.1 Formule Izračun v celici začnemo tako, da vtipkamo znak = in nato zapišemo formulo za izra- čun. Lahko računamo s števili ali pa z naslovi celic, v katerih so zapisana števila. Tem naslovom pravimo sklic na celico. Za izračun uporabljamo matematične operatorje (Tabela 5). Računanje se izvaja po matematičnih zakonitostih. Množenje in deljenje imata torej prednost pred seštevanjem in odštevanjem. Najvišjo prioriteto ima potenciranje. Z oklepaji pa ta vrstni red spremenimo. Poleg omenjenih matematičnih ope-ratorjev bomo uporabljali tudi operatorje primerjave, ki primerjajo vrednosti med seboj, npr. večje (>), večje ali enako (>=) ali pa različno (<>), katerih rezultat je lahko » je res« (angl. True) in » ni res« (angl. False). Tabela 5: Operatorji v formulah Znak Matematični operatorji (rezultat je število) ^ potenciranje * množenje / deljenje + seštevanje - odštevanje Operatorji primerjave (rezultat je logična vrednost JE RES/NI RES) < manjše > večje = enako >= večje ali enako <= manjše ali enako <> različno 45 RAČUNANJE V EXCELU 5 Slika 23 prikazuje seštevanje z vnosom =B2+C2 v celico D2. Namesto tipkanja naslova celice lahko kliknemo v celico, ki vsebuje podatek, in v zapisu formule se prikaže naslov označene celice. Po potrditvi vnosa formule se v celici izpiše izračunana vrednost, v vnosnem polju pa je še vedno vidna zapisana formula. Slika 23: Vnos formule /njŐůĞĚƉŽƉŽƚƌĚŝƚǀŝ sŶŽƐĨŽƌŵƵůĞƐŬůŝŬŽŵ vnosa. na ustrezno celico. 5.2 Funkcije Funkcija je v Excelu določena z imenom in argumenti, ki ji sledijo v oklepaju. Osnovni zapis funkcije, ki ga imenujemo sintaksa funkcije in pove, kako je treba sestaviti zapis, je: =IME_FUNKCIJE(argument1; argument2; [argment N]) Vsaka funkcija ima svoje ime ter oba oklepaja. Argument funkcije je tista vrednost, iz katere bo funkcija izračunala rezultat. Med argumenti funkcije je vedno podpičje. Nekatere funkcije argumentov nimajo. Če so argumenti zapisani v oglatem oklepaju, potem niso obvezni za izračun in jih lahko izpustimo. Od funkcije je seveda odvisno, kakšnega tipa morajo biti argumenti, ali je to število, niz znakov ali logična vrednost. Funkcijo lahko v celico zapišemo na več načinov. Prvi je seveda tipkanje prek tipkovnice, ko ponovno začnemo z znakom =. Excel pa ponuja tudi različno pomoč pri zapisovanju funkcij. Tu je nekaj možnosti: • Tipkamo v vnosno vrstico ali neposredno v celico. Ob tipkanju imena funkcije se prikaže spustni seznam funkcij, ki se prilagajajo začetnim vtipkanim črkam (Slika 24). Z dvojnim klikom funkcijo izberemo iz seznama. Naslednje, kar moremo narediti, je vtipkati argumente. 46 RAČUNANJE V EXCELU 5 Slika 24: Izbor funkcije iz spustnega seznama Funkcijo izberemo z DVOJNIM klikom na ime ĨƵŶŬĐŝũĞǀƐƉƵƐƚŶĞŵƐĞnjŶĂŵƵ͘ŽĚĂƐĞ predklepaj. Nato nadaljujemo z vpisovanjem ĂƌŐƵŵĞŶƚĂ͘ • Na kartici Osnovno>Urejanje (Slika 14) s klikom na gumb dobimo seznam osnovnih funkcij in pod njimi izbiro , ki odpre pogovorno okno Vstavi funkcijo (Slika 25). • Levo od vnosne vrstice kliknemo gumb . Tudi tu se odpre pogovorno okno Vstavi funkcijo (Slika 25). Slika 25: Pogovorno okno Vstavi funkcijo Spustni seznam za izbor ŬĂƚĞŐŽƌŝũĞ͘ /njďƌĂŶĂĨƵŶŬĐŝũĂ͘ Sintaksa izbrane ĨƵŶŬĐŝũĞŝŶŬƌĂƚĞŬ opis. WŽŵŽēnjĂŝnjďƌĂŶŽ ĨƵŶŬĐŝũŽ͘ 47 RAČUNANJE V EXCELU 5 5.3 Osnovne funkcije: SUM, MIN, MAX, AVERAGE, ROUND V Tabela 6 je predstavljenih nekaj osnovnih funkcij, ki so prisotne pri izračunu osnovnih statističnih analiz podatkov. Funkcije SUM, MIN, MAX, AVERAGE in COUNT (omenjena v nadaljevanju) so dostopne prek hitre izbire z gumbom na kartici Osnovno>Urejanje . Tabela 6: Funkcije SUM, AVERAGE, MAX, MIN in ROUND Sintaksa funkcije Opis funkcije Izračuna vsoto podanih argumentov. Argument je lahko število, naslov celice ali obseg celic. Lahko pa =SUM(število1; [število2]; …) je tudi funkcija, katere rezultat je število. Sešteje skupino označenih števil. Primer: =SUM(A2:A5) Izračuna povprečno vrednost podanih argumentov. Argument je lahko število, naslov celice ali obseg =AVERAGE(število1; [število2]; …) celic. Lahko pa je tudi funkcija, katere rezultat je število. Primer: =AVERAGE(A2:A5) Vrne največje število med podanimi argumenti. Ar- gument je lahko število, naslov celice ali obseg celic. =MAX(število1; [število2]; …) Lahko pa je tudi funkcija, katere rezultat je število. Primer: =MAX (A2:A5) Izračuna povprečno vrednost podanih argumentov. Argument je lahko število, naslov celice ali obseg =MIN(število1; [število2]; …) celic. Lahko pa je tudi funkcija, katere rezultat je šte- vilo. Primer: =MIN (A2:A5) Izračuna zaokroženo vrednost števila. Vedno ima dva argumenta. Prvi argument (število) je lahko ali število ali celica, ki vsebuje število, ali formula, katere rezultat je število. Drugi argument (št. števk) predstavlja število deci- malnih mest zaokroževanja. Če je število pozitivno, =ROUND(število;št. števk) določa decimalno mesto (mesto desno za decimal- no vejico), če je negativno, določa zaokrožitev na desetice, stotice … Primer zaokrožitve na 1 decimalko: =ROUND(A5;1) Primer: število 12,123 v C1 želimo zaokrožiti na celo število (torej nič decimalnih mest), kar naredimo z =ROUND(C1;0). Funkcija vrne 12. 48 RAČUNANJE V EXCELU 5 Realno število z decimalnimi mesti lahko v celici prikažemo z različnim številom teh mest, pri čemer lahko uporabimo gumba Povečaj število decimalnih mest in Zmanjšaj število decimalnih mest ali pa v pogovornem oknu Oblikuj celice>Številke izberemo Številka in vpišemo število teh mest. Pri tem naj opozorimo, da prikaz števila z več ali manj decimalnimi mesti ne spremeni dejanske vrednosti števila. Če je v celici število 15,123456 in ga prikažemo z dvema decimalnima mestoma, bo število, zapisano v celici, 15,12 (izpis se ravna po načelih zaokroževanja), medtem ko bo prava vrednost v celici še vedno 15,123456 in bo kot taka upo-rabljena v morebitnih nadaljnjih izračunih. Če pa za zaokrožitev uporabimo funkcijo ROUND, ta opravi izračun, s čimer izgubimo preostala decimalna mesta. ZAPISKI NEGOTOVEGA NEJCA Med »prikaži« in »izračunaj« na dve decimalni mesti je velika razlika. Z enim klikom se skrije zadnje decimalno mesto. Z enim klikom se prikaže dodatno decimalno mesto. V D1 je vpisana 15,123456. S trikratnim klikom na se prikaže izpis 15,123. Če bomo računali s tem številom, bo v računu upoštevano število 15,123456. V D2 smo vpisali =ROUND(15,123456;2). Nato smo dvakrat kliknili na . Izpiše se 15,1200, saj ROUND izračuna zaokrožitev na le dve decimalni mesti. Če bomo računali s tem številom, bo v računu upoštevano število 15,12. 49 RAČUNANJE V EXCELU 5 5.4 Funkcije za preštevanje celic: COUNT, COUNTA, COUNTBLANK Za preštevanje celic uporabimo funkcije s skupnim začetnim poimenovanjem in sicer COUNT (Tabela 7). Tabela 7: Funkcije COUNT, COUNTA, COUNTBLANK Sintaksa funkcije Opis funkcije V navedenem obsegu prešteje, v koliko celicah je zapisano število. Argument je =COUNT(vrednost1;[vrednost2];…) lahko celica ali obseg celic. Rezultat je število. Primer: =COUNT(A2:A8) V navedenem obsegu prešteje, koliko celic je polnih (število ali niz). Rezultat =COUNTA(vrednost1;[vrednost2];…) je število. Primer: =COUNTA(A2:B5) V navedenem obsegu prešteje, koliko celic je praznih – brez vsebine. Rezultat =COUNTBLANK(vrednost1;[vrednost2];…) je število. Primer: =COUNTBLANK(B2:B5;D2:D5) PRIMER 03 Osnovne funkcije in absolutni naslovi: opisna statistika KAJ IN ZAKAJ: S spletne strani Statističnega urada Republike Slovenije smo pridobili podatke o številu podjetij po dejavnostih (SiStat, 2023g). Izdelali bomo opisno statistiko o številu podjetij v Sloveniji za obdobje 2017–2021. Delovni dokument: Dejavnosti.xlsx Rešitev: Dejavnosti_R.xlsx 50 RAČUNANJE V EXCELU 5 Tabela 8: Navodila za uporabo osnovnih funkcij Opis koraka Obrazložitev dela 1. Odpremo delovni dokument. Označimo celico C27 in vnesemo funkcijo SUM. Lahko vpišemo =SUM(C7:C25), lahko pa kliknemo in vnese se =SUM(C7:C26). Ker se obseg Izračunajmo skupno števil, ki jih seštevamo, nahaja le do celice C25, ta vnos 2. število podjetij za popravimo. vsako leto. Formulo nato kopiramo desno in dobimo izračun še za ostala leta. Izberemo ukaz Zapolni brez oblikovanja (podobno kot kaže Slika 4). V celico C28 vnesemo =MIN(C7:C25) in jo kopiramo Poiščimo najmanjše desno. Dobimo izračune še za ostala leta. Izberemo ukaz 3. in največje število Zapolni brez oblikovanja. podjetij v letu znotraj dejavnosti. Postopek ponovimo za izračun največjega števila podje- tij, le da v celico C29 vnesemo =MAX(C7:C25). Postavimo se v C30. Povprečje izračuna funkcija AVERA- GE, zaokrožitev pa ROUND. Torej je treba vnesti Izračunajmo =ROUND(AVERAGE (C7:C25); 2). povprečno število Vnos lahko vtipkamo ali si pomagamo s pogovornim 4. podjetij v dejavnostih v oknom za vnos funkcije. posameznem letu na 2 decimalki natančno. Ponovno kopiramo brez oblikovanja. Preštejmo, koliko Rezultat zapišemo v celico C3. Prešteti moramo polne vrs- 5. različnih dejavnosti je v tice s podatki o dejavnostih. Preštejemo lahko številske seznamu. vrednosti znotraj posameznega leta =COUNT(C7:C25) ali pa poimenovanja dejavnosti =COUNTA(B7:B25) Če pozorno pogledate, boste opazili majhen zelen trikotnik v zgornjem levem vogalu nekaterih celic. S klikom na tako celico se bo prikazal trikotnik s klicajem. Njegovo sporočilo Kaj pomenijo znaki vidimo, ko ga kliknemo. Običajno to niso napake, le opozorila. 6. v levem zgornjem vogalu nekaterih celic? 7. Shranimo. 51 RAČUNANJE V EXCELU 5 5.5 Relativno in absolutno naslavljanje celic v formulah in funkcijah V Excelu se, kot smo že omenili, običajno pri računanju sklicujemo na celice, pri čemer uporabljamo naslove celic z ustrezno vsebino. Največja prednost formul, zapisanih z naslovi celic, se pokaže v primeru velikega števila podatkov, kjer se postopek izračuna ponavlja, podatki pa se spreminjajo glede na vrstico oz. stolpec. Namreč, kopiranje formule v celice, tako z ukazom kot tudi z uporabo črnega križa, se prevede na kopiranje postopka, zapisanega s formulo. Prednosti računanja najlažje pojasnimo na dveh primerih: • Ponovna uporabnost definiranega koncepta pri izračunu. Na primer, da imamo v tisočih vrsticah zapisani števili v stolpcu A in B, ki ju želimo sešteti in vsoto izpisati v stolpec C. Postopek je jasen, seštej dve sosednji števili, in se ponavlja v vsaki vrstici. • Posodobitev izračunov ob spremembah vrednosti. Na primer, da se je dav- čna stopnja spremenila na 22,5%. Če smo pri izračunu končne cene izdelka uporabljali sklic na celico, v kateri je bila vrednost davčne stopnje, lahko zdaj vrednost popravimo, cene izdelkov v drugih celicah pa se bodo avtomatsko preračunale na novo vrednost. Poznamo dva načina naslavljanja celic, relativno in absolutno. Relativno naslavljanje V primeru relativnega naslavljanja se pri kopiranju formule v druge celice ohranjajo medsebojna razmerja celic (razdalje med njimi). Naj bo v celici H10 (Slika 25) zapisana formula =E6+E7. V formuli nastopata dva relativna naslova. Zapisano formulo v H10 si tako lahko predstavljamo kot navodilo: vrednosti v celici, ki je za tri mesta v levo in štiri mesta navzgor gor (E6), prištej vrednost, ki je v celici za tri mesta v levo in tri mesta navzgor (E7). Ko kopiramo vsebino celice H10 v neko drugo celico, v resnici kopiramo to navodilo. Na primer, če zapisano formulo kopiramo v celico znotraj stolpca H, se na novi lokaciji ustrezno za premik spremenijo vrstice. Če kopiramo vsebino H10 znotraj iste vrstice v drug stolpec, se v formuli spremenijo naslovi stolpcev. Posledično se, če kopiramo v novo celico, pri čemer se spremenita tako vrstica kot stolpec, prekopirana formula ustrezno spremeni v naslovu vrstice in stolpca. 52 RAČUNANJE V EXCELU 5 Slika 26: Spreminjanje relativnih naslovov v primeru kopiranja formule v druge celice Originalna formula je v celici H10. Formulo smo kopirali v ostale celice. Rezultati izračunov. Zapisane so spremembe, ki se pojavijo #VALUE! opozarja na napako pri kopiranju v izbrane celice formule. v podatkovnem tipu. Absolutno naslavljanje V nasprotju z relativnim naslavljanjem poznamo v Excelu tudi absolutni naslov, ki se ne prilagaja kopiranju. Pravimo tudi, da celico zaklenemo ali fiksiramo. To naredimo tako, da pred stolpec (črko naslova celice) ali vrstico (številko naslova celice) ali pred oba postavimo $ (+<4> ). Če na primer v formuli nastopa naslov $C$3, potem se ne glede na to, kam premaknemo/kopiramo formulo, tak naslov ne spremeni. Naslov $C3 se pri premiku formule levo ali desno v isti vrstici ne bo spremenil, saj ima zaklenjen stolpec, se pa bo sprememba zgodila v številki vrstice v trenutku, ko bomo formulo premaknili v drugo vrstico. Ravno nasprotno se dogaja v primeru naslova C$3. Premik navzgor ali navzdol znotraj med vrsticami ne bo spremenil vrstice, saj je vrstica zaklenjena, se pa spremeni stolpec takoj, ko premaknemo formulo v levo ali desno. Slika 27 prikazuje spremembe v zapisani formuli =$E6+E$7 v celici H10 v primeru kopiranj v različne celice. 53 RAČUNANJE V EXCELU 5 Slika 27: Absolutni naslovi v primeru kopiranja formule v druge celice Originalna formula je v celici H10. Rezultati izračunov. Absolutno smo naslovili (fiksirali) stolpec #VALUE! opozarja na napako v E prve celice in vrstico 7 druge celice. podatkovnem tipu. Formulo smo kopirali v ostale celice. Opazujte spremembe. Pri kopiranju med stolpci se ohranja stolpec prvega naslova, pri kopiranju med vrstcami pa se ohrani vrstica drugega naslova. NASVETI HITRE TINE Za absolutno naslavljanje celice si lahko pomagamo s funkcijsko tipko . Zapisana je formula =C3+C4. S kurzorjem kliknemo v naslov celice C3 (pred C, med C in 3 ali za 3). Lahko tudi označimo C3. V tem položaju uporabimo tipko , ki ciklično spreminja pozicijo $. Ko jo prvič pritisnemo, se pred C in 3 izpiše znak $. Naslednji pritisk tipke znak $ postavi le pred številko. Tretji pritisk znak $ postavi le pred črko. Četrti pritisk spremeni v zapis brez $, relativni naslov. Z vsakim naslednjim pritiskom na se cikel ponovi. 54 RAČUNANJE V EXCELU 5 PRIMER 04 Absolutno naslavljanje v formuli: poštevanka KAJ IN ZAKAJ: Učencem želimo pripraviti material za učenje, in sicer tabelo s poštevanko 20 x 20. V Excelovem delovnem zvezku pripravimo izračune zmnožkov, seveda ne s prepisovanjem števil. V vsaki celici tabele moramo imeti zmnožek števila iz prve vrstice in prvega stolpca. Tabela poštevanke naj bo spodnjega izgleda, seveda brez prikaza izračuna (Slika 28). Slika 28: Poštevanka 20 x 20 9ΎϴсϳϮ Delovni dokument: (nov Excelov zvezek) Rešitev: Poštevanka_R.xlsx Tabela 9: Navodila za absolutno naslavljanje v formuli na primeru poštevanke Opis koraka Obrazložitev dela 1. Odprimo nov Excelov dokument. Poimenujmo delovni Dvakrat kliknemo na ime delovnega lista List1 in vpiše- 2. list Poštevanka in ga mo Poštevanka. Potrdimo. Ponovno desno kliknemo na pobarvamo. samo ime delovnega lista in izberemo Barva zavihka ter poljubno modro barvo. 55 RAČUNANJE V EXCELU 5 V A1 vnesemo znak *, v B1 vnesemo 1 in na kartici Osnovno>Urejanje na gumbu izberemo V nizih…. Niz je linearen, polnimo v vrstico, vrednost Zapolnimo vrstico koraka je 1, vpišemo ustavitveno vrednost 20. 3. s števili od 1 do 20 – avtomatsko zapolnjevanje z nizi. Zapolnimo stolpec s V A2 vnesemo število 1, v A3 pa 2. 4. števili od 1 do 20 – av- Označimo obe celici. Postavimo se v desni spodnji kot tomatsko zapolnjevan- označenih celic. Ko se prikaže črni križ, ga primemo in je s črnim križem. vlečemo, dokler se ne izpiše 20. Prvo vrstico tabele Označimo celice A1:U1. Na kartici Osnovno>Slogi 5. oblikujmo s predpripravljenim izberemo in med ponujenimi izberemo slog Preveri slogom celice celico. Prvi stolpec tabele oblikujemo z enakim Označimo A1. Na kartici Osnovno>Odložišče 6. slogom kot prvo vrsti- izberemo . Nato s čopičem označimo celice od A2 co – uporabimo presli- do A21. Označen obseg dobi obliko celice A1. kovalnik oblik. 7. Obrobimo vse celice v Označimo celice B2:U21. Na kartici Osnovno>Pisava telesu poštevanke. izberemo . Celice dobijo črno obrobo. Označimo stolpce od A do U. V Osnovno>Celice izbe-8. Širina stolpcev od A do U naj bo 4. remo in v spustnem seznamu Širina stolpca, kjer vpišemo vrednost 4. V B2 vpišemo zmnožek = A2 * B1. Formulo kopiramo v desno. Opazimo, da izračuni niso pravilni. Pripravimo osnovno 9. formulo v B2 in Dvojni klik v celico D2 označi celice, s katerimi računa. izračunaj prvo vrstico. Zaradi kopiranja formule v desno so se naslovi stolpcev premaknili. 56 RAČUNANJE V EXCELU 5 Glede na ugotovljeno moramo fiksirati (absolutno na- sloviti) stolpec A, tako da formula ob kopiranju v desno Popravimo formulo, da vedno izbere prvo število iz stolpca A. V B2 popravimo 10. bodo izračuni v desno formulo tako, da dodamo $ pred A ter tako preprečimo pravilni. spreminjanje = $A2 * B1. Ponovno kopiramo v desno. Označimo B2 in kopiramo formulo (s črnim križem) po stolpcu navzdol. Izračuni so napačni. Dvoklik v B4 prikaže v barvah izpisano formulo. Na- mesto B1 se v formuli pojavi B3. Sprememba se je zgo- 11. Izračunajmo prvi dila zaradi relativnega naslova in premika formule. stolpec zmnožkov. Podobno kot v vrstici moramo tudi tu uporabiti ab- Popravimo formulo, da solutni naslov. Potrebno je fiksirati vrstico 1, da se ob 12. bodo izračuni navzdol kopiranju vrstica ne bo spremenila. Formulo v B2 po-pravilni. pravimo = $A2 * B$1. Ponovno kopiramo po stolpcu navzdol. 13. Zapolnimo še preostale Označimo celice B2:B21 in stolpec kopiramo s črnim celice z izračuni. križem desno do stolpca U. 14. Shranimo. Pomembno: Formulo vpišemo v prvo celico tabele tako, da bo kopiranje formule v ostale celice tabele brez popravkov izračunalo prave vrednosti. 57 RAČUNANJE V EXCELU 5 NASVETI HITRE TINE Formulo lahko potrdimo tudi tako, da označena celica ostane ista. Kadar računamo s formulami ali funkcijami in bomo vpisano formulo kopirali v sosednje celice, je ugodno, da ob potrditvi ni treba ponovno označevati celice, v katero smo pravkar vpisali formulo. To storimo tako, da ob vnosni vrstici kliknemo na kljukico. Križec ob vnosni vrstici pa prekliče vse spremembe, ki smo jih naredili pred potrditvijo. PRIMER 5 Razumevanje zapisanih formul: promet KAJ IN ZAKAJ: S spletne strani Ljubljanske borze smo pridobili podatke o prometu štirih zelo uspešnih podjetij v Sloveniji. Mesečni podatki o prometu so v stolpcih od C do F. Te vrednosti bomo označili s spremenljivko P , pri čemer s tem označimo promet P podjetja p na dan d. V celici p,d C9 je tako podatek o prometu podjetja NLB na dan 2. 10. 2023, P . V celicah NLB,2.10.2023 G9:G29 je seštevek prometa vseh štirih podjetij na izbran dan, ki ga označimo s spremenljivko S (skupni promet v dnevu). d Zanima nas: • Za koliko se je povečal oziroma zmanjšal promet podjetja glede na dan prej? • Kolikšen je delež prometa podjetja na izbrani datum glede na skupni promet v dnevu? Da bi odgovorili na zastavljeni vprašanji, bomo pripravili dve tabeli, kjer bomo izračunali: • Verižni indeks v prvi tabeli: VI = (P / P ) * 100 p,d b,m p,d-1 • Dnevni delež v drugi tabeli: DEL = P / S p,d b,d d Podatki so pridobljeni iz spletne strani Ljubljanske banke in sicer iz arhiva podatkov o Krka (Ljubljanska borza, 2023a), NLB (Ljubljanska borza, 2023b), Petrol (Ljubljanska borza, 2023c) in Telekom Slovenije (Ljubljanska borza, 2023d). Delovni dokument: Promet.xlsx Rešitev: Promet _R1.xlsx 58 RAČUNANJE V EXCELU 5 Tabela 10: Navodila za izračun verižnega indeksa in deležev Opis koraka Obrazložitev dela 1. Odpremo delovni dokument. Označimo C7:F29, kopiramo in s preslikovalnikom oblik Pripravimo prvo kliknemo v I7. 2. tabelo za izračun verižnih indeksov. V združeno celico I7 zapišemo naslov: Mesečni verižni indeks. Verižnega indeksa za prvi dan poslovanja v mesecu ok- tobru 2. 10. 2023 ne moremo izračunati, ker nimamo po- Izračunamo mesečni datka za predhodni dan. Zato izberemo I10 in vnesemo: verižni indeks. = C10/C9. Kopiramo formulo do I29 z opcijo Zapolni 3. Prikažemo ga v brez oblikovanja ter nato še do stolpca L z isto opcijo. odstotkih z dvema decimalkama. Označimo vse izračune (I10:L29). Uporabimo in za prikaz decimalnih mest še gumb ( Osnovno>Število ). Prekopiramo obseg B7:F29 v B31. 4. Pripravimo si drugo dodatno tabelo. V celico C31 zapišemo Delež glede na skupni dnevni promet. Postavimo se v C33 in vnesemo: = C9/G9. Kopiramo celico s črnim križem dol do C53. Preverimo izračun v zadnji celici. Izračun je pravilen. Nato označimo C33:C35 in kopiramo v desno do F. V stolpcu Krke se izpiše #DIV/0, kar predstavlja napako, medtem ko imata druga dva stolpca nepravilne izračune. Izračunajmo delež 5. glede na skupni mesečni promet. Napaka (deljenje z nič) in nepravilni izračuni so posledi- ca relativnih naslovov. V C33 popravimo formulo. Zaradi kopiranja v desno so se namreč stolpci premaknili. Skupna vrednost dneva 6. Popravimo zapisano pa je podatek, ki je vseskozi v stolpcu G. formulo. Zato v C33 vpišemo =C3/$G3. Ponovimo kopiranje brez oblikovanja. 59 RAČUNANJE V EXCELU 5 Izračunane deleže 7. prikažemo v odstotkih Označimo C33:F35 in izberemo ter ustrezno krat s 3 decimalnimi mesti. pritisnemo gumb ( Osnovno>Število ). 8. Shranimo. 5.6 Definirana imena V primeru velikih količin podatkov je formule in funkcije veliko lažje razumeti, jih vzdrževati ali ažurirati, če namesto naslovov celic nastopajo imena, ki imajo pomen. Poimenujemo lahko posamezne celice ali obsege. Ime lahko preprosto določimo tako, da označimo celice, za katere želimo določiti poimenovanje, in nato v naslovno polje (polje z naslovom celice) vpišemo želeno ime ter potrdimo. Poimenovano ime lahko uporabimo v formuli ali funkciji (Slika 29). Vendar pozor, poimenovane celice v izračunih predstavljajo absolutne naslove celic, torej se ob kopiranju na druga mesta ohranjajo. Slika 29: Poimenovanje obsega celic in uporaba v funkciji Ustvarimo definirano ime V obsegu podatkov merilnih postaj temperatur v Sloveniji poimenujemo podatke B2:B18 z januar. KORAK 1: Označimo obseg. KORAK 2: V naslovno polje vpišemo januar. KORAK 3: Vnos potrdimo z . Definirano ime uporabimo v funkciji Izračunamo povprečno temperaturo v januarju. Primer 1 V B19 smo izbrali vnos funkcije z gumbom Primer 2 V B19 smo začeli s tipkanjem vnosa. Ko začnemo z vnosom argumenta, za katerega poznamo poimenovanje, se nam ob vnosu j pojavi poimenovanje obsega v spustnem seznamu. Izberemo ga z dvoklikom. Zapisana formula v obeh primerih =AVERAGE(januar). 60 RAČUNANJE V EXCELU 5 Ustvarjeno ime je lahko dolgo do 255 znakov in se ravna po naslednjih pravilih: • prvi znak imena mora biti črka, podčrtaj (_) ali poševnica nazaj (\). Sledijo lahko črke, številke, pike in podčrtaji; • imena v obliki sklicev (naslovov celic) niso dovoljena (npr. A1 ni dovoljeno ime); • presledki niso dovoljeni; • v imenih Excel ne loči velikih in malih črk. Za delo z definiranimi imeni so na kartici Formule>Določena imena naslednji gumbi: • uporabimo za poimenovanje obsega. V pogovornem oknu po- leg imena in pripadajočega obsega celic določimo še obseg učinka, saj definirano ime lahko velja za celoten delovni zvezek ali pa samo za posamezen delovni list. Dodamo lahko opis poimenovanih celic v Pripomba. • je aktiven v primeru, ko imamo definirano vsaj eno ime. Prikaže seznam imen, ki jih lahko s klikom vstavimo v formulo. • omogoča učinkovito in hitro poimenovanje podatkov v stolpcih ali vrsticah z imeni, ki so enaka imenom stolpcev (prva vrstica) ali vrstic (prvi stolpec). • odpre pogovorno okno, s katerim upravljamo imena: pregledujemo, ažuriramo in brišemo. 61 RAČUNANJE V EXCELU 5 NASVETI HITRE TINE Poznam način, da začetni del obsega podatkov vseskozi ostane viden. Navadno so naši zasloni premajhni za pregled celotne vsebine velikih seznamov podatkov. To so seznami z velikim številom vrstic ali stolpcev, lahko pa tudi obojega, ki imajo v začetnih vrsticah ali stolpcih opise podatkov. Take sezname lahko lažje pregledujemo tako, da dele delovnega lista zamrznemo. To pomeni, da ob prehajanju v desno ali navzdol določen začetni del delovnega lista ostaja vseskozi viden na zaslonu. Če si v seznamu občin (datoteka občine.xlsx) želim, da bi ob pregledu podatkov vseskozi vedela, katero občino in kateri stolpec s podatki gledam, naredim naslednje. Postavim se v B2. Na kartici Ogled>Okno izberem ukaz . S premikanjem v desno se ob pomanjkanju prostora začetni stolpci pomaknejo v nam nevidni prostor. Odmrznem tako, da na kartici Ogled>Okno v spustnem seznamu na izberem Odmrzni podokna (ukaz je na voljo samo, če že obstaja zamrznitev). 62 RAČUNANJE V EXCELU 5 5.7 Delo z več delovnimi listi in funkcija za iskanje pripadajočih vrednosti: VLOOKUP Tipično se zgodi, da so želeni podatki locirani v različnih virih. Takrat na poseb-nem delovnem listu zberemo tiste podatke, ki jih želimo kasneje statistično obdelati. Oglejmo si primer preprostega shranjevanja študentskih podatkov. Na enem delovnem listu se hranijo kontaktni podatki študenta in njegov status, na drugem študentski rezultat opravljenih obveznosti, pristopov na izpit ter končna ocena prvega predmeta, nato sledijo podobni podatki za drugi predmet itd. Za vsakega študenta se na vseh omenjenih listih v začetnem stolpcu pojavi njegova ID številka, ki identifi-cira posamezen zapis v vrstici. Ob koncu študijskega leta v administraciji pripravijo pregled uspešnosti študentov. Za ta namen ustvarijo tabelo z ID številko študenta, njegovim imenom in priimkom, temu pa bodo sledili stolpci ocene posameznega predmeta. Najprej si pripravijo seznam vseh študentov in nato za vsako identifikacij-sko številko poiščejo ustrezne podatke na ustreznih delovnih listih. Seveda ne ročno. Excelova funkcija iskanja ustreznih pripadajočih podatkov je VLOOKUP (sintaksa Tabela 11, primer uporabe Slika 30). Tabela 11: Funkcija VLOOKUP Sintaksa funkcije Opis funkcije Poišče vrednost v skrajno levem stolpcu tabele in vrne vrednost iz stolpca, ki je naveden. Vrednost se nahaja v isti vrstici, kot je bila najdena iskana vrednost. Iskana_vrednost je tista, za katero iščemo podatek v tabeli (npr. koda, šifra, ime …). Matrika_tabele je obseg podatkov. Prvi stolpec označenega ob- =VLOOKUP(is- sega mora vsebovati iskano_vrednost, število označenih ostalih kana_vrednost; stolpcev je odvisno predvsem od stolpca, v katerem se nahaja is- matrika_tabele; kana vrednost. št_indeksa_stolp- Št_indeksa_stolpca je številka zaporednega stolpca v obsegu ca; obseg_iskana) podatkov, kjer se nahaja vrednost, ki jo iščemo. Obseg_iskana je logična vrednost, ki določa natančno ali približ- no ujemanje iskane vrednosti. Če je vrednost enaka TRUE (ekvi- valentno je tudi 1 ali prazno), potem iščemo približno ujemanje z iskano vrednostjo, pri čemer se predpostavi, da so vrednosti v prvem stolpcu urejene po velikosti. V primeru FALSE (ali 0) iščemo le natančno ujemanje. V primeru natančnega ujemanja se izpiše napaka #N/V, če iskane vrednosti v prvem stolpcu ni. 63 RAČUNANJE V EXCELU 5 Slika 30: Funkcija VLOOKUP po korakih Sestavljamo tabelo s podatki o občinah. V prvem stolpcu je zapisana ID številka občine. V tabeli, ki se nahaja na delovnem listu Občine, se nahajajo iskani podatki (občine.xlsx). KORAK 1: Postavimo se v prazno celico v B2 in začnemo vstavljati funkcijo iskanja. Vtipkamo = VLOOKUP in nato kliknemo , ki aktivira pogovorno okno za vnos argumentov funkcije Argumenti funkcije . KORAK 2: V vnosno polje Iskana_vrednost vnesemo prvo vrednost iskanja, torej A2, kjer je koda občine 001, za katero iščemo ime občine. Imena občin so v tabeli na drugem delovnem listu Občine. Kliknemo v polje Matrika_tabele ter nato s klikom 1 2 izberemo delovni list Občine, kjer označimo tabelo z vrednostmi A2:B214. Lahko bi označili še kak stolpec v desno, vendar pozor: prvi označeni stolpec je vedno tisti, v katerem so zapisane kode. Naslednji argument je številka stolpca, kjer se nahaja ime, ki ga bomo izpisali. Torej Št._indeksa_stolpca je 2. Obseg_iskana je 0 – iščemo točno vrednost in ne njen približek. Poskrbimo, da bo kopirana formula tudi za ostale ID izpisala prava imena. Absolutno naslovimo vrstice tabele. 64 RAČUNANJE V EXCELU 5 PRIMER 06 Uvoz podatkov iz več delovnih listov v skupno tabelo: Občine KAJ IN ZAKAJ: Podatki o občinah so pridobljeni iz spletne strani Statističnega urada Republike Slovenije in sicer o umrlih (SiStat, 2023b) in rojenih (SiStat, 2023c) ter o povprečnih bruto plačah v letu 2022 (SiStat, 2023e). Omenjeni podatki so obogate-ni s tabelo iz Wikipedije o splošni statistiki občin (Wikipedija, 2023). Pripravili bomo tabelo na novem delovnem listu, ki bo zbirno predstavila izbrane podatke. Delovni dokumenti: Občine.xlsx Rešitev: Občine_R.xlsx Tabela 12: Navodila za uvoz podatkov iz več delovnih listov na primeru Občine2022 Opis koraka Obrazložitev dela Delovni list RAW občina-pokrajina-regija vsebuje 212 občin v Sloveniji z nekaj značilnostmi. Odprimo delovni Delovni list RAW Občine - rojstva MŽ 2022 vsebuje podatke o rojstvih v občinah glede na spol v letu 2022. 1. dokument in pregledamo Delovni list RAW Občine - umrljivost MŽ 2022 vsebuje podatke dane podatke. o umrljivosti v občinah glede na spol v letu 2022. Delovni list RAW Bruto plača 12M-2022 vsebuje podatke o povprečni bruto plači v določeni regiji v letu 2022. Za lažje pregledovanje Na delovnem listu RAW občina-pokrajina-regija se postavimo 2. vsebine tabele zamrznimo v B2. Izberemo ( Ogled>Okno ) in opcijo prvo vrstico in Zamrzni podokna. prvi stolpec. Nov delovni list ustvarimo pred vsemi že obstoječimi in ga poi- menujemo IZBRANI PODATKI. Ustvarimo nov Na tem delovnem listu pripravimo imena stolpcev: Občina, 3. delovni list, kjer pripravimo novo Pokrajina, Statistična regija, Rojeni M, Rojene Ž, Umrli M, Umrle tabelo. Ž, površina km2, preb./km2, Bruto dohodek Prve tri stolpce zapolnimo s kopiranjem treh stolpcev (A, G, H) iz delovnega lista RAW občina-pokrajina-regija. 65 RAČUNANJE V EXCELU 5 V stolpec D moramo vpisati podatke o umrljivosti moških v občini. Uporabimo VLOOKUP za uvoz podatkov o umrljivosti moških v posamezni občini z lista RAW Občine - umrljivost MŽ 2022. Kliknemo v D2, kjer vpišemo =VLOOKUP( ter s klikom na ob vnosni vrstici odpremo pogovorno okno Argumenti funkcije . Vrednost na drugem delovnem listu iščemo z imenom občine, ki se nahaja v A2. V primeru tabele, kjer se nahajajo iskani po- datki o umrljivosti, moramo uporabiti absolutni naslov. Podatki o umrlih moških so zapisani v stolpcu 2 označenega obsega podatkov. Ker iščemo podatek za posamezno občino, je zadnji argument false oz. 0. Dopolnimo tabelo s podatki 4. o umrlih moških in ženskah v občinah. Po potrditvi vnesenih vrednosti v vnosna polja je v celici D2 funkcija =VLOOKUP(A2;‘RAW Občine - umrljivost MŽ 2022‘!B$5:D$216;2;0) Zapolnimo še ostale celice stolpca D. Podobno pripravimo še VLOOKUP za uvoz podatkov o umrlji- vosti žensk v posamezni občini. Spremenimo le številko stolpca. Rešitev v E2 je: =VLOOKUP(A2;’RAW Občine - umrljivost MŽ 2022’!B$5:D$216;3;0) Dopolnimo Zgledujemo se po prejšnjem koraku. tabelo s podatki Funkcija za podatke o živorojenih dečkih v F2 se glasi 5. o živorojenih dečkih in =VLOOKUP(A2;‘RAW Občine - rojstva MŽ 2022‘!B$5:D$216;2;0) deklicah v Funkcija za pridobitev podatkov o živorojenih deklicah v G2: občinah. =VLOOKUP(A2;’RAW Občine - rojstva MŽ 2022’!B$5:D$216;3;0) 66 RAČUNANJE V EXCELU 5 Dopolnimo Ponovno uporabimo VLOOKUP. tabelo s podatki V celico H2 vnesemo 6. o površini občine ter =VLOOKUP(A2;‘RAW občina-pokrajina-regija‘!A$2:C$213;3;0) o gostoti in v I2 prebivalstva. =VLOOKUP(A2;’RAW občina-pokrajina-regija’!A$2:D$213;4;0) Na delovnem listu RAW Bruto plača 12M-2022 so podatki o povprečni mesečni plači v letu 2022 (v decembru). Vendar so zneski povprečne bruto plače zapisani z decimalno piko, kar Excel obravnava kot besedilo. Pripravimo si zapis z decimalno vejico. V stolpec D prepišemo znesek z decimalno vejico s pomočjo polnjenja nizov . Postavimo se v D2 ter v spustnem sezna- mu gumba izberemo ukaz Bliskovita zapolnitev. Dopolnimo 7. tabelo s podatki o bruto plači. V J2 vpišemo funkcijo, ki izpiše bruto plačo občine: =VLOOKUP(A2;’RAW bruto plača po občinah’!B$5:D$216;3;0) Samodejno 8. razširimo Na delovnem listu IZBRANI PODATKI označimo stolpce od A do stolpce. J ter dvokliknemo na poljuben medprostor imen stolpcev. 9. Odmrznemo Izberemo delovni list RAW občina-pokrajina-regija, nato pa podokna. ( Ogled>Okno ) in ukaz Odmrzni podokna. 10. Shranimo. 67 RAČUNANJE V EXCELU 5 ZAPISKI NEGOTOVEGA NEJCA Excel nam namesto izračuna lahko vrne posebno sporočilo, kjer sporoča problem, zaradi katerega ne more opraviti izračuna. Sporočilo o napaki Kaj pomeni? #DEL/0! (#DIV/0!) Delimo z 0, kar ni skladno z matematičnimi pravili. V formuli se sklicujemo na celice, ki so bile #SKLIC! (#REF!) odstranjene. #VREDN! (#VALUE!) Uporabljen je napačen podatkovni tip argumenta. #IME? (#NAME?) Uporabljeno je ime funkcije, ki ne obstaja. Napaka, ki se pojavi pri iskanju vrednosti, ki jo #N/A funkcija VLOOKUP ne najde med navedenim obsegom. 5.8 Funkcije iz skupine Logika: IF, AND, OR in NOT Pogosto problemi zahtevajo različno rešitev, glede na to, kakšno je začetno stanje. Na primer, da imamo v stolpcu izpisana števila in v stolpec poleg števila želimo zapisati, ali je število večje oz. enako 0 ali manjše od 0. Postopek, ki ga mora funkcija opraviti, je: (1) preveri, ali je število večje od 0 (ŠTEVILO > 0); (2) če je večje od 0, potem iz-piši VEČJE; (3) če je število manjše ali enako 0, izpiši MANJŠE. Funkcija mora torej preveriti pogoj in se odločiti na podlagi ovrednotenega pogoja, kaj bo izpisala. Funkcija, ki omogoča izvedbo dveh različnih dejanj v isti celici glede na zastavljeni pogoj, je IF. Pogoj, ki se preveri, ali je izpolnjen ali ne, je zapisan z matematičnim izrazom, ki ga je mogoče ovrednotiti kot velja (TRUE) ali ne velja (FALSE). Običajno je zapisan v obliki logičnega izraza, v katerem nastopajo operatorji primerjanja (=, <, >, <=, >=, <>). Pogosto pa pogoje sestavimo s pomočjo funkcij AND, OR in NOT, ki predstavljajo v prvem primeru zahtevanje več pogojev hkrati in v drugem primeru le enega od naštetih pogojev (sintaksa Tabela 13, primer Slika 31). 68 RAČUNANJE V EXCELU 5 Tabela 13: Funkcije IF, OR in AND Sintaksa funkcije Opis funkcije Preveri, ali je pogoj resničen, in glede na ta rezul- tat izvede prvo, ko se pogoj ovrednoti kot TRUE (vrednost_če_je_true), ali drugo, ko se pogoj ovrednoti kot FALSE (vrednost_če_je_false), de- janje. Prvi argument mora imeti logičen rezultat. =IF(logični_test;vrednost_če_je_ Druga dva argumenta funkcije sta lahko število, true; vrednost_če_je_false) znakovni niz (pišemo v narekovajih), koordinata celice ali rezultat druge funkcije. Lahko pa je tudi prazno. Primer: =IF(A2>5;"pozitivna ocena";"negativ- na ocena") Vrne vrednost TRUE, če je vsaj eden izmed zapi- =OR(logično1; logično2; sanih logičnih pogojev izpolnjen. [logično3]...) Primer: =OR(A2=5;A2=10) preveri, če je v celici vrednost enaka 5 ali 10. Vrne vrednost TRUE, če so vsi logični pogoji iz- =AND(logično1; logično2; polnjeni. [logično3]...) Primer: =AND(A2>5;A2<10) preveri, če je v celici A2 število, ki ima vrednost med 5 in 10. Negira logični pogoj tako, da spremeni vrednost TRUE v FALSE in obratno. =NOT(logično) Primer: =NOT(A2=B2) preveri različnost sosed- njih celic. 69 RAČUNANJE V EXCELU 5 Slika 31: Primer uporabe funkcije IF Naloga: V stolpec D vpišemo VEČJE, če je število v sosednji celici stolpca C večje od 0, sicer pa MANJŠE. &ƵŶŬĐŝũŽďŽŵŽnjĂƉŝƐĂůŝƐƉŽŵŽēũŽƉŽŐŽǀŽƌŶĞŐĂ ŽŬŶĂnjĂǀŶŽƐĂƌŐƵŵĞŶƚŽǀ Argumenti funkcije . Kliknemo v D2 ŝŶŶĂƚŽŶĂŐƵŵďnjĂǀƐƚĂǀůũĂŶũĞĨƵŶŬĐŝũĞ . Logični_test mora primerjati vrednost v celici C2 z 0. V primeru, ko je pogoj resničen, se mora izpisati VEČJE. V drugi argument vtipkamo besedo. Ko kliknemo v polje tretjega argumenta, se besedi pojavijo še narekovaji. POZOR: Če se funkcija ne vnaša prek pogovornega okna, potem moramo te narekovaje vtipkati ( +<2> ). 5.9 Osnovne statistične funkcije za podatke, omejene s pogojem: COUNTIF, SUMIF in AVERAGEIF Nemalokrat moramo izdelati osnovne statistike podatkov na skupinah podatkov znotraj skupnega nabora. Predpostavimo, da imamo seznam študentov, ki so op-ravljali izpit. Poleg imen smo v seznamu dopisali A, če je študent redno vpisan (aktivni) oziroma P, če je pavzer. Zanima nas, koliko pavzerjev je bilo na izpitu. Postopek, ki mu mora funkcija slediti, je v prvem koraku preveriti, ali je v celici poleg imena zapisana ustrezna oznaka pavzerja ( P) in hkrati P-je šteti. Funkcija, ki reši opisan problem, je COUNTIF. Kaj pa, če nas zanima povprečno število doseženih točk aktivnih študentov in povprečno število doseženih točk pavzerjev? Tu nam pomaga funkcija AVERAGEIF (sintaksa Tabela 14, primer Slika 32). 70 RAČUNANJE V EXCELU 5 Tabela 14: Funkcije COUNTIF, SUMIF, AVERAGEIF Sintaksa funkcije Opis funkcije V celicah iz obsega prešteje, koliko celic ustreza pogo-ju. Pogoj je zapisan v obliki števila, izraza, sklica na celico =COUNTIF(obseg;pogoj) ali besedila. Rezultat je število celic, ki ustreza pogoju. Primer: =COUNTIF(A10:A200;">50") prešteje, koliko celic v obsegu ima vrednost večjo od 50. Funkcija sešteje ustrezne vrednosti. Prvi argument ob- seg določa obseg celic, v katerem se preveri, ali celica ustreza zapisanemu pogoju. Če je pogoj TRUE, potem se v priležni vrstici v obsegu_seštevanja vrednost prišteje =SUMIF(obseg;pogoj; v skupno vsoto. Če tretji argument izpustimo, funkcija sešteva vrednosti celic znotraj navedenega obsega. [obseg_seštevanja]) Pogoj je lahko zapisan v obliki števila, izraza ali besedila. Rezultat je število. Primer: =SUMIF(A1:A200;"sadje";B1:B200) izračuna vsoto cen (stolpec B) vseh tistih artiklov, ki imajo v stolp- cu A zapisan iskan pogoj , ki je sadje. Prvi argument obseg določa obseg celic, v katerem se preveri, ali celica ustreza zapisanemu pogoju. Če je po- goj TRUE, potem se v priležni vrstici v obsegu_za_pov- prečje vrednost prišteje v skupno vsoto. Če tretji argu- =AVERAGEIF(obseg; ment izpustimo, funkcija sešteva vrednosti celic znotraj pogoj;[obseg_za_ prvega obsega. Pogoj je lahko zapisan v obliki števila, povprečje]) izraza ali besedila. Rezultat je število. Primer: =SUMIF(A1:A200;"sadje";B1:B200) izračuna povprečno ceno (stolpec B) vseh tistih artiklov, ki imajo v stolpcu A zapisano besedo sadje. Spomnimo se, da nize znakov zapisujemo znotraj dvojnih narekovajev. 71 RAČUNANJE V EXCELU 5 Slika 32: Primer uporabe funkcij COUNTIF in AVERAGEIF NALOGA: Opraviti želimo kratko statistiko opravljenega izpita, ločeno za aktivne študente in za pavzerje. Prešteli bomo, koliko aktivnih študentov in koliko pavzerjev je pisalo izpit in kolikšno je bilo povprečje doseženih točk v obeh skupinah. KORAK 1: V H2 preštejemo število aktivnih študentov. Ustrezna funkcija je COUNTIF. Prešteti moramo, kolikokrat je zapisan A v stolpcu C. Podobno preštejemo šte- vilo P. Funkcijo zapišemo univerzalno, da jo lahko kopiramo tudi v H3. KORAK 2: V I2 izračunamo povprečno število točk aktivnih študentov. Ustrezna funkcija je AVERAGEIF. V stolpcu C moramo preveriti, ali je v celici zapisan A. Če je, potem je število v stolpcu D ustrezno za izračun povpre- čja. Podobno izračunamo še za pavzer- je. Funkcijo zapišemo univerzalno, da jo lahko kopiramo tudi v I3. V obeh primerih smo uporabili absolutne naslove. Razmislite, zakaj so potrebni ravno na zapisanih mestih. 72 RAČUNANJE V EXCELU 5 PRIMER 07 Skupine in pogojno računanje: analiza po regijah KAJ IN ZAKAJ: Pred nami je seznam občin z različnimi podatki, med drugim je tudi podatek, v katero statistično regijo sodi občina. Naša naloga je pripraviti poročilo za statistične regije. Nadaljujemo z dopolnjevanjem in analizo podatkov iz tabele, ki smo jo pripravili v sklopu Primera 06. Delovni dokumenti: Regije.xlsx Rešitev: Regije_R.xlsx Tabela 15: Navodila za uporabo osnovnih statističnih funkcij na skupinah podatkov: Analiza statističnih regij Opis koraka Obrazložitev dela Odpremo 1. delovni Odpremo dokument in ustvarimo nov delovni list z imenom dokument. analiza regij. Stolpci s podatki naj bodo poimenovani z imenom v prvi vrstici stolpca. Na delovnem listu IZBRANI PODATKI označimo celice A1:L213. Na kartici Formule>Določena imena izberemo gumb . V pogovornem oknu Ustvari imena iz izbire obkljukamo Pripravimo samo prvo izbiro. definirana imena za 2. stolpce na delovnem listu IZBRANI PODATKI. Preverimo, kaj smo ustvarili. Na kartici Formule>Določena imena z gumbom prikažemo se- znam vseh definiranih imen. Podobno lahko ustvarjena imena preverimo tudi v spustnem seznamu v naslovnem polju. 73 RAČUNANJE V EXCELU 5 Na delovnem listu IZBRANI PODATKI je v stolpcu C podatek o statistični regiji občine. Označimo celice C1:C213 in jih prekopiramo na list analiza regij v celico A1. V prilepljenih celicah odstranimo vse podvojene vrednosti, tako da dobimo izpisana imena vseh regij le enkrat. Pripravimo Še vedno z označenimi prilepljenimi celicami na kartici seznam Podatki>Podatkovna orodja izberemo ukaz za 3. vseh regij – odstranjevanje dvojnikov . Pojavi se pogovorno okno, kjer odstranjevanje dvojnikov preverimo, ali se zapisano sklada z našim ciljnim izpisom, in potrdimo. Kot izpiše Excel, smo dobili 12 enoličnih vrednosti (imen regij). Na delovnem listu analiza regij pripravimo naslove stolpcev (B1:D1): št. občin, skupna površina, povprečna bruto plača. Samodejno razširimo stolpce. V B2 in vtipkajmo =COUNTIF( in kliknemo na (levo od vnosne vrstice). V pogovornem oknu Argumenti funkcije vpi- šemo argumenta. Obseg, v katerem bomo prešteli, kolikokrat se pojavi ime določene regije, se nahaja na listu IZBRANI PODATKI v obsegu celic C2:C213. Uporabili bomo njihovo definirano ime Statistična_regija. Pogoj je v prvem primeru ime statistične Preštejemo, regije v A2. 4. koliko je občin Pozor: Statistična_regija=$C$2:$C$213. v vsaki regiji. Končna formula: =COUNTIF(Statistična_regija;A2) Sešteti moramo vse površine občin iz dane statistične regije. Izračunamo V C2 vtipkamo =SUMIF( in kliknemo na gumb . Odpre se po- 5. površino govorno okno Argumenti funkcije . Pogoj, statistična regija, statistične za katero računamo površino, se nahaja v A2. Pogoj bomo pre- regije. verili v seznamu statističnih regij. V primeru, da je regija prava, bomo ustrezno površino sešteli (stolpec površina_km2). 74 RAČUNANJE V EXCELU 5 Končna formula: =SUMIF(Statistična_regija;A2;površina_km2) Izračunati moramo povprečje bruto plač vseh občin v regiji. V D2 vtipkamo =AVERAGEIF( in kliknemo na gumb . Odpre se pogovorno okno Argumenti funkcije . Pogoj, statistična Izračunamo regija, za katero računamo povprečno plačo, se nahaja v A2. povprečno Pogoj bomo preverili v seznamu statističnih regij. V primeru, da bruto plačo v je regija prava, bomo ustrezno vrednost upoštevali v izračunu regiji. povprečja (stolpec Povprečna_bruto_plača). Izračun naj bo 6. na 2 decimalni mesti natančen, prikažite pa 4 decimalna mesta. Ker potrebujemo račun zaokrožitve, dodamo še funkcijo ROUND. =ROUND(AVERAGEIF(Statistična_regija;A2;Povprečna_ bruto_plača);2) Na delovnem listu IZBRANI PODATKI občine razdelimo po veli- kosti . Mala občina je tista, ki ima manj kot 4500 km2 površine, Glede na velike so tiste z več kot 3400 km2 površine in ostale so srednje. kriterij Med stolpca H in I vrinemo nov stolpec z imenom M/S/V občina. razdelimo Z enim IF stavkom ne moremo razdeliti občin v tri skupine. 7. občine v male, srednje in Pripraviti moramo razdelitev v 2 korakih. V prvem koraku bomo velike občine – določili, ali je občina mala ali ne. In če ni mala, bomo v drugem vgnezdeni IF koraku postavili vprašanje, ali je velika. Pripravimo vgnezdeni IF stavek. stavek. V prvem koraku se funkcija glasi: =IF(H2<4500;“MALA“;“srednja ali velika“) 75 RAČUNANJE V EXCELU 5 V drugem koraku dodamo IF v tretji argument, saj moramo občine razdeliti še na velike in srednje: =IF(H2<4500;”MALA”;IF(H2>34000;”VELIKA”;”srednja”)) Na delovnem listu IZBRANI PODATKI izdelamo manjšo tabelo, v kateri bomo prešteli, koliko malih, srednjih in velikih občin je v Sloveniji. V N5 vpišemo MALA, v N6 SREDNJA in v N7 VELIKA. V O4 vpišemo št. občin v Sloveniji. Izdelamo V O5 zapišemo funkcijo, ki prešteje male občine, in jo dopolni- statistiko, mo z $, da bo kopiranje formule navzdol preštelo še srednje in 8. koliko je občin velike občine. Vtipkamo =COUNTIF(. Kliknimo na gumb za po skupinah vnos funkcije. V pogovornem oknu Argumenti funkcije vne- glede na semo argumenta. Prvi argument določa obseg celic, kjer bomo velikost občine. preštevali, drugi pa pogoj, ki določa, kaj bomo prešteli: =COUNTIF(I$2:I$213;N5) Na delovnem listu IZBRANI PODATKI vstavimo nov stolpec med Ali velja za oba G in H, ki ga poimenujemo Rojenih je premalo moških IN prema-spola, da je lo žensk. Preveriti želimo, ali veljata oba pogoja hkrati. Prvi trdi, število rojstev da je število rojstev žensk v občini večje od števila smrti, drugi 9. večje od števila pa, da je število rojstev moških v občini večje od števila smrti. smrti? V H2 vtipkajmo =AND( in kliknemo na gumb . Odpre se po- Uporabimo govorno okno Argumenti funkcije . Vsak pogoj (razlika večja AND. od 0) je svoj argument. Oba morata biti resnična, da je vrednost funkcije TRUE. 76 RAČUNANJE V EXCELU 5 Potrdimo in kopiramo. V celicah se izpiše TRUE oz. FALSE. Na delovnem listu IZBRANI PODATKI vstavimo nov stolpec pred Ali velja, da je I, ki ga poimenujemo Rojenih je premalo moških ALI premalo vsaj pri enem žensk. Sprašujemo se, ali drži vsaj eden od pogojev. Prvi pravi, od spolov da je število smrti žensk v občini večje od števila rojstev, drugi število smrti pa, da je število smrti moških v občini večje od števila rojstev. 10. večje od števila V I2 vtipkamo =OR( in kliknemo na gumb . Odpre se pogo-rojstev? vorno okno Argumenti funkcije . Vsak pogoj (razlika večja od Uporabimo 0) je svoj argument. Vsaj en mora biti resničen, da je vrednost OR funkcije TRUE. Potrdimo in kopiramo. V celicah se izpiše TRUE oz. FALSE. 11. Shranimo. 77 VIZUALIZACIJA PODATKOV 6 Prav gotovo ste že slišali, da » slika pove več kot tisoč besed«. In tudi pri predstavitvi podatkov velja enako. Z grafičnimi prikazi lažje dojemamo povezave in zakonitosti med podatki (običajno velikimi količinami) kot le z zapisanimi vrednostmi v seznamih oz. tabelah. V Excelu lahko v seznamih podatkov ali tabelah za vizualizacijo le-teh uporabimo različne funkcionalnosti, od razvrščanja, ki podatke razvrsti po določenih kriterijih, do filtracije oz. prikaza le določenih vrstic, ki ustrezajo izbranim kriterijem, pa vse do različnih grafičnih oblikovanj podatkov glede na zapisano vsebino v celici, ki jih poznamo pod pojmom pogojno oblikovanje. Grafikoni predstavljajo v Excelu močno orodje za vizualizacijo. Na voljo je veliko različnih skupin grafikonov, ki nudijo mnogo različic in dodatnih oblikovanj po lastni izbiri. Grafikoni niso le »lepa slika« v poročilu, ampak nam tudi pomagajo pri analizi in razumevanju podatkov. Razlikujemo med seznamom podatkov in tabelo Za skupine podatkov običajno uporabljamo kar besedo tabela. Na tem mestu moramo poudariti, da se v programu Excel loči med seznamom podatkov in tabelo. V primeru podatkov v naših nalogah v večini slonimo le na seznamih podatkov. Če želimo nekemu seznamu podatkov dodati lastnost tabele, označimo podatke in na kartici Vstavljanje>Tabele z gumbom podatke organiziramo v tabelo. V pogovornem oknu, ki se pojavi, moramo le določiti, ali imajo naši podatki glavo (imena stolpcev) ali ne. Prva sprememba se pokaže takoj, saj se podatki oblikujejo s privze-tim slogom tabele, ki ima v celicah glave vgrajene spustne menije in omogočajo hiter dostop do ukazov razvrščanja in filtriranja. V primeru, da naša tabela nima glave, se nad podatki pojavi izpisana glava s poimenovanjem posameznega stolpca kar Stol-pec1, Stolpec2 itd., ki pa jih lahko kasneje tudi spremenimo. Excel pa ima na voljo nekaj orodij in funkcionalnosti, ki delo s tabelami še poenostavijo, npr. dodajanje vrstice s skupno vsoto, grafikon, narejen iz podatkov tabele, se osveži, če npr. dodamo nove podatke, uporabimo lahko novo kontekstno kartico Orodja za tabele z orodji za oblikovanje in upravljanje tabele, glava tabele je ves čas vidna (zamrznjena), vsebuje preračunavanje stolpcev, omogočeno je odstranjevanje podvojenih vrednosti, formule lahko uporabljajo imena stolpcev in vrstic ipd. Druga pot do tabele je prek gumba , skupina Osnovno>Slogi , kjer lahko izbiramo med različnimi oblikovanji tabele. 78 VIZUALIZACIJA PODATKOV 6 Tabela ima v spodnjem desnem kotu majhen »zaznamek«. Če z miško premaknemo to mesto, se bo tabela ustrezno zmanjšala ali povečala za označene celice. Če želimo dodati vrstico v tabeli, se postavimo v zadnjo celico in pritisnemo tipko . Tabelo lahko pretvorimo nazaj v običajen seznam podatkov tako, da označimo vsaj eno celico in na kartici Načrt tabele>Orodja izberemo . Pri tem pa se obdržijo polnilo in obrobe celic. 6.1 Pogojno oblikovanje celic Kot že samo ime pove, pogojno oblikovanje oblikuje obseg izbranih celic glede na želeni pogoj. Recimo, da imamo v stolpcu zapisana pozitivna in negativna števila in želimo, da imajo celice z negativno vrednostjo modro polnilo, tiste z vrednostjo večjo od 0 pa rumeno. Namesto da bi zaporedno pregledali vsako celico in ročno ustrezno senčili, lahko to opravimo s pogojnim oblikovanjem, ki je na voljo na kartici Osnovno>Slogi na gumbu , kjer imamo več možnosti izbire pogojev/kriterijev oblikovanja (Slika 33). Prednost pogojnega oblikovanja je v tem, da se ob spremembi vrednosti v celici samodejno spremeni tudi oblikovanje, skladno z našimi postavljenimi pravili oblikovanja. Slika 33: Pogojno oblikovanje Za številske podatke nastavimo pogoj za vrednosti večje oz. manjše, enako za številske in besedilne podatke, za besedilo pa še, ali vsebuje določene znake ter še dodatne pogoje glede datuma in preverjanja podvojenih vrednosti. Pogoje nastavimo glede na zgornje/spodnje vred- nosti, ki jih omejimo številčno (npr. najboljši 3) ali odstotno (npr. 5 % najvišjih vrednosti). Nastavimo lahko tudi pogoj za nadpovprečne ali pod- povprečne vrednosti znotraj označenega obsega celic. Glede na vrednosti v označenih celicah oblikujemo različne barvne odtenke/kombinacije ali ikonske sličice v celicah. Novo pravilo pogojnega oblikovanja lahko oblikujemo prek pogovornega okna, kjer izbiramo med različnimi opcijami. Počisti pravila obstoječa pravila ukine (počisti) glede na izbor obsega (izbranih celic, celotnega lista, tabele). Ukaz Upravljaj pravila… odpre pogovorno okno Upravitelj pravil pogojnega oblikovanja in omogo- ča urejanje in popravljanje obstoječih pravil, dodajanje novih ali brisanje obstoječih. 79 VIZUALIZACIJA PODATKOV 6 PRIMER 08 Pogojno oblikovanje: naravni prirast v občinah KAJ IN ZAKAJ: Pred nami je seznam občin v Sloveniji s podatki o številu rojstev in smrti v letu 2022 (SiStat, 2023a). Poiskati moramo zgornjih 20 % občin z največjim številom živorojenih na 1000 prebivalcev. Ker sam pregled številčnih podatkov ne pove veliko, z uporabo pogojnega oblikovanja prikažemo vrednost ustreznih celic z zelenim polnilom s temno zelenim besedilom. Prav tako nas zanima, v katerih občinah je število smrti nad povprečjem. Vrednosti bomo izpisali krepko in rdeče. V zadnjem stolpcu so številke naravnega prirasta. Z barvnimi merili prikažemo po-zitivne vrednosti (zeleni odtenki: od temnejšega z največjimi vrednostmi do svetlej- šega z manjšimi) in negativne (rdeči odtenki: od svetlejšega z večjimi vrednostmi do temnejšega z najmanjšo vrednostjo). Z ikonami še označimo vrednosti živorojenih na 1000 prebivalcev. Največjih 10 % vrednosti naj ima zeleno piko, 10 % najmanjših vrednosti rdečo, vse ostale vrednosti pa naj imajo izrisano rumeno piko. Delovna datoteka: Prirast.xlsx Rešitev: Prirast_R1.xlsx Tabela 16: Navodilo za pogojno oblikovanje celic # Opis koraka Postopek reševanja Označimo obseg podatkov v stolpcu Živorojeni na 1000 prebi- valcev (B5:B216) in s klikom na gumb ( Osnovno>Slogi ) izberemo iz padajočega menija ukaz Pravila za zgornje/spodnje Označimo vrednosti>Zgornjih 10 %. V pogovornem oknu Zgornjih 10 % obseg nastavimo vrednost 20 % in izberemo ustrezno oblikovanje. 1. podatkov za oblikovanje zgornjih 20 % vrednosti. 80 VIZUALIZACIJA PODATKOV 6 Označimo obseg podatkov v stolpcu Umrli na 1000 prebivalcev (C5:C216) in izberemo Pravila za zgornje/spodnje vrednosti>Nad povprečjem… Ker v ponujenih oblikovanjih ni ustreznega, izberemo Oblikovanje po meri … ter v ponujenem pogovornem oknu Oblikuj celice>Pisava oblikujemo krepko in rdečo pisavo. Označimo obseg 2. podatkov za oblikovanje vrednosti nad povprečjem. Označimo obseg podatkov v stolpcu Naravni prirast na 1000 pre- bivalcev (D5:D216) in izberemo Pogojno oblikovanje>Barvna merila. Označimo Med možnostmi izberemo tretjo v prvi vrsti ( zeleno-belo-rdeče). obseg podatkov za 3. oblikovanje vrednosti z barvnimi merili. 81 VIZUALIZACIJA PODATKOV 6 Še vedno na označenem stolpcu (D5:D216) izberemo Pogojno oblikovanje>Upravljaj pravila … Pogovorno okno ponudi seznam pravil, ki so uveljavljena na označenem obsegu celic. Označene Označimo želeno pravilo v izpisanem seznamu ter izberemo celice urejanje pravila. 4. obarvajmo po vnaprej določenem pravilu. Novo pogovorno okno ponudi vse oblike pogojnega oblikova- nja, glede na izbrano pravilo pa se v spodnjem delu prikažejo parametri nastavitve. Popravimo tako, da je srednja vrednost število 0, kar pomeni, da bodo celice z vrednostjo 0 bele. 5. Popravimo oblikovanje. 82 VIZUALIZACIJA PODATKOV 6 Označimo obseg podatkov v stolpcu Živorojeni na 1000 prebi- valcev (B5:B216) in v Pogojnem oblikovanju izberemo Nabori ikon ter med ponujenimi oblikami obarvane krogce. Podobno kot v primeru barvnih meril (3. korak) se tudi tu krogci samodejno izrišejo po vnaprej določenem pravilu. Označimo obseg podatkov za 6. oblikovanje vrednosti z barvnimi ikonami. Postopamo enako kot v 4. koraku. Izberemo Pogojno oblikovanje>Upravljaj pravila … V pogo- vornem oknu sta prikazani obe pravili pogojnega oblikovanja. Označeno naj bo pravilo Nabor ikon ter izberemo urejanje pra- vila. Uredimo pravilo. Popravimo 7. pravilo za izrisane ikone. Zgornjih 10 % pomeni, da morajo biti podatki v zgornjih 90-tih delih podatkov. Podobno za spodnjih 10 %. Percentil predstavlja 100. delež podatkov. 83 VIZUALIZACIJA PODATKOV 6 6.2 Razvrščanje podatkov Pri analizi podatkov pogosto želimo preglednost oziroma predogled le nekaterih. Razvrščanje seznam podatkov razvrsti po izbranem kriteriju tako, da z njimi lažje upravljamo, npr. študente razvrstimo po abecednem redu ali pa padajoče glede na končno oceno. Orodja za razvrščanje najdemo na kartici Osnovno>Urejanje , na gumbu . Iz- biramo lahko med tremi razvrščanji, v naraščajočem oz. padajočem vrstnem redu ter razvrščanje po meri, kjer sami določimo pravila razvrščanja (Slika 34). Razišči, po katerih vrednostih razvrščamo v primeru, ko izberemo enega od prvih dveh ukazov s seznama. Slika 34: Orodje za razvrščanje in filtriranje podatkov Ko imamo podatke zbrane v seznamu (torej nimamo tabele), moramo biti pozorni, da razvrščamo celotne vrstice in ne le podatkov v enem stolpcu. V primeru, ko imamo aktivno eno samo celico znotraj seznama podatkov in kliknemo na gumb in izberemo , se označijo vse priležne neprazne celice ter odpre pogovorno okno Razvrsti za nastavitve razvrščanja (Slika 35). Prvi trije gumbi so namenjeni urejanju ravni razvrščanja. Excel samodejno na osnovi tipa podatkov (besedilo, številka) zazna, ali ima seznam podatkov glavo, torej zapisano prvo vrstico z opisi stolpcev, vendar je priporočeno to preveriti. V primeru glave se naslovi posameznih stolpcev pojavijo v spustnem seznamu Razvrsti po, drugače so tu zapisana imena Stolpec A, Stolpec B ... Tu izberemo stolpec, po katerem želimo razvrstitev, nato določimo kriterij razvrščanja (možne izbire: Vrednosti celic, Barva celice, Barva pisave, Ikona pogojnega oblikovanja) in vrstni red (možnosti: Od A do Ž, Od Ž do A, Seznam po meri). Dodamo lahko drugo raven, , ki določa naslednji podkriterij razvrščanja. Gumb omogoča spremembo smeri razvrščanja iz vrstic v stolpce. V tem pogovornem oknu lahko tudi določimo, ali razlikujemo velike in male črke. 84 VIZUALIZACIJA PODATKOV 6 Slika 35: Pogovorno okno Razvrsti Določimo, ali ima seznam Gumbi za urejanje podatkov glavo – prvo ravni razvrščanja. vrstico z imeni stolpcev. Spreminjanje Spustni seznam usmerjenosti z imeni stolpcev. razvrščanja. PRIMER 09 Razvrščanje podatkov: naravni prirast v občinah KAJ IN ZAKAJ: Ponovno si oglejmo seznam občin v Sloveniji s podatki o številu živorojenih na 1000 prebivalcev in smrti v letu 2022 (SiStat, 2023a). Zanima nas gibanje naravnega prirasta po občinah, zato bomo občine razvrstili od največje do najmanjše vrednosti glede na naravni prirast. Če ima več občin enako vrednost, pa jih razvrstimo v padajočem vrstnem redu glede na število živorojenih na 1000 prebivalcev. Delovna datoteka: Prirast.xlsx Rešitev: Prirast_R2.xlsx 85 VIZUALIZACIJA PODATKOV 6 Tabela 17: Navodilo za razvrščanja podatkov Opis koraka Postopek reševanja Seznam Kliknemo v poljubno celico v seznamu podatkov ter izberemo podatkov Osnovno>Urejanje>Razvrsti in filtriraj>Razvrščanje po 1. razvrstimo meri… Izberemo razvrščanje po Naravnem prirastu na 1000 po prvem prebivalcev ter določimo padajoči vrstni red ( Od največjega do kriteriju. najmanjšega). Z gumbom dodamo drugi kriterij razvrščanja, padajo- če po Živorojeni na 1.000 prebivalcev. Dodajmo 2. drugi kriterij razvrščanja. Števila v stolpcu Naravni prirast na 1000 prebivalcev si sledijo v padajočem vrstnem redu. Na 3. in 4. mestu se pojavi vrednost 4,7. Prva je zapisana občina Žužemberk, kjer je število živorojenih večje kot v Lukovici. Podobno ugotovimo za Dobje in Moravče. Preverimo 3. razvrščene občine. 86 VIZUALIZACIJA PODATKOV 6 6.3 Filtriranje podatkov Filtriranje uporabimo takrat, ko želimo prikazati samo tiste vrstice v seznamu podatkov, ki ustrezajo določenemu pogoju, medtem ko ostale vrstice skrijemo (vendar jih ne brišemo). Na primer, v seznamu študentov želimo prikazati le tiste, ki so izpit pisali pozitivno. Filtriramo lahko po enem ali več pogojih (podatki v stolpcih) in tako korakoma zmanjšujemo število prikazanih vrstic, npr. seznam študentov, ki so opravili izpit na prvem izpitnem roku. Prikazane vrstice lahko nato kopiramo in prilepimo na drugo mesto, preostale skrite vrstice pa so pri tem izpuščene. Filter vklopimo tako, da označimo eno od celic in izberemo Osnovno>Urejanje ter v spustnem seznamu ukaz (Slika 34). Ob vrednostih v prvi vrstici sezna- ma se pojavijo oznake spustnega menija, v katerem lahko izbiramo med različnimi filtri, pri čemer Excel samodejno na osnovi tipa podatkov v stolpcu ponudi številski ali besedilni filter. Zgornji del ukazov spustnega menija pa se nanaša na razvrščanje. Besedilni filter (Slika 36, desno) tako omogoča prikazati le tiste vrstice, v katerih je v stolpcu beseda, ki se začne ali konča na določen niz znakov, je ali ni enaka določeni besedi ali pa vsebuje oziroma ne vsebuje določenega niza znakov. V primeru številskih vrednosti pa so pogoji na primer glede na primerjavo (večje, manjše, enako, neenako ali med) in pogoji po obsegu (Zgornjih 10…) ali pa glede na povprečno vrednost podatkov Nadpovprečno in Podpovprečno. Oba zadnje omenjena pogoja najprej izračunata povprečje vrednosti v izbranem stolpcu in nato prikažeta vrstice, katerih vrednost celice tega stolpca je nad ali podpovprečna. V obeh primerih, besedilne ali številske vrednosti, pa lahko uporabimo takšnega po meri (Filter po meri…), kjer sestavimo filter do dveh pogojev, ločenih z operatorjem ali oziroma in. V spodnjem delu spustnega menija je nabor različnih vrednosti, ki se pojavijo v stolpcu in jih preprosto izbiramo s klikom miške. 87 VIZUALIZACIJA PODATKOV 6 Slika 36: Številski (levo) in besedilni (desno) filtri Aktiviran spustni meni. Izbire ƓƚĞǀŝůƐŬĞŐĂ ĨŝůƚƌĂ͘ Izbire ďĞƐĞĚŝůŶĞŐĂ Ĩŝůƚ ra. Ročna nastavitev s klikom ob prikazanih vrednostih. Kljukica določa vrednosti, ki so prikazane. NASVETI HITRE TINE Kadar je različnih vrednosti v stolpcu malo (do 5) in so te pregledne, potem lahko ustrezne vrednosti poklikamo. Če želim prikazati le vrstice, kjer so celice prazne, potem seveda ne bom pisala pravila, ampak: • najprej kliknem na (Izberi vse), • nato izberem (Prazne). 88 VIZUALIZACIJA PODATKOV 6 V stolpcu, kjer je vklopljen filter, se znak za spustni meni spremeni v znak filtra . Ukaz odstrani filter na trenutno aktivnem stolpcu in ponovno prikaže vse vrstice seznama nefiltriranih podatkov stolpca. Filter izklopimo enako, kot smo ga vklopili, torej s klikom na gumb in izbor filtra s klikom na odstranimo. PRIMER 10 Filtriranje seznama podatkov: občine in naselja KAJ IN ZAKAJ: S pomočjo seznama občin in vseh naselij v občinah je treba pripraviti podatke le za občine, brez naselij. Nadalje nas zanimajo tiste občine, v katerih je število prebivalcev nadpovprečno. Podatki so pridobljeni iz spletne strani Statističnega urada Republike Slovenije in sicer o prebivalcih po spolu v letu 2023 v Sloveniji (SiStat, 2023f). Delovna datoteka: Prebivalstvo.xlsx Rezultat: Prebivalstvo_R1.xlsx Tabela 18: Navodilo za filtriranje podatkov Opis koraka Postopek reševanja V delovnem zvezku Prebivalstvo.xlsx si ogledamo zapisane podatke. Opazimo, da so imena občin zapisana z velikimi tiska- Določimo nimi črkami in da imajo pred tromestno šifro x. 1. pogoj, ki prikaže le imena občin. Vklopimo filter. V besedilnem filtru stolpca A nastavimo pogoj, da se beseda začne z znakom x. 2. Nastavimo filter. Vklopljen besedilni filter Začne se z ... Prikazane so samo vrstice, kjer se zapis v stolpcu A začne z x. Modra barva številke vrstic nakazuje, da vse vrstice seznama niso prikazane. 89 VIZUALIZACIJA PODATKOV 6 Dodamo še drugi filter na stolpcu Prebivalstvo – SKUPAJ. Pri- kažemo le tiste občine (vrstice), kjer je število prebivalcev pod povprečjem. Dodajmo filter 3. na stolpcu prebivalcev. POZOR: Ob vklopljenem drugem filtru so v seznamu prikazane tiste občine, katerih število prebivalcev je manjše od povpreč- nega števila prebivalcev tako v občinah kot v naseljih. Torej rešitev ni pravilna. Če želimo prikazati tiste občine, kjer je število prebivalcev pod povprečjem, pri čemer povprečje računamo le znotraj prebi- valcev občin, bomo postopali takole. Filtrirane podatke, kjer so prikazane vse občine, prekopiramo na nov delovni list List2. Pri kopiranju obdržimo širino stolpcev. Na novem delovnem listu izberemo v stolpcu Prebivalstvo - SKUPAJ filter Podpovprečno. Popravimo Kopiranje z rešitev, da ohranjeno širino bo pravilno stolpcev. 4. prikazala le tiste občine, kjer je število prebivalcev pod povprečjem. Nastavitev filtra Podpovprečno. 90 VIZUALIZACIJA PODATKOV 6 TRIKI IZNAJDLJIVEGA LANA V primeru, ko imamo v seznamu podatkov, ki so (pogojno) oblikovani, vključen filter, lahko v spustnem seznamu izberemo razvrščanje ali filtriranje tudi po barvi ali ikonah pogojnega oblikovanja. V datoteki Prirast_R1.xlsx lahko občine razrščamo tudi po barvi celice, barvi pisave in celo po barvnih ikonah. Enake izbire dobimo, če si izberemo Filtriraj po barvi. 6.4 Funkcija SUBTOTAL in filtrirani podatki Kadar imamo v seznamu podatkov vključen filter in so zaradi nastavljenega pogoja v filtru prikazane le nekatere vrstice, se ob kliku na gumb namesto običajne funkcije prikaže funkcija SUBTOTAL (Tabela 19). Funkcija nadomešča nekatere funkcije, kot so funkcija za povprečje, vsoto, minimum, maksimum ipd. Seznam najdemo na gumbu ob izračunu. Ključno je, da funkcija prepozna skrite vrstice, ki so posledica filtriranja, in jih pri izračunavanju ne upošteva. 91 VIZUALIZACIJA PODATKOV 6 Tabela 19: Funkcija SUBTOTAL Sintaksa funkcije Argumenti funkcije SUBTOTAL(št. funkcije; št. funkcije pove, katera funkcija naj se uporabi za izračun sklic1;[sklic2]; …) sklic1 predstavlja obseg podatkov, običajno je to stolpec Seveda pa funkcija SUBTOTAL izračunava tudi filtrirane podatke v primeru tabel. PRIMER 11 Funkcija SUBTOTAL: število prebivalcev v občinah KAJ IN ZAKAJ: Iz prejetih podatkov o prebivalstvu v občinah in naseljih je treba opraviti izračun skupnega števila prebivalcev v Sloveniji ter ločeno število prebivalcev po spolu. Podatki so pridobljeni iz spletne strani Statističnega urada Republike Slovenije in sicer o prebivalcih po spolu v letu 2023 v Sloveniji (SiStat, 2023f). Delovna datoteka: Prebivalstvo.xlsx Rezultat: Prebivalstvo_R2.xlsx Tabela 20: Navodilo za nastavitev delnih izračunov s funkcijo SUBTOTAL Opis koraka Postopek reševanja V datoteki Prebivastvo.xlsx imamo skupni seznam vseh občin in Pripravimo naselij, zato hiter izračun s samodejno vsoto pod stolpci ne vrne 1. seznam pravih rezultatov. podatkov za občine. Vklopimo filter in prikažemo v seznamu le občine (glej Tabela 18 2. korak). Pomaknemo se na dno stolpca Prebivalstvo - SKUPAJ v celico B6257. Kliknemo gumb in v celici se prikaže funkcija SUBTOTAL. Preverimo le obseg podatkov za izračun in potrdimo. Vklopimo samodejno 2. vsoto na stolpcu prebivalstva. 92 VIZUALIZACIJA PODATKOV 6 Preverimo prvi argument funkcije SUBTOTAL, torej številko 9, ki določa, kaj se izračuna. Klik na ime funkcije v spodnjem zapisu (modro podčrtano) odpre desno podokno s pomočjo o funkciji. Oglejte si zapis o funkciji in tabelo številk ter pripadajočih funk- cij. Funkcija pod številko 9 je SUM. 3. Kateri izračun je bil opravljen? Ker je izbrana funkcija pravilna, vpis potrdimo. Poiščimo skupno število prebivalcev tistih občin, ki imajo v svo- jem poimenovanju pomišljaj. Filter ima sedaj dva pogoja. Zapis se začne z ”x” in vsebuje znak ”-”. Filter nastavimo z izbiro Besedilni filter>Filter po meri. Preverimo, ali sprememba 4. filtra vpliva na izračunane vrednosti. Pogoju zadostuje 10 občin in izračun se temu primerno spremeni. Preverimo še, Preverimo dve možnosti: ali ročno skrite 1. V filtriranih podatkih občin skrijemo eno ali več vrstic. Ali se 5. vrstice tudi vplivajo na izračun vsote spremeni? izračun funkcije 2. Na seznamu občin najprej odstranimo filter in nato skrijemo SUBTOTAL. vrstico. Ali se izračun vsote spremeni? 93 VIZUALIZACIJA PODATKOV 6 6.5 Grafikoni V Excelu je grafikonom namenjena velika pozornost, saj omogoča izbiro med različnimi kategorijami grafikonov, tudi kompleksnejših, hkrati pa je njihova izdelava dokaj preprosta in podprta s predogledom že med samim nastajanjem. Orodja za vstavljanje grafikonov se nahajajo na kartici Vstavljanje>Grafikoni . Nabor različnih grafikonov, ki so razporejeni v skupine, je velik. Vsaka skupina grafikonov v spustnem meniju ponuja nabor različic v tej skupini oziroma dodatno več možnosti. Slika 37 prikazuje poimenovanja skupin grafikonov, ki sledijo slovenskim prevodom v Excelu. S klikom na gumb skupine grafikona se v zgornji vrstici izrišejo izpeljanke te skupine, v spodnjem delu pa je glede na izbor prikazan predogled grafikona z vse-bovanimi označenimi podatki z delovnega lista. Število teh prikazov je odvisno od obsega označenih podatkov in vrste izbranega grafikona. Slika 37: Kartica Vstavi z orodji za izris grafikonov Stolpčni Stopničasti Grafikoni, ki se izrišejo v eni sami celici, Palični Hierarhični Lijakasti … primerni za prikaz trendov v nizu podatkov. Črtni Statistični Kombinirani Ploščinski Tortni Raztreseni (XY) Kolobarni Mehurčni Prikaz različnih vrst v spustnem meniju stolpčnih in paličnih grafikonov. 94 VIZUALIZACIJA PODATKOV 6 Naštejmo nekatere vrste grafikonov skupaj z razlago, za katere primere prikaza podatkov so primerni: • Stolpčni grafikon prikaže vrednosti posameznih kategorij oz. razredov na vodoravni osi (vodoravna os X), višina stolpca pa odraža frekvenco ali odstotek posamezne kategorije (os Y). Primeren je za opisne (na primer, moški in ženski spol) in ordinalne (na primer, ocene od 1 do 10) spremenljivke ter z višino stolpca prikaže primerjalne vrednosti posameznih kategorij. Palični podobno, le da so kategorije na navpični osi in vrednosti na vodoravni. • Črtni grafikon, podobno kot stolpčni, prikaže kategorije na vodoravni osi in vrednosti na navpični. Primeren je za prikazovanje trendov na zaporednih dogodkih, npr. rast/padec cen proizvoda po mesecih. Ploščinski grafikon prikaže obarvano področje pod črto. • Tortni grafikon prikaže dele posameznih kosov celote (frekvence oz. odstot-ke). • Statistični grafikoni so razdeljeni v dve skupini: histograme in grafikone kvartilov (škatle z brki). Kot pove ime te skupine grafikonov, se uporabljajo v statističnih prikazih. Histogram v stolpcih predstavi porazdelitev enot v razrede. Višina stolpca je enaka frekvenci razreda oziroma odstotku, širina pa predstavlja širino razreda. Z njimi prikazujemo grupirane podatke, npr. število prebivalcev v posameznih starostnih skupinah. Grafikon kvartilov pa prikaže razpršenost podatkov. • Raztreseni (XY) grafikon prikaže pare številskih spremenljivk, ki predstavljajo vrednosti iste enote. Par vrednosti se prikaže kot točka v koordinatnem sistemu. Običajno ga uporabimo za prikaz odvisnosti v primeru statističnih ali znanstvenih podatkov. • Kombinirani grafikoni omogočajo združitev različnih vrst grafikonov, npr. stolpčni in črtni, v enega. Levo od skupin grafikonov je gumb , ki glede na izbrane podatke ponudi nekaj primernih grafikonov. Klik na gumb odpre pogovorno okno Vstavi grafikon>Priporočeni grafikoni , ki na levi strani predstavi predogled priporočenih grafikonov in ob izbiri katerega od njih v desnem delu prikaže grafikon z zapisom, kje se le-ta priporoča. Drugi zavihek pogovornega okna Vstavi grafikon>Vsi grafikoni pa prikaže seznam vseh skupin grafikonov, ki so v Excelu na voljo v levem polju, ter izbrano skupino grafikonov s predogledom v desnem polju (Slika 38). 95 VIZUALIZACIJA PODATKOV 6 Slika 38: Vstavljanje grafikona Možne variante grafikona iz izbrane skupine. Izbrana je prva. Osnovni elementi, pomembni pri začetnem risanju grafikona, so: • Obseg podatkov (nizi) predstavljajo številske vrednosti, na osnovi katerih se izriše grafikon. • Oznake vodoravne osi (kategorije) določajo vrednosti skupin (nizov) prikazanih podatkov. Ime ni ravno primerno izbrano, saj vsi grafikoni nimajo vodoravne osi. • Legenda poda opis posameznega prikazanega niza podatkov (stolpiči, črte, kosi …). Grafikoni pa imajo še nekatere dodatne elemente, kot so naslov, opis osi, oznake podatkov ipd., ki pa so odvisni od vrste izbranega grafikona, kar bomo spoznali v nadaljevanju. 96 VIZUALIZACIJA PODATKOV 6 6.5.1 Kontekstni kartici Načrt grafikona in Oblika Ko izdelamo grafikon in je le-ta označen, ga lahko spreminjamo in oblikujemo z ukazi in gumbi na dveh novih kontekstnih karticah Načrt grafikona in Oblika , ki sta aktivni le v primeru označenega grafikona (Slika 39). Kartica Načrt grafikona je razdeljena v skupine: • Postavitev grafikona omogoča dodajanje elementov grafikona oziro- ma izbiro med različnimi vnaprej postavljenimi postavitvami . • Slogi grafikona omogočajo spreminjanje barvnih lestvic in izbiranje med vnaprej pripravljenimi oblikovanimi grafikoni. • Podatki z dvema gumboma; prvi omogoča zamenjavo med nizi in kategorijami podatkov , drugi gumb pa omogoča spremembo obsega podatkov oziroma določitev poimenovanja nizov v legendi in kategorij. • Vrsta z gumbom odpre pogovorno okno Spreminjanje vrste grafikona , ki je identično tistemu za vstavljanje grafikona. • Mesto je z gumbom namenjeno premiku grafikona. Grafikon je lahko kot predmet vstavljen na delovni list, lahko pa izberemo, da je kot edini element na svojem delovnem listu. Slika 39: Kontekstna kartica Načrt grafikona 97 VIZUALIZACIJA PODATKOV 6 Eden pomembnejših na kartici Načrt grafikona (Slika 39) je gumb . Našteti elementi niso vsi vedno na voljo in so odvisni od trenutno izrisanega grafikona. • Osi lahko prikažemo vodoravne ali navpične oziroma druge osi. • Naslovi osi so lahko prikazani, določimo jim poimenovanja ali ne. • Naslov grafikona je lahko prikazan nad grafikonom ali prekrivno v sredini, lahko pa prikaz izključimo. • Oznake podatkov prikazujejo številčne vrednosti prikazanih nizov podatkov. Določimo lahko pozicijo izpisanih oznak. • Podatkovna tabela omogoča prikaz podatkov, iz katerih je grafikon izdelan. Najpogosteje se uporablja takrat, ko je grafikon vstavljen na drug delovni list ali program (npr. Word, PowerPoint), kjer podatki niso vidni. • Intervali napak, ki so na voljo, so standardna napaka, odstotek in standardni odklon. • Mrežne črte omogočajo prikaz ali odstranitev glavnih in pomožnih mrežnih črt, vodoravnih ali navpičnih. Gostoto mrežnih črt nastavljamo z nastavitva-mi večjih in manjših enot pri nastavitvah osi. • Legenda je lahko prikazana levo, zgoraj, desno, spodaj, prekrivno desno ali levo oziroma sploh ne. Seveda pa jo lahko premaknemo na želeno mesto tudi z miško, vendar v tem primeru porušimo razmerja in odnose med elementi grafikona, ki jih samodejno nadzoruje Excel. • Črte povezujejo skupine podatkov, npr. v primeru stolpčnega grafikona po- vezujejo stolpce. • Trendna črta nudi izbor med različnimi trendnimi črtami oziroma napovedjo. • Naraščajoče/padajoče palice dodajo povezavo med podatkovnimi točkami iste kategorije, npr. v primeru črtnega grafikona. Druga kartica Oblika (Slika 40) je namenjena oblikovanju posameznih elementov grafikona, površinam elementov grafikona (npr. ozadje grafikona, polje legende ipd.) in besedilu na teh površinah. Elemente grafikona si namreč lahko predstavljate kot posamezna polja (oblike), v katerih je zapisano besedilo. • Trenutni izbor določa trenutno označeni element grafikona, ki se oblikuje. • Vstavi oblike omogoča dodajanje grafične oblike: lik, puščica, besedilo … • Slogi oblik ponuja orodja za oblikovanje polnila (barva, prehajanje, tekstura ali slika) ter orisa (barva, širina, slog črte izbrane oblike) in dodajanje učinka (senca, sijaj, odsev, 3D-vrtenje ipd.). Lahko pa izbe- remo enega od vnaprej pripravljenih oblikovnih slogov. 98 VIZUALIZACIJA PODATKOV 6 • Slogi WordArt omogoča uporabo WordArt orodja na izbranem besedilu v grafikonu. Tako lahko izbiramo med vnaprej pripravljenimi polnili ali pa po meri oblikujemo polnilo, oris in učinke besedila, podobno kot pri slogih oblik. • Dostopnost omogoča dodajanje nadomestnega besedila grafikonom. Če v primeru uporabe bralnika zaslona uporabnik naleti na grafikon, bo predvaja-no nadomestno besedilo, ki ga pripravimo za opis grafikona. • Razporedi omogoča poravnave in razporeditve elementov. • Velikost omogoča natančno nastavitev velikosti grafikona v centimetrih (vi- šina, širina). Slika 40: Kontekstna kartica grafikona Oblika Spustni meni Oblikovanje oblik, na Oblikovanje omogoča izbrati katerih so elementi znakov (zapis) posamezni element grafikona. na elementih vključen v grafikon, grafikona. ki se ga nato oblkuje. 99 VIZUALIZACIJA PODATKOV 6 6.5.2 Osnovni koraki risanja grafikonov Prvi korak ustvarjanja grafikona predstavlja označevanje celic z vrednostmi, ki jih želimo prikazati, in sicer: • če so podatki grafikona v strnjenem obsegu, lahko označimo katero koli celico v tem obsegu. Izrisan grafikon bo vseboval vse podatke tega strnjenega obsega, vse do praznih celic; • če pa podatki niso v sosednjih celicah, potem jih izberemo s pomočjo tipke . Pri označevanju pazimo, da izbira predstavlja pravokotnik – iste vrstice v vseh označenih stolpcih. Pri izbiri ustreznih podatkov si lahko pomagamo tudi s filtrom ob grafikonu. V drugem koraku, ko imamo označene podatke za izris grafikona, na kartici Vstavljanje>Grafikoni izberemo želeno vrsto grafikona ali pa kar gumb . V tretjem koraku sledijo dodajanja podatkovnih elementov, če jih v prvem nismo označili. Običajno so to oznake vodoravne osi ali oznake v legendi. Četrti korak predstavlja dodajanje še katerega od elementov grafikona, ki dopolnjuje grafikon in ni vključen v osnovni izris. Zadnji, peti korak pa predstavlja oblikovanje posameznih elementov grafikona. Nekatere elemente lahko oblikujemo bolj »tehnično«, npr. merilo na osi Y, druge bolj oblikovno, npr. spreminjamo barve, obliko ali pisavo preko kartice Oblika . 100 VIZUALIZACIJA PODATKOV 6 NASVETI HITRE TINE Poznam hitrejši dostop do ukazov za oblikovanje elementov grafikona. Do oblikovanja posameznih elementov lahko dostopamo ali z dvojnim klikom na element v grafikonu ali pa desno kliknemo nad element grafikona ter v odprtem pridruženem meniju izberemo zadnji ukaz Oblikuj … V obeh primerih se odpre podokno za oblikovanje. Če želim spremeniti npr. barvo pisave v oznakah ob grafikonu (oznake podatkov), dvakrat kliknem na zapisano besedilo. V podoknu se nahajajo ločeno ukazi za oblikovanje elementa, torej pravokotnika, in za oblikovanje besedila na elementu. Možnosti za oznako Možnosti za oznako Velikost in lastnosti Velikost in lastnosti Učinki (senca, žarenje ...) Učinki (senca, žarenje ...) Polnilo in črta 101 VIZUALIZACIJA PODATKOV 6 Grafikon je dinamičen element in je odvisen od podatkov, ki jih prikazuje. Vsakič, ko se ti podatki na delovnem listu spremenijo, se ustrezno spremeni tudi grafikon. Prav tako se spreminjajo številske vrednosti ob oseh glede na to, kako veliko področje smo namenili grafikonu. V primerih, ki sledijo, se bomo podrobneje seznanili z osnovnimi načeli izdelave grafikona, saj zaradi obširnosti ponujenih možnosti vseh od njih na tem mestu ne moremo zaobjeti. PRIMER 12 Tortni, stolpčni in palični grafikon KAJ IN ZAKAJ: Z anketo se je ugotavljalo, ali uporabniki na spletu preverjajo informacije, ki jih pridobijo na spletu, ali ne. Za oba odgovora so bili ponujeni trije možni vzroki. Podatki so pripravljeni po kohezijskih regijah in skupno za Slovenijo. Vaša naloga je številčne podatke vizualno predstaviti z naslednjimi grafikoni: • Tortni grafikon naj za Slovenijo prikaže delež tistih, ki preverjajo informacije, pridobljene na spletu, in delež tistih, ki ne. Tabela 21 prikazuje korake izrisa. • 100-odstotno naložen stolpčni grafikon naj po kohezijskih regijah prikaže preverjanje oziroma nepreverjanje pridobljenih informacij s spleta. Grafikon za vsako kategorijo v stolpcu prikaže deleže posameznih nizov, v našem primeru preverjanje oz. nepreverjanje pridobljenih informacij. Tabela 22 prikazuje korake izrisa. • Palični grafikon naj prikaže vse tri vzroke za nepreverjanje informacij, loče-no po kohezijskih regijah. Grafikon je primeren za prikaz kategorij, opisanih z daljšim besedilom, saj bi bilo besedilo v primeru stolpčnega grafikona skr- čeno in težko berljivo pod posameznim stolpcem. Tabela 23 prikazuje korake izrisa. Izrisani grafikoni naj bodo na istem delovnem listu, kot so podatki. Tabela s podatki naj ostane enaka, brez brisanja in preurejanja vrstic. Podatki so pridobljeni iz spletne strani Statističnega urada Republike Slovenije in sicer o številu prebivalcih v dveh kohezijskih regijah v Sloveniji (SiStat, 2023h). Delovna datoteka: RisanjeGrafikonov.xlsx, delovni list Splet Rezultat: RisanjeGrafikonov_R.xlsx, delovni list Splet 102 VIZUALIZACIJA PODATKOV 6 Tabela 21: Navodilo za urejanje tortnega grafikona Opis koraka Postopek reševanja Označimo V datoteki RisanjeGrafikonov.xlsx na delovnem listu Splet označi- 1. podatke za izris mo podatke skupaj z glavo tabele B3:C4 in B8:C8. Pomagamo si grafikona. s tipko . Pazimo, da so v vseh izbranih vrsticah označeni po dve celici. Na kartici Vstavljanje kliknemo na gumb in v pogovornem oknu v levem delu izberemo tortnega. V desnem delu se prikaže predogled izrisanega grafikona na osnovi označenih podatkov. Potrdimo izbiro. Izberimo 2. ustrezen grafikon. Predogled Z označenim grafikonom se prikažeta obe kontekstni kartici, ki omogočata dodajanje in oblikovanje elementov grafikona. Oblikujemo: • Dodamo izpis vrednosti podatkov na zunanji konec. Izrisanemu grafikonu 3. dodajmo izpis vrednosti ter spremenimo barve. 103 VIZUALIZACIJA PODATKOV 6 • Spremenimo barve krožnih izsekov v poljubni barvi po prip- ravljeni barvni shemi. Zavrtimo tortni prikaz po svoji izbiri: • Najprej odpremo pogovorno podokno Oblikuj nize podat- kov. • Izberemo oblikovanje nizov ter nastavimo Kot prve rezine z drsnikom ali vtipkamo želeni zasuk, npr. 20°. Poleg vrednosti podatka izpišemo še ime kategorije, ki jo rezina Dodatno predstavlja: 4. oblikujmo • Še vedno ob odprtem podoknu za oblikovanje na grafikonu grafikon. izberemo izpisane oznake ob rezini. • Prikaže se Oblikovanje oznake podatkov. • Izberemo možnosti za oblikovanje oznake in dodamo Ime ka- tegorije. • Pobrišemo legendo, saj so vsi podatki predstavljeni ob rezinah grafikona. Grafikon Grafikon označimo in ga z miško ustrezno premaknemo. 5. postavimo ob urejeno tabelo. Shranimo. 104 VIZUALIZACIJA PODATKOV 6 Tabela 22: Navodilo za urejanje 100-odstotno naloženega stolpčnega grafikona Korak Opis koraka Označimo V datoteki RisanjeGrafikonov.xlsx na delovnem listu Splet označi- mo ustrezne podatke skupaj z glavo tabele. 1. podatke za izris Pomagamo si s tipko . grafikona. Pazimo, da so v vseh izbranih vrsticah označeni po dve celici. Na kartici Vstavljanje izberemo priporočene grafikone . Preseneti nas opozorilo, da za označene podatke priporočila niso na voljo. Kaj sedaj? Izberimo 2. ustrezen grafikon. Kadar se v priporočenih grafikonih ne ponudijo izbire grafikonov, nadaljujemo z zavihkom Vsi grafikoni . Če smo celice za izris pravilno označili, bomo tu lahko izbrali ustreznega. Izbiro potrdimo. DŽǎŶĞƉŽĚŝnjďŝƌĞ ^ĞnjŶĂŵǀƐĞŚƐŬƵƉŝŶ izbrane skupine. ŐƌĂĨŝŬŽŶŽǀ͘ 3. Izberimo grafikon. aƚĞǀŝůŽƉƌĞĚŽŐůĞĚŽǀƌĂnjůŝēŶŝŚƉƌŝŬĂnjŽǀ ũĞŽĚǀŝƐŶŽŽĚŽnjŶĂēĞŶŝŚĐĞůŝĐƐƉŽĚĂƚŬŝ ŝŶƐŬƵƉŝŶĞŝnjďƌĂŶĞŐĂŐƌĂĨŝŬŽŶĂ͘ Grafikonu 4. dodajmo Dodamo naslov Kohezijski regiji in izpis števila odgovorov na vsake-naslov in izpis ga od stolpcev (glej Tabela 21, 3. korak). vrednosti. 105 VIZUALIZACIJA PODATKOV 6 Izpis oznak oblikujemo, da bodo bolj vidne – obarvamo ozadje z belo barvo in ji nastavimo prosojnost 50%: • Označimo eno od zapisanih števil in v podoknu za oblikovanje oznake (Možnosti za oznako) izberemo belo polnilo ter z drsni- kom nastavimo prosojnost. Dodatno 5. oblikujmo grafikon. Za lažjo primerjavo obeh stolpcev razmik med stolpcema zmanj- šamo: • Označimo enega od stolpcev. V podoknu za oblikovanje izbere- mo Možnosti nizov in nastavimo širino vrzeli na 10%. Grafikon postavimo Grafikon označimo in ga z miško ustrezno premaknemo. 6. levo pod urejeno Shranimo. tabelo. 106 VIZUALIZACIJA PODATKOV 6 ZAPISKI NEGOTOVEGA NEJCA Vstavljeni grafikon ima ob desnem robu tri gumbe. Kaj omogočajo? Gumbi za hiter dostop do orodij za urejanje podatkov in oblikovanje. Elementi grafikona Slogi grafikona Filtri grafikona Dodajanje, brisanje Grafična podoba Določimo, katere in spreminjanje grafikona, slog in barvne podatkovne točke (vrednosti elementov grafikona. sheme. in imena) prikazuje grafikon. 107 VIZUALIZACIJA PODATKOV 6 Tabela 23: Navodilo za urejanje paličnega grafikona Opis koraka Postopek reševanja Odprimo 1. datoteko s Podatki se nahajajo v datoteki RisanjeGrafikonov.xlsx na delov- podatki. nem listu Splet. Postopamo malce drugače. Označimo obseg podatkov B3:E11. Na kartici Vstavljanje>Grafikoni v spustnem meniju gumba izberemo Gručni palični grafikon. Izberimo Zapisi prvega stolpca 2. podatkov in so imena kategorij – grafikona. navpična os. V legendi so naslovi stolpcev. Zapišemo naslov grafikona. Uporabimo gumb in v Nizu izberemo prikaz obeh kohezijskih regij ter pri Vrednostih zadnje tri opcije. Potrdimo z gumbom Dodajmo . naslov in 3. prikažemo le obe regiji in zadnje tri vzroke. 108 VIZUALIZACIJA PODATKOV 6 Ker ni običajno, da bi Drugi razlogi bili zapisani kot prvi, bomo zamenjali vrstni red zapisanih kategorij. Izberemo oblikovanje navpične osi in v Možnosti osi izbere- mo Kategorije v obratnem vrstnem redu. Preuredimo 4. vrstni red kategorij ob navpični osi. Ob spremembi vrstnega reda so se oznake vodoravne osi premaknile na vrh grafikona. Oblikujemo vodoravno os: • Največja vrednost prikaza vodoravne osi naj bo 185000 • Izpisana števila naj bodo na vsakih 50000. • Enote prikaza naj bodo tisočice. Spremenimo 5. merilo vodoravne osi. Ob spremembi maksimalne vrednosti se samodejno spremeni tudi minimalna, zato je tudi to treba ponastaviti na 0. 6. Uredimo Grafikon postavimo desno pod urejeno tabelo in datoteko shra- nimo. 109 VIZUALIZACIJA PODATKOV 6 TRIKI IZNAJDLJIVEGA LANA Če želim v stolpčnem grafikonu zamenjati vrednosti v legendi s tistimi ob vodoravni osi, lahko to naredim z enim klikom. S klikom na gumb iste podatke prikažemo na drugačen način. Opaziš razliko? 110 VIZUALIZACIJA PODATKOV 6 PRIMER 13 Črtni grafikon z oznakami in sparkline KAJ IN ZAKAJ: Merilne postaje v Sloveniji beležijo temperature zraka. V tabeli so zbrane povprečne vrednosti po mesecih v stopinjah Celzija na izbranih merilnih postajah. Za poročilo bomo pripravili naslednje grafikone: • Črtni grafikon z oznakami naj prikaže gibanje temperature za Portorož in Kredarico (Tabela 24). • Sparkline stolpčni grafikon naj prikaže gibanje temperatur za vse merilne postaje (Tabela 25). Sparkline grafikoni omogočajo hiter pogled na gibanje podatkovnih vrst in izstopajoče vrednosti. Podatki so pridobljeni iz spletne strani Statističnega urada Republike Slovenije in sicer o mesečnih povprečnih temperaturah v izbranih občinah v Sloveniji (SiStat, 2023d). Delovna datoteka: RisanjeGrafikonov.xlsx, delovni list Temperature Rezultat: RisanjeGrafikonov_R.xlsx, delovni list Temperature 111 VIZUALIZACIJA PODATKOV 6 Tabela 24: Navodilo za risanje črtnega grafikona z oznakami Opis koraka Postopek reševanja Odprimo 1. datoteko s Podatki se nahajajo v datoteki RisanjeGrafikonov.xlsx na delov- podatki. nem listu Temperatura. POMEMBNO: Tokrat bomo izris grafikona opravili po splošnih korakih, s katerimi izdelamo tudi tiste grafikone, ki nam po prej omenjenih postopkih ne uspejo. Označimo samo številske podatke za izris grafikona in izbere- mo Črtni grafikon z oznakami. Izberimo 2. podatke in grafikon. Oznake vodoravne osi in legenda imajo samodejna poimenovanja. Grafikon postavimo pod tabelo s podatki. Izpišemo naslov grafikona Temperature: Kredarica, Portorož. Na kartici Načrt grafikona kliknemo na gumb . V pogovornem oknu določimo vrednosti obeh nizov (legenda) in oznake kategorij (oznake vodoravne osi). Dodajmo 3. manjkajoče podatke. 112 VIZUALIZACIJA PODATKOV 6 Vnos legende: • Izberemo Nizi1 in kliknemo . • V polje Ime niza vnesemo naslov celice, ki vsebuje zapis Kredarica, tako da kliknemo v celico A11. • Potrdimo z . • Postopek ponovimo še za vnos Portoroža, Nizi2 Vnos kategorij (vodoravna os): • Kliknemo . • Označimo vse celice z naslovi stolpcev, ki naj se izpišejo ob vodoravni osi (B3:M3). • Potrdimo z . 1. Dodamo primarne pomožne vodoravne črte. • Ob označenem grafikonu dodamo ele- ment grafikona z . • Izberemo primarne pomožne vodorav- ne črte. 2. Izpišemo najnižjo temperaturo v grafikonu in jo obrobimo. • Z dvojnim klikom na podatkovni točki najnižje tempera- Dodatno ture (krogec) aktiviramo le to točko. 4. oblikujmo • Dodamo element grafikona (glej Tabela 21, 3. korak) in grafikon. sicer . • Izberemo izpis pod oznako . 3. Oznako podatkovne točke za Portorož poljubno spremenimo. • Označimo podatkovne točke Portoroža. • V podoknu za oblikovanja izberemo . • V izberemo Vgraje- no in določimo novo obliko. 113 VIZUALIZACIJA PODATKOV 6 3 1 2 S klikom v celico N4 celico aktivira- mo. Na kartici Vstavljanje izbere- mo Grafikoni sparkline>Stolpčni . V stolpcu N izdelajmo V pogovornem oknu določimo ob- 5. stolpčni seg podatkov, ki se bodo izrisali v sparkline vrstici. Označimo B4:M4. Potrdimo z grafikon. Z zapolnitveno ročico zapolnimo še preos- tale vrstice merilnih postaj. Izrišejo se majhni stolpčni grafikoni, ki predstavljajo podatke posamezne vrstice. Vrsticam nastavimo višino 25, da so izrisani grafikoni pre- glednejši. Označimo stolpec grafikonov. Pojavi se nova kontekstna kartica Grafikon Sparkline , ki omogoča različna oblikovanja. 1. Izberemo zelen slog. Oblikujmo 2. V barvi zaznamka negativne točke označimo rdeče. 6. sparkline grafikone. 7. Shranimo. 114 VIZUALIZACIJA PODATKOV 6 PRIMER 14 Kombinirani grafikon KAJ IN ZAKAJ: Primerjali bomo povprečne izplačane plače v javnem sektorju vla-dnih služb, ministrstev in organov v sestavi ter upravnih enot s povprečno izplačano plačo v javnem sektorju. Za prikaz bomo uporabili kombinirani grafikon, ki bo z gručnim stolpčnim grafikonom prikazal vse tri skupine plač javnega sektorja, medtem ko bo povprečna izplačana plača prikazana s črtnim grafikonom. Podatki so pridobljeni iz spletne strani Statističnega urada Republike Slovenije in sicer o naravnem gibanju prebivalstva v Sloveniji (OPSI, 2023). Delovna datoteka: RisanjeGrafikonov.xlsx, delovni list PovprečnePlače Rezultat: RisanjeGrafikonov_R.xlsx, delovni list PovprečnePlače Tabela 25: Navodilo za risanje kombiniranega grafikona Opis koraka Postopek reševanja Odprimo 1. datoteko s Podatki se nahajajo v datoteki RisanjeGrafikonov.xlsx na delov- podatki. nem listu PovprečnePlače. Označimo vse pripravljene podatke Izberimo (A1:L5) in na kartici 2. podatke in Vstavljanje>Grafikoni izberemo grafikon. vstavljanje kombiniranega grafikona po meri. Za vsak podatkovni niz določimo vrsto grafikona v spustnem me- niju posameznega podatkovnega niza. Za prve tri nize izberimo Gručni stolpčni grafikon, za Določimo četrtega Črtni z oznakami. 3. vrste grafikonov. Sekundarna os določa izris osi za izbrani niz še na desni strani grafikona. 115 VIZUALIZACIJA PODATKOV 6 Izberemo enobarvno paleto za stolpce gručnega stolpčnega grafikona in izstopajočo barvo za črto in oznake na njej (črtni grafikon z oznakami). Dodamo naslov Povprečne plače. Dodatno 4. oblikujmo grafikon. 5. Shranimo. PRIMER 15 Raztreseni (XY) grafikon KAJ IN ZAKAJ: Raziskali bomo, ali v slovenskih občinah obstaja odvisnost med številom umrlih in prirastom v letu. Pomagali si bomo s predstavitvijo podatkov z raz-tresenim (XY) grafikonom. Vsaka občina bo predstavljena s točko v koordinatnem sistemu. Vodoravna os X bo predstavljala naravni prirast, navpična os Y pa število umrlih. Podatki so pridobljeni iz spletne strani Statističnega urada Republike Slovenije in sicer o naravnem gibanju prebivalstva v Sloveniji (SiStat, 2023a). Delovna datoteka: RisanjeGrafikonov.xlsx, delovni list PrirastObčine Rezultat: RisanjeGrafikonov_R.xlsx, delovni list PrirastObčine 116 VIZUALIZACIJA PODATKOV 6 Tabela 26: Navodilo za risanje raztresenega (XY) grafikona Opis koraka Postopek reševanja Odprimo 1. datoteko s Podatki se nahajajo v datoteki RisanjeGrafikonov.xlsx na delov- podatki. nem listu PrirastObčine. Označimo vse številske podatke (C5:D216) in na kartici Vstavljanje>Grafikoni izberemo vstavljanje raztresenega gra- fikona . Izberimo 2. podatke in grafikon. POMEMBNO: Izrisani raztreseni (XY) grafikon za prvo koordinato prevzame 1. stolpec podatkov. Grafikon je glede na navodilo “obrnjen”. Na kartici Načrt grafikona z gumbom odpremo pogovorno okno za urejanje vira podatkov. Uredimo podatkovni obseg za Nizi1. Zamenjajmo 3. koordinati X in Y. Osi X in Y zamenjamo tako, da v ustreznih vnosnih vrsticah popravimo obseg celic – zamenjamo stolpca. 117 VIZUALIZACIJA PODATKOV 6 Dodamo element grafikona Naslovi osi in izberemo oba naslova. Dodamo element grafikona (glej Tabela 21, 3. korak), in sicer line-Grafikonu arno trendno črto. 4. dodajmo naslova osi in trendno črto. Označimo trendno črto in uporabimo podokno za oblikovanje: • Črto preoblikujemo v polno črto rdeče barve. • Dodamo izpis enačbe, ki opisuje odvisnost med obema spre- menljivkama. 5. Oblikujmo trendno črto. 6. Shranimo. Grafikon postavimo ob podatke desno zgoraj. PRIMER 16 Histogram KAJ IN ZAKAJ: Prikazali bomo porazdelitev števila umrlih na 1000 prebivalcev v slovenskih občinah. Občine bomo torej grupirali v razrede glede na podatke o umrlih ter prikazali število občin (frekvenco), ki so v danem razredu. V ta namen bomo uporabili histogram, ki zgoščeno s stolpci predstavi podatkovne točke združene v razrede. Podatki so pridobljeni iz spletne strani Statističnega urada Republike Slovenije in sicer o naravnem gibanju prebivalstva v Sloveniji (SiStat, 2023a). Delovna datoteka: RisanjeGrafikonov.xlsx, delovni list PrirastObčine Rezultat: RisanjeGrafikonov_R.xlsx, delovni list PrirastObčine 118 VIZUALIZACIJA PODATKOV 6 Tabela 27: Navodilo za urejanje histograma Opis koraka Postopek reševanja Odprimo 1. datoteko s Podatki se nahajajo v datoteki RisanjeGrafikonov.xlsx, na delov- podatki. nem listu PrirastObčine. Označimo stolpec podatkov o umrlih (C5:C216) in na kartici Vstavljanje>Grafikoni izberemo histogram. Izriše se prvi približek porazdelitve občin. Izberimo 2. podatke in grafikon. Višina stolpca predstavlja število občin v razredu. Razred je določen z intervalom od-do vključno. Intervali na vodoravni osi so bili samodejno izbrani. Poglejmo, kako jih lahko prilagodimo. Razrede histograma lahko opredelimo na dva načina: • širina razreda – določi širino intervala za posamezni razred, • število razredov – določi, v koliko razredov (število stolpcev) Uredimo naj se razporedijo enote. 3. razrede z intervali po Če je najmanjših oz. največjih vrednosti malo, potem lahko prvi meri. oz. zadnji razred dodatno določimo (Prekoračitev razreda). Izberemo oblikovanje vodoravne osi (podokno za oblikovanje), in sicer Možnosti osi. • Število razredov (stolpcev): 10. • V zadnji razred naj bodo razporejene vse občine, ki imajo vrednost večjo od 20. 119 VIZUALIZACIJA PODATKOV 6 4. Shranimo. Histogram postavimo desno od podatkov in shranimo datoteko. NASVETI HITRE TINE Do vizualizacije podatkov lahko hitreje dostopamo tudi prek gumba ob označenem obsegu celic. Slika 41: Gumb Hitra analiza z naborom orodij Skupek orodij Hitra analiza se ob izbranih obsegih podatkov ali v primeru tabel pojavi desno spodaj v obliki gumba . Omogoča hitro izbiro za pregled oz. vizualizacijo označenega obsega podatkov. Znotraj orodja so na voljo hitri dostopi do pogojnega oblikovanja celic, grafikonov in izračunov različnih vsot ter do ustvarjanja tabel in sparkline grafikonov. Nabor vsekakor ne vsebuje vseh možnih različic posameznega orodja, je pa priročen za hiter pregled in analizo označenega obsega podatkov. 120 OBLIKOVANJE DELOVNIH 7 LISTOV ZA IZPIS Če želimo natisniti delovne liste, nam navaden pogled ne pomaga prav veliko, saj ne vemo, kako se bo vsebina prerazporedila na tiskane liste. Predogled izpisa dosežemo s spremembo pogleda na delovni list v statusni vrstici programskega okna, kjer so trije gumbi. Prvi predstavlja običajni pogled, druga dva pa prikažeta razporeditev vsebine za izpis, in sicer postavitev strani za izpis oziroma predogled preloma (Slika 42). Drugi pogled je uporaben v primeru večjega števila listov, saj strnjeno prikaže razporeditev po straneh. S prvim pa prikaz delovnega lista nadomestimo s prikazom listov, ki bi nastali ob izpisu. Ta pogled je za uporabnika bolj prijazen, saj omogoči tudi oblikovanje glav (prostor zgoraj) in nog (prostor spodaj) lista. V obeh primerih spremembe pogleda pa se ob vračanju v navaden pogled na delovnem listu pojavijo črtkane črte, ki označujejo meje listov izpisa. Slika 42: Statusna vrstica ogleda delovnega lista Navadno Predogled preloma strani Postavitev strani Pogled na delovni zvezek nastavimo tudi na Ogled>Pogledi delovnega zvezka (Slika 43): • Navaden – običajen pogled na delovni zvezek; • Predogled preloma strani – strnjeno prikaže strani z označenimi prelomi; • Postavitev strani – delovne liste prikaže z listi za tisk (glava, noga); • Pogledi po meri je na voljo le na kartici. Slika 43: Kartica Ogled z izbiro pogledov delovnega zvezka Predogled tiskanih strani pa je mogoč tudi preko izbire Datoteka>Natisni . Vseeno pa velja preveriti ob natisu, če so vse strani in celice v izpisu vidne, saj se zgodi, da imajo tiskalniki svoje omejitve pri širini robov, do katerih je tiskanje mogoče. 121 OBLIKOVANJE DELOVNIH 7 LISTOV ZA IZPIS 7.1 Pogovorno okno Postavitev strani Na kartici Postavitev strani pogovorno okno Priprava strani s štirimi zavihki omogoča nekaj dodatnih nastavitev oblike in velikosti lista ter postavitve (Slika 44): • Stran – nastavitev usmerjenosti, velikosti ter kakovosti tiska. • Robovi – določitev robov zgoraj, spodaj, desno in levo, prostora za glavo in nogo lista ter usredinjenosti (vodoravno, navpično) izpisa. • Glava/Noga – opredelitev elementov izpisa v glavi oz. nogi ter različnih postavitev glede na sode in lihe strani. • List – določitev dodatnih lastnosti elementov lista kot npr. ponavljajoča vrstica ali stolpec, izpis mrežnih črt ali pripomb ipd. ter določitev izpisa vrstnega reda listov. Slika 44: Pogovorno okno Priprava strani 7.2 Glava in noga v izpisu delovnega lista Ko pogled na delovni list spremenimo v postavitev strani, se poleg izgleda listov v delovnem zvezku opazita tudi napisa, zgoraj Dodaj glavo in spodaj Dodaj nogo. To sta prostora, namenjena vsebinam, ki se izpišejo v glavah oz. nogah izpisanih strani. V obeh primerih pa sta prostora razdeljena na tri dele: levo, sredinsko in desno. S klikom v enega od teh prostorov aktiviramo kontekstno kartico Glava in noga (Slika 45). 122 OBLIKOVANJE DELOVNIH 7 LISTOV ZA IZPIS V ta polja lahko ali vtipkamo besedilo ali pa vstavimo vrednosti iz skupine Elementi glave in noge , ki jih Excel interpretira kot polja oziroma spremenljivke, ki se samodejno prilagajajo njihovi spremembi. Elementi, ki so na voljo, so: • številka in število vseh strani v izpisu, • trenutni datum in ura, • pot datoteke in ime datoteke ter ime delovnega lista, • slika in dodatno oblikovanje slike. Izpis posameznega elementa tako vidimo v obliki npr. &[Datoteka] za izpis imena datoteke. Kontekstno kartico Glava in noga lahko aktiviramo na kartici Vstavljanje>Besedilo z gumbom . Slika 45: Kontekstna kartica Glava in noga Elementi za vstavljanje v ŐůĂǀŽĂůŝŶŽŐŽ͘ 123 OBLIKOVANJE DELOVNIH 7 LISTOV ZA IZPIS TRIKI IZNAJDLJIVEGA LANA Tu je razlaga, zakaj včasih s klikom miške ne moremo v glavo ali nogo strani. Zgodi se, da so robovi strani za izpis nastavljeni tako, da se prekrivajo s prostorom za glavo oz. nogo. To lahko preverimo v Priprava strani>Robovi . Na spodnjem prikazu je vrednost pri nogi večja kot v polju Spodaj (spodnji rob), zato se polj noge ne vidi, saj jo prekrije vsebina strani. Seveda podobno velja za polja glave. Rešitev problema. Popravimo vrednosti. PRIMER 17 Postavitev strani za izpis KAJ IN ZAKAJ: Treba je natisniti pripravljeno poročilo o številu posameznikov, ki so oziroma niso preverili informacije s spletnih strani. V izpis v glavo in nogo vstavimo še dodatne informacije: • V glavo lista vstavimo svoje ime in priimek na levo stran ter na desno ime datoteke in kje se ta datoteka nahaja (pot do nje). • V nogo izpišemo trenutni datum levo (datum se posodobi na čas izpisa), desno številko strani in v oklepaju število vseh strani. 124 OBLIKOVANJE DELOVNIH 7 LISTOV ZA IZPIS Delovna datoteka: IzpisSplet.xlsx Rezultat: IzpisSplet_R.xlsx, IzpisSplet_R.pdf Tabela 28: Navodilo za pripravo glave in noge delovnega lista za natis Opis koraka Postopek reševanja V IzpisSplet.xlsx se nahaja delovni list Preverjanje_informacij_ spleta, ki ga bomo pripravili za izpis. Klik na spremembo ogleda strani desno spodaj na razkrije, da so razporeditve tabele in grafikonov neustrezne. Preverimo 1. trenutno postavitev izpisa. Poleg spremembe usmerjenosti preverimo še velikost izpisa, ki mora biti A4. Na kartici Postavitev strani>Priprava strani poiščemo ustrezne nastavitve. Spremenimo 2. postavitev strani v ležeče. POMEMBNO: Če želimo nastaviti izpis za celotno stran, ne sme- mo imeti ob tem izbranega grafikona, saj se v tem primeru vse nastavitve nanašajo le na izpis označenega grafikona. Uredimo Tortni grafikon in 100-odstotni naloženi stolpčni grafikon presta- 3. postavitve vimo pod seznam podatkov, palični grafikon pa naj se izpiše na grafikonov. drugi strani. 125 OBLIKOVANJE DELOVNIH 7 LISTOV ZA IZPIS Še vedno smo v pogledu Postavitev strani. S klikom v polje za gla-vo oziroma nogo aktiviramo kontekstno kartico Glava in noga . V levo polje vtipkamo svoje ime, za desno izberemo 4. Uredimo izpis glave. Prestavimo se v področje noge. S kli- kom miške v ustrezno polje ne uspe- mo, prav tako ne s preklopom pogleda v skupini Glava in noga>Krmarjenje . Zaradi napačno nastavljenega spodnjega roba ter odmika za nogo (večji od roba strani) noge nismo uspeli označiti. Ponastavi- mo vrednosti enako, kot sta za glavo. Vstavimo ustrezna elementa v nogo, pri čemer besedo od odtip- 5. Uredimo izpis noge. kamo med številko strani in število vseh strani. Odpremo pogovorno okno Priprava strani in na zavihku Robovi izberemo obe možnosti usredinjenja na strani. Izpis vsebine 6. listov usredinimo. 126 OBLIKOVANJE DELOVNIH 7 LISTOV ZA IZPIS Shranimo v Datoteko shranimo. Nato izberemo Datoteka>Shrani kot in v 7. obliki PDF- spustnem seznamu vrste datotek izberemo pdf. Začetno ime ob- dokumenta. držimo. PRIMER 18 Prilagoditev izpisa po velikosti ali le delu vsebine KAJ IN ZAKAJ: Nemalokrat se zgodi, da so seznami podatkov, torej tabele, preob-sežni za izpis na enem pokončnem listu. Mi pa si želimo pokončni izpis, poleg tega pa bi radi, da se zaradi celovitega pregleda enega ali dveh stolpcev izpis ne deli na dve strani. Včasih pa si želimo v poročilu izpisati le določen del tabele in ne celotne vsebine delovnega lista. Delovna datoteka: IzpisTemperature.xlsx Rezultat: IzpisTemperature_R.xlsx Tabela 29: Navodilo za prilagoditev izpisa z uporabo prelomov strani oziroma prilagoditvijo velikosti strani Opis koraka Postopek reševanja V IzpisTemperatura.xlsx se nahaja delovni list Temperatura. Pogled delovnega lista v primeru Postavitev tiskanja razkrije izpis na 4 pokončnih straneh A4. Preverimo 1. trenutno postavitev izpisa. 127 OBLIKOVANJE DELOVNIH 7 LISTOV ZA IZPIS Naredimo V delovnem zvezku naredimo kopijo obstoječega delovnega lista. 2. kopijo Z desnim klikom na jezičku odpremo priročni meni, v katerem delovnega izberemo Premakni ali kopiraj … Ustvarimo kopijo za trenutnim lista. delovnim listom. Kopija se samodejno poimenuje Temperature (2). Izpis delovnega lista Temperature prilagodimo na eno stran. Pri tem se bo vsebina pomanjšala in prilagodila velikosti strani. Imamo dve možnosti: • Na kartici Postavitev strani>Prilagodi . • V pogovornem oknu Priprava strani>Stran spremenimo me- rilo izpisa. 3. Uredimo izpis na eno stran. Nastavimo lahko tudi v odstotkih prilagojeno velikost. 128 OBLIKOVANJE DELOVNIH 7 LISTOV ZA IZPIS Izpis delovnega lista Temperature (2) prilagodimo tako, da bo tabela s podatki na eni strani, grafikon na drugi. Predogled izpisa je razkril, da vsi stolpci tabele niso na eni strani. Nastavimo levi in desni rob lista na manjšo vrednost. V pogovor- nem oknu Priprava strani>Robovi spremenimo vrednosti na 0,4. 4. Uredimo izpis na dve strani. Nato uredimo še izris grafikona na novi strani. Postavimo se v A21 in na kartici Postavitev strani>Priprava strani na gumbu izberemo Prelom strani. Datoteko shranimo. 5. Shranimo. Ob ponovnem odprtju delovnega zvezka se nastavitve tiskanja ohranijo. 129 BESEDILA IN ČAS V EXCELU 8 Besedilo oz. niz znakov (v nadaljevanju: niz) predstavlja zaporedje znakov, vnesenih s tipkovnico, vključno s presledkom ali številko, če smo jo opredelili kot besedilo. Slika 46: Število, oblikovano kot besedilo Vrednosti časa pa so v Excelu številske vrednosti, vendar je njihov zapis v obliki datuma in ure, kot smo vajeni. Različno obliko zapisa datuma izbiramo v pogovornem oknu Oblikuj celice>Število (Slika 46). Slika 47: Pogovorno okno Oblikuj celice>Število Oblikovanje številke v obliki datuma. Besedilo (niz). Če želimo, da bo vneseno zaporedje številk opredeljeno kot niz znakov in ne kot število, potem to lahko naredimo na dva načina: • pred vnosom v celico najprej celico oblikujemo kot Besedilo (spustni meni na kartici Osnovno>Število ali v pogovornem oknu Oblikuj celice>Številke ) ali • vnos pričnemo z znakom opuščaja (apostrof) pred vnosom številke. 130 BESEDILA IN ČAS V EXCELU 8 V obeh primerih bo v tako oblikovani celici dodano opozorilo, da je število oblikovano kot besedilo (Slika 47). 8.1 Funkcije nad nizi: LEN, LEFT, RIGHT, MID, CONCAT in TEXT Med pomensko preoblikovanje nizov štejemo ločevanje delov niza, združevanje več nizov v enega, iskanje določenega zaporedja znakov v nizu ipd. Excel ima v ta namen na voljo kar nekaj funkcij. Argument besedilo je lahko odtipkano besedilo v narekovajih ali pa naslov celice (Tabela 30). Tabela 30: Funkcije LEN, LEFT, RIGHT, MID in CONCAT Sintaksa funkcije Argumenti funkcije LEN(besedilo) Vrne število znakov niza besedilo (dolžina niza). Vrne začetni del niza besedilo, dolžine št_znakov. Če LEFT(besedilo;[št.znakov]) argument št_znakov izpustimo, je privzeta vrednost 1. Vrne končni del niza besedilo, dolžine št_znakov. Če RIGHT(besedilo;[št_znakov]) argument št_znakov izpustimo, je privzeta vrednost 1. MID(besedilo;prvi_znak;št_ Vrne sredinski del niza besedilo od začetne pozicije, znakov) določene s prvi_znak dalje, dolžine št_znakov. Združi seznam oz. obseg besedilnih nizov, podanih kot CONCAT(text1; [text2];…) argumenti text1, text2 … v en niz. Nadomešča CONCATENATE iz starejših verzij Excela. Številsko vrednost pretvori v besedilo z določeno ob- TEXT(vrednost;oblika_ liko_besedila. besedila) Med drugim omogoča vpis vodilnih ničel, na primer, pri podatku EMŠO: 0609983505555. 131 BESEDILA IN ČAS V EXCELU 8 8.2 Bliskovita zapolnitev Bliskovita zapolnitev omogoča prepis besedila iz enega stolpca v drugega, pri čemer se prepis ravna po nekem vzorcu in omogoča, da se besedilo v enem stolpcu prerazporedi v več stolpcev. Excel namreč v izvornem stolpcu zapisanih nizov ugotovi, ali se v vseh zapisih ponovi isti znak, npr. presledek. S tem omogoči hitro zapolnitev sosednjega stolpca z delom besedila do tega znaka dalje, ne glede na dolžino. Na primer, da imamo v stolpcu A vpisana imena in priimke študentov. Želimo pa izpisati ime v celico stolpca B in priimek v stolpec C. Tu so trije načini, kako uporabiti hitro polnitev (Slika 48): (1) Hitri postopek, brez uporabe orodja, je sledeč. V sosednjem stolpcu v prvo celico vpišemo ime in potrdimo vnos s tipko , v spodnjo celico zač- nemo z vnosom drugega imena. Še preden končamo, se stolpec imen samo- dejno zapolni, kar samo še potrdimo. (2) Druga možnost, ki pripelje do enakega rezultata, je preko zapolnitvene roči-ce. Zapišemo prvo ime. Nato z zapolnitveno ročico kopiramo, na koncu pa z gumbom v možnostih izberemo Bliskovita zapolnitev. (3) Obstaja pa še tretja pot bliskovite zapolnitve. Vpišemo prvi niz in potrdimo. Celico z nizom označimo in na kartici Podatki>Podatkovna orodja izberemo gumb . Nato v stolpcu C ponovimo postopek, le da tokrat vpisujemo priimek. Slika 48: Načini bliskovite polnitve 1 2 3 132 BESEDILA IN ČAS V EXCELU 8 8.3 Funkciji datuma: TODAY in NOW V Excelu so datumi številke, ki pa jih v celicah zapišemo v obliki zapisa, primerno datumu. Shranjeni so kot zaporedne številke. 1. januar 1900 ima privzeto prirejeno številko 1, od tega dne so dnevom, ki sledijo, prirejene zaporedne številke. Zaradi takšne urejenosti lahko datume med seboj odštevamo ali pa prištejemo določeno število dni in rezultat izpišemo v obliki datuma. Če npr. 1. 1. 1900 prištejemo 42200, dobimo rezultat 16. 7. 2015, torej 42200. dan po 1. januarju 1900. V primeru vnosa, ki spominja na obliko regionalnega zapisa datuma, se bo oblika samodejno prilagodila prednastavljeni obliki datuma (Slika 49). Slika 49: Vnos znakov, ki se samodejno preoblikujejo v zapis datuma Vnesli smo 1.4, ki v našem regionalnem prostoru ne predstavlja decimalnega zapisa števila. Po potrditvi z se v celici izpiše datum. Pogled v vnosno vrstico v tej celici razkrije, da je zapis drugačen od tistega, ki smo ga vtipkali. Funkcij za datum in uro je nekaj več kot 20. Vključujejo funkcije za pretvarjanje zaporednih številk v datume in ure in obratno ter funkcije, ki izračunavajo število (delovnih) dni med dvema datumoma. Med njimi sta tudi funkciji, ki izpišeta trenutni datum oz. čas, ki ga beleži računalnik, in nimata argumentov (Tabela 31). Tabela 31: Časovni funkciji TODAY in NOW Sintaksa funkcije Argumenti funkcije Funkcija nima argumentov. TODAY() Izpiše trenutni datum in se posodobi vsakič, ko delovni list odpre- mo ali ob ponovnem izračunu (nove) formule v delovnem zvezku. Funkcija nima argumentov. NOW() Izpiše trenutni datum in uro in se posodobi vsakič, ko delovni list odpremo ali ob ponovnem izračunu (nove) formule v delovnem zvezku. 133 BESEDILA IN ČAS V EXCELU 8 PRIMER 19 Urejanje seznama – iz besedila v stolpce KAJ IN ZAKAJ: Pridobili smo seznam študentov. Imamo izmišljen seznam študentov. Zapisani podatki študentov, ime, priimek in vpisna številka, so vsi v enem stolpcu. Za lažje iskanje študentov je treba urediti seznam po abecednem redu priimkov. Podatki o študentih so izmišljeni. Delovna datoteka: Seznam.xlsx Rezultat: Seznam_R.xlsx Tabela 32: Navodilo za preoblikovanje enega stolpca z besedilom v več stolpcev Opis koraka Postopek reševanja V njem je delovni list seznam. V delovnem zvezku so za vsakega študenta vpisna številka ter ime in priimek študenta zapisani v eni celici, kar ne omogoča razvršča- nja po priimku. Odprimo 1. delovni dokument. Začetno stanje Želeno končno stanje Nalogo bomo rešili na dva načina. Pripravimo dve kopiji delovnega lista, seznam (2) in seznam (3). Na delovnem listu seznam (2) označimo seznam študentov NAČIN 1 (A2:A43) in v Podatki>Podatkovna orodja izberemo . 2. Uporabimo Odpre se čarovnik, ki nas vodi skozi tri korake. Na prvem koraku čarovnika. določimo razmejitev besedila v stolpce. S potrditvijo v drugem ko- raku določimo razmejitveni znak, torej presledek, in v predogledu se pokažejo razmejitve stolpcev. 134 BESEDILA IN ČAS V EXCELU 8 Tretji korak pa je namenjen določitvi podatkovnih tipov v stolpcih, če se izpisi niso prikazali skladno z našim pričakovanjem. Na delovnem listu seznam (3) besedilo v celicah ločimo v tri stolpce z bliskovito polnitvijo. V B2 vpišemo Neja. Potrdimo vnos z . Vpisujemo E in, ko opazimo izpisane ostale priimke, potrdimo z . POZOR: Drugi priimek ne smemo vpisati v celoti. NAČIN 2 3. Bliskovita polnitev. V stolpcu C ponovimo postopek za priimek. 135 BESEDILA IN ČAS V EXCELU 8 Pred stolpec z imeni vstavimo nov stolpec za ureditev vpisne številke. Vpisna številka študenta se začenja z 0, v seznamu pa so številke brez vodilne ničle. Uporabimo funkcijo LEFT, ki bo izluščila začetnih 7 znakov (števil-ke) iz začetnega niza, in funkcijo CONCAT, ki bo izluščenemu nizu Uredimo dodala vodilno 0. 4. vpisno številko. Novi zapis vpisne številke ima v levem zgornjem kotu majhen zelen zaznamek, ki opozarja, da je v celici število, oblikovano kot besedilo. Stolpcem samodejno prilagodimo širino. Vpišemo naslove stolpcev: Vpisna št. , Ime, Priimek. Razvrščanje študentov po abecednem redu priimkov naraščajo- če. Začnemo s poljubno označeno celico v seznamu in izberemo ter ustrezno razvrščanje (poglavje 6.2). Razvrstimo 5. študente. POZOR: Če bomo stolpec kar brisali, potem se bodo vsi rezultati izračunanih vpisnih številk »izbrisali«, saj so izpisi izpeljani iz Stolpec A stolpca A. 6. brišemo. Problem razrešimo tako, da stolpec vpisnih številk označimo (B1:B43), kopiramo in prilepimo na isto mesto, pri tem pa uporabi-mo lepljenje samo vrednosti. 136 BESEDILA IN ČAS V EXCELU 8 Brišemo stolpec A. 7. Shranimo. PRIMER 20 Nakazila – številke z vodilnimi ničlami KAJ IN ZAKAJ: Mesečno moramo iz »golih« številskih podatkov, ki jih pridobimo vedno v enaki obliki, pripraviti oblikovano poročilo v obliki PDF-dokumenta. Pripravili si bomo izpis na novem delovnem listu, ki bo vseboval funkcije in se ga bo lahko uporabilo tudi v naslednjem mesecu, seveda le, če bodo podatki v enaki obliki in na enako poimenovanem delovnem listu. Vse številske podatke je treba zapisati v točno določeni obliki v štiri stolpce (Slika 50): • Stolpec B: Zap. št. je število, zapisano dvomestno z vodilnimi ničlami • Stolpec C: ID_zapisa je besedilni niz s petimi mesti • Stolpec D: Telefon je besedilni niz, zapisan v skupinah po tri številke • Stolpec E: Nakazilo je besedilni niz z dvema decimalnima mestoma, piko za tisočico in oznako EUR na koncu. Podatki o uslužbencih so izmišljeni. 137 BESEDILA IN ČAS V EXCELU 8 Slika 50: Končna oblika izpisa Delovna datoteka: Nakazila.xlsx Rezultat: Nakazila_R.xlsx Tabela 33: Navodilo za urejanje izpisa števil z vodilnimi ničlami in kot besedilo Opis koraka Postopek reševanja Odpremo delovni Delovni zvezek ima dva delovna lista, podatki in uslužbenci. dokument in Izdelamo nov delovni list, z imenom izpis. 1. pripravimo delovni V A1 vpišemo Poročilo pripravil, v celice B3:E3 pa Zap. št. , list za izpis. ID_zapisa, Telefon in Nakazilo. Stolpec Zap. št. zapolnimo z zaporednimi števili od 1 do 5. Uredimo obliko zapisa dveh številk: Uredimo • Označimo vsa števila in odpremo pogovorno okno za 2. dvomestni izpis oblikovanje izpisa števil Osnovno>Število , kjer izbere- zaporedne številke. mo Po meri. • Vnesemo vrsto izpisa 00, ki oblikuje izpis z dvema števka- ma na način, da po potrebi doda vodilno ničlo. 138 BESEDILA IN ČAS V EXCELU 8 V stolpcu ID_zapisa uredimo zapis števila iz stolpca A na listu podatki. Za preoblikovanje izpisa uporabimo funkcijo TEXT, kjer z drugim argumentom določimo obliko izpisa besedila. Oglejmo si spletno pomoč za določitev drugega argumen- ta, do katere dostopamo prek pogovornega okna. Poiščemo obliko za izpis z vodilnimi ničlami. Uredimo izpis števila v 3. 5-mestni izpis niza znakov. Za drugi argument vpišemo kodo, ki določa 5-mestni izpis (v resnici pet mest ali več, ko je izhodiščno število večje). POZOR: Tudi v primeru vnosa drugega argumenta prek vnosnih polj pogovornega okna je treba vtipkati narekovaja. Izpis telefonske številke uredimo kot 9-mestni izpis niza znakov v skupine po tri, ločene s presledkom. Uredimo izpis Ponovno uporabimo TEXT in v pomoči poiščemo ustrezno 4. telefonske številke. kodo. Izpis 9 števk, združenih v trojice, kjer se za manjkajoča mesta dodajo 0 na začetku. 139 BESEDILA IN ČAS V EXCELU 8 V stolpcu Nakazilo pripravimo izpis v evrih, na dve decimal- ni mesti natančno. Izpis sestavimo iz dveh delov, in sicer vrednost nakazila in oznaka valute EUR. Uporabimo funkcijo CONCAT (ne poza- bimo na presledek med številko in oznako EUR). Uredimo izpis 5. nakazila v EUR. Argument določa izpis pike v primeru tisočic ter vedno izpis dveh decimalnih mest in enice. Po zapolnitvi izpisov stolpec Nakazila desno poravnamo. V B2 izpišemo trenutni datum izdelave izpisa v obliki, kot prikazuje Slika 50. Ažurni datum pridobimo s funkcijo TODAY. Za izpis uporabimo še funkciji CONCAT (za sestavljanje izpi- sa) in TEXT (za oblikovanje datumskega izpisa). Dodamo datum Kodo za izpis datuma s funkcijo TEXT poiščemo v pomoči 6. izpisa. za funkcijo. Izpis dneva v tednu za datum, Izpis datuma v obliki dan, mesec in pridobljen s funkcijo TODAY. leto, pridobljen s funkcijo TODAY. Združimo celice B2:E2. V D1 zapišemo ime referenta, ki je zadolžen za pripravo zapisa v danem dnevu. Razpored referentov je zapisan na delovnem listu uslužbenci. Ime referenta pridobimo s funkcijo VLOOKUP, pri čemer je iskana vrednost ime dneva v tednu, ko je bilo poročilo prip- Dodamo ime ravljeno. 7. osebe, ki je S funkcijo TODAY pridobimo ažurni datum, pripravila izpis. ki ga preoblikujemo s TEXT v ime dneva, ki je podatek v tabeli referentov. 140 BESEDILA IN ČAS V EXCELU 8 Poljubno oblikujemo pripravljeno tabelo izpisa, pri čemer 8. Oblikujemo. uporabimo pripravljene sloge celic. Delovni list izpis shranimo v obliki PDF-dokumenta. Shrani- 9. Shranimo. mo delovni zvezek. 141 LITERATURA 9 AAPOR. (2023). American association for public opinion research: Standard definitions. https://aapor.org/standards-and-ethics/standard-definitions Bezovšek, M., Haček, M., & Kukovič, S. (2014). Javna uprava. Založba Fakultete za družbene vede. ISBN: 978-961-235-713-9 COVID-19 Sledilnik. (2023). Podatki: vacination-delivered.csv. https://github.com/ sledilnik/data/blob/master/csv/vaccination-delivered.csv Dečman, M. (2022). Napredna raba Excela za uporabo podatkov v poslovnem okolju – praktikum. Založba Fakultete za upravo. http://www.dlib.si/details/ URN:NBN:SI:DOC-ZI70483A FLUXICON. (2023). Process mining for professionals. https://fluxicon.com/ IDportal. (2023). Digitalna identiteta. https://id.uni-lj.si/ Keržič, D., & Dečman, M. (2015). Osnove informatike: Delo s preglednicami in predstavitvami. Fakulteta za upravo Univerza v Ljubljani. ISBN: 978-961-262-082-0. Ljubljanska borza. (2023a). Gibanje delnice Krka - arhivski podatki med 2.10. in 31.10.2023. https://ljse.si/si/papir/310?isin=SI0031102120&tab=security_ history&date_from=2023-10-02&date_to=2023-10-31&model=ALL Ljubljanska borza. (2023b). Gibanje delnice NLB - arhivski podatki med 2.10. in 31.10.2023. https://ljse.si/si/papir/310?isin=SI0021117344&tab=security_ history&date_from=2023-10-02&date_to=2023-10-31&model=ALL Ljubljanska borza. (2023c). Gibanje delnice Petrol - arhivski podatki med 2.10. in 31.10.2023. https://ljse.si/si/papir/310?isin=SI0031102153&tab=security_ history&date_from=2023-10-02&date_to=2023-10-31&model=ALL Ljubljanska borza. (2023d). Gibanje delnice Telekom Slovenije - arhivski podatki med 2.10. in 31.10.2023. https://ljse.si/si/papir/310?isin=SI0031104290&tab= security_history&date_from=2023-10-02&date_to=2023-10-31&model=ALL Microsoft. (2023). Office is now Microsoft 365. https://www.office.com OPSI. (2023). Povprečne bruto plače v javnem sektorju, po mesecih. https://podatki. gov.si/dataset/povprecne-bruto-place-po-delovnih-mestih-v-javnem-sektorju-po-mesecih Pečarič, M. (ur.) (2023). Vademecum slovenske javne uprave. Založba Fakultete za upravo. ISBN: 978-961-262-158-2 142 LITERATURA 9 SiStat. (2023a). Naravno gibanje prebivalstva, občine, Slovenija, letno. https:// pxweb.stat.si/SiStatData/pxweb/sl/Data/-/05I1002S.px SiStat. (2023b). Osnovni podatki o umrlih po spolu, občine, Slovenija, letno. https://pxweb.stat.si/SiStatData/pxweb/sl/Data/Data/05L2020S.px/table/ tableViewLayout2/?loadedQueryId=18685&timeType=from&timeValue=2022 SiStat. (2023c). Osnovni podatki o živorojenih, občine, Slovenija, letno. https://pxweb.stat.si/SiStatData/pxweb/sl/Data/Data/05J2014S.px/table/ tableViewLayout2/?loadedQueryId=18684&timeType=from&timeValue=2022 SiStat. (2023d). Povprečne letne in mesečne temperature zraka [°C] po meteoroloških postajah, Slovenija, 1981 - 2014. https://pxweb.stat.si/SiStatData/ pxweb/sl/Data/-/0156101S.PX SiStat. (2023e). Povprečne mesečne plače pri pravnih osebah po dejavnostih [SKD 2008] in občinah delovnega mesta, Slovenija, mesečno. https://pxweb.stat.si/ SiStatData/pxweb/sl/Data/-/0701041S.px/ SiStat. (2023f). Prebivalstvo po spolu in po starosti, občine in naselja, Slovenija, letno. https://pxweb.stat.si/SiStatData/pxweb/sl/Data/-/05C5003S.px SiStat. (2023g). Število podjetij po dejavnosti (SKD 2008), Slovenija, letno. https:// pxweb.stat.si/SiStatData/pxweb/sl/Data/-/1418805S.px. SiStat. (2023h). Število posameznikov po preverjanju resničnosti informacij ali vsebin na novičarskih spletnih straneh ali družbenih medijih, kohezijski in statistične regije, Slovenija, večletno. https://pxweb.stat.si/SiStatData/pxweb/sl/ Data/-/2984505S.px UL. (2023). Informacijske storitve. https://www.uni-lj.si/o_univerzi_v_ljubljani/ organizacija__pravilniki_in_porocila/informacijske_storitve/ Wikipedija. (2023). Seznam občin v Sloveniji. https://sl.wikipedia.org/wiki/ Seznam_ob%C4%8Din_v_Sloveniji 143 UVOD V MICROSOF E-učbenik je priročnik, ki vsebuje informacije o osnovni uporabi Microsoft Excela 365, kot so: oblikovanje celic, računanje deskriptivnih statistik, vizualizacija podatkov, oblikovanje delovnih listov za izpis in urejanje besedil. V prvi vrsti je namenjen študentom Fakultete za upravo, Univerze v Ljubljani pri predmetu Informatika. Hkrati pa je lahko v pomoč tudi širši javnosti, ki se srečuje z zbiranjem, analiziranjem in prikazovanjem podatkov. V e-učbeniku T EX je zbranih več primerov uporabe. Vsak primer nudi UVOD povezavo na delovno datoteko, opis reševanja po korakih ter povezavo na rešitev. Univerza v Ljubljani je v okviru CEL 365 RSF projekta odprtih študijskih gradiv omogočila, da so V MICROSOFT e-učbenik in omenjene datoteke vsem prosto dostopne. EXCEL 365 Marina Trkman Damijana Keržič ISBN 978-961-262-162-9 (PDF) Document Outline KAZALO SLIK KAZALO TABEL UVODNIK 1 UPORABA ORODJA EXCEL ZA UPRAVLJANJE 2 UNIVERZA V LJUBLJANI IN MICROSOFT 365 3 PREGLED OBRAVNAVANIH ORODIJ 4 PRVI STIK Z ORODJEM EXCEL 4.1 Delovni list 4.2 Navigacija po celicah 4.3 Samodejno polnjenje celic 4.4 Podatkovni tipi v celicah 4.5 Premikanje in kopiranje delovnih listov, celic, vrstic in stolpcev 4.6 Vstavljanje delovnih listov, celic, vrstic in stolpcev 4.7 Brisanje delovnih listov, celic, vrstic in stolpcev 4.8 Oblikovanje celic 4.9 Oblikovanje obrob celic 5.1 Formule 5.2 Funkcije 5.3 Osnovne funkcije: SUM, MIN, MAX, AVERAGE, ROUND 5.4 Funkcije za preštevanje celic: COUNT, COUNTA, COUNTBLANK 5.5 Relativno in absolutno naslavljanje celic v formulah in funkcijah 5.6 Definirana imena 5.7 Delo z več delovnimi listi in funkcija za iskanje pripadajočih vrednosti: VLOOKUP 5.8 Funkcije iz skupine Logika: IF, AND, OR in NOT 5.9 Osnovne statistične funkcije za podatke, omejene s pogojem: COUNTIF, SUMIF in AVERAGEIF 6 VIZUALIZACIJA PODATKOV 6.1 Pogojno oblikovanje celic 6.2 Razvrščanje podatkov 6.3 Filtriranje podatkov 6.4 Funkcija SUBTOTAL in filtrirani podatki 6.5 Grafikoni 6.5.1 Kontekstni kartici Načrt grafikona in Oblika 6.5.2 Osnovni koraki risanja grafikonov 7 OBLIKOVANJE DELOVNIH LISTOV ZA IZPIS 7.1 Pogovorno okno Postavitev strani 7.2 Glava in noga v izpisu delovnega lista 8 BESEDILA IN ČAS V EXCELU 8.1 Funkcije nad nizi: LEN, LEFT, RIGHT, MID, CONCAT in TEXT 8.2 Bliskovita zapolnitev 8.3 Funkciji datuma: TODAY in NOW 9 LITERATURA